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ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
FECHA DE ELABORACION: JUL-1998
ULTIMA REVISION: AGOS-1998
ELABORADO POR:
Aguilar, Mayda Espluga, Orland
REVISADO POR:
Junta Directiva
APROBADO POR:
Rafael Rincón
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CAPÍTULO V DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
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ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
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ÍNDICE DE CONTENIDO
- INTRODUCCIÓN
- IMPORTANCIA DEL DISEÑO
- OBJETIVO DEL DISEÑO
- ESTRUCTURA DEL DISEÑO 7
- ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA UNIDAD DE
FINANZAS 9
- OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE FINANZAS 11
- MISIÓN DE LA UNIDAD DE FINANZAS 12
- VISIÓN DE LA UNIDAD DE FINANZAS 12
- METAS DE LA UNIDAD DE FINANZAS 14
- POLÍTICAS DE LA UNIDAD DE FINANZAS 15
- FUNCIÓN DE LA UNIDAD DE FINANZAS 17
- ACTIVIDADES Y PERFILES DE CARGO DE LOS
PUESTOS 18
- COSTOS DE CREACIÓN 35
- ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA INVERSORA
EL TRIÁNGULO, C.A 37
ASPECTOS PRELIMINARES
CONTENIDO DEL DISEÑO Pág.
3
ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
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- ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE FINANZAS 38
- PLANOS DE DISTRIBUCIÓN 39
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INTRODUCCIÓN
El Diseño de la Unidad de Finanzas de la Empresa
Inversora El Triángulo, C.A., está argumentado en la necesidad
de optimizar las inversiones mediante la organización de las
actividades, procesos y procedimientos de una Unidad, que
exclusivamente se centralice en buscar la rentabilidad del
capital.
Para el desarrollo del Diseño se han considerado los
resultados obtenidos de las entrevistas realizadas al personal de
la Empresa, los cuales evidenciaron que existe la necesidad de
crear una Unidad que cumpla con los procesos financieros de la
misma, el cual conllevaría a la agilización, efectividad,
transparencia de la gestión financiera y el control interno de los
procesos de flujo de efectivo, cuentas por cobrar y cuentas por
pagar.
La misma engloba diversos aspectos, tales como la
estructura interna, las metas, políticas, las actividades y los
perfiles de cargos de cada empleado.
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La condición real y la importancia de la función financiera
dependen en gran parte del tamaño del negocio, en las
empresas pequeñas la función financiera la lleva a cabo
normalmente la Unidad de Administración. A medida que crece
la empresa, la importancia de la función financiera aumenta,
originando de tal manera la creación de una Unidad de
Finanzas por separado. Creando de tal manera, una Unidad
orgánica autónoma vinculada directamente al Presidente de la
Compañía a través de un Gerente de Finanzas.
La función financiera se ocupa de las funciones de
cobranza, es decir evaluar, seleccionar y mantener al corriente a
los clientes de su situación financiera, al igual que las
relaciones comerciales, así como también de la función de pago
a proveedores de acuerdo a políticas preestablecidas. A medida
que crece la organización, se presta atención a la evaluación de
la posición financiera de la Empresa y a la adquisición de
nuevos activos para su comercialización.
IMPORTANCIA DEL DISEÑO
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Cuando en la Empresa se incrementan las operaciones
comerciales, la función financiera crece hasta incluir decisiones
relacionadas con la adquisición de activos fijos y a la
distribución de las utilidades corporativas entre los dueños.
La función financiera es necesaria para que la firma
pueda operar en gran escala y pueda asegurarse a la Unidad de
Administración o a una Unidad Financiera separada, pero debe
existir alguna forma que proporcione las técnicas y experiencia
necesaria que hagan posible a la empresa obtener el máximo de
utilidades, dada la magnitud de sus operaciones.
Por lo expuesto anteriormente, se puede decir, que con la
creación y puesta en funcionamiento de la Unidad de Finanzas
se establece el organigrama de la Empresa como se muestra en
el Gráfico Nº1, de tal forma que se logrará una mejor
organización, coordinación y análisis de los resultados de las
operaciones financieras de la empresa, así como un mejor
manejo del capital que consecutivamente conlleva a la
optimización y rentabilidad económica de la organización.
