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CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES SOBRE LAS AGENCIAS DE VIAJES DEL ÁREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR
A. Generalidades acerca de las agencias de viajes y el turismo Pocos son los campos profesionales que ofrecen tantas oportunidades de
aventura y enriquecimiento personal como los que corresponden a viajes y
turismo. Sin embargo, hay una faceta comercial inherente al renglón de viajes
que no se puede pasar por alto. Y si bien es cierto que alguna de las funciones
que realiza un agente de viajes pueden ser rutinaria, el campo de los viajes en si
jamás llega a serlo. La industria sufre cambios constantes y crece con rapidez,
volviéndose más compleja año con año.
Tiempo atrás la educación de un profesional en viajes tenía en la experiencia a
su mejor, y en ocasiones, único maestro. Y aunque la capacitación en el trabajo
sigue siendo un factor invaluable, los agentes experimentados ya no disponen
del tiempo necesario para capacitar a los que se inician en este campo. La
adopción en el ámbito mundial de tecnologías y de infinidad de detalles que se
observan en los siempre cambiantes programas, tarifas y regulaciones, han
hecho esencial una educación formal en este campo que se distingue por lo
acelerado de su crecimiento. Nunca será completa la educación de un agente
de viajes si no posee el conocimiento, la percepción y la habilidad para resolver
problemas relacionados con el aspecto comercial de los viajes.
Cada agencia de viajes opera de manera diferente, dependiendo en parte de su
tamaño, organización y de la personalidad de su propietario o gerente. No
obstante, ciertos principios administrativos son comunes a todas las agencias
debidamente acreditadas por la corporación de informes de las líneas aéreas
(ARC, Airlines Reporting Corporation) para vender boletos de avión al público.
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Es importante que todo profesional en el área de viajes esté familiarizado con los
requerimientos, documentos e informes de la ARC. Asimismo, muchos agentes
deberán auxiliar, de vez en cuando, en la preparación de los informes de ventas
u otras funciones propias de la oficina.
También es esencial para quien incursiona en el renglón de viajes como
especialista en actividades contables, entender las operaciones que realiza una
agencia.
Más aún, tanto los agentes como aquellas otras personas que en un momento
dado pretenden abrir o administrar sus propias agencias deben adquirir un
amplio conocimiento de los requisitos de la ARC, así como lo concerniente a
relaciones bancarias, contabilidad de la agencia y planeación financiera.
La mayoría de quienes optan por las carreras enfocadas hacia los viajes, lo
hacen por su gran afición a viajar y por una auténtica curiosidad de conocer otro
tipo de personas, culturas y áreas geográficas del mundo. Pero, a fin de
cuentas, una agencia de viajes es un negocio como cualquier otro. Los aspectos
comerciales de las operaciones y administración de una agencia son una parte
vital del conocimiento especializado y las habilidades requeridas que distinguen
al profesional cotizable y con futuro de quien simplemente ha aprobado un curso
sobre viajes.
Los viajes, si se consideran como una mercancía, figuran entre los más
importantes productos comerciales del mundo, lo que se traduce en un negocio
de 600 billones de dólares. Vistos como una fuente de empleo, los viajes
comerciales, el turismo, hospedaje y servicios de alimentos y bebidas generan
seis millones de empleos, tan solo en los Estados Unidos. El turismo constituye
la primera, la segunda, segunda o tercera industria más grande en 41 estados
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de la Unión Americana, así como en otros 130 países. Sin embargo, al pensar
en viajes, casi todo el mundo se imagina que se trata de travesías de placer.
Son pocos los que consideran el conocimiento altamente especializado y las
habilidades técnicas finamente cultivadas que se requieren para tener una
carrera exitosa en la industria.
Años atrás se consideraba que una carrera en el ramo de los viajes era aquella
en la cual pesaba más la experiencia que una persona tuviera en el viajar que el
contar con una serie de habilidades técnicas. Durante la ultima década, una
toma de conciencia cada vez más generalizada y la difundida adopción de
diversas tecnologías ha transformado tanto la imagen como el nivel de
subsistencia del profesional en viajes, de tiempo completo. El énfasis ha
cambiado: lo que antes era una simple acumulación de anécdotas de guerra,
sobre viajes y turismo se ha convertido en una disciplina estructurada en donde
se combinan la comunicación y las relaciones humanas con la eficiencia
técnica.
Pese a lo dramático de este giro, hasta ahora había habido muy poco material
educativo cuyo objetivo fundamentalmente fuese capacitar a los profesionales en
viajes con un conocimiento especializado y una serie de habilidades técnicas
adecuadas.
1. Antecedentes Históricos
Es indudable que existen múltiples interpretaciones respecto al turismo,
fenómeno que si bien tiene antecedentes remotos, solo hasta nuestros días,
debido a sus importantes repercusiones en la vida socioeconómica y cultural de
los pueblos, ha merecido la debida atención, tanto de los sectores privados que
en forma directa o indirectamente participan de sus beneficios.
Se pueden mencionar épocas remotas en que los peregrinos y romeros,
impulsados por sentimientos religiosos o viajeros atrevidos por espíritu de
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aventura o curiosidad, emprendieron andanzas desafiando toda clase de
peligros, hambre y cansancio.
Las aguas de propiedades curativas de algunos manantiales, eran y todavía son
ejemplo de incentivo para numerosas personas, por la esperanza de aliviar sus
dolencias.
Después de la caída del Imperio Romano, se tiene conocimiento de un buen
número de viajes intrépidos que recorrían por tierra, desde el Báltico hasta la
China Meridional, siguiendo rutas establecidas para intercambios comerciales.
En la Edad Media, se destaca por sus celebres viajes el Veneciano Marco Polo
quien llega a convertirse en una figura legendaria.
