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UNIVERSIDAD DEL ISTMO
FACULTAD DE INGENIERÍA
BASES PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA WMS EN EMPRESAS
NACIONALES
VERÓNICA LUCÍA ESCOBAR AYALA
Guatemala, 13 de noviembre de 2012
UNIVERSIDAD DEL ISTMO
FACULTAD DE INGENIERÍA
BASES PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA WMS EN EMPRESAS NACIONALES
Trabajo de Graduación
Presentado al Consejo de la Facultad de Ingeniería
de la Universidad del Istmo, para optar el título de:
Ingeniero Comercial
por
VERÓNICA LUCÍA ESCOBAR AYALA
Asesorado por: Ing. Carlos Briones
Guatemala, 13 de noviembre de 2012
ÍNDICE GENERAL
Página INTRODUCCIÓN……………………………………………. 1 1. MARCO DE REFERENCIA……………………………... 2 1.1 MARCO CONCEPTUAL……………………….. 2 1.1.1 Antecedentes………………………………… 3 1.1.1.1 Cadena de Suministro…………………… 3 1.1.1.2 Administración del Inventario en la
cadena de suministro..................................
6 1.1.1.3 Manufactura de Clase Mundial………….. 8 2. MARCO TEÓRICO……………………….……………..... 9 2.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN WMS... 9 2.1.1 Documentación y parámetros……………….. 11 2.1.2 Recepción……………………………………. 13 2.1.3 Gestión de existencias……………………….. 13 2.1.4 Preparación de encargos……………………... 14 2.1.5 Expedición…………………………………… 15 2.1.6 Reporting e Indicadores claves KPI…………. 16 2.2 SISTEMAS, APLICACIONES Y PRODUCTOS
SAP……………………………………………….
17 2.2.1 SAP Business One….……………………….. 18 2.2.2 SAP en el área de compras………………….. 20 2.2.3 SAP en control de inventarios………………. 21 2.2.4 SAP en gestión de servicio………………….. 22 2.2.5 SAP R/3……………………………………... 23 3. MARCO CONTEXTUAL……………………………….. 25 3.1 CEMENTOS PROGRESO...……………………. 25 3.1.1 Logros………………………………………. 29 3.2 HENKEL LA LUZ S.A……………………………. 31 3.2.1 Logros………………………………………. 34 4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………….. 36 4.1 OBJETIVOS……………………………….……. 37 4.1.1 Objetivo General………………………………. 37 4.1.2 Objetivos Específicos…………………………. 37 4.2 ALCANCES Y LIMITACIONES DEL ESTUDIO 38 5. APORTE………………………………………………… 39 6. METODOLOGÍA……………………………………….. 40 6.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS UNIDADES DE
ANÁLISIS……………………………………….
40
6.2 INSTRUMENTOS DE LAS UNIDADES DE ANÁLISIS……...……....……………………………….
40
6.3 IDENTIFICACIÓN DE LOS PARTICIPANTES EN LA APLICACIÓN DEL PROCESO………...………….
41
6.4 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA SOBRE DATOS HISTORICOS E INSTRUMENTOS PARA LAS EMPRESAS………………………………………..
41 7. PRESENTACIÓN Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS: El
proceso de diseño y puesta en marcha de un sistema de gestión de almacén………………………………………………………...
42 7.1 INVENTARIOS………...……………………………….. 45 7.2 COSTOS…………..…………………………………….. 50 7.3 DESPACHO……………..……………………………… 54 7.4 SERVICIO AL CLIENTE.……….…………………….. 54
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………….………….
57
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………………........
59
ANEXOS…………………………………………………………….
61
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Figura
Descripción Página
1 Cadena de suministro 4 2 Funciones a implementar para WMS 11 3 Documentación y parámetros en bodega/ almacén 12 4 Proceso de recepción 13 5 Ubicación del producto 14 6 Expedición 15 7 Ecosistema de una empresa 19 8 SAP en el área de compras 20 9 SAP en control de inventario 21 10 SAP en gestión de servicio 22
Diagrama
1 Administración de la cadena de suministro 5 2 Herramientas de documentación y parámetros 12 3 Estructura SAP R/3 23 4 Problemática y solución Cementos Progreso 26 5 Flujograma de proceso de implementación Cementos
Progreso 28
6 Problemática y solución Henkel La Luz, S.A. 32 7 Flujograma de proceso de implementación Henkel La Luz,
S.A. 35
8 Flujograma proceso modelo 56
Tabla
1 Tipos de Inventarios 7 2 Beneficios Principales WMS 10 3 Indicadores WMS 16 4 Características de SAP 17 5 Descripción de proceso Cementos Progreso 27 6 Descripción de proceso Henkel La Luz, S.A 33 7 Resumen mensual materiales inventario Cementos Progreso 45 8 Resumen mensual cumplimiento de inventario 48 9 Resumen mensual en costos de transacción Cementos
Progreso
50
Gráfica
Descripción Página
1 Porcentaje exactitud materiales Cementos Progreso 46 2 Eficiencia FIFO Henkel La Luz, S.A. 47 3 Cumplimiento inventario Cementos Progreso 49 4 Costos de transacción Cementos Progreso 51 5 Eficiencia total Henkel La Luz, S.A. 52 6 Ahorro por compras automáticas Cementos Progreso 53 7 Atención al cliente interno Cementos Progreso 55
DEDICATORIA
A Dios por llenarme de sabiduría y gracia a lo largo de mi carrera universitaria y por ser
fiel proveedor para poder terminar mis estudios.
A mi mamá por su inmenso e interminable amor, la motivación de nunca darme por
vencida, de seguir adelante y por los días de tristeza al estar lejos y hacerme siempre
sonreír.
A mi papá por su interminable dedicación y sacrificio, por ser el ejemplo de cómo ser un
profesional de éxito y sobrellevar los momentos más difíciles, además de su gran amor y
paciencia.
A mi hermano por ser mi compañero en los momentos más difíciles y por ser un
ejemplo, te admiro.
A mi abuelita por el amor inigualable, por sus oraciones y preocupaciones, te amo.
A mis tías que son como mis hermanas, por siempre preocuparse por mí y por ser un
ejemplo a seguir.
A mis abuelos por su apoyo y amor en todo tiempo.
A mis primitas, primos y demás familia gracias por apoyarme y estar conmigo siempre.
A mis amigos a quienes Dios ha puesto en mi vida y diariamente son una bendición.
A mi asesor Ing. Carlos Briones por su dedicación y atención en todo momento.
A todo el personal de la Facultad de Ingeniería por ser siempre un apoyo a lo largo de mi
carrera universitaria, en especial al Ing. Jorge López, Ing. Karina de Urrea y Nora de
Pérez. Gracias por confiar en mí.
A Henkel La Luz S.A y Cementos Progreso por abrirme las puertas para poder culminar
la última etapa de mi carrera universitaria.
1
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo busca presentar un modelo de gestión que contribuya a optimizar la administración del flujo de información, en la Cadena de Suministro (CS).
La cadena de suministro está formada por cuatro procesos de primer nivel:
abastecimiento, transformación (producción), distribución y planeación, este último es el
proceso encargado de la administración del flujo de información.
El flujo de información hace sostenible el valor agregado generado por el flujo físico
para los clientes. El costo y servicio son relevantes en el proceso de distribución y
administración de inventarios.
La optimización está enfocada en reducir costos y tiempo en los procesos de
administración de inventarios, en los almacenes de materia prima y de producto
terminado. En el entorno actual de los negocios y en la búsqueda de una mayor
productividad en las operaciones diarias de la empresa, se encuentra la globalización que
demanda un permanente esfuerzo en generar mayor competitividad y mejores resultados.
Por lo tanto, el propósito de este trabajo es estudiar las bases de la implementación
del sistema WMS (Warehouse Management System) en algunas empresas que operan en
el país, como instrumento de mejora en la productividad de sus actividades dentro de la
cadena de suministro y, luego, generar una metodología de implementación del mismo
para referencia de otras empresas que todavía no lo tengan en su gestión de inventarios.
El WMS es un Sistema de Gestión de Almacenes que constituye una importante
ayuda a las compañías, orientado a la optimización de los procesos de recepción,
almacenaje y despacho.
