Manual de ProtocoloManual de Protocolo y Ceremonial dely Ceremonial del

Ministerio de SaludMinisterio de SaludOficina General de ComunicacionesOficina General de Comunicaciones

20042004

INDICE

PRESENTACIÓN

CAPÍTULO I CEREMONIAL Y PROTOCOLO

A. ORIGEN DEL CEREMONIAL 1. Evolución Histórica del Ceremonial.

a. El Ceremonial Civil y Religioso Del Antiguo Egipto.b. El Ceremonial en las Dinastías Chinasc. El Ceremonial en la Época Incaica

B. EL CEREMONIAL HOY1. Importancia2. Utilidad del Protocolo3. Clases de Protocolo

a. El Protocolo Oficialb. El Protocolo Socialc. El Protocolo Empresarial

CAPITULO II PRECEDENCIAS

A. ORÍGENES DE LA PRECEDENCIAB. NORMATIVIDAD VIGENTE SOBRE PRECEDENCIASC. LEY DE LA DERECHA Y DE LA PROXIMIDADD. PRECEDENCIA EN AUTOMÓVILES, AVIONES Y OTROSE. LA MESA DE HONOR F. CASOS PRÁCTICOS

CAPITULO III CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALESCEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES

A. SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DE LA CEREMONIA1. ORGANIZADOS POR EL MINSA EN EL MINSA2. ORGANIZADOS POR EL MINSA EN UN ÓRGANO DESCONCENTRADO 3. ORGANIZADOS POR LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS 4. ORGANIZADOS POR INSTITUCIONES EXTERNAS AL MINSA

B. ACCIONES DE PROTOCOLO

1. INVITACIONESa. AL PRESIDENTE DE LA REPÙBLICA Y OTRAS AUTORIDADESb. AL TITULAR DEL SECTOR SALUD

2. FORMAS DE RECIBIR UNA VISITA3. REGALOS INSTITUCIONALES 4. LAS PRESENTACIONES5. RECEPCIÓN CONDUCCIÓN Y ATENCIÓN DE INVITADOS6. EL ESTACIONAMIENTO 7. EL MAESTRO DE CEREMONIAS8. EL GUIÓN

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C. TIPOS DE CEREMONIAS1. TRANSFERENCIA DE CARGO DE NUEVAS AUTORIDADES

2. TRANSFERENCIA DE CARGO DE DIRECTORES O JES DE ENTIDADES DESCONCENTRADAS O DESCENTRALIZADAS DEL MINISTERI O DE SALUD

3. SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS

4. INSTALACIÓN DE COMISIONES

5. INAUGURACIÓN DE OBRAS

6. CONDECORACIONES Y PREMIACIONES

7. CONFERENCIAS DE PRENSA

8. PRESENTACIÓN DE LIBROS

D. TIPOS DE EVENTOS 1. SIMPOSIO 2. MESA REDONDA3. PANEL 4. FORUM O FORO5. CONGRESO6. CONFERENCIA7. SEMINARIO8. COLOQUIO9. CONVENCIÓN 10. TALLER 11. ASAMBLEA12. COMITÉ13. COMISIÓN 14. MART15. WORKSHOP16. VISITA GUIADA17. FESTIVIDADES18. EVENTOS DEPORTIVOS

E. EQUIPOS DE TRABAJO PARA CEREMONIAS O EVENTOS1. COMISIÓN DE LOGÍSTICA2. COMISIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO3. COMISIÓN DE FINANZAS4. COMISION CULTURAL

F. DISCURSOS PARA CEREMONIAS O EVENTOS

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1. ACTOS INAUGURALES O DE CLAUSURA2. MESAS REDONDAS3. EN ALMUERZOS O CENAS 4. DE HOMENAJE 5. GENERALES

CAPÍTULO VI SIMBOLOS PATRIOS E INSTITUCIONALES A. USO DE SÍMBOLOS PATRIOS

B. USO DE SÍMBOLOS INSTITUCIONALES DEL MINISTERIO DE SALUD.

CAPITULO V ASPECTOS COMPLEMENTARIOS DEL PROTOCOLO Y CEREMONIAL

A. CORRESPONDENCIA PROTOCOLAR B. LA VESTIMENTA C. ACTOS SOCIALES

1. ETIQUETAa. COMPORATMIENTO EN LA MESA DE HONORb. USO DE LOS CUBIERTOSc. EL BRINDISd. USO DEL TELÉFONO CELULARf. IMAGEN PERSONAL

2. HONORES FUNEBRES a. EN CASO DE FALLECIMIENTO DE UN COMPAÑERO DEL MINISTERIO E SALUDb. PROTOCOLO EN CASO DE FALLECIMIENTO DE UN FAMILIAR DE UN

COMPAÑERO DE TRABAJO:

BIBLIOGRAFÍA

ANEXOS

LOS SIMBOLOS PATRIOSCOMPONENTES QUE SE DEBE TOMAR EN CUENTA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN CERTAMENGLOSARIO DE TERMINOS

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PRESENTACIONPRESENTACION

El Manual de Protocolo, Ceremonial e Imagen Institucional del Ministerio de Salud, tiene por finalidad lograr que las Ceremonias, Eventos Oficiales y otras actividades intra e interinstitucional, que el personal del Ministerio de Salud desarrolle a nivel nacional, reflejen claramente el sentido de identidad, capacidad de organización, calidad y calidez que caracterizan al sector salud.

La necesidad que las ceremonias, eventos y certámenes que el Ministerio de salud lleve a efecto a nivel nacional, se desarrollen bajo un marco de solemnidad que proyecte y dimensione adecuadamente su imagen y misión, nos ha motivado a publicar el Manual de Protocolo, Ceremonial e Imagen Institucional del Ministerio de Salud, con el objetivo que dichos lineamientos sean considerados íntegramente.

Asimismo, este manual normará el planeamiento, organización, coordinación, programación, desarrollo y evaluación de las actividades intra e interinstitucionales.

Este documento representa el esfuerzo conjunto de la Oficina General de Comunicaciones y la red de comunicadores del Ministerio de Salud, que se pone a disposición para incluir las sugerencias y recomendaciones de las Instituciones y personas vinculadas a las prácticas de protocolo y ceremonial.

OFICINA GENERAL DE COMUNICACIONES

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CAPITULO I

CEREMONIAL Y PROTOCOLO

A. ORÍGENES DEL CEREMONIAL Según el Embajador Javier Pérez de Cuellar, la palabra Ceremonial proviene del latín caeremonia que significa veneración, culto religioso, lo que ha llevado a identificar equivocadamente al ceremonial con lo solemne y superfluo. Así, la doctrina especializada menciona que el Ceremonial surgió de la necesidad de conservar la buena armonía y de estrechar los vínculos entre los Estados, intentando superar la desigualdad de rango que existía entre ellos durante la Europa feudal.

1 Pérez de Cuellar, Javier. "Manual de Derecho Diplomático", Fondo de Cultura Económica, México, 1997, p. 185- 186.

1. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL CEREMONIAL.

a. El ceremonial civil y religioso del antiguo Egipto.

En el antiguo Egipto, el faraón estaba situado en la cúspide del estado y respetaba todas las etapas impuestas por el ceremonial.

El ritual religioso y el ceremonial público se relacionaban al igual que el estado y la iglesia; ya que el faraón contaba con doble calidad de Dios y romano.

Se realizaban ceremonias diarias, llamadas mito de la casa de la mañana, donde el Rey era bañado con agua sagrada, estas simbolizaban las aguas de Nun que tenían la virtud de dar al monarca el nuevo nacimiento. Al mismo tiempo cantaban dos sacerdotes que llevaban máscaras y la del Dios Toth y el otro del halcón Hows.

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Ambos investían al monarca con los atributos de su poder imperial y lo llevaban de la mano hasta el santuario del palacio y del templo lo introducían hasta llevarlo donde se encontraba la estatua de Ra, encerrada en la capilla. El Rey asumía la identidad del sol, rompía los rillos de arcilla de la estatua, significando esto que le abría las puertas del cielo. Posteriormente el Rey purificaba la imagen del Dios, lo despertaba, le servía alimentos, le pintaba el rostro y coloreaba emblemas reales. Luego guardaba la estatua en un santuario , sellaba las puertas con arcilla y se retiraba caminando hacia atrás, borrando las huellas con hojas de palmeras.

Los que cumplían con el ceremonial eran los funcionarios de la corte y sus principales funciones eran ser los encargados de las liturgias funerarias, ceremonias de coronación , conmemoración de tiempos militares y diferentes celebraciones religiosas se encontraban ordenadas por los sacerdotes y funcionarios de la corte que se encargaban del ceremonial. También se hacían responsables de la ceremonia ante la muerte de un faraón.

b. EL CEREMONIAL EN LAS DINASTIAS CHINAS

El ceremonial en las Dinastías Chinas tuvo origen en lo sacerdotal, gracias a una evolución paso a ser una norma en el estilo de vida, un ordenador de la sociedad, de la civilización.

Los libros más utilizados para ejercer el ceremonial eran: el I- Li, el Chou-Li, el Li-Chi. El libro I-Li trata en gran parte del ceremonial que concierne a la vida de un funcionario común; interesa su conducta social que no es tan elevada como la categoría de de un príncipe.

El I-Li detalla las normas de la etiqueta, estas reglas implican honor , nobleza y dignidad (oponiéndose a lo que era bajo e indigno). De las distintas artes que enaltecían a un caballero chino, el ceremonial ocupaba el primer lugar, era una guía para la vida diaria, para establecer contactos y para la vida en sociedad.

Además del ceremonial los chinos requerían el conocimiento y la práctica de la música, la arquería, la conducción de canos de guerra, la escritura y la aritmética.

El ceremonial perdió su alto sentido debido a que el tiempo del que se disponía y del que se dispone ahora es diferente. Más adelante en la civilización del cercano Oriente y Europa, el ceremonial rodeaba a las clases gobernantes de dignidad. China comprendió el autentico sentido del ceremonial y así éste adquiría el significado de un elemento constructivo en la vida de la sociedad futura.

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c. EL CEREMONIAL EN LA EPOCA INCAICA

El pueblo incaico, como pueblo joven y guerrero celebraba sus triunfos a través de rituales de triunfo. El vencedor era recibido por la multitud en medio de grandes aclamaciones, de bailes y cantares, ensalzando sus hechos y dando gracias al Sol. Las canciones que componían de sus guerras y hazañas "no las tañían –dice Garcilaso– porque no eran cosas de damas", y Santa Cruz Pachacuti nos habla de un "fuerte cantar con ocho tambores y caxas temerarias". y

Estas ceremonias triunfales se unían otras, reveladoras del mismo culto bélico y heroico. En los grandes días de fiesta las momias de los grandes Incas eran sacadas a la plaza del Cuzco por sus mayordomos y mamaconas, y éstos cantaban delante del Inca la loa o cantar de cada uno de los monarcas muertos, "por su orden y concierto –dice Betanzos– comenzando el primero el tal cantar o historia o loa, los de Manco Cápac, y siguiéndoles los servidores de los reyes que le habían sucedido". También en los funerales de los Incas se cantaban los grandes hechos, y los principales actos de su reinado, como refiere Cabello Balboa en las exequias de Inga Yupanqui. En la costa del Perú, según refieren Cieza y Las Casas, los funerales de los curacas duraban varios días, y en ellos las "endechaderas" o huaccapucus cantaban delante del cuerpo del difunto, en la plaza principal, acompañadas por la multitud, entre flautas y aullidos dolorosos, las perfecciones y hazañas del muerto.

Para celebrar las ceremonias religiosas existía una clase social especial y privilegiada, en los principios de la cultura fue el propio Inca, luego a partir de Pachacútec, se eligieron personajes especialmente elegidos y dedicados a estas labores; el jefe era el sumo Sacerdote o WILLAC UMU, debajo de él existía una jerarquía integrada por muchas personas. Para celebrar los ritos religiosos, inicialmente Manco Cápac construyó un templo con el nombre de INTICANCHA, y el Inca Pachacútec mandó construir un gran templo y le dio el nombre de CORICANCHA. Las fiestas religiosas tenían relación con las labores agrícolas, las principales fiestas que celebraban los Incas eran el INTI RAYMI o Pascua del Sol, que se celebraba en el mes de Junio una vez recogida la cosecha. Esta festividad fue considerada como la más grande y solemne del Imperio Incaico que se celebraba con más alegría y fervor religioso en la Imperial Ciudad del Cusco.

Los términos Hurin y Hanan usados en la época incaica denuncian una diversidad topográfica que trascendió luego en división social. Difieren los cronistas en la interpretación de esta diferenciación urbana y en sus vicisitudes históricas. El Sochantre Molina dice que los del Cuzco de arriba "se tienen por más hidalgos y nobles" que los del Cuzco bajo y Garcilaso, que los del Cuzco alto "fueron respetados y tenidos como primogénitos hermanos mayores y los del bajo como segundos y, en suma, fueron respetados como el brazo izquierdo y el derecho, en cualquiera preeminencia de lugar y oficio". El Oidor Matienzo, perspicaz en matices sociales y jurídicos, declara que el curaca de Anansaya es en todos los poblados indígenas, en el siglo XVI, "el principal de toda la provincia", que el curaca de Urinsaya debe obedecerle y que en las ceremonias se sientan, "los de anansaya a mano derecha y los de urinsaya a la izquierda". Otra es la experiencia del folklorista Ramos Gavilán en el siglo

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XVII: "Los de Hurinsaya consideraban a los de Hanansaya como pobres advenedizos, sin tierra ni patria propia".

Indagaciones peruanas: El Legado Quechua           Raúl Porras Barrenechea

B. EL CEREMONIAL HOY

Hoy, no existe dependencia pública, empresa privada u organización no gubernamental que pueda estar ajena a las circunstancias de la globalización económica. El protocolo y el ceremonial son los elementos que ayudarán para poder interactuar en medios crecientemente dinámicos y culturalmente variados como parte de nuestra vida diaria.Ahora bien, ¿Qué son estas disciplinas?

El Protocolo es un conjunto de normas y reglas de aceptación general que se observan en la práctica oficial. Está basado en el llamado principio de cortesía internacional. A todos aquellos que desarrollan su labor en el campo de las relaciones internacionales, le es indispensable el conocimiento de las reglas de Protocolo para poder utilizarlas como método y técnica de su trabajo y así lograr que dichas relaciones se realicen en un ambiente moral y en condiciones que no entorpezcan su desarrollo.

Ceremonial es un conjunto de formalidades que reglamenta las relaciones entre altas autoridades y personalidades en las ceremonias y actos, de acuerdo a un principio de igual jurídica, dando a cada uno de los participantes el privilegio y las inmunidades a las que tienen derecho. El Ceremonial es un elemento de orden creado para evitar fricciones y resolver divergencias.

Asimismo, como complemento están las reglas lógicas para manejar las relaciones con nuestros semejantes. En otras palabras son las reglas de cortesía y buenos modales indispensables para suavizar las no siempre fáciles relaciones personales. Cuanto más las apliquemos a nuestros actos diarios, tanto mejor contribuirán al éxito de cada persona.

Toda variable adicional que ayude a potenciar nuestra imagen, es doblemente necesaria dada la crisis de valores por la que atraviesa nuestro país. El ceremonial, el protocolo oficial y empresarial son los instrumentos que una organización requiere para ser eficiente y particularmente para un país que como el Perú necesita afianzar su imagen de desarrollo.

1. IMPORTANCIA

Una de las funciones más importantes de las Relaciones Públicas modernas es la administración del Protocolo y el Ceremonial Institucional, el mismo que se entiende como el conjunto de reglas que norman el planeamiento, coordinación, programación, desarrollo y evaluación de todas las actividades cívicas y sociales de las organizaciones.

En instituciones como la nuestra se realizan ceremonias o actividades que, por su importancia y trascendencia, han contado con la presencia de altas autoridades no sólo del Ministerio de Salud, sino además de otros ministerios, alcaldes, decanos de universidades, decanos de colegios profesionales, asociaciones médicas, organismos internacionales, entre otras.

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Es por ese motivo que las instituciones deben tener disposiciones escritas que contengan los usos y costumbres de la cultura de la empresa, que cada servidor se compromete a seguir, es decir, las instituciones deben elaborar sus protocolos para que normen el comportamientos de los públicos internos dentro y fuera de la empresa en salvaguarda de la imagen corporativa.

Este tipo de actividades necesitan ser cuidadas en todos sus detalles, esto con el fin de que se desarrollen sin problemas ni contratiempos cumpliendo así los objetivos del Protocolo, Ceremonial y Etiqueta Institucional que son:

a. Asegurar un comportamiento similar en los diferentes actos públicos que realice el MINSA

b. Mantener adecuadamente las relaciones de la organización con otras.c. Reconocer las jerarquías de las personasd. Estructurar los cuadros de precedenciase. Otorgar un adecuado trato y lugar a las autoridades, funcionarios y servidores.f. Normar los acuerdos de comportamiento que deben seguir los integrantes de una

organizacióng. Transmitir una cultura corporativa acorde con la identidad institucional, ante los

públicos internos y externos.

2. UTILIDAD DEL PROTOCOLO

Actualmente avanzamos hacia una sociedad de servicios cuyo eje principal son las relaciones humanas y la comunicación. Pero la automatización y la información de todos los sistemas dentro de la empresa, la deshumanización de las relaciones sociales que ha supuesto el uso de los teléfonos móviles, Internet, faxes, correo electrónico...en detrimento de un contacto personal y estrecho entre las personas ha hecho que cuando éste se produzca, seamos evaluados de manera mucho más crítica. Nuestro interlocutor esperará lo mejor de nosotros debido a la excepcionalidad del momento. Por ello, el conocimiento de unas normas básicas de educación y de cortesía empresarial está siendo valorado más que nunca. El Protocolo y la Etiqueta han de ser algo espontáneo. Su finalidad es que todo el mundo se sienta cómodo independientemente del cargo que ostente. A veces, ha de reglamentarse mediante normas, decretos, etc. Y en otras ocasiones, uno se comporta siguiendo su propia intuición, sobre todo, haciendo alarde de una buena dosis de sentido común.

