1

SANTIAGO DE CALI, AGOSTO DE 2017

INFORME

PORMENORIZADO

SEGUNDO

CUATRIMESTRE

2017

TALENTO

HUMANO DIRECCIONAMIENTO

ESTRATEGICO

ADMINISTRACION

DEL RIESGO

PLANES DE

MEJORAMIENTO

AUDITORIA

INTERNA

AUTOEVALUACION

INSTITUCIONAL

2

INTRODUCCION

Para dar cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1474 de 2011 en su artículo 9o y el

Decreto 0019 de enero 10 de 2012 en su artículo 23, me permito presentar el

informe pormenorizado del sistema de control interno de la institución

correspondiente al segundo cuatrimestre del 2017, donde se muestra el panorama

del estado actual del desarrollo del sistema de control interno, destacando los

aspectos relevantes logrados en este periodo.

OBJETIVO

Lograr el aseguramiento del mantenimiento y sostenibilidad del sistema de control interno, evaluando cada uno de los componentes de MECI, para determinar los avances relevantes y/o logros de mejoras mediante verificaciones y auditorías realizadas por la oficina de control interno y como resultado de estas la formulación de recomendaciones, para la determinación de acciones correctivas por parte de los responsables de los diferentes procesos o áreas para asegurar el grado de la implementación de todas las mejoras establecidas en los diferentes planes de mejoramiento por procesos e institucional.

ALCANCE

Todos los procesos y áreas de la E.S.E. Hospital Geriátrico y Ancianato San Miguel, los productos y documentos básicos determinados en el normograma y en la caracterización institucional determinada por el Decreto 943 de 2014 (MECI) y la Ley 872/2003 (Gestión de Calidad).

3

TALENTO HUMANO

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

Con respecto a este componente se presentaron los siguientes avances:

Con respecto al plan de capacitación suscrito para la presente vigencia se realizaron capacitaciones en:

Auditoria interna al personal auxiliar en salud, de la cual participaron un total de 31 auxiliares.

Gestión documental, en temas específicos como aplicación de las tablas de retención documental, codificación de las Series y Subseries, Transferencias documentales, inventario documental y organización de documentos a los responsables de los diferentes procesos y áreas de la institución.

Capacitaciones a los Adultos mayores:

Se realizó por parte del Gerontólogo una serie de capacitaciones a los adultos mayores con el fin de brindarles herramientas que permitan mejorar su calidad de vida, así:

Derechos y deberes de los adultos mayores los días 8,15 y 22 de mayo de

2017. Higiene oral los días 8,15 y 22 de mayo de 2017. Integración y recreación para fortalecer los lazos de amistad entre los adultos

mayores el 05 de mayo de 2017. Autonomía e independencia, con el fin de que los adultos mayores canalicen

su autonomía e independencia los días junio 05, 12,19 y 26 de junio de 2017. Facilitar al adulto mayor herramientas que permitan conocer la depresión los

días 17, 24 y 31 de julio de 2017.

4

Manejo de las enfermedades no transmisibles, agosto 08, 14,21,28 de 2017 Capacitación en la Identificación de conceptos de explotación, violencia y

abuso al Adulto mayor, los días 19 y 29 de julio, dictada por la trabajadora social y el psicólogo de la institución.

Reunión de acogida liderada por la trabajadora social el 7de julio de 2017, con el fin de que los adultos mayores identifiquen las diferentes áreas institucionales y su funcionamiento.

Educación en cambios principales en la vejez por parte del área de psicología y trabajo social el día 18 de mayo de 2017.

Se realizó acompañamiento en el proceso de adaptación a los nuevos residentes a la institución con el fin de que se dé un buen proceso de adaptación y que el impacto no afecte la calidad de vida del adulto mayor.

Con el objetivo de fortalecer los conocimientos básicos al personal adscrito a los diferentes procesos misionales y en especial al talento humano (auxiliares de enfermería) para asegurar una atención de mejor calidad de vida a los adultos mayores de nuestra institución, la enfermera jefe llevo a cabo un número de capacitaciones así:

Durante el mes de mayo se realizaron capacitaciones en: Normas de bioseguridad y Humanización.

