BASES Admin Piscina 2012 - Dirección de Relaciones ... · Deberá velar por la correcta mantención y empleo de las instalaciones, equipos e implementos deportivos existentes en

BASES GENERALES

EMPRESA: ADMINISTRACIÓN PISCINA – UTFSM.

Proceso de Licitación, Administración 2012

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CONTENIDOS

I. BASES GENERALES 4

1. ANTECEDENTES Y DISPOSICIONES GENERALES DE LA LICITACIÓN 4

1.1 Aspectos Generales 4

1.2 Identificación del Demandante 5

1.3 Datos de Contacto para Licitación 5

1.4 Antecedentes Administrativos 6

1.5 Objetivo y Alcance de la Licitación 7

1.6 Normas Generales 8

1.7 Cumplimiento de Plazos del Calendario de Licitación 8

1.8 Modificación de las Bases 9

1.9 Modalidad del Servicio 9

1.10 Confidencialidad 9

1.11 Antecedentes de la Unidad a Licitar 10 Nombre 10 Servicios Prestados 10 Usuarios 11

2. REQUISITOS Y ANTECEDENTES DE LOS PROPONENTES 12

2.1 Requisitos y Antecedentes 12

2.2 Financiamiento de la Preparación de la Oferta 14

3. PROCESO DE LICITACIÓN 15

3.1 Retiro de Bases e Inscripción en Proceso de Licitación 15

3.2 Visita a Terreno 15

3.3 Recepción de Consultas 15

3.4 Entrega de Respuestas 16

3.5 Aclaración de las Bases de Licitación 16

3.6 Presentación de la Propuesta 16 Sobre 1 16 Sobre 2 18

3.7 Recepción de las Propuestas 18

3.8 Apertura de las Ofertas y Revisión de la Documentación 18

3.9 Validez de la Oferta 19

3.10 Evaluación y Preselección de Ofertas 19

3.11 Rechazo de Ofertas 20

3.12 Selección y Notificación a los Proponentes 20

3.13 De la Fiscalización 21


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4. CONTENIDOS BÁSICOS DE LAS PROPUESTAS 22

4.1 Propuesta Técnica 22 Objetivos de la Administración 22 Plan de Trabajo Anual 22 Políticas del Recinto 22 Descripción de Cargos y Funciones 23 Políticas de Personal 24

4.2 Propuesta Económica 24 Estructura de Costos 24

5. DISPOSICIONES DE LA ADJUDICACIÓN 27

5.1 Tipo de Servicio 27

5.2 Celebración de la Adjudicación 27

5.3 Documentación Integrante de la Adjudicación 27

5.4 Precio de la Oferta y Forma de Pago 28 Valor de la Oferta 28 Valor del Servicio 28 Forma de Pago 28

5.5 Término Anticipado de la Adjudicación 30

5.6 Condiciones Generales a Cumplir por Los Alumnos 31

5.7 Facilidades Ofrecidas por La Universidad 32

5.8 Aceptación de Bases 32

5.9 Vigencia y Duración la Adjudicación 32

6. DEBERES DE LA EMPRESA 33

6.1 Cumplimiento de Horario 33

6.2 Período de Operación 33

6.3 Presencia de los Trabajadores 33

6.4 Estado de los Equipos 34

6.5 Aseo y Orden 35

6.6 Mantención de Ficheros 35

6.7 Con los Trabajadores 35

6.8 Horas promedio trabajadas por persona 36

6.9 Existencia de Inventario 36

6.10 Manejo de Dinero 37

6.11 Registro de Usuarios y Actividades 37

6.12 Mantención de Estadísticas de Operación 38

6.13 Objetos Perdidos 38

6.14 Promoción Interna 38

6.15 Bitácora 39

6.16 Libro de Reclamos y Sugerencias 39

6.17 Informes Bimensuales 40

6.18 Informe Consolidado Anual 42


3

6.19 Mantención de Información 42

6.20 Traspaso de la administración 43

II. ANEXOS 44

1. CARTA DE IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA 45

2. DECLARACIÓN JURADA SIMPLE 46

3. DECLARACIÓN DE VISITA A TERRENO 47


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I. BASES GENERALES

1. ANTECEDENTES Y DISPOSICIONES GENERALES DE LA LICITACIÓN

1.1 Aspectos Generales

Las presentes Bases de Licitación contienen las disposiciones generales que regirán las

relaciones de la Universidad Técnica Federico Santa María a través de Dirección de

Relaciones Estudiantiles, en adelante “La Universidad”, con el Grupo de Alumnos, en

adelante “Los Alumnos", durante el proceso de llamado a propuesta, presentación de las

ofertas, su apertura, selección de proponentes, la adjudicación, la ejecución, el pago y todas

las materias relacionadas con esta Licitación.

Las ofertas de Los Alumnos serán calificadas en una única instancia por La Universidad,

quien será responsable de la evaluación, selección y adjudicación de la propuesta.

Para que una propuesta se considere válida, ésta deberá cumplir con las disposiciones de las

presentes Bases. La presentación de una propuesta, implica para Los Alumnos la aceptación

de las presentes Bases, a las cuales se someten desde ya, renunciando a impugnarlas y

objetarlas.


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1.2 Identificación del Demandante

Razón Social Universidad Técnica Federico Santa María.

Unidad Administrativa Dirección de Relaciones Estudiantiles.

RUT 81.668.700-4.

Domicilio Avenida España 1680, Valparaíso.

1.3 Datos de Contacto para Licitación

Correo Electrónico [email protected]


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1.4 Antecedentes Administrativos

Nombre de licitación Administración Piscina – UTFSM.

Descripción Servicio de administración de instalaciones asociadas a Piscina

UTFSM: Sala de Recepción, Piscina y alrededores inmediatos.

Deberá velar por la correcta mantención y empleo de las

instalaciones, equipos e implementos deportivos existentes en el

lugar, así como proporcionar adecuadas condiciones de uso a sus

beneficiarios: alumnos y funcionarios UTFSM.

Del mismo modo, el rol central de esta administración es velar

por la seguridad e integridad física de sus usuarios, así como

personas que transitan por el sector, previniendo cualquier

situación o conducta de riesgo.

Ubicación Piscina Edificio B; Oficina B-109.

Tipo de convocatoria Licitación privada.

Participantes Alumnos UTFSM con matrícula vigente, pertenecientes a

cualquier carrera impartida en Casa Central, con un mínimo de 3

asignaturas inscritas en período académico asociado a apertura

de ofertas (Primer Semestre 2012).

En relación al Primer y Segundo Semestre 2012, los

participantes deberán contar como mínimo con situación de

Alumno Regular (matrícula vigente).

Vía de postulación www.rree.utfsm.cl

Moneda Pesos Chilenos.


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1.5 Objetivo y Alcance de la Licitación

La Universidad Técnica Federico Santa María a través de la Dirección de Relaciones

Estudiantiles, por medio de estas Bases, ofrece la Concesión de la Administración Piscina -

UTFSM, siendo la presente Licitación de tipo privada.

Esta Licitación y en particular los recursos otorgados a través de ella, hacen referencia

exclusiva a cubrir los gastos en que incurrirá la administración del recinto en su gestión.

Esto es: pago de remuneraciones al personal (recepcionistas, monitores y administradores),

actividades de promoción, implementación de registros necesarios, entre otros. Los cuales

deberán ser informados claramente en la oferta del Proponente, tanto en su composición

como montos asociados.

