BOLILLA 2

AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS(DISPONIBLE)

Auditoria de Caja y Bancos

• Objetivo: Auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y válidos, el auditor debe obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos de caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos.

• Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la adecuación y validez de las operaciones y saldos, puesto que la adecuación y validez de estos elementos describe la situación que se produce cuando no existen errores o irregularidades.

• Concepto: La auditoria de Caja y Bancos, es el examen de los cobros y desembolsos (operaciones en efectivo) y del efectivo disponible y en depósito (saldos de caja y bancos, esto con el propósito de verificación de las operaciones en efectivo y los saldos de caja y Banco resultantes enfocando hacia una organización comercial cuyos ingresos provienen de las ventas, pero también se puede aplicar a cualquier tipo de empresa, incluyendo aquellas sin fin de lucro

Riesgos en Caja y Bancos

En la evaluación que el auditor realiza del riesgo que se tiene en el manejo del disponible, se debe tener en cuenta el que se presenta inherente a la organización y el que se da por fallas en las medidas de controlEl manejo de las cuentas que tienen que ver con los recursos en efectivo o en los bancos toma una gran importancia en la gestión que realiza el administrador financiero de las fuentes de financiación en el corto plazo.La tarea del auditor es verificar que estos rubros presenten el menor riesgo posible en su utilización para la consecución de los objetivos organizacionales.La medición del riesgo hecha por parte del auditor debe realizarse sobre las normas de auditoría de general aceptación, es por ello que en este artículo se pretenden mostrar algunas de las pruebas que el profesional contable desarrolla en este sentido y las posibles salidas que tiene al encontrar fallas en el manejo del disponible.

FACTORES DE RIESGO INHERENTEORIGEN POSIBLE SOLUCIÓN

El ente realiza cambios frecuentes de firmas autorizadas

Mayor control de las autorizaciones verificando las causas de las modificaciones

Se han realizado ingresos y egresos de fondos significativos de efectivo

Análisis detallado de las operaciones relevantes

Se han recibido montos significativos de efectivo

Comprobación del origen y destino de los fondos

Los movimientos entre bancos son frecuentes y poco significativos Detallado análisis conciliatorio

Son frecuentes las transferencias electrónicas de fondos

Mayor grado de análisis de las evidencias para comprobar la integridad de las operaciones de transferencia

Uno de los bancos con el cual opera la empresa parece financieramente débil, lo cual puede afectar la disponibilidad de los fondos

Esfuerzos para comprobar la recuperación de los fondo s

FACTORES DE RIESGO DE CONTROLORIGEN POSIBLE SOLUCIÓN

Las protecciones físicas del efectivo en caja no son adecuadas

Incremento de pruebas de saldos para verificar la integridad de los mismos

Las conciliaciones bancarias no se realizan con regularidad o no son adecuadamente realizadas

Mayores pruebas sustantivas para comprobar los saldos de los bancos

Los cheques pendientes y los depósitos en transito no son adecuadamente controlados

Esfuerzos para comprobar la veracidad e integridad de las transacciones

Las transacciones rechazadas no son identificadas, analizadas y corregidas en forma oportuna

No se puede confiar en los controles directos

La administración no revisa frecuentemente los saldos en libros

No se puede confiar en controles gerenciales e independientes

FACTORES DE RIESGO DE CONTROL

• Los resultados obtenidos en este examen pueden darse por las fallas o el cumplimiento que presenta la buena aplicación de las medidas de control propuestas por los gerentes, administradores y auditores de la empresa. La auditoría debe basarse en pruebas que apliquen los fundamentos de las normas de auditoría y los principios de contabilidad de general aceptación.

CONTROL INTERNO

• El control interno comprende el plan de organización, así como los métodos debidamente clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas en una entidad para proteger sus recursos, propender a la exactitud y confiabilidad de la información contable, apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, así como estimular la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones establecidas.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

• COBROS: Deben verificarse los descuentos por pronto pago, rebajas, ventas al contado, (como los registros de ventas, entregas, envíos o registros puntuales de inventario y compararlos posteriormente con los registros de cobros. Debe verificarse la preparación de registros finales de cobros efectuando un seguimiento de las cantidades de los registros iníciales hasta los finales. También verificar las sumas y anotaciones de los asientos correspondientes a los cobros.

• DESEMBOLSOS: Se deben verificar los asientos en los registros iníciales de desembolsos comparando las cantidades y otros detalles pertinentes con los cheques pagados y comprobando si tales cheques presentan rasgos inusuales, como librados múltiples, alteraciones, firmas no autorizadas o endosados cuestionables (especialmente aquellos que no hayan sido endosados directamente para su depósito en un banco).

• SALDOS DE CAJA Y BANCOS• La auditoría sobre saldos de caja y bancos incluye cuestiones como que tipo de fondos se han de

auditar y cuando, así como de qué forma se ha de hacer. Los saldos de caja y bancos suelen incluir un número de fondos de explotación, y a veces cuentas en bancos con saldos registrados relativamente pequeños.

• Procedimientos de auditoría que se han de aplicar a los saldos seleccionados, según las circunstancias.

1. Debe efectuarse un recuento y listado de los depósitos, cheques, comprobantes, etc.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

2. Seguimiento de los cheques especificado como cobros no depositados hasta los asientos de los registros iníciales de cobros, tal y como se encuentren en la fecha.

