Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 1 

 

MENÚS PRINCIPALES DE LA BASE DE DATOS 

 

MODOS DE LA BASE DE DATOS 

Se accede a los distintos modos desde el menú inferior de 

la pantalla. 

1. BROWSE – VER Y RELLENAR 

Modo estándar para ver y rellenar la base de datos 

2. LAYOUT – DISEÑAR LAS PANTALLAS 

Modo en blanco para diseñar la base según campos y 

formatos requeridos. 

3. FIND – FORMATO DE BÚSQUEDA 

Modo en que los campos quedan en blanco para solicitar 

la información. 

 

4. PREVIEW – PREVISUALIZACIÓN 

Modo en que se previsualiza la información para 

impresión 

 

 

      .  

El menú principal (superior) de la base de datos nos permite acceder a sus principales funciones.  Si bien todas las acciones pueden activarse mediante menús desplegables, las principales funciones pueden realizarse mediante los íconos de la barra superior.  Entre los más importantes son aquellos que controlan: 

1. El modo en que se ven los datos en esa plantilla: como diseño, como tabla o como lista.  

2. La cantidad de registros y el número del registro visualizado 

3. El tipo de plantilla que se está viendo  

 

.   

También se ve otro menú que muestra:    

1. Todos los registros 2. Hace un nuevo registro 3. Borra un registro 4. Busca un registro 5. Ordena los registros 

 

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 2 

 

CREACIÓN DE CAMPOS 

Se accede al menú con  File / Manage  / 

Database ( ctrl + shift + d):  

Ahí se Ingresar el nombre  y tipo del campo. 

Tipos de campos: 

Texto 

Número 

Fecha 

Sello de tiempo 

Contenedor (imagen, video) 

Cálculo (suma, resta, etc.) 

SumaOPCIONES DE AUTOLLENADO 

 

 

 

 

 

 

 Una vez creado el campo (botón  create‐

CREAR) se pueden determinar OPCIOde autollenado para éste en la primepestaña (AUTOENTER – autollenado)

 

Fecha de creación o modificación 

Número de serie  

Valor del registro anterior 

Datos (el texto que se quiera repetir automáticamente) 

Valor calculado (por fórmula aritmétlógica) 

Valor buscado (en otro campo)  En este menú también se determina si se

prohíbe la modificación de los datos ingresados automáticamente o si se pueden sobre‐escribir. 

 

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 3 

 

OPCIONES DE REPETICIÓN DE CAMPO 

 

DISEÑO DE PANTALLAS 

Además de opciones de validación de datos,tercer pestaña (STORAGE) se pueden determlas opciones para el despliegue de campos repetidos (muchos valores para un campo)

En este menú también se determina si se creíndices automáticos de palabras en ese cam 

.     

 

Para el diseño de pantallas se ha de ir amodo LAYOUT,  o bien, crear una nuevapantalla de diseño desde el menú superLAYOUT / NEW LAYOUT:  Ahí se determina  1. El nombre de la pantalla 2. El tipo de pantalla: a. Estándar b. Tabla  c. Lista  d. Reporte e. En blanco       Al oprimir el botón CONTINUAR la base pregunta qué campos queremos en nuepantalla….        

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 4 

 

 

 

INGRESO DE CAMPOS 

 

 

 Y, al CONTINUAR otra vez, qué tema queremos para el despliegue de la información. 

 

.  

Conviene, antes de empezar a diseñar nuestra forma, hacer visibles los menús y las herramientas de diseño, entre ellos,  

Los márgenes de página 

Las reglas gráficas 

La barra de texto 

Las reglas T (para alinear) 

. 

Una vez está la pantalla deseada, se ingresan los  campos  arrastrándolos  desde  el  menú superior. También  se  puede  determinar  si  se  quiere ingresar una etiqueta para ese campo.               

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 5 

 

.  

.  

Al mismo tiempo, se puede determinar qué tipo dcampo será:   a. Campo de relleno b. Lista desplegable c. Menú desplegable d. Botones de radio e. Cuadros de tache f. Calendario  

.  

          

  

Al activar el menú VIEW / INSPECTOR  (ctrl + i) se vuele  visible otro menú que será útil para controlar todas las opciones de formato de los campos como son:  PESTAÑA 1:    

1. posición del campo en la plantilla 2. alineación con respecto a otros campos 

              

   PESTAÑA 2:   apariencia del campo 

1. Fuentes 2. Bordes 3. Relleno 4. Alineación del texto (izquierda, derecha, 

centrado)  

En esta pestaña también se determina cómo estará alineado el campo, así como sus tabuladores interiores.   

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 6 

 

 

 

   

  

PESTAÑA 3:   configuración y comportamiento de los datos del campo  

1. La tabla  2. Estilo (campo de edición, menú 

desplegable) 3. Repeticiones 4. Comportamiento (en qué menú aparece) 5. Formato de datos 

  

.  

