CAPITULO III PROPUESTA DE COMUNICACIÓN …tesis.uson.mx/digital/tesis/docs/18689/Capitulo3.pdf · Área de Recursos Humanos 95 23. Área (Designar una de las cinco áreas establecidas,

Estrategias comunicativas

Área de Recursos Humanos 88

CAPITULO III

PROPUESTA DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA

PARA LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL SISTEMA

ESTATAL PENITENCIARIO



En este capítulo de la investigación, se presenta la propuesta de mejora de

las estrategias comunicativas y el manejo de la información dentro del área de

Recursos Humanos del Sistema Estatal Penitenciario, considerando que la

aplicación de esta propuesta (comunicación interna) permitirá agilizar los servicios

que en esta área se realizan.

Mejorar la comunicación interna en esta Institución influirá para que exista

una mayor y mejor relación entre las personas que laboran en esta área y a su vez

traiga como consecuencia un mejor resultado en el manejo de procesos de

información que se llevan a cabo, es decir, para mejorar esta comunicación se

establecerán mecanismos de unificación de formatos de información, que permitan

intercambiar esta información con facilidad, mejorando la comunicación interna, ya

que se partirá de un mismo punto al momento de consultar o realizar un trabajo

entre las personas que trabajan en esta área.

Esta propuesta se compone de varias actividades dentro de esta misma

área, por lo tanto dichas actividades que se llevan a cabo, se realizarán a la par, ya

que unas dependen de otras y para que el manejo de información sea óptimo, se

deben realizar en tiempo y forma, logrando así la mejora en la comunicación

interna y el buen manejo de esta información.

Las características que forman esta propuesta, se derivan en parte del

diagnóstico realizado entre los participantes de esta área y a su vez de la

experiencia propia que se ha obtenido.



OBJETIVO DE PROPUESTA:

• Establecer nuevos procesos de comunicación, que permitan el óptimo

manejo de información referente a la administración del Personal, entre la

Subdirección de Recursos Humanos del Sistema Estatal Penitenciario y sus

áreas representativas ubicadas en los diversos Centros de Readaptación

Social.

Por lo anterior esta propuesta se constituye de los siguientes elementos:

• Establecimiento de una “Base de Datos Digital”.

Es un formato que contendrá la información del personal, desde datos

personales hasta última función o comisión realizada.

• Reporte de relación de comisiones y su registro en la “Base de

Datos”.

Información del personal que se comisiona entre los Centros Penitenciarios.

• Diseño de un “Organigrama Tipo”

Se establecerá un organigrama tipo del personal en los Centros

Penitenciarios

• Creación de un “Manual de Instrucción”

Será la guía, en la cual se puedan consultar los tipos de movimientos que se

llevan acabo en el área de Recursos Humanos.

• Implementación del “Manual de Instrucción”

Se distribuirá la guía e implementará en los Centros Penitenciarios.

• Verificación del uso y aplicación del “Manual de Instrucción”

Se revisará el uso que se le dio al “Manual de Instrucción”.



3.1 Cuadro informativo de planeación de la propuesta

No. Programa Objetivo Diseño Implementación Evaluación

1 "Base de Datos"

Controlar y manejar eficazmente la información y movimientos del personal.

Formato diseñado en Excel. Tiempo: Una semana para su diseño.

Se implementará por medio de un oficio las indicaciones para el uso de la "Base de datos" a cada una de las área de R.H. en los Centros Penitenciarios.

Por medio de una entrevista vía telefónica, se evaluará la facilidad del llenado de información de la "base de datos" y la utilidad obtenida manejando de esta forma la información.

2 Reporte de relación de comisiones

Controlar y ubicar al personal del Sistema Penitenciario.

Formato diseñado en Excel, se crearán los campos correspondientes. Tiempo: Tres días.

Se implementará únicamente en la Subdirección de R. H., para llevar un mayor control de las comisiones del personal de los Centros Penitenciaros.

El reporte de comisiones, coincida con el número de guardias registrado en la "base de datos" de cada Centro. La reubicación de cheques de estos empleados se realice en tiempo y forma, derivado de la información de este reporte.

3 Organigrama Tipo

Organizar y ubicar gráficamente a los empleados de acuerdo a sus funciones.

Se diseñará un organigrama tipo para todos los Centros Penitenciarios, analizando los puestos en orden de importancia. Tiempo: tres semanas para su creación.

Se distribuirá a cada una de las áreas de R.H. en los Penales, por medio de oficio el formato del "organigrama tipo", con las instrucciones correspondientes para su llenado.

Se solicitará a las áreas de R.H. envíen el organigrama con todos los datos correspondientes para su revisión. Se revisará la distribución de los puestos y áreas de acuerdo a las instrucciones para su elaboración, es decir cada área tiene sus servicios y puestos y estos deben de coincidir.

4 Manual de Instrucción

Establecer una guía de consulta acerca de la administración de personal en el Sistema Estatal Penitenciario

Se creará una guía de consulta, que explique como se realiza correctamente cada trámite, considerando el orden de estos trámites, de acuerdo a su relevancia dentro de esta área. Tiempo: 2 meses para su elaboración

Se distribuirá el "Manual de Instrucción", a cada área administrativa en el Centro, por medio de un oficio, el cual contendrá las indicaciones e información acerca de su objetivo y contenido.

Se aplicará un cuestionario al administrador y encargado de R.H. de cada Centro, sobre el uso o utilidad que les brindó tener el Manual. Al administrador, por que revisa los tramites, al encargado de R. H. por que es quien realiza este tipo de trabajo, esto es con el fin de tener mayores elementos para evaluar esta guía y considerar el margen de error.



3.2 BASE DE DATOS

3.2.1 – Diseño de la “BASE DE DATOS”

3.2.2 - Objetivo:

Organizar toda la información referente al personal, en la cual se incluirá

datos generales, perfiles y laborales de los empleados.

