BIBLIOTECA AGRÍCOLA NACIONAL MANUAL DE … · UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA BIBLIOTECA AGRICOLA NACIONAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Racionalización y Estadística

UNIVERSIDAD NACIONAL

AGRARIA LA MOLINA

BIBLIOTECA AGRICOLA NACIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Departamento de Racionalización y Estadística

Oficina Administrativa de Planificación

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UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA

BIBLIOTECA AGRÍCOLA NACIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS(PROPUESTA)

La Molina, 2009


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RECTORIng. Luís Katsumi Maezono Yamashita

VICERRECTOR ACADEMICODr. Víctor Guevara Carrasco

VICERRECTOR ADMINISTRATIVOIng. Luís Briceño Berrú

DIRECTOR DE LA BIBLIOTECA AGRICOLA NACIONALIng. Carlos Vargas Salas


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JEFE DE LA OFICINA ADMINISTRATIVA DE PLANIFICACIÓNMg. Sc. Teresa Velásquez Bejarano

JEFA DEL DEPARTAMENTO DE RACIONALIZACIÓN Y ESTADÍSTICA Economista Noris Castro Acevedo

SECRETARIASra. Laura Osorio Ramos


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INDICEDEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Introducción..................................................................................................................... 6I. Objetivo...................................................................................................................... 7II. Base Legal................................................................................................................. 7III. Alcance...................................................................................................................... 7IV. Aprobación y Actualización...................................................................................... 7V. Responsables…………………………………………………………………….... 7VI. Información Adicional…………………………………………………………….. 7

DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA BAN

PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE SERVICIO AL PÙBLICOPROCEDIMIENTO DSP01…………………………………………………………. Expedición del Carné BAN…………………………………………………………….Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...Anexos………………………………………………………………………………….

991011

PROCEDIMIENTO DSP02………………………………………………………….Préstamo de Publicaciones………………………………………………………..........Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...Anexos………………………………………………………………………………….

12121314

PROCEDIMIENTO DSP03………………………………………………………….Servicio de Fotocopiado………………………………………………………………..Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...

151516

PROCEDIMIENTO DSP04………………………………………………………….Servicio de Empaste……………………………………………………………………Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...

171718

PROCEDIMIENTO DSP05………………………………………………………….Proceso de limpieza…………………………………………………………………….Diagrama de flujo………………………………………………………………………

191920

PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE PROCESOS TÉCNICOS……………………………………………………………. 21PROCESO DPT01……………………………………………………………………Inventario de Material Bibliográfico…………………………………………………...Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...

212123

PROCESO DPT02……………………………………………………………………Selección de Descarte (expurgo) en la Colección de la Biblioteca…………………….Diagrama de flujo………………………………………………………………………

252527

PROCESO DPT03……………………………………………………………………Selección de Adquisición de Material Bibliográfico…………………………………..Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...

282829

PROCESO DPT04……………………………………………………………………Procesamiento de Material Bibliográfico………………………………………………Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...

303032

PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE SISTEMAS……………………………………………………………………………. 33PROCESO DS01……………………………………………………………………...Elaboración de Programas Informáticos y Mantenimiento…………………………….Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...

333335


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PROCESO DS02……………………………………………………………………...Proceso de Mantenimiento y Adaptación de Base de Datos…………………………...Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...

363638

PROCESO DS03……………………………………………………………………...Diseño y Mantenimiento del Sitio Web………………………………………………..Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...

393941

PROCESO DS04……………………………………………………………………...Proceso de Copia de Respaldo (Backup) de la Información…………………………...Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...

434344

PROCESO DS05……………………………………………………………………...Proceso de Mantenimiento de Equipos………………………………………………...Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...

454547

PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD TÉCNICA DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADA………………………………………………. 48PROCESO DIE01…………………………………………………………………….Atención a Usuarios Presenciales……………………………………………………...Diagrama de Flujo……………………………………………………………………..Anexos…………………………………………………………………………………

48485950

PROCESO DIE02…………………………………………………………………….Atención de Usuarios Virtuales………………………………………………………..Diagrama de Flujo……………………………………………………………………..Anexo…………………………………………………………………………………..

51515253

PROCESO DIE03…………………………………………………………………….Búsqueda Especializada………………………………………………………………..Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...

545455

PROCESO DIE04…………………………………………………………………….Capacitación en Base de Datos de la BAN…………………………………………….Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...

565657


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INTRODUCCION

La Oficina Administrativa de Planificación, Órgano de Línea del Vice-Rectorado Administrativo, a través de su Departamento de Racionalización y Estadística en coordinación con la Biblioteca Agrícola Nacional (BAN) ha elaborado el Manual de Procedimientos Administrativos – MAPRO de la Biblioteca Agrícola Nacional, con la finalidad de establecer procedimientos descriptivos y sistematizados de acuerdo a la normatividad vigente.

El MAPRO es un instrumento de Gestión de la Biblioteca Agrícola Nacional, que tiene como propósito ser un instrumento útil y sencillo, de carácter instructivo y que sirva como guía orientadora a los Docentes, Personal Administrativo y alumnos de la UNALM, en el desarrollo de las actividades propias de la BAN.

El Manual contiene en forma detallada la ejecución de todos los Procedimientos utilizados en el cumplimiento de las funciones asignadas acordes con los dispositivos legales vigentes.


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I. OBJETIVOProporcionar al personal Administrativo de la BAN, en cualquier nivel de la organización y otros usuarios, una guía ejecutiva y un protocolo de actuación de acuerdo a las normas vigentes para atender lo solicitado y el tiempo promedio de respuesta.

II. BASE LEGAL

∗ Ley Universitaria Nº 23733.∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento General

de la Universidad Nacional Agraria La Molina.∗ Res. Nº 55341/UNA del 06 de Junio de 1995, que aprueba el Cuadro para

Asignación de Personal (CAP) y el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Universidad Nacional Agraria La Molina.

∗ Resolución Jefatural Nº 109-95-INAP/DNR, que aprueba la Directiva Nº 002-95-INAP/DNR, sobre los Lineamientos Técnicos para Formular los Documentos de Gestión, en un Marco de Modernización Administrativa.

∗ Directiva Nº 002-77-INAP/ANR “Normas para la Formulación de los Manuales de Procedimientos”.

III. ALCANCEPersonal Docente, Administrativo, Estudiantes y autoridades de la UNALM.

IV. APROBACION, REVISIÓN Y ACTUALIZACIONEl presente Manual de Procedimientos será propuesto por la Oficina Administrativa de Planificación y con el Visto Bueno de la Biblioteca Agrícola Nacional será elevado al Rector, para su aprobación mediante Resolución Rectoral; máxima Norma Administrativa de la UNALM.