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El objetivo que persigue el Diseño de la Unidad de
Finanzas para la Empresa INVERSORA EL TRIANGULO, C.A,
es fundamentalmente optimizar el rendimiento del capital de la
organización, mediante la centralización de la toma de
decisiones y funciones financieras así como también el
establecimiento y delimitación de la responsabilidad y autoridad
departamental.
OBJETIVO DEL DISEÑO
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El Diseño de la Unidad de Finanzas, consta de 14 partes,
enmarcadas en:
ü La Estructura organizativa de la Unidad.
ü Objetivos de la Unidad de Finanzas.
ü La Misión de la Unidad de Finanzas.
ü La Visión de la Unidad de Finanzas.
ü Metas de la Unidad de Finanzas.
ü Políticas de la Unidad de Finanzas.
ü Las funciones establecidas en la Unidad de Finanzas.
ü Las actividades a realizar por cada empleado y el
perfil del cargo requerido.
ü Costos del Diseño de la Unidad.
ü Organigrama de la Empresa con la creación de la
Unidad (Gráfico 1).
ü Organigrama de la Unidad de Finanzas (Gráfico 2).
ü Plano de Planta General Arquitectura (Gráfico 3).
ESTRUCTURA DEL DISEÑO
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ü Plano de Planta General Distribución de Oficinas
(Gráfico 4).
ü Plano de la Distribución de la Unidad de Finanzas
(Gráfico 5).
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La Unidad de Finanzas está dirigida por un Gerente de
Finanzas, el cual reporta a la Presidencia y a la Junta Directiva
de la Organización, los cuales fungen como supervisores
inmediatos, ejecutando además las directrices de la
organización.
En ausencia del Presidente, éste reporta a cualquiera de
las personas asignadas en la Junta Directiva o en su defecto
realiza cualquier tipo de consulta a los Gerentes de Línea de las
restantes unidades.
El Gerente de Finanzas tendrá bajo su línea de mando,
las siguientes personas, las cuales están ubicadas en las
siguientes áreas
• Asistente de Finanzas
• Analista de Cuentas por cobrar
• Analista de Cuentas por Pagar
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
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La función secretarial será supervisada de manera directa
por los analistas de cada área, la cual no se incluye dentro de la
Unidad por constituirse una sección de apoyo a la Unidad de
Finanzas.
Los cargos anteriores, ocupan el mismo nivel jerárquico
dentro de la estructura organizacional de la Unidad de Finanzas
y está representada directamente por el Gerente de la Unidad,
tal como se representa en el Gráfico Nº 2.
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El objetivo de la Unidad de Finanzas de la Empresa
Inversora El Triángulo, C.A., está basado en:
ü Facilitar los procedimientos fundamentales
necesarios para el manejo del capital de la Empresa.
ü Optimizar la función financiera y las inversiones.
ü Mejorar la capacidad y calidad de respuesta en las
operaciones.
ü Obtener el mejor rendimiento de los recursos
disponibles con que cuenta la empresa.
ü Velar por el cumplimiento de las obligaciones
contraídas por la empresa.
ü Distribuir el remanente de los ingresos en función
del aumento de la utilidad de la empresa.
ü Supervisar el cumplimiento de las políticas
establecidas en la Unidad.
OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE FINANZAS
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La misión de la Unidad de Finanzas de la Empresa
Inversora El Triángulo, C.A., está centrada en realizar
actividades, procesos y procedimientos orientados al control de
las transacciones financieras, ingresos y egresos monetarios, a
fin de realizar la distribución óptima de los recursos y
proporcionar información confiable y oportuna para la mejor
toma de decisiones de la Empresa.
De igual forma la Unidad de Finanzas es responsable del
cumplimiento de las obligaciones de la empresa, lo que le
permite la optimización de las operaciones financieras.
La visión de la Unidad de Finanzas es maximizar las
gerencias de la Empresa, a través de la ejecución óptima de sus
funciones, coordinación de las actividades que se vinculan con
el resto de las Unidades de la Organización y la excelente
relación con proveedores y clientes, consiguiendo la satisfacción
MISIÓN DE LA UNIDAD DE FINANZAS
VISIÓN DE LA UNIDAD DE FINANZAS
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y beneficio, tanto para sus Directivos como para la organización
en general.
