BKCR SOLUCIÓN ADMINISTRATIVA PARA SU EMPRESA MÓDULO … · tomar una foto del empleado y adicionalmente al contar con el lector biométrico “Suprema” ó “Digital Persona”,

Módulo de Módulo de Módulo de Módulo de Control de PersonalControl de PersonalControl de PersonalControl de Personal

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BKCR SOLUCIÓN ADMINISTRATIVA

PARA SU EMPRESA MÓDULO DE CONTROL DE PERSONAL

MANUAL DEL USUARIO

BOGOTA


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INGRESAR AL PROGRAMA Para ingresar al programa debe buscar el icono de la consola del programa el cual se llama CONSOLA BKCR o BKCRPRO.

El anterior icono se localiza en el menú de inicio o en el escritorio de trabajo para acceder al programa y al módulo. Windows Xp:

Windows XP y 7:

Haciendo clic en el icono de inicio se ubica en la carpeta BKCR y allí se encuentra el icono de la CONSOLA BKCR para acceder al modulo de CONTROL DE PERSONAL o solo aparece el acceso directo de la CONSOLA BKCR. Una vez localizado el icono del programa se oprime ENTER o doble clic, si es con el mouse, y se abre la pantalla donde se digita la empresa (si la pregunta) con la que se empieza a trabajar. El programa por defecto siempre arroja en pantalla la


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empresa “01”, en tal caso y de no cambiar la compañía, ubicar el botón de CONTROL DE PERSONAL dando clic directamente, si es con el mouse o ratón o también lo puede ubicar con las flechas de desplazamiento del teclado y luego oprimir ENTER para entrar al modulo y luego sale una pantalla donde debe ubicar el usuario con el cual va acceder al modulo y luego debe digitar la clave del usuario para entrar al programa.

PANTALLA DE LA CONSOLA BKCR


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PANTALLA DE USUARIO En esta pantalla se selecciona el usuario que desea entrar al programa. Digite la letra o número inicial como este creado el usuario o selecciónelo desplegando la

persiana que aparece en pantalla con el puntero o selecciónelo con las flechas del teclado oprimiendo hacia arriba “ ” o hacia abajo “ ” hasta que aparezca el usuario que va a ingresar al sistema, una vez seleccionado el usuario se confirma oprimiendo la tecla ENTER y a continuación se digita la clave personal, sin la cual no podrá continuar y se confirma oprimiendo la tecla ENTER o clic en “Aceptar”. El botón que dice “Salir/ESC” permite salir de esta ventana y regresar a la consola bkcr. Aquí se selecciona el código de usuario Aquí se despliega con el puntero para

seleccionar el usuario

Aquí se digita la clave Aquí se confirma la clave Aquí se activa lector

de huellas NO OLVIDE ACTIVAR LAS TECLAS Caps. Lock o Bloq Mayus Y Núm. Lock o Bloq Núm. de su teclado.


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Cuando se ha registrado una huella para el usuario, puede hacer click directamente en la opción leer huella, el sistema desplegara la pantalla de lectura, para que el usuario coloque la huella en lector y de esta forma pueda ingresar al modulo o también se puede dejar parametrizado que al entrar al modulo pida la huella automáticamente.


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DESBLOQUEAR USUARIO Se presentan casos en que el programa puede bloquear un usuario si se sale incorrectamente del sistema como apagar el equipo sin salir del módulo o si se va la luz o si se bloquea totalmente el programa y se desbloquea oprimiendo las teclas CTRL + ALT + SUPR o DEL o CTRL + SHIFT + ESC para finalizar tarea. Para desbloquear usuarios, seleccione el usuario con el cual estaba trabajando luego oprima enter, luego aparece una ventana que dice: eell uussuuaarriioo eessttáá ttrraabbaajjaannddoo eenn oottrraa TTeerrmmiinnaall ddee llaa rreedd.. NNoommbbrree:: ssaallee eell nnoommbbrree ddeell eeqquuiippoo,, eell nnoommbbrree ddeell uussuuaarriioo qquuee eessttáá bbllooqquueeaaddoo,, llaa ffeecchhaa yy llaa hhoorraa.. NNoo ppuueeddee ttrraabbaajjaarr eenn ddooss tteerrmmiinnaalleess aall ttiieemmppoo.. DDeesseeaa ddeessbbllooqquueeaarrlloo.. Confirme si desea desbloquearlo SSII o NNOO y entre al módulo como se explico anteriormente y entrar a la opción 55..EESSPPEECCIIAALL después a la opción 4. IINNDDEEXXAARR archivos (para indexar archivos deben salir de todos los módulos totalmente para hacer este proceso).


