AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 3Este blog fue creado para que se pueda encontrar las tareas del curso de Automatización de Procesos Administrativos 3. Este blog incluirá las tareas de cada capítulo (resumen, cuestionarios, casos de estudio y ejercicios)los cuales se han ido desarrollando semana a semana en por el excelente Licenciado José Antonio Lorenzana. Gracias Lic. por trasmitir sus conocimientos al grupo.

domingo, 31 de julio de 2011

EjerciciosEJERCICIO 1CAPITULO 1- ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

Ejemplifica los elementos del FODAComplete el siguiente esquema de acuerdo a lo estudiado en el capítulo.

EJERCICIO 2CAPITULO 1 ANALISIS SITUACIONES DE LA EMPRESA

CADENA DE RESTAURANTES COMIDA CHAPINA, S. A.

Cuando Ángel Aragón ocupó el puesto de director general de la cadena de restaurantes Comida Chapina, S. A. en el 2001, se encontró con importantes problemas. Esta cadena cuenta con 45 restaurantes en todo el país, tanto en la ciudad capital como en los departamentos.

Cada restaurante de la cadena ofrecía diferente menú. Aun dentro de la misma ciudad capital, los restaurantes ofrecían cartas diferentes porque cada tienda compraba los ingredientes a diferentes proveedores lo cual le preocupó.

En una reunión a gerentes de restaurantes platicó con varios de ellos quienes se mostraban dispuestos a firmar con la Embotelladora del Sur, la cual les ofrecía varios beneficios a diferentes cadenas de restaurantes. Durante esta reunión Aragón mencionó que había realizado visitas a los diferentes restaurantes de la cadena y observó que en la mayoría de ellos, la infraestructura se encontraba descuidada, por ejemplo, la pintura se desprendía de las paredes, los hornos no

funcionaban, los espacios de parqueo tenían baches y no tenían señaladas las líneas, entre otros problemas.

Aragón analizó la situación y se percató que debía centralizar la toma de decisiones en cuanto a publicidad y compras.

Cada restaurante cuenta con un sistema de información aislado. No se consolida la información de todos los restaurantes y no se cuenta con estados financieros consolidados. Un sistema de información común que permita consolidar información apoyaría el proceso de toma de decisiones gerenciales. Se le solicita tomar el rol de consultor del Sr. Aragón y preparar un Análisis FODA para la cadena de restaurantes. Recuerde que debe responder a las siguientes interrogantes.

1. ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades de empresa?Fortalezas: Ubicaciones en todo el país Debilidades: No hay procesos unificados, no existen procesos automatizados2. ¿Cuáles son las oportunidades y amenazar de la empresa?Oportunidades: Remodelación, ofrecer los mismos menús en todos los restaurantesAmenazas: Competencia, mal servicio. 3. ¿Qué ventajas representa para la empresa la solución de estos problemas? Mejor producción, mejor servicio, obtener utilidades, llevar un mejor control.4. ¿Qué estrategias necesita el Gerente para tomar decisiones respecto al problema planteado?

Factores InternosFactoresExternos FORTALEZAS (F)Ubicaciones en todo el país DEBILIDADES (D)No existen procesos unificados Nos existe automatización de procesos

OPORTUNIDADES (O)Remodelación, unificar productos ESTRATEGIAS (FO)Maxi –Maxi Remodelación Invertir en la modernización ESTRATEGIAS (DO)Mini-MaxiUnificar procesos y automatizarlos AMENAZAS (A)Competencia y mal servicio ESTRATEGIAS (FA)Maxi-Mini Promocionar ofertas ESTRAGEGIAS (DA)Mini–MaxiQuedarse con el personal con mejor desempeño

EJERCICIO 3CAPITULO 2 – DIAGRAMAS ADMINISTRATIVOS

Elabora el diagrama de un procedimiento administrativoLucía Ruíz es secretaria de un club deportivo. Cada mes ella realiza el cobro y factura de la cuota mensual de membresía a los clientes para enviárselas al lugar donde laboran. El sistema genera un cargo a la tarjeta de crédito o débito autorizada por el cliente en su contrato. Ella sigue los pasos siguientes:

