Bogotá D.C. - Consorcio Colombia Mayor · 4.14 ACTIVIDAD 14: ELABORACIÓN DE INFORME 14 4.15 ACTIVIDAD 15: ELABORACIÓN DEL ACTA DE LIQUIDACIÓN 14. ... conocidos tradicionalmente

MANEJO DE LOS CENTROS DE BIENESTAR AL ADULTO (CBA) Y CENTROS DIURNOS

PD-CDG-01

Bogotá D.C.

MANEJO DE LOS CBA Y CENTROS DIURNOS CÓDIGO

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FECHA ACTUALIZACIÓN DICIEMBRE DE 2012 ESTADO OFICIAL VERSIÓN 1

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CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN Hojas

Modificadas

Fecha modificación DISTRIBUIDO A

DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIONES DD MM AAAA

1

01 12 2012 Documento Nuevo

CONTROL DE REVISIONES

FECHA DE REVISIÓN OBSERVACIONES


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TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO 5

ALCANCE 5

MARCO LEGAL 5

GENERALIDADES 6

1 CREACIÓN DE NUEVOS PROYECTOS 6

1.1 ACTIVIDAD 1: REMISIÓN DE PROYECTOS 6 1.2 ACTIVIDAD 3: INFORMACIÓN DEL ESTADO DEL PROYECTO 6

2 PLANIFICACIÓN 7

2.1 ACTIVIDAD 1: ASIGNACIÓN DE RECURSOS 7 2.2 ACTIVIDAD 2: RENOVACIÓN DE SUBSIDIOS 7 2.3 ACTIVIDAD 3: CARGUE DE PRESUPUESTO CBA 8 2.4 ACTIVIDAD 4: SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL CONVENIO PARA LA SIGUIENTE

VIGENCIA 8 2.5 ACTIVIDAD 5: ELABORACIÓN DEL CONVENIO PARA LA VIGENCIA ACTUAL 8 2.6 ACTIVIDAD 6: REMISIÓN DEL CONVENIO AL CBA 8 2.7 ACTIVIDAD 7: REVISIÓN, ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN DOCUMENTOS DEL CONVENIO Y APROBACIÓN DE PÓLIZAS 9 2.8 ACTIVIDAD 8: DESIGNACIÓN DE INTERVETNOR. 9 2.9 ACTIVIDAD 9: REGISTRO DE LA INFORMACIÓN 9

3 GIRO DE RECURSOS AL CBA 10

3.1 ACTIVIDAD 1: VERIFICACIÓN DE GIRO 10 3.2 ACTIVIDAD 2: REMISIÓN DE GIRO PARA CERTIFICACIÓN 10 3.3 ACTIVIDAD 3: SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DEL GIRO AL MINISTERIO DEL TRABAJO 10 3.4 ACTIVIDAD 4: APROBACIÓN DEL GIRO 10 3.5 ACTIVIDAD 5: TRASLADO DE RECURSOS Y GIROS 10 3.6 ACTIVIDAD 6: REPORTE DE BENEFICIARIOS ACTIVOS 11 3.7 ACTIVIDAD 7: LEGALIZACIÓN BIMESTRAL 11 3.8 ACTIVIDAD 8: GENERACIÓN DE DEVOLUCIONES 11 3.9 ACTIVIDAD 9: COBRO DE COMISIONES FIDUCIARIAS 12

4 REVISIÓN DE LAS OBLIGACIONES AL CBA Y CENTRO DIURNO 12

4.1 ACTIVIDAD 1: SUPERVISIÓN A LA EJECUCIÓN DEL CONVENIO 12 4.2 ACTIVIDAD 2: VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN 12 4.3 ACTIVIDAD 3: VERIFICACIÓN EN LA CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS 12 4.4 ACTIVIDAD 4: VERIFICACIÓN APERTURA DE CUENTA BANCARIA 12 4.5 ACTIVIDAD 5: VERIFICACIÓN DE RECURSOS 12 4.6 ACTIVIDAD 6: DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS 12 4.7 ACTIVIDAD 7: SOLICITUD DE ACTAS DE REUNIÓN 13 4.8 ACTIVIDAD 8: VERIFICAR REGISTRO OPERACIONES ECONÓMICAS 13 4.9 ACTIVIDAD 9: INFORMACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN DE PAGOS 13 4.10 ACTIVIDAD 10: SEGUIMIENTO A LOS GIROS 13 4.11 ACTIVIDAD 11: SEGUIMIENTO AL DESARROLLO 13 4.12 ACTIVIDAD 12: EJECUCIÓN DE VISITAS 13 4.13 ACTIVIDAD 13: VALIDACIÓN DE DESEMBOLSOS 13 4.14 ACTIVIDAD 14: ELABORACIÓN DE INFORME 14 4.15 ACTIVIDAD 15: ELABORACIÓN DEL ACTA DE LIQUIDACIÓN 14


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4.16 ACTIVIDAD 16: INFORME DE INTERVENTORÍA 14 4.17 ACTIVIDAD 17: INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE LOS CONVENIOS 14

5 TRATAMIENTO DE NOVEDADES 14

5.1 ACTIVIDAD 1: VERIFICACIÓN DEL ESTADO DEL BENEFICIARIO POR PARTE DEL CBA 15 5.2 ACTIVIDAD 1: NOTIFICACIÓN DE NOVEDADES POR PARTE DEL CBA 15 5.3 ACTIVIDAD 3: NOTIFICACIÓN DE NOVEDADES POR PARTE DEL CONSORCIO 17 5.4 ACTIVIDAD 4: VERIFICACIÓN Y TRÁMITE DE NOVEDAD 17 5.5 ACTIVIDAD 5: DEVOLUCIÓN DE NOVEDADES 17 5.6 ACTIVIDAD 6: REGISTRO DE NOVEDAD 18

6 ARCHIVO 18


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OBJETIVO

Brindar a los funcionarios del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR, los elementos necesarios para llevar a cabo el proceso de manejo de los Centros de Bienestar al Adulto (CBA) y Centros Diurnos.

Ser un documento de consulta y referencia permanente, que permita apoyar la planeación, organización, ejecución y evaluación de los procesos involucrados en esta Subcuenta.

ALCANCE

Abarca desde la creación de un nuevo convenio con un Centro de Bienestar al Adulto Mayor (CBA) y/ó Centro Diurno hasta la puesta en marcha y cumplimiento por parte del mismo frente al contrato establecido. Aplica para la Coordinación COLOMBIA MAYOR, Coordinación de Producción COLOMBIA MAYOR, Coordinación Financiera del CONSORCIO, Interventoría y Analista Jurídico.

