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CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial al Mantenimiento y Uso de Vehículos del Gobierno Municipal
del Cantón Portoviejo por el período comprendido entre 2007-06-01 y el
2008-12-31, se realiza en cumplimiento al Plan Anual de Control 2009 de la
Unidad de Auditoría Interna, aprobado mediante Acuerdo 028-CG del
2008-12-31 por el señor Contralor General del Estado, y conforme a la orden de
trabajo POR2009UAI-001 del 2008-0121, suscrita por el Auditor General del
Gobierno Municipal del Cantón Portoviejo.
Objetivos
Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas aplicables al subproceso de control y gestión de los vehículos.
Comprobar que los vehículos se encuentren físicamente y se utilicen exclusivamente para el cumplimiento de la función pública.
Alcance
El examen especial al Mantenimiento y Uso de Vehículos del Gobierno Municipal
del Cantón Portoviejo, tiene un alcance entre el 2007-06-01 y el 2008-12-31.
Base legal
Las operaciones administrativas y financieras que se ejecutan para la
administración de los Vehículos y Maquinarias del Gobierno Municipal del
Cantón Portoviejo se fundamentan en las siguientes disposiciones legales:
Ley Orgánica de Régimen Municipal
Ley Orgánica de Administración Financiera y de Control
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento
Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y
Determinación, de los Vehículos del Sector Publico y las entidades de
derecho privado que disponen de recursos públicos
Registro Oficial No. 11 del 30 de Enero del 2003 – Decreto Ejecutivo No.
44, que contiene normas para el uso de los vehículos oficiales.
Instructivo para Normar el Uso y Mantenimiento de los Vehículos del
Municipio de Portoviejo
Reglamento de Facturación
Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención
Reglamento General de Bienes del Sector Público
Normas de Control Interno del sector público
Acuerdo 447 del Ministerio de Economía y Finanzas.
Estructura orgánica
Objetivos del Área
• Normar el uso, asignación, control, custodia, mantenimiento y
administración de los vehículos.
• Determinar responsabilidades a los chóferes de la institución y
funcionarios que tienen asignados vehículos de la entidad.
Monto de recursos examinados
Durante el desarrollo del examen especial al Mantenimiento y Uso de
Vehículos se ha analizado un monto de USD. 2 496 882,50
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de Recomendaciones último informe Contraloría
En el examen Especial realizado por la Contraloría General del Estado por el
período comprendido desde 2005-07-01 hasta 2007-05-31, presentado a las
autoridades Municipales el 2008-10-16, no se plantearon recomendaciones
relacionadas con la cuenta vehículos, por lo que no es factible realizar este
seguimiento.
Mantenimiento correctivo de los Vehículos y Maquinarias
En la revisión del Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de la Jefatura
de Mantenimiento, se pudo establecer que solo existe una planificación para el
cambio de aceite de los vehículos y maquinarias, el mismo que se controla por
medio del kilometraje; observándose que el plan en mención no incluye
ninguna programación adicional de control y mantenimiento preventivo para los
vehículos y maquinarias por otros conceptos, tampoco existe un registro que
indique las fechas en que deberán efectuarse los chequeos y mantenimientos
generales ni se ha elaborado un presupuesto definido de los costos de
mantenimiento anual por equipo, incumpliendo con lo indicado en el punto 2
del numeral 9 literales b) y c) del “Instructivo para normar el uso y
mantenimiento de los vehículos” del Municipio de Portoviejo, que textualmente
dice:
“…Es responsabilidad del Jefe de Mantenimiento, llevar todos los registros de la información a continuación detallada, y mantenerla en medios físicos y magnéticos:
La falta de un mantenimiento regular y permanente ha incidido para que se
paralicen varios vehículos inclusive los utilizados para servicios públicos como
aseo y obras públicas, existiendo al 2009-01-28 cuatro maquinarias (cuadro #1)
que no prestan sus servicios por necesitar reparación, encontrándose inactivos
en algunos casos por más de un año, sin que el Jefe de Mantenimiento de
Vehículos y la Directora Administrativa hayan tomado las medidas necesarias
para que entren en funcionamiento, con lo cual el Municipio se evitaría
contratar maquinarías particulares.
Cuadro # 1 Vehículos en Reparación:
La falta del mantenimiento preventivo a los vehículos evidenció, que los
recolectores crean una imagen de higiene desagradable, debido a que según
versiones de los conductores no se lavan continuamente a fin de evitar la
emanación de olores por la recolección de desechos sólidos.
