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CAPITULO III ANALISIS DE REQUERIMIENTOS

El nuevo proyecto de descentralización de la salud impulsado por el MSPAS en

conjunto con el HNNBB tiene el propósito de definir la capacidad resolutiva de las

unidades y lograr con ello, oportunidad en la referencia, el personal médico y cada

médico deberá conocer y consultar la lista de padecimientos por niveles de atención.

La atención médica se brindará teniendo en cuenta:

La complejidad de la patología del paciente

Los recursos de la unidad que lo atiende

En todos los casos deberá efectuarse el registro de dichos pacientes mediante los

documentos necesarios (expediente clínico, registro del sistema de

referencia/contrareferencia de cada Institución).

El sistema de referencia, contrareferencia, citas locales, interconsultas y

procedimientos de pacientes requiere que se realice en forma ágil, capturando vía

Internet la información de los pacientes referidos con sus respectivas citas desde

sitios establecidos por el MSPAS, además las citas locales subsecuentes y demanda

espontánea que se presenta a la institución, toda esta información del paciente es un

complemento del expediente clínico electrónico del paciente, el cuál está siendo

desarrollado por etapas con los diferentes proyectos impulsados por la dirección,

planificación e informática del HNNBB, con el apoyo y participación activa de Jefes

de Unidad, servicios de atención y personal operativo de las áreas.

Se necesita llevar el registro diario de la atención recibida en la consulta externa

mecanizando el Censo Diario de los Pacientes atendidos, además se requiere de un

módulo de Interconsultas y Procedimientos con sus tiempos por actividad y médico

especialista que brinda la atención en el servicio de hospitalización.

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Lo que se espera de este proyecto.

Procesos Funcionales y Atención al Paciente • El Proyecto de Citas de Referencia y Contrareferencia por Internet será una

herramienta que permitirá mejorar la atención a la población pediátrica de

nuestro país, además agilizará la obtención de citas de referencia del Primero,

Segundo hacia el Tercer Nivel de Atención.

Generación de Informes • Se generarán informes estadísticos, epidemiológicos, operativos, de control,

gerenciales y ministeriales para la toma de decisiones por parte de la gerencia

del hospital, además se obtendrá el Censo Preelaborado de la consulta

externa, informes de morbilidad y mortalidad, informes de pacientes referidos

y contra referidos por nivel de atención.

Calidad de los Datos • Establecer controles para el monitoreo de la calidad de los datos

metodológicamente, por parte del Jefe de la consulta externa, división médica,

epidemiología, estadística, Pediatría Social, Emergencia para la verificación

de los mismos.

Facilidades para el Manejo de Diagnósticos • Diseñar consultas que permitan el manejo del CIE-10 de forma sencilla para

el registro de los diagnósticos, como lo establecen las normativas del

Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, para el análisis epidemiológico

de la información. (Ver Anexo D).

Expediente Electrónico

• El expediente electrónico está conformado por todos los servicios que el

Hospital Bloom presta a los pacientes pediátricos, ya sean estos hospitalarios

o ambulatorios por lo cuál un aspecto muy importante y esencial de este

sistema es que la atención ambulatoria es una parte del expediente

80

electrónico, lo cuál servirá para interactuar con las demás aplicaciones que el

departamento de informática del hospital tiene en su plan de desarrollo.

Manuales Requeridos.

• Manual de Usuario.

• Manual Técnico.

• Un Plan de Implementación del Sistema.

• Software de Instalación del Sistema.

1 DIAGRAMA DE GANTT. (Ver Anexo E)

2 Recolección de Datos

Para la recolección de datos se utilizarán herramientas que nos permitan determinar

los antecedentes de las referencias y contrareferencia, los pacientes citados

localmente, las interconsultas y procedimientos del hospital, la situación actual de las

mismas, y los requerimientos del Sistema de Información.

2.1 Cuestionarios Son una técnica de recopilación de información que permite que los analistas

estudien actitudes, creencias, comportamientos y características de los usuarios que

pueden ser afectados por los sistemas actuales y propuestos. Para esta etapa, se determinarán cuestionarios orientados hacia los diferentes

usuarios del proyecto. (Ver Anexo G)

• Cuestionarios para Jefes de la Emergencia Torre y Anexo, Jefe de la Consulta

Externa, Jefe de Pediatría Social, Jefe de Informática, Jefe de Estadística y

Documentos Médicos, Jefe de Epidemiología.

81

• Cuestionario para Enfermeras jefes responsables de las áreas de Emergencia,

Consulta Externa y Pediatría Social

• Médicos que atienden a pacientes en Selección de Emergencias, Pediatría

Social y Consulta Externa.

