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Capítulo 10:
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés
Objetivos de aprendizaje
Comprender la importancia de una buena comunicación en los
proyectos
Explicar los elementos de la planificación de las comunicaciones
del proyecto, incluyendo cómo crear un Plan de gestión de las
comunicaciones y realizar un análisis de las comunicaciones con
los interesados
Describir varios métodos para la distribución de la información del
proyecto; las ventajas y desventajas de cada uno de ellos, ver la
importancia de atender las necesidades individuales de
comunicación, y calcular el número de canales de comunicación
en un proyecto
Objetivos de aprendizaje (continúa)
Comprender cómo los principales resultados de los informes de
rendimiento ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca
de los recursos del proyecto
Reconocer la importancia de una buena gestión de comunicaciones
para las relaciones con los interesados y para resolver los problemas
Listar varios métodos para mejorar las comunicaciones del proyecto,
tales como la gestión de los conflictos, llevar a cabo reuniones
efectivas, utilizando el correo electrónico y otras tecnologías de
manera eficaz y el uso de plantillas
Describir cómo el software puede mejorar la gestión de las
comunicaciones del proyecto
Importancia de buenas comunicaciones
La mayor amenaza para muchos proyectos es la falta de
comunicación
Nuestra cultura no muestra a los profesionales de TI como buenos
Comunicadores
Investigaciones muestran que los profesionales de TI debe ser
capaces de comunicarse efectivamente para tener éxito en sus
posiciones
Tener muy buenas habilidades verbales, son un factor clave en la
promoción para profesionales de TI
Procesos de la gestión de las comunicaciones
Identificar a los Interesados Identificar a todas las personas u
organizaciones impactadas por el proyecto
Planificar las Comunicaciones: Determinar las necesidades de
información y comunicaciones de los interesados en el proyecto
Distribuir la Información: Poner la información necesaria a
disposición de los interesados en el proyecto cuando corresponda
Gestionar las expectativas de los Interesados: Gestionar las
comunicaciones con el fin de satisfacer los requisitos de los
interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos
Informar el Rendimiento: Recopilar y distribuir información sobre el
rendimiento. Esto incluye informes de estado, medición del avance y
proyecciones
Resumen de Gestión de las Comunicaciones
del ProyectoIniciación
Proceso: Identificar a los Interesados
Salida: Registro de Interesados, Estrategia de Gestión de los Interesados
Planificación
Proceso: Planificar las Comunicaciones
Salida: Plan de Gestión de las Comunicaciones, Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Ejecución
Proceso: Distribuir la Información
Salida: Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Proceso: Gestionar las expectativas de los interesados
Salida: Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización, Solicitudes de cambio, ,
Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto y Actualizaciones a los Documentos del
Proyecto
Seguimiento y control
Proceso: Informar el Desempeño
Salidas: Informes de desempeño, Actualización de los activos de los procesos de la organización,
Solicitudes de Cambio
Inicio del proyecto Terminación del Proyecto
Análisis de los Interesados
Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin
de determinar intereses, expectativas y la influencia de los
interesados
Identificar a los potenciales interesados relevantes
Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de
abordaje
Matriz de poder/interés
Matriz de poder/influencia
Matriz de influencia/impacto
Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad
Matriz de Poder / Interés
Registro de Interesados
Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
Información de identificación
Nombre
Puesto en la organización
Ubicación
Rol
Datos de contacto
Información de evaluación
Principales requisitos
Principales expectativas
Expectativas
Influencia potencial
Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor
Clasificación de los interesados
Interno/Externo
Partidario/Neutral/Opositor …
Registro de Interesados
Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
Información de identificación
Nombre
Puesto en la organización
Ubicación
Rol
Datos de contacto
Información de evaluación
Principales requisitos
Principales expectativas
Expectativas
Influencia potencial
Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor
Clasificación de los interesados
Interno/Externo
Partidario/Neutral/Opositor …
Matriz de análisis de los interesados
InteresadoInterés(es) en el
ProyectoEvaluación de impacto
Estrategias potenciales para Ganar Apoyo
o Reducir Obstáculos
Identificar a los Interesados
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones del proyecto
Salidas1. Registro de Interesados
2. Estrategia de Gestión de los
Interesados
Entradas1. Acta de Constitución del Proyecto
2. Documentos de Adquisición
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas1. Análisis de los Interesados
2. Juicio de Expertos
Contenido del Plan de Gestión de las
Comunicaciones
Requerimientos de comunicaciones de los interesados
Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y
nivel de detalle
Persona responsable de comunicar la información
Persona o grupos que recibirán la información
Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como
memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa
Contenido del Plan de Gestión de las
Comunicaciones (continúa)
Frecuencia de la comunicación, por ejemplo, semanal
Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de
mando (nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan
resolverse a un nivel inferior del personal
Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las
comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla
Glosario de terminología común
Ejemplo de análisis de comunicaciones
con los interesados del proyecto
Interesados Nombre del
documento
Formato del
documento
Persona de
contacto
Frecuencia
Gerencia del clientes Reporte mensual de
estado
Copia Impresa Tom Silva Primer día del mes
Equipo de negocios del
cliente
Reporte mensual de
estado
Copia Impresa Julie Grant Primer día del mes
Equipo técnico del
cliente
Reporte mensual de
estado
Email Li Chau Primer día del mes
Gerencia Interna Reporte mensual de
estado
Copia Impresa Bob Thomson Primer día del mes
Equipo técnico y de
negocios interno
Reporte mensual de
estado
Intranet Angie Liu Primer día del mes
Subcontratista de
capacitación
Plan de capacitación Copia Impresa Jonathan Kraus Noviembre 1, 2008
Subcontratista de
software
Plan de
implementación de
software
Email Najwa Gates Junio 1, 2008
Comentario: En la cabecera del correo electrónico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo
Planificar las Comunicaciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones del proyecto
Salidas1. Plan de Gestión de las
Comunicaciones
2. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Entradas1. Registro de Interesados
2. Estrategia de Gestión de los
Interesados
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas1. Análisis de Requisitos de
Comunicaciones
2. Tecnología de las Comunicaciones
3. Modelos de Comunicación
4. Métodos de Comunicación
Distribuir la información
Ofrecer la información correcta a las personas adecuadas en el
momento oportuno y en un formato útil es tan importante como el
contenido de la información
Consideraciones importantes:
Utilizar la tecnología para mejorar la distribución de la información
Utilizar métodos formales e informales para la distribución de información
Distribuir información de una manera eficaz
y oportuna
No esconder información crucial
No tener miedo de reportar mala información
La comunicación oral a través de reuniones y conversaciones
informales ayuda a dar información importante - buena y mala - a la
luz pública
Distribuir la Información
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones del proyecto
Salidas1. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Informes de Desempeño
3. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas1. Métodos de Comunicación
2. Herramientas para la Distribución
de la Información
Importancia de la comunicación cara a cara
Investigaciones indican que en una interacción cara a cara:
58 por ciento de la comunicación es a través del lenguaje del cuerpo
35 por ciento de la comunicación es a través de la forma en que se dicen
las palabras
7 por ciento de la comunicación es a través del contenido o las palabras
que se dicen
Prestar atención a algo más que solo a las palabras que alguien dice
El tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho acerca
de cómo él o ella realmente se siente
Fomentar más interacciones cara a cara
Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos
de TI
Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo
que realmente necesitan comunicar
Algunas empresas tienen políticas restrictivas con respecto al uso del
correo electrónico durante algunas horas del día o incluso durante
varios días de la semana
Ejemplo de tabla de elección de medio
Como un buen medio se adapta a:
Copia
Impresa
Llama da
telefónica
Mensaje
de voz
Email Reunión Sitio
Web
Compromiso de evaluación 3 2 3 3 1 3
Crear consensos 3 2 3 3 1 3
Mediar en un conflicto 3 2 3 3 1 3
Resolver malentendidos 3 1 3 3 2 3
Abordar comportamiento negativo 3 2 3 2 1 3
Expresar apoyo o aprecio 1 2 2 1 2 3
Fomentar pensamientos creativos 2 3 3 1 3 3
Hacer una afirmación irónica 3 2 2 3 1 3
Trasmitir un documento de referencia 1 3 3 3 3 1
Reforzar la autoridad 1 2 3 3 1 2
Suministrar registros permanentes 1 3 3 1 3 1
Mantener la confidencialidad 2 1 2 3 1 3
Transmitir información simple 3 2 1 1 2 3
Hacer preguntas informales 3 2 1 1 3 3
Hacer preguntas simples 3 3 1 1 3 3
Dar instrucciones complejas 3 3 3 2 1 2
Dirigir mucha gente 2 3 3 o 1* 2 3 1
Convenciones: Valor 1 = Excelente. Valor 2 = Adecuado, Valor 3 = Inapropiado
* Depende de la funcionalidad del sistema
Ver: Galati, Tess. Email Composition and Communication (EmC2) Practical Communications, Inc. 2001 - www.praccom.com
Del mundo real:
La colaboración es un impulsor clave del rendimiento global de las
empresas en todo el mundo
De todas las tecnologías de colaboración que fueron estudiadas, tres
fueron las más comúnmente presentes en las empresas de alto
rendimiento que no aparecían en las de bajo rendimiento: Conferencias
Web, Audio conferencias, tecnologías para planificación de reuniones
"Este estudio revela una nueva potente métrica que los líderes de
negocios pueden utilizar para gestionar con mayor éxito sus empresas y
lograr ventajas competitivas“, Brian Cotton, vicepresidente de Frost & Sullivan *
El estudio también mostró que existen diferencias regionales de cómo
las personas en varios países prefieren comunicarse unos con otros
* Frost & Sullivan, “New Research Reveals Collaboration Is a Key Driver of Business
Performance Around the World,” Microsoft PressPass (Junio 5, 2006).
Entender necesidades de comunicación
grupales e individuales
Las personas no son partes intercambiables
Como se ilustra en el libro de Brooks, The Mythical Man-Month*, no se
puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice
una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos
personas
Nueve mujeres no pueden producir un bebé en un mes!
* Ley Brooks: "agregar más personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar aún más"
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784
Preferencias personales afectan las
necesidades de comunicación
Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras
que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público
A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general
mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso
A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones,
mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las
afecta personalmente
Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras
que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y
seguimiento de los planes
Otras consideraciones sobre comunicaciones
Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el
remitente
La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la
complejidad de las comunicaciones del proyecto
Diferentes horarios laborables
Barreras idiomáticas
Diferentes normas culturales
Preparar el escenario para dar malas noticias
Queridos papá y mamá, o debería decir abuela y abuelo,
Sí, estoy embarazada. No, yo no estoy casada aún. Larry, mi novio, dejó su
trabajo. Sus jefes no parecen apreciar las habilidades que ha aprendido desde
que dejó la escuela secundaria. Larry se ve mucho más joven que tú, papá,
aunque él es tres años mayor. Voy a dejar la universidad y conseguir un trabajo
para que podamos tener un apartamento antes de que nazca el bebé. He
encontrado un hermoso apartamento sobre un taller de reparación de autos 24
horas. Con un buen aislamiento los gases de escape y el ruido no nos molestará.
Estoy muy feliz. Pensé que ustedes también lo estarían.
Con amor, Ashley
P.D. No hay tal Larry. No estoy embarazada. No me voy a casar. No pienso dejar
la escuela, pero estoy recibiendo una pésima calificación en Química. Sólo quería
darles un poco de perspectiva.
