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AUDITORÍAS INTERNAS
Que es una Auditoría?
Una actividad independiente
Tiene lugar dentro de la empresa
Está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra
naturalezaCon la finalidad de prestar un servicio a la dirección
Un medio para la identificación de oportunidades de mejoramiento
Un escenario de formación y acompañamiento, nunca de coerción.
Una herramienta de prevención
Una oportunidad de realizar seguimiento a los planes y/o proyectos institucionales.
¿PARA QUE HACER AUDITORÍA?
¿PARA QUE HACER AUDITORÍA?
• Definir si los procesos se cumplen según lo especificado en la documentación y criterios. Facilita la estandarización.
• Tener un diagnóstico institucional completo.
• Generar cultura.
Facilitar el control por parte de la dirección.
Evaluar la adecuación de las prácticas a las políticas y objetivos
¿A tener en cuenta en una auditoría…
No se auditan personas
Se auditan:
Procesos Procedimientos Proyectos Productos Resultados Organización Prácticas
PRINCIPIOS:
Tener amplio conocimiento de las preguntas preparadas
Mantener la objetividad
Separar hechos de conjeturas
Entrevistar en el ambiente apropiado
Adaptarse a las costumbres y requisitos de cada área
Auditoría Interna
La Auditoría interna es ejecutada por personal vinculado con la Institución.
Es una evaluación integral, objetiva, constructiva y sistemática del proceso de gestión de una organización, con el fin de determinar su grado de efectividad.
El alcance de la Auditoría es ilimitado.
Implica, la participación de un equipo interdisciplinario
que permita una visión globalizadora, en un ambiente constructivo de comprensión y formación.
¿Quiénes intervienen en la auditoría?
Cliente de la auditoría
Persona o cargo que solicita la auditoría de calidad
Auditado
Persona o cargo al cual se realiza la auditoría de Calidad
Auditor
Persona calificada para realizar auditorías de calidad e independiente de la actividad auditada
El auditor no es:
Un juez
Un verdugo
El que manda
Un facilitador, cuya principal labor es ayudar a la organización a mejorar su Sistema de Gestión.
El auditor es:
Las habilidades y destrezas que debe tener un auditor:
Objetividad
Comportamiento ético
Responsabilidad
Sentido institucional y compromiso
Capacidad de escucha
Actitud positiva
Las habilidades y destrezas que debe tener un auditor:
Estabilidad emocional
Imparcialidad
Respeto a las ideas y opiniones de los demás
Capacidad de análisis y negociación
Fluidez verbal y escrita
Capacidad de observación
Discreción y confidencialidad
ATRIBUTOS PERSONALES (7.2.5. ISO 19011)Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto;Mentalidad abierta – dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;Diplomático – con tacto en las relaciones con las personas;Observador – constante y activo del entorno físico y las actividades;Perceptivo - instintivamente consciente y capaz de entender y adaptarse a las
situaciones;Versátil – capaz de adaptarse a situaciones diferentes;Tenaz - persistente, orientado hacia la consecución de los objetivos;Decisivo - alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y
razonamiento lógicos;Seguro de sí mismo - actúa de forma independiente a la vez que se relaciona
eficazmente con otros. ATRIBUTOS IMPORTANTESAmabilidad.Objetivo (juicio)No ser conflictivo o dominante, que suela imponer criterios.Actitud de mejoramiento (Ponerse en la situación del auditado).
CARACTERÍSTICAS DEL AUDITOR
Es equivocado ser un auditor:
DETECTIVECree que hay algo escondido
ARROGANTECree saberlo todo
CONSULTORRealiza recomendaciones y
sugerencias
DURO Ó BLANDORadical e intransigente ó
condescendiente y poco exigente
MALICIOSODuda de todo
Es equivocado como auditor:
Controvertir en exceso
Criticar todo
Ser negativo
Comparar al auditado
Ser sarcástico
Proceso de Auditoría: Sensibilizar sobre las auditorías
Programar auditoría
Preparar auditoría
Elaborarplan de auditoría
Instalarauditoría
Realizar auditoría
Analizarhallazgos
Elaborarinforme
Conciliar informe
Definir acciones de mejora
Hacer Seguimiento
Cerrar auditoría
EvaluarAuditoría
MejorarAuditoría
Seleccionar y formar auditores
Proceso de Auditoría:
Seleccionar y formar auditores
Los auditores se seleccionan de acuerdo con el perfil elegido.