2.2 Entrevistas La entrevista es una conversación dirigida con un propósito específico que usa un

formato de preguntas y respuestas, y se utiliza para descubrir datos relevantes al

estudio. En esta etapa, las entrevistas se dirigirán a las personas que tienen relación directa

con el proyecto a desarrollar las cuales son Unidad de Planificación, Departamento

de Informática, Emergencia Torre y Anexo, Pediatría Social, Epidemiología,

Departamento de Estadística y Documentos Médicos, Médicos especialistas,

Secretarias Clínicas y Enfermeras.

Las entrevistas se realizaron en las diferentes áreas involucradas, en las cuales se

expresaron los problemas que poseen, las necesidades de información, los controles

manuales que se llevan para generar informes ya describe el proceso de cada una de

las áreas relacionadas al proyecto.

Un aspecto muy importante que se logró a través de ésta herramienta es que se nos

explicó y presentó como está constituida la infraestructura de red, servidores y

equipo con los que cuenta el departamento de informática lo cual ya fue presentado

anteriormente, además la relación existente entre los sistemas con los que interactúa

este proyecto.

2.3 Observación Directa Con la observación directa es posible obtener información que no se puede obtener

por medio de otras técnicas como los cuestionarios y entrevistas.

82

Se observó el proceso a seguir para registrar el paciente, controlar las referencias y

contrareferencias, citas locales, interconsultas y procedimientos de pacientes en las

diferentes áreas del HNNBB.

Se pudo constatar que cuentan con un módulo de citas locales que solo permite llevar

el control de las especialidades de la torre las cuales son 24 con algunas deficiencias

pero no así las especialidades del anexo las cuales son 12 especialidades.

Esta herramienta fue indispensable para el levantamiento de procesos para la

Consulta Externa, Pediatría Social, Selección de la Emergencia, Carga de las citas

locales, solicitud de interconsultas y procedimientos, se conoció como se procesa la

información centralizadamente en el Departamento de Estadística, los esfuerzos que

se realizan por lo volúmenes de información que son manejados, como es generada

la información para el Departamento de Epidemiología, los informes que se requieren

para el MSPAS y para la gerencia del hospital.

Además se pudo observar la demanda espontánea de pacientes que se presentan a

la institución solicitando atención en las áreas de Pediatría Social, Emergencia Torre

y Anexo.

2.4 Material Bibliográfico La técnica documental consistió en revisar la información escrita existente en el

Departamento de Estadística, Departamento de Informática, Epidemiología,

documentación entregada por la Subdirección del Hospital sobre el proyecto de

descentralización, información proporcionada por la Unidad de Planificación y Unidad

de Calidad. Se encontraron datos tales como: demanda de pacientes, antecedentes y

aspectos sobre el origen y evolución de las unidades involucradas en el proceso de

registro, control de referencias, contrareferencias, citas, interconsultas y

procedimientos, las licencias, plataforma de desarrollo de informática, estructura de la

red, servidores y seguridad con la que cuenta. Además se buscó información

relevante sobre la organización actual del Hospital (Organigrama, Misión, Visión,

83

Objetivos, Políticas). Se nos proporcionó el Libro de Normativas del MSPAS para las

Unidades de Estadística y Documentos Médicos.

3 DETERMINACION DEL PROBLEMA

3.1 Estado Actual El estado actual del sistema de referencia y contrareferencia, interconsultas y

procedimientos se describe a continuación.

3.1.1 Descripción del Sistema de Referencia y Contrareferencia

En la actualidad el Ministerio de Salud Pública en apoyo del Hospital Bloom y 7

Unidades de Salud está impulsado el Proyecto de Descentralización de la Salud a

Nivel Nacional, este ha sido anunciado a través de los medios de comunicación, el

cuál contempla el manejo de pacientes referidos del Primer, Segundo y Tercer Nivel

de atención (Ver anexo C); para lo cuál se necesita urgentemente una herramienta

que permita al Hospital Bloom medir el comportamiento del proyecto a través de

indicadores específicos los cuáles ayudarían al fortalecimiento de este.

Es importante no perder de vista que el esfuerzo de coordinación tiene el fin de

promover una participación responsable y organizada de todos los elementos del

sistema para beneficio de la población. La información que se genera diariamente en la atención ambulatoria del HNNBB no

recibe el tratamiento adecuado para convertirse en información oportuna y confiable,

ya que es llevada manualmente y los volúmenes de las mismas son considerables.

