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Capítulo 7:
Gestión de los costos del proyecto
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés
Objetivos de Aprendizaje
Entender la importancia de la gestión de costos del proyecto
Explicar lo básico de la gestión de costos del proyecto
Discutir los diferentes tipos de métodos de estimación de costos y
prepararlos
Entender el proceso involucrado en presupuestar costos y preparar
una estimación de costos y presupuesto para el proyecto de
tecnología de la información
Entender los beneficios de la gestión del valor ganado y la gestión
del portafolio del proyecto para asistir en el control de costos
Describir como el software de gestión de proyectos puede ayudar en
la gestión de costos
La importancia de la gestión de costos del
proyecto
Los proyectos en general tienen un deficiente historial de las metas
del presupuesto
Los estudios de CHAOS han encontrado el sobrecosto promedio (el
porcentaje o cantidad de dinero adicional por el cual los costos son
superiores a las estimaciones) varió de 180 por ciento en 1994 a 43
por ciento en 2002, otros estudios encontraron sobrecostos a 33-34
por ciento
¿Qué son los costos y la gestión de costos?
El costo es un recurso sacrificado o perdido para alcanzar un objetivo
específico o algo que se da en intercambio
Los costos generalmente se miden en unidades monetarias como
pesos
La gestión de costos del proyecto incluye los procesos necesarios
para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto
aprobado
Procesos de la gestión de costos del proyecto
Estimar los costos: desarrollar una aproximación de los costos de
los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto
Determinar el presupuesto de costos: sumar los costos estimados
de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer
una línea base de costo
Controlar los costos: influir sobre los factores que crean variaciones
del costo y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto
Resumen de la gestión de costos del proyecto
Planificación
Proceso: Estimar costos
Salidas: Estimaciones de costos de las actividades, Base de los estimados, Actualizaciones a los documentos del
proyecto
Proceso: Estimar el presupuesto de costos
Salidas: Línea base del desempeño del costo, Requerimientos de financiación del proyecto, Actualizaciones a los
documentos del proyecto
Seguimiento y control
Proceso: Controlar costos
Salidas: Mediciones de desempeño del trabajo, Proyecciones del presupuesto, Actualizaciones a los
activos de los procesos de la organización, Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto,
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Inicio del proyecto Terminación del Proyecto
Principios básicos de la gestión del costo
La mayoría de los miembros de una junta ejecutiva comprenden mejor y están más interesados en términos financieros que en los términos técnicos del proyecto, por lo que los administradores de proyectos deben hablar su idioma
Ganancia son los ingresos menos los gastos
Margen de ganancia es la relación de los ingresos con las ganancias Margen
de ganancia=(Ganancia neta después de impuestos/Ingresos)*100 [%]
Costo de ciclo de vida considera el costo total de propiedad, o el desarrollo más los gastos de apoyo, para un proyecto
Análisis de flujo de caja determina el costo estimado y los beneficios de un proyecto en un periodo de tiempo y el resultado del flujo de caja en ese periodo
Costo de los defectos de software
FASE DEL DESARROLLO DE SOFTWARE COSTO RELATIVO PARA REPARAR
DEFECTOS
Análisis de requerimientos 1X
Codificación y pruebas unitarias 5X
Integración y pruebas de sistema 10X
Prueba beta 15X
Post producción y liberación 30X
Nota: X es una variable unitaria normalizada de costo y puede ser expresada en pesos, personas-
hora, etc.
Principios básicos de la gestión de costos
Costos o Beneficios tangibles son los costos o los beneficios que
una organización puede medir fácilmente en pesos
Costos o Beneficios intangibles son costos o beneficios que son
difíciles de medir en términos monetarios
Los costos directos son los costos que pueden estar directamente
relacionados a la producción de los productos y servicios del
proyecto
Los costos indirectos son costos que no están directamente
relacionados con los productos o servicios del proyecto, sino que
están indirectamente relacionados con la realización del proyecto
Costos directos e indirectos
Costos Directos
Materiales Directos
Materia Prima
Insumos
Mano de Obra directa
Sueldos y salarios
Gratificaciones
Indemnizaciones
Costos Indirectos
Mano de obra indirecta
Jefes de producción
Mantenimiento
Supervisores
Choferes
Vigilantes
Materiales indirectos
Repuestos
Lubricantes
Combustibles
Gastos indirectos
Alquileres
Amortizaciones
Intereses
Seguros
Clasificación de costos
Costos Variables
Materia prima
Costo distribución
Materiales directos
Mano de obra directa
Costos Fijos
Costos de Administración
Costos Financieros
Amortizaciones diferidas
Depreciación
Impuestos y patentes
Materiales indirectos
Mano de obra indirecta
Gastos generales
Teoría de la curva de aprendizajeCuando muchos artículos se producen de forma repetitiva, el costo unitario de los productos disminuye en un patrón regular a medida que aumenta la cantidad
Las reservas
Pesos incluidos en una estimación de costos para mitigar el riesgo de Costos por situaciones futuras difíciles de predecir
Reservas para contingenciasPresupuestos reservados para cambios no planificados, pero potencialmentenecesarios, en el alcance y el costo del proyecto. Estos son “incógnitas conocidas”.No forman parte de la línea base de costo del proyecto, pero están incluidas en elpresupuesto para el proyecto
Gestión de reservasPermite trabajar sobre situaciones futuras difíciles de predecir (“incógnitasconocidas”)
Principios básicos de la gestión de costos (continúa)
Estimación de costos
Los directores de proyecto debe tomar las estimaciones de costos en
serio si quieren completar los proyectos dentro de las limitaciones de
presupuesto
Es importante conocer los tipos de estimaciones de costos, cómo
preparar estimaciones de costos y problemas típicos asociados a la
estimaciones de costos del proyecto
Tipos de estimación de costos
Tipo de estimación Cuando hacerla Por qué hacerla Exactitud
De orden de magnitud Muy temprano en el
ciclo de vida del
proyecto, [a menudo 3
– 5 años antes de la
terminación del
proyecto]
Brinda estimación de
costos para decisiones
de selección
-50% a + 100%
Presupuestaria Temprano, [1 -2 años
antes del fin]
Poner pesos en los
planes del presupuesto
-10% a +25%
Definitiva Tarde en el proyecto,
[menos de un año
antes del fin]
Da detalles para
compras y estimación
de costos actuales
-5% a +10%
Plan de gestión de costos
Plan de gestión de costos
Documento que describe cómo la organización manejará la variación
de los costos en el proyecto
Un gran porcentaje de los costos totales del proyecto son
generalmente los costos laborales, por lo que los administradores de
proyectos deben desarrollar y seguir las estimaciones de mano de
obra
Ejemplo: Máximo número de empleados por
departamento y año
Departamento 1994 1995 1996 1997 1998 Totales
Sistemas de
información
24 31 35 13 13 116
Sistemas de
mercadeo
3 3 3 3 3 15
Reservaciones 12 29 33 9 7 90
Contratistas 2 3 1 0 0 6
Totales 41 66 72 25 23 227
Técnicas y herramientas de estimación de costos
Herramientas y técnicas básicas para la estimación de costos
Estimación por Analogía Se usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual.
Estimación ascendenteSe estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle, luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento
Estimación paramétricaEs una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ejemplo, metros cuadrados en una construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma
Problemas típicos en la estimación de costos
La estimación se hizo muy rápido
Falta de experiencia en la estimación
Los seres humanos están sesgados hacia la subestimación
Gestión de los deseos de precisión
Estimación de costos - consideraciones
Antes de crear un presupuesto, es necesario
Saber lo que se utilizará.