El Manual de Procedimientos Administrativos será revisado periódicamente, cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte directa o indirectamente el desarrollo de los procedimientos contenidos en los Manuales.

V. RESPONSABLES∗ Director de la Biblioteca Agrícola Nacional.∗ Jefe de las Diversas Direcciones Técnicas.∗ Personal Administrativo.

VI. INFORMACION ADICIONALCon la finalidad de organizar los procedimientos de acuerdo al área de trabajo se ha considerado las siguientes siglas:

DG Dirección GeneralDSP Dirección Técnica de Servicios al PúblicoDPT Dirección Técnica de Procesos TécnicosDS Dirección Técnica de SistemasDIE Unidad Técnica de Información Especializada


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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCION TECNICA DE SERVICIO AL PÚBLICO

PROCEDIMIENTO DSP01 EXPEDICION DEL CARNÉ BAN

1. FinalidadExpedir un documento al usuario interno y externo que permita hacer uso de los servicios de la BAN.

2. Alcance Diversos usuarios que soliciten servicios de la BAN.

3. Base Legal∗ Ley Universitaria Nº 23733.∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento

General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.∗ Res. Nº 614–2008–UNALM del 21 de Mayo del 2008, que aprueba el Texto

Único de Procedimientos Administrativos (TUPA)

4. Requisitos∗ Documento de Identidad o carné universitario del Usuario, Fotografía y recibo

de pago a la BAN.∗ Formulario que le proporciona la biblioteca y Verificar situación académica o

administrativa en la UNALM.∗ En el caso del personal docente y/o administrativo presentará una carta del jefe

del Departamento o su jefe inmediato y una fotografía a color.∗ Listado de alumnos y/o usuarios de cursos extraordinarios, ciclo optativo u otra

modalidad antes de iniciarse el curso.

5. Etapas del Procedimiento∗ Usuario solicita Carné y la BAN identifica al Usuario puede ser interno o

externo.∗ El usuario llena el formulario (Anexo Nº 1) que le proporciona la biblioteca y

realiza el pago respectivo según el tipo de usuario.∗ En caso del carné duplicado el alumno recorre por las salas de la BAN para

verificar cualquier deuda de libro (Anexo Nº 2)∗ Se ingresa los datos en la base digital de usuarios. En caso de usuarios internos

se verifica situación en el campus universitario para garantizar la recuperación de las publicaciones en préstamo o consulta.

∗ La DS imprime el carné con la fotografía, el usuario firma, se enmica el carné y se entrega al usuario.

6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada de diez (10) a quince (15) minutos


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7. Diagrama de Flujo

8. Anexos

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE EXPEDICIONDE CARNÉ

USUARIO DSP DS

INICIO

Solicita Carné a la BAN

Identifica al Usuario y entrega formulario

Llena formulario y paga en caja

Entrega formulario, recibo

de caja y foto a colores

Ingresa datos de usuario, verifica situación

académica o administrativa

¿Aprueba?

Entrega Carné al Usuario

Recepciona Carné

FIN

Emite Carné

Pide levante observación

Levanta Observación

i

i

No Si


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ANEXO Nº 1

FORMULARIO (LLENADO DE DATOS)

ANEXO Nº 2

FORMULARIO PARA EL DUPLICADO DEL CARNÉ


DIRECCIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO

HOJA DE SEGUIMIENTO

APELLIDOS:

NOMBRES:

DIRECCIÓN:

Nº MATRICULA:

FACULTAD:

SALA DE CIENCIAS:....................................................................

SALA DE TESIS:............................................................................

SALA DE AGRICULTURA:..........................................................

SALA DE CIENCIAS SOCIALES:................................................

DUPLICADO

Nº MATRICULA: ________________________________________

APELLIDOS ____________________________________________

Y NOMBRES: __________________________________________

DIRECCIÓN: ___________________________________________

TELEFONO: ____________________________________________

MONTO A PAGAR S/. FAC.


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FECHA:......................................................................................

PROCEDIMIENTO DSP02PRESTAMO DE PUBLICACIONES

1. FinalidadFacilitar al usuario el acceso a la información disponible en la BAN-UNALM.

2. AlcancePersonal Administrativo de la UNALM y Usuarios diversos de la BAN.


General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.

4. Requisitos∗ Presentar carné BAN.∗ Documento emitido por la BAN-UNALM, pase de visitante u otro similar.∗ La publicación solicitada debe formar parte de la colección de la biblioteca.

5. Etapas del Procedimiento∗ El usuario realiza la búsqueda de información.∗ Llena la ficha de préstamo (Anexo Nº 3) y entregar su carné de biblioteca

vigente, el usuario externo deberá adjuntar a la ficha de préstamo un documento de identidad actualizado, DNI, carné universitario, brevete u otro, más el respectivo pase.

∗ El usuario al recibir la publicación estará sujeto a las normas y sanciones del reglamento de la biblioteca.

∗ El usuario revisa la publicación si es usuario externo sólo puede realizar la consulta en sala, si es usuario interno puede solicitar el préstamo a domicilio.

∗ El usuario puede solicitar la reprografía para uso personal o de investigación, para lo cual realiza el pago respectivo y se hace responsable del uso de esta copia.

∗ El usuario devuelve la publicación y reclama su documento de identificación como usuario de la BAN-UNALM.

6. Duración del Procedimiento

El procedimiento tendrá una duración aproximada de dos (2) minutos


8. Anexos


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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE PRESTAMO DE PUBLICACIONES

USUARIO SALAS DE PUBLICACIONES

INICIO

Busca información en base de datos

Llena formato de préstamo y entrega a

sala adjuntando carné u otro documento de

Identidad

Recepciona Formato y Carné y verifica si la publicación se

haya en sala

¿Se halla?

Presta publicación para sala o domicilio

Presenta otra opción, Devuelve formato y

Documento, pide regrese otro día

Recibe formato y Documento.

FIN

Recibe Publicación y revisa en sala o lleva

a Domicilio

Devuelve publicación

Recibe publicación y devuelve

Documentos

Recibe Documentos

FIN

No Si


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ANEXO Nº 3

FICHA DE PRESTAMO DE LIBRO


CODIGO AUTOR:………………..………..…………………

TITULO:…………………..…………….........…...

NOMBRE:……………………………………...….

