CAPITULO III ANÁLISIS DE LOS PROCESOS …repositorio.espe.edu.ec/bitstream/21000/1376/4/T-ESPE-026798-3.pdf · ... (se modela un proceso por cada tipo de producto o servicio que

131

CAPITULO III

ANÁLISIS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL

AREA DE RECURSOS DE LA EMPRESA OLEODUCTO DE

CRUDOS PESADOS (OCP) ECUADOR S.A.

132

3.1 Cadena de Valor Empresarial

Michael Porter, propuso el concepto de cadena de valor para identificar

nuevas formas de generar mejores beneficios para el consumidor

desarrollando mayor fluidez en los procesos centrales de la empresa a

fin de obtener ventaja competitiva

La cadena de valor constituye un valioso instrumento interno que

identifica todas las actividades que una empresa debe llevar a cabo para

realizar un producto o generar un servicio con un enfoque de eficiencia y

eficacia.

Las actividades que conforman la cadena de valor se les puede agrupar

en dos grandes grupos: actividades primarias y actividades de soporte.

Por consiguiente, la cadena de valor de OCP, es la representación gráfica

de las macro actividades estratégicas relevantes de la organización, sin

que estas representen necesariamente unidades administrativas, sino que

indican el aporte de valor de estas actividades al cumplimiento de la

misión.

Las actividades primarias o de línea, son aquellas que están

directamente relacionadas con la producción y comercialización del

producto, entre las cuales y dependiendo de la magnitud de la de la

empresa tenemos:

Logística interior o de entrada: actividades que se relacionan con la

recepción, almacenaje y distribución de los insumos que se requiere para

fabricar el producto.

133

Operaciones: actividades relacionadas con la transformación de los

insumos en el producto final.

Logística exterior o de salida: actividades relacionadas con el

almacenamiento del producto terminado y su distribución hacia el

consumidor.

Mercadotecnia y ventas: actividades relacionadas a posicionar en la

mente del consumidor el producto, promocionar y vender.

Servicios: actividades relacionadas con la posventa que consiste en

instalación, reparación y mantenimiento.

Actividades de apoyo o de soporte, son aquellas que agregan valor al

producto pero no están directamente relacionadas con la producción y su

comercialización, pero sirven como apoyo fundamental a las actividades

primarias de las cuales tenemos:

Infraestructura de la empresa: actividades relacionadas con la

planificación, finanzas y contabilidad.

Gestión del talento humano: actividades relacionadas con la obtención,

contratación, desarrollo profesional y personal, incentivos, clima

organizacional y seguridad e higiene laboral.

Tecnologías de la información y comunicación TICs: actividades

relacionadas con la investigación, desarrollo tecnológico y comunicación.

Aprovisionamiento: actividades relacionadas con el proceso de

compras.

134

La cadena de valor muestra en que un producto se mueve desde la etapa

de materias primas hasta el cliente final. 1

En el Gráfico 3.1, la Empresa determina los procesos claves para la

creación de valor, sobre la base de los requisitos de los usuarios o

clientes, según lo establecido en el Contrato de Concesión y demás

requisitos legales y reglamentarios.

En esta parte del estudio se inicia con la representación de la Cadena de

Valor de la empresa OCP Ecuador S.A. hasta llegar a la del área de

Recursos Humanos, lo que se ilustra en el Gráfico 3.2

Gráfico Nº 3.1: Mapa de Procesos de OCP Ecuador S.A.

Fuente: OCP Ecuador S.A. Elaborado: Cecilia Bustillos

1 HITT, IRELAND, HOSKISSON, Administración estratégica, tercera edición, 1999

135

Gráfico Nº 3.2: Mapa de Procesos y Cadena de Valor del Area de Recursos Humanos de OCP Ecuador

PLANIFICACION Y SEGUIMIENTO DEL

DESARROLLO INTEGRALDE LOS

COLABORADORES

RECLUTAMIENTO SELECCIÓN,

CONTRATACION E INDUCCION

DESARROLLO DEL

PERSONAL

CAPACITACION Y DESARROLLO -INDUCCION DE

TRASLADOS

CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL BIENESTAR

SOCIAL

‐ ANALISIS Y DESCRIPCIONDELPUESTO

- RECLUTAMIENTO‐ DETECCION NECESIDADES DE CAPACITACION ‐ PROMOCION INTERNA

‐ PLANIFICACION DE COMUNICACIÓN

BENEFICIOS SOCIALES

‐ CLASIFICACION - SELECCIÓN

‐ EJECUCION Y CONTROL

‐ VALORACION DEL PUESTO - CONTRATACION‐ PLAN DE DESARROLLO INDIVIDUAL

‐ ESTRUCTURA DEL PUESTO‐ GESTION Y EVALUACION DEL DESEMPEÑO

‐ EVALUACION DE LA CAPACITACION

‐ INDUCCION

GESTION CORPORATIVA DE SSA (SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE)GESTION CORPORATIVA LEGAL

GESTION FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA


136

3.2 Diagrama IDEF 0

3.2.1 Definición y elementos

IDEF0 es una técnica de modelación concebida para representar de

manera estructurada y jerárquica las actividades que conforman un

sistema o empresa, y los objetos o datos que soportan la interacción de

esas actividades.