Recopilar tanta información como sea posible
Aclarar las reglas básicas y los supuestos para la estimación
Si es posible, estimar costos para las principales categorías de la
EDT
Crear un modelo de costos, para hacer más fácil la realización de
cambios en el documento y la estimación
Ejemplo: Estimación de costos de un proyecto
#Unidades
/hora
Costo/unitario/hora Subtotales Totales nivel 1
EDT
% del total
Elementos de la EDT
1. Gestión del proyecto $306.300 20%
Director del proyecto 960 $100 $96.000
Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000
Contratistas (10% de desarrollo y prueba
del software)
$66.300
2. Hardware $76.000 5%
2.1 Dispositivos 100 $600 $60.000
2.2 Servidores 4 $4000 $16.000
3. Software $614.000 40%
3.1 Software licenciado 100 $200 $20.000
3.2 Desarrollo del software $594.000
4. Testing (10% del costo total de
hardware y software)
$69.000 $69.000 5%
5. Entrenamiento y soporte $202.400 13%
Costo del entrenamiento 100 $500 $50.000
Costos de viaje 12 $700 $8.400
Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000
6. Reservas $253.540 $253.540 17%
Total costo estimado del proyecto $1.521.240
Ejemplo: estimados para un proyecto de
desarrollo de software1. Labor estimada Unidades/Hr Costo/Unitario/ Hr Subtotales Cálculos
Estimado de la labor del contratista 3000 $150 $450.000 3000 * 150
Estimado del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000 1920 * 75
Estimado total de la labor $594.000 Sumar los dos valores de arriba
2. Estimado de la función puntual Cantidad Conversión Puntos
Función
Cálculos
Entradas externas 10 4 40 10 * 4
Archivos de interfaces externas 3 7 21 3 * 7
Salidas externas 4 5 20 5 * 4
Consultas externas 6 4 24 6 * 4
Tablas internas lógicas 7 10 70 7 * 10
Total de las funciones puntuales 175 Sumar las funciones puntuales de arriba
Valor equivalente en lenguaje Java 46 Asumir valor de la referencia
Estimación de líneas de código fuente (LCF) 8.050 175*46
Productividad * LCF ^ penalidad (en meses) 29.28 3.13 * 8.05 ^ 1.072 (ver referencia)
Total horas de labor(160 Hr/Mes) 4684.65 29.28 * 160
Costo/labor Hr ($120 /hr) $120 Asuma el valor del presupuesto de un
experto
Total de la estimación de funciones
puntuales
$562.158 4684.65*120
Referencia: Factor default productividad (3.13) y factor penalidad (1.072)
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/COCOMO_II
http://sunset.usc.edu/csse/research/COCOMOII/cocomo_main.html
Estimar costos
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto
Entradas1. Línea Base del Alcance
2. Cronograma del Proyecto
3. Planificación de los Recursos
Humanos
4. Registro de Riesgos
5. Factores Ambientales de la
Empresa
6. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas1. Juicio de Expertos
2. Estimación Análoga
3. Estimación Paramétrica
4. Estimación Ascendente
5. Estimación por Tres Valores
6. Análisis de Reserva
7. Costo de la Calidad
8. Software de estimación de costos
para la dirección de proyectos
9. Análisis de Propuestas para
Licitaciones
Salidas1. Estimaciones de Costos de las
Actividades
2. Base de los Estimados
3. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Presupuesto de costos
Presupuesto de costosEstimación del costo del proyecto, estimando el costo de cada uno de los elementos de trabajo individuales en el tiempo
La EDT es una entrada importante para el proceso de preparar el presupuesto de costos ya que define los elementos de trabajo
Una meta importante es producir una línea base de costos.
El presupuesto por fases en el tiempo lo usa el gerente del proyecto para medir y monitorear el comportamiento de los costos
Ejemplo: Línea base de costos para un proyecto
* Cantidades redondeadas
Elementos de la EDT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totales
1. Gestión del proyecto
Gerente del proyecto 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 96.000
Miembros del equipo del
proyecto
12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 144.000
Contratistas 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 66.297
2. Hardware
2.1 Dispositivos 30.000 30.000 60.000
2.2 Servidores 8.000 8.000 16.000
3. Software
3.1 Software licenciado 10.000 10.000 20.000
3.2 Desarrollo del
software
60.000 60.000 80.000 127.000 127.000 90.000 50.000 594.000
4. Testing 6.000 8.000 12.000 15.000 15.000 13.000 69.000
5. Entrenamiento y
soporte
Costo del
entrenamiento
50.000 50.000
Costos de viaje 8.400 8.400
Miembros del equipo del
proyecto
24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 144.000
6. Reservas 10.000 10.000 30.000 30.000 60.000 40.000 40.000 30.000 3.450 253.450
