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Proceso de Licitación, Administración 2012
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CONTENIDOS
I. BASES GENERALES 4
1. ANTECEDENTES Y DISPOSICIONES GENERALES DE LA LICITACIÓN 4
1.1 Aspectos Generales 4
1.2 Identificación del Demandante 5
1.3 Datos de Contacto para Licitación 5
1.4 Antecedentes Administrativos 6
1.5 Objetivo y Alcance de la Licitación 7
1.6 Normas Generales 8
1.7 Cumplimiento de Plazos del Calendario de Licitación 8
1.8 Modificación de las Bases 9
1.9 Modalidad del Servicio 9
1.10 Confidencialidad 9
1.11 Antecedentes de la Unidad a Licitar 10 Nombre 10 Servicios Prestados 10 Usuarios 11
2. REQUISITOS Y ANTECEDENTES DE LOS PROPONENTES 12
2.1 Requisitos y Antecedentes 12
2.2 Financiamiento de la Preparación de la Oferta 14
3. PROCESO DE LICITACIÓN 15
3.1 Retiro de Bases e Inscripción en Proceso de Licitación 15
3.2 Visita a Terreno 15
3.3 Recepción de Consultas 15
3.4 Entrega de Respuestas 16
3.5 Aclaración de las Bases de Licitación 16
3.6 Presentación de la Propuesta 16 Sobre 1 16 Sobre 2 18
3.7 Recepción de las Propuestas 18
3.8 Apertura de las Ofertas y Revisión de la Documentación 18
3.9 Validez de la Oferta 19
3.10 Evaluación y Preselección de Ofertas 19
3.11 Rechazo de Ofertas 20
3.12 Selección y Notificación a los Proponentes 20
3.13 De la Fiscalización 21
Proceso de Licitación, Administración 2012
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4. CONTENIDOS BÁSICOS DE LAS PROPUESTAS 22
4.1 Propuesta Técnica 22 Objetivos de la Administración 22 Plan de Trabajo Anual 22 Políticas del Recinto 22 Descripción de Cargos y Funciones 23 Políticas de Personal 24
4.2 Propuesta Económica 24 Estructura de Costos 24
5. DISPOSICIONES DE LA ADJUDICACIÓN 27
5.1 Tipo de Servicio 27
5.2 Celebración de la Adjudicación 27
5.3 Documentación Integrante de la Adjudicación 27
5.4 Precio de la Oferta y Forma de Pago 28 Valor de la Oferta 28 Valor del Servicio 28 Forma de Pago 28
5.5 Término Anticipado de la Adjudicación 30
5.6 Condiciones Generales a Cumplir por Los Alumnos 31
5.7 Facilidades Ofrecidas por La Universidad 32
5.8 Aceptación de Bases 32
5.9 Vigencia y Duración la Adjudicación 32
6. DEBERES DE LA EMPRESA 33
6.1 Cumplimiento de Horario 33
6.2 Período de Operación 33
6.3 Presencia de los Trabajadores 33
6.4 Estado de los Equipos 34
6.5 Aseo y Orden 34
6.6 Mantención de Ficheros 35
6.7 Con los Trabajadores 35
6.8 Horas promedio trabajadas por persona 36
6.9 Existencia de Inventario 36
6.10 Manejo de Dinero 36
6.11 Registro de Usuarios y Actividades 37
6.12 Mantención de Estadísticas de Operación 37
6.13 Objetos Perdidos 38
6.14 Promoción Interna 38
6.15 Bitácora 38
6.16 Libro de Reclamos y Sugerencias 39
6.17 Informes Bimensuales 39
6.18 Informe Consolidado Anual 41
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6.19 Mantención de Información 42
6.20 Traspaso de la administración 42
II. ANEXOS 44
1. CARTA DE IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA 45
2. DECLARACIÓN JURADA SIMPLE 46
3. DECLARACIÓN DE VISITA A TERRENO 47
Proceso de Licitación, Administración 2012
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I. BASES GENERALES
1. ANTECEDENTES Y DISPOSICIONES GENERALES DE LA LICITACIÓN
1.1 Aspectos Generales
Las presentes Bases de Licitación contienen las disposiciones generales que regirán las
relaciones de la Universidad Técnica Federico Santa María a través de la Dirección de
Relaciones Estudiantiles, en adelante “La Universidad”, con el Grupo de Alumnos, en
adelante “Los Alumnos", durante el proceso de llamado a propuesta, presentación
de las ofertas, su apertura, selección de proponentes, la adjudicación, la ejecución, el
pago y todas las materias relacionadas con esta Licitación.
Las ofertas de Los Alumnos serán calificadas en una única instancia por La Universidad,
quien será responsable de la evaluación, selección y adjudicación de la propuesta.
Para que una propuesta se considere válida, ésta deberá cumplir con las disposiciones de las
presentes Bases. La presentación de una propuesta, implica para Los Alumnos la aceptación
de las presentes Bases, a las cuales se someten desde ya, renunciando a impugnarlas y
objetarlas.
Proceso de Licitación, Administración 2012
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1.2 Identificación del Demandante
Razón Social Universidad Técnica Federico Santa María.
Unidad Administrativa Dirección de Relaciones Estudiantiles
RUT 81.668.700-4.
Domicilio Avenida España 1680, Valparaíso.
1.3 Datos de Contacto para Licitación
Correo Electrónico [email protected]
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1.4 Antecedentes Administrativos
Nombre de licitación Administración Gimnasio II – UTFSM.
Descripción Servicio de administración de instalaciones correspondientes a
Gimnasio II – UTFSM: Gimnasio Multipropósito.
Deberá velar por la correcta mantención y empleo de la
infraestructura, equipos e implementos deportivos existentes en
el lugar, así como proporcionar adecuadas condiciones de uso a
sus beneficiarios: alumnos y funcionarios UTFSM.
Del mismo modo, deberá velar por la seguridad e integridad
física de sus usuarios, previniendo cualquier situación o conducta
de riesgo.
Ubicación Edificio V, Costado Edificio M.
Tipo de convocatoria Licitación privada.
Participantes Alumnos UTFSM con matrícula vigente, pertenecientes a
cualquier carrera impartida en Casa Central, con un mínimo de 3
asignaturas inscritas en período académico asociado a apertura
de ofertas (Primer Semestre 2012).
En relación al Primer y Segundo Semestre 2012, los
participantes deberán contar como mínimo con situación de
Alumno Regular (matrícula vigente).
Vía de postulación www.rree.utfsm.cl
Moneda Pesos Chilenos.
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1.5 Objetivo y Alcance de la Licitación
La Universidad Técnica Federico Santa María a través de la Dirección de Relaciones
Estudiantiles, por medio de estas Bases, ofrece la Concesión de la Administración
Gimnasio II, siendo la presente Licitación de tipo privada.
Esta Licitación y en particular los recursos otorgados a través de ella, hacen referencia
exclusiva a cubrir los gastos en que incurrirá la administración del recinto en su gestión.
Esto es: pago de remuneraciones al personal administrativo, actividades de promoción,
implementación de registros necesarios, entre otros. Los cuales deberán ser informados
claramente en la oferta del Proponente, tanto en su composición como montos asociados.
Corresponderá a La Universidad, a través de Defider, la provisión de todos aquellos recursos
asociados directamente a la operación del recinto (profesores, equipos, mantención de
infraestructura, etc.).