Un modelo IDEF0 se compone de una serie jerárquica de diagramas que

permiten mediante niveles de detalle, describir las funciones

especificadas en el nivel superior.

En las vistas superiores del modelo la interacción entre las actividades

representadas permite visualizar los procesos fundamentales que

sustentan la organización.

Los elementos gráficos utilizados para la construcción de los diagramas

IDEF0 son cuadros y flechas, se los puede apreciar en el Gráfico 3.3

Gráfico Nº 3.3: Modelo IDEF0

FUENTE: www.monografias.com/trabajos56/modelanegocio/modelar-negocio.shtm.

137

La semántica de utilización de estos elementos gráficos es la siguiente:

Actividad: se representa con un cuadro, indica una función, proceso o

transformación, en nuestro caso sería la reclutamiento, selección y

contratación, inducción, evaluación del desempeño, capacitación y

desarrollo, administración salarial, comunicación (clima y cultura).

Entrada: se representa con un flecha entrando por el lado izquierdo de la

actividad, indica los materiales o informaciones que se transformarán en

la actividad para obtener la salida. (Un nuevo colaborador que ingresa a la

Empresa)

Salida: se representa con una flecha saliendo del lado derecho de la

actividad, indica los objetos o informaciones producidos por la ocurrencia

de la actividad. (Talento Humano integralmente desarrollado, efectivo y

eficiente).

Control: se representa con un flecha entrando por la parte superior,

indica las regulaciones que determinan si una actividad se realiza o no.

Ejemplo: Leyes, Reglamentos, Regulaciones, Resoluciones, etc.

Sujeto: se representa con un flecha entrando por la parte inferior, indica

los recursos que ejecutan una actividad. Ejemplo: Recursos Humanos,

Financieros, Maquinaria y Equipo, Infraestructura, Materiales, etc.

3.2.2 Ventajas de IDEF0 para modelar procesos de negocio

Permite representar el proceso cronológicamente. Se describe el flujo

orientado al cliente final de ese negocio, cruzando todas las

actividades de la organización que dan cumplimiento a la solicitud de

producto o servicio que realiza el cliente, representando así la “cadena

de valor” de la empresa (se modela un proceso por cada tipo de

producto o servicio que brinda la empresa.

138

Es una notación simple (basada en cuadros y flechas) que cualquier

persona puede usar para describir qué hace en el negocio.

Involucra a los empleados de la organización en la modelación del

negocio permite ahorrar tiempo simultaneando el trabajo en varias

áreas, así como obtener un modelo más fiel ya que ha sido elaborado

por sus protagonistas.

Permite incorporar en el flujo los datos que entran y salen de las

actividades, así como las reglas del negocio y los actores, todo en la

misma vista.

Permite descomponer una actividad como un proceso a su vez.

Permite describir problemas de organización en el negocio que deben

ser arreglados, para “no informatizar el caos” sino organizar el negocio

y luego informatizarlo”.

3.2.3 Cuándo se recomienda el uso de IDEF0

Cuando hay que preparar un modelo de proceso que facilite exactitud,

detalle y claridad en la descripción.

Cuando el proceso posee cierta complejidad y los otros métodos de

descripción darían lugar a diagramas confusos.

Cuando se trata de modelar una amplia gama de procesos distintos en

el PDL (Process Description Language) consiste y con capacidades de

metrización.

Cuando se posee cierto tiempo para trabajar y desarrollar una

descripción/modelo completo y correcto del proceso.

En el flujo de proceso, el uso de IDEF0 se recomienda en los puntos

de identificación/definición (con aspectos metrizables), en la

comprensión y delimitación de aspectos de problemas que se plantean

en el proceso, en la presentación de soluciones, y en la

estandarización de las mejoras/cambios. 2

2 Monografías.com Modelo Negocio www.monografias.com/trabajos56/modelarnegocio/modelar-negocio.shtl.

139

Gráfico Nº 3.4: Representación Gráfica del IDEF 0 de los Procesos Administrativos de Recursos Humanos


140

3.3 Inventario de Procesos

Los procesos lo podemos definir como las actividades claves que se

deben realizar para dirigir o liderar una organización y se agrupan en

función al grado de contribución y valor agregado para el cumplimiento de

la misión institucional. Estas deben guardan una secuencia lógica desde

el inicio hasta la salida para satisfacer los requerimientos de los clientes.