Los recolectores a cargo de la Dirección de Higiene y Aseo de la Municipalidad
presentan en la mayoría de los casos averías en el sistema eléctrico ya que no
funcionan las direccionales ni luces, sin que hasta el 2009-01-28 la Jefatura de
Mantenimiento haya tomado las acciones correctivas para solucionar este
inconveniente inobservando la Norma de Control Interno 250-11
“Mantenimiento de Bienes de Larga Duración” en la parte pertinente que indica:
“…La administración de la entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil…”
Se ha incumplido por parte de la Directora Administrativa y Jefe de
Mantenimiento, lo contemplado en el Articulo 12 “Mantenimiento Preventivo y
Correctivo” del Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control
y Determinación de Responsabilidades, de los Vehículos del Sector Público y de
las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, que
indica:
“…El cuidado y mantenimiento mecánico de los vehículos, se lo efectuará en los talleres de la Institución y podrá ser preventivo y correctivo; el primero se lo realizará en forma periódica y programada, antes de que ocurra el daño y la consecuente inmovilización del vehículo; y el segundo se lo efectuará al ocurrir estos eventos…”
Adicionalmente es necesario indicar que en la mecánica municipal labora una
sola persona sin conocimiento de electricidad, servicio de lubricado, reparación
y arreglo de llantas lo que ocasiona que estos servicios sean contratados
particularmente lo que acarrea un mayor gasto y que estos servicios no sean
oportunos, continuos ni preventivos, falta de supervisión y apoyo inmediato,
situación que acontece por no haber efectuado una reingeniería del recurso
humano municipal que permita el traslado y capacitación de los obreros
interesados en trabajar en dicho taller.
Estas situaciones se han originado por no existir un plan de mantenimiento
preventivo, detectivo y correctivo completo ejecutado a través de un control
anual presupuestado y planificado para la conservación, seguridad, manejo y
control de los vehículos y maquinarias municipales, dispuesto tanto por el Jefe
de Mantenimiento de Vehículos ni dispuesto por la Directora Administrativa.
Acción Tomada por la Entidad
Posterior a la carta de control interno dirigida mediante comunicación
POR2009UAIOFC0016 de febrero 17 del 2009, a la Sra. Alcaldesa, la Jefatura
de Mantenimiento de Vehículos se encuentra implementando los controles
preventivos y necesarios para el uso y mantenimiento de vehículos y
maquinarias de esta Entidad, situación que fue verificada por esta Unidad.
Conclusión
La Jefatura de Mantenimiento no dispone de un plan de mantenimiento
preventivo detectivo y correctivo completo, que permita planificar y programar
fechas en que deberán efectuarse los chequeos y mantenimientos generales,
que considere la última revisión del automotor, el kilometraje entre otros,
situación que incide para que varias maquinarias y vehículos estén paralizados
hasta por más de un año por necesitar reparación lo que ocasiona que se
recurra al alquiler de automotores particulares, además dicho taller cuenta solo
con un mecánico municipal que no permite la atención oportuna a los vehículos
y maquinarias cuando se originan daños en los mismos.
Recomendación
A la Directora Administrativa
1 Elaborará un presupuesto anual, definiendo los costos de mantenimiento
por vehículo. Así mismo planificará y programará a través de un registro las
fechas en que deberán efectuarse los chequeos y mantenimientos de los
vehículos y maquinarias municipales, y realizará revisiones eventuales sobre el
cumplimiento de dicho plan.
2 Efectuará con diligencia los trámites que corresponden a la reparación y
adquisición de repuestos y accesorios, necesarios para poner en funcionamiento
los automotores dañados que se encuentren en el taller municipal con la
finalidad de que presten oportunamente los servicios para los que fueron
adquiridos.
3 Efectuará conjuntamente con la UARH de la municipalidad, una
reingeniería de personal municipal con el fin de seleccionar los servidores más
idóneos para cubrir los puestos de mecánico vehicular eléctrico y dos 2
ayudantes que se encarguen del mantenimiento general, lubricado, lavado y
arreglo de llantas de los vehículos municipales. En forma adicional le dispondrá
elaborar un manual de funciones y responsabilidades para los servidores que
laboren en la mecánica municipal, donde se detallen las competencias,
obligaciones y responsabilidades en las labores encomendadas, cuya
verificación y cumplimiento deberá estar a cargo del jefe de Mantenimiento.
Al Jefe de Mantenimiento de Vehículos
4. Mantendrá un registro de los daños y reparaciones de los vehículos y
maquinarias, así como de los repuestos y accesorios utilizados en dicha
reparación.
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Al Mecánico Municipal
5. Procederá una vez recibidos los repuestos y accesorios de las
maquinarias, con la reparación inmediata de las mismas, para lo cual
deberá presentar un cronograma de cumplimiento de las labores a
realizar y un informe al finalizar los trabajos de las maquinarias
observadas en este examen especial, y del cual el jefe de
mantenimiento asumirá la responsabilidad de su debido control y
cumplimiento.
Vehículos Municipales dados de Baja
Mediante Resolución 10-03-08-PBF del 2008-03-10 emitida por la señora
Alcaldesa y previo informe presentado por la Directora Financiera en
memorando POR08DFMEM140 del 2008-02-07, dispone el remate de 17
vehículos y 1 maquinaria que se encuentran en estado obsoleto (cuadro #3). El
proceso de baja de dichos vehículos consta en un acta suscrita a los veinte y
dos días del mes de octubre del año dos mil siete por los Miembros del Comité
de Constatación conformado por los servidores municipales: Analista
Administrativo 1, Guardalmacén, un delegado de la Dirección Financiera, la Ex
Guardalmacén de la EMASEP, Jefe de Mantenimiento Parque Automotor y el
Mecánico Municipal; con la finalidad de proceder a la baja de los bienes de
larga duración sujetos a control, que se encuentran en estado obsoleto.