MARCO LEGAL

• Ley 100 / 93. • Ley 797 / 03. • Documento CONPES 70 de 2003 • Numeral 4 Subnumeral 4.4, literal iii, de la cláusula octava del Contrato Encargo Fiduciaria No. 352 de 2007, corresponde al CONSORCIO COLOMBIA MAYOR realizar la interventoría técnica, financiera y administrativa del presente contrato, misma que se efectuará a través de la Oficina de Auditoria. • Contrato de Encargo Fiduciario No. 0284 de 2012. • Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007. • Ley 1474 de 2011 – Estatuto Anticorrupción • Decreto -Ley 019 de 2012 – Antitrámites • NTC-ISO 9000:2005 (Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario). • NTC-ISO 9001:2008 (Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos).

APROBACIÓN MINISTERIO DEL TRABAJO MEMORANDO 202130 27/Dic/2012

OFICIALIZACIÓN CCM OP 15


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GENERALIDADES

La modalidad de subsidio económico indirecto representado en Servicios Sociales Básicos comprenden alimentación, alojamiento y medicamentos o ayudas técnicas no incluidos en el Plan Obligatorio de Salud – POS- del régimen subsidiado, ni financiadas con otros fuentes, es desarrollado por el Fondo de Solidaridad Pensional, del Ministerio De Trabajo a través de su Programa COLOMBIA MAYOR, a través de la suscripción de Convenios con los Centros de Bienestar del Anciano o del Adulto Mayor (CBA) ó Centros Día (este último no ofrece servicio de alojamiento), conocidos tradicionalmente como ancianato, asilo de ancianos u hogar geriátrico, suscritos por el Consorcio COLOMBIA MAYOR en nombre y representación del Ministerio de Trabajo donde el adulto mayor, por sus condiciones de abandono o discapacidad, se encuentra residenciado y recibe atención integral.

1 CREACIÓN DE NUEVOS PROYECTOS

El Ministerio del Trabajo de conformidad con los recursos, la normatividad y políticas sociales, efectúa la convocatoria dirigida a los Centros de Bienestar del Adulto Mayor y Centros Diurnos, indicando, documentos y requisitos a cumplir, para el otorgamiento de subsidios indirectos con cargo a la subcuenta de subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional. 1.1 ACTIVIDAD 1: REMISIÓN DE PROYECTOS

Responsable: Centros de Bienestar al Adulto Mayor – CBA y/o Centro Diurno

El Centro de Bienestar al Adulto Mayor y Centro Diurno debe definir el número de beneficiarios por los cuales se comprometen y solicitaran el subsidio, con los siguientes documentos:

o Certificado de Existencia y Representación Legal, para entidades sin ánimo de lucro expedida por la Cámara de Comercio privados con vigencia no mayor a tres meses (Para los CBA y/o Centro Diurno Privados) y copia de la cédula de ciudadanía del respectivo representante legal.

o Acto Administrativo de Creación (Para los CBA y/o Centro Diurno Públicos) y Acto de nombramiento o designación del Representante Legal y copia de su cédula de ciudadanía. Nota: En caso de que el CBA o Centro Diurno sea manejado directamente por la entidad Territorial, se deberá adjuntar el Acta de Posesión del respectivo Alcalde, el Acuerdo Municipal que lo faculte para suscribir convenios y fotocopia de la cedula de ciudadanía. En caso de que la entidad territorial haya contratado con un tercero el manejo o administración del CBA o del Centro Diurno, para los efectos del Programa Plan de Solidaridad al Adulto Mayor, la responsabilidad seguirá en cabeza del Alcalde Municipal.

Fotocopia del NIT o RUT Licencia de Funcionamiento (con vigencia no mayor a tres meses) Ficha de beneficiarios Fotocopia de cedula de ciudadanía de los beneficiarios Certificado del Sisbén o Listado Censal

1

Una vez reunida la documentación por parte del CBA y/o Centro Diurno, la remite a la Firma Digitadora contratada por el CONSORCIO COLOMBIA MAYOR para la digitación de la información. 1.2 ACTIVIDAD 3: INFORMACIÓN DEL ESTADO DEL PROYECTO

Responsable: Dirección de Producción y Regionales

1 Las personas con discapacidad que se encuentren en Centros de Protección, aquellos que viven en la calle o de la caridad pública, así

como los indígenas de escasos recursos que residen en resguardos a quienes por dichas circunstancias no se les aplica la encuesta SISBEN, podrán ser identificados mediante el listado censal elaborado por la entidad territorial o autoridad competente. La población desplazada que no cuente con carné o certificado SISBEN, deberá acreditar tal condición a través de la certificación que para tal fin expida la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional.


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Revisada la información por parte de la Firma Digitadora, remite dos archivos a la Dirección de Producción con la información digitada en un archivo y en el otro archivo las inconsistencias y novedades presentadas en la información enviada por los Centros de Bienestar del Adulto Mayor y Centros Diurnos. De registrarse beneficiarios del COLOMBIA MAYOR, percibiendo subsidio directo, la Dirección de Producción remite el balance a las Regionales para que se notifique al CBA y/o Centro Diurno y este verifique y elabore la respectiva novedad, solicitando el traslado de modalidad de subsidio del beneficiario de directo a subsidio indirecto (Ver procedimiento de aplicación de novedades de beneficiarios COLOMBIA MAYOR (PD-ADM-03)). Igualmente, las Regionales deben notificar al Centro de Bienestar del Adulto Mayor y Centro Diurnos el estado del proyecto evidenciando las inconsistencias de la información de las mismas. Dentro del comunicado se le debe notificar al Centro de Bienestar del Adulto Mayor y Centro Diurnos que cuenta con cinco (5) días hábiles para que realice la actualización de los beneficiarios que presentan alguna novedad en la base de datos que remitieron al inicio del proyecto.

2 PLANIFICACIÓN

2.1 ACTIVIDAD 1: ASIGNACIÓN DE RECURSOS Responsable: Ministerio del Trabajo

Definidos los CBA, y/o Centro Diurno y el número de beneficiarios, anualmente asigna los recursos y autorizará a través de acto administrativo la celebración de los convenios respectivos para lo cual el CONSORCIO COLOMBIA MAYOR, actuará en nombre y representación del Ministerio del Trabajo. Nota. El Ministerio del Trabajo puede presentar modificación o asignaciones adicionales en el transcurso del año en

curso mediante acto administrativo.