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Despues de haber seleccionado el usuario y digitado la clave o de pasar la huella del usuario sale automáticamente la opción de registro diario de ingreso y salida del personal, oprima esc o cancelar y luego otra vez esc o salir para entrar al menú principal.

DESPLAZAMIENTO O NAVEGACIÓN EN EL PROGRAMA Existen tres formas para desplazarse en el programa en sus diferentes opciones y menús, a continuación vamos a relacionar cada una de ellas: a. Con el Mouse haciendo clic en cada uno de los menús u opciones. b. Con las teclas de las flechas del teclado “ , , , ” y luego oprimir ENTER. c. Tecleando cada una de las letras o números subrayados, ejemplo: A o 1.

NÚMEROS Y LETRAS SUBRAYADAS


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MENU PRINCIPAL

NOTA: LA TECLA F2 ES CONSULTA. En la pantalla que se observa arriba están las diferentes opciones del menú principal, donde cada una de ellas tiene a su vez opciones que cumplen funciones especificas. A continuación se describirá y detallará cada una de las diferentes opciones del menú principal. Como ya se explicó en el capitulo anterior, la mejor forma para desplazarse en el aplicativo es digitando o tecleando el número o letra que identifica cada opción; Por tal razón para guiarse mejor en el programa cada una de las opciones están identificadas con números.

Ejemplo: para dirigirse a registrar tiempos se debe desplazar a la opción 2+-2-1; el 2 corresponde a MOVIMIENTO y el 1 a REGISTRO DIARIO DE TIEMPOS.

En esta pantalla se encuentra en la parte superior, la fecha, la hora de ingreso, el nombre de la compañía, el nit de la compañía que se está trabajando; También los


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números telefónicos de soporte y finalmente en la parte inferior, el mes y el año actual de trabajo.

OPCION 1. TABLAS

OPCION 1.1 PERSONAL Esta opción permite adicionar, modificar, borrar a cada una de las personas que harán parte del registro del control de personal ADICIONAR O CREAR Con esta opción se adiciona o se crea el personal que labore en la empresa; para ello deberá digitar un código (cedula), EAN (opcional mismo número de cedula), nombre, seleccione el turno de trabajo si le corresponde o indique ninguno, luego de click en grabar Después de grabar la información básica y si tiene una cámara instalada puede tomar una foto del empleado y adicionalmente al contar con el lector biométrico “Suprema” ó “Digital Persona”, podrá registrar la huella para facilitar el proceso de ingreso o salida.


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Para registrar una huella haga click en el icono registra, enseguida se desplegara una pantalla en la cual podrá hacer la captura de la huella, verificarla y finalmente guardarla

Para verificar que la huella registrada y guardada ha quedado asignada al usuario correcto, haga click en el icono leer huella, al realizar este proceso el sistema traerá la información del empleado registrado.


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Al hacer click en tomar foto se desplegara una pantalla que activara la webcam que tenga instalada y le permitira tomar una foto del empleado que posteriormente podra guardar y visualizar al momento de modificar los datos o hacer el registro del personal

MODIFICAR DATOS Con esta opción se pueden modificar la mayoría de datos, menos el código del mismo, puede traer la información digitando o consultando con la tecla F2 el nombre o código del empleado; si lo prefiere también dando click en LEER HUELLA


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BORRAR O ELIMINAR Con esta opción se borra un empleado ya creado, puede traer la información digitando o consultando con la tecla F2 el nombre o código del empleado; si lo prefiere también dando click en LEER HUELLA OPCION 1.2 USUARIOS AUTORIZADOS Esta opción se utiliza para crear, modificar, borrar y asignar permisos a los usuarios que van a utilizar el modulo.