En la vida diaria, vamos formando un tejido de relaciones que permite al hombre la posibilidad de manifestarse como ser auténtico, poseedor de conocimiento, valores y principios éticos, desde los cuales se proyecta como ser integral, inmerso en el acontecer de sus actos desde los más insignificantes hasta los más decisivos. Visto de esta manera, la noción de ser integral nos lleva a reconocer, en quién la posea, la capacidad de autovaloración, competencia, y  proyección como factores claves en la acertada forma de relacionarnos con los demás.   

     3.3. CLASES DE PROTOCOLOCLASES DE PROTOCOLO

Pese a todo lo expuesto anteriormente, el concepto de protocolo puede resultar un tanto ambiguo si no se procede a establecer una clasificación de las áreas en las que actúa. Estas son: oficial, institucional, diplomática, empresarial, social, militar, universitaria,

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deportiva, taurina, etc.; a continuación una breve descripción de las que nos atañen en este manual.

a. El Protocolo OficialConjunto de normas que regulan la correcta ordenación de las personas y las cosas durante la celebración de un acto público oficial. A pesar de que en primera instancia puede resultar para algunos el más complicado, es el más fácil de aplicar puesto que viene regulado por la ley.

b. El Protocolo SocialConjunto de acuerdos tácitos que, con el uso, se convierten en convencionalismos.

c. El Protocolo EmpresarialSe nutre del protocolo oficial. Lo forman determinados códigos de conducta que establece la propia organización de manera interna y externa.

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CAPITULO IICAPITULO II

PRECEDENCIASPRECEDENCIAS

La precedencia en las organizaciones, se refiere a la jerarquía que tienen las personas, de acuerdo a la importancia de los cargos que desempeñan u ocupan y que les permite gozar de ciertas preferencias de lugar, ubicación y atención, sobre las demás personas de la misma organización que ostentan cargos de inferior jerarquía.

La Precedencia es un honor y un privilegio otorgado a las personas que detentan cargos dentro

de la sociedad-Estado, y como honor que es, debe el personaje que la tiene, saber cumplir y

respetar las normas correspondientes.

Este ordenamiento es reconocido y utilizado tanto en el campo oficial como privado y en el ámbito nacional e internacional.

El vocablo PRECEDENCIA, tiene varias acepciones: Prioridad en el tiempo Anterioridad en el espacio Preeminencia en lugar, asiento o desfiles, en actos honoríficos a los cuales concurren

autoridades de diversas clases Preferencia para presidir o presenciar ciertas solemnidades Primacía Superioridad

Desde este punto de vista hay entonces, varios tipos de precedencias, siendo obviamente la más importante, el Cuadro general de Precedencias en función a los cargos y jerarquías en la estructura orgánica del Estado.

A. ORÍGENES DE LA PRECEDENCIA

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En la historia de las sociedades, pocos aspectos han sido tan complicados como el encontrar un sistema único, uniforme y con el que todos estén de acuerdo.

Los primeros problemas de ordenamiento datan de los inicios de la Edad media, uego de la caida del Imperio Romano (siglo V). La caída de Roma da lugar al surgimiento de diversos reinos y señoríos gobernados por diversas dinastías cada cual más deseosa de detentar los títulos y dignidades que distinguieron al Imperio Romano de Occidente.

Entre la misma monarquía europea no existía un acuerdo para ordenamientos y prelaciones. Cada rey reclamaba ser el primero en las reuniones y para ello los argumentos jamás escaseaban. A ello se agregaba las exigencias de los embajadores y enviados especiales, reclamando se les otorgue las mismas prerrogativas que las dispuestas para sus representados.

Uno de los más importantes antecedentes al ordenamiento confeccionado en 1504 por el entonces Maestro de Ceremonias de la Capilla Pontificia, quien, con ocasión de una “Embajada de Obediencia” del Rey de Inglaterra al Papa Julio II, estableció una prelación que ubicaba al Emperador en primer lugar, seguido del Rey de Roma y luego todos los demás reyes ordenados de acuerdo a la supuesta fecha en que cada casa reinante se habría convertido al cristianismo.

En la vida religiosa católica encontramos más de un ejemplo de ceremonial y especialmente de protocolo.  En el Credo se dice que "Jesucristo subió a los cielos y está sentado a la DIESTRA de Dios Padre Todopoderoso".

Pero la máxima enseñanza se encuentra en la Biblia.  En el Evangelio según San Lucas, versículos "los invitados a las bodas", relata que Jesús observando como escogían los primeros asientos a las mesas, refirió a los convidados la siguiente parábola:

"Cuando fueres convidado por alguno a bodas, no te sientes en el primer lugar, no sea que OTRO MAS DISTINGUIDO QUE TU, esté convidado por él y, viendo el que te convidó a ti y a él, te diga DA LUGAR A ESTE y entonces comiences CON  VERGÜENZA A OCUPAR EL ULTIMO LUGAR.  Más, cuando fueres convidado, ve y siéntate EN EL ULTIMO LUGAR, para que cuando venga el que te convidó te diga: Amigo, SUBE MAS ARRIBA, entonces tendrás GLORIA DELANTE DE LOS QUE SE SIENTAN CONTIGO a la mesa.  Porque cualquiera que se ENALTECE, será HUMILLADO y el que se humille será ENALTECIDO".

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B.B. NORMATIVIDAD VIGENTE SOBRE PRECEDENCIASNORMATIVIDAD VIGENTE SOBRE PRECEDENCIAS

CUADRO GENERAL DE PRECEDENCIASMinisterio de Relaciones Exteriores del Perú – Cancillería

23/07/2003.- D.S. Nº 090-2003-RE.- Aprueba Cuadro General de Precedencia para actos y ceremonias que conciernan al Ceremonial del Estado. (24/07/2003) 

DECRETO SUPREMO Nº 090-2003-RE

 EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA CONSIDERANDO:Que es necesario actualizar el Cuadro General de Precedencias establecido por el Decreto Supremo Nº 057-2001-RE [T.302,§331] del 22 de julio de 2001, en aplicación de las normas del Derecho Diplomático, la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas de 1961, y de la práctica diplomática, en concordancia con las disposiciones constitucionales y la legislación interna;Que es necesario que los actos públicos se realicen en conformidad al Ceremonial del Estado, en estricta aplicación del orden de precedencias; DECRETA: 1.- Apruébase el siguiente Cuadro General de Precedencias para los actos y ceremonias que conciernan al Ceremonial del Estado: 1. Presidente de la República2. Presidente del Congreso de la República3. Presidente del Poder Judicial4. Ex Presidentes de la República5. Cardenal de la Iglesia Católica, Arzobispo de Lima y Primado del Perú6. Vicepresidentes de la República7. Presidente del Tribunal Constitucional8. Presidente del Consejo de Ministros9. Vicepresidentes del Congreso de la República10. Decano del Cuerpo Diplomático. Nuncio Apostólico11. Fiscal de la Nación12. Presidente del Consejo Nacional de la Magistratura13. Ministros de Estado y Congresistas - Relaciones Exteriores- Defensa- Economía y Finanzas- Interior- Justicia- Educación- Salud- Agricultura- Trabajo y Promoción del Empleo- Producción- Comercio Exterior y Turismo- Energía y Minas- Transportes y Comunicaciones- Vivienda, Construcción y Saneamiento

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- Promoción de la Mujer y Desarrollo Social 14. Jefes de Misiones Diplomáticas Extranjeras15. Defensor del Pueblo16. Miembros del Tribunal Constitucional, Consejo Nacional de la Magistratura, Vocales y Fiscales Supremos17. Presidente del Jurado Nacional de Elecciones18. Funcionarios con rango de Ministro de Estado - Contralor General de la República- Presidente del Consejo Nacional de Descentralización- Presidente Ejecutivo de la Comisión Nacional para el Desarrollo y Vida sin Drogas- Presidente de la Comisión Nacional Anticorrupción- Presidente de la Comisión Nacional de Juventud 19. Presidentes Regionales - Alcalde de Lima 20. Secretario General de Relaciones Exteriores21. Jefe del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas22. Comandante General del Ejército23. Comandante General de la Marina24. Comandante General de la Fuerza Aérea25. Alcaldes Provinciales - Alcalde de la Provincia Constitucional del Callao 26. Presidente del Banco Central de Reserva27. Director General de la Policía Nacional del Perú28. Presidente de la Conferencia Episcopal Peruana29. Jefe de la Oficina Nacional de Procesos Electorales30. Jefe del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil31. Presidente del Consejo Directivo de la Academia de la Magistratura32. Presidente del Consejo Supremo de Justicia Militar33. Representantes de Organismos Internacionales34. Arzobispos35. Secretario General de la Presidencia de la República36. Secretario General de la Presidencia del Consejo de Ministros37. Presidentes de las Cortes Superiores de Justicia - Lima- Callao- Cono Norte 38. Viceministros -Viceministro de Asuntos Administrativos y Económicos- Viceministro de Asuntos Logísticos y de Personal- Viceministro de Hacienda- Viceministro de Economía- Viceministro del Interior- Viceministro de Justicia- Viceministro de Gestión Pedagógica- Viceministro de Gestión Institucional- Viceministro de Salud- Viceministro de Agricultura

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- Viceministro de Trabajo- Viceministro de Promoción del Empleo y Micro y Pequeña Empresa- Viceministro de Industria- Viceministro de Pesquería- Viceministro de Comercio Exterior- Viceministro de Turismo- Viceministro de Energía- Viceministro de Minas- Viceministro de Transportes- Viceministro de Comunicaciones- Viceministro de Vivienda y Urbanismo- Viceministro de Construcción y Saneamiento- Viceministro de Promoción de la Mujer y del Desarrollo Social 39. Embajadores en el Servicio Diplomático de la República40. Generales de División EP, Vicealmirantes AP y Tenientes Generales FAP41.Tenientes Generales de la Policía Nacional del Perú42. Alcaldes Distritales43. Prefectos - Prefecto de Lima- Prefecto del Callao 44. Vicepresidentes Regionales45. Superintendente de Banca y Seguros46. Superintendente Nacional de Administración Tributaria (SUNAT)47. Superintendente de Administradoras de Fondos de Pensiones48. Superintendente Nacional de los Registros Públicos49. Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud (SEPS).50. Presidente del Directorio del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI)51. Presidente del Directorio de la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores (CONASEV)52. Presidente de la Comisión Consultiva del Ministerio de Relaciones Exteriores53. Consejeros Regionales54. Oficial Mayor del Congreso de la República55. Secretario de Prensa de la Presidencia de la República56. Teniente Alcalde del Concejo Provincial - Lima- El Callao 57. Presidente de la Asamblea Nacional de Rectores58. Rector de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos59. Rectores de Universidades Estatales60. Rectores de Universidades Particulares61. Decanos de Colegios Profesionales62. Miembros de la Comisión Consultiva del Ministerio de Relaciones Exteriores63. Presidentes, Directores y Jefes de Instituciones Científicas, Académicas y Culturales64. Presidente de la Sociedad Fundadores de la Independencia65. Ministros de Embajadas Extranjeras66. Ministros en el Servicio Diplomático de la República67. Generales de Brigada EP, Contralmirantes AP y Mayores Generales FAP68. Generales PNP69. Obispos y Vicarios Apostólicos70. Presidentes, Directores y Jefes de Instituciones Representativas de la Industria, Comercio, Servicios y Finanzas

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71. Vocales de la Corte Superior y Fiscales Superiores72. Fiscales Adjuntos Supremos73. Jefes y Directores de la Administración Pública74. Organizaciones del Sector Privado75. Procuradores Públicos76. Superintendentes Generales77. Decano del Cuerpo Consular Lima y Callao78. Ministros Consejeros de Embajadas Extranjeras79. Agregados Castrenses de Embajadas Extranjeras80. Ministros Consejeros en el Servicio Diplomático de la República81. Coroneles EP, Capitanes de Navio AP y Coroneles FAP82. Coroneles PNP83. Dean del Cabildo Eclesiástico84. Jueces de Primera Instancia85. Fiscales Provinciales86. Cónsules Generales Extranjeros87. Consejeros de Embajadas Extranjeras88. Consejeros en el Servicio Diplomático de la República89. Tenientes Coroneles EP, Capitanes de Fragata AP y Comandantes FAP90. Tenientes Coroneles PNP91. Dignidades del Cabildo Eclesiástico92. Cónsules Extranjeros93. Directores de Departamentos y Reparticiones Estatales94. Primeros Secretarios de Embajadas Extranjeras95. Primeros Secretarios en el Servicio Diplomático de la República96. Cónsules Ad honorem97. Mayores EP, Capitanes de Corbeta AP y Mayores FAP98. Mayores PNP99. Secretarios y Relatores de las Cortes de Justicia100. Jueces de Paz Letrados101. Segundos Secretarios de Embajadas Extranjeras102. Segundos Secretarios en el Servicio Diplomático de la República103. Capitanes EP, Tenientes Primeros AP y Capitanes FAP104. Capitanes PNP105. Terceros Secretarios de Embajadas Extranjeras106. Terceros Secretarios en el Servicio Diplomático de la República107. Agregados de Embajadas Extranjeras108. Vicecónsules Extranjeros109. Tenientes EP, Tenientes Segundos AP y Tenientes FAP110. Tenientes PNP 2. Apruébase el siguiente Cuadro Regional de Precedencias para los actos y ceremonias que conciernan al Ceremonial del Estado: 01. Presidente Regional.02. Prefecto.03. Presidente de la Corte Superior.04. Alcalde Provincial.05. Comandante General de la Región.06. Comandante de la Zona Naval.07. Comandante del Ala Aérea.08. Miembros del Consejo Regional.09. Obispo.10. Jefe de la Región PNP.11. Decano del Cuerpo Consular.12. Miembros del Cuerpo Consular.13. Vocales y Fiscales de la Corte Superior.

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14. Segundo Comandante de la Región Militar.15. Comandantes de las Grandes Unidades de las FF.AA.16. Oficiales Generales y Almirantes.17. Jefe de la Oficina Regional de Procesos Electorales.18. Rectores de las Universidades.19. Directores Regionales del Sector Público.20. Director de la Beneficencia Pública.21. Director del Cuerpo de Bomberos.22. Directores de Instituciones Cívicas.23. Jefes de las Fuerzas Armadas y Policía Nacional.24. Oficiales de las FF.AA. y PNP.25. Jueces y Fiscales Provinciales.26. Decanos de Facultad o Programas Académicos de las Universidades. 3. Las precedencias del orden protocolar no implican necesariamente relación de jerarquía o subordinación funcional entre las diversas autoridades.4. En las ceremonias internas y cívicas de las diversas instituciones del Estado, se aplican sus propias normas protocolares y de precedencias en concordancia básica con lo dispuesto en el presente decreto supremo. Dichas ceremonias son presididas por el jefe del sector o el titular de la institución.5. En las ceremonias oficiales, los Jefes de Misiones Diplomáticas, Representantes de Organismos Internacionales y Jefes de Oficinas Consulares, acreditados ante el Gobierno del Perú, así como los miembros de las Fuerzas Armadas y Policía Nacional serán ubicados de preferencia en lugares independientemente situados al de otras altas autoridades nacionales, siguiendo su propio orden de precedencia.6. Las disposiciones contenidas en el presente decreto supremo se integrarán a la normativa que regule el Ceremonial del Estado, el mismo que contendrá las normas aplicables del ceremonial correspondiente a los Gobiernos Regionales. Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintitrés días del mes de julio del año dos mil tres. ALEJANDRO TOLEDO, Presidente Constitucional de la República. ALLAN WAGNER TIZON, Ministro de Relaciones Exteriores.

C.C. LEY DE LA DERECHA Y DE LA PROXIMIDAD LEY DE LA DERECHA Y DE LA PROXIMIDAD

La precedencia tiene su máxima ley en el concepto de que el lugar de honor es ocupado por la máxima jerarquía en el sitial de la derecha (*)(*), ya sea en un acto, comida, visita, recepción, etc.

(*) Cuando ubicamos personas siempre debemos tener en cuenta que consideramos la derecha y la izquierda a partir de la ubicación central, mirando desde atrás de quién ocupa este lugar y no desde la platea.

Cuando se realice una ceremonia, debemos tener en cuenta que el lugar de honor no es la cabecera, sitio reservado para el anfitrión, sino la derecha de este. De esta forma, si tenemos que situar a tres personas en la misma fila, la ubicación sería:

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MESA DE HONOR

O1 2

en donde “0” es la ubicación que le corresponde al anfitrión, “1” la derecha, asignada al invitado de mayor jerarquía (lugar que también le corresponde al invitado de honor si existiera) y “2”, lugar que ocupará el invitado que sigue a “1” en el orden de precedencia.

Existen ciertas excepciones a esta normativa, especialmente las dadas por los usos y costumbres, entre las que podemos destacar a modo de ejemplo:

En el caso que el invitado de honor supere al anfitrión en jerarquía, podemos invitarlo a ocupar la cabecera (o centro), desplazando al anfitrión hacia la izquierda de modo tal que el visitante principal ocupe la cabecera y a la vez se encuentre situado a la derecha del anfitrión. De esta forma podría componerse una cabecera compartida: donde “0” es la ubicación correspondiente al anfitrión y “00” al invitado de honor (como dijimos anteriormente, de mayor jerarquía que “0”).

