BO-CYC-PR-09-01 Licitación y Adjudicación de Contratos

Tipo de normativa: PROCEDIMIENTO

mbito de aplicacin: BOLIVIA

Propietario: COMPRAS Y CONTRATOS

Cdigo: BO-CYC-PR-09-01 Revisin: 01 Ttulo: LICITACION Y ADJUDICACION DE CONTRATOS Pgina 1 de 14

CARLOS MATUS LUIS GARCIA 25 05 09

Validacin Aprobacin Validacin Aprobacin D M A D E&P ABB DGU Fecha

SI ESTE DOCUMENTO EST IMPRESO, ES UNA COPIA NO CONTROLADA

I. OBJETO

Lograr el cumplimiento de los contratos de operacin en lo relativo a la gestin de las

compras y contrataciones de cualquier bien o servicio, conforme a lo previsto en sus

clusulas 16.1 y 16.2., con la finalidad de evitar incumplimientos contractuales frente a YPFB

y posteriores observaciones en el proceso de aprobacin de los costos recuperables de cada

contrato.

Lograr el cumplimiento de los contratos de operacin con los distintos socios de cada Joint

Operation Agreement (JOA).

II. MBITO DE APLICACIN

Aplica a todas las contrataciones y/o compras de bienes y servicios que realice Repsol YPF

Bolivia S.A. y sus afiliadas.

III. NORMATIVA SUPERIOR DE REFERENCIA

Los contratos de operacin suscritos con YPFB y los socios de cada JOA sujeto a las

siguientes Normas:

177-NO301MG Gestin de Proveedores 045-NO301MG Funcin de Compras y Contrataciones de Repsol YPF 046-NO301MG Gestin de Compras y Contrataciones. 047-NO301MG Condiciones Generales de Compra y Contratacin Estrategias de Adjudicacin y Liberacin

IV. NORMATIVA DEROGADA

Ninguna

V. VIGENCIA

Esta normativa entrar en vigor el 5 da laborable posterior a la fecha de aprobacin.

VI. DISPOSICIONES GENERALES O TRANSITORIAS

Las directrices y criterios emitidos en revisiones anteriores a esta normativa y los referidos en








cualquier otra normativa al respecto en este mbito de aplicacin, quedan totalmente

sustituidos a partir de la vigencia de la presente.

VII. NDICE

1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

2. CONSIDERACIONES PREVIAS

3. RESPONSABILIDADES

4. FASES DEL PROCESO

4.1. PROCEDIMIENTO A

4.2. PROCEDIMIENTO B

4.3. PROCEDIMIENTO C

4.4. CONTRATACIN DE EMPRESAS AFILIADAS

5. CONSIDERACIONES FINALES

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7. ANEXOS

8. REGISTROS

VIII. CONTENIDO

1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

1.1. DEFINICIONES

Contrato de Operacin Es el contrato firmado entre Repsol YPF E&P Bolivia S.A. y Yacimientos Petrolferos Fiscales Bolivianos para las operaciones petroleras en Bolivia

Clientes Internos o Gerencia Usuaria

Las distintas gerencias o reas de la compaa que solicitan la contratacin o compra de un bien o servicio.








Contrato de Riesgo Compartido para Operaciones

Es el contrato firmado entre Repsol YPF E&P Bolivia S.A. (en su calidad de operador) y los diferentes socios de un JOA.

e- firmas Aplicacin informtica para aprobacin de Actas de Adjudicacin.

1.2. ABREVIATURAS

CO Contratos de Operacin

GOC

GCC

Gerencia de Operaciones Comerciales

Gerencia de Compras y Contratos

JOA

YPFB

Joint Operation Agreement

Yacimientos Petrolferos Fiscales Bolivianos

2. CONSIDERACIONES PREVIAS

A partir de la entrada en vigencia de los Contratos de Operacin en fecha 02 de mayo de

2007 suscritos con el Estado Boliviano, para las actividades de Exploracin y Explotacin de

hidrocarburos, se acuerdan nuevas obligaciones para los Titulares y surge la necesidad de

establecer procedimientos internos.

Dentro de las obligaciones que el CO establece para los Titulares, se encuentra la necesidad

de seguir el procedimiento y cumplir con las formalidades que se encuentran previstas en las

clusulas 16.1 y 16.2 de los CO, para la gestin de compras y/o contratacin de cualquier

bien o servicio.

De acuerdo a las mencionadas clusulas, existen tres procedimientos aplicables

discriminados por el monto previsto para cada contratacin o compra, conforme al siguiente

detalle:

Procedimiento A: Inferior a $us. 350.000; Procedimiento B: entre $us. 350.000 y $us.4.000.000; Procedimiento C: Superior a $us. 4.000.000.

