156

BIBLIOGRAFÍA.

FERNÁNDEZ, ESTEBAN; AVELUA, LUCIA; FERNÁNDEZ, MARTA. Estrategia de

producción. 1ª Ed. Barcelona, ES: Mc Graw-Hill, 2003. 629p. ISBN 84-481-3974-7

MELGAR CALLEJAS, JOSE MARIA. Organización y métodos para el

mejoramiento administrativo de las empresas. 1ª Ed. San Salvador, SV UFG

Editores, 2002. 486p. ISBN 99923-77-47-X.

A. LIND, DOUGLAS; D. MASON, ROBERT; G. MARCHAL WILLIAM. Estadística

para la administración y economía. 3ª Ed. México DF, MX; Mc Graw-Hill, 2001.

575p. ISBN 970-10-3361-2

PASCHOAL ROSSETTI, JOSÉ. Introducción a la economía. 18a Ed. México DF,

MX: Oxford University Press, 2002, 865p. ISBN 970-613-682-7

HERNÁNDEZ SAMPIERI, ROBERTO; BAPTISTA LUCIO, PILAR; FERNÁNDEZ

COLLADO, CARLOS. Metodología de la Investigación. 3ª Ed. Santiago, CH: Mc

Graw-Hill, 2002, 744p. ISBN 970-103-632-8

PAU COS, JORDI; DE NAVASCUÉS, RICARDO. Manuel de logística integral. 1ª

Ed. Barcelona, ES: Ediciones Diaz de Santos, 1998, 846p ISBN 847-978-345-1

SEMPERE RIPOLL, FRANCISCA; MIRALLES INSA, CRISTOBAL; ROMANO,

CARLOS ANDRÉS; VICENS SALORT, EDUARDO. Aplicaciones de mejora de

métodos de trabajo y medición de tiempos. 1ª Ed. Editorial Universidad Politécnica

de Valencia, ES: 2003, 202p. ISBN: 84-9705-482-2

DICCIONARIO DE LA REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA

http://www.rae.es

157

GLOSARIO.

Burocracia: influencia excesiva de las administraciones.

Comité: comisión o junta de personas delegadas para entender en algún asunto,

en donde es precedida por una persona que asume las funciones de gestión y

control.

Compras: intercambio de dinero por bienes y/o servicios.

Compras por caja chica: aquellas compras menores al interior de las empresas

que no requieren el uso de cheques.

Compras Directas: aquellas compras en las cuales se elaboran las respectivas

requisiciones y se escoge de entre tres cotizaciones aquella mas favorable a la

empresa.

Compras por licitación: proceso de compras en el cual participan diferentes

empresas de prestigio en un campo dado, que cumplen con los requisitos que la

empresa solicitante estipula como requerimientos básicos y en donde cada uno

de los oferentes presente un presupuesto de costos.

Contratista o Subcontratista: Los que ejecutan por contrato o cuasicontratos de

agencia oficiosa, trabajos para otros con capitales propios o con adelantos que

haga el dueño de la obra o un tercero.

Cotización: estimación de precios de bienes y/o servicios a través de sistemas de

información directos o indirectos.

Diagnóstico: determinación de un problema por medio de los síntomas.

Empresa: sociedad comercial o industrial con el fin de producir algún bien o

servicio.

Estrategia: plan o patrón que rige las acciones de una empresa debido a que

está previamente establecido.

158

Estrategia de Negocios: patrón que rige las acciones de la empresa tratándose

principalmente de la sobre vivencia, crecimiento y mantenimiento de una ventaja

económica sobre los competidores.

Inventarios: estimación de las mercancías en almacén y de los diversos valores

que componen la fortuna del comerciante.

Insumos: Conjunto de bienes empleados en la producción de otros bienes.

Mercadotecnia: Conjunto de principios y prácticas que buscan el aumento del

comercio, especialmente de la demanda. 2. f. Estudio de los procedimientos y

recursos tendentes a este fin.

Paradigma: Ejemplo o ejemplar. 2. m. Ling. Cada uno de los esquemas formales

en que se organizan las palabras nominales y verbales para sus respectivas

flexiones. 3. m. Ling. Conjunto cuyos elementos pueden aparecer

alternativamente en algún contexto especificado; p. ej., niño, hombre, perro,

pueden figurar en El -- se queja.

