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ÍNDICE Preproducción 3
Organigrama Descripción del proyecto Misión FODA Competencia Logística Difusión Escaleta Alimentos y bebidas Áreas recreativas Personal requerido Estaciones Reglas Lugar Estacionamiento Accesos viales Mapa Planograma Ejemplos stands Área de entretenimiento Vestuario Música Raider técnico Imagen
Producción 14
División de trabajo Descripción Evento cierre Presupuesto Logística Legal / administrativo Parte por parte Minuto a minuto Imagen
Postproducción 57
Post-evento Evaluaciones Publicaciones en medios Agradecimientos
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PREPRODUCCIÓN
ORGANIGRAMA
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Ante la necesidad de crear actividades recreativas y deportivas infantiles en nuestro país, surge la idea de llevar a cabo una carrera para niños de cinco a doce años en vísperas del Día del Niño, donde serán divididos en equipos para realizar una serie de tareas creativas para brindarles diversión, aprendizaje y entretenimiento, además de fomentar el deporte desde temprana edad.
Tomando en cuenta la presencia de Crayola en el mercado infantil de nuestro país se convierte en nuestro patrocinador principal, ya que fomenta el aprendizaje a través de la creatividad.
La carrera será diferente a las que estamos acostumbrados ya que además de inculcar el deporte en niños, también tendrá su lado divertido. Cada niño tendrá que participar en los nueve stands donde utilizando los productos Crayola cumplirán un reto para poder continuar con la carrera y pasar al siguiente stand. Una vez terminada ésta, cada niño recibirá un ‘kit de recuperación’, su medalla y un reconocimiento.
El establecimiento contará también con inflables para que los niños disfruten su día.
MISIÓN
Promocionar el deporte de una manera divertida y fomentar la creatividad en un público infantil.
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FODA
Fortalezas: • Concepto nuevo y creativo • Brandeado por Crayola • Divertido y atractivo • Inclusivo
Oportunidades: • Hacer este evento con distintas
empresas • Abrirlo a un público más grande • Hacer del concepto un negocio
Debilidades: • Siendo un evento tan pequeño
puede carecer de difusión • Algunas restricciones por parte de
la sede • Se necesita de mucho apoyo y
material para que todo funcione
Amenazas • Otros eventos del día del niño • Accidentes personal • Clima
COMPETENCIA
Debido a que es un evento completamente nuevo el cual está dirigido a un sector muy especializado no contamos con competencia. No se encuentra agendado ningún evento deportivo parecido ni en el día, ni en la ciudad de nuestro evento. Ni siquiera una semana antes o después.
Los hijos de los trabajadores de la empresa GE, no cuentan con una actividad parecida el mismo día del evento. Por lo tanto no contamos con ninguna competencia directa..
LOGÍSTICA
El evento se llevará a cabo en un circuito cerrado dentro de las instalaciones deportivas de la Universidad Iberoamericana. El 25 o 26 de abril de 2015 a las 8:00 am con motivo de celebrar el Día del Niño.
Los participantes serán divididos en equipos equitativos compuestos por ambos géneros y diferentes rangos de edad y tendrán que realizar una serie de actividades a lo largo de nueve stands.
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Edades: Niños de 5 a 6 años En estas edades el niño ya es capaz de realizar un laberinto simple, la capacidad de atención aumenta y se pueden concentrar al hacer una actividad. Les interesa el origen y la utilidad de ciertas cosas que los rodea, son curiosos, pueden ordenar cosas por tamaño, grosor, figuras, peso etc. Identifican las figuras por sus nombres. Capaz de encontrar las diferencias entre objetos. Armar rompecabezas de 20 hasta 30 piezas. Cuenta con la coordinación suficiente para realizar un deporte. Puede ser capaz de escalar, brincar la cuerda, patinar. Niños de 6 a 7 años Capaz de coordinar y mantener el equilibrio, por eso tiene la capacidad de empezar a andar en bici. Se comienza a desarrollar la fuerza aunque el proceso es lento y el desarrollo en esta etapa es parejo entre hombre y mujer. Se comienza a desarrollar la velocidad. El aparato locomotor se caracteriza por la gran flexibilidad. Capaz de hacer lo que quiere siempre y cuando sus capacidades motrices se lo permitan. Niños de 8 a 10 años Se continúa desarrollando la velocidad de la misma manera que la frecuencia motriz. Aunque hay carencia de fuerza, hay mayor rendimientos. Niños de 11 años Los niños comienzan a desarrollar más fuerza que las niñas. La fuerza va adquiriendo índices mayores y se pueden dar diferencias entre la coordinación de otros niños. Niños de 12 años Hay crecimiento en longitud y grosor de los huesos. Hay menos flexibilidad debido a los cambios hormonales.
DIFUSIÓN
Para difundir este evento, se usará el esquema de comunicación interna de GE. Esto quiere decir que se enviará un shotmail con la convocatoria para la inscripción de los niños. Asimismo se harán posters y material para las pantallas internas. Se pedirá a la agencia que haga estos diseños.
Para registrarse, los padres de los participantes deberán llenar un formulario en línea que será anexado junto con un meeting request en dichos comunicados.
El viernes se les hará llegar los kits y números para participar en la carrera. La entrega se hará en las oficinas de la empresa para facilitar su llegada y acceso. Asimismo el montaje de los stands y el circuito se hará un día antes.
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ESCALETA
ALIMENTOS Y BEBIDAS
Se hará la repartición de kits de carrera los cuales incluirán lo siguiente:
Kit pre carrera
• Playera • Número de corredor • Jugo
Kit post carrera
• Plátano • Barrita • Agua
Para todos los niños, tendremos un área de diversión en donde habrá música y juegos inflables que podrán ser utilizados al final de la carrera.
ÁREAS RECREATIVAS
Para todos los niños, tendremos un área de diversión en donde habrá música y juegos inflables que podrán ser utilizados al final de la carrera.
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PERSONAL REQUERIDO
• 3 personas por stand, en total 27
• 6 personas alrededor del circuito.
• 3 en la mesa de registro
• 3 fotógrafos
• DJ
• Una ambulancia
• 8 personas de seguridad
• 2 para entrega de kits post carrera
• Maestro de Ceremonias
ESTACIONES ���
Stand 1: PINTA TUS HUELLAS Los niños pintarán una playeras con aerógrafos y moldes de figuras utilizando un producto Crayola llamado Marker Airbrush. Una vez terminadas, las camisas permanecerán en el stand hasta el final de la competencia, identificándolas con el nombre y el numero de corredor. ���
Stand 2: REPRESENTA TU INSTINTO ANIMAL Con una cantidad asignada de Model Magic, el participante tendrá que crear la figura de su animal favorito, como ejemplo se pondrán figuras ya terminadas para que sirvan de inspiración. ���
Stand 3: MUÉVETE AL COMPÁS DE LA MÚSICA Durante 3 min el participante deberá intentar mantener el mayor tiempo posible el aro de hula-hula en la cadera, lo importante es que lo intenten. A lo largo de este stand va a haber burbujas de colores del producto Outdoor Hubble Launcher de Crayola. ���
Stand 4: BRINCA TUS PASOS El participante debe de brincar el ya conocido avioncito que será pintado con gises Crayola, desde luego para aumentar el grado de dificultad el participante tendrá ciertos obstáculos. ���
Stand 5: ATINA LOS COLORES Habrá Crayolas gigantes de distintos colores en las cuales, desde 1 metro de distancia deberán aventar un aro gigante y meterlo en la crayola. Una vez metidos 3 aros podrán continuar a la siguiente etapa. ���
Stand 6: CREA TU MARCA Con un producto llamado Marker Maker de Crayola, cada niño deberá crear su propio plumón e inventarle un nombre, estos serán identificados por el numero de corredor de cada participante y serán recogidos al final para evitar cualquier tipo de accidente.