La formación es permanente.
Proceso de Auditoría:
Programar auditoría
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un
periodo de tiempo determinado.
Incluye las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y número de auditorías, y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos.
El responsable de hacerlo es el administrador de Auditorías y lo aprueba el Representante por la Dirección y el Rector.
Proceso de Auditoría:
Programar auditoría
Pueden efectuarse por solicitudes internas o externas
Debe definir los procesos a auditar
establecer la frecuencia
En esta etapa se selecciona el equipo auditor
Proceso de Auditoría:
Programar auditoría
Proceso de Auditoría:
Preparar auditoría
Se define objetivo y alcance
Se establecen las listas de verificación
Se asignan responsabilidades
Conceptualizar el objeto a auditar dentro del sistema de
gestión.
Identificar indicadores, cargos, áreas, normas, registros, procedimientos, especificaciones, entre otros aspectos que se encuentren asociados al objeto de la auditoría.
Proceso de Auditoría:
Preparar auditoría
LISTA DE VERIFICACIÓN
Es un documento de trabajo.
Una herramienta para estructurar la auditoría a realizar.
Un soporte para realizar entrevistas.
Un instrumento para registrar hallazgos.
Una base para elaborar el informe de auditoría.
Proceso de Auditoría:
Preparar auditoría
Auditoria N° N 0001 Fecha Febrero 20PROCESO Proceso de Compras
Proceso de presupuesto de compras
02 PGAF-F-PC Descripción de presupuesto de compras
ELEMENTO DEL PROCESO
PREGUNTA (REQUISITO, ACTIVIDAD, REGISTRO)
OBSERVACIONES DEL AUDITOR
CUMPLE
SI NO
OBJETIVO DEL PROCESO
PLANEAR
• Como se conforma el comité de compras. • Documento del acta de reunión
DOCUMENTOS APLICABLES AL PROCESO
Como se solicitan las necesidad de compras
Formato preestablecido
Lista de verificación – Ej: Mariscal Robledo
Proceso de Auditoría:
Preparar auditoría
Lista de verificación – Ej: Mariscal Robledo
ELEMENTO DEL PROCESO
PREGUNTA (REQUISITO, ACTIVIDAD, REGISTRO)
OBSERVACIONES DEL AUDITOR
CUMPLE
SI NO
ENTRADAS DEL PROCESOPROVEEDORES Y SU INTERACCIÓN (COMUNICACIONES)
HACER
Como se hace la invitación publica a proveedores de servicio.
Publicación de la solicitud
MEDICION DEL PROCESO (V) (INDICADORES DE DESEMPEÑO DEL PROCESO)
VERIFICAR
Como se cancelan las facturas Descripción del procedimiento Copia de las ordenes de pago Copia de las facturas
MEJORAS DEL PROCESO (A) (ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA CONTINUA)
ACTUAR
Como se solicita la relación de inventarios de bienes o inmuebles
Copia de oficio de la solicitud Como se identifican los bienes
adquiridos Relación de inventario marcado
Proceso de Auditoría:
Elaborar plan de auditoría
Debe establecerse previo al inicio del ejercicio y ser
comunicado a los miembros de la alta
dirección, auditados y auditores
Se debe comunicar el alcance y objetivos de la
auditoría, para que su ejecución no sea una
sorpresa
Proceso de Auditoría:
Elaborar plan de auditoría
Que debe tener el plan:
• Consecutivo – documentación• Proceso a auditar• Personal a auditar• Líder auditoria• Auditores• Objetivo de la auditoria• Alcance de la auditoria• Documentos de referencia• Itinerario• Nombre y firma del líder de la auditoria• Nombre y firma de la persona auditada• Fecha
Proceso de Auditoría:
Elaborar plan de auditoría
Auditoría N° N 0001
Proceso Auditado Administrativo y Financiero – Recursos Financieros
Auditados Comité de Compras
Auditor Líder Nelcy Tavera
Auditores acompañantes
Adriana OrtizAlexander Duque
1. Objetivo de la auditoríaVerificar la eficacia y la eficiencia del subproceso de presupuesto de compras, mediante la comprobación del cumplimiento de los actividades del macro proceso administrativo y financiero, la documentación asociada y los requisitos legales aplicables.
