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CCAAPPÍÍTTUULLOO IIVV:: LLOOSS RREESSUULLTTAADDOOSS
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CAPITULO IV
RESULTADOS DEL ESTUDIO
Los resultados fueron obtenidos a través de la observación directa y del
instrumento de recolección de datos como las entrevistas no estructuradas,
sirviendo de plataforma para el desarrollo de este estudio, la metodología del
ciclo de vida expuesta por Senn (1992) en sus cuatro (4) primeras fases y la
de Fábregas (1995) para la fase de pruebas.
1.- FASE I. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.
Se presenta, la propuesta a los Directivos de la Organización Denu, la
cual consiste en desarrollar un sistema de información automatizado para la
integración del control administrativo y cálculo de nómina.
Para la investigación preliminar se hizo uso de la observación directa y de
las entrevistas no estructuradas de tipo informal, las cuales como se
estableció en el capítulo III al abordar teóricamente a Bavaresco (1992,
p.188) quien la define como “aquellas en las cuales se hacen preguntas y se
les deja total libertad de responder sin interrumpirlos con otras preguntas”
para determinar los requerimientos que el personal de administración y la
gerencia requieren para el nuevo sistema, a través de las cuales se
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recibieron respuestas amplias, po
r cuanto las preguntas efectuadas fueron abiertas. La investigación
preliminar fue dividida en:
1.1.- Aclaración de la Solicitud: La realización del proyecto se llevó a
cabo en la Organización Denu, específicamente en las dos (2) empresas en
Maracaibo ( King Hotel, C.A. y la Inmobiliaria Denu 4, C.A.).
Los usuarios justifican la solicitud para el desarrollo del sistema, basados
en la necesidad de enfrentar las limitaciones del sistema actual, en el cual
los procesos de control administrativo y cálculo de nómina se efectúan en
forma manual o semiautomatizado, utilizando herramientas tales como:
Word, Excel, entre otros, y requerían de un sistema automatizado capaz de
llevar a plenitud en forma óptima el módulo administrativo de los procesos de
ingresos y egresos del personal, asignaciones y deducciones de obligaciones
contractuales y laborales (intereses sobre prestaciones, vacaciones, bono
vacacional, horas extras, IVSS, entre otros), módulo de nómina para su
cálculo y la creación del módulo de base de datos, es decir, automatizar
estos procesos para satisfacer adecuadamente los requerimientos de
información y controlar:
* Pérdida de tiempo, debido a la misma condición de sus procesos
manuales.
* Extravío de Información registrada en archivos; falta de registro de
ingreso y egreso del personal.
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* Duplicación de datos inválidos en fechas de ingresos del personal,
préstamos, entre otros.
* Falta de organización y coordinación de los procesos administrativos
(Cálculo de nómina, control y cálculo de asignaciones, deducciones de
obligaciones contractuales y/o legales, ingreso y egreso del personal entre
otros), los cuales no se llevan en forma ordenada, ya que los mismos se
realizan de forma manual o semiautomatizado.
* Información no fluida, poco confiable, efectiva y actualizada la cual
afecta al subsistema administrativo y de nómina, y lo que ello implica.
Por lo expuesto anteriormente, la Asistente Contable Administrativo T.S.U.
Lisleiden Luzardo, plantea la solicitud para desarrollar un sistema de
información automatizado que permita la integración del control
administrativo y cálculo de nómina del personal de la Organización Denu.
1.2.- Estudio de Factibilidad.
Aclarados los requerimientos de la solicitud, se realizó un estudio de
factibilidad del proyecto en cuestión para determinar si es factible o no,
tomando en cuenta los aspectos siguientes:
a) Factibilidad Técnica: Se determina los recursos tecnológicos
disponibles para el desarrollo del sistema de información automatizado en
estudio.
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En cuanto a la capacidad técnica de la Organización Denu, se observó
que la misma es de baja estructura tecnológica y la cual cuenta con solo
siete (7) equipos, cinco (5) de los cuales son repotenciados, sin embargo,
estos son capaces de almacenar gran cantidad de información y rápidos para
su acceso y respuesta al usuario al momento de realizar las actividades para
el cálculo de nómina y control administrativo.
Por intermedio de estas observaciones se determinó que el equipo, en el
cual se instalará el sistema, está conformado por los componentes indicados
en el capítulo III.
Hardware
Procesador Celeron 1.7 GHZ
Memoria Ram de 128 MB
Disco Duro de 40GB
Monitor a Color SVGA
Teclado expandido
Mouse Laser
Impresora HP 3500
Software
Windows Xp.