Por motivos religiosos, iban hacia lugares santos, numerosos grupos de
peregrinos hindúes, budines, cristianos, musulmanes y de otras creencias, los
cuales nos han legado crónicas y narraciones que en su tiempo contribuyeron,
no sólo a una fuente de información, sino a prácticas guías para emprender los
viajes.
También existen interesantes relatos de viajes a lugares poco conocidos, de
quienes teniendo que cumplir alguna misión, como enviados especiales de sus
gobiernos, presentan testimonios inapreciables acerca de sus experiencias y
observaciones.
No fue hasta el siglo XVII cuando empezó a incrementarse él numero de
personas que visitaban centros culturales y las grandes poblaciones, surgiendo
desde entonces un sensible movimiento migratorio entre los diferentes países de
Europa.
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Estos grupos llegaron a ser de tal consideración, sobre todo en Francia por lo
que el señor de Saint Maurixce publicó en el año de 1672, la “Guía fiel de los
extranjeros en los viajes de Francia”.
En ella daba detalles de los cambios y sitios de interés, así como información
sobre las modalidades de la lengua y los dialectos. También describió los
atractivos sitios de diversión en los alrededores de París los cuales designó con
las expresiones de “le grand et le petit tour”, (la grande y pequeña vuelta).
En el siglo XVII, ya se empleaba en Inglaterra la frase de origen francés: “Faire
le grand tour” (dar la gran vuelta) para referirse a aquellos jóvenes que para
complementar su educación organizaban largos recorridos por diferentes países
del continente europeo.
A tales viajes se les empezó a llamar “turistas” término que se utilizó después en
Francia para designar a toda persona que viajaba por placer, curiosidad o por
motivos culturales. Pronto adoptaron otros países en sus propios idiomas el
término “turismo” en lo que se refiere a los viajes hechos sin objeto lucrativo y
tan solo para distraerse, descansar, procurarse salud, o simplemente por
satisfacer alguna curiosidad cultural o el mero deseo de conocer otros lugares o
costumbres. En general, estos viajes siempre eran largos, poco confortables y
peligrosos en algunas ocasiones, y en la mayoría de los casos costaba una
fortuna.
La situación se modificó en el siglo XIX, con la aparición del ferrocarril, lo que
provocó un incremento notable en el número de viajeros. En 1841, el inglés
Thomas Cook organizó el primer viaje colectivo motivo de un congreso que tubo
lugar en Leicester, Inglaterra, utilizando el ferrocarril, movilizó personas en viaje
redondo. Este acontecimiento marca una época de transición bien definida, ya
que señala el surgimiento de los viajes en grupos organizados con fines
lucrativos.
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Si se investigan todos los desplazamientos, es fácil observar, que empezaron a
adquirir una relevancia mayor a fines del siglo, realizándose primero, dentro del
país para luego aventurarse fuera de él.
Así se llegó a construir lo que hoy se conoce como “turismo nacional” o interno y
turismo “internacional.” /1
2. Origen del turismo
Atentos a su desenvolvimiento, se puede aceptar que el turismo, para su
estudio, puede dividirse en dos épocas:
a. Época de turismo incipiente o elitista
Cubre hasta mediados del sigo XIX. Durante esta época la práctica turística
quedaba reservada a grupos minoritarios, cuyos miembros disponían del tiempo
necesario para viajar con espíritu de aventura y con recursos económicos
elevados.
Sus características:
Los caminos modernos se encontraban en su etapa inicial, y las líneas
férreas no existían o era muy escasa.
El único medio de transporte masivo era el barco.
Existían pocos establecimientos de hospedaje y alimentación.
No existía el intermediario promotor.
No había medios publicitarios ni organizaciones que promovieran los
lugares turísticos.
No se concedían créditos para viajar.
1/ http:www.elsalvadorturismo.gob.sv/einform.htm
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b. Época de transición
Cubre hasta la primera mitad del siglo XX en la que inicia la etapa de su
popularización precursora del turismo masivo. Durante esta época, los viajes
por motivo de recreo, salud o cultura eran practicados por personas
proviniendo de sectores más numerosos de la población.
Características de esta época:
1. En el año de 1841, Thomas Cook organiza la primera excursión de
carácter comercial, utilizando ferrocarril como medio de transporte para
grupos que cumplen fines turísticos.
2. Las antiguas posadas se superan y se multiplica el hotel como único tipo
de hospedaje. Surgen en Europa las primeras escuelas de Hotelería.
3. Se inventan el automóvil y el avión.
4. Se multiplican los caminos y aparecen las carreteras.
5. Aparecen agentes de viajes y los organismos privados y oficiales de
turismo.
3. Origen de la palabra turismo Para concretar una definición aproximada del término, es útil de conocer primero
su raíz etimológica. Se encuentra que las raíces "tour y turn" proceden del latín,
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ya sea del sustantivo, “tornus” o verbo “tornare” (girar), cuya connotación
resultaría “viajar circular”.
Arthur Haulot en su libro “Le tourisme et la bible”, advierte que el vocablo “tour”
tiene posiblemente origen hebreo, ya que en la palabra Bíblica aparece que
Moisés envió a la tierra de Canaán a un grupo de representantes para “visitarla”
y recabar información necesaria respecto a las características del lugar.
Aún cuando la palabra “tur” ya se usa en el hebreo moderno, si fue utilizada
antiguamente como sinónimo de viaje de vanguardia, reconocimiento o
exploración.
Cualquiera que sea el origen de las palabras “turismo y turista”, el hecho es que
finalmente fueron tomadas del francés, para ser utilizadas en otros idiomas.
4. Diferentes definiciones del turismo En “The Shorter Oxford English Diccionary” se citan, con fechas de 1800 y 1811,
respectivamente términos “tourist” y “tourism”, a los cuales se daban las
acepciones siguientes:
TURISTA: persona que hace una o más vayas de excursión, especialmente a
alguien que hace por recreación. Alguien que viaja por placer o cultura, visitando
varios lugares por sus objetivos de interés, paisaje, etc.