2. Alcance de la auditoríaEl alcance de esta auditoria aplica solamente a los procedimientos y procesos de presupuesto de compras
Plan de Auditoría – Ej: Mariscal Robledo
Proceso de Auditoría:
Elaborar plan de auditoría
Plan de Auditoría – Ej: Mariscal Robledo
3. Documentos de referencia
Nombre del documento
02 PGAF-F-PC Descripcion de presupuesto de compras 006 Formatos diligenciados con las necesidades presentadas. 008 Acta de reunión y cotizaciones analizadas. 010 Acta de recepción de productos o servicios. 012 Copia del oficio de solicitud de relacion inventario de bienes y muebles. 4. Itinerario de la Auditoría
ItinerarioFecha
día/mes/añoHora Duración Lugar
Cargo del Funcionario Auditado
Reunión de apertura
14/02/12 8:00 AM 10 minutos Salón de profesores
Comité de compras
Auditoría14/02/12 8:10 Am 2 Horas Salón de
profesores
Reunión de cierre14/02/12 9:00 AM 1 hora Salón de
profesoresFirma Auditor líderNombreFechaFirma representante proceso/área AuditadaNombreFecha
Proceso de Auditoría: Sensibilizar sobre las auditorías
Programar auditoría
Preparar auditoría
Elaborarplan de auditoría
Instalarauditoría
Realizar auditoría
Analizarhallazgos
Elaborarinforme
Conciliar informe
Definir acciones de mejora
Hacer Seguimiento
Cerrar auditoría
EvaluarAuditoría
MejorarAuditoría
Seleccionar y formar auditores
Instalarauditoría
Proceso de Auditoria:
Formal
Clara
Motivadora
Realizarauditoría
Proceso de Auditoria:
Observación del proceso(realidad)
Entrevistas
(conocimiento)
Análisis de
Registros (historia)
Las entrevistas deben:
• Mantenerse con personas de niveles y funciones adecuadas que desempeñen actividades o tareas dentro del alcance de la auditoría.
• Realizarse durante las horas normales de trabajo y en el lugar de trabajo habitual.
• Hacerse todo lo posible por tranquilizar a la persona que se va a entrevistar.
• Explicarse la razón de la entrevista.
• Evitarse preguntas que predispongan las respuestas (inductivas).
• Agradecer a las personas su participación y cooperación.
REALIZACIÓN DE ENTREVISTAS
ACTITUD FRENTE AL AUDITADO
• Evitar dar sorpresas.• No emitir opiniones
personales.• No calificar ni descalificar.• Basarse en hechos y datos.• Ser claro en las
explicaciones.• Motivar a la mejora.• Muéstrese interesado.• Mantenga contacto cara a
cara.
• Respeto.• Escucha activa.• Cooperación.• Motivación.• Paciencia.
ACTITUD FRENTE AL AUDITADO
LO EQUIVOCADODETECTIVE: ¿Usted tiene algo que esconder o no?ARROGANTE: ¿Yo puedo encontrar lo que esta mal sin su ayuda?CONSULTOR: ¿Por qué no lo hace de este modo?DURO: No conformidades: Serios problemas, altos costosBLANDO: No conformidades: no es para preocuparse, no son
riesgosas.
MALICIOSO: Te pesque con las manos en la masa.
• Ser controvertido.• Ser criticón negativo.• Discutir personalidades.• Comparar al auditado.• Ser sarcástico.
