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clodoveo-martinez
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Access Básico 2007
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ManualBsicodeAccess2007
ContenidoIntroduccin....................................................................................................................................................................4
Conceptosbsicos.........................................................................................................................................................4
Quesunabasededatos?......................................................................................................................................4
Partesdeunabasededatos......................................................................................................................................4
Tablas......................................................................................................................................................................4
Formularios.............................................................................................................................................................5
Informes..................................................................................................................................................................5
Consultas................................................................................................................................................................5
Macros.....................................................................................................................................................................5
Mdulos...................................................................................................................................................................5
Partesprincipalesdelprograma.....................................................................................................................................6
Crearunabasededatosenblanco................................................................................................................................8
Tablas.......................................................................................................................................................................10
Crearunatablaapartirdeunaplantilladetabla......................................................................................................11
Agregarnuevastablasenvistahojadedatos..........................................................................................................11
Agregarnuevastablasenvistadiseo.....................................................................................................................12
TiposdeDatos......................................................................................................................................................13
Propiedadesdeloscampos..................................................................................................................................14
Guardarunatabla.....................................................................................................................................................15
Estableceroquitarlaclaveprincipal............................................................................................................................16
Quesunaclaveprincipal?....................................................................................................................................16
Definirlaclaveprincipal............................................................................................................................................16
Quitarlaclaveprincipal.............................................................................................................................................17
Relaciones....................................................................................................................................................................18
Tiposderelacionesdetabla.....................................................................................................................................18
Unarelacinunoavarios......................................................................................................................................18
Unarelacindevariosavarios.............................................................................................................................18
Unarelacinunoauno.........................................................................................................................................18
Tiposdecombinacin...............................................................................................................................................19
Establecereltipodecombinacin.........................................................................................................................19
Integridadreferencial................................................................................................................................................20
Crearunarelacindetabla.......................................................................................................................................20
Eliminarunarelacin................................................................................................................................................22
Consultas.....................................................................................................................................................................23
Consultadeseleccin...............................................................................................................................................23
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ManualBsicodeAccess2007
Crearunaconsultamedianteelasistente.............................................................................................................23
Agregarcriteriosalaconsulta...............................................................................................................................24
Formularios...................................................................................................................................................................25
CrearunformulariomedianteelAsistente................................................................................................................25
Informes.......................................................................................................................................................................26
CrearuninformemedianteelAsistenteparainformes.............................................................................................26
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ManualBsicodeAccess2007
IntroduccinElprogramaAccessdelasuitedeOffice2007conservagranpartedesuscaractersticasyrendimientocomoel
programamsutilizadoparaelmanejodebasesdedatosenelmercadodelacomputacinylainformtica,la
presentacinenpantalladelosmens,barrasdeherramientas,botones,etc.ydemselementosqueloconstituyen,
shantenidocambiossignificativos,perosiempreenfocadoshaciaelmayorrendimiento,desempeoyfacilidaden
sumanejoporquienesloutilizanpararealizartareasdiversasencualquierambiente,seaestdetrabajooescolar.
ConceptosbsicosQuesunabasededatos?Unabasededatosesunaherramientapararecopilaryorganizarinformacin.Enlasbasesdedatos,sepuede
almacenarinformacincomnsobrepersonas,productos,pedidos,etc.ocualquierotrotipodeinformacin
relevante.
PartesdeunabasededatosLoscomponentestpicosdeunabasededatoshechaenAccessson:
Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Mdulos
Tablas
Unatabladeunabasededatosessimilarenaparienciaaunahojadeclculo,encuantoaquelosdatosse
almacenanenfilasycolumnas.Comoconsecuencia,normalmenteesbastantefcilimportarunahojadeclculoen
unatabladeunabasededatos.Laprincipaldiferenciaentrealmacenarlosdatosenunahojadeclculoyhacerloen
unabasededatoseslaformadeorganizarselosdatos.Paralograrlamximaflexibilidadparaunabasededatos,la
informacintienequeestarorganizadaentablas,paraquenohayaredundancias.
Cadafiladeunatablasedenominaregistroyesdondesealmacenacadainformacinindividual.Cadaregistro
constadecampos(almenosuno).Loscamposcorrespondenalascolumnasdelatablaysedebenconfigurarcon
undeterminadotipodedatos,yaseatexto,fecha,hora,numrico,ocualquierotrotipo.
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ManualBsicodeAccess2007
Formularios
Losformulariosseconocenavecescomo"pantallasdeentradadedatos".Sonlasinterfacesqueseutilizanpara
trabajarconlosdatosy,amenudo,contienenbotonesdecomandoqueejecutandiversoscomandos.Sepuedecrear
unabasededatossinusarformularios,editandolosdatosdelashojasdelastablas.Noobstante,casitodoslos
usuariosdebasesdedatosprefierenusarformulariosparaver,escribiryeditardatosenlastablas.
