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MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL SOBRE DISEÑO, MANUAL, AUDITORÍA, CONTROL INTERNO, ADMINISTRACIÓN FINANCIERA. A. DISEÑO 1. DEFINICIÓN El diseño significa un proceso unitario de actividades encaminadas a la planificación
de un experimento. “Diseño es, en esencia, un proceso creativo de desarrollo de algo
nuevo partiendo de las ideas, la información y el talento existente”16
2. IMPORTANCIA DEL DISEÑO El diseño de organizaciones implica fundamentalmente establecer la interrelación
que presenta los principios de organización, al desarrollo de un nuevo sistema.
Principios fundamentales para el establecimiento de diseños en una organización.
La organización debe ser una expresión de los objetivos.
La especialización individual.
El desarrollo de funciones individuales.
La coordinación de personas.
Actividades y unidad en el esfuerzo.
La máxima autoridad debe descansar en el ejecutivo.
La actividad debe tener una responsabilidad.
B. MANUAL Los manuales señalan los procedimientos a seguir para lograr el trabajo de todo el
personal de las empresas o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeñan
responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer
debidamente un método estándar para ejecutar el trabajo.
16 Mohram, Susan Albers, Autodiseño de Organización, Pág. 105
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1. DEFINICIÓN Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y
las políticas implantadas para lograrlos, señala la secuencia lógica y cronológica
de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado,
indicando quién los realizará, que actividades han de desempeñarse y la
justificación de todas y cada una de ellas, en formas tal, que constituyen una guía
para el personal que ha de realizarlas.17
Es un folleto, libro, carpeta, en los que de una manera fácil de manejar se
concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un
fin concreto.
Son documentos sistemáticos que describen la estructura de la organización,
incluyendo las pautas para su diseño; contiene objetivos, sistemas,
procedimientos, políticas y demás elementos que sea necesario normar; cuyo fin
es lograr el cumplimiento de funciones, actividades y objetivos administrativos.18
Es un documento que contiene procedimientos lógicos que contribuyen a la
realización de las actividades con el propósito de cumplir con los objetivos
fijados, señalando a través de formatos de documentos a utilizar así como
ejemplificaciones de cómo hacerlo.19
2. CARACTERÍSTICAS DEL MANUAL Fácil aplicación: Es una guía que encamina en la dirección adecuada los
esfuerzos del personal operativo, por la razón que permite ver cada paso que
debe darse para llegar al fin que se pretende.
17 Gómez Ceja Guillermo, Planeación y Organización de Emp. Pág. 227. 18 Susana Drovelta, Horacio N. Granagnini, Diccionario de Administración y ciencias afines, Pág. 119.
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Fácil comprensión: Presentan sistemas y técnicas específicas, para cada
procedimiento a realizar.
Disponible para todos los grupos sociales, se puede utilizar en todo tipo de
organización.
Sirve de guía al recurso humano: Por ser un documento escrito de información e
instrucción, utilizados para orientar a los empleados de una organización.
Define responsabilidades: Asigna las actividades a ejecutar y el responsable de
cada proceso.
3. IMPORTANCIA DEL MANUAL Un manual es una guía manejable, de fácil ejecución en el cual se recoge y
resume lo fundamental de las responsabilidades y funciones de una asignatura,
aspectos o materia, además representa un medio de comunicar las decisiones de la
administración concernientes a políticas, procedimientos, técnicas, normas, etc.
El uso de un manual permite mantener informado al personal clave de una empresa,
asimismo presenta la estructura de la organización, políticas y procedimientos en
forma de libro permanente, sujeto a modificaciones de acuerdo a los cambios de la
entidad, además se concentra una serie de elementos que tienen por fin,
proporcionar un sistema de referencia que permite a cada quien poseer información y
planificar conforme a las mismas reglas, como también hace que las instrucciones
sean definitivas, mostrando a cada uno de los empleados como encaja su puesto en
la organización y señalando la forma como este contribuye al logro de los objetivos y
las buenas relaciones con los demás compañeros.
4. VENTAJAS DEL MANUAL Son guías del trabajo a ejecutar. Permiten la coordinación de las actividades.
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Logran y mantienen un sólido plan de organización. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Facilita el estudio de los problemas de organización. Sirve de guía en el adiestramiento para el personal. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
5. OBJETIVOS DEL MANUAL Los manuales en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:
Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la
institución, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su
participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de
las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben de hacer y
cómo deben hacerlo.
Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones.
Construir una base, procedimientos y métodos. 6. TIPOS DE MANUALES Existen varios tipos de manuales, a continuación se citan los de mayor uso y
divulgación, de la manera siguiente:
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6.1 POR SU CONTENIDO Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de
este tipo tenemos los siguientes:
6.1.1 Manual de Organización Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a
través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de
los distintos puestos, y las relaciones.
6.1.2 Manual de Políticas Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona
el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
6.1.3 Manual de Procedimientos Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los
cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía
(como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al
personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para
aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de
dos o más de ellas, incluyendo además los puestos o unidades administrativas
que intervienen, precisando su responsabilidad y participación. Suele contener
información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios,
maquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar el
correcto desarrollo de las actividades.20
20 Guillermo Gómez Ceja. Planeación y Organización de Empresas, Editorial Mcgraw HILL, Octava Edición 1994, Pág.406.
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6.2 POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de
este apartado puede haber los siguientes manuales:
6.2.1 Manual de Auditoría Es una herramienta de apoyo al personal que interviene en la revisión y evaluación
de la información y de los procedimientos de control, en el cual se consignan en
forma metódica las operaciones que deben seguir para la realización de las
funciones de un departamento de auditoría.
a) Objetivo del manual de auditoría
El objetivo del manual de auditoría es describir las actividades, proporcionar
procedimientos, cuestionarios y guías de trabajo para la ejecución de las auditorías
con el fin de evaluar, la suficiencia, la eficacia, la eficiencia y la efectividad del
sistema de control interno.
El manual se considera un mecanismo de capacitación para el personal que se
incorpora a la auditoría y por medio de este fomentar la calidad de las auditorías que
se practiquen, cuyo logro depende principalmente de los siguientes factores:
Definición, comprensión y manejo de los principios, normas técnicas y prácticas
de las auditorías internas.
Eficiente asignación y administración de los recursos para la práctica de las
auditorías.
Adecuada planificación y programación de las actividades.
b) Contenido de un Manual de Auditoría
Un manual de auditoría contiene elementos adicionales de lo que es un manual de
procedimientos. En este se describen los objetivos que persigue el departamento, así
como las políticas para el logro de esos objetivos; define las funciones que son
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atribuibles a la unidad de auditoría, el nivel jerárquico dentro de la empresa, una guía
para la planificación anual de las actividades a realizar, procedimientos para la
elaboración de los papeles de trabajo y la realización de las auditorias, así como
guías para el control interno.
6.2.2 Manual de Contabilidad
Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente
de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.
Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del
departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal,
manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.
6.2.3 Manual de Finanzas
Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles
de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la
organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y
suministro de información financiera.
6.2.4 Manual de producción
Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los
problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad
de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial,
control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los
manuales se aceptan y usan ampliamente.
6.2.5 Manual de compras
El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de
compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus
actividades.
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C. AUDITORÍA 1. DEFINICIONES La Auditoría es una actividad de evaluación establecida dentro de una entidad
como un servicio a la entidad. Sus funciones incluyen, entre otras cosas,
examinar, evaluar y monitorear la adecuación y efectividad de los sistemas de
control contables e internos.21
Auditoría, en su acepción mas amplia significa verificar la información financiera,
operacional y administrativa que se presenta es confiable, veráz y oportuna. Es
revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como
fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido
observados y respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y
reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera
teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.
Cualquier investigación sistemática de los procedimientos u operaciones con
objeto de determinar la conformidad con el criterio prescrito; el trabajo que
ejecuta un auditor interno.22 2. ANTECEDENTES La auditoria es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad,
basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para
observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo, su importancia es
reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su
existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.
Acredítase, todavía, que el término auditor evidenciando el titulo del que practica esta
técnica, apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de
Eduardo I.
21 Comité Internacional de practicas de Auditoría “ Normas Internacionales de Auditoria” Pág. 17 22 Eric. L. Kohler, Diccionario para Contadores, Editorial Limusa, S. A. de C. V. Sexta Reimpresión, 1997.
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En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones
profesionales, que se encargaban de ejecutar funciones de auditoría, destacándose
entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1310, el Colegio de Contadores,
de Venecia (Italia), 1581.
La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió
nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a
atender las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas (donde la
naturaleza es el servicio es prácticamente obligatorio).
Se preanunció en 1845, poco después de penetrar la contabilidad de los dominios
científicos y ya el “Railway Companies Consolidation Act” obligada la verificación
anual de los balances que debían hacer los auditores.
También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida
las normas de auditoria, la cual publicó diversos reglamentos, de los cuales el
primero que conocemos data de octubre de 1939, en tanto otros consolidaron las
diversas normas en diciembre de 1939, marzo de 1941, junio de 1942 y diciembre de
1943.
El futuro de nuestro país se prevé para la profesión contable en el sector auditoria es
realmente muy grande, razón por la cual deben crearse, en nuestro círculo de
enseñanza cátedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y
asimismo organizarse cursos similares a los que en otros países se realizan.
3. ORIGEN DE LA AUDITORÍA ORIGEN, EVOLUCIÓN Y SITUACIÓN ACTUAL DE LA AUDITORÍA En la Edad Media, la auditoría trataba de descubrir fraudes; este enfoque se mantuvo
hasta finales del siglo XIX.
Hasta la Revolución Industrial la economía se desarrollaba en base a una estructura
de empresa familiar donde la propiedad y la dirección de sus negocios confluían en
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las mismas personas, que, por tanto, no sentían ninguna necesidad de la auditoría
independiente ni tampoco se les imponía por normativa legal.
Con la aparición de las grandes sociedades, la propiedad y la administración quedó
separada y surgió la necesidad, por parte de los accionistas y terceros, de conseguir
una adecuada protección, a través de una auditoría independiente que garantizara
toda la información económica y financiera que les facilitaban los directores y
administradores de las empresas.
La razón de ser Gran Bretaña la cuna de la auditoría se explica por ser este país el
pionero en la Revolución Industrial.
Estados Unidos, en la actualidad, está a la vanguardia del estudio e investigación de
las técnicas de auditoría y de su desarrollo a nivel legislativo.
La crisis de Wall Street en 1929 y la creación de la Securities and Exchange
Commission (SEC), órgano regulador y controlador de la Bolsa, han sido factores
determinantes para conseguir los niveles de desarrollo que los profesionales de la
auditoría han alcanzado en aquel país.
4. IMPORTANCIA El objetivo de una auditoria de estados financieros es hacer posible al auditor
expresar una opinión sobre si los estados financieros están preparados, respecto de
todo lo importante, de acuerdo con un marco de referencia para informes financieros
identificado. La evaluación de qué es importante es un asunto de juicio profesional.
