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Fecha: 05/11/07 Procedimiento: Desarrollo de Actos Académicos de Educación Continua Revisión No. 00 Secretaría de Docencia Dirección General de Educación Continua y a Distancia Dirección de Desarrollo y Gestión de Proyectos
Universidad Autónoma del Estado de México
Sistema de Gestión de la Calidad 1/12
C O N T E N I D O
1. Propósito
2. Alcance
3. Responsabilidad y autoridad
4. Normatividad aplicable
5. Políticas
6. Diagrama de bloque del procedimiento
7. Glosario
8. Anexo
9. Revisión Histórica
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Sistema de Gestión de la Calidad 2/12
1. Propósito Establecer el procedimiento para el desarrollo de los actos académicos de educación continua. 2. Alcance Este procedimiento debe ser observado y aplicado para el desarrollo de los actos académicos de educación continua realizados por la Dirección General de Educación Continua y a Distancia de la UAEM. 3. Responsabilidad y autoridad En la siguiente tabla se presentan a los responsables de elaborar, revisar, aprobar y actualizar el desarrollo de los actos académicos de educación continua:
Fase Elabora/actualiza Revisa Aprueba Solicitud Usuario Director de Desarrollo
y Gestión de Proyectos
Director General de Educación Continua y a Distancia
Estructuración y cotización
Departamento de Desarrollo de Proyectos
Director de Desarrollo y Gestión de Proyectos
Director General de Educación Continua y a Distancia
Planeación Departamento de Desarrollo de Proyectos
Director de Desarrollo y Gestión de Proyectos
Director General de Educación Continua y a Distancia
Difusión Dirección de Tecnologías para la Educación
Director de Desarrollo y Gestión de Proyectos
Director General de Educación Continua y a Distancia
Inscripciones Coordinación de Planeación, Seguimiento y Apoyo Administrativo
Coordinador de Planeación, Seguimiento y Apoyo Administrativo Director de Desarrollo y Gestión de Proyectos
Director General de Educación Continua y a Distancia
Impartición Departamento de Desarrollo de Proyectos
Director de Desarrollo y Gestión de Proyectos
Director General de Educación Continua y a Distancia
Elaboración de constancias
Coordinación de Planeación, Seguimiento y Apoyo Administrativo
Coordinador de Planeación, Seguimiento y Apoyo Administrativo Director de Desarrollo y Gestión de Proyectos
Director General de Educación Continua y a Distancia
Asignación de recursos y comprobación de
Director de Desarrollo y Gestión de Proyectos
Coordinador de Planeación, Seguimiento y Apoyo
Director General de Educación Continua y a Distancia
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gastos Administrativo Evaluación del desarrollo del acto académico
Departamento de Mercadotecnia
Director de Desarrollo y Gestión de Proyectos
Director General de Educación Continua y a Distancia
Ceremonia de entrega de constancias
Director de Desarrollo y Gestión de Proyectos
Director de Desarrollo y Gestión de Proyectos
Director General de Educación Continua y a Distancia
4. Normatividad aplicable
Lineamientos de Educación Continua y a Distancia 5. Políticas 1. La Dirección de Desarrollo y Gestión de Proyectos deberá contar con la solicitud del
usuario, sea sector público o privado debidamente requisitada, para la impartición del acto académico.
2. Para el sector social se requiere que la Dirección de Desarrollo y Gestión de Proyectos
cuente con las cédulas de inscripción mínimas requeridas para el inicio del mismo.
3. La Dirección de Desarrollo y Gestión de Proyectos deberá entregar al usuario vía oficio, la estructura y cotización del acto académico debidamente autorizados por el Titular de la DGECyD.
4. El instructor elaborará el manual correspondiente al acto académico, el cual deberá ser
entregado al Departamento de Desarrollo de Proyectos al menos 15 días antes de iniciar el acto.
5. El Departamento de Desarrollo de Proyectos será el responsable de la logística del acto
académico.
6. El diseño de las portadas del manual y la difusión del acto académico en la página web serán responsabilidad de la Dirección de Tecnologías para la Educación, lo cual se solicitará 15 días y un mes respectivamente antes del inicio del acto académico.
7. El instrumento legal correspondiente deberá estar debidamente signado por las partes
correspondientes 10 días antes de iniciar el acto académico.
8. El usuario deberá cubrir el costo a la UAEM del acto académico 10 días antes de iniciarse.
9. Los trámites de inscripción y emisión de constancias de participación en los actos
académicos corresponderán a la Coordinación de Planeación, Seguimiento y Apoyo Administrativo.
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10. El Departamento de Mercadotecnia aplicará el instrumento correspondiente a la evaluación del desarrollo del acto académico al finalizar el mismo y llevará a cabo el análisis de los resultados.
11. La Dirección de Desarrollo de Proyectos entregará al usuario ocho días hábiles después
de terminar el acto académico listas de asistencias, resultados de la evaluación del desarrollo del acto académico y evaluaciones de conocimientos de los participantes, en caso de que éstas se apliquen,
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6. Diagrama de Bloque del Procedimiento
Dirección General de Educación
Continua y a Distancia
Dirección de Desarrollo y Gestión de
Proyectos
Departamento de Desarrollo
de Proyectos
Coordinación de Planeación ,
Seguimiento y Apoyo
Administrativo
2
Recibe oficio de solicitud (f) y
correo electrónico , el cual contesta
con informes .
Revisa de base de datos de
instructores , contacta instructor y
solicita elaboración de la temática
del acto académico .
3
Revisa documento (O ) y determina
su aprobación o no .
4
A
INICIO
Recibe solicitud del acto
académico (O) por parte del
sector público y privado , turna al
departamento responsable (f).
Por parte del sector social recibe
solicitud de informes vía correo
electrónico .
1
Recibe documento con
observaciones , corrige y turna
nuevamente al titular de la
DDyGP.
Recibe información del instructor
vía correo electrónico .
Elabora estructura y cotización del
acto académico (O-1), solicita
aprobación del titular de la DDyGP .
Observaciones
5
6
Del sector público y privado recibe
documento aprobado , Elabora
oficio (O) y turna para firma al
titular de la DGECyD . Para el
sector social elabora oficio (O-2) de
difusión , recaba firma del titular de
la DDyGP y entrega a la DTE .
Conecta con paso
4
Sí
No
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Dirección General de Educación
Continua y a Distancia
Dirección de Desarrollo y Gestión de
Proyectos
Departamento de Desarrollo
de Proyectos
Coordinación de Planeación ,
Seguimiento y Apoyo
Administrativo
8
Recibe oficio (O) y turna al DDP
para su trámite .9
Recibe documento para
entrega (O-1).
Firma y regresa oficio (2)
10
A
Recibe oficio (O), firma y turna a
la DDyGP.
7
Recibe oficio (2) y archiva .
Turna oficio (2) y solicita iniciar
trámites con el usuario para el
desarrollo del acto académico .
Recibe oficio (O ) firmado , anexa
cotización (O-2).
Solicita entrega .
Verifica difusión del acto
académico en el medio solicitado .
11
12
Recibe oficio (2).
Elabora oficio (O -2) para dar aviso
del desarrollo del acto académico .
Elabora oficio (O-2) de solicitud de
instalaciones y equipo .
Recaba firma del titular de la
DDyGP y realiza entrega
correspondiente .
1413
Recibe oficio (1), firma y regresa
oficio (2).
Recibe oficio (O) e inicia
trámites correspondientes ,
firma oficio (2) y regresa .
15
Recibe oficios (2) y archiva .
Turna oficios (f).
B
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Dirección General de Educación
Continua y a Distancia
Dirección de Desarrollo y Gestión de
Proyectos
Departamento de Desarrollo
de Proyectos
Coordinación de Planeación ,
Seguimiento y Apoyo
Administrativo
Recibe oficio (O-1) y envía ,
firma oficio (2) y regresa .
18
Recibe oficio (f ) y archiva .
Para el sector público y privado
solicita vía oficio (O -2)
elaboración de Instrumento
Legal.
Recaba firma del titular de la
DDyGP.
Para el sector social da informes
del acto académico .
Elabora oficio (0-1) solicitando
diseño de portadas a la DTE .
16
Recibe oficios (2) y archiva .
Turna copia (f ).
19
20
Recibe oficio (f) y archiva .
Solicita elaboración de manual al
instructor , así como sus
requerimientos para la impartición
del acto académico , vía correo
electrónico o telefónicamente .
23
Recibe oficio (O-2), firma y
regresa oficio (2).
Realiza trámites de
inscripción .
Informa telefónicamente de
inscripciones .
21
C
B
17
Recibe oficio (1), firma (2) y
regresa .
Informa de requerimientos del
instructor , revisa y autoriza .
Recibe propuesta del
instrumento legal y turna (f) al
DDP.
22
Verifica y solicita
requerimientos.
Recibe propuesta de
instrumento legal , revisa y
elabora oficio (O-2) y envía al
usuario.
Da informes a los interesados
del sector social y turna a la
CPSyAA para su inscripción .
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Dirección General de Educación
Continua y a Distancia
Dirección de Desarrollo y Gestión de
Proyectos
Departamento de Desarrollo
de Proyectos
Coordinación de Planeación ,
Seguimiento y Apoyo
Administrativo
24
27
Recibe oficio (O-2), firma y
regresa oficio (3).30
Recibe copia (3) y archiva . Turna
copia (f ).
D
C
26
Recibe información y autoriza
impartición del acto
académico .
Recibe instrumento legal del
usuario y envía al DDP .
Recibe instrumento legal y
elabora oficio (O-3) con
observaciones y solicitando
impresión final , recaba firma y
envía .
Recibe manual de la correctora
de estilo con observaciones ,
realiza cambios y da diseño .
28
Recibe oficio (1), firma copia
(3) y regresa .
Recibe oficio (2) y archiva . Turna
oficio (f).
Recibe diseño de portadas vía
correo electrónico y turna al DDP .
25
Recibe oficio (f ).
Recibe información de
inscripciones y elabora cédulas de
inscripción . ( Sector social ) e
informa al DDyGP .
Recibe correo electrónico con
diseño de portadas .
Recibe manual terminado por
parte del instructor vía correo
electrónico .
Envía manual a la correctora de
estilo para revisión ortotipográfica .
29
31
Recibe copia de oficio (f ) y
archiva .
Continúa con trámites de
logística .
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Dirección General de Educación
Continua y a Distancia
Dirección de Desarrollo y Gestión de
Proyectos
Departamento de Desarrollo
de Proyectos
Coordinación de Planeación ,
Seguimiento y Apoyo
Administrativo
Recibe copia y archiva .
Elabora oficio (O-2)
solicitando recursos , recaba
firma y envía .
33
34
D
32
Recibe oficio (2) y archiva .
Recibe recursos y turna a la
DDyGP.
Recibe oficio (f ) y recursos .
Realiza compras .
Imprime y reproduce manual .
Inicia acto académico .
Continúa con trámites de logística .
Realiza comprobación de gastos ,
a través de oficio (O -2), recaba
Vo.Bo. y envía .
Recibe instrumento legal final y
recaba firmas .
Envía original debidamente
signado y envía a la SEyVU a
través de oficio (O-2).
Turna copia (f) al DDyGP .
36
37
Revisa y autoriza comprobación ,
firma oficio . 38
Recibe comprobación autorizada y
envía oficio (O-2).
Elabora oficio (O-2) solicitando los
documentos de participación .
Recaba firma y entrega .
Recibe oficio (O-2), firma y
regresa oficio (2). Realiza
trámites y entrega recursos .
35
E
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Sistema de Gestión de la Calidad 10/12
Dirección General de Educación
Continua y a Distancia
Dirección de Desarrollo y Gestión de
Proyectos
Departamento de Desarrollo
de Proyectos
Coordinación de Planeación ,
Seguimiento y Apoyo
Administrativo
Recibe copia (f) y archiva .
Recaba firmas
correspondientes de
documentos de participación .
Solicita aplicación de
evaluación del acto
académico .
41
39
E
40
Recibe solicitud y turna al
Departamento de Mercadotecnia .
Informa fecha y hora de
ceremonia de clausura .
Término del acto académico .
Concluyen trámites de logística .
Realizar la ceremonia de clausura
y entrega de documentos
probatorios.
Posteriormente recibe resultados
de la evaluación del acto
académico (3), envía (1) al
usuario cuando es el sector
público y privado , entrega al
instructor (2) y archiva (3).
FIN
Recibe oficio (2) y archiva , envía
copia (f) y documentos de
participación .
43
Recibe información .
Agenda fecha y hora .
44
Conecta con paso
44
Recibe oficios (O -2), firma y
regresa oficios (2).
Realiza trámites y entrega
documentos de participación .
42
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7. Glosario Acto académico: conjunto de acciones de capacitación y actualización del conocimiento o habilidades llevadas a cabo por el área de educación continua. Cotización: es el documento donde se plasma objetivo, temario y costo del acto académico. CPSyAA: Coordinación de Planeación, Seguimiento y Apoyo Administrativo. DDP: Departamento de Desarrollo de Proyectos.
DDyGP: Dirección de Desarrollo y Gestión de Proyectos.
DGECyD: Dirección General de Educación Continua y a Distancia.
Difusión: conjunto de actividades cuyo objetivo es dar a conocer al público en general la realización del acto académico.
DTE: Dirección de Tecnologías para la Educación. Educación continua: proceso educativo permanente que adopta diferentes tipos, modalidades y duración; su objetivo es mantener actualizados los conocimientos, así como fortalecer o desarrollar destrezas, habilidades, actitudes y aptitudes de profesionistas, técnicos y público en general en todos los campos del saber.
Estructura: es el formato que contiene impresa las características propias de cada acto académico.
Instructor: persona que en el proceso de enseñanza-aprendizaje transmite conocimientos, habilidades y destrezas para el desarrollo de actitudes y aptitudes.
Logística: conjunto de actividades y trámites necesarios para llevar a cabo la organización del acto académico.
Manual: es el documento que contiene notas, información, conceptos, datos, definiciones, teorías, etc., imprescindibles para comprender los contenidos del curso de que se trate; así como el instrumento de apoyo que le facilitará al instructor el proceso de enseñanza-aprendizaje.
8. Anexos
• Solicitud de servicio • Cédula de inscripción • Lista de asistencia • Entrega de constancias • Evaluación del curso
9. Revisión Histórica
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Número de
Revisión
Fecha de Revisión
Revisó (puesto)
Reaprobado (puesto) Descripción del Cambio
00
10-09-07 DGECyD
LllaDGECyD
Director DODA Primera edición