2.2 ACTIVIDAD 2: RENOVACIÓN DE SUBSIDIOS

Responsable: Centros de Bienestar al Adulto Mayor – CBA y/o Centro Diurno

El Centro de Bienestar al Adulto Mayor y Centro Diurno debe definir el número de beneficiarios por los cuales se comprometen y solicitaran el subsidio, con los siguientes documentos:

o Certificado de Existencia y Representación Legal, para entidades sin ánimo de lucro expedida por la Cámara de Comercio privados con vigencia no mayor a tres meses (Para los CBA y/o Centro Diurno Privados) y copia de la cédula de ciudadanía del respectivo representante legal.

o Acto Administrativo de Creación (Para los CBA y/o Centro Diurno Públicos) y Acto de nombramiento o designación del Representante Legal y copia de su cédula de ciudadanía. Nota: En caso de que el CBA o Centro Diurno sea manejado directamente por la entidad Territorial, se deberá adjuntar el Acta de Posesión del respectivo Alcalde, el Acuerdo Municipal que lo faculte para suscribir convenios y fotocopia de la cedula de ciudadanía. En caso de que la entidad territorial haya contratado con un tercero el manejo o administración del CBA o del Centro Diurno, para los efectos del Programa Plan de Solidaridad al Adulto Mayor, la responsabilidad seguirá en cabeza del Alcalde Municipal.

Fotocopia del NIT o RUT Licencia de Funcionamiento (con vigencia no mayor a tres meses) Fotocopia de cedula del representante legal Ficha de beneficiarios Fotocopia de cedula de ciudadanía de los beneficiarios Certificado del Sisbén o Listado Censal

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2 Las personas con discapacidad que se encuentren en Centros de Protección, aquellos que viven en la calle o de la caridad pública, así

como los indígenas de escasos recursos que residen en resguardos a quienes por dichas circunstancias no se les aplica la encuesta SISBEN, podrán ser identificados mediante el listado censal elaborado por la entidad territorial o autoridad competente. La población desplazada que no cuente con carné o certificado SISBEN, deberá acreditar tal condición a través de la certificación que para tal fin expida la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional.


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2.3 ACTIVIDAD 3: CARGUE DE PRESUPUESTO CBA

Responsable: Analista Económico y Financiero

Expedido el acto administrativo por parte del Ministerio del Trabajo, verifica que todos los CBA y Centros Diurno respecto a los cuales se asignaron recursos se encuentren creados en el aplicativo SINFONÍA, si se requiere la creación de nuevos CBAS o Centros Diurnos se informará a la Oficina jurídica para su respectiva creación siguiendo el instructivo Generación de Convenios (IN-ADM-03). Una vez creados en aplicativo la totalidad de Centros, se realiza la distribución de los recursos por mes para cada CBA y/o Centro Diurno siguiendo lo definido en el instructivo “Cargue Distribución y Ejecución del Presupuesto - SINFONIA” (IN-PLN-02). Esta información se comunica a través de correo electrónico a la Dirección de Producción y a la Dirección de Tecnología para cargue en la respectiva base de datos de la aplicación y a la Oficina Jurídica para la elaboración y trámite de los de los Convenios. 2.4 ACTIVIDAD 4: SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL CONVENIO PARA

LA SIGUIENTE VIGENCIA Responsable: Asesores Territoriales COLOMBIA MAYOR y Analista Jurídico

Los Asesores Territoriales COLOMBIA MAYOR, antes del 15 de diciembre de cada anualidad, deberán enviar a la Oficina Jurídica los documentos de los CBAS mencionados en la “Actividad No.- 1 de Planificación”, con los que actualmente se tiene convenio, debidamente actualizados. Si se presentara la autorización para la celebración de Convenios con nuevos CBAS o Centros diurnos, se solicitará dicha información en su debida oportunidad. 2.5 ACTIVIDAD 5: ELABORACIÓN DEL CONVENIO PARA LA VIGENCIA ACTUAL

Responsable: Asesores Territoriales COLOMBIA MAYOR y Analista Jurídico

Una vez realizada la asignación presupuestal a cada uno de los CBA y/o Centro Diurno se elabora el Convenio para el respectivo perfeccionamiento con el ejecutor y su correspondiente legalización a fin de que pueda ejecutarse. Elaborado el convenio donde se determinan las condiciones generales de ejecución (número de beneficiarios, el valor del subsidio y la vigencia del convenio), se remite a los CBA y/o Centro Diurno a través de las Regionales del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR, se procede a suscribirlo por parte de la Gerencia General para el respectivo perfeccionamiento y posterior legalización del CBA y/ Centro Diurno ante la Oficina Jurídica. 2.6 ACTIVIDAD 6: REMISIÓN DEL CONVENIO AL CBA

Responsable: Oficina Jurídica y Gerencia Regionales

Remite a las Gerencia Regionales el Convenio respectivo para que sea firmado por el Representante Legal de los CBAS o Centros Diurnos informándoles sobre los documentos que deben allegar para su legalización y posterior ejecución así:

1. Póliza de Cumplimiento 2. Certificación de Cuenta Bancaria con el nombre “Convenio Programa de Protección Social al Adulto

Mayor – “Nombre del CBA” – Subsidio Económico Indirecto”. Dicha cuenta está destinada exclusivamente al manejo de los recursos provenientes del FSP.

Se culmina el perfeccionamiento del Convenio con la firma del mismo. Efectúa el trámite de constitución de la Garantía Única de Cumplimiento ó la constitución de la garantía que se haya señalado en el convenio (Decreto 4828 de 2008, que determina los Riesgos y el Régimen de Garantías en la Contratación Estatal), a favor del Fondo de Solidaridad Pensional CONSORCIO COLOMBIA MAYOR, para la respectiva aprobación por parte de la Oficina Jurídica y poder ejecutar el Convenio. Además enviará la Certificación de la Cuenta Bancaria a la cual serán girados los recursos objeto del convenio. Una vez complemente la documentación la remite a la Regional quien la despachará de manera inmediata a la Oficina Jurídica del Consorcio.


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Una vez el ejecutor remita a la Regional la totalidad de los documentos para la legalización y el convenio firmado la Gerencia Regional envía toda la documentación completa y revisada a la Oficina Jurídica del CONSORCIO para la respectiva aprobación de la póliza, se designe por parte de la Gerencia General la respectiva interventoría y se empiece la ejecución del Convenio. 2.7 ACTIVIDAD 7: REVISIÓN, ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN DOCUMENTOS DEL CONVENIO y

APROBACIÓN DE PÓLIZAS Responsable: Analista Jurídico

Revisa, analiza y verifica que todos los documentos de los soportes del Convenio estén en medio físico y procede a verificar que:

El convenio se encuentre firmado por ambas partes. El convenio se encuentre fechado y debidamente numerado El convenio tenga la constancia de registro presupuestal La garantía que ampara el convenio, en caso de ser distinta a una póliza de seguros, se encuentre

debidamente otorgada a favor del Consorcio. La póliza se encuentre firmada por el tomador y por la Aseguradora, las fechas de vigencia (desde y

hasta) por cada amparo y el valor de cada uno.

