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COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE GUERRERO
“PLANTEL 4 TAXCO”MATERIAL DIDACTICO DEL MODULO IV
“ELABORA HOJAS DE CÁLCULOMEDIANTE APLICACIONES DE
COMPUTO”
CAPACITACION DE INFORMATICA(QUINTO SEMESTRE)
ELABORADO POR:
LIC. ALBERTO DOMINGUEZ GUADARRAMA.
CATEDRATICO DE LA MATERIA.
PRESENTACION DEL TRABAJO
EL PRESENTE PAQUETE DIDACTICO CONTIENE LA INFORMACION NECESARIA PARA
PODER IMPARTIR EL MODULO CUATRO DE LA CAPACITACION PARA EL TRABAJO, EN EL
AREA DE INFORMATICA.
“ELABORACION DE LA HOJA DE CALCULO MEDIANTE APLICACIONES DE CÓMPUTO”
ESTE MATERIAL DIDACTICO ESTADIRIGIDO A LOS COMPAÑEROS MAESTROS QUE
IMPARTE LA CAPACITACION DE INFORMATICA Y PARA CONSULTA DE LOS ALUMNOS, ASI
COMO PARA CUALQUIER PERSONA QUE DESEE APRENDER A UTILIZAR LA HOJA DE
CALCULO SIN TENER CONOCIMIENTOS PREVIOS DE ELLA. EN EL PRESENTE PAQUETE
DIDACTICO SE LLEVA PASO A PASO A QUIEN LO CONSULTE PARA APRENDER A USAR
ESTA HERRAMIENTA QUE HOY EN DIA ES MUY UTIL APRENDER A USARLA, LA CUAL NOS
PERMITE UTILIZARLA EN EL HOGAR PARA LLEVAR EL CONTROL DE LOS GASTOS DEL
MISMO, A NOSOTROS COMO DOCENTES NOS PERMITE LLEVAR CONTROL DE
ASISTENCIA Y CALIFICACIONES DE NUESTROS ALUMNOS, REALIZAR GRAFICAS LAS
CUALES NOS PERMITIRAN APRECIAR CLARAMENTE EL APROVECHAMIENTO DE CADA
UNO DE NUESTROS ALUMNOS Y PODER PONERLA EN PRACTICA EN MUCHAS
APLICACIONES MAS.
INTRODUCCION
ESTE PAQUETE DIDACTICO FUE ELABORADO CON EL PROPOSITO DE PODER AYUDAR A
LOS MAESTROS Y ALUMNOS HACER USO DE UNA HOJA ELECTRONICA DE CALCULO, EL
PRESENTE CUENTA CON LOS PASOS A SEGUIR DESDE COMO INGRESAR A LA HOJA DE
CALCULO EXCEL HASTA COMO CREAR GRAFICAS; INICIANDO CON LA DEFICION DE LA
MISMA, LAS HOJAS DE CALCULO MAS COMUNES Y UTILIZADAS EN EL MERCADO, LOS
ELEMENTOS QUE INTEGRAN A UNA HOJA DE CALCULO, EL ENTORNO DE TRABAJO DE
EXCEL, ELEMENTOS QUE INTEGRAN A LA HOJA DE CALCULO, OPERACIONES BASICAS,
COMO MOVERSE DENTRO DE LA HOJA, LA EDICION DE DATOS, LA CORRECCION DE LOS
MISMOS Y LA ELIMINACION DE LA INFORMACIÒN, INSERCION DE FILAS Y COLUMNAS, ASI
COMO LA ELIMINACION DE LAS MISMAS, HASTA COMO PROTEGER UNA HOJA O UN
LIBRO DE TRABAJO.
LA VERSION DE MISCROSOFT OFFICE EN LA QUE ESTA BASADO EL PRESENTE
MATERIAL ES, OFFICE EXCEL 2007, LAS CUAL ES UNA VERSION MAS ACTUAL QUE HOY
EN DIA SE ESTA UTILIZANDO A DIFERENCIA DEL MATERIAL ANTERIOS QUE ESTA HECHO
PARA LA VERSION DE MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003, EL CUAL HOY EN DIA YA NO SE
UTILIZA.
TABLA DE CONTENIDOS
Tema 1 Reconoce la aplicación de las hojas de calculo y las 1 Ventajas de su uso.
Tema 2 Describe el entorno de la hoja de trabajo de la hoja de 3 Calculo.
Elementos de la ventana Área de trabajo Operaciones básicas
Tema 3 Planea la hoja de calculo con base en las características del 11 problema a resolver.
Tema 4 Introduce, edita y ordena datos 12 Tipos de datos, Datos de entrada, Edición de datos, Ordenación de los datos de la hoja de calculo.
Tema 5 Emplea los comandos de la hoja de calculo para procesar información 17 Formulas y funciones, Referencias relativas y absolutas.
Tema 6 Aplica formato a los datos 22 Alto de filas y ancho de columnas
Colores, tramas y bordes.
Tema 7 Enuncia las ventajas del empleo de gráficos 26
Tema 8 Protege la información de la hoja de calculo con contraseñas 30
Evaluación 32
Introducción:
eguramente te abras dado cuenta que hay problemas que las personas debemos solucionar, ya sea en la vida diaria o en la vida laboral. Algunos tienen que ver con operaciones aritméticas o cálculos; por ejemplo, las operaciones que debe realizar
un contador para obtener los gastos, ganancias o pérdidas de un negocio. Años atrás, todas estas operaciones se realizaban con lápiz y calculadora; hoy, gracias a las nuevas aplicaciones de software, existen programas que facilitan las tareas donde se requiere hacer cálculos. Los programas más utilizados son las hojas electrónicas de cálculo que agilizan el proceso. En esta página encontrarás un mapa conceptual con las ideas más importantes que se desarrollan en este bloque.
S
v
Hoja electrónica de cálculo
Se estudia a través de
Aplicación y ventanas
Entorno de trabajo Planeación Elaboración Protección
Que contiene Que consiste en Mediante
Elementos de la ventanaÁrea de trabajoOperaciones básicas
Introducir datosEditar datosOrdenar datosEmplear comandosAplicar formato a los datosEmplear gráficos
Ocultar filasOcultar columnasOcultar hojaProteger datos.Proteger hoja
TEMA 1: RECONOCE LA APLICACIÓN DE LAS HOJAS DE CÁLCULO Y LAS VENTAJAS DE
SU USO.
¿Cuál es la utilidad del uso de hojas de cálculo? Piensa, por ejemplo, en la cantidad de operaciones aritméticas que debe realizar un contador en una empresa de manera ágil y eficiente. Elabora una lista de las actividades o trabajos específicos en los que se pueden utilizar las hojas de cálculo. Coméntalas con el resto del grupo.
En la actualidad, las hojas electrónicas de cálculo brindan la posibilidad de realizar cuentas precisas de una manera rápida y eficiente. Se utilizan en diversos campos de la ciencia, en el ámbito empresarial y hasta en el personal, pues sus aplicaciones son prácticas y fáciles de usar por cualquier persona, como verás enseguida.
Las hojas electrónicas de cálculo son programas para realizar cálculos financieros, contables, matemáticos, etc., de diversos niveles de complejidad. El origen de las hojas de cálculo proviene de los libros de contabilidad que durante años se han utilizado para el registro de datos. En el infográfico de las siguientes páginas puedes observar la evolución de las diferentes hojas de cálculo. Simulando el formato de estos libros, las hojas de cálculo están conformadas por filas y columnas que a su vez conforman celdas donde puedes capturar datos numéricos, alfanuméricos, fórmulas matemáticas y mostrar el resultado numérico de las fórmulas.
La utilización de las hojas electrónicas de cálculo ofrece diversas ventajas, como realizar cálculos matemáticos, estadísticos y financieros con mayor rapidez y exactitud. Con estas aplicaciones es posible vincular celdas para recalcular los datos de manera automática y con facilidad; además, tienen la capacidad de simplificar o evitar fórmulas complejas y de aplicar formato personalizado a la información. Gracias a la rigurosa organización de los datos se facilita el análisis y la representación de los resultados en forma gráfica. Mediante el proceso de impresión se obtienen reportes de toda o parte de la información. Además, la eficiencia de las hojas electrónicas de cálculo aumenta al tener interfaces que se relacionan amigablemente con el usuario y son de fácil aprendizaje.
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Gracias a estas ventajas, la aplicación de las hojas de cálculo se ha diversificado. En un inicio, su uso se centraba al área de la economía, pero con el paso del tiempo, su aplicación se amplió a actividades como ventas, finanzas, contabilidad, estadística, industria, educación, ingeniería, medicina y cualquier campo en que se manejen datos.
Es muy probable que tus maestros lleven el registro de tus calificaciones en una hoja de cálculo. Imagínate el tiempo que ahorran en la organización y cálculo de las calificaciones de todos sus alumnos, además de que pueden aplicar un formato legible y profesional a sus listas. Y qué decir del trabajo de los contadores, quienes antes tenían que almacenar una gran cantidad de libros contables, actualmente pueden generar sus balances y estados de pérdidas y ganancias en archivos que no ocupan mucho espacio y que son fáciles de consultar, analizar y actualizar, entre otras tantas actividades. Gracias a las hojas de cálculo, el tener al día un inventario se ha convertido en una actividad sencilla y rápida, además de que se pueden graficar los datos contenidos en ellas. Como puedes ver con estos ejemplos, los beneficios que brinda el uso de esta aplicación son muchos.