1. Revisa si los clientes nuevos ya están ingresados en el sistema o bien si espiró el contrato de algún cliente y no renovó su membresía para eliminarlo del sistema

2. Ejecuta el proceso de cargo de cuota mensual de membresia a las tarjetas de crédito o débito autorizadas3. Emite un listado de cargos de cuota mensual procesando y lo revisa contra el sistema de clientes, para verificar que toso están incluidos.4. Genera es listado de facturas por cuotas del mes5. Revisa el listado generado de facturas6. Si no hay errores imprime las facturas correspondientes de lo contrario realiza los cambios pertinentes y procede a imprimir las facturas7. Imprime los sobres y cartas de envío a los clientes8. Prepara las facturas en un sobre con la carta correspondiente9. Imprime el listado de recepción de facturas10. Entrega al mensajero el listado de facturas con su comprobante de recepción y los sobres con las facturas y cartas para los clientes.

Elabore el diagrama de este procedimiento administrativo.

EJERCICIO 4CAPITULO 2 – DIAGRAMAS ADMINISTRATIVOS

Ejemplifica el uso de diagramas administrativosComplete la tabla a continuación, indicando las ocasiones en que a su criterio, se recomienda el uso de cada tipo de diagrama

Publicado por Mirna en 23:38 25 comentarios: Enviar por correo electrónicoEscribe un blogCompartir con TwitterCompartir con FacebookCompartir en Pinterest

CuestionariosCUESTIONARIO CAPITULO 1

1. ¿Qué es un análisis FODA? Es una herramienta que nos permite ver la situación actual de la empresa.2. Qué significa FODA? Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas3. Describa que significa Fortalezas? Son todos aquellos elementos positivos que me diferencian de la competencia.4. Describa que significa Oportunidades? Son situaciones positivas que se generan en el medio y que están disponibles para todas las empresas, que se

convertirán en oportunidades de mercado para la empresa cuando ésta las identifique y las aproveche en función de sus fortalezas.5. Describa que significa Debilidades? Son los problemas presentes que una vez identificado y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.6. Describa que significa Amenazas? Son situaciones o hechos externos a la empresa o institución y que pueden llegar a ser negativos para la misma.7. ¿Qué es necesario establecer en el análisis de los factores externos? Las fortalezas y debilidades internas de la organización, puntos fuertes y debilidades. Encontramos ventajas y desventajas, puntos negativos y positivos. 8. ¿En que nos debemos enfocar cuando se realiza en análisis de factores externos? En las situaciones que actualmente están ocurriendo y no es las situaciones pasadas o futuras.9. ¿Qué componentes se ven en las Fortalezas? Positivo y es determinante para alcanzar los objetivos.10. ¿Qué componentes se ven en las Debilidades? Los recursos, habilidades y actitudes de la organización que nos obstaculizan o crean una barrera el logro de los objetivos de la organización. Son los factores que nos sitúan en un lugar desfavorable frente a la competencia.11. ¿Qué componentes se ven en las Oportunidades? Oportunidades que podemos utilizar para mejorar, aprovechar para alcanzar los objetivos de la organización. 12. ¿Qué componentes se ven en las Amenazas? Evitar el efecto negativo que nos genera un obstáculo para alcanzar los fines de la organización. 13. ¿Qué es una ventaja competitiva? Es estar a la vanguardia en innovación, servicios y costosEs ofrecer calidad de servicios o productos 14. ¿Qué es una estrategia? Es el plan que se pondrá en marcha para tomar las medidas lograr los mejores resultados frente al entorno externo ¿Cuáles son las tres estrategias genéricas? Diferenciación: Se da cuando se crea algo que se cosedera en el mercado como exclusivo Liderazgo en costo: Tener mejores costos Concentración Concentración: Centralizarse en un grupo particular de compradores.15. ¿Qué es una Matriz FODA? Es el análisis del FODA que ayuda a las personas que tiene a su cargo la empresa para desarrollar cuatro tipos de estrategias.16. ¿Qué es una estrategia FO Es utilizar las fuerzas internas de la empresa para beneficiarse de la ventaja de las oportunidades externas. 17. ¿Qué es una estrategia DO Es superar las debilidades internas y aprovechar las debilidades externas.18. ¿Qué es una estrategia FA Es aprovechar las fuerzas de la empresa para evitar o disminuir las repercusiones de las amenazas externas. 19. ¿Qué son las estrategias DA Son formas defensivas que tratan disminuir las debilidades internas y evitar las amenazas del entorno.