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Las metas de la Unidad de Finanzas se basan en:
• Mantener la información macro y microeconómica de
la Empresa
• Redacción, clasificación y consolidación de la
información financiera de la Empresa.
• Elaboración y control de la planificación, presupuesto
y proyecciones mensuales y anuales con el propósito
de ajustar de manera exacta la posición y tendencia de
la Empresa en un momento dado.
• Incrementar las inversiones de acuerdo a los
parámetros y políticas establecidas para tales efectos.
• Seguimiento de estrategias financieras que garanticen
un nivel estable de índices de los Estados Financieros
METAS DE LA UNIDAD DE FINANZAS
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Las políticas de la Unidad de Finanzas están centradas
bajo los siguientes lineamientos:
• Prohibida la entrada de personas ajenas a la Unidad,
están solamente autorizadas el Presidente, la Junta
Directiva y los Gerentes de línea.
• Los pagos a proveedores se efectuarán los días viernes,
exceptuando aquellos que sean considerados feriados y
festivos, se remitirá a pagar el día anterior a éste.
• Los cobros de cánones de arrendamiento serán
cancelados los primeros 05 días hábiles del mes, en
caso de atraso será cobrado un interés moratorio a
partir del 6to. día de atraso, aplicando la tasa activa
moratoria que sujete el B.C.V.
• Fecha tope de entrega de los informes de las
administraciones, los días 15 de cada mes.
• Pago de Dividendos Directores, los primeros 10 días de
POLÍTICAS DE LA UNIDAD DE FINANZAS
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cada mes.
• Para las cuentas por pagar, las facturas menores de
100.000 bolívares serán canceladas directamente por
la Unidad y los pagos superiores a 100.001 bolívares
tendrán que ser autorizados por la Presidencia y la
Junta Directiva.
• Reuniones mensuales para la entrega de informes, y
exposición de la situación actual de la empresa a la
fecha.
• Las cuentas por cobrar deben estar estructuradas y
bien definidas, de manera que se haga más efectivo el
cobro de las mismas.
• Los planes de inversión deben ser autorizados por la
Junta Directiva y la Presidencia.
• Cualquier tipo de irregularidad en la cancelación de los
cánones de arrendamiento y administraciones, serán
transferido al segundo mes consecutivo a la Unidad
Legal.
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La función de principal de la Unidad está orientada
hacia la toma de decisiones para inversiones sólidas que
requieren de medición exacta del costo de capital, así mismo
está dirigida a el análisis de los diferentes métodos de obtención
de fondos, de tal modo que se utilice el mas idóneo, de acuerdo
con las condiciones financieras de la Empresa.
La función de la Unidad dentro de la estructura
organizativa está enfocada hacia la administración eficiente del
flujo de fondos y por consiguiente actúa como un ente regulador
de las decisiones de inversión, financiamiento y administración
de activos y pasivos de la misma.
FUNCIÓN DE LA UNIDAD DE FINANZAS
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Los puestos de trabajo quedan estructurados de la
siguiente manera:
1. GERENTE DE FINANZAS: Este cargo por ser el
líder de la información financiera de la empresa, debe
proporcionar información confiable y segura, asegurando
el mayor rendimiento del efectivo disponible en la
empresa mediante la planificación a corto, mediano y
largo plazo, el cual además se encarga de coordinar el
oportuno pago a los proveedores, directores,
administraciones y demás obligaciones en que incurra la
empresa, así como también, la elaboración del
presupuesto anual de acuerdo con los lineamientos
establecidos en la empresa.
ACTIVIDADES Y PERFILES DE CARGO
DE LOS PUESTOS
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ACTIVIDADES A EJECUTAR
1) Coordinar y gestionar la elaboración del proyecto
anual de ingreso y egreso, de acuerdo con las políticas
establecidas en la empresa, utilizando el formulario de
ingresos y egresos mensuales, aplicándole el
porcentaje (%) de inflación para cada mes que se
proyecte, según lo estipulado por el B.C.V.
2) Elaborar los pronósticos y análisis financieros
requeridos para la toma de decisiones, basadas en
informaciones concretas y detalladas, utilizando los
métodos adecuados y en el menor tiempo posible.