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Stand 7: COLOCA LOS COLORES Habrá en un contenedor crayolas mezcladas de todos los colores, el reto es separarlas por colores acomodándolas en vasitos. Será un promedio de 15 a 20 crayolas por niños.
Stand 8: AVIENTA LAS PELOTA El participante tendrá que aventar 2 pelotas de colores y que caigan en la canasta del color de su pelota, la cual estará a una distancia de un metro.
Stand 9: DESLIZA TU DIVERSIÓN Con agua y un poco de jabón, los niños tendrán que deslizarse por un tobogán donde se ensuciarán. Será un requisito para terminar la carrera.
Al finalizar la carrera, los niños tendrán que responder a “¿Qué es lo mejor de ser niño?” en una manta gigante que será entregada para ambas empresas, GE y Crayola.
REGLAS
• Creación de grupos de ambos géneros y diferentes rangos de edades • Tendrán que correr en sus respectivos carriles, pasando por cada obstáculo • Será trabajo y apoyo en equipo más que individual • Ambiente kid-friendly
LUGAR
En las instalaciones deportivas de la Universidad Iberoamericana, Ciudad de México. ESTACIONAMIENTO
Estacionamiento de la Universidad operado por Central. La entrada será por la puerta 9 al igual que la salida. Ésta se encuentra sobre Vasco de Quiroga. Después de las 1:30pm el estacionamiento no se hace responsable de ninguna accidente o cualquier percance que ocurra dentro de sus instalaciones, por lo que a la 1:30 debe quedar totalmente desalojada el área.
ACCESOS VIALES Para llegar a Santa Fe, a la Universidad Iberoamericana, existen opciones de transporte público desde diversos puntos de la ciudad Importante: En todos los casos, los puntos de descenso son sobre la Av. Vasco de Quiroga.
• Puerta E9 de la Ibero (acceso con coche) • Puerta E10 de la Ibero (acceso peatonal)
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MAPA
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PLANOGRAMA
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EJEMPLO STANDS
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ÁREA DE ENTRETENIMIENTO
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VESTUARIO
La vestimenta será adecuada al proyecto, tanto para los participantes como para el staff. Se usará ropa deportiva (playera, shorts, pants y tennis) y los participantes tendrán su playera oficial de la carrera al igual que una playera que diseñarán en un stand. MÚSICA
Ya que es un evento para niños, el ambiente y música será dirigido hacia ese público. Habrá un ambiente familiar y de amistad, la convivencia será amigable creando una atmósfera divertida. RAIDER TÉCNICO
Se contará con el registro de todos los materiales, personal y productos que se utilicen ese día.
• Música (bocinas, amplificadores, consolas de audio, micrófonos)
• Stands (fierros, mesas, lonas, logos)
• Banderas de colores para marcar cada stand y la meta
• Productos de Crayola para cada stand
• Juegos inflables
• Stands para las premiaciones
• Medallas y reconocimientos
• Regalos para cada participante
• Bolsas de plástico para basura
• Arco de salida y de meta
• Abastecimiento en ruta y meta
• Baños
• Mesas
• Sillas
• Consigna para dejar pertenencias
• Estacionamiento
• Vallas de contención
• Montaje de publicidad de patrocinadores
• Templetes
• Equipo móvil de comunicación (walkie talkies)
• Letreros de señalización
• 1 micrófono
• 1 consola
• Amplificadores
• Primeros auxilios
• Servicio Médico
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ACTIVACIÓN ACTUALIZADA Y
ADAPTADA A LAS CONDICIONES REALES DEL PROYECTO
Durante la realización de este proyecto afortunadamente se confirmó la participación de la marca Crayola como principal patrocinador, quien aportó varios productos que fueron utilizados en las actividades que conformaron el rally. Sumado a esto se contó con el apoyo por parte Bimbo y Usher, ambas marcas contribuyeron con patrocinios en especie. Por otro lado se tuvo a bien tomar la decisión de involucrar a la asociación Casa Ernesto Meneses, de tal forma que lo niños pertenecientes a esta institución se volvieron el público central y las actividades se volcaron hacia ellos.
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PRODUCCIÓN DIVISIÓN DE TARABAJO
Diana Sánchez Uranga Productora ejecutiva: Encargada de supervisar que todas las demás coordinaciones realicen su trabajo en tiempo y forma, y de que el proyecto se lleve e cabo conforme a lo planeado. Crayola: Maneja todos los aspectos relacionados directamente con la marca Crayola Toys, agendando reuniones, generando y cerrando acuerdos; así como reportando los avances a los demás miembros del equipo. Plaza: Con respecto a la plaza se encarga de realizar la solicitud para obtener las instalaciones deportivas de la Universidad Iberoamericana como lugar en el día del evento, conseguir todos los permisos necesarios y darle seguimiento hasta el final del proyecto.
Ana Paula Otero Administrativo legal: En cuanto a la parte legal y administrativa debe cerciorarse de que en las demás coordinaciones se esté cumpliendo con hacer todo mediante acuerdos firmados y de manera legal, siguiendo cualquier reglamento impuesto por cualquiera de los involucrados en el proyecto.
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Es quien redacta todas los formatos, solicitudes, cartas compromiso y de agradecimiento, etc; realiza los pagos a los contratos y pagos de proveedores, además de elaborar y gestionar el presupuesto para el evento. Stephanie Petersen Imagen y difusión: Realiza todo lo referente al diseño de la imagen del evento, (logo, invitaciones, carteles, reconocimientos, etc), busca la difusión adecuada y enfocada al público objetivo. Patrocinios: Contacta a posibles patrocinadores y gestiona los acuerdos necesarios para que estos se lleven a cabo. Una vez que los patrocinios se hayan conseguido y las negociaciones se lleven a cabo debe darle seguimiento a las peticiones realizadas por parte de ellos así como ver que su parte del trato también se lleve a cabo. Finalmente da los agradecimientos necesarios. Marimar Tejeda Medios: Se relaciona con los medios mandando un comunicado de prensa, hablando con ellos para obtener cobertura por parte de ellos. Debe obtener la cobertura de al menos un medio de prensa. En el caso de este proyecto lleva a cabo la reunión con el periódico El Reforma para hacerles una invitación directa. Talento: Es el contacto directo con Casa Ernesto Meneses, debe de contactarlos para presentarles el proyecto y que los niños que asistan sean por parte de esta asociación. Debe mostrar los avances, llegar a acuerdos, conseguir a los voluntarios de Casa Meneses y realizar con ellos una capacitación días anteriores
al evento. Con respecto a los otros voluntarios debe verificar que se tenga el número mínimo indispensable de voluntarios así como asignarles las tareas necesarias y explicar sus funciones. Orly Oxenhaut Director creativo: Diseña el contenido del evento. Hace el diseño individual de todas las actividades para que sean revisadas y aprobadas por cada una de las partes involucradas, una vez que se les haya dado el sí a todas debe hacer un listado del material requerido en cada momento del proyecto para conseguirlo a tiempo. Debe prever cualquier crisis y prepararse para ello. Planea toda la logística del proyecto, desde las capacitaciones hasta el día de cierre con Casa Meneses.,
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DESCRIPCIÓN
¿QUÉ? Rally infantil didáctica que promueva la creatividad y juego en los niños y a su vez mantenga un estilo divertido y distinto. Queremos hacer un día en el que niños que normalmente no tienen acceso a espacios de entretenimiento y recreativos puedan divertirse y celebrar su infancia. ¿QUIÉN? Niños de 5 a 12 años pertenecientes a Casa Ernesto Meneses. ¿CON QUIÉN? Trabajar en conjunto con Crayola México buscando el patrocinio y Casa Ernesto Meneses como talento y enfocar la carrera a los niños de esta asociación. ¿CÓMO? Realizar un circuito cerrado donde los niños puedan correr sin riesgo alguno. La idea es que los niños comiencen a relacionarse con diversas formas lúdicas de entretenimiento de una forma divertida. Buscamos el patrocinios de marcas escolares (como crayolas, plumones o lápices de colores) para usar polvo de colores que los niños puedan ir aventando mientras corren, así como otras marcas que sean enfocados para esa edad. Durante el rally habrá obstáculos u diversos materiales con los que podrá trabajar y crear, cono decorar sus playeras con productos crayola, pintar en el piso con gises, poner sus manos con pintura en una sábana, etc. ¿POR QUÉ? Porque creemos que es importante que aportar espacios recreativos a todos los sectores de la sociedad, sobre todo a aquellos más marginados. ¿DÓNDE? En algún circuito cerrado donde se pueda controlar la actividad. Algunas propuestas serían el Papalote Museo de Niño o algún deportivo o establecimiento que cuente con las instalaciones necesarias, incluida la Universidad Iberoamericana. ¿CUÁNDO? Será en primavera, alguna fecha cercada del Día de Niño ya que es una buena fecha para atraer a ese público.
