Cartilla Rendición de Cuentas AGN 2012

Modernización de la política archivística en el marco del buen gobierno, la transparencia y el

acceso a la información.

Rendición de Cuentas a la ciudadanía27 de noviembre de 2012

2

¿En qué consiste la rendición de cuentas del Archivo General de la Nación?

Una reunión en la que usted puede conocer los programas y servicios del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado –AGN, y en la que tendrá la oportunidad de preguntar y hacer propuestas para mejorar.

Pilares de gestión del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado -Colombia

La Entidad tiene asignadas varias funciones contempladas en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y su Decreto regla-mentario 4124 de 2004 mediante el cual se regula el Sistema Nacional de Archivos (SNA), la Ley 795 de 2003 con la cual se le asigna la competencia de administrar los archivos centrales de las entidades financieras públicas en liquidación, la Ley 1185 de 2008 que ordena la integración del Patrimonio Cultural de la Nación, la Ley 1448 de 2011 y sus decretos reglamentarios sobre atención y reparación integral a las víctimas y la Directiva presidencial 04 de 2012, sobre eficiencia administrativa y Cero Papel, entre otras.

Lo anterior, como quiera que el Gobierno Nacional está com-prometido en la construcción de un Estado guiado por los prin-cipios del Buen Gobierno en la gestión pública, los cuales se en-marcan en la transparencia, la equidad, el pluralismo, la eficien-cia, la eficacia, la austeridad, y el rechazo absoluto a la corrup-ción, siendo el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Pre-ciado, fundamental en el logro de estos objetivos, como eje arti-culador de las actuaciones administrativas en materia archivís-tica de las entidades estatales, a través de la orientación y control de las buenas prácticas en el manejo de la información contenida en los documentos generados por las mismas.

La Entidad está llamada a participar activamente en el afian-zamiento de una sociedad informada, y su papel fundamental está dado en la formulación de políticas, normas y condiciones para que la información, en todos los ciclos de su desarrollo, ten-ga las características de confiabilidad y calidad que la hagan utili-zable, efectivamente, en la toma de decisiones y en la garantía de los derechos y deberes de los ciudadanos.

MisiónEl AGN es un establecimiento público del or-den nacional encargado de formular, orientar y controlar la política archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos, recuperar, con-servar y difundir el acervo documental patri-monial del país y el que custodia; y servir a la comunidad fortaleciendo los principios, de-rechos y deberes constitucionales.

VisiónEn el 2014 nuestra institución habrá logrado dar las bases para articular, asegurar, difundir y ampliar la disponibilidad y acceso a los archi-vos públicos, históricos y patrimoniales del pa-ís, fortaleciendo las relaciones con la ciudada-nía y el control social.

ValoresJusticia – Respeto – Servicio – Lealtad –Solidaridad – Responsabilidad – Confianza Participación – Tolerancia.

PrincipiosCompetitividad – Productividad - Gestión del conocimiento - Transparencia

Objetivos generalesLograr la formulación, coordinación, control y seguimiento de la Política Nacional de Archi-vos, y Gestión Documental, en pro de garan-tizar el acceso a la información y contribuir a salvaguardar los derechos de los ciudadanos, así como, apoyar el desarrollo de políticas que mejoren la eficiencia en los trámites de la ad-ministración pública a través de la Gestión Do-cumental articulando el uso de la Tecnología.

3

Sistema Nacional de Archivos

Implantar el Sistema Nacional de Archivos, que integre los archivos públicos y privados del país, para facilitar a las entidades públicas y privadas la consolidación de sistemas eficientes de organización de sus archivos, a través del diseño, desarrollo y difusión de normas y técnicas archivísticas, la capacitación del personal de archivos, la asistencia técnica archivística a las instituciones que lo requieran, el fomento al desarrollo de proyectos archivísticos y la adquisición de archivos privados que revistan especial importancia histórica y cultural de la nación.

Modernización de los Archivos PúblicosInversión: $ 6.005.746.267.oo

Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de ArchivosInversión: $ 1.656.875.733.oo

Fortalecimiento InstitucionalInversión: $ 221.168.000.oo



El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sis-tema, sean éstas del orden nacional, departa-mental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciuda-danos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la po-lítica archivística en Colombia, y con descen-tralización administrativa y operativa para el desa-rrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orien-tación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos.

4

Decreto 4124 de 2004FINES DEL SNAEstablecer y adoptar el conjunto de políticas, es-trategias, metodologías y técnicas de carácter archivístico para la gestión y manejo de los docu-mentos y archivos en el país, propiciando a la or-ganización técnica y normativa de los archivos y a la actualización de prácticas, procedimientos y servicios de archivo.