Al diseñar el plan de auditoria el auditor establece un nivel aceptable de importancia
relativa a modo de detectar en forma cuantitativa las representaciones erróneas de
importancia relativa. Sin embargo necesitan considerarse tanto el monto (cantidad) y
la naturaleza (calidad) de las representaciones. Ejemplos de representaciones
erróneas cualitativas sería la descripción inadecuada e impropia de una política de
contabilidad cuando es probable que un usuario de los estados financieros fuera
guiado equivocadamente por la descripción, y él dejar de revelar la infracción a
requisitos reguladores cuando es probable que la imposición consecuente de
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restricciones regulatorias hará disminuir en forma importante la capacidad de
operación.
5. CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA POR MODO DE EJERCER Si tenemos en cuenta la manera como se ejerce la auditoría, esta puede clasificarse
en Externa e Interna.
AUDITORÍA EXTERNA Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría externa es el exámen
crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad
económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma,
utilizando técnicas determinadas y con el objetivo de emitir una opinión
independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y
formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente
tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada
por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fé Pública, que obliga a los
mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.
AUDITORÍA INTERNA La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y
consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un
enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos
de gestión de riesgos, control y gobierno.23
Comprende el examen y valoración de lo adecuado y efectivo de los sistemas de
control interno de una organización, y de la calidad de ejecución al llevar a cabo las
responsabilidades asignadas.
23 NEPAI – Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna- 2002, Pág. 17
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DIFERENCIAS ENTRE AUDITORÍA INTERNA Y EXTERNA
Existen diferencias substanciales entre la auditoría interna y la auditoría externa,
algunas de las cuales se pueden detallar así:
En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa,
mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.
En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en
el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras
personas o sea ajena a la empresa.
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AUDITORIA INTERNA
AUDITORIA EXTERNA
Auditoría interna es una actividad de
evaluación establecida dentro de una
entidad como un servicio a la entidad.
Sus funciones incluyen, entre otras
cosas, examinar, evaluar y monitorear la
adecuación y efectividad de los sistemas
de control contables e internos.
El Instituto de Auditores Interno (IIA)
define la auditoría Interna como “una
valoración independiente de la función
establecida dentro de una organización
para revisar y evaluar sus actividades
como un servicio de organización.
Las auditorías internas son hechas por
personal de la empresa. Un auditor
interno tiene a su cargo la evaluación
permanente del control de las
transacciones y operaciones y se
preocupa en sugerir el mejoramiento de
los métodos y procedimientos de control
interno que redunden en una operación
más eficiente y eficaz. Cuando la
auditoría está dirigida por Contadores
Públicos profesionales independientes,
la opinión de un experto desinteresado e
imparcial constituye una ventaja definida
para la empresa y una garantía de
protección para los intereses de los
accionistas, los acreedores y el Público.
Aplicando el concepto general, se puede
decir que la auditoría externa es el exámen
crítico, sistemático y detallado de un sistema
de información de una unidad económica,
realizado por un Contador Público sin
vínculos laborales con la misma, utilizando
técnicas determinadas y con el objetivo de
emitir una opinión independiente sobre la
forma como opera el sistema, el control
interno del mismo y formular sugerencias
para su mejoramiento.
La Auditoría Externa o Independiente tiene
como fin averiguar la razonabilidad, integridad
y autenticidad de los estados, expedientes y
documentos y toda aquella información
producida por los sistemas de la
organización.
Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando
se tiene la intención de publicar el producto
del sistema de información examinado con el
fin de acompañar al mismo una opinión
independiente que le dé autenticidad y
permita a los usuarios de dicha información
tomar decisiones confiando en las
declaraciones del Auditor.
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POR ÁREA OBJETO DE EXÁMEN De acuerdo al área o sistema de información objeto del examen de auditoría, esta se
puede clasificar tomando el nombre del área específica examinada.
AUDITORÍA FINANCIERA Tiene como objetivo la revisión o examen de los estados financieros por parte de un
contador público independiente, distinto del que preparó la información contable y del
usuario, con la finalidad de establecer su razonabilidad, dando a conocer los
resultados de su examen a fin de aumentar la credibilidad y utilidad de dicha
información financiera presentada por la organización. El objetivo de una auditoría
financiera es hacer posible al auditor expresar una opinión sobre si los estados
financieros están preparados, respecto de todo lo sustancial, de acuerdo con un
marco de referencia para informes financieros identificados.24
AUDITORÍA FISCAL Es el proceso sistemático de obtener y evaluar objetivamente la evidencia acerca de
las afirmaciones y hechos relacionados con actos y acontecimientos de carácter
tributario, a fin de evaluar tales declaraciones a la luz de los criterios establecidos y
comunicar el resultado a las partes interesadas; ello implica verificar la razonabilidad
con que la entidad ha registrado la contabilización de las operaciones resultantes de
sus relaciones con la hacienda pública -su grado de adecuación con Principios y
Normas Contables Generalmente Aceptados (PyNCGA)-, debiendo para ello
investigar si las declaraciones fiscales se han realizado razonablemente con arreglo
a las normas fiscales de aplicación.
AUDITORÍA INTELIGENTE La definición que da Según Stephen Roboig en su libro de Comportamiento
Organizacional, Constituye una visión que abre el camino para que una organización
no solo evalué su comportamiento y genere las medidas necesarias para corregir y
24 Normas Internacionales de Auditoría, Comité Internacional de Practicas de Auditoría, México Pág. 37.
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redireccionar sus acciones a fin de cumplir con su objetivo en términos de eficiencia y
eficacia, sino de constituirse como una fuente de cambio que permite generar nuevas
ideas para aprender.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Es un exámen detallado de la administración de un organismo social realizado por un
profesional de la administración con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados,
sus metas fijadas con base en la organización, sus recursos humanos, financieros,
materiales, sus métodos y controles, y su forma de operar.
La definición que da William P. Leonard en su libro auditoría Administrativa, "el
examen global de la estructura de una empresa, o cualquier parte de la organización,
en relación con su planes, objetivos, métodos, controles forma de operación y
recursos humanos y físicos".
AUDITORÍA OPERACIONAL Es una revisión y evaluación parcial o total de las operaciones y procedimientos
adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la dirección a
eliminar las deficiencias por medio de la recomendación de medidas correctivas.
Comprende además de la financiera, el examen y evaluación de la planeación,
organización, dirección y control interno administrativo; de la eficiencia, eficacia y
economía con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros;
y de los resultados de las operaciones programadas para saber si se han logrado o
no los objetivos propuestos.
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO Depende de la existencia de la información verificable y de criterios o normas
reconocidas, como las leyes y regulaciones establecidas y las políticas y
procedimientos de una organización.
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AUDITORÍA DE RENDIMIENTO DE CUENTAS Según José Antonio Ventura Sosa en el Sumario de Capacitación de Auditoría
Interna, Es la referida a la rendición de cuentas y a informar sobre los resultados de
fondos o programas dados para la ejecución y gestión de actividades. Generalmente
está referida a instituciones gubernamentales y no gubernamentales, manejadoras
de fondos bajo condiciones de rendir cuentas. AUDITORÍA INTEGRAL
“Como un nuevo concepto en servicios de auditoría, es el proceso de obtener y
evaluar objetivamente, en un periodo determinado, evidencia relativa a la información
financiera, al comportamiento económico, social y al manejo de una entidad, con el
propósito de informar sobre el grado de correspondencia entre estos y los criterios o
indicadores establecidos o los conocimientos generalizados”.25
AUDITORÍA INFORMÁTICA Según Mario G. Piattini. Emilio del Peso, Auditoria informática (Pág. 110) Es una
revisión, diagnostico, y control de los sistemas informáticos. La persona que realice
dicha auditoría debe ser experta en auditoria e Informática.
La clásica definición de auditorías informáticas es "la revisión y evaluación de los
controles, sistemas, procedimientos de informática: equipos de cómputo, su
utilización, eficiencia y seguridad".
AUDITORÍA GUBERNAMENTAL Es la auditoría financiera y operacional en las instituciones del Estado.
Examina de conformidad a las normas de auditoría gubernamental. (GAO).
Verifica la ejecución presupuestaria, examina los flujos de fondos, revisa la
actividad económica, audita los aspectos legales inherentes, dictamina la
25 Dr. Yanel Blanco Luna Forum: De la Revisoría Fiscal a la Auditoría Integral, Realizado del 29 al 31 de Enero de
1997 Hotel El Salvador.
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situación financiera, ejecución presupuestaria, el flujo de fondos, rendimiento
económico y rendición de cuentas.
Da fe pública de las cuentas y cifras de la contabilidad gubernamental.
Los informes, generalmente, van dirigidos al Ministro o Presidente de las
instituciones autónomas, así como al consejo municipal cuando se trate de
gobierno municipal.26
AUDITORÍA AMBIENTAL Es una herramienta de gerenciamiento, que comprende un examen sistemático,
documentado y periódico, así como una evaluación objetiva, del desempeño de las
organizaciones, sus gerencias y equipamientos, con el objeto de salvaguardar el
medio ambiente, facilitando el control gerencial de prácticas ambientales y
comparando los logros con los objetivos, políticas de la empresa y los requerimientos
legales de protección ambiental.27
AUDITORÍA DEL RECURSO HUMANO Es un conjunto de procedimientos, los cuales son llevados a cabo para determinar
las deficiencias que existen dentro de la organización, o bien, ayudar a mejorar lo
que ya esta establecido, así como también mejorar a cada uno de los trabajadores
de la organización. Las auditorias ayudan a evaluar o auditar a cada empleado, para
ver si es el indicado en el puesto y revisar que es lo que éste puede mejorar y de
esta manera aportar más a su puesto. Las auditorias deben de llevarse a cabo de
manera periódica, de esta manera la empresa podrá tener un mejor control interno y
además que estará en constante crecimiento.
AUDITORÍA FORENSE El rol forense es relativamente nuevo en la práctica profesional de la contaduría.
Hace referencia a la relación y aplicación del análisis de hechos financieros a
26 Lic. José Antonio Ventura Sosa, Programa de Capacitación en Auditoría Interna, Ministerio de Hacienda, Nov. –
Dic. de 1997. 27 Seminario de Auditoría Ambiental, Corte de Cuentas de la República, 1999.
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problemas legales. Son las revisiones de los asuntos criminales de las declaraciones
provenientes de litigios civiles y los rumores e indagaciones que se generan en las
investigaciones corporativas.28
AUDITORÍA DEL CONOCIMIENTO Es una medición científica del estado de los asuntos correspondientes a las
secciones especificadas del conocimiento corporativo; por ello son mas explícitos en
definir tanto los objetivos como los componentes del informe de auditoria.
AUDITORÍA ESPECIAL Consisten en la verificación de asuntos y temas específicos, de una parte de las
operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o situaciones
especiales y responde a una necesidad específica.29
6. FASES DE LA AUDITORIA. 6.1 Fase de Planeación. La planeación de la auditoria comprende el desarrollo de una estrategia global para
su conducción, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria que deben
aplicarse.
La planeación también debe permitir que el equipo de auditoria pueda hacer uso
apropiado del potencial humano disponible.
El proceso de planeación permite al auditor identificar las áreas más importantes y
los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la
obtención de la evidencia necesaria para dictaminar los estados financieros de la
entidad auditada.
28 Samuel Alberto Mantilla B. Auditoría 2005 Ecoe Edición 2003, Pág. 726 29 Samuel Alberto Mantilla B. Auditoría 2005 Ecoe Edición 2003.