Cuadro #3 Maquinarias fuera de uso
Dicho proceso contó con el respaldo de un perito evaluador designado por la
señora Alcaldesa mediante oficio s/n de marzo 4 del 2008, a quien se le canceló
USD 441,60 por el peritaje de maquinarias, vehículos, equipos y el avalúo
comercial de los mismos. En el proceso de remate se adjudicaron ocho
automotores, mientras que los diez restantes continúan en los patios
municipales, pudiendo esta unidad determinar al momento de la constatación
física que ocho vehículos recolectores no rematados, no tienen su respectivo
motor (cuadro #4), particular que no consta en el acta elaborada por el comité
municipal, ni en el informe presentado por el perito evaluador, provocando que
exista inconformidad entre la información publicada en la convocatoria del
remate con el estado real del vehículo.
Cuadro # 4 Vehículos no rematados
Los ocho recolectores estuvieron bajo la responsabilidad de la Empresa
Municipal de Aseo y Limpieza “EMASEP”, empresa que por disposición de la
ordenanza del 200608-09, quedó fuera de la estructura orgánica municipal.
Por testimonios y versiones, solicitados a varios servidores como el mecánico
municipal y el jefe de mantenimiento vehicular, se pudo conocer que estos
vehículos permanecieron por más de diez años en calidad de chatarra en varios
patios y mecánicas particulares de la ciudad, hasta cuando el comité de
remates del Municipio los recuperó y ubicó en los patios del taller municipal
junto con los otros automotores rematados. A fin de comprobar esta versión se
buscó información en los documentos que quedan en los archivos de la
EMASEP, siendo posible únicamente localizar un acta suscrita en al año 2002,
donde la municipalidad hace entrega de varios automotores a la EMASEP donde
constan los ocho recolectores en referencia con el propósito de que estos
bienes sean ingresados a los activos de dicha empresa. Esta situación se ha
suscitado por el hecho de que varios ex funcionarios de la EMASEP como
gerentes, guarda almacenes y jefes de mantenimiento, responsables de estos
vehículos no hayan adoptado las medidas necesarias a fin de oportunamente
reparar, rematar o dejar en buen recaudo estos automotores, permitiendo que
los mismos se encuentren abandonados y en calidad de chatarra por más de
diez años en patios y mecánicas particulares.
Esta situación fue comunicada a la Señora Alcaldesa, mediante oficio No
POR2009UAI-OFC0016, de 2009-02-17, logrando esta unidad hasta el
2009-04-30, conjuntamente con el mecánico municipal y delegados de la
alcaldía la recuperación de un motor y parte de otro, ubicados en un taller
particular, estando en trámite la recuperación tres motores localizados en otros
talleres particulares de la ciudad.
Conclusión
En el año 2008 el Municipio procede a efectuar 2 remates de los vehículos
considerados en mal estado, en dichos procesos no fueron rematados 10
vehículos, que hasta el año 2007 estuvieron a cargo de la EMASEP, 8 de estos
automotores, no cuentan con su respectivo motor, a pesar de lo cual hasta el
2009-03-05 no se han realizado las indagaciones necesarias tendientes a
determinar el destino que tuvieron a fin de recuperarlos, o determinar las
respectivas responsabilidades por tratarse parte de bienes públicos.
Recomendación
A la Sra. Alcaldesa
6. Conformará una comisión compuesta por los servidores municipales: Analista
Administrativo 1, Guardalmacén, un delegado de la Dirección Financiera, la Ex
Guardalmacén de la EMASEP, Jefe de Mantenimiento Parque Automotor y el
Mecánico Municipal y dispondrá determinar el lugar donde se encuentran los
respectivos motores de los ocho recolectores dados de baja o el destino que
tuvieron, a fin de recuperarlos para su resguardo en el taller municipal, o
determinar las responsabilidades correspondientes si el caso amerita.
Facturas canceladas por consumo de combustible en el año 2008,
incluyen impuesto al Valor Agregado (IVA)
El total de facturas canceladas por consumo de combustible de los vehículos
Municipales correspondientes al año 2008 suman USD 116 605,23 sobre este
monto se ha pagado indebidamente el valor de USD 6 392,59 por concepto del
impuesto al valor agregado (IVA) (cuadro #5)
Cuadro # 5 Facturas canceladas con el IVA Incluido
Pago que incumple lo dispuesto en el Art. 109 numeral 10 de la Ley de Equidad
Tributaria y Art. 55 Numeral 10 de La Ley de Régimen Tributario Interno, que
en su parte pertinente indica:
“…Art. 55 Transferencias e importaciones con tarifa cero.