En esta etapa se realizó entrevista con los colaboradores de la institución

y en especial del área de recursos humanos para realizar el análisis

secuencial de los procesos, subprocesos y actividades que cumplen.

Los procesos tienen una jerarquía y se les puede agrupar en: macro-

procesos, procesos, subprocesos, actividades y tareas y puede ser

diferenciado de acuerdo al tamaño. Los subprocesos están compuestos

por actividades y cada actividad consta de un determinado número de

tareas.

El proceso es independiente del grupo de personas que lo ejecutan y se

describe que se hace, no cómo se hace.

Las actividades son acciones que tienen lugar dentro de los procesos y

generar un determinado resultado llegando a constituir la parte más

importante de un proceso.

Las tareas son trabajos que deben realizarse en un determinado período

de tiempo

Con la finalidad de conocer cuáles son los principales procesos del área

de recursos humanos perteneciente a la Presidencia de OCP, a

continuación se detalla el levantamiento de los procesos

141

1. GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA

Planeación

Organización

Dirección

Control

2. GESTIÓN CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS

Planificación y seguimiento del desarrollo integral de los

colaboradores

Reclutamiento, selección, contratación e inducción

Desarrollo del personal

Capacitación y desarrollo - inducción de traslados

Cultura y clima organizacional

Bienestar social

2.1 PLANIFICACION Y SEGUIMIENTO DEL DESARROLLO

INTEGRAL DE LOS COLABORADORES

Análisis del puesto

Descripción y clasificación del puesto

Valoración del puesto

Estructura del puesto

Gestión y evaluación del desempeño

2.2 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E

INDUCCIÓN

Reclutamiento

Selección

Contratación

Inducción

142

2.3 DESARROLLO DEL PERSONAL

Detección necesidades de capacitación

Plan de desarrollo individual

Evaluación de la capacitación

2.4 CAPACITACION Y DESARROLLO - INDUCCION DE

TRASLADOS

Promoción Interna

2.5 CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL

Planificación de comunicación

Ejecución y control de la comunicación

2.6 BIENESTAR SOCIAL

Beneficios Sociales

3. GESTIÓN CORPORATIVA DE SSA Y RESPONSABILIDAD

SOCIAL

Seguridad, salud y ambiente

Responsabilidad social

4. GESTIÓN CORPORATIVA LEGAL

Asesoría

Patrocinio

Contratos

5. GESTIÓN FINANCIERA ADMINISTRATIVA

Presupuesto

Tesorería

143

3.4 PROCESOS GOBERNANTES

3.4.1 GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA

Planeación

Organización

Dirección

Control

3.5 PROCESOS AGREGADORES DE VALOR O BÁSICOS

3.5.1 GESTIÓN CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS

Planificación y seguimiento del desarrollo integral de los

colaboradores

Reclutamiento, selección, contratación e inducción

Desarrollo del personal

Capacitación y desarrollo - inducción de traslados

Cultura y clima organizacional

Bienestar social

3.5.1.1 PLANIFICACION Y SEGUIMIENTO DEL DESARROLLO

INTEGRAL DE LOS COLABORADORES

Análisis del puesto

Descripción y clasificación del puesto

Valoración del puesto

Estructura del puesto

Gestión y evaluación del desempeño

144

3.5.1.2 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E

INDUCCION

Reclutamiento

Selección

Contratación

Inducción

3.5.1.3 DESARROLLO DEL PERSONAL

Detección necesidades de capacitación

Plan de desarrollo individual

Evaluación de la capacitación

3.5.1.4 CAPACITACION Y DESARROLLO - INDUCCIÓN DE

TRASLADOS

Promoción Interna

3.5.1.5 CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL

Planificación de comunicación

Ejecución y control

3.5.1.6 BIENESTAR SOCIAL

Beneficios Sociales

3.6 PROCESOS HABILITANTES O DE APOYO

3.6.1 GESTIÓN CORPORATIVA DE SSA Y RESPONSABILIDAD

SOCIAL

Seguridad, salud y ambiente

Responsabilidad social

145

3.6.2 GESTIÓN CORPORATIVA LEGAL

Asesoría

Patrocinio

Contratos

3.6.3 GESTIÓN FINANCIERA ADMINISTRATIVA

Presupuesto

Tesorería

3.7 Selección de Procesos

Para identificar los procesos y subprocesos que intervienen en el área de

Recursos Humanos de OCP Ecuador S.A. es necesario utilizar una

técnica para seleccionar los mismos a través de preguntas claves en

donde se evalúa cada una de ellas relacionándolo con éstas.