Corresponderá a La Universidad, a través de Defider, la provisión de todos aquellos recursos

asociados directamente a la operación del recinto (profesores, equipos, mantención de

infraestructura, etc.).

Sin perjuicio de lo anterior, se entrega libertad a los Proponentes de integrar en sus ofertas,

tanto técnicas como económicas, nuevas alternativas de gestión y/o mejoras a ser

implementadas en el recinto, las cuales podrán ser de cargo de la Administración (si así

correspondiese o lo decidiese) o evaluadas en su factibilidad y viabilidad de financiamiento

por parte de La Universidad.

En función de lo anterior, toda propuesta deberá explicitar claramente sus costos asociados,

período en que se realizarán los desembolsos y fuente de financiamiento.


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1.6 Normas Generales

Esta Licitación y la ejecución de su objeto, se regirán por los siguientes documentos:

• Bases Generales.

• Las aclaraciones derivadas del procedimiento de consultas estipulado en las Bases

Generales. Estas aclaraciones se consideran parte integrante de las Bases.

• Oferta Técnica y Económica (Estructura de costos).

• Informe de Adjudicación de Propuesta.

• Otros antecedentes documentados que proporcione La Universidad.

• Garantías de Seriedad de la oferta.

Todos los documentos arriba mencionados formarán un todo integrado que se

complementan recíprocamente, en forma tal que se considerará parte del compromiso

adquirido cualquier obligación y/u obra, que aparezca en uno de los documentos señalados.

1.7 Cumplimiento de Plazos del Calendario de Licitación

Las siguientes fechas deberán observarse:

Tabla 1. Calendario de Licitación

Actividad Fecha Hora

Comienzo de Licitación

Visita a terreno

Recepción de consultas

Respuesta a consultas

Presentación y apertura de propuestas

Adjudicación

Entrega de instalaciones y concesión

Comienzo oficial de nueva administración

3 de Julio 2012

H a s t a e l 10 de Julio de 2012

H a s t a e l 13 de Julio de 2012

17 de Julio de 2012

20 de Julio de 2012

25 de Julio de 2012

27 de Julio de 2012

1 de Agosto de 2012

08:00 Hrs.

08:00 a 17:00 hrs.

08:00 a 17:00 hrs.

12:00 Hrs.

12:00 Hrs.

12:00 Hrs.

08:00 Hrs.


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Los plazos que se establecen en estas Bases, para las distintas etapas del proceso de

presentación de propuestas y selección, son inamovibles, y el no cumplimiento de los

mismos por algún participante podrá implicar su exclusión del proceso a partir de esa fecha.

Estos plazos sólo podrán ser modificados por decisión de La Universidad, en cuyo caso, tal

decisión será comunicada por escrito a todos Los Alumnos participantes a través del portal

www.rree.utfsm.cl.

1.8 Modificación de las Bases

La Universidad podrá modificar, oportunamente, los requerimientos de la Licitación,

informando por escrito de ello a todos los participantes a través del portal

www.rree.utfsm.cl.

Dependiendo de la magnitud, importancia y oportunidad de las modificaciones señaladas, La

Universidad podrá postergar la fecha fijada para la presentación y apertura de las

propuestas, lo que se comunicará oportunamente por escrito.

1.9 Modalidad del Servicio

La modalidad del servicio será la de Administración Directa.

1.10 Confidencialidad

Los Grupos de Alumnos interesados en participar y el que se adjudique la Administración de

Piscina UTFSM, tanto como sus Coordinadores y personal directo, deberán guardar absoluta

confidencialidad sobre los antecedentes reservados o no, que de La Universidad conozcan

durante el desarrollo de la Licitación, y de los resultados e informes parciales que se

obtengan.

La divulgación, por cualquier medio, de la totalidad o parte de la información, dará lugar a

La Universidad a entablar acciones que estime convenientes contra el o los Grupos de


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Alumnos, los cuales se hacen solidariamente responsables de las acciones tanto de sus

Coordinadores o Representantes como del personal directo e indirecto.

1.11 Antecedentes de la Unidad a Licitar

Nombre

Piscina – UTFSM.

Servicios Prestados1

La Piscina – UTFSM pone a disposición de la Comunidad Universitaria un recinto deportivo en

el cual se realizan actividades académicas (cursos de pre-grado dictados por Defider con

carácter obligatorio), deportivas (entrenamientos de ramas deportivas y competencias) y

recreativas (clases abiertas para alumnos y/o funcionarios, uso libre por alumnos y/o

funcionarios, entre otros).

Cuenta con las siguientes instalaciones que son responsabilidad de su Administración:

• Piscina.

• Sectores aledaños a piscina (Ducha de acceso, área inmediata a piscina, etc.).

• Sala de recepción (Oficina B-109).

• Camarín Damas Edificio B.

1 Mayores antecedentes del recinto deberán ser solicitados en las instancias dispuestas para ello en la presente

licitación: Fase de Consultas y Visita a Terreno.


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Cuenta con supervisión directa de Defider, siendo este Departamento responsable de:

• Dotación de Profesionales Deportivos (Profesores e Instructores).

• Provisión de infraestructura, equipos, materiales e insumos asociados a las

operaciones directas del recinto (no incluye costos directos de administración, los

cuales son de cargo de esta última).

• Planificación de actividades deportivas: clases y disciplinas a impartir, horarios,

usuarios, recursos requeridos, etc. Esto deberá ser informado oportunamente a la

administración del recinto, quien será responsable de implementar las acciones

administrativas necesarias para el cumplimiento de dicha planificación.

• Fiscalización periódica de actividades deportivas llevadas a cabo en el recinto,

velando por la integridad física de sus practicantes y disponibilidad de infraestructura

adecuada para su realización.

• Informar a D.RR.EE. ante irregularidades administrativas detectadas en el recinto

(incumplimiento de condiciones de adjudicación).

Usuarios

Piscina-UTFSM cuenta con 4 tipos de usuarios:

• Alumnos USM con matricula vigente.

• Alumnos de intercambio.

• Funcionarios y Profesores de La Universidad.

• Ramas deportivas y grupos estudiantiles (previa solicitud de instalaciones a Defider y

aceptación de las condiciones de uso impuestas por éste).

Para cada uno de estos grupos se deberán prestar las dependencias y equipamiento

adecuado para la realización de actividades físicas y/o recreativas en un ambiente grato,

seguro y confortable.

Del mismo modo, cada usuario deberá respetar las condiciones de uso establecidas de

manera conjunta por la administración del recinto y Defider.


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2. REQUISITOS Y ANTECEDENTES DE LOS PROPONENTES

2.1 Requisitos y Antecedentes

El Grupo Proponente deberá estar conformado por alumnos matriculados en la Casa Central

de la Universidad Técnica Federico Santa María, con un mínimo de 3 asignaturas inscritas en

período académico asociado a la apertura de ofertas (Primer Semestre 2012). Tendrán

menor preferencia los alumnos memoristas, alumnos que se encuentren en primer y último

año de carrera.

Dentro de la Oferta se deberá incluir un garante con el objetivo de continuar la

administración en caso que él o los Coordinadores o Representantes sean removidos de su

cargo por parte de La Universidad, para todos los pasajes que existen dentro de estas Bases

el Garante deberá cumplir con los mismos requisitos que se le exigen al Coordinador o

Representante.

En relación al Primer y Segundo Semestre 2012, los participantes deberán contar como

mínimo con situación de Alumno Regular (matrícula vigente), no pudiendo tener calidad de

memoristas. El Administrador o Coordinador General del recinto no podrá tener calidad de

memorista mientras dure su gestión.