Con la información anteriormente mencionada, la Dirección de Tecnología procede a realizar las validaciones en el aplicativo SINFONIA. Recibida la documentación de las Gerencias Regionales con respecto a los convenios y sus documentos soporte, la Oficina Jurídica procederá a expedir el certificado de aprobación de la póliza o garantía según el caso, para que se pueda ejecutar el Convenio. Si encuentra que alguna garantía no cumple con los requerimientos del convenio, solicitará al ejecutor por intermedio de la Gerencia Regional, que se expida la respetiva modificación, una vez allegada ésta procederá a su aprobación. 2.8 ACTIVIDAD 8: DESIGNACIÓN DE INTERVENTOR.

Responsable: Oficina Jurídica Y Gerencia General Una vez aprobada las garantías, el Gerente General, designará al interventor de cada Convenio, quien ejercerá su actividad de supervisión y control integralmente y de forma que exclusiva de conformidad con el Reglamento de Interventoría de Convenios del Consorcio COLOMBIA MAYOR. Así mismo la oficina Jurídica a través de las Gerencias Regionales informará a cada uno de los ejecutores, los datos de contacto del interventor, para su permanente comunicación.

2.9 ACTIVIDAD 9: REGISTRO DE LA INFORMACIÓN

Responsable: Analista Jurídico

Una vez aprobada la póliza por parte de la Oficina Jurídica y designado el Interventor del convenio, procede a consolidar toda la información de los convenios por parte del CBA y/o Centro Diurno que contenga los siguientes elementos identificadores:

Número de convenio

Regional

Municipio

Código Municipio

Departamento

Nit. del municipio

Modalidad Centro (CBA o Centro Diurno)

Nombre del CBA y/o Centro Diurno

Tipo de CBA (Privado o Público)

Nit. del CBA y/o Centro Diurno

Nombre Representante Legal (RL)

Tipo de Documento de Identificación RL


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Número de Documento de Identificación RL

No póliza de seguro

Fecha de aprobación de la póliza (Fecha de legalización)

Aseguradora

Vigencia póliza por cada amparo y su valor (desde y hasta) y $

Número de cupos (beneficiarios)

Valor del subsidio

Fecha de perfeccionamiento (Firma)

Número de cuenta bancaria

Tipo de cuenta (corriente o ahorros)

Entidad bancaria

Código de la entidad bancaria

Código de la sucursal bancaria

Nombre de la sucursal bancaria

Fecha apertura cuenta bancaria

En Caso de no encontrar diferencias, se realiza el ingreso de la información en SINFONÍA siguiendo el Instructivo Generación de Convenios (IN-ADM-03)

Esta información es remitida a la Dirección Administrativa y Financiera y a la Dirección de Producción para efectos de la validación de la información de los beneficiarios y posteriormente para programación de la nómina. La Dirección Administrativa y Financiera debe registrar en el aplicativo la entidad bancaria y el número de la cuenta bancaria.

3 GIRO DE RECURSOS AL CBA

3.1 ACTIVIDAD 1: VERIFICACIÓN DE GIRO

Responsable: Coordinador de Producción COLOMBIA MAYOR y Jefe Oficina de Auditoria

La Oficina de Auditoria debe certificar a qué CBA y/o Centro Diurno se le puede generar el giro y verifica que los valores del giro y los saldos de los recursos correspondan de acuerdo con los niveles de ejecución proyectados, esta información debe ser remitida a la Dirección de Producción por medio de correo electrónico. Posteriormente, revisada la Base de Datos por parte del Coordinador de Producción COLOMBIA MAYOR éste solicita las exclusiones a que haya lugar dentro de la programación. En caso de existir diferencias conjuntamente con la Dirección de Tecnología se procederá a realizar los análisis y correcciones necesarias.

3.2 ACTIVIDAD 2: REMISIÓN DE GIRO PARA CERTIFICACIÓN

Responsable: Coordinador Producción COLOMBIA MAYOR

Remite con comunicado a la Auditoría Externa el giro con el fin de solicitar el aval de la misma con copia a la Dirección Administrativa y Financiera. 3.3 ACTIVIDAD 3: SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DEL GIRO AL MINISTERIO DEL TRABAJO

Responsable: Coordinador Financiero

Teniendo en cuenta el comunicado remitido por la Dirección de Producción y la respuesta emitida por la Auditoria Externa, elabora y remite una solicitud de orden de giro al Ministerio del Trabajo para la autorización de giro con copia a la Dirección de Contabilidad y Costos. 3.4 ACTIVIDAD 4: APROBACIÓN DEL GIRO

Responsable: Ministerio del Trabajo

Remite la autorización de giro a la Gerencia General del Consorcio. 3.5 ACTIVIDAD 5: TRASLADO DE RECURSOS Y GIROS

Responsable: Analista de Pagos y Coordinador Financiero


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Una vez aprobado el giro por parte del Ministerio del Trabajo y recibida la autorización de giros, distribuye los recursos por CBA y/o Centro Diurno. Cuando tiene identificado los CBA y/o Centro Diurno realiza un consolidado donde está el Departamento, municipio, nombre del CBA y/o Centro Diurno, Nit. del CBA y/o Centro Diurno, número de cuenta, tipo de cuenta, beneficiarios y valor del giro. De acuerdo con la aprobación y orden de giro del Ministerio, se realiza la programación de pagos, se genera el listado de los CBA y/o Centro Diurno, se realiza la carta traslado diligenciando el formato de traslado de recursos (RG-PAG-01), y se cargan los pagos de los CBA y/o Centro Diurno a través del portal bancario teniendo en cuenta que se gira el monto del subsidio a los centros de bienestar del adulto mayor (CBA) y/o Centro Diurno en los términos señalados por el convenio suscrito entre las partes. Una vez revisado por el Coordinador Financiero y aprobado por el Director Administrativo y Financiero, se remite al Gerente General quien es el que autoriza el pago de los CBA y/o Centro Diurno y el Director Administrativo y Financiero genera el pago. El Analista de Pagos envía por correo electrónico a las Regionales y a los Interventores, la información de cuando se realizó el giro y cuáles fueron los CBA y/o Centro Diurno a los que se giraron. 3.6 ACTIVIDAD 6: REPORTE DE BENEFICIARIOS ACTIVOS

Responsable: Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR

Remite bimestralmente la base de datos de beneficiarios activos en un medio idóneo (impreso, correo electrónico ó magnético) al CBA y/o Centro Diurno junto con el formato Reporte de Balance del Proyecto (RG-ADM-05).

