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División Consultoría Evaluando Software

Beneficios a obte-

ner con la imple-

mentación de un

sistema de gestión

empresarial

Beneficios tangibles e intangibles

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Introducción

Querer medir los beneficios producidos por un sistema ERP fuera del contexto

general de medición de la gestión empresaria es mentirse. Los sistemas ERP

abarcan la organización en su conjunto y sus resultados solo pueden medirse por

los logros globales. Hay varios trabajos que confirman esta sentencia. Elegimos uno

realizado por dos investigadores de la Universidad de Melbourne con el propósito de

descubrir los posibles beneficios a obtener de un ERP que evidencia lo dicho. Los

autores analizan 233 casos de implementación de sistemas ERP de los 3 más

grandes proveedores de sistemas ERP: Peoplesoft, Oracle, SAP.

En base al trabajo de campo, clasifican todos los posibles beneficios en 5 grandes

dimensiones y, al mismo tiempo, cada dimensión en sub dimensiones:

• Beneficios operacionales: son que provienen de la automatización de las

operaciones repetitivas, aumentando la velocidad de los procesos.

Sustituyen el trabajo e incrementan el volumen de operaciones.

• Beneficios de gestión: se producen por una mejora en la información.

Proveen de mejores recursos al management para la toma de decisión y el

planeamiento.

• Beneficios estratégicos: son todos aquellos que tienen que ver con la

capacidad que brinda el sistema para obtener ventajas competitivas.

• Beneficios en infraestructura de IT: se refiere a los producidos gracias a

la capacidad de re usar y compartir recursos de tecnología informática.

• Beneficios organizacionales: son los que surgen de una mejora en el

desarrollo de los recursos humanos.

Los investigadores extraen los beneficios obtenidos de los 233 casos analizados

para luego ubicarlos en alguna de las dimensiones enumeradas. Es de destacar que

el trabajo se realizó con mucha seriedad y que la información fue chequeada con

las empresas en las que se realizaron las implementaciones. El resultado de dicho

se encuentra más abajo.

Beneficios tangibles e intangibles

Se puede decir que los ERP's producen beneficios tangibles e intangibles. Si bien

puede ser discutible el grado de tangible o intangible, en la siguiente tabla se ob-

serva al respecto.

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Dimensión

Operacional Reducción de costo

Reducción de tiempo de ciclo

Mejoras en la productividad

Mejora en la calidad

Mejora del servicio al cliente

Gestión Mejoras en la gestión de recursos

Mejoras en la toma de decisiones y en la planificación

Mejoras en el control del rendimiento

Estratégica Apoyo al crecimiento de la empresa

Apoyo a las alianzas entre empresas

Construcción de innovaciones de negocio

Construcción de liderazgo en costo

Generación de diferenciación de producto

Construcción de vinculaciones y relaciones externas

Infraestructura de TI Construcción de flexibilidad de negocio

Reducción de costos de tecnologías de información

Incremento en las capacidades de la infraestructura de TI.

Organizacional Cambios en los patrones de trabajo

Facilitar el aprendizaje organizacional

Enriquecimiento del puesto de trabajo

Construcción de una visión compartida

Hay autores que separan estos beneficios en tangibles e intangibles.

Un beneficio intangible es cualquier cosa que es difícil de medir. Un beneficio

tangible es aquel que afecta directamente al resultado de la empresa. La palabra

“directamente” es la que determina si un beneficio es tangible o intangible.

Hay otros autores presentan una clasificación de los beneficios de los sistemas de

información según su orientación: beneficios operacionales, beneficios tácticos y

beneficios estratégicos. Estos autores observaron que los beneficios de un proyecto

de implantación de un sistema de información se movían desde una orientación

operacional hacia una orientación estratégica, estos beneficios se hacían menos

cuantificables y más intangibles.

Beneficios tangibles

En la dimensión operacional, la reducción de costos se asocia a la optimización de

mano de obra, ya sea por la automatización o eliminación de

como por el re diseño de procesos de las áreas del negocio:

� Servicio al cliente

� Producción

� Despacho de órdenes

� Proceso administrativos

� Compras

� Finanzas

� Capacitación

� Administración del recurso humano

� Costos de inventarios, tanto en

to y rotación

� Gastos administrativos

La reducción de tiempo de ciclo se vincula con la ayuda que brindan clientes, e

pleados y proveedores. Al utilizar los sistemas de gestión, los clientes cooperan

completando órdenes de venta, facturación, producción, entrega y servicios.

Los empleados simplifican los procesos de reportes, cierres del mes, compras o

requisición de de gastos y procesos del área de recursos humanos.

Beneficios tangibles

En la dimensión operacional, la reducción de costos se asocia a la optimización de

mano de obra, ya sea por la automatización o eliminación de procesos redundantes,

como por el re diseño de procesos de las áreas del negocio:

Proceso administrativos

Administración del recurso humano

Costos de inventarios, tanto en gestión como en re localización, almacenamie

Gastos administrativos

La reducción de tiempo de ciclo se vincula con la ayuda que brindan clientes, e

pleados y proveedores. Al utilizar los sistemas de gestión, los clientes cooperan

órdenes de venta, facturación, producción, entrega y servicios.

Los empleados simplifican los procesos de reportes, cierres del mes, compras o

requisición de de gastos y procesos del área de recursos humanos.

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En la dimensión operacional, la reducción de costos se asocia a la optimización de

procesos redundantes,

gestión como en re localización, almacenamien-

La reducción de tiempo de ciclo se vincula con la ayuda que brindan clientes, em-

pleados y proveedores. Al utilizar los sistemas de gestión, los clientes cooperan

órdenes de venta, facturación, producción, entrega y servicios.

Los empleados simplifican los procesos de reportes, cierres del mes, compras o

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Los proveedores integrados, apoyan la logística, la gestión de pagos y el procesa-

miento de los pedidos.

Las mejoras en la toma de decisiones y en la planificación se relacionan con la cali-

dad de decisiones para responder a cambios del mercado, mejorar el control de

costos, planificar estratégicamente, hacer más eficientes los procesos, responder

flexiblemente a expectativas de cliente tanto en cambios de la demanda como en

ajustes de servicio.

Por otra parte, en la dimensión infraestructura, las reducciones se dan en áreas

como mantenimiento de sistemas antiguos, reemplazo del hardware, gastos y per-

sonal de desarrollo, diseño y desarrollo de arquitectura de sistemas., modificacio-

nes y mantenimiento del software, consolidación de información, investigación y

desarrollo de TI.

Beneficios intangibles

En la dimensión OPERACIONAL la mejora de la calidad se relaciona con la disminu-

ción de índices de error, de duplicaciones y mejoras en los índices de precisión y

fiabilidad, en tanto que la mejora del servicio significa facilidad para acceder a da-

tos del cliente y a sus consultas.

En el plano de la gestión, las mejoras en la administración de recursos se asocian

con 4 áreas:

� Gestión de activos, tanto para su costeo, depreciación, localización, custodia,

inventario físico y mantenimiento de registros de control.

� Gestión de inventarios que optimiza la rotación de ítems, la distribución física, la

rapidez y precisión de la información, el reemplazo justo a tiempo y la distribu-

ción.

� Gestión de la producción que optimiza la cadena de abastecimiento y la planifi-

cación de la producción.

� Gestión de la fuerza laboral que permite optimizar la distribución de la mano de

obra y la utilización de habilidades y experiencias.

En cuanto al control de rendimientos, las mejoras se dan en una variedad de for-

mas en todos los niveles de la organización. Por ejemplo:

� Control de rendimiento financiero de las líneas de negocios, por productos,

clientes, áreas geográficas o combinaciones de estas visiones.

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� Rendimiento de manufactura, anticipando cambios y realizando ajustes.

� Gestión global de eficiencia y eficacia de las operaciones.

En la dimensión ESTRATÉGICA, hay seis sub conjuntos de beneficios intangibles.

� Apoyo al crecimiento de la empresa, que se relaciona con el soporte al plan de

crecimiento y por lo tanto con el incremento de:

o El volumen transaccional.

o La capacidad de producción.

o Los nuevos productos y servicios.

o Las nuevas divisiones y funciones.

o Los nuevos empleados.

o Las políticas y procedimientos.

o Los mercados

� Apoyo a las alianzas entre empresas, asociada con la eficiente y eficaz consoli-

dación de nuevas compañías adquiridas en las prácticas de estándares del ne-

gocio.

� Construcción de innovaciones de negocio, vinculada con nuevas estrategias de

mercado, construcción de nuevas relaciones de procesos y la creación de nego-

cios.

� Construcción de liderazgo en costos significa el logro de economías de escala, a

través de la alineación de procesos y de compartir servicios.

� La generación de diferenciación de productos se puede crear proveyendo pro-

ductos y servicios ajustables (customización) o usando métodos de producción

ajustados (Lean Manufacturing).

� La construcción de enlaces externos consiste en el mayor relacionamiento, in-

cluso algún grado de integración de información, con clientes y proveedores.

A los beneficios intangibles de la dimensión INFRAESTRUCTURA le corresponden:

o Construcción de flexibilidad de negocio, es decir, una visión unificada

de la empresa y una base de datos con todas las transacciones del

negocio.

o Aumento de capacidades de la infraestructura de información asocia-

da a la adaptabilidad de la tecnología y a la estabilidad, dada por una

plataforma estándar y el apoyo global al mantenimiento y actualiza-

ción.

Finalmente, en la dimensión ORGANIZACIONAL, se encuentran 4 beneficios intan-

gibles:

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� Cambios en los patrones de trabajo como consecuencia de la reingeniería de

procesos.

� Facilitar el aprendizaje organizacional que se manifiesta tanto en el aprendizaje

de toda la fuerza laboral como en períodos más cortos para el aprendizaje y en

la ampliación de las capacidades de los empleados.

� El enriquecimiento del puesto de trabajo se alcanza entregando mayor respon-

sabilidad a los usuarios, haciendo que resuelvan los problemas proactivamente

al darles autonomía en su trabajo.

� La visión compartida es el resultado de hacer más eficiente la comunicación in-

terpersonal, al coordinar y armonizar las diferencias en los procesos de razona-

miento inter departamentales.