CUESTIONARIO CAPITULO 2

1. ¿Qué es un diagrama? Es la expresión de un evento, situación, hecho, operación, movimientos, inspección, decisiones en forma gráfica.

2. ¿Para qué le es útil a la Administración? Para comunicar reglas, analizar situaciones y proponer mejoras.

3. ¿Para qué son utilizados los diagramas? Para representar operaciones o procesos que se llevan a cabo en las empresas.

4. ¿Cuáles son las ventajas de los diagramas? Presentan la información en forma sencilla, fuente de consulta oficial en la empresa, guía para análisis organizacionales, se representa la información en un solo lugar, permite centralizar e identificar problemas en aquellos procesos de trabajo intensivo. Permiten analizar y encontrar duplicidad de esfuerzos y pasos omisiones, ciclos de revisión, demoras y concentración del papeleo.

5. ¿Por su importancia, cuales son los tipos diagramas? • De Formas • De flujo del proceso• Información • Movimiento • Detallado

6. ¿Por su importancia que tipo de diagrama se ocupa del flujo de los documentos o formas? De formas

7. ¿Con que otro nombre son conocidos los diagramas de formas? De Flujograma de trámite

8. ¿En qué se centra del Flujo del proceso: ? Se centra en el proceso y la secuencia de operaciones necesarias para llevarlo a cabo.

9. De acuerdo a que parte del proceso que se desea resaltar se pueden elaborar diversas clases de diagramas? Los más utilizado son: de labores, de método, analítico, de lugar, mixto y los cursogramas analíticos y sinópticos.

10. ¿En qué consiste el diagrama de información? El flujo de los datos puede ser diagramado y combinado con el resto de flujo de los procesos.

11. ¿En qué consiste el diagrama de movimientos? Se registran los movimientos ¿De qué? Puede ser casi de cualquier cosa. Por ejemplos los movimientos que tiene que realizar un operario para poder llevar a cabo una tarea.

12. ¿Por el detalle de la información que presenta, cuales son los tipos diagramas? • Bloque • Detallado

13. Para que es utilizado el diagrama de Bloque? La información que presentan es en forma general, para dar una idea global y destacar los aspectos relevantes

a una audiencia

14. Para que es utilizado el diagrama Detallado? La información es rica en detalles que permiten capacitar personal y mostrarles cómo realizar sus labores.

15. ¿Por el formato utilizado, cuales son los tipos diagramas? • Vertical • Horizontal• Tabular o Columnar• Matricial • Arquitecto • Representación por figuras

16. ¿Qué significa ASME? American Society of Mechanical Engineers (Asociación Americana de Ingenieros Mecánicos)

17. ¿Qué significa ANSI? American National Standards Institute (Instituto Americano de Estándares Nacionales)

18. ¿Qué significa ISO? International Organization for Standrizarion (Organismo internacional para la estandarización)

19. ¿Cuál es el diagrama de flujo más utilizado? el de norma ASME

20. ¿Cuál es el diagrama de procedimiento más utilizado? El de Norma ISO-9000

CUESTIONARIO CAPITULO 31. ¿Con que se debe iniciar a la modelización del sistema? Dar un nombre a los sistemas que hemos identificado.2. A que es similar el diseño de sistemas? Al diseño de un edificio3. ¿Qué tipo de modelos de diseño de sistemas se pueden elaborar? Funcionales, de procesos, objetivos, y modelos de datos. 4. ¿Cuál es el objetivo del modelo de sistema funcional? Es demostrar que actividades son realizadas en una actividad y flujo de información entre dichas actividades. 5. ¿Cuál es el objetivo del modelo de sistema de procesos? Estos modelos son secuenciales, indican donde inicio y termina el proceso.6. ¿Cuál es el objetivo del modelo de sistema por objetivos? Pretenden identificar los objetivos, sus características, y relaciones existentes entre ellos 7. ¿Cuál es el objetivo del modelo de sistema de datos? Se centra en la visualización lógica de datos, este es uno de los puntos más difíciles de obtener.8. ¿En que se enfoca el análisis d datos recopilación y determinación de requerimientos? Se debe analizar la información que se ha reunido y determinar los aspectos que deben mejorarse o cambiarse.