3.2.3 - Introducción:

Como primer paso, se explica que una “base de datos” para el área de

recursos humanos, es un archivo en el cual se incluye información personal y

laboral de las personas que trabajan en el Sistema Estatal Penitenciario, la cual se

divide en “activos” (personas que laboran) e “inactivos o bajas” (personas que

ya no laboran), con el fin de mantener el control de todos los movimientos de

personal que se llevan a cabo, debido a la gran rotación de personal existen y que

en ocasiones causan reingresos.

Esta “base de datos” se considera de gran utilidad para esta área, ya que

será el archivo de registro y consulta general de todos los empleados, debido a

que esta base contendrá los datos primordiales sobre cada trabajador, por lo cual

es muy importante mantenerlos actualizados al momento de realizar cualquier

movimiento o trámite o para realizar alguna consulta o informes de plantilla

nominal.



3.2.4 - Desarrollo

Los campos a llenar en esta base, se determinaron primeramente del

procedimiento de alta, es decir los datos personales se tomaron de una solicitud de

empleo ya existente en la Dependencia en la cual es importante conocer, quién es

la persona, domicilio, teléfono y perfil académico; posteriormente los datos

laborales básicos como, la plaza a ocupar, nombramiento y nivel y los datos

laborales más específicos, de acuerdo a las necesidades del Centro de trabajo,

como es saber con exactitud las funciones que realizarán, el área a la cual

pertenecen (Jurídico, Seguridad Penitenciaria, Administrativo y Técnico), debido

también a la información que solicitan acerca de un trabajador.

Esta “base de datos”, se desarrollará, con la siguiente información.

1. No. de persona (Dentro de la base de datos)

2. Fotografía (Foto de la persona, activa o inactiva)

3. Fecha de movimiento (Fecha en la cual la persona fue ingresada a la

“Base de datos”

4. No. De pensión (número asignado por el Instituto de Seguridad y Servicios

Sociales para los Trabajadores del Estado de Sonora)

5. Número de empleado (No. de empleado asignado por Dirección General

de Recursos Humanos al momento de la alta)

6. Apellido Paterno

7. Apellido Materno

8. Nombre (s)



9. Sexo (Femenino o masculino)

10 Domicilio (Se escribirá la dirección en la cual vive la persona)

11 Teléfono (Como medio de consulta para en casos necesarios, se anotara

el teléfono de las personas, ya sea para darles seguimientos o que se les deba

notificar algún documento)

12. RFC (Es le Registro Federal de Causantes, el cual sirve de información

para consulta o tramite de finiquitos y/o comisiones)

13. Escolaridad (Indicar el tipo de estudios, ejemplo: licenciatura, técnica)

14. Status (indicar el nivel cursado, ejemplo: estudiando, egresado, titulado)

15. Fecha de Alta (Fecha de ingreso a laborar al Sistema Estatal

Penitenciario)

16. Fecha de cambio de nombramiento (Fecha del último cambio de

nombramiento, es decir la fecha de alguna promoción que se le haya dado al

empleado)

17. No. de plaza (número de plaza, asignado por la Dirección General de

R.H.)

18. Adscripción (Lugar en el cual se encuentra adscrita la plaza)

19. Nivel (Nivel de tabulador)

20. Plazas (Nombre de la plaza)

21. Tipo de plaza (Según lo designado de confianza o de base)

22. Ubicación (Centro al cual se encuentra ubicada la persona físicamente,

con el fin de tramitar su pago por concepto de nómina correctamente)



23. Área (Designar una de las cinco áreas establecidas, (más adelante se

explicará esta parte)

24. Servicio (Designar el servicio en el cual realiza su función, siempre y

cuando corresponda al área)

25. Función (Escribir la función que realiza el empleado, siempre y cuando

corresponda al servicio y área).

26. Comisión: (Incluirá en forma abreviada el Centro en el cual estaba el

empleado anteriormente y la fecha del ultimo cambio)

27. Gafete (Especificar si contiene gafete de identificación actualizado)

28. CUIP (Es la Cédula de Inscripción de las personas que trabajan en

Seguridad, es una clave nacional única, que debe tener todo trabajador activo)

29. Sueldo (Especificar el sueldo integrado con quinquenios)

30. Compensación: (Especificar se recibe algún tipo de compensación extra

de la establecida en el tabulador oficial de la Dirección General de Recursos

Humanos)

31. Homologación (Indicar si percibe sueldo por concepto de homologación,

aplica únicamente al personal técnico)

32. Prima riesgo laboral (Indicar si percibe primar por riesgo de trabajo)

33. Incapacidades (Se anotará el número de incapacidades presentadas por

año)

34. Antigüedad (Indicar los años que tiene laborando, dentro del Gobierno

del Estado)



35. Observaciones (Citar algún tipo de movimiento o situación especial que

guarde la persona).

36. Fecha de baja (Fecha en la cual causa baja la persona)

37. Motivo de baja (Indicar el motivo por el cual causó baja la persona)



3.2.5 - Implementación

Esta base de datos se implementará en el área administrativa de cada uno

de los Centros Penitenciarios por medio de un archivo digital que será enviado vía

red, asimismo se realizará un oficio dirigido a cada Director y administrador del

Centro, en el cual se expondrán las instrucciones referentes a la operación de esta

Base de datos.

Operación:

Primeramente se expondrá la importancia de manejar el mismo reporte para

todos los Centros dependientes del Sistema Penitenciario, ya que permitirá conocer

con claridad la distribución referente a funciones y cantidad de personal por áreas

existentes en ese Centro.

Asimismo se les exigirá que no deben de alterar ningún apartado dentro del

formato, sin embargo pueden dar una sugerencia para mejorarlo, la cual se

analizará, para saber si es viable anexarla a todos los Centros Penitenciarios, ya

que cada uno cuenta con diferentes movimientos de personal, dependiendo en

gran medida de la capacidad de población interna y funcionamiento del mismo

Centro.

Es importante señalar el tiempo en el cual deben entregar el reporte de esta

Base de datos a la Subdirección de R. H., para poder así hacer cortes con los

totales de personal activos dentro del Sistema Estatal Penitenciario. Por lo anterior

se establecerá que este reporte sea entregado dentro de los primeros cinco días de

cada mes, correspondiente por ende al mes anterior.