3) Elaborar las proyecciones de inversión de la empresa,
según las normas establecidas por ella, basándose en
el resultado de las inversiones pasadas y objetando
nuevas alternativas de inversión, presentando
informes en un lapso no mayor de 15 días antes de
cada reunión de la Presidencia.
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4) Gestionar la cobranza de los clientes y tramitar los
depósitos y cuentas bancarias, cumpliendo con las
normas y procedimientos contables establecidos por la
empresa, a través de reportes de cuentas por cobrar y
transfiriendo los mismos a sus analistas para ejecutar
el cobro, en cuanto, al trámite de sus depósitos y
cuentas bancarias. Debe llevar junto con el Asistente
el control de los entradas y salidas del Banco para
mantener el saldo de las cuentas al día, y obtener
mayor información en un momento dado.
5) Coordinar y gestionar las colocaciones de la compañía,
cumpliendo con las normas de la empresa, solicitando
a las Instituciones Bancarias, sus planes de
colocaciones, paquetes financieros y otros servicios,
para ser analizados en Junta y ser aprobados, con un
lapso no mayor de 15 días antes de la Junta de
Presidencia.
6) Coordinar y gestionar la disponibilidad bancaria de la
empresa con proyecciones a corto, mediano y largo
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PAG. 21 DE 40
plazo, manteniendo los saldos bancarios al día, para
conocer con exactitud la disponibilidad en
determinado momento, utilizando los requerimientos
establecidos por las administraciones.
7) Coordinar y gestionar el Estadístico de Finanzas y las
desviaciones significativas de los costos reales,
aplicando las formulas establecidas en cada función.
8) Revisar y aprobar los cheques emitidos al personal y
proveedores de la empresa, verificando que el soporte
coincida con la emisión del cheque, para efectuar su
cancelación posteriormente, con un día máximo de
retención.
9) Diseñar y establecer las normas de desempeño, los
sistemas y procedimientos que garanticen el
aseguramiento de la calidad de los resultados que
generan dentro de su área de especialización, a través
de planteamientos y manuales que garanticen el
desarrollo de las actividades que se requiera en el
momento.
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PERFIL DEL PUESTO
- Formación requerida:
Licenciado en Administración de Empresas.
- Experiencia:
Experiencia mínima de tres (3) años en el área o
cargos afines.
- Conocimientos y Habilidades:
Poseer una capacidad analítica comprobada.
Poder de decisión.
Manejo de personal.
Trabajo bajo presión.
Paquetes contables computarizados. Office 97. Saint
- Destreza:
Dirección de reuniones.
Control de oficina.
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Actitudes:
Positiva al trabajo bajo presión.
Favorable al trabajo en equipo.
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PAG. 24 DE 40
2. ASISTENTE DE FINANZAS: Sus funciones
están centradas en llevar el control de todos los
documentos (facturas, cheques, depósitos, balances,
notas de débito y crédito, pagos a proveedores y otros)
generados en la Unidad y recibidos de otras áreas y
procesos, a fin de facilitar la búsqueda de información en
el momento requerido.
ACTIVIDADES A EJECUTAR
1) Llevar el historial de cada proveedor, archivando en él
las facturas pagadas, estados de cuenta,
correspondencias recibidas, informes, verificación de
los requisitos establecidos por la organización en sí.
Tales como: Referencias Bancarias, Referencias
Comerciales, Cartas de trabajo, Balance Personal,
fotocopia de la Cédula de identidad, junto con el
formulario de solicitud de arrendamiento.
2) Llevar el control de los fax, enviados y recibidos,
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PAG. 25 DE 40
fotocopiadora, llamadas nacionales, a través de
formularios de control de cada uno de estas
actividades, y al final de cada mes realizar las
relaciones mensuales de cada una con sus consumos,
para efectuar un mejor control del mismo.
3) Llevar el archivo diario de todas las operaciones de la
unidad, archivando en cada una de las carpetas de los
clientes y archivo general de la oficina, todas las copias
fotostáticas de los vouchers emitidos por la empresa
junto con su comprobante de egreso, ejecución que
debe efectuarse de manera diaria.