3. Comprobar la propiedad de los cheques.4. Efectuar un seguimiento de los cheques cargados a otras cuentas bancarias, relacionándolos con los

registros de desembolsos simultáneamente con la lista asociada de cheques pendientes.5. Examinar los comprobantes de anticipos o gastos y cualquier otro documento y de efectivo para

comprobar si cuentan con la aprobación. Si representan una cantidad significativa, podría ser necesario registrarlas como desembolsos correspondientes al período de auditoría.

6. Verificar independientemente las conciliaciones bancarias y obtener directamente confirmaciones de los saldos por parte de los bancos.

7. Hacer una comparación de los depósitos reflejados en los estados bancarios con los cobros registrados, previos a la conciliación, para permitir que los cheques y transferencias no registradas en otras cuentas bancarias lleguen a ellos para efectuar su pago, previo a la fecha de la conciliación.

8. Deben cuadrarse los depósitos en tránsito mostrados en las conciliaciones con los cobros registrados antes de la fecha de conciliación y deben referenciarse a los abonos en los bancos en un plazo posterior prudente.

9. El auditor debe obtener directamente de los bancos los extractos bancarios y cheques pagados durante un período razonable después de la fecha de la conciliación. Deben examinarse los números y fechas de cheques y las fechas de endosado de los bancos en los cheques devueltos para determinar cuáles fueron examinados antes de la fecha de la conciliación y entonces comprobarlos con la lista de cheques pendientes de la conciliación.

10. Cualquier otra partida en conciliación debe considerarse como inusual y, por lo tanto, se debe investigar íntegramente.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

• Control interno de las transacciones por caja.• Control interno sobre ventas en efectivo(contado)• Control interno sobre los cobros al cliente• Control interno sobre los desembolsos en efectivo

(Contado)• Aspectos de control de los fondos de caja chica.• Control Interno sobre el manejo de fondos en las

Sucursales.• Verificar la autenticidad de los saldos• Analizar el software contable

Papeles de trabajo para la auditoría de la Caja

• Los papeles de trabajo para la caja y Bancos incluyen:• Hoja de agrupamiento• Arqueos de caja• Confirmaciones bancarias.• Confirmaciones de saldos de compensación• Conciliaciones bancarias.• Listas de cheques en circulación.• Listas de cheques investigados• Libro de bancos.• Lista de préstamos otorgados• Lista de pendientes de pago.

CONTROL INTERNOPRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS INHERENTES

SUBSISTEMA DE CAJA Y BANCO.

 Efectivo  en Caja 1-   Es responsabilidad de cada entidad mantener el efectivo y valores equivalentes en lugar apropiado que ofrezca garantía contra robos, incendios, etc. observando las disposiciones vigentes dictadas por la Banca Central -   El cajero debe ser el único que posea la combinación de la caja fuerte, debiendo existir copia de la misma en sobre sellado en poder de la dirección. 3-    El cajero debe firmar el Acta de Responsabilidad Material por la custodia del efectivo depositado en la caja y dicha Acta se guardará en el Area Económica. 4-   El total del efectivo depositado en caja debe arquearse por lo menos una vez al mes, sorpresiva y sistemáticamente y al sustituirse al cajero. El arqueo debe realizarse por el empleado del Area Económica, verificándose además que existe resolución del director que fije el montante de cada fondo operado. 5-   Por cada faltante o sobrante de recursos monetarios detectado se elaborará y contabilizará inmediatamente el expediente correspondiente. 6-   Es preciso aplicar la responsabilidad material en el caso de faltantes de recursos monetarios. 7-    El cajero no custodia recursos monetarios ajenos a la entidad, ni talonarios de cheques en blanco;  ni puede tener acceso a los registros contables del efectivo, ni de bienes materiales. 8-   El Area Económica debe controlar los cupones de combustibles entregados al cajero, así como su distribución.

SUBSISTEMA DE CAJA Y BANCO

9 Los modelos Anticipos para Gastos de Viajes y los Vales para Gastos Menores deben estar autorizados por los funcionarios competentes, de acuerdo con el  documento emitido por la dirección de la entidad, contentivo de sus nombres y firmas. 10-  Cada Vale de Gastos Menores y Anticipo para Gastos de Viajes pagados y liquidados deben constar adjuntos con los justificantes correspondientes no excediendo el limite  y estar firmados por los receptores de los pagos de los recursos monetarios. 11-  Los Recibos de Ingresos deben estar numerados previamente por el Area Económica y  controlarse  los que se encuentran en poder del cajero. 12-  El importe de los ingresos cobrados en efectivo deben ser verificados y corresponderse con la suma de los documentos justificativos de éstos, depositándose diariamente; debiendo estar firmados por las personas que los liquidan. 13-  Los salarios no reclamados y los indebidos, así como los Anticipos de Gastos de Viajes liquidados, se reintegran y liquidan dentro de los términos establecidos para estas operaciones. 14- El modelo Control de Anticipos a Justificar debe estar actualizado, fiscalizándose las fechas de vencimiento de los anticipos otorgados para garantizar su liquidación en tiempo. 15- Los Vales para Pagos Menores y sus justificantes deben cancelarse con sello de “PAGADO” al reembolsarse. 16-  Al final de cada mes es preciso registrar los Vales para Pagos Menores pagados y los Anticipos para Gastos de Viaje liquidados o pendientes de liquidar, que no hayan sido reembolsados. 17-  No pueden entregarse Anticipos para Gastos de Viajes a ningún trabajador que tenga pendiente de liquidar otro anticipo. 18-  Los cobros en efectivo (procedentes de ingresos) no pueden utilizarse para efectuar pagos.