En el caso del Jefe o Director de la Institución, sólo cederá su lugar al Ministro o Viceministro de Salud. Así mismo hará lo propio si asiste un ministro de otro sector o los presidentes de los poderes públicos.

En el caso de asistir el Señor Presidente de la República, siempre ocupará la cabecera o el lugar de honor.

D. PRECEDENCIA EN AUTOMÓVILES, AVIONES Y OTROS.

En todo automóvil, subirá primero por la puerta trasera derecha la persona de mayor jerarquía. Entrarán por la puerta izquierda trasera, aquél o aquéllos que en jerarquía les corresponde acompañar al personaje. Junto al conductor y por la parte delantera derecha, entrará aquél o aquellos, que siguen en jerarquía, como lo señalan las

Para salir del vehículo, saldrá la persona sentada en el asiento delantero derecho, (Automóviles). A esta persona le corresponde abrir la puerta trasera el personaje de

21

MESA DE HONOR (INVITADOS)

OOO 1

mayor jerarquía. En el caso del presidente de la República, altas autoridades civiles, militares y eclesiásticas de la Nación, así como aquellos personajes huéspedes de honor de visita al país, es de rigor cumplir con esta norma protocolar de cortesía.

Precedencia cuando se camina, Cuando se acompaña caminando a un personaje con jerarquía, éste debe ir del lado derecho de su acompañante, pero, si son dos personas quienes acompañan al personaje, éste debe ir en el medio de sus acompañantes teniendo a su derecha al de mayor jerarquía y a su izquierda al que le sigue en jerarquía.

E.E. LA MESA DE HONORLA MESA DE HONOR

La mesa de honor o mesa principal, debe estar ordenada con mucha anticipación y debe denotar pulcritud, colocando los implementos básicos:

Paño (de ser el caso) Rótulos al frente del asiento con los cargos de las personas que conforman la mesa

de honor (los nombre deben notarse por la parte posterior del rótulo para que los que ocupan un lugar en la mesa se ubiquen fácilmente)

Vaso servido de agua a la altura de la mano derecha y al alcance. Fólder con materiales impresos, programa, listado con nombres y cargos en forma

jerarquizada, de las personas que conforman la mesa. Si estuvieran presentes algunos altos funcionarios en la sala deben incluirse en la lista para que el orador las pueda mencionar.(Orden de Precedencia).

Cantidad de sillas suficiente más una o dos adicionales para la imprevistos. Estandartes o banderas. Banderines de mesa (Banderín Nacional e Institucional), si no han sido colocados

los estandartes. Micrófono en la parte central de la mesa funcionando, (Puede ser también uno

inalámbrico) o micrófono en el podium, la ubicación del mismo depende del tipo de ceremonia o evento que se trate.

Si el micrófono está en el podium, entonces los estandartes deberán estar detrás del podium para que hagan el marco al orador.

Si el micrófono está en el centro de la mesa de honor y el orador hablará desde ahí, los estandartes deberán estar detrás de la persona más importante de la mesa de honor.

Si la ceremonia es externa, al aire libre, el equivalente es el arreglo del estrado principal. Ubicación adecuada de los oradores, Micrófono con parante para oradores y micrófono aparte para el Maestro de

Ceremonias, podio si fuera el caso (el Presidente de la República lleva su propio podio, pero require un sillón especial).

Espacios suficientes para el tránsito al interior del estrado. Una persona destinada para atender el estrado.

F. CASOS PRÁCTICOS

Ejemplo N° 1: Ceremonia de Aniversario en el Instituto Especializado de Salud Mental

Miembros de la mesa de honor:

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1. Ministro de Salud (MS)2. Director del IESM (D-IESM) 3. Alcalde de San Martín de Porras (ASMP)4. Decano del Colegio Médico (DCM)5. Representante de OPS (OPS)

Maestro de cremonias (M.C.)

La ubicación sería de la siguiente manera:

IMPORTANTE: Reiteramos que no es recomendable considerar ubicaciones pares en la Mesa de

Honor. En los casos que el invitado de honor sea el Presidente de la Nación (o similar para

el acto que se lleva a cabo), este ocupará el centro, dando la derecha a la persona que le siga en jerarquía y así sucesivamente.

En caso de duda del lugar que ocupan los funcionarios del Estado, se debe consultar el Cuadro de Precedencia.

Los representantes del Ministro o del Vice-Ministro se ubican a la derecha del anfitrión o Jefe Establecimiento.

Ejemplo N° 2: Inauguración de Programa Académico en el IDREH

Miembros de la mesa de honor:

1. Jefe del IDREH (J-IDREH) 2. Sub-Jefe del IDREH (SJ – IDREH)3. Director General de Capacitación (DGFC)4. Coordinador del Curso (CC)5. Docente (DC)

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14 52 3

M.C.

14 52 3M.C.

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Ejemplo Nº 3 Inauguración de Obras en un Establecimiento de Salud con financiamiento externo

1. Ministro de Salud o Vice-Ministro de Salud (DM)2. Director de la DISA (D-DISA)3. Director del Establecimiento (D-E)4. Director del PRONEIM (D-PRONEIM)5. Representante de Financiadora (R-Finaciad)

IMPORTANTE: En el caso que la obra fue autofinanciada o recibió apoyo solo del MINSA, sólo se

consideran tres ubicaciones y el Director del PRONEIM, tiene un sitio preferencial en la primera fila.

En inauguraciones de obras es preferible que las autoridades estén paradas en un tabladillo cerca del lugar donde será el corte de la cinta o la revelación de la placa

Ejemplo Nº 4: Inauguración de en Encuentro Macro-Regional de Salud

1. Ministro de Salud (MS)2. Presidente del Gobierno Regional donde se realiza la actividad (PGR)3. Director Regional de Salud anfitriona (DIRESA)4. Director General de Salud de las Personas - MINSA (DGSP)

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14 52 3

14 2 3M.C.

CAPITULO III CAPITULO III

CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALESCEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES

Las instituciones sobre todo las públicas deben tener un cuidado especial en las ceremonias y actos que organice, sobre todo aquellas que cuenten con la presencia de funcionarios de la institución; para ello requiere que estas ceremonias deben ser diseñadas, programadas, planificadas, ejecutadas y posteriormente evaluadas.

Los eventos son actividades que como su nombre lo indica eventuales y que pueden presentarse de manera imprevista pero debe ser preocupación de la Oficina General de Comunicaciones estar preparada para estas eventualidades y brindar la misma calidad de atención en cualquier circunstancia, para ello el apoyo del más alto nivel de la institución es primordial a fin de facilitar la toma de decisiones.

Las Dirección General de Comunicaciones y las Oficinas de Comunicación de los organismos desconcentrados y descentralizados del MINSA, tienen la responsabilidad de velar por que cada actividad institucional, en la que se tome el nombre del Ministerio de Salud y/o de sus dependencias, guarde coherencia con la imagen institucional que se desea proyectar y para ello deberán conocer y hacer cumplir las normas expresadas en el presente manual.

A. SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DE LA CEREMONIA

Según la entidad que organice la ceremonia o acto protocolar se deberán tener las siguientes consideraciones:

1. Ceremonias o actos oficiales organizados en su totalidad por la Oficina de Comunicaciones del Ministerio de Salud con el apoyo de otras áreas de la institución y otras dependencias.

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Estas ceremonias son de tipo institucional como por ejemplo el Aniversario del Ministerio de Salud, transferencia de cargo de la alta dirección, inauguración de obras de alcance institucional, reconocimientos y homenajes.

El diseño y planificación de la Ceremonia o Sesión Solemne en las que el Titular del Sector participe, será responsabilidad de la Dirección Ejecutiva de Imagen Institucional del MINSA.

2. Ceremonias o actos oficiales realizados en los órganos descentralizados o desconcentrados

En el caso de los actos que se realizan en los organismos descentralizados y desconcentrados y en los cuales debe estar presente el Ministro de Salud, su diseño, planificación, monitoreo y evaluación estará a cargo de la Dirección Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud y su ejecución a cargo de la entidad.

3. Ceremonias o actos oficiales realizados por los órganos descentralizados o desconcentrados

Su organización es de responsabilidad de la Institución, Dirección o unidad directamente beneficiada con sus Oficinas de Comunicaciones, quienes deberán asegurar se cumpla con las políticas de imagen institucional y de protocolo del Ministerio de Salud. Las invitaciones serán cursadas por las máximas autoridades de las entidades involucradas.

4. Ceremonias o actos académicos realizados por entidades, instituciones o empresas externas al Ministerio de Salud (organismos o agencias cooperantes, ong´s, colegios profesionales, empresas privadas u otras)

En el caso de los Aniversarios Institucionales y otras ceremonias de los organismos o instituciones no dependientes del Ministerio de Salud, donde invitan a presidir al Titular del Sector, la coordinación estará a cargo de la Oficina Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud, que asegurará que la actividad se desarrolle en los estándares de calidad requeridos para la ocasión. Siendo responsabilidad de quien genera la invitación brindar las facilidades para la coordinación de las actividades.

B. ACCIONES DE PROTOCOLO

1. INVITACIONES

La invitación puede hacerse a través de:

Tarjetas: deben contener los datos básicos: quien invita, a quien, a qué, cuándo y dónde. El agradecimiento por la asistencia y los teléfonos para las confirmaciones. Deben ser enviadas por lo menos 15 días como mínimo antes del acto.

Oficios: Así se envíen tarjetas, los oficios son necesarios cuando se trata de altas personalidades, a quien se debe sustentar la importancia de la ceremonia.

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Conformaciones: es necesario asignar a alquien, pero es siempre una labor de equipo. Fundamenta para las precedencias, es aconsejable no buscar confirmaciones de todos los invitados, sino principalmente de aquellos que ocuparán lugares importantes.

Directorio y actualizaciones: es muy importante contar con un directorio en permanente actualización para que sirva de insumo antes que se empiece a elaborar los sobres y tarjetas.

a. AL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y OTRAS AUTORIDADES

Si se desea invitar al Presidente de la República, Presidente del Congreso de la República, Ministros de Estado u otras autoridades con igual jerarquía, la invitación debe ser cursada por una autoridad de igual jerarquía, en este caso, del Señor Ministro de Salud. Las autoridades locales o regionales pueden ser invitadas por el Director General de la Institución.

A los demás invitados, se les enviará una tarjeta de invitación, observando cuidadosamente su redacción y el adecuado uso de escudos, logos y colocando el teléfono correspondiente para la confirmación. El tiempo de despacho previo de una invitación es de siete días hábiles como mínimo y 15 como máximo.

b. AL TITULAR DEL SECTOR SALUD

La invitación que se hace al Titular del Sector, constituye una deferencia especial al ser la persona de más alta jerarquía dentro de la organización del Ministerio de Salud.

La persona de más alto cargo de la institución que genera la invitación deberá remitir con un mínimo de quince días previos a la ceremonia, el oficio o carta de invitación al Titular del Sector, adjuntando un expediente conteniendo la siguiente información:

a. Ayuda Memoria (breve exposición) sobre el motivo de la ceremonia, detallando fecha, lugar y hora propuesta.

b. Brochure Institucional (si fuera una entidad externa al Ministerio de Salud)c. Información histórica de la Institución (para ceremonias de aniversario)d. El programa de la ceremonia (detallar tiempo de intervenciones).e. Relación de invitados a la ceremonia (las de mayor nivel jerárquico para

preparar el Orden de Precedencia)f. Un croquis señalando el recorrido que se propone efectúe el Ministro dentro

de las instalaciones de la Institución (en caso de considerarse la visita de ambientes o inauguración de pabellones u otras instalaciones luego de concluida la ceremonia).

2. FORMAS DE RECIBIR UNA VISITA

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La persona de mayor jerarquía de la institución que genera la invitación, deberá recibir al Titular del Sector, desde la puerta de ingreso hacia el despacho o al lugar en donde se realizará la ceremonia.

La recepción protocolar se debe hacer siempre en puerta, no permitiendo que quienes primero reciban a los invitados sea el personal de seguridad o vigilancia. Desde el inicio el visitante debe percibir que su visita es esperada y bien atendida. Despejar ascensores con antelación es un signo de cortesía y si se prevé una visita prolongada, a las bebida habituales para todo visitante distinguido, se añadirá algunos bocadillos.

En el caso de ser una visita al despacho, son las secretarias o asistentes de los Jefes o Directores Generales, quienes recibirán a la visita, estrechándole la mano al invitado solo si éste tiene la iniciativa de hacerlo, de lo contrario no. Luego deberá conducir a la visita hasta el despacho, la secretaria siempre en primer lugar, para indicar el camino a nuestro invitado. Llegados a la puerta del despacho, corresponde abrir la puerta a la secretaria, anunciar al visitante, y cerrarla tras de sí, dejando a la visita a solas con el anfitrión.

El anfitrión, debe salir de su escritorio al encuentro de la visita. Nunca se da la mano habiendo una mesa de por medio y acto seguido se le indica el lugar donde debe sentarse.

Si el anfitrión está ocupado a la llegada del visitante, el personal de protocolo deberá departir con este último todo el tiempo que sea necesario, salvo que solicite expresamente privacidad. La visita deber ser esperada hasta el término de su reunión, conducida a la puerta de salida y despedida cordialmente.

Finalmente, es necesario consignar los datos de la visita en un ficha o libro de visitantes ilustres, para el archivo y posteridad.

Cuando despidamos a nuestra visita la acompañaremos hasta la recepción para que la secretaria lo conduzca hasta la salida, sobre todo cuando viene por primera vez. Si el visitante es alguien de mayor jerarquía el propio Jefe o Director debe llevarlo hasta la puerta.

3. REGALOS INSTITUCIONALES

Cuando arriba una autoridad extranjera o se recibe especial colaboración de algún funcionario nacional, es habitual y adecuado ofrecer muestras de aprecio y reconocimiento.

Cuando se trata de obsequiar, existen diversas alternativas:

a. Artículos de artesaníaDe ser el caso, procurar no adquirir productos que signifiquen un molestía al agasajado para el traslado a su país de origen (volumen, fragilidad del obsequio, etc.).

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b. Adornos en general Si la artesanía no es una opción, dependiendo del nivel y rango de la autoridad agasajada, se puede adquirir diversos adornos y/o útiles de oficina (relojes de mesa, cortadores de papel, portalpiceros, etc), generalmente de plata peruana.

c. Obras de arteAdquirir pinturas, tejidos, esculturas pequeñas con motivos peruanos.,

d. Libros peruanosEs una buena costumbre obsequiar libros y/o videos sobre aspectos de la cultura, historia, recursos naturales, etc. del Perú.

e. Publicaciones de la propia institución

f. Recuerdos institucionales Solapines, medallas.

g. Flores Cuando una autoridad viene en visita protocolar es importante preguntar si vendrá acompañado por su esposa, si fuera el caso, para prever la entrega de flores de bienvenida.

El regalo es una forma de expresar amistad y agradecimiento. Los regalos por motivos de trabajo deben hacerse con sentido común y con respeto a la dignidad de la persona a la que regalamos. Un regalo institucional no debe ser ni muy caro ni muy banal. No olvidemos que este obsequio también forma parte de la imagen que la institución proyecta a las personas y entidades que se relacionan con ella.

Es importante recordar que todos los regalos tienen su momento. Si el regalo tiene como destinatario una personalidad o un invitado de honor, éste debería entregarse en privado. Hay una característica especial: si las visitas son privadas y regalan las instituciones públicas o empresas, el regalo debe ir envuelto en papel de regalo (que puede llevar el logotipo de la institución o empresa). Pero en el caso de visitas de Estado, los regalos se entregan sin envolver y posteriormente se encargan los ayudantes de recogerlos y guardarlos. En cualquier caso, los regalos se agradecen y se alaban.

En caso de que los obsequios sean para personas de otros países hay que tener mucho tacto al momento de elegir el presente, ya que las costumbres, hábitos, religión, cultura, etc. pueden llegar a ser totalmente opuestos y nuestro invitado disgustarse por el regalo que le entregamos. Por ejemplo a un árabe no se le regala jamás comidas o bebidas, así también los japoneses agradecen mucho los obsequios de marcas de lujo o exquisiteces gastronómicas.

Normalmente los obsequios se entregan directamente en propia mano por la persona que desea agasajar a su visita. Si por el contrario ha de ser enviado debe incluirse una nota, preferiblemente escrita a mano por quien obsequia.

Actualmente se viene usando la entrega de regalos institucionales envueltos en papel con el logotipo de la Institución.

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4. LAS PRESENTACIONES

La presentación es el acto mediante el cual una persona pone en contacto a otras dos que no se conocían previamente. A la hora de las presentaciones deberemos tener presente que “el de menos siempre será presentado al de más”:

El de menor rango será presentado al de mayor rango. El de menos edad será presentado al de más edad. En igualdad de condiciones, el soltero será presentado al casado. En igualdad de condiciones, el hombre será presentado a la mujer.

Si se va a presentar a un matrimonio, lo correcto es hacerlo de la siguiente forma: “El Señor y la Señora Campos”, nunca “el Señor Campos y su esposa”. El esposo por su parte presenta así: “Mi esposa ...” nunca “mi señora”.

Si vamos a presentar a un visitante, lo correcto es decir señor o doctor (apellido del visitante) le presento a la Directora de......., Lic. (apellido) no la Lic. Rosa o la Dra. Jimena.