10.-Los que adquieran las Instituciones del Estado y Empresas Públicas que perciban ingresos exentos del Impuesto a la renta…”
Ante esta situación se solicitó a la Sra. Directora Financiera mediante
memorando POR2008UAIMEM007 de 2009-02-17, se sirva emitir las
explicaciones del caso, particular que fue contestado mediante memorando
MEMPOR09FIMEM.0127 de 2009-03-04 en los siguientes términos:
“…En efecto se ha cometido esta inconsistencia motivada por la posición de las
comercializadoras de combustible de no querer facturar sin IVA, a raíz de la
Disposición Legal que modificó su cobro…”
Al respecto esta Unidad de Auditoría, no considera aceptable lo comentado,
puesto que el IVA es un tributo que ingresa a las arcas del Estado y no a este
tipo de empresas particulares, motivo por el cual no existe ningún perjuicio,
más aún cuando estas empresas pueden solicitar al SRI la respectiva
devolución de dicho impuesto por las transferencias de bienes que realicen a
Entidades Públicas.
Por esta situación los recursos de la municipalidad han sido afectados, al
autorizarse pagos por montos mayores al que correspondían, realizados por la
inobservancia de la Contadora y Tesorera Municipal, de procedimientos y
normas legales que eximen al Municipio como entidad pública, del pago de
estos impuestos.
Mediante oficio POR09ALCOFI329, de 2009-03-17, suscrito por la Sra. Alcaldesa
y el Procurador Síndico Municipal, como representantes legales del Municipio
presentan a la Dirección Provincial de Rentas Internas el reclamo administrativo
solicitando la devolución de estos valores, trámite que continúa pendiente hasta
el 2009-03-23.
Conclusión
Se cancelaron facturas por consumo de combustible de los vehículos
Municipales correspondientes al año 2008, por un total de USD 116 605,23, de
esta cantidad se ha pagado indebidamente el valor de USD 6 392,59 por
concepto del impuesto al valor agregado (IVA), a pesar de que el Municipio
como entidad pública se encuentra exento del pago de estos impuestos.
Recomendación
Al Procurador Síndico
7. Efectuará oportunamente el seguimiento a los trámites iniciados en el
SRI, tendientes a recuperar los valores pagados indebidamente por
concepto del IVA en las facturas.
A la Contadora y Tesorera Municipal
8. Observarán disposiciones expresas para ejecutar los pagos dentro de los
lineamientos legales correspondientes, así como un mayor cuidado y
aplicación en las labores encomendadas.
Contratación de Seguros para los Vehículos Municipales
La contratación del Seguro vigente para los vehículos Municipales, se renovó con la
Compañía de Seguros “Aseguradora del Sur” por un monto total de USD 39 715,88,
sin que para el efecto se realice la convocatoria para el concurso de ofertas, tal como
dispone el Art. 74 de La Ley General de Seguros, que en su parte pertinente indica:
“…Para la contratación de Seguros, todas las Instituciones y Entidades del Sector Público se sujetarán a concurso de ofertas entre empresas de seguro constituidas y establecidas legalmente en el país…”
Y el Art. 2 de La Ordenanza que reglamenta la contratación de seguros en la
Municipalidad de Portoviejo que señala en su parte pertinente:
“…Término de referencia y documentos precontractuales.-La Dirección Administrativa, previo a la contratación de los seguros, deberá realizar los términos de referencia en función del ramo del seguro, debiendo definir los intereses asegurables y los riesgos a cubrirse, tendiendo a conseguir las coberturas más amplias y las primas más convenientes…
Una vez elaborados los términos de referencia y demás documentos precontractuales, El Alcalde o su Delegado, autorizará la iniciación del concurso y convocará al Comité de Contrataciones para su aprobación, y para que convoque a concurso de ofertas…”
Consultada la Directora Administrativa al respecto supo manifestar, mediante oficio s/n
de 2009-03-04, que:
“…La contratación del seguro vigente para los vehículos, es la renovación de pólizas que han estado vigentes desde su contratación inicial para el período 2006 a julio 2007, para las cuales se efectuó un concurso de ofertas, donde se analizó las ofertas presentadas por varias empresas y se determinó que la oferta más conveniente a los intereses municipales fue la presentada por la empresa con quien ya teníamos la póliza vigente, es decir Aseguradora (…). Dicho procedimiento se ajustó al artículo 74 de la Ley General de Seguros y Art. 21 de la Ordenanza que Reglamenta la contratación de seguros en la Municipalidad del cantón Portoviejo, en concordancia con lo que señala la Procuraduría General del Estado, mediante Oficio No.03697 de fecha 9 de marzo de 1999…”.
La Dirección Administrativa tal como lo señala aplicó el procedimiento señalado en el Art. 21 de La Ordenanza que indica:
“…En los contratos de Seguro cuyo monto no supera el 0.0000015 por ciento del Presupuesto General del Estado, el Alcalde podrá realizar directamente las invitaciones a tres empresas de Seguros legalmente autorizadas como mínimo…”
Es decir según esta ordenanza la contratación de Seguros para los vehículos se
la podrá realizar en forma directa, siempre y cuando el Alcalde lo disponga y la
cuantía no supere el valor de USD 237,26, por lo que, siendo el valor de la
contratación del seguro en referencia mayor al monto señalado en la
ordenanza, la Directora Administrativa debió obligatoriamente proceder en
conformidad al Art. 74 de La Ley General de Seguros y realizar el
correspondiente concurso público en lugar de limitarse a solicitar invitaciones a
tres Empresas de Seguros.
