Captulo 7 Administracin de la cadena de suministros.pdf

7/28/2019 Captulo 7 Administracin de la cadena de suministros.pdf

1/116

Ca 7:

Aac acaa


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En portada: Un hombre huye por la frontera. Catholic Relief Services responde a las

necesidades urgentes de los refugiados sudaneses en Chad, quienes huyen de la

intensicacin del conicto al occidente de Sudn, en la regin de Darfur. Fotografa

de Kevin Hartigan/CRS.

2012 Catholic Relief Services Asociacin de Obispos Catlicos de Estados Unidos

228 West Lexington Street

Baltimore, MD 21201 [email protected]

Descargue sta otras publicaciones de CRS en www.crsprogramqualit.org


3/116i

Contenido

Cap 7: Amsrac a caa smsrs ...............................1

Mapa prcs Cmpras .........................................................................2

Prps sa ga ......................................................................................3

Q fc smpa Cmpras? ...............................................................3

Rsm sa ga .......................................................................................3

Prcps ca ..................................................................................................5

Proceso empresarial de Compras 7.1: Planicacin................................... 11

Etapa 7.1.1: Planicacin de la demanda .........................................................12

Etapa 7.1.2: Planicacin del suministro ..........................................................16

Etapa 7.1.3: Equilibrio del suministro y la demanda ........................................20

Etapa 7.1.4: Red de logstica del plan ...............................................................23

Prcs mprsara Cmpras 7.2: F smsr ..................... 26

Etapa 7.2.1: Solicitud ..........................................................................................28

Etapa 7.2.2: Compra adquisicin .................................................................... 31

Etapa 7.2.3: Contratos ........................................................................................36

Etapa 7.2.4: Gestin de los envos ....................................................................39

Etapa 7.2.5: Gestin de pagos ...........................................................................43

Etapa 7.2.6: Gestin de proveedores ................................................................ 47

Prcs mprsara Cmpras 7.3: Sr ............................................. 50

Pas 7.3.1: Gs amacs ar ........................................... 51

Etapa 7.3.2: Distribucin ....................................................................................59

Etapa 7.3.3: Administracin de la ota .............................................................63

Prcs mprsara Cmpras 7.4: ifrms .......................................... 67

Etapa 7.4.1: Informes tenedura de libros ......................................................69

Listas de vericacin de cumplimiento para adquisiciones ....................... 72

Gsar............................................................................................................ 85

Rfrcas ..................................................................................................... 95Apndice A: Muestra de formulario de informe de inventario .........................96


4/116ii

Apndice B: Muestra de una carta de porte ..................................................... 97

Apndice C: Muestra de notas de bienes recibidos .........................................98

Apndice D: Muestra de informe de estado de bienes bsicos ......................99

Apndice E: Muestra de informe de estado del destinatario.........................100

Apndice F: Muestra de informe de suministro distribucin de

mosquiteros para camas ..................................................................................101

Apndice G: Muestra de la descripcin de funciones del encargado

de Compras .......................................................................................................102

Apndice H: Muestra de la descripcin de funciones del subencargado

de Compras .......................................................................................................104

Apndice I: Muestra de la descripcin de funciones del encargado

de Logstica EFR................................................................................................106


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CAptulo 7:

AdministrACin de lACAdenA de suministros

1

Misioneros del Centro para

Leprosos Gandhiji Prem Nivas

de la Caridad, cerca de Calcuta,

India, donde los pacientes reciben

tratamiento y aprenden a vivir

y trabajar con sus discapacidades.

Iniciado por la Madre Teresa

en 1958.

KARLGROBLPARACRS


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MAPA del PRoCeSo de CoMPRAS

mApA del proCeso de ComprAs

Planicacin

Prcs 7.1

p c acaa b q aa ca?

consultar la pgina 11

F smsr

Prcs 7.2

t aabc aa cc ca y ?

consultar la pgina 26

dspac

Prcs 7.3

Cmo maneja el fujo yaaca b?consultar la pgina 50

ifrms

Prcs 7.4

t a

q aaa a ca yac a?consultar la pgina 67


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propsito de estA guALas directrices presentadas en el presente documento son un compendio de las

descripciones comerciales de la administracin de la cadena de suministros (ACS),

los requisitos, las normas mnimas las mejores prcticas, tienen la intencin

de audar a la gerencia el personal de una organizacin en el desarrollo o

mejoramiento de sus polticas, procedimientos prcticas de ACS.

Las organizaciones interesadas en desarrollar o mejorar sus procesos comerciales,

polticas relacionadas procedimientos manuales usarn la informacin de esta

gua de diferentes maneras. Cada organizacin tiene su propia nica forma de

comprender, interpretar e implementar los procesos comerciales de la ACS.

Qu funCin desempeAComprAs?Todas las organizaciones tienen que comprar, almacenar y distribuir bienes,

materiales (productos) servicios para apoar sus actividades. Adems, las

organizaciones tienen que administrar y supervisar los productos cuando entran y

salen de su tienda o almacn.

Los componentes de la ACS (compras, transporte, almacenamiento gestin

de inventario) son procesos comerciales importantes que permiten a una

organizacin optimizar el valor de los recursos gastados en los bienes servicios.

La administracin ecaz de los recursos a travs de slidos procesos de compras,

almacenamiento gestin de inventario contribue al logro de las metas operativas

estratgicas de un proecto una organizacin. Los procesos de ACS ecientes

ecaces muestran profesionalismo, cumplimiento, equidad, conabilidad

transparencia a las personas asociadas con la organizacin (miembros, donadores,

destinatarios, autoridades locales el pblico en general). Por ende, la ACS exige

una considerable atencin.

No existe una manera correcta de establecer polticas procedimientos de ACS.

Factores como el tamao de la organizacin, la disponibilidad de los proveedores

para suministrar los bienes servicios necesarios, el ujo de efectivo el crdito

de la organizacin inuen en el enfoque de la organizacin sobre la funcin de

compras. El tamao de la organizacin tambin afecta la elaboracin de polticas

procedimientos de ACS.

resumen de estA guAEsta gua trata de la compra de bienes, materiales servicios el almacenamiento administracin de los inventarios. Se subdivide en cuatro secciones: planicacin,

fuente de suministros, surtido e informes. Cada una de estas secciones se relaciona

con informes especcos requisitos de tenedura de libros.


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los pilAres de lA ACs

PlAn

Planicar la demanda

Planes operativos

Proyectar la demanda

Validar la proeccin de la demanda

Planicacin del

Proyectar el suministro

Validar la proeccin del suministro

Equilibrio del suministro y la demanda

Colaboracin con proveedores

Igualar el suministro y la demanda

Identicar brechas

Resolver diferencias

Red de logstica del plan

Disear redes

Planicar el almacn

Planicar transporte

Fuente

Solicitud

Generar solicitud

Evaluar inventario

Compra

Solicitud de cotizaciones

Anlisis licitacin

Crear orden de compra

Gestin de envos

Obtencin de transporte de entrada

Recepcin en el puerto aduanas

Transporte al almacn

Gestin de pagos

Procesar las facturas de los proveedores

Gestin de proveedores

Administracin de proveedores donadores

Administracin del contrato

Administracin del catlogo los artculos

deSPAChAR

Almacn e inventario

Recibir

Eliminacin

Organizar almacenar

Escoger, hacer kits, empacar

Conteo cclico

Supervisin del nivel de existencias

Manejo de la antigedad del inventario

Devolucin reacondicionamientode materiales

Gestin de activos

Distribucin

Entrega de ruta y calendario

Recepcin en destino

Administracin de ota

Administracin de ota

Registros de mantenimiento

inFoRMeS yviSibilidAd

Informes Administracin de actividades Rastreo localizacin

El primer pilar de la ACS contiene secciones que se centran en los procesos

principales de planicacin de la ACS, los cuales incluen planicacin de la

demanda, planicacin del suministro, equilibrio de suministro, demanda

planicacin de logstica.

El segundo pilar contiene secciones que se centran en los procesos defuentes de suministro de la ACS e incluen solicitudes, compras, gestin

de proveedores, administracin de las donaciones, gestin de los envos

gestin de los pagos.


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El tercer pilar se centra en los procesos de surtido, con secciones sobre

almacenamiento, gestin de inventario distribucin gestin de activos.

Los informes se utilizan en los tres pilares para facilitar las transiciones y

permitir la comunicacin.

Se recomienda utilizar la herramienta de evaluacin IHECO (consultar el

captulo 2) los cuestionarios del pilar (los cuales se encuentran al inicio de

cada seccin) antes de leer la gua, para seleccionar las secciones pertinentes

a cada organizacin o usuario. Dependiendo de las necesidades de la

organizacin, podra no ser necesario leer todas las secciones o captulos.

prinCipios ClAve1. Dscrpcn gnra d s prncps cav

El proceso de la ACS se gua por principios que ofrecen orientacin. Cuando se

aplican debidamente, llevan a las mejores prcticas en el proceso de la ACS.

