Difusin de la informacin
Un Sistema de Informacin de la Calidad (SIC), es un mtodo
organizado para recolectar, almacenar y reportar la informacin
sobre la calidad para ayudar a los tomadores de decisiones en todos
los niveles.En el pasado, la informacin sobre la calidad se refera
principalmente a los datos de inspeccin de planta. Sin embargo, los
productos son ahora ms complejos, los programas para la controlar
la calidad cubren actualmente, el espectro de departamentos
funcionales y la atencin se centra en la adecuacin para el uso de
la conformancia con las especificaciones. Estas condiciones
cambiantes, que van de la mano con el advenimiento de la
computadora, han dado como resultado un punto de vista ms amplio
sobre la informacin de la calidad. Las industrias de servicio
informacin cambios similares en el ambiente de la informacin.La
entrada para un Sistema de Informacin de la Calidad
incluye:Informacin de investigacin de mercado sobre la Calidad: Son
las opiniones de los clientes sobre el producto o servicio que se
proporciona y los resultados de la experiencia de los clientes que
sugieren oportunidades para mejorar la adecuacin para el uso.Datos
de pruebas del diseo del producto: son los datos de pruebas de
desarrollo, datos sobre partes y componentes bajo consideracin de
varios proveedores y datos sobre el medio ambiente en el que el
producto debe encontrarse.Informacin sobre la evaluacin del diseo
para la Calidad: Son todas aquellas juntas de revisin del diseo,
predicciones de confiabilidad y anlisis crtico de modo y efecto de
falla.Informacin sobre partes y materiales comprados: Son todos
aquellos datos de inspeccin, datos sobre las pruebas realizadas por
un laboratorio independiente sobre un artculo obtenido, informacin
sobre la investigacin y tasa de un proveedor.Datos de proceso:
Estos datos cubren el sistema de inspeccin de la manufactura en la
planta, desde el principio de la manufactura hasta el final. Tambin
incluye los datos de control de proceso y datos de la habilidad del
mismo.Datos de inspeccin final: Son los datos de la rutina en una
inspeccin final. Datos de desempeo de campo: Incluyen el tiempo
medio entre fallas (TMEF) y otros datos de pruebas de una compaa y
la informacin obtenida de los clientes sobre garantas y
reclamaciones.Resultados de la medicin de la calidad: Estos
incluyen datos de las actividades funcionales, auditorias de
producto, de sistemas y datos sobre el control administrativo.El
alcance de un sistema de informacin de la calidad puede variar
desde un sencillo sistema que cubre los datos de la inspeccin en
proceso a un amplio sistema que cubre toda la informacin sobre la
efectividad global de los productos y procesos importantes.
El objetivo de esta actividad es dar a conocer a cada uno de los
miembros de la organizacin los componentes esenciales del sistema,
como son la poltica, los acuerdos y los objetivos. No obstante lo
anterior, y con el fin de garantizar el mejor desempeo del sistema
y de sus miembros, se sugiere no solo comunicar la informacin
esencial, sino tambin los requisitos del sistema y cada uno de los
logros que se lleven a cabo en la ejecucin del mismo.En la etapa de
planeacin se establecieron algunos canales de comunicacin que
servirn para difundir la informacin que se desea dar a conocer. Los
siguientes son, entre otros, algunos de los medios que pueden ser
utilizados:
Comunicaciones por parte de la direccin Reuniones informativas
Carteleras Revistas y /o peridicos institucionales Videos
Intranet
El Ministerio de Educacin utiliza diferentes estrategias de
comunicacin para dar a conocer alpersonal sobre la eficacia del
Sistema de Gestin de Calidad, comunicando: la importancia del
cumplimiento de las actividades que realiza el personal para
elcumplimiento de los objetivos y de la poltica. La actualizacin
del Sistema de Gestin de Calidad Actividades relacionadas con el
Sistema de Gestin de Calidad (auditoras, revisiones,reuniones,
capacitaciones, etc.)
Reuniones con los enlaces del SGC. Ellos estn encargados de
llevar la informacinsobre el Sistema de Gestin de Calidad, o
cualquier actividad que est relacionada.Este equipo est coordinado
por un gestor de DIDEFI, que asigna el director. Pizarras
informativas. Se colocan en cada unidad, para que el Enlace se
encargue deactualizar la informacin sobre el Sistema Pgina ISO. La
asistente de DIDEFI se encarga de actualizar toda la
informacinnecesaria sobre el sistema de gestin de calidad, para que
el personal pueda ingresar ala pgina en la direccin
http://172.16.0.13/iso9000/. Boletn Informativo. Se enva a todos
los colaboradores del Ministerio con informacinsobre los
acontecimientos relevantes de cada mes sobre el Sistema de Gestin
deCalidad. Correo electrnico. Un gestor se encarga de informar al
personal sobre lasactualizaciones de los documentos de la pgina
ISO, por medio de la direccin de [email protected]
Directorio Electrnico. La Direccin de Informtica (DINFO) se encarga
de mantener elen el directorio electrnico en Consulta Pblica de
Resultados de Indicadores. Elpersonal puede entrar a la direccin
http://172.16.0.13/directorio/. Dinmicas. El Director de DIDEFI
planifica junto con los gestores dinmicas que puedanmejorar la
comunicacin de la informacin sobre el Sistema de Gestin de Calidad
delMinisterio de Educacin. Para estas dinmicas puede solicitar
apoyo a las Direccionesde Comunicacin Social y/o con la Direccin de
Adquisiciones y Contrataciones(Procedimiento PRO-015). Participacin
del personal del Ministerio. Las personas interesadas solicitan a
laDireccin (DIDEFI) fecha para participar en la reunin de Enlaces
para que puedanparticipar y aportar ideas para mejorar la
comunicacin. Talleres / Seminarios. Que las personas de nuevo
ingreso o personas que solicitentalleres para mejorar sus
conocimientos hacia el sistema de gestin de calidad
delMinisterio.
Evaluacin
Se verifica si personal conoce sus procesos, comprende los
objetivos del SGC, comprende la poltica y el compromiso, comprende
la importancia de los indicadores, y la importancia de sus
responsabilidades; por medio de auditoras o revisiones peridicas
del sgc.Asimismo se verifica si la estrategia de comunicacin para
transmitir la informacin es la adecuada.
Organizacin
La alta direccin debe asegurar de establecer un buen sistema de
comunicacin interna para todos los miembros de la organizacin
acerca de la poltica, los requisitos y los objetivos de
calidad.
La comunicacin interna ayuda a la mejora del desempeo de la
organizacin y compromete directamente a las personas en el logro de
los objetivos de Calidad
anualmente ha de proponer: qu informacin publicar, a quin ha de
ir dirigida (grupos de inters) y el modo de hacerla pblica (canales
de comunicacin). Se ha de informar al menos sobre: La oferta
formativa, polticas de acceso y orientacin , metodologa de enseanza
aprendizaje y evaluacin, programas de movilidad, procedimiento de
anlisis de la satisfaccin del PDI, PAS, alumnado, mecanismos para
realizar sugerencias y reclamaciones, y los resultados de la
enseanza (en cuanto al aprendizaje, insercin laboral). El equipo de
direccin aprueba la propuesta remitida por la Comisin de Calidad.
El equipo de direccin, la Secretara, el PRC, y el Consejo de
Estudiantes se reparten la responsabilidad de la difusin de la
informacin en la comunidad universitaria, previa revisin y
comprobacin de que sea fiable y suficiente El Director o Directora
y el/la PRC se responsabilizan de la difusin de la Poltica y
Objetivos de Calidad del Centro.
La SOA, el/la Director/a y el/la SCID se reparten la
responsabilidad de difundir los resultados. La SOA y el/la SCID son
las responsables de publicar la informacin sobre las titulaciones.
La Direccin, el Administrador y la Persona Responsable de la
Calidad, en adelante PRC, son responsables de transmitir las
comunicaciones que se consideren relevantes para el SGC mediante la
sistemtica descrita en el presente procedimiento tanto para su
relacin con personas pertenecientes a la propia ETSNMN, a la
UPV/EHU como con las terceras personas ajenas a la ETSNMN o a la
propia UPV/EHU. Todo el personal del Centro participa en el
proceso. La PRC tiene el cometido de controlar cualquier No
Conformidad planteada con respecto a las comunicaciones internas o
externas que afecten al SGC de la ETSNMN. As mismo, realiza
anualmente el anlisis de resultados de la satisfaccin con los
mecanismos (a travs de los canales de retorno) para publicar la
informacin sobre el Plan de Estudios y propone en el informe final
las acciones de mejora del procedimiento de comunicacin. En las
organizaciones con cultura de calidad, la responsabilidad de la
Direccin de Comunicacin es: Definir la poltica y estrategia de
comunicacin Supervisar y coordinar todas las comunicaciones de la
empresa en sus facetas institucional, comercial y relacional. Velar
por la Imagen Institucional. Acompaar el sistema de Gestin de
Calidad. Acompaar el proceso de cambio del trabajo por funciones a
la gestin por procesos. Informar y dar a conocer la importancia de
la responsabilidad, la autoridad y la comunicacin en los procesos
de gestin de calidad. Enfoque al cliente. Generar campaas de
sentido de pertenencia. Propiciar una comunicacin flexible.
Promover y desarrollar la Cultura organizacional. Formas de Difusin
No hay una forma nica de difusin, sino diferentes tipos de
productos y servicios capaces de vehicular la informacin hacia los
usuarios.
Con objeto de sistematizar se pueden distinguir dos formas
bsicas de difusin, la difusin bajo demanda y la difusin
documental.
En cuanto a las vas de difusin pueden ser: papel impreso,
tablones de anuncios, expositores, soporte magntico para consulta
en ordenadores, pginas web, correo electrnico, difusin verbal
(persona a persona, conferencias, cursos), medios audiovisuales
(videos informativos).
LA DIFUSIN BAJO DEMANDA
Se trata de una difusin pasiva. La iniciativa parte del usuario
que necesita informacin. Se realiza cuando el usuario se dirige al
centro con el objeto de solicitar una informacin concreta. El
documentalista interroga al sistema y recupera la informacin
solicitada. Las bsquedas bibliogrficas y documentales responden a
esta necesidad de informacin planteada por el usuario. Pueden
realizarse sobre bases de datos documentales creadas por el propio
centro pero, tambin, sobre bases externas.
Se considera tambin difusin bajo demanda la consulta en lnea a
una Base de datos por parte del usuario sin la mediacin de un
documentalista.
DIFUSIN DOCUMENTALes una difusin activa. Es aquella que implica
iniciativa por parte del centro ofrecindole, a los usuarios,
productos documentales que juzga tiles, segn el anlisis que se haya
hecho de sus necesidades, o sealndole sus problemas de informacin y
ayudndole a resolverlos.
El centro deber estudiar a sus usuarios con el objeto de
averiguar qu tipo de informacin necesitan, en conjunto o por
grupos, y debe estudiar tambin el sistema de difusin ms adecuado
para cada necesidad.
Dentro de la difusin documental se puede distinguir entre
difusin de documentos primarios, la difusin de documentos
secundarios o de referencias de documentos y la difusin selectiva
de la informacin (DSI).
Divulgar y socializar la documentacin del SGC a implementarLa
divulgacin del Sistema de Gestin de la Calidad se debe ejecutar
despus de laaprobacin de la documentacin por parte del Comit de
Calidad o quien determine laEntidad para esta labor.A continuacin
describiremos los tems generales que se deben divulgar del SGC:
6.2.1 Procesos del SGCEs necesario evidenciar el compromiso de
todos los servidores pblicos con la validaciny apropiacin del Mapa
de Procesos y su articulacin con la Visin y Misin de laentidad de
acuerdo con la estructura documental aprobada; adems se debe tener
encuenta que por la misma dinmica del sistema la documentacin debe
revisarse, corregirsey actualizarse en forma permanente, con el fin
de mantener la mejora continuadel sistema.Igualmente, en esta etapa
se deben ejecutar de una manera controlada, los procesossegn lo
planificado en la fase de diseo (mapa de procesos, las
caracterizaciones de cadauno de estos y la interrelacin que existe
entre todos los procesos del SGC), asegurandoque cada uno de los
servidores pblicos responsables: Tenga conocimiento de mapa de
procesos de su entidad, Sepa en cual o cuales participa, Tenga
claridad en la identificacin de su proceso, cuando es proveedor y
cuando es cliente, Participe en la identificacin y diseode los
puntos de control sobrelos riesgos que puedan afectar
elcumplimiento del objetivo del proceso, Conozca los niveles de
autoridad yasuma sus responsabilidades, Asegure un buen control de
documentosy registros, Participe y garantice una efectiva gestinde
las comunicaciones internas yexternas cuando sea pertinente, Est
preparado y tenga activa participacinen las auditoras internasde
calidad, desempeando el papelque se le asigne, ya sea como
miembrodel equipo auditor o como auditado, Sea actor protagnico de
las accionesde mejora que se puedan derivarde las auditoras, de la
autoevaluacino del desempeo del proceso,Participe en el desarrollo
de las acciones correctivas y preventivas de los procesos
oactividades en los que tiene responsabilidad, y Contribuya a la
mejora continua del sistema de gestin de la calidad.6.2.2 Poltica y
objetivos de la calidadEn el requisito 5.3 de la norma NTCGP
1000:2004, se contempla como requisito a cumplir,que la Alta
Direccin, se asegure de que la Poltica de Calidad, se comunique
atodos los servidores pblicos y/o particulares que ejercen
funciones pblicas dentro dela entidad, y sea entendida por ellos;
es por esto que la entidad debe realizar unadivulgacin de la
Poltica y los objetivos de la calidad, con el mayor cuidado,
permitiendoel entendimiento y el compromiso de los servidores
pblicos de la entidad para eldebido cumplimiento.La fase de
implementacin, es el momento adecuado para evaluar el grado de
entendimiento,aporte y contribucin que hacen todos los procesos,
equipos de trabajo y engeneral cada servidor pblico, para alcanzar
los propsitos expresados en la poltica decalidad. Las estrategias
para evaluar lo anterior pueden ir desde encuestas, evaluacionespor
grupos hasta debates sobre la relacin de la poltica con la
estrategia de la Entidad(plan de desarrollo u otro) y la relacin
con los objetivos operacionales o de primer nivel,de tal manera que
cada servidor pblico, independiente de su cargo se vea reflejado en
lamisma.Para mayor comprensin de lo indicado anteriormente, a
continuacin se describe la polticay el despliegue de los objetivos
de la Gobernacin de Antioquia, cuya informacincompleta se encuentra
disponible en la direccin electrnica (www.gobant.gov.co),
aclarandoque los modelos aqu descritos tienen solo un carcter
acadmico y para que lesirvan como referente a otras entidades
pblicas del pas.POLTICA DE CALIDADEl equipo humano de la Gobernacin
de Antioquia est comprometido con planificacin ypromocin del
desarrollo humano integral de los habitantes del territorio
Antioqueo,bajo principios de equidad, eficiencia, eficacia,
efectividad y transparencia, en concordanciacon los planes de
desarrollo y dems sistemas establecidos, mejorando continuamenteel
Sistema de Gestin de la Calidad en la prestacin del servicio en
cumplimientode los requisitos del cliente, los establecidos por la
constitucin y la ley.
Documentos del SGCLa documentacin diseada para la operacin del
SGC en la entidad debe divulgarsepaulatinamente y considerando a
los servidores pblicos que tienen responsabilidades definidasen
estos documentos; de esta manera es necesario que la divulgacin de
los documentos delSGC se realice por grupos de servidores pblicos y
por proceso con el fin de garantizar unadecuado entendimiento y
aplicacin de estos. Las estrategias de divulgacin puesto apuesto
por procesos y actividades, son las ms adecuadas, teniendo en
cuenta el mapa deprocesos, las caracterizaciones, los
procedimientos, instructivos y formatos, los mapas deriesgos, los
indicadores y los requisitos legales aplicables al proceso o
actividad.Es necesario que la entidad defina cul(es) sern las
herramientas de las que dispondrpara garantizar la consulta de la
documentacin a los servidores pblicos que as lorequieran; esto con
el fin de que en la medida que se realice la divulgacin de
ladocumentacin, se comuniquen adems las herramientas definidas para
el acceso a sta ylos controles establecidos; entre otras se
relacionan: Intranet Impresin fsica Pgina web Software
especializado6.2.4 Indicadores de los procesosRespecto a los
indicadores del SGC, debe realizarse divulgacin de aspectos como:
La frmula de clculo, Las fuentes a utilizar para la toma de datos,
Las responsabilidades frente al procesamiento de la informacin, El
anlisis y la toma de accionesLa implementacin de los indicadores
del SGC en la entidad debe partir de la fichatcnica que se elabor
para los mismos; si la entidad durante la etapa de diseoconfigur o
adapt un aplicativo para el clculo de los mismos, se debe hacer uso
deestos para que durante la divulgacin se muestre un caso prctico
con dichosindicadores.La divulgacin de los aspectos relacionados en
la ficha tcnica de cada indicador, deberealizarse a todos los
servidores pblicos de la entidad, garantizando de esta manera quela
recoleccin y el anlisis de la informacin dentro del SGC se realice
de manerasistemtica, peridica y con una adecuada toma de
acciones.Se recomienda que una vez finalice la divulgacin de este
elemento se tome como horacero para iniciar la recopilacin de
datos, el levantamiento de la informacin que servirde insumo para
su clculo. En este sentido el SGC no es retroactivo, pero si se
hacenecesario que de inmediato se inicie su aplicacin.A continuacin
se presenta la ficha tcnica del indicador del proceso de Asesora y
AsistenciaTcnica de la Gobernacin de Antioquia; hay que tener en
cuenta que los modelos aquI descritos tienen solo un carcter
acadmico y para que le sirvan como referente a otrasentidades
pblicas del pas.
Riesgos de los procesosDurante la fase de diseo y documentacin,
se desarroll el levantamiento de los riesgos porprocesos, se acogi
y aplic la metodologa para identificar, calificar, analizar y
evaluar losriesgos y como resultado, se definieron los controles
para prevenir la afectacin que cadauno de ellos tiene sobre el SGC
y a la vez sobre los procesos que lo conforman. En la fase
deimplementacin, lo que se debe hacer por parte de los responsables
de cada proceso, es laaplicacin de las acciones tomadas para
evitar, reducir, transferir o asumir el riesgo.Una vez cumplido lo
anterior, debe generase el mapa de riesgos, con fecha de revisin
ylas acciones que se deriven dentro de la dinmica de seguimiento,
de tal manera quecuando las acciones tomadas sobre el riesgosean
eficaces, el riesgo est controlado;dicho de otra manera, el riesgo
hapasado de ser inaceptable o importante amoderado o tolerante (ver
metodologa deadministracin del riesgo, DAFP, 2006).De igual forma,
se deben establecer losmecanismos sobre la administracin delriesgo
y de su gestin y que se mantenganespacios para la comunicacin de
doble varespecto a la actualizacin en trminos desu identificacin,
anlisis, valoracin ypolticas de administracin de riesgos, enlas que
se sugiere incluir frecuencias derevisin de la gestin y
actualizacin de losmapas de riesgos.6.2.6 CompetenciasSegn lo
estipulado en el Decreto 2539 de2005, reglamentario de la Ley 909
de 2004,es necesario que la entidad controle yevidencie que todos
sus servidores pblicos poseen las competencias funcionales
ycomportamentales, as como tambin las que les son comunes, de
acuerdo con el siguientecuadro:CapacitacinSe debe disear y
actualizar el plan de capacitacin para la entidad que responda a
estudiostcnicos que identifiquen necesidades y requerimientos de
las reas de trabajo y de losfuncionarios para desarrollar los
planes anuales institucionales y las competencias laboralessegn lo
establecido en los Decretos 1227 de 2005 y 4665 de 2007 y realizar
monitoreopermanente tanto al cumplimiento del plan como a la
efectividad de las capacitaciones,informando oportunamente a la
alta direccin los avances en el tema y proponiendo accionesde
mejora.GUA DE IMPLEMENTACINDEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDADBAJO
LA NORMA TCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIN PBLICA NTCGP 1000:200428
Departamento Administrativo de la Funcin PblicaA continuacin se
enuncian algunos temas que se podran desarrollar en la capacitacin.
Gestin de la calidad de acuerdo con la norma de calidad NTCGP
1000:2004. Qu son los Sistemas de Gestin de Calidad? Qu hace la
entidad? ( Misin y Visin) Propsitos de la Ley 872 de 2003
Generalidades de la Gestin de la Calidad en el sector pblico NTCGP
1000:2004 Principales conceptos de la Gestin de la Calidad segn
NTCGP 1000:2004 Identificar y analizar los requisitos de la NTCGP
1000:2004 Dar a conocer el plan de implementacin del sistema de
gestin de la calidad enla entidad.Adicionalmente, la Circular No.
06 de fecha 27 de junio de 2006 para la implementacindel Sistema de
Gestin de la Calidad en las entidades del Estado obligadas por la
Ley 872de 2003, su Decreto 4110 de 2004 y la NTCGP 1000:2004
emitida por el DepartamentoAdministrativo de la Funcin Pblica,
establece en sus numerales 2 y 3, que para laverificacin y
evaluacin permanente del Sistema de Gestin de la Calidad, ser
necesarioque se habiliten auditores internos dentro de la entidad,
los cuales debern ser coordinadospor la Oficina de Control Interno,
Auditora Interna o quien haga sus veces, quienes sernlos
responsables de verificar el cumplimiento de los requisitos de la
norma y a la vezmultiplicadores del tema de la calidad a los dems
servidores pblicos.6.2.8 Ejecucin y puesta en marcha de los Planes
de CalidadUna vez establecido el plan de calidad para la elaboracin
de un producto o servicio, deacuerdo con los criterios definidos en
la etapa de diseo, es necesario que las entidadesapliquen y
establezcan los controles definidos en dicho plan, tendientes a que
los objetivosde calidad del producto se cumplan a cabalidad y que
el mismo sea consistente con lacadena de procesos de la entidad.6.3
Control de DocumentosSe deben describir los requerimientos que se
aplicarn a todos los documentos que seancreados y/o modificados en
la entidad con el fin normalizar la elaboracin, aprobacin,revisin,
distribucin y control de los mismos.Los documentos generados deben
ajustarse a la Ley General de Archivos, Ley 594 /2000 ya los
requisitos definidos por la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin
Pblica 1000:2004,con base en las disposiciones establecidas.Control
de RegistrosSe deben definir los criterios a aplicar en la
administracin y el control de los registros dela documentacin de la
entidad (ver Gua de Diseo para la Implementacin del Sistemade
Gestin de la Calidad en la Gestin Pblica NTCGP: 2004 Pg. 37) con el
fin de evidenciarla conformidad y operacin eficaz del sistema de
gestin de la Calidad.La administracin y manejo de los registros
debe ajustarse a la Ley General de ArchivosLey 594 /2000, la NTCGP
1000:2004 y el procedimiento definido por la entidad.A continuacin
se expone a manera de ejemplo, el procedimiento del DAFP que
permitevisualizar el proceso de control de registros del SGC:
COMUNICACIN INTERNA: Identidad CorporativaCOMUNICACIN EXTERNA:
ImagenCULTURA ORGANIZACIONAL+
COMUNICACIN EXTERNACOMUNICACIN ORGANIZACIONALCOMUNICACIN
INTERNAServicio Mercadeo Calidad Gestin del COnocimiento
Cultura Organizacional