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EVENTO DE CIERRE
Se llevará a cabo un segundo evento en las instalaciones de Casa Ernesto Meneses con la finalidad de cerrar el proyecto. Este pretende ser el día 30 de abril, será un evento de solamente una hora en el que se iniciará presentando fotografías y un video de Crayola Fest. Posteriormente se agradecerá la participación de todos y se le entregará a Casa Meneses el material y juguetes de Crayola Toys como una donación, también se le entregará una manta que habrá sido realizada durante el evento.
La manta tiene la finalidad de reflejar los valores proyectados y trabajados en Crayola Fest como el trabajo en equipo, igualdad, unión, creatividad, etc. Estará conformada por 8 partes representando a los 8 equipos que formarán parte del rally, cada parte tendrá la personalidad del equipo ya que en ella los niños dibujarán que es para ellos lo mejor de ser niño.
Finalmente se les pedirá a quienes participaron en el evento (niños, voluntarios, padres y miembros de Casa Meneses) que evalúen la realización del mismo y el desempeño del equipo.
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PRESUPUESTO
Presupuesto
Material $$$ Piezas Arco y columnas de globos $2.350 7 Playeras colores $2.100 90 Sillas/Tablones/Inflables $1.060 71 Material Merced $1.550 N.A Sonido $500 1 Alcancías $1.040 65 Paliacate $232 72 Marcos $1.170 65 Pelotas $50 10 Trapos $64 10 Arpillas $36 12 Cajas madera $50 10 Jugos $372 108 Bandejas $56 8 Bolsas $59 N.A Plumón $10 1 Telas/Listones $737 N.A Impresiones $300 60 Bolsas $133 70 Impresiones Fotos $100 100 Fantasías Miguel $326 N.A Cuentas Pulseras $350 N.A Aceite/Sal/Harina $1.500 N.A Bolsitas/Comida $1.550 N.A Aerograffiti $4.390 . 10 Marker Maker $4.390 8 Repuestos $700 5. Outdoor chalk 3D $992 4. Model Magic $518 . 2 Boutique de joyería $1.935 5 Donitas y Gansitos $10 49. Gansitos $10 50. Pastillas Usher $380 5.
TOTAL $29.112
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El proyecto solo obtuvo beneficios e intercambio de producto, los patrocinadores no dieron dinero en efectivo. El proyecto no fue autofinanciable, sin embargo, esa fue una decisión que se tomó por parte del equipo de producción manejándose como un donativo a Casa Meneses y al evento mismo.
El evento tuvo un valor total de $29,122.00 (veintinueve mil ciento doce pesos m.n.). Del cual se consiguió obtener el 46.08% del costo total del evento en patrocinios, que representan $13,417.00 (trece mil cuatrocientos diecisiete pesos m.n.).
Con el patrocinio de Crayola se obtuvo en especie un valor de $12,047.00 (doce mil cuarenta y siete pesos m.n.), lo cual representa el 41.38% del valor total del evento. La aportación de Bimbo fue equivalente $999.00 (novecientos noventa y nueve pesos m.n.) significando un 3.4% del valor total. Usher, por otro lado, dio $380.00 (trescientos ochenta pesos m.n.) en especie, es decir el 1.3% del costo absoluto. Desafortunadamente el producto que brindó no fue considerado apto para los niños de todas las edades por lo que no fue utilizado en el evento.
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LEGAL / ADMINISTRATIVO
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Carta compromiso Casa Ernersto Meneses
México D.F. a 17 de marzo de 2015
Por medio de la presente la asociación civil Casa Ernesto Meneses, con dirección en Vasco
de Quiroga 1613, Cuajimapla de Morelos, México Distrito Federal, y las estudiantes de la
Universidad Iberoamerinaca Diana Sánchez, María de Mar Tejeda, Orly Oxenhaut, Stephanie
Petersen y Ana Paula Oteroa; se comprometen a participar en conjunto para llevar a cabo el
evento Crayola Toys Fair que se llevará a cabo en las instalaciones deportivas de la Universidad
Iberoamericana, el día 26 de abril de este mismo año. El evento será con motivo de celebrar el
Día del Niño con la Casa Hogar Meneses.
Las estudiantes se encargarán de la producción del proyecto llevando a cabo las
actividades acordadas con la empresa Crayola y con Casa Ernesto Meneses, además de capacitar a
los jóvenes voluntarios en cada una de sus funciones. De igual forma el evento tendrá difusión
dentro de la Universidad y se hará la invitación a medios como el periódico El Reforma, entre
otros.
Por otro lado Casa Enersto Meneses se encargará de convocar la asistencia de 60 niños
como participantes del evento y 20 jóvenes voluntarios que ayudarán en la organización de las
actividades.
_____________________________ ______________________________
Nombre y firma de representate de Nombre y firma de representante de
Casa Ernesto Meneses las alumas de la Universidad Iberoamericana
Carta compromiso Crayola
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México D.F. a 11 de marzo de 2015
La empresa Crayola, con dirección en Calzada de la Venta No. 26, Fraccionamiento Industrial
Cuamatla, 54730, Cuautitlán Izcalli, México; se compromete con las estudiantes de la Universidad
Iberoamericana (Diana Sánchez, Marimar Tejeda, Orly Oxenhaut, Stephanie Petersen y Ana Paula
Otero) a participar como socio de su proyecto de titulación. Éste se llevará a cabo en las
instalaciones de dicha universidad, el día 26 de abril de este mismo año. El evento será con
motivo de celebrar el Día del Niño con la Casa Hogar Meneses.
La empresa participará con su marca y donará los siguientes productos y materiales para llevar a
cabo la actividad:
• 60 playeras
• 10 aerograffitis
• 10 Marker Maker
• 5 Cajas de gises gigantes para outdoors
• 5 Diseñadora de Modas
• 5 Boutique de Joyas
• 5 Glow Board
• 5 Boligomas
• 5 productos más de un juguete por definir.