Actualmente el sistema de referencia de pacientes del primer y segundo nivel de

atención hacia el tercer nivel (HNNBB) es llevado manualmente, el paciente es

referido por unidades de salud u hospitales generales hacia el HNNBB por la

necesidad de un especialista para su tratamiento, sin embargo en muchas ocasiones

84

los pacientes son mal referidos lo que genera una contrareferencia del HNNBB hacia

hospitales del primer y segundo nivel de atención, por lo cuál el paciente incurre en

gastos de transporte, alimentos y algunas veces hasta estadía en la capital para la

obtención de su cita; este es uno de los problemas identificados en donde no se

posee ningún control en la actualidad, los pacientes son enviados desde cualquier

parte del país con su referencia a solicitar cita con el especialista y se presentan a

las instalaciones del hospital en Pediatría Social para ser evaluados. (Ver Anexo GG)

para más detalle de los procesos.

Otro factor a considerar de las malas referencias es que estas llegan al hospital con

su documentación no legible, incompleta e inoportuna lo que ocasiona la toma de

exámenes nuevamente en el tercer nivel, molestias al paciente, gastos de recursos y

sobrepoblación en el tercer nivel.

Debido a la cantidad de malas referencias del primer y segundo nivel de atención, el

hospital ha comenzado con un proyecto piloto enviando sus pediatras a 7 Unidades

de Salud estratégicamente con mayor demanda hacia el hospital, para capacitar y

hacer las evaluaciones de los pacientes correctamente, a la vez ser referidos al nivel

de atención que le corresponde por lo que el hospital requiere de un sistema de

información automatizado de forma veraz y oportuna, que ayude a la gerencia al

monitoreo y evaluación del proyecto para la toma de decisiones.

3.1.2 Descripción del Módulo Mecanizado de Citas

El módulo actual de citas locales del HNNBB está desarrollado en FOX para DOS ver

2.6 una plataforma limitada y con mucha vulnerabilidad en cuanto a la seguridad de

los datos, además sin integridad referencial y muy flexible para la pérdida de índices y

datos. Sin embargo los requerimientos Institucionales y Ministeriales con el tiempo

han cambiado, por lo que se ve la necesidad de diseñar un nuevo sistema que brinde

soluciones prácticas al crecimiento de la demanda de pacientes existente, seguridad

85

al acceso de datos y que mantenga una integridad referencial la cual es vital para el

manejo de la información de forma veraz.

El módulo de cita actualmente se están utilizando solamente para las especialidades

cuyos consultorios se encuentran en el Edificio Torre, dejando sin cobertura 12

especialidades ubicadas en el Edificio Anexo, lo cuál implica llevar controles

manuales en libretas para las citas de los pacientes y preparación de expedientes en

documentos médicos.

El módulo consiste en un padrón en donde la decisión de la asignación de citas recae

en el digitador, apoyado en los datos que presenta el módulo y su conocimiento del

proceso de asignación de citas, dejando al descubierto la posibilidad de errores por

parte del digitador que se convierten en problemas de atención en la Consulta

Externa.

El módulo está estrechamente relacionado con el sistema de pacientes, en donde se

capturan los datos del paciente, cabe mencionar que estos sistemas con los que se

relacionan también están desarrollados en FOXPRO 2.6, sin embargo el

Departamento de Informática ya cuenta con la mayoría de estos sistemas que se

relacionan, desarrollados en SQL Server 2000 y Visual Basic.

El proceso para el manejo del paciente está definido de tal forma que éste debe

contar con expediente creado en el área de inscripción que es parte de Documentos

Médicos, por lo tanto no se pueden proporcionar citas en las especialidades sino se

ha creado el registro de identificación de pacientes en el sistema (expediente), el cuál

es una llave primaria para el módulo.

El Módulo de Citas Locales no posee procesos en los que le facilite al digitador el

cálculo de fechas de citas próximas de forma automatizada, manejo de horarios de

médicos con dos horarios diferentes en el mismo día, falta del control de pacientes

referidos y contrareferidos del primer y segundo nivel de atención, falta de control de

las referencias internas de la Emergencia y Pediatría Social hacia la consulta externa,

falta de control de los pacientes que se presentan por demanda espontánea al

86

HNNBB y deben ser referidos del tercer nivel hacia el primer y segundo nivel de

atención.

El módulo actual no cuenta con la mecanización del censo preelaborado en donde se

determina el diagnóstico por el que consultó el paciente a la hora de su cita, a la vez

se define si el paciente requiere de un control subsecuente para dar seguimiento a su

tratamiento o se dará el alta. No se puede perder de vista que sin la mecanización del

censo preelaborado no se pueden determinar los pacientes que si y no se

presentaron a su consulta lo que es necesario establecer los motivos por los cuales

no se presentaron a su consulta.

Por otra parte los paciente se presentan al hospital el día de su consulta a las 6:00

a.m. no importando la hora de ésta, lo que obliga al paciente a esperar hasta 4 horas

para ser atendido, esto podría mejorarse estableciendo citas escalonadas de tal

manera que los pacientes se presenten media hora antes a su consulta pero la

aplicación no lo permite, logrando disminuir la estadía de este en el HNNBB.