Se requerirá que él o los Coordinadores o Representantes, hayan iniciado actividades ante el

Servicio de Impuestos Internos (S.I.I.) y cuenten con boleta de honorarios, ya sea en su

formato electrónico o físico.

Además se deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a) Antecedentes

Los Proponentes deberán presentar antecedentes en copias simples con el nombre de él o

los Coordinadores o Representantes y sus facultades, y otros antecedentes relevantes como

los que se detallan a continuación:


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• Nombre del Coordinador o Representante.

• RUT del Coordinador o Representante.

• Domicilio del Representante o Coordinador.

• Correo Electrónico y Teléfono del Coordinador o Representante.

• Nombre del Garante.

• RUT del Garante.

• Domicilio del Garante.

• Correo Electrónico y Teléfono del Garante.

b) Calificación del Oferente

El Grupo de Alumnos deberá ser completamente capaz de poder desarrollar las tareas que le

sean especificadas. Durante el proceso de calificación La Universidad tomará en cuenta la

cantidad de alumnos que integrarán el Grupo, la forma en que estos serán seleccionados

(otorgando una mayor valoración a aquellas que prefieran alumnos que no se encuentren ni

en primer ni último año y que posean un buen Rendimiento Académico), la estructura de

costo que éste presente y otros.

c) Garantía de Seriedad de la Oferta

Las propuestas de los Grupos participantes deberán venir acompañadas por un monto en

efectivo expresado en pesos o por un cheque cruzado y nominativo a nombre de la

Universidad Técnica Federico Santa María, equivalente a veinte vales de almuerzo. En su

glosa deberá decir: “Para garantizar la seriedad de la Oferta en Licitación Privada”.

La Universidad devolverá esta garantía a los Proponentes no favorecidos una vez adjudicada

la Licitación.

En el caso del Proponente Adjudicado, esta garantía le será devuelta dentro de los 15 días

hábiles siguientes a la Adjudicación de la Propuesta.

Esta garantía se hará efectiva en cualquiera de los siguientes casos:

• Si el Proponente desiste de su oferta.


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• Si el Proponente seleccionado no concurriese a la adjudicación de la licitación.

• Si el Proponente no entregase los antecedentes solicitados por La Universidad como

complementación o aclaración de su oferta.

2.2 Financiamiento de la Preparación de la Oferta

Los costos derivados de la formulación de la oferta en que incurra el Proponente serán de su

cargo, no dando origen a indemnización alguna en caso de no aceptarse su oferta.


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3. PROCESO DE LICITACIÓN

3.1 Retiro de Bases e Inscripción en Proceso de Licitación

Los Grupos de Alumnos interesados en participar, podrán inscribirse y retirar las Bases de

Licitación a partir del día 3 de Julio de 2012 en el portal:

www.rree.utfsm.cl

3.2 Visita a Terreno

Cada Grupo de Alumnos interesado en postular a la presente Licitación, tendrá derecho a

efectuar una única Visita a Terreno a las dependencias del recinto. En dicha instancia podrá

interiorizarse de sus condiciones generales de operación y verificar visualmente el estado de

las instalaciones.

Para ello, deberá concertar una cita con el Sr. Humberto Gómez D., e-mail: [email protected], fono: 265 4089, dentro del plazo estipulado para ello en las presentes Bases Administrativas (ver sección 1.7).

3.3 Recepción de Consultas

Todas las consultas, tanto de carácter técnico como las de índole administrativo, que los

Proponentes deseen formular con relación a la materia de esta Licitación, deberán ser

enviadas por correo electrónico al e-mail [email protected] en el período que se

estipula para tal efecto en la sección 1.7 de las presentes Bases Administrativas

Dicho correo electrónico deberá identificarse bajo el Asunto: Consultas Licitación

Administración Piscina.


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3.4 Entrega de Respuestas

La Universidad procederá a analizar y responder la(s) consulta(s) formulada(s). Estas

respuestas serán publicadas a través del portal www.rree.utfsm.cl, en la fecha y hora

estipuladas para ello en la sección 1.7 de las presentes Bases.

En este comunicado, se citará cada consulta formulada, sin hacer mención al participante

que la haya hecho, y luego la respuesta respectiva.

3.5 Aclaración de las Bases de Licitación

La Universidad podrá efectuar aclaraciones a las Bases de Licitación, para precisar el

alcance, complementar o interpretar algún elemento de su contenido que, a su juicio, no

haya quedado suficientemente claro, y dificulte la obtención de buenas ofertas. Estas

aclaraciones se informarán a los Grupos de Alumnos interesados en presentar la oferta, en la

misma forma que las respuestas a las consultas: Portal www.rree.utfsm.cl

3.6 Presentación de la Propuesta

Las Propuestas deberán ser presentadas en 2 sobres cerrados dirigidos a la Dirección de

Relaciones Estudiantiles indicando en su exterior el tipo de Administración al cual se postula,

agregando la palabra PROPUESTA.

Sobre 1

El sobre 1 deberá contener los siguientes documentos en versión original:

• Propuesta Técnica.

• Propuesta Económica.


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• Carta de Identificación de la Propuesta. De acuerdo a formato adjunto en Anexo 1, se

deberá indicar claramente el nombre de la Administración a la cual se postula,

además de los datos de identificación de él o los Representantes o Coordinadores del

Proponente, así como el monto total bruto expresado en pesos de la oferta. Esta

carta debe venir firmada por el o los Representantes o Coordinadores y debe incluir la

Garantía de Seriedad de la Oferta.

• Declaración Jurada Simple. Conforme a formato adjunto en Anexo 2, los

Representantes de la Propuesta informarán lo siguiente:

a. Haber estudiado y dar por conocidas y aceptadas todos los antecedentes y

verificado las especificaciones técnicas y otros documentos técnicos

necesarios para está postulación.

b. Haber considerado para la Oferta Económica todos los gastos necesarios

para el servicio, de acuerdo a las condiciones y requisitos estipulados en las

Bases y demás documentos incluidos en la Licitación.

c. Haber visitado el terreno e instalaciones y conocer las características que

incidan directamente en la ejecución de los trabajos.

d. Estar conforme con las condiciones generales de las Bases.

e. Aceptar la decisión que La Universidad determine sobre la selección de

proponentes, incluyéndose la posibilidad de dejar sin efecto ésta antes de

adjudicación formal de la licitación.

Cada representante debe efectuar una declaración individual, la cual debe venir por

separado y firmada por el Representante respectivo.

• Curriculum Vitae: Se deberá adjuntar el Nombre, Carrera y Curriculum Vitae del

Coordinador Responsable o Representante por parte del Grupo de Alumnos. Además

de incluir el horario de funcionamiento y lugar de trabajo que éste tendrá.

• Antecedentes Base de la Propuesta: El Proponente devolverá firmados todos los

documentos que conformaron los antecedentes de la presente Propuesta.


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• Declaración de Visita a Terreno. Ver formato adjunto en Anexo 3. Ésta deberá ser

presentada al encargado de efectuar la Visita a Terreno, Sr. Mario Ríos, al momento

de su realización, quien será responsable de completar los antecedentes en ella

solicitados. El original quedará en poder de los Proponentes para ser adjuntado

posteriormente a su Propuesta.

• Ficha de Postulación Vía Internet. Imprimible desde portal:

www.rree.utfsm.cl.