OPCION 1.2.1 ADICIONAR O CREAR Con esta opción se adiciona un usuario. Digite el código del usuario supervisor o administrador ya creado en el sistema (tres dígitos), digite la clave que tenga asignada y luego oprima enter, luego digite el código de usuario a crear o las


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iniciales del usuario a crear (3 dígitos), digite el nombre del usuario (30 caracteres) y luego oprima enter, active o desactive si el usuario que esta creando tiene perfil de cajero para que el sistema automáticamente asigne permisos de cajero al usuario y lo cree como cajero, luego digite la clave (máximo 5 dígitos) y confirme nuevamente la clave, por último confirme si desea grabar o cancelar. Enseguida podrá registrar la huella para este usuario nuevo dando click en registra y siguiendo los pasos de la misma forma que al registrar la huella del personal Después de creado el nuevo usuario tiene que asignarle permisos a las opciones que desea que este maneje por la opción 1.2.5. Asignar permisos. Para salir de aplicación oprima ESC o el botón cancelar.

OPCION 1.2.2 MODIFICAR DATOS Con esta opción se puede modificar el nombre y la clave de un usuario ya creado excepto el código, puede también modificar o borrar la huella registrada. Puede traer los datos del usuario con la opción leer huella o digitar el código del usuario autorizado (3 dígitos) y la clave (5 dígitos), digite el código del usuario a modificar (3 dígitos) o consúltelo con F2, modifique los datos y por ultimo confirme si desea GRABAR o CANCELAR. Oprima “ESC” o el botón cancelar para salir de la opción. OPCION 1.2.3 BORRAR O ELIMINAR Con esta opción se puede borrar un usuario ya creado que no tendrá más acceso al modulo. Lea la huella desde el icono leer huella o digite el código del usuario supervisor (3 dígitos) y luego la clave, oprima enter. A continuación digite el código


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del usuario a borrar o consúltelo con F2, luego confirme si desea BORRAR o CANCELAR. No es necesario saberse la clave del usuario para poderlo eliminar. OPCION 1.2.4 IMPRIMIR CARTILLA Con esta opción se puede imprimir la cartilla de los usuarios. Si desea imprimir el listado por pantalla oprima el botón ver por pantalla y luego el botón imprimir.

OPCION 1.2.5 ASIGNAR PERMISOS Con esta opción se le asigna la entrada a cada opción de control de personal a un usuario. Digite el código de usuario a asignar permisos (3 dígitos) o consúltelo con F2 o en la parte derecha salen los usuarios que están creados en el sistema. Si el

usuario a asignar tiene entradas a todas las opciones active el campo dando clic con el puntero del ratón o Mouse u oprimiendo la barra espaciadora del teclado cuando le pregunte que si tiene permiso de supervisor y/o administrador, , para salir de la pantalla oprima “ESC” o el botón cancelar o de lo contrario no active nada y elija las opciones a las que tendrá acceso tecleando con enter o tecleando con la

barra espaciadora o dando clic con el puntero del ratón o Mouse para o la opción en la columna que dice S/N (si o no), por último confirme si desea GRABAR LOS PERMISOS o CANCELAR. Si desea consultar otros usuarios oprima el botón que dice CONSULTAR, si desea imprimir los usuarios que están creados en sistema oprima el botón que dice IMPRIMIR.