El DISEÑO de la base de datos se realiza como en todos los programas: colocando los elementos gráficos fijos (rectángulos, colores, textos) en relación con los campos (elementos cambiantes) en un fondo determinado.  Como en otros programas, puede utilizarse la brocha de formato para copiar los atributos de fuente y gráficos de un elemento al otro.  Las reglas gráficas y las reglas T sirven para colocar exactamente los elementos donde se van a ver en pantalla y/o el papel de impresión. 

 

.  

Una de las herramientas más poderosas de las bases son los BOTONES, que permiten la automatización de tareas, ya sea las programadas por el programa (en el menú de programación de botones) o las que programemos por diseño de scripts.  En este caso, al operar el icono del botón y trazar el recuadro del botón en la plantilla, se abre automáticamente un menú que nos pide que programemos la función del botón.  Podemos escoger de la lista que tiene el programa o hacer un guión (script) nosotros.  También nos pide que determinemos si el botón será cuadrado o redondo, y si el cursor cambia al ícono de una mano al activarlo.   

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 7 

 

OPCIONES DE BÚSQUEDA 

OPCIONES DE IMPRESIÓN 

 

Una vez diseñada nuestra base, para realizar búsquedas se ha de entrar en el modo FIND, accediendo a éste en el botón inferior.   Todos los campos se despliegan el blanco para que nosotros llenemos aquel que necesitamos, con la información que buscamos.  Pueden llenarse dos campos (i.e., autor + título) o puede llenarse un campo (autor), volverse a solicitar la búsqueda mediante la función CTRL + n y llenarse otro campo (título): la base nos buscará los registros que llenen una u otra condición de búsqueda  Al oprimir otra vez el botón FIND se completa la búsqueda. 

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 8 

 

EMPEZAR A UTILIZAR LA BASE DE DATOS (archivo “fichero” en Filemaker Pro 9)

Al abrir el archivo nos encontaremos con la siguiente pantalla inicial. En ella se encuentran las instrucciones para inicializar nuestra base de datos.

1. Hacer click en Apellido y nombre y sustituirlos por los propios, conservando coma y punto. Esto servirá para que la base de datos pueda formatear fichas de notas con nuestro nombre posteriormente.

2. Para empezar a ingresar los datos del primer libro, oprimir el botón "Empezar listado bibliográfico" y llenar la primera ficha bibliográfica. Las fichas bibliográficas están en el menú “biblio” al que puede accederse a través del botón “ir a biblio” o del menú deplegable encima de nuestro ícono de fichero.

3. Para personalizar el menú desplegable “tema general” (o cualquier otro menú), ingresar al modo LAYOUT a través del menú superior view / layout mode, o utilizando el macro CTRL + L, o con el menú inferior de modo. El menú LAYOUT nos servirá para dar formato a nuestra base de datos.

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 9 

 

4. En el formato LAYOUT, seleccionar el campo de tema general (mediante un click), oprimir el botón derecho del ratón para ir a “field format”. Se abrirá una ventana en la que escogeremos la segunda opción (“pop up list”) y de ésta, el menú desplegable “define value lists”.

5. Al oprimir esta opción se abrirá otra ventana que nos permitirá personalizar la lista o hacer otras listas para diferentes campos. En el caso siguiente, hay listas desplegables para los campos “temas”, “tipo”, “uso” y “biblioteca”, que también pueden personalizarse.

Al oprimir el botón “edit” podremos personalizar nuestra lista con las opciones deseadas. Después de editar la lista, deberemos oprimir el botón “OK”, luego el botón “done” en las otras ventanas.

6. Para salir del modo LAYOUT al modo de llenado BROWSE lo haremos a través del menú superior view / browse mode, o utilizando el macro CTRL + B, o con el menú inferior de modo.

Nos aparecerá la primera ficha de notas (con la clave y el número notas 003) que podemos comenzar a llenar. El tabulador normalmente estará colocado en el campo de texto, para después llevarnos al “encabezado” y luego al de “no. de página” (que normalmente serán los campos que deberemos llenar.

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 10 

 

7. Si queremos ver los datos bibliográficos de esta ficha de notas, deberemos oprimir el botón inferior “ver datos bibliográficos”. Se abrirá una extensión de la ficha con estos datos, que puede ocultarse nuevamente oprimiendo el mismo botón.

8. Para continuar fichando el mismo libro, oprimiremos el boton [+]. Se nos abrirá una nueva ficha de notas con un número subsecuente (004, 005, etc.). Si queremos cambiar de libro, oprimiremos el botón superior [nueva ficha biblio].

