Bench Marking

BENCHMARKING

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE TLAXCALA

Edgar Hernández Bonilla

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¿Cuál es la importancia de la medición organizacional?

• Las organizaciones eficientes saben que todo aquello que no se puede medir o evaluar, tampoco se puede administrar.

• Las mediciones son indicadores del desempeño. Los líderes de las organizaciones eficientes se pre guntan todos los días a sí mismos: “¿Cómo vamos?”. Las mediciones diseñadas apropiadamente sirven para comparar los resultados obtenidos en el pasado con el desempeño actual, permitien do que los líderes respondan a esta interrogante: “¿Cómo saber qué tan bien vamos?”.

• Los sistemas efectivos para medición del desempeño se emplean para comprender, alinear y mejorar el desempeño en todos los niveles y en todas las áreas de la organización.

Si uno no dirige al negocio, pronto lo sacarán del negocio. B.C. Forbes

Sistemas de Mejora Continua - Benchmarking

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Benchmarking

• Benchmarking (Evaluación comparativa) es un método sistemático de medición de procesos frente a los de los reconocidos lideres de la industria. Estas comparaciones se utilizan para establecer las prioridades y metas para la mejora de procesos.

• Benchmarking es un punto de referencia para la medición.


Benchmarking

• Es una estrategia simple pero de potente cambio. Se aplica la medición objetiva y análisis por método científico como medio para identificar y descubrir métodos que aumentan el valor de los productos de la organización, servicios o procesos. Benchmarking consiste en tres estrategias principales:

Medir el desempeño

Determinar las causas para alcanzar el nivel del rendimiento deseado

Identificar los elementos de la práctica del trabajo que se pueden transferir a otras organizaciones para mejorar su rendimiento

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Benchmarking

• En el mundo moderno de los negocios, los competidores de una organización no pueden ser parte de los mercados locales o incluso nacionales. Muchas empresas adoptan estándares de la industria mundial para la evaluación comparativa. Esto es conocido como benchmarking global.

• El benchmarking global permite a las organizaciones reducir costos, ampliar su cadena de suministro, y expandirse a nuevos mercados más allá de sus áreas geográficas de origen. Permite a una organización aprender de las mejores empresas en el mundo y utilizan estos puntos de referencia para establecer normas claras y medibles para personas de diversas culturas y países.



Benchmarking es importante por que:

• Te dice lo que se puede lograr.

• Te muestra cómo puedes mejorar.

• Permite a los equipos fijar objetivos realistas y encontrar maneras de alcanzarlos.

• Muestra cómo adaptar las mejores prácticas y usarlas para mejorar los procesos y la producción.


Benchmarking

• Benchmarking debe utilizarse como un proceso de aprendizaje para determinar lo que una buena organización hace bien, y utilizar ese conocimiento para desarrollar mejores soluciones adecuadas para su organización.


Benchmarking provee beneficios adicionales a la organización como:

• La producción de nuevas ideas y estimular el pensamiento creativo

• Acelera un proceso de mejora lento y la conducción de un mejora avance

• Se establezcan objetivos de rendimiento específicos, pertinentes y medibles basados en estándares de la industria, competidores y mejores en organizaciones de clase dando lugar a un ahorro de costos al minimizar la repetición y salidas en falso

• Ofrece a los equipos la confianza de que los objetivos no son objetivo, realista y alcanzable

• Exige una evaluación precisa de las operaciones internas

• Elimina la repetición de los errores del pasado

• Mejora de la comunicación y de la red de trabajo


¿Cómo puede utilizarse el benchmarking para evaluar el éxito de las organizaciones eficientes?

• Durante los procesos de benchmarking , las compañías comparan su desempeño con un conjunto de normas o con el de las mejores empresas de su ramo.

• Con la información obtenida a partir de la comparación, la empresa puede determinar cómo y en qué áreas mejorar su propio desempeño.

• Los resultados del benchmarking sirven como puntos de referencia. A un cuando las com pañías pueden elegir diferentes aspectos de su operación como eje del benchmarking , por lo gene ral las áreas de interés son los procedimientos, las operaciones, los procesos, los esfuerzos de mejora de la calidad, y las estrategias cooperativas y de marketing.