Capacitaciones ArchivísticasFortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos

5

Tipo de capacitación Cantidad No. Participantes

Capacitación archivística por demanda de las

entidades, por la Línea Venta de Servicios

8 246

Capacitación archivística programada y realizada en

el AGN

14 743

Capacitación archivística a nivel regional - convenios

con entes territoriales

14 1.276

Sistema Nacional de Videoconferencia 2012

13 1.110

TOTALES 49 3.375 Participantes

Comité técnico de conservaciónComité de reprografía y automatizaciónComité de archivos de educación superiorComité de gestión documentalComité técnico de archivo de historias clínicasComité de clasificación y descripción de archivosComité de archivos de licencias hurbanísticas

XX Seminario del Sistema Nacional de Archivos Medellín 10, 11 y 12 de Octubre 120 Participantes

Para promover y difundir la importancia de los archivos frente a los derechos de los ciudadanos de acceder a la información pública, se realizó el XX Seminario del Sistema Nacional de Archivos el cual tuvo como tema central los Archivos y el Acceso a la información.

En la búsqueda de compartir experiencias nacionales e internacionales relacionadas con el acceso a la información, que permitan el fortalecimiento de la normatividad, fomentar la cultura, la rendición de cuentas y la transparencia de la administración pública, mediante el manejo y acceso de la información de manera confiable y oportuna, para garantizar a los ciudadanos en general el derecho a solicitar y tener acceso a la información pública.

Inspección a entidades reportadas por denuncias de particulares, entes de control y solicitudes de parte y de oficio.

61

Actividades de seguimiento a entidades del Orden Nacional, en el cumplimiento de las Leyes 594 de 2000, 1444 y 1448 de 2011, y Directiva PGN 001 de 2010

25

Realización de visitas de inspección a Gobernaciones, Ciudades Capitales y Alcaldías

63

Verificación del funcionamiento de Consejos Territoriales de Archivos mediante la revisión de los informes semestrales.

180

Seguimiento a las solicitudes realizadas a entidades territoriales para el diligenciamiento de la evaluación de la función archivística

221

Control a la ejecución de planes de mejoramiento archivístico, suscritos por entidades del orden nacional y territorial.

15

Seguimiento a la ejecución de convenios interadministrativos realizados con alcaldías y gobernaciones.

4

6

Visitas de Inspección y Vigilancia ArchivísticasFortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos

Ley 594 de 2000Ley General de Archivos

Título VIII Control y vigilancia

Artículo 32. Visitas de Inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de ins-pección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas regla-mentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correc-tivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos compe-tentes con el fin de establecer las res-ponsabilidades administrativas y orde-nar las medidas pertinentes.

Artículo 33. Órgano Competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, te-nedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos -SISNALevantamiento de información y estadísticas en cuanto a los avances en la aplicación de la normatividad archivística con miras a lograr la consolidación del modelo tecnológico para el Sistema de Información del Observatorio del Sistema Nacional de Archivos SISNA

7

Implementación de instrumentos de medición del grado de aplicación de la normatividad archivística de las entidades que integran el Sistema Nacional de Archivos.

Actualización del diagnóstico del Sistema Nacional de Archivos, en cuanto al cumplimiento de la función archivística por parte de sus actores. (Se han realizó una versión a 07.2012 y se está produciendo otra a 12.2012).

Apoyo al desarrollo de la iniciativa “Índice de Gobierno abierto-IGA-” de la Procuraduría General de la Nación, con la recolección de la información para la producción del IGA-2011-2012 y los indicadores de gestión requeridos por el Comité Interinstitucional del IGA, Además de la participación en talleres de Fortalecimiento de la presente iniciativa a nivel territorial.

Consolidado nacional

Estadísticas de avance en archivos

Política pública relacionada con la gestión y ad-ministración de los archivos de derechos hu-manos y memoria histórica Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos

8

Comunidad AwáFortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos

9

Acompañamiento a las comunidades Awá del Putumayo en la conformación, conservación y protección de sus archivos.

Modulo I: Taller memoria y archivos Awá ( 28, 29, 30 de septiembre en Orito, Putumayo).

Memoria, archivo y patrimonio documental Tradición oral y memoria Archivo y patrimonio: Marco normativo Tradición oral y propiedad intelectual

Modulo II: Herramientas Archivísticas Básicas (2, 3, 4, de noviembre de 2012 en Orito, Putumayo).

Principios de la Organización de Archivos (clasificación,ordenación y descripción)

Conservación Documental Protección penal y disciplinaria de los archivos. Trans-

ferencias documentales y acceso a la información. Recepción y evaluación Taller Individual "Gimnasia

Verbal y Escrita” Aplicación instrumento Evaluación Taller Memoria y

Archivos Awá.

Como resultado de estos dos talleres se acuerda una estra-tegia comunicativa (exposición y cartilla bilingüe) con la co-munidad Awá.

Objetivo:

Acompañar a la comunidad para la identificación acopio, conservación creación y protección de los archivos de los grupos étnicos Colombianos.