4) Transcripción y llenado de cheques para el pago de
proveedores, Dividendos directores, administraciones y
demás obligaciones adquiridas por la organización,
mediante los comprobantes de pago y vouchers
reglamentarios, firmado por el Gerente de Finanzas y
esperando la fecha de pago, según lo establecido en las
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ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
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PAG. 26 DE 40
políticas de la empresa.
5) Transcripción de las facturas de cobro por cánones de
arrendamiento y otros servicios, tomando en cuenta
los medios para llegar a ella, a través de los recibos de
pagos enumerados, verificando que contengan sus
respectivos números de RIF y número de NIT, norma
establecida por el SENIAT.
6) Llevar el control de los pagos de los servicios públicos
(ENELVEN, CANTV, etc.), manteniendo el archivo de
los mismos, los cuales deben llevarse de manera
mensual.
7) Elaboración del comprobante de ingreso, depósitos y
archivo de los mismos, llevando la correlación de los
recibos emitidos y la copia del depósito, para ser
archivados en la carpeta de contabilidad, con copia en
la carpeta del cliente.
8) Efectuar la revisión de los soportes enviados para el
pago de los intereses de atraso, a través de reportes
emitidos por el computador, donde se informa la fecha
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ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
FECHA DE ELABORACION: JUL-1998
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PAG. 27 DE 40
de pago de los clientes.
9) Elaboración y transcripción de los presupuestos
anuales de la unidad y de la organización en sí, con la
información suministrada por el Gerente de Finanzas,
para efectuar su elaboración.
PERFIL DEL PUESTO
- Formación requerida:
T.S.U. en administración o Contaduría
- Experiencia:
3 años de experiencia en manejo de documentos
contables.
- Conocimientos y Habilidades:
Mecanografía
Técnicas de archivo
Paquete de computación Microsoft Office y con
habilidades para analizar, detectar errores numéricos
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REVISADO POR:
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ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
FECHA DE ELABORACION: JUL-1998
ULTIMA REVISION: AGOS-1998
PAG. 28 DE 40
y con capacidad para organizar documentación.
- Destreza:
Manipulación de equipos de oficina (máquina de
escribir, computadoras, sumadora).
- Actitudes:
Positiva al trabajo bajo presión.
Favorable al trabajo en equipo.
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3. ANALISTA DE CUENTAS POR COBRAR: Este
cargo está basado en brindar apoyo a la Unidad de
Finanzas en la transcripción, proceso y verificación de
correspondencia, cheques, archivos de acuerdo a los
lineamientos impartidos, en donde realizará actividades y
controles internos que se utilizan para recuperar las
cuentas por cobrar según su morosidad.
ACTIVIDADES A EJECUTAR
1) Emitir facturas para efectuar el cobro de los cánones
de arrendamiento, intereses moratorios, a través de
reportes emitidos por el computador y con información
al día y ejecutadas a diario.
2) Controlar la recepción de facturas aceptadas por los
inquilinos, prestatarios y demás clientes, llevando los
controles de facturas diarias, según su fecha de
cancelación, tiempo de ejecución diaria, para de esta
manera conocer con exactitud la morosidad de los
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ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
FECHA DE ELABORACION: JUL-1998
ULTIMA REVISION: AGOS-1998
PAG. 30 DE 40
pagos.
3) Emitir recibos de cobro y elaborar depósitos bancarios
cuando las cancelaciones se realicen con cheque o
efectivo, con un formato con dos copias, entregando al
cliente el original, otro para la contabilidad del mes y el
último para la carpeta del cliente. Los depósitos
bancarios deben ser guardado junto con su recibo en
la carpeta de contabilidad.
4) Realizar los informes mensuales de las entradas por
los distintos renglones especificados en cada área, a
través de formatos de ingresos y egresos, realizado una
vez al mes, después de los primeros 10 días del mes,
para luego proceder a cancelar los dividendos de los
directores.
PERFIL DEL PUESTO
- Formación requerida:
T.S.U. en Administración de Empresas o Contaduría.
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ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
FECHA DE ELABORACION: JUL-1998
ULTIMA REVISION: AGOS-1998
PAG. 31 DE 40
Experiencia:
Experiencia mínima de un (1) años en el área o cargos
afines.