5. RECEPCIÓN CONDUCCIÓN Y ATENCIÓN DE INVITADOS

La ubicación de los invitados se hará de acuerdo al orden de precedencia. Si se utiliza mesa de honor, en ella debe ubicarse un número impar de personas, conformado por las autoridades de máxima jerarquía que participen en ese acto. El ordenamiento de las demás autoridades se establece alternándose de derecha a izquierda de mayor a menor jerarquía (Se entiendo como derecha a aquella de la autoridad que preside la reunión). La alternancia, se observa también en las primeras filas. (No es recomendable ponerle rótulos con el nombre de la persona invitada a las sillas, a menos que se tenga la plena seguridad de la participación del funcionario o autoridad. Es más recomendable colocar rótulos de RESERVADO, que permiten mayor flexibilidad al organizador para las ubicaciones preferenciales). Sin embargo, siempre debe contarse con un plano de distribución de los espacios preferentes, que pueda ayudar a este fin.

a. Prever la recepción con postas, en caso que las distancias entre puerta del local y puerta del Salón de la ceremonia sean excesivas para un solo equipo.

b. Una función central del equipo de recepción, además de la correcta atención al invitado, es la de “Capturar” sus nombre y cargo y transmitirlo correctamente a los responsables en el Salón, de modo que tanto quienes ubican invitados otorguen un adecuado tratamiento, cuanto los oradores correspondientes obtengan la información para las menciones.

c. En este rubro, hay que considerar la recepción y despedida, ya sea en el lugar donde se desarrolla el acto o en el aeropuerto, de los invitados especiales. Esto involucra desde las gestiones ante las autoridades correspondientes (Protocolo del aeropuerto) hasta aspectos administrativos del servicio (personal, transporte, carteles de identificación, etc.).

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EJEMPLO DE PLANO DE DISTRIBUCIÓN EN CEREMONIA INSTITUCIONAL (INTERNA)

AUDITORIO

PERSONAL PERSONAL PERSONAL

6. EL ESTACIONAMIENTO

El estacionamiento, es un aspecto que muchas veces no es tomado en cuenta en el momento de organizar una actividad, quizás porque es considerado un detalle irrelevante y sin mucha trascendencia. Sin embargo debemos procurar tenerlo en cuenta en la organización de nuestras actividades, (grandes y pequeñas) y evitar esperas innecesarias y malos ratos a nuestros invitados.

Si se ha organizado una actividad en la sede de la institución, se debe coordinar previamente con el invitado si vendrá en su vehículo o no. De ser afirmativa la respuesta, se debe coordinar con el personal de portería, a fin de que asigne y reserve un lugar en el estacionamiento para el vehículo del invitado.

Si el número de personas invitadas supera la capacidad de nuestro estacionamiento, se debe coordinar con una playa de estacionamiento cercana a fin de informar a nuestros invitados sobre la dirección del lugar de estacionamiento, indicándoles que allí sus vehículos tendrán la seguridad necesaria.

Por otro lado, si la reunión se realiza en otra sede, se debe preguntar a los organizadores si se ha considerado la reserva de estacionamiento. Si este aspecto no ha sido considerado, la persona tomará sus precauciones y decidirá oportunamente si llevará o no su vehículo.

7. MAESTRO DE CEREMONIAS (M. C.)

Antiguamente el Maestro de Ceremonias, era una especie de intermediario entre los reyes y el pueblo. Estaba en contacto diario con el rey transmitiéndole las necesidades de la gente, a la que mantenía informada después, de las decisiones tomadas por el rey.

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MESA DE HONOR

JEFES DE DEPARTAMENTOS Y SE

DIRECTORES GENERALES DIRECTORES EJECUTIVOS

JEFES DE SERVICIOS JEFES DE SERVICIOS JEFES DE SERVICIOS

En la mayoría de las reuniones de importancia, plenarias festivas, eventos, está, además de la persona que preside, el Maestro de Ceremonia, en este caso deberá ocupar un lugar cerca del atril desde donde dirigirá la misma.

El M.C. debe elaborar un guión el que guiará el desarrollo de la ceremonia, y deberá ceñirse a la exclusiva lectura, no es adecuado que improvise, comente o que haga de orador.

El Maestro de Ceremonias debe mantener un comportamiento ecuánime y muy formal durante el desarrollo de la ceremonia sin figurar y solo realizar lo necesario durante la misma, salvo que se le haya pedido en un inicio que realice comentarios luego de cada intervención deberá evitar hacerlos. Si debe comentar, deberá prestar atención de las ponencias y hacer una síntesis muy breve resaltando lo principal de cada expositor.

Recordemos que el Maestro de ceremonias no es el centro de atención de la actividad sino un facilitador que hace que las acciones sucedan en un orden lógico y sin contratiempos, por lo que su participación deberá ser imperceptible.

Si hablamos del Maestro de Ceremonias debemos hablar de su herramienta fundamental como es el GUIÓN.

8. EL GUIÓN

Refleja la estructura de la ceremonia; el guión contiene tres partes casi siempre fijas:

BIENVENIDA PRESENTACIÓN DE AUTORIDADES DESPEDIDA

Entre la presentación de las autoridades y la despedida el desarrollo de la ceremonia dependerá del tipo de ceremonia que sea.

A continuación frases útiles para cada una de las partes del guión

BIENVENIDA:

El Ministerio de Salud ofrece a ustedes la más cordial bienvenida a éste Magno, importante, trascendental, evento, ceremonia, lanzamiento, presentación de __________________

PRESENTACIÓN DE AUTORIDADES:

Preside la mesa de honor…………………………………………….Nos acompaña.................................................................................También nos honra con su presencia.........................................Agradecemos la presencia de.......................................................Mucho nos place tenerle entre nosotros a ................................Asimismo tenemos entre nosotros a............................................Nos acompaña también……………………………………………..

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DESARROLLO DE LA CEREMONIA:

Conectores que se utilizan entre actos:

Enseguida………………………………………………………………...A continuación……………………………………………………………Inmediatamente…………………………………………………………Seguidamente …………………………………………………………Damos paso a …………………………………………………………...Para concluir …………………………………………………………….Para cerrar con broche de oro…………………………………………

C. TIPOS DE CEREMONIAS

Existen diversos tipos de ceremonias, los más importantes y de uso más frecuente los presentamos a continuación:

1. Transferencia de cargo de nuevas autoridades2. Suscripción de convenios

3. Instalación de comisiones

4. Inauguración de obras

5. Condecoraciones y premiaciones

6. Conferencias de prensa

7. Presentación de libros

Es preciso mencionar que cada una de estas actividades tiene un procedimiento específico que incluye, invitación a la más alta autoridad, programa, guión, ubicación de invitados entre otros, a continuación se presenta los diferentes procedimientos según el tipo de ceremonia.

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1. TRANSFERENCIA DE CARGO DE NUEVAS AUTORIDADES. La transferencia de cargo de nuevas autoridades, es la ceremonia a través de la cual la autoridad saliente agradece a los asistentes el tiempo compartido en el trabajo y se presenta ante los trabajadores e invitados a la autoridad que asume el cargo.

Esta ceremonia puede ser de dos tipos:

a. Transferencia de cargo de MINISTRO y VICEMINISTRO

PROGRAMA

Los Ex Ministros de Salud y Ex Viceministros de Salud deberán tener una ubicación destacada en el lugar donde se desarrolle la ceremonia y deberán ser mencionados por las autoridades que hagan uso de la palabra.

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CEREMONIA DE TRANSFERENCIA DE CARGO DEL DESPACHO DE SALUD

DìaLugar Hora

11:30 Palabras del Dr. ..........., Ex Ministro de Salud

11:38 Lectura de la Resolución Suprema Nº

11:40 Palabras del Ministro de Salud

11:50 Saludo Protocolar

12:00 Fin de la ceremonia

PROGRAMA

La Oficina General de Comunicaciones deberá preparar el orden de precedencia tanto para el Ministro saliente como para el Ministro entrante; se deberá incluir el saludo a los miembros de la mesa de honor y a las principales autoridades presentes agrupando por instituciones de manera que no se cometen omisiones.

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ORDEN DE PRECEDENCIA MINISTRO DE SALUD VICEMINISTRO DE SALUD

SRES. EX MINISTROS DE SALUD - QUE ME HONRAN CON SU PRESENCIASRS. CONGRESISTAS DE LA REPÚBLICASRS. VICEMINISTROS DE SALUD

SEÑORES REPRESENTANTES DEL COLEGIO MÉDICO DEL PERÚSEÑORES AUTORIDADES DE ESSALUDSEÑORES REPRESENTANTES DE LAS SANIDADES DE LAS FUERZAS ARMADAS Y POLICIALES SEÑORES REPRESENTANTES DE ORGANISMOS Y AGENCIAS DE COOPERACIÓN DE SALUD. SEÑORES REPRESENTANTES DE LAS ACADEMIAS NACIONALES DE MEDICINASEÑORES MIEMBROS DEL CONSEJO NACIONAL DE SALUD SEÑORES AUTORIDADES DE LAS UNIVERSIDADES DEL PAÌS.

SEÑORES JEFES DE ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS, DIRECTORES DE DISAS, INSTITUTOS ESPECIALIZADOS Y HOSPITALES DE LIMA Y CALLAO.

REPRESENTANTES DE LA FEDERACIÓN MEDICA PERUANA, ASOCIACIÓN NACIONAL DE MEDICOS DEL MINISTERIO DE SALUD Y DE ESSALUD.

REPRESENTANTES DE LA FENUTSSA, GREMIOS Y SUTAC PRONIEM, DIGESA Y DIGEMID.

TRABAJADORES DEL MINISTERIO DE SALUD

AMIGOS Y AMIGAS

GUION

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CEREMONIA DE TRANSFERENCIA DE CARGO DEL DESPACHO DE SALUD

BIENVENIDAMuy buenos días tengan todos los presentes. Se da inicio a la ceremonia de transferencia de cargo del despacho de salud.

PRESENTACION DE LA MESA DE HONOR Preside la mesa de honorel Dr..................., MINISTRO DE SALUD La acompañan el DR. ..........................., EX MINISTRO DE SALUD y el DR......................., VICEMINISTRO DE SALUD.

AGRADECIMIENTOS Asimismo agradecemos la presencia de los distinguidos invitados que hoy nos acompañan.

DESARROLLO DE LA CEREMONIAACTO 1ºSe inicia la ceremonia con las palabras del Dr. ..................................... EX MINISTRO DE SALUD.

ACTO 2ºA continuación lectura de la resolución suprema Nº DEL ......................

VISTA LA PROPUESTA DEL SEÑOR PRESIDENTE DEL CONSEJO DE MINISTROS; DE CONFORMIDAD CON EL ARTÌCULO 122º DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL PERÙ Y ESTANDO A LO ACORDADO

SE RESUELVE: NOMBRAR MINISTRO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SALUD; A LA

REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE

RÚBRICA DEL PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPUBLICA

PRESIDENTE DEL CONSEJO DE MINISTROS

ACTO 3ºPALABRAS DEL DR......................, MINISTRO DE SALUD.

ACTO 4º - DESPEDIDAA CONTINUACIÓN SE PROCEDERÁ AL SALUDO PROTOCOLAR DE ESTILO AL MINISTRO DE SALUDAGRADECEMOS QUE LOS INVITADOS SE ACERQUEN A LA MESA DE HONOR POR EL LADO DERECHO.

La mesa de honor deberá estar conformada por el Titular del sector en el centro, el Ministro Saliente a su lado derecho y el Viceministro al lado izquierdo.

MESA DE HONOR TRANSFERENCIA DE CARGO DEL DESPACHO DE SALUD

2. Transferencia de cargo de Directores o Jefes de entidades desconcentradas o descentralizadas del Ministerio de Salud

PROGRAMA

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CEREMONIA DE JURAMENTACIÓN DEL DR. EN EL CARGO DE DIRECTOR EJECUTIVO DEL HOSPITAL NACIONAL

DOCENTE MADRE NIÑO - SAN BARTOLOMÉ

DìaLugarHora

1. Himno Nacional

2. Palabras del Director Saliente Dr.

3. Lectura de la Resolución Ministerial

4. Juramentación

5. Palabras del Director Entrante Dr.

6. Palabras del Señor Ministro de Salud Dr.

7. Pisco de Honor

MINISTROEX MINISTRO VICEMINISTR

PALABRAS DE ESTILO

3. Suscripción de convenios

PROGRAMA

Para la suscripción de convenios, deberá haber además del maestro de ceremonias, una persona que ayude a hacer el cambio de carpetas conteniendo el convenio o acuerdo firmados y las retire luego de suscritos.

4. Instalación de comisiones

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SE COMPROMETE USTED A DESEMPEÑAR CONFORME A LEY EL CARGO DE DIRECTOR EJECUTIVO DEL HOSPITAL NACIONAL DOCENTE MADRE NIÑO - SAN BARTOLOMÉ OBTENIDO POR CONCURSO DE MÉRITOS.

SI

SI ASÍ LO HACE, QUE DIOS LO PREMIE, SINO QUE ÉL Y LA NACIÓN SE LO DEMANDEN.

SUSCRIPCIÓN DE CONVENIO

Convenio “XXXXXX– PASA” entre XXXXXXXXX y el Ministerio de Salud del Perú

Lugar y FechaHora

P R O G R A M A

9:00 – 9:02 Bienvenida - Maestro de Ceremonias

9:02 – 9:07 Breve descripción del convenio o Lectura de las principales cláusulas o términos del acuerdo a cargo del DR.

9:07 – 9:09 Suscripción del Convenio “XXXXXX” entre el (NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE) y el SR. Ministro de Salud, Dr.

9:09 – 9:14 Palabras del Representante DE la Institución que firma el convenio.

9:14 – 9:24 Palabras del Señor Ministro de Salud, Dr.

9:24 – 9:30 Pisco de honor

CEREMONIA DE INSTALACIÓN DE LA COMISIÓN DE ALTO NIVEL ENCARGADA DE ANALIZAR LA PROBLEMÁTICA DE RECLAMOS Y DERECHOS DE LOS PACIENTES QUE RESULTEN DAMNIFICADOS EN ESTABLECIMIENTOS DE

SALUD, PÚBLICOS O PRIVADOSLugar: Salón Hipólito Unanue

Día:

PROGRAMA

11:00 – 11:03 Bienvenida

11:03 – 11:10 Lectura de la Resolución Suprema N° 008--SA

11:10 – 11:20 Palabras del Sr. Ministro de Salud, Dr.

11:20 – 11:30 Brindis

5. Inauguración de obras

Las Ceremonias de inauguración de obras, generalmente incluyen un recorrido or las instalaciones a ser inauguradas, este recorrido deberá ser ensayado previamente (un día antes o dos) por los organizadores para prever cualquier contratiempo y medir el tiempo que tarda completarla, considerando que no será un recorrido libre sino acompañado por la prensa.

Adjunto al programa deberá elaborarse el plano de recorrido y designar a personas responsables de los puntos, oficinas o áreas que serán visitadas.

Si se trata de una revelación, entrega de placa recordatoria, etc., es necesario adoptar todas las medidas para que los materiales (placa, tela cobertora, botella y martillo, cinta y tijeras, obsequios, platos, placas o diplomas, etc.), estén a tiempo y adecuadamente presentados (que los nombres grabados o impresos sean los correctos).

Si la ceremonia incluye izamiento de banderas, preparar la participación de la Banda de Música (momentos y marchas a interpretar), la correcta posición de las banderas con relación a las drisas, adecuados funcionamientos de éstas, etc.

6. Condecoraciones y premiaciones

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CEREMONIA DE INAUGURACIÓN DE OBRAS Lugar: Centro de Salud Barranca

FechaHora

PROGRAMA

- Introducción (Esta parte está a cargo del maestro de ceremonias, por lo que normalmente no se considera en el programa a ser distribuido)

- Himno Nacional

- Palabras de la máxima autoridad de la institución beneficiada

- Palabras del Ministro de Salud o representante

- Develación de Placa recordatoria

7. Conferencias de prensa

8. Presentación de libros

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CEREMONIA DE CONDECORACIÓN A XXXXXXX AL TÉRMINO DE SU MISIÓN EN EL PERÚ

LugarFechaHora

PROGRAMA

- Himno Nacional- Lectura de la Resolución Suprema

- Imposición de la Condecoración

- Palabras de la Condecorada

GUIÓN DE CONFERENCIA DE PRENSA

Señores periodistas muy buenos días, se da inicio a la Conferencia de Prensa que ofrece la Sra. Ministra de Salud sobre LA INTOXICACIÓN DE NIÑOS DEL WAWAWASI DE SAN JUAN DE LURIGANCHO.

Palabras de la Sra. Ministra de Salud, Dra.

Preguntas de los Sres. Periodistas, por favor centrar las preguntas en el tema de que nos convoca.

Agradecemos su presencia, ha concluido la Conferencia de prensa.

Presentación del libro Lineamientos para la Acción en Salud Mental

Jueves 25 de mayo de 2003Paraninfo del Ministerio de Salud 2ndo Piso sede central

Bienvenida Presentación del autor / obra (lectura de su hoja de vida) Palabras del autor de la obra o exposición de los resultados

del trabajo de investigación Comentarios de expertos (Puede ser en un panel con la

presencia de un moderador) Cierre por la autoridad de mayor jerarquía Brindis (condicional a disponibilidad)

CONFERENCIA DE PRENSATema: ACCIONES REALIZADAS POR EL MINSA, POR LA

INTOXICACIÓN DE NIÑOS DEL WAWAWASI DE SAN JUAN DE LURIGANCHO. Fecha: xxxxx

Bienvenida

Declaraciones de la autoridad que ofrece la conferencia. (Esta persona a su vez podrá respaldarse en otro funcionario de reconocida experiencia, a fin de abundar en mayores detalles en las declaraciones sobre el tema)

D. TIPOS DE EVENTOS

1. SIMPOSIO

Es simposio es una técnica de participación en la cual un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en forma sucesiva ante un grupo o auditorio.