3.7 ACTIVIDAD 7: LEGALIZACIÓN BIMESTRAL

Responsable: Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR y CBA y/o Centro Diurno

Al giro de recursos, el CBA y/o Centro Diurno debe diligenciar el nombre y nit en el formato Certificación de Pagos de subsidios de subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) así como el número de pagos efectivos, devoluciones y valores a reintegrar con la Firma del Representante Legal Ejecutor y la Firma del Representante Asamblea de Beneficiarios y remitirlo a la Regional dentro de los 15 días calendarios posteriores a la fecha de giro. El Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR valida que todos los campos requeridos del formato Certificación de Pagos de subsidios de subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) se encuentren diligenciados, si no es así le informa al CBA para que entregue la información faltante. Finalmente, entrega el formato al Coordinador COLOMBIA MAYOR Nota. Es importante verificar además, que la suma de los valores diligenciados en los campos Número de Pagos

Efectivo y Número de Devoluciones y valor sea igual al valor registrado en el campo Número de Beneficiarios y valor giro.

3.8 ACTIVIDAD 8: GENERACIÓN DE DEVOLUCIONES Responsable: Coordinador Financiero y/o Coordinador COLOMBIA MAYOR

Realiza el cruce de la información remitida por el CBA y/o Centro Diurno contra la base de datos del CONSORCIO para detectar e informar al CBA y/o Centro Diurno las inconsistencias presentadas. Identifica si en el formato Certificación de Pagos de subsidios de subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) existen valores registrados en el campo Número de Devoluciones y valor, de ser así, deberá cargar dichos valores en SINFONÍA siguiendo lo definido en el instructivo Generación de pagos, devoluciones y comisiones fiduciarias (IN-PAG-01). Una vez verificado el correcto diligenciamiento de la información y el posterior cargue de las devoluciones aplicadas en SINFONÍA remite, hasta el día trece (13) del mes vencido, el original del formato Certificación de Pagos de subsidios de subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) con la consignación respectiva en original (si existiera) de lo legalizado por el CBA y/o Centro Diurno a la Dirección Administrativa y Financiera. Además, se debe enviar por correo electrónico cuadro consolidado a la Oficina de Auditoría.


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Nota. El cuadro debe contener mínimo la información del departamento, municipio, No. Convenio, No. Beneficiarios, Valor Giros, Fecha de Legalización, No. Pagos efectivos, Valor pagos efectivos, No. Devoluciones y Valor devoluciones.

3.9 ACTIVIDAD 9: COBRO DE COMISIONES FIDUCIARIAS

Responsable: Coordinador Financiero y/o Analista de Pagos

Valida la información cargada en SINFONÍA y si es consistente genera el cobro de las comisiones fiduciarias y el cierre del proceso.

4 REVISIÓN DE LAS OBLIGACIONES AL CBA Y CENTRO DIURNO

4.1 ACTIVIDAD 1: SUPERVISIÓN A LA EJECUCIÓN DEL CONVENIO

Responsable: Interventor

Confirma en el sitio donde funciona el CBA y/o Centro Diurno, que se cuente con un archivo debidamente organizado con toda la documentación original de los soportes financieros, contables y jurídicos de los servicios sociales básicos prestados a los beneficiarios incluidos en el convenio.

4.2 ACTIVIDAD 2: VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN


Una vez firmado el convenio verifica los siguientes documentos:

DOCUMENTOS

Certificación de la apertura de la cuenta bancaria para el manejo de los recursos en donde conste el nombre de la Entidad Bancaria y el número de cuenta.

Certificado de Cámara de Comercio (Máximo 3 meses de Antigüedad) para el caso de los CBA y/o Centro Diurno privados, y para el caso de los CBA y/o Centro Diurno públicos, resolución de constitución.

Autorización al representante legal para suscribir contratos

Documento que certifique una antigüedad mínima de un (1) año, contado desde el momento de la convocatoria realizada por el Ministerio del Trabajo (puede ser el mismo certificado de Cámara de Comercio).

4.3 ACTIVIDAD 3: VERIFICACIÓN EN LA CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS


Verifica que se haya constituido la garantía señalada en el respectivo convenio.

4.4 ACTIVIDAD 4: VERIFICACIÓN APERTURA DE CUENTA BANCARIA Responsable: Interventor

Verifica que el CBA y/o Centro Diurno haya efectuado la apertura de la cuenta bancaria independiente, para el manejo de los recursos girados por el CONSORCIO para la atención del subsidio económico Indirecto, la cual debe estar denominada “Programa de Protección Social al Adulto Mayor” – “Subsidio Económico Indirecto”. Adicionalmente, debe verificar que se haya remitido la certificación de la cuenta bancaria al CONSORCIO dentro de los (5) días siguientes a la suscripción del Contrato.

4.5 ACTIVIDAD 5: VERIFICACIÓN DE RECURSOS


Solicita el extracto bancario de la cuenta en mención y verificar que no se estén manejando recursos distintos a los consignados por el CONSORCIO, correspondientes al Plan de Solidaridad al Adulto Mayor – 60mas (COLOMBIA MAYOR). 4.6 ACTIVIDAD 6: DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS

Responsable: Interventor y/o Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR


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Verifica que el CBA y/o Centro Diurno remita a la regional dentro de los 15 días calendario posteriores a la fecha de giro del pago de la nómina bimestral, el formato de Certificación de Pagos de subsidios de subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) y el listado de beneficiarios a los cuales no se realiza entrega de subsidio o devolución parcial de acuerdo a la fecha de retiro. 4.7 ACTIVIDAD 7: SOLICITUD DE ACTAS DE REUNIÓN


Solicita las actas de las reuniones del Comité de Veeduría del CBA y/o Centro Diurno que se hayan efectuado hasta el momento de la visita, con el objetivo de comprobar si se está generando, promoviendo y difundiendo espacios de participación comunitaria como mecanismo de veeduría ciudadana a las acciones que se realizan en la ejecución del contrato.

