ORDEN Y LIMPIEZA UTILIZANDO HERRAMIENTAS LEAN PARA MEJORAR EL ÁREA DE TRABAJO

Orden y limpieza mediante la utilización de herramientas de manufactura esbelta como son la mejora continua o “Kaizen” y la metodología 5’S.

Esta última considerada como uno de los principios básicos de la manufactura esbelta para maximizar la eficiencia en los lugares de trabajo y dar la posibilidad de contar con diversificación de productos, calidad más elevada, menores costos, seguridad, etc.

Este proyecto se llevo a cabo en el proceso de elaboración de banditas adhesivas, en la cual a pesar de considerarse dentro de la manufactura de productos médicos de primer nivel, se opera en continuo desorden y falta de limpieza que han ocasionado contaminantes al mismo producto y/o material, resultando en un lugar de trabajo con poca calidad laboral.

Finalmente se busca presentar una metodología que sirva como guía de mejora para áreas críticas de la empresa. Se espera lograr el desarrollo adecuado de esta metodología de mejora continua.

INTRODUCCIÓN

La necesidad de minimizar el desorden y la falta de limpieza generada en el área de operaciones utilizando la metodología de manufactura esbelta dio origen a éste proyecto, con el objetivo de lograr un área segura con la participación de todos los involucrados.

Mediante evaluaciones frecuentes se logró determinar los lugares con mayor desorden y con falta de limpieza en el proceso de la fabricación de banditas adhesivas. Además esta área presenta otros problemas como acumulación de materiales innecesarios, desperdicio de tiempo en la búsqueda de matrices y otras herramientas de trabajo, falta de documentación y registro de los procesos clave, falta de hábito de limpieza, entre otros.

Es por esto que la alta gerencia se decidió a implementar la metodología de 5’S, que consiste en el desarrollo de 5 pasos (clasificación, orden, limpieza, estandarización y mantenimiento) por medio de estrategias, para disminuir los desperdicios de tiempo, optimizar el espacio físico y una mejor organización.

Se plantea como objetivo general el implementar una metodología con el sistema 5’S dentro de un área clave de la empresa en estudio y como objetivos específicos, el detallar los pasos desarrollados en la metodología y el definir indicadores de medición para identificar las mejoras proporcionadas por la implantación.

METODOLOGÍA DE MANUFACTURA ESBELTA PARA ORDEN Y LIMPIEZA EN EL LUGAR DE TRABAJO

La manufactura esbelta tiene varias herramientas que ayudan a eliminar desperdicios, mantener un proceso de cierta manera controlado, asegurando la calidad de los productos implementando métodos que contribuyen a la seguridad y a la mejora de los procesos, como es la mejora continua o mejor conocida como “Kaizen”, palabra japonesa que se enfoca en la gente y a la estandarización de los procesos, con Kaizen una dirección correcta guía a las personas para mejorar su habilidad de encontrar expectativas de calidad alta, costo bajo, y entrega a tiempo.

La manufactura esbelta es una metodología que nació en Japón y fue concebida por los grandes gurús del Sistema de Producción Toyota: William Edward Deming, Taiichi Ohno, Shigeo Shingo, Eijy Toyoda entre algunos.

Y de acuerdo a distintos autores con la implementación de diversos métodos se puede tener un control visual de las operaciones y encontrar con mayor facilidad puntos clave para la mejora de los procesos. Siendo uno de estos métodos la filosofía de las 5’S la cual está conformada por las siguientes fases:

1.Seiri (Clasificar): Significa distinguir claramente entre lo que es necesario y debe mantenerse en el área de trabajo y lo que es innecesario y debe desecharse o retirarse.

2. Seiton (Ordenar): Significa organizar y mantener las cosas necesarias de modo que cualquier persona pueda encontrarlas y usarlas fácilmente.

3. Seiso (Limpieza): Limpieza significa limpiar suelos y mantener las cosas en orden, además de identificar las fuentes de suciedad e inspeccionar el equipo durante el proceso de limpieza con el fin de identificar problemas de escapes, averías o fallas.

4. Seiketsu (Estandarizar): Significa que se mantienen consistentemente la organización, orden y limpieza mediante un estándar o patrón para todos los lugares de trabajos tanto fabriles como administrativos. Esto implica elaborar estándares de limpieza y de inspección para realizar acciones de autocontrol permanente.