Los expertos no deben pasar de 4 ó 5 personas. Deben ponerse previamente de acuerdo para no repetirse. Luego el coordinador o moderador los presenta ante el grupo, expone el tema brevemente y explica el procedimiento que se va a seguir. Después cede la palabra a los expositores por orden, asignándoles unos 10 minutos a cada uno. Al final del Simposio, el coordinador o moderador hará un breve resumen y dirigirá la plenaria. Esta técnica se utiliza en reuniones de carácter formal, aunque dinámico. Requiere que los expositores sean verdaderos expertos y dominen el tema.

GRAFICA DE UN SIMPOSIUM

2. MESA REDONDA

La mesa redonda es una técnica de participación en la cual un equipo de expertos que sostienen puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un mismo tema,

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Expertos CoordinaCoordina

Mesa para el Expositor

Auditorio

exponen ante el auditorio en forma sucesiva. Es sumamente útil para aclarar posiciones, para inquietar al grupo en torno a diferentes doctrinas o corrientes, permitiendo profundizar.

Lo fundamental es que los puntos de vista de los expertos sean divergentes. Los que van a exponer el tema se pueden dividir individualmente o por parejas, sin que pasen de 4 y que tengan dominio sobre el tema en mención. Previamente se pondrán de acuerdo con el coordinador o moderador sobre el método a seguir y sobre el orden en que hablarán y el tiempo que gastarán.

El coordinador o moderador se sentará en el centro y a su lado los controversistas. Los presentará primero y enfocará el tema brevemente. Luego irá dando la palabra durante unos 10 minutos a los expositores, procurando se turnen las distintas posiciones. Después sintetizará los diversos puntos de vista expuestos y dará oportunidad a una segunda vuelta para aclarar los puntos de vista que quedaron oscuros. En seguida dará la palabra a los asistentes no para entablar discusión, sino para pedir aclaraciones o información. El buen tino, la mesura y paciencia del moderador son indispensables para un buen desarrollo, no debe dejarse llevar por simpatías y antipatías, deber ser lo más objetivo posible para cumplir su rol dinamizador en el debate, no debe terminar en polémica.

GRAFICA DE UNA MESA REDONDA

3. PANEL

El panel es un evento donde interviene un grupo de expertos cada uno en su materia. No exponen, sino que dialogan desde el principio.Esta es la gran diferencia que hay con la mesa redonda. Aunque su desarrollo es aparentemente espontáneo, debe seguir una secuencia coherente y ordenada. Todo esto exige una preparación cuidadosa.

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ExpertosCoordinaCoordina

Mesa

Auditorio

El coordinador o moderador selecciona a los participantes y prepara con ellos las líneas del diálogo. Aunque cabe la improvisación en la hora, debe seguirse las líneas generales preparadas de antemano.

Cada uno de los panelistas podrá tener encima de la mesa apuntes con el desarrollo general del diálogo, allí estarán indicados los momentos en que cada uno tendrá que intervenir y las ideas que deberá exponer, respondiendo o preguntando, cortando frases de los otros.Es muy importante que tengan facilidad de palabra y cierta chispa de humor para amenizar la conversación. Algunos pasos que pueden darse: El coordinar comienza el tema, presenta a los miembros y formula una

pregunta o abre simplemente la sesión. Comienza el diálogo. El coordinador deber estar atento para encaminar la conversación, si ve que

ésta se sale del orden lógico preparado, o para evitar eventuales tensiones y animar el diálogo. Puede, de cuando en cuando, hacer un breve resumen de lo expuesto e iniciar otro tema con alguna otra pregunta.

Unos minutos antes del final invitará a cada participante a que haga un breve

Gráfica de un Panel

4. FORUM O FORO

El fórum o foro es una técnica de participación en la cual todos los participantes de igual a igual discuten o intercambian ideas en torno a un tema determinado, bajo la dirección de un coordinador o moderador.

Difiere sustancialmente de la mesa redonda. Sin embargo, por la similitud de oportunidades de los participantes, es necesario proceder a una forma de sorteo para decidir la participación.

Sirve para conocer, en forma resumida, diversas opiniones sobre un mismo tema.

También, existen otros eventos que debemos tomarlos en cuenta para su uso eventual. Tal es el caso de los eventos que a continuación explicaremos,

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Expertos nterrogadoreso Panelistas

Auditorio

5. CONGRESO

Es por excelencia el evento máximo o pleno; pues busca congregar a lo más selecto de una comunidad, colectividad o rama a fin para evaluar, discutir y acordar en forma conjunta sobre un tema o hecho. Por ello, se dice que el congreso es deliberativo y resolutivo, pues a diferencia de otros eventos, en los cuales prima el intercambio y la propuesta; en el congreso, aparte de estas características, se adoptan acuerdos y se toma posición sobre temas controvertidos o en discusión.Su preparación requiere del mayor esmero, para saber disponer de la más amplia comodidad y tranquilidad de los congresistas, quienes deberán deliberar con el mayor desasosiego para concretar los mejores acuerdos.

Cuando, previamente se hayan hecho eventos menores como seminarios o foros sobre un tema, y se concrete acuerdos para llevar sus ponencias a un evento más amplio que pueda resolver las dificultades a discernir es hora de organizar el Congreso.

6. CONFERENCIA

Se trata de una reunión a alto nivel, mas restringida que el Congreso, tradicionalmente limitada a un solo tema y convocada por invitación. La Conferencia es en principio una reunión de índole gubernamental u oficial, en la que formalmente se abordan problemas diplomáticos, políticos, económicos.

7. SEMINARIO

El Seminario es, por naturaleza una reunión o serie de reuniones de especialistas con diferentes habilidades pero que comparten un interés común y que se reúnen con propósitos de entrenamiento o aprendizaje

El programa de trabajo de un seminario apunta a enriquecer la capacidad de los participantes. Está dividido en tres fases: fase de exposición, cuando alguien previamente designado realiza una investigación y lleva su aporte al grupo; fase de discusión, cuando el asunto en cuestión es debatido y analizado en todos sus aspectos en pequeños grupos o colectivamente; y fase de conclusión, cuando el coordinador, polarizando las opiniones dominantes, propone a la aprobación del grupo las recomendaciones finales del seminario.

A menudo las personas que toman parte en el Seminario vienen de distintas ciudades o países y durante el evento viven en una especie de régimen comunitario o por lo menos concentrados en idénticos lugares y sometidos a un severo programa de trabajo.

Aunque al principio estas manifestaciones se circunscribían a asociaciones filosóficas, religiosas, etc, hoy en día esferas comerciales y técnicas recurren al Seminario como eficaz medio de comunicación.

8. COLOQUIO

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Este vocablo de raíces romanas significa en si mismo, diálogo. Se emplea frecuentemente para designar reuniones especializadas de carácter interdisciplinario que tienen el propósito de discutir sobre temas académicos o de investigación y apoyar áreas de interés mutuo mediante el intercambio de ideas. Trata de evitar en principio, toda clase de publicidad, se reúne preferentemente en un lugar tranquilo y se rodea de un ambiente propicio a las tareas intelectuales.

9. CONVENCIÓN

Reunión de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos o de otra índole, y que convergen en una fecha y un lugar determinados previamente para intercambiar experiencias, tratar asuntos de interés común y tomar decisiones al respecto, así como establecer consenso sobre determinadas políticas, etc., con un marcado objetivo promocional.

Puede afirmarse según estadísticas y estudios solventes que, en la actualidad, han llegado a contribuir el principal factor de turismo de congresos

10. TALLER

Reunión de un limitado número de personas para intercambiar conocimientos o experiencias en temas específicos y su aplicación práctica.

11. ASAMBLEA

Como órgano supremo de las asociaciones, la asamblea consiste en una magna reunión en el curso de la cual se expone una situación determinada, se debaten problemas internos y se establecen directrices para una situación ulterior. Está exenta de motivaciones comerciales y se caracteriza por su espíritu ejecutivo y funcional. Sin embargo, en la práctica se celebran asambleas profesionales cuyos trabajos se vinculan a los negocios o coyunturas particulares de un sector.

12. COMITÉ

El Comité es un órgano generalmente nombrado durante una sesión plenaria y cuyo mandato se limita a la asistencia de dicha reunión superior, salvo excepciones. Se encarga de emitir opiniones acerca de problemas concretos inscritos en el Orden del Día o Agenda de Trabajo y puede, a su vez, designar sub comités o grupos de trabajo para el estudio exhaustivo de materias específicas.

13. COMISIÓN

Con una vida más efímera pero con un radio de acción más amplio que el Comité, la Comisión es un órgano de consulta que se ocupa de sectores de actividades de

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la asociación u organización. Las entidades pueden tener varias comisiones permanentes, cuyos miembros son elegidos por sistemas regulares, de acuerdo a Estatutos.

14. MART

De origen norteamericano, esta clase de acontecimientos acredita autorizadamente en los países más desarrollados, compaginando las vertientes de la Convención y Exposición, a veces con nombres, formas y contenidos que varían ligeramente. Un MART en resumen, es una fórmula comercial realizada por una organización profesional, cuyo objetivo es facilitar los medios de contacto, compra y venta de servicios entre las partes interesadas. Los participantes, oferta y demanda, pueden exponer y apreciar los respectivos productos del turismo y congresismo, asistir a conferencias o seminarios profesionales, contratar técnicas y pulsar la competencia.

15. WORKSHOP

Llamada también “bolsa de Trabajo”, en donde las grandes organizaciones ofrecen sus servicios o productos a los pequeños minoristas a fin de que ellos puedan ofrecerlos a sus clientes.

En esta actividad se necesitan tener Stand de exhibición y mucha folletería, además se puede contar con algunos artículos de merchandising para mejor recordación.

16. VISITA GUIADA

Cuando nuestra empresa o institución por sus características técnicas, profesionales o económicas, haya adquirido un determinado prestigio, el medio local y la opinión pública se siente atraído por conocer nuestro proceso productivo o de entrega de servicio; para ello el departamento de RR.PP, debe prever y organizar visitas guiadas a nuestras instalaciones de público o grupos determinados (universitarios, etc.); de tal manera, que podamos brindar y resaltar nuestra imagen institucional.

En la visita hay que mostrar lo más resaltante de nuestras instalaciones, destacando el aporte a la economía nacional. Estas visitas deben ser guiadas por un técnico y un miembro del Departamento de Relaciones Públicas, se debe mostrar la cordialidad de nuestro personal y resaltar la armonía que existe entre todos los componentes de la institución.

17. FESTIVIDADES

Nuestro calendario nacional, está señalado con varios días festivos de gran importancia, que no debemos descuidar, y más bien deberíamos tomarlos en cuenta para una programación adecuada entre nuestras actividades. Así, por ejemplo está las fiestas patrióticas, entre la que cabe destacar las Fiestas Patrias (28 de julio), que debe constituir todo un acontecimiento, que no deber ser una baja de producción, sino que debe servir para que nuestro personal se compenetre

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de una idea de nacionalidad y colectividad, que requiere de mucho esfuerzo, sacrificio y voluntad de trabajo para el bienestar de nuestras respectivas familias. Otras festividades como para citar como ejemplo, el Día del Trabajo (1º de Mayo), deben ser tomadas en cuenta y la institución debe tomar la iniciativa, para de acuerdo a las circunstancias saber estimular y reconocer el gran aporte de los trabajadores a la consolidación de la empresa o institución. Todas estas fechas deber ser programadas en un Calendario de Eventos, para que se preparen las medidas adecuadas para cada caso.

18. EVENTOS DEPORTIVOS

En nuestro medio social, el deporte, el esparcimiento y entretenimiento son elementos muy importantes, como estrategias de integración entre los trabajadores y la empresa. Por ello, también es necesario incorporar dentro del programa de actividades los eventos deportivos, que requiriendo una preparación singular necesitan que las personas enteradas y con mayores conocimientos se comprometan en estas actividades. Es bien cierto, que en “mente sana, cuerpo sano”, como decían los griegos; por ello para mejorar la producción también se necesita trabajadores anímica y físicamente preparados.

E. EQUIPOS DE TRABAJO POR CEREMONIAS O EVENTOS

Toda persona o grupo que asume la responsabilidad de realizar un evento o ceremonia debe, al iniciar su trabajo, estar consciente de ciertas consideraciones generales que afectarán, de forma directa o indirecta, y en cierto grado, una o varias de las acciones que integran el proceso administrativo necesario para desarrollar un evento o ceremonia.

Planificar implica realizar acciones, estableciendo previamente donde se está y a donde se quiere llegar, es decir, justificando la acción. Los factores principales del éxito de un evento son dos: la institución Organizadora (anfitrión) y el Coordinador del Evento.

La Institución Organizadora es la responsable de ofrecer el evento. Del reconocimiento que ella tenga en el medio al que pertenece depende casi siempre de la asistencia de un mayor o menor número de participantes.

La Coordinación cuya principal tarea es planificar, administrar, orientar los procesos en grupo, transcribir, preparar originales, difundir, publicar, etc.

Fijación de objetivos. Determina el fin o meta que se persigue. Una acción inmediata es la investigación de todos los factores positivos o negativos, pasados, presentes o futuros, internos o externos, que influirán o afectarán la consecución de las acciones del proceso del evento.

Pre-evento. Se inicia con el anteproyecto. Cuando tenemos aprobada la idea empezamos con el proyecto, ya con los costos definidos, en los cuales se deben incluir, por supuesto, las variaciones que se puedan presentar.

Evento. Cuando ya todo lo anterior se ha cumplido y se tiene el cupo ya definido, empieza la preparación del evento. Para un buen desarrollo y un desempeño eficaz de

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las actividades se aconseja separar los trabajos en grupos y designar personas responsables para las tareas de cada actividad.

Veamos el proceso que se realiza, días antes del evento.

1. Alojamiento2. Transporte (aéreo, terrestre)3. Lugar del Evento4. Acto Inaugural del Evento5. Desarrollo del Evento6. Logística7. Contenido de las mesas

Post-Evento. Al concluir el evento, deberá llevarse a cabo una serie de trabajos que permitirán dar por terminado el acontecimiento tales como:

1. Controlar el estado de los equipos e instalaciones antes de su devolución.2. Recoger objetos perdidos que puedan ser reclamados.3. Recopilar los documentos sobrantes.4. Enviar cartas de agradecimientos.5. Editar discursos, puntos de discusiones, informe final, acta final y otros.6. Preparar lista definitiva de participantes con datos institucionales y personales.7. Completar las carpetas para el archivo y consultas posteriores.

El cierre financiero de las actividades en cualquier entidad, debe hacerse en forma cuidadosa y detallada, ya que supone la presentación del informe del evento.

Si hacemos el evento privadamente, debemos saldar deudas y efectuar todos los pagos que hayan quedado pendientes. Es importante establecer el costo final del evento.

Evaluación: Evaluar el evento implica una doble finalidad

1. Mejorar la calidad de los eventos.2. Suministrar datos que permitan una mejor preparación y administración de los

futuros eventos.

La estructura básica en la organización de una ceremonia o evento:

La estructura básica en la organización de una ceremonia o evento gira alrededor de cuatro unidades fundamentales, mejor conocidas como comisiones de trabajo (término más usado en el argot de gerencia de eventos): logística, relaciones públicas y protocolo, finanzas y cultural. La terminología puede variar de un comité organizador a otro, pero en esencia las tareas a desempeñar en cada una de ellas es la misma. Dada la diversidad y/o especificidad de las tareas así como el número de personas disponibles para llevar adelante el evento se crean subcomisiones dentro de la estructura de la organización creada.

Así se tienen las siguientes comisiones:

1. Comisión de Logística

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Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que realiza y hace posible la ejecución del evento. Según la especificidad de las tareas a ejecutar se puede clasificar en actividades o subcomisiones de:

Subcomisiones de: transporte alimentación alojamiento secretaría apoyo técnico-académico apoyo técnico-audiovisual apoyo de servicios generales.

Es importante señalar que estas subdivisiones derivan exclusivamente de la especificidad de las actividades pero no implican que para atenderlas se requiera obligatoriamente duplicar los recursos o utilizar grupos de personas diferentes. En la práctica y en atención a las limitaciones presupuestarias de las instituciones, una persona puede ocuparse simultáneamente de dos subcomisiones o más.

Hay ciertas subcomisiones que exigen mayor tiempo y esfuerzo en una de las fases del evento y no en todas por igual. Con la combinación de funciones se cumple con estos requisitos y con el sentido de integridad del equipo de trabajo. En resumen la división, clasificación y agrupación de funciones al realizar un evento están sujetas al número de participantes que se atenderán y a la cantidad de recursos humanos y económicos disponibles para ello.

Por cuanto resulta evidente el tipo de actividad que desarrollan las subcomisiones de transporte, alimentación alojamiento y secretaría no se incluyeron aquí aclaratorias o definiciones. Las tareas que en cada una de ellas se deben cumplir en cada fase del evento se presentan más adelante. Sin embargo, se considera necesario explicar es esta descripción de la estructura básica de la organización de un evento en que consisten las subcomisiones de apoyo técnico-académico, técnico-audiovisual y de servicios generales.

La subcomisión de apoyo técnico-académico se crea cuando el evento es de tipo Conferencia, Seminario, Taller, Congreso, Simposio o cualquier otro de esta misma índole. Entre sus responsabilidades se pueden mencionar: elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento, revisar el temario a desarrollar, seleccionar las ponencias o trabajos según la normativa establecida, determinar la metodología de trabajo a desarrollar por los participantes en el evento, recopilar, ordenar la reproducción y distribuir los materiales (ponencias) en el mismo coordinar la elaboración de la memoria o publicación de los trabajos presentados en él, entre otras.

La subcomisión de apoyo técnico-audiovisual se centra en coordinar todo lo relacionado con sonido, grabación, filmaciones, fotografías y equipos necesarios para la presentación de trabajos tales como retroproyector, pantalla, data show, entre otros.