9. ¿Cuáles son los requerimientos que deben determinarse al llegar a un consenso para establecer claramente los requerimientos del sistema? Que información debe producir, cuando y quienes la usaran y cambios en la forma actual de producirla.10. ¿Que son las reuniones de trabajo? Son una herramienta poderosa puesta a nuestra disposición. 11. ¿Cuáles son los componentes de modelización de un sistema? Recopilación de datos, entrevistas, modelos de sistemas. 12. ¿Para qué se tiene que analizar la información respecto a volúmenes, frecuencias, controles, necesidad de información? Para ser analizada y determinar las estrategias del diseño.13. ¿Cuáles son las áreas que se tiene que se tienen que examinar para establecer los requerimientos del usuario? Capacidad, control, disponibilidad de información, simplicidad14. ¿Cuáles procesos son necesarios haber efectuado antes de las reuniones de trabajo? Recopilación de datos, hechas las entrevistas y las observaciones pertinentes para tener una idea clara de lo que se puede esperar en las reuniones de trabajo15. ¿Qué es metodología de ingeniería de software? Es un proceso para producir software de forma organizada16. ¿Qué es una metodología? Es el conjunto de procedimientos, técnicas, herramientas y un soporte documental que ayuda a los desarrolladores a realizar nuevo software.17. ¿Cuáles son las metodologías de diseño existentes? Prototipos, Diseño estructurado, Orientada a Objetivos (OO) y Desarrollo rápido de aplicaciones (RAD)18. ¿Qué es un proceso? Conjunto de actividades que deben realizarse en un determinado orden que identifican qué hacer, como hacerlo, cuando hacerlo y el motivo por el cual debe hacerse19. ¿Qué es un proceso unificado de desarrollo (PUD)? Es un proceso de desarrollo de sistemas; es un proceso “marco”, debido a que no existe un proceso universal que resuelva los problemas que resuelva los problemas de todo tipo de organización20. Cuál es el ciclo de vida del software en el proceso unificado? Concepción, elaboración, construcción y transición21. ¿A qué se refiere al decir Vida de un sistema? Consiste en una serie de ciclos que incluyen desde su nacimiento los ciclos intermedios hasta su muerte.

CUESTIONARIO CAPITULO 41. Qué tipo de realidad representan los diagramas de flujo de datos (DFD)? Representan gráficamente los procesos, flujo y datos en un sistema. 2. ¿Qué representa el diagrama de flujo de datos (DFD)? Representa el camino, recorrido de los datos y los procesos a que estos tiene que ser sometidos hasta llegar a producir las salidas esperadas.3. ¿Cómo se puede elaborar los diagramas de flujo de datos (DFD)? Por niveles o capas y entrar en mayor detalle en cada nivel4. ¿Cómo se puede representar el flujo de datos? En el sistema actual o bien cómo desearía que fuese el flujo en el nuevo sistema.5. ¿Cuál es la simbología más utilizada en los DFDs? La simbología de Yourdon y Gane y Sarson6. ¿Qué muestra el flujo de datos? El movimiento de datos de un punto a otro dentro del sistema7. ¿Qué representa los procesos? Un proceso de transformación de la información.8. ¿Cuál es la base para la elaboración los DFDs? Primero se recolecta la información y es la base9. ¿Qué es recomendable al elaborar los DFD? Utilizar el enfoque TOP-DOWN (arriba hacia abajo10. ¿Cuál es el propósito de un diagrama de contexto? Es ilustrar cómo el sistema está conectado e interactúa con su ambiente