…………..……. DIRECCION:……………………………………… FECHA

………………………….. FIRMA

AL SOLICITAR LOS SERVICIOS DE LA BAN ME COMPROMETO A CUMPLIR CON SU REGLAMENTO

PRESENAR MI RESPECTIVO CARNÉ DE LA BAN


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PROCEDIMIENTO DSP03 SERVICIO DE FOTOCOPIADO

1. FinalidadFacilitar a los usuarios el acceso a la información específica, a través del servicio de reprografía sólo para uso personal o de investigación.

2. AlcancePersonal Administrativo y usuarios diversos de la BAN.



4. Requisitos∗ Documento o pase de visitante.∗ El usuario se compromete a hacer uso académico o de investigación.

5. Etapas del Procedimiento∗ El usuario se dirige al área de fotocopia, llevando la publicación a fotocopiar.∗ El usuario debe identificar correctamente las páginas de su interés de acuerdo al

modelo que esta publicado en cada sala y en el área de fotocopia.∗ El usuario realiza el pago de la fotocopia según el costo, documento y tipo de

usuario.∗ El usuario devuelve la publicación a la respectiva sala y reclama el documento

que dejo a cargo.

6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada de tres (3) minutos



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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE FOTOCOPIADO

USUARIO AREA DE FOTOCOPIADO

INICIO

Lleva Libro indicando páginas

a fotocopiar

Recepciona libro y solicita cancele en caja

el monto a pagar

Paga en caja monto indicado

Fotocopia páginas indicadas y entrega

copias y libro

Recibe copias y entrega el libro en

Sala

FIN


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PROCEDIMIENTO DSP04 SERVICIO DE EMPASTE

1. FinalidadProporcionar al personal administrativo que labora en la BAN y al público usuario las pautas destinadas al mantenimiento físico de la colección Bibliográfica de la Biblioteca.

2. AlcancePersonal Administrativo y Usuarios diversos de la BAN.



4. Requisitos∗ Disponibilidad de materiales.∗ Publicaciones de la colección en estado latente de pérdida por manipuleo.

5. Etapas ∗ El Material bibliográfico en estado latente de pérdida por el manipuleo es

llevado al taller de empaste.∗ Se procede a dar el mantenimiento respectivo de las publicaciones.∗ Una vez concluido el mantenimiento se lleva a la Dirección de Procesos

Técnicos para ser procesados y luego la publicación se devuelve a su respectiva sala para disposición de los usuarios.

∗ El usuario, que requiera el servicio de empaste realiza un pago de acuerdo al documento y tipo de empaste que requiera.

6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada de cinco (5) horas



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DIAGRAMADE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE EMPASTE

SALA DE PUBLICACIONES - DSP

TALLER DE EMPASTE DPT

INICIO

Localiza e identifica material deteriorado y envía al taller de

empasteProcede a dar

mantenimiento a las publicaciones, envía

a DPT

Re-etiquetado del código

Integra las publicaciones para

consultas de los usuarios

FIN

Prepara y envía listado


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PROCEDIMIENTO DSP05 PROCESO DE LIMPIEZA

1. Finalidad

Realizar los trabajos necesarios para mantener la limpieza del local de la biblioteca.

2. Alcance

Personal que labora en la BAN.

3. Base Legal

∗ Ley Universitaria Nº 23733.∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento


4. Requisitos

∗ Personal a cargo del mantenimiento de la BAN.∗ Autorización para realizar jornada de limpieza.∗ Materiales de limpieza.

5. Etapas del procedimiento

∗ Se realiza un análisis de la situación de la necesidad de una limpieza por sectores de la biblioteca.

∗ Se organiza al personal y se solicitan los materiales necesarios.∗ Se realiza la actividad de limpieza.

6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada entre 4 a 5 horas



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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE LIMPIEZA

DSP ALMACEN

INICIO

Se Localiza Ambientes que

requieren limpieza

Se organiza el personal y se

solicitan materiales de limpieza

Entrega materiales de

limpieza

Se realiza la actividad de

limpieza

FIN


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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCION TECNICA DE PROCESOS TECNICOS

PROCEDIMIENTO DPT01 INVENTARIO DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO

1. Finalidad

Realizar la verificación física de los materiales documentales de la biblioteca, con el fin de identificar pérdidas, errores de procesamiento y separar aquellos materiales que requieran reparación o descarte.

2. Alcance

Dirección Técnica de Procesos Técnicos, Dirección Técnica de Servicios al Público, Dirección Técnica de Sistemas y Dirección General.

3. Base Legal

∗ Ley Universitaria Nº 23733.

∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de marzo de 1986. que aprueba el Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.

4. Requisitos

∗ Cronograma de trabajo.

∗ Listado de material documental.

5. Etapas del Procedimiento

∗ La Dirección Técnica de Procesos Técnicos planifica la fecha de inicio y cronograma de trabajo del inventario (febrero y marzo).

∗ Informa a la Dirección General y a las direcciones involucradas.

∗ La Dirección Técnica de Procesos Técnicos solicita a la Dirección Técnica de Sistemas el listado del material documental procesado en la BAN.

∗ Se Gestiona el permiso de acceso a las bases de datos a inventariar. Recepciona el listado preparado por la Dirección Técnica de Sistemas.

∗ Las Direcciones Técnicas de Procesos Técnicos y de Servicios al Públicos brindan charlas de capacitación al personal involucrado en el inventario, y dan inicio en la fecha programada.

∗ Ubicar el material documental en el estante según listado. Si el material no se ubica en el listado, realizar el proceso de ingreso. Si el documento se encuentra en el listado, dar conformidad.

∗ Evaluación del estado del documento: Si es pasivo, asignar siglas CP (Colección Pasiva). Si es expurgo, asignar DB (Dar de baja).


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∗ Revisión del documento en Préstamo y Colección Pasiva: Si está prestado,

colocar siglas PP (Préstamo Pasado) Si está en la colección pasiva, colocar siglas CP. Si el documento no se ha ubicado en los procedimientos anteriores (listados) asignar las siglas NU (No Ubicado).

∗ Preparar el informe de incidencias y publicar los datos estadísticos.6. Duración del Procedimiento

El proceso de inventario de Material Bibliográfico tendrá una duración de 30 a 40 días hábiles.



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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO

DPT DS

INICIO

Planifica fecha de inicio y cronograma

de inventario

Solicita a A/S listado de material

documental

Prepara y entrega listado

Recepciona listado y Gestiona permiso de

acceso a base de datos a inventariar

Realiza charlas de capacitación en

coordinación con DSP

Inicia inventario en fecha

programada

Se ubica material documental en

estante según listado

¿Ubicado?