• Sillas
• Mesas
Por otra parte, las estudiantes se comprometen a realizar las actividades acordadas en donde
serán utilizados todos los productos donados por la empresa. Asimismo, el evento tendrá difusión
dentro de la universidad así como por fuera, a través de medios como el periódico Reforma, entre
otros. También se comprometen a respetar las reglas de branding de la marca Crayola Toys y
hacer la promoción exclusivamente de esta rama de la compañía.
Carta descriptiva Crayola Fest
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Viernes, 10 de abril de 2015. Carta descriptiva Crayola Fest.
“Crayola Fest” es un proyecto organizado por las alumnas de comunicación Diana Sánchez, Orly Oxenhaut, Ana Paula Otero, Stephanie Petersen y María del Mar Tejeda; el cuál consiste en llevar a cabo un rally dirigido a niños de la asociación civil Casa Ernesto Meneses con el fin de conmemorar el día del niño. Dicho evento que tendrá lugar en la cancha de softball de la Universidad Iberoamericana, el domingo 26 de abril del año en curso.
La idea consiste en dividir a los participantes por equipos mixtos de 7ª 8 integrantes; cada equipo deberá completar un circuito de 8 “stands” en los cuales se realizarán distintas actividades lúdico creativas. Las actividades están pensadas para ayudar a los niños a desarrollar su creatividad y fomentar el trabajo en equipo tomando como base los valores de Casa Meneses. Se tendrán 15 minutos por stand y una vez que termine el tiempo pasarán al siguiente, no si antes atravesar algunos obstáculos y retos.
Una vez concluido el tiempo del rally se procederá a crear una manta en donde los niños plasmarán “Qué es lo mejor de ser un niño”, podrán utilizar frases o dibujos. La manta se le regalará a Casa Meneses.
Se llevará a cabo una premiación para reconocer la participación de todos, incluyendo a los voluntarios, Casa Meneses, patrocinadores y medios de comunicación; los juguetes utilizados durante el rally serán donados a Casa Meneses. En el cierre del evento se le obsequiará un kit a cada niño que incluirá un lunch, la playera y otros productos que crearon durante el Rally.
Finalmente se entregarán lo niños a sus padres y quedará concluida la jornada.
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Carta permiso de estacionamiento
México D.F. a 25 de marzo de 2015
A quien corresponda:
El domingo 26 de abril de 2015 se llevará a cabo en las instalaciones de la cancha de softball de la Universidad Iberoamericana el proyecto de titulación de las alumnas de comunicación: Diana Sánchez, Stephanie Petersen, Orly Oxenhaut, María del Mar Tejeda y Ana Paula Otero.
El evento está siendo organizado junto con la asociación Casa Ernesto Meneses y consiste en un rally para niños de con motivo del Día del Niño. El proyecto ya ha sido aprobado tanto por el departamento de comunicación como el departamento de deportes y difusión de salud.
Por medio de la presente se solicita la aprobación para utilizar el estacionamiento el día señalado, de tal modo que los organizadores y participantes del evento tengan un espacio para dejar su automóvil, al igual que el apoyo en el control de acceso a la universidad.
Pedimos que se permita el acceso a porveedores y organizadores desde las 6:30am para realizar el montaje necesario. La entrada de los participantes será a partir de las 9:00am. Una vez concluído el evento se procederá al demontaje y se entregarán las intalaciones de la universidad a las 3:30pm.
Se calcula la entrada de 180 personas (incluyendo organizadores, participantes, profesores, medios y proveedores) y 80 automóviles.
Muchas gracias.
___________________________________
Mtro. Joaquín Labarthe, Coordinador del
Departamento de Comunicación
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LOGÍSTICA
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CALENDARIO
Plan de trabajo y calendario de Crayola Run for Kids: Periodo de Febro a Abril, 2015
No. Actividades Febrero Marzo Abril Mayo 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1
1 Planeación y logística de actividades 2 Presupuesto 3 Agendar junta con crayola 4 Patrocinios 5 Juntas semanales 6 Junta con crayola / Actividades / Material 7 Boletín de prensa 8 Contactar Medios 9 Imagen del proyecto 10 Carta descriptiva CM 11 Definir # de niños CM 12 Reacudación de fondos 13 Junta con Estacionamiento IBERO 14 $$$ (Recaudación) 15 Voluntarios 16 Junta con deportes 17 Conseguir material evento (Stands, etc.) 18 Conseguir material actividades 19 Evento 20 Post Evento
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SEMÁFORO DE ACTIVIDADES
COORDINACIÓN RESPONSABLE ESTADO COMENTARIOS FECHAS ADMINISTRATIVO/LEGAL
Permisos del estacionamiento Diana Hacer carta compromiso Crayola Ana Pau
Lunes 2 de marzo
Redactar carta descriptiva Ana Pau
Lunes 2 de marzo Recibo deducible de impuesto de Ibero Ana Pau
TALENTO Conseguir Casa Meneses Marimar
Capacitación a voluntarios Marimar
Finales de marzo Formalizar invitación de Casa Meneses Marimar
1º semana de marzo
Confirmar el número de talento Marimar
Imagen y difusión Cambiar logo e imagen Diana
Jueves 4 de marzo
Hacer carteles Stephie
Jueves 4 de marzo
Mandar el horario definitivo Stephie
PATROCINIOS Conseguir Crayola Orly
Crayola EU
Conseguir otros patrocinios Stephie Recaudación de fondos Stephie
PLAZA Conseguir cancha de softball Diana
Junta para revisión de proyecto
1º semana de abril
Estacionamiento
MEDIOS Hacer comunicado de prensa Stephie
Conseguir Reforma (Genial) Marimar
1º semana de Abril
Conseguir otros medios Stephie
Finales de marzo
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Propuesta específica de difusión para cada medio Stephie
3º semana de marzo
Elgir medios de base de datos
2º semana de marzo
Comunicación institucional Diana
LOGÍSTICA / CREATIVO
Diseñar las actividades Orly
Lista específica de materiales Orly
Conseguir sonido
Hablar con Carreño
IMPORTANCIA/URGENCIA NIVEL Replantear actividades Orly
1
Comprar material Todas
1 Nombre proyecto/imagen Steph
1
Lumen Steph
2 Hablar con Karla Diana
1
Fundraising Todas
1 Estacionamiento Ana Pau
2
Evento FB Steph
1 Bimbo material Steph
3
Ir con Meneses Marimar
2 Redacción carta Meneses Marimar
2
Contratación inmobiliaria Orly
2 Crayola carta extrañamiento Diana / Ana Pau
1
Voluntarios externos Marimar
3 Deportes Diana
3
Depósito Casa Meneses / Ibero Ana Pau
1 Presupuesto Ana Pau
0
Bazar Fausta Marimar
1 Enviar comunicados Karla Diana
1
Situación Julia Diana / Ana Pau
1 Dividir base datos medios Todas
2
Conseguir morrales Marimar
53
MINUTO A MINUTO Borrador minuto a minuto Logística Evento
1 Horario Actividad 2 6:30 Llegar a la Ibero 3 6:30 - 9 :00 Montaje 4 9:00 - 10:00 Registro niños 5 10:00 - 10:20 Calentamiento de yoga 6 10:20 - 10:30 Actividad 1 7 10:30- 10:40 Actividad 2 8 10:40 - 10:50 Actividad 3 9 10:50- 11:00 Actividad 4
10 11:00 - 11:10 Actividad 5 11 11:10- 11:20 Actividad 6 12 11:20 - 11:30 Actividad 7 13 11:30- 11:40 Actividad 8 14 11:40 - 11:50 Actividad 9 15 11:50 - 12:00 Actividad 10 16 12:00 - 12:30 Premiación / Kits 17 12:30 - 13:00 Cierre evento 18 13:00 - 15:00 Desmontaje
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Minuto a minuto final.
