CAPITULO I

EL DOCUMENTO ARCHIVISTICO

Capítulo I El Documento Archivístico En este capitulo se abordaran aspectos importantes del documento archivístico, como antecedentes, concepto, tipos de soportes documentales que lo componen, los valores tanto primarios como secundarios y sus caracteres externos e internos. 1.1 Concepto de Documento Entre las definiciones de documento se pueden mencionar las siguientes: El autor José Ramón Cruz Mundet define al documento como: “procede del termino latín “Documentum “, derivado a su vez del verbo “Docere” (enseñar) de manera que el significado etimológico del nombre sería “Algo que se enseña o se instruye sobre algo “, independientemente de la materia que se halla usado para la enseñanza o instrucción que con el se pretende dar, es decir, cualquier objeto con capacidad para transmitir el conocimiento humano.”1

Otro autor Schellenberg define al documento como. “un documento es un soporte material que contiene información (prácticamente sería todo). Lo que interesa es la función del documento: comportarse como un elemento de observación y transmisión de la información.”2

La autora Antonia Heredia hace referencia al documento como: “es el testimonio material de un hecho realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de acuerdo con una característica de tipo material o formal.”3

Dentro del campo archivistico, el CIA ( Consejo Internacional de Archivos ) precisa que por documento había de entenderse como toda evidencia que contenga información de cualquier fecha, forma, producido o recibido por cualquier persona física o moral y por toda institución pública o privada en el ejercicio de su actividad

1 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. pp.100-101 2 IBIDEM. P.102 3 IBIDEM. P.103

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1.2 Surgimiento de los soportes documentales La autora María Elena Bribiesca Sumano hace referencia a los antecedentes del surguimiento de los soportes documentales a través de la historia en la vida del hombre. “Cuando los primeros conjuntos humanos se forman, el hombre siente la necesidad de perpetuar y transmitir su memoria. Durante muchos años utilizó tan sólo la transmisión oral y años más tarde se valió de los materiales que tuvo a su alcance: las piedras primero y después la arcilla, el hueso, el mármol y otros elementos que la naturaleza le proporcionaba. Mediante el lenguaje oral se transmitieron tradiciones y leyendas de generación en generación entre los pueblos primitivos, pero el mismo progreso de las sociedades hizo indispensable la escritura, que si bien no podía sustituir la palabra hablada en tono y metal de voz, sin en cambio permitía recordar con mayor fidelidad los hechos. Las pinturas localizadas en las piedras y paredes de las cavernas habitadas por los hombres prehistóricos representan la primera manifestación gráfica de los acontecimientos a recordar; son los primeros documentos concientes en donde el hombre a utilizado la forma más elemental del lenguaje, el figurativo, representara mediante objetos la presencia de caza o de animales feroces o de grupos hostiles o bien para registrar el cumplimiento de ritos propiciatorios. Le bastaron al hombre una piedra y un cincel para perpetuar su memoria, materiales e instrumentos que fueron transformándose con el correr de los años y el avance técnico alcanzado por el hombre, llegándose mediante un buril. Esta escritura que casi desapareció al desarrollarse la pictórica, quedó reservada para los monumentos y las placas con memorativos o mortuorias. La dinámica de su vida y sus necesidades práctica que hicieron del lenguaje un el elemento indispensable, promovió también el desarrollo del lenguaje escrito que pasó de la forma más elemental, la figurativa, a la simbólica; posteriormente a la silábica y por último a la literal, transformándose de la mera representación de objetos de ideas, el ideográfico y arribando a la simple representación de sonidos es decir, el lenguaje fonográfico. Pero lo que se considera como la primera forma de verdadera escritura lo constituye el dibujo reducido a los elementos esenciales como los ideogramas chinos y los jeroglíficos egipcios y aztecas. La historia de la escritura es un largo proceso de evolución, aunque como ocurre en todo proceso histórico y evolutivo estimulado a lo largo del camino. La autora retoma comentando Realmente no hay diferencias esenciales entre las pinturas rupestres prehistóricas, las escrituras pictográficas silábicas y consonánticas o el alfabeto.

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Y Posteriormente menciona que en el Antiguo Egipto en Mesopotamia y en el Egeo se desarrollaró una escritura basada en las formas no orales de almacenamiento de la información. La escritura crea civilizaciones nuevas, formas de sociedad, mientras que las sociedades ya existentes pueden crecer nuevamente por las formas de almacenamiento de la información. La autora retoma nuevamente En la India hace aproximadamente 4,000 años, crearon y mantuvieron durante milenios de libros jurídicos, las políticas y utilizaron textos primitivos. Su origen y el nacimiento es igual por que se originaron sucesos a través de la historia. Llega a la conclusión Gracias a los testimonios encontrados y estudiados por arqueólogos, antropólogos, etc; nos hemos podido dar cuenta de la trayectoria seguida por la humanidad. Cuando decimos testimonios nos referimos a cualquier elemento capaz de atestiguar alguno o algunos aspectos de la vida del pueblo. Uno de esos elementos son los materiales escriptorios y utensilios empleados por el hombre para plasmar su pensamientos; la forma de escritura arroja un índice apreciable del grado de cultura alcanzado por un pueblo. El material escriptorio o escriturario es aquel que se elaboro ex profeso y no los que ocasionalmente sirvieron para ello como el bronce, el plomo, la piedra y el mármol, aceptando preferentemente las tabletas de cera, el papiro, el pergamino y el papel. Lo cierto es que accidentalmente o a propósito todos han servido a un mismo fin: escribir Con lo cual se crearon soportes con escritura como los libros escritos, manuales, información de la computadora y hay soportes sin escritura como los casetes, dibujos y números. Los soportes evolucionaron a través de los años para trascender en la historia del hombre“4

La aparición del lenguaje escrito permitió al hombre generar una gran cantidad de documentos a través de los cuales hemos conocido su manera de pensar y sus costumbres, por ello representa un hilo en la historia del hombre, no como un elemento aislado sino como integrante de una serie de factores que en su conjunto y de manera paulatina, le permitieron transitar de un periodo a otro.

4 BRIBIESCA SUMANO, María Elena. Notas introductorias al estudio de la Paleografía.pp.20-29

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1.3 Los soportes documentales En la operación de escribir, intervienen además del factor humano, otros dos elementos imprescindibles: la materia en que se trazan los signos gráficos y el instrumento con que son trazadas: en una fase más avanzada, un tercer elemento sería la tinta en que se maneja los instrumentos escriptorios

1.3.1 Soportes Epigráficos Los soportes Epigrafícos son considerados como los soportes más antiguos, por que fueron usados por los hombres primitivos, utilizándolos como herramientas en su vida, evolucionando a través del tiempo y quedando como herencia para la historia para el hombre Los soportes epigráficos pueden ser: “Corteza de árbol: Fue utilizada para la fabricación de sus armas y balsas para poder trasladarse de un lugar a otro y las armas para defenderse Hueso: Lo utilizaban para hacer las puntas de sus lanzas. Caparazones: Fueron utilizados para realizar escudos y armaduras y estos caparazones pueden ser de caracol, armadillo y tortuga Piedra y metales: Son utilizados para adornos en sus armaduras Tablillas de arcillas, Cerámica y Madera: Son utilizados para dejara plasmados sus manuscritos y pinturas Marfil: Son utilizados para elaborar sus dioses y adornos y los obtienen de los Colmillos de los Elefantes” 5 1.3.2 Soportes Paleográficos En base a los materiales blandos o duros utilizados para la escritura, los paleógrafos han formado dos grupos: Los profesores Aríslide Colderini, Agustín Millares Carlo y José Ignacio Mantecón, atribuyen al dominio de la paleografía únicamente los materiales blandos: el papel, papiro y pergamino escritos con tinta, también la escritura de los códices. Jorge A. Garcés y Conrado Monterero y Simón , incluyen los materiales duros asignados los nombres de la Paleografía Epigráfica o lapidaria para el estudio de la escritura de lápidas e inscripciones arqueológicas . 5 BRIBIESCA SUMANO. María Elena. Op.cit.p. 28-30

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Los soportes paleográficos son los siguientes: “LA PIEDRA: En este material se han encontrado no sólo dibujos, pinturas, adornos y señales a los que se les han llamado ( Arte Rupestre ), sino los jeroglíficos que son muestra de una cultura avanzada en multitud de estelas y monumentos. ARCILLA: La escritura cuneiforme, llamada así por tener aspecto de cuñas, se encontró en ladrillos de arcilla cocidas por el sol. Las primeras tabletas fueron encontradas en la cuidad de Uruk en la vieja Mesopotámica. TABLILLAS ENCERADAS: Las tablillas enceradas sirvieron en Grecia y Roma para fines literarios, borradores, apuntes. Por su forma y disposición inspiraron a los del códice, llamado a sustituir al volumen del rollo del papiro. Las tablillas por lo común, se agrupaban en número de dos; las había de cinco y demás hojas, Unírselas por medio de anillos o cordones, pasados a través de orificios que se practicaban en el margen izquierdo. Algunas por su tamaño pequeño cabían en el hueco de la mano. En Egipto se ha encontrado un buen número de tablillas escritas en griego, perteneciendo a la época tolemaica. PAPIRO: Planta, con tallo delgado de sección triangular y varios metros de altura; al henderlo, se halla en su interior una serie de filamentos, que rodeados de una substancia pegajosa, se pueden extraer intactos en toda su longitud. Estos hilos. Dispuestos en dos series, sobrepuestas en ángulo recto entre sí y convenientemente presados y puestos a secar al sol, formaban el papel papiro (charta). El papiro fue utilizado por todos los pueblos ribereños del Mediterráneo, es decir por Egipto que fue como hemos visto, su principal centro productor, Grecia, Italia, etc. Esta situación termino por una parte con las invasiones árabes, que paralizaron el trafico entre Oriente y Europa y por otra cuando la competencia del pergamino inciada en el siglo III llego a cobrar vigor y arraigos. PERGAMINO: El pergamino, denominación no usada con anterioridad al siglo IV se fabricaba por lo común, con pieles de carnero, cabra o ternera convencionalmente preparadas. La vitela es una variedad de pergamino más fina y ligera que esta; procedía de un animal joven o muerto al nacer, se le usó preferentemente en los libros de horas y en los breves emananados de la cancillería pontificia. Con anterioridad al siglo XIII la fabricación del pergamino fue tarea casi exclusiva de los monasterios, donde los monjes realizaban en sus granjas todas las operaciones necesarias para obtenerlos. En la centuria mencionada su elaboración se secularizó del todo y se crearon gremios de pergamineros en las principales ciudades. PAPEL: Fabricado perfectamente con trapos, con substancias vegetales fibrosas fue introducido el papel en Europa por los árabes quienes aprendieron de los chinos, a mediados del siglo VII, la teoría de su elaboración.