Reúnete en equipos de cuatro para investigar en la Red qué utilidad tienen las hojas de cálculo en los campos de aplicación que se presentan a continuación.
Utilidad
Estadística
Industria
Ventas
Medicina
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Desarrolla competencias
TEMA 2: DESCRIBE EL ENTORNO DE TRABAJO DE LA HOJA DE CÁLCULO
¿Has utilizado antes una hoja de cálculo?, ¿cuál es la forma que conoces para acceder a la aplicación? Bajo la gruía de tu docente, comparte con tus compañeros de grupo las respuestas a estas interrogantes. Anota las conclusiones en tu cuaderno.
El ambiente o entorno de trabajo es un archivo que se denomina libro de trabajo, el cual consta de varias hojas de cálculo en las que puedes trabajar incorporando datos diversos para ejecutar cálculos, y que puedes modificar en todo momento si así lo requieres. En estas hojas de cálculo puedes ver columnas señaladas con letras y filas enumeradas, que se asemejan a las que contienen las páginas de un libro de contabilidad. Es probable que si eres un usuario primerizo, el entorno de trabajo de la hoja de cálculo te parezca complicado. No te preocupes, pues a medida que vayas utilizándolo, te familiarizarás con él y conocerás todas sus funciones.
Es muy útil poder tener varias hojas de cálculo en un solo libro de trabajo, pues de esa manera organizas mejor la información que trabajas y localizas datos de manera ágil. Por ejemplo, puedes tener en un solo libro varias hojas con tus tareas de la asignatura de Informática 1, y otro con las tareas de la materia de Matemáticas 2.
La ubicación de los botones en los libros de trabajo facilitan que puedas manejar las hojas de cálculo con precisión y obtener resultados inmejorables en tus cálculos, como verás más adelante.
Antes de empezar a utilizar una hoja de cálculo es necesario saber cómo acceder al programa y de qué manera está conformado sus ambiente de trabajo, con el objetivo de hacer un uso más eficiente de la aplicación y sacar el mejor provecho.
Es conveniente aclarar que trabajemos como el programa de Microsoft Excel 2007, que forma parte de Microsoft Office.
Microsoft Excel está representado por un ícono que puedes encontrar en el escritorio de tu PC o en el área de programas instalados:
Para acceder a Excel sigue los pasos que se indican en el cuadro 1.
CUADRO 1. FORMAS DE ACCEDER A EXCELA través del escritorio A través del botón INICIO
1. Selecciona el ícono de Microsoft Excel. 2. Haz doble clic en el ícono.
1. Haz clic en el botón INICIO. 2. Selecciona la opción Todos los programas 3. Haz clic en la opción Microsoft Office. 4. Haz clic en la opción Microsoft Excel 2007.
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Elementos de la ventana
Como todas las aplicaciones de Microsoft Office 2007, la ventana de trabajo de Excel 2007 tiene una barra de título donde encuentras el nombre del programa, así como el nombre que le asignes al archivo. Tiene botones de control de la venta (Maximizar, Minimizar y Cerrar); barras de desplazamiento para controlar la visualización de la información y cinta de opciones conformada por botones, galerías y cuadros de diálogo. Excel 2007 cuenta también con otras herramientas que son exclusivas de la hoja de cálculo, que sirven para realizar operaciones matemáticas. Observa el infográfico 2 y la descripción de sus elementos.
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Botón de Office. Integra los comandos que se utilizan para crear, guardar, abrir e imprimir la hoja de cálculo, entre otras opciones. El menú que despliega es el que puedes ver en la figura 1.Barra de Herramientas de acceso rápido. En esta barra de herramientas se pueden integrar los comandos de uso frecuente
Ventana de Excel 2007
Infográfico 2
Personalizar barra de
como guardar, abrir, nuevo, hacer, deshacer, y otras más; según el gusto del usuario, ya que se pueden personalizar con el botón que se muestra.
Cinta de opciones. Ésta compuesta por fichas o pestañas, las cuales contienen botones, comandos, galerías y cuadros de diálogo. La ficha o pestaña integra los elementos de una forma más funcional. En la imagen puedes identificar algunos ejemplos de los elementos integrados en una de las pestañas de la cinta de opciones.
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Área de trabajo
El área de trabajo se compone de un libro de hojas de cálculo que inicialmente dispone de tres hojas de trabajo. El ambiente se puede personalizar activando o desactivado las barras de herramientas que utilizas con mayor frecuencia. Al inicio de este tema pudiste observar los elementos más importantes del ambiente de trabajo de Excel 2007.
La barra de fórmulas es una de las más utilizadas y es exclusiva de la hoja de cálculo. Se compone de algunos de los siguientes elementos:
Personalizar barra de
Acceso a cuadro de diálogo ComandoComando
Aceptar
El cuadro de nombres indica la celda que está activada o el lugar en donde se encuentra situado el cursor. Cuando se están introduciendo datos se activan los botones Cancelar e Introducir. Con el botón Cancelar se anula la entrada y con el botón Introducir se valida el dato que se está introduciendo o modificando. Con el botón Insertar función se activa el cuadro de diálogo de funciones –las cuales se describirán posteriormente- y en el cuadro de contenido se visualiza el contenido de la celda activa, este cuadro cuenta con el botón Expandir barra de fórmulas el cual abre el espacio del cuadro contenido para visualizar toda la información insertada en una celda, al expandirlo, el botón cambia su nombre a Contraer barra de fórmulas. Celda. El área de trabajo de Excel 2007 está compuesta por filas y columnas que en su intersección forman una celda. En total son 17 179 869 184 celdas en cada hoja de cálculo. Las celdas, las filas y las columnas deben seleccionarse para poder manipular datos. Fila. Una hoja de cálculo cuenta con 1 048 576 filas, representadas por números arábigos (1, 2, 3…). En las filas puedes introducir todos aquellos datos que desees trabajar. Columna. Una hoja de cálculo cuenta con 16 384 columnas, representadas por medio de las letras del alfabeto (A, B, C…). Todas esas columnas son susceptibles de ser seleccionadas para calcular las operaciones que requieras.Cada libro de trabajo cuenta inicialmente con tres hojas de cálculo, pero puedes agregar, eliminar o mover hojas, así como cambiarles el nombre.
Selección de datos. Para manipular los datos de una hoja de cálculo es necesario seleccionar celdas, filas, columnas, rangos, o toda la hoja. Excel 2007 te da muchas posibilidades en las operaciones de selección; puedes observarlas en el cuadro 2.
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CUADRO 2. OPERACIONES PARA SELECCIONAR DATOSAcción Elemento(s) seleccionado(s)
Haz clic en D8 CeldaHaz clic en A11 y arrastra hasta E11 Rango de celdasHaz clic en B5 hasta D9, pulsa la tecla Ctrl y sin soltar la tecla haz clic de E15 hasta F20.
Varios rangos de celdas
Haz clic en la letra F. ColumnaHaz clic en el numero 8. FilaHaz clic en la letra G, presiona la tecla Ctrl y haz clic en el numero 5 y en el 11.
Columnas y filas no consecutivas
Cuadro de nombres
Insertar función
Cuadro de contenidoExpandir barra de formulas
Cancelar
Haz clic en este botón Toda la hoja
Entra a Excel 2077 y realiza lo que se te solicita a continuación:
1.-Selecciona la columna G.2.- Selecciona la fila 20.3.-Selecciona el rango de celdas desde A8 hasta F15.4.- Selecciona las columnas A, C y E, las filas 5, 8, 12 y el rango de las celdas B5 hasta D10.5.- Posiciónate en la celda A5 y escribe la palabra Operaciones, cancela el ingreso de la información.6.- Ingresa en la misma celda la palabra Fórmula y acepta el ingreso de la información.7.- Sal de la hoja de cálculo sin guardar los cambios.
Operaciones básicas
Como en todos los programas, en las hojas de cálculo es importante que domines las operaciones básicas, las cuales, aunque sencillas, son fundamentales para obtener buenos resultados. Estas operaciones se encuentra en el Botón Office, pero el usuario puede integrarlas en la Barra de herramientas de acceso rápido desplegando la flecha para personalizar y elegir las operaciones que se desea permanezcan activas en esta barra. A continuación te presentamos dichas operaciones.
Abrir. Una de las ventajas de trabajar con las hojas de cálculo es que se pueden acceder a ellas todas las veces que sea necesario para consultar o modificar la información. 7
Para abrir un archivo de Excel 2007 realiza alguna de las opciones que ves en la figura 4:
Figura 4:
Desarrolla competencias
Haz clic en el botón de Office y selecciona la opción: Abrir del menú desplegable.
También puedes activarlo en la barra de herramientas de acceso rápido, o bien presiona las teclas Ctrl.+ A.