4.8 ACTIVIDAD 8: VERIFICAR REGISTRO OPERACIONES ECONÓMICAS


Confirma que el CBA y/o Centro Diurno lleve registro de las operaciones económicas que se realicen con los recursos trasladados por el CONSORCIO y así mismo los registros contables definidos en el Contrato de Encargo Fiduciario. 4.9 ACTIVIDAD 9: INFORMACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN DE PAGOS


Verifica que las Regionales del CONSORCIO hayan remitido al CBA y/o Centro Diurno de manera oportuna la programación de pagos con las fechas exactas de giro. 4.10 ACTIVIDAD 10: SEGUIMIENTO A LOS GIROS


Realiza seguimiento a los giros efectuados de manera oportuna por parte del CONSORCIO en los tiempos establecidos en el convenio con el CBA y/o Centro Diurno. 4.11 ACTIVIDAD 11: SEGUIMIENTO AL DESARROLLO


Realiza, periódicamente, el seguimiento al desarrollo de los servicios sociales básicos, evidenciando que se estén prestando en la Institución durante la visita. 4.12 ACTIVIDAD 12: EJECUCIÓN DE VISITAS


Realiza visita a los CBA y/o Centro Diurno para efectuar la inspección física y determinar la existencia de la totalidad de los beneficiarios, así como de las condiciones en que se encuentran viviendo verificando el cumplimiento a la totalidad de los Servicios Sociales Básicos prestados. Igualmente, el Interventor debe realizar entrevistas al azar con beneficiarios del CBA y/o Centro Diurno para constatar el cumplimiento de las obligaciones contraídas por la institución en desarrollo del convenio, y así determinar una información directa por parte de los adultos mayores. La Oficina de Auditoría debe elaborar y mantener un informe de la visita de cada una de las obligaciones establecidas para los CBA y/o Centro Diurno y el Consorcio de acuerdo con el convenio suscrito para el desarrollo de la modalidad indirecta del COLOMBIA MAYOR, la cual debe ser evaluada periódicamente. 4.13 ACTIVIDAD 13: VALIDACIÓN DE DESEMBOLSOS


Verifica contra la información suministrada por la Dirección Administrativa y Financiera que el CBA y/o Centro Diurno este soportando debidamente y con sujeción a la ley todos los desembolsos que en desarrollo del convenio se estén efectuando. Si encuentra diferencias se debe realizar el seguimiento del caso.


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4.14 ACTIVIDAD 14: ELABORACIÓN DE INFORME Responsable: Interventor

Elabora el informe final de seguimiento con relación a la prestación de los servicios sociales básicos y el acta final de asamblea de beneficiarios, basándose en:

1. la información suministrada en el formato Certificación de Pagos de subsidios de subsistencia

para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07). En dicho documento reporta los Centros que incumplen con la ejecución del Convenio así como los que deben ser bloqueados de manera parcial o definitiva.

2. La información suministrada por la Dirección de Contabilidad y Costos referente a los valores girados, pendientes de giro y/o devoluciones efectivas y los valores no ejecutados.

Nota. El contrato será liquidado dentro de los (4) cuatro meses siguientes a la fecha de terminación del convenio.

4.15 ACTIVIDAD 15: ELABORACIÓN DEL ACTA DE LIQUIDACIÓN

Responsable: Analista Jurídico

Elabora el acta de liquidación de los convenios con base en el informe final de seguimiento el cual presenta ante el representante legal del CBA para firma de aceptación; luego el interventor firma como aval de la liquidación.

4.16 ACTIVIDAD 16: INFORME DE INTERVENTORÍA


Presenta los informes anuales, proporcional a la cantidad de visitas efectuadas, haciendo referencia a cada uno de los CBA y/o Centro Diurno basándose en la siguiente estructura:

DATOS IDENTIFICADORES

Enuncie el Nombre del CBA ó Centro Diurno así como su NIT

OBJETIVO Cuál es el objetivo principal que se busca con el desarrollo de la interventoría

METODOLOGÍA Describa de manera breve y muy clara la manera como desarrolló la interventoría y la información que necesito para llevarla a cabo

OBSERVACIONES Enuncié las situaciones o hechos observados y que merecen algún comentario importante sobre cada actividad auditada

CONCLUSIONES

Es la enunciación clara si el convenio para su desarrollo cumplió con todas las obligaciones establecidas en el convenio, en esta conclusión se recomienda darle continuidad al convenio o si existen incumplimientos que obliguen a la liquidación del mismo

4.17 ACTIVIDAD 17: INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE LOS CONVENIOS

Responsable: Jefe Oficina Jurídica

En caso que el CBA y/o Centro Diurno no cumpla con cualquiera de las obligaciones adquiridas con la celebración del convenio y de la cual haya tenido noticia la Oficina Jurídica por medio de los interventores, esta procederá a realizar las acciones a que haya lugar tendientes al cumplimiento de las obligaciones adquiridas mediante el convenio, en su defecto a la terminación del mismo, de acuerdo con las indicaciones que al respecto brinde la Oficina de Auditoría de Gestión. Esto se hace mediante previa autorización del Ministerio del Trabajo.

5 TRATAMIENTO DE NOVEDADES


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5.1 ACTIVIDAD 1: VERIFICACIÓN DEL ESTADO DEL BENEFICIARIO POR PARTE DEL CBA Responsable: CBA ó Centro Diurno

El Representante Legal o el funcionario que para tal efecto estén dispuestos en el respectivo Centro, deberá verificar el cumplimiento efectivo de los requisitos de ingreso y permanencia en el COLOMBIA MAYOR de los adultos mayores que dicha entidad tenga como beneficiarios del subsidio económico indirecto, teniendo la obligación de reportar al Consorcio COLOMBIA MAYOR la presencia de una o más causales de pérdida de derecho al subsidio concurrentes en la situación de los beneficiarios respectivos, debiendo para tal efecto agotar el debido proceso

3 antes de proceder al retiro de los mismos.

De la decisión de retirar la condición de beneficiario como activo del subsidio económico indirecto del COLOMBIA MAYOR en todos los casos se deberá notificar al adulto mayor y dejar evidencia de ello.

Nota. Para efecto de la garantía del debido proceso se deberán agotar todos los procedimientos a que haya lugar para la comprobación efectiva del incurrimiento del beneficiario en la causal que dé lugar a la pérdida del derecho al subsidio en los términos de la Ley 797 de 2003, el Decreto 3771 de 2007, en el Documento CONPES SOCIAL 70 y 105 de 2007 y el Manual Operativo del Programa de Protección Social al Adulto Mayor o el que haga sus veces formulado por el Ministerio del Trabajo.

