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Caja Costarricense de Seguro Social
Gerencia Médica
Dirección Compra de Servicios de Salud
La modalidad en línea en la evaluación de la prestación de servicios de salud del primer nivel de atención en la
Caja Costarricense de Seguro Social: aspectos metodológicos y principales resultados
Coordinador de la iniciativa:
Armando Cortés Ruiz
Agosto 2017
Tabla de contenido
Introducción ............................................................................................................. 3
Justificación ............................................................................................................. 4
Objetivos ................................................................................................................. 5
Alcance de la iniciativa ............................................................................................ 5
Enfoque metodológico ............................................................................................. 6
Impacto y beneficios obtenidos ............................................................................. 15
Factores críticos de éxito ...................................................................................... 16
Partes interesadas y asociadas ............................................................................. 17
Acciones desarrolladas ......................................................................................... 18
Contribución a la innovación ................................................................................. 33
Lecciones aprendidas ........................................................................................... 33
Sostenibilidad y escalabilidad ................................................................................ 34
Recursos utilizados ............................................................................................... 34
Conclusiones y recomendaciones ......................................................................... 36
Anexos .................................................................................................................. 36
Bibliografía ............................................................................................................ 37
Introducción
La Dirección Compra de Servicios de Salud (DCSS) de la Caja Costarricense de
Seguro Social (CCSS), es la instancia conductora y ejecutora de la evaluación de la
prestación de servicios de salud a nivel institucional. Este importante mecanismo de
rendición de cuentas está dirigido a todas las áreas de salud de primer nivel,
hospitales generales y especializados, distribuidos en todo el territorio nacional. Su
periodicidad es anual, y sus resultados son ampliamente difundidos por diversos
medios a lo interno y externo de la institución, con el propósito de inducir el análisis
de los determinantes de los resultados de la prestación de servicios de salud, y con
ello propiciar su mejoramiento continuo según las metas institucionales.
En relación con la evaluación de las áreas de salud, que representan el primer nivel
de atención institucional, la recolección de datos se realiza bajo una modalidad en
línea en 91 unidades internas y tres administradas por la Universidad de
Iberoamérica (UNIBE); lo anterior, mediante videoconferencias, usando Microsoft
Lync o Skype Empresarial. Además, para las restantes áreas de salud
administradas por proveedores externos, la recolección de los datos se hace por
medio de un equipo de evaluadores, que se desplaza a las distintas sedes de las
áreas de salud.
La evaluación de las áreas de salud se realiza desde el año 2013 en línea.
Inicialmente, la implementación se realizó por medio del campus virtual de la
institución, basado en la plataforma Moodle, a través de las diferentes herramientas
de intercambio de información que ofrece (tareas, foros, etc). Se designó dos
representantes locales por área de salud que se encargaban de recolectar los datos
y en un segundo momento, la información era verificada por el evaluador de la
DCSS mediante videoconferencia.
Desde el 2015, la evaluación se realiza en línea mediante videoconferencia y el
evaluador de la DCSS recolecta la totalidad de la información en un solo momento
en conjunto con los representantes locales. Para lograr lo anterior se dotó a cada
área de salud de una cámara portadocumentos y una cámara web, la primera con
el fin de poder visualizar el dato directamente del expediente clínico y la segunda
para hacer más personalizado el proceso.
El desarrollo de esta modalidad ha hecho posible que, durante el primer
cuatrimestre del año, siete evaluadores de la DCSS recolecten información para la
evaluación de 94 áreas de salud de manera virtual, lo que representa la revisión de
aproximadamente 47 000 expedientes de salud distribuidos en nueve indicadores
de muestreo.
La propuesta de una evaluación en línea, prescindiendo de la recolección de datos
en el campo, ha supuesto una disminución considerable de los recursos utilizados
en el proceso de evaluación, tanto en el rubro de desplazamiento de los equipos
evaluadores, como en viáticos y sustitución de personal. Además, ha traído consigo
una mejora en la conectividad virtual de las áreas de salud, un empoderamiento de
los procesos de evaluación y una reducción de los tiempos destinados al proceso.
Justificación
A raíz de la crisis financiera institucional del año 2011, la Junta Directiva de la CCSS
suspendió la evaluación de las áreas de salud no desconcentradas, indicando que
se continuara la evaluación tanto de las unidades de compra externa, las áreas de
salud desconcentradas como de los hospitales, es decir, que la suspensión aplicó
para aproximadamente un 75% del total de unidades (CCSS, 2012).
En este mismo acuerdo, la Junta Directiva solicitó a la DCSS hacer una propuesta
de evaluación de los servicios en la cual se racionalizaran los recursos utilizados
para su ejecución, garantizando la objetividad, transparencia y veracidad de la
información.
Desde este contexto es que la DCSS elabora una propuesta de evaluación de la
prestación de los servicios de salud, en la que se considera la situación financiera
institucional, la obligatoriedad de la evaluación presencial a las unidades de compra
externa, el interés institucional de evaluar de forma directa a los hospitales y centros
especializados, así como la racionalización de recursos utilizando herramientas
tecnológicas disponibles en la institución.
Para la DCSS la Evaluación de la Prestación de Servicios de Salud (EPSS) es de
suma importancia, considerando la imperiosa necesidad que tiene la CCSS de
incrementar su capacidad de evaluación, según se señala en “Una CCSS renovada
hacia el 2025”, en donde se dimensiona a la evaluación como un eje articulador del
proceso de gestión institucional (CCSS, 2006).
Objetivos
General
Diseñar e implementar una modalidad de recolección de datos en línea para la
evaluación de la prestación de servicios de salud del primer nivel de atención de la
CCSS, con el propósito de sustituir la modalidad presencial por un proceso que
racionalice los recursos económicos, optimice el tiempo y garantice la veracidad y
calidad de la información.
Específicos
-Diseñar los aspectos metodológicos de la modalidad de recolección de datos en
línea y un plan piloto que evalúe su factibilidad bajo condiciones reales.
-Presentar una propuesta de recolección de datos en línea a la Junta Directiva de
la CCSS para su aprobación y puesta en ejecución.
-Implementar la modalidad de recolección de datos en línea, de manera paulatina,
en todas las áreas de salud en la medida que se puedan ir ajustando los
requerimientos en cada una de ellas.
Alcance de la iniciativa
La aplicación de esta iniciativa se ha desarrollado de manera gradual en el primer
nivel de atención de la CCSS. En la modalidad de recolección de datos en línea se
incluyen 91 áreas de salud administradas por la CCSS y tres áreas de salud
administradas por la UNIBE. Para la evaluación del año 2017, que se realizará en
el 2018, se pretende evaluar el 100% de las áreas de salud bajo esta modalidad.
Los usuarios que participan en el proceso de recolección de la información son los
representantes locales de las áreas de salud, así como los evaluadores de la DCSS.
Enfoque metodológico
La propuesta se planteó a partir de los recursos existentes en la CCSS: un campus
virtual ya operando y unas licencias de Microsoft Lync ya adquiridas por la
institución, a parte de la conexión de internet con la que ya contaban las unidades
en la sede del área.
Para tratar y darle forma a la iniciativa lo primero que se desarrolló fue un plan piloto
de evaluación en línea para confirmar la factibilidad de la modalidad. Una vez
realizado lo anterior, el siguiente paso fue desarrollar la propuesta de la metodología
de evaluación para presentarla a la Junta Directiva.
En la Sesión N° 8596 del 16 de agosto de 2012, la Junta Directiva de la CCSS
acuerda aprobar la propuesta en el artículo N° 5 del documento. Luego de la
aprobación de la metodología y habiendo realizado el pilotaje, la dirección estaba
con luz verde para implementar la modalidad de evaluación a partir de enero de
2013.
Durante los años 2013 y 2014 se desarrolló un proceso de recolección de datos en
línea para la evaluación con participación de los representantes de las áreas de
salud, ya que ellos se encargaban de recolectar la información. Posteriormente, el
evaluador, a través de una videollamada y utilizando el software Microsoft Lync
verificaba la información recolectada por el representante local.
La plataforma de intercambio de información utilizada en esos años fue el Campus
Virtual del Centro de Desarrollo Estratégico e Información en Salud y Seguridad
Social (CENDEISSS), que es una herramienta tecnológica disponible en la página
WEB institucional y que consiste en un software de distribución libre donde hay
muchos funcionarios que están familiarizados con su utilización y que dispone de
diversas herramientas que permitieron desarrollar el proceso de manera virtual.
El proceso para el desarrollo de la evaluación en los dos primeros años fue el
siguiente:
1. Curso de capacitación a los representantes locales de las áreas de salud.
Se desarrolló un curso en línea impartido desde el Campus Virtual del CENDEISSS,
en que los representantes designados por cada área de salud recibieron conceptos
básicos sobre evaluación de la prestación, adiestramiento sobre el uso de las
herramientas para la recolección de datos en el nivel local y elementos para el
análisis de los resultados obtenidos en sus unidades. El curso tuvo una duración
de 8 semanas, los tutores fueron los médicos evaluadores de la DCSS y participaron
180 representantes locales de todo el país.
2. Comunicación oficial de inicio de la Evaluación. La DCSS envió un mensaje electrónico a todos los representantes de las áreas de
salud para comunicar oficialmente el inicio de la Evaluación de la Prestación de
Servicios de Salud de la CCSS.
3. Inscripción de la unidad en el proceso de evaluación.
En el Campus Virtual se abrió un proceso de inscripción para que los representantes
locales, que previamente recibieron la capacitación en línea, ingresaran a la
plataforma, aportaran la información requerida por el CENDEISSS, para que de esa
forma tuvieran acceso a todo el material e instrucciones de la Evaluación -
modalidad en línea-. Los representantes locales eran los únicos que podían
inscribirse, a nombre de su área de salud, para efectos de la evaluación y eran los
únicos que podían subir información de la unidad a través del Campus Virtual.
4. Llenado del perfil del proveedor. Como parte integral del proceso de recolección de información de la evaluación, se
actualizó el Perfil del Proveedor, que consiste en disponer de información
sistematizada acerca de un grupo de variables socio-demográficas, de cobertura y
de capacidad instalada de cada unidad.
5. Solicitud de los listados de personas atendidas.
El evaluador de la DCSS solicitó a través del campus, los listados de las personas
atendidas en cada una de las intervenciones que así se requiriera.
6. Aportación de los listados de las personas atendidas.
Los representantes locales subieron dichos listados a la plataforma virtual del
campus.
7. Selección de sectores a evaluar. Los evaluadores de la DCSS seleccionaron al azar, mediante el módulo de
muestreo, los sectores que eran sujetos de evaluación. Para que los representantes
locales fueran testigos de este proceso de selección, el evaluador de la DCSS hizo
la selección de éstos con la presencia virtual de los representantes locales,
mediante una videollamada utilizando para ello la función de compartir escritorio
que tiene disponible Microsoft-Lync.
8. Aplicación de los módulos de depuración y muestreo. El evaluador de la DCSS aplicó el módulo de depuración a todos los listados
aportados por las unidades, con el propósito de que los datos con los que se
completa el instrumento de evaluación fueran los correctos. Con respecto al módulo
de muestreo, el evaluador de la DCSS fue el encargado de seleccionar las muestras
de expedientes a evaluar.
9. Notificación de los expedientes para las muestras. El evaluador de la DCSS era el encargado de subir al campus virtual los listados de
los expedientes que integraron cada una de las muestras de los indicadores.
10. Disponibilidad de los formularios de muestreo.
Los formularios de muestreo estaban disponibles en el campus virtual por lo que el
representante era el encargado de bajarlos de la plataforma.
11. Revisión de expedientes y llenado de los formularios. Los representantes locales de las áreas de salud realizaron la revisión de los
expedientes de las muestras que se le indicaron y llenaron los formularios de
muestreo respectivos.
12. Aportación de los archivos electrónicos de los formularios de muestreo. Una vez finalizada la revisión de los expedientes, los representantes locales
subieron los formularios de muestreo llenos al campus.
13. Revisión de la consistencia de la información aportada. El evaluador de la DCSS era el encargado de revisar que la información aportada
por la unidad fuera consistente, tanto en datos de coberturas, tamaños de muestras
como en el llenado de los formularios de muestreo.
14. Llenado del Instrumento de Evaluación de Áreas de Salud (IEAS). El evaluador de la DCSS, a partir de la información aportada por el área de salud,
de los informes de los formularios de muestreo y de las certificaciones que emitieron
las unidades administrativas competentes, llenaba el IEAS y se obtenía la
calificación final, la cual era provisional, hasta no realizar la verificación respectiva.
15. Selección de una sub-muestra de los expedientes evaluados. Para cada uno de los muestreos realizados, el evaluador de la DCSS tomó una sub-
muestra de expedientes siguiendo la metodología estadística definida. A partir de
la selección hecha, se creó un listado que le adjudicó a cada expediente un número
consecutivo siguiendo el orden de los indicadores según código, de manera que
permitiera seguir un orden durante la video-conferencia de verificación.
16. Comunicación de los expedientes seleccionados para la verificación. El evaluador de la DCSS era el encargado de subir a la plataforma del campus
virtual, el listado de la sub-muestra de expedientes que eran sujetos de
verificación.
17. Coordinación de fecha para videoconferencia. Entre las dos partes, los representantes del área y el evaluador de la DCSS, se
definía una fecha y una hora para la realización de la videoconferencia en la que se
hacía la verificación de la información aportada por la unidad en los formularios
electrónicos.
18. Traslado y preparación de los expedientes. Los representantes locales fueron los responsables de trasladar los expedientes
seleccionados en la sub-muestra desde los sectores hasta el lugar donde se llevó a
cabo la videoconferencia. Si el sector al que pertenecen los expedientes tenía las
condiciones de conectividad para la realización de la videoconferencia, ésta se
podía realizar en dos etapas, una para cada sector para evitar el desplazamiento de
los expedientes. Los expedientes se debían ordenar de acuerdo al consecutivo
incluido en listado de la sub-muestra, para que en la videoconferencia se llevara un
orden preestablecido según esa numeración. Se recomendaba colocar separadores
en los expedientes para señalar los aspectos a evaluar de ese expediente, ya fuera
en la hoja de evolución, en los reportes de exámenes de laboratorio u otros. Esto
se hacía de previo al momento de la video-conferencia.
19. Verificación de los datos por video-conferencia El evaluador de la DCSS solicitaba a los representantes locales, por medio de una
videollamada, que le mostrara los expedientes de la sub-muestra para verificar cada
uno de los aspectos contenidos en el formulario de muestreo respectivo, para
comprobar la ausencia de inconsistencias. Si se detectaba alguna inconsistencia,
el evaluador de la DCSS actuaba según lo estipulado en el Protocolo de Verificación
y el Protocolo de Evaluación.
20. Llenado de la bitácora de la evaluación. La bitácora digital de la evaluación, que estaba disponible en el campus virtual, era
el instrumento que permitía, tanto al evaluador de la DCSS como a los
representantes locales, registrar el desarrollo de las actividades relacionadas con la
evaluación, dando énfasis a la descripción de las dificultades encontradas, hechos
relevantes y situaciones particulares, sin dejar de registrar por ello las actividades
ordinarias.
21. Comunicación de la calificación definitiva obtenida. La DCSS comunicaba, a la dirección médica de cada unidad evaluada, la
calificación final obtenida durante la primera semana de abril, con lo que se iniciaba
el período para la presentación de los recursos de revocatoria por parte de las áreas
de salud.
22. Recepción y trámite de recursos de revocatorias. La DCSS recibía y resolvía durante el mes de abril los recursos de revocatoria que
se presentaran. Para hacer más ágil su resolución los evaluadores de la DCSS
mantenían un contacto estrecho con las unidades utilizando las herramientas de
videocomunicación disponibles.
23. Recepción y trámite de apelaciones.
Cuando la DCSS comunicaba a la unidad su criterio con respecto al recurso de
revocatoria presentado, la unidad tenía un mes para presentar su apelación, si así
lo consideraba, ante la Gerencia Administrativa, ya que la DCSS pertenecía a ese
órgano superior.
En el 2015, la maduración del proceso y la experiencia desarrollada permitió
prescindir de la verificación de la información recolectada por el representante local,
por lo que el proceso de recolección de datos y llenado de formularios de muestreo
quedó a cargo, exclusivamente, del evaluador de la DCSS. Lo anterior permitió que
la recolección de información que antes se hacía por aproximadamente 180
personas, ahora se haga por siete, obteniendo datos más fiables, estandarizados y
de mejor calidad.
A partir del año 2016 se dejó de utilizar el campus virtual del CENDEISSS para
intercambiar información y se migró a la Plataforma SEPS (Sistema de Evaluación
de la Prestación de Servicios). Este software de evaluación es una iniciativa del
Centro de Gestión Informática y la Dirección Compra de Servicios de Salud (DCSS)
de la Gerencia Médica, cuyo objetivo es realizar un proceso ágil y seguro de
intercambio de información entre los representantes locales (RL) y los Evaluadores
DCSS.
El año 2017 marca un hito en la evaluación de las áreas de salud de la CCSS, ya
que con un proceso más maduro y controlado se obtiene información homogénea y
de mayor calidad para la toma decisiones por parte de las autoridades superiores.
Tres eventos importantes marcaron la evaluación durante el año 2017, gracias a la
modalidad en línea:
1- Se pasó de evaluar dos sectores por área de salud, a la totalidad de Equipos
Básicos de Atención Integral en Salud (EBAIS).
2- Se redujo el error de muestreo a un 10% ya que se aumentaron los tamaños
de muestra de expedientes a evaluar por área de salud (aproximadamente
500).
3- Se implementó el uso de los formularios en línea, que son herramientas
tecnológicas basadas en diseño web las cuales permiten capturar el dato
requerido para la evaluación y depositarlo en tiempo real, en una base de
datos única totalmente en línea y actualizada conforme se vaya alimentando
con la información requerida.
Luego de la descripción de estos eventos, de haber migrado a un software de
evaluación, de prescindir de un proceso de verificación de recolección de datos, de
evaluar todos los sectores del área de salud y de utilizar formularios en línea, el
proceso depurado de evaluación de las áreas de salud es como actualmente sigue:
1. Comunicación oficial de inicio de la Evaluación.
La DCSS envía un mensaje electrónico a través de la Plataforma SEPS a todos los
representantes de las áreas de salud para comunicar oficialmente el inicio de la
evaluación de la prestación de servicios de la CCSS.
2. Extracción de los listados de las personas atendidas.
A través del Cubo DCSS EPSS, el evaluador realiza la extracción de los listados
depurados de las personas atendidas por intervención a evaluar con el fin de obtener
las muestras por programa.
3. Solicitud de listados especiales y producción del área de salud.
El evaluador de la DCSS solicita, a través de la plataforma SEPS, los datos de
producción para el cálculo de las coberturas, listados especiales y datos estadísticos
o documentos de otros indicadores pactados.
4. Aplicación de los módulos de muestreo y depuración.
Los compañeros del departamento de Estadística e Informática de la DCSS aplican
el módulo de muestreo para todos los listados aportados por las unidades y el
evaluador de la DCSS los depura con el propósito de que los datos con los que se
completen los instrumentos de evaluación sean los correctos. A partir de esos
listados se obtiene la muestra de expedientes a evaluar por área de salud
involucrando todos los sectores.
5. Revisión de expedientes y llenado de formularios electrónicos en línea
La revisión de los expedientes tanto físicos como digitales se realiza en 4 días. Los
evaluadores de la DCSS son siete, cada uno está a cargo de 13 áreas de salud y en
total se revisan aproximadamente 500 expedientes por unidad en un periodo de
cuatro días, que es lo mismo un área de salud por semana para un total de 13
semanas. En este proceso se revisan los expedientes de salud, tanto físicos como
digitales para obtener el dato de evaluación, los cuales se transcriben al formulario
en línea para el cálculo de los cumplimientos de cada indicador. Dicha revisión se
hace a través de una videollamada utilizando el software Microsoft Lync o Skype
Empresarial en la que participan activamente los representantes locales y el
evaluador de la DCSS en la revisión y recolección de la información.
6. Llenado del instrumento de evaluación
El evaluador de la DCSS, a partir de la información recolectada por área de salud y
de las certificaciones que emiten las unidades administrativas competentes,
completa el instrumento de evaluación.
7. Llenado del acta de evaluación
El acta de evaluación es el instrumento que le permite tanto al evaluador de la DCSS
como a los representantes locales, registrar el desarrollo de las actividades
relacionadas con la evaluación, dando énfasis a la descripción de las dificultades
encontradas, hechos relevantes y situaciones particulares, sin dejar de registrar por
ello las actividades ordinarias.
8. Comunicación de la calificación obtenida
La DCSS comunica a la dirección médica de cada unidad evaluada, la calificación
final obtenida durante la última semana de mayo, luego de ello se inicia el periodo
para la presentación de los recursos de revocatoria por parte de las unidades.
9. Recepción y trámite de los recursos de revocatoria
La DCSS recibe y resuelve durante el mes de junio los recursos de revocatoria que
se presenten. Para hacer más ágil su resolución los evaluadores de la DCSS
mantienen un contacto estrecho con las unidades utilizando las herramientas de
videocomunicación disponibles.
10. Recepción y trámite de las apelaciones
De acuerdo con el momento en que la DCSS comunique a la unidad su criterio con
respecto al recurso de revocatoria presentado, la unidad tendrá un mes para
presentar su apelación, si así lo considera, ante la Gerencia Médica.
Con esto queda de manifiesto la depuración que se le realizó al proceso de
evaluación en línea al pasar de 23 pasos a 10.
Impacto y beneficios obtenidos
El impacto obtenido con la implementación de la iniciativa es principalmente
económico, debido a la considerable disminución de los recursos utilizados para el
desplazamiento de los equipos evaluadores en lo que respecta a viáticos por
alimentación y hospedaje, así como en la sustitución de personal; no se puede dejar
de lado el tiempo ahorrado durante una modalidad de evaluación en línea. En este
sentido, el uso de las herramientas tecnológicas institucionales supone la
optimización de los recursos con los que se cuenta y la racionalización del gasto.
Para estimar el costo de los días de visitas de campo que se han evitado con esta
modalidad, se ideó una variable denominada “días-evaluador” que consiste en
calcular para una unidad en específico cuántos días de visitas de campo se han
evitado y cuántos evaluadores hubiesen participado de ellas. De tal forma que, la
multiplicación de los días de evaluación evitados y el número de evaluadores
involucrados, daría como resultado los días-evaluador evitados.
En total, se evita por año alrededor de 846 días-evaluador, a lo que habría que
agregarle el ahorro en combustible. Además, hay otros gastos que se están
evitando con esta modalidad, por ejemplo, la eliminación de la sustitución de
médicos generales y profesionales que trabajan en el nivel local y que en el pasado
colaboraban en la recolección de la información en regiones específicas. De esta
manera, la reducción anual es de aproximadamente ¢62.9 millones.
La inversión requerida para lograr la implementación de esta propuesta fue la
compra por una sola vez de 100 cámaras web y 100 cámaras de documentos, una
para cada unidad médica y una para cada evaluador, por un costo de
aproximadamente ¢19.5 millones.
La puesta en marcha de esta modalidad ha permitido el intercambio de información
confidencial de forma segura, ya que la herramienta ofrece una comunicación punto
a punto utilizando exclusivamente la red institucional, esto bajo un ambiente
controlado por la Subárea de Videocomunicaciones y donde el reservorio final de
los datos es un servidor de esa misma unidad.
El mejoramiento en la calidad del dato, la reducción en el número de evaluadores
involucrados en la recolección de información, el haber aumentado la
representatividad de los sectores y la disminución del porcentaje de error, a parte
del desarrollo generalizado de herramientas de comunicación virtual en todo el
primer nivel de atención, se presentan como los principales beneficios de esta
propuesta, sin dejar de lado el empoderamiento del nivel local de sus procesos de
evaluación.
Factores críticos de éxito
La realización de una propuesta de evaluación en línea que se fundamentó en un
plan piloto desarrollado en dos áreas de salud, así como su aprobación por parte de
la Junta Directiva se convirtieron en piedra angular para la ejecución del proyecto.
Por otro lado, el soporte de la Subárea de Videocomunicaciones fue fundamental
por la instalación del Software Microsoft Lync o Skype Empresarial en las 91 áreas
de salud administradas por la CCSS, además del apoyo a los representantes locales
para que aprendieran a utilizar la herramienta fue pieza clave. La compra por una
sola vez de cámaras web y cámaras portadocumentos y dotar a las áreas de salud
de estos insumos hizo que un proceso en línea fuera más personalizado y preciso:
las cámaras web permiten mirar la cara de las personas participantes; las cámaras
portadocumentos permiten observar los detalles necesarios de cada uno de los
expedientes sujetos de revisión mediante la opción compartir escritorio de Microsoft
Lync o Skype Empresarial.
La comunicación, previa consulta a las áreas de salud sobre el proyecto y la
consulta acerca de su anuencia a participar, se convierten también en factores clave
de éxito, así como el apoyo de las direcciones médicas de cada unidad, sin dejar de
lado el apoyo de las jefaturas de la Dirección Compra de Servicios de Salud que
hicieron posible la realización de la propuesta, la compra de las cámaras y su
distribución a cada centro. Sin dejar de mencionar, el esfuerzo de los compañeros
evaluadores en conocer nuevas herramientas e incursionar en el uso de la
tecnología como una forma de romper barreras y agilizar el trabajo diario.
Haber fundamentado la iniciativa en recursos y herramientas ya existentes en la
institución, la realización de un plan piloto y el apoyo de las autoridades
institucionales son factores clave para el desarrollo de esta iniciativa.
Partes interesadas y asociadas
El principal beneficiario de esta iniciativa es la CCSS, ya que está realizando un
proceso sustantivo como la evaluación a un bajo costo en todas las áreas de salud
del país. Por otro lado, tanto los evaluadores como los representantes locales
realizan el proceso en sus lugares de trabajo, sin tener que desplazarse. Se está
hablando de siete evaluadores en la DCSS y aproximadamente 180 representantes
locales de las áreas de salud de todo el país. En resumen, los departamentos
involucrados en el proceso de evaluación en línea son los siguientes:
-Dirección Compra de Servicios de Salud, Gerencia Médica
Unidad encargada de la Evaluación de la Prestación de Servicios de Salud de todas
las áreas de salud, hospitales y centros especializados.
-Subárea de Videocomunicaciones, Dirección de Tecnologías de Información y
Comunicación
Ente encargado de administrar las licencias del software Microsoft Lync, Skype
Empresarial, además de dar soporte, se encarga de la creación de los usuarios de
la herramienta en cada área de salud.
-Centro de Gestión Informática, Gerencia Médica
Unidad encargada de administrar las bases de datos que contienen toda la
información de la evaluación de las áreas de salud. Además, brinda el soporte
tecnológico para la creación de los formularios en línea manipulados por los
evaluadores y la plataforma de intercambio de información SEPS.
-Áreas de Salud, Gerencia Médica
Unidades encargadas de la prestación de servicios de salud en el primer nivel de
atención.
-CENDEISSS
Centro de docencia e investigación de la CCSS.
Acciones desarrolladas
Primer momento, año 2012
Antes de poner en práctica la modalidad en línea de recolección de datos, se diseñó
un plan piloto con el objetivo de conocer la factibilidad de desarrollar el proceso
utilizando herramientas virtuales, y con el propósito de plantear una propuesta de
evaluación validada y fundamentada.
La meta que se planteó fue evaluar la factibilidad de desarrollar el proceso en al
menos tres unidades rurales de primer nivel de atención. Para ello, se definió como
población blanco para implementar el plan piloto, las áreas de salud de Matina,
Ciudad Quesada y Santa Cruz. Estas unidades fueron seleccionadas de acuerdo
con los criterios establecidos por la Subárea de Videocomunicaciones de la
Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, en relación con
elementos que son necesarios de considerar en los procesos de video-
comunicación y los establecidos por la DCSS en relación con la disposición de las
unidades a participar en la prueba.
Los criterios de selección de las áreas de salud fueron:
✓ Unidad del primer nivel de atención grande en término de número de
sectores.
✓ Ruralidad.
✓ Conexión a internet.
✓ Velocidad de conexión baja.
✓ Disponibilidad para realizar el plan piloto.
Las actividades generales contenidas en el plan fueron las siguientes:
✓ Conseguir la anuencia de las unidades propuestas.
✓ Enviar a los representantes locales la instrucción para la evaluación de tres
intervenciones seleccionadas para evaluar.
✓ Solicitar los listados de personas atendidas en cada una de las
intervenciones a evaluar.
✓ Comunicar los sectores y las muestras de expedientes seleccionados a los
representantes locales para la realización de la revisión de expedientes.
✓ Visitar las unidades para observar el proceso de verificación.
✓ Corroborar, vía Microsoft Lync desde oficinas centrales, la veracidad de los
datos aportados por los representantes locales visualizando los expedientes.
La ejecución del Plan Piloto se realizó de forma exitosa, cumpliendo el objetivo
propuesto y todas las actividades planeadas. No obstante, de las tres unidades
consultadas, el plan se logró ejecutar en dos: Matina y Cuidad Quesada; en el área
de salud de Santa Cruz no fue posible realizarlo por situaciones particulares propias
de la unidad.
Los representantes locales enviaron satisfactoriamente los listados de las personas
atendidas, con los que el evaluador de la DCSS seleccionó los sectores y las
muestras de expedientes a evaluar. Con esta información en sus manos, los
representantes locales realizaron la revisión de los expedientes y llenaron los
formularios de muestreo respectivos, que posteriormente fueron enviados, vía
correo electrónico a la DCSS.
Con los formularios de evaluación ya disponibles en la DCSS, se procedió a
coordinar la visita de campo para supervisar la realización de la videoconferencia
para la verificación de la información. Durante esta visita se instaló el software
requerido sin ningún tipo de inconveniente y se corroboró que estuvieran los
expedientes disponibles y en el orden requerido, lo cual también fue satisfactorio.
La videoconferencia para verificar los datos se dio de forma fluida y satisfactoria.
La actividad permitió corroborar que la resolución del video mostrara de forma nítida
los datos del expediente de salud, pudiéndose corroborar todos los datos sujetos de
evaluación. La función de acercamiento de que dispone la cámara web que se
probó, deja ver claramente, tanto vistas generales del expediente como datos
específicos tales como cifras de presión arterial, resultados de exámenes de
laboratorio y notas médicas sobre tratamientos suministrados.
Luego de establecer la factibilidad de la propuesta y habiéndose aprobado la
metodología de evaluación en línea según Acuerdo de Junta Directiva en el Artículo
Nº5 de la Sesión Nº 8596 del 16 de agosto del 2012, se procedió a evaluar en línea,
a partir del año 2013 todas las áreas de salud administradas por la CCSS.
Segundo momento, años 2013-2014-2015
El desarrollo de la modalidad de recolección de datos en línea para la evaluación
de las áreas de salud en los años 2013, 2014 y 2015 utilizó como base el campus
virtual del CENDEISSS.
El Campus Virtual ha sido utilizado con fines educativos y de capacitación, sin
embargo, se le dio un uso alternativo para la evaluación de los servicios de salud,
ya que funcionó como plataforma de intercambio de información entre los
evaluadores y las áreas de salud, según se muestra en la siguiente figura:
Figura 1: Evaluación en línea mediante el Campus Virtual institucional
La recolección de los datos se desarrolló con base a herramientas tecnológicas que
utiliza la plataforma Moodle para desarrollar los cursos en línea del CENDEISSS,
tales como los cuestionarios, las bases de datos, los foros, los blogs, etc. En ese
sentido, la evaluación se desarrolló bajo el formato de curso virtual, donde cada
representante local se agrupó en el área de salud correspondiente.
La recolección se hizo con la participación directa de las áreas de salud mediante
la designación de representantes de la propia unidad. Para ello se diseñó una
capacitación virtual de dos personas por área de salud, quienes serán quienes
coordinen y lideren la revisión de expedientes a nivel local.
La capacitación para la recolección de los datos se hizo mediante un curso en línea
desde el Campus Virtual. En su temática se incluyó la utilización de las herramientas
diseñadas para la recolección de los datos, formularios de muestreo, la confección
de listados de personas atendidas, la confección de la bitácora de evaluación y otras
actividades a desarrollar como parte de esta fase de la evaluación.
Los representantes locales son el canal de comunicación con el evaluador
designado de la DCSS y mediante el Campus Virtual se envió toda la información
relacionada con consultas de primera vez de personas atendidas y los listados
Campus virtual
Evaluadores DCSS
Nivel centrall
Representantes Área de salud
Nivel local
correspondientes según sexo, edad, sector de procedencia y otras variables
requeridas.
Con esa información, el evaluador de la DCSS aplicó tanto el módulo de depuración,
así como el módulo de muestreo, con el cual se obtenían los sectores a evaluar de
cada área y los respectivos expedientes. Una vez hecho este procedimiento, se
comunicó a la unidad los sectores y los expedientes a evaluar.
A partir de estos datos, los representantes locales iniciaron el proceso de revisión
de los expedientes, utilizando los formularios respectivos disponibles en el Campus
Virtual y para lo cual dispusieron como máximo de un mes de tiempo. Una vez
terminado este proceso cada representante local subió los formularios llenos al
Campus Virtual.
Figura 2: Proceso de la recolección de datos en línea utilizando el Campus Virtual
La designación de los representantes locales debe considerar los siguientes
aspectos, en la medida de las posibilidades de las unidades:
-Al menos uno debe ser profesional en ciencias médicas.
-Con experiencia en el proceso de evaluación de la prestación de servicios de salud
de la unidad.
•Listados de personas atendidas
Representantes locales
•Selección de sectores y de la muestra de expedientes
Evaluador DCSS
•Revisión de expedientes
•Llenado de formularios
Representantes local
•Llenado del Instrumento de Evaluación
EvalaudorDCSS
-Preferiblemente que sea parte del equipo de apoyo a la gestión del establecimiento.
-Acceso a una computadora con procesador Intel Pentium II (mínimo) y con una
conexión a Internet mínima de 128 kbps, con un navegador de Internet (Internet
Explorer, Firefox o Google Chrome).
-Con conocimientos básicos sobre manejo de equipo de cómputo, uso de Internet y
sobre uso herramientas Office.
-Integridad ética.
La videollamada a través de Microsoft Lync o Skype Empresarial
Durante los años 2013 y 2014 en que los representantes locales recolectaban la
información de los expedientes, se hizo necesario introducir un proceso de
verificación por parte de los evaluadores de la DCSS de la información aportada por
cada unidad para garantizar la veracidad de la información.
Para lo anterior, se realizó una selección aleatoria de una sub-muestra de
expedientes de los que fueron previamente evaluados por los representantes
locales, para corroborar si la información suministrada en los formularios de
muestreo corresponde con lo que indica el expediente individual de salud.
Para implementar este proceso de verificación se utilizó la herramienta de video-
comunicación Microsoft-Lync, con el cual el evaluador de la DCSS le solicitaba al
representante local que le mostrara directamente los expedientes seleccionados
utilizando la cámara web.
Con ese propósito, se dispuso de una metodología estadística de verificación de
datos, que determinó la selección aleatoria de una sub-muestra de los expedientes
en los que se corroboraron los datos suministrados. Además, el evaluador de la
DCSS tenía la potestad de confirmar la información de los expedientes que
considerara conveniente.
Este proceso de verificación requería que el evaluador de la DCSS le enviara a la
unidad evaluada el listado de expedientes sujetos de verificación para que
oportunamente fueran trasladados al sitio donde se disponía del equipo, la
conectividad y la iluminación necesarias para la comunicación en línea.
La verificación, además, era guiada por un protocolo que se presenta más adelante
y que pretendía hacer más ágil y ordenada la videocomunicación.
Figura 3: Comunicación en línea entre el representante local y el evaluador de la DCSS
Tercer momento, años 2016 y 2017
A partir del 2016, la plataforma SEPS vino a sustituir al campus virtual como
herramienta de intercambio de información entre el representante local y el
evaluador DCSS.
Evaluador DCSS
Nivel Central
-MS-Lync
-Skype Empresarial
Representante área de salud
Nivel local
Este software está diseñado completamente con interfaces Web, de tal forma que
no requiere de la instalación de programas en las computadoras que se vayan a
utilizar.
Todas las actividades registradas en el software son almacenadas en un servidor
de base de datos, a través del cual la información podrá ser visualizada por los
diferentes usuarios a cargo.
La Plataforma SEPS tiene como propósito el intercambio de información,
relacionada con el proceso de evaluación entre el Evaluador DCSS y el
representante local.
A partir del año 2017 y utilizando el mismo software que la plataforma SEPS, se
desarrollaron los formularios en línea para la recolección de información y revisión
de los criterios de evaluación para cada indicador que igualmente utiliza interfaces
web para su funcionamiento y una base de datos en línea.
Es así como año con año el proceso de evaluación en línea ha ido evolucionando
hacia el uso de herramientas propias de la evaluación, que permita un análisis más
ordenado de los datos, más depurados y confiables para la toma de decisiones
informadas.
Protocolo de la evaluación en línea
A continuación, se muestra una serie de elementos necesarios para el desarrollo de
una adecuada comunicación en línea entre el representante local y el evaluador de
la DCSS.
Recordar que el proceso de evaluación se realiza entre los representantes locales
ubicados en su respectiva área de salud y el evaluador de la DCSS situado en las
oficinas centrales de la institución, utilizando para ello el software Microsoft-Lync o
Skype Empresarial.
Los aspectos que se deben considerar para que la actividad transcurra de forma
ordenada y a la vez sea fluida y efectiva, se presentan a continuación según tres
momentos: antes, durante y después de la videoconferencia.
Antes de la Videoconferencia:
1. Fechas de evaluación: Previamente el evaluador definirá las fechas de
evaluación para cada área de salud, que generalmente es de 4 días para la
revisión aproximada de 500 expedientes.
2. Selección de una muestra de expedientes: A partir de los listados
extraídos por programa del cubo DCSS EPSS, el equipo de Estadística e
Informática de la DCSS genera las muestras de expedientes a evaluar para
cada uno de los indicadores.
3. Envío de las muestras a los representantes locales de cada área de
salud: Una vez generadas las muestras, el evaluador de la DCSS las envía
a través de la Plataforma SEPS con una semana de anticipación a la
evaluación, para que se localicen todos los expedientes a evaluar.
4. Traslado de los expedientes: Los expedientes seleccionados para la
evaluación deben ser trasladados desde los sectores al lugar donde se haría
la videoconferencia.
5. Disposición de los expedientes: Los expedientes se deben ordenar de
acuerdo con el consecutivo incluido en el listado de la muestra, para que la
videoconferencia lleve un orden preestablecido.
6. Preparación de los expedientes: Se deben de colocar separadores en los
expedientes que sirvan para señalar los aspectos a evaluar de ese
expediente, ya sea en la hoja de evolución, en los reportes de exámenes de
laboratorio u otros.
7. Requerimientos tecnológicos: Se debe comprobar que el equipo funciona
adecuadamente, principalmente, la conexión a internet, Microsoft-Lync o
Skype Empresarial, la cámara-web, los parlantes, audífonos o handset
(diadema con micrófono incorporado) y la cámara portadocumentos. El
software debe estar instalado y su funcionamiento previamente probado,
para ello se debe coordinar con el Centro de Gestión Informática (CGI) local
o en su defecto, con el CGI de la región. Los representantes locales deben
contar con sus cuentas de usuarios; si hubiera un cambio del representante
local se debe coordinar con el CGI para la creación de la cuenta respectiva.
Se debe contar con al menos una computadora disponible que cumpla con
los siguientes requerimientos mínimos:
Durante la videoconferencia:
8. Iluminación del lugar: El lugar de la videoconferencia debe tener una
iluminación que permita visualizar claramente el expediente.
9. Inicio de la videoconferencia: La videoconferencia comienza con el saludo
inicial y la presentación de las personas que están participando de ella.
•CPU:
•Procesador dual Core 2.0 GHz
•Pentiun 4 de 2.0 GHz
•AMD Atlon 2.0 o superior.• *Nota: cualquiera de los procesadores puede trabajar en 64 o 32 bits.
•Memoria
•2 GB de RAM
•Resolución de pantalla
•1024 x 768 (mínimo)
•Tarjeta de video
•128 MB de RAM de video (mínimo)
•Audio
•Micrófono y parlantes
•Diadema con micrófono o dispositivo equivalente• *Nota: se recomiendan dispositivos homologados por Microsoft unified communications (UC)
Hardware
•Sistema Operativo
•Windows Vista (opcional) Windows 7 (requerido)• *Nota: cualquiera de los sistemas puede trabajar en 64 o 32 bits.
•Video
•Soporte para Microsoft DirectX 9.0 API.
•Windows Display Driver Model driver
•Pixel Shader 2.0
Software
•512 kbps por usuario.
•A menos 2 Mbps en oficinas remotas.
•Conexión a la red institucional
•Punto de red en buen estado.
•Conexión inalámbrica en 802.11g
Los requerimientos de ancho de banda son:
Idealmente debe de participar al menos los dos representantes locales que
la unidad designó.
10. Comprobación de los listados: El evaluador de la DCSS comprueba que
los listados de expedientes que manejan los representantes locales son
idénticos a los suyos, para lo cual chequearán los números de expedientes
que tiene el listado del evaluador de la DCSS y el que tiene la unidad.
11. Revisión de los expedientes: La revisión de cada expediente ya sea físico
o en línea, se hace a través de la videollamada utilizando la opción compartir
pantalla de Microsoft Lync o Skype Empresarial. Si el expediente es físico,
adicionalmente se utiliza una cámara portadocumentos que permite
visualizar los detalles del expediente físico, ya sean notas médicas o
resultados de laboratorio. La cámara portadocumentos es la que se muestra
en la imagen.
12. Visualización general del expediente: Para la revisión de cada expediente,
los representantes locales comienzan por mostrar la carátula de éste, la cual
debe de visualizarse completamente en la pantalla, posteriormente se hace
Cámara
Portadocumentos
un acercamiento para visualizar claramente el nombre y número de
identificación del expediente.
13. Visualización del dato de interés: Luego se muestra la sección del
expediente que contenga el dato solicitado, de igual forma, primero se debe
mostrar completa la sección del expediente revisada y luego un acercamiento
del dato de interés. Si éste se encuentra en una hoja de evolución o
corresponde al resultado de un examen de laboratorio, primero se debe
mostrar la identificación de la persona dentro de esa sección del expediente
y luego el dato específico.
14. Tamaño total de la muestra: El evaluador de la DCSS comprobará, al
finalizar la revisión de los expedientes, que la muestra de cada indicador se
haya completado según el número de expedientes definida en ésta. Si algún
expediente no aparece o fue trasladado, se debe especificar así en el acta
de evaluación.
Posterior a la videoconferencia:
1. Llenado del Acta de Evaluación: Al finalizar la revisión de expedientes, se
cierra la video conferencia, y tanto el evaluador de la DCCS como el
representante local, cada uno de forma individual, hacen las anotaciones que
consideren en el Acta de Evaluación la cual, luego de ser compilada, será
subida a la Plataforma SEPS.
Microsoft Lync o Skype Empresarial
El software por excelencia para realizar el proceso de evaluación en línea de las
unidades del primer nivel es el Microsoft Lync o Skype Empresarial. Esta
herramienta permite una comunicación ágil y sencilla entre los representantes
locales y el evaluador de la DCSS.
El uso de esta aplicación permite el desarrollo de las siguientes actividades:
1. Intercambio de información confidencial de forma segura: La trasmisión de
datos del expediente de salud requiere que el canal usado sea confiable,
característica que esta herramienta ofrece al permitir una comunicación punto a
punto utilizando exclusivamente la red institucional, esto bajo un ambiente
controlado por la Subárea de Videocomunicaciones y donde el reservorio final de
los datos es un servidor de esa misma unidad.
2. Capacitación y coordinación de la logística de las actividades propias de la
Evaluación de la Prestación de Servicios de Salud: La herramienta permite
una comunicación más fluida entre los evaluadores de la DCSS y los
representantes locales de las unidades en relación con la capacitación para la
evaluación, coordinación de fechas, consultas con respecto al uso de las
herramientas de evaluación, dudas con respecto a los criterios de evaluación de
las intervenciones estratégicas y para el soporte que requiere el proceso en caso
de eventualidades.
3. Realización de videoconferencia para la recolección de datos en línea: La
recolección de datos por parte de siete personas, hace que la información sea
más homogénea y veraz, características fundamentales de este proceso. Con la
comunicación en línea no es necesario el desplazamiento de equipos
evaluadores a las unidades con lo que se evitan cerca de mil días evaluador que
tienen un costo aproximado de 18 millones de colones en viáticos y transporte, y
44 millones en sustituciones del personal evaluador de apoyo.
4. Agilizar la resolución de los recursos de revocatoria presentados por las
unidades en relación con la nota final obtenida en la Evaluación. Las
aclaraciones con respecto a los recursos de revocatoria que tiene que ver con
notas médicas en los expedientes de salud o de resultados de laboratorio, se
pueden resolverse de manera más oportuna y clara con la visualización directa
de los expedientes en cuestión.
5. Discusión y análisis de las intervenciones estratégicas a incorporar en la
Evaluación de la Prestación de Servicios de Salud: La incorporación de las
intervenciones estratégicas conlleva un proceso de discusión y análisis a nivel
nacional, por lo que aparte de la recolección de datos en línea, esta herramienta
juega un rol importante al permitir la participación de varias unidades de forma
simultánea, considerando diferentes perspectivas y sin que sea necesario el
desplazamiento de las personas involucradas.
6. Atención de consultas y asesorías en la implementación de las
intervenciones estratégicas durante el año: A partir de la implementación de
las intervenciones surgen una serie de dudas o complicaciones que dificultan la
puesta en marcha de éstas, por lo que es necesario que el equipo de
profesionales de la DCSS esté permanentemente haciendo sesiones de trabajo
que despejen las dudas o solventen las complicaciones que se den. Con la
utilización de esta herramienta todas estas sesiones de trabajo se realizan de
manera virtual.
7. Divulgación y análisis de los resultados de la Evaluación: Habitualmente la
DCSS se reúne con cada Dirección Regional para presentarle los resultados de
las unidades de su región y hacer un análisis en conjunto. Con la herramienta se
puede hacer este análisis con las regiones de forma virtual, pero además permite
involucrar a más usuarios locales en la discusión de éstos.
8. Seguimiento de la implementación del Expediente Digital Único en Salud
(EDUS): La evaluación de la prestación de los servicios deberá necesariamente
ir evolucionando según la implementación del EDUS en las unidades de la
institución, para lo cual esta herramienta funciona como instrumento para el
periodo de transición hasta cuando se tenga el total de unidades utilizándolo. El
Microsoft Lync o el Skype Empresarial resultan de mucha utilidad en tanto que
permite a los evaluadores de la DCSS visualizar directamente los expedientes
digitales de manera virtual.