Los principios incluyen:

a. Cmpvdad, ransparnca aprra

Las actividades de compras se llevarn a cabo de una manera imparcial

abierta, usando procesos de compra transparentes y abiertos, sondeandoadecuadamente el mercado, evitando especicaciones sesgadas

tratando a todos los proveedores de manera uniforme y equitativa para

que los posibles proveedores donadores puedan tener conanza en el

resultado del proceso de compras

b. Relacin costo-benecio

Las agencias deben procurar resultados de compras con una buena relacin

costo-benecio (p. ej., sopesando los benecios de la compra contra su costo),

mediante la consideracin de los siguientes factores:

i. La compra satisface las especicaciones

ii. Garanta de calidad

iii. Capacidad del proveedor (p. ej., sus habilidades administrativas tcnicas)

iv. Las ventajas de comprar localmente, lo cual puede incluir benecios

como mejores tiempos de entrega, soporte y servicio locales y la

disponibilidad de piezas de repuesto

c. Cmpmn d ds s rss gas rgacns

Todas las compras se harn de conformidad con las regulaciones legales

de la jurisdiccin acatarn todas las regulaciones de los donadores.


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d. Cnrs nrns mddas d admnsracn d rsg

En la medida de lo posible, se establecern mecanismos de control interno

medidas de administracin del riesgo para proteger los recursos. Esto se

trata con maor detalle ms adelante.

e. Conicto de intereses

La organizacin su personal evitarn en todo momento situaciones en

las que los intereses privados puedan entrar en conicto, se pueda pensar

razonablemente que entran en conicto, o que tengan la posibilidad de

entrar en conicto, con el mandato de la organizacin. Esto se trata con

maor detalle ms adelante.

f. Rasr

Cada producto que ingresa en la cadena de suministros tiene que ser

registrado individualmente y permanecer plenamente localizable durante

toda la cadena, desde la planicacin hasta los informes posteriores a la

distribucin.

g. Rndcn d cnas

Las organizaciones tienen que garantizar que pueden rendir cuentas de

todos los bienes y servicios que compran, almacenan, distribuyen o usan.

Los informes regulares son necesarios para proporcionar a las personas

relacionadas con la organizacin una imagen clara de la situacin de la

cadena de suministros. Todos los procesos la informacin estn sujetos a

auditora.

2. Prncps cav: Cnrs nrns daads

a. Cncps scs d s cnrs nrns

Los empleados que realizan las transacciones comerciales a nombre de la

organizacin ocupan una posicin de conanza que exige que sus acciones

sean regidas por las normas ms altas de conducta personal comercial.

La organizacin no compra productos ni servicios para uso personal de sus

empleados, excepto en virtud de programas especcos aprobados por la

junta directiva. Todas las transacciones deben llevarse a cabo para el exclusivo

benecio de la organizacin su misin.

. Rss mnms d cnr nrn d a ACS

Existe una matriz de autoridad de aprobacin todas las solicitudes

rdenes de compra son aprobadas conforme a la matriz.

Ha una separacin de deberes entre las diferentes funciones.

El conicto de intereses se declara se maneja.

En pueblos lejanos dela zona de Du Lana

en Afganistn CRS haestablecido 64 escuelas.

La maora de ellas sonpara nias, quienes

tradicionalmente

no recorren largasdistancias fuera de sus

pueblos para llegar a lasescuelas del gobierno.

LAURASHEAHEN/CRS


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Los regalos, las donaciones las graticaciones se manejan en el

mejor inters de la organizacin la tica de compra. Una persona no aprueba sus propias solicitudes ni reembolsos.

c. Sparacn d drs

Es posible que el personal no tenga sucientes miembros para mantener

una plena separacin de deberes. El nivel mnimo de separacin de

deberes es como sigue:

lA PeRSonA Que no debe

prepara una solicitud de compra aprobar esa solicitud de compra

enva una solicitud de cotizacin dirige la reunin del comit de licitacin recibir la cotizacin de la compra

prepara una orden de compra aprobar esa orden de compra

emite una orden de compra recibir los bienes


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d. Marz d cnr nrn

3. Prncps cav: Nrmas cas cdgs d cndca daads

Las normas ticas las polticas del cdigo de conducta incluen una

declaracin de principios ticos, prcticas conductas esperadas adoptadas

por la organizacin. Esas normas cdigos dieren de una organizacin a

otra, pero por lo general establecen prcticas ticas procedimientos para

el manejo de los conictos de intereses, los regalos las graticaciones, la

condencialidad la precisin de la informacin.

ReAS de ContRol objetivoS de ContRol ACtividAdeS de ContRol

Sc cmpra prcs aprac

Las compras sontransparentes.

Se pone en prctica una clusula de Conicto de intereses.Los compradores los miembros del comit de licitacin tienenque declarar toda circunstancia en la cual exista un conicto deintereses.

Los artculos que se van acomprar son nicamente parauso de la agencia y su comprano se induce por requisitos deuso personal.

Las transacciones son revisadas y aprobadas por una personaautorizada para esa tarea, deben tener un propsito comercialvlido, deben ser apropiadas para las cuentas a las cuales secargan (p. ej., departamento, fuente de nanciamiento, cuentanatural o proecto). Se pone en prctica un cuadro de autoridad lassolicitudes se aprueban conforme a la autoridad.

Existe una separacin apropiada de deberes entre la persona queinicia, prepara y aprueba.

Todos los artculos comprados se reciben antes de que el pago seaautorizado, a menos que exista un acuerdo de pago anticipado.

Las facturas nicas nunca se pagan ms de una vez. Los pagosnales por los bienes solamente se efectan cuando han sidorecibidos totalmente y los procesos de control garantizan que nohaa una duplicacin en el pago.

Se establece un comit de licitacin.

Pag c cFazas

Los pagos se efectan trascompletar un proceso decompras de conformidad conel acuerdo con el proveedor.

Las facturas nicas nunca se pagan ms de una vez. Los pagos porlos bienes solamente se efectan cuando han sido recibidos losprocesos de control garantizan que no haa una duplicacin en elpago. Los pagos se efectan sobre la base de la orden de compraoriginal y las notas de bienes recibidos.

Existe una pista de auditoraadecuada.

Cada comprobante de pago se relaciona con el registro de compra se controla con una pista de auditora vlida. Cada pago debecontener un nmero de solicitud.

Mam rgsrs

Los registros se guardan y seconservan de conformidad conlos requisitos legales locales.

Existe un procedimiento ocial de archivo, los archivos seconservan de acuerdo con el procedimiento. El procedimiento deneel proceso de ponerles nombre, el perodo de retencin, el lugar el

contralor de los archivos.

Los archivos se destruen bajo la debida supervisin con lasaprobaciones adecuadas.

Todos los archivos se respaldan segn sea apropiado.


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Mientras se esfuerzan por cumplir la misin de la organizacin, es

responsabilidad de todos los que participan en las actividades de la ACS

trabajar para mantener el buen nombre de la organizacin, mantener buenas

relaciones entre la organizacin sus proveedores de bienes servicios,

recordar que los contactos personales son, en gran medida, la base de la

opinin que tienen los proveedores de bienes servicios de la organizacin.

a. Nrmas cas

En sus contactos personales con las partes externas, cada empleado

representa a la organizacin debe reejar dar a conocer el inters las

necesidades de todas las unidades funcionales de la organizacin. Todos

los empleados deben adherir a las siguientes prcticas ticas:

Considerar primero el inters de la organizacin observar sus polticas

establecidas, en todas sus transacciones.

Ser receptivo al asesoramiento competente de parte de colegas y

guiarse por ese asesoramiento sin perjudicar la responsabilidad del

cargo.

Comprar sin prejuicio, evitando toda prctica que pueda impedir una

competencia justa mientras procura obtener la maor relacin costo-

benecio. Exigir el pleno cumplimiento de la legislacin o los requisitos

administrativos comerciales correspondientes a todas las partes que

procuran proporcionar bienes servicios a la organizacin.

Exigir honestidad en la comercializacin otras declaraciones hechas a

la organizacin, a sean escritas, orales o en la forma de muestras del

producto.

Participar en los programas de desarrollo profesional para mejorar el

conocimiento el desempeo comerciales.

Adoptar la honestidad y trabajar para ella, y denunciar toda forma de

prctica comercial indebida.

Proporcionar una recepcin pronta corts a todos los que se

comunican con la organizacin con nes comerciales legtimos.

Asesorar y cooperar con todas las unidades funcionales en el

desempeo de sus deberes de ACS.

b. Conictos de intereses

Se espera que las personas que participan en las actividades de ACS

estn libres de intereses o relaciones que sean posiblemente perjudiciales

para el bienestar de la organizacin. Los empleados que tengan dichos

intereses o relaciones deben revelarlos antes de representar a la

organizacin ante las partes con las cuales tengan tal relacin.


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Los empleados no participarn en ninguna actividad ni decisin que

implique un conicto real o posible de intereses, a menos que la actividad

o decisin haa sido preaprobada por la gerencia de la organizacin. Si se

ha otorgado tal aprobacin, todos los trminos o condiciones elaborados

por la gerencia de la organizacin respecto a dicha actividad o decisin

deben cumplirse.

Para conocer maores detalles sobre los conictos de intereses, remtase a

la gua de cumplimiento (captulo 2).

c. Regalos y graticaciones

Al audar a lograr los intereses de la organizacin, ningn empleadodebe usar su autoridad en el puesto para benecio personal. Con el n

de preservar la imagen e integridad del empleado la organizacin, la

gerencia de la organizacin debe trazar polticas para la aceptacin

revelacin de regalos, muestras favores de ndole comercial.

Adems, no deben aceptarse prstamos de partes que tengan posibles

tratos con la organizacin, a menos que dichas partes estn en el negocio

de otorgar prstamos a las personas (p. ej., un banco o cooperativa de

crdito).

d. Condencialidad y precisin de la informacin

La maora de las transacciones que se relacionan con actividades de

la ACS son de naturaleza condencial deben ser tratadas como tales,

sobre todo en lo que respecta a los proveedores. Se considera poco tico,

as como perjudicial para la reputacin de la organizacin, permitir que la

informacin sobre la cotizacin de un proveedor se pase a otro proveedor.