Determinar el número de canales de información
A medida que aumenta el número de personas involucradas, aumenta
la complejidad de las comunicaciones, porque hay más canales de
comunicación o caminos a través de los cuales las personas pueden
comunicarse
Número de canales de comunicación = (n * (n-1)) / 2
Donde n es el número de personas involucradas
Impacto del número de personas sobre los
canales
Número de canales de comunicación
2 Personas, 1 canal de comunicación
4 Personas, 6 canales de comunicación
3 Personas, 3 canales de comunicación
Informar el desempeño
Los Informes de desempeño mantienen a los interesados informados
sobre cómo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del
proyecto
Informes de estado describen donde se encuentra el proyecto en un punto
específico en el tiempo
Informes de progreso describen lo que el equipo del proyecto ha realizado
durante un determinado período de tiempo
Pronósticos predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en
la información del pasado y las tendencias
Gestionar las expectativas de los interesados
Los gerentes de proyecto deben comprender y trabajar con las
diversas partes interesadas
Idear maneras para identificar y resolver problemas
Dos instrumentos importantes:
Matriz de expectativas de gestión
Registro de polémicas
Ejemplo de matriz de expectativas de gestión Medida de éxito Prioridad Expectativas Sugerencias
Alcance 2 La especificación del alcance define
claramente los requerimientos obligatorios
y opcionales
Enfocarse en alcanzar los requerimientos
obligatorios antes de considerar los opcionales
Tiempo 1 No hay fecha para la terminación del
proyecto. Cada gran ítem se debe acordar
y programar de la manera más realista
Cumplir con todas las fechas importantes
Terminar a tiempo
El patrocinador y el gerente del programa
deben estar atentos a cualquier problema que
pueda afectar el cumplimiento del calendario
Costos 3 Este proyecto es crucial para la
organización. Si se justifica claramente la
necesidad de más fondos, ellos tienen que
estar disponibles
Hay reglas estrictas para los gastos del
proyecto y procesos de escalamiento. Los
costos son muy importantes, pero se pueden
analizar cambios en éstos para alcanzar los
objetivos del proyecto dentro del cronograma
Calidad 6 La calidad es importante y se espera que
tengamos buenos procesos para probar el
sistema
El personal nuevo debe tomar cursos internos
para estar seguros que ellos entienden
nuestros procesos de calidad. Todos los
estándares corporativos de calidad deben ser
tenidos en cuenta
Satisfacción del cliente 4 Nuestros clientes esperan que seamos
profesionales, que respondamos
preguntas a tiempo, y trabajemos con ellos
para terminar el proyecto
Todas las presentaciones y documentos
formales para los clientes deben ser
elaborados por escritores profesionales. Las
peticiones del cliente deben ser contestadas
en menos de 24 horas
Proyección del ROI 5 El caso de negocio para este proyecto
prevé un ROI* del 40% dentro de los dos
años siguientes a la implementación
Nuestro departamento de finanzas trabajará
con el cliente para medir el ROI.
Satisfacer/sobrepasar esta proyección nos
ayudará en futuros negocio con este y otros
clientes
Etc.
* ROI: Return On Investment
Ejemplo de registro de polémicas
Polémica
#
Descripción Impacto
en el
proyecto
Fecha de
reporte
Reportada
por
Asignada a Prioridad
(A/M/B)
Fecha de
respuesta
Estado Comentarios
1 Costo de los
servidores
10% mayor a
lo planeado
Pequeño
incremento
de costos
en el
proyecto
5/15 Jean Oded A 6/15 Cerrada El patrocinador
accedió a
aumentar los
fondos para
cumplir el plazo
2 Dos personas
abandonaron
el proyecto
Necesario
reasignar
personal
9/26 Gaurav Karen M 10/2 Abierta Si Karen no puede
reasignar personal
en una semana
deberá hablar
directamente con
Peter
Etc.
Sugerencias para mejorar las comunicaciones
Manejar efectivamente los conflictos
Desarrollar mejores habilidades de comunicación
Realizar reuniones efectivas
Usar email y otras tecnologías de forma eficiente
Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto
Formas de manejar los conflictos
Confrontación: Enfrentar el conflicto directamente por medio de un
acercamiento problema-solución
Compromiso: Usar un acercamiento dar- recibir
Suavizar: no enfatizar en áreas de diferencia pero si en las de
acuerdo
Forzar: Acercar a ganar-perder
Retiro: Retirarse de un desacuerdo real o potencial
El conflicto puede ser bueno
El conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como
nuevas ideas, mejores alternativas, y la motivación para trabajar más
duro y con más colaboración
Pensamiento grupal: conformidad con los valores o normas éticas de
un grupo; el pensamiento de grupo puede desarrollarse si no hay
puntos de vista conflictivos
Investigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas, con
frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que conflictos
emocionales a menudo bajan el rendimiento del equipo
Desarrollar mejores habilidades de
comunicación
Las empresas y los programas formales para profesionales de TI a
menudo descuidan la importancia de las habilidades de expresión oral,
escrita y para escuchar
A medida que las organizaciones se vuelven más globales, se dan
cuenta de que deben invertir en formas para mejorar la comunicación
con personas de diferentes países y culturas
Se requiere liderazgo para mejorar la comunicación
Del mundo real
Las tecnología de comunicación, como el uso de correo electrónico y
búsqueda en la Web, debería ayudar a mejorar las comunicaciones del
proyecto, pero también puede causar conflictos
Cyberslackers son personas que deberían estar trabajando, pero
pasan su tiempo en línea haciendo actividades no relacionadas con su
trabajo, como enviando de mensajes sin importancia por correo
electrónico
Estudios de Websense sugieren que los empleados están utilizando la
Web cada vez más en asuntos personales, que le cuestan a las
empresas de EE.UU. 178 billones de dólares anuales, o 5.000 dólares
por empleado
En el 2000, la compañía de seguridad de Internet Surfcontrol estimó
que cada empleado en Australia tomó el equivalente de dos "ciber-
semana de vacaciones" cada año, costándole a la nación 22,5 billones
de dólares anuales
Reuniones eficaces
Determinar si una reunión se puede evitar
Definir el propósito y resultados esperados de la reunión
Determinar quién debe asistir a la reunión
Proveer a los participantes un orden del día antes de la reunión
Preparar folletos y ayudas visuales, y hacer los arreglos logísticos
antes la reunión
Ejecutar la reunión profesionalmente
Construir relaciones
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones del proyecto
Salidas1. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
4. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Entradas1. Registro de Interesados
2. Estrategia de Gestión de los
Interesados
3. Plan para la Dirección del Proyecto
4. Registro de Incidentes
5. Registro de Cambios
6. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas1. Métodos de Comunicación
2. Habilidades Interpersonales
3. Habilidades de Gestión
Utilizar email, mensajería instantánea y
herramientas colaborativas de forma efectiva
Asegurarse de que el correo electrónico, mensajería instantánea, o
herramientas de colaboración sean un medio apropiado para lo que
usted quiere comunicar
Asegurarse de enviar la información a las personas adecuadas
Utilizar líneas de asunto significativas y limitar el contenido de los
mensajes de correo electrónico a un tema principal, y ser lo más
claro y conciso posible
Asegurarse de autorizar a las personas adecuadas para compartir y
editar sus documentos de colaboración
Buenas prácticas
En junio de 2006, la revista CIO encuestó a ejecutivos de tecnología
de la información sobre sus mejores prácticas para la gestión de la
innovación en los negocios
Cuando se les preguntó qué tecnologías tenían previstas aplicar o
reforzar en el siguiente año:
54 por ciento de los encuestados contestó que los PC de bolsillo / PDAs
eran los equipos más importantes
56 por ciento consideraban los servicios web como el software más
importante
53 por ciento consideraba las tecnologías inalámbricas como la tecnología
de Internet más importante
Estas tecnologías ayudan a las organizaciones a mejorar las
comunicaciones permitiendo a sus trabajadores comunicarse en
cualquier momento y desde cualquier lugar
Usar plantillas para las comunicaciones del
proyecto
Muchos técnicos tienen miedo de pedir ayuda
Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del
proyecto ahorra tiempo y dinero
Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar
algunas proporcionadas por organizaciones externas o sacarlas de
ejemplos de libros
Muchas investigaciones muestran que compañías que tienen éxito en
la gestión de proyectos hacen uso efectivo de plantillas elaboradas en
hojas electrónicas
Ejemplo de plantilla para la descripción del
proyecto
Descripción Proyecto X
Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfóquese en
los beneficios
Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. ¿Qué funciones del
negocio están involucradas y cuáles son los principales productos del proyecto?
Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto
Costo: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por año.
Cronograma: Resuma la información del diagrama de Gantt del proyecto,
enfocándose en las tareas globales y en los hitos
Ejemplo de informe mensual de progreso
I. Logros para el mes de mes:
• Describa los logros más importantes. Relaciónelos con el diagrama de
Gantt.
• Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue
resuelto lístelo como logro.
II. Planes para mes siguiente:
• Describa los ítems más importantes a alcanzar en el siguiente mes.
Relaciónelos con el diagrama de Gantt.
• Describa otros ítems importantes a lograr.
III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no
quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el éxito del proyecto, por lo
tanto no dude en indicar los problemas.
IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripción): Liste cualquier cambio
solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripción.
Ejemplo de elementos finales de
documentación del proyecto
I. Descripción del proyecto
II. Propósito del proyecto, con datos, información y soportes de respaldo
III: Información original y revisada del contrato y documentos de aceptación del cliente
IV. Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt,
Diagramas de red, estimación de costos, plan de gestión de las comunicaciones, etc.)
V. Documentos de diseño
VI. Reporte final del proyecto
VII. Entregables, si aplican
VIII. Reportes de auditoría
IX. Informe de lecciones aprendidas
X. Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunión, y otras comunicaciones
escritas y electrónicas
Informe de lecciones aprendidas
El gerente del proyecto y los miembros del equipo deben preparar un
informe de lecciones aprendidas
Una reflexión que documenta las cosas importantes que se aprendieron al
trabajar en el proyecto
El gerente de proyecto a menudo combina la información de todas
los informes de lecciones aprendidas en un informe resumen
Disponer de una plantilla para registrar las lecciones aprendidas
Archivos del proyecto
Es muy importante organizar y preparar los archivos del proyecto
Archivos del proyecto Conjunto completo de registros organizados
del proyecto que ofrecen una historia exacta del proyecto
Estos archivos pueden proporcionar información valiosa para futuros
proyectos
Sitio Web del proyecto
Muchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto
donde se almacenan los documentos importantes y otra información
Se puede crear el sitio usando varios tipos de software, como por
ejemplo, software de gestión de proyectos empresariales
Ejemplo usando Microsoft Office Enterprise
Project Management (EPM)
Software como ayuda en la gestión de las
comunicaciones
Hay muchas herramientas de software que ayudan en las
comunicaciones de un proyecto
Hoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmente
El software de gestión de proyectos generalmente incluye
características para facilitar las comunicaciones virtuales
Herramientas como la mensajería instantánea y los blogs pueden
ayudar en las comunicaciones del proyecto
Informar el Desempeño
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones del proyecto
Salidas1. Informes de Desempeño
2. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
3. Solicitudes de Cambio
Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Información sobre el Desempeño
del Trabajo
3. Mediciones del Desempeño del
Trabajo
4. Proyecciones del Presupuesto
5. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas1. Análisis de Variación
2. Métodos de Proyección
3. Métodos de Comunicación
4. Sistemas de Informes
Resumen del capítulo
El objetivo de la gestión de las comunicaciones del proyecto es
garantizar la producción oportuna y apropiada, la recolección,
difusión, almacenamiento y disposición de información del proyecto
Procesos principales:
Identificar a los interesados
Planificar las comunicaciones
Distribuir la información
Gestionar las expectativas de los interesados
Informar el desempeño