Formar a formadores. Los parti-cipantes socializarán el conoci-miento adquirido en los talleres o-tros miembros de la comunidad.

Se estableció y mantuvo interlocución y comu-nicación directa con las Autoridades de las organi-zaciones que representan el Pueblo Awá, tanto en Nariño (UNIPA y CAMAWARI) como en Putumayo (ACIPAP). Además se mantuvo la interlocución con la Coordinadora del Área de Mujer de ACIPAP, Kelly Ortiz, delegada por la organización como contacto y responsable frente al AGN para la concertación de la realización del primer Módulo del Taller de Memoria y Archivos Awá en Orito (Putumayo).

10

Comunidad de San Basilio de Palenque Plan Palenque GlobalFortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos

Talleres (40 horas) los cuales tiene como tema:* Curso taller memoria, oral, escrita y audiovisual* Herramientas básicas de archivo.

Como resultado de estos dos talleres se acuerda una estrategia

comunicativa - exposición y cartilla bilingüe con la Comunidad Palenquera

Corregimiento de Mahates, departamento de Bolívar

TÍTULO NORMA NORMA A

MODIFICAR ESTADO DEL TRÁMITE

“Por el cual se deroga el Decreto 4124 de 2004 que reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”.

Decreto 4124 de 2004

El proyecto de Decreto se presentó en el mes de Agosto en versión final al Ministerio de Cultura, quien lo remitió a la

Presidencia de la República para sanción presidencial. Fue devuelto al Ministerio por considerar que debe revisarse con

el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Se remitió para verificación del Ministerio de Cultura y de TIC.

Octubre 31 de 2012.

“Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivístico”

Deroga artículo 75 del Decreto 763

del 2009

El proyecto de Decreto inicialmente contemplaba la modificación del estatuto tributario; ante el concepto

desfavorable del Ministerio de Cultura, que consideró que se estaba tratando de modificar una Ley a través de un Decreto,

se determinó la necesidad de eliminar del cuerpo del decreto toda alusión a temas tributarios y dejarlo únicamente para

reglamentación de Declaratoria. El día 23 de octubre se remitió oficialmente a Ministerio de cultura con los ajustes

requeridos.

“Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades públicas”

Se trabajó con el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Gobierno en Línea. La Alta Consejería para el Buen Gobierno, hizo algunas

recomendaciones sobre el texto por lo cual fue necesario ajustarlo con la colaboración del Ministerio de Cultura y

remitir nuevamente para firma.

“Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los Archivos Generales de los entes Territoriales y se dictan otras disposiciones”

Deroga en su

totalidad los Decretos 1382 de

1995, 998 de 1997 y demás normas que le

sean contrarias.

Ya fue revisado por primera vez por el Consejo Directivo, por el Asesor de la Secretaría General y por un asesor jurídico del

Ministerio de Cultura. En proceso de ajustes.

“Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000, el Artículo 3 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Control y Vigilancia de la función archivística del Estado”

En revisión final para pasar al Ministerio de Cultura.

11

Desarrollo normativoModernización de los Archivos Públicos

12

TRD y TVDModernización de los Archivos Públicos

Tablas de Retención Documental (TRD) 281

Aprobadas

Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del ciclo vital de los

documentos.

Tablas de Valoración Documental (TVD) 48

Aprobadas

Listado de asuntos o series documentales a los cuales se

asigna un tiempo de permanencia en el archivo

central, así como una disposición final.

Tablas de Retención Documental aprobadas por año1998 - 2012

Tablas de Valoración Documental aprobadas por año2005 - 2012

Entidades asesoradas y asesorías prestadas por año1994 - 2012

13

Asistencia Técnica y Gestión de Proyectos ArchivísticoModernización de los Archivos Públicos

La Entidad debe diseñar los li-neamientos, políticas y direc-trices que le permitan conver-tirse en el líder de la política nacional archivística, con el fin de comprometerse con los pro-cesos de modernización del Estado, promover el estable-cimiento de acciones para com-batir la corrupción, velar por la democratización de la informa-ción y el conocimiento y, pro-pender por la transparencia en la Gestión Pública.

Se encuentran en Desarrollo de todas las actividades tendientes a apoyar a las 35 entidades públicas en los procesos de Administración integral, Gestión Documental, organización e interventoría entre otros de sus archivos de gestión, centrales y/o Fondos acumulados, de los cuales 10 ya fueron liquidados, así mismo se realizaron 69 asistencias técnicas a nivel nacional como apoyo a la modernización de los archivos públicos.

El objetivo esencial de los archivos, según lo señala el artículo 4° de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, ...“ es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia; por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y organizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten...”