Realiza el proceso de

ingreso

Se da conformidad

FIN1

No Si


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DPT DS

1

¿Pasivo o Expurgo?

Asignar Documento

listado a CP. o listado a expurgo

Revisión de Documentos en préstamo y CP

¿Prestado o Colecc. Pasiva?

Asigna documento en listado de

préstamo o colecc. Pasiva

Asigna Documento en listado como

perdido

Realiza informe de Incidencias y Publica Datos

FIN

Si

Si

No

No


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PROCEDIMIENTO DPT02 SELECCIÓN DE DESCARTE (EXPURGO) EN LA COLECCIÓN DE LA BIBLIOTECA

1. Finalidad

Establecer las pautas de evaluación crítica de la colección para que sean retiradas (ejemplares), previa selección, con el fin de poseer una colección depurada, balanceada y consecuente con las necesidades de información de los usuarios, ahorro de espacio, mejora del acceso a la información, ahorro de dinero y tiempo, agilización en el acomodo de los volúmenes.

2. Alcance

Dirección Técnica de Procesos Técnicos (DTPT), la Dirección Técnica de Servicios al Público (DTSP), la Dirección Técnica de Sistemas (DTS) y la Dirección General (DG).

3. Base Legal

∗ Ley Universitaria Nº 23733.∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de marzo de 1986. que aprueba el Reglamento


4. Requisitos

∗ Listado de libros a descartar


∗ Se procede al descarte (o expurgo) con base a las condiciones físicas: se seleccionarán las obras que se encuentren en muy mal estado y que resulten imposibles de reparar o completar. Se debe tener cuidado en obras de valor histórico principalmente de carácter nacional. Las publicaciones valiosas deberán ser adquiridas de nuevo o sustituidas.

∗ Se procede al descarte (o expurgo) en virtud al valor cuantitativo: se seleccionarán una colección de libros de una disciplina o área de conocimiento, coordinando con la Dirección Técnica de Servicios al Público, con el fin de que las obras con muchos ejemplares (duplicados) y con ediciones muy antiguas, sean retirados de la estantería.

∗ La Dirección Técnica de Servicios al Público, determinará a quien corresponda de su área el enlistado de las obras retiradas por: autor, título, año de publicación, número de ingreso, precio de adquisición y código, y enviar copia de la lista a la Dirección Técnica de Procesos Técnicos, para su descargo en las bases de datos.

∗ Se procede al descarte (o expurgo) de acuerdo al valor cualitativo: se seleccionará una cantidad determinada de obras sobre una disciplina o materia, con base al poco uso y demanda que han tenido en los últimos años.


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∗ Coordinar con un grupo de especialistas en la disciplina seleccionada (docentes,

investigadores, estudiantes avanzados), con el fin de considerar su criterio respecto a los documentos que se van a descartar, asimismo, coordinar con la Dirección Técnica de Procesos Técnicos, y con conocimiento de la Dirección General de la BAN. Estos criterios pueden ser dados en dos formas: a) Mediante una carta y listado previamente seleccionadas por el personal de DTSP, con base al uso que han tenido en los últimos años. Se enviará por correo a los especialistas con el fin que evalúen el material que se desea descartar. Ellos remitirán su evaluación a la BAN, quienes determinarán lo que descartará; b) Organizar y coordinar con los especialistas, la revisión de la colección en forma directa, dándoseles las facilidades del caso.

∗ La Dirección Técnica de Servicios al Público procederá a preparar un listado de los documentos a descartar por: autor, título, año de publicación, número de ingreso y código, y enviar copia de la lista a la Dirección Técnica de Procesos Técnicos, para su descargo en las bases de datos.

∗ Concluido con el procedimiento de descarte y con los listados revisados, avalados por las Direcciones Técnicas de Procesos Técnicos y de Servicio al Público, se remitirán a la Dirección General de la BAN para que comunique a las autoridades pertinentes: Oficina de Contabilidad, Control Interno y Patrimonio, del descarte de estas publicaciones, para su descarte de los “activos” de la institución.

∗ La Dirección General de la BAN, solicitará a la Oficina de Patrimonio, el retiro de las publicaciones descartadas del edificio de la biblioteca, en coordinación con la DTSP.


El proceso de selección de Descarte en colección de la BAN tendrá una duración de 20 a 30 días hábiles



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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE DESCARTE (EXPURGO) DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO

DPT DSP DG

INICIO

Coordina con la DSP programación

de descarte

Encargados de sala seleccionan material

a descartar

Descarga de las BD’s según listado

Recepciona listado descarte (expurgo)

informa otras dependencias

FIN

Prepara listado final e informe de

material descartado

Prepara listado de material descartado

¿Mal estado, muchos

ejemplares poca demanda?

Procede a descarte

Selección material

condición cuantitativa

SiNo


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PROCEDIMIENTO DPT03 SELECCIÓN DE ADQUISICION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO

1. Finalidad

Seleccionar la adquisición de material bibliográfico actualizado y adecuado para la Biblioteca Agrícola Nacional, que requiera la comunidad universitaria y local.

2. Alcance

Comité de Selección Técnica (Docentes involucrados en la selección), Dirección Técnica de Procesos Técnicos, Dirección Técnica de Servicios al Público, Dirección Técnica de Sistemas de la Biblioteca Agrícola Nacional (BAN).

3. Base Legal

∗ Ley Universitaria Nº 23277∗ Resolución Nº 47213/UNA del 07 de marzo de 1986, que aprueba el

Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.

4. Requisitos

∗ Directorio de proveedores de material bibliográfico.∗ Requerimiento de las facultades y Escuela de Post Grado.∗ Presentación de la información recabada en el formato exigido por la Oficina

Administrativa de Economía (SINADMOL)


∗ La Dirección General Convoca al Comité de Selección para revisión y preparación de los requerimientos del material bibliográfico a adquirir.

∗ El comité de Selección visita a los proveedores, revisión de catálogos, realización de ferias de exhibición de libros, para complementar la selección.

∗ La Dirección Técnica de Procesos Técnicos hace la Evaluación final de los requerimientos y solicitud de preformas a los proveedores.

∗ Preparación del informe a la Dirección General de la BAN para que sean ingresados los pedidos a través de SINADMOL.

∗ La oficina Administrativa de Economía - Oficina de Compras procede al ingreso de datos al SNIP para la Licitación programada.

∗ Cumplido el periodo de Licitación se procede a dar la Buena Pro a los proveedores que cumplen los requisitos solicitados.