• Copia Impresa de “Cartola de Situación Tributaria del Contribuyente”. Los

Administradores y/o Coordinadores designados por el Grupo de Alumnos para emitir

boletas de honorarios relativas a la administración de Piscina-UTFSM, deberán

presentar una copia impresa de su Cartola de Situación Tributaria, la cual es

obtenible en forma gratuita desde el portal www.sii.cl.

Sobre 2

El sobre 2 contendrá copia de toda la información incluida en sobre número 1.

3.7 Recepción de las Propuestas

Las Propuestas de los grupos participantes se recibirán en la sala de Reuniones de la

Dirección de Relaciones Estudiantiles, en la fecha y hora que se estipula para ello en la

sección 1.7 de las presentes Bases. No será considerada ninguna oferta que se reciba

fuera del día, lugar y hora señalados.

La oferta deberá ser firmada por el o los Representantes o Coordinadores del Grupo

Proponente.

3.8 Apertura de las Ofertas y Revisión de la Documentación

La recepción de ofertas se hará efectiva en la fecha y hora señalada en la sección 1.7 de las

presentes Bases, en la sala de Reuniones de la Dirección de Relaciones Estudiantiles,


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verificando que las ofertas contengan los documentos solicitados. En este acto sólo se

informará el nombre de todos los oferentes.

La Universidad se reserva el derecho de admitir aquellas ofertas que presenten defectos de

forma, omisiones o errores menores, siempre que éstos no alteren el tratamiento igualitario

a todos los Proponentes y que no se refieran a aspectos esenciales o no afecten la correcta

evaluación de las Propuestas.

3.9 Validez de la Oferta

Las Propuestas de los Proponentes no favorecidos seguirán vigentes por el plazo estipulado

en la sección 5.2, aún cuando se haya enviado la comunicación al Proponente elegido. La

retractación imprevista, se considerará como falta de seriedad del Proponente y La

Universidad hará efectiva la garantía señalada (garantía de seriedad de la oferta).

3.10 Evaluación y Preselección de Ofertas

Un comité analizará las ofertas recibidas, seleccionando la oferta más conveniente, desde el

punto de vista de los intereses de La Universidad.

Será responsabilidad de Los Alumnos haber proporcionado toda la información que permita a

este comité efectuar la evaluación de sus ofertas de acuerdo a los criterios definidos.

De considerarlo necesario, este comité podrá solicitar, por escrito, precisiones a algún

Proponente, sobre aspectos de su Propuesta que no resulten suficientemente claros, en cuyo

caso, tanto las aclaraciones solicitadas como las respuestas pasarán a formar parte

integrante de los antecedentes de la Licitación en caso de serle adjudicado.


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3.11 Rechazo de Ofertas

El comité se reserva el derecho de rechazar total o parcialmente cualquier oferta, e incluso

rechazarlas todas, si a la luz de la revisión efectuada no se satisfacen los requerimientos

planteados, o se considera inconveniente para los intereses de La Universidad continuar

adelante con el proceso de selección, o no se ajusta sustancialmente a las Bases.

3.12 Selección y Notificación a los Proponentes

a) Selección de Proponentes

Una vez que se haya seleccionado los proponentes, se comunicará, por escrito, al

Grupo seleccionado, la aceptación de su oferta y, al mismo tiempo, se solicitarán los

documentos necesarios para la formalización de la Adjudicación. La resolución de su

aceptación será comunicada al Proponente favorecido por carta original y copia,

debiendo devolver esta última firmada por el o los Representantes o Coordinadores

como prueba de recepción.

La selección de una Propuesta por La Universidad, no obliga a efectuar la adjudicación

pertinente. Las obligaciones entre ambos sólo serán válidas a partir de la Adjudicación

formal del servicio.

b) Notificación a los Proponentes No Adjudicados

La Universidad notificará a los restantes Grupos de Alumnos Proponentes, mediante

correo electrónico, que su oferta no ha sido seleccionada para la prestación de sus

servicios y que la copia oficial de dicha carta estará disponible en la oficina de

correspondencia.

c) Devolución de Documentación

Una vez realizada la notificación indicada en la letra b) precedente, los Proponentes no

seleccionados podrán retirar sus respectivas Garantías de seriedad de la oferta. La

Universidad no devolverá la información y documentos entregados por los Grupos de

Alumnos Proponentes.


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3.13 De la Fiscalización

Una vez adjudicada la Licitación, Los Alumnos deberán tener en cuenta las siguientes

condiciones:

• Se someterán a la supervisión directa de Dirección de Relaciones Estudiantiles y de la

Dirección de Defider.

• Deben cumplir todos los requerimientos detallados en la sección 6: DEBERES DE LA

EMPRESA, de estas Bases.


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4. CONTENIDOS BÁSICOS DE LAS PROPUESTAS

Sin perjuicio de la libertad de los Proponentes para insertar antecedentes y contenidos

adicionales en sus Propuestas, así como innovaciones en la gestión del recinto (las cuales

deberán ser coherentes con lo estipulado en las presentes Bases), toda oferta deberá contar

con la siguiente información como base:

4.1 Propuesta Técnica

Objetivos de la Administración

Deberá indicar los lineamientos bajo los cuales se regirán Los Alumnos Proponentes durante

el período a licitar (Agosto 2012 a Junio 2013), así como objetivos generales y

específicos propuestos.

Plan de Trabajo Anual

Se deberá explicitar la programación anual de actividades propuesta por Los Alumnos para

el período a licitar (Agosto 2012 a Junio 2013). Ésta deberá ser coherente con los

requerimientos de la Dirección de Defider y los lineamientos generales expuestos en las

presentes Bases.

Políticas del Recinto

La Propuesta deberá indicar lo siguiente:

• Horario de Operación Propuesto.

• Período de Operación Propuesto.


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• Condiciones de Uso del Recinto. Se indicarán las condiciones a las que estarán

sujetos los usuarios de Piscina-UTFSM, especificando la existencia de cualquier tipo

de sanción o multa (si así lo instaurará el o los Proponentes), sus causales y

descripción de estas.

• Políticas de Operación Propuestas. Se informarán las políticas de operación

consideradas por el Grupo de Alumnos para el funcionamiento del recinto. Deberá

mencionar ítems como:

a. Procedimiento para la mantención de ficheros.

b. Método de control de asistencia del personal.

c. Procedimiento para asegurar la conservación de instalaciones y equipos.

d. Dinámicas de operación con usuarios (inscripción, registro de asistencia,

manejo de pertenencias, etc.).

e. Procedimiento para la mantención de aseo y seguridad en el recinto.

f. Etc.

Todos ellos deberán ser coherentes con las disposiciones estipulas por Defider y las

presentes Bases en estas materias.

Descripción de Cargos y Funciones

Se deberá explicitar las siguientes materias:

• Descripción de Cargos. Detalle de las funciones, responsabilidades y facultades de

cada cargo considerado por él o los Proponentes para la administración del recinto

(administradores, coordinadores, recepcionistas, etc.). Deberá especificar también el

lugar físico en que llevarán a cabo sus funciones y horarios si correspondiese.


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Políticas de Personal

• Método de Contratación de Trabajadores. Se deberá explicar cuáles serán los

métodos de convocatoria y selección de alumnos para las contrataciones, así como

los criterios bajo los cuales se realizarán dichas selecciones.

• Políticas de Capacitación del Personal.

• Cantidad Máxima de Horas por Alumno. Se deberá mencionar la cantidad máxima de

horas que trabajaran cada uno de los alumnos integrantes del Grupo.