La informacin dada en el curso de la participacin de una persona en la

actividad de la ACS debe ser veraz equitativa no puede estar diseada

para engaar ni hacer tergiversaciones.


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proCeso empresAriAl de

ComprAs 7.1 plAnifiCACindeSCRiP Ci n del P Ro CeSo

La planicacin de compras la administracin de la cadena de suministros

se reeren a la proeccin de bienes servicios, a sea para uso interno o para

distribucin a usuarios nales externos, tales como beneciarios de un programa

de distribucin de alimentos. El proceso determina la proeccin del suministro:

cunto se necesita, con qu especicaciones exactas cundo dnde los bienes

servicios sern necesarios. Tambin determina dnde cundo obtener losbienes servicios cunto inventario se debe tener. El proceso de planicacin

requiere una buena comprensin de la red logstica las limitaciones de la

cadena de suministros, tales como el espacio de almacenamiento, las opciones

de transporte, los tiempos de espera, los niveles ptimos de inventario, etc.

Cada cadena de suministros tiene que ser planicada en detalle para evitar

problemas durante la implementacin. Los problemas que ha que eliminar

o reducir al mnimo son, entre otros, las estimaciones imprecisas de las

necesidades, los malos tiempos de entrega, la denicin deciente de las

especicaciones necesarias, la capacidad de almacenamiento insuciente oexcesiva los atascos o interrupciones en la distribucin. Un proceso de cadena

de suministros bien planicado garantiza que se entreguen los bienes servicios

correctos en el momento y en el lugar en que se necesitan.

Flujo de P Ro CeSo

proCeso 7.1 plAnifiCACin

Planicacin de la

maa7.1.1

Planicacin del

smsr7.1.2

Equilibrio del

smsr amaa

7.1.3

ic prcs

F prcs

R gsca

pa7.1.4


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etAPA 7.1.1 PlAniFi CACin de lA deMAndA

noMbRe de lA etAPA PlAniFiCACin de lA deMAndA

nmr a apa 7.1.1

isms 1. Datos internos (planes operativos, proeccionesde los participantes en el programa, distribucionesreales, inventario, suministros entrantes,proecciones de demanda previas, especicacionestcnicas para productos usados con frecuencia,proecciones de ingresos)

2. Datos externos (informacin de la situacin del

mercado actual, polticas directrices nacionales,requisitos de donadores, condiciones ambientales,transporte capacidad de almacenamiento)

Prcs 1. Proyecciones de bienes, materiales y serviciosrequeridos

Rs a rgazac 1. Los gerentes de presupuestos y programas dirigen elproceso de planicacin de la demanda

2. Los directores ejecutivos aprueban las proyeccionesde la demanda

3. Los funcionarios de Logstica proporcionaninformacin logstica

4. Consideracin de los registros de proveedores decompras y suministros anteriores

5. Los donadores proveen informacin sobre losposibles recursos

Ps grac 1. Unidad de Finanzas: asignacin de presupuesto disponibilidad de fondos

2. Unidad de Compras: informacin previa de suministro3. Unidad de Logstica: informacin de logstica e

inventario, calendarios usuales de entrega4. Movilizacin de recursos: informacin sobre las

proyecciones de recursos

Rsm Todas las reas funcionales programticas de laorganizacin tienen que hacer proecciones realistaspara sus necesidades de suministro. Las proyeccionestienen que estar consolidadas en un plan de demanda yaprobadas por la direccin de la organizacin.

La planicacin de la demanda garantiza que la organizacin utilice un proceso

formal para la proeccin validacin de sus requisitos de bienes servicios para

la implementacin del programa. Los planes de demanda ideales hacen una

proeccin realista de qu cunto se necesita, cundo dnde, para qu plazo

especco (como un perodo contable o ciclo de proecto). Para lograr esto, siga

las subetapas que aparecen en el diagrama de abajo:


17/11613

Se puede iniciar un proceso de planicacin de la demanda en respuesta a

a. la aprobacin de un proecto o programa, o

b. la actualizacin anual de un proecto o programa.

Cada equipo de programa o proecto el rea funcional de la organizacin tienen

que revisar sus objetivos para el perodo de planicacin (por lo general, un ao)

en colaboracin con el gerente del programa o de presupuesto para determinar

los bienes servicios necesarios para lograr los objetivos para el perodo.

La denicin de los bienes servicios necesarios se elabora aun ms

determinando cundo dnde se necesitan los bienes servicios, las

especicaciones exactas de lo que se necesita. Este ejercicio es el paso inicial en

la planicacin de la demanda da como resultado el proceso de la demanda.

Cada equipo de programa rea funcional tiene que comunicarse con las

unidades de Finanzas movilizacin de recursos respecto a la asignacin a la

disponibilidad de presupuesto fondos; la informacin tambin se compartir con

el departamento de Suministros para la planicacin del suministro.

Las unidades de Compras Suministros proporcionan informacin detallada del

producto en funcin de la experiencia de suministro previa de toda informacin

de la situacin actual del mercado requerida, as como tambin de los posibles

desafos respecto a los productos incluidos en el plan.

La unidad de Gestin de Inventario proporciona informacin sobre la capacidad

de distribucin la gestin de inventario para el movimiento, manejo,

almacenamiento rendicin de cuentas de las entradas.

La unidad de Manejo de Logstica ofrece informacin logstica asistencia para laproeccin de los requisitos de los productos, tiempos de espera de las entregas

calendarios.

Llevar a cabo laevaluacin

Proporcionarcomentariosconstructivos

sobre elpresupuesto

Determinar elrequisito por

ubicacin

Tiempo para proyectar

Compilar laevaluacin

Garantizar un proceso

de estandarizacinde bienes

Determinar lospresupuestosdisponibles

Basar la demandaen presupuestos

de evaluaciny bienes

estandarizados

Preparar el plande la demanda

Presentar el

plan de lademanda


18/11614

La planicacin de la demanda est completa cuando la determinacin o

proeccin se racionalizan sobre la base de informacin presupuestaria

limitaciones de la cadena de logstica o suministros.

ReQuiSitoS CoMeRCiAleS

1. Caracrscas prncpas

El plan integra fuentes existentes de datos a travs de hojas de clculo u

otra tecnologa.

Permite la adicin de planes multidepartamentales.

Ofrece un anlisis de datos simple directo clculos respaldados por las

hojas de clculo otra tecnologa.

El plan permite la comparacin de situaciones alternativas de conformidad

con las variaciones en la cantidad de participantes del programa, los

parmetros de los productos, las proecciones de nanciamiento las

condiciones del mercado.

Proporciona valores nancieros para nes de denicin de presupuesto.

El plan entrega datos agregados y no agregados.

2. Rss mnms

Todas las fuentes de informacin se comprueban para vericar la precisin se hace referencia a ellas claramente.

La planicacin la proeccin colaboran entre s cuando es apropiado para

garantizar la armonizacin racionalizacin en todas las reas funcionales.

Se utilizan mtodos apropiados para desarrollar proecciones minuciosas

especicaciones de productos.

Se dene un calendario de proeccin; el cumplimiento del calendario es

riguroso.

Se llevan a cabo planicaciones revisiones frecuentes.

3. Mjrs prccas

Se asigna la responsabilidad especca de la funcin de planicacin

proeccin.

Las metodologas de proeccin se aprueban se documentan como

procedimiento operativo estndar (POS).

Se usan slidos datos internos de la situacin actual del mercado

para elaborar una proeccin operativa a largo plazo, que inclue

especicaciones tcnicas minuciosas de todos los productos utilizados, losniveles de inventario actuales precisos que se estn utilizando los datos

del proveedor actual.


19/11615

Existe un proceso estructurado y formal para recopilar y analizar datos

internos e informacin de la situacin actual del mercado provenientes de

varias fuentes.

La informacin de la situacin actual del mercado, los datos internos las

suposiciones de proeccin se validan actualizan regularmente.

Existe un intercambio de informacin en tiempo real entre las funciones de

la cadena de suministros.


20/11616

etAPA 7.1 .2 PlAniFi CACin del SuMiniS tRo

noMbRe de lA etAPA PlAniFiCACin del SuMiniStRo

nmr a apa 7.1.2

isms 1. Donador nuevo o informacin del subsidio2. Proeccin de la demanda3. Base de datos maestra del proveedor4. Informacin de mercado o base de datos de los

proveedores

Prcs 1. Proeccin del suministro

2. Calendario de pedidos3. Informe de brechas4. Plan de inventario5. Plan de contingencia

Rs a rgazac 1. Los gerentes de logstica dirigen el proceso2. Los gerentes de presupuesto o de los programas

revisan aprueban el proceso de planicacin delsuministro

3. Los proveedores proporcionan informacin tilpara el proceso de planicacin, como las fechasde suministro ms prximas, la disponibilidad demateriales, etc.

4. Los donadores proporcionan informacin sobre losposibles recursos

Ps grac 1. Programa: se comunica con el equipo de suministropara obtener informacin sobre disponibilidad,especicaciones, etc.

2. Compras: proporciona informacin, datos de lasituacin actual del mercado posibles desafos paralos productos incluidos en el plan

3. Manejo de inventario logstica: proporcionainformacin sobre la cadena de suministros losrequisitos de inventario

4. Gestin nanciera presupuestaria: planicacin depresupuesto, vericacin de asignacin de costos pericia contable

Rsm Las organizaciones tienen que tener un plan desuministros aprobado para responder a las necesidadesde bienes, materiales y servicios si quieren lograr unaeciente implementacin del programa.

La planicacin del suministro garantiza que la organizacin utiliza un sistema

formal a travs del cual el suministro satisface la demanda de la organizacinpor bienes, materiales servicios; mantiene una existencia mnima de los

productos que se necesitan regularmente, y tiene un sistema para equilibrar las

uctuaciones de la demanda estacional de emergencia. Para lograr esto, siga

las subetapas que aparecen en el diagrama de abajo:


21/11617

El espacio delalmacn secalcula junto

con el espacioopcional

Prediccin dela demandaproyectada

La base de datosde proveedores se

mantiene y actualizaconstantemente

Tiempo para proyectar

Plan actualizadode suministro

Equilibrio delsuministro y la

demanda

Al momento de planicar la demanda (Etapa 7.1.1), los equipos de cada rea

funcional tienen que comunicarse con el equipo de administracin de la cadena

de suministros para obtener informacin sobre la especicacin del producto,

la disponibilidad, la experiencia previa con fuentes de suministro, los posibles

cuellos de botella y las ventajas de las diferentes proyecciones.

El equipo de administracin de la cadena de suministros debe proporcionar al

equipo de planicacin de la demanda informacin respecto a la experiencia

previa de suministro todos los datos de la situacin actual del mercado que se

requieran, as como tambin los posibles desafos relacionados con los productosincluidos en el plan.

La informacin sobre la capacidad de gestin las limitaciones del inventario

proporcionar una buena base para planicar el ujo del suministro, los

calendarios de entrega despacho, la frecuencia, los tamaos de los lotes los

requisitos de manejo.

La unidad de Finanzas debe proporcionar la informacin necesaria sobre

presupuesto ujo de caja para garantizar un gasto oportuno realista en los

bienes, materiales y servicios.

Muchas veces, la planicacin de la demanda del suministro (Etapa 7.1.1 y

Etapa 7.1.2) se realizan en forma simultnea como un esfuerzo cooperativo

de toda la organizacin. Esto da como resultado un ejercicio de equilibrio de la

demanda y el suministro (Etapa 7.1.3).



otra tecnologa.

El plan permite la agregacin de los requisitos de suministro de variosdepartamentos.

El equipo puede calcular pedidos mnimos mximos sobre la base de

proyecciones de demanda por bienes, materiales y servicios requeridos.

El doctor Jon Fielderdel Hospital Kijabeconsulta con otromdico el expedientede un paciente. Eldoctor Fielder estestrechamenterelacionado con elcentro del Consejo yPruebas Voluntarias

en el hospital, pormedio del cual msde 300 pacientesreciben medicamentosantirretroviralesbrindados por PEPFAR.

DAVIDSNy

DER/CRS


22/11618

El plan incorpora tiempos de espera (proveedor, tiempo de distribucin,

liquidacin en aduanas, etc.) dentro de la proeccin del suministro.

El plan considera los niveles actuales de existencias, las rdenes de compra

en progreso las entregas en trnsito.

Ofrece informes sencillos directos que contienen un calendario de

compras recomendado para las proyecciones a corto, mediano y largo plazo

de los bienes, materiales y servicios requeridos respaldado por hojas de

clculo u otra tecnologa.

Con la informacin de la situacin actual del mercado la base de datos

de los proveedores se puede distinguir las limitaciones de la distribucin

para determinar cundo, dnde cmo se adquirirn almacenarn

los productos (p. ej., capacidad, recursos, espacio de almacenamiento,

condiciones de manejo, vida til, etc.).

2. Rss mnms

Se asigna la responsabilidad especca de la funcin de planicacin

proeccin.

Se comprueba la precisin de todas las fuentes de datos.

Los procesos de planicacin del suministro se aprueban se documentan

como procedimiento operativo estndar (POS).

Se utiliza informacin slida de la situacin actual del mercado de los

proveedores para hacer proyecciones a corto, mediano y largo plazo de los

bienes, materiales y servicios requeridos.

3. Mjrs prccas

Se elabora y mantiene una lista de proveedores o base de datos que utiliza

hojas de clculo u otra tecnologa.

Se desarrolla un proceso estructurado y formal para recopilar y analizar

informacin de la situacin actual del mercado los proveedoresproveniente de varias fuentes.

Asignar responsabilidades separadas para el mantenimiento de la

informacin de la situacin actual del mercado la base de datos de

proveedores.

La informacin sobre la situacin actual del mercado los proveedores se

valida y actualiza regularmente.

Se realiza un intercambio de informacin en tiempo real entre las funciones

de la cadena de suministros.

Los productos se clasican se disea una estructura de cdigos de

cuentas para logra una fcil identicacin comunicacin por parte de los

usuarios.


23/11619

Los requisitos de bienes, materiales servicios se equilibran con los lmites

de la capacidad de almacenamiento y transporte, los niveles de inventario y

los calendarios de la cadena de suministros.

Se calculan la capacidad de almacenamiento y transporte y se investigan y

documentan continuamente otras opciones para aumentar la capacidad.

Mantenimiento de sistemas de advertencia temprana para detectar

amenazas a la cadena de suministros y tendencias adversas dentro de la

cadena de suministros.

Se mantienen relaciones regulares, positivas y transparentes con los

proveedores clave designados.


24/11620

etAPA 7. 1 . 3 eQuil ib Rio del SuMiniStRo y lAdeMAndA

NoMbRe De lA etAPA equilibRio Del SuMiNiStRo y lA DeMANDA

nmr a apa 7.1.3

isms 1. Plan de la demanda2. Borrador de proeccin del suministro3. Informacin presupuestaria recaudacin de fondos4. Informacin de proveedores

Prcs 1. Suministro de compras proceso de distribucin del

consumo2. Informe conciliacin de la brecha de suministro

Rs a rgazac 1. El funcionario de Compras prepara el calendariode los materiales conforme a las necesidades deplanicacin

2. Los gerentes de presupuesto y de programas revisan aprueban el proceso de planicacin

3. Un funcionario ejecutivo de la organizacin o la juntade directores aprueban el proceso

4. El funcionario de Finanzas proporciona informacin aportes al proceso de proeccin

5. El funcionario administrativo facilita la funcin desuministro

Ps grac 1. Funcionario de Finanzas: Alinea la planicacinnanciera con el proceso de Compras

2. Funcionario administrativo: Lleva a cabo laseleccin oportuna del proveedor de servicios las contrataciones; maneja la administracin decontratos

Rsm El proceso de demanda consolidado en toda laorganizacin alineado con el presupuesto tiene queanalizarse y ajustarse para satisfacer las limitaciones

de la administracin de la cadena de suministros permitir la racionalizacin eciencia en el suministro,almacenamiento, manejo distribucin o uso.

Una vez que las necesidades del proecto de la organizacin se han estimado

a travs de la planicacin de la demanda, las opciones de suministro se

han identicado a travs de la planicacin del suministro, los dos elementos

tienen que alinearse para que la planicacin del suministro sea completa.

En la prctica, a menudo la planicacin del suministro su equilibrio con lademanda se hacen simultneamente como un esfuerzo de equipo entre los

departamentos solicitantes y la unidad o el funcionario de Compras. En este


25/11621

Los planes de demanda y suministro tienen que ajustarse y equilibrarsemediante una colaboracin multifuncional a nivel de la organizacin o del

proyecto para completar el proceso de compras y suministro.

El funcionario de Finanzas debe participar en las deniciones del proceso

de compras suministros para permitir una planicacin adecuada de los

recursos nancieros apoar el proceso de compras (sobre todo el pago a

los proveedores de servicios a los vendedores).

El funcionario administrativo debe estar informado del proceso y analizarlo

con el funcionario de Compras para saber en qu momento participanlos diferentes proveedores de servicios (como los transportistas) en el

proceso de compras entrega, as como tambin la cantidad de espacio

de almacenamiento que se va a requerir. Esta informacin permitir la

seleccin oportuna de los proveedores de servicios su contratacin.



otra tecnologa.

Permite la colaboracin entre las funciones de la organizacin para lograruna planicacin eciente.

El plan ofrece un anlisis de datos simple directo clculos respaldados

por hojas de clculo u otras herramientas.

caso, el proceso de planicacin del suministro descrito antes(Etapa 7.1.2)

es una etapa terica. Para lograr esto, siga las subetapas que aparecen en el

diagrama de abajo:

Actualizarel plan desuministroen funcindel espacio

opcionaldisponible en

la base dedatos de losproveedores

Ajustar laproeccin de la

demanda

S

No

Tiempo paraproyectar

Aprobar el plande demanda y

suministroS

S

Se puedepresupuestar odonar espacio

adicional?

Trabajar en fondosadicionales paranes de espacio

Buscar msproveedores

NoEs adecuada la

base de datos de losproveedores?

Plan de demandaproyectada

Es adecuadoel espacio?


26/11622

Permite la comparacin entre situaciones alternativas de acuerdo con las

variaciones en las proecciones de nanciamiento, entorno de logstica o

condiciones del mercado.

Entrega datos agregados y no agregados.

2. Rss mnms

La responsabilidad del proceso especco se asigna para el equilibrio de

las funciones de demanda y suministro.