5. Shitsuke (Disciplina): Significa seguir siempre procedimientos de trabajo especificado y estandarizado.

La filosofía de las 5’S, en diversas ocasiones parece ser una forma fácil, lógica elemental dentro de cualquier proceso y/o lugar de trabajo pero es esta una de las principales razones por las cuales su implementación no llega a cumplir el propósito principal que es el de educar y prevalecer, llegando en ocasiones a fracasar.

DESARROLLO DEL PROYECTO

Se realiza una reunión para informar de la propuesta de implementar la metodología y una introducción a la misma en la cual se les pide de su colaboración para lograr el objetivo de crear un ambiente laborar de calidad y seguridad,

Se acuerda a realizar una auditoría para identificar los principales puntos débiles por medio de una evaluación la cual se captura, y en donde para cada paso se desarrollaron 5 preguntas, las cuales están ponderadas en una escala del 0 a 4, donde 0 representa muy malo, 1 representa malo, 2 representa promedio, 3 representa bueno y 4 representa muy bueno.

Una vez terminada la evaluación se obtuvieron los resultados que se muestran en la Tabla 1, en la cual se puede observar que los resultados no son muy favorables, haciéndose notar que aunque en cada paso la calificación es baja el orden es uno de las principales debilidades del área de trabajo.

Tabla 1. Resultados de inspección de 5’S. Pasos de 5’S

Calificación Máximo Porcentaje

Clasificar 8 20 40 Ordenar 0 20 0 Limpiar 7 20 35 Estandarizar 9 20 45 Disciplina 5 20 25 Total 29 100 29

Figura 1 Formato utilizado para la evaluación inicial del área de trabajo.

Implementación de los pasos de la metodología 5’S.

Seiri: Clasificar.

Para lograr identificar cuáles son las herramientas necesarias que se utilizan dentro del área de trabajo se realizó un listado de cada una de las herramientas y su participación dentro del proceso, así con una inspección inicial se logró observar material que no era de utilidad dentro del proceso, por lo que por medio de tarjetas rojas y amarillas en las cuales con información sencilla es fácil su manejo para su disposición correcta, se da la oportunidad a reutilizarse en otras áreas o almacenarse sin afectar otras operaciones.

La primera acción fue la justificación de su estancia en el área de operaciones y se continuó con el etiquetado de herramientas insuficientes contando con 4 tarjetas rojas y 2 amarillas, lográndose eliminar y aumentar espacio para colocar material que realmente sea necesario.

Seiton: Ordenar.

Después de la implementación de las tarjetas rojas el área presentaba un panorama más amplio y despejado, pero se debía continuar con el proceso porque de lo contrario fácilmente se puede caer en situación de desorden. Se elaboró una lista de las secciones o áreas y las mesas. Colocando cada artículo en un lugar designado según su uso, espacio y nivel de importancia tomando en cuenta el proceso, etiquetando con el nombre del artículo el espacio designado para evitar que se vuelva al mal hábito de colocar en el lugar que más disponibles se encuentre.

Seiso: Limpieza.

Limpieza significa inspección, ya que cuando se limpian equipos o máquinas se puede ir revisando su funcionamiento para evitar averías y daños futuros, es decir se busca desarrollar un mantenimiento preventivo. Por lo cual aunque previamente ya se les había comunicado la falta de limpieza se les pidió que no solo esperaran el tiempo determinado para limpiar, sino que lo hicieran en los lapsos de tiempo en los cuales el técnico realiza algún ajuste a la máquina o se realiza un setup, aprovechando estos tiempos para mantener la maquinaria y artículos debidamente accesibles para su uso en el proceso, además de la existencia de la problemática de la falta de equipo disponible para la limpieza ya que la gaveta en la cual se guardan estos, se encuentra alejada de algunas máquinas proponiendo que cada operario contara con sus propios artículos de limpieza.

Seiketsu: Estandarizar.

Se espera incorporar la responsabilidad de mantener limpia su área de trabajo a la descripción de puesto así como en las instrucciones de trabajo, para ello se creó un formato mostrado en la Figura 1, en el cual se revisan los puntos específicos del área para evaluar con mayor precisión y que sea entendible por cualquier persona, además de establecer las auditorias de forma semanal por un período de seis meses para revisar los avances y hacer público los resultados por medio de un pizarrón en el que se vea reflejado el seguimiento y designar a un responsable de verificar que la documentación requerida se llene correctamente, con información actual y verídica.

Shitsuke: Disciplina.