Seguido de las instrucciones del manejo de esta Base de Datos, se anexa el

formato en forma electrónica en el programa de Excel, como primera instancia es

decir, el objetivo es igualar la presentación y el manejo de información en todos

los centros de trabajo y una vez ajustado los detalles al implementar esta base de

datos, se propondrá posteriormente crear un programa específico que cubra todas

las necesidades de cada Centro.

Por ello, es de suma importancia que cada Centro de trabajo cuente con

esta “Base de datos”, para que el registro de todos los movimientos se realicen de

igual manera, debido a esto se considera establecer por parte de la Subdirección

de RH, un reporte mensual por cada Centro Penitenciario, que debe ser dentro de

los primeros cinco días de cada mes, correspondiente al cierre del mes anterior y el

cual contenga todo los cambios realizados, con esto se facilitará el cotejo de todos

los datos.

Esto último se debe a que en la Subdirección de RH se debe mantener

actualizada el padrón de personal activo, por ello es de suma importancia que el

Centro reporte mes con mes los movimientos, pero sobre todo las funciones que

realizan cada uno de sus empleados, para saber a que servicio y área pertenece,

es decir que función está realizando cada empleado y también en que condiciones

se encuentra, ya que en el apartado de observaciones se puede especificar si se

encuentra incapacitado, de permiso, licencia médica o de sueldo, etc.

Esto también sucede en Subdirección de R.H., ya se solicitan reportes que

refieren a las funciones de los empleados, es decir a veces se requiere realizar un

reporte de cuantos auxiliares jurídicos, médicos, etc., se encuentran ubicados en

cada Centro, con el fin de conocer los perfiles de puestos.

Es relevante considerar que aunado a esto, se pretende que una vez dominado

bien el objetivo de esta “base de datos”, se cree un programa (software)



específicamente para Recursos Humanos, que permita realizar todos los

movimientos y trámites necesarios, pero para ello es necesario se lleve a cabo un

diagnóstico acerca de las necesidades técnicas que se requieren en cada Centro

para la aplicación del mismo.

Esto es de gran utilidad para el auxiliar de RH que se encarga de registrar

todos los movimientos de personal, ya que contará con la misma información que

el Centro Penitenciario y de presentarse alguna duda acerca de un trámite o una

comisión, se puede consultar por vía telefónica al Centro Penitenciario, la

encargada de R. H. correspondiente, para solicitar la información, ya que en

ambos lugares se cuenta con el mismo formato y la información esta plasmado de

igual forma.

Esto contribuirá a que entre las dos áreas haya una mejor comunicación, en

primera por que se contará con la misma información, el tiempo que se invierte

para preguntar sobre esta información será menor ya que la consulta será más

asertiva para cualquiera de los participantes.



A continuación se presenta el formato de la base de datos, el cual ha sido

diseñado de acuerdo a las necesidades que se tiene de consultar información

específica de cada empleado y considerando que la búsqueda en forma electrónica

es mucho más ágil se planeo de esta manera.

1 2 3 4 6 7 8

No. Fecha del Movimiento

No. PENSION No Empleado Apellido

Paterno Apellido Materno Nombre(s)

9 10 11 12 13 14 15

Sexo DOMICILIO TELEFONO RFC Escolaridad Status Fecha Alta

16 17 18 19 20 21 22

Fecha Cambio de

Nombramiento No. Plaza Adscripción Nivel Plaza Tipo de Plaza Ubicación

23 24 25 26 27 28 29

Área Servicio Función Comisión Gafete CUIP Sueldo

30 31 32 33 34 35 36

Compensación Homologación Prima riesgo laboral

Incapacidades Antigüedad Observaciones Fecha de baja

37

Motivo de baja



• Reporte de relación de comisiones y su registro en la “Base de

Datos”.

Dentro del Sistema Penitenciario, existen diversas funciones específicas,

necesarias e importantes, son las comisiones de personal, preferentemente del

personal del área de seguridad, esto con la finalidad de que conozcan todos los

Centros Penitenciarios y el diferente funcionamiento en cada uno.

Esto para el área de Recursos Humanos, en ocasiones es complicado ya que

tiene que estar al corriente del personal que es comisionado, principalmente por la

nómina; sin embargo la fecha en la cual se dan las comisiones no está establecida

dentro de R. H, son acuerdos que se hacen directamente con el empleado. Por lo

anterior la Subdirección de R. H. se pone en contacto diario con el área de

seguridad para consultar las comisiones, si estas fueran de otra área, la misma

área las reporta a R. H. ya que son mas esporádicas que las del personal de

seguridad.

Para llevar a cabo el control de estas comisiones, se agregó un campo dentro

de la “Base de datos”, el cual será llenado por cada Centro, en donde incluirán el

nombre del Centro anterior en el cual estuvo la persona y la fecha en la cual se

presente en ese Centro actual, esto permitirá cotejar mes con mes la información

de comisiones.

Sin embargo en la Subdirección de R. H. se llevará a cabo un registro de

relación de personal que contendrá lo siguiente:

No. Nombre del empleado Del Centro de: Al Centro de: Fecha de comisión



El registro de estas comisiones como ya se mencionó anteriormente es muy

importante tenerlas actualizadas, para no afectar al empleado principalmente en su

nómina y en el servicio médico, ya que la Subdirección de R. H. debe de reportar

su ubicación a la Dirección General de R. H. del Gobierno, oficina central de

Recursos Humanos, para que se cambie su salario, en el caso de encontrarse en

zona cara y la ubicación del servicio médico correspondiente para efectos de pago

de viáticos por el servicio médico si sufriera algún accidente el empleado.

Estas comisiones deben estar debidamente registradas, ya que se solicitan

reportes del personal comisionado, para conocer la cantidad de personas que se

comisionaron y el lugar al cual fueron comisionadas.

Dentro de la Base de datos, se debe reportar este cambio en el campo

correspondiente ya que la persona comisionada en el Centro anterior ocupaba una

función y en el nuevo Centro ocupa otra, se debe tener el registro y el control de

qué función o actividad lleva a cabo cada empleado.