Para cualquier compra y/o contratacin que involucre a las empresas que conforman el Titular

o a sus empresas afiliadas, es imprescindible que se obtenga la autorizacin previa de YPFB,

sin perjuicio del cumplimiento de las formalidades que correspondan en funcin del monto

previsto de la contratacin.








A partir de la firma de cada JOA, se requiere hacer mayor nfasis en el cumplimiento de las

obligaciones del operador en materia de adquisiciones de bienes y servicios, con lo cual

surge la necesidad de establecer procedimientos internos.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. GERENCIA DE COMPRAS Y CONTRATOS

Gerente de Compras y Contratos: Dirigir y supervisar el proceso de compras y contrataciones de cualquier bien o servicio, coordinando cuando corresponda con el

cliente interno.

Responsabilidades de la Gerencia: Gestionar todo el proceso de compras y contrataciones de cualquier bien o servicio, atendiendo las necesidades del cliente

interno, cumpliendo con la normativa corporativa aplicable y, segn proceda de

acuerdo al monto estimado de la compra o contratacin, cumplir con las formalidades

previstas en los JOAs con Socios y ante YPFB.

Una vez concluida la gestin interna de compra o contratacin de cualquier bien o

servicio y una vez realizada las comunicaciones que correspondan a YPFB, elaborar

carta de adjudicacin al proveedor, el contrato respectivo y proceder con su creacin

en SAP.

3.2. GERENCIA DE OPERACIONES COMERCIALES

Enviar las comunicaciones solicitadas por GCC a YPFB en tiempo y forma.

Entregar a la gerencia usuaria copia electrnica de la nota enviada a YPFB y socios (si corresponde) con los respectivos sellos de recepcin como constancia de

entrega.

3.3. GERENCIA USUARIA

Una vez detectada la necesidad, elaborar las especificaciones tcnicas y la matriz de ponderacin, realizando la solicitud formal a la GCC para el inicio del proceso,

cargando la correspondiente Solicitud de Pedido en SAP.

Cuando el proceso est en curso, atender las consultas que GCC hubieran recibido








de los proveedores, y realizar la evaluacin tcnica de las propuestas.

Gestionar las aprobaciones que correspondan de acuerdo a la normativa corporativa aplicable.

3.4. YPFB

Recibir las comunicaciones que son exigidas en cada caso al Titular y, dependiendo del tipo de procedimiento de que se trate conforme al detalle que ms adelante se

indica, podr observar las listas de compaas a ser invitadas en cada proceso

licitatorio (incluyendo o eliminando en forma justificada alguna).

Aprobar la eleccin de la compaa seleccionada dentro del proceso licitatorio, o disponer la realizacin de un nuevo proceso licitatorio.

3.5 SOCIOS Recibir las comunicaciones que son exigidas en cada caso al Operador y,

dependiendo del tipo de procedimiento de que se trate conforme al detalle que ms

adelante se indica, podr observar las listas de compaas a ser invitadas en cada

proceso licitatorio (incluyendo o eliminando en forma justificada alguna), aprobar la

eleccin de la compaa seleccionada dentro del proceso licitatorio.

4. FASES DEL PROCESO DE LOS CO CON YPFB

4.1. PROCEDIMIENTO A

Este procedimiento aplica para el caso de cualquier compra o contratacin de bienes o servicios, cuyo monto sea inferior a USD. 350,000.

4.1.1 Una vez que la Gerencia usuaria de los bienes o servicios detecta la necesidad de la compra o contratacin, sta debe elaborar las especificaciones tcnicas y la respectiva matriz de ponderacin, procediendo luego con el envo de una comunicacin interna de solicitud, al responsable de la gestin de la GCC La (Solpe) al SAP.

Esta comunicacin deber ser realizada tan pronto como se hubiera detectado la necesidad especfica y con por lo menos 30 das de anticipacin a la fecha en que el servicio o el bien fuera a ser requerido o, en su caso, con 30 das de anticipacin a la








fecha de finalizacin del contrato vigente que se pretende renovar.

4.1.2 El responsable de la gestin de la GCC proceder con la compilacin, revisin y correccin de la respectiva informacin, solicitando las aclaraciones que en su caso correspondan y emitiendo el Pliego de especificaciones, dentro de los siguientes dos a siete das hbiles de recibida la solicitud (en funcin de la complejidad del Pliego).

4.1.3 Dentro de los siguientes dos a siete das hbiles, el responsable de la gestin de la GCC dar inicio al proceso licitatorio, enviando a los proveedores que hayan sido seleccionados una solicitud de cotizacin electrnica.