14

Cero Papel

Con ocasión del Convenio Interadministrativo de Asociación 446 de 2011 (Vigencia 2011 – 2014), el cual tiene como finalidad prestar asistencia técnica para implementar soluciones técnicas, tecnológicas y de formación desde la perspectiva archivística que sirvan de apoyo a la implementación de la iniciativa Cero Papel en la Administración Pública, conceptualizada en el marco del Plan Vive Digital, línea a cargo del Programa Agenda de Conectividad - Estrategia Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con sujeción a sus necesidades y a las normas vigentes en Colombia sobre materia archivística se desarrollaron las siguientes actividades.

CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel






Súmatea esta iniciativa

l e p Ca ePor

pelCa eP ro or Pe aC pel

CeroPapel CeroPapel

Cero

Pap

elCe

roPa

pel

Cero

PapelC

eroPap

el

Cero Papelen la Administración Pública

























Cero

Pap

elCe

roP

apel

Cero

Pap

elCero

Pap

el

¡Súmate!

CeroPapelen la Administración Pública es:

Eficacia Eficiencia

Ahorro

l e p Ca ePor


l e p Ca ePor

pelCa eP ro or Pe aC pel Ce

l e paPor


l e p Ca ePor


l e p Ca ePor


l e p Ca ePor


Accesibilidad

Información ProductividadCero

Pap

elCe

roP

apel

Cero

Pap

elCero

Pap

el

¡Súmate!¡Súmate!

Cero Papel es...Leer en pantalla

¡Súmate!

CeroPapel en la Administración Pública es:

l e p Ca ePor


Acceso más ágil

Mejorar la calidad

Agilizartrámites

l e p Ca ePor


Optimizar servicios

Reducción de tiempos

l e p Ca ePor


l e p Ca ePor


l e p Ca ePor



Reciclar

Yo apoyo la iniciativa

“Cero Papel” por...


El Medio Ambiente

CeroPapelen la Administración Pública es:

Yo apoyo la iniciativa

“Cero Papel” por...


Reducir residuosContaminantes








CeroPapeles:

Ahorrar papelReutilizar el papel

Imprimir a doble caraFotocopiar a doble cara

Archivo General de la Nación - Colombia Archivo General de la Nación - Colombia

l e p Ca ePor


CeroPapel CeroPapel

Yo apoyo la iniciativa“Cero Papel”

¿y tú?

l e p Ca ePor


CeroPapel CeroPapel

El AGN apoya la iniciativa

“Cero Papel”en la Administración Pública El AGN

apoya la iniciativa

“Cero Papel”en la Administración Pública








l e p CaP r eo

pelCaP ero or Pe aC pel

CeroPapel CeroPapel

Cero

Pap

elCe

roP

apel

Cero

Pap

elCero

Pap

el

Cero Papelen la Administración Pública

15

16

El Sistema Integral Nacional de Archivos Elec-trónicos - SINAE, es el proyecto estratégico del Ar-chivo General de la Nación -AGN, para el desa-rrollo, divulgación y coordinación de un modelo integral para la gestión de archivos electrónicos en el Estado Colombiano, de tal manera que se per-mita la homogenización y estandarización de lo procesos de conservación y preservación del patri-monio documental del país, mediante la aplicación de tecnologías de la información y las comu-nicaciones (TIC), articulando principios archivís-ticos, técnicos y de aseguramiento de la calidad.

* Conceptualización para la Gestión Do- cumental Electrónica * Guía Técnica Documentos / Expedientes Electrónicos. Parte 1, 2 y 3.* Guía Técnica Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

SGDEA* Guía Técnica de Digitalización Certificada.

Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de ArchivosInversión: $ 103.000.000.oo

17

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado –AGN, con el objetivo de dar a conocer a los servidores públicos y promover su participación en la iniciativa “Sirvo a mi País”, diseñó la siguiente estrategia de comunicación: “El AGN acepta el Reto de Sirvo a mi país”. Cuatro (4) ideas registradas:

Plan Unificado – “Modelo Integrado de Planeación y Gestión”

El Modelo articula el quehacer de las entidades, mediante los lineamientos de cinco políticas de desarrollo administrativo y monitoreo y evaluación de los avances en la gestión institucional y sectorial. Se convierten en el soporte para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, para así fortalecer la capacidad del Estado en términos de oferta de bienes y servicios orientados a mejorar el bienestar de los ciudadanos.468 requerimientos definidos por diferentes entidades del orden nacional, los cuales fueron analizados por las respectivas entidades responsables, en una mesa de trabajo interinstitucional, logrando simplificar y reducir en 199 requerimientos, es decir en un 78% su número a través de la identificación de elementos comunes.Los temas y entidades consideradas en la identificación de los requerimientos correspondieron a:

1. Rendición de Cuentas (DAFP y DNP)2. Antitrámites (DAFP)3. Gobierno en Línea (MinTic)4. Servicio al Ciudadano(DNP)5. Democratización y SIG (MECI y Calidad) (DAFP)6. Eficiencia Administrativa (DAFP, MinTic y AGN)

