Resolución de Superintendencia N° 248-2012/SUNAT Llevado de Libros y Registros vinculados a asuntos

tributarios de manera electrónica

(Actualizado al 18.12.2012)

COMO IMPLEMENTAR LOS LIBROS ELECTRÓNICOS

ÍNDICE

I. ANTECEDENTES NORMATIVOS

II. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS

2. 1. Modelo de los Libros Electrónicos

2. 2. Nombre de los Libros Electrónicos

2. 3. El Programa de Libros Electrónicos - PLE

III. LLEVADO ELECTRÓNICO DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS Y

DEL REGISTRO DE COMPRAS

3. 1. Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos

Electrónico

3. 2. Ejemplo del llevado de un Registro de Compras Electrónico

IV. RECOMENDACIONES

Como implementar los Libros Electrónicos

I. ANTECEDENTES NORMATIVOS

A partir del 01 de julio de 2010, los contribuyentes que obtienen rentas de

tercera categoría deben llevar obligatoriamente s Libros y Registros

Vinculados a Asuntos Tributarios de manera física considerando los

formatos establecidos por la SUNAT y podían optar por llevarlos de manera

electrónica, según lo establecido por la Resolución de Superintendencia Nº

286-2009/SUNAT y normas modificatorias.

Los que optasen por llevar los libros electrónicos deben afiliarse con

carácter definitivo al Sistema de Libros Electrónicos siempre que:

1. Esté obligado a llevar algún Libro y/o Registro, señalado en el Anexo

1 de la RS. 286-2009/SUNAT.

2. Tenga en el RUC la condición de domicilio fiscal habido.

3. No se encuentre en estado de suspensión temporal de actividades o

de baja de inscripción en el RUC.

Por otra parte, a partir del 01 de enero de 2013, la Resolución de

Superintendencia Nº 248-2012/SUNAT ha establecido la incorporación

obligatoria al Sistema de Libros Electrónicos a los Principales

Contribuyentes (PRICOS), de acuerdo a lo siguiente:

- Deben llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras

de manera electrónica, a partir del 01 de enero de 2013.

- Deben presentar ante la SUNAT la información en detalle de los

comprobantes de pago y documentos autorizados que se anotaron en el

Registro de Ventas e Ingresos y en el Registro de Compras.

- Deben llevar el Libro Diario y el Libro Mayor (o el Libro Diario de

Formato Simplificado, de corresponder) de manera electrónica, a partir

del 01 de junio de 2013.

- Pueden llevar de manera voluntaria los libros y/o registros señalados a

continuación:

Libro Caja y Bancos

Libro de inventarios y Balances

Libro de retenciones inciso e) y f) del art. 34° de la Ley del

Impuesto a la Renta

Registro de Activos Fijos

Registro de Consignaciones

Registro de Costos

Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas

Registro de Inventario Permanente Valorizado

II. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS

2. 1. Modelo de los Libros Electrónicos

El Modelo de solución, implementado por la SUNAT, para el llevado de

libros electrónicos se puede apreciar en el siguiente gráfico:

Los pasos establecidos en dicho Modelo son los siguientes:

1. El Contribuyente debe tener un software contable que permita

generar archivos de formato texto (.txt), de acuerdo a las estructuras

establecidas en el Anexo 2 de la R.S. N° 248-2012/SUNAT. Cabe

señalar que los sistemas informáticos deben ser ajustados para tal

efecto, sea que se trate de un ERP (por ejemplo el SAP) o de una

simple hoja de cálculo (por ejemplo el Excel).

2. Asimismo, el Contribuyente deberá instalar en su PC el software

denominado “PLE” (siglas del Programa de Libros Electrónicos), el

cual permitirá validar que la información de cada libro o registro no

contenga errores lógicos o de estructura, establecidos en el

mencionado Anexo 2. La validación rápida de los archivos de

formato texto permite generar un “Reporte de Información

Inconsistente” cuando hay errores en la información, señalándose la

fila, la columna y la descripción por cada tipo de error, o un “Reporte

de Información consistente” cuando no hay errores en la información.

Este proceso permite corregir la información oportunamente antes de

generar el libro oficial.

3. Sólo cuando la información está totalmente validada por el PLE

recién se puede “generar” el libro electrónico que es el equivalente al

cierre de un libro llevado de manera física. La “generación” implica la

emisión de un archivo muy pequeño denominado “Resumen” el cual

contiene algunos totales, según el tipo de libro que se trate, y

además contiene el Hash (algoritmo matemático que permite

detectar si la información de un archivo no ha sido alterado). Una vez

generado el “Resumen” este puede ser enviado automáticamente a

la SUNAT. Cabe señalar que el contribuyente, para poder interactuar

con la SUNAT mediante el PLE, inicialmente debió incluir en el

mismo su RUC, usuario y clave SOL, de esta manera hay una

conexión “on line” con SUNAT de manera permanente. El envío del

Resumen de cada Libro deberá efectuarse una sola vez luego de

haber finalizado el mes o ejercicio al cual corresponde el registro de

las actividades u operaciones, según sea el caso, manteniendo la

correlatividad de períodos.

4. Luego que el “Resumen” es enviado mediante la conexión por

internet, la SUNAT realizará validaciones referidas a confirmar si el

contribuyente se encuentra afiliado, si es la primera vez que se envía

el “Resumen” del libro y si hay una correcta correlatividad del periodo

del mismo.

5. De estar todo conforme, el Sistema enviará dicho “Resumen” con la

fecha y hora de respuesta y la firma digital de SUNAT, pero el

documento electrónico ahora se denominará “Constancia de

Recepción”, el cual se enviará automáticamente por internet a la PC

del contribuyente.

6. El PLE recibirá automáticamente la mencionada “Constancia de

Recepción” y lo grabará automáticamente en un subdirectorio de la

PC del contribuyente.

7. Por último, el contribuyente deberá almacenar en su domicilio fiscal

dos (2) archivos: la “Constancia de Recepción” y el archivo de

formato texto validado. Cabe resaltar que los 2 archivos serán

considerados legalmente el “libro electrónico”.

8. En caso se trate de un Principal Contribuyente, éste deberá

almacenar un ejemplar adicional del “libro electrónico” en un local

diferente al domicilio fiscal. Dicho local se deberá declarar en el

momento de la generación del primer libro electrónico.

2. 2. Nombre de los Libros Electrónicos

Ahora bien el PLE sólo reconoce aquellos archivos de formato texto cuyos

nombres contienen en sí mismos información relevante, como se puede

observar en el ejemplo siguiente:

En este caso, el nombre del archivo tiene las siguientes características:

- LE (siempre es fijo y son las siglas de Libro Electrónico).

- RUC del Generador (11 dígitos).

- Periodo del Libro Electrónico (año, mes y día en formato AAAMMDD)

- Identificador del Libro Electrónico (Libro 14: Registro de Ventas e

Ingresos, Sub-Libro: 01, Sub-Sub-Libro: 00). En este caso este Libro

sólo tiene un Sub-Libro, pero hay otros que pueden contener muchos

Sub-Libros y los Resúmenes de todos ellos deben ser enviados de

manera simultánea.

- Código de oportunidad: 00 (sólo corresponde cuando se trata del

Libro Inventarios y Balances).

- Operaciones: 1 (con operación) o 0 (sin operación que significa que

es el cierre del Libro Electrónico).

- Contiene información: 1 (con información) o 0 (sin información que

significa que el archivo está vacío).

- Moneda: 1 (moneda nacional) o 2 (moneda extranjera en dólares).

- PLE: 1 (siempre es fijo y significa que el Libro Electrónico ha sido

generado por el PLE).

2. 3. El Programa de Libros Electrónicos - PLE

El contribuyente deberá tener presente que el PLE no es un software

contable sino que es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que permite

efectuar las validaciones necesarias a la información de los Libros y/o

Registros elaborados por el contribuyente afiliado o incorporado al Sistema

de Libros Electrónicos, a fin de generar el Resumen respectivo; y finalmente

obtener la Constancia de Recepción de un libro electrónico por parte de la

SUNAT.