Este último paso es más difícil de medir por no ser tan visible a diferencia de la clasificación, orden, limpieza y estandarización. La disciplina está relacionada directamente con el cambio cultural de las personas, es por eso que solo la conducta demuestra su presencia, sin embargo se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina. Por lo que se espera realizar una presentación en la cual se refuerce el conocimiento de la metodología y sean partícipes explicando los cambios que notaron, colaboren con ideas de mejora en algún lugar que consideren necesario para su seguridad y calidad laborar.

Formato elaborado específicamente para el área de operación para inspección de 5’S.

Mejora continua (Kaizen).

La implementación de una metodología siempre va acompañada de una mejora continua, ya que las personas involucradas buscan en este caso nuevas formas de implementar la metodología, de tal forma que sea fácil y entendible por todos, contribuyendo a la aplicación de Kaizen, ya que en este proyecto se encontraron maneras de ordenar el material y los artículos que interfieren, como nuevas formas para mantener el proceso; como la implementación de luces Andon que contribuyo a reducir otra de las problemáticas de la empresa, como son el tiempo de respuesta por parte de ayuda técnica para el ajuste de la maquinaria y un control visual.

Las luces Andon no se encuentran en ninguna de las máquinas debido a la continuas paradas que las máquinas hacen, pero esto contribuye a un mal control visual y falta de comunicación para dar aviso a los técnicos, la pronta respuesta para atender fallas potenciales, en las cuales su colaboración es imprescindible, ya que aunque los operarios están calificados para ajustes pequeños en ocasiones no logran reiniciar la maquinaria, por lo que deben de parar por completo su labor e ir en busca del técnico especialista; por ello se creó un prototipo que fue colocado en una máquina para observar su factibilidad y justificar su gasto el cual se pretende minimizar colocando una torreta por cada dos máquinas que funcionen de forma manual es decir el operario se encargará de encender en rojo para solicitar ayuda técnica, verde para avisar el buen funcionamiento de la maquinaria y amarillo por parte de técnico para dar aviso de su estancia por setup.

RESULTADOS

Los resultados dentro de este proyecto no fueron totalmente satisfactorios ya que se debe empezar por la alta dirección, seguido de los jefes de departamentos o áreas ya que son ellos los más idóneos para planificar y coordinar las actividades de implementación.

Es poco efectivo dejar completamente el liderazgo a consultores, no por la falta de experiencia o de capacidad en el manejo del programa, sino porque los jefes tienden a dejar toda la responsabilidad y la iniciativa sobre ellos, lo que ocasiona que no se involucren en el programa y eso lo transmiten al operarios quien con sus malos hábitos y persistencia al continuar con su operación tal y como están acostumbrados, mostrando una negativa que estanca al método y por consecuencia no se obtienen los resultados esperados.

Aunque dentro de los primeros tres pasos son inmediatos y notorios, los últimos dos son más lentos y poco visibles; aunque se logró un cambio notorio se está en espera de ver reflejado por completo los resultados de los beneficios, obteniendo solo hasta el momento una mejoría en el orden como se

muestra en la Tabla 2.

Tabla 2. Resultados finales de auditorías. Pasos 5’S

Porcentaje Antes de 5’S

Porcentaje Después de 5’S

Porcentaje de Mejora

Clasificar 40 75

Ordenar 0 45

Limpiar 35 50

Estandarizar 45 -

Disciplina 25 -

Total 29%

CONCLUSIONES

Cuando una nueva metodología llega a una empresa, generalmente los directivos, jefes y trabajadores dicen estar dispuestos a colaborar, sin embargo si no se involucran personalmente no se alcanzarán los objetivos deseados por lo cual todos los involucrados deben de crear un hábito para lograr un cambio en la cultura.

Los resultados demuestran la necesidad de no solo tener la decisión de implementar un método de mejora en este caso las 5’S, sino de ser constantes, por lo cual es indispensable la colaboración de cada uno de los involucrados.

Realizar auditorías permanentes de 5’S para darle el seguimiento apropiado al programa y planificar la medición de indicadores de forma constante.

Se recomienda continuar con la metodología 5’S como inicio de un proceso de mejora continua en donde la aplicación de técnicas sucesivas de manufactura esbelta permitan mejorar la calidad y productividad de la empresa.

