Capítulo5 - Query

7/23/2019 Capítulo5 - Query

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ELEMENTOS DE CONTEXTUALIZACIÓN

Introducción al tema

En el presente capítulo aprenderemos a utilizar la herramienta de Excel MS QUERY. Esta

herramienta es supremamente útil porque nos permite tener acceso a bases de datos deotras fuentes, como el caso de una base de datos en Access, en SQL server, entre otros

programas que manejan grandes bases de datos.

Podremos tener acceso a tablas de datos completas o tablas que generemos con la

utilización de campos de varias fuentes.

A partir de tener acceso a los datos en Excel podremos utilizar herramientas de datos para

el procesamiento, tales como tablas dinámicas.

Objetivo

Aprender el funcionamiento de la herramienta de MS QUERY para obtener datos

externos.

Duración en horas

El desarrollo de esta unidad tomará aproximadamente cuatro horas.

TABLA DE CONTENIDO

1. ¿Qué es Microsoft QUERY?.......................... .......................... .......................... ....................... 1

2. ¿Cómo obtener datos de una fuente externa a través de MS QUERY? .......................... .......... 3

3. ¿Cómo obtener datos de campos de diferentes tablas a través de MS QUERY? .................... 11

DESARROLLO TEMÁTICO

1. ¿Qué es Microsoft QUERY?



Es un programa que facilita obtener datos de fuentes externas de otros programas.

Dentro de los programas a los que puede tener acceso tenemos Access, SQL server,

entre otros.

Cuando hablemos de QUERY, pensemos siempre en una consulta que podemos hacer

a una base de datos, esa consulta nos permitirá obtener datos de acuerdo a la

necesidad de información que tengamos en el momento. Los datos que genere la

consulta nos servirán de insumo para entregar el resultado final a través de una

herramienta de datos de Excel, como podría ser una tabla dinámica.

Dentro de la ficha Datos de la cinta de opciones de Excel, encontramos un grupo de

opciones llamado "Obtener datos externos", es allí donde podremos encontrar la

opción para utilizar MS QUERY.

Vamos a la opción "De otras fuentes" y desplegamos la lista que posee y aparecerá la

siguiente pantalla...



A través de esta opción podremos utilizar todo el potencial que tiene esta herramienta

de Excel.

2. ¿Cómo obtener datos de una fuente externa a través de MS QUERY?

Para que conozcamos el procedimiento de cómo obtener datos por medio de MS

QUERY, utilizaremos una fuente de datos de Access, la base de datos con el nombre de

"BD_VENTAS", será nuestra fuente de datos externa. Esta base de datos contiene tres

tablas:

La tabla clientes contiene datos de 60 clientes. En la tabla pedidos existen 2.927

registros de las ventas que se han realizado, y en la tabla productos está toda la

información de 32 productos.

Anexo base de datos tomada como referencia.



Para inicial el procedimiento de obtener datos por medio de MS QUERY, debemos

abrir un libro nuevo de Excel, hacemos clic en la ficha Datos, luego clic en la opción De

otras fuentes del grupo de opciones Obtener datos externos y por último clic en Desde

Microsoft QUERY...

Inmediatamente aparece el siguiente cuadro...

Debemos elegir el origen de los datos, recordemos que para nuestro ejemplo la base

está almacenada en Access, por lo tanto la tercera opción es la adecuada... MS Access

Database*. Hacemos clic en esta opción y presionamos el botón de Aceptar...



Debemos continuar con la selección de la base de datos, en las unidades, desplegamos

la lista y hacemos clic en la unidad donde se encuentra la base de datos, y en la parte

superior observamos las carpetas para que ubiquemos el lugar donde está la base de

datos...

Una vez seleccionado el nombre de la base de datos, procedemos a hacer clic en el

botón de Aceptar...

Entonces deberá aparecer un cuadro con el asistente para consultas, y debemos

seleccionar las columnas o los campos que requerimos para la consulta. En el ladoizquierdo vamos a encontrar todas las tablas disponibles de la base de datos (para

nuestro ejemplo son tres tablas), cada una tiene un signo + al lado izquierdo del

nombre de la tabla, que se utiliza para mostrar todos los campos que tiene la tabla...