2
1. MARCO DE REFERENCIA
1.1 MARCO CONCEPTUAL
En la actualidad, para lograr el éxito de un producto o servicio, no basta con cumplir
los requerimientos de calidad, realizar campañas publicitarias o tener grandes procesos
de manufactura con una planta eficiente. La clave para lograr dicho éxito es tener
cobertura en todos los puntos de venta, de manera que el producto llegue eficientemente
al consumidor.
Los desafíos logísticos más difíciles tienen que ver con los procesos de integración
interna y externa de la empresa. Todo proceso de integración logística se unifica en la
estructura organizacional, en la responsabilidad efectiva de los inventarios, en las
prácticas de compartir información y en la naturaleza de los sistemas de medición del
desempeño.
Cuando una organización realiza una administración de la cadena de suministro
optimiza la planificación y ejecución de ésta, para así lograr los resultados esperados de
la estrategia establecida.
Debido a la complejidad de los negocios y que las empresas deben competir
innovando, ofreciendo productos diferenciados, personalizados para los clientes, los
tiempos de operación deben reducirse y la demanda de calidad en el servicio debe ser
mayor.
Las empresas deben buscar nuevas herramientas que aseguren altos niveles de servicio
y el incremento de eficiencia y en la productividad por medio de costos controlados, de
manera que, es lo más acertado que pueden hacer las organizaciones, razón por la cual la
Tecnología de Información, o TI, es una herramienta necesaria para alcanzar distintos
objetivos propuestos por las organizaciones. Los sistemas más comunes utilizan en la
gestión logística son:
• Sistema de Gestión de Almacenes- WMS (Warehouse Management System)
3
• Sistema de Gestión de Transporte- TMS (Transportation Management System)
• Sistema de Ruteo – RS (Routing System)
1.1.1 Antecedentes
1.1.1.1 Cadena de Suministro
La cadena de suministro es expresada como: todas las actividades involucradas en la
entrega de un producto, desde su estado como materias primas hasta su llegada al
cliente. Este concepto ha evolucionado en el mundo de los negocios, en donde se ha
consolidado como un concepto estratégico, para lograr la satisfacción del cliente
mediante la unión y coordinación de esfuerzos entre los diferentes miembros de la
cadena.
Una cadena de suministro está formada por diferentes entidades o miembros que
interactúan entre sí, para lograr satisfacer necesidades expresadas por un cliente, los
cuales pueden ser:
• Consumidores
• Minoristas
• Mayoristas/Distribuidores
• Fabricantes
• Proveedores de componentes y materia prima.
Un fabricante puede recibir materiales de diferentes proveedores y posteriormente
abastecer a diferentes distribuidores, por lo tanto, la mayoría de las cadenas de
suministro son realmente redes, por ejemplo:
4
Figura No. 1
CADENA DE SUMINISTRO
Fuente: Redecon
La administración de la cadena de suministro debe tratar los siguientes problemas:
• Configuración de una red de distribución: número y localización de proveedores,
instalaciones de producción, centros de distribución, almacenes y clientes.
• Estrategia de la distribución: centralización o descentralización, envío directo,
push o pull de la estrategia y logística a terceros.
• Información: integración de sistemas y procesos a través de la cadena de
suministros para compartir información valiosa, incluyendo señales de demanda,
pronósticos, inventario y transporte.
• Gerencia de inventario: cantidad y localización de inventario incluyendo las
materias primas, productos en proceso y mercancías acabadas.
5
La administración de la cadena de suministro enfrenta cada vez retos mayores, al
enfrentarse a entornos más complejos y competidos a nivel mundial y en donde la
satisfacción del cliente y la rentabilidad del negocio, marcan la pauta para los desafíos
en un mundo globalizado que puede enfrentar toda empresa.
Diagrama No. 1
ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO
Fuente: Propia
Entregar Producto Correcto
Lugar Correcto Tiempo correcto
Planeación de la Cadena de Suministro
• Planificacion de la Demanda y pronóstico
• Planificación de Abastecimiento • Planificación de Distribución • Planificacion y programación de
Manufactura
Ejecución de la Cadena de Suministro
• Gestión de Centros de Distribución -WMS
• Gestión de Transportes- TMS • Sistema de Ruteo- RS
6
1.1.1.2 Administración del Inventario en la Cadena de Suministro
Un inventario consiste en la existencia de productos físicos que se conservan en un
lugar (almacén). El inventario es un conductor muy importante dentro de la cadena de
suministro, ya que puede alterar dramáticamente la eficiencia y respuesta de la misma.
Un rol muy importante de la gestión del inventario dentro de la cadena de suministro
es, ayudar a incrementar el monto de demanda que puede ser satisfecha, por tener el
producto listo y disponible cuando el cliente lo requiera.
Otro enfoque del inventario es sobre los espacios físicos en donde se almacenan,
estos son llamados bodega o almacén. Es necesario tomar en cuenta algunas variables
que influyen en la operación de una bodega o almacén:
• Distancia y costo de mover material del origen a la bodega
• Distancia y costo de mover material de la bodega al destino
• Costos de renta, luz, impuestos municipales, servicios y mantenimiento
• Capacidad de las bodegas
• Porcentaje de utilización de las bodegas
• Superficie en bodega ocupada por pieza o lote
• Volumen en bodega ocupado por pieza o lote
• Costos parciales y totales por pieza o lote en bodega
• Vida útil de la bodega
• Facilidades para el manejo en pallet de los productos.
“Nuevos procesos y sistemas de información exigen mantener los inventarios en un
nivel mínimo, pero sin que se sacrifique el equilibrio entre la oferta y la demanda. Si
bien generalmente los inventarios altos ofrecen un mejor servicio al cliente, bajos costos
y economías a escala; pero con inventarios bajos se baja el pago de impuestos, mermas,
intereses entre otros. A continuación, se presentan las ventajas y desventajas de tener
cualquiera de los dos tipos de inventarios.” 1
1 BALLOU, Ronald H. Logística, Administración de la cadena de suministro. 5ta edición. México: Pearson Educación, 2004. p328.
7
Tabla No. 1
TIPOS DE INVENTARIOS
Características Inventarios Bajos Inventarios Altos
Interés o Costo de
oportunidad
Bajo Alto
Costo de Almacenamiento
y manejo
Bajo Alto
Impuestos, Seguros y
mermas
Bajo Alto
Servicio al cliente
Riesgo de NO satisfacerlo Seguridad en servicio al
cliente
Costo de hacer pedidos Alto Bajo
Utilización de mano de obra
Baja Eficiencia Alta eficiencia
Costo de transporte Alto Bajo
Pago a proveedores Costo Alto Descuentos
Fuente: Propia
Sistema empujar (push): Se basa en pronósticos de venta y de producción. Los
compradores acopian sus insumos basados en un programa de compras. Se tiene siempre
niveles de inventario de seguridad, con el fin de que nunca (o casi nunca) fallen al
cliente o a la línea de producción, acarreando niveles altos de inventario. Este sistema es
poco flexible, por lo que no puede dar respuestas eficientes a corto plazo.
Sistema jalar (pull): Mantiene niveles relativamente bajos de inventario. El flujo de
materiales e insumos a través de la cadena de suministros, se lleva a cabo solo cuando el
eslabón final demanda o consume el producto terminado, en vez de basar el flujo en
pronósticos. Este sistema es muy flexible y dinámico, pero requiere de mayor talento y
de la implementación de sistemas de calidad.
8
1.1.1.2 Manufactura de Clase Mundial
Tener éxito en el mercado de su elección contra cualquier competidor, sin importar
su tamaño, país de origen o recursos del mercado, por lo tanto, si los fabricantes no se
expanden hacia nuevos mercados geográficos, es muy probable que su participación en
el mercado se vuelva menor ya que nuevos competidores entrarán en su territorio.
Ser una empresa que cuenta con “Manufactura de clase Mundial” significa igualar o
rebasar a cualquier competidor en cuanto a calidad, tiempo de entrega, flexibilidad,
relación costo/precio, servicio al cliente e innovación.
Las claves para el éxito, sin ningún orden particular, son:2
1. Reducir los tiempos de entrega (Lead Times)
2. Reducir los costos de operación
3. Reducir el tiempo de lanzamiento de los productos al mercado
4. Exceder las expectativas del cliente
5. Incrementar la sub-contratación de servicios de terceros
6. Administrar la empresa global
7. Mejorar la visibilidad de la compañía
Con estas claves, las empresas deben tomar ventaja e introducir nuevas prácticas para
conseguir resultados competitivos y que sean los mejores, por lo que deben establecer
una presencia virtual y utilizar tecnología con el fin de responder mejor y con mayor
rapidez a los requerimientos del cliente.