Hora Actividad Descripción Material y recursos humanos
VIERNES 24 DE ABRIL
12:00pm – 1:00pm
Una hora
Entrega material y montaje carpa
El departamento de deportes comenzará a montar la carpa, mesas y conexiones de luz en la cancha de softball. Le entregarán las intalaciones y los materiales que se pidieron (megáfono, conos, banderines, etc.) Responsabilidades: Marimar Estar durante todo el montaje, recibir los materiales prestados y las intalaciones. Revisar que todo funcione y este colocado en el lugar indicado.
Hoja de apartado de carpa Plano de la cancha montada
SÁBADO 25 DE ABRIL
4:00pm – 6:00pm
Dos horas
Montaje
Los proveedores de mesas, sillas e inflables harán su montaje. Se dejará el material de trabajo y decoración en la cancha debajo de la carpa. Todo debe quedar listo para el evento. Responsabilidades: AnaPau Material: Guardar el material que se usará al siguiente día Orly Proveedores: Estar al pendiente de los proveedores de las mesas, mostrarles donde deben de colocarse. Stephie Proveedores: Revisar la colocación del inflable y los espacios del registro y reconocimientos
Hoja de apartado de carpa Plano de la cancha montada Cajas de material divididas por stands, material de decoración, material registro y material de reconocimientos.
DOMINGO 26 DE ABRIL
6:30am
Cita en la universidad
Se citará al equipo de trabajo, proveedores y voluntarios externos a las 6:30am.
6:30am -‐ 9:45am Tres horas 15 minutos
Montaje
Se deben recibir a los proveedores de, globos, sonido, inflables y mostrarles donde debeán de instalarse para que comiencen a montar todo lo necesario. La entrada será por la puerta 9. Se recibirán a los voluntarios para que ayuden con el montaje y se repasen sus responsabilidades.
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Los voluntarios de Casa Meneses se citan a las 9:00am para preparar sus stands. Responsabilidades: Diana Estacionamiento: Revisar con los de seguridad y estacionamiento que entren todos los proveedores y voluntarios. Orly: Montade de estaciones: Supervisar que el material de todos los stads se coloquen donde deben ir y no haga falta nada. Apoyar con la decoración. Stephie Proveedores: Estar al pendiente con los proveedores de globos, revisar su montaje y mostrales donde deben colocarse Ana.Pau Equipo de sonido: Revisar el equipo de sonido, así como la música que se pondrá durante el evento. Apoyar con la decoración. Marimar Voluntarios: Recibirlos a su llegada, dar instrucciones para el montaje y explicar sus responsabilidades durante el evento. Colocar los señalamientos, mesas de registro, preparar el material para cada actividad.
Lista de personas que entraran. Caja con materiales de stands. Manteles Materiales decoración Arcos de globos Equipo de sonido, extensiónes, micrófonos, listas de música Materiales de decoración Lista de voluntarios con tareas asignadas, señalamientos, decoración, mesas de registro, material individual por stands.
9:45am -‐ 10:00am
15 minutos
Revisión general y repaso de logística.
Todo el montaje deberá de haber quedado finalizado, se revisará que todo está en orden y se hará un repaso general de la logística del evento con los voluntarios y se les entregará de un horario. Al terminar cada quien irá a sus puestos. Responsabilidades Orly Hacer la revisión general Marimar Repartir a cada miembro del equipo un horario
Horarios para voluntarios Micrófono para dar instrucciones
10:00am – 10:40am
40 minutos
Bienvenida y registro
Llegada Será por la puerta 9. Los padres dejarán a sus hijos en la entrada, dos voluntarios informarán que deben de recoger a sus hijos a las 2:00pm. Una vez que los niños hayan llegado se les pedirá que sigan los señalamientos hacia la cancha de softball. Cuatro voluntarios se encargarán de dirigirlos. Registro Se dividirán a los niños en 8 grupos de 7 a 8 personas, mixtos y con edades intercaladas. Cada grupo tedrá un color y habrá un voluntario responsable de cada grupos. Una vez que los niños lleguen a la cancha de softballs serán recibidos por los voluntarios
Señalamientos Volantes informativos 6 voluntarios Distintivos Viceras Listas de registro divididas por grupos con el voluntario responasble de cada equipo Mesas, sillas, plumas 10 voluntarios
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responsables de grupo quienes los llevarán a la mesa de registro, les informarán de su color y los separarán por equipos. Cada voluntario responsable debe supervisar que estén todos sus niños reunidos y entregarles un distintivo y una vicera para protegerlos del sol. Bienvenida Una vez que el niño esté registrado su coordinador lo llevará al punto de reunión. En este punto de reunión estará un maestro de ceremonias quien hará una dinámica de bienvenida con los niños mientras se lleva a cabo el registro de todos los participantes. A las 10:50am deberán estar reundios todos los participantes y se dará una bienvenida formal en la que se dividirán de nuevo por equipos de colores y se les expiicará como funciona el circuito de actividades así como los tiempos. Los voluntarios de casa Meneses deberán estar ya preparados en sus stands.
Maestro de ceremonias: Stephie Micrófonos
10:40am – 1:00pm 2 horas 20 minutos
Rally
El rally es la actividad principal del evento Creativa-‐T. Este constiste en un circuito con 8 stands diferentes, cada stand tiene una actividad lúdicas un reto. Los líderes de grupos distribuirán a los 8 equipos en cada uno de los stands de manera que haya un equipo por stand. En cada stand habrá dos voluntarios de Casa Meneses quienes guiarán a los niños en las actividades, les pondrán retos, los ayudarán y estarán al pendiente de los tiempos. El maestro de ceremonias será el encargado de sonará un silbato para dar inicio a las actividades. Responsabilidades Stephie Estar al pendiente de los tiempos
10:40am -‐ 10:55am
15 minutos
Isla 1
Sal de colores y pies amarrados
Actividad En este stand los niños pintarán sal con los gises de Crayola y después lo pondrán en un frasco de vidrio crendo siluetas de colores con la sal. Para realizarlo a cada niños se le entregará un recipiente con sal y eligirán un color de gis. Una vez hecho esto comenzarán a pintar la sal con los gises hasta que esta cambie de color. Ya que hayan terminado pondrán toda la sal pintada en los recipientes del centro. Los voluntarios les darán un frasco de vidrio y un cono de papel que utilizarán como embudo para poner dentro de su frasco de vidrio los colores de sal con los que quieran rellenarlo. Se le pondrá el nombre del niño a cada frasco y los voluntarios los pondrá en el área de
8k de sal 65 frascos de vidrio 5 paquetes de gis Crayola 8 recipientes para pintar la sal conos de papel para agua 8 recipientes para poner la sal 2 voluntarios Resortes distintos tamaños
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recolecicón para que el volntario encargado de armar los kits pueda tomarlos. Reto Se amarrarán de los pies por parejas y tratarán de llegar al otro stand. El reto irá siendo más difícil ya que tendrán que volver a hacerlo con 3 personas y así sucesivamente hasta que todo el grupo esté amarrado de los pies y tendrán que brincar en equipo.
10:55am – 11:10am
15 minutos
Isla 2
Crayopulsera y globos en las piernas
Actividad Con el juego Boutique de Joyas y otras cuentras los niños podrán crear una pulsera o collar para ellos o para alguién más. Para hacerlo se les dará un hilo y se pondrán las cuentas al centro de la mesa. Tenrán tiempo para poder armar su pulsera de la manera más creativa que puedan y a su gusto. Ya que hayan concluído los dos voluntarios se encargarán de ayudarlos a finalizar cerrando al pulsera. Se etiquetará cada pulsera con el nombre del niño y se pondrá en la zona de recolección. Reto Con un globo entre las piernas o en espaldas encontradas correrán de un stand a otro sin que éste se caiga. En caso de que se rompa o caiga, tendrán que empezar desde el inicio.
