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Sistema de Administración de Clientes Institucionales y Sitio Web para la realización de cotizaciones y pedidos en línea para AGROSANIA, S.A. de C.V.
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CAPÍTULO 1 ASPECTOS GENERALES
1.1 Antecedentes 1.1.1 De la Empresa
Agroindustrias San Julián Sociedad Anónima de Capital Variable, con su abreviatura
AGROSANIA, fue fundada el 15 de Enero de 1985 bajo la dirección del Ing. Max
Fernández Rothe y el Ing. Federico Fernández, con un equipo de 4 empleados. La
Empresa nació por la necesidad de utilización de equipo de lechería y el deseo de sus
dueños de elaborar productos lácteos higiénicos y de buena calidad, línea que ahora
se conocen como Lácteos San Julián®; aunque posteriormente la Empresa se
diversificó a la producción de ganado bovino, porcino y a proyectos agroforestales que
incluyen la elaboración de carbón.
En la actualidad, AGROSANIA cuenta con una oficina central ubicada en la colonia
Jardines de Monserrat de San Salvador, en donde se realizan la mayoría de
actividades comerciales y administrativas. También posee una propiedad de 73
manzanas ubicadas en el Km. 49½ carretera al departamento de Sonsonate y desvío a
San Julián, en donde se desarrollan todos los proyectos de la Empresa.
En cuanto a la Organización de la Empresa, esta cuenta con una Estructura
Organizacional Jerárquica cuya autoridad está centralizada en la Dirección Ejecutiva
delegada descendentemente hacia los demás departamentos (ver anexo N°1)
La División Agrícola tiene un sistema de irrigación de café por goteo, un beneficio de
café, plantaciones de hortalizas, forestales de madera fina y forestales para la
elaboración de carbón San Julián®; la División Pecuaria se dedica a la crianza y
engorde de cerdos y entre la infraestructura cuentan con cuatro módulos de engorde
porcino, un módulo de maternidad y un módulo de destete; la División Láctea posee
una amplia planta procesadora de leche. Además tienen una planta procesadora de
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alimento para animales (para consumo interno), una sala de ventas en el desvío a San
Julián y mangas con básculas para el manejo de animales.
Actualmente, la Empresa genera empleo directo a más de trescientos trabajadores y su
principal negocio es la línea de lácteos que producen, la cual incluye una oferta de 65
productos de la marca San Julián®. También maquilan lácteos para cuatro empresas
diferentes y comercializan las marcas Eskimo® y Yoplait®. Los lácteos San Julián®,
se están exportando a Guatemala y Honduras y recientemente incursionaron en el
mercado Estadounidense, en donde sus productos se han posicionado entre los
favoritos de los clientes principalmente latinos. En los últimos meses la Empresa ha
crecido en un 33%, sus ventas totales ascienden a los $6 millones anuales y se espera
que continúe creciendo gracias a la calidad de sus productos así como al rediseño de
la marca que está poniendo en marcha hoy en día.
En cuanto a recursos de tecnología la Empresa cuenta con una unidad informática
integrada por tres miembros: Jefe de informática, un analista programador y un técnico
de mantenimiento y redes. Este equipo es el encargado de administrar los recursos
informáticos que posee la Empresa tanto de hardware como de software.
En la Empresa cuentan con un equipo de hardware formado por 24 computadoras
personales, 3 computadoras portátiles y 2 servidores, respecto a este equipo no existe
estandarización ya que poseen computadoras con procesadores Pentium® 133,
Celeron® 500, Celeron® 800, Pentium® 3, Pentium® 4, AMD® 450, AMD® 500,
AMD® 2.2, y XEON®. También manejan impresores matriciales, impresores de
inyección, zip drives y copiadoras de discos compactos en todos los departamentos de
la Empresa.
En cuanto al software, la Empresa cuenta con los siguientes sistemas operativos:
Microsoft Windows® XP, Microsoft Windows® 98, Linux Mandrake® y Microsoft
Windows Server® 2003. Como herramienta de escritorio utilizan tanto Microsoft
Office® como Lotus Wordpro® y Lotus 123®, estos últimos son provistos por IBM® y
tienen una funcionalidad muy similar a los programas de Microsoft Office® pero el valor
del licenciamiento es menor.
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Finalmente, se cuenta con una red LAN ethernet, topología de estrella, la cual utilizan
principalmente para compartir archivos e imprimir documentos.
1.1.2 De la Administración de la Información
Actualmente la Empresa ha decidido adquirir una licencia del sistema Aspel SAE® (ver
glosario) y ya ha implementado el módulo de Contabilidad el cual esta siendo utilizado
por el personal de ese departamento. Por parte del departamento de Cobros se maneja
una aplicación para el control de los cobros del cliente y también se registra a través de
ella el límite de crédito asignado al mismo.
En cuanto a la administración de la Información de los Clientes Institucionales y todos
los datos relacionados a ella como la asignación de clientes por vendedor de zona,
cotizaciones y pedidos por cliente y ficha completa del cliente se maneja mediante
archivos manuales, que si bien el personal involucrado, siendo éste el Departamento
de Ventas y Mercadeo y Atención al Cliente, posee total cuidado de dichos archivos
genera inconvenientes a la hora de su administración. Esta forma del manejo manual
de la Información relativa a Clientes Institucionales y procesos adherentes a él como
cotizaciones y pedidos se amplía en el Capítulo III de este documento, Situación
Actual.
1.2 Planteamiento del Problema
AGROSANIA, S.A. de C.V. es una empresa que posee mucha variedad en su giro de
actividades comerciales, sin embargo su producto más rentable es la línea de lácteos
San Julián®. A comparación de sus competidores es una compañía relativamente
joven, sin embargo se mantiene operando como una empresa de alta solidez y
prestigio, debido a que a través de sus años de gestión se ha preocupado por ofrecer
productos elaborados bajos estrictos criterios de calidad e innovación lo que ha
permitido que hoy en día éstos se encuentren posicionados fuertemente en el
mercado.
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No obstante, aún cuando la parte productiva de la Empresa se encuentra funcionando
en óptimas condiciones, es necesario resaltar dos aspectos en los cuales se considera
existen algunos vacíos, esto es específicamente en cuanto a la administración de los
datos empresariales de los clientes institucionales y a los medios que la Empresa está
dejando de utilizar para promover su imagen y productos.
A continuación se detalla acerca de las dos situaciones antes descritas:
En la actualidad la forma de administración de clientes se maneja a través de libros de
registros de clientes, este método aun cuando le ha permitido a la Empresa cumplir con
la función de mantener un archivo actualizado de clientes, ocasiona retrasos a la hora
de realizar los registros de clientes pues los datos son registrados manualmente. Otra
situación que no permite efectividad en la labor de registro, es que en el momento de
realizar actualizaciones en los archivos, es necesario hacer enmendaduras en los
datos actuales o es necesario generar una página nueva para el cliente, todo esto
produce desorden y de lo anterior se deriva que la información no sea totalmente
confiable. De igual forma no son registros seguros ya que pueden ser modificados o
extraviados por cualquier usuario que logre tener acceso a los libros de registro.
Otra situación problemática se origina, ya que desde hace poco tiempo AGROSANIA
ha iniciado el proceso de exportación de sus productos lácteos y a la fecha carece de
un Sitio Web propio. Esto le causa inconvenientes para poder dar a conocer de una
forma más moderna, las características de los productos que ofrece y sobre todo,
darse a conocer internacionalmente como Empresa. Además no poseen un medio
fuera de los convencionales como el teléfono o cartas, por el cual pueda mantener una
comunicación más directa y estrecha con los clientes tanto locales como
internacionales.
Hoy en día las empresas alrededor del mundo ofrecen cada vez más, servicios de valor
agregado a sus clientes. AGROSANIA S.A. de C.V. además de tener la desventaja de
no poder publicitarse a través de un Sitio Web, por carencia de éste, no puede ofrecer
otros servicios a sus clientes, tal como la capacidad de realizar cotizaciones o pedidos
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en línea. Todas las situaciones detalladas anteriormente, mantienen a la Empresa al
margen de contar con una ventaja competitiva y tecnológica importante.
1.3 Definición del Problema
¿Por qué se debe diseñar un sistema de administración de clientes institucionales y un
sitio Web que permita realizar cotizaciones y pedidos en línea para AGROSANIA S.A.
de C.V.?
Un adecuado sistema de Administración de Clientes Institucionales le permitirá a la
Empresa poseer un registro confiable y oportuno de los clientes de la misma. Así
mismo el diseño de un sitio Web propio representará un medio eficaz de promoción
para la Empresa y de comunicación con los clientes actuales y potenciales.
La importancia del desarrollo del Sistema de Administración de Clientes Institucionales
y Sitio Web para la realización de cotizaciones y pedidos en línea se amplía en el
apartado de Justificación e importancia.
1.4 Justificación e Importancia
La necesidad de ser competitiva obliga a una empresa a adoptar recursos de
tecnología que le aseguren mayor efectividad en sus operaciones. De todos estos
recursos, vale la pena invertir en aquellos que apoyen el buen tratamiento y cuidado de
la información referente a la razón de ser de una empresa: Sus clientes.
Actualmente, AGROSANIA S.A. de C.V. tal como se mencionó en los apartados de
Antecedentes y Planteamiento del problema, no posee un programa de computadoras
con el cual pueda dar un apropiado manejo a los datos relativos a sus clientes, hoy en
día este manejo se realiza manualmente y este método no ayuda a que los resultados
en cuanto a administración de información se refieren, sean los óptimos. Considerando
la importancia que tiene cada cliente de AGROSANIA S.A. de C.V. por los volúmenes
de compras que realizan, se considera muy necesaria la creación e implantación de un
sistema que apoye el adecuado proceso de administración de clientes.
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La importancia de la implantación de un sistema de Administración de Clientes radica
en que por él, la Empresa podrá obtener los siguientes beneficios para el tratamiento
de su información:
Capacidad
Mayor velocidad de procesamiento: Uso de las capacidades de la
computadora para efectuar cálculos, ordenar, recuperar datos e
información y efectuar repetidamente la misma tarea con mayor velocidad
que la de los seres humanos.
Incremento en el volumen: Proporcionar la capacidad de procesar mayor
cantidad de transacciones con el propósito de aprovechar nuevas
oportunidades del tipo comercial que usualmente son el resultado del
crecimiento de la empresa.
Recuperación más rápida de la información: Localización y recuperación
de información del sitio donde se encuentra almacenada y llevar a cabo
todo tipo de búsquedas.
Control
Mayor exactitud y mejoramiento de la consistencia: Llevar a cabo los
cálculos aritméticos, contables, etc. de manera correcta y siempre en la
misma forma.
Proveer mejor seguridad: Proteger datos importantes y sensibles en una
forma tal que solo sea accesible para el personal autorizado.
Comunicación
Mejorar la comunicación: Acelerar el flujo de información y mensajes
entre entidades externas así como dentro de la oficina.
Integración de las áreas de la empresa: Coordinar las actividades de la
empresa que se llevan a cabo en diferentes áreas a través de la captura
y distribución de la información.
Costos
Reducción de los costos: Uso de la capacidad de las máquinas para
procesar datos con un costo menor de los que proveen otros métodos,
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al mismo tiempo que se mantiene misma la exactitud y los mismos
niveles de desempeño.
Competitividad
Atraer clientes: Modificar los servicios proporcionados y la relación con
ellos de una forma tal que ellos no opten por cambiar de proveedores.
Dejar fuera a la competencia: Disminuir las posibilidades de que los
competidores tengan acceso al mismo mercado como consecuencia de
la forma en que la organización utiliza sus sistemas de información.
Otro aspecto relevante para una compañía como AGROSANIA S.A. de C.V. es el uso
de adecuados recursos para la promoción de la Empresa y de sus productos.
Actualmente cuenta con los medios más convencionales para promover sus productos,
y con dichos medios se ha alcanzado un nivel de promoción considerable, sin
embargo, la Empresa esta dando pasos hacia el crecimiento, tal es el caso del inicio de
sus operaciones de exportación. Por lo anterior se considera de vital importancia para
el crecimiento y modernización de la compañía, la implementación de un Sitio Web con
un apropiado diseño con el cual pueda obtener las siguientes ventajas para su
desarrollo:
Mayor promoción de la Empresa y de sus productos tanto en mercados locales
como internacionales.
Mayores posibilidades de incrementar las ventas por entrar en contacto con
otros mercados.
Mejor imagen para la Empresa dado que se presentará alrededor del mundo a
través de un moderno recurso de tecnología.
Comunicación más estrecha con los clientes actuales y potenciales.
Buenos servicios de valor agregado para los clientes por la capacidad de
permitirles la facilidad de realizar sus transacciones de solicitud de cotizaciones
y pedidos en línea, lo que les permite mayor comodidad.
Hoy en día el uso de un adecuado Sitio Web que persiga fines claramente definidos,
constituye una buena decisión para lograr objetivos visionarios, para el tipo y tamaño
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de empresa que representa AGROSANIA S.A. de C.V. puede asegurarse que la
implementación de su propio Sitio Web le permitiría contar una importante ventaja
competitiva.
1.5 Alcances y Limitaciones 1.5.1 Alcances
La propuesta a desarrollar constará de dos partes: Sistema de Administración de
Clientes Institucionales y Sitio Web para la realización de cotizaciones y pedidos en
línea.
La primera parte abarcará desde el análisis del sistema actual hasta la implantación a
nivel de pruebas del sistema propuesto. Dicho sistema permitirá el manejo de la
información relativa a los clientes institucionales de la Empresa contando con una
opción de seguridad para el ingreso al mismo.
El Sitio Web propuesto se desarrollará para ser implantado igualmente a base de
pruebas en un servidor gratuito. Este permitirá a los clientes institucionales de la
Empresa realizar sus cotizaciones y pedidos en línea por medio de un código asignado
a cada cliente. También dará la opción a los clientes potenciales de enviar sus datos
para que posteriormente sean localizados por el departamento de ventas de la
Empresa.
Todas las funciones que contendrán ambas partes del proyecto se detallan
ampliamente en el apartado de delimitación por contenido.
1.5.2 Limitaciones
Por la necesidad de obtener información a cerca del manejo de los procesos
involucrados en el sistema, es de vital importancia estar en contacto con los
propietarios de la Empresa, así como con los usuarios del sistema, y dado que las
entrevistas a los mismos son realizadas en horas laborales, la mayor limitante para el
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desarrollo del sistema es el tiempo reducido con el que cuentan propietarios y usuarios
del sistema para proporcionar la información requerida.
1.6 Delimitación del Tema 1.6.1 Delimitación por Población
El Sistema de Administración de Clientes Institucionales y Transacciones en línea en
cuanto a cotizaciones y pedidos, se desarrollará para ser utilizado por el personal de
Ventas y Mercadeo de AGROSANIA S.A. de C.V., por lo tanto esta población es la que
será encuestada.
1.6.2 Delimitación Temporal
Se realizará una delimitación Longitudinal. El desarrollo del Sistema de Administración
de Clientes Institucionales y Sitio Web para la realización de cotizaciones y pedidos en
línea para AGROSANIA S.A. de C.V. se dará en un período de 6 a 8 meses.
1.6.3 Delimitación por Contenido
El Proyecto constará de dos partes: Sistema de Administración de Clientes
Institucionales de AGROSANIA S.A. de C.V. y Sitio Web Informativo y de
Transacciones en Línea, específicamente cotizaciones y pedidos de clientes
institucionales de AGROSANIA S.A. de C.V.
Ambas aplicaciones se llevarán a cabo desde la fase de Planificación hasta la de
Implantación a nivel de pruebas (Capítulo 2, ver gráfico N° 2.3) a través de un modelo
de Desarrollo Evolutivo (Capítulo 2, ver gráfico N° 2.7)
1.6.3.1 Sistema de Administración de Clientes Institucionales:
El Desarrollo se llevará a cabo tomando en cuenta los recursos tecnológicos
con los que cuenta la Empresa (ver Antecedentes), es decir, considerando
Sistema Operativo y red actuales.
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El Sistema estará compuesto por el mantenimiento completo de la base de
datos de los clientes institucionales de AGROSANIA S.A. de C.V.
Se creará seguridad para el Sistema a través de la permisión de acceso por
niveles de usuarios.
Se diseñará Codificación para el registro de clientes como propuesta para la
Empresa.
Será trabajado en su ciclo de desarrollo en las fases de análisis y diseño, se
implementará en una base de prueba y no en la totalidad de los datos de
AGROSANIA S.A. de C.V.; de tal forma que no se considera como parte de
este proyecto, la puesta en marcha de la aplicación.
1.6.3.2 Sitio Web Informativo y de Transacciones en Línea:
Se diseñará un Sitio Web que refleje la información acerca de la Empresa.
El Sitio permitirá a los clientes de AGROSANIA S.A. de C.V. realizar
transacciones de Solicitud de cotizaciones y pedidos en línea.
Dará la opción a los visitantes que aún no son clientes de la Empresa y que
están interesados en realizar cotizaciones y pedidos, de registrarse en Línea y
ser ingresado por un vendedor en el Sistema de Clientes Institucionales y
posteriormente poder realizar transacciones.
Se especificará el procedimiento de adquisición de dominio, para la
incorporación del Sitio Web a la Red.
Será diseñado y colocado para fines experimentales en un servidor gratuito,
quedando a opción de AGROSANIA el contratar posteriormente un espacio
propio.
1.7 Objetivos
1.7.1 Objetivo General
Diseñar un sistema de administración de clientes institucionales y un sitio Web que
permita realizar cotizaciones y pedidos en línea para AGROSANIA S.A. de C.V.
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1.7.2 Objetivos Específicos
1. Planificar el proyecto del Sistema de Administración de Clientes Institucionales
para AGROSANIA S.A. de C.V.
2. Analizar la situación actual del manejo de la información en cuanto al Sistema de
Administración de Clientes Institucionales de la Empresa.
3. Realizar el diseño de una aplicación para el Sistema de Administración de Clientes
Institucionales de AGROSANIA S.A. de C.V.
4. Incrementar la seguridad en el manejo de la información de clientes institucionales
mediante una opción en la aplicación a diseñar.
5. Establecer un canal vía Internet por medio del cual clientes institucionales y clientes
potenciales puedan comunicarse con la Empresa.
6. Crear un sitio Web que permita a la Empresa brindar al público en general
información sobre los diferentes productos que ofrecen y un enlace a la página
Web en donde los clientes institucionales puedan realizar pedidos o solicitar
cotizaciones.
1.8 Metodología de Desarrollo
El método que se utilizará para la recopilación de información en la presente
investigación será el de la entrevista personal, el cual se ejecutará mediante citas
programadas con la persona contacto en AGROSANIA S.A. de C.V.
A través de este método se obtendrá toda la información necesaria tanto del manejo
actual de los clientes para su posterior mecanización, así como también la información
que la Empresa desee publicar en el Sitio Web y del flujo que deberá seguir la
información sobre cotizaciones y pedidos para mecanizarlo dentro del sitio.
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El método para realizar el análisis del Sistema será el Modelo Incremental (ver gráfico
N° 2.11), ubicado dentro del Modelo Evolutivo, el cual combina elementos del modelo
lineal secuencial aplicados repetitivamente, en forma escalonada. Cada secuencia
lineal produce un incremento en el sistema.
Se utilizará la Técnica de Análisis Estructurado Moderno el cual se centra en los
procesos que se utilizan para realizar modelos de las necesidades de un usuario en el
sistema.
Y finalmente, el método para el desarrollo del sitio Web de la Empresa será el
representado por el Modelo en Cascada Modificado. Dicho modelo concentra su
atención en las primeras etapas del proceso de desarrollo iterándolas cuantas veces
sea necesario, analizando los objetivos y los requisitos del sitio antes de comenzar con
las fases de diseño y realización.