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¿Cuál es el propósito del benchmarking?

• Las organizaciones eficientes utilizan el benchmarking para comparar sus mediciones claves de desem peño con las que otras empresas han implementado; el propósito radica en determinar en dónde hay oportunidades de mejora. El benchmarking responde interrogantes como las siguientes:

• ¿Los procesos de la compañía están apropiadamente construidos y documentados?

• ¿Se han puesto en práctica sistemas para asignar recursos y destinar fondos de forma adecuada?

• ¿Qué áreas tienen las necesidades de mejora más apremiantes?

• ¿Cuáles son las necesidades de nuestros clientes internos y externos?

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¿Qué tipos de benchmarking pueden realizarse ?

• Percepción: A partir de tal evaluación de la percepción con base en benchmarking, las empresas esperan averiguar cómo se están desempeñando en la actualidad. Una evaluación de la percepción podría enfocarse en aspectos internos, bus cando responder preguntas relacionadas con lo que el personal de la compañía piensa acerca de sí mismo, de los directivos, de la empresa o de los procesos de mejora de la calidad que ésta ha implementado. Este tipo de evaluación revela información respecto de los niveles actuales de de sempeño de la organización, y podría servir más tarde como base de comparación con futuras ex periencias de benchmarking.

• Conformidad: Tal vez las compañías que quieren obtener la certificación ISO 9000, cumplir los requeri mientos que se les exigen como proveedores, o aplicar para la entrega de un premio de calidad. Esta es más profunda, y busca determinar la conformidad de la compañía con requeri mientos y normas establecidos. La información obtenida responderá preguntas acerca de cómo se está desempeñando actualmente la empresa en comparación con las normas publicadas.


¿Qué tipos de benchmarking pueden realizarse ?

• Efectividad: determina la efectividad de un sistema diseñado e im plementado por la compañía. Las evaluaciones de la efectividad basadas en benchmarking verifican tanto que la empresa cumple los requerimientos como que ha puesto en marcha sistemas efectivos para asegurar que dichos requerimientos se están satisfaciendo. Por ejemplo, podría publicar se un manual de calidad pero, a menos que se hayan implementado sistemas que garanticen su utilización efectiva, el requerimiento no puede considerarse cumplido.

• Mejora continua: buscan determinar si la mejora continua representa un fac tor integral y permanente de la organización. Su propósito es juzgar si el proceso de mejora implementado por la compañía es tan sólo un “compromiso verbal” o si en realidad h a puesto en marcha sistemas que respaldan su esfuerzo día tras día. Las percepciones, la conformidad, la efectividad y la mejora continua pueden determinarse realizando una revisión integral de las prácticas actuales del negocio. Este análisis debe estar trazado en un formato específico. Las actividades pueden juzgarse sobre la base de observaciones visuales efectuadas por los evaluadores, entrevistas con las personas directamente involucradas, el conocimiento personal y documentación basada en hechos.


¿Cuáles son las ventajas del benchmarking ?

• El principal beneficio del benchmarking es el conocimiento que genera respecto del lugar que ocupa la compañía en comparación con las normas establecidas por sus clientes, por la misma empresa, por una certificación de alcance nacional o internacional, o por los requisitos para par ticipar en un premio. El benchmarking identificará los activos con que cuenta la empresa, sí como sus oportunidades de mejora. Como las evaluaciones basadas en benchmarking ofrecen información acerca de cómo se está desempeñando la compañía, constituyen una valiosa herramienta a lo largo de todo el pro ceso de certificación.


¿Cómo se lleva a cabo el benchmarking ?

• 1.- Determine el enfoque. Al principio del benchmarking , todas las personas involucradas en él deben determinar en qué aspectos de su compañía se enfocará el estudio. El enfoque puede basarse en los requerimientos del cliente, en normas o en un proceso de mejora continua de índole general. Es preciso que la información obtenida respalde la misión, las metas y objetivos generales de la organización. Un enfoque que haga demasiado hincapié en las cifras puede provocar que se con fundan manzanas con naranjas al hacer la comparación, mientras que el enfoque en procesos estimula la mejora y la adopción de nuevos métodos. A fin de que resulte más valioso, el benchmarking debe considerarse como una herramienta de respaldo para objetivos estratégi cos más amplios.