TURISMO: La teoría y práctica de viajar, viajando por placer. En 1911, al
austríaco Herman Schullern Schrattenhofen en su libro “Turismo y economía
nacional”, da la siguiente definición: “Turis es el concepto que comprende todos
los procesos, especialmente los económicos que se manifiesta por la influencia,
permanencia y regreso del turismo hacia, en y fuera de un determinado
municipio, estado de un país”.
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En 1929, Robert Glucksmann define el turismo en la revista “Verker Und Bader”
1929, de la manera siguiente: “El vencimiento del espacio por otras personas
que afluyen a un sitio donde no poseen lugar fijo de resistencia.”
Para Bormann su concepto es: “el conjunto de viajes cuyos objetos son placer o
los motivos comerciales o profesionales u otros análogos y durante las cuales la
ausencia de la residencia habitual es temporal. No es turismo los viajes
realizados para trasladarse al lugar de trabajo.
En 1937, la sociedad de las Naciones, bajo un criterio estadístico definen de la
siguiente manera: “Turismo” es el conjunto de las relaciones y fenómenos
producidos por el desplazamiento y permanencia de personas fuera de su lugar
de domicilio en tanto, dicho desplazamiento y permanencia no son motivados
por una actividad lucrativa”.
En abril de 1980 la Organización Mundial de Turismo (OMT) da las siguientes
definiciones:
VISITANTE: Toda persona que va a un país diferente al de su residencia
habitual y por otra razón que ejerce una profesión remunerada en ese país.
TURISTA: Los visitantes temporales cuya estancia en el país visitado por lo
menos 24 horas y cuyos motivos de viajes pueden ser agrupados en:
TIEMPO LIBRE: placer, vacaciones, salud, estudios, religión y deportes.
Negocio, familia, misión, reunión.
EXCURSIONISTA: Los visitantes temporales cuya estancia en el país visitado
no es superior a 24 horas.
Las estadísticas no deben incluir los viajeros que, jurídicamente no entren el
país.
También deben ser considerados como turistas los nacionales que residan de
manera permanente en el extranjero.
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En El Salvador, la ley de Migración en su artículo No 6, define el concepto de
turismo de la siguiente manera “Son turistas las personas que ingresan al país
con fines recreativos, salud, familia, religiosos, deportivos, culturales y otros
semejantes o en tránsito y permanezcan en el territorio nacional por más de 48
horas, hasta noventa días o por otro periodo igual, pero no podrán dedicarse a
ningún trabajo. También, se consideran como turistas aquellas personas que
vengan en vías de negocios, ya que como agentes viajeros o representantes de
casa extranjera.
5. Clasificación del turismo
a. TURISMO DE AVENTURA: Carece de objetivos prácticos, pero tiene
curiosidad de conocer regiones ignoradas a veces motivados por relatos
verbales o escritos. Tal fue el caso de Cristóbal Colón, turista de los tiempos
modernos y creador de la escuela que subyugo la imaginación de los
aventureros, descubridores y conquistadores.
b. TURISMO DE DESCANSO: No existe mejor descanso que el derivado de
un cambio de ambiente y no puede ser más beneficioso ni más completo si se
obtiene mediante un viaje, sea al exterior o dentro del país. Esta clase de
turismo se ha generalizado en tal forma que constituye una de las más grandes
manifestaciones del turismo en general y es la base sobre la cual se funda el
postulado de que el turismo debe ser considerado como fenómeno social.
c. TURISMO DEPORTIVO: El turismo deportivo se ha desarrollado de forma
especial en la actualidad debido a la implantación del deporte como norma de
descanso y fortalecimiento de la raza humana.
d. TURISMO RELIGIOSO: Hace relación como su nombre lo indica a
romerías y peregrinaciones que los fieles realizan a los lugares sacrosantos.
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e. TURISMO GASTRONÓMICO: Es la afición de satisfacer los gustos, que
al paladar produce.
f. TURISMO DE ESTUDIO: Especialización cursillos.
g. TURISMO CIENTÍFICO: El turismo no debe de limitarse solo a los centros
de diversión, sino que tiene que interesarse por viajes con fines de carácter
intelectual científico.
h. TURISMO CULTURAL Y ARTÍSTICO: Permite conocer las obras de arte
y artísticas.
i. TURISMO ALTERNATIVO: Es una variante alterna o alternativa al
turismo convencional. Esa alternativa la podemos considerar con relación a dos
aspectos lo convencional o tradicional y la actitud del turista. Dado la
transitoriedad de lo no tradicional, lo definiremos en función de la actitud del
turista.
La definición de turismo alternativo es:
Toda actividad turística donde los participantes tienen una actitud personal no
masificada, con elevado protagonismo, y gran interacción con el medio.
La creación y desarrollo de este tipo de actividades en un área determinada
requiere la intervención de grupos multidisciplinarios e interinstitucionales, para
la elaboración de determinados estudios y análisis, y más aún si es un área
protegida. Estos estudios son:
Evaluación de recursos naturales e históricos culturales.
Estudios de mercados.
Evaluación técnico-económico.
Estudio financiero.
Evaluación de impactos ambientales.
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6. Factores que influyen en el turismo.
Si todos los ciudadanos conocen el significado y la importancia del turismo, si en
ellos se da la hospitalidad y la delicada cortesía para con los extraños, se
dispondrá de una fuerza decisiva para traerlos. En estas condiciones los
viajeros se convertirán en un cliente fijo y servirá de poderosa propaganda del
país visitado. /2
7 Relaciones entre turismo y viaje a. Turismo
La teoría y práctica de viajar, viajando por placer. En 1911, al austríaco Herman
Schullern Schrattenhofen en su libro “Turismo y economía nacional”, da la
siguiente definición: “Turis es el concepto que comprende todos los procesos,
especialmente los económicos que se manifiesta por la influencia, permanencia
y regreso del turismo hacia, en y fuera de un determinado municipio, estado de
un país”.
b. Turismo y los viajes En 1937, la sociedad de las Naciones, bajo un criterio estadístico definen de la
siguiente manera: “Turismo” es el conjunto de las relaciones y fenómenos
producidos por el desplazamiento y permanencia de personas fuera de su lugar
de domicilio en tanto, dicho desplazamiento y permanencia no son motivados
por una actividad lucrativa”.