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Cuando se da acceso a alguna opción se debe iniciar por dar acceso al menú donde se encuentra agrupado, por ejemplo, si se da permiso para imprimir un informe, se debe asignar permiso inicialmente a la opción “3. Informes” del menú principal y luego active las opciones de ese menú. NNOOTTAA:: EENN EELL SSIISSTTEEMMAA HHAAYY OOPPCCIIOONNEESS QQUUEE DDEE PPRROONNTTOO AALL MMOOMMEENNTTOO DDEE EENNTTRRAARR LLEE VVAA DDEECCIIRR EELL SSIISSTTEEMMAA QQUUEE NNOO TTIIEENNEE PPEERRMMIISSOO AAUUNNQQUUEE HHAAYYAA LLAA OOPPCCIIÓÓNN QQUUEE DDIICCEE:: TTIIEENNEE PPEERRMMIISSOOSS DDEE SSUUPPEERRVVIISSOORR,, SSII PPAASSAA EESSOO SSIIMMPPLLEEMMEENNTTEE VVUUEELLVVAA AA EENNTTRRAARR AA EESSTTAA OOPPCCIIÓÓNN DDIIGGIITTEE SSUU UUSSUUAARRIIOO YY VVUUEELLVVAA AA AACCTTIIVVAARR PPEERRMMIISSOOSS DDEE SSUUPPEERRVVIISSOORR OO AADDMMIINNIISSTTRRAADDOORR PPAARRAA QQUUEE AACCTTUUAALLIICCEE LLAA OOPPCCIIÓÓNN QQUUEE QQUUIIEERREE EENNTTRRAARR PPEERROO SSII EESS SSUUPPEERRVVIISSOORR,, PPEERROO SSII EESS UUSSUUAARRIIOO LLIIMMIITTAADDOO BBUUSSCCAARR EENN LLAA TTAABBLLAA QQUUEE AAPPAARREECCEE EENN PPAANNTTAALLLLAA LLAA OOPPCCIIÓÓNN QQUUEE DDEESSEEAA IINNGGRREESSAARR AACCTTIIVVEELLOO YY PPOORR ÚÚLLTTIIMMOO GGRRAABBAARR PPEERRMMIISSOOSS..

OPCION 1.2.6 LISTADO DE ERRORES Esta opción permite imprimir un listado de los errores que vote el sistema o generados por los usuarios por diversos motivos, como mala operación del mismo, mal uso o avisos de error o advertencias.


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OPCION 1.2.7 LISTADO DE AUDITORIA Este listado permite obtener información de los diferentes menús u opciones que ha tenido acceso un usuario en un rango de tiempo determinado, llamado registro de huella, en este informe se verifica si algún usuario intento ingresar a alguna opción que no tenía permiso. Digite la fecha inicial y fecha final en formato día/mes/año, digite código usuario inicial y final (3 dígitos) o consúltelo con F2 o si desea verificarlos todos digite 2 asteriscos (**), digite la opción que desea hacer auditoria digitando el número de la opción ejemplo: la opción 2. Movimiento y la opción 1. Registro diario de tiempos, se debe digitar 2-1 o si desea ver todas las opciones deje el campo opción en blanco, confirme si desea imprimir o cancelar.

OPCION 1.2.8 MODIFICAR CLAVE UNIVERSAL Esta opción es de uso exclusivo de los Ingenieros de soporte o del supervisor del programa, si necesita saber cómo se maneja esta opción debe preguntar al Ingeniero de soporte. OPCION 1.3 TURNOS Esta opción se utiliza para adicionar, modificar, borrar las diferentes opciones de turnos que se requieran controlar para los empleados que laboren en la compañía, seleccione adicionar para crear un nuevo código de Turno (2 dígitos), indique el nombre del turno y luego de acuerdo a los horarios que tenga establecidos, para ingreso, salida, descansos y/o almuerzos indique las horas respectivas, finalmente de click en grabar.


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OPCIÓN 2. MOVIMIENTO

OPCION 2.1 REGISTRO DIARIO DE TIEMPOS Con esta opción se registran diariamente las entradas y salidas del personal, para ello tiene dos opciones; la primera si no cuenta con el lector de huellas, digita en el


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campo EAN, el número de cedula del empleado, en ese momento el sistema registrara la hora de ingreso o de salida según corresponda.

La segunda se realiza automaticamente con el lector biométrico, para tal fin el empleado solo debe colocar el dedo sobre el lector biómetrico y el sistema automaticamente generara el registro tanto de ingreso o de salida


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OPCION 2.2 IMPRIMIR MOVIMIENTO DIARIO Con esta opción se pueden generar los reportes por fecha o por cedula de los tiempos laborados para cada un de los trabajadores, y al mismo tiempo se puede hacer la liquidación de tiempo por horas, y/o generar el archivo en un documento de Excel.