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Llevado a España por los musulmanes, no parece haber sido usado entre los cristianos antes de los siglos XIII y XIV si no excepcionalmente. Dos manuscritos de Santo Domingo de Silos. Conservados el uno en el archivo del monasterio y el otro en la Biblioteca Nacional de París, ofrecen hasta ahora los primeros ejemplos de su empleo en la Península. La identificación del papel es uno de los elementos que acuden al diagnóstico de su autenticidad y de él, las filigranas o marcas de fábrica presentadas con figuras de animales, flores, frutas, escudos, etc. Asimismo los sellos reales marcados en el papel procedente de España y usados en México. Los sellos llevaban el escudo de armas y nombre del rey, así como el costo que variaba según el asunto para el cual iba a servir de la misma manera que en la actualidad timbrados algunos documentos de acuerdo a un reglamento fiscal y para responder de su legalidad PLOMO: Este tipo de tablillas, se han localizado en rollos u anchas bandas de plomo entre ellos uno que data de 2,500 años a.c” 6 1.3.3 Soportes Auditivos La definición de este tipo de soportes es la siguiente “Son aquellos donde se pueden grabar y reproducir cualquier sonido, casi siempre palabras en el caso de los archivos Los soportes auditivos pueden ser: Discos, Cinta Magnéticas, Discos Compactos, etc.”7

1.3.4 Soportes Visuales Los soportes visuales los podemos definir como: “Son aquellos que contienen imágenes que se reflejan en la pantalla o en la televisión como actualmente se pueden observar estos soportes en Películas, Discos Compactos entre otros.”8

1.3.5 Soportes Audiovisuales Podemos definir a los soportes audiovisuales haciendo referencia: “Son aquellos que combinan la imagen con el movimiento y el sonido, aunque los primeros carecían de este último aspecto estos soportes pueden ser: filmes, cintas de video, videodiscos etc.”9

6 BRIBIESCA SUMANO, María Elena. Op.cit. p.31-35 7 IBIDEM P. 36 8 IBIDEM P. 37 9 IBIDEM P. 38

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1.3.6 Soportes Electrónicos Los soportes electrónicos los definimos como: “Son aquellos que son generados en el entorno de los ordenadores: fichas perforadas, cintas magnéticas, diskettes, CDROM, etc.” 10

1.4 Valores de los documentos Dentro de la Archivonomía existen 2 tipos de valores que son los valores primarios y secundarios los cuales se definen en los siguientes puntos

“Al documento se le reconoce por parte del archivero un valor primario referido a que desde su nacimiento tiene como principal objetivo servir de garantía o de prueba de algo y es el que denominamos también valor administrativo o valor legal, es decir sirve como testimonio. Pero también desde su origen el documento lleva inherente información y en potencia, aunque no se utilice habitualmente, como tal, desde el principio, es fuente de historia. Testimonio e información van ligados al valor primario y secundario respectivamente.

La consideración de uno o de otro no afecta a la importancia sino que son dos perspectiva diferentes, una que se refiere a la gestión administrativa y a la función legal y otra a la investigación y mientras que en un primer estadio temporal de la vida del documento puede cumplirse las dos a la vez, en un segundo estadio, sólo podrá tener efecto el valor secundario o histórico. Existe, pues, un valor primario que nace con el documento mismo, el de servir de memoria de la institución que lo produce, cumpliendo una función esencial en la gestión administrativa. Pero llega un momento en que los derechos y las obligaciones garantizados por los testimonios escritos prescriben. El documento ha cumplido ya su proceso vital en el aspecto administrativo, ha dejado de ser activo. A partir de este momento el documento cobra nueva vitalidad, la de servir con exclusividad como fuente de historia. Queda pues, en esta única dimensión: la historia, siendo este valor secundario, en el tiempo no en la importancia con respecto al anterior.”11

1.4.1 Valores Primarios Este tipo de valores son:

“Son los que corresponden a los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficio del documento y sirve para resolver asuntos inmediatos o administrativos, es decir estamos hablando de los valores: Administrativos, Legales y Fiscales que tienen los documentos.”12

Entre estos valores encontramos los siguientes:

10 BRIBIESCA SUMANO. María Elena. Op.cit. p. 39 11 HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivística General, Teoría y Práctica. pp. 134-135 12 IBIDEM.p.134

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1.4.1.1 Valor Administrativo

Los valores administrativos son importantes dentro del ámbito archivistico y lo podemos hacer referencia como:

“Es aquel que posee el documento, serie o grupo documental para al área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema, el valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institución u organismo responden a procesos y actividades administrativas

Ejemplo: Un oficio, una constancia o un certificado”13

1.4.1.2 Valor Legal El valor legal se puede mencionar es el que le da la autenticidad al documento y lo podemos definir como:

“El valor legal esta demostrado al ser en el documento objeto continuo de estudios por parte de los especialistas del Derecho y no sólo por el hecho de contener hechos de naturaleza jurídica, sino por ser prueba de estos. Los hay propiamente en los documentos de contenido jurídico, pero este puede ser adquirido por circunstancias ajenas a el.

Por ejemplo un código, un decreto, un reglamento, una ley entre otros.”14

1.4.1.3 Valor Fiscal El valor fiscal es aquel se determina en el documento los gastos de cualquier institución o persona y se define como:

“El valor fiscal es el que contiene los documentos que sirve o refleja los ingresos y egresos de una empresa”15

1.4.2 Valores Secundarios Los valores secundarios son aquellos que se le determinan al documento cuando su vigencia terminado y son transferidos de un archivo a otro

“Son aquellos que interesan a los investigadores de la información, retrospectiva y surgen agotado el valor primario”16

Los valores secundarios de los documentos son : Histórico, Evidencial y Testimonial.

13 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op.cit. p..135 14 IBIDEM. p.135 15 IBIDEM. p.135 16 IBIDEM. p.135

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1.4.2.1 Valor Histórico El valor histórico se le proporciona al documento cuando se debe preservar permanentemente y se define como.

“El valor histórico de los documentos es mucho más consistente que el de las fuentes narrativas que tanto en su nacimiento como en su transmisión, ofrece respectivamente una serie de notas relacionadas con el subjetivismo o ignorancia de sus autores y versiones o de formación”17

1.4.2.2 Valor Evidencial El valor evidencial se define como.

“Es aquel que da información sobre el origen, organización, evolución y el desarrollo de la institución”18

1.4.2.3 Valor Testimonial El valor testimonia se puede definir de la siguiente manera: “Es aquel que refleja el derecho normativo, legal u de la organización que prueba un suceso o hecho” 19

17 HEREDIA HERRERA, Antonia.Op,cit. P.135 18 HEREDIA HERRERA,. Op.cit. p.135 19 IBIDEM,.P.135

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1.5 Caracteres del Documento Una vez conceptualizado el documento conviene abandonar el singular para acércanos a sus características y las variantes que podemos encontrar en un archivo: textos, manuscritos, impresos, mapas, dibujos, fotografías, discos, etc. Schellenberg, estableció que los caracteres de los documentos se refieren tanto a su estructura física (caracteres externos) como su contenido sustantivo (caracteres internos) 1.5.1 Caracteres Externos: Los caracteres externos son la estructura física del documento para logra una eficiente organización “LA CLASE: Está determinado por el procedimiento empleado para transmitir la información, así tenemos documentos: TEXTUALES: Transmiten la información mediante texto escrito, sea manuscrito, mecanografiado o impreso. Son el producto por excelencia de las administraciones y los más abundantes en los archivos. ICONOGRÁFICOS: Emplean la imagen, signos no textuales, colores, para representar la información: mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, transparencias, micro formas, etc. SONOROS: Permiten grabar y reproducir cualquier sonido, casi siempre palabras en el caso de los archivos: discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc. AUDIVISUALES: Combinan la imagen en movimiento y el sonido, aunque los primeros ejemplos carecían de este último aspecto: filmes, cintas de video, videodiscos, etc. ELECTRÓNICOS O INFORMATICOS: Son los generados en el entorno de los ordenadores: fichas perforadas, cintas magnéticas, diskettes, CDROM, etc. EL TIPO: Es una característica que va más allá de lo meramente físico o externo, por cuanto revela tanto el contenido como su estructuración en el documento y deriva de la acción representada. EL FORMATO: Está en función de la forma de reunirse los documentos y del soporte así, por ejemplo en el caso del papel, hablamos de legajos, volúmenes, si se trata de un diskette podrá se pulgadas, etc. LA CANTIDAD: Se refiere al número de unidades (volúmenes, legajos, documentos) y al espacio que ocupan los documentos ( metros lineales ).

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LA FORMA: Más conocida con el término diplomático de tradición documental, consiste en la ingenuidad, es decir, la condición de original o copia y sus distintas variantes copia simple, certificada. “20

1.5.2 Caracteres Internos: Los caracteres internos son el contenido sustancial del documento para poder realizar una eficiente organización “LA ENTIDAD PRODUCTORA: Es decir, el autor del documento, que puede ser una persona física o moral, pública o privada LOS ORIGENES FUNCIONALES: Las razones por las que se ha producido por un documento, tomando en consideración y por este orden, la función, la actividad y el trámite por los que ha sido realizado. LA FECHA Y EL LUGAR DE PRODUCCIÓN: También denominado datación crónica y tópica del documento, que lo sitúa en el tiempo y en el espacio. EL CONTENIDO SUSTANTIVO: El asunto o tema de que trata un documento, o sea, los fines u objetivos perseguidos con su redacción. El contenido puede ser: INTENSIVO: Ofrece pocos datos sobre asuntos concretos y bien definidos, por ejemplo un expediente personal, jurídico, etc. EXTENSIVO: Ofrece pocos datos sobre un conjunto de elementos amplio, como es el caso de un censo de población. DIVERSIFICADO: Ofrece datos variados sobre cuestiones diversas, por ejemplo una memoria de gestión” 21

20 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op.cit. p.135 21 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op.cit.p .100-105

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Elementos del documento

En los siguientes cuadros se definen los elementos externos e internos del documento

1.6.1 Elementos Externos

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“SOPÓRTE

MATERIAL FORMATO

PREPARACIÓN PARA RECIBIR EL MENSAJE

PAPEL, PERGAMINO

TELA FORMA Y MEDIDAS

CORTE Y ENCUADERNACIÓN

ESCRITURA

DISPOSICIÓN, PAGINACIÓN, FORMATO, TIPO ( S) DE ESCRITURA, DIVISIÓN EN PARRAFOS, PUNTUACIÓN , ABREVIATURAS E INICIALES, BORRADORES CORRECIONES Y FORMULAS

DIFERENTES MATERIALES, MAQUINAS O TINTAS SOFTWARE DE COMPUTADOR, ETC

LENGUAJE VOCABULARIO, COMPOSICIÓN Y ESTILO

ESTILO FORMALES E INFORMALES DE REDACIÓN DESDE UN PUNTO DE VISTA SOCIAL

SELLOS MATERIAL, FORMA, TAMAÑO, TIPOLOGÍA, LEYENDA O INSCRIPCIÓN Y METODO DE FIJACIÓN

HERALDICO DEL CABALLERO, MONUMENTALES DE UN REY,ETC.

ANOTACIONES

FASES DE EJECUCIÓN FASE DE MANEJO FASES DE ADMINISTRACIÓN

AUTENTICACIÓN REGISTRACIÓN SIGNOS JUNTO AL TEXTO FECHA, NOTAS DE TRANSMISIÓN DISPOSICIÓN , ASUNTO NUMERO DE REGISTRO, NUMERO DE CLASIFICACIÓN, IDENTIFICACIÓN ARCHIVISTICA

1.6.2 Elementos Internos

PROTOCOLO CONTIENE EL CONTEXTO ADMINISTRACIÓN DE LA ACCIÓN Y UNAS FORMAS INICIALES

INTITULACIÓN, TITULO FECHA, INVOCACIÓN, SATULACIÓN, ASUNTO, FORMULA

TITULO DEL DOCUMENTO,DATA TOPICA Y/O CRONICA , INVOVACIÓN

TEXTO CONTIENE LA ACCIÓN E INCLUYE LAS CONSIDERACIONES Y CIRCUNSTANCIAS QUE LE DIERON ORIGEN Y LAS CONDICIONES.

PREAMBULO NOTIFICACIÓN EXPOSICIÓN CLAUSULAS FINALES

EXPRESA EL MOTIVO POR EL CUAL SE GENERO EL DOCUMENTO

ESCATOCOLO CONTIENE EL CONTEXTO DE DOCUMENTACIÓN DE LA ACCIÓN LAS FORMULAS FINALES”22

CORROBATIO FECHA APRECIACIÓN SALUTACIÓN ATESTACIÓN

ENUNCIA LOS MEDIOS USUADOS PARA VALIDAR EL DOCUMENTO

Como podemos observar en los cuadros anteriores los elementos externos se refieren al soporte físico del documento y los internos nos indican la información contenida en el mismo.

22 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op.cit.p. 134-135

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1.7 Partes del documento

Todo documento debe tener un autor, un destinatario, una fecha, un lugar y una motivación (origen/ causas) y condiciones de validez y autenticación.

Un documento se conforma de tres partes principales: Protocolo, cuerpo o centro y escatocolo o protocolo final. Cada parte a su vez contienen un gran número de sus partes y no todas aparecen siempre.

“PROTOCOLO: Cornisa o cuernos del documento. Contiene las formulas legales necesarias para dar al documento perfección jurídica:

1. Invocación: Es el primer elemento pero puede ser simbólica o verbal. 2. Intitulación: Nombre, Título y condición de las personas de quien emana el documento. 3. Dirección o Destinatario. Nombre, título y condición de las personas q quienes va

dirigido el documento • Nombres • Sólo los Cargos • Expresiones que muestran a todos aquellos que deban tener noticia • Saludo • CUERPO O CENTRO

Es el texto mismo y la parte sustancial del documento aquí se expresa la causa por la que expide este:

Notificación: Para anunciar el hecho

Exposición o Motivación: Parte donde se expresa el objeto del documento

Disposición: Secuencia lógica del motivo del hecho

Sanción y Corrobatio: Clausuras, Prohibiciones, Percepciones, Derogaciones, Preservaciones, Renuncias.

ESCATOCOLO O PROTOCOLO FINAL

Refleja las circunstancias de lugar y tiempo de expedición del documento es decir la data o fecha y la validación o autenticación.

VALIDACIÓN Y AUTENTICACIÓN

Elemento que sirven para otorgar al documento validez y autenticación:

Firma y Rubrica del autor o autores

Firma de los testigos y demás personas que intervienen

Firma de notarios y escriba”23

23 SILVA PRADA, Natalia. Manual de Paleografía y Diplomática Hispanoamericana, Siglos, XYVII y XVIII. pp59-62

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Puedo mencionar que los puntos que se abordaron en este capitulo son de gran importancia para analizar tanto al documento basándonos en algunas aportaciones de varios autores, así como el surgimiento de los soportes documentales para determinar de que documento se trata, además de estudiar los caracteres y los elementos externos e internos y las partes que conforman a cada documento que son de gran utilidad en nuestra profesión para realizar nuestras actividades.

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CAPITULO II

ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA ARCHIVONOMÍA

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Capítulo II Antecedentes Históricos de la Archivonomía En este capítulo se presenta los antecedentes históricos de la Archivonomía de manera general, su concepto y funciones, así como los diferentes tipos de archivos en base a su ciclo vital de los que se menciona su definición y sus funciones 2.1 Historia de la Archivonomía Los sucesos archivísticos que hacen referencia a la historia de la Archivonomía están conformados por etapas de la historia de la humanidad

“Al abordar la evolución histórica de la archivística y de su objeto de atención: los fondos documentales o archivos, nos encontramos con una grave carencia, en el punto de partida, es decir, la escasez de monografía que hayan tratado de este tema. Así pues, nos enfrentamos con el problema de armonizar la periodización de los archivos y la de su ciencia, con notables distancias en el tiempo más como señalaron tanto Casanova, como Brenneke y Sandra, se trata de dos cuestiones tan íntimamente ligadas que resultan difíciles de separar. Los diferentes autores que han abordado la cuestión, señalan el siglo XIX como el periodo en que la archivistica ve la luz, incluso para la clasificación y descripción de los archivos, obra de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin. Resulta evidente que se trata del primer comprendió de una serie de obras, técnicas orientadas a la organización de los fondos documentales; sin embargo, los orígenes de esta ciencia como tal son diferentes de señalar con certeza (meridiana), por cuanto comienza como una disciplina empírica para el arreglo de los archivos y con el tiempo, aún hoy permanece en constante evolución para alcanzar los perfiles que lo definan como ciencia.”24 Puedo hacer referencia que la Historia de la Archivonomía nos muestra las etapas que sucedieron a través del tiempo para la creación de esta profesión. Como se verá más adelante, la organización de los archivos ha pasado por una serie de vicisitudes históricas que es posible agrupar en dos periodos:

24 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op.cit. p.21-22

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2.1.1 Periodos de la Archivonomía Los periodos que se establecen para el análisis de la Archivonomía, así como su nacimiento son de gran de utilidad para el tratamiento de los fondos documentales a nivel mundial

-El periodo prearchivistico, durante el cual el tratamiento de los fondos documentales se ha caracterizado por la identificación en sus presupuestos e incluso por la sumisión a los principios de otras disciplinas. -El periodo de desarrollo archivistico, durante el cual tanto en la teoría como el tratamiento de los fondos documentales, ha logrado unos niveles suficientes de autonomía como para poder hablar propiamente de archivistica.”

“El periodo prearchivistico: Dentro de este cabe diferenciar cuatro subperiodos o tramos contemplados clásicamente por los tratadistas y que Bautier divide del siguiente modo: 1. La época de los archivos de palacio que corresponde en términos generales con la Antigüedad 2. La época de los cartularios (trésur de chartes), abarcando los siglos XII a XVI, es decir la Edad Media 3. La época de los archivos como arsenal de la autoridad, que se extiende a lo largo del Antiguo Régimen desde el siglo XVI a comienzo del siglo XIX 4. La época de los archivos como laboratorio de la historia desde los inicios del siglo XIX hasta mediados del siglo XX. El periodo de desarrollo archivistico, es a partir del siglo XIX, en concreto de 1841, fecha en que el francés Natalis Wailly enuncio el principio de procedencia y orden original, principios que rigen a la archivistica a nivel mundial. Sin embargo otros autores consideran que siglos anteriores de la aportación de Wailly, algunos elementos del principio de procedencia fueron aplicados en siglos anteriores y pueden ser considerados también con el nacimiento de la archivistica. Así Robert Henrí Bautier, establece como antecedente la orden dada en 1328 por el rey de Francia, a raíz de la separación del reino de Navarra de su corona, para que se entregaran al nuevo monarca, los documentos procedentes de este reino, pero no aquellos que refiriéndose al Navarro no procedieran de dicho territorios según Vicenta Cortes la reglamentación para el gobierno del Archivo de Simancas dictada en 1588 por Felipe II y dos siglos más tarde para Casanova la de1790 para el Archivo de Indias, que percibían la separación de los documentos en función del organismo que los remitiera, son claro ejemplo de aplicación en 1791 por las autoridades danesas, en las instituciones para la organización de sus archivos.

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Estas no son las únicas opiniones respecto al origen de la archivistica y el principio que la rige de acuerdo con la Dra. Vicenta Cortes Alonso, la Instrucción para el Gobierno de Simancas de Felipe II en 1588, marcó el inicio de la Archivistica como tal y así podemos enumerar un sin fin de teorías como la de Casanova que a su juicio sería la disposición de 1790 para el archivo. Lo cierto es que la Archivistica durante los siglos XVI, XVII y XVIII contó con algunos criterios que se asemejan al planteamiento de Natalis Wailly, sin embargo es a partir de 1841en el siglo XIX, cuando confluyen varios factores como:

• El interés por el pasado • La noción de sus características • La necesidad de crear una metodología que hiciera accesible la información de los

fondos de un archivo • El estudio de los medios idóneos para la conservación

Por consiguiente, cabe convenir en que la enunciación del principio de procedencia en 1841 por parte de Natalis Wailly es el punto de arranque de la archivistica, el principio que le destaca la naturaleza, la individualización, diferenciándolas de las demás ciencias con las que hasta entonces habían mantenido relaciones de subvariedades. Bien que tal principio estuvo más a menos implícito en determinadas aplicaciones, practicas y puntuales, a partir de Wailly y las diferencias resultan palmarias y vienen a reforzar su paternidad científica. “25

Puedo mencionar que los periodos surgen para determinar los principios archivísticos en nuestra profesión, son importantes para tener una eficiente organización Con el tiempo, sin embargo, numerosos expertos han querido retroceder en busca de unos orígenes más remotos del principio de procedencia; si bien no han encontrado evidencia de su formulación, lo han deducido de una aplicación práctica.

25 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op.cit. pp.23-26

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2.1.2 El objeto de la Archivistica En este punto se menciona el objeto de estudio de la Archivistica, el cual nos proporciona las bases de esta disciplina “Respecto al objeto de la archivistica, es necesario establecer que este corresponde a la gestión y estudio de los archivos; la conservación, clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales y por ultimo la información a los usuarios acerca de los acervos que en los mismos acervos se resguardan, es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Su límite superior vendría dado por los orígenes de la escritura, mediado el cuarto milenio a.c Al escoger este concepto cronológico tan amplio que abarca desde el siglo XVI hasta la Revolución Francesa y en el caso de otros muchos países hasta las primeras décadas del siglo XIX somos concientes de que se podrían distinguir varios periodos, tales como los siglos XVI y XVII por una parte y el siglo XVIII por otra. De la evolución archivistica experimentada en estos dos siglos y a modo de recapitulación, es importante destacar algunos aspectos que serán, para el futuro, la condición posibilidad para el nacimiento de la archivistica como tal. La caída del Antiguo Régimen como consecuencia de la Revolución Francesa no introdujo variación sustanciosas en el desarrollo archivistico, como se ha venido afirmando por parte de muchos autores, al contrario observados. Incluso la mística apertura de los archivos al público con el decreto de 7 Mesidor del año II, en la práctica no paso de una entelequia, a juzgar por los impedimentos interpuestos a la consulta efectiva de la documentación.” 26

Puedo hacer referencia que el objeto de Archivonomía, son los fondos documentales dentro de una organización, así como de los archivos y de la documentación, lo cual nos hace más fácil realizar nuestras actividades archivisticas con eficiencia

26 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op.cit. p. 35-41

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2.1.3 La Segunda Guerra Mundial y sus razones En la Segunda Guerra Mundial se dieron dos razones parar tener el control público de la información tanto en la investigación como la expansión de la democracia. “Con todo esto, fue la II Guerra Mundial, el punto de partida que marcó cronológicamente el periodo de despegue de la archivistica y ello por dos razones: 1. La necesidad de investigar y difundir el conocimiento de los criterios de los crímenes

nazis contra la humanidad llevo a declarar el libre acceso a los archivos del III Reich y en consecuencia, a reconocer el interés que tiene la documentación contemporánea para la investigación.

2. La expansión de la democracia como modelo de organización social conlleva la

observancia del principio de transparencia en el quehacer de la administración pública. Esto factores propiciaron que a partir de esa época y hasta la segunda mitad del siglo XX se presentaron una serie de aportaciones como los Programas de Gestión de Documentos y Archivos ( RAMP ) bajo el patrocinio de la UNESCO, la proliferación de la literatura profesional, publicaciones de revistas especializadas como: la Gazette des Archives en Italia, The American Archivist y Archivum Norteamérica y el Boletín de ANABAD en España, por mencionar algunas y la aparición teórica de la edad intermedia de los documento, fueron la causa fundamental para evolucionar las teorías archivisticas conocidas en ese momento. Cabe señalar que a partir de estos sucesos, en Estados Unidos y Canadá se desarrollo la llamada Gestión de Documentos ( Records Management ) y con ello, la teoría del ciclo vital del documento, concepto cuya finalidad es controlara la documentación desde su creación hasta su disposición final. De aquí se desprende lo que algunos tratadistas han denominado las dos tradiciones fundamentales del desarrollo archivistico: -La Archivistica Europeísta Clásica, vinculada con la historia y el derecho - La Archivistica Norteamericana, vinculada a la organización y gestión. Como podemos darnos cuenta, el desarrollo de la archivistica ha significado la consolidación de los archivos como reflejo de una sociedad que día a día se transforma, por eso podemos decir que la archivistica a través de los años ha pasado de lo empírico a lo científico, de lo histórico a lo administrativo, para finalmente converger en una sola que permite hablar de una archivistica equilibrada que aporta dos conceptos que resaltan el equilibrio e integración, por un lado el sistema de archivo y por el otro la gestión documental, conceptos que actualmente se encuentran inmiscuidos en el quehacer archivistico.

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La profesión archivistica, en cambio continúa en despegarse de su adscripción al mundo de la documentación histórica, los fondos administrativos siguen vistos por la mayoría como lo ajeno. Para posibilitar el control público y para informar a los ciudadanos, el estado democrático se ve impulsado a abrir sus archivos no sólo a la historia sino a la ciudadanía y a sus representantes.”27 Puedo mencionar que la Segunda Guerra Mundial es una de las etapas que determina la aparición de la archivística en nuestro país, por que determina el acceso a la información y el principio de transparencia dentro de la administración pública.

2.2 Siete puntos que justifican la existencia de la Archivonomía

Por ambas razones, la archivistica, los profesionales, los centros, la percepción social que de ellos existen, considerablemente, afectos expositivos podemos cuantificar dichos cambios en los siguientes puntos:

1. “La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las nuevas necesidades, los manuales de Brenneke, Schellenberg, Tanodi, de los archiveros franceses, Lodolini, Heredia y un largo etcétera, son buena prueba de ello. La producción profesional encuentra un nuevo vehículo de expresión, el de las publicaciones periódicas que por su propia naturaleza ponen de relieve el ritmo que va adquiriendo el desarrollo archivistico, al punto de precisar un vehículo de expresión más rápido y renovable que el de las monografías.

2. El campo de actuación de la archivistica se ha extendido al de la Administración. Las necesidades informativas de las administraciones modernas implican el tratamiento adecuado de la documentación.

3. La ampliación del dominio archivistico ha llevado, así mismo a la participación del mundo profesional y de manera muy destacada en los países anglosajones, donde se establecen dos áreas: la del records Management o gestión de documentos administrativos y la tradición latina o administración de archivos.

4. Las nuevas tecnologías de la información han descubierto campos inéditos como la documentación audiovisual y la informática.

5. Las necesidades informativas y el derecho, libre acceso han creado un nuevo campo del derecho, cual es el del régimen jurídico de la documentación, basado en un cuerpo legislativo creciente en los últimos años, objeto de interés por parte de las nuevas generaciones de archiveros

6. Este proceso de renovación y revalorarización de los archivistas ha dado a luz un nuevo concepto de los usuarios. Si tradicionalmente las administraciones habían sido principalmente y continúen siéndolo ahora les acompañan los ciudadanos en general.

7. El mundo archivistico desborda definitivamente el ámbito decimonónico de lo nacional y trasciende a lo universal, con la creación de organismos internacionales específicos,

27 CRUZ MUNDET, José Ramón.op.cit. p. 51-53

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así como de principios y técnicas normalizadas. Es fuerza en este punto hablar del Consejo Internacional de Archivos, por ser la piedra de toque en cuanto a organización e impulso se refiere, en todo lo relacionado con la archivística.

Con estas breves pinceladas hemos querido delinear, a grandes rasgos de la historia de la archivistica, un mundo de referencias en constantes evolución. Pegada siempre al terreno de la necesidad palpable, instrumento al servicio de la eficacia administrativa de la sociedad y de la cultura, la archivistica ha elaborado paulatinamente sus principios, presupuestos y cuerpo doctrinal que la definen y caracterizan.” 28

Puedo hacer referencia que los siete puntos que justifican la existencia de la Archivonomía, son importantes dentro de la historia de la misma, por ser el punto de partida dentro de nuestra profesión y así poder realizar nuestras actividades archivísticas con eficiencia.

2.3 Concepto de Archivonomía En este punto abordaremos el concepto de Archivonomía apoyándonos en diferentes autores de los cuales retomaremos algunas definiciones. La primera de ellas la define como “la ciencia que estudia los principios y procedimientos metódicos empleados en la conservación de los documentos de archivo permitiendo asegurar la presentación de los derechos, de los interés del buen hacer y de la memoria de las personas”29 Asimismo se determina que “es la disciplina profesional que se encarga de los archivos de su naturaleza, de sus métodos técnicos, principios “30

O también como “la ciencia que trata de los archivos de su conservación, administración, clasificación, ordenación, interpretación, etc., de las colecciones de los documentos que los archivos se conservan como fuentes para su conocimiento y servicio público.”31 Por ultimo encontramos que ” es una técnica para lograr que el proceso de acumulación, conservación y servicio de la memoria social, asentada en determinados soportes físicos y materiales, permanentes y durables(es decir el conjunto de documentos de archivo), funcione con eficacia y economía.”32 Por lo anterior hago referencias que nosotros como archivonomos debemos contar con una definición precisa de lo que es la Archivonomía para poder tener términos dentro del ámbito de esta disciplina y realizar nuestros quehaceres archivisticos con eficacia y con eficiencia. 28 CRUZ MUNDET, José Ramón.op.cit.pp. 51-53 29 IBIDEM..p.51-53 30 HEREDIA HERRERA, Antonia .Op.cit. p.11 31 SCHELLENBERG, Teodoro. Archivos Modernos, Principios y Técnicas. p.42 32 ROMERO TALLAGIGO, Manuel. Archivonomía y archivos, soportes, edificios y organización. p. 28

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Considerando que la Archivonomía:Es la ciencia que se encarga del estudio de los archivos, así como su conservación, su administración, su clasificación, su ordenación y su interpretación de las colecciones documentales, que se resguardan en los archivos y sirven como fuentes para su conocimiento y como servicio para el público. 2.4 Funciones de la Archivonomía Analizaremos las funciones de la Archivonomía las cuales nos ayudan a tener una eficiente organización

“En opinión Aurelio Tanodi (1960) las funciones de los archivos son: reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar los documentos, lo que años más tarde Vicenta Cortes (1979) resumirá en tres: recoger, conservar y servir los documentos. En cualquier caso, detrás de estos objetos están las funciones de los archivos, lo que es igual, las amplias tareas encomendadas a su personal y que podemos más resumir en los siguientes aspectos:

1. Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese período de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones

2. Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas, para evitar saturaciones

3. Aplicar los principios y técnicas modernas de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto

4. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas de acuerdo con los principios de la archivística

5. Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías

6. Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación que integra en el tiempo

7. Asegurar que estas y cuantas funciones puedan desarrollarse en el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio”33

Tradicionalmente las funciones de un archivo, referido a los documentos de los archivos son: clasificar, ordenar, archivos, catalogar, conservar y dar servicio. Son funciones muy amplias, que no se limitan a la materialidad de la clasificación y almacenamiento; si no que exigen un control y canalizando la producción documental, una conservación no sólo física sino que mira a la perdualidad y el servicio que con llevará a una difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta. 33 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op.cit. p.134-135

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2.5 Tipos de Archivos Es necesario establecer los diferentes tipos de archivos que se generan en las instituciones públicas y privadas, sobre todo si consideramos que en la mayoría de estas se desarrollan diversas actividades en base al giro o razón social que representan para la sociedad. “Existen tres tipos de Archivos:

1. ARCHIVOS DE TRÁMITE: Son los que están en constante movimiento y se dividen por su trámite en: a) ARCHIVOS SUELTOS: Son aquellos que se conservan los documentos agrupados

y guardados en oficinas , por su proceso de trámite. b) ARCHIVOS EXPEDIENTADOS: Se agrupan con el objeto de reunir la

documentación que corresponde a un asunto y estos pueden localizarse en:

-ARCHIVO CENTRAL: Es aquel en el cual se concentran todos los expedientes de una determinada institución y proporciona un servicio de préstamo a todos los demás. - ARCHIVO LOCAL: Al contrario del anterior cada oficina tiene su propio archivo. En algunas instituciones existen ambos tipos debido a la necesidad del propio lugar. 2. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Se entiende por archivos de concentración al conjunto de documentos de un archivo que ya poco se consultan y deben ser conservados por la vigencia de su información hasta un periodo determinado. 3. ARCHIVOS HISTÓRICOS: Son aquellos que están formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o protestativas del Sector Público o del Sector Privado que por su contenido o naturaleza se consideran de espacial trascedencia.”34

Señalar la forma en que diversos autores describen a los archivos sería una tarea exhaustiva y que a la larga no rendiría ningún fruto, ya que en nuestro país, estos términos no tienen mucho arraigo entre profesionales de la Archivonomía, pues en general, identificamos a los archivos ya señalados como: archivos de trámite, concentración e históricos, por lo tanto en lo sucesivo así utilizaremos estos términos cuando hablemos de los archivos Con lo anterior puedo mencionar que es importante conocer los diferentes tipos de archivos dentro de nuestra profesión, porque son la base primordial de las actividades archivisticas, si no existieran los archivos no podríamos conservar los documentos en áreas dedicadas para su resguardó, tomando en cuenta la etapa de vida que este representa

34 PÉREZ ISLAS, María Estela. La archivística en México. pp.130-133

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2.5.1 Archivo de Trámite Abordaremos los aspectos importantes del Archivo de Trámite, así como algunas definiciones y las funciones que se realizan en dicho archivo 2.5.1.1 Definición Entre las definiciones que existen de archivo de trámite podemos mencionar las siguientes:

Como “ la unidad archivistica responsable de los procesos y técnicas destinadas a los archivos que se encuentran en etapa activa en las oficinas donde los archivos son de consulta frecuente y se conservan en los archivos en forma temporal, posteriormente son transferidos la documentación al archivo de concentración” 35

Otra definición que “es el conjunto de expedientes con asuntos vigentes que por su naturaleza y frecuente consulta deben permanecer en dicho acervo “36

Una más se refiere a “aquellos documentos que están en constante consulta y su importancia es que tienen valores primarios como son: administrativos, legales y fiscales”37

Considerando que el Archivo de Trámite: Es la unidad archivística responsable de los procesos y técnicas destinadas a los archivos que se encuentran en etapa activa en las oficinas donde los archivos son de consulta frecuente y se caracterizan por ser una fuente de información para la toma de decisiones, estos se conservan en los archivos en forma temporal, posteriormente son transferidos al archivo de concentración 35 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op.cit. p.97 36 HEREDIA HERRERA, Antonia. op.cit. ,p.131-132 37 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op.cit. p.97

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2.5.1.2 Funciones Las funciones que se deben considerar para el manejo de los documentos en el archivo de trámite son: “-RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Es asumir la responsabilidad de custodiar y controlar los documentos que ingresan al archivo por correspondencia o directamente por los responsables de cada una de las áreas que integran la institución -APERTURA DE EXPEDIENTES: Es la acción de individualizar un asunto en un expediente y se identifica de acuerdo al tipo de organización establecida para el control documental al cual se integra la documentación que se va generando de acuerdo al trámite o asunto - CLASIFICACIÓN: Es el medio por el cual se identifica a cada asunto estableciendo un orden numérico o convencional que oriente a su localización inmediata, esto de acuerdo al cuadro de clasificación estableciendo por las necesidades institucionales y documentales. - REGISTRO: Es la elaboración de formatos y captura, es decir, son el medio por el cual se describen los datos para poder registrar la recepción, préstamo y consulta de los expedientes. Es la captura de datos elementales de un documento para elaborar un listado de los expedientes que existen en el archivo y poder facilitar su ubicación y control - PRESTAMO: Es el sistema establecido para el control de préstamo interno y externo de los documentos que se les facilitan a los usuarios para sus consultas informativas. -POLÍTICAS: Son el método administrativo que se aplica en la organización para que apoyan al logro de los objetivos y así lograr un control en el manejo de la documentación que se localiza para custodia de los archivos - EXPURGO: Es la limpieza documental que se realiza en el archivo periódicamente para eliminar documentación sin mayor relevancia informativa. -TRANSFERENCIA PRIMARIA: Es el medio por el cual se debe revisar los expedientes que integran el archivo de trámite para identificar a los tienen poca consulta, cuyo plazo máximo de conservación ha concluido respecto y estipulado en el Catalogo de Disposición Documental y la documentación debe ser transferir al archivo de concentración para su resguardo y una consulta posterior”38

por lo anterior el archivo de trámite es el lugar donde se recibe la documentación, para que inicie su vida dentro de la gestión documental y se conserve de acuerdo a sus valores informativos, este archivo debe contar con funciones especificas para que pueda manejar con eficiencia a los documentos.

38 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op.cit. p.131-132

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2.5.2 Archivo de Concentración Haremos referencia del Archivo de Concentración, así como su concepto y sus funciones 2.5.2.1 Definición Entre las definiciones que existen del Archivo de Concentración podemos señalar las siguientes: En esta definición se determina que“es aquel que se encuentra ordenado casi en su totalidad, según el principio de procedencia; es decir, la documentación es agrupada de acuerdo a la dependencia de origen, respetando la clasificación con que es remitido al archivo de concentración. “39

También se define como “es aquel que esta formado por la documentación que ha perdido actividad y tiene una consulta frecuente; es decir la documentación es agrupada de acuerdo a la dependencia que la origino “40

O como “aquel que se conforma de documentación semiactiva que ha perdido vigencia administrativa total o parcialmente; los documentos son sometidos a procesos de organización y conservación de acuerdo a un calendario de caducidades, sean dispuestos adecuadamente para su valoración, acción llevada a cabo por el Comité de expurgo. “41

Puedo hacer referencia que es necesario que se determine una definición que sea adecuado para mencionar al archivo de concentración, basándonos en las aportaciones de algunos autores para que sea útil en nuestra profesión. Considerando que el Archivo de Concentración: Es aquel que se encuentra ordenado casi en su totalidad, según el principio de procedencia; es decir, la documentación es agrupada de acuerdo a la dependencia de origen, respetando la clasificación con que es remitido al archivo de concentración y es resguardado por un periodo determinado, para posteriormente seleccionar a la que cumplió con su valor informativo y depurar o en su efecto transferir a su guarda permanente.

39 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op.cit. pp.98 40 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op.cit .p.100 41 HEREDIA HERRERA, Antonia .Op.cit. p.99

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2.5.2.2 Funciones Las funciones que se realizan en este tipo de archivo son las siguientes: “-RECEPCIÓN DE LOS EXPEDIENTES: Es cuando se recibe la documentación que se transfiere del archivo de trámite al archivo de concentración, por medio de un inventario para verificar que toda la documentación se encuentra completamente para poder ser resguardada. -INTEGRACIÓN DE LOS EXPEDIENTES: Es el medio por el cual los expedientes recibidos deben integrarse de acuerdo al asunto o área a la que corresponde -PRESTAMO Y CONSULTA: Es la operación de facilitar los documentos o expedientes para su consulta a personas autorizadas por medio de un vale de préstamo. - SELECCIÓN DOCUMENTAL: Es la revisión documental que permite identificar aquellos documentos que ya cumplieron con su tiempo de guarda Precaucional y que tomando en cuenta sus valores puede ser depurada o transferida al archivo histórico. - DEPURACIÓN: Es la acción de retirar los documentos sin valor para su destrucción total, a través del método para esto establecido. - REGISTRO: Son los controles necesarios para identificar el destino y contenido de cada documento que ingreso, sea dado de baja o se transfiera - TRANSFERENCIA SECUNDARIA: Es el medio por el cual se debe establecer un registro cronológico completo y preciso de la documentación que cuyo plazo de caudicidad ha concluido, garantizando el retiro y la depuración oportuna de los expedientes concentrada en el archivo de concentración y posteriormente se deben transferir al archivo histórico los expedientes que su vigencia ha terminado para su resguardo y para su preservación.”42 Con todo lo anterior es necesario destacar que en el Archivo de Concentración se conservan los documentos cuya vigencia administrativa y fiscal ha terminado, este archivo debe contar con funciones específicas para determinar la organización de los mismos.

42 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op.cit. p. 100

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2.5.3 Archivo Histórico Señalaremos la importancia del Archivo Histórico, su concepto y las diferentes funciones que se realizan 2.5.3.1 Definición Entre las definiciones existentes acerca del Archivo Histórico podemos mencionar las siguientes: Esta definición señala que es una “Institución Archivistica responsable de la documentación que constituye el patrimonio documental de la nación o en su caso de una localidad.” 43

En esta se nos menciona que “es aquel que esta formado por documentos procedentes del sector público o del sector privado que por su contenido o naturaleza se consideran como fuentes histórica” 44

Y por ultimo como “es aquel que esta constituido por fondos documentales referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia y se conservan dichos fondos documentales permanentemente como fuentes históricas” 45

Puedo mencionar que es necesario tener en cuenta un concepto que describa al Archivo Histórico, considerando las aportaciones de algunos autores para que sea de gran importancia en nuestra profesión. Considerando que el Archivo Histórico: Es una función Archivística responsable de custodiar y conservar de manera permanente la documentación que constituye el patrimonio documental de la nación o en su caso de una localidad o un individuo.

43 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op.cit .pp.98,99 44 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op.cit.p 99 45 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op.cit. pp.98,99

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2.5.3.2 Funciones Las funciones que se deben considerar para el resguardo de los documentos que conforman al archivo histórico, son las siguientes: “-RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Son los documentos que son transferidos del archivo de concentración al archivo histórico y son recibidos de acuerdo a un inventario para verificar que toda la documentación este completa para su preservación. - CATALOGACIÓN: Es la acción de elaborar cedulas descriptivas de los documentos que integran el archivo donde de establecen el fondo, la sección y la serie de los expedientes, así como de las cajas archivadoras para poder determinar su ubicación topográfica. - INTEGRACIÓN Es la acción de integrar a los expedientes de acuerdo al asunto que corresponda. -PRESTAMO: Es la operación de facilitar los documentos o expedientes para su consulta a los diversos usuarios e investigadores que los requieren. DIFUSIÓN: Se debe dar a conocer el contenido del archivo por medio de la difusión como la televisión, el radio, carteles o visitas guiadas para que los usuarios lo visiten y puedan conocer el acervo documental LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN: Es establecer las técnicas que son utilizadas para conservar y resguardar los documentos para su uso posterior en el archivo. - RESTAURACIÓN: Es la técnica que permite restaurar a los documentos que se encuentran daños o deteriorados en el acervo documental - REPRODUCCIÓN: Es la función de reproducir a los documentos en distintos formatos pueden ser: digitalización, microfilmación y el fotocopiado para evitar el maltrato se los documentos que integran el acervo documental y se facilite su consulta”45 Puedo mencionar que el Archivo Histórico es el espacio donde se conservan y se preservar en su totalidad los documentos cuando su vigencia ha terminado dentro de su organización administrativa, este archivo debe contar con funciones específicas para su resguardo en dicho acervo

45 HEREDIA HERRERA, Antonia .Op.cit .pp.134-135

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Los puntos que abordamos en este capitulo son de gran utilidad, por que podemos analizar los antecedentes históricos, las funciones, así como las aportaciones de algunos autores hacen para definir a la archivonomía, además de estudiar los diferentes tipos de archivos Trámite, Concentración e Histórico y las funciones que se deben realizar en cada uno de ellos que son las bases fundamentales para nuestra profesión

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CAPITULO III

EL DOCUMENTO COMO OBJETO DE ESTUDIO DE LA ARCHIVONOMÍA

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Capítulo III El Documento como Objeto de estudio de la Archivonomía En este capitulo analizaremos al documento como objeto de estudio de la Archivonomía, retomando su importancia y realizando una comparación con los archivos. 3.1 Importancia del Documento en el ámbito de la Archivonomía La importancia que el documento tiene en el ámbito archivístico que es la fuente primordial de comunicación de los seres humanos que componen a la sociedad, donde se pueden encontrar plasmados: leyes, reglamentos, boletas de pago, actas de nacimiento, diarios oficiales, fotografías, dibujos, mapas, entre otros, que se convierten en fuentes históricas, y se deben conservar y resguardar en áreas dedicadas para su preservación, donde la sociedad pueda consultarlos y recuperar fácilmente la información contenida en los documentos para su uso adecuado, para ser recuperados posteriormente.

Aunque los documentos no surgen de la nada, se inician como una actitud espontánea de uno o varios personajes, son partes de un contexto determinado o una acción a un fenómeno social con una serie de actitudes que van ligados entre sí. Desde que nacemos e incluso antes de nacer generamos un gran cantidad de documentos tanto médicos como legales y con los cuales crecemos, ellos nos reflejan obligaciones y derechos dentro de la sociedad y en los cuales se plasman nuestros datos generales y nos dan una identidad propia, por ejemplo con la credencial de elector, nos da voz y voto dentro de la sociedad Los documentos se vuelven tan importantes dentro del ámbito archivístico, donde los archivonomos o los profesionales que se encargan del manejo de los documentos, deben conservarlos de acuerdo al principio de procedencia( Este es el principio fundamental de la práctica archivistica moderna, básicamente significa que los archivos de quien creo los documentos no deben ser mezclados con los creados por otros )y orden original( Tal como fue formulado en Alemania sostiene que los documentos deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejo) con que fueron producidos para sistematizar sus registros. “Así como nosotros como archivistas nos interesamos por el estudio de los documentos existen otros profesionales de la información( bibliotecarios, paleógrafos, diplomatistas, sifilógrafos, historiadores y documentalistas) que se interesan por el estudio del documento, tanto en las cuestiones gráficas y la escritura del documento, así como sus cuestiones valí dativas, pero en nuestra profesión nosotros como archivistas nos interesamos en el documento de cómo esta estructurado, su procedencia y su origen”46 46 ISLAS PEREZ, María Estela. Op.cit.p .56-57

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La mayor importancia que tienen los documentos para los archivistas son que se vuelven las fuentes históricas o bien el oro molido que se resguarda celosamente en los espacios físicos denominados archivos para cualquier institución, donde se conservan celosamente los acervos documentales que forman parte de una institución. Puedo hacer referencia que el documento fue creado por nuestros antepasados para que a través del tiempo se pudiera dar la comunicación entra los seres humanos y su efecto se consideraría para tener un testimonio los antecedentes de nuestra historia plasmada en los documentos para cumplir una misión cultural fundamental en nuestra sociedad Los diferentes tipos de documentos pueden considerarse los administrativos, los religiosos, los jurídicos, los médicos, los culturales los cuales tienen diferentes características que identifican de que documento se trata y en que archivo deben ser colocados para su resguardo. “Para quienes consideran el nacimiento de los archivos (tramite, concentración e histórico) desde el proceso de formación, entre los que incluimos, estas mismas diferencias determinan una de las clasificaciones de los archivos en administrativos e históricos. Por lo que puedo hacer referencia que deben existir los diferentes archivos para poder tener una eficiente organización de los documentos”47 Pero a pesar de esta diferencia, ambas posturas aceptan la teoría de las tres edades como se muestra en el anexo 1 al final de este trabajo, de acuerdo con esta los documentos van pasando por una serie de etapas dependiendo de su uso donde adquieren y pierden valores archivisticos denominados primarios o secundarios. Para su manejo se establecen entidades de archivos distintos atendiendo a la fase en la que se encuentra el documento, lo que determinará el depósito en el que serán conservados “Si no existiera un profesional que se encargara del manejo y conservación de los documentos, existiera una enorme explosión documental y la perdida de los documentos, por eso es necesario contar con un profesional denominado archivista para que se encargue de su conservación Mencionar a los archivos como privilegio de algunas personas, no sería necesario entonces contar con los archivos para resguardar en ellos a los documentos para que sean consultados por el público en general cuando los necesiten.”48 La archivística ha considerado que todo documento es importante dentro del ámbito, por que pueden ser sistematizados sus registros para ser preservados celosamente en áreas dedicadas para su conservación.

47 CRUZ MUNDET, José Ramón.op.cit.p 91-92 48 BROWN, Cesar Javier. El documento como objeto de estudio. p.65

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3.2 Análisis del Documento como Objeto de Estudio de la Archivonomía En nuestra vida cotidiana en distintos entornos los documentos son objeto de uso cotidiano y común, por que el documento es el soporte material donde se encuentran plasmados los acontecimientos históricos y además es una realidad de la sociedad, los documentos los podemos encontrar en las cosas que nos rodean como los boletos de metro, del camión, las listas de asistencias de la escuela, las libretas de apuntes, un diskettes o un disco compacto, una fotografía, una película, o bien un conjunto de documentos que conforman un expediente, con firmas que verifiquen su autenticidad, al realizar el análisis del documento se da uno cuenta por que es importante dentro del ámbito archivístico para convertirse en su objeto de estudio, todos los documentos se presentan de distintas formas todos tienen algo en común: información( Es el conocimiento que los hombres perciben por medio de ideas, mensajes o datos como fenómeno o procesos para ser guardada, comunicada y usada ) ,son de gran importancia para la gente que trabaja en cualquier institución o para los investigadores que consultan los acervos documentales o los profesionales que le interesan la información contenida en los documentos. “El documento puede ser cualquier mensaje que precisa y transmite información por medio de un soporte, el cual se puede deducir a una comunicación verbal directa, el hecho es que registra un mensaje en un soporte para la aparición de los documentos; ya que el documento es un suceso inscrito en el transcurso del tiempo, sino es un soporte material que puede ser creado, utilizado, transportado y reproducido para ser consultado en áreas dedicadas para su conservación. Se puede definir de forma general al documento como la objetividad de un mensaje en un soporte físico transmisible y transformable en el espacio y en el tiempo, también se puede definir al documento como aquellas actitudes limitadas a una percepción sensorial del documento como objeto de estudio de la Archivonomía, el cual esta estrechamente relacionado con la información que se plasma en cada uno en general de estimar por la parte que le toca al recepto, cualquier forma ajena al estrictamente informativo."49 Debemos tener en cuenta que los documentos requieren de un contexto no solamente histórico que los envuelven en una serie de procesos para entender la importancia de su papel en el conocimiento retrospectivo, sino también en su contexto archivistico; es decir, de las formas determinadas y a partir de las mismas, se debe crear una estructura en la que cada uno de sus componentes adquieren un sentido, en tanto se relaciona con los demás y el conjunto adquiere su valor total a partir de sus elementos. El documento es algo creado por el hombre puede ser analizado y estudiado bajo diferentes perspectivas o punto de vista.

49 MARTINEZ COMECHE, Juan Antonio. El documento y las nuevas tecnologías: hacia una definición integradora. p.51-64

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“El documento debe contar con un texto que exista un contenido, el cual sirva para que pueda interpretar la información por las personas que este a su cargo, para la hora que los usuarios consulten su contenido se pueda informar en un cierto aspecto, conocer algo y poder tener información de un tema específico”50 “No se debe realizar un análisis del documento que contiene un contenido explicito para no hacer la interpretación, cuando leemos los documentos, si hacemos una interpretación errónea podíamos modificar su lenguaje establecido que verifique su autenticidad y por lo cual el documento es considerado dentro del ámbito archivistico como su objeto de estudio y son de gran importancia para la sociedad o para los investigadores que lo consultan y por lo cual deben consultarse en los distintos archivos”51

Los valores que los documento tiene dentro de una sociedad son un valor administrativo que puede servir para cualquier tramite en una institución, un valor legal para dar autenticidad al documento, un valor fiscal para tener un control de las cuentas, un valor evidencial, así como histórico y testimonial e informativo que nos proporciona los antecedentes de la historia del hombre. Por consiguiente para la apreciación de un documento cualquiera es esencial saber exactamente quién lo produjo en que circunstancias dentro del marco de procedimientos con el fin, con destinación a quien, cuando y como fue recibido por su destinatario y por que vías llego hasta nosotros. Tal conocimiento no es posible sino en la medida que el conjunto de documentos que lo acompañan se haya conservado intacto, bien individualizado y sin confundirlo con documentos con distinta procedencia, así estos tengan relación con el mismo objetivo. Existen diferentes tipos de documentos, de acuerdo al criterio que se utilice para clasificar al documento, podemos tener en cuenta a los diferentes soportes documentales y pueden ser: “Por su origen los documentos pueden ser públicos y privados, de acuerdo a la Institución que los genero. Por el tipo de sentido al que impactan los documentos pueden ser visuales Son aquellos donde se pueden grabar y reproducir cualquier sonido, casi siempre palabras en el caso de los archivos Pueden ser: Películas, discos compactos, documentos, libros, entre otros), audiovisuales Son aquellos que contienen imágenes que se reflejan en la pantalla o en la televisión como actualmente se pueden observar estos soportes pueden ser: (Casetes, video casetes, películas), táctiles (los que utilizan los ciegos). Por el tipo de material que se utilizan para su producción los documentos pueden ser impresos son los que representan la forma escrita que contienen gráfica y ilustraciones y pueden ser: (libros, documentos, entre otros), electromagnéticos: Son aquellos que son

50 BROWN, Cesar Javier. Op.cit. p.66 51 ISLAS PEREZ, María Estela. Op.cit.p.58

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generados en el entorno de los ordenadores: fichas perforadas, cintas magnéticas, diskettes, CDROM, fotográficos, etc. Los diferentes soportes documentales son de gran importancia para saber de que tipo de documento se trata, tanto para su consulta como para su conservación y reflejan relaciones y actividades de la sociedad y de los hombres”52 Por todo lo anterior puedo mencionar que el documento se debe considerar dentro del ámbito de la Archivonomía como su objeto de estudio, por que en el se encuentran plasmados los acontecimientos históricos que deben ser preservados en los distintos archivos para que puedan ser consultados por el público en general. Son el testimonio de un hecho consumado la evidencia absoluta de la existencia de un ser material, social, político, religioso, jurídicos o cultural

52 BROWN, Cesar Javier. El documento como objeto de estudio. Pág.65-67

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3.3 Comparación de los Archivos y el Documento

Al hablar de un archivo si no tenemos conocimiento en la materia, nos imaginamos que es una bodega vieja, un deposito de documentos arrumbados, desorganizados, un almacén, un sótano o un amontonamiento que no tiene fin, al contrario de todo lo anterior, el archivo es un espacio físico donde se localizan los documentos organizados, donde se encuentran mesas para realizar la revisión de su acervo documental y además cuenta con un área de consulta para que los investigadores revisen la información plasmada o contenida en los documentos y una sala de fotocopiado para reproducir las hojas del expediente consultado, algunas personas cuando les mencionas acerca de lo que es un archivo, te responden que si trabajas en un área sucia llena de roedores, insectos y en mal estado, ya que no cuentan con un conocimiento referente a un archivo. El archivo ha sido objeto de diversas formas tradicionales de concepción y tratamiento de los acervos documentales, sin embargo, los archivos se han venido independizando tanto en el aspecto físico y material como en el conceptual y esto tiene mucho que ver con la forma en que se estructura la información y con el sentido de original o natural que resuelve su acumulación documental. Puedo mencionar que el archivo es el conjunto de documentos en una sucesión de etapas, de momentos que le dan ciertas características y prolonga su valor a lo largo de la misma, el archivo es la gran máquina que alberga en su espacio físico la vida de una institución fundamental para el desarrollo de la sociedad, para mantener fresco y en mejor condición posible la memoria plasmada en los documentos La importancia de la concepción del archivo como un conjunto orgánico de documentos, es que guardan una relación entre sí. En cambio el documento es el más importante soporte de transmisión de información es creado, estructurado, comunicado y preservado. “De una manera más simple, aunque también amplia, se puede decir que el documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información. Es pues un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esta noticia fijada en el objeto, entendido así el documento como una pintura rupestre, una moneda, una lapida funeraria, una crónica, un testamento, un disco pueden comprenderse en su significado en cuanto tiene los tres elementos indicadores, soporte, medio e información. Puedo hacer referencia por que el documento es tan importante, porque es el testimonio de la actividad del hombre y se puede plasmar en diferentes soportes donde se dejen plasmados los acontecimientos históricos a través del tiempo.”53

53 ISLAS PEREZ, María Estela. Op.cit. p. 58-59

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Primero podemos mencionar, que el receptor envía un mensaje por medio de iconos o símbolos, a través de diferentes formas (humo, pinturas, graficas o por medio de la forma verbal); es entonces cuando el emisor recibe el mensaje, plasmando la información en un soporte como: piedra, tablillas de arcilla, pergamino, piel de un animal, papel, un diskettte o un Disco Compacto, entre otros) , es cuando surge el documento en diferentes soportes, después de esta aparición el documento se convierte en el objeto de uso cotidiano dentro de la actividad humana en los distintos archivos ( tramite, concentración e histórico ), donde los especialistas de la información ( investigadores ) o las personas que requieren consultar un tema especifico hace uso del documento donde pueden conocer antecedentes de la historia, leyes, cuentas, fotografías entre otros, por lo cual pueden consultar el contenido del documento por medio de la información que sea necesaria acerca del tema consultado que se localizan resguardados en los diferentes archivos. Los documentos pueden representarse de diversas formas y se transportan y almacén mediante distintos medios. Todo documento ha sido producido por alguna persona o varias personas, con la producción del documento en el tiempo, puedo afirmar que todo documento, tiene una historia, pero además que el conjunto de los documentos existentes en un momento dado ha tenido también una historia y esta condicionado por el desarrollo material e intelectual de la humanidad. Desafortunadamente, a través del tiempo una gran cantidad de documentos archivisticos generados se ha perdido para siempre, uno al ser utilizados en los cimentos de las construcciones, algunos otros por el proceso natural del tiempo y los más por falta de conciencia del hombre quien ha permitido e incluso ha promovido su destrucción de ahí que tan sólo algunos cuantos sean testimonios de la historia que se conservan a la fecha, especialmente aquellos cuyos soportes no fue algún material perecedero, durante el periodo prearchivistico a través de las diferentes épocas que conforman a la Archivonomía. “En esta semejanza se esta realizando de los archivos y el documento es importante retomar las siguientes preguntas ¿Que compone el archivo? Todos los documentos sin importar su fecha, su forma o soporte material. Desde el punto de vista de sus caracteres externos e internos, cualquier documento puede formar parte de un archivo. ¿Como se conforma un archivo? Mediante el ejercicio de la actividad propia de una entidad que da lugar a la tramitación de asuntos diversos, los cuales se materializan en documentos y se producen en el transcurso de un proceso material. ¿Por que se producen los documentos? Para la gestión administrativa como fuente de información, por la investigación y para la difusión cultural.

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Puedo mencionar que es necesario establecer algunas preguntas acerca del documento y de los archivos para encontrar su relación que existen entre ellos para su estudio.”54 Los documentos cuentan con varias etapas que definen su función específica y su valor ante las instituciones y la sociedad y da origen a determinado tipos de archivos. Todo documento es importante por que constituyen en la unidad del archivo y en cuestiones administrativas son las base de cada trámite, uno o varios documentos forman un expediente y la totalidad de estos conforman un archivo. No se puede hablar de archivos sin documentos, puede haber documentos sin existir archivos. Los archivos y los documentos son importantes, aunque no van ligados entre si, por que si uno no existe el otro puede existir ya que son piezas fundamentales dentro del ámbito archivistico para realizar nuestra actividades profesionales con eficacia. En la comparación que se puede hacer de los archivos y el documento puedo mencionar que los archivos son centros de información o depósitos que contienen la historia de cualquier institución, personas o acontecimientos históricos, los cuales son importantes para las instituciones publicas o privadas, en cambio el documento son los soportes materiales donde se encuentran plasmados los pensamientos, ideas, leyes, reglamentos, sucesos históricos que sirven como fuentes de información que se deben ser conservados en áreas celosamente para su cuidado. Los puntos que se abordaron en este capitulo, son parte importantes en nuestra profesión, por que nos refleja cual es el objeto de estudio de la Archivonomía, siendo el documento la fuente primordial dentro del ámbito archivistico y los archivos son los espacios físicos donde se realizar nuestras actividades archivisticas diariamente

54 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. P. 91-92

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CONCLUSIONES

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CONCLUSIONES

De la investigación realizada se desprende en primer término que la bibliografía analizada para la realización de este trabajo, abarca la relacionada a varios autores tanto nacionales como internacionales relacionados con la Archivistica en General. Considero que es necesario homogenizar los conceptos que algunos autores han definido del documento, es importante hacer retomar el surgimiento de los soportes documentales ya que estos determinan el tipo de documento de que se trata: epigraficos, paleográficos, auditivos, visuales, audiovisuales y electrónicos, con la privacidad de identificar cada uno de ellos. Además de mencionar los valores primarios y secundarios, así como sus caracteres y sus elementos externos e internos y las partes que conforman al documento para conocerlo con mayor precisión y destacar la importancia que tiene dentro de los archivos. Es importante indicar la historia de la Archivonomía, la cual nos refleja sus antecedentes históricos y por lo tanto es punto de partida en cualquier investigación relacionada con el tema. Resulta significativo considerar la importancia que el documento tiene como objeto de estudio de la archivonomía, además de realizar su u comparación con los archivos y con el propio documento dentro del ámbito archivistico. Considero que es necesario establecer un análisis para determinar la trascendencia que el documento tiene dentro de los archivos, para tener la certeza de su valor dentro de cualquier institución Pública o Privada y relacionarla a su vez con la que tiene dentro de nuestra profesión, conociendo su manejo y cuidado que se le debe dar y lo más importante ser el objeto de estudio en nuestra profesión Le doy gracias a la sociedad por dejarme ejercer mi profesión, adquiriendo experiencia en lo que estudie y poder llevarlo a la práctica y por lo cual seré un archivonomo destacado dentro del ámbito archivistico

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Agradezco a la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía las enseñanzas de una profesión que es útil para preservar la cultura documental de la humanidad que se encuentra conservada dentro de una institución Pública o Privada. En cuanto a la comunidad estudiantil que conforma a la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, espero que este trabajo sea de gran utilidad para consultar información relacionada con el tema y además de difundirlo a las personas interesadas en esta profesión y que se quede plasmada a través del tiempo en su memoria.

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BIBLIOGRAFÍA

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HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivistica General Teoría y Practica. Sevilla. España: Diputación Provincial de Sevilla.1989.1ª Edición. 384 p. ISBN:84-7798-008 X HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivistica General Teoría y Practica, Sevilla. España: Diputación Provincial de Sevilla. 1995. 2ª Edición, 512 p. ISBN: 44-7798-056x LOZANO Leonor, Teoría y Práctica de la Archivonomía.1ª Edición, México: ECA. 1994. 167p ISBN: 968-14-0166-2 MARTINEZ COMECHE, Juan Antonio. El documento y las nuevas tecnologías: hacia una definición integradora. Fuente: Investigación Bibliotecológica.- Vol.12. N.25 (Julio- Diciembre 1998). P.51-64 ORNA, Elizabeth. Como usar la información en trabajos de Investigación. Barcelona: Gedsa, 2001. 1ª edición. 238p. ISBN: 84-7432-69-4 PEREZ ISLAS, María Estela. La Archivistica en México, Puebla: RENABES: Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. Archivo Histórico. 2003. 285 p. ISBN: 968863541-3 ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivistica y archivos, soportes, edificios y organización, 3ª edición Sevilla España.1997.513 Págs. ISBN: 84-92033-7-4

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ANEXO:

Representación Grafica del Ciclo Vital del documento.

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Anexo 1

Representación Gráfica del Ciclo Vital del documento

ARCHIVO EDAD VALOR

Etapa Prearchivistica

Tramite

Primera

Legal, fiscal y Administrativo

1. Primario preferente

Legal, Fiscal y Administrativo

Concentración

2. Primario Secundario

Legal, Fiscal y

Administrativo se comienza a

vislumbrar el valor histórico de los

documentos

Archivos Administrativos

Etapa Archivistíca

Histórico

Secundario

Histórico,

Evidénciales Y Testimoniales

Archivo Histórico

FUENTE: CRUZ MUNDET, José Ramón, Manual de Archivistica

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