• Condiciones Laborales: Se deberá especificar las condiciones laborales bajo las cuales

operarán los trabajadores. Esto es: causales de despido, sanciones y/o multas

existentes, beneficios, bonos especiales, entre otros.

4.2 Propuesta Económica

Estructura de Costos

A continuación se detallan los puntos que deben ser descritos a cabalidad en la estructura de

costos presentada por los postulantes a la administración del servicio, teniendo en

consideración que cualquier modificación debe ser comunicada a Dirección de Relaciones

Estudiantiles antes de ser llevada a cabo.

• Remuneraciones. En el ítem de remuneraciones debe estar claramente especificada la

descripción del cargo a desempeñar y el número de funcionarios, las horas hábiles

del mes (factibles de modificar según eventualidades), el valor hora y el monto total

estimado, esto según el formato que se presenta en la Tabla 2.

Tabla 2. Formato Remuneraciones

CARGO Nº TRABAJADORES HORAS TRABAJADAS VALOR HORA TOTAL

También se deberá incluir la especificación de los montos expresados en pesos que

percibirán cada uno de los integrantes que conformen el Grupo de Alumnos

(Administradores y/o Coordinadores).


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Cabe señalar que las horas trabajadas deberán ser remuneradas como hora reloj y la

oferta a realizar deberá ser en valor bruto.

• Gastos Administrativos. Este ítem incluye los egresos no operacionales, esto es,

gastos no vinculados directamente con la prestación del servicio, como fotocopias,

impresiones, tinta, teléfono, entre otros.

Se deberá entregar de acuerdo al formato presentado en la Tabla 3, la estimación de

los gastos en que se incurrirá en este ítem durante el período a licitar. En caso de no

incurrir en este gasto, mencionar.

Tabla 3. Formato Gastos Administrativos

ÍTEM DESCRIPCIÓN MONTO FUENTE DE FINANCIAMIENTO FECHA DE DESEMBOLSO

Deberá contener y valorizar todos aquellos ítems propuestos por el Grupo de Alumnos

en su oferta. Esto incluye: actividades de promoción, costos asociados a la

implementación de registros, innovaciones o mejoras propuestas, etc. Exceptuando el

pago de remuneraciones.

También deberá indicar la fuente de financiamiento que poseerá cada uno de los

ítems propuestos (la administración del recinto; La Universidad; multas u otros

ingresos, etc.), así como el instante en que se llevarán a cabo cada uno de los

desembolsos.

Cabe destacar que toda materia asociada al Servicio de Administración del recinto

(provisión de personal administrativo y monitores-piscina, cumplimiento de

obligaciones estipuladas en las presentes Bases, etc.) será responsabilidad del Grupo

de Alumnos su financiamiento y deberá ser considerada en su respectiva Propuesta

Económica.


26

En relación a las materias de mejora en infraestructura, equipos u otros servicios

operacionales propuestos, éstos podrán ser negociados con La Universidad en su

factibilidad de realización y financiamiento (o co-financiamiento si así lo decidiesen

los Proponentes).

• Política de Distribución del 10%. Es fundamental una clara descripción de la

administración del monto que será retenido por el Servicio de Impuestos Internos,

qué monto se somete a impuesto, a cuanto alcanza el valor retenido y quién será el

beneficiario en la fecha de recepción de la devolución de impuestos. (Tabla 4)

Junto a esto se debe informar del lugar y forma en que se reembolsará al beneficiario

dicho monto.

Tabla 4. Formato Distribución del 10%

BENEFICIARIOS MONTO AFECTO

MONTO RETENIDO

A

IMPUESTO

B

SALDO

(A-B)

FORMA DE REEMBOLSO


27

5. DISPOSICIONES DE LA ADJUDICACIÓN

5.1 Tipo de Servicio

El servicio será bajo Suma Fija.

5.2 Celebración de la Adjudicación

Se adjudicará dentro de 15 días corridos, desde la notificación al Grupo seleccionado, previa

recepción de lo solicitado en el párrafo 5.3.

En caso que el Grupo seleccionado no proporcione los antecedentes requeridos o no

formalice la adjudicación en el plazo indicado, La Universidad podrá declarar sin efecto la

selección y seleccionar al siguiente Grupo de Alumnos preseleccionado. En tal caso, La

Universidad quedará facultada para hacer efectiva la Garantía de Seriedad de la Oferta, de

acuerdo a lo estipulado en la sección 2.1 letra c.

5.3 Documentación Integrante de la Adjudicación

El Grupo de Alumnos seleccionado deberá presentar en copias autenticas, los Certificados de

Alumno Regular de él o los Representantes o Coordinadores. Éste será requisito fundamental

para la formalización de la adjudicación.


28

5.4 Precio de la Oferta y Forma de Pago

Valor de la Oferta

El valor total de la oferta deberá comprender todos los costos de implementación. Esto

incluye gastos de: financiamiento, remuneraciones generales y demás gastos inherentes,

incluido el detalle de los sueldos que percibirán cada uno de los integrantes del Grupo.

La oferta deberá desglosarse por itemes y deberá incluir en cada uno, gastos y costos

generales.

Valor del Servicio

El valor del servicio de Administración Piscina, se valoriza aproximadamente en $

670.000.- (seiscientos setenta mil pesos) brutos mensuales, comprendido entre los meses

de Agosto de 2012 a Junio 2013, considerando calendario académico del segundo periodo

de 2012 y primer periodo de 2013, descontando días no trabajados (vacaciones de verano,

vacaciones de invierno, fiestas patrias, feriados, etc.).

Dicho monto no podrá ser excedido, salvo expresa autorización de Dirección de Relaciones

Estudiantiles y Defider.

Corresponderá a Defider informar a la Administración del recinto respecto a cualquier

extensión en el calendario de operación de este. Dichos períodos serán financiados por

medio de recursos adicionales aportados por La Universidad, respetándose los criterios

generales convenidos en la presente Licitación y sus documentos asociados.

Forma de Pago

El pago será realizado al vencimiento de cada mes mediante boleta de honorarios que posea

él o los Representantes o Coordinadores del Grupo de Alumnos, adjuntando la Estructura de

Costos respectiva. La ausencia de este documento facultará a La Universidad a no cancelar

el monto solicitado hasta que se cumpla con la presentación de dicho documento.

La información que deberá contener dicha Estructura de Costos se resume a continuación:


29

• Informe de Remuneraciones.

Por trabajador:

Tabla 5. Formato Informe de Remuneraciones por Trabajador

NOMBRE ROL USM

SITUACIÓN ACADÉMICA

CARGO HORAS

TRABAJADAS PAGO/ HORA

OTROS INGRESOS

DESCUENTOS

TOTAL MONTO

RETENIDO

TOTAL MENSUAL -

Por días trabajados:

Tabla 6. Formato Informe de Remuneraciones por Días Trabajados

FECHA HORAS

TRABAJADAS PAGO / HORAS TRABAJADAS

BONOS Y OTROS INGRESOS

DESCUENTOS

TOTAL MONTO

RETENIDO

TOTAL MENSUAL

Adicionalmente, se deberá adjuntar un detalle con la descripción de las bonificaciones

o descuentos efectuados, así como la individualización de los trabajadores y montos

involucrados.

• Informe de Ingresos.

Se deberán informar todos aquellos ingresos percibidos por la administración y su

fuente (Ej. Multas, donaciones, aportes especiales, etc.).

Si la administración no percibe ingresos, informar.