Conclusión
La contratación del Seguro vigente para los vehículos Municipales, se efectúo
por renovación bajo las mismas condiciones de la inicial con la Compañía de
Seguros “Aseguradora del Sur” por un monto de USD 39 715,88, sin que para
el efecto se realice la convocatoria para el concurso de ofertas.
Recomendación
A la Alcaldesa
9. Dispondrá que para la contratación de Seguros, se sujeten a concurso
de ofertas entre empresas de seguro constituidas y establecidas
legalmente en el país, observando los procedimientos de licitación,
cotización y menor cuantía, de acuerdo al monto de la contratación.
Registro Contable de Vehículos y Maquinarias
Como resultado del análisis y revisión a los registros contables de las cuentas
141.01.04 “Maquinarias y Equipos”, 141.01.05 “Vehículos” y 141.01.06
“Herramientas”, se pudo determinar que dentro de la cuenta maquinarias y
equipos se consideran 7 automotores (cuadro #6) que por su características y
clasificación debieron ser ingresados a la cuenta “Vehículos”, incumpliendo lo
que establece el “Manual General de Control de los Activos Fijos del Sector
Público” en el capítulo IV que considera como vehículos los siguientes:
Automóviles, Bicicletas, Buses, Busetas, Camiones, Camionetas, Furgonetas,
Jeep, Motocicletas, Plataformas, Tanqueros, Tráiler, Trolebús, Vagonetas,
Volquetas y otros.
Cuadro #6 Vehículos con clasificación errónea
Situación que ha provocado que los saldos contables de la cuenta Vehículos;
Maquinarias y Equipos no presenten información real ni sean una herramienta
confiable para efectuar las labores de control. Cabe mencionar que el reporte
de inventario de vehículos solicitado al encargado de la Bodega Municipal,
contiene información errónea que coincide con la información contable, lo que
impide que dicho registro tampoco proporcione información confiable y sea una
herramienta de control y apoyo para efectuar los inventarios físicos.
En lo que respecta a los 4 vehículos y maquinarias (cuadro #7) que se
encuentran prestando servicios a la municipalidad a través de comodatos y
convenios con el CONSEP y COSUDE, no han sido registrados contablemente en
la cuenta de orden “Bienes Recibidos en Comodato”, impidiendo tener un
registro confiable que sirva de recordatorio y control administrativo.
Cuadro # 7 Vehículos en Comodato o convenio
Estas novedades incumplen con la Norma de Control Interno 250-03 “Sistema
de Registro” que indica:
“…Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las
existencias como de los bienes de larga duración, mediante registro detallados
con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes,
a fin de que la información se encuentre siempre actualizada y de conformidad
con la normativa contable vigente…”
Y el registro contable como se establece en el acuerdo 447 y el “Manual
General de Control de los Activos Fijos del Sector Público” en el Capítulo III
“Contabilización en cuentas de Orden” que indica:
“… Todos los bienes bajo custodia control y responsabilidad del ente contable que no sea de su propiedad, recibidos en fidecomiso, comodato o almacenaje, serán registrados contablemente en cuentas de orden, identificando a su propietario y el monto de la custodia…”
Situación que se origina debido a la inobservancia de estas disposiciones
legales por parte de la Contadora General al permitir que siete vehículos
municipales se registren erróneamente en la cuenta Maquinarias y Equipos y
por no proceder al registro contable de los cuatro vehículos que están
prestando servicios a la municipalidad a través de comodatos y convenios.
Mediante oficio POR2009UAI-OFC0029 de 2009-03-05 dirigido a la Directora
Financiera se solicita efectuar los ajustes y registros pertinentes, sin que hasta
el 2009-03-27, fecha en la que se solicita por escrito copia de los ajustes
sugeridos, exista contestación al respecto.
Conclusión
Existen siete vehículos municipales ingresados erróneamente en la cuenta
“Maquinarias y Equipos”, tampoco se ha procedido al registro contable de los
cuatro vehículos que están prestando servicios a la municipalidad a través de
comodatos o convenios.
Recomendación
A la Contadora General
10. Efectuará los ajustes contables propuestos por Auditoría Interna, con
la finalidad de que los vehículos adquiridos dejen de constar en las
cuentas Maquinaria y Equipos y pasen a la cuenta “Vehículos” de la
Municipalidad; asimismo que los vehículos entregados en comodato o
convenio sean registrados en las cuentas de orden 911.13 “Bienes
recibidos en Comodato”.
Entrega – Recepción de Vehículos, Herramientas y Accesorios
Dentro de las verificaciones realizadas a la documentación y formularios que se
utilizan para el uso y mantenimiento de los vehículos, se constató que el
Guardalmacén a cargo, Jefe de Mantenimiento y señores chóferes a cargo de
12 vehículos y maquinarias municipales (cuadro #8), no han suscrito la
respectiva acta de entrega recepción, por lo que no hay constancia cuando
existe cambio de chóferes, ni de los aditamentos o accesorios con que cuenta
cada vehículo.