La subcomisión de apoyo de servicios generales se encarga de coordinar lo referente a los servicios de iluminación, teléfono, ventilación y electricidad, del local o auditorio donde tendrá lugar el evento, su señalización, adecuación, seguridad y vigilancia,

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ambientación la provisión o suministro de materiales, en general, necesarios para realizar el evento, servicio de reproducción, manejo de computadoras, entre otros.

2. La comisión de Relaciones Públicas y Protocolo atiende básicamente todas aquellas actividades que abarca la promoción y difusión del evento, las relaciones interinstitucionales que derivan de ejecución, la organización y realización de recepciones o actividades sociales y del ceremonial de los actos del evento en atención a normas protocolares, que permitan proyectar adecuadamente la imagen de la institución. Al igual que para los otros entes de la Comisión Organizadora, más adelante se ofrece información detallada.

3. La Comisión de Finanzas centra sus esfuerzos en todo lo concerniente a las actividades administrativas y financieras del evento, al presupuesto, su elaboración y ejecución.

En algunas oportunidades las actividades financieras son de competencia directa del Coordinador General. No obstante, si el evento implica un presupuesto muy elevado, diversidad de gastos y gestiones es recomendable nombrar un coordinador exclusivamente designado para estas funciones.

4. La Comisión Cultural es la encargada de elaborar y ejecutar el Programa Cultural Recreativo, Turístico y de Exhibición que se acuerde realizar para el evento. Cualquiera que sea la actividad (congreso, seminario, graduación, condecoración, encuentro deportivo), las instituciones acostumbran organizar programas culturales que permitan proyectar las agrupaciones artísticas de la institución, de la región o del país según sea la necesidad, como medios para el descanso y la recreación de los participantes y como recurso para el afianzamiento de valores y de proyecciones de la identidad cultural.

Para culminar con este aspecto es preciso agregar que para todo evento se debe contar con un médico y en el menor de los casos con una Unidad de Primeros Auxilios a objeto de poder atender cualquier emergencia. Estos recursos fungirían dentro de la Comisión Organizadora como unidades de apoyo al evento. Conveniente resulta también el tomar las previsiones para la contratación de un servicio de ambulancia que esté disponible todo el tiempo durante el evento para las urgencias que pudieran presentarse.

Como apoyo al evento se debe incluir a las personas que tramitarán los permisos sin son necesarios, básicamente para las actividades que se realicen al exterior de la Institución, puede ser la vía pública, calles, parques o plazas.

F. DISCURSOS PARA CEREMONIAS O EVENTOS

Para ofrecer un discurso en alguna actividad o ceremonia éste debe prepararse con anterioridad. Para saber que decir se debe conocer el tipo de acto en el que se va a intervenir y conocer que personas conforman el auditorio. Todos estos factores condicionan el discurso o conferencia. La elaboración de los discursos puede ser encargado en el caso del Despacho Ministerial a los Asesores o a las áreas técnicas. La Oficina de Comunicaciones debe asegurar la redacción del mensaje para que este sea entendido evitando el excesivo uso de términos técnicos que confunden al auditorio.

La Oficina de Comunicaciones deberá guardar los discursos en un archivo especial para el anuario, así mismo deberá colgarlos en su página web, si la tuviera.

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A efecto de facilitar su difusión en medios de comunicación antes de la ceremonia debe tener una copia del mismo para ser entregado a los periodistas que asistan a la reunión, también se tiene que enviar una copia a la Dirección Ejecutiva de Prensa para su difusión

1. Actos inaugurales o de clausura. Dentro de estos actos hay que diferenciar si son actos breves (inauguraciones de obras por ejemplo) o actos más ceremoniosos como aperturas de un curso en la Institución, etc. Los primeros serán de una duración no superior a los 10 minutos. Y los segundos, sobre todo los del tipo académico entre los 30 minutos como mucho.

2. Mesas redondas. Se caracteriza por la presencia de varios ponentes. Cada una de las ponencias pueden tener una duración distinta, todo dependerá de la distribución del tiempo. (habrá que conocer el tiempo total disponible y el número de ponentes, para hacer cálculos).

3. En almuerzos o cenas. Son los discursos, generalmente muy breves, que suelen dar el anfitrión y el invitado en un determinado acto, al término del banquete. El anfitrión suele agradecer la visita / participación del invitado, y el invitado agradece la acogida dada.

4. De Homenaje. Son los discursos en los que se rinde homenaje a una persona o entidad. El organizador hace una breve introducción, presenta a los ponentes (oradores, generalmente allegados o conocidos del homenajeado), y hablan éstos. Generalmente se resaltan las cualidades humanas y profesionales del "homenajeado". Por último, habla el homenajeado, que suele agradecer la deferencia que han tenido el resto de oradores con su persona, así como agradece al/los organizador/es el agasajo recibido (en forma de banquete o cualquier otro tipo de celebración).

5. Generales. Son los discursos pronunciados en los más diversos actos que podamos organizar, como inauguraciones, actos académicos, seminarios, etc. En función del tipo de acto, se establece un orden de participación de los oradores, que puede ser muy diverso: por orden de importancia, por tema tratado (algunos hacen la introducción, que posteriores oradores amplían), etc.

En el momento de los discursos la regla general suele ser de menor a mayor. Empiezan a hablar los invitados de menor rango, para terminar el de mayor rango, aunque se puede variar el orden por diversas razones de organización.

Al momento de dirigir un discurso se debe tener en cuenta los siguientes consejos:

No trate de mencionar a todo el mundo, siempre podría olvidarse de alguien. . No intente dirigir un discurso en un idioma que no domine Limite el saludo al invitado de honor o al anfitrión. Cuidado con extenderse demasiado en su discurso, tampoco se vaya al extremo

siendo demasiado breve. Si acude a un acto en el que pueda ser invitado a dirigir unas palabras al auditorio,

no está de más llevarse unas palabritas apuntadas. Evite, a no ser que sea un orador excelente, el discurso hablado y opte por el

discurso leído. Es más seguro y no le traicionará la memoria. Si es de los últimos en hablar, trate de ser más breve y ameno que el resto. La

audiencia está más cansada y distraída que al principio y muchas de las cosas ya están dichas.

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Común para todos los discursos: sea breve, claro y ameno.

CAPITULO IV CAPITULO IV

SIMBOLOS PATRIOS E INSTITUCIONALESSIMBOLOS PATRIOS E INSTITUCIONALES

A. USO DE SÍMBOLOS PATRIOS

El estandarte nacional, el del MINSA y de la institución, deberán estar presentes en todas las ceremonias oficiales que organice la institución. Si son ceremonias internas sólo estará el Estandarte Nacional y el de la instituciòn.

Es importante observar algunas normas:

1. Los estandartes nunca pueden ser de diferente tamaño2. Si en la ceremonia o acto se ha previsto la colocación de los estandartes nacional e

institucional, ya no se hace necesario la ubicación de banderitas de mesa.

3. El Himno Nacional será interpretado únicamente en los actos solemnes: celebración del aniversario institucional, aniversario patrio, presencia del Presidente de la República, Ministros de Estado y al comienzo de ceremonias de carácter nacional o internacional.

4. En el caso de las actividades académicas se deberá considerar únicamente los banderines de mesa.

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5. Se debe procurar tener la versión oficial del Himno Nacional interpretada por la Banda de la Policía Nacional del Perú (Ex.Guardia Republicana)

6. Los estandartes nunca deben estar cubiertos por plásticos durante las ceremonias.

7. Si se requiere izar la Bandera Nacional o colocar el estandarte del Perú junto a la Bandera o estandarte de otro país, La Bandera Nacional se ubicará a la Izquierda del espectador. Si está acompañada de un número par de pabellones extranjeros, ocupará el centro de ellos.

8. Si se coloca junto a un número impar,  ocupará el primer lugar al lado izquierdo del espectador, u otra ubicación en forma que destaque.

En el caso de estandartes institucionales el estandarte Nacional se ubicará al centro, el del MINSA a la izquierda del espectador y el de la entidad a la izquierda.

El uso del logotipo institucional, signos distintivos y símbolos oficiales del Estado en la documentación oficial y publicidad que emita el Ministerio de Salud (MINSA) a través de las Direcciones de Línea, de Apoyo, de Asesoria, y los Órganos Desconcentrados y Descentralizados, debe tener un capítulo especial.

B. USO DE SIMBOLOS INSTITUCIONALES DEL MINISTERIO DE SALUD

La bandera institucional del Ministerio de Salud

La tela de la bandera es de color azul con mezcla: Cyan 100%, Magenta: 60%, Amarillo 0% y Negro 0%. El logotipo institucional es de color blanco y se sitúa en el centro.

El alto de la bandera està en proporciona 2 ½ veces la medida de alto del logotipo y el ancho de la bandera està en proporción a 3 ¼ veces la medida de alto del logotipo.

Cuando el logotipo es usado sobre fondos claros o blancos, el símbolo conserva su color oficial: azul cuatricromía C:100 M:69 Y:0 K:0 ò PANTONE Reflex Blue CVU.Cuando el logotipo es usado sobre fondos oscuros o negros, el símbolo será de color blanco para lograr una óptima visualización a través del contraste.

El lema institucional o slogan “Personas que atendemos Personas” acompañará siempre al logotipo.

La tipografía del Ministerio de Salud es Bauer Bodoni BT/Negrita

La tipografía del lema institucional es Castle T/Negrita

Uso del logotipo en la documentación externa e interna en el MINSA

DOCUMENTACIÓN EXTERNA como son los oficios, facsímil u otra documentación que se emita y/o curse a entidades públicas y privadas, se deberá consignar:

Lado superior izquierdo: Escudo del Perú con la inscripción “República del Perú”, con una medida de 2 cm de alto por 2 cm de ancho. Asimismo la denominación completa

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“MINISTERIO DE SALUD” el nombre de la dependencia, oficina u organismo que remite el documento, la dirección teléfonos y domino web del Ministerio de Salud.

Lado inferior derecho: Logotipo del Poder Ejecutivo, con la siglas“Gobierno del Perú”, Trabajo de peruanos, con una medida de 3.14 cm. De ancho y 3.05 cm de alto.

DOCUMENTACIÓN INTERNA como son: informes, memorando, formatos y otros, deberá tener las siguientes características:

Lado superior izquierdo: Logotipo institucional, denominación completa “MINISTERIO DE SALUD” y lema institucional, conforme las especificaciones del punto

Lado inferior derecho: Logo del Poder Ejecutivo, con las siglas “Gobierno del Perú”, Trabajo de peruanos, con una medida de 3.14 cm. de ancho y 3.05 cm. de alto.

1. Órganos Desconcentrados (Direcciones de Salud, Hospitales e Institutos) y Organismos Públicos Descentralizados.

a. Documentación Externa

En los oficios, facsímile u otra documentación que se emita y/o curse a entidades públicas y privadas, se deberá consignar:

Lado superior izquierdo: Escudo del Perú con la inscripción “República del Perú” con una medida de 2 cm de alto por 2 cm. de ancho. Asimismo la denominación completa “MINISTERIO DE SALUD”, la denominación completa y/o siglas institucionales del Órgano Desconcentrado conforme con las normas de creación, el nombre de la dependencia, oficina u organismo que remite el documento, la dirección, teléfonos y dominio web del Ministerio de Salud.

Lado inferior derecho: Logo del Poder Ejecutivo, con las siglas “Gobierno del Perú, Trabajo de peruanos, con una medida de 3.14 de ancho y 3.05 cm de alto

b. Documentación Interna

En los informes, memoranda, formatos y otros se deberá tener las siguientes características:

Lado superior izquierdo: Logotipo institucional, denominación completa y siglas institucionales del Órgano Desconcentrado o del Organismo Público Descentralizado con su norma de creación y la denominación completa “MINISTERIO DE SALUD.

Lado inferior derecho: Logo del Poder Ejecutivo, con las siglas “Gobierno del Perú”, Trabajo de peruanos, con una medida de 3.14 cm. de ancho y 3.05 cm. de alto.

c. Las Resoluciones

Lado superior derecho: deberá incluir la inscripción “MINISTERIO DE SALUD” en mayúscula

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Las Resoluciones consideran el Escudo Nacional en la parte superior central con la inscripción República del PerúDebajo del Escudo, se deberá incluir “Resolución Ministerial” “Resolución Viceministerial” , “Resolución Directoral” o “Resolución Jefatural” según sea el caso.

b. La Publicidad

Las especificaciones indicadas líneas abajo deben ser tomadas en cuenta en los materiales de difusión y promoción que realice el Ministerio de Salud, sus Órganos Desconcentrados y Organismos Públicos Descentralizados sin excepción, a fin de lograr una identidad corporativa institucional que fortalezca la imagen institucional.

La banderola oficial para eventosLa publicidad que realice a través de banderolas deberá considerar

Parte superior central: en un área que representa el 50% de la banderola la inscripción “Ministerio de Salud y el lema institucional o slogan “Personas que atendemos Personas”.

Parte inferior izquierda: el logotipo del MINSA, la que estará acorde al diseño de la publicidad que se realice.

Parte inferior central: el logotipo institucional del Órgano Desconcentrado u OPDs la que estará acorde al diseño de la publicidad que se realice.

Parte inferior derecha: el logo del Poder Ejecutivo, la que estará acorde al diseño de la publicidad que se realice.

c. Los Chalecos

En el caso de la publicidad en chalecos esta debe considerar:

En el anverso, parte superior derecha, el logotipo del MINSA con la inscripción “Ministerio de Salud” y el slogan “Personas que atendemos Personas”, acorde alo diseño de la publicidad que se realice.

En el anverso, parte superior izquierda, el nombre de la Dirección, Órgano Desconcentrado u Organismo Público Descentralizado.En el reverso, parte superior central: el logotipo del MINSA con la inscripción”Ministerio de Salud” y el slogan “Personas que atendemos Personas”, acorde al diseño de la publicidad que se realice

d. Los Polos

La publicidad que se realice a través de polos, deberá considerar:

En el caso de polos institucionales:

En el anverso, parte superior izquierda: el logotipo de la Dirección del Minsa, Órgano Desconcentrado u Organismo Público Descentralizado y su tamaño debe ser acorde al diseño de la publicidad que se realice.

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En el reverso, parte superior central: el logotipo del MINSA con la inscripción “Ministerio de Salud” y el slogan “Personas que atendemos Personas”, acorde al diseño de la publicidad que se realice.

En el caso de polos con fines de promoción de la salud

En el anverso, parte central, el mensaje o símbolo de la campaña y en la parte inferior los logos del MINSA, de la Institución o Dirección correspondiente y el del Gobierno Peruano

En el reverso, parte superior central: el logotipo del MINSA con la inscripción “Ministerio de Salud” y el slogan “Personas que atendemos Personas”, acorde al diseño de la publicidad

e. Las carpetas informativas

Las carpetas informativas constituyen un material de difusión de la identidad corporativa de la institución, por lo tanto debe considerar los siguientes detalles:

En el anverso, parte inferior central: el logotipo del MINSA con la inscripción “Ministerio de Salud” y el slogan “Personas que atendemos Personas”.

En el reverso, parte inferior: el logo del organismo cooperante, logotipo del MINSA, logotipo o denominación del Órgano Desconcentrado u organismo Público Descentralizado y el logo del Poder ejecutivo.

f. Los paneles de obra pública:

Para asegurar la fácil identificación de los carteles del MISNA, se debe considerar las siguientes características

Parte superior derecha: el logotipo del MINSA con tamaño acorde a la publicidad que se realiza.Parte superior central; la inscripción “Ministerio de Salud” y el lema institucional o slogan “Personas que atendemos Personas”.Parte Superior izquierda: el logotipo o denominación y/o siglas del Órgano Desconcentrado u Organismo Público Descentralizado del MINSAParte inferior derecha: el Escudo Nacional con la inscripción “República del Perú”, la que estará acorde al diseño de la publicidad que se realice.Parte inferior izquierda: el logo del Poder Ejecutivo, la que estará con un tamaño acorde al diseño de la publicidad que se realice.El panel debe señalar el nombre de la obra y las especificaciones de la misma

g. Los trípticos

La posición del logo en trípticos se ubica en la parte inferior central de la contra carátula

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h. Los afiches

En lo que se refiere a afiches, se deberán considerar las siguientes características:Parte inferior derecha: el logotipo del MISNA con la inscripción “Ministerio de Salud” y el slogan “Personas que atendemos Personas”, acorde al diseño de la publicidad que se realice. Parte inferior izquierda:El logo del Poder Ejecutivo, que estará acorde con el diseño de la publicidad que se realice

i. Las tarjetas de presentación

Las tarjetas de presentación tendrán una medida de 9 cm. de largo por 5.5 cm de ancho, conteniendo la siguiente características:

Parte superior izquierda: El Escudo nacional con la inscripción “República del Perú”, en sello de agua.Parte superior derecha: En el caso del Organismo Central el logotipo del MINSA con la inscripción “Ministerio de Salud” y el slogan “Personas que atendemos personas” En el caso de los órganos desconcentrados y organismos descentralizados, el logotipo correspondiente de la instituciónNombre Completo del funcionario con tipografía amazone BT N° 13Cargo del funcionario con tipografia Amazone BT N° 9.5Parte inferir izquierda: Dirección de establecimiento, telefono, fax, correo electronico y dirección pagina web del MINSA con tipografía Arial N° 5

j. Las tarjetas de invitación

Las tarjetas de invitación tendrán una medida de 15.5 cm x 11 cm y serán duotono, conteniendo las siguientes características:carátula parte inferior derecha: el logotipo del MINSA con la inscripción “Ministerio de Salud” y el slogan “Personas que atendemos Personas”, acorde al diseñoContra carátula parte inferior derecha: el logotipo del MINSAQ con la inscripción “Ministerio de Salud” y el slogan “Personas que atendemos Personas”Contra carátula parte inferir izquierda: el logo del Poder EjecutivoContra carátula parte inferior central: el logo del órgano desconcentrado u organismo público descentralizadoReverso de la carátula parte inferior izquierda: el logotipo del MINSA con la inscripción “Ministerio de Salud y el slogan “Personas que atendemos Personas”En el caso de órganos desconcentrado y organismos descentralizados en el reverso de la carátula parte inferior derecha: el logotipo de la institución

j. Los certificados

Los certificados tendrá formato A4 vertical color azul CMYK 100/69/0/0 y negro impreso sobre cartulina blanca, con tipografía Amazone BT, con las siguientes características:

En el caso de Organismo CentralParte superior izquierda: Escudo Nacional con la inscripción República del Perú

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Parte superior derecha: logotipo del MINSA con el slogan personas que atendemos personas

En el caso de los Órganos Desconcentrados y Organismos Descentralizados

Parte superior derecha: logotipo de la instituciónParte superior izquierda: logotipo del Minsa con el slogan personas que atendemos personas.

k. Las unidades móviles

Si el vehículo es de color oscuro, el logotipo va impreso de color blanco. Si el vehículo es de color claro, el logotipo va impreso en color azul C:100 M:69 Y:0 y K:0 o PANTONE Reflex Blue CVU

La Oficina General de Comunicaciones a través de la Dirección de Imagen es el órganos responsable de asesorar a las entidades del MINSA en las dudas que pudieran tener sobre el uso del logo.