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El auditor realiza la planeación para determinar de manera efectiva y eficiente la
forma de obtener los datos necesarios e informar acerca de los estados financieros
de la entidad.
La naturaleza y alcance de la planeación, puede variar según el tamaño de la
entidad, el volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor y, el conocimiento
de las operaciones.
El éxito de una auditoria de calidad radica en que la planeación es efectuada por
miembros experimentados del equipo de auditoria, que posean especialización que
requiera las circunstancias del encargo.
La planeación permite identificar lo que debe hacerse durante una auditoria, por
quién y cuándo. Generalmente, la planeación es visto como una secuencia de pasos
que conducen a la ejecución de procedimientos sustantivos de auditoria; sin
embargo, este proceso debe proseguir en forma continua durante el curso de la
auditoria. Por ejemplo, los resultados de la comprensión de la estructura del control
interno tienen un impacto directo al planear los procedimientos sustantivos de
auditoria. El objetivo de la auditoria es permitir que el auditor exprese su opinión
acerca de sí los estados financieros han sido preparados, en todos sus aspectos
importantes, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados
o el marco establecido para la presentación de información financiera.
a) La Planeación de la Auditoria comprende los siguientes pasos:
Planeación general de la auditoría
Comprensión de las operaciones de la entidad
Aplicación de procedimientos de revisión analítica
Diseño de pruebas de materialidad
Comprensión del sistema de control interno
Identificación de cuentas y aseveraciones significativas de la
Administración.
Ambiente de control interno
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Comprensión del sistema de contabilidad
Identificación de procedimientos de control
Efectividad de los controles en el ambiente
Evaluación del órgano de auditoria interna
Evaluación del riesgo inherente y riesgo de control
Documentos de la planeación de la auditoría
Ciclos de operaciones más importantes
Normas aplicables en la auditoria de los estados financieros
Restricciones presupuestarias
Programas
6.2 Fase de Ejecución.
Durante esta fase el auditor reúne la evidencia para informar sobre los estados
financieros de la entidad, las aseveraciones de la administración relacionadas con la
efectividad de los controles internos, y el cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias que tienen incidencia en la presentación de los estados financieros.
En esta fase, se deberá aplicar programas de auditoría, para obtener evidencia
suficiente, competente y relevante para fundamentar los hallazgos y las conclusiones
de la auditoría, todo lo cual debe quedar respaldado con los papeles de trabajo
pertinentes, así mismo, debe obtenerse evidencia suficiente y competente mediante
la inspección, observación, indagación y confirmación, para sustentar de manera
razonable una opinión con respecto a los estados financieros sujetos a la auditoría.30
a) La Ejecución comprende los siguientes pasos: Evidencia y procedimientos de auditoria.
Pruebas de controles.
Muestreo de auditoria en pruebas de controles.
30 Normas de Auditoría Gubernamental, Decreto no. 5 Pág. 33
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Pruebas sustantivas.
Pruebas sustantivas de detalles.
Procedimientos analíticos sustantivos.
Actos ilegales detectados en la entidad auditada.
Papeles de trabajo.
Aplicación de Técnicas de auditoria asistidas por computador.
Desarrollo y comunicación de hallazgos de auditoría.
6.3 Fase del Informe. Cuando el equipo de auditoria haya agotado todos los medios a su alcance para
ubicar a la persona que debe recibir la comunicación.
Los asuntos de menor importancia que no justifiquen su inclusión en el informe, pero
que el auditor considera que pueden ser de interés para la entidad auditada, deben
ser informados por escrito, conforme a los procedimientos establecidos. Los asuntos
aislados y carentes de significación, deben ser comunicados directamente a la
persona responsable de efectuar la corrección pertinente.
La comunicación escrita sobre hallazgos de auditoria con funcionarios responsables
de la entidad auditada, es parte sustancial de los procedimientos de auditoría.
La comunicación mediante oficio incluyendo la información sobre los hallazgos de
auditoria, tiene el objeto de requerir el punto de vista de la entidad; sin embargo,
tales esfuerzos deben ser precedidos por entrevistas con los funcionarios
responsables de la entidad en los niveles medios y bajos, especialmente, en cuanto
se refiere a los asuntos de carácter individual. No debe esperarse acumular un
número importante de hallazgos de auditoria para comunicarlos en forma conjunta a
los niveles responsables de la entidad.
La discusión de los hallazgos antes de elaborar el borrador del informe, debe dar
como resultado documentos más completos y menos susceptibles de ser refutados
en los comentarios de la entidad, dado que es posible recoger las opiniones
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preliminares sobre aspectos tales como las causas de las deficiencias y la naturaleza
de las medidas correctivas a implementarse. Esto reducirá el tiempo empleado en su
preparación, de manera que el informe final se encuentre listo dentro de los plazos
previstos.
La conferencia final es realizada por el auditor encargado y el supervisor del equipo
de auditoria al término del trabajo, para hacer conocer a los funcionarios de alto nivel
de la entidad examinada, en forma oral y por escrito, mediante oficio, la totalidad de
los hallazgos de auditoría encontrados en el transcurso de su trabajo. El propósito de
esta conferencia final es informar a la alta dirección, sobre los hallazgos de auditoría
que, durante el trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a los funcionarios
de menor nivel y empleados responsables de las situaciones identificadas.
La comunicación de los hallazgos y la evaluación de las respuestas de la entidad
significan que el auditor ha concluido la fase ejecución y que ha acumulado en sus
papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y
el producto final a elaborar, cual es el informe de auditoría.
Los hallazgos de auditoria deben documentarse en el memorándum de conclusiones.
Este documento reúne los aspectos más significativos de la auditoria. Es una buena
práctica iniciar la preparación del memorándum de conclusiones, al desarrollarse las
primeras decisiones, debido a lo cual al concluir la auditoria estará terminado.
a) La Fase del Informe comprende los siguientes pasos: Aspectos generales.
Procedimientos analíticos al final de la auditoria.
Evaluación de errores.
Culminación de los procedimientos de auditoria.
Revisión de papeles de trabajo.
Elaboración del informe de auditoria.
Informe sobre la estructura de control interno de la entidad.
CAPITULO II
55
Observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre el control interno
Financiero de la entidad.
Auditoría de asuntos financieros. 7. NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA La Codificación de Normas Internacionales de Auditoría Pronunciamientos Técnicos
han sido publicadas por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C.
Codificación Nombre
100 – 199 Asuntos Introductorias
200 – 299 Principios Generales y Responsabilidades
300 – 499 Evaluación de Riesgos y Respuestas a los Riesgos Evaluados
500 – 599 Evidencia de Auditoría
600 – 699 Uso del Trabajo de Otros
700 – 799 Conclusiones y Dictamen de Auditoría
800 – 899 Áreas Especializadas
1000 - 1100 Declaraciones Internacionales de Practica de Auditoría
8. NORMAS GENERALES DE AUDITORÍA.31 Las normas de auditoría generalmente aceptadas, tal como fueron aprobadas y
adoptadas por el Instituto Americano de Contadores Públicos son:
Normas Generales: 1. El examen debe llevarse a cabo por una persona o personas que tengan el
entrenamiento técnico y la capacidad profesional como auditores.
2. En todos los asuntos relacionados con el trabajo encomendado, el o los auditores
mantendrán una actitud mental independiente.
3. Se ejercitará el cuidado profesional en la ejecución del examen y en la
preparación del informe.
31 Codificación de Normas y Procedimientos de Auditoría SAS-I, Tomo I, Declaraciones sobre Normas de Auditoría – American Institute of Certified Public Accountants.
CAPITULO II
56
Normas Relativas a la Ejecución del Trabajo: 1. El trabajo se planeará adecuadamente, y se supervisará apropiadamente la labor
de los ayudantes.
2. Deberá haber un estudio apropiado y evaluación del sistema de control interno
existente como una base para confiar en él, y para determinar la extensión
necesaria de las pruebas a las que deberán concretarse los procedimientos de
auditoría.
3. Se obtendrá material de prueba suficiente y adecuado, por medio de la
inspección, observación, investigación, indagación y confirmación, para lograr una
base razonable y así poder expresar una opinión en relación con los estados
financieros que se examinan.
Normas Relativas al Informe: 1. El informe indicará si los estados financieros se presentan de acuerdo con
principios de contabilidad generalmente aceptados.
2. El informe indicará si dichos principios se han seguido uniformemente en el
período actual, en relación con el período precedente.
3. Las revelaciones informativas contenidas en los estados financieros deben
considerarse como razonablemente adecuadas, a menos que en el informe se
indique lo contrario.
4. El informe contendrá, ya sea una expresión de la opinión en relación con los
estados financieros tomados en conjunto, o una aseveración en el sentido de que
no puede expresarse una opinión. Cuando no pueda expresarse una opinión
sobre los estados financieros tomados en conjunto, deben consignarse las
razones que existan para ello. En todos los casos en los que el nombre de un
auditor se encuentre relacionado con estados financieros, el informe contendrá
una indicación precisa y clara de la índole del examen del auditor, si hay alguna, y
el grado de responsabilidad que está contrayendo.
CAPITULO II
57
9. PRINCIPIOS DE AUDITORIA32 El auditor deberá cumplir con el Código de Ética para los Contadores Profesionales
emitido por la Federación Internacional de Contadores. Los principios éticos que
gobiernan las responsabilidades profesionales del auditor son:
a) Independencia: En el ejercicio profesional, el Contador Público deberá tener y
demostrar absoluta independencia mental y de criterio con respecto a cualquier
interés que pudiera incompatible con los principios de integridad y objetividad, con
respecto a los cuales la independencia, por las características peculiares de la
profesión contable, debe considerarse esencial y concomitante.
b) Integridad: El Contador Público deberá mantener incólume su integridad moral,
cualquiera que fuere el campo de su actuación en el ejercicio profesional. Conforme
a esto, se espera de él rectitud, probidad, honestidad, dignidad y sinceridad en
cualquier circunstancia. Dentro de este mismo principio quedan comprendidos otros conceptos afines que,
que sin requerir una mención o reglamentación expresa, pueden tener una relación
con las normas de actuación profesional establecidas.
Tales conceptos pudieran ser los de conciencia moral, lealtad en los distintos planos,
veracidad como reflejo de una realidad incontrastable, justicia y equidad con apoyo
en el derecho positivo.
c) Objetividad: La Objetividad representa ante todo imparcialidad y actuación sin
perjuicios en todos los asuntos que le corresponden al campo de acción profesional
del Contador Público. Lo anterior es especialmente importante cuando se trata de
certificar, dictaminar u opinar sobre los estados financieros de cualquier entidad. Esta
cualidad va unida generalmente a los principios de integridad e independencia y
suele comentarse conjuntamente con esto.