En el cuadro de la lista desplegable Buscar en, selecciona la unidad de almacenamiento y la carpeta donde se encuentra el archivo, si es que está guardado en alguna carpeta. En el cuadro Nombre de archivo se escribe el nombre del archivo que se va a abrir, o bien, se selecciona con el ratón el archivo deseado. El cuadro de la lista Tipo de archivo debe tener activada la opción Todos los archivos de Microsoft Excel para que se puedan visualizar los archivos de hoja de cálculo. Cuando se haya proporcionado toda la información en el cuadro del diálogo, da un clic en el botón Abrir.
Crear libro de trabajo nuevo. Cuando entras a Excel 2007 aparece un libro de trabajo con tres hojas de cálculo, listo para empezar a trabajar. Pero si deseas crear un libro de trabajo, puedes hacerlo por medio de alguna de estas opciones:
*Haz clic en el Botón de Office, del menú desplegable selecciona la opción Nuevo , y del cuadro de diálogo Nuevo Libro elige la opción Libro en blanco.
*Si tienes esa opción activa en la Barra de Herramientas de acceso rápido, al seleccionarla aparece automáticamente un libro de trabajo, listo para trabajar en él.
Guardar: Existen dos formas de guardar un libro de trabajo: Guardar automáticamente y Guardar como… En la primera opción se guarda de manera automática, y en la segunda se puede modificar el nombre a un documento, la ruta de almacenamiento (medio de almacenamiento y/o carpeta), o bien, la versión del procesador de textos.
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Guardar automáticamente. La opción Guardar la encuentras en el Botón de Office o bien en la Barra de acceso rápido. Cuando el libro de trabajo ya ha sido guardado con anterioridad y tiene un nombre sólo es necesario dar un clic en este ícono. El programa sólo guarda los cambios que se hayan realizado en el libro. Pero si es la primera vez que se va a guardar ese documento, aparece un cuadro de diálogo como el de la siguiente figura.
Guardar Como… Este comando se encuentra en el Botón de Office, al seleccionarlo se desplegarán seis opciones, la primera se usa para guardar el documento en el formato para Excel 2007, el resto permiten grabarlo en formato compatible con Excel 97-2003, Libro de Excel habilitado para marcos, libro binario y otros formatos. Guardar como… se usa básicamente para dar otro nombre al libro o guardarlo en otra ubicación, como podría ser otra unidad de almacenamiento o en otra carpeta. Al seleccionarlo también se activará el cuadro de diálogo Guardar como, donde sólo tienes que seleccionar la unidad, carpeta, tipo o nombre.
Otra forma de activar el cuadro de diálogo Guardar como… es presionando la tecla F12.Cerrar. Cuando has terminado de trabajar en un libro de trabajo y deseas iniciar con uno nuevo, lo mejor es cerrar el documento actual. El procedimiento para realizar esto es seleccionar en el Botón de Office la opción Cerrar. Salir. Para salir definitivamente del programa, no olvides guardar el (los) libro (s) de trabajo. Después, selecciona cualquiera de las siguientes opciones:
Desplegar el Botón de Office y elegir la opción Salir de Excel. Dar un clic en el botón Cerrar, éste lo encontrarás al desplegar el Botón de Office.
Cuando quieres cerrar el programa y no has guardado cambios, el programa te pregunta si deseas guardar el (los) libro (s) de trabajo. Esto te ayuda a no perder información si por una omisión o descuido quieres salir del programa sin guardar los cambios.Vista preliminar y configurar página. Antes de mandar a imprimir tu hoja de cálculo es necesario hacer algunos ajustes configurando la página.
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Para visualizar como quedaría la hoja de cálculo impresa es conveniente utilizar la Vista Preliminar que se encuentra en la opción Imprimir del Botón de Office. Para hacer ajustes en la hoja antes de imprimirla, selecciona del botón de Configurar página, que activa el cuadro de diálogo que se muestra en la figura.
Imprimir. Después de configurar la página, la hoja de cálculo ya está lista para imprimirse si así lo deseas. Para hacerlo selecciona en el Botón de Office la opción Imprimir, ahí se despliegan tres diferentes formas de mandar un archivo a imprimir. Cada una se describe a continuación:
Imprimir : con esta opción aparece el cuadro de diálogo Imprimir, en el cual puedes establecer parámetros o preferencias de impresión.
Impresión rápida : en esta opción la hoja de cálculo se irá directamente a la impresora sin que tú determines ninguna preferencia de impresión.
Vista preliminar : en esta opción podrás elegir el botón Imprimir, el cual activará el cuadro de diálogo correspondiente, para que asignes los parámetros de impresión deseados. Presionando el botón Cerrar vista preliminar para que regreses a la hoja de cálculo.
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Tema 3.
PLANEA LA HOJA DE CÁLCULO CON BASE EN LOS CARACTERÍSTICAS DEL PROBLEMA A RESOLVER.
Para cualquier tipo de trabajo que se vaya a realizar es recomendable hacer una planeación, para tener una idea de cómo queremos que quede nuestro producto final, así como qué elementos necesitamos que estén integrados. Comenten en parejas qué aspectos se deben tomar en cuenta para planear una hoja de cálculo, hagan sus anotaciones y coméntelas con el resto del grupo.
Para que una hoja de cálculo sea eficiente, es necesario hacer una planeación previa, esto consiste en definir cuál es el objetivo de la hoja de cálculo, qué información proporcionará o qué preguntas contestará. Por ejemplo, si se desea hacer un inventario de productos, la información que deberá proporcionar la hoja se refiere a las entradas iniciales, las salidas y la cantidad real de productos con la que se cuenta hasta la fecha de realización del inventario. Entonces el problema a resolver es la elaboración de un inventario de
productos y el propósito obtener la cantidad final de productos. También es importante que asignes un nombre significativo al archivo y a la hoja de cálculo para relacionar la información que proporciona. Siguiendo con nuestro ejemplo, un nombre significativo sería “INVENTARIO DE PRODUCTOS DE 2010” Y PARA LA HOJA “Enero” o el mes que se esté elaborando.
Son tres los tipos de valores que se ingresan en una hoja de cálculo:
1.- Valores de entrada, que son los datos necesarios para obtener los resultados buscados. Siguiendo con el ejemplo, los valores de entrada son la cantidad de productos iniciales y la cantidad de productos extraídos o vendidos.
2.- Fórmulas o funciones, que se utilizarán para calcular el resultado. En este caso la cantidad de productos iniciales menos cantidad de productos extraídos.
3.- Valores de salida, que son el resultado que se desea obtener, por ejemplo la cantidad final de productos.
Es importante que las columnas o filas donde se ingresen estos valores estén debidamente identificadas con un rótulo al inicio, para evitar confusiones y para que la información pueda ser correctamente interpretada por cualquier persona que la consulte.
Aunque lo sustancial de una hoja de cálculo son los valores, no debes olvidar que la presentación es también fundamental; es recomendable hacer una distribución adecuada de los valores y organizar el formato de la hoja y sus datos. Un ejercicio que puede ser de mucha ayuda es realizar un bosquejo en una hoja cuadriculada de papel, donde definas el lugar donde deseas ubicar los rótulos, los valores de entrada y salida, así como las fórmulas y / o funciones.
ACTIVIDAD GRUPAL
Organizados en equipos de tres personas realicen la planeación de los siguientes planteamientos, definiendo para cada uno de estos aspectos: objetivo, nombre significativo para el archivo y para la hoja de cálculo, valores de entrada, formulas y valores de salida.
Realicen de forma individual las anotaciones en su cuaderno.
El maestro de informática tiene que elaborar la lista de calificaciones semestrales de sus alumnos.
La empresa computadoras y algo mas, S.A de C.V. necesita un formato para el registro de ventas y ganancias de los artículos que vende cada semana.
En una hoja cuadriculada realicen el bosquejo de cada uno de los planteamientos, integrando todos los datos y formulas que consideren necesarios para obtener el resultado esperado. Tomen en cuenta aspectos de orden y de limpieza en la realización de su trabajo.
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Tema 4. INTRODUCE, EDITA Y ORDENA DATOS.
De acuerdo con tus conocimientos previos, responde en tu cuaderno: ¿cómo se introduce información en las celdas de la hoja de cálculo?, ¿qué entiendes por editar información?, ¿de qué forma se pueden ordenar losdatos en la hoja de cálculo?
Antes de empezar a trabajar en una hoja de cálculo es necesario que conozcas los datos y operadores que intervienen en las fórmulas que se pueden ingresar en ella.
Para introducir información en la hoja de cálculo posicionas el puntero en la celda deseada dando un clic en ella. En este programa, al contrario de lo que ocurre en los procesadores de texto, no es necesario que el cursor aparezca, ya que cuando posicionamos el puntero en la celda el programa ya está listo para ingresar información. En el cuadro de nombres aparece la dirección de la celda activa, como se observa en la figura:
En la barra de fórmulas y funciones se visualiza la información que se va ingresando en la celda.
Existen varias formas de aceptar los datos tecleados: dando un clic en el botón Introducir. de la misma barra, acción que, además de aceptar el dato, deja el puntero de la celda en la misma dirección; si das Enter o Intro en el teclado, se posiciona el teclado una celda abajo; con las flechas de dirección también puedes cambiar de celda; o bien, dando clic en cualquier otra parte del área de trabajo.
TIPOS DE DATOS.
Existen diferentes tipos de datos que pueden ingresarse en las hojas de cálculo, como los que se explican a continuación.