ACTITUD FRENTE AL AUDITADO
LO ACERTADO:• Hacer buenas preguntas.
• Permitir al entrevistado responder y demostrar cómo son manejados los asuntos.
• Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para identificar los elementos del sistema que tienen deficiencias.
• Cumplir con el propósito de la auditoría.
FORMULACIÓN DE PREGUNTAS
• CERRADAS: Suministrar información puntual: Un responsable, una fecha, un lugar. SI/NO
• ABIERTAS: Permite obtener descripciones de proceso o actividades.
Cerradas
FORMULACIÓN DE PREGUNTAS
Abiertas
¿En donde registra la información?¿Conoce la Misión de la Institución?
¿Cuál procedimiento?
5W/1H (Qué, Quién, Cuándo, Dónde, Porqué, Cómo, Cuánto, Cuál)
¿Cómo controla el proceso?¿Cómo planea el proceso?
¿Qué es una no conformidad?
FORMULACIÓN DE PREGUNTAS
Comprobación: Se utilizan
para verificar el grado de comprensión.
Sondeo: Utilizan supuestos con el
propósito de confrontar.
Opinión: Buscan información sobre
opiniones, creencias,
juicios del auditado.
¿Si le entendí bien, lo que usted dijo fue…?
¿En caso que se presente una demanda usted qué haría?
¿Como considera usted que esta actividad se debería hacer?
Evita malos entendidos.
Mejora notablemente el clima de la conversación (me preocupo por entenderlo)
Para la reunión de cierre y el informe de auditoría.
FORMULACIÓN DE PREGUNTAS
VENTAJAS DE PREGUNTAS DE COMPROBACIÓN / VERIFICACIÓN
Cuándo la cantidad de información es grande se registra lo esencial
CUANDO HAY UNA DESVIACIÓN PREGUNTAR
• ¿Qué pasó?
• ¿Por qué se presenta la desviación?
• ¿Qué problema se deriva de la desviación?
TENER EN CUENTA
• Si la información es legible.• Cumplimiento de criterios de edición.• Enmendaduras.• El logro de objetivos y metas.• La satisfacción del cliente.• El cumplimiento de la legislación. • La prevención de riesgos mayores.
TOMAR NOTA DE
• Los hechos observados.• Los documentos y registros evaluados.• Los resultados de las entrevistas.
NO CONFIE EN LA MEMORIA: ESTA PUEDE FALLAR
ES RECOMENDABLE
• Ser organizado.• Registrar los aspectos relevantes.• Utilizar frases cortas.
CONCEPTOS BASICOS
1. Las auditorias se realizan para generar cultura: Actitud amigable, cordial, avisar con tiempo.
2. De donde salen las preguntas: Documentos de procesos, requisitos de ley, requisitos de la norma.
3. Tipos de preguntas: Muchas abiertas, pocas cerradas.
4. A papaya puesta: Preguntar de acuerdo con las mismas respuestas que da el auditado.
5. Uso del dedo mágico: seleccionar aleatoriamente los registros a revisar.
CONCEPTOS BASICOS
6. Evitar el mal de vereda: buscar una muestra representativa, no es necesario mirar el 100% de los registros.
7. Trove, trove compañero: mantener la dinámica de la auditoría. Roles dentro de la auditoría.
8. De príncipe a sapo: No recomendar sin tener suficiente conocimiento. Nadie sabe tanto como el responsable del proceso.
9. Se auditan proceso y no personas: No referirse con nombre propio en los informes de auditoría.
Cerrarauditoría
Proceso de Auditoría:
Formal
Clara
Motivadora
Cerrarauditoria
Proceso de Auditoría:
Los hallazgos se clasifican:
Oportunidades de mejora: aspectos que el auditor recomienda sean solucionadas para fortalecer el proceso y la mejora continua.
No conformidades: se incumple el procedimiento, la norma o el criterio ya establecido y documentado.