9. Para hacer la primera ficha de IMAGEN, deberemos regresar al formato BIBLIO oprimiendo el botón superior [ir a biblio]. Allí oprimiremos el botón lateral "hacer ficha imagen". Nos llevará a una ficha que contiene los datos bibliográficos de nuestro libro, pero con espacio para ingresar una imagen relacionada o contenida en éste. Las fichas de imagen SIEMPRE deben de estar ligadas a alguna ficha bibliográfica que deberá llenarse antes (o empezar con una ficha bibliográfica vacía).

Para ingresar la imagen, se oprime el botón verde [+] que nos abrirá un menú para elegir el archivo de nuestra imagen. Este campo está diseñado para contener imágenes índice de tamaño 150 x 150 pixels máximo.

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 11 

 

7. Para agregar otra ficha de imagen, oprimir el botón superior anaranjado [+]. Si queremos continuar haciendo nuevas fichas de notas usaremos el botón lateral [nueva ficha notas]. Si queremos cambiar de libro, oprimiremos en cambio el botón lateral [nueva ficha biblio].

IMPRESIÓN DE LAS FICHAS

8. En todos los formatos de fichas, para ir a menú de impresión, se deberá oprimir el botón [impresión]. Se abrirá un menú que nos permitirá elegir impresora y dar formato correcto a nuestra impresión.

Para regresar al modo BROWSE (llenado de fichas) en cualquiera de sus formatos primero deberemos elegir el modo BROWSE en el menú inferior (u oprimir CTRL + B) y luego escoger en el menú superior, el formato de biblio, notas o imagen deseado.

Previsualización e impresión

El último modo, PREVIEW, nos permitirá previsualizar la información tal y cómo se imprimirá en cada formato.

Esa forma, en modo PREVIEW se verá de la siguiente manera:

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 12 

 

Ahora sólo queda oprimir el botón de IMPRIMIR (ctrl. + P) o usar el menú superior FILE / PRINT para imprimir nuestra base de datos.

BORRADO DE LAS FICHAS

9. En todos los formatos , para borrar las fichas se deberá oprimir el botón [-].

BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

10. La función más importante de nuestra base de datos, la BÚSQUEDA, se activa desde modo FIND o apretando nuestro botón [?], que dejará los campos en blanco. En ese modo escribiremos nuestra palabra clave de búsqueda en el campo deseado (Ej. El nombre Ferraris en el campo autor). Para obtener el resultado, se oprime nuevamente el botón [?].

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 13 

 

Puede integrarse información en uno o más campos (evidentemente se reduce la búsqueda al llenarse más de un campo). Una búsqueda y/o se realiza llenando un campo, apretando MODO / NUEVA BÚSQUEDA y llenando en la ficha vacía el segundo campo de búsqueda opcional.

12. Nuestra base sólo nos mostrará las fichas que encontró con nuestra información. En el siguiente ejemplo, sólo encontró 2 fichas de 3 con la información “ferraris” en el campo de autor.

13. Para ver nuevamente todas las fichas, deberá oprimirse el ícono superior “show all records” o escoger éste del menú RECORDS:

 

Para imprimir:  

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 14 

 

 

   

1. Se busca y revisa que estén los registros que se quieren imprimir. 

 2.  Se entra en menú PREVIEW y, en su caso, 

en la plantilla que se haya diseñado para impresión de registros. En este caso, se trata de cuatro fichas bibliográficas que caben en un papel carta formato horizontal. 

 3. Se determina el formato horizontal o 

vertical del papel (ícono Page setup)  

4. Se oprime una de tres opciones:  4.1 Guardar como Excel 4.2 Guardar como PDF 4.3 Imprimir 

 

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 15 

 

EMPEZAR A UTILIZAR LA BASE DE DATOS (archivo “fichero” en Filemaker Pro 9)

Al abrir el archivo nos encontaremos con la siguiente pantalla inicial. En ella se encuentran las instrucciones para inicializar nuestra base de datos.

1. Hacer click en Apellido y nombre y sustituirlos por los propios, conservando coma y punto. Esto servirá para que la base de datos pueda formatear fichas de notas con nuestro nombre posteriormente.

2. Para empezar a ingresar los datos del primer libro, oprimir el botón "Empezar listado bibliográfico" y llenar la primera ficha bibliográfica. Las fichas bibliográficas están en el menú “biblio” al que puede accederse a través del botón “ir a biblio” o del menú deplegable encima de nuestro ícono de fichero.

3. Para personalizar el menú desplegable “tema general” (o cualquier otro menú), ingresar al modo LAYOUT a través del menú superior view / layout mode, o utilizando el macro CTRL + L, o con el menú inferior de modo. El menú LAYOUT nos servirá para dar formato a nuestra base de datos.

4. En el formato LAYOUT, seleccionar el campo de tema general (mediante un click), oprimir el botón derecho del ratón para ir a “field format”. Se abrirá una ventana en la que escogeremos la segunda opción (“pop up list”) y de ésta, el menú desplegable “define value lists”.