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• 2.- Comprenda su organización. Definir y comprender todos los aspectos de una situación re viste gran importancia para la conducción de cualquier proceso. Las personas involucradas en el proceso necesitan desarrollar una comprensión de su compañía. Para crear un plan y llevar acabo el proceso, es preciso que las compañías obtengan información de sus clientes internos y externos, así como de sus principales insumos y productos. Como el personal que trabaja para la compañía es tá realizando la evaluación basada en benchmarking, la empresa representa una entidad cono cida para ellos. Emplee diagramas de flujo para describir el proceso involucrado; de esta manera todo el mundo comprenderá mejor el siste ma bajo estudio durante el benchmarking.




• 3.-Determine los aspectos a evaluar .Una vez que se ha obtenido la comprensión de los sis temas que conforman la compañía, es momento de determinar las mediciones de desempeño. Estas mediciones permitirán que los responsables de la evaluación juzguen el desempeño de la empresa. Ésta es la oportunidad de definir cuáles son los aspec tos realmente fundamentales para que la compañía siga siendo competitiva. Los factores fun damentales para el éxito de la compañía estarán respaldados por normas de procedimientos, procesos y comportamientos. El benchmarking señalará con toda precisión las preguntas que deberán responderse y los problemas a resolver, así como los procesos y procedimientos que necesitan mejoras. Crear un buen listado de elementos a partir de los cuales realizar el benchmarking dará por resultado evaluaciones y comparaciones más con sistentes.



• 4.-Determine el objeto de comparación. Es preciso que la organización elija cuál será su pará metro de comparación, considerando las actividades y operaciones que desea analizar, el ta maño de la empresa, la cantidad y el tipo de sus clientes, la clase de transacciones que lleva a cabo, e incluso la ubicación de sus instalaciones. Las similitudes en materia de tamaño y tipo de las transacciones o productos podrían ser más significativas, en ciertos casos, que seleccionar un competidor. Una compañía manufacturera que desea analizar su control de inventarios quizás estaría más interesada en las actividades que lleva a cabo una empresa de venta por catálogo



• 5.-Realice el benchmarking. Antes de que el proceso comience, la compañía deberá notifi car a las áreas correspondientes que han sido elegidas para realizar la evaluación de benchmar king. Para garantizar la cooperación de las mismas, será necesario obtener la autorización para comenzar el proceso, y la notificación deberá partir de los niveles más altos de la empresa. Du rante e l proceso de benchmarking los encargados de la investigación recopilan y analizan los datos correspondientes a las mediciones establecidas en el paso 3. Para ello emplean las mediciones de desempeño y las normas que son significativas para el éxito de la compañía. Además, verifican la conformidad de la empresa con las mediciones de desempeño y las nor mas, y juzgan su capacidad para desempeñarse de acuerdo con ellas. La conformidad puede ve rificarse mediante entrevistas con el personal involucrado, y a través de la observación directa del proceso.



• 6.-Mejore el desempeño. Cuando se ha recopilado la información necesaria, se crea un informe en el que se resumen las fortalezas y debilidades más significativas del área bajo estudio. En este informe se documenta la brecha que existe entre los niveles de desempeño actuales y los que se quieren alcanzar en el futuro. Si la evaluación de benchmarking se lleva a cabo correctamente, el informe final se convertirá en un documento de trabajo destinado a respaldar el proceso de mejora continua. La informa ción obtenida a partir de dicho informe se utiliza para investigar y resolver las causas de proble mas, reducir la variación en el proceso y establecer sistemas para prevenir la ocurrencia de no conformidades. El documento resultante del benchmarking constituye una poderosa herramienta de retroalimentación, y debe emplearse en consecuencia.


Fuentes

• Summers, Donna C. S. , (2006). Administración de la calidad.. 1st ed. México: Pearson Educación .

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