3.3 – ORGANIGRAMA TIPO

3.3.1 – Objetivo

Conocer de una manera más precisa la ubicación (física) por puesto del

personal, mediante la organización gráfica por medio de un organigrama tipo para

cada uno de los Centros Penitenciarios, que permita identificar con claridad a las

personas dependiendo de sus funciones, servicios y áreas a las que pertenecen en

cada uno de los Centros.

3.3.2 - Introducción

Después de analizar los organigramas que se realizaban por parte de los

Centros, se llegó a la conclusión que no deben ser tan diferentes sus estructuras,

ya que todos se rigen bajo las mismas leyes y reglamento, además de que sus

objetivos y misión en forma general es el mismo.

Sin embargo se contempla una variable en los Centros Penitenciarios, que

es la capacidad en población interna y los movimientos de ingresos y egresos que

tienen cada uno de ellos, por lo cual en el “organigrama tipo”, esta variable se ve

reflejada al momento de exponer la cantidad de personas con que cuenta el

Centro Penitenciario y por ende las funciones que allí se llevan a cabo, es decir, a

mayor capacidad del Centro, mayores necesidades que cubrir y puede tener una

persona realizando una función específica que, en otro Centro con menor

población interna no exista, debido a que esa función no es tan necesaria; un

ejemplo de lo anterior es la función de “Subcomandante”, esta existe en los

Centros Penitenciarios donde el personal de seguridad es mayor de 70 personas y

requiere de este puesto para apoyar en el manejo de los guardias ya que para el



Comandante sería complicado coordinar a todos, en los diferentes turnos, sin

embargo en los Centros Penitenciarios pequeños el Comandante directamente

puede tener jefes de grupo que cumplan eficientemente con las necesidades de

servicio que requiera ese Centro Penitenciario.

3.3.3 - Desarrollo

Para elaborar este organigrama tipo, se realizó un análisis en forma general,

acerca de las áreas sustantivas dentro del Sistema Estatal Penitenciario, es decir,

se analizó la distribución de áreas y puestos dentro de la Dirección General, la cual

coordina a los Penales, con el fin de conocer cuales son las áreas mas sustantivas,

a su vez se realizó este análisis también en los Centros Penitenciarios para conocer

la distribución de puestos y áreas sustantivas.

Una vez analizado en forma general los puestos y funciones en los dos tipos

de centros de trabajo, se hizo un comparativo para determinar que áreas son en

las dos las mas relevantes y cuales tienen mayor relación entre sí.

Esto dio como resultado que existen cuatro áreas sustantivas, tanto en la

Dirección General como en los Centros Penitenciarios, las cuales son:

Directiva, Jurídica, Readaptación Social, Seguridad Penitenciaria y

Administrativa

Basado en esto, se desarrolló el organigrama tipo para los Centros

Penitenciarios, el cual se propone sea constituido de la siguiente manera:



ORGANIGRAMA:

1 - Primer nivel: En este nivel, se describen únicamente las áreas que conforman el

organigrama.

1. Área Directiva

2. Área Jurídica

3. Área de Readaptación Social

4. Área de Seguridad Penitenciaria

5. Área de Administración

2 - Segundo nivel: En este nivel, se describen los servicios que presta cada área.

• Área Directiva; Incluirá:

Dirección

Recepción

• Área Jurídica: Incluirá los servicios de:

Jurídico

Archivo activo

Archivo muerto

Oficialía de partes

Recepción

• Área Readaptación Social: I

Medicina General o Especializada

Enfermería

Psicología

Trabajo Social

Educación y Capacitación



• Área Seguridad Penitenciaria:

Comandancia

Policía Penitenciaria

Ayudantía

Jefatura de Grupo

Vigilancia Especial

Vigilancia

• Área Administrativa:

Administración

Recursos Humanos

Recursos Materiales

Informática

Dactiloscopia

3 - Tercer nivel: En este nivel del organigrama, se encuentran las funciones

específicas que realiza cada empleado y que corresponde a su servicio y área.

• Área Directiva; Incluirá:

Director del Centro

Secretaria

Auxiliar de Dirección

• Área Jurídica: Incluirá las funciones de:

Auxiliares Jurídicos

Archivistas

Archivistas de archivo muerto

Encargado de registro del minutario

Encargado de registro de correspondencia

Secretarias



• Área Readaptación Social: Incluirá las funciones de:

Médicos Generales

Médicos especialistas

Enfermeras

Psicólogas, Auxiliares de Psicología

Trabajadoras Sociales, Auxiliares de Trabajo Social

Maestro de Talleres

Maestro de capacitación para el trabajo

Maestro de ISEA

• Área Seguridad Penitenciaria: Incluirá las funciones de:

Comandante, Subcomandante

Jefe de Grupo

Jefe de Especiales

Oficial de Seguridad

Vigilante Especial

Auxiliar de Ayudantía en Comandancia

• Área Administrativa:

Administrador, Auxiliar en Administración

Encargado de Recursos Humanos, Auxiliares

Encargado de Recursos Materiales, Intendente

Encargado de Informática, Auxiliares

Encargado de Dactiloscopia, Auxiliares



A continuación se muestra gráficamente, el tipo de organigrama, que se

propone para cada Centro Penitenciario, se indica una muestra de los servicios que

se brindan por cada área, aunque estos pueden variar según la capacidad que

tiene cada Centro, pero la estructura orgánica la misma para cada uno.



3.3.4 - Implementación

Para establecer este organigrama en los Penales, se realizará por medio de

un oficio en el cual se explique el objetivo de este documento, así como la

utilización e importancia que tiene el contar con una estructura establecida dentro

de una Institución.

Esto con la finalidad de sensibilizar al personal encargado de elaborar este

documento, el conocer la importancia, ya que los organigramas permiten ver con

mayor la claridad la distribución de su personal y esto a su vez permite determinar

si es o no viable aumentar la plantilla de personal en un área, además de analizar

otros factores externos, pero ver de una manera gráfica el acomodo del personal

ayuda a conocer como esta integrado un centro de trabajo, sobre todo para quien

no lo conoce.