2 / http://www.elsalvadorturismo.gob.sv/einform.htm
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c. Tendencia del turismo y los viajes Comienza a partir de la mitad el siglo XX hasta nuestros días. En esta época el
turismo ya es accesible a las mayorías y establecido como imperativo social,
económico y cultural de los pueblos.
Entre los aspectos que se pueden mencionar están los siguientes:
Después de la segunda Guerra Mundial aparece el jet de velocidades
supersónicas y en sus versiones Jumbo, permiten el transporte masivo de
pasajeros. El 2 de mayo de 1952, una aeronave de Havilland modelo Comet de
la aerolínea británica British Overseas Airways Corporation (BOAC) despegó de
Londres con destino a Johannesburgo, en Sudáfrica, transportando al primer
grupo de pasajeros que pagaban para volar en un avión a reacción. /3
Sobrevive "la expansión del automóvil" gracias a un sistema de créditos un gran
número de personas pueden adquirirlo fácilmente y utilizarlo para viajar.
La construcción, modernización y diversificación de establecimiento de
hospedaje facilitan y estimulan las visitas temporales en lugares distintos al de la
residencia.
Se dota de obras básicas de infraestructura tales como: puertos marítimos,
marinas, super carreteras, aeropuertos, instalaciones, de energía eléctrica, agua
potable, y centros recreativos que favorecen y fomentan el desarrollo del
turismo.
Los medios de transporte regular con iterinarios fijos son rápidos y seguros al
alcance del público en general.
3/ cnnenespañol.com/2002/econ/05/02/avion.comercial. Mayo 2, 2002.
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El agente se convierte en la parte dinámica del turismo, con ofertas o “paquetes”
atractivos, al contado o al crédito, promoviendo y difundiendo las atracciones
turísticas. Se cuenta con disposiciones que reglamentan las actividades
turísticas y laborales lo cual propician el desarrollo armónico y equilibrado del
ramo.
Los organismos turísticos oficiales y privados planifican y desarrollan
profesionalmente sus funciones. Se ofrecen y accesibles sistemas de crédito
para viajar y se presta particular atención al turismo social. Por lo que se advierte
una marcada tendencia a su practica en masa. /4
8. Empresa a. Concepto de Empresa Unidad económica formada por bienes materiales, financieros, humanos y
tecnológicos con o sin fines de lucro, que pretende satisfacer necesidades de la
población.
b. Clasificación de las empresas
Las empresas independientes del sector y de la actividad económica a la cual se
dedican se definen de la siguiente manera:
i) Microempresa: Es aquella empresa familiar de tipo artesanal.
ii) Pequeña empresa: Empresa modesta en magnitud y capacidades,
principalmente de tipo familiar o mínimos recursos.
4/ http://wwwelsalvadorturismo.gob.sv/einform.htm
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iii) Mediana empresa: Empresas en proceso de crecimiento habiendo
superando la etapa de taller familiar y artesanal.
iv) Grande empresa: Muchas características en su grupo
B. Las Agencias de Viajes
1. Generalidades sobre las agencias de viajes
La expansión del turismo ha ido acompañada de un crecimiento en el suministro
de servicios turísticos por lo que de las exigencias de mayores ingresos y de
una competencia más fuerte para obtener los ingresos derivados de los turistas.
La consolidación del sector se ve como generadora de ventajas en costos y
precios para las grandes empresas, a costa de los proveedores y servicios más
pequeños.
La importancia de las agencias es adecuar las características propias de los
servicios intangibles proporcionados.
Ahora bien, la calidad radica en el recurso humano que toma contacto con el
consumidor.
Las agencias de viajes son estrictamente intermediarias. Pueden asumir
muchos matices, y no por ello perder su carácter e implicaciones legales en
dicha función.
2. Origen de las Agencias de Viajes
La década del ’50 había insinuado la importancia del turismo como una actividad
de servicios que prestaría a la comunidad mundial beneficios que, trascendiendo
fronteras, contribuiría a la integración de los pueblos.
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Como todo hecho novedoso, en Argentina la actividad turística se realizaba a
través de la gestión de unas pocas empresas visionarias, conducidas por
hombres que avizoraban el futuro.
Pero que también comprendían que las partes intervinientes en el proceso
carecían de coherencia, así como que tampoco se apreciaba por parte de las
autoridades e inclusive de la propia comunidad, la compresión de ese nuevo
fenómeno dinámico y transformador, pleno de perspectivas.
El 22 de agosto de 1950 un grupo de argentinos, decidió constituir una Comisión
Provisoria, que se encargaría de ir dando forma a la iniciativa tendiente a
constituir una entidad representativa de todo el Sector Turismo. /5
Las agencias de viajes en los Estados Unidos remontan sus orígenes a St.
Augustine, Florida, en la década de 1880, y al propietario de la tienda de regalos
llamado Ward G. Foster. La geografía constituía el pasatiempo de Foster, por lo
que constantemente estudiaba mapas, horarios de trenes y folletos de hoteles.
Cuando los huéspedes de un hotel cercano querían resolver algunas dudas en
cuanto a viajes, invariablemente el empleado del mostrador los mandaba a que
le preguntaran al señor Foster. Abrumado por las numerosas consultas, Foster
comenzó a cobrar por sus asesorías. Llegó un momento en que el emprendedor
erudito en geografía vendía más planes de viaje que novedades. La compañía
que obstentaba su nombre, Ask Mr. Foster, se convirtió en una de las cadenas
de agencias de viajes de los Estados Unidos.