Totales de estimados 20.000 86.027 92.027 172.027 223.027 198.027 185.027 173.027 148.427 90.027 80.027 53.477 1.521.147
Determinar el presupuesto de costos
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto
Entradas1. Estimaciones de Costos de las
Actividades
2. Base de las Estimaciones
3. Línea Base del Alcance
4. Cronograma del Proyecto
5. Calendarios de Recursos
6. Contratos
7. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas1. Suma de Costos
2. Análisis de Reserva
3. Juicio de Expertos
4. Relaciones Históricas
5. Conciliación del Límite del
Financiamiento
Salidas1. Línea Base del Desempeño de
Costos
2. Requisitos de Financiamiento del
Proyecto
3. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Control de costos
El Control de costos del proyecto incluye:
Monitorear el comportamiento de los costos
Asegurar que sólo los cambios apropiados al proyecto se incluyen en la
línea base de costos revisada
Informar a los interesados en el proyecto de los cambios autorizados que
afectarán los costos
Muchas organizaciones de todo el mundo tienen problemas con el
control de costos
Gestión del valor ganado (EVM*)
EVM
Técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de
un proyecto a través de su alcance, presupuesto y calendario
Teniendo una línea de base (plan original y los cambios aprobados),
se puede determinar qué tan bien se están cumpliendo los objetivos
del proyecto
Se debe introducir la información real periódicamente para poder
utilizar el EVM
Más y más organizaciones de todo el mundo están usando EVM para
ayudar a controlar los costos del proyecto
* EVM (Earned value management)
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/Earned_value_management
Términos en la gestión del valor ganado Valor planificado (PV planned value),
costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT hasta un momento determinado.Anteriormente llamado el costo presupuestado de trabajo programado (CPTP o BCWS budgeted cost of work scheduled), o también llamado el presupuesto
Costo real (AC actual cost)Costo total (costos directos e indirectos) incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un período de tiempo determinadoAntes conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP actual cost of work performed)
Valor ganado (EV earn value)Estimación del valor del trabajo actualmente terminado Anteriormente llamado costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP budgeted cost of work performed)
El valor ganado se basa en el costo original previsto por el proyecto o actividad y el ritmo al que el equipo ha terminado una actividad hasta la fecha
Términos en la gestión del valor ganadoTérmino Term
AC Costo Real Actual Cost
ACWP Costo Real del Trabajo Realizado Actual Cost of Work Performed
BAC Presupuesto hasta la conclusión Budget at Completion
BCWP Costo Presupuestado del Trabajo Realizado Budgeted Cost of Work Performed
BCWS Costo Presupuestado del Trabajo Planificado Budgeted Cost of Work Scheduled
CPI Índice de desempeño del costo Cost Performance Index
CV Variación del costo Cost Variance
EAC Estimación a la conclusión Estimate at Completion
ETC Estimación hasta la conclusión Estimate to complete
EV Valor Ganado Earned Value
EVM Gestión del Valor Ganado Earned Value Management
PMB Línea Base para la Medición del Desempeño Performance measurement Baseline
PV Valor Planificado Planned Value
SPI Índice de desempeño del cronograma Schedule Performance Index
SV Variación del cronograma Schedule Variance
TCPI Índice de desempeño del trabajo por completar To Complete Performance Index
Fórmulas
ECUACIONES
CPI = EV / AC
CV = EV – AC
EAC = AC + ETC ascendente
EAC = BAC / CPI
Proyección EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)] Supone un desempeño de costos negativo y el respeto por un cronograma
Proyección EAC = AC + BAC – EV Proyección con respecto al desempeño real del proyecto a la fecha
Proyección EAC = BAC / CPI acumulativo Supone que el proyecto se comportará como hasta la fecha, es decir con el mismo CPI acumulativo
EV = PV a la fecha * RP
SPI = EV / PV
SV = EV – PV
TCPI basada en el BAC = (BAC – EV) / (BAC – AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]
TCPI basada en la EAC = (BAC – EV) / (EAC – AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]
Ejemplo. Cálculo del valor ganado para una
actividad en la semana 1
Actividad Semana 1
Valor ganado (EV) 5.000
Valor planificado (PV) 10.000
Costo real (AC) 15.000
Variación del costo (CV) -10.000
Variación del cronograma (SV) -5.000
Índice de rendimiento del costo (CPI) 33%
Índice de rendimiento del cronograma (SPI) 50%
Ejemplo
SemanaTotal