5 Bputique de joyas cuentas adicionales 3 Tijeras 65 trozos de hilo para pulsera 2 voluntarios 65 globos Bombilla para globos
11:10am -‐ 11:25am
15 minutos
Isla 3
Mar en una botella y pecho
tierra
Actividad La idea es crear la imagen de un mar dentro de una botella de plástico. Para ellos los voluntarios le entregarán a cada niño una botella de plástico con agua hasta la mitad y les ayudarán a poner en ella unas gotas de colorante azul para que el agua tome color. Después se les repartirán figuras de peces de fomie y algunas cuentas para que creen la vida marina dentro de la botella. Posteriormente se agregará aceite lentamente a la botella de manera que quede totalmente llena. Se cerrará, decorará con estampas, se le pondrá nombre y los voluntarios lo pondran en la zona de recolección. Reto Pecho tierra: Habrá un tramo con obstáculos que deberán pasar pecho tierra. No importa que toquen los “resortes peligrosos” pero no pueden levantarse del suelo hasta llegar al otro lado seguro.
65 Botellas pet con agua hasta la mitad 15lt de aceite figuras de fomie 2 tijeras 2 Lápices 4 frascos de colorante azul Cuentas 2 trapos 2 voluntarios Obstáculo resortes
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11:25am – 11:40am
15 minutos
Isla 4
Amasando un animal y brincar la cuerda limbo.
Actividad: En esta actividad crearemos masa y modelaremos a nuestro animal favorito. Cada niño tendrá un recipiente y se le repartirá de manera equitativa harina, un vasito con agua y sal. Ellos deberán mesclar sus ingredientes hasta formar una masa. Ya que tengan la consistencia deseada agregarán unas gotas del colorante que más les agrade, o bien pueden dividir su masa en varios pedazos y utilizar más colores. Finalmtenre harán con ella a su animal favorito y lo enseñarán a su equipo. Al término de la actividad los voluntarios pondrán la masa en una bolsita con el nombre de cada niño y lo pondrán en el área de recolección. Reto: Brincar la cuerda y limbo: Brincarán la cuerda de forma individual y luego aumentarán de niños. Cuando se logre que brinquen los que más pueden, todos tendrán que pasar el famoso juego del “limbo” para poder avanzar al otro stand.
11k de harina. 4k de sal 8lt de agua 8 frascos de colorante de diferente color 65 bolsas 2 voluntarios Cuerdas
11:40am – 12:00pm
20 minutos
Receso
Sonará el silbato que indica cambio de actividad. Los coordinadores llevarán a sus equipos al área de la carpa. Ahí 4 voluntarios de Casa Meneses formarán a los niños y les entregarán a los niños un lunch. Se tiene contemplado 15 minutos para comer y 5 utilizados para llegar a la zona de comida y de vuelta a los stands. Se les dará un lunch también a los voluntarios y participantes del evento Responsabilidades AnaPau Supervisar que todos coman y que no quede basura en el campo.
Bolas de lunch: manzana, sandwich, donación Bimbo y agua. Servilletas Gel antibacterial Cartel promocional de Bimbo Botes de basura
12:00pm – 12:15pm
15 minutos
Isla 5
Playera y saltar con costales
Actividad Se les obsequiará una playera con el color de su equipo a cada niño. Utilizando el producto Aerografiti de Crayola tendrán que diseñarla a su manera. El voluntario de le pondrá el nombre del niño a cada playera en un maskín y la pondrá a secar en el área de recolección Reto Saltar con costales: En forma de relevos, tomarán los costales de colores y brincarán dentro de ellos de un stand a otro.
Playeras Airbrush Plumones de colores Hojas recicladas Costales colores
12:15pm – 12:30pm
Isla 6
Actividad
Alcancías
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15 minutos Alcancía y avioncito
Habrá una alcancía de cerámica sin color para que los niños puedan decorarla a su gusto. Se contará con material como diamantina, pinturas, pinceles, figuras para pegar y otras decoraciones en la mesa. Las alcancías se quedarán en ese stand hasta que se hayan secado completamente y así poder ponerlas en sus morrales. Reto Avioncito de gises: En el suelo habrá una manta con un avioncito pintado con gises. Cada niño deberá saltar con un pie el avion sin pisar ninguna línea. Si lo logran pasarán a la siguiente actividad.
Pinceles Pinturas Diamantina Agua Recipientes Trapos para limpiar pinceles Manta con avioncito dibujado
12:30pm – 12:45pm
15 minutos
Isla 7
Portaretratos y pies amarrados
Actividad Se les otorgará un portaretraros individual junto con materiales como plumones, diamantina y otros materiales. Podrán decorar el portaretratos a su gusto y posteriomente se pondrá en el área de recolección a secar con su nombre. Reto Caminar con los ojos tapados: Se marcará un camino. De manera individual se le tapará los ojos a cada integrante del grupo y éste deberá llegar al otro lado del camino siendo guiado por la voz de sus compañeros. Habrá obstáculos como una simulación de coladera o de una fogata, así que tendrán que trajar en equipo para que no pasen por ahí.
Portaretratos Plumones Hojas de colores Brillantina Stickers Pegamento Tijeras Pinceles Venda para los ojos Lazos para marcar el camino Vendas para los ojos. Dibujos coladeras, fuego
12:45pm – 1:00pm
15 minutos
Isla 8
Plumón y aros hula-‐hula
Actividad Con la ayuda de Marker Maker de Crayola, los niños tendrán que crear su propio color plumon y ponerle un nombre creativo. Los voluntarios supervisaran el proceso y finalmente pondrán los plumones en el área de recolección. Reto Aros hula-‐hula: Bailarán con un aro hula-‐hula y de un stand a otro tratando de mantenerlo en el aire. Verán quién es el que dura más tiempo con más aros girando.
6 Marker Maker Hojas recicladas 8 Marker Maker Refills 8 aros hula-‐hula
1:00pm – 1:30pm
30 minutos
Manta
Habrá una manta con el logo de Casa Meneses en blanco, esta manta estará dividida en 8 partes. Cada equipo pasará a la “mant-‐área” donde encontrarán un espacio designado por color con un pedazo de la manta y pintura para decorar. Decorarán la manta poniendo que es lo mejor de ser niño. Habrá 4 voluntarios extras ayudando en este proceso. Responsabilidades Marimar: Reunir todos los pedazos de la
Manta con el logo de Casa Meneses Pintura, 8 trapos, agua, jabón y toallas. 4 voluntarios
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manta, guardarlos y encargada de unirlos para llevar la manta final el día de la segunda parte del evento a Casa Meneses
1:30pm – 2:00pm
30 minutos
Entrega de
reconocimientos y kits
Juntaremos a todos los niños en el punto de reunión, el maestro de ceremonias agradecerá y premiará la participación de todos. Los líderes de cada equipo le entregarán a cada uno de sus niños un kit. Se agradecerá la participación de Casa Meneses donándo los juguetes que Crayola brindó, se le dará la mata creada, una fotografía del evento y un reconocimiento. Los voluntarios recibirán un diploma de agradecimiento también y una fotografía de evento. También se le agradecerá a los patrocinadores y medios participantes.