Las primeras agencias de viajes solo vendían boletos de autobús, tren y buque
de vapor por lo que difícilmente lograban sobrevivir. Con el surgimiento de los
viajes por aire, las agencias alcanzaron alturas insospechadas.
5 / http://www.aaavyt.org.ar/historia.htm
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En la actualidad, los boletos de avión representan la inmensa mayoría de todas
las ventas realizadas por los agentes de viajes. “Para muchas agencias, los
viajes por aire constituyen el total, o casi el total, de su volumen de ventas”.
3. ¿Qué es una Agencia de Viaje? Es una empresa dedicada a la prestación de servicios, en cualquiera de sus
etapas, es decir la selección de los diferentes servicios a crear, para la
comercialización de estos. Su función principal es estrictamente de
intermediación entre líneas aereas, hoteles, cruceros y alquiler de vehículos.
4. Aspectos legales de las agencias de viajes
Los aspectos legales, son inpresindibles para el funcionamiento legal de una
agencia de viajes, uno de los factores mas importantes es cumplir con los
reglamentos de la IATA(asociación internacional del transporte aéreo).
Es necesario complementar el formulario de aprobación como agente de viajes
IATA, así como el estado de activos y pasivos deben ser respondidos en original
y copia. IATA, visita las instalaciones de la agencia, para verificar si el espacio
es el adecuado, si el personal esta capacitado para desempeñarse en el area, si
tiene todos los ducumentos necesarios al mismo tiempo si posee las suficientes
garantias bancarias.
Al mismo tiempo es necesario que una agencia de viajes adjunte un cheque
bancario a favor de IATA por un monto de US$635.00, girado contra un banco
de Estados Unidos, con fotocopia para la IATA de El Salvador.
Una agencia de viajes debe poseer buenas referencias de las lineas aereas, de
la misma forma debe de poseer buena referencia bancaria.
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Los estados financieros de las agencias deben estar al día, los cuales deben ser
confeccionados por un contador público autorizado
Se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
El contador debe estar inscrito legalmente.
Se deben de llevar registros en original y copia
Los estados financieros deben ser auditados
Se deben adjuntar los estados de cuenta enviados por el banco.
El capital de trabajo no debe ser inferior a los $20,000.00
Las agencias deben de constituir una acta de la sociedad deberá de ser
notariada. En caso de una sociedad anónima las acciones deben de ser
nominales.
Las agencias deben de poseer certificación del registro público de la inscripción
de la sociedad y la correspondiente distribución porcentual de las personas
físicas o jurídicas de los propietarios que la constituyen. Se deben de poseer
una escritura notariada vigente de los propietarios de la agencia.
La garantía bancaria o fianza de cumplimiento por USD 50,000.00 ó su
equivalente en colones.
5. Participación de las agencias en el sistema económico del país
La expansión del turismo ha ido acompañada de un crecimiento en el suministro
de servicios turísticos los cuales son proporcionados por las agencias de viajes,
por lo tanto da mayores ingresos derivados de los turistas. La consolidación del
sector económico se ve con ventajas con la agresiva venta de servicios
turísticos, ya que se atraen estranjeros al país, los que permiten obtener mejores
ingresos cada día.
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El turismo es un servicio económico de primera instancia. Genera un volumen
enorme de divisas en la mayoría de países.
La actividad turistica engloba no sólo a los servicios hoteleros y restaurantes
propiamente dichos, sino también a otros muchos sectores económicos, tal y
como los artesanos.
6. Participación de las agencias en el sector social
Las agencias de viajes son los intermediarios de la venta de paquetes turisticos,
asi como tambien la venta de boletos aereos, esto facilita a que el pais se de a
conocer mediante paquetes atractivos y se visite el pais con mas frecuencia. Las agencias de viajes proporcinan empleos a un buen porcentaje de personas
por lo que contribuyen al desarrollo social del país.
7. Las agencias de viajes: Regulaciones y Relaciones
En 1841, Thomas Cook, carpintero británico y misionero bautista, organizó el
transporte por tren de 570 pasajeros con el fin de que asistieran a una
convención sobre abstinencia. Cook alquiló un tren de Loughborough a
Leicester, punto donde se planeaba reunir la sociedad de Abstinencia.
Durante la travesía de 16 kilómetros, los pasajeros fueron obsequiados con té.
Bollos recién orneados y música de banda. La tarifa, que incluía el servicio de
comida y la diversión, era de un chelín (15 ctvs de dollar).
Cuatro años más tarde, Cook empezó a coordinar excursiones tanto por tren
como por buque de vapor a través de Inglaterra, Escocia y Europa. Los
operadores de las líneas de ferrocarril le pagaban una comisión por cada boleto
que vendía. En 1855 dirigió la primera excursión internacional del mundo desde
Inglaterra a fin de asistir a la Exhibición de París. Al año siguiente organizó un
gran recorrido a través de todo el continente europeo.
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Casi sin la ayuda de nadie, Thomas Cook, invento dos importantes conceptos: la
agencia de viajes y las excursiones guiadas.
8. Organización de una agencia de viaje
Uno de los pasos fundamentales que debe dar cualquier propietario de una
agencia de viajes es determinar la manera como va organizar su negocio. En
Estados Unidos la solicitud para obtener la acreditación como una agencia
listada por la ARC, se debe especificar la forma de propiedad, ya sea individual,
sociedad en nombre colectivo o corporación. Forzosamente, en esta decisión
deben incluirse consideraciones tanto legales como fiscales.
Las leyes y disposiciones de la organización de un negocio y fijación de
impuestos varían de acuerdo con el estado, ciudad o condado de que se trate.
