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CAPÍTULO 4
MÉTODO DE AUDITORÍA, EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE LOS
PROVEEDORES DIVERSOS DE FRUTAS Y VERDURAS
4.1 PROPUESTA DE MÉTODO DE AUDITORÍA, EVALUACIÓN Y
CERTIFICACIÓN PARA LOS PROVEEDORES DIVERSOS DE FRUTAS Y
VERDURAS
Existen diversos métodos para evaluar proveedores, cada empresa utiliza las
herramientas que considera convenientes y tiene a su alcance. Algunos utilizan
métodos de sistemas integrados como SAP y ERP, otras empresas realizan las
evaluaciones de forma más sencilla a través de un cuestionario de evaluación. En el
campo de selección de proveedores de frutas y verduras, como se ha dicho en el
apartado 2.3, más que todo por la idiosincrasia en el sector, son muy pocos los
compradores que llevan un control de sus proveedores o tienen establecido un
método para seleccionarlos.
En los siguientes apartados de este documento se desarrolla el diseño del método
denominado AECexcel para proveedores diversos. El método propuesto va dirigido
especialmente a proveedores de frutas y verduras, sin embargo puede ser utilizado
para evaluar proveedores de otra índole, haciendo los ajustes necesarios en los
criterios de evaluación.
Con este método se facilita el control de los proveedores, ya que genera una base
de datos que guarda toda la información esencial sobre todos los proveedores con
los que se contacta el comprador, además, permite realizar, a través de una matriz
de ponderación pre-elaborada en una hoja electrónica, una evaluación en la que los
proveedores quedan categorizados como A, B, C y D. Estas categorías definen tipo
de proveedor, según este tipo se recomienda las acciones que se pueden llevar a
cabo, facilitando, de esta forma, la toma de decisiones en la selección de los
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proveedores. En la tabla 3 se muestra una sugerencia de acciones a implementar
para cada tipo de proveedor:
Tabla 3. Categorización de proveedores y acciones sugeridas.
Clasificación del proveedor
Rango de puntaje Tipo de
proveedor Evaluación Acción sugerida
90 -100 A Muy
Confiable Aceptarlo y mantenerlo
80 – 89 B Confiable Aceptarlo y desarrollarlo
60 – 79 C Condicional Si es único, trabajar plan de
acción correctiva
0-60 D No confiable
Rechazarlo. Si es único, trabajar plan de acción
correctiva y desarrollarlo. Fuente: Elaboración propia. Método AECexcel
El buen desempeño de la metodología de evaluación y seguimiento de los
proveedores, podrá ser medido a través del instrumento de auditoría, este da una
calificación a los diversos aspectos que llevan consigo los procesos de evaluación de
proveedores y permite visualizar si se dan fallos en los procesos de evaluación que
repercutan en la buena selección de proveedores.
Como se ha descrito en los párrafos anteriores, a partir del uso de la herramienta
electrónica se llevan a cabo 3 procesos: evaluación, auditoría y lo que se ha
denominado certificación, aunque no sea una certificación como tal. En las figura 9
se presenta gráficamente el diseño del mètodo de evaluación, segùn el esquema de
la figura 8.
Fig 8. Esquema de diseño de procesos. Mètodo de la caja negra.
ENTRADAS PROCESO SALIDAS
Fuente: Apuntes Ingeniería de Métodos, Universidad Dr José Matías Delgado
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Figura 9. Diseño de Proceso de Evaluaciòn de Proveedores en AECexcel.
Fuente: Elaboración propia
Vale aclarar que AECexcel, está dirigido a medianas o pequeñas empresas con un
mínimo de estructura organizativa, aún podría ser utilizado por microempresarios que
tengan acceso a medios electrònicos, ya que para la aplicación de la herramienta se
necesita contar con el programa Microsoft Excel 2007.
SALIDAS � PRODUCTO: Alta gerencia � CLIENTE: Lista de proveedores categorizados � REQUISITOS: -Mantener registros documentados
ENTRADAS � INSUMOS: Formato de Matriz de ponderación � PROVEEDOR: -Evaluador -Programa AECexcel � REQUISITOS: -Descripción clara de los criterios a evaluar - Ponderación de criterios
no
Registra resultados
Selecciona al proveedor con
mayor calificación
Revisiòn de criterios a evaluar
Califica criterios tècnicos y comerciales marcados
¿Necesita evaluaciòn
inicial?
Fin
si
Analiza resultados y sugerencias dadas por
el programa
Califica todos los criterios
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4.2 FASES DEL MÉTODO AECexcel.
El método AECexcel para proveedores diversos se lleva a cabo por medio de 5 fases
diagramadas en la figura 10. Con estas fases el usuario realiza una evaluación de
sus proveedores, audita los procesos que ha llevado a cabo en la evaluación para
verificar su efectividad y establece si tiene la capacidad o no de alcanzar estándares
recomendados para optar a una certificación de los procesos de selección de
proveedores.
4.2.1 Generación o actualización de base de datos
El primer paso es la construcción de una base de datos de los proveedores actuales
y potenciales que puedan proveer las frutas y verduras que se requieran. Los datos
que incluye son: el nombre del proveedor, los productos que suministra, nombre del
Fuente: Elaboración propia. Método AECexcel
Fig. 10. Fases de Método AECexcel
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contacto, dirección, teléfono, y correo electrónico. La base de datos trabaja con
sistema de filtros, así los proveedores que ya han sido ingresados al sistema se
pueden buscar por número de registro, por productos que suministra, por categoría
de proveedor, etc. Es muy importante mantener actualizados los datos y asegurarse
de completar los datos de todos los proveedores.
Fig. 11 Pantalla de Base de datos AECexcel
Fuente: Elaboración propia. Método AECexcel
Al llenar la base de datos el programa elabora, de forma automática, una ficha con
los datos del proveedor en la hoja de evaluación (figura 12), a esta se puede acceder
al hacer click en el número de registro correspondiente de la base de datos.
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Fig. 12 Ficha de Evaluación de proveedor
Fuente: elaboración propio. Método AECexcel
4.2.2 Evaluación de proveedores
La segunda fase del método AECexcel es la evaluación de los proveedores, la
realización de esta se da con una serie de procesos presentados en la figura 13.
Fig. 13 Procesos de evaluación de proveedores
Fuente: elaboración propio. Método AECexcel
El primer paso en la evaluación es la determinación de los
criterios que se van a evaluar, es muy importante tener claro a
qué se refiere cada criterio y dejar documentada la referencia
para evitar confusiones o distintas interpretaciones. Para la evaluación de frutas y
verduras se han tomado los siguientes criterios:
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Tabla 4 . Descripción de criterios para evaluación de proveedores de frutas y verduras
CRITERIO Descripción
Tamaño/peso del producto
Se refiera a la homogeneidad y cumplimiento de requerimientos de peso en cada unidad del producto, ese se puede detectar a través de inspecciones de control de calidad.
Coloraciòn Se refiere al color que presenta la fruta o verdura, este se define según las características propias del fruto, estas especificaciones se detallan en hojas técnicas.
Estado de Madurez Se debe establecer como se quiere recibir el fruto para lograr ponerlo en venta o utilizarlo en el punto de maduración adecuado.
Empaque Como entrega el proveedor el producto y si este empaque tiene condiciones de seguridad e inocuidad.
Criterios Técnicos de
calidad
Aplicación de normas de inocuidad
Si el proveedor está sujeto y cumple normativas de seguridad e inocuidad alimentaria
Ubicaciòn Si el proveedor se encuentra en un lugar accesible o se hace llegar fácilmente al cliente
Transporte con que cuenta
Si la flota de transporte cubre las condiciones de seguridad e higiene y si cuenta con flota capaz de proveer continuamente sin problemas de retraso en entrega
Horario de atenciòn En qué momentos atiende a sus clientes y con que puntualidad responde
Variedad de productos que ofrece Cuantos y que productos nos puede proveer.
Criterios Estratégicos
Certificaciones Si el proveedor ofrece productos certificados y tiene certificados sus procesos de producción y manejo de productos
Capacidad de cantidad de entrega
Si tiene la capacidad de proveer la cantidad de producto que nosotros como cliente necesitamos
Cumplimiento de plazo de entrega Si es puntual para entregar los pedidos
Servicio al cliente Si presta los servicios con amabilidad y esta abierto a resolver problemas
Planes de pago que ofrece Facilidades de crédito que da y si brinda apertura para negociar precios
Precio Si ofrece precios acordes al mercado
Criterios Comerciales
Respuesta frente a reclamos
Si asume la responsabilidad ante productos defectuosos y da solución rápida a estos problemas.
Fuente: elaboración propia. Método AECexcel.
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Una vez determinados los criterios se procede a la segunda
parte del proceso de evaluación: la ponderación de criterios.
Estas ponderaciones son definidas arbitrariamente por el
evaluador, se le da más ponderación a los criterios que se consideren más
relevantes y el resto se da de acuerdo al grado de importancia que se le otorgue a
cada uno de los demás criterios. Para el caso de proveedores de frutas y verduras
se ha definido:
Tabla 5. Ponderación de criterios
TIPO DE CRITERIO Ponderación
Técnico 50
Estratégico 20
Comercial 30
Fuente: elaboración propio. Método AECexcel
AECexcel, permite cambiar en cualquier momento la ponderación de los criterios
manteniendo igualdad de condiciones en la evaluación de todos los proveedores El
cambio se realiza en la matriz modelo que aparece en el menú sustituyendo los
valores de la columna "Ponderación". La ponderación total debe completar el 100%
de lo contrario AECexcel marcará "ERROR" en la columna "Ponderación".