Políticas: bases para controles y procedimientos, así como metas a alcanzar con

el fin de impedir el despilfarro de energía que representaría el seguir programas

que no están en armonía con los objetivos de la empresa.

Proveedor: persona o institución que proporciona los bienes o servicios

solicitados por el comprador a fin de poder satisfacer una necesidad dada.

Sinergia: Acción de dos o más causas cuyo efecto es superior a la suma de los

efectos individuales. 2. f. Biol. Concurso activo y concertado de varios órganos

para realizar una función.

159

ANEXOS

160

ANEXO A

UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA.

GUIA PARA LA REALIZACION DE LA ENTREVISTA.

Procedimiento: Realizar cada una de las preguntas intentando en cada

caso y cuando sea posible realizar las repreguntas que cada

cuestionamiento conlleva.

I PARTE

EVALUACION DEL CRITERIO “CALIDAD”

1) ¿Se comunica al personal la metodología a seguir para realizar el proceso de compra?

¿Si, No, Porqué?

¿Quiénes conocen esta metodología?

2) ¿Están establecidos los documentos a utilizar para realizar el proceso de compra?

¿Esta formalmente establecida la metodología?

¿Existe algún tipo de seguimiento o actualización al respecto?

3) ¿Se impulsan actividades de mejora al interior del departamento o externamente con

clientes, proveedores u otras entidades?

¿Qué tipo de actividades se llevan a cabo?

4) ¿Están identificados los procesos que pueden ser controlados por la cadena de valor?

¿Se controlan?

¿Qué beneficio conlleva tal control?

161

II PARTE

EVALUACION DEL CRITERIO “SERVICIO”

5) ¿Se le da seguimiento a los proveedores para verificar la entrega a tiempo de los

materiales y/o servicios necesarios en los proyectos?

¿Existe alguien que se encargue de llevarlo a cabo?

¿Cómo se realiza este seguimiento?

6) ¿Se verifica la calidad solicitada a los proveedores para satisfacer las necesidades de los

proyectos?

¿La verificación se da a partir de alguna estipulación especial o se realiza siempre?

7) ¿Qué compras requieren el mayor tiempo en la negociación?

8) ¿Dispone el departamento de algún sistema para medir la satisfacción de sus clientes

inmediatos en los proyectos?

¿Qué tan a menudo se da la verificación?

9) ¿Las compras mayormente se hacen a proveedores nacionales o internacionales? ¿Por qué?

162

III PARTE

EVALUACION DEL CRITERIO “TIEMPO DE CICLO”

10) En caso de presentarse una emergencia para con el aprovisionamiento de materias

primas y/o servicios, ¿Cómo considera el nivel de respuesta de sus proveedores en esta

situación critica?

11) ¿Cómo considera la recepción de la materia prima y la adquisición de los servicios en

los proyectos?

IV PARTE

EVALUACION DEL CRITERIO “COSTO”

12) ¿Cuáles son aquellos materiales o servicios cuyo costo es el mas elevado de entre todos

los insumos en los proyectos?

13) ¿Están definidas las responsabilidades y autoridad para los montos de compra?

163

V PARTE

PREGUNTAS EXTRAS A DESARROLLAR.

14) ¿Cuáles son aquellas politicas de compas consideradas mas importantes para su

empresa?

15) ¿Qué formularios utilizan en el proceso de compras?

16) Explique brevemente el proceso de compras que se realiza en su empresa.

164

ANEXO B

165

166

´

167

ANEXO C

156

Proceso de Compras por Caja Chica en E2.

157

Proceso de Compras por Caja Chica en E5.

158

Proceso de Compras por Caja Chica en E6.

159

Proceso de Compras Directas en E1.

160

Proceso de Compras Directas en E2.

161

Proceso de Compras Directas en E6.

162

Proceso de Compras por Licitacion en E5.

163

ANEXO D

ORDEN DE COMPRA N° _______________ Fecha: _____________________ Categoría: __________________ Proveedor: __________________ FAX: _______________ Sirvase sumnistrar los siguientes materiales y/o servicios.