5.2 ACTIVIDAD 1: NOTIFICACIÓN DE NOVEDADES POR PARTE DEL CBA

Responsable: Coordinador COLOMBIA MAYOR y Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR

Una vez recibida la comunicación por parte del Centro de Bienestar al Adulto (CBA) y/o Centro Diurno correspondiente, verifica qué clase de novedad se debe tramitar y si la documentación remitida está: completa, legible, sin tachones ni enmendaduras, las fichas deben estar completamente diligenciadas, en caso de no diligenciar algún campo, el Coordinador COLOMBIA MAYOR verifica la importancia de la información y determina si se anula o no. Los requisitos por clase de novedad son los siguientes casos:

TIPO ESTADO DESCRIPCIÓN

Por retiro de beneficiarios

Público ó Privado

Carta del responsable del proyecto donde se especifique la intención de realizar la novedad.

Ficha de retiro

Acto Administrativo por medio del cual el alcalde excluye al beneficiario cuando el CBA o Centro Diurno sea de naturaleza pública. Si se trata de un CBA o Centro Diurno de naturaleza privada deberá presentarse una Carta motivada por medio del cual el Representante Legal del CBA y/o Centro Diurno excluye al beneficiario. Este documento debe informar además, la cedula y el nombre.

Soporte de la novedad

Fotocopia del Acta de Defunción (este certificado puede ser expedido por la Registraduría, Notaría, DANE y Secretaría de Salud Distrital ó Municipal), si es el caso por muerte del beneficiario

4

Para las siguientes causales se deben soportar los documentos pertinentes:

3 Sobre el Debido proceso aplíquese el Concepto CP-OJ-075 de 2009 emitido por la Oficina Jurídica referente al “Agotamiento del Derecho al Debido

Proceso de los beneficiarios del Programa de Protección Social al Adulto Mayor –COLOMBIA MAYOR- que se hayan inmersos en una causal de pérdida

de derecho al subsidio y a quienes no ha podido notificárseles sobre dicha condición. 4 Si el certificado es expedido por la Registraduría éste debe contener el No. de Registro Civil o de Notaría; si es por el DANE la

certificación se realiza a través del formato estándar manejado por la Entidad; si es por Notaría la certificación debe contener los datos tanto de la persona fallecida como de la persona que pone en conocimiento el suceso así como fecha de muerte y de registro; si es por Secretaría Salud Distrital o Municipal es válida la licencia de inhumación


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o Copia de la denuncia radicada por el CBA ante la autoridad competente respecto de la conducta en la cual incurrió el beneficiario por falsedad en la información suministrada o intento de conservar fraudulentamente el subsidio, además se debe denunciar ante los organismos de control.

o Por percibir una pensión u otra clase de renta o subsidio certificaciones de las entidades correspondientes de las cuales esté recibiendo la pensión o el subsidio. Para el caso de rentas servirán medios alternativos de prueba como declaraciones juradas, pruebas acreditadas ante otras autoridades o cualquier prueba documental, según los términos del Código de Procedimiento Civil Colombiano vigente.

o Cuando se trate de Mendicidad comprobada como actividad productiva bastará con el concepto auténtico de una trabajadora social acreditada que verifique que el adulto mayor se encuentra en dicha situación. Dicho concepto puede ir acompañado de visita domiciliaria a tanto al beneficiario como a la familia de éste.

o Para la Comprobación de realización de actividades ilícitas se debe aportar copia de la sentencia judicial condenatoria o de documento expedido por el DAS, o la Registraduría Nacional del Estado Civil (o sus delegadas), o Certificación de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad.

o Por Traslado a otro municipio o distrito Certificación de la autoridad Territorial (Alcalde o Gobernador Indígena) que acredite que una persona se encuentra domiciliada o no en la respectiva localidad.

o No cumplir con los requisitos de la reglamentación del programa (Requisitos CONPES) se deberá revisar cual de los requisitos se dejó de cumplir, según lo establecido en la Ley 797 de 2003, el Decreto 3771 de 2007, en el Documento CONPES SOCIAL 70 y 105 de 2007 y el Manual Operativo del Programa de Protección Social al Adulto Mayor o el que haga sus veces. a lo cual se debe entregar certificado de la Gerontóloga, Trabajadora Social o encargado del programa social en el Municipio.

Carta del beneficiario si es por retiro voluntario.

Acta del Comité del Adulto Mayor donde especifique la aprobación de retiro.

Por ingreso de beneficiarios

Público ó Privado

Carta del responsable del proyecto donde se especifique la intención de realizar la novedad.

Ficha de beneficiarios aprobada por el Representante Legal ó Alcalde Municipal (de acuerdo a como aplique).

Fotocopia de la cédula de ciudadanía del nuevo beneficiario, o contraseña que contenga los elementos de seguridad establecidos por la Registraduría Nacional.

Fotocopia del certificado del SISBEN del nuevo beneficiario5, o certificado

de la autoridad territorial (alcaldía municipal ó instituciones públicas del

5 La fotocopia debe ser del Municipio al cual pertenece el CBA


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17

orden nacional, regional y local) donde se especifique que el adulto mayor se encuentra en el listado censal de las personas pobres que están bajo la protección de centros de bienestar y que por la anterior circunstancia no se le aplica la encuesta SISBEN.

Certificado de discapacidad del nuevo beneficiario, si es el caso.

Acta del Comité del Adulto Mayor donde especifique la aprobación de ingreso.

Por actualización o corrección de datos

Público o Privado

Carta del responsable del proyecto donde se especifique la novedad de corrección de datos.

Fotocopia de la cédula de ciudadanía del beneficiario o contraseña que contenga los elementos de seguridad establecidos por la Registraduría Nacional. Si la novedad es un número errado en la cédula de ciudadanía, nombre errado o incompleto o datos errados en la fecha de nacimiento del beneficiario.

Fotocopia del certificado del nuevo SISBEN o certificado de la autoridad territorial de que se encuentra en el listado censal, si la novedad es un cambio en la clasificación del SISBEN del beneficiario.

Por beneficiarios con múltiples registros

Público o Privado

Una vez se identifica el doble registro, se debe realizar el bloqueo correspondiente. Estos registros pueden ser dentro de un mismo proyecto o entre proyectos, es decir que un beneficiario aparezca en dos proyectos diferentes. Una vez la Dirección de Producción determina la causa del doble registro, comunica a la Regional respectiva si se trata de un error en los datos o si se requiere efectuar retiros de beneficiarios. Dependiendo de lo anterior se remitirá un oficio al CBA o CBAs y/o Centro Diurno donde se detalle la situación y se hagan los requerimientos de documentación con el fin de normalizar la situación.