Otro elemento a considerar es que este pequeño módulo de citas no posee un control

de los pacientes que son citados en varios consultorios el mismo día pero en horarios

diferentes, lo que ocasiona que el expediente del paciente se dificulte encontrarlo y es

indispensable para ser atendido por el especialista.

3.1.3 Descripción de las Interconsultas y Procedimientos

La Consulta Externa del HNNBB cuenta con 36 especialidades, para los cuales existe

un número de médicos especialistas asignados, quienes son responsables de

atender: la consulta de especialidad, las solicitudes de los servicios de hospitalización

que consiste en dar una consulta al paciente hospitalizado la cuál se conoce como

INTERCONSULTA, otra actividad que realizan los especialistas en la consulta y en

los servicios de hospitalización son los procedimientos, y que en la actualidad no se

cuenta con un módulo automatizado, el control es llevado a través de una hoja

diseñada por la unidad de planificación para capturar su producción para

posteriormente ser tratada manualmente en el Departamento de Estadística e

87

ingresado los montos globales a un sistema del MSPAS el cual es SIES, para

presentar la información al mismo.

Los volúmenes de información que el hospital tiene que manejar dificultan la

generación de informes y sobretodo el control de la producción Medica de la Consulta

Externa. El ministerio de salud solicita la información mensualmente para generar

estadísticas a nivel nacional y son enviadas a la OPS (Organización para la Salud)

para determinar índices a nivel mundial.

Se ha determinado la necesidad de un módulo que capture la información

diariamente para contar con información actualizada y de forma oportuna para la

toma de decisiones a nivel institucional y ministerial.

3.1.4 Manejo de la Información

La información referente a la atención médica que reciben los pacientes que acuden

a la atención ambulatoria es utilizada por la Unidad de Epidemiología que es la

encargada de monitorear el estado de la salud de quienes llegan a solicitar los

servicios y el Departamento de Estadística quien consolida la información en forma

centralizada en sistemas del MSPAS y del Hospital para generar los informes con

cierto tiempo de retrazo para el MSPAS y el Hospital Bloom.

Existen indicadores de la atención ambulatoria:

• Índice de Mortalidad

• Índice del Morbilidad

• Índice Epidemiológicos o Corredor Endémico.

El manejo de estos índices es manual en las áreas especificas de atención y hasta

que llegan a estadística para ser procesados con 15, 20 y hasta 30 días de retraso

son registrados en sistemas que requieren realizar esfuerzos adicionales de

codificación, sumas manuales, controles en Excel, en el caso de la consulta se toma

88

una muestra de 1 de cada 20 pacientes atendidos por el volumen de información,

para ser ingresados a los sistemas del MSPAS y son usados para saber el nivel de

producción de cada área, alertas de epidemias, las 10 enfermedades más frecuentes

por las que consultan los pacientes, etc.

Los informes solicitados por las diferentes áreas están orientados a cubrir estas

necesidades ya que en algunos casos se necesitará exportar información en medios

magnéticos, para ser importados a los sistemas de MSPAS, los cuáles ya están

definidos.

4 FORMULACION DEL PROBLEMA

4.1 Identificación de la Problemática Actual

Para determinar cuál es el problema que está afectando al sistema de referencia,

contrareferencia, citas locales, interconsultas y procedimientos del HNNBB, se

realizó una investigación encaminada a identificar las fallas de la problemática a

definir desde diferentes perspectivas, para ello se consideró como principales

actores:

• Jefe de la Consulta Externa.

• Jefe de la Emergencia Torre y Anexo.

• Jefe de la Pediatría Social.

Asimismo a través de observación directa de las actividades de las tres áreas, se

consideró como puntos claves de análisis los siguientes factores:

• Tecnología Informática dentro de la unidad

• Disponibilidad de Recurso Humano

• Procedimientos Administrativos

• Oportunidad de la información

89

De esta forma a través de la utilización de entrevistas, cuestionarios y observación

directa se realizó la investigación para identificar las causas más comunes que

generan el problema de los pacientes referidos, contrareferidos y citados.

Las entrevistas fueron dirigidas a los Jefes de los Departamentos de la Consulta

Externa, Pediatría Social, Emergencia Torre y Anexo, Jefe de Informática, Jefe de

Estadística.

A continuación se listan las fallas detectadas a través de las entrevistas,

cuestionarios y la observación directa para cada autor:

Jefes de Consulta Externa, Pediatría Social, Emergencia Torre y Anexo

• Procesos burocráticos

• Procesos manuales

• Información inoportuna

• Presupuesto

Departamento de Estadísticas y Documentos Médicos

• Procesos manuales

• Duplicidad de cargas de información en sistemas diferentes

• Falta de integridad y confiabilidad en la información de los pacientes

• Procesos burocráticos

90

4.2 Planteamiento del Problema

Estado A Estado B Proceso

• Datos incompletos y no confiables en las referencias de los pacientes.

• Falta de información oportuna de los

pacientes referidos y contrareferidos del primer y segundo nivel de atención.

• Falta de control del manejo de

pacientes referidos y contrareferidos del primer y segundo nivel de atención.

• Falta de informes completos y

oportunos que ayuden a la gestión administrativa de los pacientes referidos y contrareferidos.

• Sistema manual de citas locales e

interconsulta y procedimientos. • Falta de monitoreo y evaluación de

las malas referencias elaboradas por el primer y segundo nivel de atención, hacia el tercer nivel.

• Citas solicitadas de pacientes de

forma centralizada en el Hospital Bloom.

• La no Utilización del CIE-10 para

diagnosticar. • El paciente se presenta a su cita a

las 6:00 a.m. no importando la hora en que será atendido durante el día.

• Ilegibilidad en la Referencia.

• Obtención completa, confiable y mecanizada de información sobre los pacientes.

• Información oportuna de los

pacientes referidos y contrareferidos de primer y segundo nivel de atención.

• Control mecanizado del manejo de

pacientes referidos y contrareferidos del primer y segundo nivel de atención.

• Informes completos y oportunos

útiles para la buena gestión administrativa de los pacientes referidos y contrareferidos.

• Sistema Mecanizado de Citas

Locales e Interconsultas y Procedimiento.

• Módulo de informes que permitan el

monitoreo y evaluación de los pacientes mal referidos del primer y segundo nivel de atención.

• Asignación de Citas de Referencia y

Contra Referencia desde sitios establecidos por el MSPAS por Internet.

• La Utilización del CIE-10 como base

legal para diagnosticar. • Establecimiento del control de citas

escalonadas por hora, para acortar los tiempos de espera del paciente.

• Referencia Legible.

91

Los pacientes del primer y segundo nivel de atención son mal referidos hacia el tercer

nivel, ocasionando distribución irregular de las cargas de trabajo, sobre ocupación de

algunas unidades médicas, inconformidad de usuarios y gastos inadecuados de los

recursos. Además un deficiente módulo de citas locales automatizado para dar

cobertura al 100% de la Consulta Externa y la carencia de un módulo para el control

de interconsulta y procedimientos, por los volúmenes de información que son

manejados en el Hospital de Niños Benjamín Bloom.

5 ANALISIS DE PROCESOS

5.1 Diagrama de Flujo de Datos

Es una representación gráfica para determinar y analizar un flujo de datos en el

sistema. Puede ser utilizado tanto para analizar la situación actual como para hacer

propuestas. La simbología utilizada para los DFD es la siguiente:

Símbolo Significado

Proceso

Es el ente encargado de recibir

datos, transformarlos y producir

resultados, el signo más (+) en el

lado inferior derecho del cuadro

indica que el proceso se

descompone en subprocesos.

0

Prcs_1

+

92

1 Expedientes

Sala de Operaciones

Entidad Externa

Es empleado para representar una

entidad externa, pueden enviar

datos o recibirlos del sistema.

Flujo de Datos

Esta figura muestra el movimiento

de los datos de un punto a otro,

esta señala hacia el destino de los

datos.

Almacén de Datos

Representa la ubicación donde los

datos son temporal o

permanentemente almacenados en

el sistema.

Proceso Superior

Indica un proceso que se encuentra

en el nivel superior al nivel que se

esta describiendo.

Split/Merges

Es un objeto que sirve, ya sea para

dividir un flujo en varios caminos o

para unirlos en uno solo.

Paciente

93

Símbolo Significado

Sinónimos

Un sinónimo es un símbolo adicional para un objeto en un sistema.

Pueden mejorar la lectura de un DFD puesto que hacen los enlaces más

cortos; las figuras de los sinónimos varían de acuerdo al objeto al que se

aplican, así:

Sinónimo de Proceso

Sirve para representar una copia

idéntica a un proceso ya existente

en el sistema.

Sinónimo de Entidad Externa

Representa una copia idéntica de

una entidad externa, únicamente

con fines de legibilidad.

Sinónimo de Almacén Representa el duplicado de un

almacén.

0

Prcs_1

+

Paciente

1 Expedientes

94

95

Paciente

Servicios de apoyo

Cita pacientesC/S Examenes

2

Pediatría Social

Resultado de exámenes(Ver anexo Y)

Solicitud de exámenes (ver anexo Y)

A) Paciente evaluado s/exámenes

B) Paciente evaluado c/exámenesC) Con/Sin receta médica (ver anexo T)

Demanda espontanea

Segunda consulta(Ver anexo BB)

Con/Sin receta médica (Ver anexo T)

Alta

D) Censo diario (ver anexo S)

Consulta externa

+

E) Otorgamiento de citas (ver anexo BB)

96

Paciente

2

Atención Medica de EmergenciaTorre7/24

Servicios de Apoyo

Hoja de Ingreso y Egreso

Centros Hospitalarios

Damanda expontanea Hospitalización

Información deEmergenciaA) Paciente evaluado s/exámenes

B) Paciente evaluado c/exámenes

C) Con/Sin receta médica

D) Censo diario

Expediente

Referido

Solicitud de exámenes

Resultados de exámenes

Consulta externa

+

E) Otorgamiento de citas

97

Damanda expontaneaPaciente

2

Atención Medica de Emergencia

AnexoHorario 7/24

Servicios de apoyo

Expediente (Ver anexo V)

Hoja de Ingreso y Egreso

+

Información deEmergencia

Centros Hospitalarios

Referido (Ver anexo P)

A) Paciente evaluado s/exámenes

B) Paciente evaluado c/exámenes

C) Con/Sin receta médica (ver anexo T)

Hospitalización

Solicitud de exámenes

Resultado de exámenes

Consulta externa

+

D) Censo diario (ver anexo S)

E) Otorgamiento de citas (ver anexo BB)

98

Referencia Interna (Ver anexo S)

Paciente

2

Atención en Consulta Externa

Servicios de apoyo

Hoja de Ingreso y Egreso

Exp

edie

nte

1 Archivo

Hospitalización

Expediente (Ver anexo V)

Censo (Ver anexo X)

Solicitud de exámenes Resultados de exámenes

Cita pacientesC/S Examenes

Segunda consulta(Ver anexo BB)

Ficha clinica(Ver anexo O)

Procedimientos e interconsultas

+Censo preelaborado (ver anexo T)Listado para la preparacion de expedientes

99

Hospitalización

Consulta Externa

Emergencia

2

Interconsultas y procedimientos

Solciitud de servicios(Ver anexo X)

Solciitud de servicios(Ver anexo X)

Servicios de Apoyo

Solicitud de exámenes

Resultados de exámenes

100

5.2 Descripción con Enfoque de Sistemas (Descripción de la Situación Actual)

MEDIO AMBIENTE: Pacientes, Unidad de Planificación, Unidad de Epidemiología, Estadística y DocumentosMédicos, Pediatría Social, Dirección del Hospital, Jefes de División de Médica y Cirugía, Emergencia, Serviciosde Diagnóstico, Consulta Externa, Otros Hospitales y Unidades de Salud.

SISTEMA: Sistema Automatizado para el Control de Citas Locales y de Referencia por Internet para un Hospital de Tercer Nivel

Proceso de Referencia y Contrareferencia

Controles de la Información - Protocolos

Datos de Pacieatención médica (

Datos de Paciencontrareferidos

Datos de paciente

Datos de intercon

Información para el moreferencias y

contrareferencias

, citas locales, Interconprocedimientos

Límite del Sistema de Referencia y contra referencia, Citas Locales y por Internet

Registro de citas locales y por Internet, Interconsulta y Procedimientos

Recurso Humano de Emergencias, Pediatría Social y Consulta Externa

Tecnología Informática

Recurso Médico, Enfermería y Secretaria Clínica

101

Objetivo.

Brindar atención médica a los pacientes que la demandan, manejando toda la

información de dichas atenciones para que pueda ser utilizada por otras entidades

tanto dentro como fuera del hospital.

5.2.1 Frontera. Limite del Sistema para el Control de Citas Locales y de Referencia por Internet.

Cómo frontera tenemos, el límite físico de la infraestructura de la Consulta

Externa, Pediatría Social, Emergencia (Torre y Anexo), Estadística y Documentos

Médicos.

5.2.2 Entrada.

Datos de Pacientes que Demandan Atención Médica: Son los datos generales

de los pacientes que solicitan atención médica, sin importar que éstos necesiten

atención ambulatoria.

Datos de Pacientes Referidos y Contrareferidos: Son los datos que se

necesitan para poder registrar la referencia del pacientes la cuál posee, fecha,

hora, lugar de referencia, motivo de referencia, médico que lo refiere, diagnóstico

de referencia, motivo de la referencia, etc. Esta puede ser Referencia Externa y

Referencia Interna.

Datos de Pacientes Citados: Son los datos que se necesitan para asignar la cita

del paciente hacia una especialidad de la consulta externa, dentro de los datos

tenemos Especialidad, fecha de la cita, consultorio, médico, hora y paciente.

