Bienvenido - abarrotesmulticaja.comincluye códigos de barras y descripciones, para ahorrarte el trabajo de captura de esta información ... básculas electrónicas para obtener el

Abarrotes Punto de Venta Página 1

www.abarrotespuntodeventa.com

Bienvenido Como dueño de un pequeño negocio no solo compites con los grandes súper mercados o cadenas

nacionales sino que también compites con aquellos negocios que ya se benefician de la

automatización. Al mismo tiempo implementar una solución de punto de venta (PDV o POS por

sus siglas en ingles) puede ser un gran reto para cualquiera. Abarrotes Punto de Venta te ofrece lo

mejor de ambos mundos, un sistema que te pone al par de la competencia, diseñado para

reemplazar tu caja registradora y procesos manuales fácil y económicamente.

Aunque el sistema está desarrollado para ser altamente intuitivo, de fácil uso y no necesitar

capacitación, este manual de usuario te ayudara a aprovechar al máximo Abarrotes Punto de

Venta.

¿Qué requisitos tiene Abarrotes Punto de Venta?

• Computadora con las siguientes características:

o Sistema Operativo Windows 98, XP, 2000 o Vista1

o Procesador Celeron o superior.

o 64 Mb de memoria RAM.

o 8 Mb de espacio libre en el disco duro más espacio adicional según los productos e

información que almacene.

• Dispositivos opcionales:

o Lector de código de barras.

o Impresora de Tickets.

o Cajón de Dinero.

¿Cómo lo compro? Para adquirir Abarrotes Punto de Venta, puedes realizar tu pago de dos formas: por depósito

bancario o tarjeta de crédito/debito, para más información visita nuestro sitio web:

http://www.abarrotespuntodeventa.com

1 Por favor revise las notas especiales en el apartado de Instalación para configurar el sistema en Windows

Vista.



Instalando Abarrotes Punto de Venta Una vez que hayas descargado el programa de instalación de nuestro sitio web, puedes copiarlo y

en un CD o en una memoria USB para instalarlo en cualquier PC, no necesitas acceso a Internet

para poder usar el sistema.

El primer paso para instalar el sistema es hacer doble clic en el icono llamado

“InstalarAbarrotes.exe”, como se muestra en la siguiente figura:

Ahora se mostrara el asistente de Instalación de Abarrotes Punto de Venta, para instalarlo sigue

los siguientes pasos:

1. La primera pantalla es la de bienvenida al asistente, haz clic en Siguiente.

2. Ahora se te pide elegir la ruta donde se instalara el sistema en tu computadora, puedes

cambiarla o si tienes dudas déjala como esta, haz clic en Siguiente.

3. En este paso elige el nombre que tendrá el acceso directo en el menú de Programas de

Windows, haz clic en Siguiente.

4. Elige si deseas instalar un acceso directo en el Escritorio (Recomendado), haz clic en

Siguiente.

5. Revisa las opciones elegidas y haz clic en “Instalar”.

6. ¡Felicidades! Ya instalaste el sistema, haz clic en Finalizar para comenzar a usarlo.



¿Utilizas Windows Vista? Sigue las siguientes instrucciones…

Si utilizas Windows Vista, es necesario realizar algunos pasos adicionales:

1. Una vez que hayas instalado el sistema, haz clic derecho en el icono de "Abarrotes Punto

de Venta" ubicado en el escritorio, después elige la opción de "Propiedades".

2. Dentro de la ventana, haz clic en la pestaña de "Compatibilidad" y activa la casilla

"Ejecutar aplicación como Administrador". Haz clic en Aceptar. Como se muestra en la

siguiente figura:



El Asistente de Bienvenida La primera vez que inicies Abarrotes Punto de Venta, serás recibido por el Asistente de Bienvenida

el cual te ayudara a configurar el sistema a tus necesidades y en menos de 5 minutos comiences a

vender.

Para comenzar con el asistente haz clic en “Siguiente” o si deseas hacerlo posteriormente haz clic

en “Configurar después…”.

Configuración General de tu Negocio

En la primera pantalla ingresa los siguientes datos:

• ¿Cómo se llama tu negocio? Ingresa el nombre de tu negocio que se usara en el sistema.