Dichos requerimientos para el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado se consideraron desde un Programa de Gestión Documental (PGD), como una política liderada por el AGN cuyos lineamientos están articulados con la NTCGP1000 y deben estar articulados con el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción Anual. Los procesos correspondientes al PGD son: 1. Planeación. 2. Producción. 3. Gestión y Trámite. 4. Organización. 5. Transferencia. 6. Disposición de documentos. 7. Preservación a largo plazo y 8. Valoración.

a. Gestión Documental y Firma Digital para Entidades Públicas del Orden Nacional” con un total de votos de 55.018

b. Impresión a doble cara:Total 5.968 votos.c. Definición de un esquema nacional de interoperabilidad para correspondencia:Total 21 votos.d. Archivos centrales e históricos fuentes de información en la red Renata:Total 10 votos

18

Preservación del patrimonio documental colombiano

Recuperación y conservación del patrimonio documental del paísInversión: $ 600.000.000.oo

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado posee un extenso acervo documental (62 millones de folios aprox) que es enriquecido y consultado por investigadores, estudiantes y ciudadanos en general, para salvaguardar el patrimonio documental de la nación a nivel: nacional y territorial, por medio del diagnóstico integral que incluye; estado de conservación, conocimiento y aplicación de las normas, procedimientos y técnicas que garanticen la preservación física y funcional de los documentos en diferentes soportes.

19

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado atendiendo a su función de velar por la conservación y difusión del patrimonio documental Colombiano, microfilmó, digitalizó, intervino y describió documentos de archivos públicos y privados, especialmente archivos de fondos eclesiásticos y políticos focalizada hacia estos acervos, dada la riqueza de su contenido.

Histórico consolidado del avance en acciones depreservación del patrimonio documental

El gráfico presenta a continuación hace relación al acervo documental y procesos archivísticos desde las cantidades de documentos con índices, digitalizados y microfilmados del total de folios existentes.

La Entidad implementó y puso en funcionamiento a partir de 1.992 el Sistema Informático Integrado “ArchiGES-ArchiDOC”, desarrollado en el Archivo General de Indias (Sevilla, España). Está compuesto de tres módulos principales:

1. Gestión de usuarios, 2. Base de datos textual 3. Digitalización y almacenamiento óptico.

El sistema puso al servicio de usuarios e investigadores, 4.706.656 imágenes digitalizadas de los Fondos documentales: Resguardos, Poblaciones, Policía, Fincas, Cabildos, Fábrica de Iglesias, Censos Redimibles, Negros y Esclavos, Tributos, Curas y Obispos. En proceso de digitalización se encuentran los Fondos: Criminales Juicios y Enrique Ortega Ricaurte Virreyes, Colegios Residencias.

[El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado custodia, conserva y pone a disposición un acervo documental que se integra en seis secciones: Colonia, República, Archivo Anexo, Mapas y Planos, Notarías y Colecciones y contienen variada información sobre diversos aspectos de la historia colombiana, esto comprende alrededor de 62.000.000 de folios. La Guía General “Tesoros Documentales”, editada por la Entidad en el año 1996 presenta una síntesis de contenido del patrimonio que conserva la Entidad. ]

20

Se desarrollaron programas integrales de conservación del patrimonio documental que custodia el Archivo General a través de los cuales se previene el deterioro y la pérdida de documentos. Es pertinente destacar que estos programas son continuos e indefinidos en el tiempo.En materia de descripción se elaboraron catálogos e índices de Fondos como Historia y Consejo de Estado de la Sección República, Negros y Esclavos de la Sección Colonia y Mapoteca. El siguiente gráfico permite observar la composición documental del AGN, vista desde la participación porcentual de la naturaleza del documento.

21

Los programas de información y actualización cultural y técnica f u e r o n a b o r d a d o s c o n l a realización de exposiciones, visitas guiadas y eventos de capacitación archivística.

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado facilitó la investigación de fuentes primarias, mediante obras de referencia y la consulta directa y orientó a usuarios e investigadores sobre el p a t r i m o n i o q u e c o n s e r va , generado bás icamente por instituciones administrativas desde la época Colonial. A través de Instrumentos de descripción, se ha procurado la difusión del patrimonio documental y por lo mismo se ha incrementado la consulta especialmente en los últimos años. Los diversos fondos han sido consultados no sólo por los historiadores, s ino por especialistas de otras Ciencias Sociales, Artes, Ingenierías y Ciencias de la Salud, entre otras.

22

Estructura Organizacional AGN

El pasado 16 de octubre, el Gobierno Nacional aprobó la reforma institucional del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado -AGN, proceso con el cual todas las administraciones de la Entidad, desde 1989 hasta la fecha, se habían comprometido. La modificación de la planta de personal, entrará en vigencia el 28 de noviembre de 2012. Aunque las cifras hacían evidente la necesidad de contar con una planta superior a 140 funcionarios, por razones presupuestales solo fue posible obtener la aprobación para 20 nuevos cargos, pasando de 97 a 117 funcionarios.