11. ¿Qué provee el sistema DFD al nivel más alto? Una descripción más detallada del mismo, identifica los procesos más importantes y cómo los datos fluyen entre ellos las entidades externas y los almacenes de datos.12. ¿Cuál es el concepto de diseño? Es entrarse al terreno de organización y métodos.13. ¿Qué se especifica durante el diseño? Se especifican procedimientos concretos (Cómo se deben hacer las cosas y Quiénes intervienen)14. ¿A que equivale el diseño? A la elaboración de los planos, donde se muestran al cliente las diversas opciones de que dispone para llenar sus requerimientos. 15. ¿Con que se inicia el diseño de sistemas? Se inicia con las salidas16. ¿Para qué nos sirven las salidas? Nos sirven como brújula para determinar si se alcanzan o no los objetivos del sistema17. ¿Cuáles son los objetivos del diseño? Asegurar el logro de los objetivos que la organización ha definido para el sistema18. ¿Mencione un objetivo del diseño así? Apoyar actividades de la empresa19. Cuáles son las etapas del diseño? Se toma como base el diseño general que se ha preparado (IPO), se diseñan y describen en detalle todos los componentes.20. ¿Cuáles son los siente principios de los sistemas bien diseñados? Funcionar correctamente, llenar las especificaciones de requerimientos, ser confiable, de fácil mantenimiento y evolucionar con simplicidad, ser fácil de usar, sencillo de probar e implementar y utilizar los recursos eficientemente.Publicado por Mirna en 23:31 1 comentario: Enviar por correo electrónicoEscribe un blogCompartir con TwitterCompartir con FacebookCompartir en Pinterest

Casos de estudioCASO DE ESTUDIO CAPITULO 1 Grupo de motocicletas “United Motorcycles, S.A.”United Motorcycles, S.A. fue fundada el 3 de mayo de 1992, con el propósito de prestar el servicio de alquiler a empresas de mensajería y reparto a domicilio en Guatemala. En el 2011, las actividades principales de United Motorcycles son el diseño, manufactura y venta de motocicletas para el mercado de empresas que ofrecen el servicio a domicilio y mensajería en la región centroamericana. Produce motocicletas, partes y accesorios relacionados con su marca. Las ventas de United Motorcycles generan el 80% de las ventas netas totales en el segmento de motocicletas de la región.

United Motorcycles ofrece 28 modelos de motocicletas y siendo la empresa pionera en este servicio en la región, ofrece diferentes tipos de paquetes y flotillas a sus clientes. United Motorcycles brinda repuestos, accesorios, servicios mecánicos. Incluye servicio a domicilio y auxiliar por si alguna de las motocicletas presentará algún problema.

United Motorcycles cuenta con escuelas de capacitación a través de los distribuidores autorizados, paquetes de software para distribuidores, afiliación a un club de descuentos, entrega de motocicletas a domicilio, programa de renta de motocicletas entre otros.

En los últimos 10 meses, en la región han surgido empresas que compiten con United Motorcycles, S.A. tales como Motocicletas Chapinas, Repuestos y servicios para Motocicletas, entre otras. Estas empresas además de vender motocicletas, han agregado servicios similares a los ofrecidos por United Motorcycles, S.A.

Los sistemas de información de United Motorcycles, S.A. han funcionado hasta la fecha y les han ayudado a ser una empresa eficaz, pero con el crecimiento en tiendas y servicios, se hace necesario realizar una revisión tanto de los procesos administrativos como de los sistemas de información.

La violencia en la región ha frenado el crecimiento de las ventas de United Motorcycles, S.A., dado que los clientes han disminuido su fuerza de motocicletas para el reparto a domicilio. Sin embargo, se abren otras opciones de negocio, como convenios con empresas aseguradoras del áreaEs necesario dar respuesta a las siguientes interrogantes para encontrar una solución a la problemática presentada:

1. ¿Cuáles son las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que presenta la situación actual de United Motorcycles?Fortalezas: Experiencia que concierne al negocio.Debilidades: No hay innovaciónOportunidades: Nuevos mercados Amenazas: Competencia

2. Al realizar el análisis previo ¿Qué estrategias son factibles para responder a la problemática presentada?Estrategias FO, anotar las fuerzas para aprovechar las oportunidades Estrategias DO, superar las debilidades para aprovechar las oportunidades.Elabore un análisis FODA inicial de la empresa United Motorcycles, S.A. Elabore una matriz FODA para la formulación de estrategias con base a este análisis FODA inicial.