Contribución a la innovación
La tecnología utilizada ha logrado una comunicación más fluida entre los
evaluadores de la DCSS y los representantes de las unidades en relación con la
evaluación y la atención de consultas durante todo el año sobre la implementación
de las intervenciones estratégicas. Por otro lado, se ha hecho posible la evaluación
de las unidades que ya cuentan con el Expediente Digital Único en Salud (EDUS)
ya que la aplicación dispone de comandos que permiten visualizar directamente los
expedientes electrónicos de la misma manera que los expedientes físicos.
Esta innovación en la evaluación de los servicios de salud del primer nivel en la
CCSS es muy importante no solo por su aporte en la racionalización de los recursos
financieros en momentos cuando es primordial buscar la eficiencia económica, sino
por su contribución en la toma de decisiones informada. La evaluación es un
proceso sustantivo de las organizaciones modernas, y es la base fundamental para
la formulación de políticas basadas en la evidencia desde los planos internacional,
nacional, regional y local.
Lecciones aprendidas
Al respecto de esta propuesta, y después de haber participado de cinco procesos
de evaluación en línea, tanto los evaluadores como los representantes locales han
manifestado que se sienten satisfechos con esta modalidad de recolección de datos,
sobre todo han recalcado el impacto en la reducción de los gastos, así mismo,
hicieron notar que es un método más sencillo y práctico, además de que se sienten
más cómodos haciendo la evaluación de forma virtual que con la presencia de un
equipo evaluador, ya que de esta forma se reduce el estrés que les produce el
proceso.
Por otro lado, ven con agrado que bajo esta modalidad se evita suspender los
servicios mientras se hace la revisión de los expedientes.
Además, se han definido mecanismos alternos de recolección de datos cundo
alguno de los elementos de la modalidad en línea falla, como la conexión a internet,
el funcionamiento del Lync, el expediente digital o cualquier otro componente de la
modalidad en línea de recolección de datos.
Sostenibilidad y escalabilidad
La modalidad en línea de la Evaluación de la Prestación de Servicios de Salud ha
permitido recolectar información de manera ágil, veraz y transparente, cada parte
involucrada en la comodidad de su espacio de trabajo. La DCSS siendo
consecuente con la racionalización del gasto, ha apostado por buscar estrategias
de evaluación que le permitan a la institución un respiro financiero, sin dejar de lado
la objetividad en el proceso de recolección y la puesta en marcha del proceso
evaluativo.
Además, el uso de estas herramientas tecnológicas se ha ampliado a otras
funciones como por ejemplo reuniones en línea, capacitaciones, aclaración de
dudas y a muchos otros procesos administrativos y clínicos de las áreas de salud
que antes de la implementación de la modalidad en línea no se daban, no existían
o no se contaba con las licencias funcionando ni con la experiencia y habilidad en
su uso, la cual se desarrolló con esta modalidad.
Esta modalidad de evaluación se puede replicar en cualquier latitud, llámese un
país, como lo hace la CCSS en Costa Rica, una región, una provincia o una
comunidad, siempre y cuando se dote a cada sitio con los elementos necesarios
para su desarrollo.
Recursos utilizados
La Subárea de Videocomunicaciones, de acuerdo con su experiencia técnica con el
uso de la herramienta Microsoft Lync / Skype Empresarial y los dispositivos de audio
y video requeridos en pruebas de visualización de expedientes de salud utilizando
la herramienta, considera importante, para su óptimo funcionamiento, los siguientes
elementos:
-Enlace mínimo de 2 Mbps para áreas de salud donde el tráfico de datos es básico
(correo electrónico e internet).
-Para áreas de salud donde corren servicios adicionales, debe garantizarse que el
centro de salud disponga de al menos 4 Mbps.
-Es importante que el computador disponga de las condiciones técnicas,
establecidas en el ítem requerimientos tecnológicos, con monitor plano, mínimo de
15”.
Para el control del audio debe disponerse de un handset (diadema con micrófono
incorporado) o parlantes externos, cuando la participación local es mayor a 2
personas. Recordar que tanto la cámara portadocumentos como la cámara web,
tienen micrófono incorporado, por lo que se debe realizar la respectiva configuración
del audio y video.
Las condiciones físicas del área deben garantizar la seguridad para los dispositivos
del equipo y los expedientes. Por otro lado, se debe de disponer de un espacio físico
adecuado con buena iluminación, ventilación y principalmente silencioso.
En cuanto al recurso humano destinado para tal fin, participan siete evaluadores de
la DCSS, dos representantes locales por área de salud (aproximadamente 180
personas) más todo el equipo de redes, de laboratorio y farmacia que hacen un gran
aporte al proceso presentando información solicitada de manera oportuna. La
siguiente es una imagen de un representante local mostrando el expediente al
evaluador de la DCSS:
Conclusiones y recomendaciones
La racionalización y optimización de los recursos ha permitido el desarrollo de
nuevas ideas con el fin de romper paradigmas, así como las barreras de la distancia
y el tiempo garantizando un proceso de evaluación que cumpla con los estándares
de calidad definidos por la Dirección Compra de Servicios de Salud y la Gerencia
Médica.
Son muchos los actores implicados en este proceso, desde los que administran la
red, el software de videocomunicaciones y las herramientas de evaluación aunado
al trabajo en equipo coordinado, han permitido que la evaluación en línea sea un
éxito y se logre obtener la mayor información posible para la toma de decisiones
fundamentadas, razón de ser de cualquier organización.
Esta práctica innovadora en la gestión interna genera información homogénea y
estandarizada que, junto al ahorro en recursos financieros, se ha convertido en un
pilar fundamental para la rendición de cuentas y el mejoramiento de los servicios de
salud del primer nivel de la CCSS.
Por otro lado, el hecho de haber mejorado y afinado constantemente la iniciativa y
haberla trabajado por años hacen de la evaluación en línea un elemento sostenible
y replicable a otras latitudes.
Anexos
En el siguiente enlace se encuentra un libro electrónico con una colección de
infográficos. En la sección áreas de salud se encuentran los principales resultados
de la evaluación 2016 en el primer nivel de atención
https://joom.ag/CV9L
A continuación, un enlace con una noticia que resume el impacto del proceso de
evaluación en línea:
http://www.crhoy.com/archivo/caja-ahorraria-hasta-%C2%A262-millones-por-ano-
al-evaluar-ebais-sin-tener-que-ir-a-las-zonas/nacionales/
Bibliografía
CCSS. (2006). Una CCSS renovada hacia el 2025. San José, Costa Rica: CCSS.
CCSS. (16 de Agosto de 2012). Acuerdo de Junta Directiva. Sesión N° 8596. San José,
Costa Rica: CCSS.
CCSS. (Julio de 2012). Metodología Evaluación del Desempeño de la Prestación de
Servicios de Salud de la CCSS. San José , Costa Rica.