Cuadro # 8 Vehículos sin acta de entrega -recepción:
Incumpliendo lo dispuesto en el numeral 2.1.3 del “Instructivo para normar el
uso y mantenimiento de los vehículos del Municipio de Portoviejo” que en su
parte pertinente señala:
“…La Dirección Administrativa o su delegado, sobre la base de la autorización citada en el numeral 2.2, procederá a la entrega del vehículo, para lo cual se llenara en original y copia el “Acta Entrega-Recepción de vehículo (FORMA 1)”, con los datos que allí se detallan…”
El hecho de que la Directora Administrativa y el Guardalmacén, responsables de
los vehículos livianos de la Municipalidad, no hayan dispuesto la entrega –
recepción de los vehículos a través de las respectivas actas a los chóferes
custodios de los mismos, ocasiona que dichos bienes no se encuentren
formalmente regulados, y la imposibilidad de establecer responsabilidades en
caso de pérdidas o mala utilización de los mismos.
Conclusión
La falta de elaboración de las actas de entrega-recepción correspondiente a los
vehículos accesorios y herramientas de la Municipalidad para su debida
asignación a los choferes, motivó que estos bienes no se encuentren
formalmente controlados y resguardados por las personas responsables de esta
labor.
Recomendación
Al Jefe de Mantenimiento y Guardalmacén
11. Efectuarán los inventarios y controles respectivos y continuos,
información que servirá para encargar formalmente a cada chofer la
custodia y uso de los respectivos vehículos, levantando para el efecto la
respectiva acta en el formulario indicado en el Instructivo interno para el
control de los vehículos municipales como FORMA 1.
Registro con Información completa y confiable
Para el control de las actividades de uso y mantenimiento de los vehículos de la
Municipalidad, se crearon los siguientes formularios, los mismos que se establecen en
el “Instructivo para normar el uso y mantenimiento de los vehículos del Municipio de
Portoviejo”:
FORMA 1: “Acta Entrega-Recepción de Vehículo” FORMA 2: “Salvoconducto” FORMA 3: “Autorización de Movilización” FORMA 4: “Hoja de Ruta” FORMA 5: “Orden de Combustible” FORMA 6: “Resumen de Hoja de Ruta Semanal” FORMA 7: “Control Mensual de Combustible Y Kilometraje por Vehículo” FORMA 8: “Resumen Mensual de Combustible y Kilometraje”
FORMA 9: “Reporte Justificativo de Stock” FORMA 10: “Entrega de Insumos – Mantenimiento Preventivo” FORMA 11: “Orden de Servicios” FORMA 12: “Reporte Mensual Justificativo de Ordenes de Servicio por Proveedor” FORMA 13: “Entrega Recepción Vehículos” FORMA 14: Libro de Control “Registro de Entrada y Salida de Vehículos” ANEXO 1: Control de Vehículos General ANEXO 2: Vehículos del Municipio de Portoviejo -Codificación Los formularios detallados anteriormente comenzaron a aplicarse desde
2008-03-26 y de la utilización de los mismos se presentaron las siguientes
observaciones:
• Acta de entrega-recepción de vehículo (FORMA 1).-Algunos de los
vehículos de la municipalidad no se encuentran asignados mediante este
formulario.
• Reporte Justificativo de Stock – Entrega de Insumos (FORMA 9 y 10).-
Actualmente estos dos formularios no se utilizan debido a que la Jefatura de
Mantenimiento no dispone de Stock.
• Entrega Recepción Vehículos (FORMA 13).-Este formulario debe aplicarse
en el cambio de turno de vehículos, sin embargo no se está cumpliendo con su
uso.
• Libro de Control “Registro de Entrada y Salida de Vehículos” (FORMA
14).-No se está utilizando la bitácora para el control de entrada y salida de los
vehículos.
• Control de Vehículos General (ANEXO 1).-Las columnas de tipo de
insumo, requerimiento, número documento, kilometraje entre otras, no
presentan información en su mayoría y en la columna asignada con el título
“Recibe” no existe información alguna. Además no se ha diseñado el anexo 1
“Control de Vehículos General” en el que deberán consignarse los datos de la
última revisión o reparación y el aviso de la fecha en que debe efectuarse el
siguiente mantenimiento.
En la revisión realizada al consumo de combustible de los vehículos
municipales, los formularios con el resumen mensual de combustible y
kilometraje no son archivados por la Jefatura de Proveeduría en forma
completa y ordenada ya que de los requerimientos realizados a dicha Jefatura
mediante oficio POR2009UAIOFC0017 de 2009-02-19; POR2009UAIMEM0013
de 2009-03-03 ; POR2009UAIMEM0014 de 2009-03-11 a fin de que se nos
facilite información sobre el consumo de combustible correspondiente al
período que abarca el presente examen, sólo se nos facilitó una parte de los
mismos.