0 1 2 3 4
Tarea 0 20% 80% 100%
Tarea 1 40% 40% 20% 100%
Tarea 2 40% 50% 90%
Tarea 3 50% 50%
Control de Avance
SemanaTotal
0 1 2 3 4
Tarea 0 100 100
Tarea 1 500 500 1000
Tarea 2 1000 1500 2500
Tarea 3 1500 900 2400
Proyecto 0 600 1500 3000 900 6000
Presupuesto
SemanaTotal
0 1 2 3 4
Tarea 0 20 80 0 0 100
Tarea 1 0 400 400 200 1000
Tarea 2 0 0 1000 1250 2250
Tarea 3 0 0 0 1200 1200
Proyecto 20 480 1400 2650 4550
SemanaTotal
0 1 2 3 4
Tarea 0 20 80 0 0 100
Tarea 1 0 350 400 150 900
Tarea 2 0 0 950 1000 1950
Tarea 3 0 0 0 1300 1300
Proyecto 20 430 1350 2450 4250
Semana0 1 2 3 4
Presupuesto 0 600 2100 5100 6000
Valor Ganado 20 500 1900 4550
Costo Real 20 450 1800 4250
Costo Real
Resumen
Valor Ganado
Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_del_Valor_Ganado
Reglas de oro sobre el valor ganado
Los números negativos en la variación del costo y el cronograma
indican problemas en esas áreas
Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas
Problemas significa que el proyecto está costando más de lo previsto
(sobrecosto) o tomando más tiempo de lo previsto (retraso)
El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at
completion), un estimado de lo que costará realizar el proyecto
basado en el rendimiento hasta la fecha; el presupuesto hasta la
conclusión (BAC Budget at completion) es el presupuesto total
original del proyecto
Ejemplo. Gráfico del valor ganado para un
proyecto a los 5 meses
- - - - Costo Actual (AC) ___ Valor planificado (PV) - - - Valor ganado (EV)
Presupuesto hasta la conclusión
Valor ganado
Costo actual
Valor planificado
Estimación a la conclusiónEl punto de
EAC arriba y a
la derecha del
punto de BAC
significa que el
proyecto
costará más y
tomará más
tiempo de lo
planeado
Controlar costos
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto
Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Requisitos de Financiamiento del
Proyecto
3. Información sobre el Desempeño
del Trabajo
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas1. Gestión del Valor Ganado
2. Proyecciones
3. Índice de Desempeño del Trabajo
por Completar (TCPI)
4. Revisiones del Desempeño
5. Análisis de Variación
6. Software de Gestión de Proyectos
Salidas1. Mediciones del Desempeño del
Trabajo
2. Proyecciones del Presupuesto
3. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
6. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Gestión del portafolio de proyectos
Muchas organizaciones agrupan y controlan una suite completa de
proyectos o inversiones como un conjunto de actividades
interrelacionadas en un portafolio
Cinco niveles para la gestión del portafolio de proyectos
1. Poner todos los proyectos en una base de datos
2. Dar una prioridad a los proyectos en la base de datos
3. Dividir los proyectos en dos o tres presupuestos en función del tipo de
inversión
4. Automatizar el repositorio
5. Aplicar teoría moderna de portafolio, incluyendo herramientas que
grafican el riesgo del proyecto en una curva
Del mundo real
Un estudio mundial publicado por Borland Software en 2006, sugiere
que muchas organizaciones se encuentran todavía en un bajo nivel de
madurez en términos de cómo se definen los objetivos del proyecto,
asignan recursos y miden el éxito general de sus portafolios de
tecnología de la información
Algunas de las conclusiones son las siguientes:
Sólo el 22 por ciento de los encuestados informó que su organización era
eficaz o muy eficaz en la utilización de un plan de proyecto para la gestión
Sólo el 17 por ciento tenían procesos rigurosos o muy rigurosos para los
planes de proyecto, que incluían el desarrollo de una línea base y la
estimación de cronograma, costo e impacto en el negocio de los proyectos
Sólo el 20 por ciento permitía a sus organizaciones monitorear el progreso
del portafolio y coordinar a través de proyectos interdependientes
Utilización de software como ayuda en la
gestión de costos
Hojas de cálculo
Herramienta típica para la planificación de recursos, estimación de
costos, preparación del presupuesto de costos y el control de costos
Software financiero
Muchas empresas utilizan sofisticadas aplicaciones centralizadas
para la información de costos
Software para gestión de proyectos
Presentan muchas facilidades relacionadas con costos
Resumen del capítulo
La Gestión de los costos del proyecto es una zona tradicionalmente
débil de los proyectos de TI y los gerentes de proyectos deben
trabajar para mejorar su capacidad para ejecutar proyectos dentro de
los presupuestos aprobados
Los procesos principales incluyen:
Estimar los costos
Determinar el presupuesto de costos
Controlar los costos