a) ¿Mejora la eficacia y eficiencia del talento humano en la

Organización?

b) ¿Este proceso permite mejorar las actividades esenciales de la

Organización?

c) ¿Este proceso genera valor?

d) ¿El proceso permite reducir tiempos y costos?

e) ¿Existe mejora en el Clima Organizacional?

f) ¿Se dispone de los recursos para realizar este proceso?

g)¿Este proceso permite mantener una operación segura, ambiental y

socialmente sustentable?

146

Cuadro Nº 3.1: Selección de Procesos

a b c d e f gPLANEACIÓN 0 0 0 0 0 1 1 2ORGANIZACIÓN 0 0 0 0 0 1 0 1DIRECCION 0 0 0 0 1 0 0 1CONTROL 0 0 0 1 0 0 0 1PLANIFICACION Y SEGUIMIENTO DEL DESARROLLO INTEGRAL DE LOS COLABORADORES 0 0 1 0 0 1 0 2RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACION E INDUCCION 1 1 1 1 0 1 1 6DESARROLLO DEL PERSONAL 1 1 1 1 0 1 1 6CAPACITACION Y DESARROLLO - INDUCCION DE TRASLADOS 1 1 1 1 0 1 1 6CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL 0 0 1 1 1 1 1 5ADMINISTRACION SALARIAL Y BENEFICIOS 0 0 0 0 1 1 0 2BIENESTAR SOCIAL 0 0 1 0 1 0 1 3ANALISIS DEL PUESTO 1 1 1 1 0 0 1 5DESCRIPCIÓN Y CLASIFICACIÓN DEL PUESTO 1 1 1 1 1 1 1 7 SIVALORACION DEL PUESTO 0 1 0 1 0 0 0 2ESTRUCTURA DEL PUESTO 0 0 0 0 0 1 0 1GESTION Y EVALUACION DEL DESEMPEÑO 1 1 1 0 1 0 0 4RECLUTAMIENTO 0 0 0 1 0 1 0 2SELECCIÓN 1 1 1 1 1 0 1 6 SICONTRATACION 1 1 1 1 1 1 0 6 SIINDUCCION 1 1 1 1 1 0 1 6 SIDETECCION NECESIDADES DE CAPACITACION 1 1 1 1 1 1 1 7 SIPLAN DE DESARROLLO INDIVIDUAL 1 1 1 1 1 1 1 7 SIEVALUACION DE LA CAPACITACION 1 1 1 0 0 0 1 4PROMOCION INTERNA 1 1 1 1 1 1 1 7 SIPLANIFICACION DE COMUNICACIÓN 0 0 0 0 1 1 0 2EJECUCION Y CONTROL 1 1 1 1 1 1 1 7 SIDETERMINACIÓN DE LAS TASAS DE ACCIDENTALIDAD 0 0 0 0 0 1 0 1DETERMINACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE NORMAS LEGALES Y AMBIENTALES 0 0 0 0 0 1 0 1PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE SALUD OCUPACIONAL 0 0 0 0 1 1 0 2PROMUEVE EL CUMPLIMIENTO DE NORMAS DE SEGURIDAD Y CALIDAD 0 0 0 0 0 1 0 1

SUPERVISA LOS ÍNDICES DE CALIDAD 0 0 1 0 0 0 0 1PREPARA CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES 0 0 1 0 0 0 0 1DOTACIÓN DE EQUIPOS Y VESTUARIO PARA EL PERSONAL 0 0 0 0 0 1 0 1SUPERVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE NORMAS LEGALES Y AMBIENTALES 0 0 0 0 0 0 1 1PATROCINIO ADMINISTRATIVO 0 0 0 0 0 1 0 1ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE LEYES, DECRETOS, ACUERDOS Y RESOLUCIONES 0 0 0 0 0 0 1 1PRESENTACIÓN DE INFORMES JURÍDICOS 0 0 0 0 0 0 1 1PLANTEA POLÍTICAS, ESTRATEGIAS Y MODELOS PARA LA FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES DE DESARROLLO 0 0 0 0 0 1 0 1DIRIGE EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL 0 0 1 0 0 0 0 1SUPERVISA EL CUMPLIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL 0 0 1 0 0 1 1 3EVALÚA LA GESTIÓN INSTITUCIONAL 0 0 1 0 0 0 0 1INFORMES DE CONTROL PRESUPUESTARIO 0 0 0 0 0 1 0 1CERTIFICACIONES PRESUPUESTARIAS 0 0 0 0 0 1 0 1REFORMAS PRESUPUESTARIAS 0 0 0 0 0 1 0 1INFORME DE EJECUCIÓN Y LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA 0 0 0 0 0 1 0 1PRESENTACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS 0 0 0 0 0 1 0 1DETERMINACIÓN DEL FLUJO DE CAJA 0 0 0 0 0 1 0 1

PROCESOSPREGUNTAS

TOTALPROCESOS

SELECCIONADOS


147

Una vez que se han seleccionado los subprocesos a ser mejorados se

procederá con la elaboración del mapa de procesos y análisis de cada

uno de ellos.

De conformidad a la técnica utilizada se procedió a seleccionar los

procesos que requieren un tratamiento especial, esto no significa que los

demás procesos no sean importantes de tratar; pero, para el presente

estudio es importante efectuar el levantamiento y análisis de los procesos

seleccionados.

Definición de Mapa de Procesos

Un Mapa de Procesos de una Organización, es la representación gráfica

de los procesos gobernantes, agregadores de valor y habilitantes tanto de

apoyo como de asesoría que se identifican en una organización y que

demuestran su interrelacionamiento.

Para realizar el Mapa de Procesos, es necesario identificar y agrupar

todos los procesos que integran la organización y clasificarlos de

conformidad a su grado de contribución al cumplimiento de la misión

Generalmente un Mapa de Procesos identifica tres tipos de procesos:

Procesos Gobernantes: También llamados de gobierno,

gobernadores, estratégicos, de dirección, de regulación o de

gerenciamiento, son los responsables de emitir políticas, directrices y

planes estratégicos para el funcionamiento de la institución;

proporcionan pautas de acción para los demás procesos y son

realizados por la dirección general o en nombre de esta. Se suelen

hacer referencia a reglamentación, leyes, normativas, aplicables al

producto o servicio y que no son controlados por el mismo.

148

Procesos Agregadores de Valor: También llamados específicos,

principales, productivos, claves o sustantivos, de operación, de

producción, institucionales, primarios. Son los responsables de

generar productos o servicios que responden a la razón de ser de la

institución a su misión y objetivos estratégicos, se refieren a los

procesos de la cadena de valor realizados mediante actividades

esenciales y tienen impacto en el cliente creando valor para éste.

Procesos Habilitantes: Se clasifican en procesos habilitantes de

asesoría y los procesos habilitantes de apoyo, estos últimos

conocidos como sustento accesorio, de soporte, de staff o

administrativos. Son responsables de brindar productos de asesoría y

apoyo logístico para generar el portafolio de productos institucionales

demandados por los procesos gobernantes, agregadores de valor y

por ellos mismos.3

Gráfico Nº 3.5: Mapa de Procesos de Recursos Humanos

- GESTION CORPORATIVA LEGAL- GESTION CORPORATIVA DE PLANIFICACION - GESTION FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

PROCESOS DE APOYO

- GESTION CORPORATIVA DE SSA (SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE)

- CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL- BIENESTAR SOCIAL

PROCESOS GOBERNANTES

GESTION DE LA DIRECCION

COLABORADOR INTEGRALMENTE DESARROLLADO

PROCESOS AGREGADORES DE VALOR - BASICOS

- PLANIFICACION Y SEGUIMIENTO DEL DESARROLLO INTEGRAL DE LOS COLABORADORES

- RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACION E INDUCCION - DESARROLLO DEL PERSONAL- CAPACITACION Y DESARROLLO - INDUCCION DE TRASLADOS


3 Diseño de procesos/pg 11. Norma Técnica de diseño de Estatutos de Gestión por Procesos Resolución SENRES-PROC-2006

149

De acuerdo a lo determinado en la Selección de Procesos y nuestro Mapa

de Procesos, los procesos y subprocesos a ser mejorados corresponden

a la cadena de valor.