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 16 

 

5. Al oprimir esta opción se abrirá otra ventana que nos permitirá personalizar la lista o hacer otras listas para diferentes campos. En el caso siguiente, hay listas desplegables para los campos “temas”, “tipo”, “uso” y “biblioteca”, que también pueden personalizarse.

Al oprimir el botón “edit” podremos personalizar nuestra lista con las opciones deseadas. Después de editar la lista, deberemos oprimir el botón “OK”, luego el botón “done” en las otras ventanas.

6. Para salir del modo LAYOUT al modo de llenado BROWSE lo haremos a través del menú superior view / browse mode, o utilizando el macro CTRL + B, o con el menú inferior de modo.

Nos aparecerá la primera ficha de notas (con la clave y el número notas 003) que podemos comenzar a llenar. El tabulador normalmente estará colocado en el campo de texto, para después llevarnos al “encabezado” y luego al de “no. de página” (que normalmente serán los campos que deberemos llenar.

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 17 

 

7. Si queremos ver los datos bibliográficos de esta ficha de notas, deberemos oprimir el botón inferior “ver datos bibliográficos”. Se abrirá una extensión de la ficha con estos datos, que puede ocultarse nuevamente oprimiendo el mismo botón.

8. Para continuar fichando el mismo libro, oprimiremos el boton [+]. Se nos abrirá una nueva ficha de notas con un número subsecuente (004, 005, etc.). Si queremos cambiar de libro, oprimiremos el botón superior [nueva ficha biblio].

9. Para hacer la primera ficha de IMAGEN, deberemos regresar al formato BIBLIO oprimiendo el botón superior [ir a biblio]. Allí oprimiremos el botón lateral "hacer ficha imagen". Nos llevará a una ficha que contiene los datos bibliográficos de nuestro libro, pero con espacio para ingresar una imagen relacionada o contenida en éste. Las fichas de imagen SIEMPRE deben de estar ligadas a alguna ficha bibliográfica que deberá llenarse antes (o empezar con una ficha bibliográfica vacía).

Para ingresar la imagen, se oprime el botón verde [+] que nos abrirá un menú para elegir el archivo de nuestra imagen. Este campo está diseñado para contener imágenes índice de tamaño 150 x 150 pixels máximo.

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 18 

 

7. Para agregar otra ficha de imagen, oprimir el botón superior anaranjado [+]. Si queremos continuar haciendo nuevas fichas de notas usaremos el botón lateral [nueva ficha notas]. Si queremos cambiar de libro, oprimiremos en cambio el botón lateral [nueva ficha biblio].

IMPRESIÓN DE LAS FICHAS

8. En todos los formatos de fichas, para ir a menú de impresión, se deberá oprimir el botón [impresión]. Se abrirá un menú que nos permitirá elegir impresora y dar formato correcto a nuestra impresión.

Para regresar al modo BROWSE (llenado de fichas) en cualquiera de sus formatos primero deberemos elegir el modo BROWSE en el menú inferior (u oprimir CTRL + B) y luego escoger en el menú superior, el formato de biblio, notas o imagen deseado.

Previsualización e impresión

El último modo, PREVIEW, nos permitirá previsualizar la información tal y cómo se imprimirá en cada formato.

Esa forma, en modo PREVIEW se verá de la siguiente manera:

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 19 

 

Ahora sólo queda oprimir el botón de IMPRIMIR (ctrl. + P) o usar el menú superior FILE / PRINT para imprimir nuestra base de datos.

BORRADO DE LAS FICHAS

9. En todos los formatos , para borrar las fichas se deberá oprimir el botón [-].

BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

10. La función más importante de nuestra base de datos, la BÚSQUEDA, se activa desde modo FIND o apretando nuestro botón [?], que dejará los campos en blanco. En ese modo escribiremos nuestra palabra clave de búsqueda en el campo deseado (Ej. El nombre Ferraris en el campo autor). Para obtener el resultado, se oprime nuevamente el botón [?].

 

 Laura González Flores          Manual de base de datos para investigación                 2011‐2  p. 20 

 

Puede integrarse información en uno o más campos (evidentemente se reduce la búsqueda al llenarse más de un campo). Una búsqueda y/o se realiza llenando un campo, apretando MODO / NUEVA BÚSQUEDA y llenando en la ficha vacía el segundo campo de búsqueda opcional.

12. Nuestra base sólo nos mostrará las fichas que encontró con nuestra información. En el siguiente ejemplo, sólo encontró 2 fichas de 3 con la información “ferraris” en el campo de autor.

13. Para ver nuevamente todas las fichas, deberá oprimirse el ícono superior “show all records” o escoger éste del menú RECORDS: