Capítulo 12

Gestión de las adquisiciones del proyecto

Fuentes:

• Information Technology Project Management, Fifth Edition,

Copyright 2007

• PMBOK, Cuarta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Colaboraración: Tatiana Castrillón Valdés

Objetivos de aprendizaje

Comprender la importancia de la gestión de las adquisiciones del

proyecto y el uso creciente de la subcontratación para proyectos de

tecnología de la información

Describir el trabajo involucrado en la planificación de las compras y

adquisiciones para los proyectos, el contenido de un plan de gestión de

las adquisiciones y la declaración del contrato de trabajo, y los cálculos

involucrados en el análisis de compra o realización directa

Conocer aspectos que están involucrados en la planificación de

contratación, incluidos la creación de varios documentos de compra y

criterios de evaluación para los proveedores

Objetivos de aprendizaje (continúa)

Comprender el proceso de solicitar respuestas del proveedor y la

diferencia entre las propuestas y las ofertas

Describir el proceso de selección del proveedor y reconocer los

diferentes enfoques para la evaluación de las propuestas o la

selección de proveedores

Ver la importancia de una buena administración del contrato

Describir el proceso de cierre del contrato

Conocer sobre tipos de software disponibles para ayudar en la

gestión de las adquisiciones del proyecto

Importancia de la gestión de las adquisiciones

Adquisición significa adquirir bienes y / o servicios de una fuente

externa

Otros términos son compra, arriendo, arriendo con opción de compra

(leasing) y contratación externa (outsourcing)

Los expertos prevén que el gasto mundial en programas informáticos

y servicios seguirá creciendo

¿Por qué hacer outsourcing?

Para reducir los costos fijos y recurrentes

Para permitir a la organización del cliente centrarse en su negocio

principal

Para acceder a conocimientos y tecnologías

Para proporcionar flexibilidad

Para aumentar la rendición de cuentas

Contratos

Contrato

Acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el proveedor se

obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y

el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra

contraprestación válida

Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y agudizar el

enfoque en resultados clave de un proyecto

Debido a que los contratos son jurídicamente vinculantes, hay mayor

responsabilidad para la entrega del trabajo como se indica en el

contrato

Una tendencia reciente en outsourcing es el aumento de tamaño de

los contratos

Del mundo real

En las adquisiciones también hay tener en cuenta asuntos de

seguridad, incluyendo la protección de la propiedad intelectual, la

integridad de los datos y la fiabilidad de la infraestructura de los

centros extraterritoriales

Procesos de la gestión de las adquisiciones

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos

para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados

necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo

Los procesos incluyen:

Planificar las Adquisiciones

Determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo

Efectuar las Adquisiciones

Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o

propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato

Administrar las Adquisiciones

Gestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos,

gestionar los cambios (debidamente documentado)

Cerrar las Adquisiciones

Completar y aprobar cada contrato, incluida la solución de cualquier tema

abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del

proyecto

Resumen de la gestión de las adquisiciones

Planificación

Proceso: Planificar las adquisiciones

Salida: Plan de Gestión de las adquisiciones, enunciado del trabajo relativo a la adquisición, decisiones de hacer o comprar,

documentos de la adquisición, criterios de selección de proveedores, solicitudes de cambio

Ejecución

Proceso: Efectuar las adquisiciones

Salida: Proveedores seleccionados, adjudicación del contrato de adquisición, calendarios de recursos, solicitudes de

cambio, actualizaciones al plan para la dirección del proyecto, actualizaciones a los documentos del proyecto

Seguimiento y control

Proceso: Administrar las adquisiciones

Salidas: Documentación de la adquisición, actualizaciones a los activos de los procesos de la organización,

solicitudes de cambio, actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

Cierre

Proceso: Cerrar las adquisiciones

Salida: Adquisiciones cerradas, actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Inicio del proyecto Terminación del Proyecto

Planificar las adquisiciones

Identificar las necesidades del proyecto que se pueden cumplir mejor mediante el uso de productos o servicios de fuera del equipo del proyecto

Determinar qué adquirir, cómo, cuándo, cuánto, a quién, condiciones, recursos, riesgos

Si no hay necesidad de comprar productos o servicios fuera del equipo del proyecto, entonces no hay necesidad de realizar los procesos de gestión de las adquisiciones

Herramientas y técnicas para planear las

adquisiciones

Análisis de Fabricación Propia o Compra

Técnica de dirección general y parte del proceso Planificar las

Adquisiciones que puede usarse para determinar si el equipo del

proyecto puede producir un producto o servicio determinado, o puede

comprarlo

A menudo implica análisis financiero

Los expertos, tanto internos como externos, pueden hacer aportes

valiosos en las decisiones de las adquisiciones

Ejemplo

Se necesita un artículo en un proyecto

Opción 1: Alquilar

Costo: $800/día,

Opción 2: Comprar

Costo de adquisición: $12.000

Costo operativo: $400/día

¿Cuál opción tomar?

Solución

Establecer una ecuación en la que las dos opciones, alquilar y comprar, son iguales

800[$/día] * d [día] = 12.000[$] + $400 [$/día] * d [día]

d = 30

Si se necesita el artículo más de 30 días, es más económico

comprarlo que arrendarlo

d número de días a utilizar el artículo

Tipos de contratos

Hay diferentes tipos de contratos, que serán más o menos

apropiados en diferentes situaciones

Contrato de precio fijo o suma global: implica un precio total fijo para

un producto bien definido Contratos de precio fijo cerrado

Contratos de precio fijo más honorarios con incentivos

Contratos de precio fijo con ajuste económico de precio

Contrato de costo reembolsable: implica el pago (reembolso) al

proveedor de sus costos reales, más un honorario que, por lo general,

representa la ganancia del proveedor Contrato de costo más honorarios fijos

Contrato de costo más honorarios con incentivos

Contrato de costo más honorarios por cumplimiento de objetivos

Contrato por tiempo y material: son un tipo híbrido de acuerdo

contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costos

reembolsables como de los contratos de precio fijo

Punto de asunción Total

Punto de Asunción Total (PTA Point of Total Assumption )

Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso

adicional del costo del contrato

Los contratistas no quieren llegar al punto de asunción total, porque les

duele económicamente, así que tienen un incentivo para prevenir los

sobrecostos

Cálculo del PTA:

PTA = (precio máximo - precio objetivo) / relación_comprador_proveedor + costo objetivo

Contrato de costo reembolsable

Costo más honorarios fijos (CPFF Cost Plus Fixed Fee).

Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para

realizar el trabajo del contrato y recibe honorarios fijos calculados

como un porcentaje de los costos estimados al inicio del proyecto. El

monto de los honorarios no varía con los costos reales a menos que

se modifique el alcance del proyecto

Costo más honorarios con incentivos (CPIF Cost Plus Incentive

Fee). Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para

realizar el trabajo del contrato, recibe un honorario predeterminado y

una bonificación de incentivo, dependiendo del logro de ciertos

objetivos de rendimiento establecidos en el contrato

Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos (CPAF Cost

Plus Award Fee) Al proveedor se le reembolsan todos los costos

legítimos, pero la mayor parte de los honorarios es obtenida

basándose sólo en la satisfacción de cierto criterio subjetivo general

de desempeño definido e incorporado dentro del contrato

Tipos de Contrato vs Riesgo

Riesgo del Comprador

Riesgo del Proveedor

Alto

Alto

Bajo

Costo más

porcentaje

del costo

(CPPC)*

Costo más

honorarios

fijos

(CPFF)

Costo más

honorarios

con incentivos

(CPIF)

Incentivo

de precio fijo

(FPI)

Precio fijo

cerrado

(FFP)

Bajo

*CPPC Cost Plus Percentaje Cost. Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del

contratista.

Cláusulas del contrato

Los contratos deben incluir cláusulas específicas para tener en

cuenta temas únicos del proyecto

Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional

diferente

Una cláusula de terminación es una cláusula contractual que

permite al comprador o proveedor terminar el contrato

Plan de gestión de las adquisiciones

Describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición,

desde la elaboración de documentación para realizar compras

externas hasta el cierre de las adquisiciones

El contenido varía en función de las necesidades del proyecto

Enunciado del trabajo (SOW*)

Enunciado del trabajo relativo a la Adquisición (SOW)

Descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el

proyecto

Define los artículos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del proyecto

Es un tipo de declaración de alcance

Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor comprensión de las

expectativas del comprador

* SOW Statement Of Work

Plantilla de SOW*

I. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el

hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo

II. Ubicación del trabajo: Describe donde será realizado el trabajo y la ubicación de

hardware y software

III. Periodo de realización: Especifica cuando se espera que comience y termine el

trabajo, horas de trabajo, número de horas por semana, cuando debe ser realizado

el trabajo e información relacionada con el cronograma.

IV. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y

especifica cuando serán terminados

V. Estándares aplicables: Especifica estándares relevantes para la realización del

trabajo

VI. Criterios de aceptación: Describe como el comprador determinará si el trabajo

es aceptable

VII. Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como

certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal,

requerimientos de viajes, etc

* SOW Statement Of Work

Planificar la contratación

Implica la preparación de varios documentos, necesarios para que los

potenciales proveedores preparen sus respuestas y para establecer los

criterios de evaluación para la adjudicación del contrato

Solicitud de propuesta (RFP Request For Proposals)

Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proveedores de

productos o servicios

Una propuesta es un documento preparado por un proveedor cuando

existen diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del comprador

Solicitud de presupuesto (RFQ Requests For Quotes)

Se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles

proveedores de productos o servicios comunes o estándar

La oferta, también llamada cotización, es un documento preparado por los

proveedores proporcionando los precios de los artículos que ha definido el

comprador

Plantilla de solicitud de propuesta

I. Propósito del RFP*

II. Antecedentes de la organización

III. Requerimientos básicos

IV. Entorno de hardware y software

V. Descripción del proceso de solicitud de propuestas

VI. Estado del trabajo e información del cronograma

VII. Posibles apéndices

A. Descripción general del sistema actual

B. Requerimientos del sistema

C. Volumen y tamaño de datos

D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP*

E. Ejemplo del contrato

* RFP Request For Proposal

Solicitar respuestas de proveedores

Decidir:

A quién(es) invitar

Prepararles la documentación pertinente

Qué se espera como respuesta

Propuestas

Ofertas

Las organizaciones pueden anunciar la adquisición de bienes y

servicios de varias maneras

Ir al proveedor preferido

Buscar varios proveedores potenciales

Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores

Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a

aclarar las expectativas del comprador)

Selección de proveedores

También se conoce como selección de fuente

Involucra:

Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores

Escoger la mejor

Negociar el contrato (si hay lugar para ello)

Adjudicar el contrato

Criterios de selección de Proveedores

Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud

de adquisiciones

En muchas oportunidades se limita al precio de compra

Otros criterios (lista parcial): Comprensión de la necesidad

Costo total

Capacidad técnica

Riesgo

Garantía

Capacidad financiera

Capacidad de producción

Tamaño y tipo de negocio

Desempeño pasado de los proveedores

Referencias

Derechos de propiedad intelectual

Derechos de propiedad exclusiva

Criterios de evaluación de propuestas

Es importante establecer los criterios de evaluación, y las

preferencias, antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de

propuesta o Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ)

Se debe tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en

el papel

No hay que olvidar evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento

en el pasado y el enfoque de la gestión

Se puede pedir/exigir una presentación técnica, como parte de una

propuesta

Ejemplo de hoja de evaluación de propuestas

Propuesta 1 Propuesta 2 Propuesta 3

Criterio Peso Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje

Enfoque

técnico

30%

Enfoque a la

gestión

30%

Rendimiento

pasado

20%

Precio 20%

Total 100%

Planificar las adquisiciones

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Planificación

Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

Entradas1. Línea Base del Alcance

2. Documentación de Requisitos

3. Acuerdos para Trabajar en Equipo

4. Registro de Riesgos

5. Acuerdos Contractuales

Relacionados con los Riesgos

6. Requisitos de Recursos de la

Actividad

7. Cronograma del Proyecto

8. Estimaciones de Costos de las

Actividades

9. Línea Base del Desempeño de

Costos

10. Factores Ambientales de la

Empresa

11. Activos de los Procesos de la

Organización

Herramientas y técnicas1. Análisis de Hacer o Comprar

2. Juicio de Expertos

3. Tipos de Contrato

Salidas1. Plan de Gestión de las

Adquisiciones

2. Enunciado del Trabajo Relativo a la

Adquisición

3. Decisiones de Hacer o Comprar

4. Documentos de la Adquisición

5. Criterios de Selección de

Proveedores

6. Solicitudes de Cambio

Proceso de selección de proveedores

Usualmente las organizaciones hacen una evaluación inicial de

propuestas y después crean una lista más corta de proveedores

potenciales para su futura evaluación

Los proveedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final

(BAFO Best And Final Offer)

La salida final es un contrato firmado por el comprador y el

proveedor(es) seleccionado(s)