CASO DE ESTUDIO CAPITULO 2CAPACITACION EMPRESA DE SEGUROS “ALFA SEGUROS, S. A.”Dentro de los programas de capacitación del departamento de Recursos Humanos de la empresa de seguros “Alfa Seguros, S.A.” se tiene como objeto que los empelados presten a la biblioteca de la empresa 3 libros al mes, con el objeto de mejorar el acervo cultural, mejorar la ortografía o bien para respaldo cuando se planifican proyectos por parte de los empleados. El problema es que se trata de gestionar el préstamo de libros de la biblioteca exclusivamente en cuanto al funcionamiento de las peticiones y devoluciones de libros.• Petición de libros. Un empleado puede realizar una petición de uno o más libros a la biblioteca. Para ello es necesario presentar el carné de empleado y una ficha en la que se detallan los libros pedidos. Puede haber varios tipos de préstamo (préstamo de sala, colaborador o proyectos) en función de los cuales el empleado puede disponer de los ejemplares durante un periodo de tiempo especifico, como se indica en la siguiente tabla: SALA El día de la petición.COLABORADOR Una semanaPROYECTO Quince días.

Una vez entregados el carné y la ficha, el sistema comprobará y aceptará la petición de los libros solicitados siempre que pueda satisfacer la petición, es decir, cuando haya ejemplares disponibles. Si se acepta la petición, se actualiza el número de unidades de los libros de la biblioteca y se guarda la ficha de préstamo.

• Devoluciones de libros. Un empleado no puede realizar más peticiones hasta que no haya efectuado todas las devoluciones de la petición anterior. El empleado, para hacer la petición, necesita el carné, que no se le entrega hasta que no haya devuelto todos los libros. Si puede hacer una devolución parcial de los libros. Cuando un empleado realice una devolución, el sistema actualizará el stock de libros y comprobará la fecha de devolución de cada ejemplar para

estudiar, en el caso de que la devolución se haga fuera de tiempo, la imposición de una sanción que tiene un costo monetario por cada ejemplar y días de retraso en la devolución. En este caso, la sanción se emite cuando el usuario entrega el último ejemplar.

Debe elaborar un diagrama para representa ambos procesos.

Publicado por Mirna en 23:29 4 comentarios: Enviar por correo electrónicoEscribe un blogCompartir con TwitterCompartir con FacebookCompartir en Pinterest

InvestigacionesPublicado por Mirna en 22:45 1 comentario: Enviar por correo electrónicoEscribe un blogCompartir con TwitterCompartir con FacebookCompartir en Pinterest

ResuménRESUMEN CAPITULO 1 ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

FODA ¿QUES ES?Es una herramienta muy importante que nos permite ver por medio de un cuadro la situación actual que por la que este atravesando la organización y también para realizar un diagnostico y tomar decisiones, se pueden encontrar las fortalezas y oportunidad, debilidades y amenazas.Se divide en dos etapas:

Etapa 1, se analiza la situación actual de la empresa y su entorno y se establecen las fortalezas, oportunidad, debilidades y amenazas.Etapa 2, se analizar cómo podemos beneficiarnos de las fortalezas u oportunidad para que las debilidades y amenazas se minimicen.En los elementos del FODA encontramos las ventajas y desventajas internas como externas de la organización.

FACTORES INTERNOSEn este análisis es necesario establecer las fortalezas y debilidades internas de la organización, además se pueden señalarse puntos fuertes y debilidades, situaciones en que la organización a la que dirigimos podemos encontrar ventajas y desventajas, puntos negativos y positivos. Nos debemos enfocar en las situaciones que actualmente están ocurriendo y no es las situaciones pasadas o futuras.

FORTALEZAS (F)Factores Internos, es un componente positivo de la organización que es determinante para el logro de los objetivos de la misma. Este recurso puede ser un medio útil, una destreza que se tiene o buenas actitudes.

DEBILIDADES (D)Factores Internos, son los componentes, recursos, habilidades y actitudes de la organización que nos obstaculizan o crean una barrera el logro de los objetivos de la organización. Son aspectos negativos que nos impiden y dificultan el buen trabajo que podamos realizar.Son los factores que nos sitúan en un lugar desfavorable frente a la competencia.

