Embed Size (px)
Citation preview
Inteligencia de negocios en lasInteligencia de negocios en las Organizaciones.Organizaciones.
Artículo Tecnológico.
Agosto, 2012. Año I - N° 1. p. 4.
Autor : Dr. Ed. Marx Vargas Meléndez
E-mail :
Fecha : Agosto, 06 de 2012
Introducción:
La información se constituye en el factor primario para la toma de decisiones de las
personas en los diferentes niveles de gestión que realizan siendo la clave de la gestión
empresarial, y eje principal sobre el que gravitan los sistemas de información empresariales.
Si la Teoría Económica tradicional tenía al capital, la tierra y el trabajo como elementos
primarios de estudio, la Información se ha convertido, ahora, en el Cuarto Recurso a
gestionar. Los problemas de los sistemas de información representan una combinación de
aspectos de Administración, Organización y Tecnologías.2.
Artículo:
Indicadores claves de Gestión (KPI: Key Performance Indicator)
Los CSF y los KPI son técnicas que
fueron elaboradas por D. Ronald Daniel y
Jack F. Rockart. Pueden ser utilizadas
para definir y medir objetivos de
negocio. CSF son las siglas para Critical
Success Factor (factor crítico de éxito).
KPI son las siglas para Key Performance
Indicator (Indicador Clave de
Desempeño).
Un Indicador Clave de Rendimiento (KPI)
es una indicación visual que da a conocer
el progreso que se ha hecho para lograr
un Objetivo. Un indicador de gestión es
una variable cuantitativa cuya finalidad es
entregar información acerca del
cumplimiento de una meta. Es un
instrumento que permite la medición y, por
lo tanto, su CALIDAD y su UTILIDAD
estará determinada principalmente por la
claridad y relevancia de la meta que tiene
asociada.
Metas, son la expresión concreta del plan
de gestión para el logro de los Objetivos
Estratégicos de la Unidad Ejecutora.
Pueden ser de producción (toman en
cuenta los productos y la población
objetivo atendida) o de gestión (se
proponen mejorar los procesos).1.
Algunos ejemplos pueden ser: 1. Indicador
de morosidad (vencido / programado). 2.
Indicador de productividad de mp. (mmpp.
Procesada / mmp.utilizada). 3. Indicador
de recaudación (cobranza / facturado,
nro.cliepaga / nro.clieprogramados). 4.
Indicador de deserción (terminaronciclo /
matricularon). 5. Indicador de
rentabilidad (costo / venta < 4%).2.
Es así que el término: “crítico” refirió
originalmente a la oportunidad de la falla
catastrófica de la organización si las
metas ligadas no fueron observadas. En
base a ello: ¿Entonces, cuántos CSF y
KPI deben haber?. Una vez que haya
una claridad de la “visión”, 3-5 metas
estratégicas deben ser suficientes para
enfocar los esfuerzos de la organización
durante períodos próximos del año. Sin
embargo, la técnica del Balanced
Scorecard (Tablero de comandos
equilibrado), sugiere 3 a 5 metas por área.
Cada meta, se debe analizar en un
número de factores, quizás otra vez de 3 a
5, que afecten la meta. Esto daría,
teóricamente, entre 9 y 25 factores que la
organización debe considerar como CSF.
No deben haber demasiados factores (se
pierde el enfoque y la responsabilidad es
difícil de identificar). Ni tampoco deben
de haber demasiados KPI (puede
hacerse difícil medir y tomar una acción
eficaz para remediar problemas). ¿Cómo
sabe una organización si los factores
identificados son los correctos?. La
respuesta simple es: ¡No sabe! pero una
organización puede aprender - es
importante repasar los CSF y los KPI
periódicamente para determinar si estos
factores realmente conducen el negocio, y
lo están conduciendo en la dirección
deseada - Las metas son
buenos sirvientes, pero patrones muy
malos. Hay innumerables ejemplos de
esto:
¡Una compañía del transporte no
recogió pasajeros de una ruta, porque
sino los autobuses regresarían
demasiado tarde!
Un hotel no podía hacer los
marbetes para el nuevo personal
rápidamente bastante. Por lo tanto,
utilizó los marbetes que ya tenía
hechos. Por lo tanto, Susan tenía
“María” en su uniforme por un par de
semanas.
Este requerido proceso de
aprendizaje entonces se puede ver como
parte de la filosofía del Aprendizaje
Organizacional de Pete Senge y del
Balanced Scorecard (Tablero de
comandos equilibrado) de Kaplan/Norton.
Al conjunto mencionado se considera el
siguiente cálculo del CSFs y KPIs.
Fórmula: CSF + KPI + meta = objetivo. 1.
Kit de Herramientas de un Gerente. 2.
Hay un pesado énfasis en el uso de
Tecnologías de la Información para lograr
todo esto, puesto que los datos que se
asocian a los KPI necesitan ser
capturados y ser consolidados. La
presentación de esta información se hace
a través de un software de Inteligencia
Empresarial y utiliza un formato de tablero
de puntajes, tablero de instrumentos,
sistema de semáforo o similares. Es
crucial decidir cuando, cuantas veces y
cómo será medido el desempeño. Es
igualmente esencial, crear las estructuras
de autoridad y asignar las
responsabilidades organizacionales que
permitan que los objetivos sean
administrados activamente. A tener en
cuenta! … Implemente el Kit de
Herramientas de un Gerente que
considera: a. KPI en SQL Server 2008. b.
KPI de Microsoft Office SharePoint Server
2007. c. Microsoft Office 2010.
Estas herramientas consideran que el
estado de una meta debería devolver un
valor normalizado entre -1 y 1. Los valores
iguales o inferiores a -1 se interpretarán
como "erróneos" o "bajos". El valor cero
(0) se interpreta como "aceptable" o
"medio." Los valores iguales o superiores
a 1 se interpretarán como "correctos" o
"altos". Opcionalmente puede devolverse
un número ilimitado de valores
intermedios que se pueden utilizar para
mostrar gran cantidad de estados
adicionales, si la aplicación cliente lo
admite.
Ejemplo aplicado Nº 1: Microsoft SQL Analysis Services 2008
KPI : Indicador de Recaudación
Valor : Monto Cobrado / Soles
Meta : 1.
Estado :
Case
when (Monto Cobrado)/Soles > 0.94 Then 1
when (Monto Cobrado)/Soles > 0.80 Then 0
else -1
end
Fíjese en los datos actuales.
Las cobranzas no representan ni el 6% de las ventas por lo tanto el “gauge” indica color rojo.
Ejemplo aplicado Nº 2: Microsoft Office 2010
Referencias Bibliográficas
1. Derechos reservados 2007. 12manage – Comunidad de aprendizaje en línea sobre administración. V.9.8 – Última actualización: 2007-11-09. http://www.12manage.com/CSF(Factor crítico de éxito) y KPI´s (Indicadores claves de desempeño).htm
2. Derechos reservados 2012. Dr. C. Ed. Marx Vargas Meléndez. – Última actualización: 2012-08-06.