Por medio de este oficio, se anexará el formato del organigrama tipo para

ser llenado, asimismo se anexara una copia de un organigrama ya completo con

sus servicios y puestos, para tomarse como ejemplo.

Asimismo se anexará el tiempo que tienen para llenar su organigrama y la

fecha en la cual debe ser entregado, se contemplará para su llenado un período de

2 a 3 semanas como máximo, esto para evitar en lo posible un margen de error

por un tiempo demasiado corto para elaboración.



3.3.4 – Evaluación

Una vez distribuido el ejemplo y el formato del organigrama tipo en los

Centros Penitenciarios, se solicitará a cada centro de trabajo el documento para la

revisión.

La evaluación acerca de la aplicación de este documento, es muy sencilla, la

cual consistirá en revisar si el llenado es correcto de acuerdo a las indicaciones,

aquí lo importante es que las personas en los Centros Penitenciarios, conozcan la

importancia que tiene el desarrollar este documento.

Retomando que el organigrama representa en sí, lo que contiene en materia

de personal una Institución tal como se definió en el marco de referencia, Pág. 13.

Aquí lo importante de establecer un organigrama, es dar una forma

institucional a la Institución, es decir, plasmar en forma clara y correcta la forma

en la que esta distribuido el personal, así como los puestos que existen dentro de

esta.



3.4 - “MANUAL DE INSTRUCCIÓN”

3.4 .1 – Objetivo

Con el fin de mejorar las funciones que realizan los encargados de R.H., se

propone la creación de un “Manual de Instrucción”, que sirva de consulta para

quienes realizan esta labor, ya que es importante que se encuentren asesorados

en los movimientos y tramites que llevan a cabo, pero también es de gran

importancia contar con un respaldo o fundamento.

3.4 .2 – Introducción

El “manual de Instrucción” se pretende desarrollar como una guía de

consulta específicamente para las personas encargadas de R.H. en los Centros

Penitenciarios, aunque servirá también de consulta para personal de otras áreas,

que requiere conocer el procedimiento de un trámite como empleado del Sistema

Estatal Penitenciario.

Se determinó que fuera un “manual de instrucción”, por que según la

definición que se explicará más adelante en este capítulo, es un documento que se

utiliza para consultar lo que se realiza en un área específica, por lo que el manual

debe ser sencillo y claro en su elaboración.

En los Centros Penitenciarios este documento será de mucha ayuda, porque

los tramites de R. H., son demasiados y este manual servirá de consulta para

conocer los procedimientos de ciertos movimientos. También en los Penales hay

cambios de personal, como ya se explicó anteriormente, se tiene un alta rotación

de personal, es por ello que es considerable dejar un documento que sirva de



consulta para la persona que ocupe el puesto de administrador o encargado de

R.H. quienes son los principales involucrados en los movimientos de personal.

En el “manual de instrucción” se indicarán las leyes que se relacionan con

esta área, como son, por dar un ejemplo, las “condiciones generales de trabajo”

documento que expone las condiciones de trabajo únicamente para el personal

sindicalizado, en la cual se determinan los derechos y obligaciones de los mismos,

diferencias que existe entre éste personal sindicalizado y el de confianza, etc.

Sin embargo, a veces es complicado consultar estos documentos, ya que

contienen por supuesto muchos artículos que dan a conocer información diversa

acerca del trabajo de los servidores públicos, pero no toda la información

contenida se ocupa en el quehacer cotidiano.

Por lo anterior, se propone la elaboración de este Manual, en el cual se

explique el procedimiento en forma breve de las actividades mas relevantes que se

llevan a cabo en las áreas de Recursos Humanos de los diferentes Centros, es

decir, que este Manual va a ser de uso específico para esta área, basado en los

reglamentos, leyes y condiciones por los cuales se rige.

Este Manual permitirá al usuario consultar de forma rápida pasos a realizar

para algún trámite, ya que su uso es para aplicarse únicamente al manejo del

personal del Sistema Estatal Penitenciario.

Para definir esta propuesta primero se plantea la definición de manual e

introducción, ya que esto servirá para reforzar la aplicación de este documento.



Primeramente se tomará la palabra “Manual” como: “algo que puede ser

fácil de manejar, de ejecutar y sobre todo de entender”, definido del diccionario de

la real academia española20.

Esta definición es de suma importancia para esta propuesta, ya que es uno

de los objetivos principales por los cuales se propone un “Manual de Instrucción”,

es decir, que pueda ser desarrollado de una manera clara y precisa y sea un medio

por el cual se puedan aclarar las dudas acerca de los tramites o movimientos

principales que se realizan.

La palabra “Instrucción” se definirá para el presente trabajo como:

“conjunto de reglas o advertencias para realizar algún fin”21, es importante señalar

que parte del sustento de una instrucción es el reglamento, ley o condición que lo

rige, por ello toda indicación que en este manual se plasme, se hará de acuerdo a

lo ya establecido oficialmente acerca de los tramites de recursos humanos

estipulados para los servidores públicos.

De igual forma es importante agregar que una instrucción también refiere al

“reglamento en el cual se determinan las disposiciones técnicas o explicativas para

cumplir en un servicio administrativo”22, por ello detallar en forma clara y precisa

los deberes a cumplir en cualquier trámite que se explique dentro de esta Manual y

también se debe referir que los servidores públicos realizan un servicio, el cual

debe hacerse con disposición, cortesía y en forma equitativa para cualquier

persona.

20 http://www.rae.es/ 21 http://www.rae.es/ 22 http://www.rae.es/



3.4.3 – Diseño del “MANUAL DE INSTRUCCIÓN”.

Una vez definido el sustento y fundamento del objetivo por el cual se

elaborará este “Manual de Instrucción”, se determinará de qué forma estará

constituido.

Se propone que este manual contenga diferentes capítulos, los cuales se

desarrollen en orden de importancia del trámite, es decir, primero se expondrán

los casos que ocurren con mayor frecuencia hasta llegar, a los que suceden con

menos frecuencia, es relevante mencionar también que los temas se explicarán de

acuerdo a las necesidades reflejadas en el cuestionario diagnóstico que se aplicó,

las entrevistas y según los lineamientos establecidos actualmente y que se aplican

al uso y manejo de personal de la Subdirección de Recursos Humanos del Sistema

Estatal Penitenciario.