Informes
Losinformesotambinllamadosreportes,sirvenpararesumirypresentarlosdatosdelastablas.Uninformese
puedeejecutarencualquiermomentoysiemprereflejarlosdatosactualizadosdelabasededatos.Losinformes
suelentenerunformatoquepermitaimprimirlos,perotambinsepuedenconsultarenlapantalla,exportaraotro
programaoenviarporcorreoelectrnico.
Consultas
Lasconsultassonlasqueverdaderamentehaceneltrabajoenunabasededatos.Puedenrealizarnumerosas
funcionesdiferentes.Sufuncinmscomnesrecuperardatosespecficosdelastablas.Losdatosquedeseaver
suelenestardistribuidosporvariastablasy,graciasalasconsultas,puedeverlosenunasolahojadedatos.
Adems,puestoquenormalmentenodeseavertodoslosregistrosalavez,lasconsultaslepermitenagregar
criteriospara"filtrar"losdatoshastaobtenersololosregistrosquedesee.Lasconsultasamenudosirvendeorigen
deregistrosparaformularioseinformes.
Macros
LasmacrosenAccesssepuedenconsiderarcomounlenguajedeprogramacinsimplificado,quesepuedeutilizar
paraaumentarlafuncionalidaddelabasededatos.Lasmacroscontienenaccionesquerealizantareas,comoabrir
uninforme,ejecutarunaconsultaocerrarlabasededatos.Casitodaslasoperacionesdebasesdedatosque
normalmenteserealizanmanualmentesepuedenautomatizarmediantemacros,ahorrandoasmuchotiempo.
Mdulos
Losmdulos,comolasmacros,sonobjetosquesirvenparaaumentarlafuncionalidaddelabasededatos.Mientras
quelasmacrosenAccesssecreanseleccionandoaccionesdeunalista,losmdulosseescribenenellenguajede
programacindeVisualBasicparaAplicaciones(VBA).Unmduloesunacoleccindedeclaraciones,instrucciones
yprocedimientosquesealmacenanconjuntamentecomounaunidad.Unmdulopuedeserdeclaseoestndar.Los
mdulosdeclaseseadjuntanaformulariosoinformes,ynormalmentecontienenprocedimientosespecficosdel
formulariooelinformealqueseadjunta.Losmdulosestndarcontienenprocedimientosgeneralesquenoestn
asociadosaningnotroobjeto.LosmdulosestndarseenumeranenMdulosenelpaneldeexploracin,perolos
mdulosdeclaseno.
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Partesprincipalesdelprograma
MenOffice
NOTAS
ElMenOfficemuestraalgunasdelasopcionesqueaparecananteriormenteenelmenArchivodeversionespreviasaOffice2007.
BarradeHerramientasdeAccesosRpidos
Fichasde
Barrade
CintadeComandos
Ttulo
Opciones
PaneldeExploracin
EtiquetasdeDocumentos
Desplazamiento
BarradeRegistrosdeHojas
BarradeEstado
BotonesdeVistas
GruposdeHerramientas
ManualBsicodeAccess2007
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erramientas de tabla ase de datosl: ase de da zos Access - Icroso Acces
LaCintadeopcionespuedeserocultadafcilmentedandodobleclicacualquierfichayparavolvera
mostrarlasolobastardar1soloclicalafichadeseada,cabemencionarquelacintadeopcionesse
ocultarainmediatamenteporsisoladespusdehacerclicsobrelaherramientadeseada.
SidejapresionadalateclaALTpor2ser.,se
activanlasetiquetas
inteligentesdeacceso
contecladoysinsoltarlasolorestarcompletarlaaccinpresionandolateclacorrespondientealaletrao
nmerodeseado.
Sinecesitaayudainteractivasobrealgunaherramientaogrupodecomandos,solotendrque
posicionarelpunteropor2ser.sobrelaherramientao
sobrelaflechainferiorderechadecadagrupode
comandos.
ManualBsicodeAccess2007
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Huevo
abrir guardar Ggardar como h Imprimir P Ereparar I Enviar I Puglicar b H gerrar :3 Inicio L Crear Datos externos HENEMIEHES de base de datos HoJa de datos I . '53 ase de datos : ase de datos Access w Herramientas CIJLIJBSE de datos y "a" Insertar L. Tipo de datos: El nico gg ' Eliminar Formato: Formato El Se requiere I Ver Nuevo Agregar campos Columna de _ Relaciones Dependencias v campo existentes bsqueda Cambm "Omble | 5 "G ans del objeto Vistas Campos y columnas Formato y tipo de datos 7 Relaciones
Labarradeherramientasdeaccesosdirectosinicialmentecontienesoloalgunosde
lasherramientasmsutilizadas,peroestpudesermodificadaagregndoleo
quitndoleherramientas.
Paraagregarleherramientassolotendrquedarclic
derechoalaherramientaquedeseeagregaryescogerla
opcinAgregaralabarradeherramientasdeacceso
rpido.