PROCESOS GOBERNANTES

Gestión de la Presidencia

Planeación

Organización

Dirección

Control

PROCESOS AGREGADORES DE VALOR O BÁSICOS

Gestión Corporativa De Recursos Humanos GCRRHH

Proceso de Planificación y Seguimiento del Desarrollo Integral de Los

Colaboradores

1.- Subproceso de Descripción y Clasificación del Puesto

Proceso de Reclutamiento, Selección, Contratación e Inducción

1.- Subproceso de Selección

2.- Subproceso de Contratación

3.- Subproceso de Inducción

Proceso de desarrollo del personal PDP

2.- Subproceso de Detección necesidades de capacitación

3.- Subproceso de Plan de desarrollo individual

Proceso de capacitación y desarrollo - inducción de traslados PCYD

4.- Subproceso de Promoción Interna

150

Proceso de cultura y clima organizacional PCYCO

5.- Subproceso de ejecución y control

PROCESOS HABILITANTES O DE APOYO

Gestión corporativa de SSA y responsabilidad social

Gestión corporativa legal

Gestión financiera administrativa

3.8 Hoja de Costos de Personal Operativo y Total

3.8.1 Hoja de costos de personal que interviene en el

proceso corporativo de recursos humanos

Es fundamental realizar el análisis de los costos de las remuneraciones

anuales del personal que trabaja en el área de recursos humanos, para

cuyo efecto se realizó una ponderación de los subprocesos seleccionados

o inventariados que intervienen en esta área y de acuerdo al grado de

contribución e importancia se le asignó tres puntos al de mayor

contribución y un punto al de menor contribución.

La sumatoria de los pesos asignados a los ocho subprocesos fue del

20%, obteniendo los siguientes resultados que se detallan a continuación:

151

Cuadro Nº 3.2: Hoja de Costos (remuneraciones + operaciones) del

Personal que interviene en el Proceso Corporativo de Recursos

Humanos

CARGOS CANTIDADREMUNERACIÓN

ANUAL

MENSUAL=TOTAL/12 MESES

DIARIO=MENSUAL/30 DIAS

HORA=DIARIO/8 HORAS

MINUTO=HORA/60 SEGUNDOS

COSTO OPERATIVO PROMEDIO

POR MINUTO

COSTO UNITARIO

TOTAL POR MINUTO

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

GERENTE CORP.RRHH 1 50.000,00 4.166,67 138,89 17,36 0,2894 0,3063

ESPECIALISTA ADMINISTRACION, SALARIOS Y BENEFICIOS 1 18.000,00 1.500,00 50,00 6,25 0,1042 0,1212

ANALISTA SELECCIÓN, DESARROLLO Y CULTURA 1 14.400,00 1.200,00 40,00 5,00 0,0833 0,1003

ANALISTA CAPACITACION Y DESARROLLO 1 14.400,00 1.200,00 40,00 5,00 0,0833 0,1003

ANALISTA NOMINA 1 14.400,00 1.200,00 40,00 5,00 0,0833 0,1003

TRABAJADORA SOCIAL 1 15.200,00 1.266,67 42,22 5,28 0,0880 0,1050

0,0170


La columna cuarta corresponde a la remuneración mensual de las

personas que trabajan en el área de Recursos Humanos

La quinta columna corresponde a la remuneración diaria, que resulta de

dividir la remuneración mensual para treinta

La sexta columna corresponde al valor hora de trabajo, que resulta de

dividir el valor diario para ocho.

La séptima columna corresponde al valor minuto de trabajo, que resulta

de dividir el valor hora para sesenta

La octava columna corresponde al costo operativo promedio del personal

que labora en el área de recursos humanos

152

La novena columna corresponde al costo total por minuto, que resulta de

sumar el valor minuto de trabajo más el valor del costo operativo

promedio por minuto

3.8.2 Hoja de costos de operaciones del proceso

corporativo de recursos humanos

Una vez determinado los costos de las remuneraciones del personal, es

necesario sumar a estos los costos operativos que incluyen: Luz, agua,

teléfono, depreciación de equipos y muebles, suministros de oficina,

copiadora, mantenimiento de equipos y muebles y limpieza.

Para la presenta investigación este costo se determinó en base a todas

las personas que trabajan en el área administrativa de OCP, que suman

135 personas.

Cuadro Nº 3.3: Costos de Operaciones

COSTOS OPERATIVOSTOTAL ANUAL

MENSUAL=TOTAL/12 MESES

DIARIO=MENSUAL/30

DIAS

HORA=DIARIO/8 HORAS

MINUTO=HORA/60

SEGUNDOS

Nº DE PERSONAS

MATRIZ QUITO (135 personas)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)Luz 4.200,00 350,00 11,67 1,46 0,02 0,0002Agua 1.300,00 108,33 3,61 0,45 0,01 0,0001Teléfono 54.000,00 4.500,00 150,00 18,75 0,31 0,0023Depreciación de equipos y muebles 300.000,00 25.000,00 833,33 104,17 1,74 0,0129Suministros de oficina 12.000,00 1.000,00 33,33 4,17 0,07 0,0005Copiadora 1.000,00 83,33 2,78 0,35 0,01 0,0000Mantenimiento de equipos y muebles 12.000,00 1.000,00 33,33 4,17 0,07 0,0005Limpieza 12.000,00 1.000,00 33,33 4,17 0,07 0,0005Total 396.500,00 33.041,67 1.101,39 137,67 2,29 0,0170