Efectuar las adquisiciones

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución

Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Documentos de la Adquisición

3. Criterios de Selección de

Proveedores

4. Lista de Vendedores Calificados

5. Propuestas de los Vendedores

6. Documentos del Proyecto

7. Decisiones de Hacer o Comprar

8. Acuerdos para Trabajar en Equipo

9. Activos de los Procesos de la

Organización

Herramientas y técnicas1. Conferencias de Oferentes

2. Técnicas de Evaluación de

Propuestas

3. Estimaciones Independientes

4. Juicio de Expertos

5. Publicidad

6. Búsqueda en Internet

7. Negociación de Adquisiciones

Salidas1. Vendedores Seleccionados

2. Adjudicación del Contrato de

Adquisición

3. Calendarios de Recursos

4. Solicitudes de Cambio

5. Actualizaciones al Plan para la

Dirección del Proyecto

6. Actualizaciones a los Documentos

del Proyecto

Administrar el contrato

Para asegurar que el desempeño del proveedores cumple con los

requisitos contractuales

Los contratos son relaciones jurídicas, por lo que es importante que los

profesionales del derecho y la contratación se involucren en la realización

y la administración de los contratos

Sugerencias para el control de cambios en

contratos Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados,

aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma

manera que fue aprobada la parte original del plan

La evaluación de cualquier cambio debe incluir un análisis de

impacto, ¿cómo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y

calidad de los productos o servicios que se prestan?

Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del

equipo del proyecto también deben documentar todas las reuniones

importantes y las llamadas telefónicas

Sugerencias para el control de cambios en

contratos (continúa)

Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en contacto

para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las necesidades

del negocio y del trabajo, en un entorno operativo

Tener planes de respaldo

Usar herramientas y técnicas, tales como

Tener un sistema de control de cambios del contrato

El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeño, inspecciones y

auditorías, …

Administrar las adquisiciones

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control

Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

Entradas1. Documentos de la Adquisición

2. Plan para la Dirección del Proyecto

3. Contrato

4. Informes de Desempeño

5. Solicitudes de Cambio Aprobadas

6. Información sobre el Desempeño

del Trabajo

Herramientas y técnicas1. Sistema de Control de Cambios del

Contrato

2. Revisiones del Desempeño de las

Adquisiciones

3. Inspecciones y Auditorías

4. Informes de Desempeño

5. Sistemas de Pago

6. Administración de Reclamaciones

7. Sistema de Gestión de Registros

Salidas1. Documentación de la Adquisición

2. Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización

3. Solicitudes de Cambio

4. Actualizaciones al Plan para la

Dirección del Proyecto

Buenas prácticas

La empresa Accenture desarrolló una lista de las buenas prácticas para

aplicarla con los compradores de servicios externos:

1. Obtener resultados pronto y frecuentemente

2. Contratar un socio, no sólo un proveedor

3. Más que un contrato, establecer una relación de negocios

4. Intercambiar influencias/ganancias

5. Gobernar activamente

6. Asignar un ejecutivo dedicado

7. Enfocarse incansablemente en los objetivos primarios

Cierre del contrato

Involucra completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema

abierto

El equipo del proyecto debe:

Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma

satisfactoria

Actualizar los registros de los resultados finales

Archivar la información para uso futuro

El contrato siempre debe incluir los requisitos para la aceptación

formal y cierre

Herramientas para ayudar en el cierre del

contrato

Auditorías de adquisiciones

Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones

Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones

Documentos organizados

Fácilmente se encuentran los documentos

Se archivan adecuadamente

Cerrar las adquisiciones

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Cierre

Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Documentación de la Adquisición

Herramientas y técnicas1. Auditorías de la Adquisición

2. Acuerdos Negociados

3. Sistema de Gestión de Registros

Salidas1. Adquisiciones Cerradas

2. Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización

Software para la gestión de las adquisiciones

Los procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y contratos

Las hojas de cálculo ayudan en la evaluación de proveedores

Las bases de datos ayudan a guardar información de proveedores

El software para presentaciones ayuda a mostrar información

relacionada con las adquisiciones

El software de adquisición electrónica realiza electrónicamente muchas

funciones de la adquisición

En Internet se puede encontrar información sobre proveedores

Resumen del capítulo

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos

para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados

necesarios para realizar el trabajo, fuera del equipo del proyecto.

Procesos:

Planificar las Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones

Administrar las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones