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CAPÍTULO 8: BASE DE DATOS DE MEDICAMENTOS
“Es mejor saber después de haber pensado y discutido que
aceptar los saberes que nadie discute para no tener que
pensar”
Fernando Savater. Filósofo español.
CAPÍTULO 8: BASE DE DATOS DE MEDICAMENTOS 8.1. CONSULTAR INFORMACIÓN DEL ARTÍCULO .................. 1 8.2. CONSULTAR BASE DE DATOS DOCUMENTAL ............. 5 8.3. ACTUALIZACIÓN DE LAS FICHAS DE ARTÍCULOS ......... 9 8.4. ACTUALIZAR DESDE CD BOT PLUS ............................... 14 8.5. ACTUALIZACIÓN DE LA BDC DESDE INTERNET .......... 17 8.6. DESCARGA AUTOMÁTICA BOT PLUS ........................... 20 8.7. ACTUALIZACIÓN DE PVP POR INTERNET .................. 22 8.8. CALENDARIO DE VACUNACIONES ................................ 25 8.9. TABLA DE VALORES NORMALES ................................. 28 8.10. CONFIGURACIÓN ALARMAS BOT PLUS ..................... 30
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MANUAL USUARIO V.4.6
8.1. CONSULTAR INFORMACIÓN DEL ARTÍCULO
En esta opción tendrás disponible la información de tipo profesional de
cada fármaco dado de alta en tu fichero, que suministra el Consejo
General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos.
Para acceder a ella tienes que ir a 5 B.D. Medicamentos y Consultar
Información del Artículo. También puedes hacer “clic” en el icono de
acceso directo de la “barra superior de iconos” o pulsar <Ctrl+B>.
Te encontrarás con la pantalla “Seleccionar Artículos” donde podrás
acotar tu búsqueda y consultar el artículo que quieras, pero la forma más
rápida es introducir el código del artículo a consultar en el Punto de
Venta y pulsar <Ctrl+B> o el icono anterior. Accedes a la pantalla consulta
que te muestra los datos generales del artículo incluidos en el Catálogo.
Según el Real Decreto 3423/200, los productos de parafarmacia deben
incorporar al precio de venta el precio por unidad de medida
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Esta información la puedes comprobar en la parte inferior de la pantalla
en el campo “Precio por unidad de medida”. Para que este campo
aparezca completo es necesario que datos con los que se realizan los
cálculos, se hayan cargado con la actualización del Bot Plus y el producto
tenga el PVP marcado en la Ficha de Artículo.
Moviéndote con las flechas hacia la derecha o pinchando sobre las
distintas pestañas vas consultando el resto de pantallas que contienen
información de la Base de Datos Consejo (Consejos, Prospecto,
Composición, Actividades, Sinonimias, Teratogenicidad, Enfermedades
Crónicas, Historial, Advertencia y Patologías).
La pestaña “Historial” sólo aparecerá si el artículo que estas consultando
ha sufrido algún tipo de cambio en su denominación, en las condiciones
de dispensación, en el laboratorio que lo comercializa, etc. Al pulsar
sobre la pestaña accedes a una pantalla que te ofrece información según
la BDC sobre el cambio que ha sufrido el artículo:
La pestaña “Advertencias” al pulsarla mostrará todas las advertencias del
artículo que estés consultando.
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La pestaña “Patologías” al pulsarla detallará en la parte superior de la
pantalla información general de las enfermedades y síntomas para los que
está indicado o contraindicado el artículo que estas consultando. En color
verde se marcan las patologías para las que se prescribe el medicamento
y en rojo con las que hay que tener precaución. Toda esta información
está relacionada con el prospecto del medicamento.
En la parte inferior de la pantalla aparece la especialidad médica a la que
pertenece el artículo, el CIE-10 (Clasificación Estadística Internacional de
Enfermedades y otros Problemas de Salud) y una breve descripción de la
enfermedad que hayas marcado en la parte superior de la pantalla.
En las distintas pantallas de la B.D.C. encontrarás los iconos:
BUSCAR SUSTITUTOS DEL ARTÍCULO
Se activa haciendo “clic” sobre él o pulsando <Ctrl+1>. Permite buscar
sustitutos del fármaco seleccionado en a la pantalla “Sustituciones”.
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EXTRANJEROS
Se activa haciendo “clic” sobre él o pulsando <Ctrl+2>. Permite buscar
sustitutos del fármaco seleccionado en otros países sin necesidad de salir
al Punto de Venta. Accedes a la pantalla “Medicamentos Extranjeros” que
ya conoces.
VER LA FICHA DEL PRINCIPIO ACTIVO
Este icono está solamente activo si te encuentras en la pestaña
“Composición” y te permite visualizar, haciendo “clic” sobre él o pulsando
<Ctrl+3>, la monografía de cada uno de los Principios Activos que forman
parte del artículo que estas consultando.
VER EL CALENDARIO DE VACUNACIONES
Se activa haciendo “clic” sobre él o pulsando <Ctrl+4> y te permite
consultar la pantalla “Calendario de Vacunaciones”.
VER LA TABLA DE VALORES NORMALES
Se activa haciendo “clic” sobre él o pulsando <Ctrl+5> y permite consultar
la pantalla Tabla de Valores Normales de Análisis.
WEB DOCUMENTAL
Pulsando este icono o <Ctrl+6> accedes a la “Web Documental”.
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8.2. CONSULTAR BASE DE DATOS DOCUMENTAL
Esta opción te permite realizar búsquedas documentales y acceder a
documentos del Consejo Farmacéutico a través de Internet.
Este servicio pone a disposición del usuario toda la información
documental actualizada sin necesidad de tener instalada la BD
Documental.
Puedes acceder a través de la “barra menú” 5 B.D. Medicamentos y
Consultar Base de Datos Documental. Al acceder encontrarás con la
siguiente pantalla:
En la parte izquierda de la pantalla tienes que definir los criterios de
búsqueda. Para ello cuentas con dos pestañas:
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- Pestaña Contenido: Si pulsas esta pestaña tendrás que escribir en el
recuadro “Valor a Buscar” el texto o palabra que quieres que aparezca
en el documento.
También tienes que señalar en el recuadro “Opciones de Búsqueda”,
si quieres que ésta se realice en el contenido del documento, en el
nombre o en ambas.
- Pestaña Perfil: Si pulsas esta pestaña tendrás que seleccionar el tipo
de documento que quieres buscar utilizando la barra desplegable y en
el campo “Nombre” el texto a buscar. En el apartado “Opciones”
debes marcar la opción “Hacer Coincidir Ambos Perfiles” si quieres
que en la búsqueda coincidan el tipo de texto y el nombre indicado
anteriormente y desmarcarla si no quieres que coincidan.
Una vez definidos los criterios de búsqueda, tanto si la has realizado
utilizando la pestaña Contenido como Perfil, pulsa el botón “Buscar”.
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En la parte derecha de la pantalla aparecerá el resultado de la búsqueda
de la siguiente forma:
- Pestaña Árbol: Los resultados de la búsqueda aparecerán en forma
esquemática tipo árbol. En este caso debes seleccionar el nombre del
documento que te interese (aparece en color azul) y aparecerá el
botón “Descargar”. Pulsando este botón el documento aparecerá en
la pantalla de tu ordenador pudiéndolo guardar posteriormente si te
interesa.
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- Pestaña Vista Previa: Si pulsas esta pestaña una vez seleccionado el
documento podrás ver la vista previa de éste en pantalla antes de
descargarlo. Una vez visto el documento, si te interesa tendrías que
volver a la pestaña Árbol y pulsar el botón “Descargar”.
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8.3. ACTUALIZACIÓN DE LAS FICHAS DE ARTÍCULOS
Esta es la opción con la que puedes actualizar tu fichero de artículos en
cuanto a altas y bajas, modificaciones de precio, etc. según la información
de la Base de Datos del Consejo.
Cuando recibas en tu farmacia el CD de actualización o lo descargues a
través de Internet, primero debes extraer la información solo entonces
podrás pasar a actualizar tu fichero. Recomendamos realizarlo a
farmacia cerrada, ya que es un proceso que dura varios minutos y,
mientras tanto, no se puede trabajar con la aplicación.
Al entrar en Unycop en el servidor se comparará la fecha de descarga de
Bot Plus con la de actualización de las Fichas de Artículos. Si la fecha de
actualización de la Ficha es inferior a la de descarga se mostrará la
siguiente pregunta:
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Si pulsas “Sí” y existe algún puesto abierto con Unycop, aparecerá el
mensaje:
Si al pulsar “Reintentar” siguen estando puestos abierto, volverá a
repetirse el mensaje. Si pulsas “Cancelar”, cancelarás el proceso y
entrarás de forma habitual al Punto de Venta.
Si ningún puesto está en Unycop, accedes a la pantalla “Actualización de
las Fichas de Artículos” para que inicies el proceso de actualización.
El mensaje de actualizar las fichas se repetirá cada vez que se entre a
Unycop y la fecha de actualización de la ficha sea inferior a la fecha de
descarga del BOT
También puedes acceder a esta opción a través de la “barra menú” 5
B.D. Medicamentos y Actualización de las Fichas de Artículos. Es
necesario que todos los ordenadores estén fuera de la aplicación
excepto, el ordenador principal, en el cual cerraremos todas las ventanas.
Aparecerá una pantalla con los datos que se van a actualizar.
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En la parte inferior, puedes configurar el Precio Notificado y el Precio de
Facturación. Tienes dos opciones:
1. Actualizar el Precio Notificado en el PVP y el Precio de Facturación
en el PVP2.
2. Actualizar el Precio Notificado en el PVP2 y el Precio de Facturación
en el PVP.
Selecciona la opción que más te interese antes de actualizar las Fichas de
Artículos.
Para iniciar el proceso de actualización es necesario que todos los
ordenadores estén fuera de la aplicación excepto, el ordenador principal,
en el cual cerraremos todas las ventanas.
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En la parte superior de la pantalla aparece información de la versión y
fecha del Bot Plus revisado por el Consejo Farmacéutico, fecha en la que
se instaló en su farmacia y fecha de la última actualización de las Fichas
de Artículos según los datos del Bot Plus.
Aquí es muy importante marcar correctamente en los distintos campos la
opción “Sí”, “No” o “No Trabajado” según quieras que se actualicen o no
en la “Ficha de los Artículos” con los datos de la Base de Datos del
Consejo. Si marcas “Sí” se actualizaran todos los artículos, si marcas “No”
no se actualizaran y si marcas “No Tr” se actualizará sólo si el artículo no
está trabajado.
Sí quieres que se carguen los “Precios Menores Autonómicos” marca la
opción “Generar Precios Menores Autonómicos”.
Una vez definidos todos los campos y opciones, pulsa el botón "Aceptar".
NOTA: Los campos seleccionados en la última actualización aparecerán
marcados por defecto al acceder a la pantalla “Actualización de la Base
de Datos de Artículos”.
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Aparecerá la siguiente pantalla advirtiéndote sobre las modificaciones
que conlleva ejecutar el proceso de actualización de artículos:
Cuando pulses el botón "Sí" tras asegurarte que no hay ningún puesto
dentro de la aplicación y que has realizado una copia de seguridad con
antelación, comenzará el proceso de actualización del fichero de
artículos. Cuando finalice acepta los mensajes de información que
aparecerán y pulsa el botón "Salir".
Una vez actualizado el ordenador principal, tienes que salir de Unycop
Win al "Escritorio de Windows" y actualizar los demás ordenadores.
Para ello, bastará con entrar en la aplicación en cada puesto y aceptar el
mensaje que saldrá avisando de la existencia de una nueva versión de la
Base de Datos del Consejo en el Ordenador Principal.
Al aceptar el mensaje comenzará la actualización del puesto. A
continuación saldrás nuevamente al escritorio en este puesto. Repite este
proceso en cada uno los puestos.
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8.4. ACTUALIZAR DESDE CD BOT PLUS El proceso de Actualización de la Base de Datos del Consejo en Unycop
Win consta de tres pasos:
1. Extracción de la Información de la BDC del CD del BOT o a través de
Internet.
2. Actualización del Fichero de Artículos de nuestra Farmacia.
3. Actualización de los Puestos en Red.
El primer paso a realizar dentro del proceso de Actualización de la Base
de Datos del Consejo consiste en extraer la información del CD (BOT)
enviado por el Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos a
las farmacias que lo soliciten o descargar la información a través de
Internet como veremos en el siguiente apartado.
Antes de iniciar este proceso haz una Copia de Seguridad en PEN-
DRIVE o CD-RW y no la uses hasta que tengas la certeza de que la
actualización se ha realizado correctamente.
Si detectas algún problema, no debes usar esta Copia hasta ponerte en
contacto con tu Proveedor Informático. Aquellas farmacias con más de
un ordenador deben realizar además una Copia de Seguridad, como
todos los días, en uno de los puestos.
Una vez realizada la copia pon el / los ordenadores fuera del programa
Unycop Win, en el Escritorio de Windows. Actualiza primero el Servidor
u Ordenador Principal.
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En primer lugar introduce el CD del BOT en el lector de CD del
ordenador principal y entra en el programa Unycop Win, en el cual debes
cerrar todas las ventanas (pantalla gris). Accede a través de la “barra
menú” a la opción 5 B.D. Medicamentos y Actualización de la BDC desde
CD.
Aparecerá una pantalla con la información contenida en el CD.
Esta pantalla es sólo para confirmar que tienes acceso al CD del BOT. Si
quieres continuar con el proceso, pulsa el botón “Siguiente”. Si no
quieres seguir con el proceso, pulsa el botón “Salir”.
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Si has optado por continuar, se inicia el proceso de extracción de datos
del CD del BOT.
Cuando el proceso finalice la aplicación avisará con el siguiente mensaje:
Como indica el mensaje, el siguiente paso que debes dar es “Actualizar las
Fichas de Artículos”; para completar el proceso, debes seguir los pasos
descritos en el apartado 8.3 Actualización de las Fichas de artículos.
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8.5. ACTUALIZACIÓN DE LA BDC DESDE INTERNET
Antes de iniciar el proceso de descarga es necesario hacer una Copia de
Seguridad en PEN –DRIVE o CD-RW. Aquellas farmacias con más de un
ordenador deben realizar además una Copia de Seguridad, como todos
los días, en uno de los puestos. Una vez realizada la copia, el Servidor u
Ordenador Principal debe tener todas las ventanas cerradas (pantalla
gris).
A través de esta opción puedes actualizar y descargar el Bot Plus en
segundo plano, sin que sea visible al usuario y permitiendo trabajar
normalmente mientras se realiza el proceso de descarga. Para iniciar la
descarga, en el Servidor, pulsa en la “barra menú” la opción 5 B.D.
Medicamentos y Descargar Actualizaciones Bot Plus. Aparecerá la
siguiente pantalla:
Debes completar los campos “Usuario Bot” y “Contraseña” que te
facilitará el Consejo anualmente (vienen en la factura) y pulsar el botón
“Descargar”. Si no existen actualizaciones pendientes la aplicación te
avisará con el siguiente mensaje:
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Si existen actualizaciones pendientes aparecerá el siguiente mensaje:
Si pulsas “Sí” comenzará el proceso de descarga en segundo plano,
pudiendo trabajar normalmente mientras se descargan las actualizaciones
de la BDC. El proceso tiene en cuenta las características específicas de
cada Comunidad Autónoma y se ha incluido una “barra de Progreso” que
aparece minimizada durante el proceso y que permite visualizar como se
va desarrollando.
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MANUAL USUARIO V.4.6
Cuando la descarga termine la aplicación avisará con el siguiente
mensaje:
Para iniciar el proceso de Actualización de las Fichas de Artículos es
necesario que todos los ordenadores estén fuera de la aplicación,
excepto el Servidor.
Para realizar el proceso de Actualización de Ficha de Artículos tienes que
seguir los mismos pasos descritos en el apartado 8.3 Actualización de las
Fichas de artículos.
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8.6. DESCARGA AUTOMÁTICA BOT PLUS
Con objeto de agilizar y facilitar la descarga del Bot Plus se ha añadido la
opción de Descarga Automática. Para llevar a cabo este proceso es
necesario activar la opción “Descarga auto. Bot Plus” en 4
Mantenimiento, Configuración, Punto de Venta.
A través de esta opción puedes actualizar y descargar el Bot Plus en
segundo plano, sin que sea visible al usuario y permitiendo trabajar
normalmente mientras se realiza el proceso de descarga.
Al entrar en Unycop en el servidor, si está configurada la descarga
automática, se comprueba si existe una actualización más reciente a la
actualmente instalada en la farmacia. Si es así, la aplicación avisará por si
quieres comenzar la descarga.
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MANUAL USUARIO V.4.6
El proceso tiene en cuenta las características específicas de cada
Comunidad Autónoma y además se ha incluido una “barra de Progreso”
que aparece minimizada durante el proceso de descarga y que nos
permite visualizar como se va desarrollando.
Sí estamos realizando la descarga del bot en segundo plano, e intentamos
salir de la aplicación, avisará con el siguiente mensaje:
Cuando la descarga termine la aplicación avisará con el mensaje:
Para completar el proceso tienes que realizar la Actualización de las
Fichas de Artículos, a través de la opción de la “barra menú” 5 B.D.
Medicamentos y Actualización Ficha de Artículos. Para ello, es necesario
que todos los ordenadores estén fuera de la aplicación, excepto el
Servidor.
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8.7. ACTUALIZACIÓN DE PVP POR INTERNET
A través de esta opción puedes actualizar tu fichero de PVP según la
información de la Base de Datos del Consejo.
Antes de iniciar el proceso de descarga es necesario hacer una Copia de
Seguridad en PEN-DRIVE o CD-RW. Aquellas farmacias con más de un
ordenador deben realizar además una Copia de Seguridad, como todos
los días, en uno de los puestos.
Una vez realizada la copia, es necesario que todos los ordenadores estén
fuera de la aplicación excepto el Servidor u Ordenador Principal que
debe tener todas las ventanas cerradas (pantalla gris).
Puedes acceder a esta opción a través de la “barra menú” 5 B.D.
Medicamentos y Actualización de PVP por Internet. Aparecerá la
siguiente pantalla:
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Tienes la posibilidad de seleccionar la actualización que quieres que se
produzca en el campo PVP. Tienes las siguientes opciones:
- Sí: Actualizará el PVP de todos los artículos.
- No: No actualizará.
- No Tr.: Actualizará el PVP de aquellos artículos que no están
trabajados.
- <: Actualizará el PVP si el nuevo valor es menor.
- >: Actualizará el PVP si el nuevo valor es mayor.
- >0: Actualizará el PVP sólo si el nuevo valor es mayor que 0.
Recomendamos marcar la opción “No Tr.”. Tienes que pulsar el botón
“Descargar” para que la descarga comience. La aplicación preguntará si
realmente quieres iniciar el proceso.
Al pulsar “Sí” se iniciará el proceso, cuando finalice avisará con el
siguiente mensaje:
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Automáticamente saldrá en pantalla el “Listado de Alta de Artículos y
Cambios de PVP” que se haya producido.
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8.8. CALENDARIO DE VACUNACIONES
Esta opción permite consultar la pantalla “Calendario de Vacunaciones”
sin necesidad de entrar en la información de la Base de Datos del Consejo
de un artículo.
Para acceder a ella tienes que ir a 5 B.D. Medicamentos y Calendario de
Vacunaciones, aparecerá el Calendario de Vacunaciones correspondiente
a la Comunidad Autónoma que hayas configurado por defecto
Puedes definir más de un calendario y acceder al que te interese
seleccionándolo en la parte superior de la pantalla.