32 Codificación de Normas Internacionales de Auditoría (NIAS) 200
CAPITULO II
58
d) Competencia y cuidado: Un contador profesional, al estar de acuerdo en proveer
servicios profesionales asume que tiene el nivel necesario de competencia para
llevar a cabo sus servicios profesionales y que sus conocimientos habilidades y
experiencia serán aplicables con razonable cuidado y diligencia.
e) Competencia profesional y cuidado: Por lo tanto los contadores profesionales
deberán abstenerse de ejecutar cualquier servicio que no sean capaces de llevar a
cabo, a menos que se obtenga consejo y asistencia para asegurar que los servicios
son ejecutados satisfactoriamente.
f) Confidencialidad: La relación del Contador Público con los usuarios es el
elemento primordial de la práctica profesional. Para que dicha relación tenga pleno
éxito debe fundarse en un compromiso responsable, leal y auténtico, el cual impone
la más estricta reserva profesional. g) Conducta Profesional: El Contador Público deberá abstenerse de realizar
cualquier acto que pueda afectar negativamente la buena reputación o repercutir de
alguna forma en descrédito de la profesión, tomando en cuenta que, por la función
social que implica el ejercicio de su profesión, esta obligado a sujetar su conducta
pública y privada a los más elevados preceptos de la moral universal.
h) Normas Técnicas: El Contador Público deberá realizar su trabajo cumpliendo
eficazmente las disposiciones profesionales promulgadas por el Estado (y el Consejo
Técnico de la Contaduría Pública) aplicando los procedimientos adecuados
debidamente establecidos.
Además, deberá observar las recomendaciones recibidas de sus clientes o de los
funcionarios competentes del ente que requiere sus servicios, siempre que estos
sean compatibles con los principios de integridad, objetividad e independencia, así
como los demás principios de las normas de ética y reglas formales de conducta y
actuación aplicables en las circunstancias.
CAPITULO II
59
10. CRITERIO DEL AUDITOR Cada auditor externo independiente que presta sus servicios profesionales, debe de
ser una persona con suficiente capacidad en la práctica contable, como en la
aplicación de los procedimientos de auditoría y cumplir con sus atribuciones que le
confieren.
11. JUICIO DEL AUDITOR El auditor confía en el control interno para reducir el primer riesgo y en sus pruebas
de detalle y sus otros procedimientos de auditoría para reducir el segundo. El peso
relativo debe de darse a la respectiva fuente de confianza y, consecuentemente, la
confiabilidad estadística deseada para sus pruebas de detalle son materias que
conciernen al juicio del auditor de acuerdo con las circunstancias.33
12. DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL34 Cada persona que ofrece sus servicios a otra y es contratada, asume la obligación
de ejercer en el empleo, la destreza que posea, con cuidado y diligencia razonables.
En todos estos empleos en los que la destreza sea un requisito previo, si alguien
ofrece sus servicios se entiende que ante el público se está presentando como
poseedor del grado de destreza que por lo general, tienen los otros que desempeñan
el mismo trabajo y si sus pretensiones no están fundadas, comete una especie de
fraude, en perjuicio de cada persona que lo emplea, confiando en su profesión
pública.
Pero ninguna persona con habilidad o sin ella se compromete a que el trabajo que
acepta se llevará a cabo con buen éxito, y sin falta o error. Se compromete de buena
fe e íntegramente, pero no infaliblemente y es responsable para con su patrón por
negligencia, mala fe o deshonestidad, pero no de pérdidas que son consecuencia de
errores puros de criterio.
33 Codificación de Normas y Procedimientos de Auditoría SAS-I Pág. 53 y 67 34 Codificación de Normas y Procedimientos de Auditoría SAS-I Pág. 24
CAPITULO II
60
13. INDEPENDENCIA DEL AUDITOR La independencia abarca el estado o cualidad de ser incólume, o libre del control o
de influencia de las partes interesadas. Esto asegura que se obtendrán todos los
beneficios de la objetividad. Tal objetividad o independencia es esencial para la
efectividad de todas las clases de auditoría. Esto es de capital importancia para el
auditor externo, debido a que las terceras partes deben saber que el auditor
independiente no está subordinado a su cliente.
No debe de existir la más mínima indicación o apariencia en ningún aspecto de que
el auditor no ha sido totalmente objetivo.35
En todas las materias relativas a un encargo, el auditor debe mantener una actitud
mental independiente, (SAS No. 1, 220.01)
La segunda norma general requiere que el auditor debe ser mentalmente
independiente de su cliente, la razón de esto lo explica en la siguiente declaración:
Es de vital importancia para la profesión que el público en general mantenga la
confianza en la independencia del auditor externo. La confianza pública se vera
dañada por la evidencia de que existió realmente falta de independencia y también
podría ser dañada por la existencia circunstancias que hagan que la gente razonable
pueda crear que existió influencia en cuanto a la independencia. Para ser
independiente, el auditor tendrá en gran estima su honestidad e intelecto. Para ser
reconocido como independiente, debe estar libre de cualquier obligación hacia o en
interés con su cliente, la dirección de este o accionistas. Por ejemplo un auditor
independiente que audita en la cual es también director, seria quizás
intelectualmente honesto, es poco probable que el público lo aceptara como tal,
debido a que esta auditando decisiones de las cuales es parte activa. Asimismo un
auditor con un interés sustancial financiero en una empresa podría ser imparcial al
emitir opinión sobre los estados financieros de la misma, por ello el público sería
reacio a crear que su imparcialidad es cierta. Los auditores independientes no deben
35 Standards for the Professional Practice of Internal Auditing, p. 100-1.
CAPITULO II
61
serlo solamente de hecho: deben evitar situaciones que puedan hacer dudar a
terceros de su independencia. (SAS No. 1, AU 220.03).
14. LEY REGULADORA DEL EJERCICIO DE LA CONTADURIA
DE LA FUNCIÓN DE AUDITORIA
Sólo quienes sean autorizados para ejercer la contaduría pública podrán ejercer la
función pública de auditoría.
Con el objeto de ser autorizados para el ejercicio de auditorías externas
especializadas, los auditores también deberán cumplir los requisitos que establezcan
otras leyes y ser inscritos en los registros correspondientes.
15. EL ROL DEL AUDITOR EN LOS PROCESOS DE AUTOEVALUACION DE CONTROLES (AEC).36 15.1 El entorno actual Todas las empresas del mundo están experimentando las tensiones que derivan de
los cambios acelerados a los que actualmente todos nos vemos enfrentados. Los
orígenes son múltiples, y surgen tanto de factores exógenos como endógenos.
Nos referimos a factores exógenos como a aquellos que surgen del medio en el cual
se desempeñan las empresas y ellos derivan en uniones, fusiones o adquisiciones
de entidades, tercerizaciones de procesos o actividades y las consiguientes
reestructuras internas, debido, entre otros factores, al avance incontenible de las
tecnologías emergentes y a un incremento generalizado de la competencia a nivel
global.
Cada vez más oímos hablar de la globalización, en el sentido de mercados no
limitados a ámbitos cerrados sino cada vez más extendidos internacionalmente. Las
empresas deben responder en forma más ágil y eficiente a los requerimientos de la
demanda y para ello deben optimizar su gestión. Ello implica tecnificarse
progresivamente, contar con mejor y más oportuna información y poder seleccionar
36 XXIV Conferencia Interamericana de Contabilidad, Uruguay 2001 - Julián Alonso Freiría - Atilio Cogorno Rivas - Stella V. Lamarque Navarro.
CAPITULO II
62
aquellos lugares donde se ofrecen las mejores condiciones para instalar las plantas
productoras u oficinas.
Los factores endógenos tienen su génesis en las propias organizaciones.
Es extremadamente alta la probabilidad de sufrir pérdidas significativas provenientes
de operaciones pobremente integradas entre los diferentes sectores de las empresas
ocasionadas por la duplicación de actividades o procesos, y aún de los controles,
disminuciones de productividad a causa de la baja moral de los empleados que
pueden no comprender los objetivos globales de la empresa, sus nuevas
definiciones, las amenazas y debilidades y hasta una nueva definición de su misión.
Frecuentemente surgen malos entendimientos debido a la presencia de diferentes
culturas de negocios, distintos sistemas de comunicaciones, y en particular, fallas en
el gerenciamiento de los cambios. La falta de una visión a futuro del camino a
recorrer, o de su trasmisión clara y firme a todos los integrantes, produce inseguridad
y descreimiento. La consecuencia inevitable es la resistencia al cambio y la aparición
del “sabotaje” encubierto simplemente por inacción.
Estos temas están íntimamente relacionados con los liderazgos, la participación y el
involucramiento de toda la organización.
En todas las áreas de las organizaciones, incluido el departamento de auditoria
interna, estos cambios generan impactos profundos.
Como consecuencia de esto en los años 80 varios auditores comenzaron a
considerar la necesidad de expandir la evaluación del control más allá de las
funciones de la auditoria tradicional. Ésta simplemente no se adecuaba con el
surgimiento de todas estas nuevas realidades y con los riesgos a los cuales se veían
expuestas las empresas, derivados de todos estos numerosos cambios.
Para ampliar y extender la función de la auditoria convencional una nueva
metodología fue desarrollada, la cual fue denominada autoevaluación del control.
CAPITULO II
63
15.2 ¿Qué es la autoevaluación de control? La autoevaluación de control es una metodología utilizada para revisar objetivos
claves de los negocios, así como también para evaluar los riesgos involucrados,
identificar los obstáculos para el logro de los objetivos de la organización y los
controles internos diseñados para administrar dichos riesgos.
Es un proceso formal y documentado que genera información sobre las fortalezas y
oportunidades, las debilidades y amenazas (análisis FODA), las problemáticas de los
negocios, los riesgos y los controles internos establecidos, transfiriendo a la línea la
responsabilidad por su buen funcionamiento, estableciendo alianzas estratégicas
entre las áreas de auditoria y de gestión para asegurar que se cumplan los objetivos
de la organización.
Es un proceso dinámico e interactivo en el cual los grupos de trabajo desarrollan el
análisis para identificar los desafíos existentes. El proceso implica realizar reuniones
facilitadoras donde los grupos administran su propio monitoreo y en cuyas reuniones
se trabaja para mejorar el conocimiento de las amenazas y debilidades externas e
internas descriptas, a efectos de evaluar la adecuación de los controles, reducir los
riesgos, direccionar los desafíos y potenciar las fortalezas y oportunidades.
La velocidad de reacción ante los distintos impactos que sufren las organizaciones
hoy en día es una de las herramientas más poderosas con las que cuentan las
empresas y sus administradores. Su propia subsistencia muchas veces depende de
esta capacidad de detectar los desvíos y anticipar sus consecuencias.
El traslado de algunas de las responsabilidades de monitoreo y controlar a las
diferentes áreas funcionales, permite a la función de auditoria interna mejorar la
calidad de su trabajo, brindando un acercamiento sistemático y disciplinado hacia la
evaluación del riesgo, y mejorar la eficacia gerencial, así como el control y los
procesos de dirección, cumpliendo con la nueva definición de auditoria interna del
Instituto de Auditores Internos.
CAPITULO II
64
La autoevaluación del control va más allá de los modelos COSO y COCO al proveer
el enfoque, la metodología, guías y técnicas para su implantación.
15.3 ¿Qué beneficios brinda la autoevaluación del control? En primer lugar, otorga a los empleados mayor poder e incrementa la asunción de
responsabilidades. Al tener un ámbito de actuación más amplio aceptan con mayor
facilidad la autoría de lo que hacen, por lo que su trabajo tiene un mayor valor
agregado. Por otra parte desaparecen las desventajas que puede tener la delegación
de facultades, ya que ese traslado opera luego de realizar análisis, reuniones y
alianzas estratégicas que aseguran que el mismo se realice en las mejores
condiciones.