Como podemos observar, podríamos utilizar los campos necesarios no importa de la tabla que

sea.

Para nuestro primer ejemplo... necesitamos conocer las cantidades vendidas por año y mes,

esto significa que debemos revisar que campos tiene la tabla de pedidos... hacemos clic en el

signo + y mostrará los nombres de los campos disponibles:

Podemos utilizar los campos Fecha_Venta y Cantidad, con estos dos es suficiente para

responder a nuestra necesidad de información...

Seleccionamos el campo Fecha_Venta y presionamos el botón que tiene el símbolo de mayor

(>), este traslada el campo del lado izquierdo al derecho indicando que ese campo está

incluido en la consulta, hacemos lo mismo con el campo Cantidad...



Debe quedar así:

Luego presionamos el botón siguiente para continuar con el Asistente para consultas...

El paso siguiente del Asistente para consultas hace referencia a que podemos filtrar datos de

los campos seleccionados.

En caso de que se requieran todos los registros de los campos seleccionados, no realizamosningún filtro, esto significa que presionamos el botón siguiente y continuamos con el

asistente...



En el siguiente paso del Asistente para consultas nos da la posibilidad de ordenar los datos...

para ello nos muestra la siguiente pantalla...

En nuestro caso no necesitamos ordenar, por lo tanto simplemente hacemos clic en el botón

de Siguiente...

Por último el Asistente para consultas nos presenta su paso final; en este debemos seleccionar

como queremos ver el resultado de la consulta... por defecto trae seleccionada la opciónDevolver datos a Microsoft Office Excel, esto significa que el resultado de los campos

seleccionado quedará en una hoja de Excel...



Procedemos a hacer clic en el botón Finalizar, y deberá aparecer un cuadro como el siguiente:

En este cuadro nosotros debemos definir como deseamos ver los datos en el libro, las

opciones son:

Tabla (viene seleccionada por defecto)

Informe de tabla dinámicaInforme de gráfico y tabla dinámicos

Para nuestro caso como necesitamos hacer una tabla dinámica que muestre la cantidad

vendida por año y mes, seleccionamos la segunda opción y damos clic en el botón de

Aceptar...



Entonces en la hoja activa del libro donde estábamos ubicados aparece la lista de campos

para realizar la tabla dinámica...

Podemos ver que los dos únicos campos que tenemos son los dos que seleccionamos en el

Asistente para consultas... el resultado final, después de hacer una tabla dinámica por

agrupaciones (mes y año) es el siguiente:



RECUERDE QUE:

Para elaborar la tabla dinámica por agrupaciones de mes y año es necesario que

ubiquemos en Etiqueta de fila el campo Fecha_Venta y luego nos ubicamos en

cualquier fecha y nos vamos por la ficha Opciones de la tabla dinámica y luego

hacemos clic en Agrupar campos, allí seleccionamos mes y año. De esta manera

generamos los meses y los años. Luego completamos la tabla ubicando el campoCantidad en el área de valores. Para que los años queden en las columnas,

simplemente pasamos el campo Año a Etiquetas de columna y listo.

Hasta el momento hemos aprendido el procedimiento para realizar un informe de

tabla dinámica con datos externos y utilizando campos de una sola tabla de la fuente

de datos. Ahora conoceremos como se hace cuando se requiere más campos que

están en diferentes tablas.

3.

¿Cómo obtener datos de campos de diferentes tablas a través de MS QUERY?

No todas las veces que necesitamos obtener datos de bases de datos de fuentes

externas los campos que necesitamos se encuentran en una sola tabla. Lo normal es

que debamos utilizar campos de varias tablas, lo que implica que nosotros debemos

conocer como se relacionan esas tablas, para que podamos obtener los datos



correctamente... vamos a ilustrar esta situación con la siguiente situación: nos han

solicitado que presentemos un informe a través de un gráfico y tabla dinámicos que

muestre el resultado de las cantidades vendidas por cada categoría.

Si recordamos en la tabla Tabla_Pedidos no aparece ningún campo de categoría. El

nombre de la categoría está en la tabla Tabla_Productos, significa entonces que

nosotros debemos relacionar estas dos tablas para que podamos obtener los datos

correctos... veamos cómo se hace...

Nos ubicamos en otra hoja disponible del libro en el que estamos trabajando, nos

vamos por la Ficha Datos y hacemos clic en la opción De otras fuentes y luego clic en la

opción Desde Microsoft Query...

Seleccionamos el origen de datos MS Access Database*, y hacemos clic en Aceptar



Luego ubicamos la carpeta donde se encuentra la base de datos, seleccionamos el

nombre de la base de datos y clic en Aceptar...

De la tabla Tabla_Productos seleccionamos el campo Categoría y lo ubicamos en el

área de Columnas en la consulta:



Luego seleccionamos de la tabla Tabla_Pedidos el campo Cantidad y lo ubicamos en el

área de Columnas en la consulta...

Con los dos campos seleccionados debería quedar así:



Procedemos a hacer clic en el botón Siguiente... Inmediatamente sale un mensaje,

como se muestra a continuación:

No nos debemos asustar... simplemente el Asistente de la consulta nos está

advirtiendo de que ha encontrado campos de diferentes tablas y que él no es capaz de

relacionar las tablas, solicita que nosotros manualmente definamos la relación entre

las dos tablas de donde seleccionamos los campos, es decir, la tabla Tabla_Productos y

la tabla Tabla_Pedidos las debemos relacionar. Veamos como...

Procedemos a hacer clic en el botón Aceptar del mensaje y deberá aparecer una

pantalla tal como la siguiente:



Estamos en el editor de consultas de Microsoft Query. En el recuadro rojo se

encuentran los menús que están disponibles y algunos botones que nos permiten, por

ejemplo, aplicar criterios a los campos seleccionados, entre otros.

En el recuadro verde está el área donde aparecen las tablas de donde seleccionamos

los campos para la consulta, para nuestro caso tenemos las tablas Tabla_Pedidos y

Tabla_Productos.

En el recuadro azul aparecen los campos que previamente seleccionamos para nuestra

consulta.

Recordemos que es necesario relacionar las dos tablas, para ello, vamos a tomar elcampo Referencia_Producto de la tabla Tabla_Pedidos y lo vamos a unir con el campo

Referencia de la tabla Tabla_Pedidos. Es muy sencillo... con clic sostenido en el campo

Referencia_Producto arrastramos el mouse hasta el campo Referencia de la otra tabla

y soltamos el clic... y listo quedan las dos tablas relacionadas por este campo, lo que

nos permitirá obtener los datos correctos de ambas tablas.

Quedaría de la siguiente manera:



¿Qué pasa si hacemos mal la relación?

La respuesta es muy sencilla, no tendríamos datos para nuestra consulta, esto se vería

reflejado en el recuadro azul pues allí aparecía vacío... un ejemplo a continuación:

No aparecen datos porque el campo Referencia_Producto de la tabla Tabla_Pedidos

no es común con el campo Descripción de la tabla Tabla_Pedidos.



Continuando con nuestro ejemplo... una vez realizada la relación entre las dos tablas,

hacemos clic en el menú Archivo...

Luego clic en la opción Devolver datos a Microsoft Excel... Inmediatamente aparece elsiguiente cuadro:



Como nosotros necesitamos hacer un informe de gráfico y tabla dinámicos, debemos

seleccionar la tercera opción y damos clic en el botón de Aceptar:

Después procedemos a elaborar la tabla dinámica... el resultado final sería así:

Podemos apreciar que tenemos el informe del gráfico dinámico y la tabla dinámica

para cada una de las categorías con sus respectivas cantidades vendidas.

Hemos aprendido los procedimientos para elaborar informes por medio de Microsoft

Query, obteniendo datos de fuentes externas y utilizando campos de diferentes tablas.

Para complementar los conceptos de Microsoft Query, revisemos detenidamente el

contenido de los dos vídeos de este capítulo, pues nos enseñarán a realizar filtros y

criterios de ordenación a los campos seleccionados para la consulta, como también

crear campos calculados dentro de la consulta.