Decreto 2126 del 16 de Octubre de 2012“Por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y se determinan las funciones de sus dependencias”

Decreto 2127 del 16 de Octubre de 2012“Por el cual se aprueba la modificación de la planta de personal del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y se dictan otras disposiciones”

NIVEL CANTIDAD

DIRECTIVO 7

ASESOR 5

PROFESIONAL 49

TÉCNICO 27

ASISTENCIAL 29

TOTAL 117

Planta de personal del AGN

El reto para el AGN, es lograr que con esta nueva estructura organizacional y planta de personal, avanzar en la modernización de su quehacer y su misión legal, logrando convertirse en el mediano plazo en una entidad estratégica para el Estado y un verdadero garante de los derechos de los ciudadanos. Ahora comienza una nueva etapa de una institución que nació para preservar la memoria de todos los colombianos.

23

24

Estrategia de comunicación

La Dirección General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado –AGN, con el objetivo de generar mayor visibilidad en el público externo y lograr cercanía e interacción con la comunidad en general; a partir del 2011, puso en marcha una estrategia de comunicación a través de las redes sociales.

Esta iniciativa que nació en la Dirección del Archivo General de la Nación, contó con la participación de las personas que siguen a la Entidad en las redes sociales a través de la cuales se so-cializó todas y cada una de las Circu-lares que ha emitido el Archivo, gene-rando gran interés, rompiendo, ade-más, con el esquema que hasta ese mo-mento se venía manejando: la simple difusión de información.

Esta estrategia se vio acompañada de constante comentarios a través de las mismas redes a través de las cuales se trató la temática archivística, así como de la complacencia explicita por parte de quienes participaron de forma activa o pasiva en esta socialización. Dicha complacencia se vio expresada en Facebook a través de “me gusta” o en Twitter a través de “retuits” o sim-plemente marcando como “favorito” un tuit que tenía que ver con el tema tratado.

Circular AGN

Para llevar a cabo la socialización de las Circulares del AGN se dedicó dos días a la semana: martes y jueves de 11 a.m. a 12 m. se tomó la decisión de hacerlo estos días debido al análisis hecho a través de SocialBro, lo que dio como resultado que esos días y a las horas arriba indicadas, era la mejor ocasión para realizar esta socialización.

25

Luego de varios meses de socialización activa e ininterrumpida, la Entidad ha ganado en impacto (Klout) y en adquisición de nuevos seguidores en Twitter y fans en Facebook, pasando en un rango de 5 meses de la iniciativa (desde el 12 de julio de 2012, fecha en la que inició la socialización) de 2.036 a 3.588 y de 4.041 a 4.432, respectivamente.

Encuesta de Rendición de Cuentas

(Realizada en eventos de capacitación)

1. ¿Qué información le gustaría conocer sobre la gestión del Archivo General de la Nación durante el año 2012? Puede marcar varías opciones.

26

* Fortalecer la relación en forma directa con las entidades territoriales en cuanto a la gestión de sus archivos * Hacer visitas periódicas y un acompañamiento en todos esos temas* Ampliar las auditorias a las principales archivos de las principales ciudades de la Nación* Que continúe visitando las distintas regiones del país para conocer de cerca las diferentes realidades y en esa medida, hacer mas efectivas sus acciones* Actualización de la normatividad acorde con las nuevas tecnologías de la información la automatiza-ción y la implementación de la directiva presidencial 04 de 2012* Capacitar a los funcionarios municipales que mane-jan los archivos y apoyo directo y comprometido con los mismos* Hacer mas énfasis en sus en sus funciones al dirigirse a gente que no conoce mucho del tema* Realizar pautas en televisión en horarios claves sobre la importancia de los archivos y la creación de conciencia de cero papel* Mas acompañamiento del AGN con los consejos departamentales en especial lo relacionado con la TVD* La integración del archivo con los entes territoriales* Formación a las entidades en gestión de archivos y organización y manejo* Asesoría y acompañamiento en los archivos municipales* El seguimiento a los archivos departamentales se efectué mas exigentes para que nuestros mandatarios se convenzan de la obligatoriedad de crear nuestros archivos con personal competente* Que el personal de AGN especialmente contratista sean amables y dispuestos a ofrecer servicios y que sean competentes* No ahondar en la brecha de perfiles lideres y directivas de archivos para posicionar los egresados dela Universidad de la Salle* Poder trabajar en cada municipio del departamento de Antioquia y fuera de ella, porque presentan poco conocimiento la mayoría de los funcionarios.* Que la ciudadanía en general conozca la entidad ¿para que le sirve al ciudadano del común?* Abanderado de la profesionalización de los archivistas con sus respectivas tarjetas profesionales desde ahí* Regionalización de capacitaciones ya que por recursos no podemos acceder* Las capacitaciones deben ser mas frecuentes para manejar las actualizaciones en forma obligatoria para todos los archivistas.