Datos de Interconsultas y Procedimientos: Son los datos que se necesitan para

controlar la información, dentro de los datos tenemos: Servicio que solicitó la

interconsulta o procedimientos, fecha, hora, especialidad, médico que realizó la

actividad, tiempo de duración de la actividad, tipo de actividad (Interconsulta o

Procedimiento), descripción.

102

5.2.3 Salidas.

Información de la Referencia y Contrareferencia del primer y segundo nivel de

atención, citas locales, interconsultas y procedimientos: Es la información que se

refiere a los pacientes referidos y contrareferidos, el control de las citas de

pacientes de primera vez y subsecuentes, las interconsultas y procedimientos

realizadas por los especialista de la Consulta Externa; es decir, que toda la

información proporcionada por los pacientes, así como la derivada del proceso

de atención de los mismos, estará a la disposición de cada una de las áreas

involucradas tales como: Emergencia, Pediatría Social, Consulta Externa,

Planificación, Dirección, Epidemiología, el Departamento de Estadísticas y

Documentos Médicos el cual es el responsable de monitorear, evaluar la

información y a la vez distribuirla a nivel institucional (dentro de otros servicios y

unidades del hospital) e interinstitucional (el caso del Ministerio de Salud Pública

y Asistencia Social y la OPS (Organización para la Salud).

5.2.4 Componentes

Como elementos que integran el sistema tenemos:

Recurso Humano de Emergencia. Pediatría Social, Consulta Externa, Estadística y

Documentos Médicos.

Aquí se contempla tanto el Personal a Nivel Operativo (médicos residentes,

médicos de staff, internos, etc.), de Soporte (cuerpo de enfermeras, secretarias

clínicas y externos) y Gerencial (Jefes de unidad o especializada). Estos están

distribuidos de acuerdo a los servicios que se prestan en la unidad o en las

especialidades.

103

5.2.5 Procesos de Referencia y contrareferencia, citas locales, interconsultas y procedimientos.

Los principales procesos que constituyen el sistema son: Referencias Externas y

Contrareferencia de pacientes por Internet (a través del primer y segundo nivel de

atención), Referencias Internas (a través de la Emergencia y Pediatría Social),

Citas de pacientes por Internet (a través del primer y segundo nivel de atención),

Citas de pacientes locales (a través de Emergencia, Pediatría Social, la demanda

espontánea y el control subsecuente de la especialidades de la Consulta Externa),

Interconsultas y Procedimientos (a través de los servicios de hospitalización que lo

solicitan).

5.2.6 Tecnología Informática

Es el equipo informático que dará soporte a las actividades que se realizan en la

Emergencia (Torre y Anexo), Pediatría Social y Consulta Externa.

El equipo necesario para el desarrollo del sistema es el siguiente:

Áreas Involucradas Cantidad de

Computadoras

Impresores Matriciales e

Inyección Selección Emergencia Torre

3 3 Inyección

Selección Emergencia Anexo

3 3 Inyección

Especialidades en la Torre

24 24 Matriciales

Especialidades en Anexo 12 12 Matriciales

Pediatría Social 1 1 Inyección

Jefaturas Emergencia, Consulta Externa, Pediatría Social

3

3 Inyección

TOTAL

46

40 Inyección 6 Matriciales

104

5.2.7 Controles de la Información - Protocolos

Los protocolos son lineamientos bajo los cuales debe ser realizada la atención

médica hacia el paciente dependiendo de la patología que éste padezca, para que

al momento de administrar la identificación y hospitalización a los pacientes que

acuden al hospital se realice de la forma correcta.

Cuadro de análisis del sistema actual y beneficios generales obtenidos

con el desarrollo del proyecto.

SISTEMA ACTUAL SISTEMA PROPUESTO BENEFICIOS

El sistema de referencia y retorno actual es llevado manual y no se posee del mismo ningún tipo de control e informes para la toma de decisiones

Contar con un sistema automatizado para el control de las referencias y retorno por Internet

- Contar con un sistema ágil y oportuno para la toma de decisiones, además reducir tiempos de respuestas para el paciente - Fortalecer el sistema de referencia retorno de la red de Salud Pública.

El paciente es atendido en el Primero y Segundo Nivel de Atención y se le entrega tarjeta de referencia para ser llevada y entregada al Hospital Bloom por el mismo.

Médico del Primero y Segundo Nivel de Atención ingresa solicitud de referencia por Internet para el Hospital Bloom e imprime referencia. (Ver Anexo EE) para más detalle de procesos.