DESCRIPCION UNIDAD CANTIDAD PRECIO UNITARIO

VALOR TOTAL

TOTAL I.V.A. CANTIDAD EN LETRAS: TIEMPO DE ENTREGA TERMINOS DE PAGO LUGAR DE ENTREGA CONTACTO OTRAS CONDICIONES

Facturar a nombre de: Para efectos de cobro, el original de esta órden de compra deberá adjuntarse a la factura. No se aceptara la entrega de la mercaderia contra envio, sino contra la FACTURA respectiva . La factura debera ser firmada y sellada por el encargado que reciba el envio. La recepcion de materiales se hará de 8:30 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. Por favor presente su factura a cobro a mas tardar diez dias después de entregado el suministro. La presente órden de compra tiene una vigencia de 30 dias calendario a partir de su fecha de realización. Solicitado por: Autorizado por: Elaborado por: N°

164

HOJA DE COTIZACION

CANT. DESCRIPCION DEL BIEN O SERVICIO

PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3 PRECIO

UNITARIO PRECIO TOTAL

PRECIO UNITARIO

PRECIO TOTAL

PRECIO UNITARIO

PRECIO TOTAL

Autoriza: Autoriza: Autoriza:

OBSERVACIONES:

ELABORADO POR: ______________________________________________ FECHA: _______________________________________________

165

N°________

REQUISICION DE SUMINISTROS

Área/Unidad Solicitante: __________________ Fecha de Solicitud: _____________ Gerente / Jefe Responsable: ________________ Firma: _______________________ Tipo de solicitud [ ]Materiales / Equipo [ ]Papeleria

Cantidad Descripcion Entregado Pendiente de Entrega

Recibido por: _____________________ Firma: ________________ Fecha de recibido: _________________ Hora: _________________ Solicitado por: ____________________ Autorizado por: _________ Entregado por: ____________________

166

VALE DE CAJA CHICA DEFINITIVO[ ] PROVISIONAL[ ] POR: US$ _______________________ Fecha:_________________________

Gerencia o Jefatura: ______________ N° Centro de Costo: ______________

Paguese a la orden de: __________________________________________________

La suma de: __________________________________________________________

(En letras) En concepto de:

Autorizado por Firma de Recibido NOTA: ESTE VALE NO SERA PAGADO SI NO POSEE LA FIRMA DEL GERENTE

167

LIQUIDACION DE CAJA CHICA

Fecha de Liquidación: ______________ Elaborado por: ____________________

CUENTA CONTABLE CONCEPTO CENTRO DE COSTO

MONTO (US DOLLARES)

TOTAL $

REVISADO Y AUTORIZADO POR: _______________________________________

168

REQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS Unidad Solicitante: __________________________________________________ Fecha: _____________

Al Departamento de Compras, sirvase adquirir lo indicado a continuación, los que deberan ser entregados a: ________

______________________________________ en: ______________________________________________________

Gerente o Jefe Responsable: ___________________________________ Firma: ____________________________

CANT. UNIDAD DESCRIPCION VALOR APROXIMADO

FECHA EN QU SE

REQUIERE

CUENTA CONTABLE

Proveedores Recomendados: __________________________________________________________________________

169

CUADRO RESUMEN DE COTIZACIONES

Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4 Proveedor 5 Cantidad Unidad Descripción del Bien

o Servicio Precio

Unitario Precio Total

Precio Unitario

Precio Total

Precio Unitario

Precio Total

Precio Unitario

Precio Total

Precio Unitario

Precio Total

P: Precio C: Calidad S: Servicio E: Entrega D: Distribuidor Exclusivo O: Otro

Subtotal: Subtotal: Subtotal: Subtotal: Subtotal: IVA: IVA: IVA: IVA: IVA:

Total: Total: Total: Total: Total: Visto Bueno:

Visto Bueno: Visto Bueno: Visto Bueno: Visto Bueno:

Autorizado por:

Autorizado por: Autorizado por: Autorizado por: Autorizado por:

OBSERVACIONES: ELABORADO POR:

156

ANEXO E

INSTRUCCIONES A LOS OFERENTES

1. PARTICIPANTES EN LA LICITACION.

Para efectos de esta licitacion, los representantes se tendran como tales cuando hayan

firmado de recibido los presentes documentos de la licitacion.