En caso que existan consultas o solicitudes de aclaracin de los proveedores invitados, el responsable de la gestin de la GCC, atender las mismas en coordinacin con la gerencia usuaria, remitiendo las aclaraciones que correspondan a todos los participantes del proceso licitatorio mediante correo electrnico. El tiempo estimado del proceso licitatorio es de una o dos semanas, la .gerencia usuaria debe proceder asimismo con el ingreso de la Solicitud de Pedido

4.1.4 Una vez realizada la evaluacin tcnico-econmica y aprobada la propuesta de adjudicacin a travs de la Aplicacin e-firmas, el responsable de la gestin de la GCC, proceder a comunicar formalmente al proponente seleccionado la adjudicacin de la licitacin (Carta de Adjudicacin).

El proceso de aprobacin de la propuesta de adjudicacin en la Aplicacin e-firmas se realiza en un plazo estimado de dos das hbiles.

4.1.5 Concluida la gestin y obtenidas las aprobaciones que correspondan, se procede con la elaboracin, firma del contrato respectivo y creacin en SAP.

4.1.6 Envo nmero de documento SAP y del contrato y/o Orden de Compra o Servicio escaneado a la Gerencia Usuaria.

4.2. PROCEDIMIENTO B

Este procedimiento aplica para el caso de cualquier compra o contratacin de bienes o servicios, cuyo monto estimado se encuentre entre USD. 350.000 y USD 4.000.000.

4.2.1 Una vez que la Gerencia usuaria de los bienes o servicios detecta la necesidad de la compra o contratacin, sta debe elaborar las especificaciones tcnicas y la respectiva matriz de ponderacin, procediendo luego con el envo de una comunicacin interna de solicitud, al responsable de la gestin de la GCC La gerencia usuaria debe proceder asimismo con el ingreso de la Solicitud de Pedido (Solpe) al SAP.

Esta comunicacin deber ser realizada tan pronto como se hubiera detectado la








necesidad especfica y con por lo menos cuarenta y cinco das de anticipacin a la fecha en que el servicio o el bien fuera a ser requerido o, en su caso, con cuarenta y cinco das de anticipacin a la fecha de finalizacin del contrato vigente que se pretende renovar.

4.2.2 Si el proyecto no tiene Socios pasa al punto 4.2.3. Si el proyecto tiene Socios se debe cumplir lo establecido en el artculo 6.5 (o el que corresponda) de cada uno de los acuerdos de operacin conjunta (JOA) vigentes, respetando los montos establecidos en cada caso particular.

4.2.3 Luego de realizadas la comunicaciones a Socios, se comunica a YPFB el nombre de las compaas que se pretende invitar al proceso licitatorio, quien dentro del plazo de 14 (catorce) das calendario (contados a partir de la fecha de recepcin de la carta) podr solicitar la inclusin de los proveedores que estime convenientes o, en su caso y en forma justificada, la eliminacin de determinado proveedor.

En caso que no exista respuesta de YPFB dentro del plazo antes mencionado, y con la finalidad de evitar observaciones posteriores, el primer da hbil siguiente al vencimiento del mismo se proceder a enviar una segunda comunicacin indicando que ante la ausencia de un pronunciamiento y habiendo transcurrido el plazo establecido al efecto, la compaa continuar con el proceso licitatorio.

Estas comunicaciones a YPFB se realizan mediante cartas que son elaboradas y enviadas por la Gerencia de Operaciones Comerciales, a solicitud del responsable de la gestin de la GCC.

4.3.1 Una vez transcurridos los 14 (catorce) das calendario, mencionados en el numeral precedente, el responsable de la gestin de la GCC proceder con la compilacin, revisin y correccin de la respectiva informacin, solicitando a la Gerencia Usuaria las aclaraciones que en su caso correspondan para emitir finalmente el Pliego de Especificaciones.

4.2.4 Dentro de los siguientes 14 (catorce) a 20 (veinte) das hbiles, el responsable de la gestin de la GCC dar inicio al proceso licitatorio, enviando a los proveedores que hayan sido seleccionados una solicitud de cotizacin electrnica.

En caso existan consultas o solicitudes de aclaracin de los proveedores invitados, el responsable de la gestin de la GCC, atender las mismas en coordinacin con la gerencia usuaria, remitiendo las aclaraciones que correspondan a todos los participantes del proceso licitatorio mediante correo electrnico. El tiempo estimado del proceso licitatorio es de dos semanas.

4.2.5 Una vez realizada la evaluacin econmica o tcnico-econmica y aprobada la propuesta de adjudicacin a travs de la Aplicacin e-firmas, el responsable de la gestin de la GCC, proceder a comunicar formalmente al proponente seleccionado








la adjudicacin de la licitacin mediante la emisin de Carta de Adjudicacin.