* Establecer mayores canales de participación con las IES no solo en los comités sino con productos ejecutores servicios y redes de apoyo* Mayor visibilización particularmente en alianzas con el mundo académico y las universidades * En su normatividad hacer mas participes al sector privado* Responder a las solicitudes electrónicas a tiempo ya que en muchas casos ni contestan* Realizar eventos donde los alcaldes con sus archivistas donde se concientice la importancia y la responsabilidad de sus archivos * Responder las preguntas que se hacen en el tema de los archivos de una manera mas rápida* Tener un presupuesto que le permita divulgar las publicaciones de forma gratuita en la web* Elaborar videos de aplicación de normas en la web* Exigencia de personal de archivos idóneo* Formular proyectos de normalización archivística de aplicación homogénea en todas las instituciones del país, esto es, esta la normatividad pero su aplicación es dispersa. Un proyecto que tenga como resultado la garantía de la aplicación básica de la normatividad y daremos el primer paso certero* Asesorar capacitar vía virtual tipo SENA* Hay mucho por hacer pero que cada año se vean resultados materializados en cada institución publica, para beneficio del ciudadano y de las mismas entidades* Favor contestar en tiempo breve los interrogantes que se les hacen* Utilizar metodologías mas lúdicas que invite al ciudadano a tomar mayor conciencia de la importancia del buen manejo de archivos de gestión e históricos* Aumentar la cobertura de los convenios con las entidades territoriales * Fomentar acciones contundentes en la recuperación de los archivos históricos que formen parte del patrimonio nacional * Capacitaciones* Hacer mas presencia en los lugares mas alejados que desconocen la normatividad* Tener mas control y acercamiento con las entidades territoriales* por medio de mas conferencias ampliar el conocimiento* visitar a los municipios mas alejados del país* Tener mas cobertura a nivel territorial

2. ¿Qué le recomienda al AGN para me-jorar su gestión?

3. ¿Por qué medio le gustaría recibir información sobre la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas del AGN?

27

Encuesta de Rendición de Cuentas

(Página web)Número de encuestas diligenciadas por los usuarios del sitio Web: 49

1. ¿Qué información le gustaría conocer sobre la gestión del AGN durante el año 2012?

Ante la pregunta “Otra y ¿cuál?”, los encuestados dieron las siguientes respuestas:

- Ética profesional- Sanciones e investigaciones a entidades que no cumplen la normatividad archivística- que se esta haciendo para impulsar reglamen-tación ley 1409 de 2010- Capacitación- Proyectos de inversión en entidades territoriales- Es posible que las entidades contraten sus servicios para capacitar en el manejo de archivos, ya que hay vacios.- Implementación de las TRD en Ministerios- Restructuración AGN- Ley del Archivista

28

2. ¿Qué le recomienda al AGN para mejorar su gestión?

3. ¿Por qué medio le gustaría recibir información sobre la Audiencia Púbica de Rendición de Cuentas del AGN?

* Mejorar el personal * Desarticular las mafias internas que tienen estancada y opacada la gestión de Carlos Zapata, restructurar la entidad para que esté más acorde con los servicios propios del ente rector.* mayor presencia y control en la región* Que los procesos de contratación sean claros en sus requerimientos. Caso puntual el proceso actual para un SGDEA, los requerimientos son de cierta manera cerrados y no permite la pluralidad de proponentes, así mismo los requisitos del mismo incluyen MoReq pero no aclara como se validarán dichos requerimientos. De cierta manera parece sesgado el proceso.* Si los documentos no se consultan, el archivo sería un edificio lleno de papeles y no más, una extravagancia sin función social, pues los documentos se preservan para ser útiles por tanto, deben facilitar la consulta, lo que es imposible en las condiciones actuales en las que hay poca gente trabajando en la sala o subiendo los documentos, un horario tan restringido (no abren los sábados), un servicio de copias y digitalizaciones pésimo (se demoran un mes porque no tienen personal que saque las fotocopias o el que hay no lo quiere hacer), y solo tienen 2 maquinas para grabar la imagen de microfilm, lo que es ínfimo comparado a otros centros de documentación en el país y en el mundo. Por tanto, recomiendo que el archivo no olvide que no es un anticuario o coleccionista, y así como implementa políticas para divulgar lo que hace, que lo que haga se pueda consultar. Aclaro que en la dirección de la sala intentan dar solución, pero no es suficiente.* mas capacitaciones y a menor precio* Mas Difusión de los servicios* Que se Planee Bien desde un comienzo todas las actividades a ejecutar en la siguiente vigencia* no seguir ejecutando proyectos de organización de archivos. Actuar como ente de control* mirar, controlar y tomar controles para el mal manejo del personal no idóneo o calificado a los procesos de reclutamiento para archivistas en la funciones publicas del estado* Realizar acompañamiento a los archivos y brindar mayor capacitación en el manejo de los mismos.