Microsoft Access 2002
Microsoft Visual Basic 2002
Seagate Software Crystal Reports 2001
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b) Factibilidad Económica: Por su intermedio, se identificó los costos
generados por el mismo, llegando a la conclusión que el mismo no presentó
una inversión de alto costo, puesto que el equipo, software, honorarios
profesionales, horas hombres, y costos intangibles son aportados por el
investigador, y el costo que generaría el sistema es la adquisición de la
licencia de Microsoft Access y Microsoft Visual Basic para crear la base de
datos y diseñar el sistema orientado a objetos para su ejecución una vez
aprobada su implantación, gastos de papelería para la generación de
reportes, recibos de pagos, vacaciones, entre otros; al mismo tiempo se
determinó que el nuevo sistema tiene mayores beneficios que costos, tales
como:
* Generar información clara, concisa, oportuna, integrada, detallada en
reportes, permitiéndose así, el control administrativo para el otorgamiento de
préstamos, vacaciones, horas extras, entre otros, minimizando de esta forma
la duplicidad de información.
* Respaldo de información, segura, precisa y confiable.
* Interface amigable con los usuarios al momento de operar al sistema.
* Permite llevar un control del personal que labora en las empresas, para
así aumentar la agilización y efectividad de dichos procesos.
* Facilidad de almacenamiento de todas las asignaciones y deducciones
de los empleados y recuperación de información confiable y accesible.
* Realizar un registro actualizado y permanente de los datos de los
empleados, préstamos concedidos, saldos, cuotas pendientes, entre otros.
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* Obtener un análisis detallado de las actividades, específicamente a la
hora de calcular la nómina de los empleados.
* Brindar apoyo al personal encargado del control administrativo para el
análisis económico y operacional de la gerencia en cuanto a otorgamiento de
porcentaje de préstamos, utilidades pagadas, intereses sobre prestaciones,
indemnizaciones; entre otros.
* Reduce la carga de trabajo en los usuarios.
Asimismo, el análisis permite establecer que el proyecto es
económicamente factible para la organización, porque los beneficios superan
en un alto porcentaje a los costos por el generados y la inversión requerida
para su instalación será recuperada en un tiempo estimado de dos a tres
meses, una vez puesto en marcha el sistema. (Ver Cuadro 1, p .84)
c) Factibilidad Operacional: A través de una entrevista informal o no
estructurada y de la observación directa, los usuarios se encuentran
optimistas ante el nuevo sistema, por ser una respuesta a sus requerimientos
y necesidades. Están técnicamente capacitados para el manejo del sistema,
el cual constituye un proceso adaptativo a corto plazo con el sistema
desarrollado, requiriendo por consiguiente de un breve adiestramiento para
optimizar el manejo del mismo para la aceptación del sistema como una
alternativa ideal para los usuarios finales.
Por otra parte, la automatización del sistema permitirá evolucionar en
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Cuadro 1
Factibilidad Económica
Costos de
Desarrollo
del Sistema
Bs.
Costos
De
Equipos
Bs.
Análisis Exonerado Computador Celeron Exonerado
Diseño Exonerado Teclado Exonerado
Desarrollo Exonerado Mouse Exonerado
Adiestramiento Exonerado Impresora Exonerado
Manuales Exonerado
Costos
de
Software
Bs.
Costos
De Suministros y Gastos
Varios
Bs.
Sistema Operativo Exonerado Caja de Formas Continuas 65.000,00
Microsoft Office 2002 Exonerado Caja de Disquetes 6.000,00
Microsoft Access 2002 761.170,40 Papelería 48.000,00
Microsoft Visual Basic
2002
761.170,40 Otros 85.300,00
Seagate Software Crystal
Reports 2001
761.170,40
Winzip Exonerado
TOTAL: 2.487.811,20
Fuente: Luzardo F. (2004)
forma positiva a la Organización Denu, así como también la integración del
control administrativo y cálculo de nómina del personal.
1.3.- Aprobación de la Solicitud.
Posteriormente a la revisión y evaluación de los resultados obtenidos en
el estudio de factibilidad, la propuesta solicitada por la Asistente Contable
Administrativo de desarrollar un sistema de información automatizado fue
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aprobada por el Gerente General de la organización, Lic. Orlando Leal, para
su ejecución.
2.- FASE II. DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS.
Una vez recabada la información necesaria a través de la entrevista no
estructurada informal y la observación directa, se determina las necesidades
actuales y futuras de información del nuevo sistema para cumplir con los
objetivos propuestos.
En este mismo orden de ideas, las entrevistas realizadas al personal
involucrado en los procesos fueron realizadas de una manera informal, para
establecer las características que deben incluirse al nuevo sistema. (Ver
Anexo A). De este modo, se obtuvo los siguientes requerimientos:
2.1.- Requerimientos de Información.
* Diseño e implantación de claves de acceso para el sistema de
información.
* Control directo del personal que labora en cada empresa, así como el
control de días trabajados, horas extras, bonos nocturnos, días libres,
vacaciones, además de la localización de cada empleado.
* Registrar los datos personales del empleado en forma detallada.
* Acceso rápido, seguro y confiable de la información a la memoria del
computador.
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* Crear respaldo de toda la información manejada por el sistema.
* Proporcionar una interfaz amigable que establezca formatos específicos
para agilizar las actividades de recolección de datos.
2.2.- Requerimientos de Entrada.
Cédula de identidad, nombre completo del empleado, dirección, teléfono,
contacto, cargo, sueldo básico asignado, fecha de ingreso y egreso,
asignaciones y deducciones contractuales y laborales (Horas extras, bono
nocturno, entre otros).
* Fecha de elaboración de nómina, fecha de ejecución, la salida es
impresa o presentada por pantalla.
2.3.- Requerimientos de Salida.
* Generación de reportes de nómina y control administrativo (Préstamos,
utilidades pagadas por año, vacaciones, intereses sobre prestaciones
acumulados, entre otros), los cuales permitirán al usuario encargado el
supervisar el proceso de cálculo de la misma.
* Reporte de préstamos solicitados y concedidos por cada empleado.
* Recibo de pago, préstamos, vacaciones, entre otros.
* Reporte de empleados por empresa adscrita a la organización.
* Reporte anual de prestaciones, utilidades, entre otros.
* Reporte de intereses sobre prestaciones por empleado.
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* Reporte de asignaciones y deducciones.
2.4.- Requerimientos de Almacenamiento.
La organización consta con una base de datos, en la cual se guarda y
maneja la información de toda la comunidad que labora en las dos (2)
empresas adscritas en Maracaibo. La información de la base de datos, sirve
de entrada para los módulos del sistema, el manejador de base de datos es
Microsoft Access 2002, ya que es el sistema de administración de base de
datos de más alto nivel para todas las necesidades de administración de
información, desde una simple lista de direcciones hasta un complejo sistema
de administración de inventario y ofrece todas las herramientas necesarias
para almacenar, recuperar e interpretar datos, y es fácil de comprender y
emplear. Se realizarán respaldos físicos con unidades WinZip o CD-RW, las
cuales permitirán auditorias a los procesos y contar con una copia confiable
de los datos, si así fuese el caso ante alguna eventualidad inesperada.
2.5.- Requerimientos Funcionales:
* Obtener el control operativo de todas las actividades de los flujos de
datos del proceso de nómina.
* Obtener los diferentes reportes casi en tiempo real, para así lograr
disminuir el tiempo de análisis y respuestas por parte del encargado de llevar
a cabo la nómina de los empleados y de la gerencia misma.
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* Establecer criterios para el control del personal y administrativo utilizado
para la realización del proceso en estudio.
* Establecer parámetros de seguridad para la no duplicidad de datos e
información.
Por otra parte, se elaboró un diagrama de representación gráfica de
procesos para el análisis del sistema actual, en el cual se visualizan como
son ejecutados los procesos en la actualidad (Ver Figura 7) y determinar
así la ejecución de las diferentes actividades para el correcto funcionamiento
del mismo.
Solicitud
Solicitud Autorización para elaborar solicitud
Pedir autorización de Elaboración de cálculos, Reportes Manuales o
semiautomatizados Vacaciones, Préstamos, Prestaciones sociales, entre otros
Figura 7. Diagrama Sistema Actual. Fuente: Luzardo F. (2004)
Dpto. Personal
Préstamos. Vacaciones. Liquidación Final de Prestaciones
Asist Contable Adm.
Cálculo de vacaciones, intereses sobre prestaciones, entre otros
Gerencia
Cálculo de Nómina y Utilidades Anuales
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3.- FASE III. DISEÑO DEL SISTEMA. Esta fase representa uno de los objetivos principales dentro de la
investigación, y establece como el sistema propuesto debe satisfacer los
requerimientos de información, entrada, salida, almacenamiento y funciones,
expuestos por los usuarios en la anterior fase. Se prosiguió a identificar las
características que debe tener el nuevo sistema para realizar su adecuado
diseño por medio de una documentación detallada y un diseño estructurado
usando tablas HIPO (Ver Anexo B) en la cual se muestra la representación
jerárquica del funcionamiento del nuevo sistema desarrollado para lograr así
la integración del control administrativo y cálculo de nómina del personal de
la organización en estudio, y a su vez los diagramas funcionales donde se
representan los procesos involucrados en el sistema propuesto. (Ver Anexo
C).
Se determina las especificaciones necesarias para el diseño, construcción
y desarrollo del sistema mediante módulos que permitan la entrada y salida
de información.
Para esto deben ser definidas las siguientes actividades:
3.1.-Diseño de Interfaces: Para el diseño de las diferentes interfaces
consideradas en el desarrollo del sistema fueron diseñadas de acuerdo a
los estándares establecidos de Windows, así tenemos:
* Interfaz de Menú: Diseñada para lograr interactividad y un ambiente
amigable para el usuario, consta de dos (2) opciones para la selección de los
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diferentes módulos, las cuales pueden ser seleccionadas a través del mouse
o del teclado (ALT+Letra subrayada).
* Interfaz Mouse: La operatividad del sistema se diseño de manera tal
que resulte dinámica para el usuario con el apoyo del mouse, sin eliminar la
alternativa del uso de teclado para la entrada de datos. El uso del mouse en
algunas operaciones para su ejecución se realiza al colocar el cursor sobre la
opción deseada o de los botones representados en las diferentes pantallas
del sistema.
3.2.- Diseño de Pantallas: Consta de dos (2) pantallas principales, las
cuales son: clave de acceso (Ver Figura 9) y el menú principal (Ver Figura 8).
Figura 8. Pantalla Menú Principal. Fuente: Luzardo F. (2004)
La presente pantalla representa el menú principal del sistema el cual está
dividido en maestros de empresas, hoja de vida, cargos, empleados,
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asignaciones y deducciones, Tasa de Interés BCV, Factor a cancelar,
nómina, vacaciones, préstamos, utilidades, prestaciones (Intereses y
Liquidación Final), reportes , ayuda y la opción para salir del sistema.
Por otra parte, los datos del sistema para su procesamiento son
ingresados por los usuarios, los cuales provienen de las distintas actividades
o tareas de los procesos de ingreso y egreso del personal, cálculos de
asignaciones y deducciones, entre otros de la organización. El sistema
emplea pantallas diseñadas en ambiente gráfico, dinámico e interactivo, que
permite la relación de los diferentes módulos que corresponden a las
opciones que se encuentran en la barra de opciones del menú principal y la
barra de herramienta o de trabajo.
A su vez las pantallas de los diferentes módulos, se diseñaron
considerando como base la información manejada en los mismos, así como
las operaciones que cada uno de ellos lleva a efecto, para lo cual se diseñó
los formularios apropiados para cada caso, y el manejo de la información sea
eficaz y eficiente. En el mismo orden de ideas, es de destacar que cada una
de las opciones correspondientes a los módulos, tienen opciones de agregar,
modificar, eliminar y consultar, según el caso requerido, así como opción
para la búsqueda de registros a través de la cédula o nombre del empleado
no importa a la empresa que pertenezca.
Al diseñar las pantallas se consideró los estándares establecidos bajo
ambiente windows para su estructura, color y funcionabilidad, las mismas
están estructuradas por: Una barra de título y los botones de minimizar,
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maximizar y cerrar pantalla, barra de menú, área de trabajo y barra de
botones para el ingreso, modificación, eliminación y consulta de los registros,
botones para color, tipo y tamaño de letra entre otros, se consideraron las
sugerencias de los usuarios.
3.3.- Diseño de Reportes: Los reportes son diseñados siguiendo las
normas pautadas por la empresa:
a) Título del reporte centralizado en la parte superior.
c) La fecha, hora y número de página en la parte superior derecha.
d) La información esta distribuida de manera tabular.
e) Las salidas son desplegadas por pantalla o pueden ser impresas según
lo requerido por la gerencia de la organización.
f) La impresión de los reportes será en hojas tipo carta, especial u oficio
si así fuese el caso, con la opción de ser visualizados por pantalla antes de
su impresión.
3.4.- Diseño de Acceso al Sistema: Permite acceder a los usuarios y al
administrador autorizados al sistema para llevar a cabo las operaciones
implícitas en el sistema, la pantalla es desplegable al ejecutarse el mismo y
una vez autorizados se activa el menú principal para seleccionar la opción
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deseada, y si la clave es errada se emite un mensaje de error e impide el
acceso al sistema (Ver Figura 9)
Figura 9. Pantalla Clave de Acceso. Fuente: Luzardo F. (2004)
Este acceso al sistema está restringido a dos tipos de usuarios: la
gerencia general y administrador y asistente, es decir, está dividido en dos
niveles, el nivel 0 permite a la gerencia accesar los reportes de interés para
la toma de decisiones y el nivel 1 para el administrador y asistente de
administración para realizar operaciones de incluir, modificar, consultar y
eliminar información. El acceso del sistema presenta un límite de tres (3)
intentos de fallidos para la admisión del usuario al mismo.
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3.5.- Diseño de Bases de Datos: El diseño de base de datos es referido
para el almacenamiento de datos del sistema de tal forma que no exista
redundancia de datos y exista integridad de los mismos. Por ello se crearon
las diferentes tablas que conforman la base de datos y se definió los índices,
claves primarias, entidades con sus respectivos atributos y la relación entre
ellas para el manejo y recuperación mas efectiva de los datos e información
acorde con las exigencias de los usuarios a través de claves primarias o
índices.
El diseño de base de datos considerado es el de tipo relacional por las
ventajas que presenta dicho diseño y el cual fue abordado en las bases
teóricas del capítulo II (Ver Anexo D) en el cual se representan las tablas
elaboradas para la base de datos , el nombre de cada una de ellas y el
modelo entidad-relación.
El modelo entidad relación fue elaborado con el objeto de elaborar un
modelo lógico de datos, de forma que adopte los requerimientos de los
procesos que se ejecutan en el sistema. Las entidades se pueden
representar como elementos que guardan información, tal es el caso de la
entidad “empleado”, es una entidad que contiene datos asociada a ella.
Las entidades de datos son agrupaciones de datos que darán lugar a los
diferentes registros de la base de datos que se diseña. Una vez identificado
las entidades de datos y sus interrelaciones, se comienza a pensar en las
estructuras básicas de datos que sirven para almacenar los datos que
describen esas entidades e interrelaciones. De esta forma una entidad dará
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lugar a una entidad de datos. Una relación (muchos a muchos, una a
muchos), entre dos entidades también dará lugar a una entidad de datos.
3.6.- Respaldo de Información: El respaldo de la información, esta
asegurada por el sistema, puesto que consta de la herramienta winzip, la
cual permitirá comprimir la base de datos copiando la misma a un disquete o
CD-RW, si se requiere bajar la información se utiliza a la misma herramienta,
la cual permite restaurarla realizando la descompresión de ésta.
4.- FASE IV. DESARROLLO DEL SISTEMA. Se construye cada una de las tablas requeridas en la fase anterior a
través de Access 2002, códigos de los objetos enlaces, y eventos como
captura de datos, reportes, consultas, procedimientos de actualización de las
tablas, además de la base de datos que se necesita en el nuevo sistema y
la funcionalidad requerida para cada uno de los módulos diseñados y
programados individualmente para posteriormente ser integrados y probados
para corregir todos los errores que se presentaron.
De igual manera se generó un programa ejecutable por el compilador del
lenguaje de programación Microsoft Visual Basic 2002, el cual permite
facilidad de adaptación y bondades de diseño, así como su capacidad de
manejo y administración de bases de datos relacionales, el Manejador de
base de datos Microsoft Access 2002, el cual permite administración de más
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alto nivel para todas las necesidades de administración de información,
desde una simple lista de direcciones hasta un complejo sistema de
administración de inventario y ofrece todas las herramientas necesarias para
almacenar, recuperar e interpretar datos, y es fácil de comprender y emplear,
así como integrarse con el lenguaje de programación mencionado con
anterioridad para la obtención de información optima y eficiente, y finalmente
el Software Seagate Software Crystal Reports 2001 para el diseño y
elaboración de reportes necesarios para el control administrativo y cálculo de
nómina por su capacidad de ofrecer alternativas accesibles para el usuario y
compatibilidad con Access y Visual Basic.
Para la construcción de las tablas, se considero el modelo de entidad-
relación. (Ver Anexo D)
El sistema de información desarrollado es de tipo modular por las ventajas
que permite al momento de diseñar, analizar resultados de las pruebas
llevadas a cabo como prueba unitaria de módulo, de integración y aceptación
funcional para la corrección de errores.
En la Figura 10, se muestra la pantalla de maestro de
empresas, en la cual el sistema generará automáticamente la numeración del
código de la empresa a crear y el nombre correspondiente de esta será
ingresado por el usuario, debido a que la Organización Denu está
conformada por varias empresas.
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Figura 10. Pantalla Maestro de Empresas. Fuente: Luzardo F. (2004)
En la Figura 11, se muestra la pantalla de maestro de cargos, en la cual el
sistema genera el número del código del cargo a crear, su nombre
correspondiente ingresado por el usuario para posteriormente ser asignado a
los empleados según la clasificación de la organización.
Figura 11. Pantalla Maestro de Cargos. Fuente: Luzardo F. (2004)
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Figura 12. Pantalla Maestro Hoja de Vida. Fuente: Luzardo F. (2004)
La Figura 12, muestra la pantalla de maestro de hoja de vida, la cual
permitirá al usuario registrar los datos de mayor importancia para el control
administrativo de ingreso y egreso del personal, estos datos generarán el
reporte de hoja de vida para el archivo manual de los empleados como
respaldo para la gerencia y administración de la organización.
Para activar un empleado en Maestro de Empleados debe estar
registrado previamente en esta Hoja de Vida.
La Figura 13, muestra la pantalla de Maestro de Empleados, en la cual el
usuario buscará el empleado a través del nombre para activarlo según la
empresa a la cual fue contratado, es decir, una vez llenada la hoja de vida el
sistema guardará el registro de cada empleado, lo cual permitirá activarlo
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desde esta pantalla, y el usuario indicará a través de un proceso de
búsqueda de los maestros de empresa y cargo para asignarle el
correspondiente a cada empleado, a su vez indicará la fecha de ingreso,
sueldo inicial.
Es importante acotar que el campo cédula de identidad del empleado,
será la clave primaria para relacionarse con las diferentes tablas que
conforman la base de datos, los datos personales para crear el registro del
mismo, sin embargo, el proceso de búsqueda para nómina y demás
procesos administrativos será por el nombre del empleado.
Figura 13. Pantalla Maestro de Empleados. Fuente: Luzardo F. (2004)
La Figura 14, muestra la pantalla de maestro de sueldo, en la cual el
usuario seleccionará a través del botón de búsqueda el empleado al que se
le asignará un nuevo sueldo previamente ingresada la fecha de dicha
actualización.
100
Figura 14. Pantalla Maestro de Sueldo. Fuente: Luzardo F. (2004)
La Figura 15, muestra la pantalla de maestro de asignaciones, en la cual el
sistema genera en forma automática el código de la asignación, el usuario
ingresa el nombre de la misma para ser usados al momento de la
elaboración y cálculo de nómina del personal, vacaciones, entre otros.
Figura 15. Pantalla Maestro de Asignaciones. Fuente: Luzardo F. (2004)
La Figura 16, muestra la pantalla de maestro de deducciones, en la cual
el sistema genera en forma automática el código de la deducción, el usuario
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ingresa el nombre de la misma para ser usados al momento de la
elaboración y cálculo de nómina del personal
Figura 16. Pantalla Maestro de Deducciones. Fuente: Luzardo F. (2004)
La Figura 17, muestra la pantalla maestro de factor de utilidades a
cancelar por cada empresa, permitiendo al usuario ingresar el nombre de la
empresa o a su vez buscar lo al hacer doble clic en el campo de empresa, y le
permitirá actualizar o modificar dicho factor al momento que la gerencia así lo
requiera.
Figura 17. Pantalla Factor. Fuente: Luzardo F. (2004)
La Figura 18, muestra la pantalla Tasa Fideicomiso para la elaboración y
cálculo de intereses sobre prestaciones sociales de cada empleado de la
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organización, el usuario ingresará día, mes , año y tasa correspondiente
según BCV (Banco Central de Venezuela) para el cálculo de los mismos.
Figura 18. Pantalla Tasa Fideicomiso. Fuente: Luzardo F. (2004)
En la Figura 19, se presenta la Pantalla de Nómina para su elaboración y
cálculo de la misma, los datos en ella ingresados son base para el cálculo de
utilidades y prestaciones sociales de los empleados, ya que estos módulos
trabajan con el devengado del mes y no con el salario base.
Figura 19. Pantalla Nómina. Fuente: Luzardo F. (2004)
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A continuación se describe cada uno de los botones presentados en
las diferentes pantallas descritas con anterioridad y comunes entre estas:
El presente botón permite guardar, agregar o ingresar un nuevo
registro (Empresa, empleado, cargo, deducciones, asignaciones) a la base
de datos para poder realizar las diferentes operaciones para el control
administrativo de los procesos de cálculo de vacaciones, utilidades entre
otros y cálculo de nómina.
Permite eliminar registros de la base de datos una vez que el
empleado renuncie o sea despedido.
Permite modificar registros de la base de datos.
Permite buscar registros de la base de datos para ser modificado,
eliminado o consultado según las necesidades de la gerencia o
administración.
Este botón permite limpiar la pantalla para presentar un nuevo
registro.
Opción para imprimir por pantalla o impresora, según las
necesidades del usuario
Permite salir del sistema o de las diferentes pantallas o módulos
que el usuario utilizará para el control administrativo y cálculo de nómina.
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Este Botón permite ingresar cambios en las asignaciones o
deducciones para cada nómina a calcular en el período indicado que serán
considerados para la impresión del recibo de pago de cada empleado,
así como ingresar períodos de prestaciones sociales para el cálculo de la
liquidación final de un empleado por concepto de renuncia o despido; ingresa
conceptos correspondientes al módulo de vacaciones, así como en el módulo
de liquidación final.
Permite visualizar en pantalla las diferentes asignaciones o
deducciones que se le adiciono o dedujo del sueldo quincenal al empleado
en período actual de cálculo de nómina o por su defecto en el último período
calculado, también permite visualizar en el módulo de Liquidación Final los
períodos cancelados una vez ingresados, como también en el módulo de
vacaciones.
Elimina una vez seleccionado por el usuario a través del mouse la
asignación o deducción en pantalla, este botón será utilizado al momento de
alguna equivocación de transcripción del administrador o su asistente en la
elaboración y cálculo de la nómina de la Organización Denu. Este botón
también es presentado en el módulo de vacaciones y liquidación final.
Permite abrir el archivo de histórico de sueldos una vez
seleccionado el empleado para escoger el sueldo correspondiente al período
de prestaciones sociales para calcular la liquidación final al finalizar la
relación laboral.
105
5.- FASE V. PRUEBAS DEL SISTEMA. Para evitar las posibles complicaciones debido a la magnitud y lo
complejo del sistema de información y el tiempo establecido para su
desarrollo, se escogió la metodología para la realización de las pruebas
referida por Fábregas (1995), siendo ejecutada la de tipo ascendente
(Bottom-Up), con el fin de determinar el buen funcionamiento de cada
módulo que integra al sistema de abajo hacia arriba hasta completar todo el
sistema, considerando la correcta manipulación y almacenamiento de la
información en la base de datos, la cual fue probada previamente para
corroborar si los elementos son consistente, validación de datos y si se
cumplen con las restricciones pertinentes.
Asimismo se utilizo como estrategia de prueba a la caja negra para
determinar si las especificaciones o casos de pruebas llevadas a efecto
cumplían con lo esperado y de esta manera comparar el comportamiento del
sistema con los requerimientos presentados por los usuarios finalmente el
tipo de prueba se refiere a la dinámica, la cual ayudo para corregir
inconvenientes pequeños al momento de efectuar las pruebas de ingreso de
datos, cómo se ejecutaron y el análisis obtenido a través de los resultados, sí
estos eran los esperados o no.
Entre las clases de pruebas llevadas a efecto tenemos:
a) Prueba Unitaria Módulo: Esta clase de prueba permitió probar cada
módulo de manera individual, comenzando por los más complejos para
106
constatar si estos funcionaban de acuerdo con las especificaciones
establecidas por los usuarios, para posteriormente probar los módulos del
sistema en conjunto, durante su puesta en marcha se encontró fallas en el
módulo vacaciones de tipo sintaxis y lógica de codificación del programa
fuente para generar resultados correctos al momento de realizar el cálculo,
se soluciono revisando la codificación del cálculo.
b) Prueba de Integración: Este tipo de prueba se aplico a las interfaces
que existen entre los diferentes módulos, es decir, se detecta cualquier
problema de intercambio de datos, archivos o parámetros entre estos y se
asegura que pueden ser ejecutados en la secuencia establecida, durante su
ejecución se obtuvo resultados satisfactorios.
c) Prueba de Aceptación Funcional : Permitió verificar las
especificaciones funcionales del sistema considerando los requerimientos y
necesidades de los usuarios finales, los cuales esperan que la gerencia tome
la decisión de su implantación por su sencillez, funcionabilidad y fácil
aprendizaje.
Esta fase permitió demostrar que el sistema satisface las necesidades y
requerimientos que fueron planteados en el capítulo IV por parte de los
usuarios, y a su vez motivar a la gerencia para la toma de decisión de su
implantación para la optimización de las actividades y tareas involucradas en
el control administrativo de los procesos de cálculo de vacaciones, utilidades,
entre otros y cálculo de nómina del personal de la Organización Denu,
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permitiendo información actualizada, confiable, segura, confidencial entre
otras.
En el mismo orden de ideas el sistema de información automatizado
permitirá agilizar los procesos para el control administrativo antes
mencionados, cálculo de nómina, emisión de reportes para la toma de
decisión de la gerencia de la organización y aportará beneficios para el
desempeño laboral, debido a la sustitución de los procesos manuales
llevados a cabo por la organización, lo que conlleva consumo de tiempo
laboral, así como aumento de productividad y desenvolvimiento del personal
y de la misma organización en el mercado.
6.- DISCUSIÓN DE RESULTADOS.
En este punto se presentan los resultados de la investigación de las
diferentes fases aplicadas para el análisis, diseño, desarrollo y prueba del
sistema propuesto e instrumentos de recolección de datos aplicados a la
gerencia y asistente administrativo de la Organización Denu, así como la
comparación de los resultados con los antecedentes mencionados en el
capítulo II.
El análisis de la situación actual de las empresas adscritas en Maracaibo
de la Organización Denu, permitió determinar las debilidades del sistema, el
cual es llevado en forma manual o semiautomatizado (usando herramientas
como word, excel, entre otros), presentando la necesidad de la
automatización para permitir integrar el control administrativo de los procesos
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de ingreso y egreso de personal, cálculo de vacaciones, utilidades,
prestaciones, entre otros y cálculo de nómina del personal de la organización
generando información oportuna, confiable y segura.
Por otra parte, la Organización Denu requiere de control administrativo de
la información para apoyar la toma de decisiones de la gerencia, lo cual
representa uno de los puntos a solventar, así como cálculo de nómina,
mediante el desarrollo del sistema de información automatizado, el cual
permitirá el manejo de la información fácil y oportuna, ofreciendo al usuario
solventar problemas sin pérdida de tiempo e información errada.
Al efectuar el análisis e investigación preliminar se procedió a realizar el
estudio de factibilidad, resultando el sistema propuesto beneficios o para la
Organización, la cual tiene la disposición de optimizar los procesos y su
personal está capacitado para la utilización del sistema.
El diseño lógico del sistema se logró a través del uso de técnicas y
herramientas de fácil comprensión y entendimiento (Diagrama de procesos
para la representación del sistema actual, Hipo y tabla de contenido HIPO
diagramas funcionales de los procesos involucrados en el sistema
Propuesto). Asimismo, se realizó el modelo entidad-relación con el objeto de
elaborar un modelo lógico de datos de forma que adopte los requerimientos
de los procesos ejecutados en el sistema. El diseño físico es de forma
modular para permitir la integración del control administrativo y cálculo de
nómina, y pueda ser modificado en futuras versiones requeridas por la
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organización, utilizando Visual Basic 2002 para su codificación y Access
2002 para la construcción y diseño de las tablas y base de datos .
El sistema fue probado de acuerdo a las pruebas mencionadas durante la
fase V en el capítulo IV para verificar que el sistema cumplía con las
necesidades y requerimientos establecidos por los usuarios y la organización
misma a nivel de módulos, integración de interfaces entre módulos,
aceptación funcional de las especificaciones para el funcionamiento del
sistema, es decir, si los cálculos eran correctos y los reportes presentaban la
información requerida por la gerencia para la toma de decisiones y
control administrativo, obteniéndose resultados satisfactorios para la
consideración por parte de la gerencia para su implantación a mediano plazo.
En el mismo orden de ideas, el desarrollo del sistema de información
automatizado para la integración del control administrativo y cálculo de
nómina del personal de la Organización Denu permitió obtener resultados
óptimos, cumpliéndose cada uno de los objetivos específicos planteados en
el estudio, logrando de esta manera satisfacer las necesidades de la
gerencia y departamentos involucrados en los procesos descritos con
anterioridad.
Por otra parte, los resultados obtenidos permitieron corroborar los
distintos puntos de vista expuestos en los antecedentes del presente estudio
de investigación utilizados como apoyo para determinar Ia inherencia de los
sistemas de información automatizados y el crecimiento de toda organización
o empresa, entre ellos:
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Báez (2003), Reverol y Salazar (2000), Vergara (2000), Baptista (1998),
Paz y Rodríguez (1996), y Granadillo (1994), y el presente estudio
concuerdan que los sistemas de información automatizados constituyen
una alternativa válida y confiable para el control administrativo de los
procesos involucrados en el desempeño de una empresa, permitiendo la
toma de decisión de la gerencia a través de información segura, confiable,
actualizada, se reduce el tiempo para la obtención de reportes, permite
integrar procesos de control administrativo y cálculo de nómina, elimina
procesos manuales que consumen tiempo y generan información duplicada e
inválida, entre otros, precisamente estos aspectos fueron vinculados en su
momento como aportes para el presente estudio, cuestión corroborada con
estos resultados.