Texto. Está compuesto por cualquier cadena de caracteres alfanuméricos hasta un máximo de 32 000 caracteres. Los datos de tipo texto aparecen alineados hacia la izquierda en el momento de su ingreso, lo que puedes modificar después a tu gusto.
Números. Incluye dígitos del 0 al 9; los signos + o – para definir valores positivos o negativos, así como los paréntesis que también representan valores negativos; la barra diagonal (/) para definir una fracción mixta; la coma (,) que separa los millares y el separador de decimales, que es un punto (.); así como los símbolos % y $ para porcentajes y moneda, respectivamente. Cuando necesites representar potencias de 10 se ingresa la letra E. En el caso de los datos numéricos, si el valor excede el tamaño de la celda, aparece en forma automática en potencia de 10 o formato científico, por ejemplo: 987654321123 aparece como 9.8765E+12.
Fecha y hora. Una información que es muy común ingresar a una hoja de cálculo, es la fecha y la hora. Para que el programa no lo interprete sólo como una cadena de números hay que insertar estos datos en cierto formato. Por ejemplo, para la hora puedes usar el formato HH:MM (15:25), para la fecha, D/M/AA (6/1/2009). Puedes escribir la fecha y la hora en una misma celda, separándolas por un espacio en blanco para que el programa las identifique.
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Series. Las series son un grupo de datos que tienen una secuencia lógica, como por ejemplo 1, 2,3…, o lunes, martes, miércoles, jueves,…, o enero, febrero, marzo, abril,…, etc. Estas series son de utilidad porque de una forma sencilla y rápida puedes integrar estos datos en la hoja de cálculo. Hay series que ya están definidas en el programa.
Para integrar una serie ya definida por el programa realiza los siguientes pasos:
1.- Posiciona el cursor en la celda donde iniciará la serie.
2.- Escribe el primer valor de la serie, por ejemplo, lunes.
3.- Posiciona el cursor en el cuadro de Relleno automático de la celda.
4.- Presionando el botón izquierdo del ratón, arrastra el cursor hacia donde quieras que se complete la serie.
Puedes arrastrar a los lados, hacia abajo o hacia arriba y el resultado será el mismo. También puedes iniciar de cualquiera de los valores de la lista, ya que al realizar el relleno automático se completarán los datos a partir del valor que ingresaste. Es posible que se tenga la necesidad de crear una serie personalizada, por ejemplo, los nombres de las ciudades donde alguna compañía tiene sucursales. Veamos los pasos que hay que seguir para crear una lista personalizada.
1.- Despliega el Botón de Office y elige el botón Opciones de Excel.
2.- Del cuadro de diálogo que se activa, selecciona de la opción Más frecuentes, el botón Modificar listas personalizadas…; se activará un cuadro de diálogo.
3.- Escribe en el cuadro Entradas de lista: la lista seriada que deseas crear.
4.- Presiona el botón Agregar para que se integre en la sección Listas personalizadas.
Para eliminar una lista personalizada sólo tienes que seleccionarla y dar un clic en el botón Eliminar en el mismo cuadro de diálogo Listas personalizadas.
Fórmulas. Por lo general, las fórmulas se componen de números, operadores, direcciones de celda y, en ocasiones, de funciones. Las funciones son fórmulas predefinidas, en las cuales se puede hacer referencia a un rango de celdas. Las fórmulas deben ingresarse iniciando con el signo igual (=), para que el programa identifique que se trata de una fórmula. Por ejemplo:
Fórmula=A5+A6+A7+A8+A9
Función=SUMA (A5:A9)
Comúnmente se utilizan las direcciones de celda donde se encuentran los datos que serán parte de la fórmula, su propósito es tener la posibilidad de modificar el dato, sin tener la necesidad de volver a escribir la fórmula. Los operadores que se utilizan son principalmente los aritméticos y los de comparación. El operador & se llama concatenación y se usa para unir distintas cadenas de caracteres en una sola.
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DATOS DE ENTRADA.
En ciertos formatos es necesario controlar los datos que se capturan, ya sea que no se salgan de un determinado rango, que sean de un tipo de dato en especial, o bien, controlar los resultados de las operaciones. Los pasos para validar una o varias celdas son:
1. Selecciona las celdas que se validarán.2. Despliega el botón Validación de datos que se encuentra en el grupo Herramientas de datos de la ficha de datos.3. Elige la opción Validación de datos, se activará el cuadro de diálogo correspondiente.
4. En la ficha Configuración se encuentra el cuadro desplegable Permitir: el cuál considera diferentes tipos de datos.
Dependiendo la opción que elijas se activarán cuadros de texto para configurar la validación.
EJEMPLO DE VALIDACIÓN DE CELDA.Se desea validar una celda para captura de calificaciones donde el valor mínimo debe ser 5 y el máximo debe ser 10, los pasos para validar son:1. Posicionarse en la celda donde se va a capturar el dato.2. Activar el cuadro de diálogo Validación de datos.3. Elegir de la lista desplegable Permitir: la opción Número entero, se activarán los cuadros Datos, Mínimo y Máximo.4. Despliega el cuadro Datos y elige la opción Entra.5. Anota en el cuadro Mínimo el valor 5 y en Máximo el valor 10.6. Activa la flecha Mensaje de entrada donde puedes poner un mensaje, el cual aparecerá en el momento que ubicas el curso en la celda
validada. Esto con la finalidad de quien captura sepa qué tipo de información deba ingresar.7. Selecciona la ficha Mensaje de error y escoge del cuadro de lista Estilo el tipo de mensaje que enviará el programa en caso de no cumplir con la
condición de captura definida. Los estilos son Grave, Advertencia e Información. Anota el título y mensaje que deseas aparezca cuando se cometa un error de captura. Después de configurar la validación de datos, da un clic en el botón Aceptar. La celda queda validada. Como podrás apreciar, cada uno de los elementos de la lista Permitir te da diferentes opciones de validación, según se requiera.
EDICIÓN DE DATOS.
Cuando se habla de editar una hoja de cálculo se hace referencia a hacer modificaciones en ella, como cambiar o borrar texto, números y fórmulas, o mover de dirección una o varias celdas con información, así como copiar una o varias celdas. Para cambiar el contenido de una celda puedes realizar algunos de los siguientes procedimientos:
Posiciona el puntero en la celda que desees cambiar y escribe el nuevo texto. Para modificar sólo parte del contenido de una celda posiciona el puntero en la celda, da doble clic y el cursor aparecerá en la celda
seleccionada, o bien puedes hacer la modificación en la barra de fórmulas, ya que el contenido el contenido de la celda aparecerá en esta área.
Después de realizar el procedimiento que desees, presiona Enter o da un clic en el botón Introducir de la barra de fórmulas, para que la modificación se realice.Mover, copiar y borrar. Si lo que necesitas es mover el contenido de una o varias celdas a otra posición, realiza lo siguiente:
1. Selecciona las celdas que deseas mover.2. Presiona el botón Cortar que se encuentra en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio. Las celdas seleccionadas aparecerán remarcadas por un contorno con líneas discontinuas.3. posiciona el cursor en la celda donde deseas mover la información. Si son varias celdas las que vas a mover, sólo necesitas posicionar el puntero en la celda inicial.4. Presiona el botón Pegar del mismo grupo Portapapeles. La información aparecerá en la nueva ubicación.
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Si quieres copiar información, no es necesario que la vuelvas a escribir, al igual que moverla, también puedes copiarla en otra celda, hoja o libro. Al copiar texto o números, la información no sufrirá ninguna modificación, pero no es así cuando copias formulas, ya que cuando se copia una formula se modifica también el rango de celdas al que hace referencia. Por eso debes tener cuidado al momento de copiar información y ver qué es lo que realmente necesitas.Para copiar información existen varios procedimientos. Uno de ellos es utilizando los botones del grupo portapapeles:
1.- Selecciona la celda o el rango de celdas que deseas copiar.2.- Presiona el botón Copiar. Igual que al mover, la(s) celda(s) seleccionada(s) aparecerá(n) remarcada(s) por un contorno con líneas discontinuas.3.- Posiciona el puntero en la celda inicial donde quieres copiar la información, ya sea en la misma hoja, en otra diferente, o en otro libro de trabajo.4.- Da un clic en el botón pegar.
Para realizar una copia rápida en varias celdas adyacentes, ya sea hacia arriba, abajo, hacia la derecha o a la izquierda, de la celda o rango de celdas que desees copiar, puedes utilizar el cuadro de relleno automático de la siguiente manera:
1.- Selecciona la(s) que vas a copiar.2.- Observa que en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada, o de la última celda seleccionada en el caso de rangos, aparece un pequeño cuadro que llamamos cuadro de Relleno automático:
Relleno Automático
3.- Posiciona el cursor en este cuadro y notaras que el puntero toma la forma de una cruz de flechas.4.- Presiona el botón izquierdo del ratón y, sin soltar, arrastra el puntero hacia la dirección (arriba, abajo, derecha, izquierda) donde deseas copiar la información. La selección que hayas elegido para copiar resalta porque esta remarcada con líneas más oscuras y gruesas.5.- Suelta el botón cuando hayas alcanzado la celda final de tu copia.
Para borrar el contenido de una o varias celdas, solo tienes que seguir los siguientes pasos:1.- Selecciona la(s) celda(s) que vas a borrar.2.- Presiona la tecla Supr del teclado.
Copiar rangos. Cuando copies un rango de celdas numéricas arrastrando el puntero es necesario que mantengas presionada la tecla Ctrl, esto es para que obtengas una copia fiel de la información numérica.
Deshacer y rehacer. ¿Qué ocurriría si cometes el error de eliminar una gran cantidad de datos, o mueves información que no debías? Seria tedioso volver a escribir todo lo que ya habías avanzado. Para remediar el problema utiliza el botón deshacer que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido el cual te permite deshacer las últimas operaciones que realizaste.Cuando has utilizado la opción deshacer se activa la opción Rehacer, que también eta en la Barra de Herramientas de acceso rápido, que permite, como lo dice su nombre, rehacer la operación que Deshiciste. La combinación de teclas para Deshacer es Ctrl + Z y para Rehacer es Ctrl + Y.
15ORDENACION DE LOSDATOS DE LA HOJA DE CÁLCULO
Cuando se manejan grandes cantidades de datos es conveniente ordenarlos para poder hacer una búsqueda más eficiente de la información. Con Excel 2007 se puede realizar un proceso de ordenamiento rápido de datos numéricos y/o de texto.
3250
Existen dos métodos de ordenamiento: en forma ascendente, el cual implica organizar alfabéticamente de la A a la Z o en su caso, alfanuméricamente de 1 al valor mayor; o bien, de forma descendente donde el proceso es al contrario, de la Z a la A o del mayor al menor número.Los pasos para realizar este procedimiento son los siguientes:
1.- Selecciona el rango de celdas que deseas ordenar.2.- Despliega el comando Ordenar y Filtrar del grupo modificar que se encuentra en la pestaña inicio.3.- Elige el método de ordenamiento que deseas aplicar, Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A.
La lista se ordenara con base al criterio que seleccionaste. Debes de tener especial cuidado cuando los dato a ordenar están relacionados con otros datos, por ejemplo, si tienes una lista con nombres, matrícula y calificaciones, debes establecer un criterio personalizado el cual se define en la opción Orden personalizado…, que se encuentra en el mismo comando. Al seleccionar esta opción se activa el siguiente cuadro de dialogo:
En este cuadro defines en la opción Ordenar por la columna que será la que determine el orden, en orden según cuentas con las opciones Valores, Color de Celda o Fuente o icono de celda, y por último el Criterio de Ordenación, el cual puede ser ascendente o descendente.Los pasos a seguir son:
1.- Elige todo el rango de celdas, incluyendo los datos relacionados con la columna que tomaras como criterio para la ordenación.2.- Activa el cuadro de dialogo y establece los criterios de ordenación.3.- Al dar Clic en el botón aceptar toda la información se ordenara sin que se modifique la relación que existe entre los datos.
16
TEMA 5“EMPLEA LOS COMANDOS DE LA HOJA DE CÁLCULO PARA
PROCESAR LA INFORMACION”Si lo piensas un poco, en tu vida diaria utilizas formulas. Reflexiona sobre las actividades diarias o comunes en las que haces usos de las formulas y realiza una lista en tu cuaderno. Comparte tu lista
con tus compañeros y luego coméntenla con el resto de la clase.
Como hasta ahora has estudiado, uno de los principales objetivos de Excel es realizar cálculos por medio de fórmulas o funciones, las cuales puedes definir en las hojas de cálculo, según sea el caso, según la operación que necesites resolver.
FORMULAS Y FUNCIONESVeamos cual es la diferencia entre formula y funciones, como introducirlas en la hoja de cálculo y en que situaciones utilizarlas.
FORMULASLas formulas son expresiones alfanuméricas que a través de operandos y operadores permiten realizar cálculos numéricos como sumar, restar, dividir, multiplicar, promediar, etc., para obtener un resultado. Se compone de valores, operadores y direcciones de celda. Los valores son los números que intervienen; los operadores son los signos de suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/), que determinan las operaciones que se van a realizar, y las direcciones de celda – también conocidas como referencias de celda – indican la ubicación de los valores que van a ser parte de la formula. Cuando esta se compone de varias fórmulas es conveniente utilizar paréntesis para agrupar las operaciones. Cuando vas a integrar una formula debes de seguir los siguientes pasos.
1.- Posiciona el puntero en la celda donde deseas ingresar la formula y que, a su vez, mostrara el resultado.2.- Teclea el signo igual (=), este es un requisito indispensable para que Excel identifique que se trata de una formula, de lo contrario, lo toma como texto y no realiza la operación.3.- Escribe los valores y la operación que se va a realizar por ejemplo= 10 * 20. Se los valores están escritos en la hoja de cálculo, selecciona – dando un clic con el puntero – el primer valor, escribe el operador y selecciona el segundo valor, aparecerá la dirección de las celdas donde están los valores, por ejemplo= A1 * B1.4.- Presiona Enter para que obtengas el resultado.
Cómo pudiste apreciar, el resultado es el mismo utilizando cualquier procedimiento, entonces, ¿para qué utilizar las direcciones de celda? El objetivo de utilizar direcciones de celda es cuando se tenga que cambiar uno o varios valores, no sea necesario volver a introducir la formula, ya que en esta se encuentran las direcciones de celda, independientemente del valor que contengan. En este caso, estamos hablando de valores variables. Si tomamos el ejemplo anterior, al cambiar el 10 por un 5, en la formula con valores el
resultado no cambia; sin embargo, en la formula con direcciones de celda obtendrás el resultado correcto.
17En el caso de que necesites realizar una operación con un valor que no debe variar, utilizaras valores constantes, por ejemplo, calcular 15% de un valor.
PRECEDENCIA DE OPERADORESComo se ha mencionado, una formula puede contener varios valores y también varios operadores, lo cual quiere decir que se pueden integrar varias operaciones en una formula, por eso los operadores tienen un orden de precedencia o jerarquía, como se muestra en el cuadro.
JERARQUIA DE OPERADORESJerarquía Símbolo Operación
1 ( ) Agrupación2 ^ Exponente3 *, / Multiplicación y
División4 +, - Suma y Resta5 =,<,>, <=, >=, <> Comparación
De acuerdo con la jerarquía de los operadores, ¿Cuál sería el resultado de las siguientes formulas?
=5*20+15 =5*(20+15)
En la primera fórmula se realiza primero la multiplicación y después la suma, y en la segunda primero la suma, porque se encuentra dentro de los paréntesis, y posteriormente la multiplicación. En caso de la formula contenga operaciones que sean de la misma jerarquía, se ejecutan de izquierda a derecha.
DESAROLLA COMPETENCIAS
1.- Analiza las siguientes formulas, identifica sus elementos y anótalos en el recuadro, según corresponda. Escribe en orden las operaciones según la jerarquía de precedencia.
FORMULA VALORES CONSTANTE
S
VALORES VARIABLES
OPERADORES
ORDEN DE OPERACIONE
S=C19 + D20 * C20=(D10 – D20) / 5=F10 ^ 3 + (8 * 10)=(A15 – B20) + (J15/J20)
2.- Entra a Excel 2007, posiciónate en la Hoja 1 y captura la información que se aprecia en la imagen.
3.- Calcula el importe de cada artículo, el subtotal, IVA (16%) y total.4.- Cambia el nombre de la hoja por Nota de Venta.
185.- Guarda el ejercicio en la carpeta Portafolio de evidencias digital con el nombre de Notas de la semana.6.- Sal de Excel.
FUNCIONES BASICASAl hablar de funciones en Excel 2007 se está haciendo referencia a fórmulas predefinidas, las cuales evitan utilizar formulas excesivamente grandes y/o complejas. Excel cuanta con 13 categorías de funciones, que a su vez cuentan con otras, según el tipo de cálculo que efectúen. Las categorías de funciones que tiene el programa con:
Financieras Fecha y Hora Matemáticas y Trigonométricas Estadísticas Búsqueda y Referencia Base de Datos Texto Lógicas Información Ingeniería Cubo Definidas por el usuario.
Como puedes apreciar, existe una gran variedad de categorías de funciones; en este texto solo se hace referencia a las funciones básicas y más utilizadas.Las funciones tienen dos elementos en su estructura: el nombre y los argumentos. Los argumentos de una función pueden ser valores de tipo texto, numérico o fecha, o bien, pueden ser las direcciones de celda. Estos argumentos siempre deben ir después del nombre y entre paréntesis. Al igual que las formulas, las funciones deben iniciar con el signo igual (=) para que el programa identifique que se trata de una operación y no de texto.
FUNCIONES MAS UTILIZADAS EN EXCELFunción Operación Ejemplo
SUMA(Celda inicio: Celda Fin)
Suma un rango de celdas. =SUMA (B4 : C8)Suma todos los valores entre el rango B4 y C8
MAX(Celda inicio: Celda Fin)
Extrae el valor máximo de un rango de celdas
=MAX (B4 : C8)Extrae el valor máximo de un rango de celdas.
MIN(Celda inicio: Celda Fin)
Extrae el valor mínimo de un rango de celdas
=MIN (B4 : C8)Extrae el valor mínimo de un rango de celdas
PROMEDIO(Celda inicio: Celda Fin)
Calcula el promedio de un rango de celdas.