Los procesos de equilibrio del suministro y la demanda se aprueban y se

documentan como procedimiento operativo estndar (POS). El plan tiene en cuenta las uctuaciones en los ciclos de demanda

suministro y las condiciones del entorno operativo1.

El proceso debe ser aprobado por el funcionario ejecutivo y los gerentes

de programas o presupuesto.

3. Mjrs prccas

Los gerentes tienen plena visibilidad de la demanda y el suministro

durante el perodo de planicacin deseado.

Existe exibilidad capacidad de respuesta ante el equilibriosuministro-demanda.

El plan ofrece opciones para satisfacer la demanda sobre la base de

condiciones operativas dinmicas.

Se consideran se identican los artculos de sustitucin las opciones

alternativas de fuente y entrega.

Los usuarios tienen opciones prcticas para compartir con las partes

interesadas, colegas otros interesados. (Es preferible que el ejercicio

de equilibrar el suministro con la demanda se lleve a cabo usando un

documento electrnico como Excel).

1 Por ejemplo, la adquicisin de medicamentos antipaldicos debe tomar en cuenta los puntos crticos nocrticos de la infeccin; la adquicisin de productos agrcolas debe tomar en cuenta que los precios son msbajos inmediatamente despus de la cosecha; la adquicisin de materiales para zonas que son difciles deacceder durante la temporada de lluvias necesita tomar este hecho en consideracin.


27/11623

etAPA 7.1 .4 Red de loGStiC A del PlAn

noMbRe de lA etAPA Red de loGStiCA del PlAn

nmr a apa 7.1.4

isms 1. Proceso2. Calendario de pedidos3. Plan de inventario4. Plan de contingencia5. Transacciones histricas (envos)6. Mantenimiento de registros del espacio de

almacenamiento

Prcs 1. Anlisis de mercado de los almacenes2. Anlisis de mercado del transporte3. Informe de la situacin de las instalaciones de

almacenamiento: ubicacin, tamao, distribucin,capacidad, costos, rendimiento, condiciones deseguridad, etc.

4. Informe de la situacin del transporte: ubicacin,capacidad condicin

5. Plan de reduccin del riesgo: seguridad,mantenimiento, fumigacin, control de plagas, etc.

6. Contrato de transporte7. Contrato con el almacn

Rs argazac

1. El gerente de presupuesto o programa proporcionalas entradas

2. El gerente de Logstica dirige el proceso3. El gerente de ota proporciona las entradas al

gerente de Logstica

Ps grac 1. Planicacin del programa2. Compras3. Gestin del inventario4. Gestin de logstica5. Gestin de presupuestos

Rsm Basndose en el proceso de compras suministro, elequipo de administracin de la cadena de suministrostiene que planicar con detalle las condiciones fsicasbajo las cuales se lleva a cabo el proceso.

La planicacin de logstica abarca la planicacin del transporte el

almacenamiento. Incluye determinar las ubicaciones de los almacenes, su

capacidad condiciones, lo cual inclue la distribucin estructural, la seguridad

el acceso. Tambin inclue planicar la forma en que se van a entregar los

productos en los puntos de distribucin previstos cmo hacerlo a tiempo.


28/11624

Cuando se aprueba el proceso, las actividades fsicas de transaccin, as como

las condiciones para la realizacin del proceso, tienen que ser planicados

minuciosamente por las unidades encargadas de la cadena de suministros y las

compras. Esto inclue la identicacin evaluacin detalladas de los almacenes

otras instalaciones de almacenamiento, as como la identicacin preliminar

de los proveedores de servicios y los vendedores.

La planicacin de logstica tambin inclue planes detallados paso a paso de

compras, suministro, recepcin, despacho desde el almacn distribucin, un

plan de administracin de ota transporte, un plan de informes de la ACS

anlisis planicacin de las necesidades de personal contratos.



otra tecnologa.

Ofrece un anlisis de datos simple directo clculos respaldados por las

hojas de clculo otra tecnologa.

El plan permite la comparacin entre situaciones alternativas de acuerdo

con las variaciones en las variables de almacenamiento y transporte.

Inclue realizar anlisis de capacidad ubicacin de las instalaciones con

consideraciones de costos.

Inclue realizar anlisis de capacidad las necesidades de transporte con

consideraciones de costos.

El plan examina las alternativas de redes de logstica.

Reacciona ante cambios frecuentes o con poco aviso en los requisitos de

servicio.

El plan proporciona un repositorio de datos de almacenes y datos

relacionados con el transporte, y una manera de difundir esos datos.

2. Rss mnms

Se asigna la responsabilidad especca de la funcin de planicacin red

de logstica.


Los procesos de planicacin de redes de logstica se aprueban se

documentan como un procedimiento operativo estndar (POS).

Existe una metodologa que facilita los procesos que se repiten.


29/11625

3. Mjrs prccas

El calendario de planicacin se dene se cumple en forma rigurosa.

Se lleva a cabo una planicacin cooperativa.

El plan utiliza fuentes de datos existentes, entre ellas, proyecciones del

suministro, calendarios de pedidos, informes de brechas, planes de

inventario y planes de contingencia.

Existe un proceso estructurado y formal para recopilar y analizar datos

internos e informacin de la situacin actual del mercado provenientes

de varias fuentes.

La informacin de la situacin actual del mercado los datos internos se

validan y actualizan regularmente.

Se mantiene un intercambio de informacin en tiempo real entre las

funciones de la cadena de suministros.

Se mantiene una lista de proveedores de servicios de transporte

existentes y potenciales, sus ubicaciones, capacidades y tarifas.

Se mantiene una lista de los almacenes existentes y potenciales, sus

ubicaciones, condiciones y capacidades.


30/11626

proCeso empresAriAl de

ComprAs 7.2 fuente desuministro

deSCRiP Ci n del P Ro CeSo

La fuente de suministro se reere a un nmero de procesos dirigidos a facilitar

el ujo de las solicitudes de bienes, materiales servicios de los departamentos

y unidades, convertir esas solicitudes en compras mediante la entrega de los

productos o servicios adquiridos y, en el caso de los productos, almacenarlos y

entregarlos a las partes usuarios nales que los solicitaron.

El proceso de fuente de suministro exige comprender las condiciones del mercado

de los suministros, encontrar, evaluar obtener la participacin de proveedores

y mantener una base de datos de ellos, y rastrear y administrar el movimiento de

bienes materiales desde el proveedor o donador hasta el destino nal.


31/11627

Flujo de P Ro CeSo

proCeso 7.2 fuente de suministro

Sc7.2.1

Gs sprrs

7.2.6

Cras src

7.2.3

F prcs

ic prcs

Gs s s7.2.4

Gs pag7.2.5

Cmpra adquisicin

7.2.2


32/11628

etAPA 7.2.1 SoliCi tud

noMbRe de lA etAPA SoliCitud

nmr a apa 7.2.1

isms 1. Especicaciones del producto, incluidas lasdescripciones de cantidad y calidad

2. Se requiere el destino de los productos y los usosprevistos

Prcs 1. Formulario de solicitud aprobado

Rs argazac 1. Solicitante2. Dueo del presupuesto o jefe de unidad3. Funcionario de Compras4. Funcionario de Finanzas

Ps grac 1. El solicitante presenta la solicitud2. El dueo del presupuesto o jefe de la unidad es quien

aprueba el sistema3. El funcionario de Compras recibe la solicitud4. El funcionario de Finanzas recibe copias de la solicitud

Rsm El solicitante genera una solicitud de compras basado en unplan de compras aprobado.

Una necesidad existente desencadena una solicitud de suministros en alguna

unidad funcional, a sea para un proecto aprobado (como productos alimenticios

bsicos o suministros mdicos para los beneciarios de un proecto) o para

consumo interno (como equipo o muebles de ocina). El solicitante tiene que

seguir procedimientos adecuados para solicitar los suministros.

Los bienes, materiales o servicios solicitados (de aqu en adelante denominados

productos) deben estar a identicados en el plan de suministro demanda

en el proceso aprobado, a menos que sea una necesidad no planicada o una

emergencia aprobada por la direccin de la organizacin. Para lograr esto, siga las

subetapas que aparecen en el diagrama de abajo:

Evaluacin debeneciario

Procesode despachode materiales

Proceso de compra

Plan aprobadode suministro y

demanda

Identicacinde beneciarios

y materialespropuestos

Solicitudaprobada

Hay materialesdisponibles

en el almacn?

No

S


33/11629

Al nal del proceso de planicacin se aprueba un plan de suministro

demanda en la forma de un plan de proceso logstica (vase la Etapa 7.1.4).

La ejecucin del plan de logstica comienza con una solicitud de compras,

la cual se origina en la unidad funcional de la organizacin, de productos

para consumo interno o para ser distribuidos entre usuarios nales externos

(beneciarios).

Para los productos requeridos para uso interno, cada unidad funcional

prepara una solicitud de bienes (SB) o una solicitud de servicios (SS), de

preferencia una vez por perodo (por ejemplo, al principio del ao scal). La

solicitud es aprobada por la direccin de la organizacin enviada a la unidad

de Compras para su procesamiento.

Para los productos requeridos para distribucin externa, la unidad de

Programas prepara un plan de distribucin lo enva para su aprobacin a la

direccin de la organizacin. Dentro del plan de distribucin se identica una

serie de productos requeridos, el dueo del plan de distribucin (solicitante)

prepara una solicitud de servicios o una solicitud de bienes. La solicitud es

aprobada, entonces, por la direccin de la organizacin enviada a la unidad

de Compras para su procesamiento, a la unidad de ACS/Logstica para la

debida planicacin de la logstica.