2RODRÍGUEZ, SALAZAR. José Cruz. La importancia de la relación entre la satisfacción de los empleados y el desempeño de los sistemas de manufactura de clase mundial, Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey.
9
2. MARCO TEÓRICO
2.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN WMS
El WMS (Warehouse Management System) es generalmente traducido al español por
“Sistema de Gestión de Almacén o SGA”, este tiene la función de ayudar a las
compañías a ser más eficientes en la distribución, ubicación y búsqueda de los productos
y así lograr incrementar la eficiencia de la recepción y despacho de los productos en el
almacén, una parte muy importante en la cadena de suministro.
En países desarrollados o empresas con alto nivel tecnológico en Tecnologías de
Información, conectan el WMS al ERP (Enterprise Resource Planning). Este es un
software que interviene en el control de actividades mediante interfaces electrónicas y
un módulo de conciliación de movimiento, para asegurar la igualdad de los sistemas. Sin
embargo, algunas empresas que no cuentan con el suficiente capital para invertir en este
sistema y en radiofrecuencia, crean un método “casero” por Excel o lo enlazan con el
sistema SAP.
Los beneficios que puede tener la compañía al implementar WMS son:
• Control de Inventarios
• Orden y sistematización de procesos
• Reducción de ciclos de despacho y de recepción
• Mejora la productividad y aumenta la calidad del área logística
• Facilita la visibilidad de ubicación de productos
El WMS es aplicable para cualquier tipo de empresa como:
Supermercados y Cadenas de Retail
Productos de Consumo Masivo
Cosmetica y Limpieza
Medicamentos
Industria Automotriz
Textiles, ropa y moda
10
Tabla No. 2
BENEFICIOS PRINCIPALES WMS
Fuente: Redecon
Módulo Administrativo
Permite un control de las operaciones desde el escritorio, asigna las cargas de trabajo y
consulta indicadores de desempeño. Este módulo corre sobre internet explorer.
Módulo Móvil
El sistema corre en una handheld o computadora de mano, utilizando la tecnología de
radio frecuencia como medio de comunicación y el láser lector de código de barras,
como medio de lectura y captura de información.
11
Generalmente el WMS cuenta con 6 actividades principales: 3
1. Documentación y parámetros
2. Recepción
3. Gestión de las existencias
4. Preparación de encargos
5. Expedición
6. Reporting e Indicadores llaves de realización KPI
Figura No. 2
FUNCIONES A IMPLEMENTAR PARA WMS
Fuente: Redecon
2.1.1 Documentación y parámetros
Permite al responsable del almacén definir las reglas que rigen las entradas, los
movimientos, el almacenamiento y las salidas de los productos de su
almacén. Parámetros básicos a definir:
3Sistema de gestión de almacén WMS, www.free-logistics.com
12
Diagrama No. 2
HERRAMIENTAS DE DOCUMENTACIÓN Y PARÁMETROS
Fuente: Propia
Figura No. 3
DOCUMENTACION Y PARÁMETROS EN BODEGA/ALMACÉN
Fuente: Redecon
Tipo de Racks
• Frontales • Penetrables • Doble Profundidad • Estanterias • Auto-Estiba
Layout
• Cantidad de pasillos • Cantidad de
columnas por pasillos • Cantidad de niveles
por columna • Altura de nichos por
columna • Área de picking • Áreas de alta, media
y baja rotacion • Docks de carga
Producto
• Referencia producto • Descripción producto • Clasifica
ABECEDARIO del producto
• Familia logística del producto
• Embalaje asociado al producto
Embalaje
• Tipo de embalaje • Dimensiones del
embalaje • Peso máximo de
carga soportada en el embalaje
• Peso máximo de carga soportada en apilado
13
2.1.2 Recepción
Verifica que la mercancía recibida sea la esperada, luego encamina la mercancía
recibida hacia el área adecuada ya sea de almacenamiento, preparación o directamente
hacia una zona de expedición, según los parámetros especificados.4
La recepción generalmente se hace por una lectura del código de barra de la
referencia producto y de su cantidad.
Figura No. 4
PROCESO DE RECEPCIÓN
Fuente : Redecon
2.1.3 Gestión de las existencias
La función gestión de las existencias permite contabilizar las entradas y las salidas
producidas, para tener la visión del estado de las existencias en cualquier momento: al
nivel de productos, cantidad, localización en el almacén.
La gestión de las existencias encamina la mercancía recibida hacia el emplazamiento
predeterminado, para esto se determina en qué posición del almacén guardar un pallet,
asegurando que los productos de alta rotación se almacenen en áreas cercanas y, los
productos de baja rotación, en los sectores menos productivos.
4Sistema de gestión de almacén WMS, www.free-logistics.com
14
2.1.4 Preparación de encargos
Esta función permite asegurar la gestión de la preparación de encargos, se define el
recorrido de los operarios, la ubicación de los productos en el área de picking, ya que
esta función le señala a los preparadores cuáles productos o artículos deben escoger, a
donde recogerlos y en cual embalaje/palet deben reagruparlos.
Se emiten órdenes que se reciben en los hand-held (computadora portátil que se
puede llevar en una mano a cualquier parte mientras se utiliza) y, cuando se realiza el
picking (recolectar el producto), se controla mediante el código de barras que se tome el
articulo solicitado de la posición y cantidad correcta.5
Figura No. 5
UBICACIÓN DEL PRODUCTO
Fuente: Redecon
5 Sistema de gestión de almacén WMS, www.free-logistics.com
15
2.1.5 Expedición
Es la última función física del almacén; por medio de la expedición se puede
controlar los productos que salen, su preparación y el destino de cada mercancía cargada
a un medio de transporte en el que se identifica por medio de un código (matriculación o
número de contenedor).
La función expedición registra estas informaciones, edita los documentos de
transporte y envía al sistema de facturación las informaciones logísticas necesarias para
la emisión de factura. 6
Figura No. 6
EXPEDICIÓN
Fuente : Redecon
6 Sistema de gestión de almacén WMS, www.free-logistics.com
16
2.1.6 Reporting e Indicadores clave KPI
Los indicadores KPI (Key Performance Indicators), son indicadores numéricos que
hacen posible evaluar el desempeño, en cada parte del proceso del WMS, ya que se
enfocan en el “como” para alcanzar el objetivo fijado.
Por medio de la metodología del Balance Scorecard (Herramienta de gestión que
traduce la estrategia de la empresa en un conjunto coherente de indicadores), se integra
los KPI´s para presentar una estrategia del negocio a través de objetivos claramente
encadenados entre sí.
Los indicadores más comunes utilizados para la WMS son:
Tabla No. 3
INDICADORES WMS
Coste por proceso
• Recepción • Preparación de pedidos • Cross Docking • Expedición • Control de stock
Actividad
• Estacionalidad ( mensual, semanal, diario) • Flujo de recepción/capacidad • Flujo de preparación/capacidad • Flujo de expedición/capacidad
Productividad
• Número de palets heterogéneos o homogéneos recibidos por persona por hora
• Número palets reposicionados por persona por hora
Transporte
• Tasa de utilización de la capacidad • Coste medio por palet (homogéneo, heterogéneo, contenedor…) en recepción
• Numero medio de descargas por viaje • Coste medio por línea de pedido transportada
Medido en días o
semanas
Medido Kg Lbs o Tn y también en números absolutos
Medido en números absolutos
Medido moneda local o
internacional
Fuente: Propia
17
2.2 Sistemas, Aplicaciones y Productos SAP
SAP, un software empresarial cuya principal función es generar información y
compartirla con la mayor facilidad, fue creado en 1972 en Walldorf, Alemania, por IBM
y sus siglas quieren decir Sistemas, Aplicaciones y Producto. SAP es el principal
proveedor de software empresarial en el mundo, una de sus principales características es
el desarrollo de estrategias de satisfacción al cliente, procesos de calidad y mejoras
continuas.7
Como se menciona anteriormente, SAP cubre las necesidades de las empresas sin
importar el tamaño, sean grandes o pequeñas. También abarca diferentes áreas en un
solo programa como lo son: área contable, comercial, finanzas, logística entre otras.