60 Kits: morral, productos, diplomas, fotografía y planilla de calcomanías Mantas Fotografía Meneses Diplomas voluntarios y fotografías Reconocimiento voluntarios Micrófonos 2 voluntarios Maestro de ceremonias
2:00pm
Cierre
Se cierra el evento, los voluntarios líderes de grupo llevarán a todos los participantes a la salida en donde otros 2 voluntarios se los entregarán a sus padres.
2:00pm -‐ 4:00pm
Desmontaje
Se guardará todo, se recoje y se entrega el material prestado e intalaciones a la univesidad tal y como se entregó Deberá hacerse el pago a los proveedores. Responsabilidades AnaPau Hacer el pago a los proveedores Diana Llevar el material prestado por el departamento de deportes a seguridad.
Bolsas de basura.
JUEVES 30 DE ABRIL
4:00pm -‐4:10pm 10 minutos
Bienvenida
Se le dará la bienvenida a los presentes y se hará una pequeña introducción en la que se recordará brevemente el evento Crayola Fest. Responsabilidades Marimar Dar la bienvenida
4:10pm – 4:40pm
30 minutos
Presentación de
video y fotografías
Se presentará el video de Crayola Fest que muestra imágenes del evento y breves recopilaciones de las entrevistas a los niños sobre Casa Meneses y lo mejor de ser un niño. También se mostrarán algunas de las mejores fotografías. Responsabilidades AnaPau Editar el video Orly
Proyector Video y fotografías
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Preparar el proyector, provar las conexiónes y funcionamiento correcto de audio y video
4:40pm – 4:45pm
5 minutos
Entrega de donativos y manta
Se le donará a Casa Meneses los juguetes de Crayola y se le entregará la manta que se realizó durante Crayola Fest Responsabilidades Stephie Entregar los juguetes a Casa Meneses Marrimar Entregar la manta a Casa Meneses
Donativos para Casa Meneses Manta
4:45pm – 5:00 pm
15 minutos
Evaluación
Agradecimiento a los asistentes. Se llevarán formatos de evaluación y se les invitará a quienes asistieron a llenarlos. Los formatos se recogeran para hacer un análisis de resultados posterior. Responsabilidades Diana Hacer, entregar y recoger los formatos de evaluación.
3 tipos de formatos de evaulación: Casa Meneses, niños, voluntarios
CROQUIS
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IMAGEN
1º propuesta logo 2º propuesta logo
3º propuesta logo 4º propuesta logo
5º propuesta logo Logo final
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Invitación a niños
Invitación a medios
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POST-PRODUCCIÓN
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POST-EVENTO
Se realizó un evento después del evento de Crayola Fair, el cuál se realizó el jueves 30 de abril. El motivo fue tanto para entregar los materiales, tener una retroalimentación de los participantes, padres de familia y personal de Casa Meneses, así como para dar una clausura al proyecto de titulación.
Debido a la fecha, se celebraba el Día del Niño, lo cual hizo que no tuviéramos mucha retroalimentación de parte de los niños, ya que se encontraban en otras actividades fuera de la organización.
Pudimos entrevistar a 3 niños, 2 padres de familia, 3 voluntarios y a la encargada de Casa Meneses, Adriana. Estas entrevistas fueron grabadas en audio. Las preguntas eran relacionadas con la experiencia, las actividades, la música, el lunch, la organización y logística, recomendaciones, éxitos y fracasos del evento.
Los comentarios generales de todos los entrevistados fueron que el evento salió con gran éxito, los niños se divirtieron mucho, el tiempo, música y comida fueron adecuados, les pareció que las actividades fueron muy recreativas y se les hizo muy importante la relación entre niños, voluntarios de Meneses y voluntarios de la Ibero.
También, algunos de nuestros participantes contaban con Déficit de Atención o autismo, los cuales al hablar con sus papás, nos dijeron que estas actividades les ayudaron mucho ya que sus hijos se motivaron y trabajaron en equipo sin problema alguno y notaron que estaban muy concentrados en sus actividades.
Al terminar las entrevistas con todos, le dimos a Adriana un archivo donde vienen las fotos y video del evento para que lo pudiera compartir con los participantes y para que quede el registro también en Casa Meneses. Finalmente le entregamos la manta y las cajas con el material restante de las actividades.
Así fue como concluimos la participación de Crayola en nuestro proyecto de titulación del evento Crayola Fair, donde agradecemos que ellos hayan sido parte de nuestro talento y staff.
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EVALUACIONES
Para las evaluaciones se hicieron entrevistas el 30 de abril en las instalaciones de Casa Meneses. De manera general es posible decir que el evento fue todo un éxito ya que los comentarios que se hicieron resultaron positivos.
Padres
De los padres a los que se les entrevistó hubo algunos quienes asistieron al evento y otros que solamente dejaron a sus hijos. Todos los padres comentaron que sus hijos llegaron muy contentos “llegó muy contento, le había gustado mucho la actividad, lo importante es que ellos se sientan bien.”. Igualmente mencionaron que se sintieron seguros dejando a sus hijos dentro de la universidad pues se les había transmitido que estarían acompañados y supervisados en todo momento.
Uno de los padres acompañó a su hijo con autismo y mencionó que nunca había visto a su hijo estar concentrado tanto tiempo en un actividad, que le había “me acerqué para tomarle una foto y ni siquiera me peló, estaba muy entretenido”, lo cual agradeció por haber hecho de este un evento inclusivo.
La ´única recomendación fue la de proporcionar mayor información antes del evento pues los padres no conocían bien de que trataría.
Voluntarios
Los voluntarios fueron jóvenes que asisten a Casa Meneses, su evaluación fue positiva, sobre todo hicieron hincapié en que se había hecho una capacitación previa y que eso además de divertirles les dio seguridad acerca de sus tareas “estuvo bien porque no estuvieron diciendo a todos todo lo que teníamos que hacer y porque sino a la mera hora no nos íbamos a poder arreglar”.
Sintieron muy bien el trato hacia ellos, se divirtieron y agradecieron que se les tomara en cuenta tanto para la actividad como para la comida, el tiempo de descanso, etc. Se
mencionó que si se hiciera un evento igual enfocado a jóvenes seguramente tendría buenos resultados.
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Niños
Todos los niños estaban muy felices, recordaban la mayoría de las actividades y dijeron que les había gustado mucho, no todos tenían ganas de ir sin embargo al preguntársele que era lo que más habían disfrutado dijeron que todo “Ya llegue a mi casa y puse mis cosas todas en mi cuarto.”
En lo referente a Crayola tenían muy presentes el aerografo y el juguete para hacer plumones “ya le pedí a mis papás que me van a comprar el de para hacer plumones del día del niño.”
También pidieron ser invitados al próximo evento que se hiciera.
Casa Meneses
La evaluación con Casa Meneses se hizo referente a todo el proceso, desde la planeación. Fueron muy claros en que al principio tenían dudas en cuanto a la seriedad del proyecto y el compromiso por parte del equipo de trabajo. Tras la primer reunión y el planteamiento formal se quedaron tranquilos. Volvieron a surgir en el proceso sobre si se les dejaría plantados tras la salida de Crayola México ya que hubo un tiempo en el que no tuvieron información.
Fuera de eso les pareció un éxito, gratificante, incluso se mencionó que lo vieron sumamente bien organizado “de hecho ya replicamos el trabajo y la organización que llevaron a cabo en otro de los eventos que hicimos hace poco, es muy bueno cuando ves algo que está bien hecho y lo replicas, así se aprende”.
También mencionaron que recibieron felicitaciones por parte de varios padres de familia y se extendió la invitación a trabajar en conjunto de nuevo en un futuro.