Proporciona a los empleados una perspectiva más amplia de la empresa, una mayor
comprensión de los riesgos del negocio y de los controles internos. Esta cualidad de
la autoevaluación de controles repercute favorablemente en ellos, fomentando
actitudes favorables para con la organización. Dejan de realizar una tarea aislada
pasando a entender que su trabajo es importante e imprescindible para la obtención
del producto final. Asocian su trabajo con el éxito de la empresa, lo cual genera una
mayor preocupación estimulando la iniciativa y la creatividad, mejorando procesos y
evitando la duplicidad de tareas.
Brinda las herramientas para contribuir al desarrollo del control. La autoevaluación de
controles implica un traslado de las responsabilidades de control a la línea. Para ello
la auditoría interna debe difundir en la organización la cultura del control y la
autoevaluación, con el objetivo de que muchas más personas participen en el
proceso conociendo las operaciones más en detalle, todo lo cual contribuye al
desarrollo y la optimización de los controles.
Como consecuencia de que la propiedad del control está en la línea, rápidamente se
identifican los riesgos importantes, es decir, los riesgos emergentes, pudiéndose
evaluar el impacto de los mismos. Al estar en todo momento donde se realiza la
operativa y teniendo una adecuada visión de dicho control, es posible detectar
CAPITULO II
65
inconvenientes en forma casi instantánea, asignarles la dimensión y el grado de
urgencia adecuados y, en consecuencia, tomar las mejores medidas para revertir la
situación. Dado que en este mundo globalizado y tecnificado el tiempo es
fundamental, reaccionar en forma rápida y correcta se convierte en una cualidad
nada despreciable.
Esta filosofía reduce los tiempos del trabajo de la auditoria, mejorando la
productividad y la eficiencia y proveyendo de un sistema de alerta temprana en la
detección de las fallas en el control. En la visión tradicional la actuación de la
auditoría interna es menos eficiente ya que conocer las operaciones no habiéndolas
diseñado ni llevándolas a la práctica, implica un esfuerzo adicional para obtener
información sobre los procesos y desentrañar sus pormenores, circunstancia que no
ocurre cuando se aprovecha el conocimiento de las gerencias y del personal de línea
y cuando se elaboran alianzas, trasladando fuera de la auditoría interna no sólo las
responsabilidades más rutinarias por la evaluación del control sino también aquellas
de detalle.
El método mejora la comunicación en todos los niveles de la organización y entre
ellos, ofreciendo herramientas para un pronto conocimiento de aquellos asuntos que
exigen una rápida acción. Este conocimiento más profundo de la organización,
generado a todos los niveles por la autoevaluación de control, por las reuniones de
trabajo con integrantes de todos los sectores, lo cual asegura una adecuada
representatividad, posibilita las condiciones para que todos hablen un mismo idioma
y tengan una fluida información. Esto facilita una toma de decisiones más ágil y con
mayor probabilidad de consenso.
15.4 Razones por la cual no se ha generalizado rápidamente el uso de la Autoevaluación del control. En general, la cultura de las organizaciones no tolera desafíos y esta actitud se
puede apreciar más frecuentemente en aquellas entidades que están sujetas a
fuertes presiones. Cuando la relación entre la cantidad de cosas para hacer y la
CAPITULO II
66
disponibilidad de recursos es muy ajustada, el sólo hecho de pedir un tiempo para
encarar algo nuevo, por más que ello sea beneficioso, genera resistencias y
postergaciones a dicha implantación. Es allí donde el “marketing” de la nueva idea
toma fundamental importancia, porque luego de lograr el convencimiento se abren
las puertas para los cambios.
15.5 El rol del auditor interno tradicional A medida que las organizaciones evolucionaron y crecieron, alcanzando mayores
niveles de complejidad, se fueron incorporando a sus estructuras diversas funciones.
Entre ellas surgió la auditoría interna en su concepción más clásica, la cual ha
aplicado modelos de control básicamente de origen empírico y, en ocasiones,
carentes de la debida consistencia.
La solidez de una organización se medía entonces a partir de sus controles
contables, o a lo sumo, financieros, sin tomar en consideración ni la efectividad ni
eficiencia que la entidad mostraba en sus operaciones. El control que se realizaba
era una mera constatación ex-post, es decir de hechos del pasado. Esta concepción
no surgía de ineptitudes o falta de capacidad de los distintos actores institucionales
sino del medio en el que la empresa actuaba y que no exigía otro enfoque.
El rol que el auditor asumía en este esquema, y que se esperaba por todos los
integrantes de la corporación, consistía en verificar que las operaciones concordaban
con lo dispuesto en los respectivos manuales, insistir en que estos se redactaran y
mantuvieran actualizados, sugerir mejoras en la realización de los procesos o en el
control, actuando en base a muestreos con criterios respaldados en su experiencia y
aun en su intuición. Su aporte creativo consistía a lo sumo en la formulación,
interpretación y seguimiento de algunas relaciones entre variables básicas o de
magnitudes relativas al patrimonio de la entidad.
El auditor no tenía entre sus objetivos o funciones participar en mejorar el negocio.
Cumplía con realizar un dictamen, el cual era su producto principal en cada
actuación, que brindaba tranquilidad a las máximas autoridades o a los propietarios
respecto de que los controles internos estaban funcionando conforme lo esperado.
CAPITULO II
67
Una auditoría tradicional enfocada prioritariamente en los números y resultados
concretos podía lograr tener una visión de los elementos de riesgo gerencial más
importantes, los que de descuidarse pueden destruir una organización. Sin embargo,
dado que su función primordial era la revisión de lo acontecido, no contaba con los
elementos como para proyectar el desarrollo de la entidad, ni se esperaba que lo
hiciera o participara en esta actividad, a riesgo de perder la independencia de
posteriores evaluaciones y quedar involucrada en actividades de línea.
15.6 El rol de auditor interno en la nueva visión de la Auditoría Interna Muchas técnicas y prácticas comprobadas de auditoria interna ya no son relevantes.
La utilización de computadores ha dado lugar a una creciente automatización de las
tareas, cuya principal consecuencia ha sido la eliminación del grado de participación
que los recursos humanos tienen en los procesos. Ha modificado la índole de los
medios en los que se almacenan los registros, o en los que estos se sustentan,
impidiendo su tratamiento en forma manual y eliminando las pistas de las
transacciones que tradicionalmente se leían en papel. Los riesgos que se plantean y
toda la estructura de control necesaria para verificar la actividad de la empresa son
completamente diferentes a los definidos hasta hace algunas décadas.
Dado que muy frecuentemente se utilizan modelos integrados a procesos, el auditor
basará su trabajo en el control preventivo. El análisis que ha de realizarse antes de
implementar las aplicaciones en los computadores exige necesariamente la
participación del auditor en este proceso a efectos de que luego de lograr una cabal
comprensión del funcionamiento de los futuros programas, pueda solicitar la
incorporación de controles preventivos y la creación y registro de las necesarias
pistas de auditoría. Los modelos que se han desarrollado para el procesamiento
informatizado han variado sustancialmente las relaciones tradicionales entre las
distintas funciones empresariales y las de cada actor en los procesos de negocios y,
por tanto, la vieja máxima de la separación de funciones ha perdido vigencia en su
definición habitual.
CAPITULO II
68
El auditor pasa a ser consejero durante el diseño y la auditoria interna se transforma
en una actividad independiente de aseguramiento de los objetivos y consulta dentro
de la empresa.
Con la autoevaluación del control y el surgimiento de nuevas tecnologías el rol del
auditor interno cambia nuevamente y permanentemente buscando ser más eficiente
y contribuyendo con mayor valor agregado a su función.
Esto lo lleva a reducir los recursos asignados a la verificación del control interno
dentro de su departamento al tiempo que se obliga a buscar formas más eficientes
de implementación de dicho control.
Como consecuencia de la metodología de la autoevaluación de los controles
frecuentemente no queda evidencia tangible o documentada de lo actuado dado que
la información recogida está basada en las interpretaciones y percepciones de los
participantes en las reuniones de trabajo. Sin embargo se dispone de técnicas que
pueden convertir las percepciones en evidencia objetiva de auditoría.
Los nuevos modelos de control hacen uso de herramientas y métodos que involucran
a toda la organización en forma cooperativa, utilizando la tecnología en forma
intensiva.
De la visión tradicional de la auditoria se pasa a un modelo más flexible con una
visión global de la empresa que puede unir e integrar el manejo del riesgo del
negocio con el continuo proceso de mejoramiento y cambio.
Para muchas organizaciones esto ha resultado en una más amplia distribución de la
propiedad de los controles y en la introducción de una evaluación del riesgo más
homogénea dentro de la empresa.
Para que sea efectiva la auditoria interna debe tener una visión tridimensional que
comprenda el pasado, el presente y el futuro, estando a su cargo la conexión de
ellos.
La auditoría debe integrar elementos para que sus revisiones aseguren que las
transacciones del pasado y los registros históricos son razonablemente exactos, los
CAPITULO II
69
controles presentes están funcionando de acuerdo con lo esperado y la gerencia es
capaz de reconocer los riesgos futuros.
15.7 Principales enfoques de la autoevaluación del control y el rol del auditor interno en cada uno de ellos. Siguiendo el criterio del Instituto de Auditores Internos (IIA) los tres enfoques
principales de la autoevaluación del control son las reuniones de equipos
facilitadores, los cuestionarios y los análisis producidos por la gerencia.
I.- Las reuniones de los equipos facilitadores, reúnen información sobre el control
interno tomando como fuente el resultado de los equipos de trabajo que pueden
representar múltiples niveles dentro de la organización.
II.- El enfoque de cuestionario utiliza un instrumento de medición de opinión que
ofrece oportunidades para simples respuestas del tipo “si / no” o “tiene / no tiene”.
III.- Los análisis producidos por la gerencia.
15.8 Problemas que pueden dificultar la implementación de la autoevaluación del control. 1.- En el momento en que se efectúa la selección del personal no integrar el equipo
facilitador con el personal apropiado seguramente planteará dificultades en etapas
posteriores.
2.- Excesiva simplificación en los pasos a seguir en el proceso de planificación.
3.- Lanzamiento de una autoevaluación de control con la implementación de un
proyecto demasiado ambicioso, desestimulando a los participantes.
4.- Falta de apoyo gerencial.
5.- Apuntar a la efectividad de los controles en la autoevaluación del control.
CAPITULO II
70
D. CONTROL INTERNO 1. DEFINICIONES DE CONTROL
Es un conjunto de normas, procedimientos y técnicas a través de las cuales se
mide y corrige el desempeño para asegurar la consecución de objetivos y
técnicas.37
“Es un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la gerencia y por el
personal de una entidad, diseñado para dar una seguridad razonable del
cumplimiento de los objetivos institucionales, comprendidos en uno o más de los
siguientes grupos:
Efectividad y eficiencia de las operaciones;
Confiabilidad de la información financiera y administrativa; y,
Observancia de las leyes y reglamentos aplicables”.
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades
planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino.
La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos:
Control como función coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas
indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escándalos,
etcétera.
Control como verificación de alguna cosa, para apreciar si está correcto, como
verificar pruebas o notas.
Control como comparación con algún estándar de referencia como pesar una
mercadería en otra balanza, comparar notas de alumnos etcétera.
Control como función administrativa, constituye la cuarta y ultima etapa del
proceso administrativo. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de
acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido,
señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.