En el mes de julio se realizó capacitación con el fin de fortalecer los conocimientos en las técnicas de canalización de vena, toma de muestras de laboratorio y prácticas del lavado de manos.

Para el mes de agosto se realizó capacitación en cuidados de enfermería para prevenir ulceras por presión.

5

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

AVANCES RELEVANTES

Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero Teniendo en cuenta que el Ministerio de Salud y Protección Social mediante resolución No. 1755 del 27 de mayo de 2017, en su anexo técnico de categorización del riesgo de las Empresas Sociales del Estado del nivel territorial para la vigencia 2017, calificó en riesgo alto fiscal y financiero el Hospital Geriatrico y Ancianato San Miguel ESE, la gerencia de la institución a través de la resolucion No. 101 de agosto 11 de 2017 adopto medidas para la implementación del programa de saneamiento fiscal y finanaciero, el cual tiene por objeto, definir los términos y condiciones bajo los cuales la ESE, ejecutará las acciones para alcanzar las metas necesarias, contenidas en este documento y en los documentos que se suscriban en virtud de su cumplimiento, para restablecer la solidez económica y financiera que le permita normalizar el cumplimiento de sus obligaciones y competencias. El Programa Fiscal y Financiero de la E.S.E. Hospital Geriátrico y Ancianato San Miguel fue aprobado con el acuerdo de junta directiva No. 005 de 2017 del 20 de junio de 2017. A través de la Gerencia de la ESE HOSPITAL GERIATRICIO Y ANCIANATO SAN MIGUEL se radico el Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero ante la Secretaría de Salud del Departamento del Valle del Cauca para su posterior remisión al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, atendiendo las directrices que en tal sentido establece el mentado Ministerio.

Como fortalecimiento financiero se suscribió el contrato interadministrativo “Implementación del Modelo de Intervención a las personas afectadas por micobacterias y parásitos, en el municipio de Santiago de Cali, con la Secretaria de Salud Pública Municipal”, el contrato No. 4145.0.27.1.043.2017, por $80.000.000 para la vigencia 2017.

Se dio cumplimiento a las reuniones ordinarias mensuales, tanto de la Junta

Directiva como del comité de Coordinación del Sistemas Control interno y Sistema de Gestión de la Calidad, de estas reuniones se cuenta con las actas debidamente firmadas por el nivel gerencias y con las asistencias respectivas.

Se contrató desde el mes de julio de la presente vigencia una persona como

coordinador de las áreas de mantenimiento, cocina, lavandería y aseo con el fin de lograr el funcionamiento efectivo de las actividades propias de todos estos procesos y subprocesos que brindan apoyo para los demás procesos de la institución.

6

Una de las celebraciones más significativas durante este cuatrimestre se llevó a cabo el día 19 de mayo, ceremonia religiosa – matrimonio de dos adultos mayores residentes en el Hospital.

También en el mes de mayo se celebró el día de la madre a las adultas mayores de la institución con un almuerzo especial, torta, helado y rifas. El día 15 de junio se llevó a cabo una tarde de recreación y baile con los Adultos mayores de la institución para celebrar el día del padre. Para destacar la celebración del mes del Adulto mayor en agosto 18 se realizó una cena y serenata por parte del gerontólogo de la institución. Teniendo en cuenta que en el mes de agosto se celebran actividades de bienestar, culturales y recreativas a los Adultos Mayores de los centros geriátricos del país, nuestra institución el día 25 del presente mes organizo las PRIMERAS OLIMPIADAS DEPORTIVAS para la población adulta mayor residente en la ciudad de Cali.