5.3 ACTIVIDAD 3: NOTIFICACIÓN DE NOVEDADES POR PARTE DEL CONSORCIO

Responsable: Dirección de Producción y/o Regional

Esto en el caso que se identifiquen novedades como parte del seguimiento, por parte de la Regional, Dirección de Producción o Dirección de Tecnología. Las acciones a seguir serán definidas por la Dirección de Producción.

5.4 ACTIVIDAD 4: VERIFICACIÓN Y TRÁMITE DE NOVEDAD Responsable: Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR y/o Coordinador COLOMBIA MAYOR

Una vez verificada la información y documentación, verifica los cupos disponibles en los proyectos asignados, con el fin de registrar las novedades. En caso de no existir cupos disponibles se debe verificar sí, paralelo al ingreso, se solicita el retiro de otro beneficiario por parte del CBA y/o Centro Diurno, para efectuar el reemplazo. La Regional cuenta con un plazo máximo de quince (15) días calendario después de la fecha de recibo de la novedad por parte del CBA y/o Centro Diurno (fecha de sello de radicación de correspondencia) para dar respuesta de acuerdo con su solicitud. 5.5 ACTIVIDAD 5: DEVOLUCIÓN DE NOVEDADES

Responsable: Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR y/ó Coordinador COLOMBIA MAYOR


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Si el soporte de la novedad no cumple con los requisitos establecidos en los numerales 4.1 Y 4.2, esta será rechazada y la documentación (soportes que no cumplan) será devuelta al CBA y/o Centro Diurno, en un término máximo de quince (15) días calendario a partir de la fecha de recibo. Adjuntando oficio con causal de rechazo Nota: Es importante resaltar en el oficio remitido al CBA y/o Centro Diurno, que el trámite de la novedad rechazada en caso de volverse a solicitar, debe ser tramitada como una nueva novedad, adjuntando la totalidad de soportes exigidos.

Cuando el CBA y/o Centro Diurno ha tramitado más de una novedad por beneficiario, se aprobarán las novedades que cumplan los requisitos y se hará devolución de la novedad que incumple con los requisitos; en este caso deberá notificar por escrito al CBA y/o Centro Diurno los beneficiarios rechazados. 5.6 ACTIVIDAD 6: REGISTRO DE NOVEDAD

Responsable: Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR y/o Coordinador COLOMBIA MAYOR

Verifica las solicitudes de novedades, las cuales deben estar correctamente diligenciadas, firmadas y con los soportes completos y legibles. Adicionalmente se debe validar en el caso de ingresos, si existen cupos disponibles en el proyecto y si existen reemplazos de cupos con beneficiarios específicos solicitados por los CBA y/o Centro Diurno.

6 ARCHIVO

Toda información remitida por el CBA y/o Centro Diurno debe quedar en custodia de la Regional y, una vez se consolide la información, anualmente el Coordinador COLOMBIA MAYOR debe remitir, a la Firma Digitadora contratada, la documentación a través del formato Reporte envío de documentos para archivo, digitación y digitalización (RG-ADM-15) para ser archivada en la carpeta del proyecto correspondiente.

Copias de defunción. Fotocopias de cédulas o de Sisbén. Actas de beneficiarios. Cartas de solicitud remitidas por los CBA y/o Centro Diurno, Demás soportes de retiro e ingreso.

Lo anterior dejando copia del formato para su control.

La información de la interventoría remitida por los CBA y/o Centro Diurno, debe ser responsabilidad únicamente del Interventor quien es el encargado de archivarlo en la carpeta del proyecto correspondiente.


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7 DIAGRAMA DE FLUJO

CBA / CENTRO

DIURNO

COORDINADOR /

ASESOR TERRITORIAL

COLOMBIA MAYOR

MINISTERIO

DEL TRABAJO

ANALISTA

ECONÓMICO Y

FINANCIERO

ANALISTA JURÍDICO

CREACIÓN

NUEVOS

PROYECTOS

Presenta el proyecto

Remite proyectos a

la Firma digitadoraInformación

completa

SI

NO

Asigna recursos

(Resolución)

Notifica al CBA

Perfecciona el

convenio

Legaliza el convenio

Verifica

documentación,

recursos y cuenta

FIN

Revisa actas de

reunión y

contabilidad

CBA cumple

obligaciones?

Expide el certificado

de aprobación

1

IN-ADM-03

Efectúa la

asignación de

presupuesto

IN-ADM-06

Elabora el

convenio

Verifica

documentación

NOTIFICA AL

MINISTERIO DEL

TRABAJO

FIRMA

DIGITADORA

1

PLANIFICACIÓN

Renueva los

subsidios

Recibe documentos

soporte

Legaliza el convenio

Solicitud de

modificaciones

Entrega

modificaciones

Asigna Interventor

GERENTE

GENERAL / JEFE

OFICINA JURÍDICA

IN-ADM-03

Registra la

información

NO

SI


PD-CDG-01


20

Solicitud de aval para

giro

SI

NO

Aprueba el giro de

la Auditoria

externa

Elabora carta

traslado

Carga los pagos

GIRO

RECURSOS CBA

Verifica y certifica la

generación giro al

CBA

ASESOR

TERRITORIAL

COLOMBIA MAYOR

COORDINADOR FINANCIERO / ANALISTA DE

PAGOS

MINISTERIO

DEL TRABAJO

JEFE OFICINA

AUDITORÍA

COORDINADOR

PRODUCCIÓN

COLOMBIA MAYOR

AUDITORIA

EXTERNA

Revisa los beneficiarios

de la base datos

SINFONÍA

Presenta NovedadesRETIRO POR

NOVEDADES

Revisa la nómina y

genera aval

Solicita

autorización de

giro

RG-PAG-01

Autoriza los pagos

GERENTE

GENERAL

Notifica los CBA que

se les pagó

Realiza la

legalización con el

CBARG-ADM-07

Existen devoluciones

registradas en el

formato?

Efectúa el cargue

IN-PAG-01

Notifica

legalización

Genera el cobro

de la comisión

fiduciaria

Almacenamiento

cuadro

FIN

PD-ADM-03

Documents

Bogotá D.C. - Consorcio Colombia Mayor · 4.14 ACTIVIDAD 14: ELABORACIÓN DE INFORME 14 4.15 ACTIVIDAD 15: ELABORACIÓN DEL ACTA DE LIQUIDACIÓN 14. ... conocidos tradicionalmente