CAP Articulo como determinar costos mano de obra.pdf

7/22/2019 CAP Articulo como determinar costos mano de obra.pdf

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Introduccin

En los procesos de toma de decisiones en mantenimiento muchas veces se requiere conocer el costo real pararealizar alguna intervencin, esto permite comparar con otras opciones, como seleccionar otro tipo de estrategia demantenimiento, verificar si las tareas son costo-efectivas, contratar o comparar propuestas.

La concepcin de que el costo de la mano de obra es fijo es generalizada, por eso no siempre se analizan de maneraadecuada lo cual ha ocasionado que estos costos no se distribuyan de la manera correcta, y no incluyan todos loscostos asociados de manera real y precisa.

Un grupo de mantenimiento incluye personas que dirigen, que gestionan y que ejecutan, pero en las rdenes detrabajo slo se registran los mantenedores y por eso los supervisores, ingenieros, planeadores, programadoresresponsables de herramientas y en ciertos casos responsables de almacenes y de compras no estn comprometidosde manera apropiada.

Es bastante comn que los sistemas de administracin de mantenimiento por computador permitan registrar lashoras reales que se usaron en una labor determinada y tambin de la misma manera se registran tarifas por hora porespecialidad o especialista y de esta manera el costo de la actividad es el producto de los dos valores.

La pregunta que normalmente se hacen los administradores a todo nivel y en diferentes grupos de trabajo en unaempresa es: por qu los valores obtenidos como costo total de mantenimiento difiere tanto del que se obtiene enun sistema contable?, y para esto hay varias explicaciones: la primera, las horas registradas no son reales, ya que aveces no se registran todas las horas asociadas a la labor, horas de espera, aprovisionamiento de recursos, horas deprueba, entre otras. En otros casos la tarifa no es la correcta porque incluyen generalmente slo el salario y lasprestaciones sociales, tales como pago de salud, pensiones, riesgos y beneficios que entrega la empresa.

Este artculo muestra una aproximacin muy precisa de los diferentes costos que asume una compaa para prestarun servicio integral de mantenimiento y cmo relacionarlos en la tarifa de mano de obra.

Para determinar el costo de una intervencin en una orden de trabajo (O.T.) es necesario establecer los diferentescomponentes del costo y calcular su contribucin a la tarifa. Este valor integra en un costo unitario los diferentesconceptos, adems debe permanecer estable durante un lapso tal que la gestin sea medida en periodos de tiemposuficientemente largos como para registrar acontecimientos que puedan afectarla.

Una premisa fundamental para el clculo de las tarifas, es que en los valores "cargados" a las rdenes de trabajo sedebe recuperar toda la inversin para prestar los servicios de mantenimiento, representada en costos directos eindirectos en los que se incurre en un periodo dado; si estos costos estn presupuestados apropiadamente, losvalores resultantes reflejarn esta situacin planeada; pero no necesariamente un desfase entre lo presupuestado ylo realizado significa una mala ejecucin, sino que puede ser una mala gestin de presupuestos, porque un buenpresupuesto parte de un buen conocimiento de los consumos y recursos de periodos anteriores, adems de unadefinicin correcta de las estrategias de mantenimiento.

CMO DETERMINAR LOS COSTOS DE MANO DE OBRA

DE TCNICOS DE MANTENIMIENTO

Autor: Carlos Mario Prez J.


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Para cargar consumos de mano de obra directa de mantenimiento en una orden de trabajo se utiliza una tarifapor hora/hombre de cada una de las especialidades de mantenimiento, aunque puede hacerse por especialista sinque cambie el proceso de clculo, sin embargo este nivel de detalle no agrega un valor significativo al anlisis si setiene en cuenta el esfuerzo realizado.

La tarifa est basada en el salario bsico, y en una serie de factores queafectan y aportan al valor hora/persona y que no se pueden describirexplcitamente en las rdenes de trabajo.

Los costos indirectos generados por la organizacin de mantenimiento tienencomo fin la administracin de la mano de obra directa. El mecanismo que

asegura que los costos indirectos sean distribuidos en las rdenes de trabajoes su involucramiento en el clculo del costo de mano de obra directa, debidoa que en todas las rdenes de trabajo; existe al menos una especialidadasignada, pero no todas necesitan materiales ni herramientas que son costosdirectos de fcil asignacin a labores definidas.

Dentro de los costos indirectos se encuentran todos los costos demantenimiento que no se pueden cargar directamente en una orden detrabajo, su total corresponde al presupuesto o gasto real propio de loscentros de responsabilidad de mantenimiento. Este costo es distribuidomediante la tarifa por hora hombre directa, asignada a las rdenes de

Antes de analizar cada uno de los factores, se debe determinar un valor promedio ponderado de los diferentes tiposo categoras que tiene una especialidad; la Tabla 1 ilustra un ejemplo de la forma como se puede calcular latarifa/hora de mano de obra: si existen cinco tipos de especialistas relacionados, el clculo de la tarifa se puede hacerpara una de ellas que globalice las especialidades o puede hacerse discriminadamente, debe tenerse en cuenta queun control detallado no necesariamente mejora la gestin de costos.

Tabla 1

COSTOS DE LA MANO DE OBRA

SALARIO BSICO PONDERADO

Los costos indirectos (gastos) enque incurre mantenimiento debenrecuperarse a travs de las horasen que el personal de mano deobra directa est efectivamentedando un servicio de mantenimiento.

ESPECIALIDADES

CANTIDAD DE

PERSONAS SALARIO BSICO

Mecnico D 3 $2,000

Mecnico C 4 $2,500

Mecnico B 2 $3,000

Mecnico E 5 $1,500

Mecnico A 3 $4,000


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Este factor se aplica al salario bsico ponderado y se debe averiguar en el rea de recursos humanos con losresponsables de pago nmina y seguridad social. ncluye los pagos obligatorios de ley tales como salud, pensiones,riesgos profesionales, vivienda, alimentacin, transporte, dotacin obligatoria de ley.Por ejemplo 0.8

3. Administracin

Relaciona el costo de las personas de gerencia de mantenimiento, apoyo logstico, supervisores, planeadores yprogramadores, almacenistas, responsables de salas de herramientas que apoyan el personal operativo; el clculo deeste factor arroja un valor que se suma a los valores unitarios de salarios promedios. El factor de costo deadministracin comprende tambin el gasto realizado en insumos y medios para el logro del adecuadofuncionamiento de un grupo de mantenimiento, tales como:

Convenios de soporte anual del sistema de administracin de mantenimiento por computador.

Utilizacin de computadores y programas informticos por ao.

Uso de elementos y consumibles de oficina.

El salario promedio ponderado de la especialidad o por oficio se calcula de la siguiente manera:

Salario de la categora 1 * Numero de personas en la categora 1

Salario de la categora 2 * Numero de personas en la categora 2

As sucesivamente, se procede a hacer la sumatoria de estos salarios y luego se divide por el nmero de personastotales, con lo que se obtiene un salario bsico ponderado que generalmente es expresado en [$/persona]. Este valose utiliza como denominador en la mayora de los clculos de los factores.

FACTORES

((# de personas por especialidad)*(salario bsico) )

(# de personas totales)=2,441

Es un factor fijo que es uno (1) y representa el valor que es afectado por los que se van a calcular a continuacin.

1. Factor salario

2. Factor prestacional y beneficios


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Relaciona un valor promedio por persona al dividir el dinero invertido en un periodo que generalmente es de un aoen entrenamiento, formacin, consultoras y asesoras exclusivas del rea de mantenimiento, este valor se relacionacon el salario bsico mensual.

4. Capacitacin y consultoras

Cualquier recurso que no pueda asignarse precisamente en las rdenes de trabajo se debe colocar en el numerador

y si algn funcionario comparte su trabajo entre los dos esquemas, puede colocarse su porcentaje respectivo en lafraccin.Para calcular este factor se utiliza la siguiente frmula:

((Salario personal administrativo*Factor prestacional+beneficios)+Gastos administrativos)

(Salario personal operativo)

Ejemplo:

PERSONALADMINISTRATIVO

% DEDEDICACIN

SALARIOBSICO

CANTIDADDE

PERSONAS

VALORTOTAL

Superintendente 10% 10.000 1 1,000

Ingeniero de

mantenimiento 20% 3.000 2 1,200

Planeador 50% 3000 2 3,000

Supervisor 50% 2.500 2 2,500

Asistentes 30% 1.500 1 450

TOTAL 8 8,150

Tabla 2

Gastos administrativos del rea (energa, agua, papelera, entre otros) por ao: 36,000

Teniendo en cuenta los datos anteriores y la frmula para el clculo del factor de administracin, se obtiene:

Factor administracin: 0.42

((Pagos capacitacin y consultora) / (12 meses*# de personas operativas))

Salario basico ponderado

COSTOS VALOR

Costo soporte y actualizacin software demantenimiento / ao

20,000

Consultora para mantenimiento / ao 80,000

Capacitacin para mantenimiento / por ao 60,000

Ejemplo:

Tabla 3

= 0.32


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Generalmente todo tcnico de mantenimiento tiene una dotacin bsica de herramienta manual que se asignapermanentemente y que no es posible ni vale la pena anotar en las rdenes de trabajo, el factor relaciona un valormensual con el salario bsico ponderado.

Primero debe calcularse el valor promedio ponderado de la caja de herramientas, de la siguiente forma:

5. Herramienta menor

Valor promedio ponderado = ((Cantidad personas *Costo "caja" herramientas ))Nmero de personas totales

ESPECIALIDADESCANTIDAD DE

PERSONAS

VALOR CAJA DE

HERRAMIENTAS

Mecnico D 3 $5,000

Mecnico C 4 $3,750

Mecnico B 2 $8,000

Mecnico E 5 $3,000

Mecnico A 3 $8,000

Tabla 4

Valor promedio ponderado : 36,000

Con este valor se calcula el factor de herramienta menor as:

((Valor promedio ponderado ) / (# de meses de vida til ))

Salario bsico ponderado

COSTOS VALOR

Valor herramienta menor o dotacin ponderado 5,000

Meses de vida til 36

Tabla 5

= 0.06

6. Herramienta compartida

En algunas ocasiones un grupo de tcnicos de mantenimiento o cuadrilla tiene una dotacin bsica de herramientaque se asigna permanentemente, es bastante comn que esta herramienta este en un cuarto de herramienta, noes fcil, a veces no es posible ni vale la pena anotar en las rdenes de trabajo, el factor relaciona un valor mensuacon el salario bsico ponderado de las personas de la cuadrilla o grupo.

Ejemplo:

Ejemplo:

Tabla 6

COSTOS VALOR

Herramienta compartida 250,000

Meses de vida til 60

No. de personas que comparten la herramienta 17


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Es frecuente en algunas organizaciones que un grupo de personas se desplacen permanentemente en un vehculo ycomo tal es difcil cargarlo como un recurso expreso en las diferentes rdenes de trabajo y por eso es mejortomarlo como un valor que aumenta el costo unitario de usar la mano de obra.

7. Transporte

Si los gastos de viaje siempre se pudieran definir para un trabajo especfico, serian costo directo, mas en los casos en

los cuales los tcnicos permanentemente generan esos egresos para diferentes labores, es ms lgico determinar ecosto mensual por persona y relacionarlo con el salario bsico ponderado.

8.Gastos de viaje

El costo de gastos de viaje del personal puede ser el valor presupuestado o el histrico, pero expresado en [$/mes]

((Valor dotacin de herramienta compartida nueva) / (# de meses de vida til ))

((Salario bsico ponderado)*(# de personas que comparten la herramienta))= 0.1

COSTOS VALOR

Posesin o alquiler vehculos / mes 1,950

No. personas promedio / vehculo 17

No. de vehculos 2

Ejemplo:

Tabla 7

(Costo mensual de alquiler o de uso del vehculo*Cantidad de vehculos)

((# de personas que se movilizan )*(Salario bsico ponderado))= 0.09

COSTOS VALOR

Costo anual de gastos de viaje 5,000

Tabla 8

((Pagos en gastos de viaje) / (12 meses*# de personas operativas))

Salario bsico ponderado= 0.01

9.Comunicaciones

Con este factor se agrupan todos los costos por suministro, mantenimiento y administracin de radios, localiza-dores y telfonos mviles que se utilizan dentro del cumplimiento y ejecucin de las rdenes de trabajo.


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Tabla 9

Ejemplo:

COSTOS VALOR

Costo anual de comunicaciones (Radios,celulares, internet, ancho de banda, entre

otros)72,000

Pagos de telefona mvil, ancho banda para radio , posesin de radios y telfonos

(12 meses*# de personas operativa)


= 0.14

Con este factor se cubren las compras por cajas menores y otros consumibles que se utilizan dentro del cumplim-iento y ejecucin de la orden de trabajo, tales como soldadura comn, tornillera, detergentes, algunos lubricantes,telas, disolventes; para los cuales la determinacin precisa en una labor es dispendiosa y poco til.Se puede usar un valor presupuestado o un valor real y relacionarlo con el salario bsico ponderado.

Se debe realizar una clasificacin de los materiales indirectos o consumibles, considerando que estos correspondena materiales que aunque se utilicen en la ejecucin de un trabajo no se pueden ni medir ni cargar directamente auna unidad especfica o equipo.

10.Consumibles

COSTOS VALOR

Costo consumibles / ao 18,000

((Pagos en consumibles) / (12 meses*# de personas operativas))


Ejemplo:

Tabla 10

= 0.04

COSTO DE POSESIN DE UN TCNICO

La Tabla 11 muestra el valor de todos los factores para determinar el costo de poseer o tener un tcnico de man-tenimiento.

El costo de poseer un tcnico es la suma de estos factores:


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As el costo de tener disponible un tcnico de esta especialidad es 2.98, es decir si el salario es por ejemplo 1.000unidades monetarias por mes, a la empresa le cuesta tenerlo 2,980 unidades monetarias por mes.

En el siguiente grfico puede observarse la distribucin porcentual de todos los factores.

Grfico 1

FACTOR COSTO %

Salario 1 34%

Prestaciones + beneficios 0.8 27%

Administracin 0.42 14%

Capacitacin y consultoras 0.32 11%

Herramienta menor 0.06 2%

Herramienta compartida 0.1 3%

Transporte 0.09 3%

Gastos de viaje 0.01 0%

Comunicaciones 0.14 5%

Consumibles accesorios ymiscelneos

0.041%

Total 2.98 100%

Tabla 11


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La manera ms simple de expresar la tarifa de la mano de obra es:

El asunto es encontrar las horas trabajadas y disponibles; las horas trabajadas son registradas en las rdenes detrabajo, mientras que las horas disponibles son las horas tericas de permanencia en el sitio de trabajo con lascondiciones para trabajar, para hallarlas es necesario definir el tiempo terico de permanencia de cada persona enel sitio de trabajo y luego deducir:

Horas de vacaciones Horas de capacitacin Horas de incapacidad Horas de ausentismo Horas de festivos Horas de tiempo muertos en la jornada

A continuacin en la Tabla 12 un ejemplo:

TARIFA DE MANO DE OBRA

Tabla 12

Horas por jornada 8

Horas de tiempos muertos y refrigerios 2

Horas por jornada disponibles 6Das del ao disponibles tericos ( se restan festivoso y das de actividades recreativas o corporativas)

242

Horas disponibles tericas/ao 242*6

Das de vacaciones 15

Horas indisponibles por vacaciones 15*6

Das indisponibles por capacitacin 7

Horas indisponibles por capacitacin 7*6

Total horas disponibles 1320

Factor de ausentismo 2%

Horas indisponibles por ausentismo 1.320*0,02=26

Total horas disponibles 1294

Nmero de horas trabajadas 580

Horas en la empresa anuales 1294

Horas en la empresa mensuales 108

Horas en la empresa semanales 25

Horas en la empresa diarias 5

Costo de posesin del tcnico

((# de horas disponibles)*(Factor de utilizacin))


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Si en las ordenes de trabajo aparecen por mes 60 horas el factor de utilizacin seria de60 horas trabajadas / 108 horas disponibles

Fuentes internacionales o nacionales indican que estos valores que son pertenecientes generalmente al rango del40% o el 50%.

Del total de horas disponibles que tiene una persona o especialidad en un perodo,solamente un porcentaje corresponde a servicios realmente prestados al cliente.Independientemente de las causas que afecten el factor de utilizacin, las horas en las

cuales no se hace "uso" de un oficio, mantenimiento debe recuperar el costo quepara l representa dicha especialidad.

Por eso la mano de obra totalizada (con sus factores de costos asociados) pasa a serun costo fijo, slo vara de perodo a perodo el costo estndar, entonces es tarea demantenimiento mejorar la utilizacin y as lograr bajar el valor de las tarifas yaumentar su rendimiento.

La tendencia a "disminuir costos" prescindiendo del personal debe ser reemplazadapor los objetivos de disminuir los tiempos perdidos del personal o aumentar laproductividad. Para una empresa es independiente el pago a los tcnicos, del nivel de

ocupacin de los mismos, por eso se afirma que ese costo es un costo fijo desde elpunto de vista dinero empleado por la empresa.

El tiempo de desplazamiento entre unidades de trabajo geogrficamente distantes hace que se realice esta preguntade manera constante: Los tiempos de desplazamiento son parte de las rdenes de trabajo o "Tiempo perdido o sontiempo bien empleado"?, Una respuesta positiva para el primer caso implica tener menos horas trabajadas y elsegundo medir los tiempos de desplazamiento con el fin de calcular mejor el tiempo realmente disponible.

Si no se asocian a las rdenes de trabajo entonces disminuye la disponibilidad del personal y en las rdenes detrabajo no se consideran como parte de ellas, para evitar discusiones que no aportan mucho es necesario partir dehecho de que mientras las personas se desplazan devengan su salario, por lo tanto s hacen parte de las rdenes detrabajo.

A continuacin en la Tabla 13 un ejemplo que ilustra cmo se afecta el factor de utilizacin sin considerar losdesplazamientos (no es lo recomendado).

EL EFECTO DE LOS DESPLAZAMIENTOS

Los empleados son unode los principales activosde la empresa, por estoen vez de prescindir deellos, se debe tratar deconseguir un aumento desu productividad ymermar los tiemposperdidos.

Total horas ejecutadas de una especialidad

Total horas disponibles de la especialidad


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Ntese la influencia de esta decisin que independientemente de la que se adopte exige que estos tiempos se midany se hagan anlisis tales como porcentaje de tiempo por rdenes de trabajo asignado a estos trabajos.

Las horas extras mejoran aparentemente el aprovechamiento de la mano de obra, pero deben afectar el numeradory el denominador del factor de utilizacin. Tal como lo muestra el ejemplo de la Tabla 14. Por lo tanto no constituyen

tal mejora.

EL EFECTO DE LAS HORAS EXTRAS

T a b l a13

T a b l a14

Nmero de horas estimadas en desplazamientos 29Nmero de horas reales en desplazamientos 18

Nmero de horas trabajadas 49 - 18 = 31

Nmero de horas disponibles 108 - 29 = 79

Factor de utilizacin 31/79 = 0,39

Nmero de horas extras laboradas 15

Factor de utilizacin (49 + 15)/ (108 + 15) = 0,52


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AUTOR

CARLOS MARIO PREZ JARAMILLO

Ingeniero mecnico. Especialista en sistemas de informacin. Especialista en gestin de activos y gerencia deproyectos y con Maestra en gestin de proyectos, negocios y administracin de activos fsicos.

Profesional en RCM2 de Aladon Network. Endorsed assessor y endorsed trainer del Institute of AssetManagement.

Asesor y consultor de direccin y gerencia de mantenimiento. Ha desarrollado y apoyado la aplicacin de modelosde gestin de activos en compaas del sector alimenticio, minero, petrolero, petroqumico, textil, serviciospblicos, entretenimiento y energtico.

Instructor en RCM, confiabilidad, anlisis de fallas, planeacin y programacin de mantenimiento, costos,indicadores de gestin de mantenimiento, anlisis del costo del ciclo de vida y en el estndar PAS 55 para lagestin ptima de activos.

Ha trabajado en la divulgacin, capacitacin y aplicacin de RCM2, gestin de mantenimiento y la gestin deactivos en empresas en Ecuador, Per, Espaa, Chile, Argentina, Cuba, Mxico, Panam, Costa Rica, El SalvadorGuatemala y Colombia

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