153

Los resultados de los valores de cada columna corresponde al siguiente

detalle:

ANUAL MENSUAL = 12 MESES MENSUAL DIARIO = 30 DIAS DIARIO HORA = 8 HORAS HORA MINUTO = 60 SEGUNDOS

Para determinar el costo total por cada puesto de trabajo le sumamos al

costo minuto de remuneraciones el costo operativo promedio, los

resultados se detallan en el siguiente cuadro:

Cuadro Nº 3.4: Resumen Costo Total Minuto

PUESTOSCOSTO MINUTO

REMUNERACIÓN

COSTO OPERATIVO PROMEDIO

COSTO TOTAL

(1) (2) (3) (4)

GERENTE CORPORATIVO 0,28940,3063

ESPECIALISTA EN RECURSOS HUMANOS 0,10420,1212

ANALISTA EN RECURSOS HUMANOS 0,08330,1003

TRABAJADORA SOCIAL 0,08800,1050

0,0170


154

3.9 Levantamiento y Análisis de procesos seleccionados

3.9.1 Levantamiento de Procesos Seleccionados

Uno de los grandes retos de toda organización es poder ajustar las

metodologías a procedimientos más ágiles y expeditos, dichas

metodologías tienen que estar correctamente basadas en técnicas

modernas de levantamiento de procesos con criterios de calidad para el

servicio.

Cabe recalcar que el concepto de calidad en el servicio está vinculado a

los métodos y procesos productivos de la institución, por ello es necesario

realizar el levantamiento organizado y detallado de las actividades de los

procesos seleccionados para identificar el inicio y el fin de cada uno de

ellos con la finalidad de entregar un insumo para su posterior análisis.

El levantamiento de los procesos corresponde a la cadena de valor y se

realizó mediante diagramas de flujo, para representar en forma gráfica las

actividades secuenciales de los subprocesos seleccionados, los mismos

que a continuación se detallan:

PROCESO CORPORATIVO DE RECURSOS HUMANOS

1. Subproceso de descripción y clasificación del puesto

2. Subproceso de selección

3. Subproceso de contratación

4. Subproceso de inducción

5. Subproceso de detección de necesidades de capacitación

6. Subproceso de plan de desarrollo individual

7. Subproceso de promoción Interna

8. Subproceso de ejecución y control de comunicación

155

Gráfico Nº 3.6: Diagrama de Flujo del Proceso de Planificación y Seguimiento del Desarrollo

P L A N IF IC A C IÓ N Y S E G U IM IE N T O D E L D E S A R R O L L O |O C P E -R H -P -0 0 -0 2 .P -0 0 -0 1R e v . 4 E la b o ra d o : P G R e v isa d o : V R A p ro b a d o : V R F e c h a : 1 4 -1 1 -2 0 0 8 p á g . 1 d e 2

GE

RE

NT

E O

SU

PE

RV

ISO

R

A n á lis is

Id e n tif ic a c ió n d e l p u e s to

R e q u e r im ie n to d e p e rso n a l

V a lid a c ió nJu s tif ica la n e ce s id a d d e

c re a r e l p u e s to y e l p re s u p u e s to re sp e c tivo

S i L e va n ta e l P e rfil d e l P u e s to

P e rfil d e l P u e s to y C o m p e te n c ia s

N O


156

Gráfico Nº 3.7: Diagrama de Flujo del Subproceso de Selección


157

Gráfico Nº 3.8: Diagrama de Flujo del Subproceso de Contratación


158

Gráfico Nº 3.9: Diagrama de Flujo del Subproceso de Inducción


159

Gráfico Nº 3.10: Diagrama de Flujo del Subproceso de Detección de Necesidades de Capacitación


160

Gráfico Nº 3.11: Diagrama de Flujo del Subproceso de Plan de Desarrollo Individual


161

Gráfico Nº 3.12: Diagrama de Flujo del Subproceso de Promoción Interna


162

Gráfico Nº 3.13: Diagrama de Flujo del Subproceso de Ejecución y Control


163

3.9.2 Análisis de Procesos Seleccionados

Luego del levantamiento de los procesos seleccionados es necesario

realizar el análisis de los mismos, para ello utilizamos el diagrama de

símbolos que se detalla en el siguiente cuadro:

Gráfico Nº 3.14: Simbología de Procesos (norma ANSI)

Fuente: www.wikipedia.org

Para el análisis de los subprocesos seleccionados es importante

identificar los tiempos y costos de cada una de las actividades que

intervienen en el proceso de manera cronológica y se deberá determinar

la eficiencia en forma porcentual.