Adicionalmente, el PLE también tiene otras funcionalidades, como:

- La generación y envío del Resumen del Libro Electrónico validado

- La verificación, que permite contrastar si la información de los Libros y/o

Registros es aquella por la que se generó la Constancia de Recepción

respectiva.

- La consulta del historial, y

- Los reportes de los libros y registros electrónicos.

Cabe señalar que el PLE considera un modo interactivo donde el

contribuyente afiliado o incorporado al Sistema de Libros Electrónicos podrá

validar los archivos textos y generar los libros electrónicos. Asimismo, el

PLE considera adicionalmente el “Modo de Prueba” que simula la validación

de la información contenida en archivos de textos, que serían los

potenciales libros electrónicos, de acuerdo a la estructura señalada.

Para ingresar al PLE en el “Modo de Prueba”, no es necesario que el

usuario tenga Clave SOL para utilizar el programa, basta con ingresar el

número de RUC del contribuyente cuyos archivos de texto que contienen

información contable serán validados.

El PLE detecta los errores y señala el número de la fila y la columna así

como el tipo de error, los cuales pueden ser, entre otros, los siguientes:

- El número de columnas del registro no coincide con la definición del

Libro

- Campo es obligatorio

- Formato incorrecto

- Longitud incorrecta

- El valor es incorrecto

- El valor no se encontró en la tabla de parámetros

- Campo debe ser correlativo

- Índice duplicado

- El registro presenta inconsistencias

- Se ha excedido el límite de errores encontrados

- La fecha es mayor al periodo del Libro

- La fecha es incorrecta

- Indicador del estado es incorrecto.

- Los montos deben ser excluyentes

- El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para el

indicador 1

- El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para el

indicador 8

- El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para el

indicador 9

- La fecha debe ser menor o igual al periodo del registro

- El periodo del registro para este libro no debe contener día

- El periodo del registro para este libro debe contener día

- El número correlativo es incorrecto para el indicador del estado 1.

- El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para el

indicador 2

- El código de plan de cuentas es incorrecto

- Campo es obligatorio

- La longitud del número de serie debe ser de 4

- El periodo del registro contiene una fecha incorrecta

- Solo se acepta positivos o 0.00

- El valor es incorrecto

- Solo se acepta negativos o 0.00

- El periodo del registro no debe contener mes y día

- El índice es incorrecto

- El porcentaje debe estar entre 0 y 100%

- Numero de documento es incorrecto

- Solo se acepta positivo o un número mayor a cero

- No se acepta negativo

- El tipo de cambio es mayor o igual a cero

- El periodo no puede ser menor al 1902

- El periodo no puede ser menor al 2010

Actualmente está vigente la versión 2.0 del Programa de Libros

Electrónicos – PLE la cual puede ser descargada desde la página web de la

SUNAT.

La nueva versión 3.0 del PLE será puesta a disposición el 31 de diciembre

del 2012 y las novedades serán las siguientes:

- Esta nueva versión del PLE incluirá totales de control (sumatorias

acumuladas por estado) a efectos de que los contribuyentes puedan

cotejar con su información interna.

- Se incluirán “campos libres” en las estructuras del Registro de Ventas e

Ingresos y del Registro de Compras. Dichos campos libres pueden o no

ser utilizados a opción del contribuyente.

- El Resumen del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de

Compras incluirá el detalle de las Facturas, de las Notas de Crédito y de

las Notas de Débito.

- Se llevará un control automático del plazo de atraso del llevado de libros

electrónicos.

III. LLEVADO ELECTRÓNICO DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS Y

DEL REGISTRO DE COMPRAS

3. 1. Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos

Electrónico

A continuación se presenta un ejemplo de un Registro de Ventas e Ingresos

correspondiente al mes de enero del 2013 donde podremos apreciar las

diferencias de la información contenida en los Libros Electrónicos respecto

de los Libros llevados de manera física.

Periodo: Enero 2013

Así tenemos que los libros llevados de manera física tienen que considerar

los formatos, los cuales tienen como información mínima obligatoria desde

la columna “1” (CUO/# Correlativo) hasta la columna “n” (Libre).

Dependiendo de la cantidad de información o filas que tenga el libro

(denominada tuplas), puede tener desde la fila “1” hasta la fila “m” y en el

caso del ejemplo será “5”.

Los Libros Electrónicos tienen dos (2) columnas adicionales al de los libros

llevados de manera física: la primera columna (donde se consigna el

periodo del Libro) y la última (donde se consigna el “Estado”).

Los Estados significan lo siguiente:

- Estado 1: la anotación corresponde al mes de emisión del Comprobante

de Pago (Enero 2013). Ello significa que toda la fila de información

(tupla) pertenece al periodo cuyo “Resumen” será enviado (por tanto

debe coincidir con el periodo consignado en el nombre del archivo

texto).

- Estado 2: corresponde a la anotación del Comprobante de Pago anulado

(Boleta de Venta N° 001-1234). Cabe señalar que corresponde al mes

de Enero 2013 por la correlatividad que correspondía.

Sin embargo, en el siguiente mes se advierten que se han incurrido en los

siguientes errores u omisiones:

- Hay un error en la anotación de la Factura N° 001-56 dado que fue

emitida por $ 3,846 + IGV (Tipo de cambio: 2. 60) debiéndose haber

considerado el monto de S/ 10,000.00.

- Se omitió registrar la Factura N° 001-58 por el monto de S/ 10,000.00.

En tal sentido, al no poder modificarse el Registro de Ventas e Ingresos de

Enero 2013, se deberá hacer la rectificación correspondiente en el mes en

que se detecte (Febrero 2013), tal como se aprecia a continuación:

Periodo: Febrero 2013

En este caso, los Estados significan lo siguiente:

- Estado 1: la anotación corresponde al mes de emisión del Comprobante

de Pago (Febrero 2013)

- Estado 8: la anotación corresponde a un Comprobante de Pago omitido

(Factura N° 001-58) en un mes anterior (Enero 2013). En este caso se

está considerando el número correlativo correspondiente (6).

- Estado 9: la anotación corresponde a la corrección de la información de

un mes anterior (Enero 2013) por la anotación incorrecta (se debió

aplicar el tipo de cambio correspondiente a la Factura N° 001-56).

3. 2. Ejemplo del llevado de un Registro de Compras Electrónico

A continuación se presenta un ejemplo de un Registro de Compras

correspondiente al mes de enero del 2013.

Periodo: Enero 2013

En este caso, los Estados significan lo siguiente:

- Estado 1: La anotación del Comprobante de Pago de compra

corresponde al mes de emisión (Enero 2013).

- Estado 6: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes

declarado, pero dentro de los 12 meses siguientes a su emisión.

- Estado 7: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes

declarado, pero fuera de los 12 meses siguientes a su emisión.

- Estado 9: Corrige la información de un Comprobante de Pago de

compra de meses anteriores.

Cabe precisar que en el caso del Registro de Compras los Estados 6 y 7

son de uso exclusivo y no se ha previsto el uso del Estado 8

(Comprobantes de Pago omitidos).

IV. RECOMENDACIONES

Para una óptima implementación de libros electrónicos se recomienda lo

siguiente:

- Revisar las estructuras de libros electrónicos publicadas por la SUNAT,

en especial la última columna (observaciones) que son las validaciones

que efectuará el PLE.

- Verificar que la cantidad de columnas coincida con el señalado por las

estructuras.

- Verificar que el nombre del archivo texto cumpla las reglas señaladas.

- Verificar que los datos estén separados por “|”, denominado palotes

(pipes).

- Verificar que cada tupla de información (fila) empiece con el dato y

termine con “|”.

- Probar los archivos texto que genere los sistemas informáticos del

contribuyente mediante el “modo prueba” del PLE e ir ajustando el

programa informático correspondiente para levantar las inconsistencias

señaladas de acuerdo con el tipo de error detectado.