Estas situaciones se presentan por la inobservancia de los servidores que
administran los vehículos municipales y controlan el consumo de combustible
(Jefe de Mantenimiento Vehículos y Jefe de Proveeduría), de la Norma de
Control Interno 21007 “Formularios y documentos” que dispone:
“…Los formularios y documentos que utilicen las entidades públicas
proporcionarán información completa y permitirán eficiencia, economía y
transparencia en las operaciones...”
El artículo 7.-“Registros y Estadística” del Reglamento de Utilización,
Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades, de
los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que
disponen de Recursos Públicos, que indica:
“…La unidad encargada de la administración de los vehículos, para fines de control y mantenimiento, deberá llevar los siguientes formularios de registro: (…) b) Control de mantenimiento (...)”.
Y el numeral 10.4 literal f párrafo 4 que indica:
“…proveeduría deberá archivar una copia de cada trámite y entregará a la Dirección Administrativa mensualmente el reporte de “RESUMEN MENSUAL DE COMBUSTIBLE Y KILOMETRAJE” de los tres grupos Proveeduría (Vehículos Livianos), Obras Públicas y Dirección de Higiene y Aseo…”
La falta de agilidad y aplicación del instructivo en lo que respecta a los formatos
establecidos por la institución que se han detallado y no se aplican, ha
originado que no se disponga de información completa sobre las condiciones en
las cuales se encuentran los vehículos y disponer de una adecuada herramienta
de control que permita efectuar cuadros estadísticos-comparativos y archivos
históricos con información necesaria para realizar revisiones permanentes y
oportunas sobre el consumo de combustible.
Conclusión
La falta de aplicación , cumplimiento, utilización y archivo de los formatos
detallados en el instructivo interno para normar el uso, suministros, reparación
y mantenimiento de los Vehículos del Municipio de Portoviejo , ha originado que
no se disponga de información completa sobre las condiciones en las cuales se
encuentran los vehículos, tampoco de una herramienta de control que permita
efectuar cuadros estadísticos-comparativos y archivos históricos con
información necesaria para realizar revisiones permanentes y oportunas sobre
la adquisición de repuestos, accesorios combustibles y otros gastos que
generen los vehículos municipales.
Recomendación Al Jefe de Mantenimiento
12. Exigirá el uso y cumplimiento de los formularios establecidos en el “Instructivo para normar el uso y mantenimiento de los vehículos del Municipio de Portoviejo” asimismo considerar en dichos formularios todos los datos requeridos.
13. Incluirá en el Anexo 1 “Control de Vehículos General”, datos importantes referentes a la última revisión o reparación y el aviso de la fecha en que debe efectuarse el siguiente mantenimiento, situación que permitirá establecer un archivo histórico y contar con información necesaria para programar el plan de mantenimiento preventivo de los vehículos y maquinarias de la Municipalidad
Al Jefe de Proveeduría
14. Entregará a la Dirección Administrativa mensualmente una copia del
reporte de “Resumen Mensual de Combustible y Kilometraje de los tres
grupos: proveeduría (Vehículos Livianos), Obras Públicas y Dirección de
Higiene y Aseo, debiendo guardar una copia de cada trámite en el
archivo de su unidad a fin de preparar cuadros estadísticos semestrales
y anuales que permitan conocer sobre aumentos o disminuciones en el
consumo del combustible de los automotores de la entidad, información
que será entregada a la Dirección Corporativa , Administrativa y de
Informática para los controles consiguientes y su publicación.
Información Personal de los Choferes municipales, desactualizada e
incompleta
En la revisión a la documentación que consta en las carpetas de los expedientes
personales de los choferes municipales bajo custodia de la Dirección de
Desarrollo Institucional y Humano, se pudo constatar que no existen copias de
los principales documentos como: cédula de identidad, libreta militar, licencia
profesional, nombramiento de chofer, título profesional, encontrándose que
dichas carpetas no están actualizadas, constatando existen nueve copias de
licencia con fecha de expiración vigente de las sesenta carpetas revisadas,
observando incluso copias de licencias con fecha de expiración que datan del
año 1990. También se evidenció que no existe un archivo o expediente que
contenga el historial laboral de estos servidores. Estas novedades se originan
por el incumplimiento de la Norma de Control Interno 300-07 “Información
Actualizada del Personal” que indica:
“… En los expedientes individuales se consignarán la información de cada uno de los servidores con nombramiento o contratados, que permita a la administración, contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones. Cada registro o expediente personal contendrá el historial de cada servidor, siendo responsabilidad de la unidad de personal o la que haga sus veces, administrar los mismos, definiendo su estructura, para consignar la información básica del trabajador…”
Además en las carpetas personales de los chóferes que tienen bajo su custodia
y responsabilidad los vehículos municipales, no existe información alguna que
determine que dichos servidores estén debidamente caucionados, tampoco
constan registrados en el listado de los servidores caucionados que remite la
Municipalidad a la Dirección V de la Contraloría General, razón por la que se
solicitó mediante memorando POR2009UAIMEM0020 de 2009-04-07 dirigida a
la Dirección de Desarrollo Institucional y Humano se nos certifique si los
chóferes están incluidos dentro del personal caucionado en la póliza de fidelidad
No. 1001892 que se contrató con Seguros Colonial para cubrir la caución de los
servidores municipales, particular que fue contestado mediante memorando
POR09DDIMEM0590 de 2009-04-15, certificando que ningún chofer se
encuentra incluido en dicho listado, por lo que tanto las Direcciones
Administrativa y la de Desarrollo Institucional y Humano han incumplido con lo
indicado en el artículo 9 del “Reglamento para Registro y Control de Cauciones”
en la parte pertinente que dice:
“...En forma previa a la posesión de un cargo sujeto a caución, el servidor
designado registrará la caución correspondiente en la Contraloría General
del Estado. Sin la certificación de que se ha cumplido este requisito, la
autoridad nominadora no podrá posesionarlo…”
La falta de documentación e información actualizada impide contar con datos
reales que permitan elaborar y preparar una adecuada toma de decisiones en
los procesos de evaluación y control del recurso humano y precaución de los
recursos públicos, situación que acontece por la inobservancia de la Dirección
de Desarrollo Institucional y Humano de las normativas establecidas al
respecto, originando que no se pueda conocer el historial laboral de cada uno
de los chóferes que se encuentran en custodia de los vehículos y maquinarias
de la Municipalidad.