Para determinar el porcentaje de eficiencia en el tiempo y el costo nos

valemos de la siguiente fórmula:

Agrega Valor Tiempo Eficiencia de Tiempo = Tiempo Total

Agrega Valor Costo Eficiencia de Costo = Costo Total

A continuación se detalla el análisis de los procesos seleccionados:

164

Cuadro Nº 3.5: Diagrama de Procesos: Subproceso de Descripción y Clasificación de Puestos


165

Cuadro Nº 3.6: Diagrama de Procesos: Subproceso de Selección


166

Cuadro Nº 3.7: Diagrama de Procesos: Subproceso de Contratación


167

Cuadro Nº 3.8: Diagrama de Procesos: Subproceso de Inducción


168

Cuadro Nº 3.9: Diagrama de Procesos: Subproceso de Detección de Necesidades de Capacitación


169

Cuadro 3.10: Diagrama de Procesos: Subproceso de Plan de Desarrollo Individual


170

Cuadro 3.11: Diagrama de Procesos: Subproceso de Promoción Interna


171

Cuadro Nº 3.12: Diagrama de Procesos: Subproceso Ejecución y Control


172

3.10 Caracterización de procesos

Con la finalidad de establecer las relaciones que existen entre todos los

procesos internos, externos, insumos, salidas, proveedores, clientes,

controles y riesgos que permiten clarificar de forma sencilla el accionar de

la institución y de manera especial sus procesos, se realiza la

caracterización.

La caracterización de los procesos internos y externos de la institución

puede contener como mínimo los siguientes puntos:

Objeto del proceso y responsable del mismo

Proveedores e insumos o entradas y productos o salidas y usuario o

clientes.

Recursos asociados a la gestión del proceso

Riesgos y controles asociados e indicadores del proceso

Requisitos relacionados con el proceso y documentos y registros del

mismo4

Gráfico Nº 3.15: Formato Hoja de Caracterización

4 Universidad Nacional de Colombia. www.unal.edu.com

174

Gráfico Nº3.16: Hoja de Caracterización Proceso Corporativo Recursos Humanosw


175

Gráfico Nº 3.17: Hoja de Caracterización del Subproceso de

Descripción y Clasificación de Puestos


176

Gráfico Nº3.18:Hoja de Caracterización del Subproceso de Selección


177

Gráfico Nº3.19: Hoja de Caracterización del Subproceso de

Contratación


178

Gràfico Nº 3.20: Hoja de Caracterización del Subproceso Inducción


179

Gráfico Nº 3.21: Hoja de Caracterización del Subproceso de Detección de

Necesidades de Capacitación


180

Gráfico Nº 3.22: Hoja de Caracterización del Subproceso de Plan de

Desarrollo Individual

Fuente: OCP Ecuador S.A. Elaborado por: Cecilia Bustillos

181


Promoción Interna

Fuente: OCP Ecuador S.A. Elaborado por: Cecilia Bustillos

182


Descripción Ejecución y Control de Comunicación


183

Los subprocesos analizados de Descripción y Clasificación de Puestos,

Detección de Necesidades de Capacitación, Plan de Desarrollo Individual,

Promoción Interna y Ejecución y Control, se han considerado del proceso

de recursos humanos ya que tienen varias deficiencias recurrentes y que

son producidas diariamente, semanalmente, trimestralmente y otras en

forma anual.

3.11 Matriz de Análisis resumida

Representa el cuadro consolidado de los tiempos y costos que se

obtuvieron del levantamiento de los procesos seleccionados, con la

frecuencia de ejecución de los mismos.

184

Cuadro Nº 3.13: Matriz de Análisis Resumida de Tiempos y Costos


185

3.12 Detección de Novedades

De conformidad con el análisis realizado se evidencia que existen las

siguientes novedades en los procesos seleccionados:

Cuadro Nº 3.14: Observaciones de los Procesos Analizados


186


Documents

CAPITULO III ANÁLISIS DE LOS PROCESOS …repositorio.espe.edu.ec/bitstream/21000/1376/4/T-ESPE-026798-3.pdf · ... (se modela un proceso por cada tipo de producto o servicio que