Para complementar este Manual de Instrucción y su aplicación tenga un

resultado positivo y más efectivo, se propone anexar los formatos o

documentación que se mencione en dicho manual, que sea necesaria e

indispensable para la realización de alguno de los trámites a llevar a cabo, este

anexo será entregado en disco magnético junto al instructivo y se indicará el orden

correspondiente, como se señala en el documento.

Esto permitirá dar al usuario mayores herramientas para realizar su trabajo

y asimismo integrar con esto un documento más completo y útil.



Este manual será constituido por diferentes capítulos y subcapítulos,

también se integrará el objetivo e introducción del mismo, esto es importante ya

que aquí se explicará el ¿Para qué? de la creación de este documento.

El número de hojas que contendrá el manual oscilarán entre 30 y 50 hojas

como máximo, no se pretende hacer un manual como primera edición demasiado

grande, lo importante que sea fácil de leer, ya que después se hará una evaluación

del efecto que tiene este documento entre los usuarios con el fin de complementar

más este proyecto y así, cubrir más las expectativas de las personas que requieren

de esto como un refuerzo y guía para realizar su trabajo.

También contendrá ejemplos de lo que se explica con el fin de ilustrar con

mayor claridad lo que se está exponiendo al usuario y esto permita realizar mejor

el trámite, tomando como parámetro los ejemplos mostrados.



A continuación se muestra como será constituido este Manual de

Instrucción, los temas a exponer y de que forma se desarrollará el proyecto.

1- Introducción

Se definirá brevemente el contenido de este manual, relevando su

importancia como documento de consulta rápida para el área a la cual va

desarrollado y dirigido.

2- Objetivo

Se plasmará el objetivo general del manual.

3- Índice

Guía rápida del contenido

4- Contenido del manual

Este apartado es sin duda uno de los más importantes en la propuesta de

elaboración de este manual, ya que contendrá los temas específicos acerca de los

trámites que se van a desarrollar así como las actividades a seguir para llevarlos a

cabo, indicando a su vez si dicho tramite tiene algún formato anexo en disco

magnético.

Los temas a desarrollar serán los siguientes:



I- Trámite de Altas

Se explicará como se debe integrar un expediente para realizar el trámite de

alta de una persona. También se señalará que ninguna persona debe estar

laborando si no ha sido autorizada su alta.

A) Lista de requisitos

Se debe entregar y explicar los requisitos al aspirante, así mismo se indicará

que se pueden agregar uno o varios requisitos posteriormente, según las

necesidades del área, ya que en ocasiones solicitan que un nuevo documente sea

ya un nuevo requisito, y para complementar los expedientes, se le tiene que

solicitar a todo el personal este documento.

B) Armar el expediente

Se explicará en el manual que una vez recibida toda la documentación, se

integrará el expediente el cual se relacionará con una “HOJA DE PRESENTACIÓN

DE REQUISITOS” (anexo en disco magnético), esta hoja es una lista que contiene

los siguientes datos.

Fecha, Nombre del aspirante, Adscripción y los requisitos enumerados.

Lo anterior será, para al momento de ser revisados esto facilite el

procedimiento, ya que se contará con un “check list” que permitirá que todos los

requisitos estén incluidos.

C) Movimiento de Alta

Es un formato llamado Movimientos de altas y bajas y se anexará en disco

magnético, el cual se integrará arriba de la “hoja de presentación de requisitos” y

contiene los siguientes datos:

Propuesta de alta de:



Nombre, Dirección, Teléfono, RFC, Fecha de alta, Plaza a ocupar y

Funciones a desarrollar.

Lo anterior se debe a que estos datos serán para ser ingresados al padrón

de obligados a realizar la Declaración de Situación Patrimonial y debido a que son

varios expedientes propuestos, los datos ya especificados facilitarán la

identificación y en caso de que se requiera hablar con la persona directamente.

D) Oficio de Alta

Por último la propuesta de alta, se enviará por medio de un oficio, el cual

contendrá el nombre del aspirante, las funciones a realizar y en sustitución de

quién se propone su alta, en caso de no tener vacante, solo se manda el oficio con

los demás datos.

II- Incidencias

Se reportarán las faltas del personal en un formato que es establecido por la

Dirección General de Recursos Humanos (anexo formato en disco magnético)

Se explicará que estos formatos no deben ser alterados, de lo contrario no

se acepta el reporte, asimismo debe estar totalmente requisitado.



III- Incapacidades

Se explicará los días que son convenientes para enviar a la Subdirección de

R. H. las incapacidades de los empleados, lo anterior se debe a la importancia de

reportar a tiempo la incapacidad del empleado, aun más si este lleva mas de

treinta días incapacitado, debido a que se aplican el art. 100 y 23 de la Ley de

ISSSTESON.

IV- Nómina de sueldos

Se indicará que los días que deben enviar la nómina a la Subdirección de

Recursos Humanos, asimismo se mostrará un ejemplo de calendario de estos días.

Por ejemplo: la nómina del 15 del mes debe enviarse el 20 y la nómina del 30 del

mes debe enviarse el 5 del mes siguiente.

De igual forma se indicará que debe estar completamente firmada y demás

políticas que se manejan en forma interna y a la vez las dispuestas en este caso

por la Dirección de Caja, con el fin de realizar esta función con mayor eficiencia.

V- Reporte de Personal “Base de datos”

Aquí también se indicará los días que son más convenientes para enviar a la

Subdirección de R. H. el Reporte de Personal, en este caso y como ejemplo, se

determina que son los tres primeros días de cada mes la fecha indicada para

enviar el documente, el debe corresponder al mes anterior, debe estar

completamente revisado y las funciones de los empleados deben ser las correctas,

ya que de este reporte se toma en consideración muchos datos de los mismos.

También se les señalará que el formato es anexado en disco magnético.,



VI- Reporte de Comisiones

Respecto a este reporte, se señalará también como debe realizarse y que

días son los indicados para ser enviadas a la oficina centro de R. H.