∗ Recepción del material bibliográfico licitado por la Oficina de Compras en presencia de un representante de la Dirección Técnica de Procesos Técnicos para su verificación.

∗ Verificación final del material bibliográfico en la BAN.


El procedimiento durara 90 días hábiles.


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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE ADQUISICION BIBLIOGRAFICO

DG COMITÉ DE SELECCIÓN DPT OFICINA ADMINIST. DE

ECON/ OF. COMPRAS

INICIO

Convoca al comité de selección

Prepara y revisa requerimientos de

material bibliográfico

Visita proveedores, revisa catálogos y

actividades de selección

Evalúa requerimientos y

solicita proformas a proveedores

Prepara y eleva informe y requerimientos a la DG de

la BAN

Ingresa pedido al SINADMOL

Ingresa datos al

SNIP para licitación

Da buena Pro y apertura sobres

Recepciona material Bibliográfico,

confirma finaliza y entrega a la BAN

Recepciona y verifica

FIN


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PROCESO DPT04 PROCESAMIENTO DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO: LIBROS, FOLLETOS Y TESIS

1. FinalidadRealizar el procesamiento del material bibliográfico: libros, folletos y tesis, seleccionado, sea por adquisición o donación, según las pautas bibliográficas establecidas para cada tipo.

2. AlcanceDirección Técnica de Procesos Técnicos, Dirección Técnica de Servicios al Público, Dirección Técnica de Sistemas y Dirección General de la BAN.

3. Base Legal∗ Ley Universitaria Nº 23277

∗ Resolución Nº 47213/UNA del 07 de marzo de 1986, que aprueba el Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.

4. Requisitos∗ Material bibliográfico seleccionado: libros, folletos, tesis.

∗ Tablas de Clasificación de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América (Library of Congres = LC)

∗ Agris AP (FAO)

∗ Lista de Encabezamientos de Materias para Bibliotecas de Colombia.

∗ Categorías de Materia AGRIS (FAO)

∗ Tesauro AGROVOC (FAO)

∗ Hojas de Entrada

∗ WinIsis (última versión)

∗ WebAgris (última versión)


∗ La Dirección Técnica de Proceso Técnicos prepara el material bibliográfico: colocación del cintillo de seguridad, sellado y numeración correlativa.

∗ Verificación de duplicados en la base de datos.

∗ Catalogación del material bibliográfico (descripción física: autor, título, pie de imprenta, notas y otros).

∗ Clasificación del material bibliográfico (descripción del contenido por medio de un sistema de clasificación: LC o AGRIS).

∗ Indización (análisis del contenido temático, mediante el uso de encabezamiento de materias o descriptores).


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∗ Preparación de tarjetas de préstamo (solamente para libros y folletos) y

etiquetado (código de clasificación).

∗ Preparación del listado del material procesado para el depósito correspondiente y lo envía a la Dirección Técnica de Servicios al Público para su verificación en las diversas salas de la BAN

∗ Ingreso a las bases de datos correspondientes, la información recabada en las Hojas de Entrada.

∗ Solicita a la Dirección Técnica de Sistemas la actualización de las bases de datos.

6. Duración del ProcedimientoPeriodo de Adquisición: 30 días hábiles.Periodo normal: 1 hora por título.



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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE PROCESAMIENTO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO: LIBROS, FOLLETOS Y TESIS

DPT DSP DS

INICIO

Coloca cintillo, número y

correlativo

Verifica duplicados y cataloga y

clasifica material bibliográfico

Realiza indización

Elabora las tarjetas de préstamo

Elabora y prepara listado de material

procesado

Recepciona y verifica títulos

(Salas)

Ingresa títulos a la BD y solicita a DS actualizar la base de datos

FIN

Actualiza la base de datos


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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE SISTEMAS

PROCEDIMIENTO - DS01 ELABORACIÓN DE PROGRAMAS INFORMÁTICOS Y MANTENIMIENTO

1. Finalidad

Atender las necesidades de automatización de procesos de información utilizando herramientas informáticas.

2. Alcance

Jefes de las diversas Direcciones, Personal Administrativo encargado de sistemas de la BAN.

3. Base Legal


∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.

4. Requisitos

∗ Análisis estructurado de los procesos involucrados en el diseño del sistema.

∗ Software de programación (lenguaje de programación) con su respectiva licencia.

∗ Equipos informáticos.


∗ Recibe de las áreas de la BAN la solicitud para adecuar o diseñar un sistema informático de acuerdo a las necesidades requeridas.

∗ Completa el formato de control de actividades e indica la actividad a realizar y establecer el periodo de respuesta.

∗ Realiza entrevistas a los usuarios, para recopilar información que permita determinar las necesidades y determina el tiempo de desarrollo o mantenimiento o se contesta la negatividad.

∗ Se recaba la firma del titular del área solicitante de la BAN.

∗ Complementa la descripción de métodos y procedimientos, con el fin de completar la información que permita modificar o dar mantenimiento.

∗ Se realiza la modificación o mantenimiento. Se realiza las pruebas de funcionalidad y operación del sistema informático y se verifica su correcto arranque y funcionamiento.


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∗ Si existen fallas en el procedimiento del sistema o mantenimiento se corrige las

fallas detectadas en la verificación realizada al sistema.

∗ En caso de proceder se prepara el ambiente para el inicio del sistema o mantenimiento.

∗ Se da parte a la notificación o liberación del desarrollo o mantenimiento. Se presenta al área solicitante el Sistema Informático o modificado y se instruye a los usuarios sobre el funcionamiento del mismo.

6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada de dos (2) meses



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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE ELABORACION DE PROGRAMAS INFORMATICOS Y MANTENIMIENTO

AREA SOLICITANTE DIRECCION TECNICA DE SISTEMAS

INICIO

Determina tiempo de Desarrollo y mantenimiento

Solicita Elaboración de programas informáticos y mantenimiento

Recepciona solicitud, completa formato de

actividades y entrevista a los usuarios

Se diseña el sistema y/o

mantenimiento

Realización de prueba de

funcionamiento y revisa resultados

¿Procede?

Se prepara ambiente para inicio del

sistema o mantenimiento

Notifica liberación del Desarrollo o mantenimiento

Efectúa los cambios

necesarios

SiNo

Recepciona

FIN


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PROCEDIMIENTO - DS02 PROCESO DE MANTENIMIENTO Y ADAPTACIÓN DE BASES DE DATOS

1. Finalidad

Mantener en estado óptimo la estructura de las bases de datos bibliográficas y proporcionar alternativas de almacenamiento para nuevos repositorios de información, con la finalidad de obtener estadísticas e información exacta que facilite la toma de decisiones oportuna e inmediata.