2. EJEMPLARES.

Las ofertas economica y tecnica se presentaran separadamente en original y una (1) copia.

Se solicita la inclusión de un indice de oferta que señale los principales elementos

contenidos en esta.

Las paginas del original deberan ser rubricadas por el representante legal del oferente, a

excepcion de la documentación tecnica presentada.

Si en el transcurso del procedimiento de la evaluacion se notare alguna discrepancia entre

el original y la copia, lo expresado en el original prevalecera sobre la ultima.

3. DOCUMENTOS DE LA LICITACION.

Forma parte de los documentos de la licitacion:

• Los presentes documentos identificados como Instrucciones y Terminos de

Referencia.

• Cartas aclaratorias, circulares y toda correspondencia relacionada con la licitacion,

entre el y el oferente antes de la adjudicación de la misma.

4. MODIFICACIONES A LOS DOCUMENTOS DE LA LICITACION.

Los oferentes deberan acusar recibo de las modificaciones a los documentos de la

licitacion.

Todo acuse de recibo podra ser hecho por carta, FAX o se entendera como tal contra la

firma, sello y fecha de recibido del documento de modificacion.

5. IDIOMA.

Toda oferta debera ser redactada en Español, con excepcion de la documentación tecnica,

que podra estar escrita en idioma Inglés.

6. VALIDEZ DE LA OFERTA.

6.1 Tiempo de Validez.

Toda oferta tendra una validez minima de () dias calendario, contados a partir de la fecha

de apertura de las ofertas (se debera de expresar claramente en su oferta).

157

6.2 Validez del Contenido.

Los oferentes deberan presentar la oferta en forma clara, objetiva y en el orden solicitado

cumpliendo todos y cada uno de los puntos requeridos en el presente documento.

La oferta que no respondiese a cualquier punto esencial referente al contenido de la oferta

o a un punto de maxima importancia para la evaluacion o comparación de las ofertas

podra ser trechazada de la licitacion, de acuerdo a decisión tomada por el Gerente de

Finanzas y Operaciones.

7. FIRMEZA DE LA OFERTA.

Las ofertas presentadas seran en firme. Después de su presentacion, no se admitira ningun

cambio ni adicion, sin detrimento de lo establecido en el numeral referente a aclaraciones

por el oferente.

8. CONSULTAS PREVIAS A LA PRESENTACION DE OFERTAS.

Los oferentes que deseen realizar consultas lo podran hacer, por escrito o fax, dirigidas a:

Empresa Constructora.

ATENCION: Licitacion EC [Numero Correlativo] / [Año]

NOMBRE DE LA LICITACION.

Departamento de Compras.

Direccion:

Las consultas seran contestadas en los proximos dos dias habiles con copias para todos los

participantes y se recibiran en la empresa hasta 4 dias habiles antes sde la apertura de las

ofertas.

NO tendran validez las consultas verbales.

9. ACLARACIONES POR EL OFERENTE.

Abiertas las ofertas, si alguna de las respuestas dadas por el oferente fuere erronea, dudosa,

ambigua, ininteligible o equivoca, la empresa podra solicitarle por escrito las aclaraciones

necesarias y para tal efecto se les señalara un plazo maximo de 2 dias a partir de la fecha

en la cual sea recibida la notificación.

Estando el oferente obligado a dar una respuesta por escrito o por fax en forma

satisfactoria para la empresa; el oferente que no respondiese o no lo hiciere a satisfacción

de la empresa, sera excluido de la licitacion.

Aun cuando el concursante hubiera contestado claramente los puntos del documento de la

licitacion, podra la empresa, siempre que lo considere conveniente, antes de la

adjudicación, solicitar informacion adicional y/o visitar las instalaciones del oferente para

158

investigar situaciones derivadas o conexas con los puntos contestados por éste ya sea que

dicha informacion permita hacer una mejor evaluacion de la oferta o bien que proporcione

elementos importantes para la adjudicación y/o contratación final.

10. CANCELACION DEL PROCESO.

La empresa declarará la licitacion desierta cuando:

• Ninguna de las ofertas satisficiere el objetivo de la licitacion.

• Hubiese habido falta de competitividad o colusion.

11. CONTENIDO DE LA OFERTA.

Tanto la oferta economica como la tecnica deben corresponder a la descripción de lo

solicitado.

