Embed Size (px)
Citation preview
BUENAS PRÁCTICAS SECTORIALES
Para el Estado de Emergencia
Versión 3.0
Abril 2020
Gestión Documental
Gestión humana
Procesos colaborativosLes compartimos la
tercera versión del
Manual de buenas
prácticas,
implementadas por
nuestras empresas
afiliadas durante esta
coyuntura, las cuales
están enmarcadas en
los siguientes temas:
Seguridad Vial
Medidas de Autocuidado
Procesos colaborativos
En un Webinar realizado recientemente por el Cluster de Logística de la Cámara de Comercio de Bogotá, del
cual Defencarga hace parte se analizaron los principales retos que tiene la Cadena de Suministro en entornos
disruptivos como el actual, dentro de los que se destacan:
• Cambios tecnológicos y de mercado: Se recomienda el uso de las herramientas tecnológicas (Ejemplo
Bigdata y Blockchain) que permiten respuestas ágiles ante los cambios en las tendencias del mercado.
• Adaptabilidad: Los ejercicios de planeación de las empresas deben, si es del caso, modificarse o adaptarse
al entorno que afrontamos en la actualidad. Los tiempos de respuesta a la demanda, deben acortarse;
también hay que incorporar la flexibilidad frente al ajuste de operaciones
• Descentralización: Con base en las macrotendencias de consumo y nuevas formas de adquisición de bienes
y materias primas, es necesario ubicar los inventarios más cerca de los centros de consumto.
• Colaboración: Cadenas logísticas más integradas, conocimiento de clientes y proveedores, identificación de
los eslabones más débiles de la cadena, pronósticos y reabastecimiento colaborativo.
Retos de la Cadena de Suministro
Procesos colaborativos
Es importante recordar que el estímulo otorgado al sector
transporte por el Gobierno Nacional a través de la disminución
del precio del combustible y la exención al pago de peajes,
tiene por finalidad garantizar el abastecimiento de toda la
población de nuestro país.
El estímulo a su vez debe permitir el Mantenimiento en los
niveles de empleo en el sector e incentivar la prestación del
servicio por parte de terceros, aun con las condiciones difíciles
que atravesamos.
Trabajo Remoto o en Casa
Gestión Humana
Recuerden la diferencia que existe entre
Teletrabajo (Ley 1221 de 2008 y Decreto
Reglamentario 884 de 2012) y Trabajo
Remoto o Trabajo en Casa.
Para disminuir los riesgos sicosociales y
físicos que se pueden presentar con el
Trabajo Remoto o Desde Casa, les
sugerimos estar en comunicación
permanente con sus colaboradores e
invitarlos a que implementen las
siguientes recomendaciones.
Temas claves frente al trabajo en casa
Trabajo Remoto o en CasaGestión Humana
• Vigilancia desde el SG-SST con el apoyo de Líderes de
Procesos y de Gestión Humana al estado de salud del
personal y su familia que:
• Labora desde casa
• Asiste de manera presencial a las sedes
• Se encuentra en vacaciones
• Tiene novedades respecto a su estado de salud.
• Generar y socializar protocolos que incentiven el
mantenimiento de rutinas respecto a:
• Higiene Personal (baño, ropa, alimentación)
• Pausas activas
• Cumplimiento de horarios
Es importante evaluar la salud mental del personal y la percepción que tiene de
los cambios actuales, para tomar decisiones hacia el futuro, lo que seguramente
implicará acciones a tomar para aminorar riesgos de carácter sicosocial.
Trabajo en SedeGestión Humana
Modificación de turnos: Es necesario generar estrategias que permitan cumplir con los Protocolos de
Bioseguridad publicados por el Ministerio de Salud, para aquellas personas que deben prestar sus
servicios desde la sede las compañías.
Algunas de ellas pueden ser:
• Cambios de turnos que permiten que no se aglomeren más de 50 personas en sus espacios.
• Ingreso escalonado, lo que a su vez incide en mejores desplazamientos evitando horas pico
en el transporte público.
• Ubicación de elementos necesarios para el lavado constante de manos
• Mantener puestos de trabajo desinfectados
• Las oficinas deben permanecer aireadas y ventiladas; evitar en lo posible el uso de aire
acondicionado.
• Mantener una distancia mínima de 2 metros entre cada puesto de trabajo.
Fundamental: Evaluar cargos que pueden continuar en trabajo remoto o en casa para evitar exposición del
personal.
Seguridad Vial
Para prevenir accidentes en esta época, nuestros afiliados recomiendan:
• Mantener estricto control a la velocidad de los vehículos a través de telemetría, ya que en vías con menor
congestión se pueden presentar de manera más fácil excesos.
• Hacer campañas para que los conductores manejen con mayor cuidado, algunas empresas nos indican que se ha
evidenciado más imprudencia de otros actores viales, especialmente motociclistas y peatones, que no respetan los
semáforos o señales de pare.
• Concientizar a los conductores del impacto económico y social que tendría para los involucrados y para la
compañía la ocurrencia de un siniestro vial, teniendo en cuenta la disminución de servicios en ruta lo que podría
demorar la atención a las víctimas.
Desde el inicio del periodo de aislamiento preventivo obligatorio, la actividad en las vías nacionales se ha
reducido en un 75%; cifra que no se ve reflejada en la disminución de accidentes de tránsito ni víctimas
fatales (1.504 accidentes de tránsito y 87 víctimas fatales), que apenas llega al 50% comparado con el año
anterior.
En caso de presentarse un siniestro, recuerde documentarlo como una lección
aprendida para que todo el personal de la compañía identifique las causas y
realice las correcciones necesarias
Higiene Limpieza del Vehículo:
Recientemente fue expedida la circular conjunta 004 del 09 de abril de 2020, en la que los
Ministerios de Salud, Transporte y Trabajo establecen los protocolos de bioseguridad para
mitigar la propagación del COVID-19, en este documento encontrarán entre otras:
• Medidas a implementar en los vehículos
y equipos de todas las modalidades de
transporte.
• Medidas a implementar por parte de los
conductores de todo tipo de equipos de
transporte.
• Medidas a implementar por parte de los
conductores de equipos de carga.
Gestión Documental
Se recomienda en la medida en que sea posible, disminuir el uso de papel no sólo en el marco de la
contingencia actual sino también de manera posterior a la emergencia, lo que sin duda incrementa
los niveles de formalización del sector y agiliza el ciclo operativo de las empresa de transporte.
Veamos algunos ejemplos:
• Establecer protocolos para el recibo y gestión de documentos de forma virtual durante la
contingencia, acordando previamente con los clientes de qué manera se dará soporte, se
elaborarán facturas, etc.
• Usar aplicativos que permiten desde el celular el escaneo de documentos, por ejemplo el
“Cumplido”. No se recomienda el envío de fotos ya que la calidad no es óptima.
• Generar flujos de trabajo de acuerdo con las tablas de retención documental.
• Implementar el proceso de gestión documental a través de herramientas desarrolladas para ello,
que pueden ser incluso gratuitas, para pequeñas empresas, y obviamente más robustas, para
compañías de mayor tamaño. Tales como Bitrix24 o Carvajal.
Los invitamos a seguir compartiendo sus buenas prácticas con
todos nosotros. Para ello nos pueden escribir al correo:
• Agradecemos a las siguientes empresas por su aporte a la
elaboración de este documento:
TDM Transportes
Postobón
Éxito
Bimbo
Carga