El proceso de aprobacin de la propuesta de adjudicacin en la Aplicacin e-firmas se realiza en un plazo estimado de siete das hbiles.

4.2.6 Concluida la gestin y obtenidas las aprobaciones que correspondan, se procede con la elaboracin y firma del contrato respectivo.

4.2.7 Se comunica a YPFB el nombre de la compaa adjudicataria y se remite una copia del contrato suscrito con la misma.

Esta comunicacin a YPFB se realiza mediante una carta que es elaborada por el responsable de gestin de la GCC, y enviada por la Gerencia de Operaciones Comerciales.

4.3. PROCEDIMIENTO C

Este procedimiento aplica para el caso de cualquier compra o contratacin de bienes o servicios, cuyo monto estimado sea mayor a USD 4.000.000.

4.3.2 Una vez que la Gerencia usuaria de los bienes o servicios detecta la necesidad de la compra o contratacin, sta debe elaborar las especificaciones tcnicas y la respectiva matriz de ponderacin, procediendo luego con el envo de una comunicacin interna de solicitud, al responsable de la gestin de GCC. La gerencia usuaria debe proceder asimismo con el ingreso de la Solicitud de Pedido (Solpe) al SAP.

Esta comunicacin deber ser realizada tan pronto como se hubiera detectado la necesidad especfica y con por lo menos 60 (sesenta) das calendario de anticipacin a la fecha en que el servicio o el bien fuera a ser requerido o, en su caso, con 60 (sesenta) das calendario de anticipacin a la fecha de finalizacin del contrato vigente que se pretende renovar.

4.3.3 Si el proyecto no tiene Socios pasa al punto 4.3.3. Si el proyecto tiene Socios se debe cumplir lo establecido en el artculo 6.5 (o el que corresponda) de cada uno de los acuerdos de operacin conjunta (JOA) vigentes, respetando los montos establecidos en cada caso particular.

4.3.4 Luego de realizadas la comunicaciones a Socios, se comunica a YPFB el nombre de las compaas que se pretende invitar al proceso licitatorio, quien dentro del plazo de 14 (catorce) das calendario (contados a partir de la fecha de recepcin de la carta) podr solicitar la inclusin de los proveedores que estime convenientes o, en su caso








y en forma justificada, la eliminacin de determinado proveedor.

En caso no exista respuesta de YPFB dentro del plazo antes mencionado y con la finalidad de evitar observaciones posteriores, el primer da hbil siguiente al vencimiento del mismo, se proceder a enviar una segunda comunicacin indicando que ante la ausencia de un pronunciamiento y habiendo transcurrido el plazo establecido al efecto, la compaa continuar con el proceso licitatorio.

Estas comunicaciones a YPFB se realizan mediante cartas que son elaboradas por el responsable de la gestin de GCC y enviadas por la Gerencia de Operaciones Comerciales.

4.3.5 Una vez transcurridos los 14 (catorce) das mencionados en el numeral precedente, el responsable de la gestin de GCC proceder con la compilacin, revisin y correccin de la respectiva informacin, solicitando a la Gerencia Usuaria las aclaraciones que en su caso correspondan para emitir finalmente el Pliego de Especificaciones.

4.3.6 Dentro de los siguientes catorce a veinte das hbiles, el responsable de la gestin de la GCC dar inicio al proceso licitatorio, enviando a los proveedores que hayan sido seleccionados una solicitud de cotizacin electrnica.

En caso existan consultas o solicitudes de aclaracin de los proveedores invitados, el responsable de la gestin de la GCC, atender las mismas en coordinacin con la gerencia usuaria, remitiendo las aclaraciones que correspondan a todos los participantes del proceso licitatorio mediante correo electrnico. El tiempo estimado del proceso licitatorio es de dos semanas.

4.3.7 Una vez realizada la evaluacin tcnico-econmica y aprobada la propuesta de adjudicacin a travs de la Aplicacin e-firmas, se proceder a comunicar y obtener la aprobacin formal de los Socios.

4.3.8 De igual manera se comunicar a YPFB cual es el proponente seleccionado para la adjudicacin de la licitacin, solicitando su respectiva aprobacin. YPFB podr, con causa justificada y dentro del plazo de 10 (diez) das hbiles de recibida la comunicacin, detener el proceso licitatorio y/o instruir el inicio de un nuevo proceso.

Estas comunicaciones a YPFB se realizan mediante cartas que son elaboradas por el responsable de la gestin de GCC y enviadas por la Gerencia de Operaciones Comerciales.