Para las solicitudes de bienes, la ACS o el funcionario de Logstica comprueba

si ha bienes disponibles en existencias. Si los bienes estn en existencias, la

solicitud se despacha a partir de ah. Si los artculos no estn en existencias,

se inicia un proceso de compra.


El plan se integra con las fuentes de informacin existentes, tales como

el mercado, el proveedor los sistemas de informacin del producto.

Reeja la informacin de planicacin contenida en el plan deoperaciones, en los programas aprobados, en el plan de suministro y

demanda en el plan de logstica.

El solicitante (gerente de presupuesto o programa u otro usuario

nal) identica los productos proporciona todas las especicaciones

pertinentes en un formulario de solicitud de compra, solicitud de bienes

(SB) o solicitud de servicios (SS). En el caso de productos que se repiten,

se puede hacer referencia a las entregas previas para asegurar que los

productos seleccionados satisfagan las expectativas de la demanda.

El solicitante se comunica con el funcionario de Compras o Logsticapara identicar la situacin de disponibilidad del producto cualquier

otro factor que pueda afectar la solicitud.


34/11630

Los formularios de solicitud son vericados conrmados por el dueo

del presupuesto o el jefe del departamento, aprobados por la direccin

de la organizacin antes de ser enviados al departamento de Compras.

Las solicitudes se documentan usando un sistema predenido de

tenedura de libros. La informacin se valida peridicamente.

2. Rss mnms

Las solicitudes se documentan usando procedimientos y formularios

preaprobados.

Se proporcionan especicaciones cantidades detalladas.

Las solicitudes se verican autorizan por un funcionario autorizado(dueo del presupuesto o jefe de unidad), son aprobadas por la

direccin de la organizacin.

3. Mjrs prccas

La solicitud se establece sobre la base de una necesidad rigurosa y una

evaluacin de inventario despus de conrmar la disponibilidad de los

productos requeridos dentro fuera de la organizacin a travs de la

unidad de Compras.

El solicitante llena formularios estndares de solicitud de compra

proporciona especicaciones exhaustivas del producto los requisitos de

entrega.

El dueo del presupuesto o el jefe de unidad revisan el formulario

de solicitud de compra despus de conrmar el nanciamiento la

pertinencia de la solicitud, la direccin de la organizacin lo aprueba.

El formulario de solicitud de compra se enva al departamento de

Compras para su procesamiento con un anlisis adecuado un plazo

de entrega. Las solicitudes urgentes frecuentes no son una buena

prctica. La unidad de Compras proporciona a la brevedad un comentario inicial

sobre la solicitud presentada y mantiene informado al solicitante del

progreso del procesamiento de la solicitud.

El solicitante no puede aprobar su propia solicitud.

En los casos en los que la organizacin est solicitando a nombre de

un socio externo, la solicitud original del socio debe incluirse en el

formulario de solicitud presentado por el funcionario o el departamento

que hace la solicitud.

Despus del surtido de la solicitud, el solicitante ofrece un comentario

constructivo sobre la calidad del servicio para supervisar el desempeo.

Reunin de agricultoresde una cooperativa enSvay Rieng, Camboya.

RICHARDL

ORDPARACRS


35/11631

etAPA 7.2.2 CoMPRA y AdQuiS iCin

noMbRe de lA etAPA CoMPRA y AdQuiSiCin

nmr a apa 7.2.2

isms 1. Poltica de compras2. Planicacin proceso de suministro demanda

aprobados3. Formularios de solicitud aprobados4. Lista de proveedores aprobados5. Lista de las especicaciones aprobadas o

permisibles de los artculos

6. Muestras o plantillas de contratos de compras7. Para las compras que se repiten, el contratoexistente, incluido el costo unitario negociado quese us previamente

Prcs 1. Solicitud de cotizaciones (SC)2. Informe del anlisis de la licitacin3. Orden de compra o contrato aprobados

Rs argazac

1. El solicitante2. Funcionario de Compras3. Comit de Compras4. Proveedores

5. Autoridad del gobierno local (si es necesario)

Ps grac 1. Unidad solicitante: inicia el formulario de solicitud2. Unidad de Finanzas: proporciona los cdigos de las

cuentas la informacin del ujo de caja3. Comit de compras, incluido el personal de las

diferentes unidades: atestigua el proceso desde lasolicitud de cotizaciones hasta el pedido

4. Funcionario de logstica: ingresa los productos en elsistema de gestin de inventario

5. Unidad de Cumplimiento: revisa los acuerdos decompras

6. Direccin de la organizacin: aprobaciones de lossubsidios

Rsm Una solicitud de compra aprobada desencadena unproceso de compra que comienza con una solicitudde cotizaciones y termina con una orden de compra ocontrato con los proveedores seleccionados.

La compra forma parte del proceso de adquisicin, durante el cual las solicitudes

de compra aprobadas se procesan ecazmente mediante la colocacin de la

orden de compra aprobada con el proveedor seleccionado. El proceso de comprageneralmente sigue los siguientes pasos:


36/11632

1. Presentacin de una solicitud de cotizaciones basada en el formulario de

solicitud de compra

2. Recibo de las licitaciones de los posibles proveedores

3. Anlisis de las licitaciones seleccin de un proveedor

4. Envo de una orden de compra o un contrato de compra al proveedor

seleccionado

Se prepara crea una orden de compra basada en la informacin contenida

en el formulario de solicitud la cotizacin recibida del proveedor seleccionado.

La compra de materiales, bienes servicios (de aqu en adelante denominados

productos) debe solicitarse mediante un formulario de orden de compra o usando

un contrato de compra aprobado.

En el caso de las donaciones en especie, el proceso de adquisicin consiste en

hacer una solicitud o un pedido de entrega, o aceptar un aviso de donacin o

una autorizacin de transferencia. En este caso, la organizacin no selecciona

un proveedor, pero podra colaborar con el donador en la denicin de las

especicaciones del producto la planicacin de la entrega. Para hacer ms fcil

la presentacin, esta seccin se centra en las compras, en el entendido de que

algunos procesos de la compra no son pertinentes a las donaciones en especie.

Para lograr esto, siga las subetapas que aparecen en el diagrama de abajo:

Solicitudaprobada

Solicitud decotizacin

NoRecepcin

de lacotizacin

Licitacinaprobada

Orden decompraemitida

Proceso dedespacho

Fin del proceso

S

Hay materialesdisponibles en

el almacn?

El proceso de compra sigue los siguientes pasos:

La solicitud de compra es aprobada si los productos requeridos no estn

en existencias. El funcionario de Compras solicita cotizaciones a los proveedores.


37/11633

Una persona distinta del funcionario de Compras recibe las cotizaciones.

El comit de licitacin revisa las cotizaciones. La organizacin podradeterminar diferentes niveles de recepcin aprobacin de licitaciones

sobre la base del valor de los bienes. (Consulte Riesgos asociados con

la compra en la Lista de vericacin del cumplimiento para obtener

detalles).

La direccin de la organizacin aprueba el informe de comparacin de

licitaciones.

El funcionario de Compras prepara una orden de compra o un contrato,

el comit de licitacin lo verica la direccin de la organizacin lo

aprueba.

La orden de compra o el contrato se emite a los proveedores

seleccionados.


Existe un sistema de informacin (manual o computarizado) para

registrar la informacin, desde las solicitudes de compra aprobadas

hasta la compra efectiva y el uso de los productos. Esto se hace para

garantizar uniformidad en la preparacin el despacho de la compra,

as como tambin para lograr una administracin adecuada delinventario.

Existe una poltica de compras que dene las normas, los

procedimientos y los pasos a seguir en el proceso de compra. La

poltica determina la imparcialidad la transparencia de la compra de

productos, establece los umbrales de aprobacin los umbrales de

los valores de compra que se necesitan para una compra directa sin

presentacin de licitaciones, as como tambin las compras que tienen

que pasar por un proceso de solicitud de cotizaciones (SC) un anlisis

de licitaciones. El que aprueba la orden de compra conrma que las lees las

prcticas comerciales locales permiten la compra de los productos de

la manera usada. (La compra el manejo de ciertos tipos de productos

siguen reglas normas nacionales e internacionales mu especcas).

Las solicitudes de cotizaciones se preparan a partir de la informacin

contenida en la solicitud aprobada.

Los procedimientos basados en concursos pblicos permiten una

competencia justa, imparcial y transparente.

La orden de compra concede una descripcin de las condiciones de

compra y las reglas que los proveedores deben cumplir para evitar

algn posible conicto durante el proceso de compra.


38/11634

El proceso de compra y los documentos asociados cumplen con los

requisitos, las polticas las reglamentaciones del gobierno local de

los donadores.

2. Rss mnms

Existen polticas de compra procedimientos operativos estndar (POS)

que proporcionan una gua clara sobre cada categora de compra,

incluidos los umbrales la matriz de aprobacin.

Los trminos de referencia de las compras denen los roles las

responsabilidades del personal de Compras, los solicitantes y el enfoque

y la estrategia para lidiar con los proveedores.

Un formulario de orden de compra aprobado contiene las condiciones

requeridas cuando se procesa la compra.

Existe un cdigo de conducta que inclue una poltica sobre el conicto

de intereses.

3. Mjrs prccas

Existen formularios de rdenes de compra muestras de contratos

de compra para diferentes tipos de compra (p. ej., compras locales

e internacionales, acuerdos de servicio, etc.) se usan de manera

coherente.