FACTORES EXTERNOS El entorno externo de la organización influye de gran manera en el desempeño y logro de objetivos. Los factores externos positivos, serian oportunidades y a los factores externos negativos serian amenazas. Se clasifican en diversos factores tales como económicos, tecnológicos, sociales, etc. Se deben analizar todos los factores externos que puedan influir en el logro de los objetivos de la empresa, para lo cual el personal encargado de la planeación, deberá estudiar a los competidores, proveedores, mercados y clientes, tendencias económicas, condiciones del mercado laboral y regulaciones gubernamentales. Se analizan las tendencias actuales y futuras.

OPORTUNIDADES (O)Factores externos, representa una oportunidad que podemos utilizar para mejorar, aprovechar para alcanzar los objetivos de la organización. Debemos enumerar los acontecimientos que surgen en el ambiente y después determinar cuales nos pueden ayudar para el crecimiento o mejora de la organización.AMENAZAS (A)Factores externos, se debe evitar el efecto negativo que nos genera un obstáculo para alcanzar los fines de la organización. Debemos enumerar los acontecimientos que surgen en el ambiente y posteriormente determinar aquellos que nos podrían afectar o representar una amenaza o barrera a la organización.¿QUE ES UN ESTRATEGIA?

Es la forma de cómo lograr los propósitos estratégico, también seria la forma de alcanzar mejores resultados. Acciones que llevan consigo compromisos de énfasis y recurso para poner en práctica una misión básica.

Partes de la Estrategia Empresarial

MATRIZ FODA Es el análisis del FODA que ayuda a las personas que tiene a su cargo la empresa para desarrollar cuatro tipos de estrategias:1. Estrategias de fuerza y debilidades2. Estrategias de debilidades y oportunidades3. Estrategias de fuerzas y amenazas 4. Estrategias de debilidades y amenazas

Las estrategias FOSe utilizan las fuerzas internas de la empresa para beneficiarse de la ventaja de las oportunidades externas.

Las estrategias DOEl objetivo es superar las debilidades internas y aprovechar las debilidades externas.

Las estrategias FAAprovechar las fuerzas de la empresa para evitar o disminuir las repercusiones de las amenazas externas.

Las estrategias DASon formas defensivas que tratan disminuir las debilidades internas y evitar las amenazas del entorno.

La matriz FODA para la formulación de estrategias:

Factores InternosFactoresExternos FORTALEZAS (F)Anotar las fuerzas DEBILIDADES (D)Anotar las debilidades OPORTUNIDADES (O)Anotar las oportunidades ESTRATEGIAS (FO)Maxi –Maxi Anotar las fuerzas para aprovechar las oportunidades ESTRATEGIAS (DO)

Mini-MaxiSuperar las debilidades para aprovechar las oportunidades AMENAZAS (A)Anotar las amenazas ESTRATEGIAS (FA)Maxi-Mini Usar las fuerzas para evitar las amenazas ESTRAGEGIAS (DA)Mini–MaxiReducir las debilidades y evitar las amenazas

El punto clave para desarrollar la matriz FODA es observar los factores externos e internos.

RESUMEN CAPITULO 2 DIAGRAMAS ADMINISTRATIVOS

DIAGRAMA Es la forma grafica de representar como se realiza algo, se utilizan para representar operaciones o procesos que se realizan en una empresa.

VENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS • Presentación la información en forma sencilla mejor que una larga descripción narrativa.• Son una fuente de consulta oficial en la empresa • Sirve de guía para análisis organizacional de mejoras administrativas. Permiten realizar un análisis e identificar problemas o mejoras potenciales.

• Toda la información relacionada se puede representar en un solo lugar • Los diagramas permiten centralizar e identificar problemas en aquellos procesos de trabajo intensivo. Permiten analizar y encontrar duplicidad de esfuerzos y pasos, omisiones, ciclos de revisión, demoras y concentración del papeleo.