29

De interés general

Ejecución presupuestal

El presupuesto asignado para el Archivo General de la Nación en la vigencia 2012, es de $18.537.174.113 y su ejecución a 31 de octubre de 2012, es de 13.092.674.005 equivalente al 70.6% el cual se discrimina en el siguiente cuadro:

Ejecución del Presupuesto de Gastos Consolidado - Vigencia 2012- Fecha de Corte : 31 de Octubre de 2012

Ejecución proyectos de inversión 2012

En la actual vigencia, el Departamento Nacional de Planeación –DNP, asignó recursos a siete (7) proyectos de inversión a corte de 31 de ocubre de 2012, los cuales presentan los siguientes porcentajes de ejecución:

Ejecución proyectos de inversión por actividades 2012

Teniendo en cuenta lo anterior, se describen las actividades de los (7) proyectos de inversión a corte de 31 de ocubre de 2012, de los cuales se presentan las metas para cada una de ellas y sus porcentajes de ejecución:

Preservación del patrimonio documental colombiano

Aplicación Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos

Implantación del Sistema Nacional de Archivos

30

Mantenimiento y adecuación de las instalaciones del AGN

Implementación de tecnologías de la información en el Archivo General de la Nación

31

Renovación y mejoramiento, dotación y adecvuación del inmueble para la creación del archivo intermedio de las entidades financieras públicas liquidadas

Remodelación y adquisición del inmueble aledaño al edificio

Recursos Humanos

En el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, la evaluación del desempeño responde a los compromisos pactados y esta es cimentada sobre evidencias materiales presentadas por los funcionarios de carrera; con respecto a los demás servidores de la entidad, solo se evalúa al gerente público de la misma.

Capacitación Funcionarios AGN

Dentro de las acciones que la entidad adelanta para formar y capacitar a su recurso humano se encuentran las contenidas en el Plan Institucional de Capacitación, las cuales obedecen a las necesidades planteadas por las dependencias, las cuales son satisfechas en la medida en que se cuente con recursos o colaboración de las entidades del estado para su desarrollo. Dicha capacitación es evaluada en términos de personal capacitado de conformidad con los indicadores establecidos para tal fin dentro del Sistema Integrado de Gestión. Con ocasión de dichas necesidades se desarrollaron las siguientes capacitaciones.

• Seminario de actualización en las reformas de contratación estatal• Auditores internos• Diplomado en gerencia pública• Actualización tributaria• Diplomado en gestión de proyectos

32

Contratación

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado cuenta con una planta de personal insuficiente para atender las labores misionales y de apoyo asignadas por Gobierno mediante la Ley 80 de 1989 y la Ley 594 de 2000; por tal motivo ha sido necesario recurrir a la contratación de prestación de servicios personales, principalmente para atender el desarrollo de los contratos interadministrativos suscritos para ejecutar proyectos archivísticos que requieren de un alto volumen de personal temporal.

Adicionalmente, para que la Entidad pueda cumplir con el Plan de Acción Institucional, debe contratar la adquisición de bienes y servicios, a través de las diferentes modalidades establecidas por la Ley. A continuación se relaciona los diferentes procesos contractuales suscritos por la Entidad, con fecha de corte a 31 de octubre de 2012.

Procesos contractuales

33

Sistema Integrado de Gestión

El Archivo General de la Nación en concordancia con el eje estratégico de Fortalecimiento Institucional, ha adoptado la metodología para el mejoramiento de la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la cual estructura las fases de Diagnóstico, Planeación, Diseño, Implementación y Evaluación.

Es así, que para el año 2012 el Archivo General se ha enfocado en el Diagnostico, Planificación y Diseño del sistema de Gestión de Calidad, fortaleciendo las bases para el mejoramiento en la implementación del sistema.

El Archivo General de la Nación, durante la vigencia 2012, a corte de 31 de octubre de 2012, avanzó con Implementación del Sistema de Gestión Ambiental – SGA, en un 77% contemplado dentro de las siguientes fases:

34

35

Satisfaccion del cliente consolidada – 31 de octubre de 2012

De acuerdo a la información consolidada con fecha de corte a 31 de octubre de 2012, a continuación se presenta la calificación otorgada por los usuarios a los servicios prestados por la Entidad:

Comentarios y sugerencias:

A continuación presentamos algunas sugerencias de los usuarios:

• Solicitud de catálogo digital de mapas y planos.• Consulta de catálogos e índices por internet.• Ampliar bibliografía especializada en archivística.• Mayor capacitación previa al proceso de inspección y vigilancia.• Que el proceso de inspección y vigilancia tenga una mayor cobertura de días y que se realice más continuamente.• Una agenda más completa para las visitas guiadas.

Peticiones, quejas, reclamos y sugerencia

Documents

Cartilla Rendición de Cuentas AGN 2012