12. CONTENIDO DE LA OFERTA.

12.1 Documentos de la Oferta.

Los participantes en esta licitacion, deberan presentar su documentación, tanto original

como la copia, en dos sobres o paquetes, dividiendo la documentación legal y tecnica con

la parte de oferta economica, ambos sobres o paquetes deberan enviarse cerrados y sellados

e identificados asi:

Licitacion Publica.

NOMBRE DE LA LICITACION.

Presentado por: “Nombre del Oferente”

OFERTA: TECNICA O ECONOMICA (Clasificacion según el contenido del sobre)

Y deberan ser presentados en la direccion de la empresa.

12.2 Orden del Documento.

Se presentara dos sobres o paquetes, uno conteniendo lo que es la documentación tanto

legal como tecnica y el otro conteniendo lo que es la oferta economica, este debera seguir

estrictamente el orden solicitado en el siguiente numeral.

12.3 Contenido de los Documentos.

Tanto la oferta economica como la tecnica deben responder a lo solicitado en los presentes

terminos, los documentos legales y tecnicos deberan enviarse en un mismo sobre o paquete

debidamente cerrado, sellado y rotulado.

12.3.1 Documentos Legales.

Podran solicitarse los documentos que se presentan a continuación y que se consideren

necesarios de acuerdo al producto o servicio a licitar.

1. Nombre, razon social o denominación de la firma oferente.

159

2. Clase y tipo de sociedad, fotocopia certificada o autenticada ante notario de

escritura de constitución de la sociedad.

3. Nombre del representante legal o de la persona autorizada, presentando en este caso

documento de acreditacion.

4. Direccion, numeros telefonicos y de fax de la empresa.

5. Solvencia de la Renta extendida por la Direccion General de Impuestos Internos, o

solicitud de tramite correspondiente.

6. Jurisdicción, carta firmada por el representante legal en la que indiquen que durante

el proceso de la licitacion y en caso de salir ganadores, durante la ejecución del

contrato quedaran sometidos a la legislación de los tribunales de El Salvador y que

renuncia expresamente a la via diplomatica.

7. Garantia de buen producto, carta firmada por el representante que debera contener:

• Garantia de los productos: declaracion indicando de que los productos

ofertados son de calidad.

12.3.2 Oferta Tecnica.

Descripción tecnica de las caracteristicas de los materiales o servicios.

• Garantia de funcionamiento (si aplica).

• Soporte local, describiendo los recursos con los que cuenta la empresa para ofrecer

el soporte de los productos ofertados.

• Tiempo de entrega.

• Tiempo de instalacion.

• Lista verificable de clientes.

12.3.3 Oferta Economica.

Los documentos de oferta economica deberan ser enviados en un sobre diferente del que

contiene los documentos tecnicos y legales, debidamente cerrado, sellado y rotulado

sobre:

• “Carta Oferta” suscrita por el Representante, conteniendo el precio total en US$,

con IVA separado, puesto en la oficina que se indique, adicionalmente a la oferta

basica podran presentarse ofertas alternativas cuyo precio debera ser establecido

tambien en esta carta, como alternativas propuestas, tanto la basica como las

alternativas deben cumplir las caracteristicas requeridas.´

• Forma de pago.

160

• Cuadro de precios unitarios, debera presentarse un cuadro por cada una de las

alternativas.

13. EVALUACION.

13.1 Rechazos.

Sera motivo de rechazo de las ofertas cualquiera de las siguientes causales:

• No cumplimiento de las especificaciones tecnicas requeridas.

• Si el oferente no respondiese en el tiempo establecido a las consultas que se le

efectuasen, demostraciones o informacion adicional que se le pidiere.

• Si se llegara a determinar la falta de veracidad en alguna informacion

proporcionada por el oferente.

• La falta de alguno de los documentos o informacion solicitada.

14. SELECCIÓN Y ADJUDICACION.

La empresa seleccionara como ganadora la oferta que obtenga la mayor nota según los

criterios especificados por el jurado.

Una vez que se tenga la evaluacion, se establecera una clasificacion de los oferentes, desde

el que obtuvo la mayor nota hasta aquel que obtuvo la menor nota.