Sin perjuicio de lo anterior, se entrega libertad a los Proponentes de integrar en sus ofertas,
tanto técnicas como económicas, nuevas alternativas de gestión y/o mejoras a ser
implementadas en el recinto, las cuales podrán ser de cargo de la Administración (si así
correspondiese o lo decidiese) o evaluadas en su factibilidad y viabilidad de financiamiento
por parte de La Universidad.
En función de lo anterior, toda propuesta deberá explicitar claramente sus costos asociados,
período en que se realizarán los desembolsos y fuente de financiamiento.
Proceso de Licitación, Administración 2012
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1.6 Normas Generales
Esta Licitación y la ejecución de su objeto, se regirán por los siguientes documentos:
• Bases Generales.
• Las aclaraciones derivadas del procedimiento de consultas estipulado en las Bases
Generales. Estas aclaraciones se consideran parte integrante de las Bases.
• Oferta Técnica y Económica (Estructura de costos).
• Informe de Adjudicación de Propuesta.
• Otros antecedentes documentados que proporcione La Universidad.
• Garantías de Seriedad de la oferta.
Todos los documentos arriba mencionados formarán un todo integrado que se
complementan recíprocamente, en forma tal que se considerará parte del compromiso
adquirido cualquier obligación y/u obra, que aparezca en uno de los documentos señalados.
1.7 Cumplimiento de Plazos del Calendario de Licitación
Las siguientes fechas deberán observarse:
Tabla 1. Calendario de Licitación
Actividad Fecha Hora
Comienzo de Licitación 03 de Julio de 2012 08:00 hrs.
Visita a terreno Hasta el 10 de Julio de 2012 Hasta las 17:00 hrs.
Recepción de consultas Hasta el 13 de Julio de 2012 Hasta las 17:00 hrs.
Respuesta a consultas 17 de Julio de 2012 Desde las 12:00 hrs.
Presentación y apertura de propuestas 20 de Julio de 2012 12:00 Hrs.
Adjudicación 25 de Julio de 2012 12:00 Hrs.
Entrega de instalaciones y concesión 27 de Julio de 2012 08:00 Hrs.
Comienzo oficial de nueva administración 01 de Agosto de 2012 08:00 Hrs.
Proceso de Licitación, Administración 2012
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Los plazos que se establecen en estas Bases, para las distintas etapas del proceso de
presentación de propuestas y selección, son inamovibles, y el no cumplimiento de los
mismos por algún participante podrá implicar su exclusión del proceso a partir de esa fecha.
Estos plazos sólo podrán ser modificados por decisión de La Universidad, en cuyo caso, tal
decisión será comunicada por escrito a todos Los Alumnos participantes a través del portal
www.rree.utfsm.cl.
1.8 Modificación de las Bases
La Universidad podrá modificar, oportunamente, los requerimientos de la Licitación,
informando por escrito de ello a todos los participantes a través del portal
www.rree.utfsm.cl.
Dependiendo de la magnitud, importancia y oportunidad de las modificaciones señaladas, La
Universidad podrá postergar la fecha fijada para la presentación y apertura de las
propuestas, lo que se comunicará oportunamente por escrito.
1.9 Modalidad del Servicio
La modalidad del servicio será la de Administración Directa.
1.10 Confidencialidad
Los Grupos de Alumnos interesados en participar y el que se adjudique la Administración de
Gimnasio II, tanto como sus Coordinadores y personal directo, deberán guardar absoluta
confidencialidad sobre los antecedentes reservados o no, que de La Universidad conozcan
durante el desarrollo de la Licitación, y de los resultados e informes parciales que se
obtengan.
La divulgación, por cualquier medio, de la totalidad o parte de la información, dará lugar a
La Universidad a entablar acciones que estime convenientes contra el o los Grupos de
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Alumnos, los cuales se hacen solidariamente responsables de las acciones tanto de sus
Coordinadores o Representantes como del personal directo e indirecto.
1.11 Antecedentes de la Unidad a Licitar
Nombre
GIMNASIO II – UTFSM.
Servicios Prestados1
Gimnasio II pone a disposición de la Comunidad Universitaria un recinto deportivo
multipropósito, en el cual se realizan actividades académicas (cursos de pre-grado dictados
por Defider con carácter obligatorio), deportivas (entrenamientos de ramas deportivas y
competencias) y recreativas (talleres, actividades de proyectos concursables para alumnos y
préstamo a usuarios libres).
Cuenta con las siguientes instalaciones que son responsabilidad de su Administración:
• Multicancha.
• Recepción.
• Custodia.
• Camarines.
Corresponde a su Administración la gestión del recinto, así como la vigilancia y control de las
instalaciones asociadas.
Cabe destacar que las dependencias mencionadas no sólo prestan servicio a los usuarios
directos de la multicancha del Gimnasio II, sino que también están disponibles para los
usuarios de otros recintos deportivos de La Universidad, tales como las multicanchas de
Baby Fútbol y Básquetbol.
1 Mayores antecedentes del recinto deberán ser solicitados en las instancias dispuestas para ello en la presente
licitación: Fase de Consultas y Visita a Terreno.
Proceso de Licitación, Administración 2012
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Gimnasio II cuenta con supervisión directa de Defider, siendo este Departamento
responsable de:
• Dotación de Profesionales Deportivos (profesores y/o entrenadores) encargados de
dictar cursos curriculares y/o liderar actividades deportivas.
• Provisión de infraestructura, equipos, materiales e insumos asociados a las
operaciones directas del recinto (no incluye costos directos de administración, los
cuales son de cargo de esta última).
• Planificación de actividades deportivas: clases y disciplinas a impartir, horarios,
usuarios, recursos requeridos, etc. Esto deberá ser informado oportunamente a la
administración del recinto, quien será responsable de implementar las acciones
administrativas necesarias para el cumplimiento de dicha planificación.
• Fiscalización de actividades deportivas llevadas a cabo en el recinto, velando por la
integridad física de sus practicantes y disponibilidad de infraestructura adecuada para
su realización.
• Informar a D.RR.EE. ante irregularidades administrativas detectadas en el recinto
(incumplimiento de condiciones de adjudicación).
Usuarios
Gimnasio II cuenta con 3 tipos de usuarios:
• Alumnos USM con matricula vigente.
• Alumnos de intercambio.
• Ramas deportivas y grupos estudiantiles (previa solicitud de instalaciones a Defider y
aceptación de las condiciones de uso impuestas por éste).
Para cada uno de estos grupos se deberán prestar las dependencias y equipamiento
adecuado para la realización de actividades físicas y/o recreativas en un ambiente grato,
seguro y confortable.
Del mismo modo, cada usuario deberá respetar las condiciones de uso establecidas de
manera conjunta por la administración del recinto y Defider.
Proceso de Licitación, Administración 2012
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2. REQUISITOS Y ANTECEDENTES DE LOS PROPONENTES
2.1 Requisitos y Antecedentes
El Grupo Proponente deberá estar conformado por alumnos matriculados en la Casa Central
de la Universidad Técnica Federico Santa María, con un mínimo de 3 asignaturas inscritas en
período académico asociado a la apertura de ofertas (Primer Semestre 2012). Tendrán
menor preferencia los alumnos memoristas, alumnos que se encuentren en primer y último
año de carrera.
Dentro de la Oferta se deberá incluir un garante con el objetivo de continuar la
administración en caso que él o los Coordinadores o Representantes sean removidos de su
cargo por parte de La Universidad, para todos los pasajes que existen dentro de estas Bases
el Garante deberá cumplir con los mismos requisitos que se le exigen al Coordinador o
Representante.
En relación al Primer y Segundo Semestre 2012, los participantes deberán contar como
mínimo con situación de Alumno Regular (matrícula vigente), no pudiendo tener calidad de
memoristas. El Administrador o Coordinador General del recinto no podrá tener calidad de
memorista mientras dure su gestión.