37 Samuel Alberto Mantilla B. Auditoría 2005 Ecoe Edición 2003, pagina. No.59
CAPITULO II
71
2. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL Control preliminar: Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e
incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar
que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia
en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del
control.
Control concurrente: Este control tiene lugar durante la fase de la acción de
ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las
actividades, según ocurran.
Control de retroalimentación: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la
información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones
futuras del estándar aceptable.
3. ÁREAS DE CONTROL El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de una empresa
prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de
control o monitoreo.
Preferentemente debe abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados
como:
Control de producción. La función del control en esta área busca el incremento
de la eficiencia, la reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del
producto, aplicando técnicas como estudios de tiempos y movimientos,
inspecciones, programación lineal, análisis estadísticos y gráficas.
Control de calidad. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar
una calidad específica tanto en materias primas como en los productos
terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto al color, acabado,
composición, volumen, dimensión, resistencia, etc.
CAPITULO II
72
Control de inventarios. Se encarga de regular en forma óptima las existencias
en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas,
productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos
innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacén.
Control de compras. Esta función verifica el cumplimiento de actividades como:
a) Selección adecuada de los proveedores,
b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento
solicitante,
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada
del material,
d) Determinación del punto de pedido y reorden,
e) Comprobación de precios.
Control de ventas. Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales
para el establecimiento de este control. La función de este sistema sirve para
medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas
y adoptar las medidas correctivas adecuadas.
Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación financiera
de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos,
departamentos y actividades que la integran.
Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de la efectividad en
la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y
del cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la evaluación
al reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, motivación, sueldos y
salarios, seguridad e higiene y prestaciones.
CAPITULO II
73
4. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO El Control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la
administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar
seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes
categorías: Efectividad y eficiencia de las operaciones, Confiabilidad en la
información financiera, Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.38
El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin
en sí mismo.
Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata
solamente de manuales de organización y procedimientos.
Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a
la conducción.
Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las
categorías señaladas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en
común.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de
acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los
demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión.- tales
acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para
influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.
Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno puede ser definido
como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y
otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable.
38 Samuel Alberto Mantilla B. Control Interno Estructura Conceptual integrada, segunda Edición, Pág. 4
CAPITULO II
74
5. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO Ayuda a que los recursos disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo
criterios técnicos que permitan su integridad, su custodia y registro oportuno, en los
sistemas respectivos.
Permite producir información administrativa y financiera oportuna, correcta y
confiable, como apoyo a la administración en el proceso de toma de decisiones y la
rendición de cuentas de la gestión de cada responsable de las operaciones.
Ayuda a detectar los riesgos de errores e irregularidades como base para identificar
sus causas y promover acciones correctivas que permitan manejar y controlar los
riesgos y sus efectos.
Ayuda a promover en todos los niveles y procesos de la organización, el
cumplimiento de las políticas gerenciales, las leyes y reglamentos aplicables, para
alcanzar las metas y objetivos programados en forma efectiva, eficiente y económica.
6. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO General a) Promover la eficiencia de las operaciones en lo relativo a las recaudaciones,
distribución y uso de los recursos que generan las actividades empresariales o
públicas, dentro del marco legal correspondiente.
Específicos a) Promover la utilidad y conveniencia de los sistemas de administración y finanzas,
diseñados para el control de las operaciones e información de los resultados
alcanzados.
b) Ayudar a generar información útil, oportuna, confiable y razonable sobre el
manejo, uso y control de los derechos y obligaciones de las empresas o entes
públicos.
CAPITULO II
75
c) Promover la actualización, modernización y sostenibilidad de los sistemas y su
tecnología.
d) Promover la aplicación de las leyes, reglamentos y los procedimientos diseñados
para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta oportuna de los
resultados de su gestión en el marco de un proceso transparente y ágil de
rendición de cuentas.
e) Motivar la capacidad administrativa para reaccionar frente a los estímulos
negativos de su entorno, para que esté en condiciones de identificar, comprobar e
impedir, posibles malos manejos de los recursos disponibles, así como administrar
los riesgos existentes. 7. MODELOS DEL CONTROL INTERNO 7.1 MODELO COSO 7.1.1 DEFINICIÓN Informe COSO, Es un proceso efectuado por el cuerpo colegiado
más alto (Consejo de Administración, Directorio, etcétera), la gerencia y por el
personal de una entidad, diseñado para dar una seguridad razonable del
cumplimiento de los objetivos institucionales, comprendidos en uno o más de los
siguientes grupos: Efectividad y eficiencia de las operaciones; Confiabilidad de la
información financiera y Administrativa; y observancia de las leyes y reglamentos
aplicables. 7.1.2 ANTECEDENTES El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en EE.UU. en
1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de
conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida.
Plasma los resultados de la tarea realizada durante más de cinco años por el grupo
de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON
FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING creó en Estados Unidos en 1985 bajo la
sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS). El grupo estaba
constituido por representantes de las siguientes organizaciones:
American Accounting Association (AAA)
CAPITULO II
76
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
Financial Executive Institute (FEI)
Institute of Internal Auditors (IIA)
Institute of Management Accountants (IMA)
La redacción del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand.
Se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco
conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y
conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, al nivel de
las organizaciones públicas o privadas, de la auditoria interna o externa, o de los
niveles académicos o legislativos, se cuente con un marco conceptual común, una
visión integradora que satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores
involucrados.
7.1.3 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO BASADOS EN EL INFORME COSO ENTERPRISE RISK MANAGEMENT (ERM) El marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de ocho
componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección e integrados al
proceso de gestión:
Componentes del Control Interno basados en el Informe COSO ERM
EVALUACION DE RIESGOSEVALUACION DE RIESGOS
IDENTIFICACION DE EVENTOSIDENTIFICACION DE EVENTOS
INFORMACION Y COMUNICACIONINFORMACION Y COMUNICACION
MONITOREOMONITOREO
ACTIVIDADES DE CONTROLACTIVIDADES DE CONTROL
RESPUESTA AL RIESGORESPUESTA AL RIESGO
ESTABLECIMIENTOS ESTABLECIMIENTOS DE OBJETIVOSDE OBJETIVOS
AMBIENTE DE CONTROLAMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
CAPITULO II
77
7.1.3.1 Ambiente de Control Representa la filosofía y conciencia de la administración de la empresa para conocer
e implementar políticas, procedimientos, visión, misión y concientización al personal.
El ambiente de control define: al conjunto de circunstancias que enmarcan el
accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo
tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las
conductas y los procedimientos organizacionales.
Este componente establece:
Una filosofía y cultura de gestión de riesgo y control.
Nivel de riesgo que la alta gerencia asume.
La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de
procedimiento.
La integridad y los valores éticos.
Las formas de asignación de responsabilidades, de administración y desarrollo del
personal.
Estándares de recursos humanos: habilidad y competencia de los empleados.
7.1.3.2 Establecimiento de Objetivos En este apartado se deberá tomar en cuenta los eventos potenciales que pudiesen
tener efecto sobre la empresa, es decir deben de existir objetivos antes que la
administración pueda identificar eventos que afecten su logro.
Los objetivos se clasifican en cuatro categorías:
Estratégicos
Operacionales
Reporte o presentación de resultados
Cumplimiento
CAPITULO II
78
7.1.3.3 Identificación de Eventos En este componente se identifican los eventos con impacto negativo (riesgos) y con
impacto positivo (oportunidades).
La gerencia reconoce que la incertidumbre existe, lo cual se traduce en no poder con
exactitud cuándo y dónde un evento pudiera ocurrir, así como tampoco sus
consecuencias financieras.
Base para los componentes evaluación de riesgo y respuesta al riesgo.
7.1.3.4 Evaluación de Riesgos Permite que una entidad entienda el grado el cual los eventos potenciales pudieran
afectar objetivos del negocio.
Determina riesgos a partir de dos perspectivas: Probabilidad e Impacto
Entre las técnicas se utiliza determinar riesgos y normalmente también se utiliza
para medir los objetivos relacionados.
En la evaluación de riesgos, la gerencia considera eventos previstos e
inesperados.
Los riesgos inherentes y residuales son evaluados.
7.1.3.5 Respuesta al Riesgo Una vez identificados los riesgos, la gerencia determina como responderá ante ellos,
a fin de alcanzar los niveles de tolerancia al riesgo.
Las respuestas incluyen evitar el riesgo, mitigarlo, compartirlo o aceptarlo.- En este
sentido, la gerencia:
Identifica y evalúa posibles respuestas al riesgo y el grado en el cual reducirá el
impacto y/o probabilidad de ocurrencia.
Determina los costos y beneficios de las respuestas al riesgo que permitan
ubicarlo dentro de los niveles de tolerancia deseados.
Identifica nuevas oportunidades de negocio para la organización.
CAPITULO II
79
7.1.3.6 Actividades de Control Las actividades de control son aquellas que realiza la gerencia y el personal de la
organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas, estas
actividades están relacionadas con las políticas y procedimientos, para ayudar a la
gerencia asegurando que las respuestas a los riesgos sean ejecutados de forma
apropiada y oportuna.
Las actividades de control incluye un rango tales como:
Aprobaciones
Autorizaciones
Verificaciones
Conciliaciones
Seguridad de los activos
Desempeño de las operaciones
Segregación de funciones
7.1.3.7 Información y Comunicación Representa los tipos de comunicación existentes al interior de la empresa, por lo que
la información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que
llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades
individuales.
Por medio de los sistemas de información podrá la industria identificar, recoger,
procesar y divulgar datos relativos a los hechos o actividades internas y externas, y
que estos funcionen como herramientas de supervisión a través de rutinas previstas.
7.1.3.8 Monitoreo A través del monitoreo se estará evaluando constante al control interno para verificar
sistemáticamente que las actividades o procesos planificados se llevan a cabo según
lo esperado o que se está progresando en el logro de los resultados planificados.
El éxito del monitoreo está en la medición de los indicadores en el tiempo (diferentes
periodos).
CAPITULO II
80
7.2 MODELO COCO 7.2.1 DEFINICIÓN Este modelo busca proporcionar un entendimiento del control y dar respuesta a las
siguientes tendencias:
a) En el impacto de la tecnología y el recorte a las estructuras organizativas.
b) En la creciente demanda públicamente acerca de la eficacia del control.
c) En el énfasis de las autoridades para establecer controles, como una forma de
proteger los intereses de los accionistas.
7.2.2 ANTECEDENTES El modelo COCO es producto de una profunda revisión del Comité de Criterios de
Control de Canadá sobre el informe COSO y cuyo propósito fue hacer el
planteamiento de un modelo mas sencillo y comprensible, ante las dificultades que
en la aplicación del COSO enfrentaron inicialmente algunas organizaciones.
El resultado es un modelo conciso y dinámico encaminado a mejorar el control, el
que se describe y define en forma casi idéntica a como lo hace el modelo COSO.
El cambio importante que plantea el modelo canadiense consiste que, en lugar de
conceptuar el proceso de control como una pirámide de componentes y elementos
interrelacionados, proporciona un marco de referencia a través de veinte criterios
generales que el personal en toda la organización puede usar para diseñar,
desarrollar, modificar y evaluar el control.