Un propietario de agencia inteligente buscará y se apoyará en un asesor
competente como puede ser un abogado especializado en pequeñas empresas,
un administrador de empresas o cualquier otro asesor titulado, antes de
organizar su negocio.
Sin embargo, un conocimiento general sobre conceptos de organización de una
empresa constituye un requisito para saber cómo llevar a cabo la planeación
financiera y el control de los registros.
Por lo general, una agencia de viajes está organizada como una de las tres
entidades: una empresa individual, una sociedad en nombre colectivo o una
corporación. Conforme a las leyes fiscales de los Estados Unidos, quienes se
encuentran en los primeros casos, están exentos de pagar impuestos por
conceptos de ingreso. En lugar de ello, el propietario o socio informan
cualesquiera utilidades o pérdidas que haya tenido la empresa en sus
declaraciones personales de impuestos.
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A diferencia de esto, las utilidades de una corporación normalmente se gravan
dos veces, primero a nombre de la corporación y luego a los accionistas (o
propietarios)
a. Operación de una agencia como empresa individual.
Una empresa individual, la forma más simple que puede tener un negocio, es
aquella que es propiedad de un solo individuo. Sus pasivos son personales del
propietario.
El ingreso de una empresa individual se considera el ingreso personal del
propietario, el cual debe especificar el total de sus ingresos en su declaración
fiscal individual. En general, el propietario también esta sujeto al impuesto de
aquellos contribuyentes que trabajan por su cuenta.
Los gastos tales como publicidad, cargos bancarios, depreciación de equipo,
pago de seguros, material de oficina, renta, utilerías, y otros desembolsos
relacionados con el manejo del negocio, pueden deducirse de los ingresos antes
de pagar los impuestos. b. Operación de una agencia como sociedad en nombre colectivo
Una agencia de viajes que funciona como sociedad en nombre colectivo es
aquella que tiene dos o más propietarios.
Tanto los pasivos como los activos son compartidos de manera equitativa por
cada uno de los socios. Cada propietario paga impuesto de acuerdo con su
participación en las utilidades. Los socios deben especificar en sus
declaraciones el total de sus ingresos obtenidos en la empresa y es probable
que también tengan que pagar impuestos como contribuyentes que trabajan por
su cuenta.
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La sociedad en nombre colectivo deberá presentar una declaración fiscal por
separado en la cual desglosen las utilidades, retiros y adelantos pagados a los
socios.
Los socios son responsables directos de la administración del negocio y también
asumen la responsabilidad directa de los pasivos y los activos de la empresa.
Los socios limitados no tienen pasivos pero sí reciben su parte correspondiente
de las utilidades.
c. Operación de una agencia como corporación
Cuando una agencia de viajes está organizada como una corporación, esta
propiedad de un grupo de accionistas representados por un consejo de
directores, los cuales se encargan de designar funcionarios, como un presidente,
un vicepresidente y un tesorero, para llevar a cabo la administración de la
empresa.
A diferencia de una empresa individual o una sociedad en nombre colectivo, se
considera que una corporación tiene su propia identidad, independientemente de
los propietarios. Legalmente es una persona en sí misma. Una corporación paga
sus propios impuestos por concepto de ingresos.
Cuando las utilidades se distribuyen en forma de dividendos, cada uno de los
accionistas se encarga de pagar sus impuestos.
En general, la corporación y no sus accionistas, es responsable de los pasivos
de la empresa. En algunos casos a los funcionarios y directores de una pequeña
empresa se les puede hacer responsables de los adeudos de la organización y
de las acciones de sus empleados.
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Para formar una agencia con características de corporación, todos los
accionistas deberán transferir dinero o propiedades o ambos a la corporación. A
cambio de esto, cada accionista se hace acreedor a una parte de las utilidades.
Las acciones que reciben no pueden intercambiarse por servicios, pero sí
expedirse a cambio de la cancelación de una deuda.
9. Las franquicias y las agencias de viajes
Una franquicia es una relación contractual entre dos entidades comerciales. Una
entidad, la parte franquiciante, proporciona asistencia en cuanto a la publicidad,
capacitación y otros servicios. La otra identidad la parte franquicitaría, es la que
poseer y opera la agencia de viajes. Un franquiciante por lo general tiene varios
franquiciatarios afiliados por contrato, otorgando a cada uno de ellos la imagen y
el alcance de mercado de una gran cadena. A cambio de esto, la parte
franquiciataria paga regalías (un pequeño porcentaje de sus ventas brutas) al
franquiciante.
El franquiciatario puede organizarse como una empresa individual, sociedad en
nombre colectivo o corporación. Sin embargo una corporación que opere bajo un
contrato franquicia tiene obligaciones especiales que cumplir.
Las franquicias se otorgan a individuos tomando como base su personalidad,
aptitud, habilidad comercial, capacidad administrativa y otras cualidades de tipo
personal.
El franquiciatario debe transferir la propiedad de la franquicia a la corporación.
En la mayoría de los casos, se requiere que el franquiciatario posea y controle la
mayoría de las acciones y el poder de voto de la corporación, y que además
firme una garantía personal en donde asumirá la responsabilidad por todos los
pasivos y obligaciones de la agencia.
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Sin importar quienes sean los propietarios, una agencia debe contar con un
gerente calificado que cumpla con los requisitos establecidos por la ARC.
No hay nada que impida que el propietario o socio, un funcionario o el mismo
director pueda ser el gerente de la agencia, siempre y cuando tal persona
cumpla con los requisitos. De no ser así la empresa deberá contratar a un
gerente plenamente calificado. 10. Licencias y permisos
Las licencias y permisos que se requieren para operar una agencia de viajes al
menudeo varían de un área a otra. Aparte de la acreditación de la Asociación
Internacional de Transporte Aéreo(IATA), no hay una uniformidad en cuanto a
los requisitos para la obtención de una licencia de agente o agencia de viajes.