=PROMEDIO (B4 : C8)Calcula el promedio de un rango de celdas.
CONTAR(Celda inicio: Celda Fin)
Calcula el número de celdas de tipo numérico de un rango de celdas.
=CONTA (B4 : C8)Calcula el número de celdas de tipo numérico de un rango de celdas.
CONTAR.SI(Celda inicio: Celda Fin; Criterio)
Cuenta el número de celdas de tipo numérico, expresión o texto que cumplen con un determinado criterio.
=CONTAR.SI (B4 : C8 ; “PATO” )Cuenta el número de celdas de tipo numérico, expresión o texto que cumplen con un determinado criterio.
Para ejemplificar una de las ventajas de utilizar funciones supongamos que necesitas sumar 10 celdas, si lo hicieras por medio de formula tendrías que seleccionar cada celda y escribir el operador de suma después de cada dirección de celda, por ejemplo: =C10+C11+C12+C13+C14+C15+C16+C17+C18+C19. Pero si utilizaras funciones solo tendrías que escribir =SUMA (C10:C19), puedes ver que en el nombre está integrada la operación que se va a realizar y entre paréntesis está el argumento de la función, en este caso, el rango de celdas que se sumaran.
19En la pestaña formulas se encuentra el grupo biblioteca de funciones que es otra forma como puedes acceder ellas.
DESARROLLA COMPETENCIAS
Abre los archivos que se encuentran en tu portafolio de evidencias y aplica las formulas y funciones necesarias, con el fin de realizar los cálculos para obtener la calificación final de cada alumno y las ventas y las ganancias de los archivos correspondientes. Guarda los cambios realizados.
REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS
Las direcciones de celda también se conocen como referencias y señalan la ubicación de algún dato o formula dentro de la hoja de cálculo. Las referencias se forman con la letra de la columna y el número de la fila, por ejemplo: A1.Las referencias pueden utilizarse en formulas y funciones. En una formula o función específica puedes hacer referencia a una celda o a un rango de celdas, o bien puedes utilizar una referencia en varias fórmulas o funciones. Se puede hacer referencias a una o varias celdas de la misma hoja de cálculo, de otra hoja incluso de otro libro de trabajo. Existen tres tipos de referencias: relativas, absolutas y mixtas.
Referencias relativas. Son las que por lo general se utilizan en Excel. Se componen únicamente por la letra de la columna y el número de la fila. En este caso, en el momento de copiar una formula, las referencias de columna y fi la se desplazan hasta la nueva ubicación.
Referencias absolutas. En este caso, la celda a la que se hace referencia está en una posición específica, no se desplazan las columnas, ni las filas. Para ingresar una referencia absoluta es necesario ingresar el símbolo $ antes de la letra de la columna y antes del número de la fila, por ejemplo: $A$1. Esta expresión indica que no se modificara la referencia.
Referencias mixtas. Tiene el mismo objetivo que las referencias absolutas, con la diferencia que en este caso se puede definir que elemento – columna o fila- deseas que sea absoluto. Por ejemplo: $A1, la columna A permanece fija y lo que vería es la fil; o bien: A$1, la columna varia y la fila permanece fija. Por lo tanto, uno de los elementos de la referencia es relativo y otro es absoluto.
20DESARROLLA COMPETENCIAS
1.- Lee el planteamiento que se presenta. Entra a Excel 2007 y en un nuevo libre de trabajo introduce los datos y realiza los cálculos necesarios para obtener la información que se solicita.La empresa fabrica de papeles S.A. recibe de cada uno des sus vendedores los datos correspondientes al total de los artículos vendidos mensualmente, como se aprecia a continuación.
2.- Realiza la planeación necesaria posteriormente capturada la información para obtener lo que se solicita, utilizando las herramientas, formulas y funciones correspondientes. a) Calcula el total de artículos vendidos en cada mes
b) Cada artículo tiene un precio de $120.00, calcula el total en pesos y dólares de cada Mes.
c) Obtén el total de venta en pesos.
d) Obtén el total de ventas en dólares, considerando el valor del dólar que está en la celda G16.
e) Considerando los dantos entre los rangos B5: G12, calcula el promedio de ventas, venta máxima, venta mínima y las ventas mayores de 50.
f) Cuenta el número de vendedores
g) Mueve el valor del dólar a partir de la celda F19
h) Cambia el nombre de la hoja y nómbrala Ventas De Papelera.
i) Guarda el archivo en tu medio de |almacenamiento, en la carpeta anteriormente definida con el nombre de portafolio de Evidencias digital.
21TEMA 6
“APLICA FORMATO A LOS DATOS”
Aunque el objetivo principal de Excel es realizar cálculos, no puedes olvidar que el formato de la información es fundamental para una mejor comprensión y una presentación profesional. ¿A qué aspectos
nos referimos cuando decimos que le vamos a dar formato a los datos de una hoja de cálculo? Haz tus anotaciones en tu cuaderno y compleméntalas después de haber estudiado el tema.
Al hablar de formato, no solo nos referimos al formato del texto y/o valor como tipo, tamaño, color de fuente y alineación; en Excel el formato abarca también el de las celdas, ya que se puede ajustar su tamaño o aplicar color y bordes, entre otras opciones.
Valores. Los valores son aquellos datos con los que puedes realizar algún tipo de cálculo, estamos hablando de valores de tipo numérico o de tipo fecha. Existen diferentes tipos de formatos para valores, dependiendo de la información que se desea representar. Realiza los siguientes pasos para aplicar formato a valores:
1.- Selecciona la(s) celda(s) a la(s) que deseas dar formato.2.- De la pestaña Inicio presiona en el grupo número el botón del formato que necesites, se presentan varias opciones como puedes observar en la figura.
Moneda: aplica el signo de moneda, separa los millares con una coma (,) y ajusta al número de decimales que estén definidos por el programa, también redondea el valor. Cuenta con una lista despegable para seleccionar entre diferentes tipos de formatos de moneda.
Porcentaje: multiplica el valor que se encuentra en la celda por 100 para representar el porcentaje, y aplica el signo de porcentaje (%).
Millares: aplica el formato de millares al valor con una coma (,) cada tres dígitos.
Aumentar decimales: incrementa el número de decimales tantas veces se presione el botón.
Disminuir decimales: disminuye el número de decimales tantas veces se presione el botón.
Otra forma para aplicar al valor de una o varias celdas es activando el cuadro de dialogo a través del acceso del grupo Numero. Sigue estos pasos:
1. Selecciona la(s) celda(s).2. Da un clic en el acceso del grupo Numero; se activa el cuadro de dialogo
correspondiente3. Elige la ficha Número.4. Selecciona en la lista categoría el tipo de formato que deseas aplicar al
valor.5. Después de haber elegido al formato requerido presiona el botón
aceptar, como ves en la figura:22
Texto. El formato al texto no solo se refiere a datos alfanuméricos, incluye también datos numéricos, datos de tipo fecha, así como formulas y funciones. En este caso, puedes aplicar diferentes fuentes, tamaños, colores, estilos al texto y alineación. Estos procedimientos se pueden realizar por medio de los botones que se encuentran en los grupos Fuente y Alineación:
Fuente: Tiene un cuadro de lista que contiene diferentes tipos de letra. Tamaño: El cuadro de lista proporciona diferentes tamaños de letra,
dependiendo del tipo de fuente que se haya aplicado. Estilo: Dentro del estilo se encuentran tres botones para aplicar Negrita, Cursiva
y Subrayado. Pueden estar activos los tres a la vez. Color de fuente: cuenta con un cuadro de lista que contiene una paleta de
colores para asignar color a la información seleccionada. Alineación: Con estos botones se alinea el contenido de las celdas ya sea a la
izquierda, al centro, a la Derecha, o combinar y centrar horizontalmente entre varias celdas el contenido con el botón combinar y centrar. También cuenta con botones para alinear el texto verticalmente en la celda, en diagonal o ajustarlo.
Para aplicar el formato realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona la(s) celda(s) a la(s) que vas aplicar el formato.2. Despliega el cuadro de lista Fuente y elige el tipo que desees.3. Del cuadro de lista tamaño de fuente elige el tamaño que deseas aplicar al
texto.4. Si quieres aplicar estilo el (los) botón (botones) que sea (n) necesario(s).5. Asigna la alineación presionando el botón correspondiente.6. Para cambiar el color del texto, despliega el botón color de fuente y elige el
color de tu preferencia.
23
“ALTO DE FILAS Y ANCHO DE COLUMNAS”En el momento de capturar información es frecuente que los datos introducidos no se ajusten al ancho de la columna o alto de la fila. En ocasiones, pareciera que la información se ha truncado cuando se capturan datos de las celdas adyacentes, o incluso puede aparecer símbolos #### indicando que el tamaño de valor es mayor que el tamaño de la columna, o quizá sea necesario ampliar el alto de la fila, para un mejor visualización de los datos.
Alto de filas. El alto especificado y estándar que tienen todas las filas en una hoja de cálculo es de 12.75. Esta altura se puede incrementar o disminuir siguientes estos pasos:1,. Selecciona a la(s) fila(s) que deseas modificar.2.- En la pestaña inicio se encuentra el botón despegable Formato en el grupo Celdas, presiónalo, se despliega un submenú.3.- Da un clic en la opción Alto de fila, aparece el cuadro de dialogo correspondiente.4.- Escribe el nuevo alto de fila y presionado al botón Aceptar, como ve en la figura:
Ancho de columna. Por lo general, ajustar el ancho de las columnas es uno de los recursos más utilizados a la hora de trabajar con las horas de cálculo. Las columnas tienen un ancho específico de 10.71. el ancho se puede ampliar o disminuir mediante los siguientes pasos:
1.- Selecciona la(s) columna(s) o celda(s) que deseas modificar.2.- Presiona el botón Formato del grupo celdas y elige el menú despegable la opción Ancho de Columna, para que se active el cuadro del dialogo.3.- Escribe el ancho que deseas aplicar y presiona el botón Aceptar.
Con las opciones Autoajustar alto de fila y Autoajustar ancho de columna, que se encuentran en el mismo submenú, la fila o columna se ajustara al alto o ancho del contenido.
24
“COLORES, TRAMAS Y BORDES”Así como al texto puedes aplicarle diferentes formatos de fuente, tamaño, color, etc., también a las celdas se les puede dar un formato profesional y llamativo. No olvides que lo más importante es que la información se vea claramente, por lo que deberás ser muy cuidadoso en no exagerar al aplicar estos parámetros, para no obstruirla visibilidad de la información. Para aplicar color a una o varias celdas debes iniciar por seleccionarlas y posteriormente realizar lo siguiente:1.- En la pestaña Inicio se encuentra el botón color de relleno en el grupo fuente, despliégalo, aparece la paleta de colores, como puedes observarla en la figura.2.- Al pasar el puntero del ratón por la paleta de colores puedes observar cómo se verá aplicado en la celda. Cuando hayas encontrado el color de tu agrado da un clic sobre el color, el cual se asignara a las celdas seleccionadas.
Los bordes son líneas de diferentes formas, grosor y color que se pueden aplicar a las celdas. Son muy útiles cuando necesites diseñar algún formato con una factura, la boleta de calificaciones, una nota de remisión, etc. Los pasos para configurarlos son los siguientes:1.- Selecciona la(s) celda(s) donde vas a aplicar borde.2.- En el grupo fuente de encuentra el botón Bordes, el cual ofrece una serie de opciones para aplicar contorno a la celdas. Selecciona el que sea de tu agrado o bien elige más Bordes, que se encuentra al final de la lista despegable, esta opción activa el cuadro de dialogo correspondiente.3.- Elige la selección línea el estilo que sea de tu agrado.4.- Selecciona el color en el cuadro de lista correspondiente.5.- Activa en la sección preestablecidos la opción contorno y/o interior, según lo requieras, o bien activa o desactiva las líneas de forma independientemente en la sección Bordes.6.- Presiona el botón Aceptar para aplicar el formato.
DESARROLLA COMPETENCIAS
Abre los archivos que tienes almacenados en la carpeta portafolio de evidencias digital y aplica a cada uno el formato de texto y de número que a tu consideración
sea el más adecuado y/o necesario. Recuerda la visibilidad de los datos así como la presentación.
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T E M A 7
Investiga en internet que utilidad tiene la elaboración y la presentación de gráficos en áreas como la economía y la medicina. Después realiza un mapa mental con la información recabada. Al final elabora una conclusión, la cual compartirás con el resto de la clase para que unifiques criterios.
Una de las herramientas más utilizadas en Excel 2007 es la que te permite elaborar gráficos, los cuales representan la información que se encuentre en la hoja. Dependiendo de la información que se quiera presentar se debe elegir el tipo de grafico adecuado, ya que no todos son apropiados para toda la información.
Existen muchas ventajas al representar información mediante un gráfico. Es una forma clara y sencilla de concentrar grandes volúmenes de datos. Gracias a los gráficos se pueden se pueden ver las tendencias de diversos aspectos, como pueden ser incrementos o decrementos en ventas, compras, gastos, promedios, porcentajes, etc. Además es un elemento llamativo y representativo de la información.
En las empresas son de gran utilidad ya que con base en lo reflejado en las gráficas se pueden tomar decisiones importantes para el desarrollo óptimo de diversas áreas, como pueden ser estadísticas, gastos, producción, ventas, proyecciones entre otras muchas otras.
La elaboración de los gráficos en Excel 2007 es un procedimiento muy sencillo, para ello, es recomendable iniciar con la planeación de los mismos, planeación del grafico. Es necesario que antes de que empieces a diseñar un gráfico primero analices la información que deseas representar y sobre esto definas cual es el tipo de grafico que mejor se adapta a esta información, ya que no es lo mismo representar valores enteros, que porcentuales o variaciones de valores en una línea de tiempo, cuales datos deberás elegir para no cometer el error de seleccionar un rango de celdas que te proporcione información errónea en el grafico, y
el nombre mas apropiado. También es importante que decidas si el grafico se va a generar en la misma hoja en donde están los datos que utilizaste para su creación o si prefieres ubicarlo en una hoja independiente. Después de haber definido estos elementos ya puedes comenzar la creación del grafico.
Elaboración de gráficos: Excel 2007 tiene una pestaña para editar el grafico, el cual se crea a través del grupo gráficos (figura 13) que se encentra en la ficha insertar. Antes de iniciar la creación de un grafico es recomendable organizar los datos para obtener una información congruente. Toma en cuenta que cada tipo de grafico requiere de una disposición especifica de los datos. Los pasos para crear un grafico son:
1. Selecciona los datos que desees graficar, incluyendo sus encabezados.
2. Activa la ficha insertar y elige el grupo gráficos el tipo de grafico que desees, cada uno de ellos cuenta con una serie de subtipos, (figura 14) 26
3. Despliega la lista de subtipos y elige el que deseas utilizar.
4. Automáticamente el grafico se insertara en la hoja de calculo donde estés trabajando y a la vez se activa la ´pestaña diseño de herramientas de gráficos, aquí podrás editar el formato del grafico.
Edita gráficos: como ya mencionamos, al crearse un grafico se activa la pestaña Diseño, la cual tiene una serie de herramientas que te permiten modificar el diseño del mismo. A continuación veremos una breve de cada uno de ellos.
En el grupo Tipo se encuentran los botones Cambiar tipo de grafico y guardar como plantilla (figura 15).
Fig. 15
En el primero puedes modificar el tipo de grafico si el resultado que obtuviste no era el esperado. Al seleccionar esta opción se activara el cuadro de dialogo correspondiente, el cual integra todos los tipos de gráficos, así como sus subtipos. Selecciona el que necesites y da clic en el botón aceptar.El segundo te permite grabar el grafico que diseñaste como una plantilla, la cual podrías utilizar posteriormente ajustando los valores según lo requieras, como ves en la siguiente figura.
Fig. 13
Fig. 14
El grupo Datos cuenta con los botones Cambiar entre filas y columnas (figura 16), el cual permite intercambiar los valores que se representan en los ejes X y Y del grafico y del botón Seleccionar datos por medio del cual puedes modificar la selección del rango de datos que originalmente habías considerado para su elaboración.
En el grupo Diseño de grafico puedes definir el formato con respecto a la ubicación de sus elementos como datos de los ejes, la leyenda de las series, así como la ubicación de los títulos. Solo tienes que seleccionar el diseño que quieres aplicar, incluso puedes probarlos todos para que tengas una mejor idea de todos los diseños y así elegir el mejor, como ves en la figura:
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Si deseas aplicar una combinación de colores de forma rápida, despliega el cuadro de lista de grupo Estilos de diseño, el cual te proporciona una galería de diversas combinaciones de color en los elementos del grafico. Solo tienes que dar un clic en el seleccionado y automáticamente se aplicara:
Para ubicar el grafico en una hoja independiente a la de los datos, selecciona el botón Mover grafico, el cual esta en el grupo ubicación se activara el cuadro de dialogo correspondiente; ahí solo deberás elegir la opción Hoja nueva, asignarle un nombre y darle un clic en el botón Aceptar.
Nota: La pestaña Diseño se activara cada vez que selecciones el grafico.
Mueve y Cambia el tamaño de un grafico. Después de crear el grafico puedes hacer modificaciones en su ubicación o ajustar el tamaño del cuadro donde se genero, esta operación cambia el tamaño de los elementos del grafico.
Para mover de lugar un grafico realiza lo siguiente:1. Posiciona el puntero del ratón en cualquiera de las partes del grafico. 2. Presiona el botón izquierdo del ratón y el puntero tomara la forma de una cruz de flechas.3. Arrastra el puntero hasta la nueva posición. Observa que aparece el contorno del grafico.4. Suelta el botón del ratón y el grafico se ubicara en la nueva posición.
Fig. 16
Para cambiar el tamaño de un grafico realiza los siguientes pasos:1. Selecciona el grafico.2. Posiciona el puntero del ratón en cualquiera de las esquinas o lados de la selección, donde aparecen 3 puntos. El puntero toma la forma de dos flechas contrarias.3. Presiona y arrastra hacia abajo, arriba, derecha o izquierda, según lo requieras. Si ajustas el tamaño utilizando las indicaciones de selección de las esquinas, el grafico cambia proporcionalmente respecto al ancho y alto.