7.2.3 PROPOSITOS DEL MODELO COCO El modelo busca proporcionar un entendimiento del control y dar respuesta a las
tendencias que se observan en los desarrollos siguientes:
En el impacto de la tecnología y el recorte a las estructuras organizacionales, que
han propiciado un mayor énfasis sobre el control a través de medios informales,
CAPITULO II
81
como la visión empresarial compartida, comunión de valores y una comunicación
más abierta.
En la creciente demanda de informar públicamente acerca de la efectividad del
control, respecto de ciertos objetivos.
En el énfasis de las autoridades para establecer controles, como una forma de
proteger los intereses de los accionistas. Algunas autoridades financieras han
establecido procedimientos y protocolos de información, aplicables a las
instituciones bajo su jurisdicción.
El modelo pretende proporcionar bases consistentes para dichos requerimientos
reguladores, de tal manera que permitan a las autoridades cumplir sus objetivos, sin
que con ello se establezcan requerimientos excesivos que pudieran atentar contra la
eficiencia de la gestión.
El propósito del modelo es desarrollar orientaciones o guías generales para el
diseño, evaluación y reportes sobre los sistemas de control dentro de las
organizaciones, incluyendo asuntos gubernamentales en el sector público y privado.
7.2.4 CRITERIOS DEL MODELO COCO En la estructura del modelo, los criterios son elementos básicos para entender y, en
su caso, aplicar el sistema de control que se comenta. Se requieren adecuados
análisis y comparaciones para interpretar los criterios en el contexto de una
organización en particular, y para una evaluación efectiva de los controles
implantados.
El modelo prevé 20 criterios agrupados en cuanto al: Propósito, Compromiso,
Aptitud, Evaluación y aprendizaje.
7.2.4.1 PROPÓSITO a) Los objetivos deben ser comunicados.
b) Se deben identificar los riesgos internos y externos que afecten el logro de
objetivos.
CAPITULO II
82
c) Las políticas para apoyar el logro de objetivos deben ser comunicadas y
practicadas, para que el personal identifique el alcance de su libertad de
actuación.
d) Se deben establecer planes para guiar los esfuerzos.
e) Los objetivos y planes deben incluir metas, parámetros e indicadores de medición
del desempeño.
7.2.4.2 COMPROMISO a) Se deben establecer y comunicar los valores éticos de la organización.
b) Las políticas y prácticas sobre recursos humanos deben ser consistentes con los
valores éticos de la organización y con el logro de sus objetivos.
c) La autoridad y responsabilidad deben ser claramente definidos y consistentes con
los objetivos de la organización, para que las decisiones se tomen por el personal
apropiado.
d) Se debe fomentar una atmósfera de confianza para apoyar el flujo de la
información.
7.2.4.3 APTITUD a) El personal debe tener los conocimientos, habilidades y herramientas necesarios
para el logro de objetivos.
b) El proceso de comunicación debe apoyar los valores de la organización.
c) Se debe identificar y comunicar información suficiente y relevante para el logro de
objetivos.
d) Las decisiones y acciones de las diferentes partes de una organización deben ser
coordinadas.
e) Las actividades de control deben ser diseñadas como una parte integral de la
organización.
7.2.4.4 EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE a) Se debe monitorear el ambiente interno y externo para identificar información que
oriente hacia la reevaluación de objetivos.
CAPITULO II
83
b) El desempeño debe ser evaluado contra metas e indicadores.
c) Las premisas consideradas para el logro de objetivos deben ser revisadas
periódicamente.
d) Los sistemas de información deben ser evaluados nuevamente en la medida en
que cambien los objetivos y se precisen deficiencias en la información.
e) Debe comprobarse el cumplimiento de los procedimientos modificados.
f) Se debe evaluar periódicamente el sistema de control e informar de los
resultados.
7.3 MODELO CADBURY Desarrollado por el llamado comité cadbury (uk cadbury committee) adopta
igualmente una interpretación amplia del control.
Mayores especificaciones en la definición de su enfoque sobre el sistema de control
en su conjunto-financiero y de cualquier tipo.
Objetivos orientados a proporcionar una razonable seguridad de:
efectividad y eficiencia de las operaciones.
la confiabilidad de la información y reportes financieros.
cumplimiento con leyes y reglamentos.
Los elementos clave de este modelo son en esencia similares al modelo coso, salvo
la consideración de los sistemas de información integrados en los otros componentes
y un mayor énfasis respecto a riesgos.
Limitación en la responsabilidad de los reportes de control a la confiabilidad de los
financieros.
Factores de riesgo potenciales extraídos de las normas para la práctica profesional
de auditoría interna.
CAPITULO II
84
magnitud, complejidad o liquidez
ambiente externo
ambiente interno
ambiente de control y gerenciamiento
sistemas de control interno
tiempo transcurrido desde la ultima auditoría
8. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO.39 No. APLICABLES A; PRINCIPIOS
1
ESTRUCTURA ORGANICA
Responsabilidad Delimitada
Separación de Funciones Incompatibles
Instrucciones por Escrito
2
SISTEMAS
Pruebas continuas con exactitud
Numeración en los Documentos
Uso mínimo de dinero en efectivo
Uso de cuentas de control
Depósitos inmediatos e intactos
Uso mínimo de cuentas bancarias
Uso de dispositivos de seguridad
Uso de indicadores de gestión
3
ADMINISTRACIÓN DE
PERSONAL
Selección de personal capacitado
Capacitación continua
Vacaciones y Rotación de personal
Cauciones (pólizas de seguros )
39 Dr. René Fonseca-Borja-Noviembre de 2003- El Informe Coso un Nuevo Instrumento de Gestión Empresarial
CAPITULO II
85
9. EL CONTROL INTERNO Y LOS RESULTADOS FINANCIEROS.40 En la última línea del cuadro de Resultados está la verdad, en el se refleja que tan
bien a operado la empresa. Muchas empresas con un más que óptimo resultado en
materia productiva y comercial ven reducir sus utilidades y hasta en algunos casos
se llegan a los números en rojo producto de negligencias, fraudes, robos y hurtos.
Entre las negligencias podemos mencionar la falta de seguros ya sea por incendios o
accidentes entre otros, también la falta de controles adecuados al momento de
calificar a un cliente para el otorgamiento de crédito. No menos costosos son las
pérdidas por errores de cálculo o falta de cumplimientos formales en materia
impositiva. Estos son sólo unos ejemplos de los hechos que más comúnmente se
dan en las organizaciones. De igual forma es menester evitar los fraudes, robos y
hurtos, como así también acciones destructivas que puedan afectar el patrimonio de
la empresa. Sólo un buen control interno, el cual debe ser relevado y evaluado
convenientemente por los auditores de la compañía puede evitar la disminución de
las utilidades o su conversión en pérdidas.
En una Institución Bancaria el no haber actualizado el monto de impuesto de sellos
por chequeras llevó a una percepción menor en concepto de dicho impuesto, y por lo
tanto a abonar menos al Ente Recaudador, teniéndose que hacer cargo luego la
Institución Financiera de la diferencia más los intereses y multas respectivas.
No menor efecto tienen en los resultados de la empresa, tanto en su cálculo, como
en la calidad de la información manejada para la adopción de decisiones, un control
interno que asegure información correcta, precisa y a tiempo.
Como ejemplo podría mencionarse el caso de una Institución Bancaria que por
calcular erróneamente sus Niveles de Efectivo Mínimo Diarios, tomaba fondos
interbancarios para cubrirlos con el alto costo que ello implicaba, cuando en realidad
su situación real le permitía el otorgamiento de fondos a otras instituciones bancarias
con la consiguiente obtención de jugosos beneficios.
40 www.Gestiopolis.com auditoria interna – un enfoque sistémico y de mejora continua Mauricio León Lefcovich, Consultor en Administración de Operaciones
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86
Tener información confiable en materia de inventarios es muy importante, máxime
aún en una época de altos costos financieros y ante la necesidad de aplicar
metodologías como el Just in Time.
Podemos apreciar con está pequeña cantidad de ejemplos las graves consecuencias
que una falta de control interno eficaz puede traer aparejada para la empresa en
materia de resultados.
E. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 1. GENERALIDADES Las finanzas, consideradas durante mucho tiempo como parte de la economía,
surgieron como un campo de estudio independiente a principios de este siglo. En su
origen se relacionaron solamente con los documentos, instituciones y aspectos de
procedimiento de los mercados de capital.
La administración financiera es una de las áreas de la administración creada dentro
de una organización para los gerentes operativos, donde se deben destacar medios
y técnicas que ayudarán a obtenerlos objetivos de la empresa e informar de los
resultados a los propietarios, con el fin de tomar decisiones financieras razonables y
acertadas.
Los factores externos influyen cada día más en el administrador financiero:
desregulación de servicios financieros, competencia entre los proveedores de capital
y los proveedores de servicios financieros, volatilidad de las tasas de interés y de
inflación, variabilidad de los tipos de cambio de divisas, reformas impositivas,
incertidumbre económica mundial, problemas de financiamiento externo, excesos
especulativos y los problemas éticos de ciertos negocios financieros.
2. DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA. “Es el área de la dirección administrativa que tiene como objetivo elevar al máximo el
valor actual de la empresa, equilibrando los factores de rendimiento sobre la
CAPITULO II
87
inversión y el riesgo, tendiente a conservar la liquidez de la empresa y obtener a la
vez el máximo aprovechamiento y rendimiento de sus recursos”41
Es la parte de las finanzas que se encarga de administrar activamente los recursos
financieros de todo tipo de empresa y proporciona información precisa acerca del
desempeño financiero de la misma.
“La administración financiera es la responsable de establecer las condiciones de
crédito, inventarios, efectivo, que hay que mantener disponible, adquirir nuevas
empresas entre otras”.42
“Es el área en donde se estudian las técnicas y procedimientos para planear,
organizar y controlar la obtención y utilización optima de los recursos monetarios,
provenientes de fuentes internas y externas de una organización, así como la
estructura y funcionamiento de los mercados financieros, para lograr su mejor
aprovechamiento en el cumplimiento de los objetivos de la organización.”
“La administración financiera es importante en todos los tipos de empresas,
indistintamente de que sean publicas o privadas, que operen en el sector de los
servicios financieros o que sean empresas dedicadas a la manufactura. “
La administración financiera se considera como una forma de la economía aplicada
que se funda en el alto grados de conceptos económicos. La Administración
financiera también toma cierta información de la contabilidad, que es igual a otra
área de la economía aplicada.
La administración financiera se refiere a los deberes del administrador financiero en
la empresa. Los administradores financieros administran activamente los asuntos
financieros de todo tipo de empresas financieras y no financieras, privadas y 41 Redondo Hinojosa, Jaime. Compendio de Términos usuales en la Administración Financiera. Pág. 44 42 Eugene F, Brigham, Fundamentos de Administración Financiera, México, Cia Editorial Continental, 2006, Pagina. 5
CAPITULO II
88
públicas, grandes y pequeñas, lucrativas y no lucrativa. Desempeñan una gran
variedad de actividades financieras como planeación, extensión de crédito a los
clientes, evaluación de grandes gastos propuestos y la consecución de dinero para
financiar las operaciones de la empresa.43
3. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Objetivo General: Elaborar y administrar la planeación financiera de corto, mediano y largo plazo para
la empresa.