En esta pantalla los iconos que encuentras son muy sencillos, está el
icono “Impresión”, dos iconos que te permiten avanzar y retroceder en el
nº de páginas y otros dos para aumentar o disminuir el zoom de la
pantalla.
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MANUAL USUARIO V.4.6
El icono “Diseño de Calendario” vamos a estudiarlo más
detenidamente.
Pulsando este icono o <Ctrl+D>, accedes a la pantalla “Mantenimiento
Calendario de Vacunaciones”. Desde aquí y pulsando el botón
correspondiente en cada caso, podrás consultar, modificar y borrar el
calendario que hayas seleccionado en la parte derecha de la pantalla.
Pulsando el botón “Región por Defecto”, una vez que en la parte
derecha de la pantalla hayas marcado el calendario de la Región que
desees, ésta por defecto, aparecerá cuando entres en la opción “Tabla
de Vacunaciones” y marcada en la columna “Def” de esta pantalla.
Pulsando el botón “Nuevo Calendario” podrás crear un nuevo Calendario
de Vacunación. Para ello tienes que definir un nombre para el calendario
(normalmente el de la Comunidad Autónoma) y los plazos (meses y/o
años) de administración de las diferentes dosis en el cuadro que aparece
al activar esta opción.
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MANUAL USUARIO V.4.6
Al aceptar esta pantalla aparece otra en la que tienes que definir los
nombres de las diferentes vacunas y señalar los plazos de administración
de cada una de ellas.
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MANUAL USUARIO V.4.6
8.9. TABLA DE VALORES NORMALES
Esta opción nos permite consultar la pantalla “Tabla de Valores Normales
de Análisis” sin necesidad de entrar en la información de la Base de Datos
del Consejo de un artículo.
Para acceder a ella tenemos que irnos a 5 B.D. Medicamentos y Tabla
de Valores Normales, se desplegará un submenú con dos opciones:
1. Configurar: Aquí podrás diseñar nuestra “Tabla de Valores Normales
de Análisis” que aparecerá por defecto.
En el recuadro datos debes definir la denominación y el valor que vas a
insertar y posteriormente pulsar el icono “Insertar línea” o <Ctrl+1>.
Para eliminar una línea basta con situarse sobre ella y pulsar el icono
“Eliminar Línea” o <Ctrl+2>.
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MANUAL USUARIO V.4.6
Igualmente si quieres modificar una línea debes situarte sobre ella,
insertar los cambios en el recuadro datos y pulsar el icono
“Modificar Línea” o <Ctrl+3>.
Por último el icono “Ver Tabla” permite acceder a una pantalla de
visualización de la “Tabla de Valores Normales de Análisis” desde la que
puedes imprimirla y exportarla en formato HTML, RTF o PDF, para su
posterior manipulación.
2. Ver: Esta opción es un acceso directo a la pantalla de visualización de
la “Tabla de Valores Normales de Análisis”
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8.10. CONFIGURACIÓN ALARMAS BOT PLUS
Para configurar el tipo de mensajes de advertencia que quieres que
aparezcan tienes que acceder a través de la opción 5 BD Medicamentos
y Configuración Alarmas Bot Plus a la siguiente pantalla:
Al pulsar el icono “Marcar” o <Ctrl+3> aparecerá la siguiente
pantalla. Si la aceptas en blanco se marcarán todos los registros.
Si quieres filtrar debes introducir el texto o parte del texto de la
advertencia o advertencias que quieres que se marque. Por ejemplo si en
la pantalla escribes la palabra “Contiene”, al aceptar la pantalla se
marcarán todas las alertas que tengan esa palabra.
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MANUAL USUARIO V.4.6
NOTA: Para que los cambios que realices sean efectivos es necesario
aceptar la pantalla “Configuración Alarmas Bot Plus”.
Independientemente de las advertencias que configures para que
aparezcan en el Punto de Venta, en la ficha de la BDC del artículo en la
pestaña “Advertencias” podrás consultar todas las advertencias del
medicamento.