Cabe mencionar que es una lista de comisiones realizadas en su Centro, que

indican los egresos e ingresos del personal, que debe estar firmado por el Director

y Comandante del Centro y a la vez se indicará que se envía el formato en disco

magnético.

VII- Tramite de Baja

Se integrará la baja del personal, ya sea por renuncia o por actas.

A) Renuncia o Actas (formatos en disco magnético)

Se explicará como integrar la renuncia (formato en disco magnético) del

empleado para el trámite de baja; y si es por actas, realizarla conforme al formato

establecido de “Acta Previa”, tal como esta establecido.

B) Movimiento de baja

Se señalará que se debe incluir los datos de nombre, fecha de baja, plaza,

Dirección y teléfono, como se encuentran en el formato anexo en disco magnético

y se explicará que esto sirve para dar de baja al empleado del padrón de obligados

y reportar su dirección para efectos de cualquier notificación.

C) Oficio de baja

Este tramite se dará mediante el oficio de baja, en el cual indique lo que

contenga: Ejemplo: renuncia o actas, finiquito y movimiento de baja.



VII - Finiquitos

En este apartado se explicará de manera detallada, como deben de realizar

los finiquitos, ya que actualmente los finiquitos vienen firmados en blanco por el

servidor público y se realizan en la Subdirección, pero es importante que todo el

trámite lo puedan realizar en cada Centro y solo se podría monitorear al principio

por teléfono para confirmar los resultados del finiquito.

Se anexarán también las fórmulas que se aplican para realizar los cálculos

del finiquitos, y de igual fórmula las políticas que se aplican en los procedimientos,

estipuladas por la Dirección General de Recursos Humanos.

VIII – Declaraciones de Situación Patrimonial

Se explicará primeramente y nuevamente cuales son los sujetos obligados a

presentar declaración, esto para que quede de conocimiento y consulta, aunque

los encargados de Recursos Humanos ya lo saben.

También se explicará en que consiste esta Declaración y sobre todo, se

incluirán todas las fórmulas que se utilizan para calcular el gasto mensual a

declarar por año. Es importante en este apartado explicar muy bien las fórmulas,

ya que todavía quedan muchas dudas de cómo se realizan los cálculos y sobre

todo el desglosé de información que deben de anotar en el apartado de

observaciones de dicha Declaración.



5 – Registro de entrada y salidas del personal

Es importante estipular el control que deben de llevar en el registro de

entradas y salidas de los empleados, ya que hay que definir muy bien para evitar

errores y malos manejos en esta área.

6 – Días festivos

Es importante mencionar que la información de los días festivos que se

consideran en el año, deben llegar por medio de oficio a cada Centro, asimismo de

las políticas que se manejan para el personal de confianza y el personal de base.

7 - Bibliografía

Aquí se expondrá una breve explicación acerca del material que puede servir

para consulta y con una síntesis del contenido que tienen cada uno de ellos, para

que conozcan que pueden consultar.

Se incluirá Reglamento de la Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública, las

Condiciones Generales de Trabajo del Sindicato, Reglamento interior del CERESOS,

Manual de Organización y Manual de Procedimientos, etc.



8 - Directorio

Para que el documento sea avalado, se desglosará un Directorio del

Personal que maneja el Sistema Estatal Penitenciario, los cuales son los siguientes:

Secretario Ejecutivo de Seguridad Pública, Director General de Administración y

Evaluación, Director General del Sistema Estatal Penitenciario, Director General

Administrativo, Subdirector de Recursos Humanos y auxiliares de Recursos

Humanos.



3.4.4 – Implementación del “manual de instrucción”

Una vez diseñado el Manual, se procederá a su implementación en el área

administrativa de cada Centro Penitenciario.

Para la distribución de este “Manual de Instrucción”, se realizará un oficio –

circular, dirigido a los Directores de los Centros Penitenciarios, en el cual se

explique brevemente el objetivo de este Manual, se anexará en forma impresa y

en forma electrónica los formatos que se utilizarán.

También se explicará el uso que se le puede dar a este documento,

asimismo a los encargados de R.H. en los Centros, se le hará una llamada

telefónica para explicarles acerca del envío de documento, para que lo lean y

posteriormente se les solicitaran sugerencias o dudas al respecto.

Este documento le dará mas sustento y relevancia a esta área, ya que

permitirá crear una solidez respecto a los tramites que se ahí se realizan, mediante

un documento que avale cada uno de ellos y a su vez proporcione datos

informativos para consultar dudas más específicas que tengan acerca de la

administración de personal.



3.4.5 – Verificación del uso y aplicación del “manual de

instrucción”

Después de iniciar y aplicar un plan de trabajo, es importante como

siguiente fase el seguimiento que se le da al mismo, con el fin de revisar el éxito o

fracaso que tuvo.

Es decir, un plan de trabajo se considera aceptable si la mayoría de los

usuarios le encontraron una utilidad, más aún tratándose de un manual guía, es

decir si realmente se ha logrado el objetivo, o sea el uso para el cual fue creado.

Por lo anterior y después de la elaboración del “Manual de Instrucción para

Recursos Humanos del Sistema Estatal Penitenciario”, se realizará una evaluación

acerca del impacto de este documento, con el fin de conocer realmente cual fué su

utilidad y que puntos son los más débiles, para así implementar un refuerzo en esa

parte del Manual.

Primeramente se confirmará el uso de este Manual en cada uno de los

encargados de R. H. en los Centros Penitenciarios y se dejará un período de 8

meses, para iniciar la verificación y evaluación de este instructivo, se dejará esté

período de tiempo, calculando ya los tipos de tramites calendarizados a realizar en

esta área, para así verificar si el contenido del Manual ha sido de utilidad.

Dentro de la Subdirección de R. H. a diario se reciben llamadas por parte de

los encargados de RH en los Centros, para consultar algún tipo de trámite muy

común, sin embargo una vez distribuido este Manual, se procederá a observar si a

este tipo de personas le ha servido de guía.