Conclusión
Los archivos que se mantienen en la Dirección de Desarrollo Institucional y
Humano conteniendo información personal de los choferes municipales no
cuentan con información actualizada ni completa, tampoco constan los nombres
de estos servidores municipales en el registro de cauciones que la
municipalidad envía a la Dirección V de la Contraloría General del Estado.
Recomendación
A la Directora de Desarrollo Institucional y Humano
15. Actualizará los expedientes personales de cada chofer municipal, en el
cual deberá consignar la información laboral y personal como son la
cédula de identidad, libreta militar, licencia profesional, nombramiento
de chofer y título profesional; lo que permitirá a la administración,
contar con información actual y oportuna para los procesos de control y
evaluación que esta dirección realice. De igual manera dispondrá se
proceda a incluir a los choferes municipales en la póliza de fidelidad que
cubre a los servidores municipales que tienen que prestar caución e
incluirlos en el registro de cauciones que envía la municipalidad a la
Dirección V de la Contraloría General para fines de control.
Parqueadero Municipal de vehículos y maquinarias pesadas, con
infraestructura incompleta.
El parqueadero municipal de vehículos y maquinaria pesada donde funciona
también el taller de mecánica, si bien cuenta con guardianía, carece de algunos
servicios básicos como iluminación, cerramiento del terreno, así como una
bodega con las debidas seguridades para resguardar las herramientas,
repuestos y demás accesorios, tampoco existen rampas que permitan el
servicio de lavado y engrasado con la finalidad de economizar los gastos que
ocasionan el mantenimiento y uso de los vehículos y maquinarias.
Estas novedades incumplen con lo establecido en la Norma de Control Interno
250-02 “Almacenamiento y Distribución” en la parte que indica:
“…Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario…”
Y la Norma de Control Interno 250-11 “Mantenimiento de Bienes de Larga
Duración” en la parte que indica:
“… La administración de la entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil…”
Estas situaciones se han originado por no existir un plan operativo anual
planificado para la conservación, seguridad, manejo, mantenimiento y control
de los vehículos y maquinarias municipales, dispuesto tanto por parte de la
Directora Administrativa, lo cual trae como consecuencia que este parqueadero
y taller municipal no presente las debidas seguridades ni la infraestructura
necesaria que permitan mejorar la calidad del servicio.
Conclusión
El parqueadero municipal de vehículos y maquinaria pesada donde funciona el
taller de mecánica, carece de servicios básicos, no cuenta con iluminación,
cerramiento del terreno, ni un lugar adecuado y seguro donde se resguarden
las herramientas, repuestos y demás accesorios, tampoco dispone de un
espacio para el servicio de lavado, engrasado y arreglo de llantas de los
vehículos municipales.
Recomendación
A la Directora Administrativa, Director de Planificación, Obras
Públicas y Medio Ambiente
16. Coordinarán la preparación y ejecución de un proyecto de los terrenos
donde funciona el taller y parqueadero del municipio que incluya:
iluminación, cerramiento adecuado, una bodega con las debidas
seguridades, así como las instalaciones de taller de mecánica con un
área para el arreglo de llantas y la construcción de rampas que
permitan efectuar el servicio de lavado de los recolectores y demás
vehículos pesados sin afectar el medio ambiente ni sectores aledaños.
A la Directora Administrativa.
17. Incluirá en el Plan Operativo Anual de su dirección, el proyecto para la
adecuación del taller y parqueadero municipal a fin de poner a
consideración de las máximas autoridades su inclusión o no en el
próximo presupuesto municipal.
Econ. Julio Espinoza Andrade
AUDITOR GENERAL