El tercer punto en el proceso es la determinación de la escala
que se utilizará para la evaluación, AECexcel utiliza una escala
ascendente, donde “1” es lo más deficiente y la mayor
calificación, “5” es lo mejor que se puede obtener del proveedor. La escala se ha
determinado de 1a 5, con números enteros.
Tabla 6. Escala de Evaluación
ESCALA DE EVALUACIÓN
Calificación Referencia de cumplimiento
1 Malo Nunca
2 Regular Muy poco
3 Bueno A veces
4 Muy bueno casi siempre
5 Excelente Siempre
Fuente: elaboraciòn propio. Mètodo EACexcel
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Ya definidos los puntos anteriores se realiza la evaluación
propiamente dicha. Esto se hace utilizando la ficha de
evaluación donde el evaluador llena únicamente las celdas de
"calificación" según considere para cada criterio, AECexcel arroja automáticamente
la calificación ponderada según lo que se ha establecido en el primer punto del
proceso.
Fig. 14 Pantalla de evaluación de proveedores
Fuente: Elaboración propia método AECexcel.
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La categorización del proveedor es el quinto y último paso del
proceso, éste es llevado a cabo automáticamente por AECexcel.
Al hacer la calificación la herramienta establece, según el puntaje
ponderado, qué tipo de proveedor es y sugiere acciones a llevar a cabo con cada
tipo de proveedor según los resultados obtenidos.
Fig. 15 Pantalla Categorización de proveedor
Fuente: elaboración propio. Método AECexcel
Al final del proceso AECexcel traslada toda la información sobre la evaluación al
cuadro complementario de la base de datos. Es muy importante que el usuario no
olvide actualizar la fecha de evaluación, ya que ésta dará pautas para la auditoría del
proceso de evaluación de proveedores. Así se da por terminada la evaluación, sobre
la base de la categorización y puntaje de cada proveedor se puede llevar a cabo la
selección de los proveedores.
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Fig 16. Resultados de evaluación
Fuente: elaboración propio. Método AECexcel
4.2.3 Auditoría de procesos de evaluación
La herramienta de auditoría lleva un proceso muy similar a la evaluación. Se trata de
marcar “sì” o “no” a las preguntas planteadas, de forma automática AECexcel cuenta
las respuestas y le da la ponderación establecida, el usuario debe marcar
únicamente con una “x” en la columna correspondiente y el programa arrojará un
resultado cuantitativo y plantea acciones que pueden tomarse de acuerdo a los
resultados obtenidos. (ver figura 17)
Según el puntaje total obtenido, se remite al cuadro de acciones sugeridas (tabla 7),
de esta forma se tiene un parámetro bastante objetivo sobre la funcionalidad y
efectividad del método de evaluación de proveedores.
Tabla 7. Calificación de Procesos de Evaluación de Proveedores
Calificación de Proceso de Evaluación
Rango de puntaje
Evaluación de procesos implementados Acción sugerida
90 -100 Muy Efectivo Optar a certificación de proceso
80 - 89 Bueno Revisar criterios más débiles
60 - 79 Condicional Revisar todo el proceso y aplicar acción
correctiva
0 - 59 No funcional Volver a iniciar aplicación de método
Fuente: elaboración propio. Método AECexcel
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Fig. 17 Herramienta de auditorìa de proveedores
Fuente: elaboración propia AECexcel
Una vez finalizado el ejercicio de auditoría se debe documentar un informe y
proponer el plan de acciones correctivas a llevar a cabo.
4.2.4 Determinación de la capacidad de certificación de procesos de
evaluación de proveedores
Como se ha mencionado antes la certificación es un documento de soporte otorgado
por un tercero, en el que se certifica o asegura que se están cumpliendo estándares
conforme a una norma establecida. El método AECexcel no certifica el proceso de
evaluación de proveedores, para esto se haría necesario un ente acreditado que
otorgue el sello de certificación, lo que hace el método es determinar si el proceso
cumple con una serie de estándares que podrían certificarse bajo una norma ya
existente.
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En el caso de certificación de proveedores de frutas y verduras, el método AECexcel
determina si el proceso de evaluación de proveedores llevado a cabo con la
herramienta electrónica, está en la capacidad de obtener una certificación de calidad
bajo la Norma ISO 9001:2008, atendiendo específicamente al punto 7.4 de dicha
norma, citado anteriormente en el apartado 2.1 del presente documento. Para
determinar si el proceso se adecúa a los requisitos establecidos por estos, basta
realizar la auditoría planteada en la herramienta de AECexcel y contar con un
mínimo de 90 que otorgue el título de proceso apto para optar a certificación.