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3. ESTUDIO Y EVALUACION DE CONTROL INTERNO3.1 OBJETIVOS GENERALESRevisin y prueba preliminar del control operativo y revisin preliminar a la efectividad de los controles administrativos Evaluar y analizar al sistema de control internoProporcionar al departamento de auditoria interna una herramienta que le permita mayor eficiencia en el desarrollo del trabajo, para la prevencin de fraude en el rea de inventarioDeterminar si se han dictado las polticas de estimacin adecuadas y si se estn cumpliendoDeterminar si el flujo de informacin es gil, oportuno y confiableDeterminar si los procedimientos de control y operacin son adecuados

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS Detectar deficiencias en las actividades que se realizan en el rea de inventario Proporcionar mayor razonabilidad sobre las actividades que se desarrollan de acuerdo a los objetivos y metas establecidasProporcionar procedimientos idneos para el desarrollo de las actividades y procesos que se realizan en el rea de inventario Verificar y cuantificar las operaciones realizadas en cuanto a los movimientos de inventarios Determinar si el rea cuenta con un CI para prevenir riesgosDeterminar la eficiencia y eficacia de los procesosDeterminar si existen procesos deficientes.

3.3 PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA

Revisin de materiales de gestin tales como organigrama, Manual de organizacin y funciones, manual de procedimiento y presupuesto del rea Revisin y estudio de la distribucin y localizacin de productos.Entrevistas con ejecutivos del rea, Reconocimiento de las de instalaciones, contacto con proveedores, Clientes interno del departamento Recopilacin de informacin complementaria va: Entrevistas adicionales con ejecutivos y personal del rea. Contactos verbales y escritos con proveedores del sector Encuestas con expertos externos Contactos con competidores sobre proveedores de abastecimiento Informes sobres costos de los productos, compras, presupuestos de logstica

Asegurarse mediante lectura de aplicaciones en el libro auxiliar de que no existen aplicaciones por monto y/o concepto inusualesObtener el movimiento de las compras del periodo, su documentacin, cancelacin de recepcin que se halla efectuado mediante ordenes de compra debidamente autorizadosIndagar sobre las variaciones en relacin con periodos anteriores, documento la justificacin de la mismaObtener el listado de inventarios, comprobacin aritmtica, coteje de la unidades y valores kardexDeterminar si existen seguros sobre los inventarios y obtener confirmacin de los aseguradores, as como la cobertura de los beneficios

PreguntaSINoN/AComentario 1Existe un manual de procedimiento que describa lo relacionado con la autorizacin, custodia, registro, control y responsabilidades con los inventarios?xNo existe una manual escrito que indique diferentes procedimientos a realizar en el rea de logstica, debido a que las actividades no se realizan de manera sistemtica si no en base a las decisiones y experiencia que pueda tener el personal responsable en ese momento2Son conciliados los resultados de los inventarios fsicos contra los registros de contabilidad?x3Las compras estn debidamente autorizadas?x4Existen normas de seguridad que permitan la conservacin de los inventarios?x5Estn construidas y segregadas las reas de almacenaje de manera que se evite el acceso a personas no autorizadas?x6Las mercaderas estn protegidas de modo adecuado para evitar su deterioro fsico?x7Estn los inventarios bajo la custodia de responsables perfectamente delegados?x8Se llevan los registros de los inventarios constantes por el personal que tiene a su cargo los almacenes?xEl personal de rea responde que los encargados de almacn no llevan un registro constante de los inventarios9La adquisicin de las existencias siempre se realiza con previa cotizacin de precios?

10Se hacen todas las compras sobre la base de requisiciones o soluciones escritas?xLa solicitud de las mercaderas faltantes en el almacn no se realiza mediante un formato de requisicin escrito, debido a que la solicitud no se realiza de manera documentada o formal sino va correo electrnico o de manera oral. No habiendo una formalidad entre las reas intervinientes.11Se preparan ordenes de compras para todas las adquisicionesx12Estn debidamente aprobados y firmados los documentos de compras?x13Se utilizan adecuados medios de transportes para el traslado de los productos adquiridos?x14Se cumple con los plazos de entrega de las mercaderas en los almacenes de las tiendas?xSiempre se cumplen con los plazos de entrega de las mercaderas, debido a que las empresas de transportes de carga cumplen con los acuerdos pactados con la empresa15Se realizan peridicamente los inventarios fsicos por personas ajenas al almacn?xNunca se hacen inventarios fsicos peridicos ya que la toma de inventarios se realiza una vez al ao, al cierre de ejercicio, mediante un conteo fsico de las existencias en almacn para posteriormente compararlos con lo que refleja los registros16se controla el mximo y mnimo de existencias?x17Se controla las secuencias numricas de los documentos de compras?xNo se lleva un control numrico de los documentos de compras, debido a que no existe documentacin interna formal para cada uno de los procedimientos que se realiza en el rea de logstica de la empresa18Comparan los almacenistas las cantidades recibidas contra los informes de entrada?xNunca se comparan las cantidades recibidas contra los informes de entradas, debido a que el personal de los almacenes de la empresa no maneja notas de entrada como documento interno que les permita tener un registro y control adecuado19se mantiene actualizado el inventario de productos en el Kardex?xNo se mantiene actualizado el inventario de productos en el Kardex, ya que este control lo lleva acabo el rea de contabilidad externa de la empresa y la documentacin que se le presenta es a destiempo, no pudiendo conocer la cantidad existente de mercaderas oportunamente.4.3 DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL AREA DE LOGITICA:

Actualmente las actividades logsticas que realiza COMERCIAL DEL SOL SAC se basan en el empirismo y la experiencia, no se utilizan modelos, ni parmetros que permitan efectuarlas de manera eficiente. A continuacin se presenta un diagnstico detallado, que se ha obtenido de las actividades del Sistema Logstico que se realiza en la entidad, con la finalidad de identificar los principales problemas que tiene la empresa. Dentro de los aspectos a evaluar se tiene:Gestin de InventariosGestin de compras Gestin de AlmacenesEste diagnstico se representa en una tabla que comprende dos partes: Descriptiva: La tabla se presenta en un cuadro dividido en los diversos aspectos que componen el Sistema Logstico. Se otorga a cada lnea una observacin descrita en forma sinttica sobre cada aspecto evaluado.Apreciaciones:Se trata de juicios o calificativos de valor:

M: Malo B: Bueno E: Excelente R: Regular

a. Rotacin de la gestin de inventariosASPECTOSCALIFICACINOBSERVACIONESEXISTENCIASAbastecimientode MaterialesRRealizada de acuerdo al trabajo que se va a realizarInformacinActualizadaRLa informacin es actualizada de acuerdo a la culminacin de la produccin o servicio que se realiz.Movimiento deExistenciasBEl manejo de existencias (entradas y salidas) es registrado mediante el uso de un krdex computacional.Orden deMaterialesBSe cuenta con las condiciones necesarias para su almacenamiento y una correcta clasificacin.CONTROL DE INVENTARIOUtilizacin de Formatos de ControlMNo cuenta con formatos de control, tales como: nota de ingreso a almacn, requisicin de materiales, nota de despacho de materiales.Determinacin de los niveles de inventarioBSe cuenta con krdex de computarizado para conocer la cantidad existente de materiales, suministros y productos terminados.Frecuencia de AbastecimientoRSe realizan compras de acuerdo a los pedidos de los clientes. Se produce en algunas ocasiones desabastecimiento debido a las demandas imprevistas.A pesar de la importancia del control de los Inventarios, la mayora de empresas en este caso COMERCIAL DEL SOL SAC, no toman en cuenta este tema tan relevante para el equilibrio de sus empresas, tal vez por la falta de presupuesto para implementar un rea de Control, o por la falta de conciencia sobre este punto. Este tema es el punto central de nuestra investigacin, debido a que la empresa actualmente no lo toma en cuenta, por lo que sugerimos algunos aspectos de control: El Ingreso y Salida de materiales de los diferentes tipos de almacn deben estar debidamente sustentados por documentos Legales o Internos, evitando una mal uso y/o confusin de estos. Para poder conocer los niveles de stock en los almacenes debemos tener actualizado todos los medios de control, en este caso el Sistema de Inventarios de la empresa, mediante el krdex.

Conocer los materiales con mayor rotacin es una forma de controlar los almacenes, no es bueno tener mucho stock debido a que el dinero cuesta en el tiempo, y mucho inventario es tener dinero muerto en nuestra empresa. Al existir un eficiente control de inventarios permite un clculo presupuestal ms acorde en relacin a los inventarios, una mejor eleccin de fuente de financiamiento, un costo confiable y en consecuencia una rentabilidad fidedigna que es acorde con la realidad empresarial.Diagnstico de la gestin de compras: La gestin de las compras se realiza con el fin de obtener el mejor producto, en el mejor plazo de entrega, al menor precio y las mejores condiciones de pago.ASPECTOSCALIFICACINOBSERVACIONESFormulacin de necesidades de materiales BSe hace uso de documentos (requisicin de materiales), para formular las necesidades de manera formal. Programacin de las compras MNo existe una adecuada programacin de compras, se realizan compras de acuerdo a los pedidos fijos de los clientes y por simple inspeccin visual. Algunos materiales no son comprados a tiempo (compra de urgencia). Actualizacin del registro de proveedores BCuenta con un registro de proveedores actualizado, tanto para los materiales y suministros. Orden deMaterialesRGeneralmente no se emiten solicitudes de cotizacin, debido a que los proveedores con los que se comercializa son los mismos cada vez que se hace una compra de material. Se emiten solicitudes de cotizacin para nuevos proveedores. Emisin de solicitudes de cotizacin RLa negociacin y eleccin se realiza confrontando las caractersticas del material ofrecido, con lo solicitado por el jefe de produccin; as como las condiciones de venta que ofrece el proveedor. ASPECTOSCALIFICACINOBSERVACIONESFormulacin del pedido BSe cuenta con rdenes de compra para la formulacin del pedido. Especificaciones tcnicas REl requerimiento de los materiales se realiza especificando la cantidad, unidad de medida y las caractersticas particulares del material solicitado. Determinacin de los precios BEl precio es fijado con el proveedor teniendo en cuenta las compras realizadas con anterioridad. Plazos de Abastecimiento RSe establecen plazos de entrega con los proveedores de acuerdo a la urgencia del pedido. .Control de cantidad y precio RSe realiza un control visual, confrontando el precio y la cantidad enviada por el proveedor, con la orden de compra emitida por la empresa. A pesar de la gran importancia de tener una buena gestin de almacn en las empresas que se dedican en este rubro COMERCIAL DEL SOL SAC no la desempea correctamente. Si bien es cierto en la descripcin de las funciones seala cules son para el rea de almacn, pero lamentablemente no se cuenta con personal encargado exclusivamente de esa rea, muchas veces el encargado puede ser un trabajador de compras o de produccin. Adicionalmente, no cuenta con una documentacin interna de los movimientos de almacn para un mayor control y en consecuencia una buena gestin, solo cuenta con un registro de krdex sumando que estos son actualizados de acuerdo a la culminacin de la elaboracin de los productos o de la prestacin del servicio.COMERCIAL DEL SOL SAC tiene que tomar conciencia que al llevar una buena gestin de sus inventarios y proporcionndole el cuidado y manejo que este necesita, le permitir que tome mejores decisiones que repercutirn de la mejor manera en sus estados financieros.