Siloquedeseaesquitarleherramientas,solobastar
condarclicderechoalaherramientaquedeseaquitary
seleccionarlaopcinEliminardelabarrade
herramientasdeaccesorpido.
Crearunabasededatosenblanco1.AbraAccessyenlapginaIntroduccinaMicrosoftOfficeAccess,hagaclicenBasededatosenblanco.
ManualBsicodeAccess2007
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gregar a Ia barra de herramientas de acceso rpido Personalizar barra de herramientas de acceso rpido... Mostrar Ia barra cie herramientas cie acceso rpido por debajo de Ia cinta de opciones Eliminar de Ia barra cie herramientas cie acceso ra'pido Personalizar barra de herramientas de acceso rpido... Mostrar Ia barra de herramientas cie acceso ra'picio por debajo cie Ia cinta cie opciones Migimizar Ia cinta de opciones
ManualBsicodeAccess2007
2.EnelpanelderechoBasededatosenblanco,escribaunnombreparalanuevabasededatosenel
cuadroNombredearchivo,sdeseacambiarlaubicacindelarchivo,hagaclicenExaminar,situado
juntoalcuadroNombredearchivo,busquelanuevaubicaciny,acontinuacin,hagaclicenAceptar.
3.PorltimohagaclicenelbotnCrear.
4.Accesscrearlabasededatosy,acontinuacin,abreunatablavacadenominadaTabla1enlavista
Hojadedatos,ysitaelcursorenlaprimeraceldavacadelacolumnaAgregarnuevocampo,alque
inteligentementeAccessasignauntipodedatoadecuadoalosdatosquerecibe.
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Categorasdeplantillas
Destacado
Plantillas locales DftOnline
Trabajo
Personal
Educaon
Elemplo
Plgpgrado
IntroduccinoMicrosoftOfiiceAccessNueva base de datos en blanco Plantillasdestacadasenlnea
Contactos Problemas Eventos Proyectos de marketing
Base de datos en blanco Crea una base de datos de Access que no contiene datos ni objetos. Llombredearchivo:
Base de datosl Curso | Plantillas i Descargas Novedades de Hccess 20D? Obtenga el contenido mas retiente mientras trabaja con 2007 ls-licrosoft Office system Gua dela interfaz de usuario de Access 2007 Organice todos los objetos con el nuevo panel de exploracin de fcil acceso Ei nuevo Access 2007 contiene HEHSFHIEHSS ms eficaces que le ayudaran a realizar un seguimiento, informary compartir g intormaun de manera ms rpida en un entorno manejable. Obtenga ms o informacin sobre las nuevas caractersticas y mejoras.
Solorestaragregarloscamposysusregistros.
TablasUnatablacontienedatossobreuntemaenconcreto,comoempleadosoproductos.Cadaregistrodeunatabla
contieneinformacinsobreunelemento,comoundeterminadoempleado.Unregistrosecomponedecampos,como
unnombre,unadireccinyunnmerodetelfono.Losregistrossesuelendenominartambinfilasyloscampos,
columnas.
1.Registroofila
2.Campoocolumna
NOTA
ManualBsicodeAccess2007
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erramientas de tabla ase de datosl: ase de datos Access - Icroso Acces Registro: H 1 Ldel r H r Rslnfiltro Buscar
Siempredebeempezaradisearunabasededatoscreandoprimerosustablas,inclusoantesdecrearotrosobjetos
debasededatos.Labasededatospuedecontenermuchastablas,cadaunadeellasconinformacinsobreun
temadiferente.Cadatabla,asuvez,puedecontenermuchoscamposdediferentestipos,comotexto,nmeros,
fechaseimgenes.
CrearunatablaapartirdeunaplantilladetablaPuedecreartablasconcamposrelacionadosconContactos,Tareas,Problemas,EventosoActivos,etc.,apartirde
unadelasplantillasdetablasparaestostemasqueseincluyenenOfficeAccess2007.
1.Abralabasededatos.
2.EnlafichaCrear,enelgrupoTablas,hagaclicenPlantillasdetabla.
3.Acontinuacin,seleccioneunadelasplantillasdisponiblesdelalista,lascualesinsertanunanuevatabla
enlavistaHojadedatosyconloscamposacordesalosregistrosquealmacenarn.
AgregarnuevastablasenvistahojadedatosParaagregaraunabasededatosexistenteunanuevatablaenlavistahojadedatos,realicelosiguiente:
1.Abralabasededatos.
2.PresionelaherramientaTabladelgrupoTablasenlafichaCrear.
NOTA
Sehabragregadootraficharepresentandolanuevatabladelabasededatoslacualsenombrardeforma
consecutivayconservarlasmiscaractersticasdelatablaprincipal(tabla1).
ManualBsicodeAccess2007
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Tabla Plantillas Listas de Diseo de tabla SharePoint de tabla Tablas Emblemas Eye ntos
2| a Tabla Plantillas Listas de Diseo de tabla V SharePoint v de tabla Tablas