Existe un sistema actualizado para registrar el desempeo de los

proveedores cualquier otra informacin pertinente, lo cual permite

la gestin de los proveedores, la reduccin del riesgo la rendicin de

cuentas de la organizacin.

Se aprueba un umbral de compra existe una tabla de autorizacin.

Esto permite a la organizacin procesar la compra de bienes servicios

debidamente usar las categoras apropiadas de compra.

Se envan informes regulares de la situacin de las compras al personalpertinente para proporcionar informacin actualizada, as como tambin

el estado de cada orden de compra procesada. Los gerentes, Compras y

Finanzas celebran reuniones de coordinacin regularmente.

Existe un proceso de pago que contiene pasos minuciosos a seguir, as

como tambin una lista de documentos de respaldo que anexar a cada

solicitud de pago.

Los POS ofrecen una gua para la presentacin de las solicitudes

de cotizacin la recepcin de las licitaciones de los proveedores

interesados, que inclue el mtodo de correspondencia (p. ej., correoelectrnico, fax, sobres sellados), las fechas lmite el mecanismo (p.

ej., caja de licitaciones o designacin de un funcionario que reciba las

licitaciones).


39/11635

Existe un sistema de rastreo de compras que proporciona el estado del

pedido hecho, informacin minuciosa desempeo de los proveedores,

informacin histricade las transacciones comerciales de la organizacin

con los proveedores, calidad de los artculos cotizados entregados

duracin de la entrega de bienes servicios despus de recibir una

orden de compra aprobada.

Existe un sistema de informacin para validar que los bienes el

material adquiridos se ajusten a las limitaciones de la cadena de

suministros (capacidad del almacn, etc.).

Los procedimientos de seleccin de proveedores permiten obtener

informacin minuciosa sobre el tratamiento de las cotizaciones recibidas la documentacin del concurso pblico de presentacin de licitaciones

imparcial y transparente realizado.

Un sistema de archivo permite el mantenimiento de los comentarios de

los revisores que se puede usar como referencia en futuros negocios con

los mismos proveedores.

Un sistema de informacin permite a la organizacin enviar avisos de

rechazo de licitaciones a los proveedores cuyas licitaciones no han sido

aceptadas.

La orden de compra incluye opciones para asignar costos a los centros

de costos especcos (p. ej., un proecto o una fuente de nanciamiento

particulares).


40/11636

etAPA 7.2.3 ContRAtoS

noMbRe de lA etAPA ContRAtoS

nmr a apa 7.2.3

isms 1. Poltica de acuerdos2. Formularios de solicitud aprobados3. Lista de proveedores aprobados4. Muestras o plantillas de contratos

Prcs 1. Solicitud de cotizaciones2. Informe del anlisis de la licitacin

3. Orden de compra o contrato aprobados

Rs a rgazac 1. El solicitante2. Encargado de Compras3. Comit de Compras4. Proveedores de servicios y vendedores5. Gobierno del pas antrin, segn sea el caso

(algunos pases requieren que los contratos seregistren)

Ps grac 1. Unidad que hace la solicitud: inicia el formulario desolicitud

2. Unidad de Finanzas: maneja la codicacin decuentas la informacin del ujo de caja

3. Comit de compras, incluido el personal de lasdiferentes unidades: atestigua el proceso desde lasolicitud de cotizaciones hasta el pedido

4. Funcionario de logstica: ingresa los productos en elsistema de gestin de inventario

5. Unidad de Cumplimiento: revisa los acuerdos decompras

6. Direccin de la organizacin: aprueba los despachos

Rsm Deben redactarse contratos para todas las compras deproductos o servicios.

Estas directrices tratan el proceso de creacin de un arreglo comercial,

durante el cual los productos aprobados, las consultas, el servicio o las

solicitudes de equipos son efectivamente procesados mediante la celebracin

de un contrato con una persona o un proveedor comercial de bienes o

servicios.

El proceso de contratacin generalmente sigue los siguientes pasos:

Presentacin de una solicitud de cotizaciones basada en el formulario desolicitud de compra y el alcance del trabajo

Recepcin de licitaciones de parte de los posibles proveedores de bienes

o servicios


41/11637

Anlisis de las licitaciones seleccin de un proveedor de bienes o

servicios

Envo de una orden de compra2 o contrato al proveedor seleccionado de

bienes o servicios

El contrato se prepara con la informacin contenida en el formulario de

solicitud, el alcance del trabajo la cotizacin recibida del proveedor de

servicios o del vendedor de bienes seleccionado, preferiblemente usando una

plantilla aprobada de contrato.

El funcionario de Compras, con la ayuda de la unidad solicitante y la unidad de

Finanzas, debe redactar un contrato cada vez que se recluta a un contratista.

El contrato debe fundamentarse en las leyes laborales locales, los requisitos

del trabajo, el valor del contrato otros requisitos especiales, segn sea

necesario.

Los contratistas no son empleados de la organizacin. Sus contratos deben

establecer eso claramente e indicar las limitaciones de su asociacin con la

organizacin. Remtase al captulo 8, la gua sobre Recursos Humanos, para

entender las diferencias entre empleados y contratistas.

1. Caracrscas prncpas Existe un registro de acuerdos contratos (manual o computarizado)

para registrar la informacin de todos los contratos.

Existe una poltica aprobada para rmar acuerdos que se cumple.

Todos los contratos se basan en una plantilla que ha sido revisada y

aprobada desde el punto de vista legal.

2. Rss mnms

Existen polticas sobre contratos acuerdos procedimientos

operativos estndar (POS) que proporcionan una gua clara sobre los

umbrales de revisin aprobacin.

Los acuerdos se basan en un alcance claro del trabajo y una factura

de los materiales o servicios, con especicaciones detalladas de los

bienes o servicios pedidos.

Todos los contratos deben ser revisados para ver si ha conictos

programticos con otras unidades funcionales de la organizacin.

Debe haber revisiones presupuestarias para garantizar que las

obligaciones contradas se planiquen desde el punto de vista

nanciero.

2 Nota: Una orden de compra es un contrato.


42/11638

Debe llevarse un registro completo correcto de todas las

negociaciones de contratos y de la correspondencia relacionada con

estas.

Solamente aquellos miembros del personal que han sido delegados

para rmar contratos tienen autoridad para negociar, revisar celebrar

contratos a nombre de la organizacin.

Existe un cdigo de conducta, que comprende una poltica de conicto

de intereses.

En el caso de los contratos que involucran licitaciones, el proceso de

licitacin debe documentarse.

3. Mjrs prccas

Todos los contratos acuerdos se someten a una revisin legal

documentada para garantizar que establecen lo que tienen como

objetivo sin crear una carga legal innecesaria ni un riesgo excesivo para

la organizacin.

Todos los contratos deben ingresarse en el registro de contratos de la

organizacin.

Todos los contratos incluyen el puesto del miembro del personal

responsable del manejo del contrato.

Debe establecerse un archivo ocial de contratos para todos los

contratos nuevos. Los borradores de los contratos, las copias

enmendadas una copia completa del original rmado deben

conservarse en archivo en el departamento pertinente.

El personal involucrado en las negociaciones o en la celebracin de

contratos debe tener el conocimiento apropiado sobre las leyes de

contratos.

Refugio de unafamilia en Touloum,

Chad. Catholic ReliefServices responde a las

necesidades urgentesde los refugiados

sudaneses en Chad,

quienes huyen de laintensicacin del

conicto al occidente de

Sudn, en la regin deDarfur.

MATTHEWBREMAN/CRS


43/11639

etAPA 7.2.4 GeStin de loS envoS

noMbRe de lA etAPAGeStin de loS envoS (tRAnSPoRte y entReGA PoRloS PRoveedoReS)

nmr a apa 7.2.4

isms 1. Capacidad y condiciones de los almacenes derecepcin

2. Cantidad, calidad y requisitos de espacio3. Plazo previsto para el almacenamiento y tasa de uso

4. Cotizaciones, orden de compra o certicado dedonacin5. Fechas de entrega, trminos condiciones6. Informacin del transportista duracin del viaje

Prcs 1. rdenes y contratos de transporte2. Cartas de porte o notas de los bienes recibidos3. Bienes recibidos en buenas condiciones4. Informe de inspeccin de la entrega5. Reclamos por prdidas daos

Rs a rgazac 1. Funcionario de Compras o encargado de logstica2. Parte que decepciona (funcionario de almacn o

gerente de presupuesto o programa)3. Transportistas y proveedores4. Otros proveedores de servicios, como agentes de

aduanas, inspectores u obreros

Ps grac 1. Transportistas: suministran informacin sobre losenvos entrantes esperados, el tiempo de entrega los trminos condiciones

2. Proveedores: proporcionan los detalles de los envos3. Parte solicitante: proporciona informacin de entrega

Rsm El envo consiste en el movimiento la entrega de bienes

materiales adquiridos desde el almacn del proveedorhasta el funcionario que hizo la solicitud o el almacnde la organizacin. Tambin se puede ampliar hasta laentrega al usuario nal.

Los productos comprados tienen que ser entregados del proveedor a la

parte solicitante. El proceso de entrega incluye el transporte. En algunos

casos, los productos se adquieren localmente, p. ej., en el mismo pas,

y son recogidos por la agencia o entregados por el proveedor. En otros

casos, los bienes se procuran internacionalmente y tienen que ser

enviados por aire, mar, ferrocarril, carretera o una combinacin de estos

hasta el punto de entrega designado.


44/11640

Los bienes procedentes de fuentes internacionales tienen que pasar por

aduanas estn sujetos a las lees de comercio internacional a las lees

locales relacionadas con la importacin de bienes. Tanto el proveedor

o vendedor como la organizacin o comprador pueden organizar el

transporte. Los trminos de la entrega, el ttulo de propiedad asociado

los trminos de la transferencia del riesgo deben acordarse en el momento

de hacer el pedido (consultar la Etapa 7.2.2). Para lograr esto, siga las

subetapas que aparecen en el diagrama de abajo:

Orden decompra emitida

Recepcin delos documentosde transporteque detallan

la hora, lacantidad, etc.

No

Recepcinde materiales

S

Es el espacioadecuado?

Informar a

Transporte paraque cambiela cadena desuministros

Organizar elespacio dealmacn

Es el transporteadecuado?

Reorganizar

la cadena desuministros

Organizar

No

S

Los bienes son enviados desde el proveedor entregados en el almacnde la organizacin o a la parte solicitante conforme a la orden de compra

emitida o al contrato. En el caso de bienes de gran tamao que se van a

almacenar en el almacn de la organizacin, el encargado de logstica debe

determinar si ha espacio suciente para guardar los bienes antes de que

se compren se entreguen. Si no ha suciente espacio, el encargado de

logstica o el funcionario de Compras deben conseguir espacio adicional. La

entrega se retrasa hasta que haya espacio adecuado disponible.

Si la organizacin es responsable de recoger los bienes del almacn del

transportista, el encargado de logstica o el funcionario de Compras tambin

deben conseguir las opciones adecuadas de transporte para hacer posible

el proceso de entrega. Para obtener una explicacin detallada de los

trminos de entrega, remtase a los Incoterms 20003.

Todas las entregas deben documentarse usando una carta de porte, y debe

acusarse recibo en la carta de porte o en la nota de bienes recibidos. Toda

discrepancia en la calidad o cantidad debe registrarse.

Para los bienes de gran tamao o los bienes delicados, el proceso

de entrega debe ser presenciado por un inspector independiente ydocumentarse en un informe de inspeccin. El informe de inspeccin

debe describir claramente las condiciones de entrega y registrar toda

3 Pohjola (s.f.). Incoterms 2000: Critical points in international transports. Obtenido el 14 de diciembre dehttp://logistics.wfp.org/documents/le/incoterms2000.pdf o PBB Global Logistics (s.f.)


45/11641

discrepancia entre la cantidad y la calidad pedidas y las entregadas. La

responsabilidad por las prdidas los daos debe asignarse claramente

para la presentacin de informes sobre prdidas el procesamiento de

reclamos.

Los bienes recibidos deben ser almacenados de manera ordenada de

conformidad con la gua especca de almacenamiento manejo o con las

mejores prcticas. Generalmente, el proveedor o donador proporcionan una

gua especca para el manejo almacenamiento de los bienes.


Existen sistemas conables manuales electrnicos para registrar manejar informacin de inventario.

Existe un sistema para certicar la cantidad la calidad de los bienes

recibidos contra el pedido o la documentacin, para manejar las prdidas

los reclamos en la orden de compra y el contrato de transporte.

Los funcionarios de Compras Logstica reciben avisos de entrega envo

por adelantado de parte de los proveedores.

Los funcionarios de Compras Logstica pueden determinar si un envo

programado para llegar no se puede recibir a causa de limitaciones

(capacidad del almacn, recursos, etc.) con el tiempo suciente para

coordinar medidas correctivas.

Los funcionarios de Compras Logstica estn en comunicacin

regularmente con los proveedores, transportistas y otras partes a lo largo de

la cadena de suministros para rastrear la entrega.

Los funcionarios de Compras Logstica reciben la documentacin

necesaria, como las cartas de porte las facturas, con suciente antelacin

para que se puedan sacar de la aduana a tiempo y aceptar la entrega de los

bienes. Los funcionarios de Compras Logstica estn informados, si es posible,

se les consulta, sobre la duracin del viaje la fecha de entrega el ujo

deseados para que se produzca una entrega adecuada se planique la

recepcin.

Los funcionarios de Compras Logstica son capaces de mantener una lista

de transportistas disponibles que tengan tarifas compatibles con la ruta y

los costos de transporte planeados.

Cuando la organizacin coordina el transporte, el comit de compras debe

someter a concurso el contrato de transporte de carga, as como tambin

los servicios de inspeccin liquidacin de aduanas, segn sea el caso. La

adquisicin de servicios de transporte, inspeccin liquidacin de aduanas

debe seguir el proceso descrito en la seccin de Compras.


46/11642

2. Rss mnms

El proceso de cobro, envo entrega se documenta a travs de la factura

comercial, la nota de entrega o la carta de porte, y la nota de bienes

recibidos o formulario de certicacin de recepcin.

Existe una infraestructura y equipos adecuados para recibir y almacenar

las entregas. Estos incluyen un espacio de almacenamiento adecuado y

herramientas o formularios para manejar el almacn.

Las fechas y horas aproximadas de entrega se informan al funcionario de

recepcin, junto con los trminos las condiciones de la entrega, antes

de que se produzcan las entregas.

Los contratos de compras y transporte deben ser claros en lo que

respecta a trminos de entrega; deben usar trminos especcos de

Incoterms.

3. Mjrs prccas

Existe un completo sistema de informacin de inventario impreso

electrnico, con buenas opciones de archivo recuperacin.

Existe un sistema de certicacin de la cantidad la calidad de los

bienes recibidos para manejar las prdidas, los reclamos el pago de los

transportistas. Si los bienes son especializados o en grandes cantidades, como los

productos agrcolas bsicos, es necesario contratar a un inspector

profesional independiente.

Si los bienes son importados y en grandes cantidades, es buena idea

contratar a un agente de etes o a un agente aduanero profesional para

hacer ms fcil el papeleo de importacin.

Los contratos de compras transporte deben especicar los niveles de

tolerancia en trminos de cantidad entregada, calidad trminos de

entrega.


47/11643

etAPA 7.2.5 GeSti n de PAGoS

noMbRe de lA etAPA GeStin de PAGoS

nmr a apa 7.2.5

isms 1. Solicitudes de compra2. Orden de compra3. Nota de los bienes recibidos4. Factura5. Informes de inspeccin otros informes de anlisis

Prcs 1. Solicitud de pago

2. Documentacin de pago (Finanzas)

Rs argazac

1. Proveedores2. Encargado de Compras3. Gerente de almacn4. Funcionario de Finanzas5. Director de la organizacin

Ps grac 1. Unidad de Finanzas: verica procesa el pago2. Base de datos de los proveedores/sistema de

informacin de mercado: lleva a cabo la vericacindel proveedor del desempeo del producto

Rsm Las facturas de los proveedores tienen que servericadas en relacin con su desempeo procesadascon prontitud para nes de pago.

La organizacin solamente debe efectuar los pagos a los proveedores

cuando los proveedores hayan cumplido todos los requisitos de suministro

de materiales, bienes o servicios conforme a la orden de compra o contrato.

Los requisitos incluen especicaciones de materiales o servicios, tiempos de

entrega, trminos de entrega condicin de los bienes en el momento de la

entrega.

Los funcionarios que efectan aprueban los pagos a los proveedores

deben asegurarse primero y ante todo de que se protejan los intereses de la

organizacin. Para las entregas que requieren un informe de inspeccin, el

pago solamente debe iniciarse cuando el informe de inspeccin haa sido

nalizado. Toda prdida o dao que se deban a una accin del proveedor u

otro contratista debe deducirse del pago, a menos que se haya llegado a otro

acuerdo de conciliacin del reclamo. Para lograr esto, siga las subetapas que

aparecen en el diagrama de abajo:


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Inicio delproceso

Facturarecibida

Fin del

proceso

Resolucin del error

de desempeo con elproveedor

Vericacinde tres

vertientes

Solicitudde pago

preparada

Solicitudde pago

aprobada

Comprobantede pago

preparadodespus deajustar elanticipo

SCoinciden los datos

unos con otros?

No

Pagoaprobado

yefectuado

Anticipopagado

El proveedor enva una factura despus de la recepcin de los bienes. La persona

encargada de recibir facturas hace una vericacin de tres vertientes para

garantizar que los bienes hayan sido entregados y recibidos conforme a la orden

de compra, que el precio cotizado sea el precio de la orden de compra, y que la

factura coincida con el conteo nal al momento de la recepcin la certicacin

de calidad. Si la vericacin de tres vertientes identica algn problema con

alguno de esos elementos, entonces la factura se devuelve al proveedor paranes de ajuste.

Se prepara una solicitud de pago basada en la factura, respaldada por la orden

de compra, la solicitud de compra, la comparacin de licitaciones, la nota de los

bienes recibidos cualquier otra informacin que se pueda requerir. La solicitud

de pago es aprobada por el supervisor del departamento solicitante.

La unidad de Finanzas prepara la documentacin del pago en funcin de la

solicitud de pago despus de hacer los ajustes necesarios por los anticipos

pagados toda sancin o inters que corresponda. El pago se aprueba deconformidad con la autoridad encargada de la aprobacin.

Para obtener una gua relacionada con nanzas sobre adquisiciones gestin de

cuentas por pagar, consulte el captulo 6, la Gua nanciera.


El s

Documents

Captulo 7 Administracin de la cadena de suministros.pdf