Tabla No.4
CARACTERÍSTICAS DE SAP
Fuente: Integrasap
7 SAP Bussines One, Folleto Integrasap: La solución de gestión de negocios para las pequeñas y medianas empresas, 2011
18
2.2.1 Sap Business One
SAP Business One es un innovador software derivado de SAP, el cual se encarga de
la gestión de negocios. SAP Bussines One fue creado con el objetivo de ser una
herramienta de apoyo para el crecimiento de pequeñas y medianas empresas.
Cuenta con centros de trabajo singulares, que pueden personalizarse para cada
usuario y que le permiten:
• Acceder a informes de carteleras de control
• Brindar acceso a los recursos comunes con un solo clic
• Insertar páginas web personalizadas
• Integrar fácilmente correo electrónico de Microsoft ® Outlook ® utilizando
funciones de arrastrar y colocar.
SAP Business One cuenta con funciones integradas de gestión de relaciones con
clientes (CRM), para ayudar a los usuarios a:
• Gestionar oportunidades de ventas y llevar a cabo un análisis del proceso
(pipeline) de ventas
• Realizar un seguimiento de perfiles de clientes y proveedores, información de
contacto y saldos de cuentas
• Brindar soporte a gestión de contratos y planificación de servicios.
“Recomendaría SAP Business One a cualquier empresa de nuestro tamaño. Algunos
consideran que se trata de aplicación destinada a grandes empresas. Sin embargo, no es
un producto costoso y representa una herramienta de trabajo completa para cualquier
compañía que realmente quiera entender cómo funciona”.8
Philip Delaney, Director General, Dairyglen
8 Ibid.
19
SAP Business One proporciona una plataforma de negocios flexible, que libera el
potencial de su ecosistema. Se trata de clientes y proveedores o de empresas matrices,
dispositivos móviles y servicios web, SAP Business One hace posible integrar cada
aspecto de los negocios utilizando las tecnologías de integración.
Figura No. 7
ECOSISTEMA DE UNA EMPRESA
Fuente: Integrasap
20
2.2.2 SAP en el área de compras
SAP provee a las empresas herramientas que son necesarias para manejar el proceso
de adquisición. Un asistente lo guía por el proceso de solicitud de cotizaciones de sus
proveedores a través de internet, para luego gestionar su respuesta y la decisión final.9
La planeación de requerimientos de materiales (MRP) es un asistente que ayuda a
planear y optimizar los requerimientos futuros de materiales y, luego, administrar y
ejecutar las recomendaciones y excepciones de compras y manufacturas. El asistente de
MRP ayuda a reducir costos considerando las cantidades mínimas de pedido, órdenes
múltiples entre otros.
Figura No. 8
SAP EN ÁREA DE COMPRAS
Fuente: Integrasap
9 SAP Bussines One, Folleto Integrasap: La solución de gestión de negocios para las pequeñas y medianas empresas, 2011
21
2.2.3 SAP en control de inventario
SAP permite a los usuarios gestionar la información maestra de los artículos en
inventario, números de serie y lote, así como listados de precios. Sistemas, Aplicaciones
y Productos SAP hace posible realizar ajustes según las necesidades de la empresa como
lo es: aumento o reducción de inventario, revalorización de costos de almacenamiento en
el sistema basándose en los precios de mercado actuales, generación de listas de
selección para órdenes de venta abierta, entre otros. Mediante estas funciones SAP
resulta adaptable a las necesidades de la empresa.
Figura No. 9
SAP EN CONTROL DE INVENTARIO
Fuente: Integrasap
22
2.2.4 SAP en gestión de servicio
SAP ofrece la función de gestión de relaciones con los clientes (CRM), con
características estrechamente integradas de mercadeo, ventas y servicio, que
proporcionan una visibilidad de punta a punta de todo el ciclo de vida útil del cliente. La
funcionalidad de CRM garantiza un completo control sobre los clientes en cuanto a
adquisición, retención, lealtad y rentabilidad empresarial.
Figura No. 10
SAP EN GESTIÓN DE SERVICIO
Fuente: Integrasap
23
2.2.5 SAP R/3
También llamada SAP ERP, el significado de R/3 quiere decir: “R” procesamiento en
tiempo real y, el número 3, se refiere a 3 procesos que son: base de datos, servidor de
aplicaciones y cliente. SAP R/3 Es una versión de software y hardware que tiene el
objetivo de automatizar e integrar los procesos relevantes de la organización.10
R/3 puede ser utilizado desde 30 usuarios hasta 3,000 usuarios, esto asegura que el
software SAP R/3 provee el soporte necesario a la compañía y, a la vez, permite que
exista flexibilidad para adaptarse a cambios y progresar.
Diagrama No. 3
ESTRUCTURA SAP R/3
Fuente: Propia
Como se mencionó anteriormente, SAP R/3 cuenta con tres procesos importantes
sobre los cuales caen todas las operaciones y funcionalidad del sistema.
• Servidor de cliente: permite la interacción entre el usuario y la computadora por
medio del teclado, ratón y monitor.
• Servidor de aplicaciones: prepara, da formato y procesa los datos ingresados,
esto se puede operar sobre una o más computadoras.
• Servidor de base de datos: almacena la información que utilizan los usuarios y
controla la administración de ésta para que se utilice de la mejor manera por
todos los usuarios.
10 SAP Bussines One, Folleto Integrasap: La solución de gestión de negocios para las pequeñas y medianas empresas, 2011
SAP CLIENTE
SAP APLICACIONES
SAP BASE DE DATOS
24
Uno de muchos beneficios que da el servidor R/3 a una empresa, es la ventaja
competitiva en relación a las demás empresas en el rubro del negocio, esto debido a la
flexibilidad para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, lo que lo hace más
flexible y de esta manera da una mejor respuesta al cliente y apoya en el crecimiento
efectivo para la empresa.
25
3. MARCO CONTEXTUAL
Se visitó e investigó dos empresas guatemaltecas que sufrían algunas deficiencias en
sus operaciones de manejo de inventarios, por lo que decidieron tomar acciones para
enfrentarlas y solventarlas.
3.1 CEMENTOS PROGRESO
Generalidades:
Cementos progreso nace el 18 de Octubre de 1899 fundado por Don Carlos Federico
Novella Klée, que invirtió en una cementera ejerciendo un liderazgo transformador ya
que, en ese tiempo, el cemento no era el material utilizado en Guatemala para la
construcción.11
A raíz del terremoto de 1917 se generó una fuerte demanda para el producto, ya que
se constató que todas aquellas construcciones hechas con cemento, soportaron las
inclemencias de tal fenómeno natural.
En 1974 se construyó la primera línea de producción en Planta San Miguel, Sanarate,
El Progreso. Cinco años después, en 1979 se construyó la segunda línea y se legalizó el
nombre de Cementos Progreso, S.A. En 1996 principió la construcción de la tercera
línea, la cual se completó en 1998. En el año 2000, el 20% de las acciones fueron
adquiridas por la cementera Suiza Holcim, líder a nivel mundial en la producción de
cemento. Actualmente, Cementos Progreso elabora diversidad de productos adecuados a
las distintas necesidades de construcción.12
Misión: “Producir y comercializar cemento y otros materiales para la construcción
acompañados de servicios y de alta calidad” 13
11 www.cempro.com 12 Ibid 13 Ibid
26
Valores:
• Comportamiento ético
• Liderazgo genuino
• Solidaridad
• Compromiso con la sostenibilidad de la empresa
Aplicación del sistema WMS:
El uso del sistema WMS en Cementos Progreso surge como necesidad de control de
inventarios y su mejor sincronización con los diferentes almacenes. Para su
implementación la empresa tuvo que tomar en cuenta como riesgo: el costo alto del
sistema, el equipo necesario para su uso, la capacidad del recurso humano de desarrollar
tareas específicas y el seguimiento de instrucciones para el éxito en la puesta en marcha.
Diagrama No. 4
PROBLEMÁTICA Y SOLUCIÓN, CEMENTOS PROGRESO
Fuente: Propia
ProblemáCca
• Poca coordinación de entradas y salidas en los almacenes.
Solución
• Mejor sincronización con los diferentes almacenes por medio de la uClización del sistema WMS con SAP.