Objetivos Específicos:
Administrar los flujos de efectivo…
Administrar los dividendos.
Determinar fuentes de recursos financieros
Establecer vínculos con inversionistas
Realizar inversiones
Establecer mecanismos de crédito y cobranza
Diseñar, establecer y desarrollar controles sobre todas las operaciones de la
empresa, desde su registro hasta su realización.
4. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA La administración financiera es muy importante, ya que su función principal es la
obtención de fondos, su inversión y la administración óptima para obtener ganancias,
dicho objetivo es sin duda lo que toda empresa persigue.
En toda empresa existe un permanente flujo de fondos y una Administración
Financiera que debe ser ejecutada para alcanzar los fines planeados. Los resultados
43 Lawrence J. Gitman, Principios de Administración Financiera, Pág. 3
CAPITULO II
89
financieros deben ser evaluados para realizar una administración que busque el logro
de los objetivos de la organización.
La importancia de la Administración Financiera radica en su función principal que es
la de obtener fondos para la empresa, invertir y utilizar de forma optima los fondos
con que se cuentan, esta finalidad es sin duda lo que toda empresa persigue.
En toda empresa existe un permanente flujo de fondos y una administración
financiera que debe ser ejecutada para alcanzar los fines planeados.
En los últimos años la importancia de la administración financiera ha incrementado
de manera significativa. En épocas anteriores, el gerente de marketing era quien
proyectaba las ventas; el personal del área de ingeniería y producción se encargaba
de determinar que activos eran necesarios para satisfacer esas demandas, mientras
que el trabajo del administrador financiero solo consistía en obtener el dinero que se
necesitaba para comprar la planta, el quipo y los inventarios necesarios. Esa
situación ha dejado de existir en la actualidad, hoy en día, las decisiones se toman
de una manera mucho mas coordinada, por lo que el administrador financiero tiene,
por lo general, una responsabilidad directa sobre el proceso de control.
5. BENEFICIOS Y PROPOSITOS Podemos considerar que la administración es de importancia vital para la salud
económica de las empresas de negocios y por lo tanto, para la nación y para el
mundo.
Debido a su importancia las finanzas deben ser amplias y profundas en cuanto a su
comprensión. Lo que se dice más fácil de lo que se hace. El campo de las finanzas
es relativamente complejo y esta sometido a modificaciones constantes en respuesta
a los cambios en las condiciones económicas. Todo ello ha convertido a las finanzas
en una disciplina tanto estimulante como emocionante, pero también desafiante y
algunas veces dudosa.
La administración de las finanzas es la encargada en la empresa de decidir sobre las
inversiones, las compras, la cantidad de inventario que se mantenga, el flujo de
efectivo.
CAPITULO II
90
Beneficios:
Negocios en proceso de globalización.
Un mayor incremento en el uso de tecnología electrónica especialmente la
relacionada con el uso de la información.
Regulación de la inflación y sus efectos sobre las decisiones de los negocios.
Incremento importación y exportaciones de productos.
Preparación de pronósticos de planeación.
Decisiones de inversión bien fundamentadas.
Forma eficiente en el trato de los mercados financieros
Coordinación y control.
6. FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA. Las funciones financieras claves son el análisis y planeación financiera, las
decisiones de inversión y las decisiones de financiamiento. Estas funciones
financieras deben ser ejecutadas en todas las organizaciones desde empresas de
negocios hasta unidades de o agencias gubernamentales. Las funciones financieras
se desarrollan a continuación:
Análisis o planeación financiera. Esta función se refiere a la transformación de la información financiera de modo que
puedan utilizarse para supervisar la condición financiera de la empresa, evaluar la
necesidad de incrementar la capacidad productiva y determinar el tipo de
financiamiento que se requerirá.
Decisiones de inversión. Las decisiones de inversión determinan tanto la mezcla como el tipo de activos del
balance general. La mezcla se refiere a la cantidad en dólares de activos circulantes
y fijos. Una vez establecida la mezcla, se intenta mantener los niveles óptimos o más
adecuados de cada tipo de activo para cumplir con los objetivos de la empresa.
CAPITULO II
91
Decisiones de Financiamiento. Esta función trata de las decisiones que tiene que ver con el pasivo y el capital del
balance general. Es necesario establecer la composición mas adecuada de
financiamiento a corto y a largo plazo más apropiada y luego determinar cuales son
las mejores fuentes de financiamiento en un momento especifico.
7. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Las actividades específicas de la Administración Financiera son muy importantes,
pues describen el desempeño de la misma, en función de los objetivos que persigue
la organización.
A continuación se mencionan las actividades más importantes de la Administración
Financiera.
7.1 Análisis de Estados Financieros Los Estados Financieros básicos para realizar el análisis financiero son el Balance
General y El Estado de Resultados. El análisis de Estados Financieros permite
identificar las principales fortalezas y debilidades de una empresa, se pueden
descubrir áreas específicas con problemas para tomar acciones correctivas a tiempo.
El resultado de los análisis financieros puede indicar ciertos hechos y tendencias
útiles para la planeación e instrumentación de un curso de acción.
7.2 Administración de Activos La administración de los activos se refiere a determinar la efectividad con que la
empresa está administrando sus activos. El gerente financiero debe determinar y
tratar de mantener ciertos niveles óptimos de cada tipo de activos circulante.
Asimismo, debe determinar cuáles son los mejores activos fijos que deben
adquirirse. Debe saber en que momento los activos fijos se hacen obsoletos y es
necesario reemplazarlos o modificarlos.
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La determinación de la estructura óptima de activos de una empresa no es un
proceso simple; requiere de perspicacia y estudio de las operaciones pasadas y
futuras de la empresa, así como también comprensión de los objetivos a largo plazo.
7.3 Administración de Pasivos. La administración de pasivos determina la composición más adecuada de
financiamiento a corto plazo y largo plazo, ésta es una decisión importante por
cuanto afecta la rentabilidad y la liquidez general de la empresa. Trata sobre la
administración de las inversiones financieras con préstamos o créditos. Se buscan
respuestas a las preguntas ¿Será capaz la empresa de cumplir con sus
obligaciones?, ¿Cuáles serán los rendimientos esperados?
7.4 Administración de Capital. La administración de capital se refiere a los principales componentes del capital: los
diversos tipos de deudas, las acciones, las utilidades retenidas y a las nuevas
emisiones de acciones. Las actividades deben estar dirigidas a minimizar costos para
la empresa y a aumentar el valor de las inversiones de los dueños de la empresa o
dirigirlas a buscar el máximo beneficio para los inversionistas.
7.5 Otras responsabilidades Entre otras actividades que son consideradas como responsabilidad de la
administración financiera se tienen: planificar, supervisar y controlar los costos para
asegurarse que los objetivos son cumplidos por los gerentes, tener una estrecha
relación del área financiera con las demás áreas de la empresa, analizar los factores
del entorno económico, entre otras.
8. LAS RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR FINANCIERO.44 La tarea del administrador financiero es tomar las decisiones relacionadas con la
obtención de y el uso de fondos para el mayor beneficio de la empresa.
44 Scott Besley, Fundamentos de Administración Financiera, Doceava edición, Pág. 9
CAPITULO II
93
A continuación se describen algunas actividades específicas que están relacionadas
con este contexto:
8.1 Preparación de pronósticos y planeación
El administrador financiero debe interactuar con otros ejecutivos cuando estos miran
hacia el futuro y establecen los planes que darán forma a la posición futura de la
empresa.
8.2 Decisiones mayores de financiamiento e inversión. Por lo general, una empresa exitosa muestra un rápido crecimiento de ventas, que
requieren que se realicen inversiones en planta, equipo e inventarios.
El administrador financiero debe de ayudar a determinar la tasa óptima de
crecimiento de ventas, así como a tomar decisiones acerca de los activos específicos
que deberán adquirirse y la mejor forma de financiar esos activos. Por ejemplo,
¿debería la empresa obtener los fondos mediante la solicitud de préstamos (deudas)
o mediante la venta de acciones (capital contable)? Si la empresa usa deudas
(solicita fondos en préstamo), ¿deberían concertarse los créditos a largo o a corto
plazo?
8.3 Coordinación y control. El administrador financiero debe interactuar con otros ejecutivos para asegurarse de
que la empresa sea administrada de la manera más eficiente posible. Todas las
decisiones de negocios tienen implicaciones financieras, y todos los administradores
financieros y de otro tipo necesitan tenerlo en cuenta. Por ejemplo, las decisiones de
comercialización afectan el crecimientote ventas, lo cual, a la vez, influye sobre los
requerimientos de inversión. De este modo, quienes toman decisiones en el área de
mercadotecnia deben considerar la forma en que sus acciones afectarán (y son
afectadas por) factores tales como la disponibilidad de fondos, las políticas de
inventarios y la utilización de la capacidad de la planta.
CAPITULO II
94
8.4 Forma de tratar con los mercados financieros. El administrador financiero debe de tratar con los mercados de dinero y capitales.
En resumen, los administradores financieros toman decisiones acerca de cuales
activos deberán adquirir sus empresas, la forma en que estos activos deberán ser
financiados y de que manera deberán administrarse los recursos actuales de la
empresa. Si estas responsabilidades son desempeñadas de manera óptima, los
administradores financieros ayudaran a maximizar los valores de sus empresas, lo
cual también maximizará el bienestar a largo plazo de los clientes de la compañía o
quienes trabajen para ella, así como la comunidad en la que se encuentra la
empresa.
9. CAMPO DE APLICACIÓN Una de las grandes áreas de las finanzas es la administración financiera,
apoyándose en una diversidad de campos:
En la contaduría o contabilidad general : En las grandes empresas, las actividades financieras y las contables se encuentran
frecuentemente bajo el control de una misma persona, que puede ser el gerente o el
vicepresidente de finanzas debido a que dichas funciones se encuentran
relacionadas de manera estrecha.
Mientras los contadores llevan los registros contables, elaboran informes, estados
financieros y mediciones en términos financieros como: flujos de efectivo,
presupuestos y otros, el administrador financiero consulta la información contable
para tomar decisiones acerca de las inversiones a corto y largo plazo, acerca de la
estructura de capital mas apropiada y además identifica las mejores y oportunas
fuentes de financiamiento para apoyar los programas de inversión de la empresa.
Con la Auditoría: Es el área de conocimiento cuyo objeto de estudio es el conjunto de técnicas que se
aplican para evaluar el funcionamiento de la contabilidad y el control interno de una
CAPITULO II
95
organización, con el fin de obtener evidencia suficiente y opinar sobre el estado que
guardan estas funciones con relación a los principios de contabilidad, normas y
procedimientos establecidos en la profesión contable, informando a los interesados
mediante un dictamen que permita tomar decisiones financieras.
Con la Contraloría: Es el área de estudio de la planeación financiera, el control de los recursos y
verificación de las operaciones en las organizaciones, para lograr el uso eficiente de
los primeros y la eficacia en las segundas, a fin de que se alcancen los objetivos y
metas establecidas en las mismas.
Con la Contabilidad de costos: Es el área cuyo objetivo son los procesos enfocados a identificar, medir, acumular,
analizar e interpretar los elementos del costo, asociados con la producción y
comercialización de bienes y servicios, con el propósito fundamental de tomar
decisiones para alcanzar los objetivos de planeación estratégica establecidas
previamente en la organización.