Tabla 7. Formato Informe de Ingresos

FECHA INGRESOS PERCIBIDOS

FUENTE

CONCEPTO

DESCRIPCIÓN

TOTAL MENSUAL - - -

• Informe de Gastos Administrativos.


30

Se deberán informar todos los gastos administrativos incurridos por la Administración

durante el período a rendir, incluyendo su fuente de financiamiento:

Tabla 8. Formato Informe de Gastos Administrativos

Nº OPERACIÓN FECHA TIPO DE DOCUMENTO Nº DOCUMENTO DETALLE MONTO FUENTE

5.5 Término Anticipado de la Adjudicación

La Universidad podrá resolver unilateralmente el término de la Adjudicación, sin forma de

juicio y sin derecho a indemnización alguna, en los siguientes casos:

a) Por no disponer Los Alumnos del personal para ejecutar su trabajo en la fecha

señalada para el inicio de sus operaciones.

b) Por atraso en el inicio normal de las operaciones en más de 7 días corridos desde la

fecha establecida en estas Bases.

c) En caso de paralización o interrupción de los trabajos sin causa justificada, por un

periodo mayor de 1 día.

d) En caso de incumplimiento, por parte de Los Alumnos, de las obligaciones

comprometidas o de las órdenes impartidas por los profesionales a cargo de la supervisión

de las operaciones.

e) Por no respetar normas técnicas.

f) Por no presentarse en el recinto sin causa justificada la persona designada por Los

Alumnos para dirigir las operaciones.

g) En caso que Los Alumnos se nieguen a introducir las medidas correctivas solicitadas

por los representantes de La Universidad a través de La Dirección de Relaciones

Estudiantiles.


31

h) Por incumplimiento de los compromisos para con su personal.

i) Por uso indebido de recintos, equipamientos e implementación otorgados por La

Universidad.

j) Por mal comportamiento y/o atentar contra el orden y buenas costumbres.

k) Por reiterada ausencia en la documentación mínima necesaria para la correcta

presentación de Informes. Toda la documentación necesaria se encuentra identificada en las

presentes Bases.

l) Por retraso mayor a 5 días hábiles en la presentación de Informes Bimensuales. Este

plazo incluye cualquier contratiempo.

m) Por no haber realizado los cambios propuestos en una fiscalización inmediatamente

anterior.

La Universidad a través de la Dirección de Relaciones Estudiantiles en cualquiera de las

situaciones anteriores podrá emitir un informe técnico que se hará llegar a Los Alumnos, a

fin de que éste, dentro de un plazo de 3 días corridos, se ajuste a las normas y disposiciones

señaladas. Si esto no sucede, procederá el término de la adjudicación.

5.6 Condiciones Generales a Cumplir por Los Alumnos

En la ejecución de todos los trabajos que se convengan, Los Alumnos cumplirán con todas

las condiciones generales siguientes:

En relación al personal que emplee

a) Deben ser alumnos matriculados en la Casa Central de la Universidad Técnica

Federico Santa María (no pueden ser alumnos memoristas exclusivos).

b) La Universidad podrá ordenar el alejamiento temporal o permanente de cualquier

miembro del personal de Los Alumnos, sin expresión de causa y sin cargo para ella.


32

c) Los Alumnos deberán cumplir con las leyes y reglamentos internos relativos a la

seguridad personal y la prevención de accidentes del trabajo en el interior de la Universidad

Técnico Federico Santa María.

5.7 Facilidades Ofrecidas por La Universidad

La Universidad proveerá los requerimientos de infraestructura, equipos, materiales e

insumos requeridos directamente en las operaciones de la piscina, según sea su criterio.

Asimismo suministrará todos aquellos servicios que a su juicio sean necesarios para el

normal funcionamiento de las operaciones del recinto, entre ellos: agua, energía eléctrica y

mantención de piscina.

5.8 Aceptación de Bases

El o los Representantes o Coordinadores, dan por conocidas y aceptadas las Bases de la

presente Licitación y se obliga a su cumplimiento en el caso de que su oferta resulte

aceptada por La Universidad.

5.9 Vigencia y Duración la Adjudicación

La adjudicación tendrá duración hasta Junio 2013, al término del cual se volverá a realizar

el llamado a Licitación. Si La Universidad lo estimaré conveniente se renovará en los

mismos términos y condiciones a menos que la otra parte manifieste la intención de no

perseverar en él.


33

6. DEBERES DE LA EMPRESA

6.1 Cumplimiento de Horario

Administración Piscina debe funcionar de Lunes a Viernes desde las 9:00 hasta las 21:30

horas y los Sábados desde las 9:00 hasta las 17:30 horas, o en su defecto los horarios

acordados con Defider.

6.2 Período de Operación

Las dependencias de Piscina-UTFSM, así como sus servicios asociados, deberán operar

normalmente durante el período académico comprendido entre Agosto 2012 y Junio 2013,

rigiéndose para dichos efectos por el Calendario Académico Oficial de la Universidad

Técnica Federico Santa María (Segundo Semestre Académico 2012 y Primer Semestre

Académico 2013).

En función de lo anterior, se excluyen como períodos de operación obligatorios aquellos en

que se encuentren suspendidas las actividades universitarias (vacaciones de verano,

vacaciones de invierno, fiestas patrias, feriados, etc.), salvo disposición expresa de Defider,

hecho ante el cual se gestionarán recursos adicionales para la administración y operación del

recinto.

6.3 Presencia de los Trabajadores

Será responsabilidad de la administración proveer el personal necesario para la correcta

operación del recinto en los horarios y períodos dispuestos en los puntos precedentes.

La administración del recinto deberá planificar mensualmente los horarios de trabajo de sus

trabajadores y velar por el cumplimiento de estos. Será su responsabilidad implementar y

mantener un registro escrito de ello.

Durante los días y horarios en que el recinto se encuentra operativo, éste deberá contar

permanentemente con a lo menos un trabajador administrativo presente en oficina del


34

recinto (recepcionista y/o administrador), el cual deberá portar identificación y será

responsable del local.

Del mismo modo, será obligatoria la presencia permanente de un Monitor en el sector

Piscina durante los horarios en que el recinto está en funcionamiento. Éste deberá estar

debidamente identificado y cumplirá las funciones de salvavidas y guardián de piscina,

impidiendo cualquier conducta peligrosa ya sea en su interior o alrededores inmediatos.

Los trabajadores que ocupen el cargo de Monitor Piscina deberán poseer conocimientos

tanto teóricos como prácticos de técnicas de salvataje y primeros auxilios, siendo

responsabilidad de la Administración asegurar que sus trabajadores cumplan con este

requisito y que posean las habilidades y capacidad física idóneas para desempeñarse en el

cargo.

Asimismo, la Administración deberá proveer de las instancias de capacitación necesarias

para superar cualquier falencia de sus trabajadores. En temáticas de salvataje y primeros

auxilios se podrá coordinar con Defider la realización de un curso para monitores abarcando

estas temáticas.

En caso de presentarse cualquier anomalía al interior del recinto (accidentes personales,

robos, etc.), el trabajador a cargo deberá informar inmediatamente a las entidades

pertinentes (Ej. Seguridad, Policlínico, Defider, D.RR.EE., etc.).

6.4 Estado de los Equipos

Se deberá velar por un correcto uso y mantenimiento de todos los equipos y artículos que se

harán entrega al momento de inicio de actividades. Esto con el fin de cuidar los intereses de

nuestra casa de estudios y asegurar un funcionamiento regular de esta administración.