La verificación se plantea se realice en tres fases:

A) Evaluación

B) Reestructuración

C) Propuesta integral



3.4.5.1 - Evaluación

Una vez distribuido el Manual y confirmado su uso por los destinatarios, se

tomará un período de 3 meses como etapa de prueba, es decir después de este

tiempo se comenzará la evaluación; es importante para esto primeramente realizar

un sondeo por teléfono para conocer la opinión que tiene los encargados de R. H.

acerca de este manual, mediante preguntas simples que confirmen si de verdad

era el documento que ellos requerían para realizar mejor su función.

Serán entre 5 y 10 preguntas las que se pretenden realizar y se plantearán

los más objetivamente posible, para tener un resultado efectivo, es decir obtener

datos estadísticos más precisos acerca del uso y manejo que tuvo es Manual de

Instrucción para los encargados de R. H.

En esta fase, se podrá hablar de forma más cercana con las personas a las

cuales fue dirigido este documento, ya que ambos participantes, emisor y receptor,

hablarán exclusivamente de un documento, no existirá mas intermediario ni

siquiera será una orden por parte de un participante o una solicitud por parte de la

otra, será simplemente una plática basada en preguntas que permita conocer su

punto de vista más a fondo y esto a su vez cederá estrechar más la comunicación

entre las dos áreas.

Primero el grupo de personas de la Subdirección de Recursos Humanos, se

deberá de unir para crear el pequeño cuestionario a aplicar y el que dará pié a la

conversación que se lleve a cabo, y que todo el equipo se divida los Centros

Penitenciarios y se comunique con el área de R. H., sin embargo de alguna forma

ya conocieron por medio de comentarios, cual fue el punto de vista de esas

personas, pero es importante establecerlo con mayor certeza.



Ya formado el pequeño cuestionario, se empezará a aplicar a las personas

indicadas, aquí es importante anotar en forma extra los comentarios que estas

personas hagan al respecto con el fin de llevar un control en las ideas y opiniones

de cada participante y esto permitirá conocer las causas de esos comentarios, ya

que el lugar físico en el cual trabajan cada uno de ellos es muy diferente uno de

otro y puede ser esto la razón por la cual hayan hecho esos comentarios.

Después de anotar los comentarios, si se consideran relevantes se

plantearán como preguntas o comentarios, para ser utilizados también como parte

de la plática para los otros encargados de R. H. que falten de aplicarles el

cuestionario.



3.4.5.2 - Reestructuración

Después de haber realizado la evaluación telefónica a los encargados de R.

H. en todos los Centros Penitenciarios, se debe realizar una reunión de trabajo con

todo el personal de la Subdirección de Recursos Humanos, para platicar acerca de

las respuestas que dieron estas personas y sobre todo conocer cuales son los

puntos débiles y fuertes de cada uno de ellos en su actividad dentro de esta área y

que factores consideran ellos son los que influyen mas o menos en la realización

de su trabajo.

Asimismo, mencionar que esta reestructuración partirá ya de algo

establecido, es decir, antes no podía aplicarse una evaluación debido a que cada

persona tenía una idea distinta de cómo se realiza su trabajo y no contaba con una

información igual de consulta para todos.

Después de que se implementen nuevas ideas por parte del equipo, es

importante hacer la reestructuración del “Manual”, es decir agregar información

que hizo falta en algún momento o desechar otra. Sin embargo siempre se debe

considerar que este es un “Manual de Instrucción”, no de Procedimientos, ya que

aquí no se detallarán paso por paso las actividades que tienen que realizar, si no

cómo se deben de hacer para llegar a un mismo, fin, algo que es sin duda una

guía.

Se pretende que en esta fase, se rediseñe el contenido del “Manual” según

los consejos, ideas y comentarios descritos en la evaluación; por lo que cada

miembro del equipo trabajará en un área específica, la cual puede ser referente a

la función que ellos mismos realizan dentro de la Subdirección, ya que con su

experiencia pueden enriquecer más el proyecto a desarrollar y a la vez se

involucrarán más con el objetivo de este documento de consulta, que puede servir

de base para muchos más.



3.4.5.3 - Propuesta integrada (nuevo “Manual de instrucción”)

Después de que cada integrante del equipo desarrolló el tema

correspondiente, se empezará a formar el nuevo “Manual de Instrucción”, ya con

las ideas, opiniones y consejos de todos los participantes.

En esta fase se integrarán de manera formal todas las aportaciones que

hicieron los participantes con el fin de dar mayor formalidad y validez al

documento.

Se pretende que con este punto, quede culminado el proyecto del “Manual

de Instrucción”, pero sobre todo mencionar, que con todas las actividades que se

fueron desarrollando previas a su reestructuración (el cuestionario de la

evaluación), hayan aprendido más todos los involucrados en el área de R H, esto

incluye tanto a las personas que laboran en la Subdirección de R. H. como los

encargadas de esa área en los Centros Penitenciarios, que sirva para mejorar la

comunicación entre las personas participantes, y sea esta en forma más directa, ya

que el contexto situacional del área y sus funciones se encontrará en el mismo

nivel de información para cada uno, asimismo tenga como resultado brindar un

mejor servicio en el Sistema Estatal Penitenciario.



3.5 - Esquema de funcionamiento a lograr con la propuesta

A continuación se presenta un diagrama de flujo con la propuesta

mencionada anteriormente, con el fin de especificar el impacto que tendrá

respecto a la comunicación y manejo de información de las áreas que manejan el

recurso humano.

3.5.1 - BASE DE DATOS

DIAGRAMA DE FLUJO



3.5.2 - MANUAL DE INSTRUCCION

DIAGRAMA DE FLUJO

Con el anterior procedimiento de información se logrará lo

siguiente:

Organización Continua

Rapidez en los flujos de información

Claridad en los contenidos

Evaluación constante acerca de los flujos de información.

Documents

CAPITULO III PROPUESTA DE COMUNICACIÓN …tesis.uson.mx/digital/tesis/docs/18689/Capitulo3.pdf · Área de Recursos Humanos 95 23. Área (Designar una de las cinco áreas establecidas,