Todos los elementos de un grafico, también conocidos como objetos, se pueden modificar, ya que los elementos son independientes. Por ejemplo, los títulos son cuadros de texto que puedes seleccionar y cambiarles el tipo de letra, tamaño, color, etc. También las series del grafico se pueden seleccionar para asignarles un color diferente e incluso se pueden agregar mas datos, aun cuando el grafico ya este creado.
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Desarrolla competencias actividad individual
Analiza el siguiente planteamiento y realiza lo que se solicita.
Planteamiento: la empresa Café cholón B’ala necesita un formato para concentrar las compras de café que hacen a los diferentes proveedores que tienen, así como para calcular el pago que; realizan a cada uno de ellos. Cuenta con los siguientes datos:El precio de compra por saco de café es de $25.00 y el precio de venta es de $38.00.
1. Debes calcular por cada proveedor:a. Importe de compras.b. Ganancia de ventas.c. Utilidad.
2. Además, el calculo debe contener un resumen con los siguientes aspectos:a. Utilidad total.b. estimar el promedio de sacos comprados.c. numero mínimo y numero máximo de sacos comprados.d. numero de utilidades mayores a $100.00.
Proveedor Sacos compradosPascual Ramirez Ramirez 3Jose Lopez Lopez 8Jose Antonio Gomez Lopez 10Sebastian Torres Ramirez 4Porfirio Aguilar Lopez 7Julio Cesar Gomez Gomez 6Rogelio Garcia Garcia 8Juan Perez Perez 5
3.- Realiza la planeacion necesaria para crear la hoja de calculo correctamente
Problema Proposito Nombre significativo
Valores de entrada Valores de salida
Formulas o Funciones
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TEMA 8
PROTEGE LA INFORMACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO CON CONTRASEÑAS
Bajo la guía del profesor comenta con tus compañeros de grupo cuales medidas de protección piensas que se pueden aplicar en las hojas de cálculo. Escojan a uno de ustedes para que apunte en el pizarrón los puntos importantes. Al final, copien las listas en sus cuadernos y contrástela con la información que enseguida se expone.
La información que se produce en una hoja de cálculo de gran importancia, por lo que siempre se deberá proteger de personas ajenas que tengan acceso a su lectura o modificación.
Imagínate que el trabajo que llevo a alguien semanas realizar se alterara, por que una persona manipulo la información o incluso borro formulas y/o funciones que son vitales para los resultados finales. Además de que se pueden tomar malas decisiones con base en una información errónea, se tendría que dedicar mucho tiempo para recuperar lo perdido. Es por esto que es necesario proteger las celdas de datos, principalmente las que contengan operaciones.
En caso de que no se desee la información sea leída, se pueden ocultar filas, columnas o incluso la hoja completa. Si lo que se quiere es que se pueda tener acceso a la información, pero que no se pueda modificar se pueden proteger (bloquear) determinadas celdas o toda la hoja.
Ocultar filas y columnas. La información no se pierde, solo se oculta, incluso el rotulo de la columna y/o fila no parece. Realizar los siguientes pasos para ocultar filas y/o columnas:
1. selecciona la(s) fila(s) y/o columnas(s).
2. Despliega el botón Formato que se encuentra en el grupo Celdas de la pestaña Inicio.
3. Elige la opción Ocultar y Mostrar, la cual despliega un submenú donde se encuentran las opciones que muestra la figura.
4. Selecciona la instrucción Ocultar filas u Ocultar columnas según lo requieras.
Para mostrar nuevamente la (s) fila(s) y/o columna(s) oculta(s) realiza lo siguiente:1. Elige la(s) columna(s) o fila(s) contigua(s) a la(s) que ocultaste.2. Selecciona del mismo submenú opción Mostrar filas o Mostrar columnas, según sea el caso.3. Al elegir en el comando, se visualiza(n) la(s) fila(s) y/o columna(s) ocultada(s) anteriormente.
Ocultar hoja: Es conveniente que asignes un nombre a la hoja a ocultar, para que en el momento en que requieras visualizarla (“desocultarla”) puedas identificar fácilmente; si es que tienes otras hojas ocultas. Los pasos para ocultar una hoja de cálculo son:
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1. Posicionarse en cualquier parte de la hoja que deseas ocultar.2. En el submenú elige la opción ocultar hoja.3. La hoja dejara de visualizarse en el libro activo.
Para mostrar nuevamente la hoja deberás seleccionar del mismo submenú la opción Mostrar la hoja, aparecerá un cuadro de dialogo que se presenta una lista de las hojas que están ocultas. Elige la hoja que deseas mostrar y presiona el botón Aceptar, como ves en la figura:
Proteger datos y hoja: El objetivo de proteger una hoja de calculo es que la información no se altere, ya sea introduciendo nuevos datos, modificándolos o incluso eliminándolos. Se pueden especificar celdas donde
si se pueda modificar información. Por lo general, lo que se necesita mayor protección son las celdas que contienen formulas.
Para realizar este proceso se deben hacer dos cosas muy importantes:
. Bloquear las celdas específicas que se desean proteger.
. Proteger toda la hoja de cálculo.
1. Selecciona la(s) celda(s) que deseas bloquear.2. Despliega el botón Formato del grupo Celdas que se encuentra en la pestaña Inicio.
3. Selecciona la opción Bloquear Celda.4. Vuelve a desplegar el botón Formato y elige la opción Proteger celda, se activara el cuadro de dialogo correspondiente (figura 17).5. Teclea una contraseña (paswoord) que sea fácil de recordar para que posteriormente no tengas problemas cuando desees desproteger la hoja.6. Presiona el botón Aceptar.7. Aparecerá un cuadro de dialogo donde debes teclear nuevamente la contraseña exactamente igual que
elo ingresarla inicialmente, esto es para confirmar la contraseña.8. Presiona el botón Aceptar de este cuadro de dialogo.
Después de este procedimiento la hoja ya se encuentra protegida, con excepción de las celdas que no hayas bloqueado. Si deseas realizar una modificación en las celdas bloqueadas, aparecerá un mensaje que te advierte que la hoja esta protegida. ´Para desproteger la hoja elige en el mismo menú la opción, donde debes teclear la contraseña para desproteger la hoja.
Desarrolla competencias Actividad individual
1. Abre el archivo de la practica anterior (Café Cholón B’ala).2. Oculta la columna Precio de compra.3. Oculta la hoja del grafico. 31
4. Muestra la columna y la hoja que ocultaste.5. Protege las celdas que contengan formulas y funciones, dejando la posibilidad de modificar los datos del resto de las celdas. No olvides aplicar una contraseña fácil de recordar.6. Guarda las modificaciones y sal del programa.
1. En equipos de cinco creen imaginariamente una empresa y propongan el producto que van a vender.2. Deben hacer un reporte de las ventas y el producto existente en un periodo de seis meses.3. Recurran al uso de la hoja de calculo para hacer el inventario. Utilicen las graficas necesarias.
EvaluaciónConocimientos1. Observa la siguiente imagen , identifica los elementos de la ventana de Excel y anota en la línea el nombre correcto de cada elemento.
. Tomando en cuenta la precedencia de las operaciones, calcula el resultado de las siguientes formulas.
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Formulas Resultado Formula Resultado
= (5-3)/2 = 5-3/2
= (10*8)+(20*5)/2 = ((10*8)+(20*5))/2
Habilidades
Entra a Excel y en una hoja de cálculo nueva captura el siguiente formato y realiza lo que se solicita.
1. Realizar los siguientes cálculos:
Factura 251
Cantidad Codigo Articulo Precio unitario Subtotal IVA Total Total en dolares150 AC-485 Pluma 2.5200 DF-968 Lapiz 1.8350 HG-687 Borrador 575 FC-236 Cuaderno 17.9220 ES-587 Colores 15.75130 JR-879 Rsistol 10248 SD-587 Tijeras 25200 RF-569 Libros 100125 EF-239 CD 8.32150 IM-BJK Cartulina 5.65
Dólar 13Total minimoTotal maximoSuma de los totalesPromesdio de los totales Cantidad de los articulosNumero de articulos de su cantidad es menos de doscientos
PAPELERIA "LA SURTIDA"FacturaCliente Carlos Lopez
Resumen de ventas
a. Subtotal.
b. IVA, que es 16% del subtotal.
c. total en dólares.
2. Calcula el resumen en ventas utilizando funciones.
3. Valida la columna Articulo para que solo se puedan capturar datos alfabéticos.
4. Ajusta las columnas y el texto según se requiere.
5. Aplica tipo de letras, tamaño y la alineación correspondiente a las celdas.
6. Ordena los datos con respecto a la columna cantidad en forma excedente.
7. Aplica combinación de celdas en las celdas que lo requieren. 33
8. Aplica bordes y sombreado a las celdas que lo requiere.
9. Aplica formato de moneda con dos decimales a las celdas correspondientes.
10. Elabora un gráfico con las columnas de cantidad y código, aplica el tipo y formato de grafico que creas adecuado.
11. Protege las celdas que contengan formulas.
12. Guarda tu libro con el nombre de Autoevaluación y cierra el programa.
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