2. Alcances

Jefe de la BAN, Jefe de las Diversas direcciones de la BAN. Personal Administrativo de la BAN, Docentes, Alumnos de la UNALM y usuarios.

3. Base Legal



4. Requisitos

∗ Software manejador de base de datos (con licencia)

∗ Equipo de computo – Servidor.


∗ Recepciona la solicitud para adecuar o dar mantenimiento a una base de datos.

∗ Completa el formato de control de actividades, para indicar la actividad a realizar y establecer el periodo de respuesta.

∗ Realiza las entrevistas a los usuarios, a fin de recopilar información que permita determinar las necesidades. Se determina el tiempo de desarrollo o mantenimiento o se contesta la negatividad. Se recaba la firma del titular del área solicitante de la BAN

∗ Recepciona la información ya sea en medios digital o escrito para que sea procesada en una base de datos. Se analiza la información recibida y se determina los procesos a desarrollar que atiendan las necesidades del área solicitada.

∗ Se define el software (manejador de base datos) que se utilizará para procesar la información recibida. Procesa la información correspondiente y se valida los resultados finales que cumplan con las necesidades del área solicitante.


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∗ Se almacena la base de datos con la información procesada y en su caso se

imprimen los reportes generados para entregarlos al área solicitante los resultados obtenidos.

∗ En caso de no ser correcto el procesamiento de información se realiza las correcciones de la información en el software utilizado para cumplir con las especificaciones del área solicitante.

∗ En caso de ser correcto el procesamiento de información: se recaba la firma de conformidad del área solicitante.

6. Duración de ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración minima de diez (10) minutos y máxima de cuatro (4) horas



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DIAGRAMA DE FLUJO DE MANTENIMIENTO Y ADAPTACION DE BASE DE DATOS

AREA SOLICITANTE DS

INICIO

Elabora solicitud para adecuar o mantenimiento, envía solicitud

Recepciona solicitud, establece periodo de

atención

Completa formato de control de actividades

Realiza entrevistas

Recibe información en digital o escrito y

analiza

Define el software a utilizar y procesa

información

Recepciona información

procesada y revisa

¿Conforme?

Pide realizar correcciones Realiza correcciones

Recaba firma de conformidad

Lleva archivo generado al servidor

FIN

i

i

NoSi


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PROCEDIMIENTO – DS03 PROCESO DE DISEÑO Y MANTENIMIENTO DEL SITIO WEB

1. Finalidad

Contar con un sitio Web electrónico (portal Web) que contenga la información institucional y base de datos bibliográfica actualizada de la BAN que permita a la comunidad universitaria y usuarios en general disponer de todos los servicios e información con los que contamos.

2. Alcance

Docentes, Alumnos, Egresados de la UNALM, usuarios diversos de la BAN

3. Base Legal



4. Requisitos

∗ Servidor Web.

∗ Software para diseño Web y base de datos.

∗ Software para diseño grafico.


∗ Se recibe de las áreas de la BAN la solicitud para adecuar o dar mantenimiento a la página Web.

∗ Se completa el formato de control de actividades, para indicar la actividad a realizar y establecer el periodo de respuesta.

∗ Se realiza las entrevistas a los usuarios, a fin de recopilar información que permita determinar las necesidades.

∗ Se determina el tiempo de desarrollo o mantenimiento o se contesta la negatividad.

∗ Se analiza la información recolectada en formato digital o escrito para determinar qué información se recibe y cómo procesarla.

∗ En caso de recibir gráficos o fotografías selecciona el software con el que se procesaran los gráficos o las fotografías.

∗ Se digitaliza los gráficos o las fotografías y se graba en el formato correspondiente (photoshop, fireworks, coreldraw, illustrator, etc.).

∗ Se asigna a los gráficos o fotografías el formato en el que se darán a conocer en la Web con extensiones TIFF, GIF, JPG, PNG.

∗ A través de un programa de diseño Web se insertan los gráficos o las fotografías procesados.


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∗ En caso de recibir texto se revisa la información recibida en los documentos y se

determina el programa que permita procesarla de acuerdo al volumen de la misma.

∗ Se procesa la información y selecciona el programa para asignarle el formato adecuado y así poder bajar los textos al servidor de la red.

∗ Se realiza el diseño de la información procesada y de la página Web en el software correspondiente.

∗ Se realiza los hipervínculos para cada una de las páginas que serán actualizadas y asigna extensiones HTML, JSP, ASP, PHP ó SWF de acuerdo al volumen de información procesada.

∗ Acceder al servidor de la biblioteca y alojar las actualizaciones y modificaciones realizadas a la página Web.

∗ Dirigirse al área solicitante y verificar que la información esté correctamente ingresada antes de que sea publicada en Internet.

∗ En caso de no estar correcta la información que se publicará en la red se realiza los ajustes a la información que se publicará en la página Web, de acuerdo a las peticiones del área solicitante.

∗ En caso de estar correcta la información que se publicará en la red se edita la página en el software correspondiente y realiza los hipervínculos finales que permitirán a los usuarios de la información consultar la página en Internet.

∗ Se recaba firma de conformidad del área solicitante.

6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada de una (1) hora



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DIAGRAMA DE FLUJO DE DISEÑO Y MANTENIMIENTO DEL SITIO WEB

AREA SOLICITANTE DS

INICIO

Elabora y envía solicitud

Recepciona solicitud, completa formato de

actividades, estable periodo de atención

Realiza entrevistas a

usuarios

Recibe información en medio digital o

escrito

Determina tiempo de Desarrollo

Analiza inform.

Define el tipo de información

Procesa inform. Selecciona programa

Realiza los hipervínculos p/c

página

1

Aloja actualización de la Web en servidor de la BAN


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AREA SOLICITANTE DS

1

Informa a área solicitante

Verifica información

correctamente ingresada

¿Aprueba?

Pide ajustar información

Pública pagina Web en el servidor

FIN

No Si


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PROCEDIMIENTO – DS04 PROCESO DE COPIA DE RESPALDO (BACKUP) DE LA INFORMACIÓN

1. Finalidad

Describir las actividades para mantener una o más copias de seguridad de las Bases de Datos de la biblioteca con la finalidad de salvaguardar la información procesada ante cualquier eventualidad. Este procedimiento inicia con la identificación de la periodicidad para la realización del backup y termina con el archivo y restauración de la información.

2. Alcance

Jefe de la Unidad de Sistemas, Jefes de las diversas Direcciones de la BAN, usuarios de la BAN.

3. Base Legal



4. Requisitos

∗ Discos de almacenamientos de alta capacidad.

∗ Dispositivos de grabación (lectoras grabadoras CD)


∗ El Jefe de la Unidad coordinará con todas las unidades a fin de que se cierren todas las aplicaciones que estuviesen trabajando.

∗ Verificar que los usuarios hayan cerrado la aplicación.

∗ Luego se procederá al backup de la Base de datos.

∗ Se conectará al servidor de archivos.

∗ Revisar los backups con la última fecha de actualización.

∗ En caso de error se restauran los backups copiados. En caso que no exista error se cierra la conexión con el servidor.

∗ Los backup que se realizan deben de contar con un nombre corto y con la última fecha de actualización de la información por ejemplo: BK_200209.

∗ Las copias de los backup son almacenadas en el distintos sitios como por ejemplo un servidor espejo, en estaciones de trabajo y copias de respaldo mediante CD.


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6. Duración del ProcedimientoLa duración del procedimiento tendrá una duración aproximada de cinco (5) minutos


DIAGRAMA DE FLUJO DE COPIA DE RESPALDO DE LA INFORMACION

DIRECCION TECNICA DE SISTEMAS

INICIO

Coordina con unidades cerrar las

aplicaciones

Verifica que todas las aplicaciones estén cerradas

Conexión al servidor de archivos

Revisa backup con las últimas

actualizaciones

Genera backup y observa si hay error

¿Error?

Restaurar los Backup copiados

Cerrar conexión en el servidor

Almacena backups en los distintos sitios

FIN

SiNo


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PROCEDIMIENTO – DS05 PROCESO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO (PC)

1. Finalidad

Apoyar a las áreas de la BAN con las fallas que presenten sus equipos de cómputo, diagnosticando y reparando dichos desperfectos, a efecto de mantener en óptimo estado el funcionamiento de los equipos de cómputo necesarios para el desarrollo de sus actividades.

2. Alcance

Jefe de la BAN, Jefes de las Diversas Direcciones de la BAN, Personal Administrativo de la BAN.

3. Base Legal



4. Requisitos

∗ Se debe contar con una colección de herramientas (un juego de destornilladores, Kid de limpieza para PCs, etc.)

∗ Se debe contar con software para las instalaciones.


∗ Las áreas de la BAN solicitan por escrito o vía telefónica, diagnostico y/o reparación de equipo, entregando el equipo a reparar.

∗ Recepciona solicitud de diagnostico y/o reparación y equipo

∗ Se recibe el equipo a reparar para valoración de la falla y diagnóstico, indicando el tiempo estimado para la entrega del equipo.

∗ En caso de no ser reparado se devuelve el equipo al área solicitante indicando las causas por la cual no es posible la reparación ó si se encuentra un equipo que cumpla con las características anteriores se procede al cambio de equipo.

∗ Se le envía al área solicitante un informe con la causa por la que no fue reparado y en caso de darse el cambio de equipo también se le enviará una


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hoja de traslado interno de bienes, ya que esa hoja será derivada a patrimonio.

∗ Si se realiza la reparación del equipo de acuerdo a la programación de actividades.

∗ Se lleva a cabo pruebas de operación y se entrega funcionando el equipo al área solicitante.

∗ Se recibe el equipo en perfectas condiciones, lo revisa verificando que funcione y firma la conformidad con lo realizado en la ficha técnica.

6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada de dos (2) horas



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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE COMPUTO

AREA SOLICITANTE DIRECCION TECNICA DE SISTEMAS

INICIO

Solicita diagnostico y/o reparación de

equipo

Recepciona solicitud y equipo para

diagnostico y reparar

¿Se repara?

Devuelve equipo o procede al cambio de

equipo

Elabora informe técnico o solicitud de traslado interno

Repara o asigna configuración e

instalación de equipo

Lleva a cabo pruebas de operación y envía

equipo

Recibe equipo y verifica que funcione

y se firma carta de conformidad

Recibe formato con firma de

conformidad

Archiva

FIN

FIN

NoSi


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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD TECNICA DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADA

PROCEDIMIENTO DIE01 ATENCIÓN DE USUARIOS PRESENCIALES

1. FinalidadAtender la solicitud de información de los usuarios internos y externos que se acercan a la unidad de información especializada.

2. AlcanceDocentes, Alumnos y Egresados de la UNALM. Diversos usuarios de la BAN.



4. Requisitos∗ Llenado de formulario de búsqueda de información.∗ Información solicitada esté relacionada al sector agrario o ciencias afines.

5. Etapas del Procedimiento∗ Se orienta al usuario para realizar la búsqueda de referencias en las bases de

datos de la UNALM.

∗ En caso de existir referencias disponibles en la BAN, se le facilita los códigos de algunas referencias sobre su tema y en caso de no existir referencias disponibles en la BAN se le ofrece el servicio de búsqueda de información a nivel local, nacional e internacional a través de llenado del formulario que completa el usuario.

∗ Si el usuario no tiene carné de la BAN y no es alumno regular, se le indica los trámites para obtener un pase de visitante, carné de visitante o carné de egresado, según el caso y pueda revisar la colección bibliográfica de la BAN, sólo para lectura en sala.

∗ Si el usuario no tiene carné de la BAN y es alumno regular, puede revisar la colección bibliográfica con un pase de visitante para lectura en sala o tramitar su carné BAN en caso de estar apto.


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6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada de treinta (30) minutos

7. Flujograma

8. Anexo

DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE ATENCION USUARIO PRESENCIAL

USUARIO UNIDAD TECNICA DE INFORMACION ESPECIALIZADA

INICIO

Busca en base de datos y expone requerimientos

Verifica existencia de referencia en base de

datos

¿Existen referencias?

Facilitan códigos al usuario de referencias

Se ofrece servicio de búsqueda de

información

Usuario llena formulario de solicitud de búsqueda

FIN Verifica condición del usuario y si

posee carné

¿Posee carne?

Pide realice trámites de

obtención de pase o carné

Tramita pase u obtención de

Carné

Revisa las referencias sugeridas

Indica que puede revisar las referencias

No Si

i

i

FIN

No Si


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PROCEDIMIENTO DIE02 ATENCIÓN DE USUARIOS VIRTUALES

1. Finalidad

Atender el requerimiento de información de los usuarios virtuales desde Internet o por correo electrónico.

2. Alcance

Docentes, alumnos y Egresados de la UNALM, Usuarios externos de la BAN.

3. Base Legal



4. Requisitos

∗ Solicitud de usuarios virtuales.∗ Disponibilidad de publicación solicitada.∗ Conexión a Internet.


∗ El usuario ingresa a la página Web de la BAN-UNALM y revisa la información que se encuentre disponible.

∗ El usuario si no desea mayor información no envía solicitud.∗ El usuario registrado o no registrado en el formulario virtual, puede solicitar

mayor información de un tema o publicación, la cual ingresa a la página Web o llega al correo [email protected]

∗ Se recepciona el pedido de solicitud de información. ∗ Se envía el índice del documento escaneado o listado de referencias indicando

que sólo se puede enviar un capítulo para uso personal o de investigación.∗ Se envía la cotización respectiva según procedencia del usuario a nivel local,

nacional e internacional.∗ El usuario realiza el pago y envía copia del depósito por correo electrónico.∗ Se informa a sección Caja de la BAN y se realiza el ingreso.∗ Se envía el archivo al usuario a través del correo electrónico.


El Proceso de atención a usuarios virtuales tendrá una duración de un (1) día, o más dependiendo del numero de solicitudes

7. Flujograma

mailto:[email protected]


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8. Anexo

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE ATENCION DE USUARIOS VIRTUALES

USUARIO UNIDAD DE INFORMACION ESPECIALIZADA

INICIO

Ingresa a Web de la BAN-UNALM y

revisa información

Usuario puede o no registrarse y solicita

información

Recepciona pedido de solicitud de información

y verifica

Envía índice del

documento y cotización respectiva

Realiza pago y envía copia del recibo de depósito por e-mail

Informa a caja de la BAN y se realiza el

ingreso

Envía Archivo al usuarioRecepciona archivo

FIN

¿Existe referencia?

Informa al usuario,

información no

encontradaRecepciona informe

FIN

No Si


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REGISTRO DE USUARIOS VIRTUALES VIA INTERNET


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PROCEDIMIENTO DIE03 BÚSQUEDA ESPECIALIZADA

1. Finalidad

Ofrecer un servicio de búsqueda especializada de información a los usuarios.

2. Alcance

Docentes, Alumnos y egresados de la UNALM, Usuarios externos de la BAN.

3. Base Legal



4. Requisitos

∗ Solicitud de búsqueda especializada.∗ Acceso a bases de datos de la BAN.∗ Conexión a Internet.


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∗ Usuario expone su requerimiento de información y solicita el servicio a través del llenado de la solicitud de búsqueda especializada.

∗ De acuerdo al tema se le recomienda diversas bases de datos dependiendo del tema, puede ser: Local o disponible en la BAN: INPERU, LIBROS, TESIS, REVIS, SERFAO; Nacional: REBIAPE, AGROREDPERU; América Latina y el Caribe: SIDALC; Mundial: FAO-AGRIS, AGORA, TEEAL, OARE, HINARI, DIALNET u otras bases a las cuales tenga acceso la BAN-UNALM.

∗ El usuario realiza un pago a cuenta en la sección caja de la BAN o a la cuenta de la FDA, para iniciar la búsqueda. El periodo de respuesta es muy variable puede ser de 1 hora a 7 días dependiendo del tema y bases de datos a buscar.

∗ Se realiza la búsqueda de información en las bases de datos solicitadas.∗ El usuario, luego del tiempo recomendado de respuesta, revisa los resultados. ∗ En caso de de ser satisfactoria la selección de información el usuario realiza el

pago del saldo del servicio en la sección caja de la BAN y la información se entrega al usuario en forma física o por correo electrónico.

∗ En caso de no ser satisfactoria la selección de información, el usuario no realiza pago adicional de la búsqueda.


Es muy variable. Depende de las bases de datos y del tema solicitado, puede variar de 1 hora a 7 días.

7. Flujograma

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE BUSQUEDA ESPECIALIZADA


INICIO

Expone requerimiento de información llena

formulario de búsqueda

Recomienda diversas bases

de datos

Usuario paga en caja o a la

cuenta de FDA

Pide haga pago a Caja o cuenta

de la FDA


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PROCEDIMIENTO DIE04 CAPACITACIÓN EN BASES DE DATOS DE LA BAN

1. Finalidad

Facilitar al usuario interno y externo en el uso de las bases de datos de la BAN.

2. Alcance

Usuarios diversos de la BAN.

3. Base Legal



Realiza búsqueda

especializadaRevisa

resultados

¿Suficiente?

No hace pago adicional

Realiza pago de la diferencia

Recibe información

FIN

FIN

SiNo


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4. Requisitos

∗ Registro de asistencia para el caso de capacitación individual.

∗ Carta de solicitud enviada por la autoridad de la institución que solicita capacitación indicando el día y la hora, carta dirigida a la Dirección General de la BAN.

∗ Conexión a Internet.


∗ El usuario solicita capacitación para buscar información en las bases de datos.

∗ Se realiza la programación de acuerdo al número de participantes:

o Individual: Capacitación básica de corta duración (10 minutos máximo) de acuerdo a la necesidad de información, realizada en el ambiente de Información Especializada sobre el uso de bases de datos de la BAN vía Intranet e Internet. Es el caso de alumnos UNALM, docentes de la UNALM y excepcionalmente al Público en general (en este último caso se le ofrece el servicio de búsqueda especializada).

o Grupal: Capacitación de 1 a 2 horas, dirigida a los ingresantes UNALM, ingresantes EPG-UNALM y alumnos de otras instituciones sobre el uso de bases de datos de la BAN vía Intranet e Internet.

∗ Al final de la capacitación los usuarios pueden realizar sus búsquedas y solicitar mayor información vía presencial o por correo electrónico.


El procedimiento de capacitación de base de datos será:∗ Individual de 10 minutos por base de datos.

∗ Grupal: 1 a 2 horas.

7. Flujograma

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS EN CAPACITACION EN BASE DE DATOS DE LA BAN


DIRECCION DE SITEMAS

INICIO

Usuario requiere

capacitación

Programa capacitación

grupal o individual


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Individual, capacitación básica en el ambiente

Grupal, Capacitación en

la sala de Internet

Usuario puede realizar su

propia búsqueda

FIN

i

i

Documents

BIBLIOTECA AGRÍCOLA NACIONAL MANUAL DE … · UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA BIBLIOTECA AGRICOLA NACIONAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Racionalización y Estadística