4.3.9 Una vez recibida la aprobacin de YPFB, mencionada en el numeral precedente, o transcurrido el plazo de diez das hbiles sin que exista pronunciamiento de YPFB, el responsable de la gestin de la GCC, proceder a comunicar formalmente al proponente seleccionado la adjudicacin de la licitacin (Carta de Adjudicacin).








El proceso de aprobacin de la propuesta de adjudicacin en la Aplicacin e-firmas se realiza en un plazo estimado de siete das hbiles.

En caso de rechazo justificado por parte de YPFB, este podr requerir un nuevo proceso licitatorio, los plazos del Programa de trabajo se adecuarn en consecuencia.

4.3.10 Concluida la gestin y obtenidas las aprobaciones que correspondan, se procede con la elaboracin y firma del contrato respectivo.

4.3.11 Se remite a YPFB una copia del contrato suscrito con la misma.

Esta comunicacin a YPFB se realiza mediante una carta que es elaborada por el responsable de la gestin de GCC y enviada por la Gerencia de Operaciones Comerciales.

4.4. CONTRATACIN DE EMPRESAS AFILIADAS

En caso de que la compra o contratacin de bienes o servicios incluya a alguna de las empresas que conforman el Titular o a alguna afiliada de ellas, deber solicitarse la autorizacin previa de YPFB y seguir el procedimiento que corresponda en funcin del monto estimado del contrato.

5. CONSIDERACIONES FINALES

Ninguna

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Contratos de Operacin con YPFB

7. ANEXOS

Anexo 01: Diagramas de flujo de los procedimientos A, B y C.

8. REGISTROS

La asistente de GCC deber llevar un registro de la correspondencia correlativa relacionada con el cumplimiento del presente procedimiento.

El responsable de la gestin de GCC deber llevar un almacenaje electrnico de la informacin enviada mensualmente.

El analista de Relaciones con la industria debe enviar la informacin elaborada por








GCC a YPFB dentro de los plazos establecidos. Y una vez reciba la nota con el sello

de YPFB como constancia de recepcin, deber enviar copia electrnica del

mencionado documento a la gerencia usuaria, al responsable de gestin de GCC y a

la asistente de GCC.






ANEXO 01: Diagramas de flujo de los procedimientos A, B y C

CLIENTES INTERNOS COMPRAS Y CONTRATOS OPERACIONES COMERCIALES YPFB

Envo de las Ofertas a los Clientes para su evaluacin

tcnica (1 da)Evaluacin de las

Ofertas y Envo del Resultado (3 das)

Recepcin de la Evaluacin Tcnica y

Apertura de Ofertas Econmicas.

Recepcin de Ofertas delos Proveedores y Apertura

(entre 7 y 15 das)

PROCEDIMIENTO DE SUBCONTRATACION DE PROVEEDORESHASTA 350.000 USD.

Revisin y compilacin de la Informacin (2 a 7 das)

Emisin del Pliego Licitatorio

Comunicacin de Adjudicacin mediante

Carta al proveedor.

Archivo de la gestin

Deteccin de necesidad.

Emisin de solpe (Con 30 de

anticipacin)

Evaluacin Tc-Econ Ofertas. Carga en el Sistema E-FIRMAS de propuesta de adjudicacin (3

das)

Aprobacin de propuesta de adjudicacin E-FIRMAS

(7 das)

Una vez recibido el email de aprobacin.

Recepcin de Fotocopia delContrato y Nmero de SAP.

Carga en SAP y Firma de Contrato. (24 das)

Solicitud de Aclaraciones

Respuestas a las aclaraciones















(entre 7 y 15 das)

PROCEDIMIENTO DE SUBCONTRATACION DE PROVEEDORESHASTA 4.000.000 USD.




Carta al proveedor.




anticipacin)


das)


(7 das)






Comunicacin de las empresas invitadas

a la Licitacin

Sugiere nombres o justifica rechazos (14

das)

Comunicacin de ProveedorSeleccionado

Envo de fotocopia del Contrato

Recepcin de Fotocopia

de Contrato















(entre 7 y 15 das)

PROCEDIMIENTO DE SUBCONTRATACION DE PROVEEDORESSUPERIOR A 4.000.000 USD.




Carta al proveedor.




anticipacin)


das)


(7 das)






Comunicacin de las empresas invitadas

a la Licitacin

Sugiere nombres o justifica rechazos (14

das)

Envo de fotocopia del Contrato

Recepcin de Fotocopia

de Contrato

Aprobacin o rechazo del

proveedor (10 dias)NOComunicacin de

Proveedor Seleccionado

SI



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