7

AFICHE OLIMPIADAS

BANDERA Y TROFEOS OLIMPIADAS

8

MODALIDADES DEPORTIVAS DE LAS PRIMERAS

OLIMPIADAS DE LOS CENTROS GERIATRICOS

ENCESTAR

EL BALON

SAPO BOLOS CAMINATA

PARQUES

DOMINO

9

COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGOS AVANCES RELEVANTES Dando cumplimiento a la ley 1474 de 2011 la oficina de control interno realizó el respectivo seguimiento al plan anticorrupción y atención al ciudadano para el primer cuatrimestre de la presente vigencia y se publicó en la página web institucional, se continuara realizando el seguimiento en los periodos respectivos. Los siguientes son algunos de los avances que se pudieron identificar en esta evaluación:

La consolidación del plan anticorrupción y atención al ciudadano y su publicación en la página web institucional.

Se publicó en la página web de la empresa la información completa sobre la Audiencia Pública de la Rendición de Cuentas.

Se realizan los controles de la semaforización a los medicamentos con un

adhesivo (verde, rojo y amarillo) tanto a los del área de hospitalización como

a los del carro de paro, igualmente existe una lista de chequeo para el control

diario de la existencia y vencimiento de los insumos y medicamentos del

carro de paro.

En relación al estudio de incidentes y eventos adversos de caídas, se realiza

un seguimiento y se evalúan los problemas y las situaciones críticas a través

del formato AMB-F-007-07, además está conformado el comité de ética, el

cual se reúne permanentemente y cuenta con sus respectivas actas.

Con el fin de minimizar los riesgos de fuga de los usuarios se tienen

establecidos el carnet de permiso de salidas y salidas especiales para los

residentes, igualmente registro de entrada y salida en el área de portería y

se cuenta con el procedimiento para la prevención de fugas el cual es

socializado con los actores del proceso.

10

COMPONENTE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL

AVANCES RELEVANTES

INFORME CONTROL INTERNO – MECI

Se derogó la resolución 084 con la resolución No. 087 del 11 de julio de 2017, con el fin de dictar disposiciones sobre la conformación y funcionalidad del comité de coordinación del sistema de control interno y sistema de gestión de la calidad y el equipo meci, el cual quedo integrando por los líderes de los 12 procesos institucionales de acuerdo con el mapa de procesos institucional. Igualmente se modificó la resolución No. 010 del 10 de enero de 2017, con la resolución No. 084 de julio 07 de 201, ajustando y adoptando el nuevo mapa de procesos de la E.S.E. Hospital Geriátrico y Ancianato San Miguel quedando el mapa integrado por 12 procesos así:

COMPONENTE AUDITORIA INTERNA

AVANCES RELEVANTES En el segundo cuatrimestre de la vigencia 2017 la oficina de control interno realizó los comités de control interno y gestión de calidad mensualmente, se elaboraron los procedimientos del proceso de control interno (Auditorías Internas del Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad, Evaluación del Sistema de Control Interno, Rendición de Informes a Órganos de Control Internos y Externos y el procedimiento de Evaluación a los Procesos),se realizó seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos con los órganos de control internos y se suscribieron los planes de mejoramiento de los diferentes procesos de la institución, en el mes de julio se hizo entrega a la gerencia el informe de gestión del proceso de control interno para el empalme de gerencia, se llevó a cabo evaluación al proceso de inventario de insumos y alimentos no perecederos, mensualmente se participó en los comités de gerencia, se brindó apoyo, asesoría y acompañamiento en la elaboración del programa de saneamiento fiscal y financiero, igualmente se acompañó y participo en las primeras olimpiadas de centros geriátricos.