27
Tabla No. 5
DESCRIPCIÓN DE PROCESO, CEMENTOS PROGRESO
INICIO ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS
Necesidad de implementar nuevas prácticas de control
Desarrollo de Proceso Operativo (almacenamiento, recepción, mantenimiento y despacho)
Gerente de Operaciones
Proceso Operativo generado
Proceso Operativo Generado
Desarrollo de Proceso Administrativo (abastecimiento, registro, control, organización y control de recursos)
Gerente de Operaciones
Proceso Administrativo generado
Proceso Administrativo generado
Identificar las herramientas de la empresa y determinar cuál cumple con las necesidades de la empresa
Gerente de Operaciones y Gerente Administrativo
Sistema SAP como método para implementación de práctica de control de almacén
Sistema SAP como método para implementación de práctica de control de almacén
Desarrollo y adecuación de sistema SAP para WMS
Gerente de Tecnología
Programación enrolada SAP-WMS
Programación enrolada SAP-WMS
Desarrollo de programa por medio de entradas y salidas de producto
Gerente de Tecnología
Programa listo para prueba piloto
Programa listo para prueba piloto
Capacitación de personal
Encargado de Implementación
Personal capacitado
Personal capacitado Puesta en marcha Encargado de Implementación
Práctica de control de almacén implementada
Fuente: Propia
28
Diagrama No.5
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN, CEMENTOS
PROGRESO
Fuente: Propia
29
3.1.1 Logros
• Cementos Progreso, mediante la implementación del sistema WMS, ha tenido resultados de gran beneficio en el área de inventarios ya que han cumplido la meta en el porcentaje de exactitud. (Ver Gráfica No. 1) El porcentaje de exactitud se refiere al cumplimiento de todos materiales en bodega contados por los operarios, en comparación con los que se encuentran registrados en el sistema; este indicador tiene como meta llegar al 95% de cumplimiento cada mes.
• Una de las metas cumplidas de Cementos Progreso gracias al sistema WMS, es Disminuir las diferencias del inventario total a no más de Q 1,000.00 promedio en el mes. (Ver Gráfica No. 3) Diferencia de inventario quiere decir que se busca disminuir las variaciones entre el costo del inventario teórico o registrado con el costo del inventario real o contado, con el objetivo de tener un mayor control sobre los productos y cantidades que ingresan y salen del inventario.
• Mediante el sistema WMS, se ha podido monitorear los costos de transacciones el cual se refiere a esto con el fin de reducir costos y tener un mejor control. (Ver Tabla No. 9). El costo de transacción consiste en que cada operación que se hace en el almacén, ya sea de recepción, despacho o de almacenamiento, tenga un costo menor de $3.00; con el objetivo de rentabilidad en sus operaciones. El cumplimiento en el costo de transacciones es una meta para Cementos Progreso, la cual es representada en la Gráfica No. 4.
• Para Cementos Progreso, la implementación del sistema de gestión de almacén es un apoyo para generar ahorros en el área de costos, gracias a su implementación se ha aumentado el rendimiento en cuanto al ahorro por compras automáticas. Cuando se habla de compras automáticas en Cementos Progreso se refiere a que todas las compras que se hacen con proveedores que están bajo contrato, automáticamente se genera una orden de compra al proveedor; esto permite un ahorro de recurso humano y de tiempo para la compañía. (Ver Gráfica No. 6)
• El servicio y atención al cliente interno quiere decir que existe un monitoreo en la exactitud y precisión de la información que se le proporciona al cliente interno dentro de la empresa. Cementos Progreso monitorea el servicio y atención al cliente interno en tres diferentes indicadores que son: la exactitud de información, tiempo de servicio < 20 min y cortesía. Estos tres indicadores se
30
han vuelto con el tiempo, casi perfectos y ha sido desde la implementación del sistema WMS. (Ver Gráfica No. 7)
31
3.2 HENKEL LA LUZ S.A.
Generalidades
Henkel La Luz S.A nace en el año 2003, con un acuerdo de joint venture entre
Henkel AG & Co. KGaA y Fábrica La Luz S.A, una compañía familiar que venía
operando en Guatemala por más de 60 años y que elaboraba jabones y detergentes.14
Henkel La Luz S.A es una compañía que se dedica a la elaboración de detergentes y
productos para el cuidado del hogar, que han sido segmentados para poder satisfacer las
necesidades de sus diferentes clientes en el país, Centroamérica y el Caribe.
Visión: Un líder global en marcas y tecnologías
Valores:
• Incluyen a los clientes en el centro de las operaciones
• Valoran, dan retos y recompensan a sus trabajadores
• Impulsan un excelente desempeño financiero sustentable
• Están comprometidos al liderazgo en sustentabilidad
Aplicación del sistema WMS:
La implementación del sistema WMS en Henkel La Luz S.A, surgió de la necesidad
que tenía la compañía en cuanto a la sistematización y agilización de los procesos de
gestión de inventarios, con el fin de tener un mayor orden y control de sus actividades.
Tenían problemas con la administración de inventarios, lo que se observaba por una
mala rotación de éstos. Contaban con 6 bodegas o almacenes, los cuales no tenían un
orden adecuado.
Por estas circunstancias, en el año 2006 tomaron la decisión de implementar el
sistema WMS pero con un “método casero”, por medio de Excel y sin radiofrecuencia.
Henkel La Luz S.A consideró utilizar el sistema SAP como método de ejecución, sin
embargo, determinó que era muy rígido para la flexibilidad que la empresa necesitaba.
14 www.henkel.com
32
Lo más difícil para Henkel La Luz S.A fué la capacitación del personal operativo,
debido a que este estaba acostumbrado a realizar las actividades de una manera y no
entendían por qué debía funcionar de otra manera, es la natural resistencia al cambio.
El resultado de la implementación ha sido la reducción, en un 30%, en el tiempo de
despacho de productos terminados, y la facilidad para tomar inventarios. Como
desventaja, únicamente el tiempo en la curva de aprendizaje, debido a la resistencia al
cambio observada en el personal.
Diagrama No. 6
PROBLEMÁTICA Y SOLUCIÓN, HENKEL LA LUZ S.A
Fuente: Propia
ProblemáCca
• Mala rotación de inventario, también contaban con 6 bodegas o almacenes los cuales no tenían un orden adecuado.
Solución
• Mejor sincronización con los diferentes almacenes, por medio de la implementación del sistema WMS cacero
33
Tabla No. 6
DESCRIPCIÓN DE PROCESO, HENKEL LA LUZ S.A
INICIO ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS
Sistematización y agilización de procesos
Definir el Layout del almacén por medio del ABC del producto.
Jefe de Almacén y Encargado de Implementación
Layout definido
Layout definido
Ingresar código de productos, ubicación y categoría en celdas de Excel
Operario Datos Registrados en el sistema
Datos Registrados en el sistema
Pintar un Layout en almacén Empresa Contratada
Layout pintado
Layout pintado Capacitación del personal por medio de manual del sistema y actividades a realizar
Encargado de Implementación
Personal capacitado
Personal capacitado
Pruebas a nivel sistema con interacción del personal
Jefe de Almacén y Encargado de Implementación
Prueba piloto
Prueba piloto ¿Existen actividades que perjudiquen el proceso de implementación?
Encargado de Implementación
Si
Corrección de errores Encargado de Implementación
Personal capacitado
Prueba piloto ¿Hay actividades que perjudiquen el proceso?
Jefe de Almacén y Encargado de Implementación
No
Prueba piloto Puesta en Marcha Jefe de Almacén y Encargado de Implementación
Implementación de WMS casero Formal
Fuente: Propia
34
3.2.1 Logros
• Gracias a la implementación del sistema WMS en Henkel La Luz S.A, se ha
podido implementar un indicador de eficiencia en inventarios (Ver Gráfica No.
2), que mide: 1) el orden del producto en las bodegas 2) la rapidez y exactitud en
el despacho de producto para su venta (el montacarguista sabe a dónde ir a traer
el producto).
• Henkel La Luz S.A ha logrado mantener la eficiencia total la cual consiste en
llevar a su mínimo el tiempo de recepción, despacho, exactitud y facilidad del
conteo de inventarios. La eficiencia total en costos se ha mantenido arriba de un
95% durante el año 2012 (Ver Gráfica No. 5).