Cualquier requerimiento de infraestructura, equipos, insumos o materiales relacionados

directamente con las operaciones de Piscina-UTFSM deberán ser solicitados y canalizados a

través de Defider.


35

La Administración de Piscina-UTFSM deberá acoger e implementar todas las solicitudes y/o

recomendaciones que le sean indicadas por el equipo de Mantención Piscina o Defider en

temáticas relacionadas con el uso y cuidado diario de la piscina.

6.5 Aseo y Orden

Se deberá mantener un orden y aseo permanente en las dependencias asignadas a la

empresa, es decir, las dependencias deben permanecer limpias y lo suficientemente

ordenadas de manera tal que estén despejadas tanto las vías de acceso como los lugares de

transito interno, de manera que no se entorpezca el funcionamiento y que se eviten posibles

accidentes.

La Universidad proveerá los servicios de aseo general del recinto (sector piscina) y de

Mantención Piscina, siendo su administración responsable de supervisar, controlar y

mantener registros de la correcta ejecución de estas tareas. Cualquier disconformidad

deberá ser informada en primera instancia al trabajador encargado, en caso de no existir

mejoría en su desempeño deberá ser comunicado a Defider.

6.6 Mantención de Ficheros

Los ficheros asignados deben contar con toda la información referente a actividades que se

realizaran en esta empresa, por lo tanto éste deberá ser actualizado semanalmente.

6.7 Con los Trabajadores

Será responsabilidad de la administración el proveer a sus trabajadores de condiciones

laborales dignas, transparentes y seguras.

Del mismo modo, se debe crear un registro en el cual se establezca claramente cuáles son

las funciones y responsabilidades de cada trabajador, incluyendo Administradores y/o

Coordinadores.


36

Además, se registrarán e indicarán cuales son las condiciones laborales de cada uno de

ellos. Esto es: remuneración acordada, causales de despido, sanciones y/o multas

existentes, beneficios de los trabajadores, entre otros.

Lo anterior deberá ser informado a cada uno de los trabajadores al momento de su

contratación, quienes deberán dar constancia de ello a través de declaración jurada simple.

Adicionalmente, la administración deberá implementar los siguientes registros:

a) Nómina Mensual de Trabajadores, incluyendo Rol USM, situación académica, número

de horas trabajadas, monto cancelado y firma de cada individuo certificando la

recepción conforme del monto ahí descrito.

b) Libro de Asistencia Diario, esto con la finalidad de justificar la remuneración a los

trabajadores. Deberá contener: identificación del trabajador, hora de ingreso, hora de

salida y firma del mismo.

6.8 Horas promedio trabajadas por persona

Ningún trabajador debe exceder el máximo de 15 (quince) horas semanales trabajadas

decretado por la Vicerrectoría de Asuntos Académicos en el Reglamento General de

Ayudantías.

6.9 Existencia de Inventario

La administración deberá elaborar un inventario global del recinto, el cual debe ser

actualizado como mínimo una vez al mes, dejando constancia de todo ingreso y egreso de

material además de cualquier daño que pueda afectar a cualquier implemento.

Deberá contener como mínimo la siguiente información:

Tabla 9. Formato Inventario


37

NOMBRE DEL ARTÍCULO O EQUIPO

DESCRIPCIÓN Nº IDENTIFICADOR (si corresponde)

CANTIDAD

ESTADO

OBSERVACIONES

Del mismo modo, dada la afluencia de público al recinto, se deberá implementar un sistema

de chequeo rápido de infraestructura y equipos deportivos, que deberá ser aplicado como

mínimo 2 veces al día en sus dependencias de libre acceso con objeto de la detección

temprana de irregularidades.

6.10 Manejo de Dinero

La administración deberá llevar un registro claro y detallado de todos los ingresos y egresos

de dinero realizados por la empresa. Para este fin, se deberán elaborar documentos físicos

que avalen esta información, como un Libro Diario con un formato semejante al presentado

en la Tabla 10, el cual deberá encontrarse siempre disponible.

Tabla 10. Formato Libro Diario

Nº OPERACIÓN

FECHA

DOCUMENTO

Nº DOCUMENTO

DETALLE MONTO

OBSERVACIONES Ingresos Egresos

TOTAL MENSUAL

SALDO MENSUAL

Este registro debe estar acompañado por un registro físico de los documentos que acreditan

dichas transacciones (boletas, facturas u otros).

6.11 Registro de Usuarios y Actividades

Se deberá implementar un sistema de registro de las actividades diarias del recinto (incluye

actividades ordinarias y extraordinarias), indicándose claramente:

a) El profesor o usuario responsable.

b) Lugar y equipos facilitados.

c) Descripción general de la actividad.


38

d) Registro de participantes.

Será responsabilidad de la administración velar por el correcto uso de las dependencias, así

como asegurar su utilización sólo por usuarios autorizados (ver sección 1.11).

6.12 Mantención de Estadísticas de Operación

En función de los registros desarrollados, se deberá generar estadísticas mensuales de la

operación del recinto. Éstas deberán contener como mínimo información relativa a:

a) Número de días trabajados.

b) Número de usuarios.

c) Composición de usuarios: Alumnos, Funcionarios y Profesores, Ramas deportivas, etc.

d) Composición de actividades del recinto: Actividades Curriculares, Actividades

Extracurriculares (excluyendo ramas deportivas), Actividades Ramas Deportivas, Uso

Libre, etc.

e) Evolución de ingresos y egresos del recinto.

f) Composición mensual de ingresos y egresos.

Toda esta información deberá ser integrada al Informe Bimensual solicitado en 6.17.

6.13 Objetos Perdidos

Se deberá implementar un Registro de Objetos Perdidos, así como establecer una política del

recinto en esta materia: tiempo de conservación, lugar de almacenamiento, destino de

objetos no reclamados, etc.

6.14 Promoción Interna


39

Es responsabilidad de la administración implementar acciones de promoción interna para

informar respecto a la existencia del recinto y fomentar su uso por parte de la comunidad

universitaria.

6.15 Bitácora

Es preciso que la administración maneje un registro de los acontecimientos relevantes

ocurridos durante el período de trabajo, esto se debe realizar mediante la inscripción diaria

en un formato tipo bitácora, indicando los eventos acontecidos y medidas tomadas por la

administración.

6.16 Libro de Reclamos y Sugerencias

La administración deberá implementar un Libro de Reclamos y Sugerencias, el cual poseerá

carácter público tanto para los usuarios del recinto, como entidades encargadas de su

fiscalización. Éste deberá poseer páginas numeradas y estar ubicado en lugar visible.

Será responsabilidad de la administración efectuar una revisión periódica de las

observaciones en él contenidas, así como canalizar sus alternativas de solución en caso de

ser requeridas.

Toda revisión al Libro de Reclamos y Sugerencias, así como las acciones derivadas de ello,

deberán ser registradas en la Bitácora del recinto.


40

6.17 Informes Bimensuales

La administración deberá entregar bimensualmente a Dirección de Relaciones Estudiantiles y

Defider, un informe en el que se detallen las actividades realizadas por la empresa durante

los dos meses anteriores.

Éste deberá ser entregado el primer lunes del mes siguiente al período a reportar,

contándose como referencia los siguientes plazos.