MAPA DE PROCESOS

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICOPLANEACION Y SISTEMAS

INTEGRADOS DE GESTIÓN

GERENICA DEL

DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

GERENCIA

JURIDICA

GERENCIA

DEL AMBIENTE

FISICO

PROCESOS ESTRATEGICOS

GERENCIA DE ATENCIÓN AL USUARIO

GERENCIA DEL

CENTRO VIDA DIA

GERENCIA ATENCION

ASISTENCIAL

GERENCIA RESIDENCIA

Y HOGAR DE PASO

C

LI

E

NT

ES

S

A

T

I

S

F

E

C

H

O

S

GERENCIA DE LA

INFORMACION Y

COMUNICACION

CONTROL

INTERNO

GERENCIA DE LA COOPERACION

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS APOYO

N

EC

E

SI

DA

D

ES

Y

EX

PE

C

TA

TI

V

AS

11

COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

AVANCES RELEVANTES

La oficina de control interno atendió en el mes de agosto de la presente vigencia la visita de la Contraloría de Santiago de Cali, quien realizó la auditoria AGEI especial seguimiento a los planes de mejoramiento - vigencia 2016 suscritos con la institución. En esta visita los funcionarios de la oficina de control interno dieron a conocer los soportes de cada una de las acciones correctivas de cada uno de los 23 hallazgos del plan de mejoramiento suscrito con ocasión de la auditoria AGEI Regular de las vigencias 2014-2015 por parte de la Contraloría General de Santiago de Cali y el hallazgo del plan de mejoramiento del cierre fiscal de la vigencia 2016, el cual se cumplió en un 100%. Aunque aún están pendientes por cumplir algunos hallazgos que tienen como fecha límite el mes de diciembre de la presente vigencia se determinó por parte de la oficina de control interno que se ha cumplido con un 81% de avance.

EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN

INTERNA Y EXTERNA

AVANCES RELEVANTES

Para fortalecer el proceso de información y comunicación institucional se contrató

una persona, quien liderar este proceso.

Además se elaboró el manual de política de información de la E.S.E. Hospital

Geriátrico y Ancianato San Miguel por parte del funcionario del área de sistemas,

como herramienta para el buen manejo y distribución de la información y buen uso

de los accesorios tecnológicos de la institución, generando fluidez, eficiencia,

seguridad y garantizar una buena la gestión.

12

Con el objeto de promover un espacio de resolución de conflictos que se puedan

suscitar entre los adultos mayores y entre estos y los funcionarios se creó el comité

de convivencia para los Adultos Mayores en la E.S.E. Hospital Geriátrico y

Ancianato San miguel, como consta en la resolución No. 093 del 14 de julio de

2017, el cual quedo conformado así: dos (2) adultos mayores con sus respectivos

suplentes, elegidos por votación, dos (2) representantes de los funcionarios

designados por el gerente de la institución.

ASAMBLEA DE ELECCION DE LOS ADULTOS MAYORES

REPRESENTANTES DEL COMITE DE CONVIVENCIA

13

Para el fortalecimiento del rol de la cultura de control interno se emitió el boletín

informativo entérese No. 5. “La Administración Publica y sus Sistemas

Organizacionales” y el boletín No. 6. “Clases de Control” y se publicaron estos

temas en las 4 carteleras destinadas para tal fin, ubicadas en 4 áreas estratégicas

de la institución

BOLETIN No. 5 LA ADMINISTRACION PUBLICA Y SUS SITEMAS ORGANIZACIONALES

BOLETIN No. 6 CLASES DE CONTROL

14

RECOMENDACIONES

La ley 87 de 1993 y su Decreto reglamentario 943 de 2014 determina que las oficinas de control interno deben monitorear y asegurar el sostenimiento del MECI a través de mediciones de auditorias y evaluaciones a los diferentes procesos institucionales. Es importante que se realice acompañamiento a los líderes de los diferentes

procesos institucionales con el fin de cumplir con el 100% de acciones correctivas

que aún están pendientes por ejecutar del plan de mejoramiento suscrito con la

Contraloría General de Santiago de Cali, Igualmente al plan de mejoramiento

suscrito con la Secretaria de Salud Pública Municipal antes de terminar la vigencia.

Actualizar y mantener en funcionamiento la página web institucional con el fin de

garantizar la difusión de la información en forma amplia hacia los diferentes grupos

de interés.

Es recomendable actualizar las tablas de retención documental y poner en

funcionamiento el comité de gestión documental con el fin de brindar una mejor

organización de los documentos por procesos.