Captulo 1.- Sistemas de informacin y organizaciones

O B J E T I V O S

- Conocer la nocin y concepto de Sistemas de Informacin.

- Conocer los componentes de un Sistema de Informacin.

- Conocer la diferencia entre un Sistema de Informacin y un Sistema Informtico.

- Comprender el rol de los Sistemas de Informacin en las Organizaciones.

- Conocer los diferentes tipos de Sistemas de Informacin en las Organizaciones.

- Conocer los sistemas de informacin de apoyo a la toma de decisiones.

- Comprender el impacto de las Tecnologas de la Informacin y de las Comunicaciones (TIC) en el diseo de un negocios.

- Comprender el propsito de los sistemas de informacin en las organizaciones.

En este captulo se mira una organizacin como si fuese "intensiva en informacin" o, que es lo mismo, como un centro generador, receptor y emisor de informacin. Vista as la organizacin, la cuestin a comprender es cmo encajar un sistema de informacin en una organizacin, teniendo presente que un sistema de informacin es un componente de la organizacin con gran potencialidad de ayudar, pero tambin de "molestar" en la dinmica organizacional y en la percepcin del negocio. Lo anterior aade el problema de saber cmo encajar y renovar el sistema de informacin, motivo por el cual se revisan los diversos tipos de sistemas de informacin. En este sentido, este captulo ayuda a comprender el proceso de aadir diversos tipos de sistemas de informacin en las organizaciones. 1.1 Sistema de Informacin (SI)Este apartado revisa los fundamentos o bases tericas de los sistemas de informacin y luego revisa su conformacin. 1.1.1 Bases tericas1.1.1.1 Sistema de Informacin (SI) versus Disciplina de Sistemas de Informacin (DSI)Lo primero a distinguir es entre sistema de informacin y la disciplina de Sistemas de Informacin: el sistema de informacin es el objeto que estudia la disciplina de Sistemas de informacin1. Esta distincin es esencial pues en los textos ambas acepciones del trmino aparecen indistintamente y sin hacer alusin a potenciales distinciones. En este documento se refiere al objeto. La disciplina de Sistemas de Informacin es pluralismo y heterognea1 ... es decir, dentro de una disciplina hay gente de diversas corrientes de formacin y de pensamiento diciendo cosas sobre algo muy concreto: los sistemas de informacin.Por ello no es extrao que encontremos lingistas, filsofos, antropologas, administradores, ingenieros, especialistas en ciencias de la computacin, especialistas en comunicacin e informacin, y un gran, etc 2.

1 La disciplina se origina de una confluencia entre Administracin de Empresas, Ingeniera de Software y Computacin. 2 Hoy no es un campo totalmente definido, ms bien es un "convocando intelectual", o sea, un sitio donde mucha gente discute.No existe una nica definicin de lo que es un sistema de informacin. De hecho, depende de las epistemologa de los investigadores y profesionales. Por esto se dice que el concepto de sistema de informacin ha sido definido y ha evolucionado de varias maneras por diferentes autores que han investigado sobre el tema, sin llegar al da de hoy a una nica definicin (ver figura 1.1).

Figura 1.1: No hay una nica definicin de Sistemas de Informacin.Algunos proponen usar una visin de sistemas para saber lo QU ES un sistema de informacin (ver figura 1.2).

Figura 1.2: Observando Sistemas.1 Cabe destacar que en muchos casos, se equipara Disciplina de Sistemas de Informacin a la Informtica Empresarial, entendida como disciplina y campo profesional. 1.1.1.2 Visin sistmica de los sistemas de informacinLa visin de sistemas provee un punto de vista acerca de cmo conocer y ver las cosas, siendo en s misma una visin generalizada (ver figura 1.3).

Figura 1.3: Definiendo Sistemas.Para tener una visin de sistemas clara, es preciso introducir los siguientes planteamientos aclaratorio: Enfoque sistmico. En este planteamiento, un observado ve un mundo donde todas las cosas son sistemas1. Pensamiento sistmico. En este planteamiento una persona "opera" mentalmente siguiendo un patrn sistmico2. Teora de Sistemas. Este es el cuerpo doctrinal de conceptos asociados a sistemas3, basado en la bsqueda del isomorfismo4 entre las cosas, proveer conceptos que permiten definir e identificar sistemas5, y buscar la unidad de la ciencia.Al introducir un enfoque de sistemas, todo lo vemos como sistema. Al introducir el pensamiento, puede que no saquemos sistemas, pero trabajamos "sistmicamente". Al introducir la teora, el sistema se define por los conceptos que usa.

Con estos planteamientos, se puede "imaginar" que un sistema de informacin es un sistema, pero en un aspecto organizacional, teniendo como consecuencia que un sistema de informacin es un sistema, constituido por informacin y que opera dentro o adscrito a una organizacin (ver figura 1.4).

Figura 1.4: Los elementos que definen un Sistema de Informacin. A continuacin se revisarn estos 3 conceptos. Sistema: Conjunto de elementos y sus inter-relaciones que evoluciona en un cierto entorno con el fin de conseguir un objetivo comn. Este concepto define un sistema de informacin con una entidad, con unos fines concretos y objetivos (ver figura 1.5)

Figura 1.5: Componentes de un Sistema. Informacin. Conocimiento transferible, recopilable y procesable que se representa y se hace material en datos almacenados en un soporte (documentos impresos, archivos, estadsticas, informes, entre otros medios de almacenamiento), y que en una organizacin adquiere valor en la medida de apoyar la toma de decisiones. La forma vara segn su fuente y origen. Es la materia prima del sistema de informacin (ver figura 1.6).

Figura 1.6: Formalizacin de la Informacin. Organizacin. Existen una acepcin que la asemeja o equipara a una empresa o a un conjunto de funciones administrativas. Pero aqu interesa la sistmica donde una organizacin es el conjunto de relaciones que define un negocio. Una organizacin se concreta en una estructura, que es la forma material de ese conjunto de relaciones y que da lugar a la empresa, la cual puede variar en el tiempo (fusionarse, dividirse, hacerse virtual, etc.) La figura 1.7 expone la diferencia entre organizacin y estructura. Esta definicin permite hablar del diseo de un sistema de informacin que explcita sus funciones, versus una estructura que explcita la constitucin material del sistema de informacin en base a artefactos y aparatos del mundo fsico.

Figura 1.7: A la izquierda Organizacin a la derecha Estructura. INFORMACIN EN UNA ORGANIZACIN

La informacin adquiere muchas formas en una organizacin (ver figura 1.8).

Figura 1.8: Tipos de Informacin.

externa: cuando se origina fuera de la organizacin; interna: cuando se origina dentro de la organizacin; y, corporativa: cuando sirve para comprender el entorno.

Informacin externaLa informacin externa posee las siguientes cualidades: Fuentes: Poltica, Economa, Sociedad, Tecnologa, entre aspectos ambientales. Agentes: Proveedores, clientes, distribuidores, financiadores, reguladores, competidores, entre otros agentes exgenos. La informacin externa puede ser de 3 tipos: Informacin Necesitada: La informacin que realmente se precisa para tomar decisiones y/o realizar cambios. Habitualmente no es informacin existente ni obtenida, demandando esfuerzos adicionales. Por ejemplo, decisiones que implican conocer la competencia. Informacin Existente: La que est disponible y es extrable. Puede no ser necesitada ni obtenida. Por ejemplo informacin pblica o del estado emitida por ley. Informacin Obtenida: La informacin que se obtiene con procedimientos de recogida de datos. En muchos casos ni es necesitada ni es la existente. Por ejemplo informacin recogida de estudios de mercado frecuentes.

Con independencia del tipo de informacin externa, sta se procesa de diversas maneras (ver figura 1.9):

Figura 1.9: Procesamiento de la Informacin Externa. Informacin entrante: es la informacin que "llega" pudiendo ser necesitada, existente u obtenida. Informacin a desechar. Informacin del tipo existente u obtenida que no es necesitada. Aqu suele desecharse informacin que las personas llaman "interesante" (aquella que result novedosa pero intil) y "fatal" (aquella que simplemente distorsiona el resto). Informacin a explotar. Principalmente Informacin necesitada, pudiendo incluirse algo de informacin existente u obtenida. Aqu se distingue la informacin "til" (aquella que ha adquirido un nivel de necesaria) y la crtica (aquella que al 100% es necesitada).

Informacin interna La informacin interna se genera de los procesos de la organizacin, por lo cual puede considerarse caracterizada segn los niveles de una organizacin: estratgica, tctica o de gestin, u operacional (ver figura 1.10).

Figura 1.10: Niveles y funciones de una Organizacin.El hecho de que la informacin interna pueda caracterizarse segn los niveles de una organizacin (ver figura 1.11), da lugar a distinciones en el tipo de informacin, distinguindose: formas de utilizacin/uso, niveles de abstraccin (ver figura 1.12), y diferencias de proyeccin (ver figura 1.13) o alcance dentro de la organizacin. Adems, la informacin interna vara en sus fines por nivel organizacional (ver figura 1.14).

Figura 1.11: Caractersticas de la informacin por niveles organizacionales.

Figura 1.12: Caractersticas de abstraccin y uso de la informacin por niveles organizacionales.

Figura 1.13: Caractersticas de proyeccin de la informacin por niveles organizacionales.

Figura 1.14: Fines de la Informacin por niveles organizacionales.Cabe destacar, que segn el volumen de informacin interna, en una organizacin en la sociedad de la informacin, produce cambios en la dimensin informacional de la organizacional. Si es intensiva en el nivel de tctico o de control de gestin (nivel intermedio), la organizacin puede aplanarse debido a que pueden aparecer o transformarse en muchas instancias de procesamiento manual de informacin (ver figura 1.15).

Figura 1.15: Cambios en una organizacin segn el tipo de informacin.As, por ejemplo, Si una organizacin usa mucha informacin de control pero posee operaciones muy estandarizadas, se dice que la organizacin se angosta; y Si una organizacin usa poca informacin de control, esencialmente en organizaciones automatizadas, se dice que la organizacin se aplana.

Informacin corporativaLa informacin corporativa es la informacin que la organizacin emite al entorno con el fin de hacerse conocida. Esencialmente se caracteriza por el destinatario y su contenido. El destinatario suelen ser proveedores, clientes, distribuidores, financistas, reguladores, competidores, entre otros. El contenido suele ser econmico y actualmente incluye contenidos tecnolgicos (por ejemplo, indicaciones para realizar transacciones electrnicas).

DATO, INFORMACIN Y CONOCIMIENTO

La figura siguiente expone la relacin que se da entre informacin (ya definida anteriormente), conocimiento (proyeccin de la informacin en tiempo y espacio y otras dimensiones de utilidad) y datos (registros material de hechos o fenmenos) (ver figura 1.16):

Figura 1.16: Informacin, datos y conocimiento. a. En sentido descendente, se puede decir que la experimentacin y la observacin por parte de las personas de la realidad a quienes les afecta -por ejemplo, en su especialidad laboral-, les facilita el desarrollo de un conocimiento sobre esta realidad. Parte de este conocimiento (el cual puede sistematizarse), que se puede denominar informacin, se puede conceptualizar, circunstancia que permite que se pueda transferir, recopilar y procesar con posterioridad bajo la forma de datos.Estos datos, surgen cuando, ya sea por conveniencia, ya por obligacin, hay que gestionar conjuntos de informacin relevantes para una actividad, se representan mediante lenguajes y soportes, acompaados de sus reglas de representacin. b. En sentido ascendente, se puede decir que toda persona que entienda las reglas de significacin de un conjunto de datos podr interpretar su significado y obtener la informacin que representan. En tal caso, la persona podr incorporar esta informacin a su conocimiento sobre la realidad afectada y modificar, si es necesario, su forma de observar esta realidad, pudiendo de esta manera procesar informacin y llegar a un conocimiento cuando consigue que la informacin que posee es capaz de situarla en espacios y dimensiones futuras de utilidad.

1 Por ejemplo, campos como la System Philosophy se encarga de comprender esto. 2 Por ejemplo, los estudios de Peter Checkland sobre Systems Thinking. 3 Aqu estamos hablando de los trabajos de Stafford Beer. 4 El concepto matemtico de isomorfismo pretende captar la idea de tener la misma forma, la misma estructura. El descubrimiento de un isomorfismo entre dos estructuras significa esencialmente que el estudio de cada una puede reducirse al de la otra, lo que da dos puntos de vista diferentes sobre cada cuestin y suele ser esencial en su adecuada comprensin. Tambin significa una analoga como una forma de inferencia lgica basada en la asuncin de que dos cosas son la misma en algunos aspectos, aquellos sobre los que est hecha la comparacin. En ciencias sociales la aplicacin de una ley anloga por no existir una especfica o tambin la comparacin de un sistema biolgico con un sistema social, cuando se trata definir la palabra sistema. Lo es igualmente la imitacin o copia de una estructura tribal en un hbitat con estructura urbana. Fuente: Wikipedia. Enlace web: http://es.wikipedia.org/wiki/Isomorfismo [Ledo: 30 de Marzo 2006]. 5 Los ms frecuentes suelen ser: Atributo, Complejidad, Conglomerado, Elemento, Energa, Entropa, Equifinalidad, Frontera, Holismo, Homeostasis, Informacin, Organizacin, Observacin, Retroalimentacin, Sinergia, Sistema abierto/cerrado, Teleolgico, entre muchos otros. 1.1.1.3 Definiciones de sistema de informacinPara terminar este apartado se ofrece una lista de definiciones de sistema de informacin. Conjunto de procesos ordenados que tratan informacin en una organizacin concreta para mantenerla informada. Medio a travs del cual se recoge, trata, almacena y distribuye informacin para satisfacer las necesidades de usuarios, sus actividades de negocio y sus objetivos. Conjunto extenso y coordinado de sub-sistemas de informacin racionalmente integrados que transforman datos en informacin en una variedad diversa de formas para mejorar la productividad conforme a los estilos y caractersticas de los gerentes de una organizacin. Conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin estructurada de datos de acuerdo con las necesidades de la empresa, recopila, elabora, almacena y distribuye parte de la informacin necesaria para su operacin, control y direccin. Conjunto de procesos ordenados que procesan informacin en un entorno concreto con tal de informar. "An organization information system may be viewed as an integrated social system of organizational actors, using information to perform purposeful activity, who may or may not use computer based technology to facilitate their work and to provide information".Un sistema de informacin es un sistema con componentes humanos y no humanos cuyo fin es informar para tomar decisiones.

1.1.2 Conformacin de un sistema de informacinUn sistema de informacin se conforma con base: varias funciones intrnsecas, un proceso de gestin de informacin, y un conjunto tecnologas de la informacin y de las comunicaciones (TIC).1.1.2.1 Funciones intrnsecasLas funciones de un sistema de informacin pueden extraerse de la siguiente definicin que puede considerarse operacional1. Un sistema de informacin es un sistema que rene, almacena, procesa y distribuye conjuntos de informacin entre los diferentes elementos que configuran una organizacin, y entre la organizacin misma y su entorno. Las funciones intrnsecas de un sistema de informacin que estn implicadas en la definicin que acabamos de enunciar se pueden ilustrar con la figura que presentamos a continuacin (ver figura 1.17):

Figura 1.17: Funciones intrnsecas de un sistema de informacin. Recoger: captura informacin externa e interna y le aplica filtros para conseguir informacin til y crtica. Distribuir: distribuye informacin corporativa. Procesar: trata la informacin para generar informacin necesitada y generar informacin til a la necesitada. Almacenar: recopila y deposita informacin para su uso posterior.1 Fuente: Sugerida por Bjor Langefors.

1.1.2.2 Gestin de la informacinA partir de la definicin establecida de sistema de informacin se puede deducir que los componentes ms elementales que lo forman son conjuntos de informacin y procesos de informacin que son manipulados a travs de componentes humanas y tecnolgicas que cumplen funciones especficas. 1.1.2.2.1 Conjuntos de informacin Toda organizacin maneja datos con un valor informativo alto. Conjuntos de datos dan lugar a paquetes o conjuntos de informacin con un alto valor organizacional. Estos conjuntos de informacin sueles ser formalizados y son aquellos que se han podido definir de manera precisa, y tienen un significado claro para las personas y las organizaciones que los utilizan. Se est hablando esencialmente de informacin formal por tener la propiedad de que son interpretables, fciles de comprender y esencialmente se pueden representar y manipular en un lenguaje conocido y manejado por las personas y las organizaciones. Estos conjuntos de informacin formalizados poseen adems la cualidad de que en ellos se pueden describir de manera exhaustiva el conjunto de elementos de informacin que operan en el mismo. Este hecho contrasta con otros conjuntos de informacin no formalizables, o no formalizables totalmente. Los conjuntos de informacin no formalizables, o no formalizables totalmente, son aquellos para los cuales no podemos describir la forma y/o semntica de todos los elementos. No obstante, este hecho no impide que se intenten procesar representaciones limitadas de estos conjuntos de informacin o se busquen formas de representacin intermedias que faciliten su interpretacin. 1.1.2.2.2 Procesos de informacin Los procesos de informacin son los procesos organizacionales que manejan informacin. Estos procesos tambin llamados procesos informacionales se caracterizan por: Posibilidad de formalizacin: se refiere a la capacidad de ser descrito, pudiendo ser formalizables o no formalizables. (1) Formalizables. Son aquellos en que se pueden describir completamente el conjunto de procesos (o subprocesos) que realizan, el orden y el momento en que se han de ejecutar. (2) No formalizables (totalmente). Son aquellos procesos en que no se puede describir totalmente su dinmica. Enfasis funcional. Se refiere al fin que poseen, pudiendo ser, por ejemplo, alguna funcin como: recogida, almacenamiento, tratamiento y/o distribucin de datos/informacin. (1) Recogida (ej. Movimientos bancarios, regulacin de inventario, censo de poblacin). (2) Almacenamiento (ej. Gestin de biblioteca, control de stock, censo de poblacin). (3) Tratamiento (ej.necesidades de materias primas, clculo costos de distribucin, valoracin de inventario). (4) Distribucin (ej. Distribucin de correo).Uniendo ambas caractersticas, en las organizaciones se dan procesos de informacin formalizables y procesos no formalizables totalmente, cumpliendo una o varias de las funciones sealadas, as: Los procesos de informacin formalizables son aqullos para los que se puede describir de manera completa el conjunto de tareas de informacin que cumplen, y tambin el orden y el momento en que se tienen que ejecutar. Algunos ejemplos concretos de procesos de informacin formalizables son: Procedimientos, Administrativos (tratamiento), Mantenimiento de archivos (almacenamiento), Distribucin de informacin (distribucin), Confeccin de informes (recogida y/o tratamiento), Interpretacin de estadsticas (recogida y/o tratamiento), Elaboracin de planes (recogida y/o tratamiento), Seguimiento y control de proyectos (recogida y/o tratamiento), Realizacin de reuniones (recogida y/o tratamiento), entre otros. Los procesos de informacin no formalizables totalmente son aquellos en que no se puede describir el proceso en su totalidad. Estos procesos de informacin conforman una buena parte de los que podemos encontrar en el seno de las organizaciones, de hecho mientras ms arriba estn en los niveles organizacionales, ms frecuente es encontrar procesos no formalizables (en niveles inferiores de las organizaciones, son ms frecuentes los procesos de informacin formalizables). Algunos ejemplos concretos de procesos de informacin no formalizables en su totalidad son todos los procesos de decisin (tratamiento) y muchos de los de intercomunicacin llevados a cabo por las personas de una organizacin (distribucin). 1.1.2.2.3 Soportes y procesadores Una cuestin natural que surge de lo anterior tiene que ver con QUIN o QU o CMO se consiguen llevar adelantes los procesos informacionales y QUINES estn trabajando con los conjuntos de informacin. En este sentido, es bueno revisar las necesidades e implicaciones que se dan en soportes de procesos informacionales y procesadores de conjuntos de informacin. Por un lado, un sistema de informacin es un sistema adscrito a una organizacin compuesta de personas, por ello el componente de gestin de la informacin debe responder y enlazarse con procesos humanos muy ntimos, implcitos y difciles de observar y de reproducir, por ejemplo, el aprendizaje interior y reflexivo, como por procesos de socializacin, por ejemplo, procesos de aprendizaje individual y organizativo. Esto es muy til cuando hay muchos aspectos no formalizables. Por otro lado, un sistema de informacin implementa esta gestin de la informacin mediante sistemas de procesamiento de datos o procesadores, que pueden ser igualmente humanos (naturales), artificiales o, en el caso ms general, una combinacin de ambos tipos. Esto se vuelve relevante si hay muchos aspectos formalizables y posibles de automatizar.Siguiendo con la idea de identificar componentes de un sistema de informacin, estos soportes y procesadores de informacin son parte de las funciones de un sistema de informacin y por ende pasan a constituir los diversos componentes materiales del sistema de informacin. Slo cabe aadir que estos soportes y estos procesadores pueden ser personas o mquinas1.1.2.3 Las TIC en los sistemas de informacin1.1.2.3.1 Sistema de informacin informticoPuede decirse ahora que el sistema de informacin incluye una componente formal o una parte definida con claridad, que toda organizacin conoce y sabe cmo debe utilizar. Esto permite decir que la naturaleza del sistema de informacin condiciona de manera drstica su estudio y diseo y, por lo tanto, tambin su administracin y planificacin. En este sentido, aquella parte formal y con componentes informatizados se denomina sistema informtico1. El sistema de informacin informtico es la parte esencialmente formal del sistema de informacin que se implementa por medios informticos y/o telemticos. Otros posibles nombres que tambin se utilizan para identificar el sistema de informacin informtico son: sistema de informacin basado en el ordenador y, con un talante ms restrictivo, sistema de informacin mecanizado o sistema de informacin automatizado.

La siguiente figura 1.18 muestra que el sistema de informacin informtico es parte del sistema de informacin global de la organizacin.

Figura 1.18: Los tres subsistemas en una organizacin.En esta figura se destaca el sistema informtico y lo que rodea al sistema informtico. Y, se aclara, no hay que confundir los sistemas de informacin con los sistemas de informacin informticos, ni limitar los primeros a los segundos. Sistema informtico. Es el resultado del esfuerzo de la formalizacin, tanto de los conjuntos de informacin como de los procesos de informacin de la organizacin. Con la informtica y las telecomunicaciones tambin se puede incidir en los procesos no formalizables por completo, por ejemplo de decisin o de intercomunicacin entre las personas, pero que son de un tipo diferente de la informacin de automatizacin o de mecanizacin. En estos casos se construyen sistemas de informacin informticos de apoyo para las personas que desarrollan estos procesos. En general, el sistema informtico ha crecido durante las ltimas dcadas a raz del uso de las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC) y, de hecho, ha monopolizado la atencin de prcticamente todos los estudiosos de los sistemas de informacin dado el impacto de las TIC en el mundo social y organizacional. De hecho, las nuevas posibilidades que ofrecen estas tecnologas, y las consecuencias que se han derivado de su uso, han convertido a los sistemas de informacin informticos en el centro y motor de los estudios sobre sistemas de informacin en la disciplina de Sistemas de Informacin. Resto del sistema de informacin global. Es la parte no informtica, tanto en la vertiente formal como en la informal. Siempre surge de aquello no formalizable ni automatizable con TIC, pero adems, hay que aadir, que puede haber razones de otros tipos que justifiquen la no-informatizacin de alguna parte del sistema de informacin global, como motivaciones polticas, de seguridad, laborales, entre otras, y sin dejar de mencionar que siempre existirn partes del sistema de informacin informal de una organizacin imposibles de transferir al sistema de informacin informtico. Planteado as, en el sistema de informacin global recaer una importante labor organizativa de comunicacin entre tareas y de comunicacin entre personas, que no necesariamente podra pensarse que esta labor organizativa la ejecute mejor un sistema de informacin informtico. En estos casos, ms bien debe recurrirse a estrategias de gestin de recursos humanos y del conocimiento (como el comportamiento organizacional o la sicologa organizacional) para dar forma y dinmica a la parte no automatizada del sistema de informacin global. La tabla 1.1 relaciona y ejemplifica el SI informtico con los componentes bsicos del SI global: INFORMATIZACIN DEL SI EN FUNCIN DE SUS COMPONENTES BSICOS

FormalizablesNo formalizables

Conjuntos de informacinFactura Satisfaccin del cliente

Procesos de informacinClculo de la nmina Elaboracin del plan de ventas

Tabla 1.1. Informatizacin del SI. De hecho, una vez implantado el sistema de informacin puede llegar a decirse que el sistema de informacin informtico cubre buena parte de los aspectos formales.

EVOLUCIN DE LA DISCIPLINA DE SISTEMAS DE INFORMACIN

La disciplina de Sistemas de Informacin ha evolucionado a lo largo de 4 etapas muy relacionadas a las corrientes de pensamiento de las teoras organizacionales.1 Despliegue. Primero fue el inters tcnico en desplegarlos por la organizacin. El sistema de informacin era una cosa tcnica: slo hardware y software (ver figura 1.19).

Figura 1.19: Los riesgos del despliegue.Quienes mejor reflejaron este pensamiento fueron: Taylor y Fayol, quienes observan el S/TIC como procesador de datos e informacin; Simon, para quien el S/TIC es una entidad de apoyo a la toma de decisiones de forma racional; Anthony, quien solamente visualiza diversos sistemas computacionales, que clasifica como soportes automatizados para procesar informacin; o,Mintzberg, quien ve los S/TIC como el medio para controlar la informacin en sus enlaces intra e inter estructura administrativa.Gestin. Luego el inters obvio por gestionar esas cosas tcnicas. Bsicamente se produce un cambio en la forma de pensar los SI, al verles como medio para hacer nuevas cosas en formas nuevas y rehaciendo o transformando negocios y sus estructuras industriales (ver figura 1.20).

1 Para ms detalles ver el Anexo A.

Figura 1.20: Las nuevas prestaciones organizacionales. Quienes mejor reflejan este pensamiento son: Porter y Millar quienes plantean el rol estratgico de los SI. Hax y Majluf que se preocupan por el rol de los SI en las estrategias.Uso e impacto. Ya desplegados y gestionados el problema es cmo se usan e impactan en las organizaciones los sistemas de informacin. No es una cuestin tcnica, sino un asunto de cmo las personas usan los sistemas de informacin. Llega el inters por uso e impacto (ver figura 1.21).

Figura 1.21: El uso incomprendido.

Quienes mejor estn reflejando este pensamiento son: Stafford Beer, quien considera el SI un sistema computacional de nexo entre informacin operativa y de gestin; Jacques Mlsse, quien ubica al SI como una entidad abstracta que procesa informacin y ayuda en el equilibrio de variedad entre un tomador de decisiones y la unidad controlada; Ral Espejo, quien considera a los SI una entidad sustento del engranaje decisional; y Fernando Flores, quien basa su visin de una organizacin-empresa comunicada, sobre la base de un concepto abstracto de sistema comunicador (considerado bajo cierta medida aqu como un SI) (ver figura 1.22).

Figura 1.22: El impacto en lo cotidiano.

1.1.2.3.2 Sistemas y tecnologas de informacin Producto del desarrollo de ideas expuesto en los apartados previos, conviene distinguir entre el concepto de sistema de informacin y el de TIC, conceptos estrechamente relacionados que a menudo aparecen mezclados. El concepto de TIC se puede entender como el conjunto de elementos de infraestructura informtica y telemtica de que disponemos en cada momento para desarrollar, utilizar y llevar a cabo el mantenimiento de los sistemas de informacin informticos. Esto incluye: infraestructura informtica; e, infraestructura telemtica.NTI, TIC, NTICOtra expresin habitual para referirse a las tecnologas de la informacin (TI) es tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC), que en algunas ocasiones va precedida del calificativo nuevas (NTIC).

a) La infraestructura informtica incluye elementos tanto de hardware como de software de base. Ejemplos de infraestructura informtica - Elementos de hardware: ordenadores con sus componentes y elementos de soporte, perifricos, etc.- Elementos de software de base: sistemas operativos, de gestin de ficheros y bases de datos, gestores de transacciones, lenguajes de programacin con sus compiladores, intrpretes y probadores, herramientas de apoyo en el desarrollo de software, etc.b) La infraestructura telemtica incorpora elementos de software y de hardware especficos de telecomunicaciones. Ejemplos de infraestructura telemtica - Elementos de hardware: redes pblicas y privadas de telecomunicacin, mdems, concentradores, centralitas, etc. - Elementos de software: sistemas de gestin de redes, implementadores de protocolos de comunicacin, conmutadores de paquetes de datos, criptografiadores, etc. Aparte, pueden considerarse otras infraestructuras, llamadas infraestructuras de apoyo a los sistemas de informacin que son, cada vez ms, una mezcla compleja de sistemas informticos y de telecomunicaciones2. El concepto de tecnologas de la informacin (TIC) se puede entender como el conjunto de elementos de infraestructura informtica y telemtica de que disponemos en cada momento para desarrollar, utilizar y llevar a cabo el mantenimiento de los sistemas de informacin informticos.

1 En ingles: Computer-based information system. 2 A esta lista se puede aadir lo que ha venido en denominarse Peopleware (o la parte humana de un software, constituda, por ejemplo, por los operadores y usuarios).

1.1.2.4 SntesisLa siguiente figura expone la visin de los componentes de un sistema de informacin (ver figura 1.23).

Figura 1.23: Componentes de un Sistema de Informacin.En la figura se puede apreciar que los sistemas de informacin interactan y son parte de una organizacin. Lo primero les implica interactuar con otros sistemas, como los sistemas de decisiones y los sistemas de produccin, aparte de otros sistemas de informacin que pueden ser: sistemas de soporte informacional de alguno o parte de los sistemas decisionales o de produccin, y/o sistemas de informacin funcionalmente propios (son sistemas en s mismos) tanto internos como externos. Estas interacciones, segn sea el caso se dar con personas y/o TIC segn los grados de formalizacin o no-formalizacin y automatizacin de los conjuntos de informacin y de los procesos de informacin. Igualmente, este sistema de informacin, puede tener vinculaciones inmediatas con el entorno, por ejemplo, recibiendo directamente informacin externa o distribuyendo directamente informacin corporativa. Internamente, el sistema de informacin igualmente vive la dualidad de poseer personas y TIC cumpliendo y satisfaciendo sus funciones intrnsecas. Estas funciones intrnsecas ahora se puede concretar en elementos como: interfaces para satisfacer funciones de recepcin y distribucin, bases de datos para la funcin de almacenamiento y, los sistemas de generacin de informacin (necesaria y de soporte) y de procesamiento de datos (para datos de soporte y derivados, y manipulacin de datos primarios). Con respecto a la relacin entre dato, informacin y conocimiento, la siguiente figura expone los sitios donde ellos se manifiestan (ver figura 1.24):

Figura 1.24: Rol de la informacin en un sistema de informacin. los datos se almacenan en bases de datos, y la informacin se concreta en datos almacenados en bases de datos, y todos ellos fluyen por flujos hacia el entorno o hacia otros sistemas organizacionales; y, en las interfaces de entrada se estn registrando hechos que se materializan como datos, teniendo precaucin de convertir en datos todo lo pertinente para conseguir informacin necesaria.JUSTIFICACIN DE LA NECESIDAD DE ACCEDER A LA INFORMACIN

Las personas que forman parte del sistema de produccin deben tener a su alcance aquella informacin que les permita llevar a cabo sus actividades productivas, tanto si se trata de informacin operativa, originada en su propio sistema, como si se trata de informacin proveniente del sistema de decisin o del entorno organizativo. Del mismo modo, las personas que asumen funciones en el sistema de decisin para realizar su trabajo necesitan informacin operativa sobre la marcha del sistema de produccin, informacin sobre el entorno de la organizacin (clientes, proveedores, competidores, administracin pblica, etc.) e informacin de gestin sobre la actividad y las decisiones del propio sistema de decisin, con el objetivo de decidir y actuar.

1.2 El rol del SI en las organizacionesLos sistemas de informacin existen y su razn de ser parece ser muy amplia y diversa, no obstante se pueden resumir sus tareas a la siguiente lista genrica: a) Coordinacin de acciones operativas. En este caso existe nfasis en dar respuesta a eventos, a la transmisin de datos y su tratamiento suele ser sencillo. Ejemplos: procesamiento de comandos, o preparacin de rdenes de fabricacin. b) Proporcionar informacin de control. En este caso el nfasis se hace en la transmisin para decidir iniciar o no iniciar acciones, y su tratamiento suele ser ms complejo y ms complicado por la relevancia de los resultados que se derivan. Ejemplos: Informes de control presupuestario o control contable.c) Intercambio de informacin con el entorno. En este casi, se pone el nfasis en las relaciones con el exterior, y en los requerimientos comerciales y legales. Ejemplos: facturacin, IVA, contabilidad, nmina, o seguro social.d) Facilitar acceso y tratamiento de informacin para toma de decisiones. En este caso el inicio y el proceso que se ejecuta depende de el(los) emisor(es), y su tratamiento suele no ser formalizable.e) Herramienta de innovacin y funcionamiento competitivo. En este caso el nfasis est en procesos que den lugar a innovaciones de negocios pblicos o privados, o se deriven usos no previstos. Ejemplo: las bases de datos de compras de clientes en las cajas pagadoras de supermercados, que pueden usarse para derivar comportamientos de clientes y prevr demandas. Para llegar a cumplir estas tareas los sistemas de informacin requieren una explicacin adicional de su rol organizacional y de los diversos tipos existentes que posibilitan su existencia en las organizaciones que se ven a continuacin. 1.2.1 Contextualizacin1.2.1.1 SI en una organizacinUn sistema de informacin es un concepto muy general. Sin embargo, a estas alturas es conveniente restringirlo a una categora particular de sistemas de informacin: el tipo de sistema que se utiliza para dar apoyo a la gestin de las organizaciones y que se denomina sistema de informacin para la gestin. Una vez aclarado en este apartado, este trmino ms adelante se usar para hacer referencia explcita a la idea de sistema de informacin1. Toda organizacin social incluye, en calidad de subsistema propio, un sistema de informacin global. De este modo, el sistema de informacin existe porque tambin existe la organizacin que lo acoge, motivo por el cual carece de sentido fuera de sta. Si se recuerda la visin sistmica de los sistemas de informacin y por simple conceptualizacin sistmica, todo sistema no puede existir sin interaccin y cohabitacin con otros. As, el sistema de informacin existe mientras exista un sistema social que le da sentido (por ejemplo, finalidad de informar), razn de ser (por ejemplo, ayudar a tomar decisiones) contenido (componente humanos y no humanos). Algunos autores proponen denominarlos sistemas de informacin organizacionales para as distinguirlos con claridad de otros "sistemas de informacin" ms genricos. Por comodidad, no siempre se utilizar este trmino de manera explcita, y si no se indica lo contrario, sistema de informacin (SI) har referencia a sistema de informacin para la gestin de una organizacin. Segn la funcin general de sistema de informacin, los sistemas de documentacin, los sistemas que juegan a ajedrez o incluso la propia mente humana se podran conceptualizar como sistemas de informacin. Las funciones de un SI en una organizacin quedan delimitadas claramente si, siguiendo a Le Moigne, se distinguen entre los sistemas de produccin, de decisin y de informacin de una organizacin2. Dicho de otro modo, y haciendo una abstraccin, se puede concebir toda organizacin como un conjunto de tres subsistemas organizativos, interrelacionados, que dependen mutuamente entre s: los sistemas de produccin, decisin e informacin. A continuacin se presentan los sistemas de produccin y de decisin. El sistema de produccin, tambin conocido como sistema operativo, comprende aquella parte de la organizacin que se encarga de producir los bienes y/o servicios que constituyen el ncleo de la misin de la organizacin. Por lo tanto, en el sistema de produccin se encuentran involucradas las tareas, las funciones laborales y los recursos humanos y materiales que se relacionan de manera ms directa con la actividad productiva de la organizacin, aquella que transforma unas entradas (Materias primas, productos semielaborados, energa, etc.) en unas salidas (Productos y/o servicios acabados), aadiendo valor al proceso. El sistema de produccin tiene que estar planificado, controlado y coordinado si se desea alcanzar algn objetivo. El sistema de decisin, que tambin recibe el nombre de sistema decisional, tiene como finalidad tanto la ejecucin de estas tareas como la definicin de la misin, los objetivos y las estrategias de la organizacin. Con la finalidad de cumplir sus objetivos, el sistema de decisin integra las funciones laborales y las personas ms estrechamente relacionadas con la organizacin y la administracin de todos sus recursos.Como es lgico, las personas juegan un papel central en la implementacin de las funciones y las tareas de los sistemas de produccin y de decisin (de hecho, una misma persona puede participar en funciones y tareas de todos los subsistemas organizativos). Es normal que el personal de una organizacin se relacione y se agrupe de manera formal en funcin de su estructura organizativa. Por una parte, esta estructura delimita las responsabilidades y las relaciones de dependencia entre los empleados y, por otra, agrupa a estos empleados segn sus diferentes especialidades y/o responsabilidades (por ejemplo, en reas funcionales, departamentos, grupos de apoyo, equipos de proyectos, etc.) As pues, para que estas personas puedan desarrollar las tareas en el contexto de sus cometidos y responsabilidades, es necesario que puedan acceder a la informacin que les sea pertinente en cada momento. De los argumentos que se acaban de exponer se deriva la justificacin del ltimo subsistema organizativo, el SI de una organizacin, tal como se ha llamado antes. El SI de una organizacin engloba todas aquellas tareas, cometidos y recursos humanos y materiales que estn orientados a proporcionar las necesidades de informacin del sistema de decisin y del sistema operativo.De esta manera y tal como mostr en la figura 1.25, el SI es un nexo de intercambio de informacin entre los otros dos subtipos organizativos, y entre stos y el entorno de la organizacin.

Figura 1.25: Los tres subsistemas de una organizacin.1 La expresin sistema de informacin para la gestin proviene del trmino ingls Management Information System. A partir de aqu se referir a l mediante la sigla SI.2 Cabe destacar que esta distincin es parte de la visin sistmica pero hecha aqu con una visin ms funcional que las otras anteriores que eran estructurales o centradas en funciones y componentes. 1.2.1.2 Propsitos organizativos del SISe puede decir que el SI est clara y totalmente imbricado en la organizacin a la que sirve. De este hecho se desprende que su planificacin, administracin, diseo e implementacin no tendran que disociarse de las tareas de planificacin, administracin, diseo e implementacin de la misma organizacin. En esta lnea se puede citar a autores como Andreu, Ricart y Valor que ofrecen una definicin ms centrada en los propsitos del SI en relacin con los propsitos de la organizacin y que resumen aquellas definiciones citadas con anteriores: El SI de una empresa es el conjunto formal de procesos que, mediante una coleccin de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuye la informacin necesaria (o parte de sta) para el funcionamiento de la empresa y para las actividades de direccin y control correspondientes, dando apoyo, en parte, a los procesos de toma de decisiones que se necesitan para desarrollar los negocios de la empresa en cuestin.

Los propsitos o la misin del SI indicados en la definicin anterior ponen un mayor nfasis en el para qu y por qu que en el qu (las funciones) o en el cmo (la implementacin). A partir de la definicin dada, se pueden citar los siguientes objetivos prioritarios en cualquier organizacin intensiva en informacin y que un componente de aquellos ms generales mostrados anteriormente: 1. Las organizaciones necesitan que una informacin determinada fluya para as poder planificar, controlar y coordinar acciones operativas de manera que se lleven a cabo con la mxima eficiencia posible. 2. Las organizaciones necesitan adquirir otras informaciones relevantes para sus intereses y funcionamiento, organizadas, almacenadas, procesadas y distribuidas a tiempo, para que de este modo quienes deciden en la organizacin puedan alcanzar el mximo de eficiencia en las decisiones y en las actuaciones en todos los mbitos organizativos.3. Los dos puntos previos son necesarios para llevar a cabo las tareas y los papeles de negocio que la organizacin les ha encargado, de manera coherente con la misin, los objetivos y las estrategias de la organizacin; en otras palabras, para dirigir la organizacin con efectividad.En resumen, el SI es una herramienta muy importante de mejora general de la competitividad y del servicio pblico de organizaciones privadas y pblicas, en los siguientes aspectos: Eficiencia, como herramienta de apoyo para la optimizacin del aprovechamiento de los recursos bsicos. Eficacia, como instrumento de mejora de las decisiones y actuaciones empresariales. Efectividad, como herramienta de apoyo a la intervencin de los directivos en aquellos aspectos que en cada momento adquieren mayores prioridades para la organizacin.1.2.2 Clasificacin de SIA lo largo de este apartado se presenta una clasificacin de los subsistemas de informacin que por lo general conforman el sistema de informacin global (SI) de una organizacin. Se trata de una clasificacin que divide los SI en funcin de la principal finalidad a la cual estn destinados. Para empezar, surgen dos tipos de SI genricos: los SI transaccionales y los SI decisionales1.Los primeros han sido objeto de una mecanizacin informtica mayoritaria durante las ltimas dcadas, pero en la actualidad el desarrollo de SI decisionales penetra con mucha fuerza en las estrategias de una gran cantidad de organizaciones. LOS SI INFORMTICOS EN LAS ORGANIZACIONES

Antes de describir con detenimiento los diferentes tipos genricos de SI informticos que han aparecido a lo largo de las ltimas dcadas, es conveniente un revisin alternativa de la evolucin histrica de los SI informticos en las organizaciones. Las descripciones posteriores seguirn el mismo orden de aparicin cronolgica de los diferentes tipos de SI informticos. En un principio, los trabajadores administrativos fueron los que se vieron afectados de manera directa por los primeros sistemas de informacin transaccionales, o sistemas de informacin de proceso de transacciones, introducidos a partir de los aos cincuenta y sesenta. En el transcurso de los aos sesenta, la idea de management information systems (MIS) en calidad de sistemas neurlgicos de la organizacin ya conduca a soar con un "cerebro" directivo automatizado de la empresa. La realidad se ocup de demostrar el carcter utpico de esta concepcin, limitndola a una cierta expansin del uso de los sistemas transaccionales hacia los mbitos intermedios de la organizacin. En los aos sesenta nacieron la informtica de usuario final y las primeras herramientas de automatizacin de oficinas. Este hecho se vio favorecido por el abaratamiento de los equipos y los terminales y por la introduccin de los ordenadores personales. De forma paralela, estaban apareciendo diferentes tipos de sistemas de informacin decisionales. Los primeros fueron los sistemas de ayuda a la toma de decisiones (SIATD); se trataba de sistemas hechos a medida para dar apoyo a procesos decisionales semiestructurados y bien delimitados, que fueron seguidos por las popularsimas hojas de clculo, como una versin estndar, barata y genrica de los SIATD para reforzar procesos decisionales ms estructurados y no delimitados previamente. Durante la dcada de los ochenta, la gran difusin de los ordenadores personales potenci mucho ms la informtica de usuario final. Aparecieron los sistemas expertos de gestin (SEG), que tambin han servido, aunque con un enfoque muy diferente, para mejorar la toma de decisiones en algunas organizaciones. Slo en algunos casos bastante aislados, y para tareas muy concretas, algunos de estos sistemas decisionales se utilizaron con xito por parte de directivos de alto nivel. En realidad, hasta este momento los ms beneficiados por estos sistemas haban sido los tcnicos, los profesionales, el personal de apoyo y algunos comandantes intermedios. Con el objetivo de cubrir esta carencia, a finales de los aos ochenta irrumpieron con fuerza los SI para la direccin, ms conocidos como sistemas de informacin para ejecutivos y con la sigla SIE (En ingls, Executive Information Systems, EIS). Estos sistemas han dado lugar a muchos desarrollos recientes de nuevas tecnologas de la informacin y de las comunicaciones (TIC) y a nuevos sistemas de informacin (SI). Los aos noventa son la dcada de los SI comunicacionales, que aprovechan los adelantos en TI, en particular la convergencia de las tecnologas informticas y telemticas en la red de alcance mundial Internet. Los SI de ayuda al trabajo en equipo (SIATE) y los SI de ayuda a la toma de decisiones en grupo (SIATD-G) sern casos concretos de este tipo de sistemas. Tambin ha sido durante esta dcada cuando se han notado las consecuencias de los SIE. En el siglo XXI, conceptos como SI en web, SI para negocios virtuales y los sistemas de soporte a e-business, han convertido a los SI en herramientas de integracin global sin fronteras y sin distancias. Todos los SI citados anteriormente tienen la posibilidad de adquirir esta dimensin global, con lo cual su potencial se vuelve muy grande.

En el pasado, esta clasificacin de los SI en transaccionales y decisionales ha sido la que ha contado con una mayor aceptacin y divulgacin por parte de los autores e investigadores de los SI. Hoy da, sin embargo, resulta conveniente la ampliacin de esta tipologa con los llamados SI comunicacionales. 1 Este sistema de informacin se conoce como SI "decisional". 1.2.2.1 Sistemas de Informacin transaccionalesEn la actividad cotidiana, toda organizacin interacciona con otras organizaciones de su entorno de actuacin (proveedores, clientes, usuarios, administraciones pblicas, etc.). Esta interaccin consiste, bsicamente, en el intercambio de transacciones de bienes y/o servicios (como pueden ser las materias primas, los productos semielaborados y acabados, el dinero, etc.) que provocan transacciones de informacin. Entre las transacciones de informacin, hay algunas que acompaan y representan de forma muy directa la ocurrencia de transacciones de bienes y/o servicios. Son las transacciones de informacin ms operativas, que consisten en la emisin, intercambio y recepcin de conjuntos de informacin que se hallan agrupados en documentos mercantiles caractersticos, como por ejemplo pedidos, facturas, albaranes, recibos, etc. Tambin existe otro tipo de transacciones de informacin de origen interno, que estn ms relacionadas con las tareas de coordinacin y control de las actividades operativas, y que mantienen actualizada la informacin relevante para estas actividades, como pueden ser las ventas, stocks, cuentas financieras, etc. Los sistemas de informacin transaccionales o SI de proceso de transaccin son aquellos sistemas del SI global de la organizacin que se encargan de manera especfica de procesar tanto las transacciones de informacin provocadas por las interacciones formales entre el entorno y la organizacin, como las transacciones generadas en el seno de la organizacin.

En la profesin informtica es frecuente el uso de trminos como aplicacin informtica o sistema aplicativo para referirse a un SI con una funcionalidad especfica (como por ejemplo la gestin comercial, el control de stocks, la contabilidad, la gestin de personal, etc.) En muchos casos, se trata de SI informticos con un carcter fuertemente transaccional, hecho que, por otra parte, no excluye la posibilidad de incluir funciones relativas a la toma de decisiones y/o funciones comunicacionales. SISTEMAS TRANSACCIONALES Y BASES DE DATOS

El primer paso esencial para fundamentar las decisiones que se toman en una organizacin consiste en disponer de buenos SI transaccionales, que estn integrados de manera razonable, y que faciliten la recoleccin, el almacenamiento, el procesamiento y la distribucin de la informacin operativa de la organizacin. Aun as, el objetivo primordial de la informacin de los SI transaccionales se considera la consecucin de niveles de eficiencia organizativa superiores a los que se pueden alcanzar por medio de sistemas no informticos. En la actualidad, muchas organizaciones sustituyen las carteras de aplicaciones informticas anticuadas por nuevos SI ms integrados y desarrollados con tecnologas de informacin de mayor actualidad. En muchos casos, las antiguas "aplicaciones propietarias" haban sido desarrolladas y realizadas "a medida" por los informticos de la misma organizacin propietaria o, ms recientemente, por informticos de empresas de servicios por encargo, que carecan de una concepcin integrada y global. Adems, tras algunos aos de mantenimiento continuo, a menudo estas aplicaciones se han quedado anticuadas desde el punto de vista tecnolgico y han llegado a estados de inestabilidad interna. Por ltimo, otros problemas de deteccin o problemas aparecidos ms recientemente, como la gestin de fechas ante la llegada del cambio de milenio o la necesidad de procesar los datos econmicos en euros, estn obligando a las organizaciones a renovar sus SI informticos. En el transcurso de esta renovacin, cada vez hay ms organizaciones que siguen la opcin de adquirir e implantar los denominados sistemas ERP (Enterprise Resource Planning systems) o SI para la planificacin de los recursos empresariales. A pesar de los avances tecnolgicos que acompaan a estas soluciones, se trata de nuevas TIC que permiten la implantacin de SI globales que todava son fundamentalmente transaccionales.

La siguiente figura sita el SI global en el contexto de la organizacin y lo relaciona con su SI decisional global. Por simplicidad, la figura hace referencia implcita a organizaciones jerrquicas que no son ni las nicas ni las ms modernas; de hecho, el concepto de SI transaccionales no pierde su validez en el caso de organizaciones con otras estructuras organizativas de mayor complejidad (ver figura 1.26).

Figura 1.26: TIC y SI transaccionales.Se puede aadir que algunas de las principales TIC que acompaan a los SI transaccionales son: herramientas clsicas de desarrollo de actividades informticas, sistemas ERP y herramientas de desarrollo y ejecucin de proceso transaccional interactivo (OLTP) Online Transaction Processing. 1.2.2.2 Sistemas de Informacin decisionales1.2.2.2.1 AntecedentesMientras que hace slo unas dcadas el problema principal de los SI consista en la falta de datos o en la dificultad de almacenamiento, procesamiento y distribucin eficiente, con el tiempo, la sobrecarga de datos es la que, de hecho, incluso ha llegado a provocar desinformacin en la organizacin. Esta situacin paradjica se debe a un hecho comn en muchas organizaciones modernas: el funcionamiento diario y la continuidad de sus SI transaccionales genera grandes volmenes de datos, muy variados y detallados, sobre las actividades operativas actuales e histricas de la organizacin. En tales condiciones, con frecuencia estos datos no sirven de forma directa para las tareas de gestin y direccin de la organizacin, sino que ms bien se trata de "materia prima informtica" que hay que someter a tratamientos adicionales que la conviertan en un material aprovechable por parte de los gestores y los directivos. De hecho, en SI transaccionales poco giles, las TIC y las metodologas de desarrollo de SI actuales todava no facilitan la construccin de SI transaccionales suficientemente giles en la gestin de informacin organizativa de tipo histrico. El aprovechamiento de los datos operativos y externos que mantiene el SI transaccional se lleva a cabo por medio de la parte del SI global que se puede denominar SI decisional. El sistema de informacin decisional es aquella parte del SI global de la organizacin que se dedica a dar apoyo a los diferentes tipos de procesos de toma de decisiones llevados a cabo por parte de los directivos, los gestores y otros profesionales de la organizacin. En el pasado, la informatizacin de los SI decisionales ha recibido mucha menos atencin que la de los SI transaccionales por parte de los informticos. Esto est cambiando, hasta el punto de que algunas organizaciones estn empezando a invertir mucho dinero y esfuerzos en nuevas TIC y SI desicionales. Existen varias razones que han motivado el atraso histrico en la informatizacin de los SI decisionales. De entrada, como es lgico, muchas organizaciones empezaron por informatizar aquel sector de su funcionamiento que necesitaban coordinar y controlar en primer lugar el sistema productivo y las actividades administrativas de oficina que se encuentran relacionadas de manera ms directa con ste. Por otra parte, las caractersticas como por ejemplo la estructuracin o el carcter repetitivo, tareas a menudo manuales ms que intelectuales de estas tareas productivas y administrativas han hecho de ellas las candidatas idneas a la automatizacin clsica con las primeras TIC utilizadas en las organizaciones. En contraste con las tareas operativas y administrativas, los procesos decisionales son tareas intelectuales humanas mucho ms complejas, difciles de definir e imposibles de automatizar, por lo menos en su totalidad. Este hecho ha complicado mucho la utilizacin de la ayuda informtica, sobre todo cuando se intenta hacer con TIC y metodologas de desarrollo de software concebidas en mayor medida para los SI transaccionales que para el apoyo a los procesos decisionales. Hace ms de veinte aos que los investigadores promueven los SI decisionales como medio potencial para conseguir niveles superiores de eficacia y efectividad organizativa, sobre todo en los niveles de gestin intermedios y en los de alta direccin. Lo han hecho introduciendo conceptos, arquitecturas, prototipos, teoras y ejemplos completos de SI decisionales. Finalmente, a partir de la segunda mitad de los aos noventa ya se empieza a ver la aceptacin de todo esto gracias a las TIC y tipos de SI decisionales. En la figura a continuacin, adems de los SIATD (SI de apoyo a la toma de decisiones), de los SEG (Sistema experto de gestin) y de los SIATE (SI de apoyo al trabajo en equipo), al lado del SI decisional, se sitan conceptos, herramientas y tecnologas como los almacenes de datos (Data Warehouse) que se derivan de un uso decisional, utilizados mediante programas especiales (Datamarts) de agregacin, consulta y visualizacin de datos, y de tcnicas de procesamiento analtico interactivo (OLAP) Online Analitical Processing. Tambin inciden en los nuevos desarrollos del SI decisional las aplicaciones de las tcnicas transaccionales de prospeccin de datos (Data Mining) o el descubrimiento de un nuevo conocimiento (Knowledge Discovery) a partir de estos datos transaccionales, y tambin las aplicaciones de los algoritmos genricos, las redes neurales y los agentes inteligentes (ver figura 1.27).

Figura 1.27: TIC y SI desicionales.1.2.2.2.2 Tipos de SI desicionalesa.1.- Sistemas de informacin de apoyo a la toma de decisiones A finales de los aos setenta apareci el primer tipo de SI, cuyo propsito era bsicamente decisional, que no es otro que el de los sistemas de informacin de ayuda a la toma de decisiones (SIATD) tambin conocidos como Decision Support Systems (DSS). Estos sistemas surgen a partir del esfuerzo de investigacin y de desarrollo de los sistemas de gestin de bases de datos, con el fin de aprovechar mejor los datos almacenados en estos sistemas, y de los resultados de la investigacin operativa y de la estadstica. Acto seguido se presenta una definicin bastante general del concepto de SIATD. Un Sistema de Informacin de Ayuda a la Toma de Decisiones (SIATD) es un SI informtico que constituye un apoyo eficaz para los procesos de toma de decisiones de un tipo determinado, puesto que facilita el acceso y la preparacin de datos relevantes, ofrece capacidad de clculo y tratamiento mediante el uso de los modelos de varias familias como pueden ser los modelos ad hoc de investigacin operativa, estadsticos, financieros y logsticos, y facilita el aprovechamiento de todos estos componentes mediante el uso de herramientas grficas de visualizacin de la informacin. Un SIATD permite no slo construir, validar y refinar modelos, sino tambin aplicarlos en datos extrados a partir de la base de datos propia del sistema, de la base de datos corporativa de la organizacin o de otros suministradores externos de datos. Tambin incluye las herramientas necesarias para representar estos datos o los resultados de las aplicaciones de los modelos, segn diferentes formas grficas, de carcter ms sinttico y esclarecedor. El SIATD resulta de gran ayuda a la hora de decidir, pero eso s, no decide por l mismo; es decir, no sustituye a la persona o equipo responsable de la decisin, a quien s la puede asistir durante todo el proceso de toma de decisiones o slo durante una parte importante de este proceso. Se trata de un tipo de SI concebido para ayudar en la resolucin de problemas no estructurados o semiestructurados que requieren un alto grado de manipulacin de datos y de clculos a partir de stos. Un SIATD debe ser un sistema muy interactivo, y tiene que estar dirigido por el usuario que toma la decisin. Suele ser un sistema diseado para ayudar a una persona concreta dentro de un rea de decisin bastante limitada, por lo que se ha desarrollado o adaptado "a medida", en especial en los aspectos de interaccin entre el usuario y el sistema. De hecho, sta es la diferencia fundamental entre un SIATD clsico y una hoja de clculo electrnico que es una herramienta genrica de bajo coste que muchos usuarios utilizan para fundamentar en parte algunas de sus decisiones, aquellas que no tienen demasiada complejidad de modelizacin, que cuenta con una interfaz de uso comn para todo usuario y para cualquier aplicacin. La hoja de clculo, tambin de gran utilidad para la toma de decisiones, por su carcter, renuncia a algunas de las caractersticas ms singulares de los SIATD como los modelos, excepto casos ms simples modelizables mediante frmulas algebricas, as como a la interaccin especializada en el rea de decisin en cuestin. As pues, la principal ventaja que ofrecen es su bajo coste. La figura 1.28 muestra la arquitectura ms comn de un SIATD:

Figura 1.28: Arquitectura tpica de un SIATD.Adems de las herramientas que los informticos utilizan para construirlo, hay tres subsistemas principales: 1. El subsistema de datos (a la izquierda de la parte central de la figura) dispone de herramientas y componentes para el acceso, la manipulacin y el almacenamiento de datos de diferente origen. 2. El subsistema de modelos (a la derecha de la parte central de la figura) incluye herramientas y componentes para la construccin, el almacenamiento y la ejecucin de modelos de varios tipos. 3. El subsistema de dilogo, tambin conocido como mdulo director, es la parte del SIATD que se encarga de la interaccin con el usuario que toma la decisin. El mdulo director del SIATD es la parte ms innovadora que aporta este tipo de sistema. En realidad, hace ya muchos aos que existen herramientas y componentes como los de los subsistemas de datos y modelos. El problema, sin embargo, radica en la heterogeneidad de sus plataformas, las filosofas y los lenguajes de utilizacin, que convierten en muy complicado y arduo el aprovechamiento eficiente y eficaz por parte de un usuario no informtico. El mdulo director del SIATD homogeneiza y simplifica la interaccin con todas las herramientas y componentes del SIATD, y renuncia, si es necesario, a una parte de la funcionalidad completa de estas herramientas y componentes a favor de la facilidad de uso. El objetivo es que quien tenga que tomar la decisin se pueda concentrar en la resolucin de problemas, y evitar que se distraiga en aspectos tcnicos de las herramientas y otros componentes que se encuentran tras el mdulo director. Como se ha comentado, en la actualidad los SIATD, a pesar de que no son un concepto nuevo, vuelven con mucha fuerza a los intereses organizativos como herramientas de decisin de aprovechamiento de grandes cantidades de datos productivos y externos, que son manipulados por aquellos que toman las decisiones. A pesar de esta tendencia, se puede afirmar que muchas organizaciones todava no aprovechan lo suficiente este tipo de sistemas. A diferencia de los primeros momentos de los SIATD, cuando era muy caro implementarlos a causa de su carcter interactivo, grfico y "hecho a medida", y del estado (incipiente en aquel momento) de las TIC interactivas y grficas, hoy da hay muchos ms retos que limitaciones en el aprovechamiento de este tipo de SI decisional. a.2.- Sistemas expertos de gestin Los sistemas expertos de gestin (SEG) (Business Expert Systems o Management Expert Systems) resultan de la aplicacin del rea genrica de sistemas expertos de la Inteligencia Artificial sobre las decisiones de gestin empresarial ms frecuentes en las organizaciones. Este hecho contrastar con el tipo de problemas a los que por regla general se han dirigido los sistemas expertos, problemas de tipo ms cientfico o tcnico, como pueden ser el diagnstico de enfermedades o la deteccin y la reparacin de averas. Dejando de lado los tipos de problemas de decisin, no existe ninguna otra diferencia importante. Desde mediados de los aos ochenta, se han desarrollado SEG para diferentes problemas de decisin. Los SEG son un tipo de SI decisionales que se basan en los conocimientos extrados a partir de una o de ms fuentes expertas en un rea especfica de experiencia, fuentes que pueden ser humanas, por ejemplo, expertos, responsables de decisiones, tcnicos, etc.; o no humanas como pueden ser libros, manuales, leyes, casos de resolucin, etc. Un sistema experto de gestin (SEG) es un SI informtico diseado para ayudar a resolver problemas de decisin dentro de un dominio de aplicacin muy limitado, simulando tareas humanas de razonamiento y deduccin, recomendacin de opciones y presentacin de explicaciones, procurando igualar y potenciar la eficacia de los expertos humanos en el dominio de aplicacin.

Para llevar a cabo sus tareas, el SEG dispone de mecanismos de almacenamiento, presentacin y manipulacin lgica de pequeas piezas de conocimiento sobre su dominio de aplicacin, mecanismos que le permiten simular la forma como los especialistas humanos razonan cuando se enfrentan a los problemas relacionados con su experiencia. El principal objetivo de los SEG consiste en resolver los mismos problemas que los expertos humanos con un grado de eficacia comparable. Otros resultados que se pueden llegar obtener de su desarrollo y utilizacin son: la representacin formal, la retencin y la potenciacin de parte del conocimiento y la experiencia de los expertos humanos de la organizacin, que siempre es uno de sus recursos ms valiosos y escasos. El conocimiento reunido en un SEG pasa a ser aprovechable para ms personas con una mayor facilidad. De hecho, personas no tan expertas en el dominio cubierto pueden hacer uso de un SEG que se haya realizado en este dominio para dar apoyo a sus decisiones, al mismo tiempo que aprenden a adoptar la manera de proceder de los expertos. As pues, se puede afirmar que el SEG sirve para formar a nuevos expertos de forma ms rpida y econmica. De este modo, los expertos se pueden dedicar a resolver aquellos problemas de decisin que se aprecian ms comprometidos y complejos y a la formacin de stos, y dejar el resto de los problemas en manos de otras personas que, aun no siendo tan expertas, tambin cuentan con la ayuda del SEG. En consecuencia, se tienen que entender los SEG como herramientas informticas de apoyo y de potenciacin del trabajo de los expertos humanos en las organizaciones que los implementan, y nunca como herramientas de sustitucin de estos expertos, quienes siempre sern necesarios. La necesidad y la dependencia de los expertos humanos resultan obvias si se tiene en cuenta que slo los humanos aprenden; por lo tanto, los expertos humanos sern necesarios a la hora de resolver todos los problemas de desicin y, en particular, los complejos. Desde el punto de vista arquitectnico, los principales componentes de una SEG son:

Figura 1.29: Arquitctura tpica de un SEG. El mdulo de desarrollo o interfaz de desarrollo sirve para que los informticos especializados puedan llenar, validar y actualizar el contenido de la base de conocimientos a partir de la observacin y la interaccin con los expertos. Los informticos especializados intentan capturar y representar pequeos componentes de conocimiento sobre el dominio de aplicacin a partir de las explicaciones que los expertos presentan acerca de sus diferentes formas de proceder cuando resuelven problemas del dominio; acto seguido, estas piezas de conocimiento se introducen en la base de conocimientos. El conocimiento que se incorpora a los SEG se puede vislumbrar mediante varios sistemas y lenguajes de representacin que permiten incluir factores de confianza asociados a sus elementos. As, en no pocas situaciones de decisin se puede razonar a partir de un conocimiento aproximado de talante muy prctico. Un usuario interacta con el SEG por medio del mdulo de utilizacin o interfaz de utilizacin, adaptada a sus caractersticas. Los datos que estn en relacin con el problema concreto que el usuario le plantea al SEG se van almacenando en la memoria de trabajo de ste. A partir de estos datos y del conocimiento de la base de conocimientos, el motor de inferencia o mquina de inferencia pone en marcha las estrategias y los mecanismos de razonamiento que se consideren oportunos en cada momento, para aproximarse de esta manera a la resolucin final del problema de decisin. Cuando se llega a una conclusin intermedia o final, sta se presenta ante el usuario, que, si as lo desea, puede pedir explicaciones del porqu del resultado. Todo esto se lleva a cabo mediante el mdulo de presentacin y explicacin, una herramienta fundamental tanto para garantizar la confianza del usuario en el comportamiento del sistema, como para facilitar el aprendizaje en el dominio de aplicacin. Finalmente, otro tipo de componentes que suelen tener incorporados los SEG son las interfaces de comunicacin con aplicaciones externas: como bases y ficheros de datos, modelos estadsticos y matemticos, hojas de clculo, paquetes grficos, sistema operativo, etc.Los primeros sistemas expertos se desarrollaron partiendo de cero, directamente con lenguajes de programacin, por lo general funcionales o lgicos como por ejemplo el lenguaje funcional LISP y el lgico PROLOG. En la actualidad, esta va slo se sigue de manera excepcional para desarrollar sistemas expertos con caractersticas muy especiales. Ahora, la mayora de los sistemas expertos, en especial los SEG, se construyen con la ayuda de entornos informticos de programacin y utilizacin de SEG, denominados en ingls Expert System Shells. Estos entornos facilitan extraordinariamente el desarrollo de los SEG, ya que ofrecen herramientas para la manipulacin del contenido de componentes del SEG como la base de conocimiento y la memoria de trabajo, y adems, proporcionan el resto de los componentes ya preparados, que slo necesitan ser adaptados a cada aplicacin concreta. 1.2.3 Sistemas de informacin comunicacionales1.2.3.1 AntecedentesDesde el punto de vista de los principales avances en SI informticos, los aos noventa han sido la dcada de lo que se ha llegado a denominar SI comunicacionales, a pesar de que todava no existe un nombre consensuado para designar esta categora de SI. Gran parte de las tareas que las personas llevan a cabo en las organizaciones, tanto si estn relacionadas con tareas transaccionales y/o decisionales como si no, poseen un carcter marcadamente comunicacional. Las personas se organizan en grupos o en equipos, con ms o menos autonoma, y por lo general trabajan unidos en la consecucin de los propsitos compartidos. Adems, la comunicacin entre miembros de grupos diferentes a menudo es fundamental para el buen funcionamiento de la organizacin. La comunicacin organizacional implica a personas de la misma organizacin, as como a personas de varias organizaciones relacionadas. En definitiva, todo indica que la comunicacin entre personas es central en el funcionamiento de las organizaciones, y que tambin es conveniente fomentarla con todos los medios posibles, en particular con los SI informticos. En esta lnea, los aos noventa han visto aparecer una serie de aplicaciones informticas de naturaleza comunicacional, y que han surgido a raz de los adelantos hacia lo que se llaman TIC comunicacionales, en particular gracias a la convergencia de las TIC informticas y telemticas. Adelantos hacia las TIC comunicacionales

Durante los aos noventa, muchas organizaciones han desplegado redes de rea local, redes de gran alcance, arquitecturas distribuidas cliente/servidor y de proceso cooperativo, entre otras. Para finalizar, todos estn al corriente del imparable estallido en cuanto al uso de la red de alcance mundial Internet, sobre todo a partir de la aparicin de las herramientas de acceso, como particin y navegacin por la informacin, que se agrupan con el nombre de World Wide Web (WWW). Gracias a estas herramientas, en la actualidad se construyen intranets y extranets corporativas con diferentes propsitos comunicacionales, con alcance global.

Todos estos elementos han dado lugar a una nueva categora de SI informticos que aqu reciben el nombre de SI comunicacionales, y que se define genricamente a continuacin: El sistema de informacin comunicacional es la parte del SI informtico global de la organizacin que se dedica a dar apoyo a grupos de personas de una o ms organizaciones en sus diferentes actividades de intercomunicacin.

Los SI comunicacionales (subsistemas que conforman el SI comunicacional global) favorecen la comunicacin entre las personas con el propsito de elevar la eficiencia y efectividad de todos los interesados, a ttulo individual y de grupo, en las tareas de equipo que llevan a cabo. La comunicacin se ve favorecida facilitando el compartimiento y la elaboracin de informacin de trabajo de grupo, la coordinacin de las tareas de equipo, la toma de decisiones en grupo y la utilizacin del mismo sistema. Si se tienen en cuenta la relativa novedad de estos sistemas, hoy por hoy se encuentra una amplia diversidad en los nombres y las concepciones de los diferentes tipos de SI comunicacionales, como se puede observar en la terminologa en ingls que se utiliza para hacer referencia a estos conceptos: groupware, groupwork computing y teamwork computing, entre otros. Si se hace abstraccin del componente ms tecnolgico de estos sistemas y se centra la atencin en su funcin principal, se pueden detectar grandes grupos de SI comunicacionales: los SI de ayuda a la toma de decisiones en grupo (SIATD-G) y los SI de ayuda al trabajo en equipo (SIATE). 1.2.3.2 Tipos de sistemas de informacin comunicacionales1.2.3.2.1 Sistemas de Informacin de Apoyo a la Toma de Decisiones en Grupo (SIATD-G)Los SI de ayuda a la toma de decisiones en grupo (SIATD-G) conocidos tambin como Group Decision Support Systems fueron los primeros en aparecer, durante los aos ochenta, gracias a la evolucin de los SIATD. Los SIATD-G han sido concebidos como un sistema de ayuda en los procesos de toma de decisiones en grupo, en los cuales, adems de las necesidades de acceso a datos relevantes para la decisin y de una determinada capacidad de clculo y modelizacin de situaciones de decisin, son necesarios mecanismos adicionales y especficos para la dinmica de grupo. A su vez, la mejor intercomunicacin del grupo responsable de la decisin puede mejorar los resultados intermedios y finales de las tareas de decisin. No obstante, no se est exento de problemas, puesto que entonces surgirn otros relacionados con el comportamiento de grupo, como desavenencias, conflictos, oportunismos y otros factores que dificultan el consenso. Por regla general, un SIATD-G ampla las funcionalidades de un SIATD sencillo con componentes y herramientas adicionales que han sido concebidas para ayudar a los miembros del grupo en aquellas tareas que estn relacionadas con el proceso de toma de decisiones que les afecta. Por ejemplo, existen componentes para facilitar la exposicin de ideas sobre un tema, si es necesario bajo anonimato (para conseguir garantizar la transparencia y la independencia de criterio), y componentes que faciliten las votaciones y la llegada a situaciones de consenso. Los primeros SIATD-G se denominaron salas de decisin porque consisten en una sala con un conjunto de estaciones de trabajo (como por ejemplo, pantallas de un sistema informtico centralizado, o bien ordenadores personales conectados en red), que estn conectadas entre ellas y con una gran pantalla compartida al mismo tiempo, y todo esto gestionado por el software decisional del SIATD-G. Guiados por un buen conocedor de las aplicaciones del SIATD-G y de la dinmica de la toma de decisiones en grupo, quien ejercer de moderador, los miembros del grupo utilizan el SIATD-G para superar las diferentes fases del proceso de decisin, hasta llegar a una o varias soluciones satisfactorias para el problema de decisin que se haya planteado. As pues, con estos primeros SIATD-G, las reuniones de grupo de decisin tienen que coincidir en el tiempo y en el espacio, situacin que puede resultar conveniente para tomar algunas decisiones, pero no necesariamente siempre. Cabe mencionar que, en la actualidad, las TIC permiten la concepcin de SIATD-G que funcionen de manera asncrona y distribuida, en los que los miembros del grupo intervienen en la decisin de grupo con coordinacin durante un cierto periodo de tiempo, es posible que desde sus puestos de trabajo, dispersos fsica o geogrficamente. 1.2.3.2.2 Sistemas de Informacin de Apoyo al Trabajo en Equipo (SIATE)Se habla de sistema de informacin de ayuda al trabajo en equipo (SIATE) cuando la tarea que desarrolla el grupo de personas que trabajan de manera conjunta no consiste en tomar una decisin puntual, sino cuando se trata de una tarea continua de colaboracin en equipo para alcanzar un resultado final determinado. Los SIATE son ms recientes que los primeros SIATD-G y, por lo tanto, stos ya se conciben para dar apoyo a grupos de manera totalmente asncrona y distribuida cuando sea necesario. De este modo, constituyen espacios de trabajo privados del grupo de carcter virtual, en el que los miembros del grupo, adems de comunicarse mediante funcionalidades tales como el correo electrnico o la videoconferencia, tambin pueden compartir datos confidenciales con una cierta seguridad, y trabajar con documentos compartidos con el soporte de configuracin de versiones. Cuando el trabajo en equipo se organiza en forma de proyectos, caso comn en muchos trabajos como, por ejemplo, en tareas informticas, el SIATE puede incorporar funcionalidades para la planificacin, el control y el seguimiento del estado de los proyectos en curso. Hoy da se estn desarrollando muchos SIATE mediante el uso de TIC Tecnologas de la informacin variadas, desde las que tienen su origen en Internet y la WWW, con las que se construyen muchas intranets y extranets, que de hecho son SIATE, hasta herramientas ms especficas de estos sistemas, como Lotus Notes u Outlook. En algunos casos, otra estrategia posible en el apoyo informtico al trabajo en equipo consiste en la incorporacin de herramientas de productividad ofimticas y personales lo bastante integradas directamente como componentes de un SIATE. 1.2.3.2.3 SI integrado para la Planificacin de los Recursos Empresariales (ERP)Hoy da muchas organizaciones estn sustituyendo las antiguas carteras de aplicaciones informticas por nuevos SI ms integrados y desarrollados con unas TIC de mayor actualidad. En muchos casos, las antiguas "aplicaciones propietarias" se han desarrollado y mantenido a medida por parte de los informticos de empresas de servicios encargados, y sin una concepcin integrada y global. Estas organizaciones tienen a menudo una "concepcin vertical" que no encaja demasiado con la visin actual, que se encuentra ms centrada en procesos de negocio interdepartamentales. Tras aos de mantenimientos continuos, estas aplicaciones a menudo se han quedado anticuadas desde el punto de vista tecnolgico, e incluso han llegado a estados de mucha inestabilidad interna. Y, para finalizar, problemas de aparicin o de deteccin ms reciente estn forzando a las organizaciones a la renovacin de sus SI informticos. En esta renovacin, cada vez hay ms organizaciones que siguen la opcin de adquirir e implantar los denominados SI integrados para la planificacin de los recursos empresariales, o sistemas ERP (Enterprise Resource Planning systems). Estos sistemas son SI genricos prefabricados que pueden ser, tras un largo proceso de implantacin, parametrizados y adaptados a las caractersticas ms particulares de la metodologa de trabajo de una, varias o todas las reas y procesos de negocio de la organizacin que los acoge. Por lo tanto, son sistemas muy completos y complejos desde el punto de vista funcional, que incorporan un estndar de funcionamiento y conjuntos de buenas prcticas de trabajo. Los SI de tipo ERP suponen llevar al extremo la externalizacin del DSI por lo que respecta a su objeto central de trabajo, que es el SI, ya que con frecuencia los ERP sustituyen gran parte de los antiguos SI. Al mismo tiempo, significan el extremo de la alternativa de paquetes, atendiendo a su amplia funcionalidad, que los diferencia de los paquetes verticales anteriores. Algunas organizaciones implantan slo alguno de stos mdulos de una solucin ERP, que combinarn con los SI propios que les interesa conservar. A pesar de los avances tecnolgicos que acompaan a las soluciones ERP, stas no son ms que nuevas TIC que permiten la implantacin de SI globales todava transaccionales en lo fundamental, y con las que muchas organizaciones estn experimentando hoy da. El avance y la aparicin de una gran variedad de estos sistemas, tanto para grandes empresas como, sobre todo, para pequeas y medianas, hace que las decisiones de evaluacin de opciones y de seleccin de un producto ERP y de una empresa implantadora sean absolutamente estratgicas para el futuro de la organizacin que las tiene que acoger. Ahora ya slo falta ver si la evolucin futura de estos SI integrados permitir llevar a cabo la sustitucin de los SI propietarios, y si esto sera siempre conveniente para las organizaciones. El uso estratgico innovador de los SI y las TIC, junto con la organizacin interna del DSI, se ven muy afectados por esta evolucin. 1.2.4 Sistemas de Informacin para Ejecutivos (SIE) No ha sido hasta finales de los aos ochenta cuando la informtica ha empezado a ofrecer tambin un servicio directo y eficaz a los mximos responsables de aquellas organizaciones que han implantado algn sistema de informacin para ejecutivos, sistemas que se denotan con la sigla SIE. Estos sistemas nacen con el propsito de satisfacer las necesidades de informacin de los directivos de un nivel ms alto, aunque tambin pueden ser utilizados por parte de directivos de niveles intermedios. En cualquier caso, se trata de un tipo de usuario informtico nuevo, con caractersticas y necesidades muy especiales, y por lo general, sin demasiados conocimientos informticos. Mediante el SIE, se puede convertir en informacin estratgica para la gestin de los directivos aquello que, por otra parte, no pasa de ser "un montn de datos" de acceso, tratamiento e interpretacin difciles. Con este apartado se pretende dar una visin general de los SIE. Tras haber definido lo que se entiende por SIE y haberlos comparado con otros tipos de sistemas de informacin anteriores, se sitan en el contexto del tipo de usuario a quien tiene que dar apoyo, que no es otro que el directivo. As, se estudian tanto las posibilidades y las ventajas como los posibles inconvenientes, las limitaciones y los peligros que conlleva la implantacin de estos sistemas. Adems de los aspectos ms organizativos, tambin se tratan temas ms tcnicos relacionados con la gestin de diseo, el desarrollo, la implantacin y la evolucin de estos sistemas. 1.2.4.1 Cualidades1.2.4.1.1 ConceptoResulta necesariamente arriesgado definir de una manera breve un tipo de herramienta informtica que realiza tantas funciones como el SIE, un sistema cuya evolucin en la actualidad da lugar incluso a nuevas TIC y nuevos SI en la organizacin (nuevas TIC como los Data Warehouse, Datamarts y el OLAP). Una primera aproximacin a su definicin puede ser sta: Un sistema de informacin para la direccin (SIE) es un SI informtico que ha sido concebido para que los directivos de una organizacin tengan la posibilidad de mejorar la calidad de su trabajo. Por este motivo, el SIE facilita el acceso a las informaciones de mayor relevancia, mejora la comunicacin dentro de la organizacin y permite una mejor comprensin del entorno de la actividad de la organizacin. As, el SIE facilita la consecucin de los objetivos corporativos basndose en los factores de xito ms destacados determinados por la organizacin. Hay que entender esta definicin como una definicin de trabajo, la cual se intenta seguir ampliando a lo largo de este apartado. Para empezar, est claro que el SIE nace con la misin especfica de servir a las funciones directas de la organizacin a partir del uso de la tecnologa informtica. Las experiencias concretas y la bsqueda sobre estos sistemas permiten presentar un primer nivel de resultados: 1. El SIE ha permitido mejorar el estado y las posibilidades de los sistemas de informacin, formales o informales, establecidos de forma previa para dar apoyo a los procesos de planificacin y control organizativos. 2. En muchos casos, el hecho de que los directivos participen en el uso de las herramientas de automatizacin de oficinas ha supuesto una mejora de su papel en tanto que comunicadores externos e internos en la organizacin, y tambin como personas que facilitan la toma de decisiones. 3. El uso del SIE ha resultado de gran ayuda para el directivo a la hora de aclarar, mejorar o desarrollar sus propios modelos mentales acerca del funcionamiento de la organizacin y del entorno de actividad de sta. Puede ser til completar esta presentacin inicial con una definicin por exclusin del concepto de SIE. Cuando menos, conviene dejar claro algunas confusiones que se han ido creando alrededor de este tipo de sistemas: 1. Un SIE no puede ser slo un front-end amigable para que los directivos accedan a la informacin interna de la organizacin. Como se ver, el SIE tiene que servir de filtro de agregacin y validacin de la informacin ms relevante para los objetivos y los factores crticos actuales, as como de canal de comunicacin en el sentido contrario: desde los directivos hacia otros miembros de la organizacin. Por estas razones que se acaban de exponer, el SIE no puede ser un sistema que slo se use de manera particular e individual por parte de uno o ms directivos, excepto, claro est, por lo que respecta a algunas funciones de apoyo personal. Como por ejemplo, una agenda, anotaciones, etc. 2. Un SIE no puede dirigir informticamente una organizacin, ni sustituir al propio directivo. Esta visin naf se contradice con sus propsitos originales de elemento informativo y de apoyo a la direccin. Ni la tecnologa est preparada, ni, sobre todo, la naturaleza del trabajo directivo se ha entendido lo suficiente como para que pueda cumplir estas funciones, que, por otra parte, son indeseables. 1.2.4.1.2 Funcionalidades Los resultados genricos apuntados en los estudios sobre las experiencias de utilizacin de SIE slo se pueden materializar si el SIE dispone de una serie de funcionalidades especficas relacionadas con su uso y funcionamiento. Estas funcionalidades se implementan por medio de los diferentes componentes que configuran la arquitectura tpica de un SIE, y que se ilustrada en la figura 1.30. Por lo que respecta a la mejora del estado y de las posibilidades de los sistemas de informacin preexistentes, las necesidades de informacin que el SIE tiene que cubrir redundan en beneficio de los siguientes aspectos: a) El acceso a diferentes tipos de informacin: interna y externa, actual e histrica, estructurada y no estructurada, que se detallan a continuacin: La informacin interna estructurada se puede obtener en gran medida de los diferentes sistemas de informacin preexistentes (informatizados o no). Este hecho a menudo implica que se tengan que salvar obstculos derivados de la falta de integracin entre estos sistemas, de la existencia de diferentes ciclos de generacin de informaciones, de definiciones inconsistentes y de sentimientos de propiedad sobre la informacin.

Figura 1.30: Arquitectura tpica de un SIE. La informacin interna no estructurada (noticias, planes, predicciones e informes) es ms difcil de reunir que la estructurada, pero puede que el hecho de integrarla dentro del sistema le d un gran valor aadido. Como noticias, planes, predicciones e informes. Como por ejemplo recopilaciones de noticias de prensa, ndices y noticias financieras, anlisis sectoriales y empresariales. La informacin externa incluye datos sobre el entorno organizativo (sector, economa, sociedad), y su captacin es cada vez ms fcil gracias a la aparicin de servicios de informacin especializados (recopilaciones de noticias de prensa, ndices y noticias financieras, anlisis sectoriales y empresariales). En cuanto a la informacin histrica, se ha evidenciado que resulta muy necesaria para los directivos, y esto ha puesto de manifiesto, al mismo tiempo, las carencias de muchos sistemas de informacin que haban sido diseados para facilitar este tipo de informacin.b) La necesidad de establecer mecanismos que actualicen la informacin del SIE puede comportar a menudo una mejor estructuracin de los procesos que generan las informaciones a partir de las cuales se nutre. Es necesario planificar procesos peridicos para asegurarnos de que la recogida de estos datos se realiza a partir de las fuentes adecuadas (de los sistemas de informacin internos, de servicios externos de documentacin, etc.). Estos procesos sern ms complejos y automatizados en funcin del volumen de informacin que hay que distribuir, el nmero y la diversidad de usuarios y de la frecuencia de generacin de informacin (informes diarios, resmenes semanales, etc.). El creciente uso de ordenadores porttiles por parte de los directivos aade una nueva dificultad a los mecanismos de actualizacin de la informacin. Por otra parte, los diferentes tipos de usuarios del SIE pueden requerir una visin personalizada de la misma informacin, visiones que hay que confeccionar y distribuir para cada usuario. A causa de estas necesidades de informacin y de su gestin integrada, el SIE a menudo ha servido de proyecto integrador, guiado y promovido desde la direccin, y ha aadido