35
Diagrama No.7
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN, HENKEL LA LUZ
S.A
Fuente: Propia
36
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El clima de los negocios se ha tornado muy complejo, éste cambia constantemente y
se ha vuelto altamente competitivo, influenciado por las necesidades y altas expectativas
de los clientes, dentro de un ambiente en constante reducción de costos. Esa es la razón
por la cual las empresas tendrán que disponer de todas las herramientas que faciliten el
cumplimento de sus objetivos, lo que hace necesario utilizar sistemas y procesos que
hagan que la empresa se vuelva más eficiente y más productiva.
Algunas Empresas guatemaltecas se encuentran con problemas de gestión de
inventario como lo son:
• Deficiencias en la gestión de los inventarios
• Falta de exactitud y efectividad en el conocimiento del estado y niveles de
inventarios, en el momento requerido
• Altos costos en tiempo y operación.
Es muy difícil ser competitivo cuando se arrastran problemas como los mencionados,
estos son sólo algunos de los más visibles ya que su existencia suele originar otras que
afectan la gestión de la empresa. Para superarlos, es importante considerar la
implementación de un sistema y proceso que mejore el desempeño y la productividad,
en el manejo de sus inventarios.
37
4.1 OBJETIVOS
4.1.1 Objetivo general
• Describir los pasos necesarios para implementar el sistema WMS, tomando como
base la experiencia de Cementos Progreso y de Henkel La Luz S.A.
4.1.2 Objetivos específicos
• Presentar las características del modelo WMS y sus formas de operar en
empresas nacionales.
• Describir las experiencias de empresas nacionales, en la aplicación del sistema
WMS.
• Integrar las características del modelo WMS y su forma de implementación
observada en empresas nacionales para proponer en base a lo anterior, un nuevo
modelo de aplicación.
38
4.2 ALCANCES Y LIMITACIONES DEL ESTUDIO
• El estudio pretendía recopilar información de varias empresas nacionales,
relativa a la experiencia vivida en ellas, al implementar el denominado “Sistema
de Gestión de Almacenes” o WMS.
• Sólo se pudo lograr la colaboración de dos empresas nacionales, en la realización
del presente trabajo
• La información recopilada fue reducida debido a las políticas de privacidad de
las empresas.
• La amplitud y profundidad del estudio tuvo que atenerse a las experiencias
vividas por las empresas.
39
5. APORTE
El proyecto de investigación buscaba:
Evidenciar que la aplicación de un sistema de gestión de almacén puede mejorar la
eficiencia de las operaciones de las empresas, sin importar el giro que ellas tengan. Con
la información recopilada, a pesar de sus limitaciones, se mostró la factibilidad de la
aplicación del Sistema de Gestión de Almacén en empresas nacionales, asimismo las
ventajas y la utilidad que representa para ellas su aplicación, por la información que se
puede obtener para mejorar la gestión no sólo del sistema de inventarios sino que
también, la gestión de otras áreas importantes en las operaciones de la empresa.
Apoyar a estudiantes del área de negocios, en cuanto a formas de llevar la teoría a la
práctica; en este caso, mediante el análisis de resultados obtenidos después de la
implementación del sistema WMS en dos empresas nacionales
40
6. METODOLOGÍA
El proyecto de investigación realizado cubrió las siguientes etapas e instrumentos:
6.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS UNIDADES DE ANÁLISIS
Identificación de las características del Sistema de Gestión de Almacén y los
complementos que pueden ser aplicados como herramientas de T.I para la gestión de una
empresa.
• WMS: sistema de gestión de almacén diseñado para la eficiencia de una empresa
en cuanto a la distribución, ubicación y búsqueda de productos dentro del
almacén.
6.2 INSTRUMENTOS DE LAS UNIDADES DE ANÁLISIS
Reconocimiento de las experiencias vividas por dos empresas nacionales en la
aplicación del sistema. Recopilación de la información a base de los siguientes
instrumentos:
• Observación: para conocer los procesos actualmente operando en las empresas
estudiadas.
• Entrevistas: con ejecutivos que operan los sistemas y con los que hacen uso de la
información generada por medio de estos para captar con mayor detalle y
exactitud los temas más importantes y la forma de abordar la fase de diseño y
puesta en marcha de los procesos (criterios predominantes en diseño y
aplicación).
• Análisis de Datos Históricos: resultados de la aplicación del sistema, en
especial, información estadística y los informes relativos a los indicadores
resultantes.
41
6.3 IDENTIFICACIÓN DE LOS PARTICIPANTES EN LA APLICACIÓN DEL PROCESO
• Gerente de Almacén: encargado de supervisar de manera directa y periódica la
entrada y salida de materiales, elabora la programación anual de compras para la
dotación del almacén. Dentro de sus funciones principales está velar por un
almacén que cumpla con todos los requisitos que demandan los clientes de una
manera eficaz y eficiente.
• Gerente de Distribución: tiene la responsabilidad de controlar el abasto del
almacén para que la cadena de suministro pueda funcionar eficientemente.
Además, se encarga de implementar mejoras y nuevas prácticas para poder
cumplir con las metas establecidas por la organización
• Gerente de Servicio al Cliente: satisface los requerimientos de los clientes y
controla la calidad del servicio provisto a éstos.
6.4 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA SOBRE DATOS HISTÓRICOS E
INSTRUMENTOS EMPLEADOS POR LAS EMPRESAS
• Datos históricos: datos históricos sobre un monitoreo y control de las actividades
e informes del sistema.
• SAP: software utilizado para solucionar problemas y mantener el control de la
aplicación de las estrategias de satisfacción al cliente, procesos de calidad y
mejora continua.
42
7. PRESENTACIÓN Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS: El proceso de
diseño y puesta en marcha de un sistema de gestión de almacén
A continuación, se presentarán en forma resumida, las etapas que las dos empresas
estudiadas experimentaron, en la aplicación de un Sistema de Gestión de Almacén y los
resultados que ellos obtuvieron. Se hace, además, un análisis de los datos resultantes y
que permiten evaluar el desempeño del sistema aplicado en las dos empresas estudiadas,
Henkel La Luz S.A y Cementos Progreso S.A.
Las dos empresas analizadas operan giros de negocios diferentes. Se investigó sobre
la problemática en sus operaciones, las herramientas utilizadas, el método de
implementación para la solución, los resultados obtenidos y con esta información se
determinó un proceso de implementación.
Etapa 1: Diagnóstico de la situación actual
Mediante la recopilación de información y datos de áreas como almacén y servicio,
que están relacionados con la operación de la cadena de suministro, se determinó que la
empresa Henkel La Luz S.A tenía problemas en el área de almacén. La empresa contaba
con 6 almacenes en donde su layout estaba ordenado a criterio de la empresa, esto les
provocaba una rotación deficiente de productos y acumulación de mermas.
Otro factor importante era que no contaban con un control de tiempos y movimientos
en el área de almacén, había tiempo perdido y movimientos que no generaban ningún
valor. Tanto la falta de un diseño estratégico de layout como la falta de un control de
tiempos y movimientos perjudicaban el servicio al cliente, el cual generaba costos y una
mala imagen a la empresa.
En la empresa Cementos Progreso S.A se detectaron deficiencias en el desempeño y
rotación de sus inventarios, debido a la pobre coordinación de entradas y salidas el
almacén; también debía mejorar en la satisfacción en servicio al cliente.
43
Etapa 2: Identificar tipos de soluciones
Por medio del análisis de herramientas adecuadas para solucionar los problemas
operativos y de servicio que afectaban a Henkel La Luz S.A y tomando en cuenta que no
contaban con la capacidad de inversión para un sistema operativo completo, decidieron
introducir el sistema WMS o Sistema de Gestión de Almacén mediante el software SAP,
que ya estaba implementado en la empresa, sin embargo, el software resultó muy rígido
para la flexibilidad que la empresa necesitaba. En el año 2006 se tomó la decisión de
implementar el sistema WMS, en la forma de un “método casero” por medio de Excel y
sin radiofrecuencia, esto con el fin de crear un sistema que se adecuara a su
disponibilidad de recursos y necesidades de operación.
Cementos Progreso tuvo que tomar en cuenta para la implementación del sistema de
gestión de almacén, el riesgo de implementar un nuevo software, ya que este tenía un
costo elevado; también la capacidad del recurso humano y la estrategia de
implementación. Sin embargo, el uso e implementación del software SAP dentro de la
empresa, es un requerimiento básico a nivel mundial para las cementeras. SAP fue
adecuado para implementar el sistema WMS dentro de sus almacenes y control de
inventario.