Se requerirá que él o los Coordinadores o Representantes, hayan iniciado actividades ante el
Servicio de Impuestos Internos (S.I.I.) y cuenten con boleta de honorarios, ya sea en su
formato electrónico o físico.
Además se deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Antecedentes
Los Proponentes deberán presentar antecedentes en copias simples con el nombre de él o
los Coordinadores o Representantes y sus facultades, y otros antecedentes relevantes como
los que se detallan a continuación:
Proceso de Licitación, Administración 2012
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• Nombre del Coordinador o Representante.
• RUT del Coordinador o Representante.
• Domicilio del Representante o Coordinador.
• Correo Electrónico, Teléfono y/o Fax del Coordinador o Representante.
• Nombre del Garante.
• RUT del Garante.
• Domicilio del Garante.
• Correo Electrónico, Teléfono y/o Fax del Garante.
b) Calificación del Oferente
El Grupo de Alumnos deberá ser completamente capaz de poder desarrollar las tareas que le
sean especificadas. Durante el proceso de calificación La Universidad tomará en cuenta la
cantidad de alumnos que integrarán el Grupo, la forma en que estos serán seleccionados
(otorgando una mayor valoración a aquellas que prefieran alumnos que no se encuentren ni
en primer ni último año y que posean un buen Rendimiento Académico), la estructura de
costo que éste presente y otros.
c) Garantía de Seriedad de la Oferta
Las propuestas de los Grupos de Alumnos participantes deberán venir acompañadas por un
monto en efectivo expresado en pesos o por un cheque cruzado y nominativo a nombre de
la Universidad Técnica Federico Santa María, equivalente a veinte vales de almuerzo. En su
glosa deberá decir: “Para garantizar la seriedad de la Oferta en Licitación Privada”.
La Universidad devolverá esta garantía a los Proponentes no favorecidos una vez adjudicada
la Licitación.
En el caso del Proponente Adjudicado, esta garantía le será devuelta dentro de los 15 días
hábiles siguientes a la Adjudicación de la Propuesta.
Esta garantía se hará efectiva en cualquiera de los siguientes casos:
• Si el Proponente desiste de su oferta.
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• Si el Proponente seleccionado no concurriese a la adjudicación de la licitación.
• Si el Proponente no entregase los antecedentes solicitados por La Universidad como
complementación o aclaración de su oferta.
2.2 Financiamiento de la Preparación de la Oferta
Los costos derivados de la formulación de la oferta en que incurra el Proponente serán de su
cargo, no dando origen a indemnización alguna en caso de no aceptarse su oferta.
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3. PROCESO DE LICITACIÓN
3.1 Retiro de Bases e Inscripción en Proceso de Licitación
Los Grupos de Alumnos interesados en participar, podrán inscribirse y retirar las Bases de
Licitación a partir del día 3 de julio de 2012 en el portal:
www.rree.utfsm.cl
3.2 Visita a Terreno
Cada Grupo de Alumnos interesado en postular a la presente Licitación, tendrá derecho a
efectuar una única Visita a Terreno a las dependencias del recinto. En dicha instancia podrá
interiorizarse de sus condiciones generales de operación y verificar visualmente el estado de
las instalaciones.
Para ello, deberá concertar una cita con el Sr. Humberto Gómez D, e-mail: [email protected] fono: 2654089, dentro del plazo estipulado para ello en las presentes Bases Administrativas (ver sección 1.7).
3.3 Recepción de Consultas
Todas las consultas, tanto de carácter técnico como las de índole administrativo, que los
Proponentes deseen formular con relación a la materia de esta Licitación, deberán ser
enviadas por correo electrónico al e-mail [email protected] en el período que se
estipula para tal efecto en la sección 1.7 de las presentes Bases Administrativas.
Dicho correo electrónico deberá identificarse bajo el Asunto: Consultas Licitación
Administración Gimnasio II.
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3.4 Entrega de Respuestas
La Universidad procederá a analizar y responder la(s) consulta(s) formulada(s). Estas
respuestas serán publicadas a través del portal www.rree.utfsm.cl, en la fecha y hora
estipuladas para ello en la sección 1.7 de las presentes Bases.
En este comunicado, se citará cada consulta formulada, sin hacer mención al participante
que la haya hecho, y luego la respuesta respectiva.
3.5 Aclaración de las Bases de Licitación
La Universidad podrá efectuar aclaraciones a las Bases de Licitación, para precisar el
alcance, complementar o interpretar algún elemento de su contenido que, a su juicio, no
haya quedado suficientemente claro, y dificulte la obtención de buenas ofertas. Estas
aclaraciones se informarán a los Grupos de Alumnos interesados en presentar la oferta, en la
misma forma que las respuestas a las consultas: Portal www.rree.utfsm.cl
3.6 Presentación de la Propuesta
Las Propuestas deberán ser presentadas en 2 sobres cerrados dirigidos a la Dirección de
Relaciones Estudiantiles indicando en su exterior el tipo de Administración al cual se postula,
agregando la palabra PROPUESTA.
Sobre 1
El sobre 1 deberá contener los siguientes documentos en versión original:
• Propuesta Técnica.
• Propuesta Económica.
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• Carta de Identificación de la Propuesta. De acuerdo a formato adjunto en Anexo 1, se
deberá indicar claramente el nombre de la Administración a la cual se postula,
además de los datos de identificación de él o los Representantes o Coordinadores del
Proponente, así como el monto total bruto expresado en pesos de la oferta. Esta
carta debe venir firmada por el o los Representantes o Coordinadores y debe incluir la
Garantía de Seriedad de la Oferta.
• Declaración Jurada Simple. Conforme a formato adjunto en Anexo 2, los
Representantes de la Propuesta informarán lo siguiente:
a. Haber estudiado y dar por conocidas y aceptadas todos los antecedentes y
verificado las especificaciones técnicas y otros documentos técnicos
necesarios para está postulación.
b. Haber considerado para la Oferta Económica todos los gastos necesarios
para el servicio, de acuerdo a las condiciones y requisitos estipulados en las
Bases y demás documentos incluidos en la Licitación.
c. Haber visitado el terreno e instalaciones y conocer las características que
incidan directamente en la ejecución de los trabajos.
d. Estar conforme con las condiciones generales de las Bases.
e. Aceptar la decisión que La Universidad determine sobre la selección de
proponentes, incluyéndose la posibilidad de dejar sin efecto ésta antes de
adjudicación formal de la licitación.
Cada representante debe efectuar una declaración individual, la cual debe venir por
separado y firmada por el Representante respectivo.
• Curriculum Vitae. Se deberá adjuntar el Nombre, Carrera y Curriculum Vitae del
Coordinador Responsable o Representante por parte del Grupo de Alumnos. Además
de incluir el horario de funcionamiento y lugar de trabajo que éste tendrá.
• Antecedentes Base de la Propuesta: El Proponente devolverá firmados todos los
documentos que conformaron los antecedentes de la presente Propuesta.
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• Declaración de Visita a Terreno. Ver formato adjunto en Anexo 3. Ésta deberá ser
presentada al encargado de efectuar la Visita a Terreno, Sr. Mario Ríos, al momento
de su realización, quien será responsable de completar los antecedentes en ella
solicitados. El original quedará en poder de los Proponentes para ser adjuntado
posteriormente a su Propuesta.
• Ficha de Postulación Vía Internet. Imprimible desde portal:
www.rree.utfsm.cl.