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Autoevaluación
QUE SALIÓ BIEN QUE PUDO SALIR MEJOR
• Las actividades
• Puntualidad en el evento en
general
• Se compró y se llevó lo justo
• Plaza segura Ibero
• Trabajo en equipo
• Buen clima (mucho sol pero mejor
que lluvia)
• Montaje y desmontaje
• Crayola
• Resolución de logística en el
momento
• Entrega del morral
• Música y audio
• Buena actitud de todos
• Pre-capacitación
Casa Meneses
• Apareció “el ángel”
• Evento económico
• Inflable
• Ante la adversidad: una actitud
proactiva
• Patrocinio de Bimbo
• Listas no coincidían
(entrada/acceso, faltó doble
chequeo)
• Llegaron menos niños
• Proveedor globos
• Proteger el pasto
• Más plásticos para stand
• No fue evento autofinanciable
• Espacio muy grande
• Se desfasó un poco los tiempos
• Protección solar
• La plaza no permitió actividades
más divertidas
• Expectativa del “helado”
(comunicación)
• La manta no cumplió con la
expectativa
• Las fotos no en marco
• Logística del morral
• El inflable distraía
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REPORTES
Recap of Crayola Fest: a memorable day
One of the greatest satisfactions and pleasures of life is to make someone smile, especially when you make a kid smile.
After a year of preparation, obstacles, good and bad news, we finally accomplished our graduation project at the Universidad Iberoamericana in Mexico City. The goal of our project was to create the best Children’s Day for 50 girls and boys between five and 12 years old with limited resources from Casa Ernesto Meneses, a shelter for kids in Mexico.
At the baseball field in the university campus we created a circuit with several activities for them to fulfill. They spent around four hours playing, creating and developing their creativity. We enjoyed watching them running, having fun, laughing and learning... and this was possible because of the generosity of Crayola. The kids were extremely happy creating their own marker with Marker Maker products, they decorated a shirt using the Marker Airbrush, they draw with chalks and jumped with their 3D glasses, they made bracelets with the Jewelry Maker and created their favorite animals with the Model Magic products. In addition to this, 20 young volunteers from Casa Ernesto Meneses, who helped us at the event, learned to use the magic of the Crayola Toys products and also felt in love with them.
After the event we could hear some great testimonies: some classmates of a four-year-old girl with diabetes told her that they have never seen her laugh so much. Another boy told his mom that he had the greatest day of his life and two girls asked us when we are going to organize the next Crayola Fest.
We were very happy about the logistics of the event, but even more with the smiling faces of children playing with Crayola Toys.
Thank you very much!
Here’s the media coverage of the event on the web:
http://www.barrio.com.mx/nota28854.html http://www.elplaneta.ws/inicio/?p=123978 In a journal (and we’re still missing the publication of the event in a magazine): http://www.uia.mx/web/site/tpl- Nivel2.php?menu=mgPrensa&seccion=piInicio_estrategas&sitio=det alle_comunicado.php&id_noticia=2551&foto_principal=1
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PUBLICACIONES
Revista Barrio
Celebran Día del niño para el pueblo de Santa Fe
Redacción BARRIO [email protected] México, DF, 04 de mayo de 2015 Un total de 60 niños de escasos recursos del pueblo de Santa Fe disfrutaron del Día del niño con el Crayola Fest, una actividad lúdica organizada por alumnas de la Universidad Iberoamericana. Diana Sánchez Uranga, Orly Oxenhaut Rodríguez, María del Mar Tejeda Zarazúa, Stephanie Petersen Bermúdez y Ana Paula Otero Córdoba, estudiantes de la licenciatura en Comunicación, junto con jóvenes voluntarios de Casa Meneses, fueron las encargadas de que los pequeños disfrutaran de diferentes actividades que los dejaron manos y caras llenas de color y alegría. Durante tres horas, las instalaciones deportivas de la institución se convirtieron en una sala de juegos con pasto natural, acondicionada con un inflable gigante al centro y ocho mostradores alrededor, donde los pequeños de 5 a 12 años aprendieron a hacer diferentes manualidades. Los niños participaron en el rali Creativa-T, donde aprendieron a pintar sal con gises para crear siluetas de colores dentro de un frasco, hacer pulseras y collares, recrear la imagen del mar con peces dentro de una botella, amasar a su animal favorito, diseñar el estampado de una playera con aerografitti, pintar su alcancía de cochinito, diseñar un portarretrato, crear su propio plumón y escribir en una manta gigante qué es lo mejor de ser niño. Además superaron retos físicos como correr en parejas amarradas de los pies, llegar con más rapidez al siguiente mostrador con un globo entre las piernas, pasar pecho tierra debajo de obstáculos, saltar la cuerda, participar en una carrera de costales y saltar el avión en tercera dimensión. Al final, cada uno de los niños
asistentes recibió un diploma de reconocimiento y un morral que incluía todos los artículos que hizo con dedicación.
http://www.barrio.com.mx/nota28854.html
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Periódico El Planeta
PUBLICADO: 3 MAYO, 2015 PRINCIPAL
Alumnas de la Ibero festejan con niños del pueblo de Santa Fe, organizan
el Crayola Fest, para 60 pequeños
México, Distrito Federal.- Alumnas de la Licenciatura en Comunicación de la Universidad Iberoamericana festejaron el Día del Niño con 60 pequeños de escasos recursos económicos que viven en el pueblo de Santa Fe, para quienes organizaron el Crayola Fest, actividad lúdica con causa social que marcó la culminación de sus estudios, en el subsistema Entretenimiento.
Diana Sánchez Uranga, Orly Oxenhaut Rodríguez, María del Mar Tejeda Zarazúa, Stephanie Petersen Bermúdez y Ana Paula Otero Córdoba fueron las organizadoras de este festejo realizado en las canchas de béisbol de la Ibero, y que contó con el apoyo de Casa Meneses -centro comunitario y de desarrollo social de la Iberoamericana que contribuye a mejorar la calidad de vida de los habitantes del pueblo de Santa Fe-, y el patrocinio de Crayola USA y Bimbo.
Durante tres horas las instalaciones deportivas de la universidad se convirtieron en una enorme sala de juegos con pasto natural, acondicionada con un inflable gigante al centro y ocho mostradores alrededor, donde los niños, cuyas edades iban de los cinco a los 12 años, pudieron aprender a hacer divertidas manualidades que los dejaron con sus manos y caras llenas de color y alegría.
Con la ayuda de jóvenes voluntarios de Casa Meneses y de las estudiantes de la Ibero, los niños participaron en este rali Creativa-T, en el que aprendieron a: pintar sal con gises para crear siluetas de colores dentro de un frasco, hacer pulseras y collares, recrear la imagen del mar -con todo y peces- dentro de una botella, amasar a su animal favorito, diseñar el estampado de una playera con aerografitti, pintar su alcancía de cochinito, diseñar un portarretrato, crear su propio plumón y escribir en una manta gigante qué es lo mejor de ser niño.
Asimismo superaron sencillos retos físicos como: correr en parejas amarradas de los pies, llegar con más rapidez al siguiente mostrador con un globo entre las piernas, pasar pecho tierra debajo de diversos obstáculos, saltar la cuerda, participar en una carrera de costales y saltar el avión en tercera dimensión.
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Al final de la jornada, en la que no pudo faltar un receso para el lonche, cada uno de los niños asistentes recibió un diploma de reconocimiento y un morral que incluía como paquete todos los artículos que hizo con dedicación y esmero.
Prensa Ibero
http://www.uia.mx/web/site/tpl-Nivel2.php?menu=mgPrensa&seccion=piInicio_estrategas&sitio=detalle_comunica
do.php&id_noticia=2551&foto_principal=1#
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Periódico El Financiero
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