Ambas empresas optaron por adecuar sistemas ya implementados, con el fin de
obtener el mayor provecho y utilizarlo eficientemente para conseguir resultados óptimos
en sus operaciones, cada una utilizó diferentes herramientas que se adecuaran de mejor
manera a sus necesidades.
Etapa 3: Implementación
Después de que Henkel La Luz S.A determinó que la mejor herramienta que se
adecuaba a sus necesidades era Excel, se diagramó un layout con el ABC del producto,
con aproximadamente 185 SKU´s o Stock Keeping Unit. Este cual es un código
indicador usado en el comercio, con el objetivo de permitir un seguimiento sistemático
de los productos ofrecidos a los clientes. Cada SKU se asocia con un producto, marca,
categoría, etc. con esta información se procedió a ingresar individualmente los códigos
indicadores y su ubicación dentro del almacén.
44
El funcionamiento del sistema WMS en Henkel La Luz S.A se llevó
aproximadamente 6 meses después de establecer el sistema, esto fue lo más difícil para
la empresa. La capacitación del personal operativo presentó graves problemas, debido a
que este estaba acostumbrado a realizar las actividades de una manera determinada.
En el caso de Cementos Progreso, la implementación significó la adecuación al
software SAP, ingresando las ubicaciones y códigos para su localización dentro del
almacén y el desarrollo de un programa de entradas y salidas de los productos
almacenados.
45
Etapa 4: Evaluación de Resultados
7.1 INVENTARIOS
Según la Tabla No.1 se puede observar que la implementación del sistema WMS
como práctica de control, trae como consecuencia: el porcentaje de exactitud, que se
refiere al cumplimiento de todos materiales en bodega contados por los operarios, en
comparación con los que se encuentran registrados en el sistema; este indicador tiene
como meta llegar al 95% de cumplimiento cada mes. En el control del inventario dentro
del almacén sea más que satisfactorio, ya que supera el nivel meta que se había
establecido.
Tabla No. 7
RESUMEN MENSUAL MATERIALES, CEMENTOS PROGRESO
Fuente: Cementos Progreso
46
Dentro de los datos históricos del año 2012 presentados, es notable identificar la
eficiencia y exactitud que otorga la utilización del sistema WMS, superando de
sobremanera las metas establecidas.
La Gráfica No. 1 ejemplifica los resultados que muestra la tabla, en una forma más
dinámica, en donde se puede visualizar los resultados de implementar el sistema de
gestión de almacén en el inventario y compararlos en relación a la meta establecida.
Gráfica No. 1
PORCENTAJE DE EXACTITUD MATERIALES, CEMENTOS PROGRESO
Fuente: Cementos Progreso
En Henkel La Luz se han conseguido los siguientes resultados:
El comportamiento en los niveles de inventarios y su rotación como resultado de la
implementación del sistema WMS, han sido:
• Reducción de tiempo en la toma de inventarios, debido a la facilidad de rastreo
de productos dentro del almacén, que proporciona el sistema.
• Facilidad en identificar variaciones en inventarios, en el momento de realizar la
toma de inventarios selectivos.
47
En la Gráfica No. 2 se representa el método FIFO (first in, first out) o PEPS
(primeras entradas, primeras salidas), en el cual el orden de despacho da prioridad en la
salida a los primeros productos de inventario ingresados a la bodega.
A continuación, se muestran los niveles de eficiencia que miden el orden del
producto en las bodegas, la rapidez y la exactitud en el despacho del producto para su
venta.
Gráfica No. 2
EFICIENCIA FIFO, HENKEL LA LUZ S.A
Fuente: Henkel La Luz S.A.
La eficiencia FIFO a un 98.6% corresponde a: 1) el orden del producto almacenado
en las bodegas 2) la rapidez y exactitud en el despacho de producto para su venta (el
montacarguista sabe a dónde ir a traer el producto).
Con respecto a esto se mide el indicador de Eficiencia el cual se calcula de la siguiente
manera: Eficiencia= 1-(Posiciones incorrectas/ total de posiciones)
Eficiencia= 98%= 1 (10/500)
*10 Posiciones incorrectas y 500 total de posiciones
48
Una de las metas de Cementos Progreso consistía en Disminuir las diferencias del
inventario total en cada almacén, a un valor no más de Q 1000.00 promedio en el mes,
cuando se habla de diferencia de inventario se quiere decir que se busca disminuir las
variaciones entre el costo del inventario teórico o registrado con el costo del inventario
real o contado (Ver Gráfica No.8), los datos históricos del año 2012 mediante el uso de
un sistema de gestión de almacén determinan lo siguiente:
• Se tiene un mayor control sobre los productos y cantidades que ingresan y salen
del inventario.
• El sistema de gestión de almacén ayuda, progresivamente, a cumplir las metas
establecidas por la empresa y atacar problemas que generan costos como
faltantes y sobrantes en el inventario.
En la Tabla No. 8 se presentan los datos históricos del año 2012 que pertenecen al
cumplimiento en diferencias de inventario que, como se explicó anteriormente, se refiere
a la diferencia entre el costo del inventario teórico o registrado y el costo del inventario
real o contado. Es notable observar el buen desempeño de este por medio de la
comparación planeado- real es realmente satisfactorio, gracias al monitoreo obtenido por
medio del sistema de gestión de almacén. Se espera que los resultados sean positivos a
futuro. El sistema hace posible identificar las áreas en donde existen errores y así poder
solucionarlos.
Tabla No. 8
RESUMEN MENSUAL CUMPLIMIENTO DE INVENTARIO
Fuente: Cementos Progreso
49
En la Gráfica No. 3 se presentan los datos que se refiere a la tabla anterior y se
visualiza el cumplimiento de la meta, propuesta a lo largo del año 2012. El sistema de
gestión de almacén localiza en donde se encuentran las deficiencias en sus operaciones
y, así, la empresa puede tomar las medidas necesarias para solucionarlo, cumpliendo su
función de monitoreo y continuo control de las actividades.
Gráfica No. 3
CUMPLIMIENTO INVENTARIO, CEMENTOS PROGRESO
Fuente: Cementos Progreso
50
7.2 COSTOS
El conocimiento de los costos de una empresa en su volúmen y comportamiento son
de mucha importancia, ya que siempre buscan la manera de reducirlos, como es el caso
de Cementos Progreso. En la tabla No. 3 se muestran datos históricos del año 2012, en el
que se presenta el resumen mensual de costos de transacción Estos consisten en que cada
operación que se hace en el almacén, ya sea de recepción, despacho o de
almacenamiento, tenga un costo menor de $ 3.00, esto, con el fin de ser rentable en sus
operaciones. Mediante estos datos se puede determinar que, los costos, en cuanto a las
transacciones, operan según las metas establecidas y, cuando esto no sucede, se debe
buscar la razón de la discrepancia atacando el problema para que ello no ocurra de
nuevo.
Tabla No. 9
RESUMEN MENSUAL EN COSTOS DE TRANSACCIÓN, CEMENTOS
PROGRESO
Fuente: Cementos Progreso
51
La Gráfica No. 4 muestra el comportamiento de los costos en las transacciones.
Gráfica No. 4
COSTOS DE TRANSACCIÓN, CEMENTOS PROGRESO
Fuente: Cementos Progreso
52
Henkel La Luz S.A ha logrado mantener la eficiencia total de costos arriba de un
95% durante el año 2012. La eficiencia total de Henkel La Luz S.A consiste en llevar a
su mínimo el tiempo de recepción y despacho, la exactitud y facilidad del conteo de
inventarios.
Gráfica No. 5
EFICIENCIA TOTAL, HENKEL LA LUZ S.A.
Fuente: Henkel La Luz S.A.
53
El ahorro por compras automáticas; estas compras son las que se hacen con
proveedores que están bajo contrato. Cementos Progreso opera bajo este sistema, de
manera que al hacerse una solicitud de pedido en el sistema SAP, automáticamente se
genera una orden de compra al proveedor; esto permite un ahorro de recurso humano y
de tiempo para la compañía; a mayor número de compras automáticas mayor será el
ahorro. En la Gráfica No. 6 se puede observar el rendimiento en cuanto al ahorro
conforme los meses del año 2012. Todo ahorro será un beneficio y, cuando existe esto,
quiere decir que se está trabajando dentro de los parámetros presupuestados.