• Copia Impresa de “Cartola de Situación Tributaria del Contribuyente”.
Los Administradores y/o Coordinadores designados por el Grupo de Alumnos para
emitir boletas de honorarios relativas a la administración de Gimnasio M, deberán
presentar una copia impresa de su Cartola de Situación Tributaria, la cual es obtenible
en forma gratuita desde el portal www.sii.cl.
Sobre 2
El sobre 2 contendrá copia de toda la información incluida en sobre número 1.
3.7 Recepción de las Propuestas
Las Propuestas de los grupos participantes se recibirán en la sala de Reuniones de la
Dirección de Relaciones Estudiantiles, en la fecha y hora que se estipula para ello en la
sección 1.7 de las presentes Bases. No será considerada ninguna oferta que se reciba
fuera del día, lugar y hora señalados.
La oferta deberá ser firmada por el o los Representantes o Coordinadores del Grupo
Proponente.
3.8 Apertura de las Ofertas y Revisión de la Documentación
La recepción de ofertas se hará efectiva en la fecha y hora señalada en la sección 1.7 de las
presentes Bases, en la sala de Reuniones de la Dirección de Relaciones Estudiantiles
Proceso de Licitación, Administración 2012
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verificando que las ofertas contengan los documentos solicitados. En este acto sólo se
informará el nombre de todos los oferentes.
La Universidad se reserva el derecho de admitir aquellas ofertas que presenten defectos de
forma, omisiones o errores menores, siempre que éstos no alteren el tratamiento igualitario
a todos los Proponentes y que no se refieran a aspectos esenciales o no afecten la correcta
evaluación de las Propuestas.
3.9 Validez de la Oferta
Las Propuestas de los Proponentes no favorecidos seguirán vigentes por el plazo estipulado
en la sección 5.2, aún cuando se haya enviado la comunicación al Proponente elegido. La
retractación imprevista, se considerará como falta de seriedad del Proponente y La
Universidad hará efectiva la garantía señalada (garantía de seriedad de la oferta).
3.10 Evaluación y Preselección de Ofertas
Un comité analizará las ofertas recibidas, seleccionando la oferta más conveniente, desde el
punto de vista de los intereses de La Universidad.
Será responsabilidad de Los Alumnos haber proporcionado toda la información que permita a
este comité efectuar la evaluación de sus ofertas de acuerdo a los criterios definidos.
De considerarlo necesario, este comité podrá solicitar, por escrito, precisiones a algún
Proponente, sobre aspectos de su Propuesta que no resulten suficientemente claros, en cuyo
caso, tanto las aclaraciones solicitadas como las respuestas pasarán a formar parte
integrante de los antecedentes de la Licitación en caso de serle adjudicado.
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3.11 Rechazo de Ofertas
El comité se reserva el derecho de rechazar total o parcialmente cualquier oferta, e incluso
rechazarlas todas, si a la luz de la revisión efectuada no se satisfacen los requerimientos
planteados, o se considera inconveniente para los intereses de La Universidad continuar
adelante con el proceso de selección, o no se ajusta sustancialmente a las Bases.
3.12 Selección y Notificación a los Proponentes
a) Selección de Proponentes
Una vez que se haya seleccionado los proponentes, se comunicará, por escrito, al
Grupo seleccionado, la aceptación de su oferta y, al mismo tiempo, se solicitarán los
documentos necesarios para la formalización de la Adjudicación. La resolución de su
aceptación será comunicada al Proponente favorecido por carta original y copia,
debiendo devolver esta última firmada por el o los Representantes o Coordinadores
como prueba de recepción.
La selección de una Propuesta por La Universidad, no obliga a efectuar la adjudicación
pertinente. Las obligaciones entre ambos sólo serán válidas a partir de la Adjudicación
formal del servicio.
b) Notificación a los Proponentes No Adjudicados
La Universidad notificará a los restantes Grupos de Alumnos Proponentes, mediante
correo electrónico, que su oferta no ha sido seleccionada para la prestación de sus
servicios y que la copia oficial de dicha carta estará disponible en la oficina de
correspondencia.
c) Devolución de Documentación
Una vez realizada la notificación indicada en la letra b) precedente, los Proponentes no
seleccionados podrán retirar sus respectivas Garantías de seriedad de la oferta. La
Universidad no devolverá la información y documentos entregados por los Grupos de
Alumnos Proponentes.
Proceso de Licitación, Administración 2012
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3.13 De la Fiscalización
Una vez adjudicada la Licitación, Los Alumnos deberán tener en cuenta las siguientes
condiciones:
• Se someterán a la supervisión directa de la Dirección de Relaciones Estudiantiles y de la Dirección de Defider.
• Deben cumplir todos los requerimientos detallados en la sección 6: DEBERES DE LA
EMPRESA, de estas Bases.
Proceso de Licitación, Administración 2012
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4. CONTENIDOS BÁSICOS DE LAS PROPUESTAS
Sin perjuicio de la libertad de los Proponentes para insertar antecedentes y contenidos
adicionales en sus Propuestas, así como innovaciones en la gestión del recinto (las cuales
deberán ser coherentes con lo estipulado en las presentes Bases), toda oferta deberá contar
con la siguiente información como base:
4.1Propuesta Técnica
Objetivos de la Administración
Deberá indicar los lineamientos bajo los cuales se regirán Los Alumnos Proponentes durante
el período a licitar (agosto de 2012 a junio de 2013), así como objetivos generales y
específicos propuestos.
Plan de Trabajo Anual
Se deberá explicitar la programación anual de actividades propuesta por Los Alumnos para
el período a licitar (agosto de 2012 a junio de 2013). Ésta deberá ser coherente con los
requerimientos de la Dirección de Defider y los lineamientos generales expuestos en las
presentes Bases.
Políticas del Recinto
La Propuesta deberá indicar lo siguiente:
• Horario de Operación Propuesto.
• Período de Operación Propuesto.
Proceso de Licitación, Administración 2012
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• Condiciones de Uso del Recinto. Se indicarán las condiciones a las que estarán
sujetos los usuarios de Gimnasio M, especificando la existencia de cualquier tipo de
sanción o multa (si así lo instaurará el o los Proponentes), sus causales y descripción
de éstas.
• Políticas de Operación Propuestas. Se informarán las políticas de operación
consideradas por el Grupo de Alumnos para el funcionamiento del recinto. Deberá
mencionar ítems como:
a. Procedimiento para la mantención de ficheros.
b. Método de control de asistencia del personal.
c. Procedimiento para asegurar la conservación de instalaciones y equipos.
d. Dinámicas de operación con usuarios (registro de asistencia, seguridad de
pertenencias, etc.).
e. Procedimiento para la mantención de aseo y seguridad en el recinto.
f. Etc.
Todos ellos deberán ser coherentes con las disposiciones estipulas por Defider y las
presentes Bases en estas materias.
Descripción de Cargos y Funciones
Se deberá explicitar las siguientes materias:
• Descripción de Cargos. Detalle de las funciones, responsabilidades y facultades de
cada cargo considerado por él o los Proponentes para la administración del recinto
(administradores, coordinadores, recepcionistas, etc.). Deberá especificar también el
lugar físico en que llevarán a cabo sus funciones y horarios si correspondiese.
Proceso de Licitación, Administración 2012
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Políticas de Personal
• Método de Contratación de Trabajadores. Se deberá explicar cuales serán los
métodos de convocatoria y selección de alumnos para las contrataciones, así como
los criterios bajo los cuales se realizarán dichas selecciones.
• Políticas de Capacitación del Personal.
• Cantidad Máxima de Horas por Alumno. Se deberá mencionar la cantidad máxima de
horas que trabajaran cada uno de los alumnos integrantes del Grupo.
• Condiciones Laborales: Se deberá especificar las condiciones laborales bajo las cuales
operarán los trabajadores. Esto es: causales de despido, sanciones y/o multas
existentes, beneficios, bonos especiales, entre otros.
4.2 Propuesta Económica
Estructura de Costos
A continuación se detallan los puntos que deben ser descritos a cabalidad en la estructura de
costos presentada por los postulantes a la administración del servicio, teniendo en
consideración que cualquier modificación debe ser comunicada a la Dirección de Relaciones
Estudiantiles antes de ser llevada a cabo.
• Remuneraciones. En el ítem de remuneraciones debe estar claramente especificada la
descripción del cargo a desempeñar y el número de funcionarios, las horas hábiles
del mes (factibles de modificar según eventualidades), el valor hora y el monto total
estimado, esto según el formato que se presenta en la Tabla 2.
Tabla 2. Formato Remuneraciones
CARGO Nº TRABAJADORES HORAS TRABAJADAS VALOR HORA TOTAL
También se deberá incluir la especificación de los montos expresados en pesos que
percibirán cada uno de los integrantes que conformen el Grupo de Alumnos
(Administradores y/o Coordinadores).
Proceso de Licitación, Administración 2012
25
Cabe señalar que las horas trabajadas deberán ser remuneradas como hora reloj y la
oferta a realizar deberá ser en valor bruto.
• Gastos Administrativos. Este ítem incluye los egresos no operacionales, esto es,
gastos no vinculados directamente con la prestación del servicio, como fotocopias,
impresiones, tinta, teléfono, entre otros.
Se deberá entregar de acuerdo al formato presentado en la Tabla 3, la estimación de
los gastos en que se incurrirá en este ítem durante el período a licitar. En caso de no
incurrir en este gasto, mencionar.
Tabla 3. Formato Gastos Administrativos
ÍTEM DESCRIPCIÓN MONTO FUENTE DE FINANCIAMIENTO FECHA DE DESEMBOLSO
Deberá contener y valorizar todos aquellos ítems propuestos por el Grupo de Alumnos
en su oferta. Esto incluye: actividades de promoción, costos asociados a la
implementación de registros, innovaciones o mejoras propuestas, etc. Exceptuando el
pago de remuneraciones.
También deberá indicar la fuente de financiamiento que poseerá cada uno de los
ítems propuestos (la administración del recinto; La Universidad; Multas u otros
ingresos, etc.), así como el instante en que se llevarán a cabo cada uno de los
desembolsos.
Cabe destacar que toda materia asociada al Servicio de Administración del recinto
(provisión de personal administrativo, cumplimiento de obligaciones estipuladas en
las presentes Bases, etc.) será responsabilidad del Grupo de Alumnos su
financiamiento y deberá ser considerada en su respectiva Propuesta Económica.
En relación a las materias de mejora en infraestructura, equipos u otros servicios
operacionales propuestos, éstos podrán ser negociados con La Universidad en su
Proceso de Licitación, Administración 2012
26
factibilidad de realización y financiamiento (o co-financiamiento si así lo decidiesen
los Proponentes).
• Política de Distribución del 10%. Es fundamental una clara descripción de la
administración del monto que será retenido por el Servicio de Impuestos Internos,
qué monto se somete a impuesto, a cuanto alcanza el valor retenido y quién será el
beneficiario en la fecha de recepción de la devolución de impuestos. (Tabla 4)
Junto a esto se debe informar del lugar y forma en que se reembolsará al beneficiario
dicho monto.
Tabla 4. Formato Distribución del 10%
BENEFICIARIOS MONTO AFECTO
MONTO RETENIDO
A
IMPUESTO
B
SALDO
(A-B)
FORMA DE REEMBOLSO
Proceso de Licitación, Administración 2012
27
5. DISPOSICIONES DE LA ADJUDICACIÓN
5.1 Tipo de Servicio
El servicio será bajo Suma Fija.
5.2 Celebración de la Adjudicación
Se adjudicará dentro de 15 días corridos, desde la notificación al Grupo seleccionado, previa
recepción de lo solicitado en el párrafo 5.3.
En caso que el Grupo seleccionado no proporcione los antecedentes requeridos o no
formalice la adjudicación en el plazo indicado, La Universidad podrá declarar sin efecto la
selección y seleccionar al siguiente Grupo de Alumnos preseleccionado. En tal caso, La
Universidad quedará facultada para hacer efectiva la Garantía de Seriedad de la Oferta, de
acuerdo a lo estipulado en la sección 2.1 letra c.
5.3 Documentación Integrante de la Adjudicación
El Grupo de Alumnos seleccionado deberá presentar en copias autenticas, los Certificados de
Alumno Regular de él o los Representantes o Coordinadores. Éste será requisito fundamental
para la formalización de la adjudicación.
Proceso de Licitación, Administración 2012
28
5.4 Precio de la Oferta y Forma de Pago
Valor de la Oferta
El valor total de la oferta deberá comprender todos los costos de implementación. Esto
incluye gastos de: financiamiento, remuneraciones generales y demás gastos inherentes,
incluido el detalle de los sueldos que percibirán cada uno de los integrantes del Grupo.
La oferta deberá desglosarse por itemes y deberá incluir en cada uno, gastos y costos
generales.
Valor del Servicio
El valor del servicio de Gimnasio M, se valoriza aproximadamente en $ 880.000.-
(ochocientos ochenta mil pesos) brutos mensuales, comprendido entre los meses de agosto de
2012 a junio de 2013, considerando calendario académico del segundo periodo de 2012 y
primer periodo de 2013, descontando días no trabajados (vacaciones de verano, vacaciones
de invierno, fiestas patrias, feriados, etc.).
Dicho monto no podrá ser excedido, salvo expresa autorización de la Dirección de Relaciones Estudiantiles y Defider.
Corresponderá a Defider informar a la Administración del recinto respecto a cualquier
extensión en el calendario de operación de este. Dichos períodos serán financiados por
medio de recursos adicionales aportados por La Universidad, respetándose los criterios
generales convenidos en la presente Licitación y sus documentos asociados.
Forma de Pago
El pago será realizado al vencimiento de cada mes mediante boleta de honorarios que posea
él o los Representantes o Coordinadores del Grupo de Alumnos, adjuntando la Estructura de
Costos respectiva. La ausencia de este documento facultará a La Universidad a no cancelar
el monto solicitado hasta que se cumpla con la presentación de dicho documento.
Proceso de Licitación, Administración 2012
29
La información que deberá contener dicha Estructura de Costos se resume a continuación:
• Informe de Remuneraciones.
Por trabajador:
Tabla 5. Formato Informe de Remuneraciones por Trabajador
NOMBRE ROL
USM
SITUACIÓN
ACADÉMICA
CARGO HORAS
TRABAJADAS
PAGO/
HORA
OTROS
INGRESOS
DESCUENTOS
TOTAL MONTO
RETENIDO
TOTAL MENSUAL -
Por días trabajados:
Tabla 6. Formato Informe de Remuneraciones por Días Trabajados
FECHA HORAS
TRABAJADAS PAGO / HORAS
TRABAJADAS BONOS Y OTROS
INGRESOS
DESCUENTOS
TOTAL MONTO
RETENIDO
TOTAL MENSUAL
Adicionalmente, se deberá adjuntar un detalle con la descripción de las bonificaciones
o descuentos efectuados, así como la individualización de los trabajadores y montos
involucrados.
• Informe de Ingresos.
Se deberán informar todos aquellos ingresos percibidos por la administración y su
fuente (Ej. Multas, donaciones, aportes especiales, etc.).
Si la administración no percibe ingresos, informar.
Tabla 7. Formato Informe de Ingresos
FECHA INGRESOS
PERCIBIDOS
FUENTE
CONCEPTO
DESCRIPCIÓN
TOTAL MENSUAL - - -
Proceso de Licitación, Administración 2012
30
• Informe de Gastos Administrativos.
Se deberán informar todos los gastos administrativos incurridos por la Administración
durante el período a rendir, incluyendo su fuente de financiamiento:
Tabla 8. Formato Informe de Gastos Administrativos
Nº OPERACIÓN FECHA TIPO DE DOCUMENTO Nº DOCUMENTO DETALLE MONTO FUENTE
5.5 Término Anticipado de la Adjudicación
La Universidad podrá resolver unilateralmente el término de la Adjudicación, sin forma de
juicio y sin derecho a indemnización alguna, en los siguientes casos:
a) Por no disponer Los Alumnos del personal para ejecutar su trabajo en la fecha
señalada para el inicio de sus operaciones.
b) Por atraso en el inicio normal de las operaciones en más de 7 días corridos desde la
fecha establecida en estas Bases.
c) En caso de paralización o interrupción de los trabajos sin causa justificada, por un
periodo mayor de 1 día.
d) En caso de incumplimiento, por parte de Los Alumnos, de las obligaciones
comprometidas o de las órdenes impartidas por los profesionales a cargo de la supervisión
de las operaciones.
e) Por no respetar normas técnicas.
f) Por no presentarse en el recinto sin causa justificada la persona designada por Los
Alumnos para dirigir las operaciones.
g) En caso que Los Alumnos se nieguen a introducir las medidas correctivas solicitadas
por los representantes de La Universidad a través de La Dirección de Relaciones Estudiantiles.
Proceso de Licitación, Administración 2012
31
h) Por incumplimiento de los compromisos para con su personal.
i) Por uso indebido de recintos, equipamientos e implementación otorgados por La
Universidad.
j) Por mal comportamiento y/o atentar contra el orden y buenas costumbres.
k) Por reiterada ausencia en la documentación mínima necesaria para la correcta
presentación de Informes. Toda la documentación necesaria se encuentra identificada en las
presentes Bases.
l) Por retraso mayor a 5 días hábiles en la presentación de Informes Bimensuales. Este
plazo incluye cualquier contratiempo.
m) Por no haber realizado los cambios propuestos en una fiscalización inmediatamente
anterior.
La Universidad a través de la Dirección de Relaciones Estudiantiles en cualquiera de las
situaciones anteriores podrá emitir un informe técnico que se hará llegar a Los Alumnos, a
fin de que éste, dentro de un plazo de 3 días corridos, se ajuste a las normas y
disposiciones señaladas. Si esto no sucede, procederá el término de la
adjudicación.
5.6 Condiciones Generales a Cumplir por Los Alumnos
En la ejecución de todos los trabajos que se convengan, Los Alumnos cumplirán con todas
las condiciones generales siguientes:
En relación al personal que emplee
a) Deben ser alumnos matriculados en la Casa Central de la Universidad Técnica
Federico Santa María (no pueden ser alumnos memoristas exclusivos).
Proceso de Licitación, Administración 2012
32
b) La Universidad podrá ordenar el alejamiento temporal o permanente de cualquier
miembro del personal de Los Alumnos, sin expresión de causa y sin cargo para ella.
c) Los Alumnos deberán cumplir con las leyes y reglamentos internos relativos a la
seguridad personal y la prevención de accidentes del trabajo en el interior de la Universidad
Técnico Federico Santa María.
5.7 Facilidades Ofrecidas por La Universidad
La Universidad proveerá los requerimientos de infraestructura, equipos, materiales e
insumos requeridos directamente en las operaciones de Gimnasio II, según sea su criterio.
Asimismo suministrará todos aquellos servicios que a su juicio sean necesarios para el
normal funcionamiento de las operaciones del recinto, entre ellos: agua, energía eléctrica,
aseo.
5.8 Aceptación de Bases
El o los Representantes o Coordinadores, dan por conocidas y aceptadas las Bases de la
presente Licitación y se obliga a su cumplimiento en el caso de que su oferta resulte
aceptada por La Universidad.
5.9 Vigencia y Duración la Adjudicación
La adjudicación tendrá duración un año a contar de la fecha de suscr ipc ión, al
término del cual se volverá a realizar el llamado a Licitación. Si La Universidad lo
estimaré conveniente se renovará en los mismos términos y condiciones a menos que la
otra parte manifieste la intención de no perseverar en él.
Proceso de Licitación, Administración 2012
33
6. DEBERES DE LA EMPRESA
6.1 Cumplimiento de Horario
Gimnasio II debe funcionar de Lunes a Viernes desde las 7:45 u 8:00 dependiendo de los
requerimientos académicos hasta las 23:00 horas y los Sábados desde las 8:00 hasta las
13:30 horas, o en su defecto, el horario acordado con Defider.
6.2 Período de Operación
Las dependencias del Gimnasio II así como sus servicios asociados, deberán operar
normalmente durante el período académico comprendido entre Agosto de 2012 y Junio de
2013, rigiéndose para dichos efectos por el Calendario Académico Oficial de la
Universidad Técnica Federico Santa María (Segundo Semestre Académico 2012 y Primer
Semestre Académico 2013).
En función de lo anterior, se excluyen como períodos de operación obligatorios aquellos en
que se encuentren suspendidas las actividades universitarias (vacaciones de verano,
vacaciones de invierno, fiestas patrias, feriados, etc.), salvo disposición expresa de Defider,
hecho ante el cual se gestionarán recursos adicionales para la administración y operación del
recinto.
6.3 Presencia de los Trabajadores
Será responsabilidad de la administración proveer el personal administrativo necesario para
la correcta operación del recinto en los horarios y períodos dispuestos en los puntos
precedentes.
Durante los días y horarios en que el recinto se encuentra operativo, éste deberá contar
permanentemente con a lo menos un trabajador administrativo presente, el cual deberá
portar identificación y será responsable del local.
Proceso de Licitación, Administración 2012
34
La administración del recinto deberá planificar mensualmente los horarios de trabajo de sus
trabajadores y velar por el cumplimiento de estos. Será su responsabilidad implementar y
mantener un registro escrito de ello.
En caso de presentarse cualquier anomalía al interior del recinto (accidentes personales,
robos, etc.), el trabajador a cargo deberá informar inmediatamente a las entidades
pertinentes (Ej. Seguridad, Policlínico, Defider, D.RR.EE., etc.).
6.4 Estado de los Equipos
Se deberá velar por un correcto uso y mantenimiento de todos los equipos y artículos que se
harán entrega al momento de inicio de actividades. Esto con el fin de cuidar los intereses de
nuestra casa de estudios y asegurar un funcionamiento regular de esta administración.
Cualquier requerimiento de infraestructura, equipos, insumos o materiales relacionados
directamente con las operaciones del gimnasio deberán ser solicitados y canalizados a través
de Defider.
La Administración deberá acoger e implementar todas las solicitudes y/o recomendaciones
que le sean indicadas por Defider en temáticas relacionadas con el uso y cuidado diario del
recinto.
6.5 Aseo y Orden
Se deberá mantener un orden y aseo permanente en las dependencias asignadas a la
empresa, es decir, las dependencias deben permanecer limpias y lo suficientemente
ordenadas de manera tal que estén despejadas tanto las vías de acceso como los lugares de
tránsito interno, de manera que no se entorpezca el funcionamiento y que se eviten posibles
accidentes.
La Universidad proveerá el servicio de aseo general del recinto, siendo su administración
responsable de supervisar, controlar y mantener registros de la correcta ejecución de estas
Proceso de Licitación, Administración 2012
35
tareas (aseo de camarines, salas deportivas, etc.). Cualquier disconformidad deberá ser
informada en primera instancia al trabajador encargado, en caso de no existir mejoría en su
desempeño deberá ser comunicado a Defider.
6.6Mantención de Ficheros
Los ficheros asignados deben contar con toda la información referente a actividades que se
realizaran en esta empresa, por lo tanto éste deberá ser actualizado semanalmente.
6.7 Con los Trabajadores
Será responsabilidad de la administración el proveer a sus trabajadores de condiciones
laborales dignas, transparentes y seguras.
Del mismo modo, se debe crear un registro en el cual se establezca claramente cuales son
las funciones y responsabilidades de cada trabajador, incluyendo Administradores y/o
Coordinadores.
Además, se registrarán e indicarán cuales son las condiciones laborales de cada uno de
ellos. Esto es: remuneración acordada, causales de despido, sanciones y/o multas
existentes, beneficios de los trabajadores, entre otros.
Lo anterior deberá ser informado a cada uno de los trabajadores al momento de su
contratación, quienes deberán dar constancia de ello a través de declaración jurada simple.
Adicionalmente, la administración deberá implementar los siguientes registros:
a) Nómina Mensual de Trabajadores, incluyendo Rol USM, situación académica, número
de horas trabajadas, monto cancelado y firma de cada individuo certificando la
recepción conforme del monto ahí descrito.
b) Libro de Asistencia Diario, esto con la finalidad de justificar la remuneración a los
trabajadores. Deberá contener: identificación del trabajador, hora de ingreso, hora de
salida y firma del mismo.
Proceso de Licitación, Administración 2012
36
6.8 Horas promedio trabajadas por persona
Ningún trabajador debe exceder el máximo de 15 (quince) horas semanales trabajadas
decretado por la Vicerrectoría de Asuntos Académicos en el Reglamento General de
Ayudantías.
6.9 Existencia de Inventario
La administración deberá elaborar un inventario global del recinto, el cual debe ser
actualizado como mínimo una vez al mes, dejando constancia de todo ingreso y egreso de
material además de cualquier daño que pueda afectar a cualquier implemento.
Deberá contener como mínimo la siguiente información:
Tabla 9. Formato Inventario
NOMBRE DEL ARTÍCULO O EQUIPO
DESCRIPCIÓN Nº IDENTIFICADOR
(si corresponde)
CANTIDAD
ESTADO
OBSERVACIONES
Del mismo modo, dada la alta afluencia de público al recinto, se deberá implementar un
sistema de chequeo rápido de infraestructura, que deberá ser aplicado como mínimo 2 veces
al día en sus dependencias de libre acceso con objeto de la detección temprana de
irregularidades.
6.10 Manejo de Dinero
La administración deberá llevar un registro claro y detallado de todos los ingresos y egresos
de dinero realizados por la empresa. Para este fin, se deberán elaborar documentos físicos
que avalen esta información, como un Libro Diario con un formato semejante al presentado
en la Tabla 10, el cual deberá encontrarse siempre disponible.
Proceso de Licitación, Administración 2012
37
Tabla 10. Formato Libro Diario
Nº OPERACIÓN
FECHA
DOCUMENTO
Nº DOCUMENTO
DETALLE MONTO
OBSERVACIONES Ingresos Egresos
TOTAL MENSUAL
SALDO MENSUAL
Este registro debe estar acompañado por un registro físico de los documentos que acreditan
dichas transacciones (boletas, facturas u otros).
6.11 Registro de Usuarios y Actividades
Se deberá implementar un sistema de registro de las actividades diarias del recinto (incluye
actividades ordinarias y extraordinarias), indicándose claramente:
a) El profesor o usuario responsable de la dependencia.
b) Lugar y equipos facilitados.
c) Descripción general de la actividad.
d) Registro de participantes.
Será responsabilidad de la administración velar por el correcto uso de las dependencias, así
como asegurar su utilización sólo por usuarios autorizados (ver sección 1.11).
6.12 Mantención de Estadísticas de Operación
En función de los registros desarrollados, se deberá generar estadísticas mensuales de la
operación del recinto. Éstas deberán contener como mínimo información relativa a:
a) Número de días trabajados.
b) Número de usuarios.
c) Composición de usuarios: Alumnos, Funcionarios y Docentes, Ramas deportivas, etc.
Proceso de Licitación, Administración 2012
38
d) Composición de actividades del recinto: Actividades Curriculares, Actividades
Extracurriculares (excluyendo ramas deportivas), Actividades Ramas Deportivas, etc.
e) Evolución de ingresos y egresos del recinto.
f) Composición mensual de ingresos y egresos.
Toda esta información deberá ser integrada al Informe Bimensual solicitado en 6.17.
6.13 Objetos Perdidos
Se deberá implementar un Registro de Objetos Perdidos, así como establecer una política del
recinto en esta materia: tiempo de conservación, lugar de almacenamiento, destino de
objetos no reclamados, etc.
6.14 Promoción Interna
Es responsabilidad de la administración implementar acciones de promoción interna para
informar respecto a la existencia del recinto y fomentar su uso por parte de la comunidad
universitaria.
6.15 Bitácora
Es preciso que la administración maneje un registro de los acontecimientos relevantes
ocurridos durante el período de trabajo, esto se debe realizar mediante la inscripción diaria
en un formato tipo bitácora, indicando los eventos acontecidos y medidas tomadas por la
administración.
Proceso de Licitación, Administración 2012
39
6.16 Libro de Reclamos y Sugerencias
La administración deberá implementar un Libro de Reclamos y Sugerencias, el cual poseerá
carácter público tanto para los usuarios del recinto, como entidades encargadas de su
fiscalización. Éste deberá poseer páginas numeradas y estar ubicado en lugar visible.
Será responsabilidad de la administración efectuar una revisión periódica de las
observaciones en él contenidas, así como canalizar sus alternativas de solución en caso de
ser requeridas.
Toda revisión al Libro de Reclamos y Sugerencias, así como las acciones derivadas de ello,
deberán ser registradas en la Bitácora del recinto.
6.17 Informes Bimensuales
La administración deberá entregar bimensualmente a la Dirección de Relaciones Estudiantiles y
Defider, un informe en el que se detallen las actividades realizadas por la empresa durante
los dos meses anteriores.
Éste deberá ser entregado el primer lunes del mes siguiente al período a reportar,
contándose como referencia los siguientes plazos.
Tabla 11. Plazos de entrega para Informes Bimensuales
Período reportado por informe Fecha de entrega
Agosto – Septiembre 2012
Octubre-Noviembre 2012
Diciembre 2012-Enero2013
Febrero- Marzo 2013
Abril-Mayo 2013
Primer Lunes de octubre de 2012
Primer Lunes de diciembre de 2012
Primer Lunes de febrero 2013
Primer Lunes de abril 2013
Primer Lunes de junio de 2013
Proceso de Licitación, Administración 2012
40
Deberá proporcionar como mínimo la siguiente información del período a reportar:
a) Reportes Mensuales de Actividades.
• Actividades desarrolladas en el recinto.
• Hechos relevantes acontecidos.
b) Planificación de Operaciones. Correspondiente a los 2 meses siguientes al período
reportado. Incluye: turnos y horarios de trabajo, actividades a desarrollar, etc.
c) Recursos Humanos. Relativa a cada uno de los meses a informar:
• Identificación del Equipo de Trabajo, indicando los siguientes ítems: Nombre del
trabajador, Rol USM, Situación Académica, Cargo Desempeñado, Horas
Trabajadas por mes informado.
• Planilla de remuneraciones mensuales. Firmada por trabajadores certificando
recepción y conformidad con remuneraciones percibidas. Deberá detallar ítems
que la componen bajo el siguiente formato:
Tabla 12. Formato Remuneraciones por Trabajador
NOMBRE
CARGO HORAS
TRABAJADAS PAGO/ HORA
OTROS INGRESOS
DESCUENTOS
TOTAL MONTO
RETENIDO FIRMA DEL
TRABAJADOR
TOTAL MENSUAL -
• Ocasión de pago de retenciones del período reportado.
• Detalle de bonificaciones o descuentos efectuados, así como individualización de
trabajadores y montos involucrados.
Proceso de Licitación, Administración 2012
41
d) Estructura de Costos. Relativa a los meses abordados en Informe Bimensual. Incluye:
• Remuneraciones y días trabajados. En base al siguiente formato:
Tabla 13. Formato Informe de Remuneraciones y Días Trabajados
FECHA Nº
TRABAJADORES HORAS
TRABAJADAS REMUNERACIONES/D
ÍA BONOS Y OTROS
INGRESOS
DESCUENTOS
TOTAL MONTO
RETENIDO
TOTAL
MENSUAL
• Reporte de ingresos y egresos percibidos en el período a reportar. Deberá
proporcionar la siguiente información básica:
Tabla 14. Formato Reporte de Ingresos y Egresos Mensuales
Nº OPERACIÓN
FECHA
DOCUMENTO
Nº DOCUMENTO
DETALLE MONTO
OBSERVACIONES Ingresos Egresos
TOTAL MENSUAL
SALDO MENSUAL
e) Estadísticas del Recinto. Deberán ser coherentes con lo solicitado en la sección 6.12.
f) Inventario Mensual del Recinto.
g) Sugerencias, Comentarios o Solicitudes Propuestas a la Dirección de Relaciones Estudiantiles y Defider.
6.18 Informe Consolidado Anual
Deberá proporcionar los siguientes antecedentes, coherentemente con lo indicado en sección
6.17.
a) Resumen anual de actividades y hechos relevantes.
b) Informe consolidado de recursos humanos.
c) Estructura de costos consolidada (resumen por mes y total anual incurrido).
Proceso de Licitación, Administración 2012
42
d) Resumen estadístico anual del recinto.
e) Inventario final de dependencias.
f) Conclusiones, sugerencias y/o peticiones dirigidas a Vicerrectoría de Asuntos
Económicos y Administrativos y Defider.
6.19 Mantención de Información
Todos los registros y requerimientos impuestos por las presentes Bases deberán ser
generados, archivados y mantenidos por la administración. Estos deberán ser almacenados
en dependencias del Gimnasio II (ya sea en original o copias) y encontrarse disponibles para
eventuales fiscalizaciones, las cuales podrán ser realizadas sin previo aviso por los
organismos señalados en la sección 3.13.
6.20 Traspaso de la administración
Una vez finalizado el período de administración convenido, el Grupo de Alumnos que cesa en
sus funciones deberá contar con una participación activa en el Traspaso de la Administración
a quienes los sucedan en el cargo. Para ello deberá proporcionar la siguiente información, en
fecha informada pertinentemente por la Dirección de Relaciones Estudiantiles
a) Inventario actualizado del recinto. Informará respecto a los implementos disponibles
en Gimnasio II y sus condiciones de entrega (infraestructura, equipos, herramientas,
etc.).
b) Registros, procedimientos e información oficial generada en el período anterior.
Incluyendo Informe Consolidado Anual y comprobantes firmados de la devolución del
10% de impuestos a los alumnos que trabajaron en la administración.
Será decisión del nuevo administrador y sus fiscalizadores la mantención, eliminación
y/o adecuación en sus contenidos de la información traspasada.
c) Compromisos de corto y mediano plazo tomados por la administración.
Proceso de Licitación, Administración 2012
43
Será responsabilidad de la nueva administración corroborar la veracidad e integridad de la
información traspasada, informando a La Universidad ante cualquier disconformidad
detectada.
Proceso de Licitación, Administración 2012
44
II. ANEXOS
1. Carta de identificación de la Propuesta.
2. Declaración jurada simple.
3. Declaración de visita a terreno.
Proceso de Licitación, Administración 2012
45
1. CARTA DE IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA
Administración a la cual postula:
Identificación de los Representantes de la oferta:
Representante 1
Nombre
RUT Domicilio
Teléfono Correo electrónico
Representante 2
Nombre
RUT Domicilio
Teléfono Correo electrónico
Representante 3
Nombre
RUT Domicilio
Teléfono Correo electrónico
Valor total bruto de la oferta (en cifras): $ _ pesos.
(En palabras)
Garantía de seriedad de la Oferta.
Se adjunta Garantía de Seriedad de la Oferta.
Monto (en cifras): $ pesos. (En palabras) pesos.
Forma de pago (marcar con una X): Efectivo Cheque
Identificación del documento (si corresponde):
Institución financiera: Nº de Cuenta:
Nombre del titular de la cuenta: Nº de serie del documento: _
Firma de Representantes:
Representante 1 Representante 2 Representante 3
Proceso de Licitación, Administración 2012
46
2. DECLARACIÓN JURADA SIMPLE
Por medio de la presente, Yo , Rut ,
con domicilio particular en y postulante
a la administración de , declaro lo siguiente:
a. Haber estudiado y dar por conocidas y aceptadas todos los antecedentes y verificado
las especificaciones técnicas y otros documentos técnicos necesarios para está
postulación.
b. Haber considerado para la Oferta Económica todos los gastos necesarios para el
servicio, de acuerdo a las condiciones y requisitos estipulados en las Bases y demás
documentos incluidos en la Licitación.
c. Haber visitado el terreno e instalaciones y conocer las características que incidan
directamente en la ejecución de los trabajos.
d. Estar conforme con las condiciones generales de las Bases.
e. Aceptar la decisión que La Universidad determine sobre la selección de proponentes,
incluyéndose la posibilidad de dejar sin efecto ésta antes de adjudicación formal de la
licitación.
En caso de disconformidad con alguno de los puntos señalados, indicar las apreciaciones
correspondientes en ítem observaciones.
Observaciones
Nombre Representante
Rut Representante
Proceso de Licitación, Administración 2012
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3. DECLARACIÓN DE VISITA A TERRENO
Documento de uso de exclusivo de Representante de La Universidad en Visita a
Terreno.
Por medio de la presente, Yo Mario Ríos, representante oficial de La Universidad en la etapa
de Visita a Terreno asociada a la Licitación “Administración Gimnasio M”, declaro que los
individuos identificados a continuación han cumplido con la instancia de visita a terreno a las
instalaciones del Gimnasio M.
Asistentes
Nombre Rut Firma
Fecha de realización: Hora:
En la ocasión se procedió a informar a los presentes respecto a las características que
inciden en la operación y administración del recinto.
Se deja constancia de las siguientes observaciones*
* Tachar el espacio en caso de no ser utilizado.
Sr. Humberto Gómez D.
Representante UTFSM – Visita a Terreno Gimnasio II.