Se seleccionara como empresa ganadora a la que haya obtenido la mayor calificación a la

que se adjudicara y se dara a conocer a todos los participantes hasta dos dias habiles

después de la selección.

La adjudicación se hara de acuerdo a los intereses de mayor conveniencia para la empresa.

15. GARANTIAS POSTERIORES A LA ADJUDICACION.

De acuerdo a las necesidades, la empresa exigira luego de la adjudicación, las siguientes

garantias:

• Fianza de fiel cumplimiento.

• Fianza de calidad de los materiales o servicios y/o correcto funcionamiento de los

mismos.

• Poliza de buen manejo y correcta inversion del anticipo.

16. CONTRATACION.

Una vez adjudicada a la empresa se procedera a la elaboración del contrato respectivo.

Si el adjudicatario no firma el contrato dentro de los dias calendario posteriores a la

entrega de este, la empresa podra revocarla y adjudicarla al segundo lugar, de acuerdo con

el proceso de selección descrito, asimismo podra resolver no adjudicar definitivamente la

licitacion.

161

Una vez que el favorecido reciba por escrito la notificación de la adjudicación, debera

formalizar el contrato, cumpliendo con la entrega de las garantias solicitadas.

El contrato contendra las condiciones estipuladas en los presentes documentos de la

licitacion, lo estipulado en la oferta favorecida y todo lo que al respecto y a solicitud de la

empresa haya aclarado o rectificado por escrito el adjudicatario, asi como los demas

documentos complementarios y condiciones que indique la empresa, sean estas o no

modificaciones a los presentes documentos de la licitacion.

162

DESCRIPCION DE PUESTOS.

Nombre del Puesto: ENCARGADO DE ALMACEN.

Unidad a la que pertenece: Gerencia Administrativa.

Jefe Inmediato: Gerente de Administración.

Puestos bajo su mando directo: Ninguno.

I. Descripción General.

Realizar las operaciones concernientes con el manejo y la asignación de los materiales a

los proyectos en desarrollo.

II. Funciones.

Especificas:

1. Recibir para su protección y control los materiales a utilizar en los proyectos de

construcción.

2. Efectuar las operaciones de entrega, almacenamiento y traslado de los materiales de

construcción.

3. Firmar de recibido los comprobantes de crédito fiscal.

4. Registrar entradas y salidas de materiales del almacén.

5. Recibir copias de órdenes de compra y envío de proveedores por compras

efectuadas.

6. Efectuar descargos de materiales por requisición.

7. llevar el detalle de todos los materiales que se suministran a los proyectos de

construcción.

8. Mantener el almacén limpio y en orden.

9. Realizar las demás funciones inherentes al cargo que le sean asignadas por su

superior inmediato.

Periódicas:

1. Actualizar saldos de existencias y realizar controles físicos.

2. Realizar mensualmente los inventarios de los materiales en almacén.

3. Informar mensualmente al Encargado de Compras sobre el movimiento del

inventario de materiales por medio de una requisición.

Eventuales:

163

1. Asignar y colocar numero de inventario a todos los materiales nuevos.

2. Proporcionar información acerca de los materiales a las personas que lo soliciten

en los proyectos de construcción.

III. Perfil del Puesto.

Nivel Educativo.

• Bachiller en comercio, administración o contaduría.

Características y Habilidades.

• Conocimientos elementales de contabilidad.

• Conocimientos sobre control y manejo de inventarios.

• Conocimientos de herramientas de sistemas, tales como procesador de

palabras, hojas de cálculo y base de datos.

Experiencia.

Experiencia mínima de un año en el manejo de bodegas o almacenes, adicionalmente es

necesario el manejo de herramientas del sistema.

164

Nombre del Puesto: ENCARGADO DE COMPRAS.

Unidad a la que pertenece: Gerencia Administrativa.

Jefe Inmediato: Gerente de Administración.

Puestos bajo su mando directo: Ninguno.

I. Descripción General.

Planificar, gestionar y administrar las compras de los materiales y servicios requeridos por

los diferentes proyectos de construcción en desarrollo.

II. Funciones.

Especificas:

1. Recibir las requisiciones de los proyectos de construcción en desarrollo.

2. Pedir cotizaciones a todos los posibles proveedores de los diferentes materiales.

3. Elaborar y llevar correlativo de Órdenes de Compra realizadas tanto en efectivo

como en crédito.