CAPITULO V

ASPECTOS COMPLEMENTARIOS DEL PROCOLO Y CEREMONIALASPECTOS COMPLEMENTARIOS DEL PROCOLO Y CEREMONIAL

A. CORRESPONDENCIA PROTOCOLAR

La primera atingencia es que la correspondencia protocolar de carácter institucional es diferente a la correspondencia de estilo embajadas y consulados. A nivel institucional se tiene principalmente:

Tarjetas de Saludo, se redactan en cartulinas tamaño A-5 (mitad de A-4). Deben contener el logotipo y nombre de la institución. El texto incluye la presentación (“El Viceministro de Salud, Dr. ………………, saluda atentamente a ………………”, el destinatario, al que generalmente nos referimos sólo por su nombre y no por su rango o cargo, el motivo del saludo (“y se complace en hacerle llegar su más cordial saludo con motivo de haber sido

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designado/nombrado/elegido ………………”), el colofón (“formulando votos por el éxito de su gestión en esa importante responsabilidad pública para beneficio del país”), la despedida (“nombre de quien envía el saludo, aprovecha la oportunidad para testimoniarle ………..”) y la fecha (es mejor colocar sólo el mes y el año más no el día).

Los comunicados, oficios, cartas y otros documentos que son enviados externamente constituyen nuestra correspondencia institucional. Por ello, estas comunicaciones escritas deben tener una impecable presentación pues constituyen uno de los elementos formadores de la imagen del MINSA.

Por ello debe observarse los detalles de redacción, ortografía y concordancia en las ideas. Es importante tener en cuenta la claridad en los conceptos.

Si no existe papel membretado de la institución, deberá hacerse en papel blanco (A4). De acuerdo a la normatividad vigente (Decreto Supremo N° 091 – 2002 – PCM) se debe colocar el Escudo Peruano en la parte superior izquierda de la hoja, con la frase “República del Perú” y la denominación Ministerio de Salud, a la derecha el logo de institución y al lado inferior derecho el nuevo logo del Gobierno del Perú. Debe figurar además, como pie de página, todos los datos de la institución: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y página web.

El nombre del año debe consignarse en la parte superior, la fecha deberá aparecer como primera línea en la parte superior, pudiendo variar su ubicación (derecha o izquierda). Tres líneas abajo se deberá consignar los datos del destinatario en la parte superior izquierda (nombre completo, cargo e institución).

Deberá considerarse un saludo de encabezado. Las fórmulas son diversas, pero dependen del grado de amistad y confianza que se tenga o no con el destinatario, así tenemos algunos ejemplos como: Estimado señor, Apreciado señor, Distinguido señor, De mi mayor consideración.

Ya en el cuerpo del Oficio, expondremos el motivo de la misma de forma clara y sencilla. Expondremos los puntos fundamentales por los cuales se escribe la correspondencia (reclamación de un pago, saludo por aniversario, realización de un pedido, etc). En caso de que sean varios los asuntos a abordar, se tratará cada uno de ellos en párrafos separados. La “justificación” de los párrafos hacen un documento más elegante y presentable.

En la despedida y cierre de la carta, se debe utilizar una fórmula acorde con la utilizada en la cabecera. Frases como: “Dios guarde a Usted”, “Quedo a sus órdenes”, etc, son expresiones obsoletas. Puede utilizar frases como: “En espera de sus gratas noticias”, “Sin otro particular y agradeciendo su atención”, “Se despide atentamente”, “Un saludo”, etc. No olvide que unas líneas (tres o cuatro) por debajo de esta fórmula deberá ir el nombre, cargo y firma del remitente. Se debe tomar en cuenta las siguientes indicaciones para una óptima presentación de la correspondencia institucional:

1. Evitar faltas de ortografía, tachones, manchas, arrugas, etc.2. Escribir las cartas por una sola cara del papel.

3. Si se escribe varias hojas, se deben numerar.

4. Insertar una línea en blanco entre párrafos.

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5. Insertar tabulaciones para hacer más claro el contenido de la carta.

6. La firma debería ser manual. Rúbrica de puño y letra.

7. El papel membretado sólo se usa en la primera hoja.

No olvidar el aspecto relacionado con los sobres de la correspondencia. El logo institucional también debe aparecer en el sobre. El lugar puede variar pudiendo colocarse en la parte superior o inferior, derecha o izquierda. Deben aparecer además los datos principales de la institución: nombre, dirección, código postal y ciudad. En algunos casos también los teléfonos.

B. LA VESTIMENTA

El uso del uniforme institucional, constituye uno de los elementos que ayudan a fortalecer la imagen e identidad de una institución, de ahí la importancia de estandarizar la presentación y los colores de los uniformes empleados por el personal del MINSA.

El uso del uniforme institucional otorga a los miembros de una organización una identidad única y distintiva acorde con la institución que representan. El uniforme institucional distingue e identifica a las personas como miembros de una organización, por ello debe ser portado por el personal de la institución, obligatoriamente en actos oficiales (donde asiste en representación de la Institución) o en actos institucionales de índole interno.

Los colores corporativos del MINSA, son azul Y blanco color predominante es el azul, pudiendo ser combinado con otros colores derivados del azul, por lo tanto los uniformes deberán tener los colores establecidos.

El diseño podrá variarse de acuerdo a la moda imperante y la estación climática, siendo lo ideal en las damas, el uso de sastres. Tanto en caballeros como en damas debe evitarse la combinación disonantes de colores.

En el caso de las faldas, éstas deben tener un alto moderado, considerando que se trata de una tenida de trabajo y no para una reunión social.

De preferencia se debe bordar el logotipo institucional en el bolsillo superior del saco, en caso contrario debe considerarse el uso de pines con el logotipo institucional.

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C. ACTOS SOCIALES

Como actividades sociales de una organización entenderemos aquellas referidas a Almuerzos de Camaradería, Reuniones por Fiestas de Fin de Año, Celebración de días especiales como el Día del Padre, Día de la Madre, Cumpleaños del Mes y otras, en las que participa todo el personal de la Institución y otros invitados externos.

Los actos o reuniones sociales son parte de las actividades que se organizan para promover la integración entre el personal de una institución y/o para fortalecer las relaciones interinstitucionales.

En cada una de estas actividades el personal deben conducirse bajo ciertas normas que establecen la etiqueta y los buenos modales.

Durante un almuerzo de camaradería, jamás se debe fumar. Los hábitos perjudiciales, están totalmente desterrados de la mesa. El Protocolo indica que nunca se debería fumar hasta terminados los postres. Si aún así se fuma, al menos se pedirá permiso a los integrantes de la mesa.

Si un funcionario o trabajador asiste como representa de su institución a algún acto social, conviene informarse sobre el quehacer de la Institución a la cual acude. Esto le dará las bases de los temas de conversación, y en general de la forma de comportarse.

Tener una presencia agradable es un punto favorable para todos. Debe tenerse en cuenta, que la presencia no es solamente vestir bien sino saber comportarse en cuanto ademanes y buenas maneras. Tampoco se debe ir al otro extremo forzando algunos modales hasta el límite de lo ridículo. Se debe ser sencillo, educado y natural. Ante cualquier tipo de situación hay que saber guardar la compostura. Es en los momentos más duros donde se ve la clase de una persona. “Hágalo por usted y por la institución que representa en ese momento” es un pensamiento que nos debe orientar.

El tratar con respeto a las personas permitirá dejar en buen lugar a la institución que representa y al MINSA, pero lo más importante, seremos considerados como u personas educadas, elegantes y que saben comportarse, con lo cual se contribuye a la buena imagen de la institución.

En las celebraciones sociales debe guardarse el siguiente protocolo:

La más alta autoridad de la institución preside la reunión y estará ubicado en la Mesa principal junto su segundo, invitados especiales y Directores Generales., según sea el caso

La ubicación de la Mesa Principal debe estar frente a la puerta de ingreso y el lugar de honor es siempre mirando hacia la zona de ingreso. En el caso de asistir la esposa del Ministro, Vice-Ministro, Director o Jefe Institucional deberá ser ubicada en la Mesa Principal frente a su esposo. Por normas de protocolo jamás se sientan los esposos juntos.

En el caso de los de los cónyuges de los Directores Generales y otros funcionarios se les ubicará en la misma mesa donde se encuentra su esposo (a) pero no en asientos contiguos.

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1. ETIQUETA

a. COMPORTAMIENTO EN LA MESA DE HONOR

No hacer señas ni gestos de entendimiento con alguna persona que se encuentre al otro extremo de la mesa.

Son los alimentos los que se llevan a la boca y no la boca a los alimentos, no se agache al comer, permanecer ligeramente inclinado es lo correcto.

Si al servir los alimentos se cae algo al mantel, recójalo con el cuchillo y póngalo a la orilla del plato, lo que no se debe hacer es comérselo o recogerlo con la mano.

Mostrar ansiedad frente a un plato de comida -porque gusta mucho o porque tenemos mucha hambre- es de mal gusto. Unos minutos de espera en nada perjudican y la naturalidad es el mejor principio de la educación.

Levantar ligeramente la cabeza cuando se tome líquidos, pues el borde del vaso o la tasa no debe tocar la nariz.

No empine las botellas ni los vasos con el fin de tomar hasta la última gota. Y es mejor mostrarse mesurados que ansiosos.

Cuando pongan o retiren el plato, apartar amablemente el brazo para facilitar el servicio y lo que es más importante, seamos atentos con la persona que sirve.

No tomar líquidos en pequeños sorbos, sino una vez que se necesite, es una mala costumbre hacerlo después de cada bocado.

Una de las faltas más graves que puede cometer es tomar líquidos cuando se tiene la comida en la boca.

No girar el plato para comer lo del otro extremo, se debe comer lo que se tenga al frente.

Evitar las carcajadas en una reunión, pues denotan mal gusto.

Es conveniente que en los establecimientos de salud, para actividades de aniversario y Fin de Año, se forme una Comisión Especial de funcionarios y trabajadores su conformación se establecerá a través de una resolución. Dadas las disposiciones de racionamiento presupuestal, es conveniente coordinar conSub-Cafae el manejo presupuestal, para lo cual deberá acreditar en la Comisión un representante. Debemos recordar que todo gasto debe ajustarse a las disposiciones vigente a fin de evitar sanciones posteriores.

La organización de otras actividades sociales estarán bajo la coordinación de la Oficina de Comunicaciones.

b. USO DE LOS CUBIERTOS

La correcta utilización de los cubiertos denota, en gran medida, la buena educación de una persona. Como regla general todos los cubiertos se cogen por el mango en su parte superior. El tenedor, utilizado en solitario se coge con la mano derecha y con las púas hacia arriba. Se utiliza para llevar los alimentos a la boca, y para trozar alimentos blandos como verduras, tortillas y huevos. Si se utiliza con el cuchillo, el tenedor de coge con la mano izquierda y las púas hacia abajo, siendo su misión llevar los alimentos a la boca. La cuchara, se coge con la mano derecha y la concavidad hacia arriba. Es utilizada para alimentos líquidos (sopas), pastosos (cremas, puré) y otros platos como

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legumbres y platos caldosos. El cuchillo se coge con la mano derecha y el filo hacia abajo. Y se utiliza haciendo una ligera presión con el dedo índice, por la parte opuesta al filo.

El cuchillo nunca se lleva a la boca. La función del cuchillo es cortar o trocear los alimentos. La regla general para la utilización de los cubiertos es: la comida se lleva a la boca y no la boca a la comida.

La cuchara se puede utilizar con el tenedor sólo para servir ensalada. Cuando estamos en la mesa y queremos hacer una pausa los cubiertos deben reposar en el plato y no, sobre el mantel o la servilleta. Los alimentos se cortan a medida que se van comiendo y solamente se trocea entero un alimento a los niños y personas incapacitadas o muy mayores.

c. EL BRINDIS

A la hora de brindar no se chocan la copas, como solemos pensar, sólo se levantan las copas (a la altura de los ojos), se mira a todos los presentes y se bebe (o se hace el ademán de beber, si la persona es abstemia).

Nunca se hace chin - chin con las copas, ni se dice nada como suerte, o similar. Nunca se brinda con agua; siempre con vino o similar y como se ha dicho, si no bebe, se hará un ademán.

En el caso de un brindis luego de una ceremonia, se mantendrá la misma ubicación que en la Mesa de Honor. Los caballeros deberán mantener el saco cerrado y sólo desabotonar el primer botón al momento de sentarse.

d. USO DEL TELÉFONO CELULAR

Antes de entrar a una ceremonia protocolar o a alguna reunión debe apagar el celular o ponerlo en función “vibrador” para evitar alterar y distraer al auditorio. Si está esperando una llamada urgente, notifíquelo con antelación, recíbala o responda pero inmediatamente después apague el aparato.

Es una falta de respeto recibir o hacer llamadas cuando se está sentado comiendo, tanto en un restaurante como en una comida privada.

En los carros es preferible hacer uso de los celulares “manos libres”, pues de lo contrario podemos originar un accidente provocado por el manejo y manipulación simultáneo de la conducción del carro y atención al celular.

Por favor, apague su teléfono celular en los teatros, cines, iglesias, salas de espera, bibliotecas, bancos, restaurantes y en general, en aquellos lugares, no sólo donde está reglamentariamente prohibido sino donde se sabe que el uso del mismo puede interrumpir, alterar y perturbar.

e. IMAGEN PERSONAL

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Al hablar de imagen personal estamos refiriéndonos a como luce una persona ante los demás.Cada persona tiene que cuidar su apariencia física ya que es lo primero que aprecian los ojos de las personas.Si la imagen personal es lo que una persona refleja como primera impresión, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Modo de hablar y Tono de voz: la voz forma parte de la personalidad, edúquela, vocalice bien, no hablar en susurros que obliguen a los oyentes a pedir que se repita lo que se ha dicho.

Educación: Mantenerse informado de lo que pasa en el mundo, en el país y con los últimos avances científicos. Ayudará a que se pueda mantener conversaciones agradables e interesantes.

Buenos modales: Los buenos modales vienen de la cuna, pero también se aprenden. Las normas de urbanidad y buen comportamiento tienen más de dos siglos y muchas continúan vigentes.

Maquillaje: Se debe utilizar un maquillaje discreto, evitando en lo posible los excesos.

Aseo : Es importante el cuidado de la piel, dientes, uñas, otros. Usar el cabello ordenado. En el caso de las damas llévelo de preferencia recogido y los caballeros con un buen corte.

Vestuario: Usar ropa de acuerdo a su contextura y tamaño. Cada persona debe crear su propio estilo al vestir. Dentro de lo posible se debe tratar de mantener una apariencia saludable, es preciso hacer ejercicios, caminar, practicar deportes y dormir las horas necesarias.

2.2. HOHONORES FUNEBRESNORES FUNEBRES

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El Ministerio de Relaciones Exteriores, a través de su Dirección de Protocolo, ha normado los honores fúnebres de las altas autoridades públicas de nuestro país. Así por ejemplo, en el caso del fallecimiento de un Presidente de la República norma lo siguiente:

Se anuncia el fallecimiento con 21 cañonazos, se ordena izar el pabellón Nacional a media asta en todos los edificios públicos, se declara por Decreto Supremo días de duelo nacional y tanto el velatorio como el entierro se efectúa con protocolo especial, en el que se considera la velación, los honores públicos y el traslado del féretro en un carruaje jalado por caballos, etc.

Igualmente se han normado los honores en caso del fallecimiento del Presidente del Congreso, el Presidente de la Corte Suprema, del Cardenal etc.

a. PROTOCOLO EN CASO DE FALLECIMIENTO DE UN COMPAÑERO DE TRABAJO DEL MINISTERIO DE SALUD

Conocida la noticia, se debe coordinar la visita del responsable de bienestar de personal o del jefe de personal o quienes hagan sus veces a la casa de la familia.

Conocida la ubicación del local donde se velarán los restos, la Institución envía uno o varios aparatos florales.

Disponer una publicación en un diario. Asistencia al velatorio Protocolo del pésame: El Ministro y Vice-Ministro deberán personalmente

expresar el pésame en caso de fallecimiento de un Director General o un Asesor de Despacho y estarán acompañado de el o la Directora de Comunicaciones.

Cuando sea el caso de un trabajador de los Organos Desconcentrados y Organismos Descentralizados los Directores Generales y Jefes Institucionales deben personalmente expresar el pésame a los familiares, acompañado de su Director de Comunicaciones

El personal que desee podrá asistir al velatorio, debiendo asegurar que la institución esté permanentemente representada, para lo cual se pueden formar comisiones por turnos, controladas por la Dirección de Personal

Una comisión acompañará del féretro hasta el camposanto, para lo cual podrán asistir todos los que deseen previa autorización de su jefe inmediato superior quien velará por no dejar abandonado el servicio

Disponer el alquiler de la movilidad para el traslado de personas.

b. PROTOCOLO EN CASO DE FALLECIMIENTO DE UN FAMILIAR DE UN COMPAÑERO DE TRABAJO

Enviar aparato floral y corona de misa. (Si es pariente directo: esposa, esposo, padre, madre, hijo)

Enviar corona de misa si el familiar es hermano o abuelos. En el velatorio, el Director de Comunicaciones deberá expresar el pesar a

nuestro compañero en nombre del Director o Jefe Institucional.

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ANEXOS

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LOS SIMBOLOS PATRIOS

La Bandera de acuerdo a su uso o empleo tiene las siguientes denominaciones:

BANDERA NACIONAL PARA IZAR

1. DESCRIPCIÓN Y DIMENSIONES

Es de forma rectangular, está compuesta de tres franjas de igual ancho dispuestas verticalmente: una blanca al centro y dos rojas a los extremos; no lleva Escudo y está unida a la parte superior del asta por el lado de una de las franjas rojas.

Tiene una proporción de tres para el largo y dos para el ancho.

Su tamaño será proporcional al local, campamento, barco o plaza debe ser izada.

El asta será de color blanco, su longitud será por lo menos, tres veces mayor que el largo de la Bandera (Decreto Supremo del 11 de Diciembre de 1922 y Decreto Ley Nº 11323 del 31 de Marzo de 1950).

2. USO (LEY Nº 8916 DEL 06 DE JUL.39)a. Obligatorio en los días de Fiestas Patrias y en las fechas que se ordene por la Ley o por

Decreto Especial en todos los edificios, casas, fábricas, barcos, etc, de propiedad particular.

b. Será enarbolada en asta al tope, salvo en los días declarados de Duelo Nacional por Ley o por Decreto Especial del Poder Ejecutivo que disponga izarla a media asta.

c. Los individuos e instituciones extranjeros, podrán usar la Bandera de sus respectivos países, izándola al tope únicamente el día de su aniversario patrio, cuando su país mantenga relaciones diplomáticas o consulares con el Perú. En este caso deberá izar al mismo tiempo dimensiones que la extranjera correspondiente y ocupará siempre el lugar preferencial o al lado derecho (Ley Nº 8916 del 06 de julio de 1939 y Decreto Ley Nº 11323, del 31 de marzo de 1950).

d. La Bandera Nacional para izar deberá tener las medidas y proporciones siguientes: (DS. No. 007-82-CCFA, de 13 de oct. 82).

Consideraciones Importantes

Para edificaciones que tengan una altura de 5 metros, la Bandera tendrá 0.90 m. De largo por o.60 m. De ancho, con un asta de 1.80 m.

Para edificaciones que tengan una altura entre 5 y 10 mts. la Bandera tendrá 1.50 m. de largo por 1.40 m. de ancho, con un asta de 3 metros.

Para edificaciones que tengan entre 10 y 15 metros de altura, la Bandera tendrá 2.10 m. de largo por 1.40 de ancho, con un asta de 4.20 metros.

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Para edificaciones que tengan mas de 15 metros de altura, la Bandera tendrá 2.70 m. de largo por 1.80 m, de ancho, con un asta de 5.40 m.

Para edificaciones donde funcionen los Ministerios que tengan un frente hasta de 50 metros, la Bandera tendrá 4.20 m. de largo por 2.80 m. de ancho, con un asta de 5.40 m. para las que tengan un frente de 50 a10 metros, la Bandera tendrá 4.80 m. de largo por 3.20 de ancho, con un asta de 9.60 m.

La base del asta será proporcional a las dimensiones de la Bandera y a la altura del asta.

La base del asta estará ubicada de preferencia en la parte central superior y a un metro de distancia de la fachada de edificio.

La tela para la confección de la Bandera será seda llana Es asta será pintada de color blanco La Bandera debe fijarse al asta, unida por los vértices con cintas de color rojo. La driza será de color blanco

PABELLÓN NACIONAL PARA IZAR

1. DESCRIPCIÓN

Es la Bandera Nacional que lleva al centro de su franja blanca el Escudo de Armas (Ley del 25 de Febrero de 1825, Ley No. 8916 del 06 de julio de 1939 y Decreto Ley Nº 11323 del 31 de marzo de 1950).2. USO

Su izamiento es obligatorio.

Todos los días de 08.00 a 18.00 horas todas las dependencias de las Fuerzas Armadas y Policía Nacional.

Los días Domingos y feriados de 08.00 a 18.00 horas en los edificios del Estado.

Será enarbolado en el asta y al tope, salvo en los días declarados Duelo Nacional por Ley o por Decreto Especial del Poder Ejecutivo que disponga izarlo a media asta.

Podrá también ser enarbolado en la Basílica de Nuestra Señora de la Merced ( Ley 8916 delm06 de Julio de 1939, Ley 11323 del 31 de Marzo de 1950 y Reglamento de Ceremonial Marítimo, Decreto Supremo No. 8 de 1941.

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ESTANDARTE

1. DESCRIPCIÓN

Es el Pabellón Nacional, portado en su asta (Portátil)

La tela y dimensiones son las mismas de la Bandera de Guerra (DL: No. 11323 del 31 de Marzo de 1950 y DS. Del 23 de junio de 1953).

 

2. USO

Obligatorio en todos los centros oficiales de enseñanza oficializados y en organizaciones oficiales distintas a las Fuerzas Armadas y Policía Nacional

Está permitido a las instituciones particulares de carácter cívico, religioso, gremial, deportivo, etc. Previa autorización del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, siempre que su modelo y uso no contravengan las disposiciones establecidas sobre los Símbolos de la Patria (Decreto Ley 11323 del 31 de marzo de 1950)

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HIMNO NACIONAL DEL PERU

Autor de la letra o verso :don José de La Torre Ugarte; Autor de la música :don José Bernardo Alcedo; y,

Autor de la restauración y armonización : don Claudio Rebagliati.

Descripción

La letra del Himno Nacional, de acuerdo a la Ley No. 1801 del 26 de Febrero de 1913, es la siguiente:

COROSomos libres, seámoslo siempre

y antes niegue su luces el solque faltemos al voto solemneque la patria al eterno elevó.

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ESTROFASILargo tiempo el peruano oprimidola ominosa cadena arrastró;condenado a una cruel servidumbrelargo tiempo en silencio gimió,mas apenas el grito sagrado¡Libertad! en sus costas se oyóla indolencia de esclavo sacude,la humillada cerviz levantó.

IIY al estruendo de broncas cadenasque escuchamos tres siglos de horror,de los libres al grito sagradoque oyó atónito al mundo, cesópor doquier San Martín inflamando,libertad, libertad, pronunció,y meciendo su base los Andesle anunciaron, también, a una voz.

IIICon su influjo los pueblos despiertany cual rayo corrió la opinión;desde el itsmo a las tierras del fuegodesde el fuego a la helada región.todos juran romper el enlaceque natura a ambos mundos negó

y quebrar ese cetro que Españareclinaba orgullosos en los dos.

IVLima, cumple ese voto solemne,y, severa, su enojo mostró,al tirano impotente lanzando,que intentaba alargar su opresión.a su esfuerzo saltaron los grillosy los surcos que en sí reparó,le atizaron el odio y venganzaque heredera de su Inca y Señor.

VCompatriotas, no más verla esclavasi humillada tres siglos gimió,para siempre jurémosla libremanteniendo su propio esplendor.nuestros brazos, hasta hoy desarmados

estén siempre cebando el cañón,que algún día las playas de Iberiasentirán de su estruendo el terror.

VIEn su cima los andes sostenganla Bandera o pendón bicolor,que a los siglos anuncie el esfuerzoque ser libres, por siempre nos dio.A su sombra, vivamos tranquilos,y al nacer por sus cumbres el Sol,renovemos el gran juramentoque rendimos al Dios de Jacob.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

Anfitrión, es la persona que organiza un acto e invita agasajando a sus invitados con generosidad.

Ceremonial es una palabra derivada del latín Ceremonialis, que significa perteneciente a las ceremonias; y ceremonia es la exteriorización de un hecho social, por lo tanto, se define como un arreglo universal de conductas y un conjunto de formalidades, conceptos y detalles que deben guardarse por quienes participan en actos públicos o sociales y que contribuyen al correcto desarrollo de los mismos.

El Ceremonial es el conjunto de formalidades a tener en cuenta en un acto señalado y que vienen determinadas por el protocolo, formalidades para cualquier tipo de acto público o solemne.

Cortesía, proviene de la expresión “Corte Real”. Comportamiento cortés, considerado y de buena educación, que respete las normas referentes al trato social. Afecto que se demuestra con la atención y el respeto por alguien.

Etiqueta, es una palabra que proviene del vocablo francés “Etiquette” y es la expresión formal de los buenos modales, sin los cuales es imposible vivir en comunidad. Estas reglas señalan la  forma como una persona debe comportarse a diario con otras personas. Las normas de etiqueta no están diseñadas para complicar la vida de nadie; al contrario, estas normas tienen un sentido y una razón de ser, para ayudarlo a mejorar las relaciones con otras personas.

Identidad Corporativa es una representación ideológica definida por un repertorio y características estables. Esta identidad incluye su cultura organizacional y el conjunto de atributos que la organización asume como propios para la composición de su discurso. La identidad se traduce en imagen.

Imagen Institucional, es la representación mental que se tiene de una organización, basado en la experiencia, información y cultura del receptor. La percepción de la imagen es muy fácil de cambiar pues dependerá tanto de la bactuación como de la presentación de la institución.

Imagen corporativa, es la política que define la organización en relación a su identidad visual(logotipos, isotipo, colores corporativos, etc) y oral o conceptual (cultura de la empresa y sus valores operativos) para proyectarse a sus públicos con claridad y nitidez, logrando su comprensión y confianza. Nos permite crear un concepto de nuestra organización

Invitado, el que recibe una invitación para asistir a un acto o celebración. El “invitado de honor” es aquel a quien se cede la presidencia o a quien se le rinde homenaje en un acto.

Protocolo, es una palabra que proviene del latín Protocollum, su significado se asocia con la parte escrita, aquella que fija las reglas del Ceremonial. Es la normativa sobre el desempeño de las acciones del Ceremonial. Estas normas pueden ser fijadas por decreto (tal como se hace en el campo oficial) o bien tomadas de los usos y costumbres de los pueblos. Estas últimas enriquecen a las primeras, les sirven de bases, dado que nada se inventa, nada se crea sin una sólida razón que lo respalde.

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El Protocolo podemos definirlo como un conjunto de reglas a seguir, ya sean de forma oficial (vinculación por ley) o por tradición o costumbre (vinculación personal voluntaria).

Precedencia, Orden que guardan las personas, banderas o himnos en la escala valorativa de los organismos públicos. Preferencia o prioridad que una persona o cosa tiene con respecto a otra.

Puntualidad, la hora de inicio de un acto o ceremonia debe ser estrictamente respetada para ello debemos llegar a la hora previamente convenida evitando en lo posible retrasos. Si se produce, debemos pedir las disculpas del caso.

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COMPONENTES QUE SE DEBE TOMAR EN CUENTA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN CERTAMEN

COMPONENTES ELEMENTOS

INSTALACIÓN FÍSICA Local apropiado a requerimientos técnicos Ambiente principal Ambientes de reuniones conexas Ambiente para coffee break Ambiente para recepciones. Cocktails, etc. Ambiente para reunión previa Ambiente para Secretaría con servicio telefónico Estacionamiento. Reserva de espacios

RECURSOSFISICOS

Paneles y vitrinas de exhibición Sillas para asistentes (sillas, carpetas, mesas, etc) Papel, sobres, cartulinas, etc. para administración y difusión Pizarra acrílica. Utiles. Papelógrafo Equipos de ventilación (Aire acondicionado /Ventiladores)

RECURSOS TÉCNICOS

Micrófonos. Con cable e inalámbricos Parantes Amplificadores y equipos conexos Grabadoras Cassettes /cintas de sonido/CDs Equipo de video. Cámaras. Cintas, Baterías. Televisores VHS Retroproyector Proyector de slides Proyector de Multimedia Ecrans (tamaño standard /pantalla gigante) Computadoras / Servidores para proyección multimedia Equipo para teleconferencias PCs. Para reproducción de ponencias PC para elaboración de materias Impresoras Fotocopiadoras Artes Gráficas. Fotolitos

SERVICIOS EXTERNOS

Difusión periodística Agencia de publicidad Servicio de mensajería (courier) Agencia de viajes Servicio de anfitrionas Servicio de buffet Restaurantes para almuerzos / cenas de homenaje Curadores Seguros Imprenta Servicio de Interpretación simultánea Servicio de alquiler de toldo y estrado Servicio de iluminación y efectos especiales Servicio de decoración

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RECURSOS HUMANOS

Artistas gráficos Periodistas Redactores Publicistas (difusión externa e interna) Mecanógrafos Camarógrafos Sonidistas Personal para promoción y venta Personal de protocolo (diversos servicios) Expositores Moderador /relator Oficial de sala Responsables de talleres (facilitador) Secretarias

SEGURIDAD Sistema de seguridad (interno /externo) Servicio de asistencia médica.

ADMINISTRACIÓNDE ASISTENCIA

Relación de asistentes. Inscritos, etc. Mesa de Recepción Paño o tapete Sillas Materiales para entregar Credenciales Folders. Maletines Separatas Papel en blanco Lapiceros Programas Material promocional Materiales para inscripción Hojas de control de ingreso Utiles de escritorio Tacho

MARKETING Bases de datos de públicos Directorio actualizado Punto de informes e inscripción. Personal, teléfonos, faxes, INTERNET

DIFUSIÓN

Folletos (trípticos, dípticos, brochures, etc) Afiches Avisos pagados Notas de prensa Especiales en medios Cartas de difusión Banderolas

CONTENIDO DELCERTAMEN

Programa Textos a entregar Expositores Materiales a exhibir Temas para paneles, talleres, etc.

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SERVICIOS

PROTOCOLARES

ANTES DEL EVENTO Definición del Programa de Inauguración Tarjetas para recepción en Aeropuerto Alojamientos Itinerario de llegadas Personal de recepción y/o acompañamiento en Aeropuerto Relación de invitados. Folders Lista de confirmaciones de asistencia Orden de precedencia para mesa de honor Guión protocolar de ceremonia Carteles de separación de asientos Tarjetas de reserva de asientos Tarjetas de invitación Oficios a personalidades Transporte para organizadores Transporte para participantes Transporte para recursos físicos y técnicos Transporte para materiales a exhibir

DURANTE EL EVENTO Inaugurador y Clausurador oficiales Integrantes de Mesa Maestro de Ceremonias Equipo de recepción protocolar en evento. Útiles. Fotochecks de equipo humano de apoyo Celulares o Nexteles Coffee Break Cocktail Transporte para participantes Transporte para expositores Transporte asignado a personalidades invitadas Transporte para visitas turísticas. Guía

DESPUÉS DEL EVENTO Obsequios /flores Placas, platos, etc. de reconocimiento Cajas y/o papel para regalo Almuerzos Diplomas

LOGÍSTICA PARA ASPECTOS PROTOCOLARES Mesa Principal Paño, mantel Sillas Jarra con agua Vasos Servilletas Tarjetas de mesa (rótulos) Folders con agenda, nombres de invitados especiales, etc. Banderines de mesa Estandartes Placas, bustos, etc. Telas para cubrir placas Botella de champagne /pisco Cintas, tijeras, etc. para inauguraciones

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

Refrigerios para personal Caja chica para gastos varios

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ETAPA DE PREPARACION PREVIA DEL EVENTOAsimismo, para la organización de un certamen es necesario tener en cuenta los siguientes recursos:

RECURSOS MATERIALESMATERIAL DE SECRETARIA Planillas de entrega de material

Planillas para inscripción Carpetas Portafolios Cuadernos Lápices o bolígrafos Tajador Papel easel Plumones grueso y delgados Papel engomado Cinta adhesiva masking tape Etiquetas Regla Tizas y motas o plumones Papel blanco bond Engrapadora Clips Tijera Goma Certificados Formatos de evaluación

MATERIAL DE APOYO Instructivos Reglamento de orden interno Instrucciones de los ejercicios a realizar u hojas de trabajo Tesis de apoyo según los temas Libros necesarios Diccionarios Juegos didácticos Directorio de Teléfonos más comunes

MATERIAL AUDIOVISUAL Retroproyector de transparencias Transparencias Extensiones eléctricas y enchufe múltiple Data show Ecran Videos que se van a proyectar Rotafolio Atril del rota folio Radio cassette Cuñas radiales que se van escuchar Franelógrafo Paneles Material a exhibir en paneles

MATERIAL PARA EL ALOJAMIENTO

Sábanas y fundas Cobijas Colchones y Almohadas Camas portátiles Ollas y sartenes Servicio de menaje y cubiertos Papel sanitario Utiles de limpieza Paños para la cocina

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BIBLIOGRAFÍA

Guía de Protocolo y Ceremonial del Ministerio de SaludMINISTERIO DE SALUD, Oficina de Comunicaciones2001

Manual de Protocolo y Ceremonial de Instituciones Públicas y PrivadasARAGÓN CANDÍA, Jorge Isaac

Manual de Relaciones PúblicasEIZAGUIRRE CHADWICK, Manuel2000

Protocolo y Comunicación en la Empresa y los NegociosCUADRADO ESCLAPEZ, Carmen2002

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