- Ahorro de tiempo. - Costo - Oportunidad de la información. - Contar con información para la toma de decisiones

Médico del Primero y Segundo Nivel con deficiencia al referir al Tercer Nivel de Atención (HNNBB)

Médico de HNNBB se traslada al Primero y Segundo Nivel de atención para capacitar médicos en evaluación de pacientes para el Tercer Nivel de atención (HNNBB)

Los médicos del HNNBB Capacitarán gradualmente a los médicos de la red de salud en la evaluación de pacientes.

Paciente se presenta a Pediatría Social con referencia y es evaluado para determinar si es del

Médico del Hospital Bloom destacado en el Primer y Segundo Nivel de Atención, realiza cita

- Cita mas ágil - Ahorro de tiempo y esfuerzo por parte del paciente

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Tercer Nivel. Si es así el paciente se envía a solicitar cita de especialidad.

por Internet de la especialidad para el paciente.

- Atención oportuna y eficiente - Obtención de citas de pacientes desde sitios establecidos por el MSPAS - Disminución de Pacientes mal referidos del Primer y Segundo Nivel

En la actualidad las citas locales tienen relación con las Emergencias y Pediatría Social.

Las citas locales tienen relación con las Emergencias, Pediatría Social, Hospitales de Primer y Segundo Nivel de Atención.

- Disminución de pacientes de demanda espontánea en el HNNBB. - Obtención de la citas desde lugares establecidos por el MSPAS primer y segundo nivel de atención.

El módulo actual de citas de pacientes da cobertura a las especialidades del edificio torre y no a las especialidades del edificio anexo.

Un sistema local que sea capaz de controlar todas las especialidades, tanto las del Edificio Torre como las del Edificio Anexo.

- El control del 100% de la producción de la consulta externa a través de un sistema automatizado - Informes oportunos de la producción médica de toda la consulta externa para la toma de decisiones. - Generación de informes del listado de preparación de expedientes por parte de Documentos Médicos para la Consulta Externa .

En el sistema actual no se puede conocer los pacientes que no se presentan a su cita, ni la producción médica efectiva realizada en la Consulta Externa.

En el sistema actual se mecanizará el Censo Diario de la Consulta Externa el cuál permitirá determinar los pacientes que se presentaron a la consulta y los que no se hicieron presentes. Además se generará el

Reducción de tiempo en el llenado del censo por parte del médico, el cuál puede ser utilizado para mejorar la calidad de atención o incrementar el número de pacientes atendidos, lo que vendría a impactar en la

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censo pre-elaborado con el 60% de campos pre-impresos tales como: Nº de Expediente, Nombre del Paciente, Departamento, Municipio, Sexo, si es Rural o Urbano, etc. ( Ver Anexo. L).

reducción del tiempo de las citas de los pacientes que se incorporaran para ser atendidos.

El sistema actual cita al grupo total de pacientes a una hora específica. Ejemplo 18 pacientes a las 6:00 a.m.

Las citas serán programadas escalonadamente de tal forma que los pacientes se presentaran media hora antes de su cita programada

- Disminución del tiempo de espera para ser atendido por el paciente. - Disminución del tiempo de estancia del paciente dentro de las instalaciones de hospital el cuál radica directamente a los costos de la institución.

En el sistema actual no se cuenta con un módulo para el control de las Interconsultas y Procedimientos realizado por los especialistas de la Consulta Externa. Esto es llevado en una hoja de control manualmente.

El sistema será capaz de llevar el control mecanizado de la hoja de Interconsultas y Procedimientos determinando el médico que realizó la actividad el tiempo de duración y el paciente atendido.

- Informes oportunos para el control de tomas de decisiones. - Control de la producción médica de la Consulta Externa. - Información veraz y oportuna a disponibilidad de la gerencia y de los servicios que la solicitan.

El sistema actual no es capaz de controlar la programación del médico para 2 horarios en el mismo día (2 horas por la mañana y 2 horas por la tarde)

El sistema será parametrizable de tal forma que se pueda programar más de 2 horarios por médico y especialidad

- Dar cobertura a todos los médicos en diferentes horarios para la consulta externa. - Mantener las citas escalonadas por hora, para los pacientes, logrando reducir tiempos de espera.

El Censo Diario en la Emergencia y Pediatría Social es llevado Manualmente y no se poseen informes oportunos por los volúmenes de información.

El Censo Diario de la Emergencia y Pediatría Social será llevado automatizado y se podrá conocer la producción diariamente de las dos Emergencia en cuanto a

-Informes veraces y oportunos sobre las consultas realizadas. - Informes sobre las patologías mas frecuentes consultadas. -Información actualizada

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consulta realizada. diariamente. Referencia Interna es llevada manualmente y no se posee informes al respecto.

Las referencias internas serán llevadas automatizadas lo que permitirá llevar el control diariamente sobre ésta información.

-Informes oportunos y veraces. - información actualizada.