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Si la opción escogida para generar el informe es por cedula, digite el número requerido o si desea de todos los empleados, en el campo persona inicial digite “0” y en el campo final “z”


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El archivo de Excel, queda guardado en la ruta c:\bkcr\controlp\enviar\Personal_16082012.xls

Esta fecha cambia de acuerdo al día que se genere el informe. Ejemplo del informe generado en Excel.

OPCION 2.3 REPORTE DIARIO LLEGADAS TARDE Con esta opción se pueden generar los reportes por fecha o por cedula de los empleados que han llegado tarde de acuerdo a la hora de entrada indicada en la opción 5-5 parámetros de la aplicación tanto de lunes a viernes como para los días sábados; de la misma forma que los informes del punto anterior, también puede marcar las opciones para que liquide tiempos por horas y genere el archivo en Excel.


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Indica el tiempo en horas y minutos de retardo

OPCION 2.4 REPORTE DIARIO DE RETARDOS POR PUNTO Con esta opción se pueden generar los reportes por fecha o cedula de los empleados que han llegado tarde de acuerdo a los turnos que tengan registrados; si escogió el informe por fecha seleccione el turno inicial y turno final que requiera, si escogió el informe por cédula puede digitar el documento del empleado y/o leer la huella si tiene activado el lector. De la misma forma que los informes del punto anterior, también puede marcar las opciones para que liquide tiempos por horas y genere el archivo en Excel.


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OPCIÓN 4. CONSULTAS


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OPCIÓN 4.1 CONSULTAS – SQL Esta opción es de uso de exclusivo de los técnicos de soporte de bkcr, si desea utilizar esta opción pida ayuda a los técnicos de soporte de bkcr. OPCIÓN 4.2 USUARIOS BKCR Esta opción se utiliza para consultar los usuarios que están trabajando en el módulo de control de personal y en los demás módulos. Para salir de esta opción oprima la tecla esc o el botón terminar.

OPCIÓN 5. ESPECIAL En este menú se hacen procesos especiales como sacar copias de seguridad en disco duro y otro medio magnético, hacer cierres mensuales y anuales, restauración de copias, se indexan archivos, etc.

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OPCIÓN 5.1 COPIAR MOVIMIENTO DEL MES Esta opción se utiliza para sacar copias de seguridad de los archivos que utiliza el modulo en disco duro, memoria, disco duro externo u otro medio de transporte magnético. Si desea sacar la copia, debe elegir en que unidad va a sacar la copia ya sea en C: u OTRO y luego confirme si desea SACAR COPIA o CANCELAR, si selecciono el botón otro aparece una ventana donde debe seleccionar el otro tipo de disco donde va a sacar la copia oprimiendo una pestaña donde dice “guardar en” para que se despliegue y seleccione el otro tipo de disco donde va a sacar la copia y después de seleccionado oprima el botón guardar y luego sale en pantalla la ruta donde sacara la copia y luego oprima el botón sacar copia después de que termina de sacar la copia el sistema bota un menú emergente que dice “archivos comprimidos: 55 !!! El proceso termino exitosamente!!!” luego oprima aceptar. El sistema por defecto esta parametrizado que pida sacar copia de seguridad cada 5 días.


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La copia de seguridad que genera el sistema es un archivo comprimido que lo nombra de la siguiente manera como ejemplo: “CPR0812.ZIP” CPR: significa control de personal, esto lo nombra así para identificar de que modulo pertenece la copia. 08: el mes actual de trabajo. 12: el año actual de trabajo. OPCIÓN 5.2 UTILIDADES Con esta opción se puede hacer consulta sobre el código ASCII, ver archivos de un directorio, ejecutar un programa, etc., si desea utilizar esta opción pida ayuda a los técnicos de soporte de bkcr.