4. Elaborar cuadros de cotizaciones.

5. Coordinar y dar seguimiento a la recepción de materiales y servicios con el

almacén o con los proyectos en desarrollo.

6. Formalizar la compra a través de una “Orden de Compra” o de un contrato.

7. Realizar las demás funciones inherentes al cargo que le sean asignadas por su

superior inmediato.

Periódicas:

1. Elaborar la programación anual de compras.

2. Evaluar y proponer proveedores adecuados para la empresa.

3. Mantener actualizado el catalogo de proveedores.

Eventuales:

1. Tramitar la anulación de órdenes de compra.

2. Atender y responder a quejas de los usuarios del sistema.

III. Perfil del Puesto.

Nivel Educativo.

• Graduado: Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.

165

• Conocimiento de herramientas de sistemas tales como: procesador de palabra, hoja

de cálculo y base de datos.

• Conocimientos en gestiones de compras y suministros.

Características y Habilidades.

• Capacidad analítica, claridad de ideas y criterios definidos.

• Facilidad de expresión oral y escrita.

• Habilidad para comunicar sus ideas.

• Iniciativa y creatividad.

• Resolución y manejo de problemas.

• Honestidad y responsabilidad.

• Excelente presentación personal.

• Dinamismo y deseo de superación.

• Amabilidad y cordialidad.

• Excelente actitud de servicio al cliente interno y externo.

Experiencia.

Experiencia mínima de un año en el manejo de compras, adicionalmente es necesario el

manejo de herramientas del sistema.

166

Nombre del Puesto: GERENTE ADMINISTRATIVO.

Unidad a la que pertenece: Dirección de Administración.

Jefe Inmediato: Directora Administrativa.

Puestos bajo su mando directo: Encargado de Compras y de almacén.

I. Descripción General.

Controlar que los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa sean utilizados

racionalmente.

II. Funciones.

Especificas:

1. Coordina, dirigir y supervisar el eficiente financiamiento de su unidad.

2. Establecer mecanismos de control en la distribución y adquisición de los

materiales.

3. Revisar y autorizar el suministro de materiales según nivel de autorización.

4. Revisar y autorizar Órdenes de Compra, de acuerdo a los niveles de autorización y

las salidas y entradas de materiales de almacén.

5. Recomendar sobre adjudicación de compras.

6. Realizar las demás funciones inherentes al cargo que le sean asignadas por su

superior inmediato.

Periódicas:

1. Revisar los informes acerca del estado financiero de la empresa.

2. Formular y programar el Plan General de Compras.

3. Practicar arqueos al fondo de caja chica para un mejor manejo.

4. Planificar, coordinar y dirigir la elaboración del Presupuesto de Área.

5. presentar un informe de las actividades desarrolladas por el departamento.

Eventuales:

1. Autorizar la anulación de órdenes de compra y quedan.

167

2. Asistir en aspectos presupuestarios a otras unidades cuando lo soliciten.

III. Perfil del Puesto.

Nivel Educativo.

• Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial y carreras

afines.

Características y Habilidades.

• Conocimientos en herramientas de sistemas, tales como: procesador de

palabras, hoja de cálculo y base de datos.

• Habilidad para diseñar estrategias.

• Liderazgo y capacidad para desarrollar personal.

• Habilidad para interpretar y leyes y disposiciones fiscales.

• Iniciativa y capacidad de análisis.

Experiencia.

• Experiencia en cargos de administración de personal.

• Experiencia en formulación y ejecución de presupuestos.

• Experiencia minima comprobable de tres años en puestos similares.