INDICACIONES :

EL GRUPO SE DEBERA ORGANIZAR COMO SI FUERA LA EMPRESA CADA EQUIPO TENDRA UNA PARTICIPACION, ES DECIR JUGARA UN ROL EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN DE ESTA ACTIVIDAD

LAS AREAS SON:

GERENCIA DE PRODUCCION CON SUS COLABORADORES

STAFF ADMINISTRATIVO: DIRECCION DE OPERACIONES/GERENCIA GENERAL/ GERENCIA DE CONTABILIDAD/

GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS CON SUS COLABORADORES: PROVISION DE LOS RECURSOS: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN/ SEGURIDAD E HIGIENE / /SERVICIOS AL PERSONAL /CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO.

AREA: ALMACENES / INVENTARIOS / MANEJO DE MATERIALES/

AREA: MANTENIMIENTO/ EQUIPOS UTILIZADOS

LA ACTIVIDAD CONSISTE EN QUE DEBERÁN REALIZAR LA PLANEACIÓN DEL PROYECTO DESCRITO EN LA RESEÑA DEL CASO DE ESTUDIO.

LA CUAL DESCRIBE CUAL ES EL PROYECTO LLEVADO A CABO, EN CUANTAS ETAPAS SE LLEVO A CABO Y CUALES FUERON LOS RESULTADOS. LO QUE NO DICE LA RESEÑA ES COMO SE PLANEO.

POR LO QUE USTEDES REALIZARAN LA LOGISTICA DEL CASO REALIZANDO UN PLANTEAMIENTO DE COMO PUDO HABERSE LA PLANEADO LA ACTIVIDAD DANDOLE EL ENFOQUE A LA GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS.

YA QUE ESTA ACTIVIDAD SE LLEVO A CABO CON RECURSOS HUMANOS

SE REQUIRIO MODIFICAR LA FORMA COMO SE VENIA REALIZANDO EL TRABAJO, POR LO CUAL USTEDES DEBERAN DEFINIR ENTRE LOS DIFERENTES GERENTES:

OBJETIVO (s) LAS POLITICAS A SEGUIRANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESACUAL DEBIO SER LA PARTICIPACION DE LA ALTA GERENCIAQUE SISTEMA DE COMUNICACIÓN EFICAZ SE EMPLEARA ENTRE EL PERSONALPRODUCCION Y RECURSOS HUMANOS DEFINIRAN:EL FLUJO DE LAS OPERACIONESLAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR, QUE ESTRATEGIAS DE TRABAJO,LOS PERFILES DE PUESTO QUE SE REQUERIRAN EN RELACION A LA CAPACITACIÓN COMO SE LLEVARIA A CABOQUE ASPECTOS COMPRENDERÁ LA CAPACITACIONQUIEN IMPARTIRA LA CAPACITACION, CUANDOCOMO EVALUARAN EL DESEMPEÑO DE LOS OPERARIOS QUE FALLAS PROVOCARON ESTOS RESULTADOSY COMO VAN A NEGOCIAR CON EL SINDICATO PARA QUE PARTICIPE EN EL PROYECTO CONVENCIENDO A LOS AGREMIADOS Y SUMANDOSE AL PROYECTO.

PARA REALIZAR ESTA ACTIVIDAD TODO EL GRUPO DEBE PONERSE DE ACUERDO PARA DISTRIBUIRSE EL TRABAJO, CONSIDERANDO CADA PARTE DEL PROYECTO.

DEBE REFLEJAR SU EXPOSICION CADA UNA DE LAS ETAPAS: IMPLEMENTACIÓN DE LAS 5s, CAPACITACIÓN, KAIZEN, ETC. DEBERA HABER REPRESENTANTES DEL SINDICATO QUE EXPRESEN IERTA POSTURA EN RELACION AL PROYECTO.

EVALUACIÓN: REALIZARAN UNA EXPOSICION EN POWER POINT CON LA PARTIPACION DE TODO EL GRUPO DE ACUERDO LO QUE LES TOCO ANALIZAR.

NO DEBEN IMPROVISAR NADA, SE DEBE ANALIZAR EL POYECTO Y EVIDENCIAR LA PLANEACIÓN POR MEDIO DE UNA PROPUESTA.

VALOR DE LA ACTIVIDAD 50%

CURRICULUM PROFESIONAL TAREAS HERRAMIENTAS 2.0 Y MIGRAR SU CURRICULUM A LINKEDIN 50% (ESTA ACTIVIDAD SE HARA LA PROX SEMANA)

EXPOSICIONES A PARTIR DEL MARTES 10 DE MARZO

LUNES SI HABRA CLASES