• Configura las siguientes opciones:

o Deseo usar sistema de inventarios – Si deseas mantener un registro de las

cantidades que tienes de cada producto así como ser notificado cuando llegues a

un nivel mínimo de los productos.

o Deseo usar claves de seguridad – Si tienes empleados activa esta opción para

tener claves para acceder a las diferentes opciones del sistema o bien desactívala

si eres el único dueño y solo tu atiendes tu negocio.



o Deseo ofrecer crédito a mis clientes – Si deseas otorgar crédito a tus clientes

activa esta opción para vender productos a plazos y recibir abonos de tus clientes.

o Habilitar venta de producto común – En muchos negocios existen productos

pequeños que no tienen código de barras y no son necesario imprimir o crear un

código para ellos, si activas esta opción puedes vender productos no dados de alta

en el sistema.

Configuración del Ticket

En este paso, como se muestra en la figura, configura la vista de cómo se verá tu ticket de venta:

Una vez que hayas configurado la impresión de tu ticket, haz clic en Siguiente.

Configurando la base de datos pre cargada

En la siguiente pantalla tienes la opción de activar la base de datos pre cargada, pero:

¿Qué es?

Pensando en el ahorro que te puede proporcionar y con el objetivo de que comiences al instante,

el sistema incluye una base de datos con más de 7500 productos de un Abarrotes Mexicano la cual

incluye códigos de barras y descripciones, para ahorrarte el trabajo de captura de esta información

(horas de trabajo!).

Si deseas usar esta base de datos deja activada la opción, como se muestra en la figura:



¡Listo!

Haz clic en siguiente y posteriormente en Finalizar, con lo cual habrás terminado de configurar el

sistema para tu negocio.



Pantalla Principal El sistema cuenta con una interface orientada a ser fácil de usar, no cuenta con los típicos menús

de Windows, sino que está orientado a ser visual para que no requiera amplios conocimientos en

computación.

A continuación se muestran los botones de la barra principal, la cual siempre se encuentra en la

parte superior de la pantalla:

Puedes tener acceso a cada una de estos botones o pantallas utilizando las siguientes teclas de tu

computadora:

Utilizando el teclado…

Accede a la pantalla de ventas para comenzar a

vender los productos

Accede a la pantalla de Clientes para ver estados de

cuenta, crear, modificar o eliminar clientes de crédito.

Pantalla de Productos, donde puedes crear, modificar

o eliminar productos así como ver los productos

vendidos por periodo.

Acceso a Inventarios, donde puedes dar de alta

ingreso de mercancía, reporte de productos bajos en

inventario, así como el reporte de que productos

tienes.



Pantalla de Ventas La pantalla de ventas, usada más del 90% del tiempo te muestra los elementos más usados y

esconde los elementos que no requieres para que no sea complicada y te permita hacer TU

trabajo mejor: Vender.

Acceso por teclado a la pantalla de ventas:

Algunas ventajas de Abarrotes Punto de Venta:

• Te permite manejar varias cuentas (tickets) a la vez, para que atiendas a varios clientes al

mismo tiempo.

• Todo el sistema está diseñado para ser manejado 100% con el teclado y aumentar la

rapidez con la que lo usas.

• El sistema es compatible con lectores de código de barras, básculas electrónicas para

obtener el peso de los productos automáticamente, así como impresoras de tickets y

cajones de dinero (puedes ver como configurar estos dispositivos en el apartado de

Configuración de este manual)



Vendiendo

En cuanto ingresas a la pantalla de ventas, se activa el campo de Código de Producto, en el cual

puedes teclear el código de algún producto o leer el código de barras usando tu lector óptico.

Presiona la tecla ENTER para registrar el producto en la venta actual.

Una vez que ingreses el producto este aparece en el listado de artículos.

En dicho listado, puedes aumentar o disminuir la cantidad de los artículos presionando las teclas:

Para aumentar la cantidad y

Para disminuir la cantidad.

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Si deseas eliminar un artículo presiona el botón “Borrar producto” o presiona la tecla:

Vendiendo múltiples unidades

Si deseas vender un producto con múltiples unidades, por decir 55 unidades, puedes hacerlo

utilizando la ventana de Producto/Cantidad, haciendo clic en el botón con dicho texto o bien

presionando la tecla:

Con lo cual aparecerá la siguiente ventana:

Buscando Productos

Muchas veces no cuentas con el código de barras del producto a la mano o simplemente te es mas

fácil ubicar un producto buscándolo por la descripción.