OPCIÓN 5.3 RECUPERAR MOVIMIENTOS Esta opción se utiliza para recuperar las copias de seguridad que se generan por la opción 5.1.copiar movimiento del mes, cuando estos se han dañado o se quiere recuperar el movimiento de un mes o año anterior. Antes de recuperar asegúrese de haber tomado copia de seguridad del mes que está trabajando, ya que el movimiento que usted recupere, reemplaza la información actual. Verifique que nadie esté trabajando en el modulo. Digite el mes que desea recuperar y luego el digite el año a recuperar con los cuatro dígitos, luego elija la unidad por el cual va a recuperar la copia ya sea en C: u OTRO, luego confirme si RESTAURAR o CANCELAR, si selecciono el botón otro aparece una ventana donde debe buscar la copia a recuperar oprimiendo una pestaña donde dice “buscar en” para que se despliegue y seleccione el otro tipo de disco donde se saco la copia de seguridad y después de encontrar la copia y de seleccionar la copia (tal cual como se genero por


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la opción 5.1.copiar movimientos del mes), luego oprima el botón aceptar y luego sale en pantalla la ruta donde va a recuperar la copia, luego active el parámetro que dice actualiza estructuras dando clic con el puntero (si es necesario), después de que termina de recuperar la copia el sistema bota un menú emergente que dice “!!! Felicitaciones el proceso termino exitosamente!”, luego oprima aceptar, este menú solo sale si activo el parámetro que dice actualiza estructuras, al terminar verifique que haya quedado en el mes de trabajo que recupero. En la parte inferior hay un parámetro que dice actualizar estructuras, esta opción solo se activa si la copia seguridad que se está recuperando es de una versión del programa anterior al año 2010 o si después de recuperar genera errores de variables vuelva a recuperar la copia activando este parámetro. NNOOTTAA:: SSii uusstteedd rreeccuuppeerraa ccoonn uussuuaarriiooss ttrraabbaajjaannddoo eenn eessttooss mmóódduullooss ddaaññaarraa llooss rreeggiissttrrooss qquuee ssee eessttáánn pprroocceessaannddoo eenn eessee mmoommeennttoo yy ttooddooss llooss uussuuaarriiooss qquueeddaarraann bbllooqquueeaaddooss..


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OPCIÓN 5.4 INDEXAR ARCHIVOS Esta opción se utiliza para que reorganice la información y depure los archivos del módulo por si algún bloqueo o reinicio forzado del sistema o del equipo, es conveniente correrla por lo menos una vez a la semana. Este es un proceso exclusivo y por lo tanto debe verificar que nadie esté trabajando en el modulo. Esta opción también se debe correr cuando el sistema no se ha cerrado correctamente o por algún error el programa se cierra mal, se ingresa nuevamente desbloqueando el usuario que estaba trabajando y se indexan los archivos primero, antes de hacer cualquier proceso o seguir trabajando en el modulo.

OPCIÓN 5.5 PARAMETROS DE LA APLICACION Con esta opción se registran y/o se modifican los parámetros de la aplicación para un buen funcionamiento del módulo, para utilizar esta opción solicite ayuda al técnico de soporte bkcr. OPCIÓN 5.6 INICIALIZAR MÓDULO Con esta opción se borran todos los registros del personal. Digite la clave para inicializar que le haya asignado el técnico del sistema o ingeniero, luego con la barra espaciadora o con el ratón active la opción borra archivo de personal, luego confirme INICIALIZAR O CANCELAR. NNOOTTAA:: SSii vvaa aa uuttiilliizzaarr eessttaa ooppcciióónn qquueeddaa bbaajjoo llaa rreessppoonnssaabbiilliiddaadd ddeell uussuuaarriioo..


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OPCIÓN 5.7 EJECUTAR COMANDOS DEL SISTEMA OPERATIVO Esta opción es de uso de exclusivo de los técnicos de soporte de bkcr, si desea utilizar esta opción pida ayuda a los técnicos de soporte de bkcr.

OPCION SALIR Esta opción se utiliza para salir del módulo de facturación. Si lo oprime el módulo le pregunta si está seguro de salir del módulo confirme SI o NO.


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CUALQUIER INQUIETUD O MODIFICACIÓN POR FAVOR ESCRIBANOS AL SIGUIENTE CORREO O E-MAIL:

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O CONSULTE NUESTRA PÁGINA:

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