TIPOS DE DIAGRAMAS 2. Por su propósito De Formas Su función es representar el flujo de los documentos o formas. De Flujo del Proceso Se centra en el proceso y la secuencia de operaciones necesarias para llevarlo a cabo. Información Es un activo muy importante en la organización. El flujo de los datos puede ser diagramado y combinado con el resto del flujo de los procesos.Movimiento Se registran los movimientos. ¿De qué? Puede ser de cualquier cosa. Permiten realizar estudios acerca de la ubicación de los lugares de trabajo. 3. Por el detalle de la información que presenta Bloque La información que presentan es general, global y descartar los aspectos principales.Detallado La información que se presenta es bien detallada, se utiliza para capacitar personal y mostrarles como se deben realizar sus actividades laborares. Sirve se consulta para el personal que lleva tiempo de laborar en la empresa, para resolver dudas de la organización.4. Por el formato utilizado Vertical Se representa el flujo de estos diagramas de abajo hacia arriba. El punto de inicio de lectura se coloca en el lado superior. Los siguientes se colocar hacia abajo.Horizontal Se representa el flujo de estos diagramas de izquierda a derecha. El punto de inicio de lectura se coloca en el lado izquierdo. Los siguientes se colocar hacia la derecha. Tabular o ColumnarLa presentación de la información se hace en columnas. Cada columna tiene un significado y muestra un aspecto de hecho que se diagrama.Matricial Se hace a través de una matriz. Cada columna tiene su significado y muestra un aspecto de hecho que se diagrama. Las filas tienen un significado diferente que hay que tomar en cuenta.

RESUMEN CAPITULO 3

MODELIZACION DE UN SISTEMA –ENFOQUE INICIAL La información que se reunió se debe trasladar al mundo real de los sistemas. Se inicia con darle un nombre al sistema que se ha registrado. Después escribir una definición esencial de cado uno de ellos. Luego se desarrolla el modelo conceptual del sistema. No se debe perder en los detalles. Si es necesario se retrocede para ver bien que hay detrás de ellos.MODELO DEL SISTEMAEl diseño de un sistema es similar al diseño de un edificio, es necesario tener en cuenta todas las áreas que tiene que incluirse en el diseño del sistema. En diseño de sistemas se pueden elaborar diversos modelos, entre ellos: Funcionales, de procesos, objetivos y modelos de los datos. El objetivo al hacer el modelo funcional es mostrar que tareas son realizadas en una actividad y el flujo que se llevan a cabo entre las actividadesANALISIS DE DATOS RECOPILACION DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS Tabla que se busca cuando se lleva a cabo el análisis de un sistema¿Qué se hace?¿Cómo se hace? Es decir, qué pasos se siguen para realizarla¿Con que frecuencia se hace?¿Qué volúmenes se manejan?¿Con que eficiencia se hace?¿Qué problemas se presentan?¿Qué grado de importancia tiene el problema?¿Quiénes lo realizan?¿Qué tiempo se tardan en efectuarlo?¿Quiénes emplean la información resultante?

La información que se ha recopilado se debe analizar para determinar los que se deben mejorar o cambiarse.

ESPECIFICACION DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMAS El análisis estructurado además de servir para documentar el sistema, también proporciona información que ayuda en el trabajo analizado. Las técnicas del análisis estructurado que sirven para elaboración del mismo, no llevan a cabo el análisis que identifica sus requerimientos. Para inspeccionar los hechos que se han encontrado y establecer las necesidades del usuario, veremos las siguientes áreas:

Capacidad: ¿El sistema actual posee la habilidad para alcanzar sus metas y objetivos básicos? Se deben buscar características ciertas de la falta de capacidad del sistema que dan resultados desfavorables en la entrega de los productos.

Control: ¿Hay mecanismos que afirmen que se cumple con los objetivos? ¿Se detectan situaciones inesperadas o inaceptables para su manejo como excepciones?

Se debe verificar que todos los pasos se estén llevando a cabo correctamente, si existen pagos adicionales o no autorizados. Si se verifica el contenido de las transacciones.

Disponibilidad de información: ¿La información está disponible para el logro de los objetivos? Se debe ver que la información es correcta y está disponible o bien es sólo un problema de procedimiento para hacer que la información esté disponible.Simplicidad: ¿El sistema es fácil de manejar? Es recomendable analizar si se puede reducir la complejidad por la simplificación, eliminar pasos innecesarios

USO DE LAS REUNIONES DE TRABAJOEs una herramienta muy poderosa, luego de recopilados los datos, hechas las entrevistas y las observaciones pertinentes, para estas reuniones se debe seleccionar el personal adecuado.

METODOLOGIA PARA EL DISEÑO DE SISTEMASEs un proceso para producir un programa de computadora