Las licencias para los agentes de viajes no se otorgan de la misma manera que
los corredores de bienes raíces o los bancos. Sin embargo en varios estados de
la Unión Americana hay leyes que determinan que los agentes de viaje obtengan
su licencia en el ámbito estatal.
Además de esto, pueden requerirse los siguientes permisos, de acuerdo con la
localidad.
a. Licencia comercial
En casi todas las comunidades se pide una licencia especial para administrar un
negocio. Además de esto los ingresos de la agencia pueden ser grabados por la
agencia gubernamental correspondiente. Las licencias comerciales
generalmente son expedidas por el secretario municipal o del condado.
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b. Permisos de asignación de zona
En muchas comunidades, una licencia comercial no se otorga, sino hasta que la
ubicación del negocio sea aprobada por las autoridades locales que tienen a su
cargo la asignación de zona. c. La ubicación de la agencia
Después de organizar el negocio y obtener las licencias correspondientes, el
siguiente paso que debe dar el propietario o gerente es elegir el sitio donde va a
ubicarse la agencia de viajes minorista.
Antes de obtener ciertas licencias o permisos, deberá de asegurarse del
domicilio social de la empresa. Más aún, de la ubicación dependerá el éxito o
fracaso que tendrá la agencia. En general, los lineamientos que se mencionen a
continuación corresponden a la ubicación de la agencia.
11. Los requisitos de la ARC/ IATAN
Ni la Corporación de las aerolíneas (por sus siglas en inglés ARC) ni la
Asociación Internacional del Transporte Aéreo (por sus siglas en inglés IATAN)
especifican el espacio mínimo que debe ocupar una agencia de viajes al
menudeo. Sin embargo, la ubicación deberá identificarse como una agencia de
viajes, abierta para realizar sus operaciones y accesible al público durante las
horas hábiles.
Es preciso señalar que algunas agencias se les ha negado la acreditación por
parte de la ARC por haber juzgado su espacio como insuficiente o inadecuado
para ubicar ahí una agencia de viajes minorista.
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El sitio debe estar seguro y la agencia abierta al público antes de presentar la
solicitud ante la ARC. En tal solicitud deberá incluirse la dirección y el número
telefónico, junto con fotografías del interior y exterior de las instalaciones.
a. Asignación de zona
Muchas ciudades y condados se encuentran divididos en zonas, en las cuales se
hayan restringido cierto tipo de negocios. Por ejemplo, es posible que un
negocio al menudeo no este permitido en una zona residencial.
Tal vez en determinada zona sólo se permita instalaciones para el ejercicio de
ciertas profesiones, como consultorios médicos o despachos de abogados,
mientras que los negocios al menudeo puedan permitirse en otra zona donde no
es posible establecer edificios industriales o bodegas.
b. Seguridad
Los registros y archivos que maneja una agencia de viajes son confidenciales.
Por tanto, todos los documentos de tráfico, registros de ventas, y listas de
clientes deberán estar debidamente guardados y protegidos contra robo,
incendio, inundaciones y otros tipos de pérdidas potenciales. El seguro en sí,
no lograría compensar al propietario ante los efectos devastadores de la
destrucción de los registros y archivos de la agencia.
c. Espacio físico Una agencia de viajes debe contar con un espacio amplio para las áreas de
servicio al cliente, almacenamiento y seguridad.
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En el caso de una agencia de mayor tamaño, ésta deberá contar también con un
área independiente de recepción, una oficina para el gerente y un área de
contabilidad y teneduría de libros. Es recomendable una sala de conferencias
para una agencia que se especialice en grupos.
Como regla en general, deberá asignarse a cada agente en la oficina un mínimo
de 65 metros cuadrados. En el caso de que se requiera un arrendamiento a
largo plazo, el propietario deberá también tomar en cuenta los futuros
requerimientos de expansión, como puede ser el contar con espacio adicional de
escritorio para el agente de viajes, espacio para el equipo de computo.
d. Visibilidad
Para muchas agencias, el recurso publicitario fundamentalmente es el letrero
exterior que identifica al negocio. La ARC sólo requiere que la agencia esté,
debidamente identificada como una agencia de viajes. Sin embargo, ningún
aspecto es tan importante para el éxito de una agencia que la visibilidad que
tenga el lugar y su letrero correspondiente ante los clientes potenciales.
El letrero deberá destacarse y ser fácilmente visible desde los automóviles que
transitan en ambos sentidos de la calle.
Las agencias localizadas fuera de la afluencia principal de vehículos o en interior
de lujosos complejos departamentales o parques industriales que ejercen muy
poco o nulo impacto en el tráfico que pasa por ahí. Sin embargo hay que señalar
que sí hay agencias ubicadas en tales sitios.
En donde la visibilidad es prácticamente inexistente, la agencia debe invertir o
apoyar mucho en, publicidad a través del periódico, revistas, la radio o televisión.
En cambio la agencia de viajes que esta muy visible se hace propaganda casi
sin costo alguno.
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e. Apariencia
El sitio ideal para una agencia de viajes debe tener las siguientes características:
una apariencia profesional, ser limpio y atractivo y estar localizada en un área
que goce de un buen mantenimiento. Los empleados de una agencia pasan la
mayor parte del día en un ambiente de oficina. De ahí que el lugar deba
mantenerse con buena iluminación y proporcionar un ambiente confortable y con
una decoración atractiva.
Al igual que los empleados, los clientes se sentirán más cómodo en una oficina
que luzca limpia, atractiva, moderna y libre de ruido.
f. Los negocios circunvecinos
La imagen que proyecta un individuo se deriva en parte de la compañía que él o
ella administre. De manera similar, la imagen de una agencia de viajes se deriva,
en parte, de los otros negocios que hay en su entorno. Una agencia de viajes
ubicada en un distrito comercial, cuyo desarrollo es palpable, proyectará una
imagen profesional de éxito. Sin embargo, cualquier agencia de viajes ubicada
en una zona industrial decadente proyectará una imagen desfavorable.
g. Los libros y los registros
Tanto la organización de un negocio como la elección del sitio que este va a
ocupar son aspectos básicos para cualquier empresa en el momento de iniciar
sus operaciones.
De igual importancia resulta la tarea de mantener libros y registros.
Llevar con exactitud los libros (teneduría), es un requisito indispensable para
manejar con eficiencia una agencia de viajes y para determinar sus pasivos
deducibles.
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Muchas agencias utilizan sistemas de contabilidad computarizados, pero todavía
hay algunas que almacenan sus datos contables en archivos físicos.
El método tradicional que se usa para manejar las finanzas de un negocio
consiste en asentar las transacciones en un libro de registros, o diario. Los
diarios básicos que maneja una agencia de viaje son:
• Diario de ingreso de caja.
• Diario de cuentas por cobrar, y
• Diario de egreso de caja.
El diario de ingreso de caja se utiliza para registrar todos los movimientos de
ventas que se efectúan cada día, ya sea que liquiden en efectivo o con tarjeta de
crédito (distinta de las transacciones mediante tarjeta de crédito). El diario de
egreso de caja se usa para asignar los pagos por concepto de gastos, como
renta salarios y material de oficinas. Además de estos diarios, se requiere un
libro de cuentas o libro mayor para llevar un control de los ingresos que se
adeudan a las líneas aéreas por venta de boletos. /6
12. Relaciones de las agencias de viajes con los prestadores de
servicios a. Alojamiento
El sector del alojamiento es probablemente el área individual más importante del
turismo, en términos del potencial de utilización adicional de los conceptos y la
tecnología de gestión del rendimiento empresarial. Es un sector grande y muy
fragmentado. El aumento de la competencia y servicios más pequeños.
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b. Transporte aéreo
Es un convenio de adhesión que permite la negociación de las cláusulas, se
pueden aceptar o no firmar el convenio.
No se podrá modificar en forma unilateral, es decir que la agencia de viajes
podrá rechazar una modificación realizada por la línea aérea, pero no será
oponible a la agencia sin contar con aprobación expresa. /7 13. Situación actual de las Agencias de Viajes
Para desarrollar este tema, se utilizará la técnica del FODA (Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Considerando que no es la única
para evaluar el ambiente empresarial, pero si es la que más permite hacer una
análisis objetivo de la realidad en que se encuentran las empresas, en este caso
las agencias de viajes.
a. Análisis Interno
El análisis interno comprende las Fortalezas y Debilidades que poseen las
agencias de viajes sujetas de estudio. Entre las fortalezas se pueden
mencionar:
i. La tecnología
En las agencias de viajes, se pudo constatar ( mediante entrevista) que, existe la
tecnología adecuada para poder dar un servicio rápido y eficiente a sus clientes.
6/ Agencias de Viajes, Administración y operación, Dennis L. Foster McGraw-Hill Interamericana de México, S.A. de C.V., primera edición, diciembre de 1993, Págs. 1-49. 7 / http://www.bitel.es/dir-cbe/docweek/arttu.htm
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Mediante entrevista y observación hecha en investigación de campo, se pudo
determinar que, la mayoría de las agencias de viajes, poseen el sistema
Amadeus. Este sistema permite hacer un rápido acceso a la disponibilidad de
espacios en las diferentes aerolíneas aéreas. De la misma forma se puede
accesar a información de hoteles, cruceros, paquetes turísticos y todo lo
relacionado al ramo.
ii. La ubicación
La ubicación es sin duda un factor muy importante para el éxito de las agencias
de viajes. Se debe elegir muy cuidadosamente el lugar, el ambiente que tiene la
agencia a su alrededor, la accesibilidad para llegar, el parqueo y la presentación
que se tengan son elementos vitales para el éxito de las agencias de viajes.
En la investigación de campo realizada se pudo constatar que la ubicación de las
agencias de viajes, en su mayoría, se encuentran en lugares estratégicos de la
capital, es decir existe accesibilidad y buena ubicación.
iii. El espacio físico
Comprende la amplitud del lugar, el espacio que se tenga para recibir a los
clientes, el espacio con el que cuanta cada uno de los agentes de venta, la
comodidad que cada uno de ellos posee en sus espacios físicos dentro de las
instalaciones.
También en visita hecha para realizar la encuesta, se pudo constatar que el
espacio disponible dentro de las agencias de viajes es amplio lo que permite
atender a los clientes de una forma personalizada y sin interrupciones.
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iv. La comodidad del espacio (aire acondicionado, muebles adecuados)
La comodidad del espacio, comprende el acondicionamiento del lugar, el clima,
la limpieza, el olor, los muebles en los que se reciben a las personas que buscan
de los servicios, los servicios de agua o café, servicios sanitarios y otros.
En visita realizada para obtener los datos primarios, se constato que en todas las
agencias de viajes existen sistemas de aire acondicionado. Esto permite mayor
comodidad a los clientes a la hora de solicitar los servicios de viajes.
b. Análisis Externo
En el análisis externo, se comprende todo lo que son amenazas y
oportunidades. Entre las amenazas encontradas se pueden mencionar las
siguientes:
1. Los problemas económicos del país.
2. La baja del turismo en el ámbito nacional.
3. Los ataques terroristas del 11 de septiembre en los Estados Unidos.
4. Los últimos escándalos relacionados con la venta de boletos a
salvadoreños para viajar a Suecia.
Entre las oportunidades encontradas se pueden mencionar las siguientes:
1. El crecimiento económico del país.
2. La afluencia de turismo en el ámbito nacional e internacional.
3. Los incentivos gubernamentales para apoyar el turismo.
4. El crecimiento de las líneas aéreas.
5. El apoyo del gobierno a las empresas que se dedican a la promoción del
turismo.
