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Copyright © Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo
Cambios Normativos y Buenas Prácticas en la
Formación programada por las empresas
Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo
Copyright © Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo Fuente: Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo (marzo 2014)
RD 4/2015
Adecuación de la formación a necesidades formativas
Profesionalización: acreditación de los centros de impartición
Evaluación de la calidad y el impacto de la formación.
Corresponsabilidad en el seguimiento y evaluación de la formación por parte de las entidades de formación
Participación de todas las empresas en la financiación de la formación
“Tolerancia 0” contra el fraude: refuerzo del control de la formación y régimen sancionador.
Objetivos
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Acciones formativas
Entidades participantes
Financiación
Seguimiento, control y régimen sancionador
Comunicaciones y aplicación
Principales cambios
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Acciones formativas en las empresas
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Acciones formativas
Duración mínima: 1 hora (acciones comunicadas
desde el 24 de marzo).
Deben responder a necesidades formativas reales, inmediatas y específicas.
No se considerarán formación las actividades de índole informativa o divulgativa.
Enero de 2016: desaparece modalidad a distancia.
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Entidades participantes
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Obligaciones
o Adecuar la formación a las necesidades formativas
de la empresa
o Asegurar el desarrollo satisfactorio de la
formación
o Comunicar el inicio y finalización
o Garantizar el seguimiento, control y evaluación
Empresa/grupo empresas
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Entidad organizadora
No es posible delegar ni subcontratar a
terceros la organización ni la impartición de la
formación (excepto contratación personal docente).
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Obligaciones de la entidad organizadora
o Formación adecuada a las necesidades
formativas
o Contratar la entidad de formación
o Asegurar el desarrollo satisfactorio de la
formación
o Comunicar el inicio y finalización
o Funciones de seguimiento, control y evaluación
o Facilitar la documentación e información para la
correcta aplicación de las bonificaciones
o Someterse a las actuaciones de seguimiento y
control de la Administración.
Nuevo modelo
“Contrato de encomienda de Organización”
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o Impartir según prescripciones y medios inscritos
o Facilitar y corresponsabilizarse del seguimiento, aprendizaje y evaluación de los alumnos. Actualización de metodologías y herramientas
o Someterse a controles y auditorías de calidad realizadas por la Administración.
o Mantener las exigencias técnico-pedagógicas detalladas en la inscripción
o Comunicar a la Administración cambios de titularidad o forma jurídica
Entidad de formación
El incumplimiento de las obligaciones podrá suponer la baja en el registro de la entidad
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Inscripción (Habilitación desde la presentación de la
declaración responsable)
o Impartición de especialidades no vinculadas a Certificados de Profesionalidad
o Formación distinta de las especialidades del Catálogo de especialidades formativas
Acreditación (Solicitud estimada la no resuelta en 6 meses)
Formación vinculada a la obtención de Certificados de Profesionalidad
Entidad de formación
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Comunidad Autónoma en la que radiquen las instalaciones y recursos formativos de la entidad de formación Servicio Público de Empleo Estatal para entidades de formación con:
o Plataformas de teleformación
o Centros móviles con actividad en más de una Comunidad Autónoma
o Instalaciones y recursos formativos permanentes en más de una Comunidad Autónoma
¿Quién es la Administración competente?
Sistema integrado de información Registro Estatal de Entidades de Formación
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Formación programada
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Financiación
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Costes de organización
Financiación
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Modalidad de Formación
Nivel de Formación
Básico Superior
Presencial 9 € 13 €
Teleformación 7,5 €
A distancia (2015) 5,5 €
Mixta Se aplicarán los módulos anteriores en función
de las horas presencial, distancia o teleformación
Módulo económico
máximo
Máximo bonificable
Módulo económico x nº participantes x nº horas formación
Aplicación para todas las empresas
Costes directos + Costes indirectos
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Cofinanciación privada
1-9 10-49 50-249 ≥ 250
Trabajadores
5
10
20
40
Las empresas están obligadas a destinar a la formación un % de sus recursos en función de su plantilla
Cálculo. Coste formación (+ coste personal) – bonificación aplicada
Costes de personal. Costes salariales de los trabajadores, en las
horas en las que realmente participan en la formación durante la
jornada laboral.
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Límites
Costes
Directos Indirectos (<10% coste total)
Organización (<10%)
No serán objeto de financiación bienes, productos, materiales o servicios que no resulten estrictamente necesarios para la impartición de la
actividad formativa
De 1 a 5 trabaj. 20%
De 6 a 9 trabaj. 15% Coste entidad organizadora
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Coste de la formación
Directos
o Retribución de formadores o Equipos didácticos y plataformas tecnológicas o Medios didácticos y/o adquisición de material
didáctico o Aulas, talleres y superficies de formación o Seguro de accidentes de participantes o Transporte, manutención y alojamiento de participantes
y formadores
Indirectos o Personal, instalaciones y equipos de apoyo o Luz, agua, calefacción, mensajería, correo, limpieza,
vigilancia, etc.
Reglamentariamente se establecerán incompatibilidades entre costes indirectos y de organización
Organización o Gestión de la organización de la formación programada
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Coste de la formación
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Ajustado al 10% del coste total de la actividad formativa
Coste de la formación
Importe según
empresa
Importe ajustado
Costes directos 1.500 1.500
Costes indirectos 500 200
Total actividad formativa 2.000 1.700
Crédito empresa 3.000€
Formación presencial, nivel superior, de 10 horas y 10 alumnos
Costes : 2.000€ (1.500€ costes directos y 500€ indirectos)
Saldo crédito real 3.000
Importe ajustado del total de la actividad formativa 1.700
Coste admitido limitado por el módulo económico (13€ x 10alum x 10h) 1.300
Coste bonificado 1.300
Cofinanciación privada 400
Importe según empresa
Importe ajustado
Costes organización 1.000 130
Plantilla: 15 trabajadores
Costes organización: 1.000€
Coste bonificado 1.430
Cofinanciación privada 400
Ajustado al 10% del coste limitado al menor de los costes (1.300€)
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Seguimiento, control y régimen sancionador
Copyright © Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo
Seguimiento
Ampliación más allá de la mera comprobación de requisitos, incorporándose los resultados de la formación con objeto de evaluar su calidad e impacto:
• Cuestionarios y entrevistas a participantes
• Auditorías de calidad de entidades de formación.
Plan Anual de seguimiento coordinado por parte de las diferentes administraciones.
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Control y régimen sancionador
Control
1. Visibilidad pública a los canales y conocimiento de situaciones fraudulentas.
2. Unidad especial de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para el control de la FPE.
Infracciones y sanciones
Inhabilitación de los centros de formación, entidades y empresas sancionados (así como aquellos que pueda presumirse que son continuación de éstas) por un periodo de dos a cinco años, sin poder impartir FPE.
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Infracciones y sanciones
Responsabilidad solidaria
Empresa
Entidad organizadora
Entidad formación
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Infracciones
Incumplimiento de obligaciones de carácter formal o documental
Exclusión del sistema de ayudas por un periodo de dos a cinco años
Disfrute indebido de bonificaciones en la cuota
Disfrute indebido, desviaciones ayudas, incumplimientos de obligaciones
Leves
Graves
Muy graves
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Infracciones graves
o Ejecutar AA.FF. En distintos términos a los comunicados
o AF que no respondan a las necesidades de la empresa y trabajadores
o Incumplimientos controles aprendizaje y evaluación
o Irregularidades con el certificado asistencia o diplomas
o Incumplimiento comunicaciones inicio/finalización
o No identificar en cuenta contable separada
o Incumplimiento custodia documentación, imputación de costes que no
sean estrictamente necesarios para la impartición
o Incumplimiento derecho información RLT
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Infracciones muy graves
o Solicitar pago a los participantes
o Simular contrataciones
o Falseamiento documentación
o Simulación ejecución AF
o Impartir sin inscripción y/o acreditación
o Subcontrataciones indebidas
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Documentación a custodiar
Documentación Entidad
organizadoraEmpresas
bonificadas Centros de Formación
Contrato de encomienda de
organización/adhesión y contrato X X
Control de asistencia/registros de
actividad X X X
Acreditación entrega certificado X X
Cuestionarios de evaluación X X X
CV del Formador y acreditación de la
experiencia/formador X X
Documentación acreditativa formación a
distancia/teleformación (1) X X X
Documentación acreditativa PIF (2) X
Recibí y, en su caso, informe de la RLT X
Justificantes de costes y comprobantes
de pago X X X
Contabilización de costes X
(1) Comprobantes de entrega de material, controles de seguimiento, verificación de soportes didácticos y asistencia tutorial. (2) El trabajador conservará la documentación correspondiente a la matriculación, y la empresa los justificantes retributivos y resto de comprobantes.
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Comunicaciones y
Aplicación telemática
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1.
Datos empresa: Tipología entidades organizadoras
(para entidades dadas de alta desde el 24 de marzo de 2015)
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Datos económicos
Requisitos
Detalle únicamente disponible para grandes empresas
Al final del ejercicio, el porcentaje cumplido debe ser mayor o igual al exigido
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Alta acción formativa
Descripción - Duración
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Finalización - Costes
I. Importe inferior entre a, b y c.
III. Coste admitido – bonificación
IV. (III) + Costes de personal
a
b
c
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Procedimiento de gestión
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Aplicación telemática
Información a la RLT
Comunicación de inicio de la formación
Desarrollo de la formación
Comunicación de finalización de la formación
Aplicación de la bonificación
Seguimiento y control expost
Comprobación de las bonificaciones aplicadas
Fases gestión
1
3
6
2
5
4
7
8
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Aplicación telemática
1
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Firma digital
• Carácter personal e intransferible del certificado digital, así como las firmas electrónicas realizadas mediante el mismo (Ley 59/2003).
• Mantener actualizado el listado de usuarios.
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Datos TGSS
Las empresas con “Datos pendientes de validar” que no sean de nueva creación, recibirán un mensaje solicitando aclaración.
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Ajustes proceso TGSS
• Actualización costes (grupos finalizados).
• Errores CIF, cuentas de cotización.
• Empresas de nueva creación no consignadas como tal.
• Empresas con crédito dispuesto superior al asignado.
• Empresas consideradas no pymes.
• Cambios societarios.
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Cambios societarios
• La nueva empresa debe comunicar la naturaleza del cambio.
• Indicar referencia y fecha del RMC, si procede, en el que está inscrito el cambio.
• Sólo se acreditará documentalmente en el caso de subrogación de trabajadores: traspaso de trabajadores y mantenimiento de condiciones laborales.
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Información a la RLT
2
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• Informe empresa
o Informar detalladamente de todos y cada
uno de los aspectos del Plan de Formación
(Art. 16 O.M. 2307/2007).
o Informar a todos los centros de trabajo,
tengan o no RLT, y participen o no en la
formación.
o Debe realizarse por escrito, y acreditar su
entrega mediante recibí. Si se emplean
otras vías, éstas deben ser aceptados como
medio de comunicación por ambas partes.
Información a la RLT
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• Informe de la RLT (15 días)
Información a la RLT
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Órganos de representación
Órgano Firma
Delegados de personal Delegado/s
Delegados secciones sindicales
Todas las secciones
Comité de empresa Presidente o Secretario
Comité intercentros Presidente o Secretario
Ausencia de RLT: conformidad de los trabajadores afectados por las acciones formativas
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Comunicación de inicio de la formación
3
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Modalidades formativas
Modalidad Requisitos Documentación
Presencial • Coincidencia en tiempo y espacio entre formador y participantes.
• Interacción directa y continua en el proceso de enseñanza-aprendizaje.
• Impartición en aulas, talleres o instalaciones apropiadas, con la disposición de medios didácticos y materiales necesarios.
- Muestra de material didáctico - Controles de asistencia
A distancia • No requiere la coincidencia en el espacio, ni tampoco en el tiempo, del formador y los participantes, ni de todos los alumnos en el centro gestor de la formación.
• Soportes didácticos que permitan un proceso de aprendizaje sistematizado.
• Asistencia Tutorial.
- Guía didáctica - Justificantes de asistencia tutorial - Recibí de entrega de material - Controles de Aprendizaje y/o Pruebas de
evaluación - Control asistencia modalidad a distancia
(si se realiza en jornada laboral)
Teleformación Plataforma de formación que posibilite la interactividad de participantes, tutores y recursos localizados en diferentes lugares. Debe permitir, como mínimo: • Informar acerca de los objetivos generales del curso
• Registrar la actividad de cada usuario • Incorporar herramientas de evaluación del participante
• Analizar el nivel de satisfacción
- Guía Didáctica - Registros de interacción con el programa
(tanto de la asistencia tutorial como de los controles de aprendizaje).
- Recibí de entrega de material (si el alumno no dispone de toda la documentación a través de la plataforma)
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Modificaciones
• 4 días para cambios de horario, lugar y fechas de impartición
• 7 días para cambios en la fecha de inicio.
• Antes del comienzo para el resto de cambios.
Comunicación de inicio
Cambios fuera de plazo sólo por causas de fuerza mayor
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Comunicación de incidencias
Si notifica el grupo como Incidentado, no será posible aplicar la correspondiente bonificación, salvo causa de fuerza mayor.
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Notificación Incidencias
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• Pendiente: creado pero no notificado.
• Válido: notificado sin incidencias.
• Modificado: grupo válido modificado con posterioridad (no se ha notificado de nuevo).
• Incidentado: no se ha notificado el inicio/modificaciones del grupo en los plazos previstos.
• Anulado: invalidado o cancelado.
• Finalizado: notificada la finalización.
Situaciones grupos
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Realización de la formación
4
Copyright © Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo
• Informar sobre el modelo de financiación.
• Garantizar la gratuidad de la formación a los participantes.
• Custodiar el documento de control de asistencia diaria.
• Entregar el certificado o diploma en un plazo máximo de 2 meses.
• Entregar y custodiar el Cuestionario de evaluación de la calidad.
Desarrollo de la formación
La documentación justificativa de la formación bonificada debe conservarse durante 4 años
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Comprobación en el lugar de impartición durante la realización de la formación:
• Ejecución conforme a la formación comunicada y a la normativa reguladora.
• Calidad de la formación.
Se realiza a través de:
• Evidencias físicas.
• Entrevistas (responsables, alumnos y formadores).
• Comprobación de documentación.
• Auditorías de calidad de entidades de formación.
Actuación seguimiento y control
(visita in situ)
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Comprobaciones formación
• Relación formación-actividad de la empresa/puesto de trabajo de los participantes.
• Naturaleza de la actividad.
• Modalidad, contenidos, duración, fechas, horarios, lugar de impartición conforme a lo comunicado.
• Instalaciones y equipamiento adecuados al contenido.
• Perfil del formador/tutor.
• Homogeneidad en el nivel de conocimientos de los participantes.
• Metodologías de impartición y duración adecuados al contenido.
Actuación seguimiento y control
(visita in situ)
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Comprobaciones formación a distancia
• Guía didáctica.
• Controles de aprendizaje adecuados a objetivos.
• Sistema de tutorías.
Comprobaciones teleformación
• Soportes tecnológicos.
• Sistema gestor del seguimiento del aprendizaje.
• Interactividad entre alumnos, tutor y recursos.
Actuación seguimiento y control
(visita in situ)
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Comprobaciones participación
• Controles de asistencia (75%)
• Gratuidad
• Horario (laboral/formativo)
• Vida laboral
Actuación seguimiento y control
(visita in situ)
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Comunicación de finalización de la formación
5
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Comunicación de finalización
Plazo de notificación
Desde la fecha de finalización de la formación y, en todo caso, antes de la presentación del recibo de liquidación de cotizaciones del mes de diciembre.
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Comunicación participantes
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Modificación de la comunicación de finalización (datos participantes y costes)
• Plazo: hasta el día 20 del mes siguiente.
• Una vez realizados los cambios, debe notificarse la finalización nuevamente.
• No podrán desfinalizarse grupos objeto de actuaciones de seguimiento y control.
Desfinalización
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Aplicación de la bonificación
6
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El importe de la bonificación se
comunicará en el segmento
EDTCA80 “Bonificación SPEE
formación continua”.
La entidad debe encontrarse al
corriente de pago con AT y SS
Aplicación de la bonificación
Suma de bonificaciones, subvenciones y compensaciones
Las bonificaciones se acumulan en
el segmento EDTCA60
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• Saldo acreedor
• Saldo deudor
< Bonificación
Aplicación de la bonificación
> Bonificación
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Seguimiento y control expost
7
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Requerimiento de documentación acreditativa
• Ejecución de la formación
• Participantes bonificados
• Costes, su contabilización y pago.
Plan Anual de seguimiento coordinado por parte de las diferentes administraciones.
Cuestionarios y entrevistas a participantes.
Auditorías de calidad de entidades de formación.
Actuación seguimiento y control expost
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Acreditación expost
Directos o de impartición
o Denominación de la acción formativa o Descripción del servicio prestado o Fechas de inicio y finalización de cada grupo o Número de horas de la acción formativa o Número de participantes por grupo
Asociados o de
organización
o Identificación de la actividad bonificada o Descripción del servicio prestado
Requisitos de contenido de los soportes justificativos
La acreditación de los costes se encuentra sujeta a requisitos formales y de contenido
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Acreditación pago
• Extracto bancario.
• Documentos de valor probatorio equivalente con validez en el tráfico mercantil para los pagos realizados por caja.
• Cheque (nominativo y copia).
Si el pago se realiza de forma fraccionada o por remesas bancarias, se debe conservar el desglose en el que se identifique la actividad bonificada (curso/acción).
Acreditación expost
El pago debe materializarse antes de finalizar el plazo de presentación del Recibo de Liquidación de Cotizaciones del mes de diciembre
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Acreditación contabilidad
• Costes de la formación. En cuenta separada o epígrafe específico denominado “Formación profesional para el empleo”.
• Los costes internos pueden contabilizarse en la cuenta contable utilizada habitualmente, pero se debe realizar una memoria justificativa que relacione los costes imputados con su contabilización.
• Bonificaciones aplicadas. Identificar como “subvención” y contabilizarse en el subgrupo 74 o 75.
Acreditación expost
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Comprobación de bonificaciones aplicadas
8
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• Bonificaciones aplicadas.
• Cumplimiento Cofinanciación privada.
• Cumplimiento Colectivos prioritarios (no pyme).
• Verificación informe a la RLT.
• Comprobación vida laboral de participantes.
• Resultado de las actuaciones de seguimiento y control.
Comprobación bonificaciones aplicadas
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Proceso comprobación bonificaciones aplicadas
Copyright © Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo
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Muchas gracias por su atención