- Conocimientos y Habilidades:
Poseer capacidad analítica
Poseer conocimientos básicos de contabilidad
Tener habilidades en el manejo de programas
computarizados (Microsoft Office 97, Saint).
Buenas relaciones humanas
Detectar errores numéricos.
- Destreza:
Sentido de responsabilidad
Manejo de microcomputador y maquina de escribir.
- Actitudes:
Positiva al trabajo bajo presión.
Favorable al trabajo en equipo.
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ELABORADO POR:
Aguilar, Mayda Espluga, Orland
REVISADO POR:
Junta Directiva
APROBADO POR:
Rafael Rincón
ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
FECHA DE ELABORACION: JUL-1998
ULTIMA REVISION: AGOS-1998
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4. ANALISTA DE CUENTAS POR PAGAR: El
titular de este cargo va a estar encargado de asegurar la
correcta y oportuna cancelación de las obligaciones con
proveedores y personal, mediante la programación y
coordinación de los recursos financieros, de acuerdo a las
normas y políticas vigentes en la Unidad, el titular ejerce
control sobre sus actividades y rinde información al
supervisor de la Unidad, en donde se realizarán trabajos
activos con los diferentes controles internos, tales como:
analizar y revisar las cuentas por pagar.
ACTIVIDADES A EJECUTAR:
1) Controlar la recepción de facturas, las cuales deben
ir clasificadas por orden de emisión, chequeando
que estas contengan los respectivos Números de
RIF y Números de NIT, así como también que se
encuentren a nombre de la empresa.
2) Procesar las facturas por fecha de recepción, por
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ELABORADO POR:
Aguilar, Mayda Espluga, Orland
REVISADO POR:
Junta Directiva
APROBADO POR:
Rafael Rincón
ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
FECHA DE ELABORACION: JUL-1998
ULTIMA REVISION: AGOS-1998
PAG. 33 DE 40
proveedor y por fecha de vencimiento, para su
respectiva cancelación.
3) Verificar y controlar la aplicación de la retención de
los impuestos según lo establecido por el SENIAT, a
través de tablas de retención de impuesto.
4) Reporte mensual de las cuentas por pagar para su
informe a final de cada mes. A través de reportes
emitidos por el computador sobre las situaciones de
las cuentas por pagar.
PERFIL DEL PUESTO
- Formación requerida:
T.S.U. en Administración de Empresas o Contaduría.
- Experiencia:
Experiencia mínima de un (1) años en el área o cargos
afines.
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Aguilar, Mayda Espluga, Orland
REVISADO POR:
Junta Directiva
APROBADO POR:
Rafael Rincón
ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
FECHA DE ELABORACION: JUL-1998
ULTIMA REVISION: AGOS-1998
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Conocimientos y Habilidades: Poseer capacidad analítica
Poseer conocimientos básicos de contabilidad
Tener habilidades en el manejo de programas
computarizados, (Microsof Office 97, Saint).
Buenas relaciones humanas
Detectar errores numéricos.
- Destreza:
Sentido de responsabilidad
Manejo de microcomputador y maquina de escribir.
- Actitudes:
Positiva al trabajo bajo presión.
Favorable al trabajo en equipo.
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ELABORADO POR:
Aguilar, Mayda Espluga, Orland
REVISADO POR:
Junta Directiva
APROBADO POR:
Rafael Rincón
ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
FECHA DE ELABORACION: JUL-1998
ULTIMA REVISION: AGOS-1998
PAG. 35 DE 40
Al momento de diseñar la Unidad de Finanzas de la
Empresa Inversora El Triángulo, C.A., se toman en cuenta una
serie de partidas que involucran su creación, en la cual incurre
la misma para su puesta en funcionamiento.
Es importante señalar que los salarios se encuentran
asignados de acuerdo a las condiciones del mercado y a la
experiencia del trabajador. De igual forma, los gastos que se
incurran por concepto de mobiliaro y Adiestramiento la
empresa los asume puesto que garantizarán el funcionamiento
óptimo de la Unidad, lo cual se traduce en mayor productividad
y rentabilidad para la Empresa.
Es por ello, que la organización se encuentra en los
actuales momentos con la mejor disposición de efectuar los
desembolsos necesarios y correspondientes a este diseño para
la puesta en marcha de la Unidad, puesto que será el centro
controlador de las Finanzas de la Empresa.
COSTOS DE CREACIÓN
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Aguilar, Mayda Espluga, Orland
REVISADO POR:
Junta Directiva
APROBADO POR:
Rafael Rincón
ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
FECHA DE ELABORACION: JUL-1998
ULTIMA REVISION: AGOS-1998
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COSTOS
SUELDOS Y SALARIOS
Gerente de Finanzas Bs. 380.000,00
Asistente de Finanzas Bs. 200.000,00
Analista de Cuentas por cobrar Bs. 260.000,00
Analista de Cuentas por pagar Bs. 260.000,00
Total Sueldos y Salarios Bs. 1.100.000,00
COSTOS DE ADIESTRAMIENTO
Adiestramiento Empleados Bs. 480.000,00
Total Adiestramiento Bs. 480.000,00
EQUIPOS DE OFICINA
4 Computadoras Presario Bs. 3.920.000,00
4 Juegos de escritorios completos Bs. 4.320.000,00
Papelería e implementos de oficina Bs. 1.320.000,00
Total Equipos de Oficina Bs. 9.560.000,00
TOTAL COSTOS CREACIÓN Bs. 11.140.000,00
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ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
FECHA DE ELABORACION: JUL-1998
ULTIMA REVISION: AGOS-1998
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(Gráfico 1)
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
INVERSORA EL TRIÁNGULO, C.A
PRESIDENCIA
JUNTA DIRECTIVA
UNIDAD
ADMINISTRACION
UNIDAD
CONTABILIDAD
UNIDAD FINANZAS
UNIDAD LEGAL
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Aguilar, Mayda Espluga, Orland
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Junta Directiva
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ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
FECHA DE ELABORACION: JUL-1998
ULTIMA REVISION: AGOS-1998
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(Gráfico 2)
ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE FINANZAS
GERENTE DE
FINANZAS
ASISTENTE
DE FINANZAS
ANALISTA DE
CTAS. POR COBRAR
ANALISTA DE
CTAS. POR PAGAR
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ELABORADO POR:
Aguilar, Mayda Espluga, Orland
REVISADO POR:
Junta Directiva
APROBADO POR:
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ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
FECHA DE ELABORACION: JUL-1998
ULTIMA REVISION: AGOS-1998
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Dentro de la Empresa INVERSORA EL TRIANGULO, C.A,
no existe la distribución física con la creación de la Unidad de
Finanzas, por lo cual se ha hecho necesario incluirla en este
diseño.
Tal como se muestra en el Gráfico Nº 3 la Distribución
arquitectónica de la empresa se ha dispuesto de la forma más
conveniente, tanto para los departamentos que actualmente en
ella existen como el nuevo diseño, esto ha sido acordado
previamente conforme a la apreciación de un especialista en el
área.
De igual forma es necesario señalar la ubicación de los
equipos de oficina, así como la asignación de los puestos de
acuerdo a cada cargo, como se observa en el Gráfico Nº 4
Distribución de Oficinas. Es importante que esta disposición
se encuentre asentada gráficamente, ya que así se tendrá una
mejor noción acerca de la disponibilidad del espacio físico con
PLANOS DE DISTRIBUCIÓN
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Aguilar, Mayda Espluga, Orland
REVISADO POR:
Junta Directiva
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Rafael Rincón
ASUNTO: UNIDAD DE FINANZAS
FECHA DE ELABORACION: JUL-1998
ULTIMA REVISION: AGOS-1998
PAG. 40 DE 40
que cuenta la empresa.
A tales efectos, conviene destacar entre todos los
departamentos de la organización, el Diseño de la Unidad de
Finanzas con su distribución física y la ubicación del personal
necesario para su funcionamiento, como se presenta en el
Gráfico Nº 5 Distribución de la Unidad de Finanzas. Se hizo un
estudio previo para determinar el espacio del cual dispone la
empresa para esta Unidad y en primeras instancias se ubicará
al personal en una misma área que si bien no es lo más
confortable que se quiere, permite el normal desenvolvimiento
de las actividades y mejorías para futuras proyecciones.