Tabla 11. Plazos de entrega para Informes Bimensuales

Período reportado por informe Fecha de entrega

Agosto – Septiembre 2012

Octubre – Noviembre de 2012

Diciembre 2012

Primer Lunes de Octubre de 2012

Primer Lunes de Diciembre de 2012

Primer Lunes de Enero de 2013

Deberá proporcionar como mínimo la siguiente información del período a reportar:

a) Reportes Mensuales de Actividades.

• Actividades desarrolladas en el recinto.

• Hechos relevantes acontecidos.

b) Planificación de Operaciones. Correspondiente a los 2 meses siguientes al período

reportado. Incluye: turnos y horarios de trabajo, actividades a desarrollar, etc.

c) Recursos Humanos. Relativa a cada uno de los meses a informar:

• Identificación del Equipo de Trabajo, indicando los siguientes ítems: Nombre del

trabajador, Rol USM, Situación Académica, Cargo Desempeñado, Horas

Trabajadas por mes informado.


41

• Planilla de remuneraciones mensuales. Firmada por trabajadores certificando

recepción y conformidad con remuneraciones percibidas. Deberá detallar ítems

que la componen bajo el siguiente formato:

Tabla 12. Formato Remuneraciones por Trabajador

NOMBRE

CARGO HORAS

TRABAJADAS PAGO/ HORA

OTROS INGRESOS

DESCUENTOS

TOTAL MONTO

RETENIDO FIRMA DEL

TRABAJADOR

TOTAL MENSUAL -

• Ocasión de pago de retenciones del período reportado.

• Detalle de bonificaciones o descuentos efectuados, así como individualización de

trabajadores y montos involucrados.

d) Estructura de Costos. Relativa a los meses abordados en Informe Bimensual. Incluye:

• Remuneraciones y días trabajados. En base al siguiente formato:

Tabla 13. Formato Informe de Remuneraciones y Días Trabajados

FECHA Nº

TRABAJADORES HORAS

TRABAJADAS REMUNERACIONES/D

ÍA BONOS Y OTROS INGRESOS

DESCUENTOS

TOTAL MONTO

RETENIDO

TOTAL

MENSUAL

• Reporte de ingresos y egresos percibidos en el período a reportar. Deberá

proporcionar la siguiente información básica:

Tabla 14. Formato Reporte de Ingresos y Egresos Mensuales

Nº OPERACIÓN

FECHA

DOCUMENTO

Nº DOCUMENTO

DETALLE MONTO

OBSERVACIONES Ingresos Egresos

TOTAL MENSUAL

SALDO MENSUAL


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e) Estadísticas del Recinto. Deberán ser coherentes con lo solicitado en la sección 6.12.

f) Inventario Mensual del Recinto.

g) Sugerencias, Comentarios o Solicitudes Propuestas a Dirección de Relaciones


6.18 Informe Consolidado Anual

Deberá proporcionar los siguientes antecedentes, coherentemente con lo indicado en sección

6.17.

a) Resumen anual de actividades y hechos relevantes.

b) Informe consolidado de recursos humanos.

c) Estructura de costos consolidada (resumen por mes y total anual incurrido).

d) Resumen estadístico anual del recinto.

e) Inventario final de dependencias.

f) Conclusiones, sugerencias y/o peticiones dirigidas a Dirección de Relaciones


6.19 Mantención de Información

Todos los registros y requerimientos impuestos por las presentes Bases deberán ser

generados, archivados y mantenidos por la administración. Estos deberán ser almacenados

en dependencias de Piscina-UTFSM (ya sea en original o copias) y encontrarse disponibles

para eventuales fiscalizaciones, las cuales podrán ser realizadas sin previo aviso por los

organismos señalados en la sección 3.13.


43

6.20 Traspaso de la administración

Una vez finalizado el período de administración convenido, el Grupo de Alumnos que cesa en

sus funciones deberá contar con una participación activa en el Traspaso de la Administración

a quienes los sucedan en el cargo. Para ello deberá proporcionar la siguiente información, en

fecha informada pertinentemente por Dirección de Relaciones Estudiantiles:

a) Inventario actualizado del recinto. Informará respecto a los implementos disponibles en

Piscina-UTFSM y sus condiciones de entrega (infraestructura, equipos,

herramientas, etc.).

b) Registros, procedimientos e información oficial generada en el período anterior.

Incluyendo Informe Consolidado Anual y comprobantes firmados de la devolución del

10% de impuestos a los alumnos que trabajaron en la administración.

Será decisión del nuevo administrador y sus fiscalizadores la mantención, eliminación

y/o adecuación en sus contenidos de la información traspasada.

c) Compromisos de corto y mediano plazo tomados por la administración.

Será responsabilidad de la nueva administración corroborar la veracidad e integridad de la

información traspasada, informando a La Universidad ante cualquier disconformidad

detectada.


44

II. ANEXOS

1. Carta de identificación de la Propuesta.

2. Declaración jurada simple.

3. Declaración de visita a terreno.


45

1. CARTA DE IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

Administración a la cual postula:

Identificación de los Representantes de la oferta:

Representante 1

Nombre

RUT Domicilio

Teléfono Correo electrónico

Representante 2

Nombre

RUT Domicilio


Representante 3

Nombre

RUT Domicilio


Valor total bruto de la oferta (en cifras): $ _ pesos.

(En palabras)

Garantía de seriedad de la Oferta.

Se adjunta Garantía de Seriedad de la Oferta.

Monto (en cifras): $ pesos. (En palabras) pesos.

Forma de pago (marcar con una X): Efectivo Cheque

Identificación del documento (si corresponde):

Institución financiera: Nº de Cuenta:

Nombre del titular de la cuenta: Nº de serie del documento: _

Firma de Representantes:

Representante 1 Representante 2 Representante 3


46

2. DECLARACIÓN JURADA SIMPLE

Por medio de la presente, Yo , Rut ,

con domicilio particular en y postulante

a la administración de , declaro lo siguiente:

a. Haber estudiado y dar por conocidas y aceptadas todos los antecedentes y verificado

las especificaciones técnicas y otros documentos técnicos necesarios para está

postulación.

b. Haber considerado para la Oferta Económica todos los gastos necesarios para el

servicio, de acuerdo a las condiciones y requisitos estipulados en las Bases y demás

documentos incluidos en la Licitación.

c. Haber visitado el terreno e instalaciones y conocer las características que incidan

directamente en la ejecución de los trabajos.

d. Estar conforme con las condiciones generales de las Bases.

e. Aceptar la decisión que La Universidad determine sobre la selección de proponentes,

incluyéndose la posibilidad de dejar sin efecto ésta antes de adjudicación formal de la

licitación.

En caso de disconformidad con alguno de los puntos señalados, indicar las apreciaciones

correspondientes en ítem observaciones.

Observaciones

Nombre Representante

Rut Representante


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3. DECLARACIÓN DE VISITA A TERRENO

Documento de uso de exclusivo de Representante de La Universidad en Visita a

Terreno.

Por medio de la presente, Yo Mario Ríos, representante oficial de La Universidad en la etapa

de Visita a Terreno asociada a la Licitación “Administración Piscina-UTFSM”, declaro que los

individuos identificados a continuación han cumplido con la instancia de visita a terreno a las

instalaciones de Piscina-UTFSM.

Asistentes

Nombre Rut Firma

Fecha de realización: Hora:

En la ocasión se procedió a informar a los presentes respecto a las características que

inciden en la operación y administración del recinto.

Se deja constancia de las siguientes observaciones*

* Tachar el espacio en caso de no ser utilizado.

Sr. Humberto Gómez D.

Representante UTFSM – Visita a Terreno Piscina-UTFSM.

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