168

ANEXO G

Costeo de los Procesos de Compras en E8

Porcentajes dedicados a

Compras

Personal involucrado en los Procesos de Compras

Salario Promedio (mensual)

Caja Chica

Compras por Concurso

Asistente de Operaciones $ 700.00 5% Gerente de Area $ 2,5000.00 3% 5% Encargado de Compras $ 1,200.00 17% Sub – Gerente Administrativo $ 1,200.00 5% Gerente de Operaciones $ 2,500.00 1% 2% Total por Compra $ 135.00 $ 439.00

169

ANEXO H

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

SELECCIÓN DE PROVEEDORES EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

NOMBRE DEL PROVEEDOR: FECHA: EVALUA: SERVICIO / PRODUCTO PROPORCIONADO POR EL PROVEEDOR

RESULTADO DE LA

EVALUACIÓN: 0

PUNTOS A VERIFICAR PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIONES PRECIO

CALIDAD

GARANTIAS

TIEMPO DE ENTREGA

VALOR DE LA SUMA DE LOS PUNTOS A EVALUAR: CRITERIOS DE LA EVALUACIÓN100 PUNTOS APROBADO 80-100 LA CALIFICACIÓN SE OBTIENE DE MULTIPLICAR EL % DE CONDICIONADO 60-79 CALIFICACIÓN POR LA PONDERACIÓN REPROBADO 0-59

Detalles de los puntos a verificar % Calificación

PRECIO Cuando mantiene minímo 6 meses el precio 100% Cuando mantiene de 4 a 5 meses el precio 80% Cuando mantiene de 2 a 3 meses el precio 60% Cuando mantiene menos de 2 meses el precio 40%

GARANTIAS Cuando se proporciona una garantía por escrito 100% Cuando se proporciona una garantía verbal 80% Cuando no se otorga alguna garantía 0%

TIEMPO DE ENTREGA

Cuando entrega de 1 a 15 días o en el tiempo acordado 100% Cuando entrega de 16 a 30 días 80% Cuando entrega de 30 a 60 días 60% Cuando entrega despues de 60 días 40%

CALIDAD Excelente calidad, se tiene máximo 1 rechazo durante 6 meses 100% Buena calidad, se tienen entre 2 y 3 rechazos durante 6 meses 80% Regular calidad, se tienen entre 3 a 4 rechazos durante 6 meses 60% Mala calidad, se tiene más de 5 rechazos durante 6 meses 40%

NOTA:Cuando se evalúa a proveedores únicos y que no obtengan la puntuación de 80 a 100 puntos,serán proveedores condicionados

170

EJEMPLO

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES SELECCIÓN DE PROVEEDORES EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

NOMBRE DEL PROVEEDOR: Empresa trabajos varios

FECHA: 17-Mar-

08 EVALUA: Jefe de Compras SERVICIO / PRODUCTO PROPORCIONADO POR EL PROVEEDOR

RESULTADO DE LA

EVALUACIÓN: Servicio Mecánico, hojalatería y pintura, servicio eléctrico y mecánico 86

PUNTOS A VERIFICAR PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIONES

PRECIO 30 25

CALIDAD 20 16

GARANTIAS 30 25

TIEMPO DE ENTREGA 20 20

VALOR DE LA SUMA DE LOS PUNTOS A EVALUAR: CRITERIOS DE LA EVALUACIÓN100 PUNTOS APROBADO 80-100 LA CALIFICACIÓN SE OBTIENE DE MULTIPLICAR EL % DE CONDICIONADO 60-79 CALIFICACIÓN POR LA PONDERACIÓN REPROBADO 0-59

Detalles de los puntos a verificar % Calificación

PRECIO Cuando mantiene minímo 6 meses el precio 100% Cuando mantiene de 4 a 5 meses el precio 80% Cuando mantiene de 2 a 3 meses el precio 60% Cuando mantiene menos de 2 meses el precio 40%

GARANTIAS Cuando se proporciona una garantía por escrito 100% Cuando se proporciona una garantía verbal 80% Cuando no se otorga alguna garantía 0%

TIEMPO DE ENTREGA

Cuando entrega de 1 a 15 días o en el tiempo acordado 100% Cuando entrega de 16 a 30 días 80% Cuando entrega de 30 a 60 días 60% Cuando entrega despues de 60 días 40%

CALIDAD Excelente calidad, se tiene máximo 1 rechazo durante 6 meses 100% Buena calidad, se tienen entre 2 y 3 rechazos durante 6 meses 80% Regular calidad, se tienen entre 3 a 4 rechazos durante 6 meses 60% Mala calidad, se tiene más de 5 rechazos durante 6 meses 40%

NOTA:Cuando se evalúa a proveedores únicos y que no obtengan la puntuación de 80 a 100 puntos,serán proveedores condicionados