Elaborarinforme
Cerrarauditoria
Proceso de Auditoría:
Procesos Auditados Área y cargos auditados Equipo auditor Objeto y alcance de la auditoría Aspectos relevantes (fortalezas) Aspectos por mejorar (debilidades) Resultados (número de conformidades, descripción breve, procesos, área, numeral) Eficacia de no conformidades pendientes otras auditorias Observaciones generales o aclaraciones
Elaborarinforme
Cerrarauditoria
Proceso de Auditoría:
NO INCLUIR
Opiniones subjetivas ni críticas a los individuos
Información confidencial
Detalles triviales
Observaciones ambiguas
Conformidades no discutidas en reunión de cierre
Elaborarinforme
Cerrarauditoria
Proceso de Auditoría:
Elaborarinforme
Auditoría N°:Proceso auditado:Auditor LíderAuditor (es) Acompañante (es)AuditadosAspectos relevantes (Fortalezas):_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Oportunidades de mejora (Debilidades)_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Cerrarauditoria
Proceso de Auditoría:
Elaborarinforme
N°Requisito, Norma o
DocumentoDescripción de la No Conformidad
Riesgo Asociado
Acción
1 Correctiva
2 Preventiva
3 Mejora
AUDITOR LÍDER AUDITADO
Nombre: Nombre:
Fecha: Fecha:
Cerrarauditoria
Proceso de Auditoría:
El auditado debe estar de acuerdo con las no conformidades y oportunidades de mejora señaladas y debe firmar aceptando el informe.
Es posible hacer modificaciones y aclaraciones al informe por solicitud de auditado.
Cuando no se logra conciliar el informe líder de auditoria toma decisiones.
Conciliarinforme
Cerrarauditoria
Proceso de Auditoría:
El auditado debe especificar las acciones a realizar y las fechas propuestas para la solución de las no conformidades.
Definir acciones de mejora
HALLAZGO
REF
4.2.3
NC
xOBS
ACCIÓN INMEDIATA
CAUSASACCIONES CORRECTI
VAS
Fecha Planeada
SEGUIMIENTO
Seguimiento
Día MesAño
DíaMes
Año
No se evidenció el plan de área de sociales, área indispensable para la
operación de la educación en la institución
Cerrarauditoria
Proceso de Auditoría:
Definir acciones de mejora
HALLAZGO
REF
NC
OBS
xACCIÓN
INMEDIATACAUSAS
ACCIONES CORRECTI
VAS
Fecha Planeada
SEGUIMIENTO
Seguimiento
Día MesAño
DíaMes
Año
Al auditar el grupo 502 de la profesora Elizabeth Palacio en la sección
“colinas”, se evidenció en la planillas de evaluación
y seguimiento algunos espacios sin marcar
Proceso de Auditoría: Sensibilizar sobre las auditorías
Programar auditoría
Preparar auditoría
Elaborarplan de auditoría
Instalarauditoría
Realizar auditoría
Analizarhallazgos
Elaborarinforme
Conciliar informe
Definir acciones de mejora
Hacer Seguimiento
Cerrar auditoría
EvaluarAuditoría
MejorarAuditoría
Seleccionar y formar auditores
Proceso de Auditoría:
Intervalos de tiempo acordados.
Verificar que se implementó la acción correctiva y especificar.
El proceso de auditoría no termina, hasta cuando no se hayan
corregido de forma eficaz las no conformidades identificadas.
Acordar la fecha de la auditoría de seguimiento.
Hacer seguimiento de acuerdo con las acciones correctivas y preventivas.
Presentar el informe sobre los resultados
Hacer Seguimiento
Proceso de Auditoría:
Los auditados o líderes de auditoría deben evaluar a los auditores de acuerdo con su perfil.
Se pueden llevar indicadores como:
No de auditorías realizadas/No de auditorías planeadas.
No de acciones ejecutadas/No de acciones propuestas.
No de auditores que cumplen el perfil/No de auditores evaluados.
EvaluarAuditoría
Proceso de Auditoría:
A partir de la evaluación definir acciones preventivas, correctivas o de mejoramiento.
MejorarAuditoría