Enlace de ampliación: Microsoft Query en Excel

Enlace de ampliación: http://exceltotal.com/microsoft-query-en-excel/

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

A continuación encontraremos algunas afirmaciones, de acuerdo a lo estudiado en este

capítulo, debemos responder si cada afirmación es verdadera o falsa.

1) Por medio de MS QUERY puedo acceder a bases de datos de otros programas como

Access. (V) ó (F). Respuesta: V

2) Las relaciones entre las tablas de los campos seleccionados dentro de la consulta las

realiza automáticamente Excel. (V) ó (F). Respuesta: F

3) Podemos seleccionar para una consulta por medio de MS QUERY campos de

diferentes tablas que estén en la base de datos que se esté accediendo. (V) ó (F).

Respuesta: V

4) El resultado de la consulta puede ser devuelto a Excel por medio de una tabla

dinámica. (V) ó (F). Respuesta: V

5) La opción de MS QUERY se encuentra dentro de la Ficha Revisar. (V) ó (F). Respuesta: F

BIBLIOGRAFIA

BESKEEN, DAVID. DUFFY, JENNIFER A. FRIEDRICHSEN, LISA. REDING, ELIZABETH E.

MICROSOFT OFFICE XP. MEXICO: THOMSON, 2004.

BERK, KENNETH N. CAREY, PATRICK. ANALISIS DE DATOS CON MICROSOFT EXCEL:

ACTUALIZADO PARA OFFICE 2000. MEXICO: THOMSON, 2001.

DAVILA LADRON DE GUEVARA, FERNANDO. HACIA LA INTELIGENCIA DEL NEGOCIO

CON EXCEL 2003. BOGOTA: POLITECNICO GRANCOLOMBIANO, 2005.

FRYE, CURTIS D. EXCEL 2010: PASO A PASO. MADRID: ANAYA, 2011.

GOMEZ G., JUAN ANTONIO. EXCEL 2010 AVANZADO. MEXICO: ALFAOMEGA, 2011.

ENLACES DE INTERÉS

Obtener datos externos a través de MS QUERY

Esta página describe el procedimiento para obtener datos que se encuentran en una

fuente de datos externa por medio de Microsoft Query.

http://exceltotal.com/microsoft-query-en-excel/





http://office.microsoft.com/en-us/excel-help/use-microsoft-query-to-retrieve-external-data-

HA010099664.aspx

PREGUNTAS FRECUENTES

1) ¿Es posible acceder a un computador que esté conectado a una red para acceder a

una base de datos a través de MS QUERY?

Si es posible siempre y cuando se tengan los permisos necesarios otorgados por el

administrador de la red para acceder al computador y a la base de datos. Con estos

permisos podría acceder a la base de datos sin inconvenientes.

2) ¿Puedo hacer informes de tablas dinámicas sin necesidad de tener físicamente la base

de datos, por medio de MS QUERY?

Definitivamente esta es una de las ventajas de utilizar Microsoft Query, pues nos

permite acceder a datos externos y realizar diferentes informes sin necesidad de tener

la base de datos en el libro de Excel.

3) ¿Qué pasa si los datos de la base de datos se actualizan y tenemos informes realizados

por medio de MS QUERY con esa base de datos?

Simplemente con actualizar los informes que tenemos, estos validarán si los datos han

cambiado y se actualizan todas las tablas y datos.

4) ¿Qué debemos hacer?, si necesitamos varios campos de diferentes tablas en una

consulta por medio de MS QUERY y no conocemos como se relacionan las tablas.

Debemos preguntar a la persona que conozca muy bien la base de datos para que nos

indique con qué campos se relacionan las tablas, pues de ello depende el éxito de la

consulta.

5) ¿Es posible seleccionar parte de los registros de una tabla por medio de MS QUERY?

Por medio de los filtros, se pueden seleccionar los registros que cumplan alguna

condición determinada.

http://office.microsoft.com/en-us/excel-help/use-microsoft-query-to-retrieve-external-data-HA010099664.aspx





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