Carpet as Virtual Es

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DEL LITORAL

Agosto 2013

INSTRUCTIVO PARA

ADMINISTRACION DE CARPETAS

VIRTUALES QUIPUX - ESPOL

FECHA: Agosto. 2013 VERSION: Inicial PAGINA: 2 / 9 REALIZADO POR: Mae. Glenda Ruiz S.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL QUIPUX - ESPOL

ADMINISTRACION DE CARPETAS VIRTUALES

Gerencia de Tecnologas y Sistemas de Informacin

CARPETAS VIRTUALES

Las carpetas virtuales son archivos que se crean dentro de Quipux para organizar

nuestros documentos de manera que podamos ubicarlos con facilidad en el

sistema.

La administracin de las carpetas virtuales es responsabilidad de cada unidad.

Esto significa que cada rea puede definir las carpetas que considere conveniente,

y que sern de uso exclusivo del rea.

Por unidad, se debe designar una persona responsable de esta funcin y el

administrador de Quipux le asignar el permiso de acceso a las opciones del

sistema. Para solicitar el acceso a la administracin de carpetas virtuales,

solicitarlo a la Gerencia de Tecnologas y Sistemas de Informacin de la ESPOL

([email protected])

La administracin de las carpetas virtuales implica las siguientes funciones:

Definicin y creacin de la estructura documental

Creacin, modificacin y eliminacin de carpetas virtuales

Activacin y desactivacin de carpetas virtuales

ORGANIZACIN DE CARPETAS VIRTUALES

Antes de crear las carpetas, se debe definir la estructura documental y sus

respectivos niveles.

Primero definimos cules sern los conceptos de organizacin de los documentos

y sus respectivos niveles. Cabe mencionar que Quipux no permite la modificacin

de esta estructura, por lo que debe ser analizada detenidamente, antes de crear

en el sistema. No se trata de definir los nombres de las carpetas que vamos a

utilizar, sino definir los niveles de la organizacin de las carpetas.





Un ejemplo de estructura podra ser la siguiente:

Ao TIPO DE USUARIO TIPO DE SOLICITUD

NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3

Una vez definida la estructura debemos definir los nombres de las carpetas que

correspondern a cada nivel de la estructura.

Por ejemplo:

AO 2013 NIVEL 1

Estudiantes NIVEL 2

Cambios de carrera NIVEL 3

Copia de ttulos NIVEL 3

Certificados NIVEL 3

Profesores

Cambio de categora

Revisin de carga acadmica

Cuando ya estn creadas las carpetas, rotuladas con un nombre, los dems

usuarios pueden visualizarlas en el sistema y comenzar a asignar cada documento

a una carpeta virtual, para facilitar su ubicacin.





OPCIONES DEL RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACIN DE CARPETAS

VIRTUALES:

Responsable:

Es la persona designada para administrar las carpetas virtuales del rea. Es la

persona que tendr acceso a un men de opciones especiales.

ADVERTENCIA:

El responsable de la administracin de carpetas virtuales debe tener mucho

cuidado de seleccionar nicamente su rea, sin modificar ni crear registros en otra

rea que no le corresponda.

Las opciones de creacin de niveles y carpetas presentan la lista de todas las

reas que conforman la ESPOL, pero el administrador de carpetas debe

seleccionar exclusivamente el rea de su competencia.

MENU ADMINISTRACION CARPETAS VIRTUALES:

En el men ADMINISTRACIN hacer clic en la opcin CARPETAS VIRTUALES





Se presenta el men de opciones de administracin.

Seleccionar la siguiente opcin:

1. Organizacin de los niveles de Carpetas Virtuales En esta opcin vamos a crear la estructura de nuestras carpetas virtuales

1.1. Seleccione el rea

1.2. Digite el nombre de cada nivel y presione ACEPTAR

De acuerdo a nuestro ejemplo sera:





Al terminar haga clic en el botn REGRESAR

Del men de Administracin de carpetas virtuales seleccione la siguiente opcin: 2. Administracin de carpetas virtuales

2.1. Seleccione el rea

2.2. Cree las carpetas eligiendo el nivel. Presione GRABAR

Se recomienda crear primero las etiquetas de primer nivel. Luego, crear las

etiquetas contenidas en cada nivel ya creado. Al final se crear una jerarqua de

carpetas, en donde las carpetas de primer nivel contienen a las de segundo nivel,

y stas a su vez a las de tercer nivel, y as sucesivamente.

Utilizando el ejemplo, quedara de la siguiente forma:





3. Consultar Carpetas Virtuales En esta opcin se presenta la estructura de carpetas virtuales creadas para la unidad.





OPCIN DE LOS USUARIOS

Esta opcin est habilitada para todos los miembros del rea, y sirve para ver los documentos que han sido archivados en esta carpeta.

Usuarios:

Todos los miembros de la unidad pueden asignar un documento en una de

las carpetas virtuales, tomando en consideracin el criterio para su

clasificacin.

Todos los usuarios podrn ver el contenido de las carpetas virtuales

En el men OTROS hacer clic en la opcin CARPETAS VIRTUALES

Consulta de documentos por carpeta virtual: La pantalla presenta las carpetas virtuales del rea seleccionada.





Presionar SELECCIONAR en la carpeta virtual que desee consultar. Se presentar la lista de los documentos que han sido asignados a esa ubicacin.

Haga clic en la fecha del documento para visualizar el detalle del mismo.

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