Para hacerlo presiona la tecla:

Con lo cual aparecerá la siguiente ventana:


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Comienza tecleando las letras con las que comienza el producto que buscas, y en segundos

aparecerán los artículos que contengan dichas letras ordenados alfabéticamente en la ventana de

búsqueda.

Para ingresarlo a la venta actual solo presiona la tecla o haz clic en el botón Aceptar.

Opcionalmente, con el producto seleccionado puedes elegir Modificarlo o Eliminarlo desde dicha

ventana, así como ponerlo como “Favorito” con lo cual aparecerá al principio del listado siempre,

por ejemplo si buscas la palabra “Carne” y tiene tres productos:

• Carne Chica

• Carne Mediana

• Carne Grande

Y eliges como favorito el producto “Carne Mediana”, esta aparecerá primero que las anteriores al

buscarlo.

Registrando entradas de efectivo

Durante la operación de tu negocio, habrá ocasiones en las que tengas que ingresar efectivo o

“cambio”, para que este ingreso de efectivo no altere el resultado del corte, registra este ingreso

haciendo clic en el botón Entradas o presionando la tecla:

Registrando salidas de efectivo

Así como el ingreso de efectivo, hay ocasiones en las que necesitas sacar dinero de la caja, como

puede ser:


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• No contar con tanto dinero en la caja y almacenarlo en otra parte.

• Sacar dinero para pago a proveedores.

Para hacerlo, haz clic en el botón Salidas o presiona la tecla:

Con lo cual aparece la ventana de salida de efectivo:

Donde ingresas el monto y el motivo que será mostrado en la pantalla de corte.

Manejo de tickets

En un Abarrotes es ocasional tener que esperar a un cliente a que termine de ordenar todos los

artículos, es por eso que el punto de venta cuenta con sistema de tickets el cual te permite

manejar varios tickets o cuentas a la vez.

Al iniciar las ventas se comienza con el Ticket 1 al cual se ingresan todos los artículos que vendas.

Si deseas dejar dicha cuenta en espera, para poder atender a otro cliente, presiona la tecla:

Para dejar el ticket pendiente, el cual aparecerá una ventana que te permitirá ingresar el nombre

del ticket, donde puedes ingresar el nombre del cliente para poder identificar la cuenta de dicho

cliente y terminar la venta.

Una vez que dejes el ticket pendiente, sea crea un nuevo ticket donde puedes ingresar los

artículos del nuevo cliente.

Para regresar a otro ticket, puedes hacer clic en el botón “Cambiar” ubicado en la parte inferior o

presionar la tecla:


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Con lo cual aparecerá la ventana con todos los tickets pendientes:

Y podrás cambiar de ticket presionado las teclas:

Y para elegirlo haz clic en Cambiar Ticket o presiona la tecla ENTER.

Cobrando

Para cobrar cualquier venta haz clic en el botón que dice “F12 – Cobrar” o bien presionan do la

tecla:

Con lo que aparece la ventana de cobro, en esta pantalla se muestra el total de la cuenta a cobrar

así como las diferentes formas de pago:


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Formas de Pago a elegir:

• Contado – Ingresa con que monto el cliente te pago para que puedas conocer el cambio a

regresarle.

• Crédito – Si el cliente cuenta con crédito y tienes habilitada dicha opción puedes vender el

ticket a crédito.

Para elegir al cliente solo ingresa el número de cliente asignado a él o alguna parte del

nombre o apellidos del cliente.

• Dólares – Si tienes activada la opción, podrás realizar el cobro de la mercancía en dólares

según el tipo de cambio que especificaste al iniciar el programa.

Una vez elegida la forma de pago, puedes “Cobrar e Imprimir el Ticket” u opcionalmente solo

puedes registrar la venta presionado o eligiendo el botón de “Cobrar solo registrando la venta”.


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Pantalla de Clientes Si tienes activada la opción de ofrecer crédito a los clientes, puedes acceder a esta pantalla de

Crédito a Clientes presionando la tecla:

A continuación se muestran las opciones de esta pantalla:

Estado de Cuenta

La primera pantalla que se muestra tan pronto accedes a la sección de clientes te permite elegir el

cliente al cual deseas obtener el estado de cuenta, una vez elegido haz clic en Aceptar.

Al haber seleccionado un cliente, se muestra el estado de cuenta donde puedes observar el Saldo

Actual y tienes las opciones de:

• Imprimir Estado de Cuenta

• Abonar

• Liquidar Adeudo

• Ver los abonos pasados.


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• Imprimir Tickets a crédito.

• Eliminar tickets a crédito.

En el estado de cuenta, en la parte izquierda se muestra una barra que divide todos los tickets a

crédito del cliente separados por mes, después se muestran los tickets asignados según el día en

que se realizo la venta.

Al hacer clic en la fecha ves el ticket a crédito del cliente donde puedes imprimirlo o eliminarlo en

caso de corrección (al hacerlo se descuenta el monto del saldo pendiente del cliente).

¿Cómo abonar?

Para realizar un abono a un cliente haz clic en el botón Abonar e ingresa el monto que abono.

Reporte de Saldos

En esta opción, se listan todos los clientes así como el saldo actual con el que cuentan y una

sumatoria de todo lo que te deben todos tus clientes.


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Pantalla de Productos La pantalla de productos, caracterizada por la barra de color amarillo, te permite crear, modificar y

eliminar productos, así como conocer el reporte de ventas por periodo que te da a conocer cuales

productos fueron vendidos por semana o por un rango de fechas.

Para ingresar a la pantalla de productos presiona la tecla:

La pantalla de productos comienza con la creación de un nuevo producto, como se muestra en la

figura:

Creando un Nuevo Producto

Para crear un nuevo producto necesitas ingresar los siguientes campos:

1. Código: Ingresa el código de barras del producto utilizando tu lector de código de barras o

si el producto no tiene código de barras puedes ingresar uno inventado, por ejemplo:

TORTILLAS o TOMATE.


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2. Descripción: Introduce la descripción del producto.

3. Se vende: Puedes elegir si el producto se vende por unidad o por cantidad (a granel).

4. Precio de Costo: Ingresa el costo del producto para ser usado en los reportes y conocer tu

ganancia neta al hacer el corte.

5. Precio de Venta: Ingresa el precio de venta al público.

6. Precio de Mayoreo: Precio opcional que puedes otorgar a los clientes que desees desde la

pantalla de ventas, puedes dejarlo en cero para no usarlo.

7. ¿Usa Inventario? Si deseas registrar y rastrear la cantidad del producto activa esta casilla.

8. Cantidad – Si elegiste utilizar inventario ingresa la existencia actual.

9. Mínimo – Ingresa la cantidad, mínima, que debe contar tu negocio antes de ser notificado

de que debes de reordenar el articulo.

Utilizando la base de datos pre cargada

Si activaste la opción de usar la base de datos pre cargada (al tenerla activa aparece una imagen

que dice “Base de datos pre cargada ACTIVA”), te puede facilitar enormemente la tarea de

ingresar los productos de tu negocio, sobre todo si estas comenzando a utilizar un sistema de

punto de venta.

¿Cómo la uso?

Al crear un nuevo producto, el sistema te pide que ingreses el código de barras del nuevo

producto, aquí, simplemente escanea con tu lector el código de barras del producto, por ejemplo

un Pan Bimbo, si el punto de venta encuentra dicho producto de entre los 7500 productos de la

base de datos pre cargada, llenará la descripción automáticamente y pasará a pedirte el precio de

venta al que lo tienes.


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Una vez que ingreses el precio de venta, ingresa el nivel de inventario y el mínimo que deseas para

el producto y presiona ENTER o haz clic en Guardar Nuevo Producto.

Continúa así con todos los productos de tu abarrotes o mini super y te darás cuenta del ENORME

ahorro en tiempo que tendrás!

Reporte de Ventas por Periodo

En esta pantalla puedes obtener un reporte de todos los productos vendidos por semana,

simplemente elige en el calendario la semana de la cual deseas obtener el reporte o bien elige un

periodo inicial y final para conocer los productos y que cantidades fueron vendidas para facilitarte

reordenar la cantidad y siempre cuentes con el mismo inventario.

Opcionalmente puedes exportar el listado a Excel para dárselo a tu proveedor o hacer

manipulaciones adicionales de la información.


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Pantalla de Inventario La sección de Inventario, caracterizada por la barra de color morado, te permite ingresar nueva

cantidad de producto (cuando te surten) así como obtener los reportes de productos bajos en

inventario o obtener un reporte de inventario valorizado.

Para ingresar a la pantalla de inventario, presiona la tecla:

Agregar inventario

Al ingresar a la sección de Inventario, ingresas automáticamente a la pantalla de Agregar

Inventario, donde registras el ingreso de mercancía. Solo es necesario que especifiques el código

del producto y la cantidad que ingresaras a tu negocio. Como se muestra en la figura:


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Reporte de productos bajos en Inventario

Como se muestra en la siguiente figura, en este reporte se listan todos los productos que están

por debajo del mínimo que especificaste al darlos de alta, para que puedas ordenarlos de nuevo a

tus proveedores:

Reporte de Inventario

En esta pantalla puedes obtener un reporte de inventario valorizado donde se listan todos los

artículos, las cantidades y el total en dinero con el que tu negocio cuenta.


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Pantalla de Configuración Para ingresar a la configuración del Punto de Venta haz clic en el botón con dicho nombre en la

barra superior del sistema. Una vez que ingreses se muestra la siguiente figura:

La ventana de configuración se divide en las siguientes pestañas:

• General – Aquí configuras las opciones generales como las mostradas en el asistente de

bienvenida, si deseas usar inventarios, utilizar claves de acceso, ofrecer crédito, activar la

opción de venta de producto común o especificar el logotipo de tu negocio en lugar de el

del sistema.

• Cajón y Báscula – Si tienes una báscula capaz de ser conectada a la PC para ofrecer el

peso, actívala en esta pestaña para ser utilizada en los productos a granel. También si

cuentas con un cajón o gaveta de dinero aquí puedes elegir el modelo de impresora a la

que está conectado para enviarle una instrucción de apertura cuando recibas o ingreses

dinero a la caja.

• Impresora – En este apartado puedes elegir la impresora que utilizaras como Impresora de

Tickets, las columnas que es capaz de imprimir así como la fuente de impresión que


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deseas utilizar. Además podrás cambiar o definir el encabezado y pie de página de tu

ticket.

• Artículos pre cargados – Si no activaste esta opción en el asistente de bienvenida en este

apartado puedes activarla de nuevo para contar con los beneficios de los productos pre

cargados.

• Formas de Pago – Aquí puedes activar formas de pago adicionales a la de efectivo y

crédito, como cobro en dólares o tarjeta de debito/crédito.


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Pantalla de Corte Finalmente, todo negocio necesita realizar el reporte de “Corte de Caja” para conocer cuánto se

vendió, cuánto debe haber en caja, a quien se le pago y que cliente realizo un abono.

Para acceder a esta pantalla solo haz clic en el botón de corte ubicado en la barra superior del

sistema.

Para realizar el corte elige el día del cual deseas realizar el corte y haz clic en el botón “Hacer

corte”.

Una vez que lo hayas hecho el sistema te informara acerca de las entradas de efectivo, el dinero

que debe haber en caja, los abonos de los clientes, pagos a proveedores, ventas totales y la

ganancia o utilidad del día (la cual se obtiene restando el precio de costo del precio de venta por

producto).

Si lo deseas puedes Imprimir el corte utilizando la impresora de Tickets configurada en el sistema.

Recuerda que puedes hacer múltiples cortes en el día y no tienes límite para hacerlo.


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Acerca de Abarrotes Punto de Venta, fue creado por el Ing. Luis Alberto Carrasco Gómez en Enero de 2001,

puedes contactarme para ayuda y soporte a la dirección: [email protected] o

bien en el sitio web:

http://www.abarrotespuntodeventa.com

Advertencia: El programa (software), el sitio web y el manual están protegidos por las leyes internacionales y nacionales

de derechos de autor y otros tratados internacionales. La reproducción o distribución ilícitas de este programa o de

cualquier parte de mismo está penada por la ley con severas sanciones civiles y penales y será objeto de todas las

acciones judiciales que correspondan.

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