Gráfica No. 6
AHORRO POR COMPRAS AUTOMÁTICAS, CEMENTOS PROGRESO
Fuente: Cementos Progreso
54
7.3 DESPACHO
El resultado de la implementación del sistema de gestión de almacén, en Henkel La
Luz S.A ha sido la reducción, en un 30%, en el tiempo de despacho, y la facilidad para
la toma del inventario.
Es notable el orden en el almacén y la ubicación estratégica de los productos dentro
de él, gracias a la elaboración exitosa del layout por medio del ABC del producto.
Algunos resultados notables son:
• Eficiencia en despacho de productos (el operador del montacargas sabe
exactamente a dónde ir a cargar el producto)
• Orden para colocar el producto que ingresa.
7.4 SERVICIO AL CLIENTE
Para Cementos Progreso, desde la implementación del sistema de gestión de almacén
se le ha facilitado la evaluación del servicio proporcionado al cliente interno; es muy
importante para la empresa ya que es un indicador de eficiencia. Esta evaluación se
realiza de la siguiente manera:
• Realizar 4 conteos de inventario total por año
• Tomar encuestas de materiales y repuestos despachados y despacho de
combustibles (exactitud)
• Evaluar tiempo de servicio.
55
En la Gráfica No. 7, se presentan los resultados de los primeros 2 trimestres del año
2012 con referencia a la atención al cliente interno, en Cementos Progreso. Estos datos
son el resultado de buenos procedimientos a lo largo de la cadena de suministros, no
solamente se ha cumplido la meta sino que ésta ha sido superada. La optimización en las
operaciones mediante un sistema de gestión de almacén, se ve reflejada en la calidad de
servicio que brinda la empresa.
Gráfica No. 7
ATENCIÓN AL CLIENTE INTERNO, CEMENTOS PROGRESO
Fuente: Cementos Progreso
Este indicador mide la exactitud de la información, el tiempo de servicio en menos de
20 minutos y la cortesía en las operaciones internas de la empresa.
56
De acuerdo a la presentación y análisis de resultados, es evidente que el sistema de
gestión de almacén o WMS sea de beneficio para las operaciones de una empresa, sin
importar el giro del negocio. Se elaboró un proceso integrado el que se muestra en el
Diagrama No. 8. Este flujograma contiene los procesos clave integrados de Henkel La
Luz S.A y de Cementos Progreso, con el fin de crear un modelo genérico de aplicación
para cualquier empresa.
Diagrama No.8
FLUJOGRAMA PROCESO MODELO
Fuente: Propia
57
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Cuando se espera lograr eficiencia en la gestión del inventario, es aconsejable
desarrollar un proceso operativo y administrativo que incluya las bases de un nuevo
modelo para una implementación de las operaciones. Una solución orientada a este
propósito es el Sistema de Gestión de Almacén. Para su implementación se debe tener
presente: 1) Identificar las herramientas de T.I con las que cuenta la empresa y/o las que
pueden ser adquiridas, 2) Desarrollar un layout con el ABC que muestra el nivel de
rotación del producto y 3) Desarrollar un programa de entradas y salidas para así ser
implementado.
Se ha determinado, según la experiencia de las dos empresas tomadas como base del
estudio, que uno de los pasos más importantes y de mayor valor en la implementación
del sistema WMS dentro de la compañía, es la capacitación del personal. Esta ha sido la
parte más difícil debido a razones como: resistencia al cambio, dificultad para seguir
instrucciones y falta de compromiso. Es de vital importancia trabajar con el personal en
cuanto a la concientización y lealtad hacia la empresa y, sobre todo, que los resultados
esperados serán posibles debido a una buena ejecución.
Comparando los resultados de Henkel La Luz S.A y de Cementos Progreso S.A, se
puede inferir que la implementación del sistema de gestión de almacén trae consigo
resultados positivos para las empresas, ya que ambas han evolucionado en: la eficiencia
en sus operaciones, reducción de costos, cumplimiento y exactitud en inventarios, entre
otros.
Debido a la diagramación de ambos modelos de implementación del sistema de
gestión de almacén, tanto en Henkel La Luz S.A como en Cementos Progreso S.A, se
pudo elaborar un modelo de implementación. Este contempla las actividades que
otorgan mayor valor al proceso y las actividades y procesos cruciales para su
implementación en la vida real. Una de las actividades de mayor importancia, por
ejemplo, es la prueba piloto, antes de la implementación.
58
Las empresas que han integrado sistemas de información no solamente han
mejorado sus operaciones sino que les es posible, mediante la disponibilidad de
información que el sistema de gestión de almacén le provee, el establecimiento de
objetivos y metas organizacionales de relevancia para la gestión de la misma.
El sistema WMS da una visión a las compañías de cómo aplicar la inteligencia de
negocios en el día a día, por medio del uso de herramientas básicas como lo es Excel y
especificas como lo es SAP y, así, posibilitar a la compañía el logro de resultados
esperados y, algunas veces, superarlos.
59
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Libros
BALLOU, Ronald H. Logística. Administración de la Cadena de Suministro. 5ta ed.
México: Pearson Educación, 816 p. ISBN 970-26-0540-7
CURRAN, THOMAS y LADD, Andrew. SAP R/3 para Negocios: Guía Completa de
Implementación. 1a ed. México: Prentice Hall, 2001. 408 p. ISBN 9789702600268
KRAJEWSKI, LEE y RITZMAN, Larry. Administración de Operaciones. Estrategia y
análisis. 5ta ed. México: Pearson Educación, 2000. 928 p. ISBN: 968-444-411-7
Panamerican Consulting Group. Programa Internacional de Gerencia Estratégica de la
Logística, Guatemala: Panamerican Consulting Group, 2010. 530 p.
Revistas
Integración de Información S.A. INTEGRA, Sap Business One, La solución de gestión
de negocios para las pequeñas y medianas empresas, Guatemala: INTEGRA, 2011. 27 p.
Redes de Control S.A REDECON, Enterprise Warehouse Management System,
Guatemala: REDECON, 2011. 4 p.
Tesis
JAVIER, F. Reconversión del Proceso de Almacenamiento de La Empresa Logística 3w
a través de La Implementación del Software WMS (Warehouse Management System).
Tesis inédita, Universidad de San Carlos de Guatemala, 2008. 116 p.
PAZ, J. Funcionalidad del Módulo de Ventas y Distribución del Sistema SAP R/3. Tesis
inédita, Universidad Francisco Marroquín, Guatemala, 2001. 96 p.
60
Documentos Electrónicos
ÉNFASIS LOGÍSTICA, BAROUSSE, F. WMS: razones para instalar un sistema de
manejo de almacén. 2006. Disponible en: <http://www.logistica.enfasis.com/notas/4061-
wms-razones-instalar-un-sistema-manejo-almacen >.
REVISTA DE LOGÍSTICA, HERNÁNDEZ, A. WMS: herramienta desconocida pero
indispensable. 2008. Disponible en: <http://www.revistadelogistica.com/wms-
herramienta-desconocida.asp>
WEB PICKING, PUIG, P. El WMS no ha muerto. 2010. Disponible en:
<http://www.webpicking.com/reportaje/puig04-2010.htm>
BOLETIN INFORMATIVO TEC, ¿ERP, WMS o Módulo de Control de Inventarios?.
2002. Disponible en: <http://www.tec-mex.com.mx/promos/bit/bit0802-erp.htm>
SISTEMA DE GESTIÓN DE LOGÍSTICA, WMS-Almacenes. 2012. Disponible en:
<http://www.sistema-logistico.com/?page_id=5>
Entrevistas
CABELLO, Juan, Entrevista Personal, Cementos Progreso, Julio 2012. CAMPOSECO, Roberto, Entrevista Personal, Henkel La Luz S.A, Julio 2012.
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8 ANEXOS
Anexo 1
Documento de Henkel La Luz que ejemplifica la adaptación del Sistema de Gestión de
Almacén a Excel
Anexo 2
Imagen de Tareas de Reubicacion en software WMS
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Anexo 3
El software WMS posee un “core” funcional que contiene los conceptos y mejores
prácticas generalmente aceptadas en cuanto al manejo de un centro de distribución o
bodega de almacenaje, a estos conceptos base se le agregan características propias de
cada operación o cliente en particular. La solución que brinda la empresa REDECON
incluye la consultoría en reingeniería de procesos y las interfaces necesarias al ERP. El
sistema cuenta con un modulo administrativo y uno móvil.
